Cartila PGC 05

Cartilla para Proyectos Guiados por la Comunidad - P.G.C.

Tenemos Cuentas Claras

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INDICE La administración de fondos es un instrumento importante...........................................................

1

Mecanismo de registro y control...................................................................................................

2

¿Qué es una cuenta corriente?.....................................................................................................

3

Manejo de la cuenta corriente.......................................................................................................

4

Ejemplo de recibo por pago con cheque........................................................................................

6

Manejo de la chequera y su responsable.......................................................................................

7

Caja chica y su utilidad..................................................................................................................

8

Comité de compra y sus funciones................................................................................................

10

Procedimiento para compras mayores de trescientos dolares o su equivalente en córdobas.........

12

Procedimiento para compras mayores de trescientos dolares o su equivalente en córdobas.........

13

Pago de mano de obra y otros pagos.............................................................................................

14

Órdenes de pago por servicios......................................................................................................

15

Reporte de ingresos......................................................................................................................

17

Aporte por presupuesto del proyecto.............................................................................................

18

Aporte Comunitario.......................................................................................................................

19

Aporte de la Alcaldía.....................................................................................................................

20

Registros en el libro de bancos......................................................................................................

21

Ejemplo de registro en el libro de bancos de la comunidad.............................................................

23

¿Cómo rendimos cuentas?...........................................................................................................

24

¿Cómo hacemos las solicitudes de desembolso?.........................................................................

27

¿Cómo hacemos el informe de avance físico?..............................................................................

28

¿Cómo hacemos el descargue de fondos?...................................................................................

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INDICE ¿Qué es ahorro comunitario?........................................................................................................

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¿Qué son ordenes de cambio? y su condición...............................................................................

33

¿Qué son permutas? ¿Cuándo aplican?.......................................................................................

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LA ADMINISTRACIÓN DE FONDOS ES UN INSTRUMENTO IMPORTANTE. La administración de fondos nos permite un uso óptimo de nuestros recursos garantizando, de forma paralela una auditoría interna a través de diferentes procesos que permiten llevar un control de los recursos existentes.

Administrar significa planificar, organizar, dirigir y controlar recursos. ¡Claro María! esto es lo primero que debemos hacer, antes de iniciar los procesos de contratación.

En la ejecución de nuestro proyecto es necesario asignar responsabilidades .

Debemos tener claro de cuántos y cuáles son los recursos con que disponemos en la ejecución de nuestra obra física.

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MECANISMOS DE REGISTRO Y CONTROL. En la administración y ejecución de nuestro proyecto, registramos y controlamos el uso de los recursos.

Para eso, utilizamos cuatro mecanismos importantes que son fáciles de usar: 1.

2.

3.

4.

Cuenta corriente.

Caja chica.

Registro de operaciones.

Rendiciones de cuentas.

Entonces, comadre explíqueme cada uno de esos mecanismos.

Bueno compadre, empecemos por la cuenta corriente

Para evitar problemas relacionados con el manejo de los recursos del proyecto, aplicamos controles contables y registros adecuados. Nuestra comunidad necesita conocer en qué consisten dichos controles y registros para administrar eficientemente los recursos económicos, materiales y mano de obra.

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¿QUÉ ES UNA CUENTA CORRIENTE? Una cuenta corriente es el fondo o dinero que tiene la comunidad en un banco. El banco le entrega a la comunidad una libreta donde se registran los desembolsos o depósitos de dinero en efectivo que le hace la Alcaldía a la comunidad para la ejecución del proyecto.

Una cuenta en el banco nos permite tener dinero más seguro, llevar un buen orden y registro de los pagos que se realizan en la administración y ejecución de proyectos.

Aquí tiene la libreta de la cuenta comunitaria Gracias, así tenemos el dinero mas seguro y es mas fácil llevar las cuentas.

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MANEJO DE LA CUENTA CORRIENTE Cuando se abre una cuenta corriente en el banco se hace de forma mancomunada con la Alcaldía. El banco nos entrega una chequera, para que realicemos pagos con cheque a los proveedores por la compra de materiales, servicios, mano de obra, entre otros, sin necesidad de mantener el dinero en las manos.

El cheque es dinero en efectivo.

La chequera tiene dos partes: el talonario y el cheque.

