GUÍA DE IMPLEMENTACIÓN
ESTÁNDARES AIESEC EN GUATEMALA
CONTENIDO
01
CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES DE INTERCAMBIO EN OGX
02
CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES DE INTERCAMBIO EN ICX
03
RESOLUCIÓN DE CASOS A NIVEL LOCAL
Ya no existe el concepto de Estándares y Satisfacción. Desde ahora, utilizaremos dos conceptos separados: a) Estándares (16 Estándares de Intercambio) b) Satisfacción (NPS)
ESTÁNDARES
SATISFACCIÓN (NPS)
Recuerda revisar nuestra WIX para más información. http://aiesecguate.wixsite.com/guate-hub/clarity-of-what
SATISFACCIร N (NPS)
Infรณrmate mรกs en cuanto al NPS en este link
CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES En OGX AIESEC EN GUATEMALA
ATTRACTION (STRANGER Y VISITOR) PEPITO POTTER Un estudiante como tú o como yo, se entera de AIESEC y está entusiasmado por realizar su intercambio
* Ver cómo generar Opens felices aquí.
ATTRACTION (STRANGER Y VISITOR) De acuerdo al tiempo de contacto, se presentan varias opciones:
OPCIÓN 1
OPCIÓN 2
* Se registró en Opportunities Portal. * Lo contactaron en el tiempo definido. * Tuvo CT para aclaración de dudas y aplica al proyecto deseado.
* Se registró en Opportunities Portal. * Se demoran en contactarlo, Está muy interesado y aplicó a varias oportunidades. * Tuvo CT para aclaración de dudas
OPCIÓN 3 * Se registró en Opportunities Portal. * Se demoran en contactarlo o no lo hacen. * Ya no está interesado.
CONSIDERATION (LEAD)
EPM
Pepito Potter se reúne con su EP Manager para realizar CT.
En esta fase se realiza alineación de expectativas, explicación del proceso y se revisan las aplicaciones hechas por el EP en Opportunities Portal.
¿QUÉ SE REVISA EN LAS APLICACIONES DE LOS EPS?
01
* Que la oportunidad dure mínimo 6 semanas y máximo 78 (estándar 11) * Que las horas dedicadas a las actividades de la oportunidad sean mínimo 25 por semana. (estándar 12) * Las especificaciones sobre compensación financiera o no financiera, así como las condiciones que le proporcionarán. (estándar 16) LO MÍNIMO QUE DEBE PASAR EN UN CT
02
* Explicación de los gastos en los que incurrirá, incluida la póliza de seguro válida para cubrir los gastos médicos durante la duración del intercambio. (estándar 14) ¿QUÉ ESTÁNDARES ESTAMOS CUMPLIENDO?
03
VALUE DELIVERY (CUSTOMER) APPROVED Pepito Potter, después de aplicar y hablar con IGV, fue aceptado en una oportunidad
* Ver cómo generar Approves exitosos aquí
CONTACTO DE OGV A IGV Para garantizar experiencias de calidad desde OGV debemos confirmar que IGV haya brindado la siguiente información a nuestro EP antes del Realiced: 1- Información básica del país al que llegarán (cultura, situación política, seguridad, nivel de vida, contactos del host y de quien recibe - Teléfono y correo. 2- Información necesaria para tramitar cualquier documento, visado o permiso de trabajo que pueda ser requerido. 3- Indicaciones sobre donde lo recogerán, incluido cualquier transporte necesario para llegar al punto de recogida. 4- Información sobre alojamiento, condiciones y costos de vida, la cual debe coincidir con al información de la oportunidad.
PARA GARANTIZAR LOS ESTÁNDARES EN ESTA FASE DEBEMOS:
CONTACTO A IGV Confirmar que envíen la información necesaria
OUTGOING PREPARATION SEMINAR (OPS) Realizar el OPS siguiendo estos lineamientos
QUÉ ESTÁNDARES ESTAMOS CUMPLIENDO 1, 2, 3, 7, 8 y 15
VALUE DELIVERY (CUSTOMER) REALIZE Pepito Potter, viaja al país destino, dónde desarrollará su proyecto.
