PROTOCOLO de contacto y seguimiento
¿Qué encontraras en este documento? CONTACTO E-Mail. Llamada. Whatsapp. Tips . SEGUIMIENTO Process Time. Seguimiento a la aplicación. Como cerrar una venta. Cuando desistir. ¿Necesitas ayuda?
CONTACTO
¿Qué debo tener en cuenta en el contacto? 1- Estoy hablando con una persona de mi edad así que debo parecer profesional pero también se los temas de interés de la persona con la que hablo. 2- Intentar tener la mayor cantidad de información posible antes del contacto ( Edad, backgrounds, Skills , Universidad, etc..) 3- El contacto por llamada es el mas recomendado. 4- Siempre enviar información pendiente en dado caso que haya sido lo prometido en el contacto.
5- Ser amable y demostrar disposición sea cual sea el canal de comunicación.
CONTACTO
LLAMADA Objetivo de la llamada: Agendar una cita para hablar sobre los proyectos. Paso a paso:
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Saludar y presentarte como miembro de la organización. Preguntar siempre como esta la persona. Decir al EP de que parte salió su contacto. Manifestar que saben que el EP esta interesado en tomar un intercambio. Aclarar cual es el objetivo de la llamada. Tener opciones de reunión ya preparadas (Ej: ¿Puedes tener una reunión con nosotros el Jueves a las 2:00 P.M) Si es una persona que ya esta registrada en aiesec.org solicitar que llegue con el perfil completo a la reunión, si no esta registrado en aiesec.org que el siguiente paso sea hacerlo. Confirmar la fecha de la reunión y despedirse cordialmente.
Plus (+): Si la persona tiene preguntas intentar resolverlas en la llamada o aclarar que se aclararan en la reunión.
CONTACTO
Correo Objetivo del correo: Agendar una cita para hablar sobre los proyectos.
El correo de información se envía cuando la persona no posee numero de teléfono o no contesta. En este video puedes encontrar como enviar correos desde Mailchimp, en este lugar encontrarás plantillas de correos informativos sobre Global Volunteer: Mailchimp Cuando el EP responda el correo, el EP Manager tiene que responder ese correo confirmando la fecha y hora de la reunión.
Plus (+): Si la comunicación esta siendo complicada pedir contacto para hablar por llamada o Whatsapp
CONTACTO
Whatsapp Objetivo del correo: Agendar una cita para hablar sobre los proyectos o hacer que la persona aplique. Paso a paso:
1. Saludar y presentarte como miembro de la organización (Esto no es un texto demasiado largo, solo tu nombre y que eres de AIESEC) 2. Preguntar siempre como esta la persona. 3. Establecer una conversación que generé confianza con la persona. 4. Hacer las siguientes preguntas: - ¿Qué estudias? - ¿Por qué quieres tomar la experiencia de intercambio? - ¿Qué te gustaría hacer en tu experiencia de intercambio? La idea es obtener la suficiente información para poder enviarle información sobre los proyectos. 5. Enviar proyectos alineados al perfil del EP. 6. Guiar al EP para completar su perfil. (Puedes observar en EXPA cuales son los espacio que le hacen falta completar) 7. Hacer que el EP aplique a la oportunidad o asista a una reunión con su EP manager.
SEGUIMIENTO
PROCESS TIME Process time: OPEN – APP: El tiempo que debe durar la persona desde que se inscribe hasta que aplique es de 4 días . APP – ACC: Durante al 5 y 6 día después de que el EP aplique debe ser aceptado en un proyecto. ACC- APD: Para terminar con el proceso el EP tiene que generar firmar EP AN, hacer su LDA survey y generar el pago en un máximo de 10 días después de su registro en la plataforma. ¿Me sirve o no este EP? Muchos de los EPs no respetan estos tiempos y a veces duran mucho tiempo en el proceso. Tenemos que ponerles DDLs claros a los EPs para que tengan sentido de urgencia, si vemos que el EP esta alargando mucho el proceso y se le esta dificultando decir que NO es mejor parar el proceso y preguntarle si realmente va a tomar la experiencia.
SEGUIMIENTO
Aplicación Consultancy Time (CT): El objetivo de este espacio es que el EP aplique a alguna de las oportunidades. Paso a paso: 1, El EP llega al CT, saludarlo y presentarse. 2. Establecer una conversación con el EP para establecer confianza entre los dos. 3. Preguntar como conoció AIESEC. 4. Hablar de que trata la organización de una manera completa pero que sea breve (Ayudarse con material audiovisual) 5. Hablar sobre que trata el programa de Voluntario Global. 6. Interactuar con el EP para llegar a una conclusión de cuales son los proyectos que se adaptan al perfil de este EP 7. Ofrecerle al EP las oportunidades que se adaptan a su perfil. 8. Verificar que el perfil del EP este completo, si no es así , completarlo. 9. Que el EP aplique a una oportunidad. ( Si el EP esta presentando problemas para esto, dejar NEXT STEPs claros para que el EP aplique).
SEGUIMIENTO
Seguimiento a la aplicaciĂłn Objetivo: Que el EP sea aceptado en la oportunidad que aplico Paso a paso:
1. Hacer saber a la entidad de la oportunidad que el EP aplico. 2. Durante las prĂłximas 24 horas la entidad donde aplico tiene que contactarse con el para realizar la entrevista ( en algunos casos es solo llenar un formulario o responder un correo) 3. Durante esas 24 horas hablar con el EP para saber si ya fue contactado por la entidad ( si no es asĂ hablar con la entidad para que lo contacten) 4. Cuando la entidad tenga la entrevista con el EP, el EP Manger se de asegurar si el EP fue aceptado o no. 5. En dado caso de ser aceptado se tiene que verificar que el EP se encuentre en accepted en EXPA.
SEGUIMIENTO
Cerrar la venta Objetivo: Lograr que el EP realice la consignación de la cuota administrativa. Paso a paso:
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El EP tiene que firmar la acceptance note en la plataforma de aiesec.org El EP tiene que completar el formulario de LDA. Después de esto pasar los datos de cuenta al EP. Se debe poner un DDL claro para que el EP genere el pago. Si el EP muestra demora en hacer el pago, o muestra inquietud al hacerlo , el EP Manager le informa que la cantidad de cupos esta disminuyendo 6. Cualquier excusa puesta por el EP se tiene que intentar atacar en el momento ( sea padres, dinero, etc..) si el EP pasa mas de cuatro días presentando la misma situación, la atención no será prestada al 100 % y se dará prioridad a otros EPs. 7. Cuando el EP realice el pago se le pide que llene el siguiente formulario mailto:https://podio.com/webforms/20315408/1386330
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