BDF

No 0009072

Fecha : Recibí de : La suma de : En letras : En concepto de :

Recibido

Entregado

TALONARIO Cada vez que se emite un cheque, llenamos el talonario con los datos bien claros y registramos correctamente el saldo que nos va quedando. Debemos ir restando la cantidad que ponemos en el cheque, del monto total que tenemos en la cuenta.

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CHEQUES. 1.

Los cheques son pequeños rectángulos de papel que tienen impreso el nombre del banco y un número de identificación.

2.

En el cheque se escribe la fecha, el nombre de beneficiario o proveedor, la persona a quien se le hace el pago.

3.

También se escribe en números y letras la cantidad de dinero a pagar, para que quede bien claro y no haya posibilidades de errores.

4.

El cheque debe ser firmado por dos personas autorizadas por la comunidad como firmas liberadoras B. Las otras firmas A son aportadas por la municipalidad. a. b.

Son firmas A: el Alcalde y Vice-alcalde.

Son firmas B: el Presidente y tesorero.

BDF

Banco de Finanzas

Fecha : Paguese a : La suma de :

No 0009072 C$:

30220

Firma Autorizada

Firma Autorizada

Se emiten cheques para gastos mayores de quinientos córdobas (C$ 500).

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EJEMPLO DE RECIBO POR PAGO CON CHEQUE.

INSTRUMENTO No 701 (Manual Operativo PGC para comunidad) RECIBO DE CAJA

Lugar y Fecha: Recibí de La cantidad de En concepto de Nombre del proyecto con cheque No.

Recibí conforme

Entregue Conforme

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MANEJO DE LA CHEQUERA Y SU RESPONSABLE. El tesorero tiene la responsabilidad de manejar la chequera. Debe elaborar los cheques para los pagos que realiza el Comité de Administración ¿Qué pagos se pueden hacer con cheques?

1.

Pago por compra de materiales, herramientas o equipos.

2.

Pago de planilla de la mano de obra contratada.

3.

Pago de servicios de terceros (movimiento de tierra, perforación de pozos, instalación de sistema eléctrico. Etc.) 4.

Pago de honorarios al personal administrativo del proyecto: el residente comunitario, el auxiliar de contabilidad y el capacitador.

5.

También se paga con cheques, la apertura y el desembolso de caja chica. Esto lo vamos a explicar más adelante 6.

Pagos por transporte y otras actividades.

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CAJA CHICA Y SU UTILIDAD. El CA-PGC dispone de un monto rotativo de dinero no mayor de C$ 10,000 (diez mil córdobas netos).

Este monto es realizado por el tesorero a la caja chica por un periodo determinado, para realizar compras y gastos menores que no requieren ser cancelados mediante cheque.

La caja chica es utilizada para pagos menores a C$ 2,500 (dos mil quinientos córdobas netos), tales como pago de transportes, compra de materiales y accesorios, gastos de alimentación y hospedaje.

Ya elaboré el cheque por la cantidad autorizada, así tendremos dinero en efectivo para algunos pagos.

No puede pagarse con caja chica: salarios, horas extras ni adelantos sobre compras mayores a C$ 2,500. (dos mil quinientos córdobas netos). Se exceptúan los pagos al facilitador social Recordemos que el monto de caja chica es igual al saldo existente más el monto reflejado en algunas facturas o comprobantes de pago realizado en un periodo determinado.

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RECORDEMOS:

Para el uso de la caja chica se deben realizar tres pasos: 1.

Apertura de caja chica.

2.

Manejo de caja chica.

3.

Reembolso de caja chica.

Uso de C

aja Chica

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COMITÉ DE COMPRA Y SUS FUNCIONES. Para la compra de materiales, herramientas y equipos, se forma un comité, el cual está compuesto por: 1.

Una persona del comité de administración.

2.

El residente comunitario.

3.

Una persona de la Junta de Vigilancia.

4.

El supervisor del proyecto.

Revisemos cuál es la mejor En estas ferreterías son buenos los precios, pero no ofrecen crédito ni transporte.

La ferretería de don Pedro es la que más nos conviene.

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Una persona del comité de administración encargada de compras es quien solicita a varias ferreterías o empresas un listado de precios de materiales que solicita el residente comunitario y una línea de crédito. Cuando se tienen estos datos se comparan condiciones para eligir la oferta que mejor se ajuste a las necesidades de la comunidad.