DURANTE EL REALIZE SE DEBE DE ASEGURAR: 1. Que el opportunity taker proporcione un espacio para alineación de la descripción de trabajo con objetivos personales y antes de finalizar un espacio de revisión de la experiencia. 2. Que el EP haya sido recogido en el lugar acordado previamente durante su approved. 3. Que el EP reciba asistencia en el lugar del primer día de trabajo. En companía de un representante de AIESEC. 4.Que las condiciones de vida y alojamiento sean las acordadas desde el approved. 5. Que se cumpla la compensación financiera o no financiera (beneficios) acordada desde el approved 6.Que las actividades realizadas son las que se encuentran en el opportunity portal.
PARA GARANTIZAR LOS ESTĂ NDARES EN ESTA FASE DEBEMOS:
CONTACTAR A IGV
FOLLOW-UP
Conocer el calendario de actividades.
Realizar seguimiento en la experiencia periodicamente.
IPS Asegurar que tu EP reciba el incoming preparation seminar. (IPS)
BRAND ADVOCACY (PROMOTER) Pepito Potter terminรณ su prรกctica y regresa feliz a Guatemala.
AIESEC en Guatemala debe asegurar un espacio de realimentaciรณn, reflexiรณn y revisiรณn de la experiencia. Emplea el siguiente material. RIS
CUMPLIMIENTO DE ESTÁNDARES En ICX AIESEC EN GUATEMALA
ATTRACTION (OPEN)
PEPITO POTTER de AIESEC en Hogwarts quiere ir a Guatemala a realizar su intercambio.
Para que pueda venir un trainee. ¿Qué debe pasar? El trainee manager debe de abrir una oportunidad haciendo un open o reopen. Haz click aquí para conocer el proceso.
DURANTE LA CITA DE CIERRE DE VENTAS SE DEBE DE ASEGURAR QUE EL OPPORTUNITY TAKER: 1. Proporcione un espacio en el primer día de trabajo para alinear la descripción del trabajo con los objetivos personales. 2. Proporcione un espacio al finalizar la práctica para realizar la reflexión, realimentación y revisión de la práctica. 3. Diligencie el formato de asistencia de la práctica, que sera la información que se subira al opportunity portal. 4. Garantice que la práctica dure mínimo 6 semanas y máximo 78. 5. Garantice que las actividades durante la práctica sean mínimo 25 horas a la semana.
ATTRACTION (OPEN)
CIERRE DE VENTAS Asegurar los puntos anteriores con el opportunity taker.
SUBIR LA OPORTUNIDAD EN EXPA Agregar link de visa, asegurar formato de asistencia con el opportunity taker. Subir a Podio, checklist de acomodación.
QUÉ ESTÁNDARES ESTAMOS CUMPLIENDO. 5,7,10,11,12,14,15
CONSIDERATION (APPROVED)
PEPITO POTTER de AIESEC en Hogwarts aplicรณ a nuestras oportunidades.
PARA PODER ACEPTAR A PEPITO POTTER DEBEMOS DE TENER EL CHAT DE ALINEACIÓN CON LOS SIGUIENTES PUNTOS. 1. Información del país (cultura, situación política, seguridad, costos de vida y condiciones de alojamiento). 2. Información sobre visado o documentos necesarios para ingresar al país. 3. Descripción de las actividades a realizar en la práctica. 4. El tiempo de duración de la práctica y el mínimo de horas a trabjar por semana. 5. Información sobre el seguro o poliza de vida con cubrimiento de gastos médicos.