Ésta es nuestra oferta.

Estoy seguro que sus materiales y precios son muy buenos

El comité de compras decide y autoriza qué, cuánto y dónde comprar los materiales, considerando le aseguren el transporte hasta el lugar del proyecto y además, un descuento.

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PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MAYORES DE TRESCIENTOS DOLARES O SU EQUIVALENTE EN CÓRDOBAS. Estas compras se realizan utilizando el procedimiento de compras 3*3*3: 1.

El comité de licitación electo en Asamblea Comunitaria, realiza invitaciones a negocios para que presenten ofertas que cumplan con todas las necesidades requeridas por la comunidad las que deben ser presentadas en día y hora especifico.

2.

Al tenerse las tres cotizaciones mínimas requeridas, el comité evalúa las cotizaciones que cumplan con todos los requisitos.

3.

El comité de licitación elabora el Acta de Recomendación para aquella cotización que cuenta con la aprobación de tres miembros del comité y donde uno de estos tres no es del CA, sino un ciudadano de la comunidad electo en Asamblea.

Invitación a ofertar

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PROCEDIMIENTOS PARA COMPRAS MENORES DE TRESCIENTOS DÓLARES O SU EQUIVALENTE EN CÓRDOBAS. Estas compras se realizan de manera directa (en efectivo) a solicitud del residente y de conformidad con la programación que se tenga; para eso se utiliza la caja chica siempre y cuando los montos no superen los C$ 2,500 (Dos mil quinientos córdobas), ya que si son mayores se tiene que elaborar un cheque.

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PAGO DE MANO DE OBRA Y OTROS PAGOS.

Se efectúa según lo acordado en los convenios y contratos, realizando una planilla o tabla de pagos por actividades que tiene que ser avalada por el CA (Comité de Administración) y la supervisión.

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ÓRDENES DE PAGO POR SERVICIOS. En algunos casos, para la ejecución de la obra se hacen compras por servicios con diferentes persona. Esto lo vimos en la cartilla No. 3: Los convenios y contratos del proyecto.

Para hacer el pago por servicios es importante seguir las siguientes recomendaciones: 1.

Tener a mano el contrato que se firmó.

2.

Realizar la solicitud de orden de pago por servicios, autorizada y firmada por el coordinador.

3.

El tesorero debe elaborar el cheque por el monto establecido según el contrato.

4.

El tesorero debe entregar el cheque a la persona que le corresponde y debe pedir le firme un recibo.

Primero revise el contrato y luego le hago el cheque

Claro que si, no se preocupe

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Las órdenes de pago se utilizan para soportar el pago de cualquier servicio que se haya contratado para la ejecución de la obra, así el tesorero le queda constancia del pago realizado. Esto sirve para rendir cuentas y que sus cálculos sobre los fondos usados salgan correctos ante la comunidad y la Alcaldía.

Voy a guardar la solicitud de pago, el recibo del cheque y el recibo de pago.

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REPORTE DE INGRESOS. Es el registro ordenado que hacemos de todos los recursos que recibimos para la administracion y ejecución de nuestro proyecto.

El comité de administración debe registrar los ingresos que recibe para luego entregar cuentas claras sobre esos recursos. En los proyectos guiados por la comunidad existen tres clases de ingresos: 1.

Presupuesto del proyecto.

2.

Aporte comunitario.

3.

Aporte de la Alcaldía.

Todo aporte que se nos entregue debe ser reportado En este cuadro haremos el reporte de ingresos.

REPORTE DE INGRESOS

Fecha

Origen del ingreso Descripción Presupuesto Com. Alcaldía

En el reporte de ingresos se describe claramente en qué consiste el aporte según su origen y que valor monetario tiene.

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APORTE POR PRESUPUESTO DEL PROYECTO. Consiste en el dinero que aporta el Nuevo FISE, con base en el presupuesto aprobado para el proyecto. La entrega del dinero se realiza por partes, que se conoce como desembolsos. Esto se realiza de acuerdo al avance del informe físico de la obra que es entregado por el comité de administración.

Revisemos el informe de avance para solicitar el tercer desembolso.

¡Empecemos pués!