DESPUÉS DE ACEPTAR Y APROBAR A PEPITO, DEBEMOS ENVIAR UN CORREO CON LA SIGUIENTE INFORMACIÓN: 1. Información del país (cultura, situación política, seguridad, costos de vida y condiciones de alojamiento). 2. Información sobre visado o documentos necesarios para ingresar al país. 3. Información sobre quién hará el pick up y en dónde. 4. Información del primer día de trabajo (día, hora, quién lo acompaña). 5. Especificación de la acomodación, incluyendo fotos. 6. Información de costos a incurrir durante su práctica, dependiendo el alojamiento y el lugar de trabajo.
CONSIDERATION (APPROVED)
CHAT DE ALINEACIÓN De acuerdo a las especificaciones mencionadas anteriormente.
CORREO AL EP De acuerdo a las especificaciones mencionadas anteriormente.
CORREO A TERCEROS Correo a EPM preguntando por realización a OPS. Correo a ONG definiendo fecha de llegada y primer día de trabajo del EP.
ESTÁNDARES CUMPLIDOS EN ESTA FASE SON
VALUE DELIVERY (REALIZE)
PEPITO POTTER de AIESEC en Hogwarts llegรณ a Guatemala.
ASEGURAR EN SU PRIMER DÍA DE TRABAJO 1. Alineación de la descripción del trabajo con los objetivos personales en la ONG con el opportunity taker. 2. Revisión de la descripción del trabajo, las responsabilidades y metas las cuales deben de ser acorde con el opportunity portal. 3. Revisón del tiempo de la práctica y las horas por semana (mínimo 25hrs). 4. Estar acompañado por un representate de AIESEC.
VALUE DELIVERY (REALIZE)
IPS En la primera semana debe de pasar el IPS. Información aquí.
PRIMER DÍA DE TRABAJO De acuerdo a las especificaciones mencionadas anteriormente.
PICK-UP Y FOLLOW-UP Seguimiento en semana 1, 3 y 6. Más información aquí.
RESOLUCIÓN DE CASOS ICX/OGX AIESEC EN GUATEMALA
FLOW DE UN CASO A NIVEL LOCAL "" En tu entidad el procedimiento para resolver un caso es el siguiente.
Un caso de calidad se recibe al momento que un EP/Trainee estรก involucrado en el rompimiento de uno o mรกs de los 16 estรกndares de intercambio.
Para trabajar casos de calidad es muy sistematico y se trabaja de la mano de las politicas del programa de intercambio (XPP). Link : XPPs pรกgina 43
¿CÓMO LO TRABAJO? 100% Quality
TIEMPO DE CONTACTO Contactar en 48 horas y si es urgente en menos de 24 horas.
CONTACTO LC2LC Manejar información de un caso formalmente a través de correo. Siempre pon en copia a tu VP OGV.
CONSULTA LAS POLÍTICAS DE INTERCAMBIO Recuerda consultar las XPPs para justificar tus acciones al momento de solucionar un caso. Es el documento decisorio al momento de solucionar.
¿QUÉ PUEDE ROMPER UNA REALIZACIÓN? Una realización se rompe cuando el EP no completo su experiencia de intercambio y paso por tadas las fases del customer flow.
Si necesitas romper una realización puedes llenar el siguiente formulario. https://podio.com/webforms/18029818/1211250
EL LC RECIBE UN NUEVO CASO Ejemplo: Lo que se debe de hacer es lo siguiente: Reunir toda la información relativa al caso. Información de la TN en OP, aclarar que estándares de intercambio fueron rotos, revisar si hubo algún tipo de comportamiento poco ético de alguna parte o algún tipo de acoso en relación a las partes involucradas. Consulte la XPP en busca de cláusulas que justificarían o defenderían su postura a partir del paso anterior. Póngase en contacto con quien abrió el caso. En esta etapa, si no ha habido ningún intento de resolver, es importante hacer sugerencias para potenciar y fomentar la proactividad del partido abrió el caso. Por otra parte, pueden aprovechar este momento para solicitar más información.
Dear EP, How are you? In the period in which you applied for our opportunity, we confirmed through the interview and also in contact with the organization in which you would do your project. However, due to external problems, the NGO will not be able to receive you in the same period. According the Exchange Program Policies (3.4.5.6.3), we are offering three options of other opportunities that you might be choosing. Also according to XPP if you do not agree with any of that opportunity, unfortunately the entity no longer has to continue supporting you. But I wish we could work things out in the most friendly way possible. For questions, please do not hesitate to contact. Best Regards,
PONGANSE EN CONTACTO CON TODAS LAS PARTES Ejemplo1: Después de la etapa de análisis del caso, la LC tiene 48 horas para iniciar el contacto con todas las partes implicadas (HE o SE y EP) y pedir más información para comparar la información e identificar las partes en conflicto. En este punto es importante actuar con diplomacia y proactivo, siempre tomando sugerencias legales y viables para su resolución. Todos los correos electrónicos se deben responder con urgencia y no pueden tener más de 48 horas después de la recepción.
Dear EP, I just heard about the situation in your project and I’m trying to collect more information about it with the other parties involved. For now I would like you to give more details about it, if possible, so I can understand better the situation. I’ll look forward to your reply. Kind regards. Ejemplo2:
Si es necesario, pueden consultar con el ECB Chair a través del formulario de consultoría para preguntas o pedir sugerencias más asertivas en la forma de proceder en el proceso de diálogo y la resolución del caso en sí. https://podio.com/webforms/18029815/1211249
Dear Host Entity, I hope this e-mail finds you well. I just heard about the situation my EP (EP ID) is facing in the project lately and I would like to have more information about it as soon as possible. Kind regards.
PROPUESTA DE RESOLUCIÓN Ejemplo: Cuando el conflicto se aclaró por ambas partes, es importante que una resolución del caso se elaborare en un plazo de 72 horas después de la última etapa. Se recomienda que esta propuesta se elaborará conjuntamente por todas las partes y que, por otra parte, está documentado. Una vez que la resolución es aceptada por todos los lados y está de acuerdo con las XPPs, el caso está resuelto. Si las partes no pueden llegar a un acuerdo y continuar la búsqueda de diferencias, dentro de las 48 horas después de la propuesta de resolución rechazando el caso puede ser enviado a ECB Guatemala a través del formulario.
Hello ____________! I hope this e-mail finds you well. Due to the progress of this case and taking in consideration all the communication and clarification we had until now, I would like to propose a resolution for this issue. According to the XPP, the EP has to be reimburse the EP fee, travel costs, visa costs and any kind of costs he had during his internship. However, as he also didn’t meet the expectations of the NGO, we think it would be fair only to ask for 50% of this value. Please, let me know what are your thoughts about it. I’ll look forward to your reply. Warm regards.
APERTURA DE CASO CON ECB
Cuando ninguna de las partes llegue a un acuerdo o una de las partes no está dispuesto a aceptar la resolución, entonces es necesario recurrir al ECB a través del formulario casos de calidad. Es esencial que todo el formulario se ha completado correctamente, siempre prestando atención a la presentación de pruebas y disposiciones de XPPs justificando o condenar a la situación expuesta
¡IMPORTANTE! Es de suma importancia que suban TODA la información relacionada al caso en el formulario. Solamente coneso ECB podrá tener una mejor visión y podra evaluar la situación de la manera más correcta. Formulario casos de calidad: https://podio.com/webforms/18029815/1211249
Contactos SERGIO.CANCINOS @AIESEC.NET ECB GUATEMALA ALEX.ATEHORTUA @AIESEC.NET MCP GUATEMALA
DIANAPAOLA.HERNAN DEZR@AIESEC.NET MCVP FL GUATEMALA KATHIA.SALAZAR @AIESEC.NET NST FL GUATEMALA
JESSICA.TEJEDA@AIE SEC.NET LCP GALILEO