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APORTE COMUNITARIO. El aporte comunitario puede ser en efectivo o en especie. Los aportes pueden ser en dinero, en mano de obra, materiales, transporte, alojamiento o alimentación que la comunidad entregue para la ejecución del proyecto.

Cuando el aporte comunitario es en especie, el tesorero calcula el valor de acuerdo con los precios establecidos en el mercado local. Ese valor es revisado y aprobado por el coordinador, respaldado por un recibo de caja donde se detalla lo recibido y el valor acordado.

Veamos un ejemplo: Para la construcción de la escuela, la comunidad aporta mano de obra equivalente a seis días/hombres para el zanjeo, que tiene un costo de C$ 70 (setenta córdobas) diarios, entonces el aporte de la comunidad es de C$ 420 (cuatrocientos veinte córdobas) a la semana por trabajador.

No sólo el aporte de mano de obra forma parte de nuestro aporte comunitario sino también: terrenos, fuentes de agua, el lugar de donde se guardan los materiales y la servidumbre de pase entre otros.

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APORTE DE LA ALCADÍA. El aporte de la Alcaldía puede ser en efectivo o especie. La alcaldía para el desarrollo de nuestras comunidades debe coofinanciar nuestro proyecto, aportando en algunos casos dinero, materiales, transporte o bien asistencia técnica para la formulación o supervisión del proyecto.

Veamos un ejemplo: La alcaldía facilita sin costo alguno para la comunidad, el transporte de tres viajes de arena para la construcción de la obra, por ésta contribución se ingresara en los registros al precio que cobra normalmente un transportista por ese trabajo, digamos que es de C$ 1000 (mil córdobas). Para efectos de nuestro registro, la alcaldía le aporta a la comunidad C$ 1000 (mil córdobas).

¡Qué bueno! la Alcaldía nos dió el transporte de la arena.

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REGISTROS EN EL LIBRO DE BANCOS. Para llevar el control del dinero que se tiene en el banco, el tesorero tiene que registrar todos los ingresos y egresos, o sea tiene que anotar las entradas y salidas de los fondos de la cuenta, para eso se usa el Libro de Banco, el cual es un libro que tiene las p谩ginas numeradas y selladas.

Tesorero

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Este libro tiene como objetivo registrar los ingresos y egresos de la cuenta corriente por concepto de las transferencias y gastos realizados por medio de cheques.

Este libro tiene páginas numeradas y debe llenarse, en la medida de lo posible, sin borrones ni manchas. En caso de que las haya, el coordinador del CA-PGC revisa y anota sus iníciales en señal de conformidad.

El libro de bancos debe ser debidamente resguardado por el tesorero del comité y estará a disposición de los supervisores o auditores que la Alcaldía o el Nuevo FISE designe.

LIBRO DE BANCOS Con fecha 20 de Mayo de 2011, se da inicio a los registros de la cuenta corriente No. del Banco de Finanzas, denominada (Nombre de la cuenta) en la que se manejaran los fondos del (los) proyecto (s) (Nombre del proyecto) con la modalidad de Proyectos Guiados por la Comunidad (P.G.C.).

Fecha

No. Cheque

Beneficiario/ Concepto

Ingresos

Gastos

Saldo

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EJEMPLO DE REGISTRO EN EL LIBRO DE BANCOS DE LA COMUNIDAD La comunidad hizo una compra de materiales de construcción en la Ferretería La Estrella, se pago con un cheque. Primero se registra el monto de dinero que ingresó la Alcaldía cuando abrió la cuenta y después se registra el egreso o salida por el pago de la compra de materiales.

LIBRO DE BANCOS

Fecha

No. Cheque

Beneficiario/ Concepto

10/04/11

Talonario del Comunidad El 0001 al 0050 Esfuerzo

12/04/11

0001

Ferretería La Estrella, pago de factura No. 125 por compra de 3 laminas de PLYCEM

Ingresos

Gastos

C$ 15,000.00

Saldo C$ 15,000.00

C$ 5,000.00

C$ 10,000.00

Luego se anota la referencia del No. de cheque. Todo cheque tiene un número o código numerado que facilita su registro.

En la columna del BENEFICIARIO/CONCEPTO se anota el nombre de la persona a quien se le emite el cheque.

En la columna de INGRESOS, se anota la cantidad de dinero plasmada en el cheque emitido, o sea, la salida de dinero de nuestra cuenta corriente. Su nombre significa que es el monto de dinero que gastamos en la compra o pagos que hacemos.

En la columna de SALDO cuando hay un ingreso, se suma al saldo anterior y eso nos da el nuevo saldo, pero si lo que hay es un egreso o gasto, entonces se le resta al saldo anterior y así tendremos el nuevo saldo. Por ejemplo: Este libro de banco es de mucha utilidad para saber en que se ha gastado el dinero que nuestra comunidad tiene en el banco.

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¿CÓMO RENDIMOS CUENTAS? Es obligación del CA-PGC manejar de manera eficiente, el dinero del Estado. Con los incisos 1. anteriores se han normado cómo este comité debe rendir cuenta a la municipalidad, ahora se trata de establecer cómo debe rendir cuenta el CA-PGC a la comunidad, es decir, a la asamblea general y en general a todos los vecinos y vecinas.

2.

La mejor manera de rendir cuentas es reunir a la comunidad en asamblea general, al menos dos veces al mes, mientras dura la ejecución del proyecto para indicarles cuánto dinero se ha recibido, cuáles han sido los gastos realizados, cuánto dinero se tiene en el banco y qué materiales se tienen en bodega.

3.

Estas asambleas generales son adicionales a las que este Manual exige, pues es obligación de todo dirigente informar continuamente a sus vecinos y conciudadanos sobre cómo está utilizando el dinero del pueblo.

Asamblea General Comunitaria 1.Gastos de Materiales 2. Gastos en Mano de obra 3. Gastos en Transporte.

4. Caja Chica

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Las rendiciones de cuentas de la comunidad a la municipalidad se realizan por cada desembolso realizado por componente social y tecnico. Para el caso de los proyectos PRASNICA, las rendiciones de cuentas de la comunidad a la municipalidad corresponden a por los desembolsos realizados para el componente de ejecución física.

Rendición de cuentas

Para el componente de ejecución de la obra física, la primera rendición de cuentas se realiza una vez ejecutado el 40% del avance físico. La segunda rendición de cuentas es al final de la ejecución de la obra física. El tiempo máximo para rendir ante la alcaldía es de un mes.

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PROCEDIMIENTOS.

Para la rendición de cuentas la comunidad debe remitir, al área financiera de la alcaldía, copia de los documentos descritos a continuación:

Documentos soportes del componente de ejecución de la obra física: a.

Descargue de fondos para el componente físico. b.

Los estados de la cuenta corriente (para verificar el traslado del desembolso de la alcaldía a la comunidad) c.

Copia de los comprobantes de pago de la cuenta corriente de la comunidad reflejados en el descargue de fondos. d.

Informe de avance físico firmado por el supervisor y residente comunitario. e.

Carta de solicitud de la comunidad a la alcaldía para el segundo desembolso.

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¿CÓMO HACEMOS LAS SOLICITUDES DE DESEMBOLSOS? Para hacer la solicitud de desembolso presentamos cuentas claras del uso que hemos dado a los recursos. Para esta solicitud de desembolsos debemos entregar: 1.

El reporte de ingresos: recuadro que trabajamos anteriormente y que resume todos los ingresos obtenidos durante el mes para el proyecto, por tipo de aporte realizado por cada fuente.

2.

El informe de avance físico.

3.

El descargue de fondos.

Lo mismo debe hacerse para recibir el desembolso del componente social, el cual nos asegura los recursos necesarios para la capacitación y asistencia técnica.

Revisemos si tenemos todos los documentos

Recordemos de que las facturas deben estar ordenadas

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¿CÓMO HACEMOS EL INFORME DE AVANCES FÍSICO? El coordinador del comité de administración en conjunto con el residente comunitario elabora este informe en el cual se presenta, lo que se ha construido en cada una de las etapas, incluyendo el total de los porcentajes alcanzados.

Por Ejemplo: Se informa que en la etapa No. 12 ha tenido un 50% de avance, de la etapa No. 21 un 60% y así sucesivamente hasta mencionar todas las etapas y sus porcentajes de avance.

Finalmente, se saca el porcentaje global de avance del proyecto, considerando los porcentajes alcanzados en cada una de las etapas.

¡Llevamos un 40% de avance!

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¿CÓMO HACEMOS EL DESCARGUE DE FONDOS? El descargue de fondos no es más que mencionar y justificar cómo y en qué se ha utilizado el dinero del desembolso anterior. El encargado de elaborar este descargue, es el tesorero y para ello prepara varias listas donde anota un resumen con los siguientes documentos: 1.

Una lista de facturas que soportan el gasto de materiales, herramientas y otras compras.

2.

Una lista de pagos de planilla por salarios.

3.

Una lista de recibos en conceptos de pago de servicios de transporte o sub-contratación para actividades especificas.

4.

Pagos realizados al capacitador y los gastos de la capacitación.

5.

Pagos realizados al residente comunitario en concepto de honorarios.

6.

Pagos realizados al auxiliar de contabilidad en concepto de honorarios.

Esta lista se anexa al formato de descargue (Instrumento No. 610)

Tenemos que elaborar el descargue de fondos

Revisemos todos los documentos para luego llenar el formato de descargue de fondos

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Veamos el formato de descargue de fondos

Instrumento No. 610 Código No.: (No. del proyecto)

DESCARGUE DE FONDOS Comunidad: (Nombre)

Proyectos: (Nombre del Proyecto) Municipio: (Nombre del Municipio)

Fecha:

Descargue No. No. de cheque

de

Factura o comprobante

(tipo de actividad) Descripción del gasto

Valor C$

A. Materiales

C205893

G6568

2 bolsas de cemento 2050

B. Mano de obra

D207567

M7657

3 laminas de plycem

937

C. Servicios D. Costos Indirectos E. Desarrollo Comunitario

Capacitación Acompañamiento del residente

Descargue Efectivo en poder de la comunidad

Total C$ 2987 C$ 12000

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El coordinador del Comité de Administración, el auxiliar de contabilidad y el supervisor revisan, aprueban y firman el descargue de fondos.

Luego el coordinador del comité de administración elabora la solicitud de desembolso y le anexa copia de los siguientes documentos: 1.

Copia del estado de cuenta corriente.

2.

Informe de descargue de fondos.

3.

Informe de avance físico de la obra.

Si la rendición de cuentas que presenta el Comité de Administración a la Alcaldía cumple con los requisitos establecidos, el supervisor avala el siguiente desembolso para el proyecto.

¡Esta comunidad sí sabe administrar su proyecto, por tanto avalaré el siguiente desembolso!

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¿QUÉ ES AHORRO COMUNITARIO? Es el monto que queda en las cuentas, cuando ya el proyecto se ha ejecutado completamente, el cual es invertido por la comunidad en pro de ellos mismos, utilizando siempre los mecanismos necesarios.

Este ahorro se produce cuando la comunidad administra la obra usando todas las normas y procedimientos establecidos y el CA funciona conjuntamente con la junta de vigilancia, en forma correcta.

No se contempla como ahorro comunitario la eliminación de actividades básicas del proyecto.

Así como también, la no contratación de personas calificadas para desempeñar determinadas funciones.

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¿QUÉ SON ÓRDENES DE CAMBIO? Y SU CONDICIÓN. Las órdenes de cambio, como su nombre lo refiere, son cambios que se producen en la ejecución de las obras, afectando el monto original y provocando un aumento.

El Nuevo FISE no financia aumento por órdenes de cambio, por lo que la comunidad debe tener sumo cuidado en todo el ciclo del proyecto, porque de producirse una orden, la comunidad puede no conseguir el AHORRO COMUNITARIO, ya que toda orden de cambio es asumida por la alcaldía y/o la comunidad y no por el Nuevo FISE.

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¿QUÉ SON PERMUTAS Y CUÁNDO APLICAN? Es la sustitución de actividades o alcances de obra, sin variar el monto total del proyecto. ¿Cuándo se realizan?

Al momento de la ejecución de la obra se percata que se necesitan ciertas actividades que no se contemplaban originalmente y hay otras que no son tan necesarias, por lo que para cubrir las actividades más necesarias se suprimen aquellas actividades que no son tan indispensables.

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Nuevo FISE Coordinación

: Ing. Ana Lilia Reyes.

Elaboración y diseño : Lic. Cynthia Fajardo Carrazco.

Edición e ilustración : Arq. Claudia Fajardo Pineda.

Revisión

: Lic. Sara Ramírez Caballero.

Lic. Fabiola Téllez.

Impresión

: Bolonia Printing