“KRITIEKE INFORMATIE ONDER CONTROLE KRIJGEN IS DÉ UITDAGING OM BEDRIJVEN TE LATEN GROEIEN”

Veel bedrijven worstelen met een ‘overload’ aan informatie. Dat kan anders, aldus James Drake, CFO van softwarebedrijf Ansarada.

Tekst Jan Bletz

Wie een bedrijf wilde overnemen, moest vroeger stapels documenten bestuderen en dikke jaarverslagen doorploegen om de waardering boven tafel te krijgen. Als het al lukte om al die documenten in te kijken. “Ik herinner me dat een overname in de gevarenzone belandde omdat alle documentatie naar een investeerder moest worden gestuurd die in een hotel in Londen zou verblijven. Bleek die man te zijn vertrokken toen het ‘board pack’ eenmaal ter plekke was gearriveerd. De investeerder zat ‘ergens’ in Parijs, maar niemand van het hotel in Londen wist waar”, vertelt James Drake, CFO van Ansarada. Ansarada is een bedrijf dat sinds 2005 een SaaS-platform biedt dat door bedrijven, adviseurs en overheden wordt gebruikt om informatie en processen te beheren bij inkoop, fusies en overnames, boardroommeetings, compliancevraagstukken, beursgangen, emissies van aandelen of obligaties - en andere transacties.

Een ‘kleine anekdote die een groot probleem weerspiegelt’, zo typeert Drake zijn relaas. Een probleem dat in zekere zin nog altijd actueel is, want ondanks de digitalisering is het voor bedrijven nog altijd een hele kunst om de juiste informatie veilig en op tijd bij de juiste persoon te krijgen. “Sterker nog, de digitalisering heeft voor nieuwe problemen gezorgd. Door de digitalisering is het immers veel makkelijker geworden informatie te verspreiden, waardoor er snel een ‘information overload’ ontstaat bij de ontvanger. Het is niet altijd even makkelijk die informatie terug te vinden die nodig is om tot een juiste waardering te komen. Ook kunnen inbreuken op beveiligde informatie extreme gevolgen hebben - denk alleen aan het schandaal door de openbaar- making van de Panama Papers. En bij deze documenten gaat het nog om waarheidsgetrouwe informatie. De opkomst van ‘fake news’ zorgt weer voor extra complexiteit en extra hoofdbrekens.”

De problemen onttrekken zich grotendeels aan de invloedssfeer van individuele organisaties, aldus Drake. “Bedrijven kunnen er niets aan doen dat er steeds meer informatie - en desinformatie - in omloop wordt gebracht. Ze moeten zelf ook meer informatie voortbrengen dan vroeger.”

Drake wijst op de uitgebreide informatieplicht waar bedrijven tegenwoordig aan moeten voldoen: om aan te tonen dat ze hun corporate governance op orde hebben, om te bewijzen dat hun ESG-beleid voldoet aan allerlei standaarden, om te laten zien dat ze hun risicomanagement serieus nemen. “We mogen hopen dat er in de loop van de tijd meer harmonisatie komt tussen alle informatiestandaarden. Dat zou de complexiteit enigszins beperken, en het voor bedrijven makkelijker maken om hun informatiestromen te beheren.”

Greep op informatie

Natuurlijk kunnen bedrijven wel proberen vat te krijgen op diverse informatiestromen. Dat is precies waar Ansarada zich op richt. Het bedrijf is vooral bekend vanwege de virtuele dataroom die wordt gebruikt bij fusies en overnames en andere transacties. Maar daarnaast biedt Ansarda ook een boardroom portal, software om informatie voor ESG-rapportages te beheren en diverse tools voor workflowmanagement bij projecten, zodat gebruikers niet hoeven te prutsen met rondslingerende en lastig vindbare Word-documenten, spreadsheets en mailtjes.

Bedrijven kunnen hiermee hun eigen informatie goed onder controle krijgen, met diverse voordelen. Drake noemt er drie. Om te beginnen gebruiksgemak. Een investeerder die geen toegang heeft tot belangrijke documenten omdat hij in Parijs zit in plaats van Londen? Dat komt tegenwoordig nog maar zelden voor. Meestal heeft hij via de cloud toegang tot documenten terwijl hij onderweg is. Anders dan die investeerder van vroeger hoeft hij niet te wachten als een van die documenten moet worden bijgewerkt: de informatie is 24 uur per dag, 7 dagen per week actueel.

“Dat laatste wordt steeds belangrijker. Sowieso moet je op elk moment kunnen aantonen dat je voldoet aan ESG-regels, of aan de AVG. Dat spreekt voor zich. Maar ook bij fusies en overnames wordt de permanente beschikbaarheid van informatie steeds belangrijker”, aldus Drake, die als CFO onlangs zelf ook nauw betrokken was bij de overname van TriLine, de software-oplossing die Ansarada nu aanbiedt om te voldoen aan de informatie-eisen die gelden op het gebied van governance, risicomanagement en compliancevraagstukken.

Die overname bevestigde voor hem dat informatie niet alleen tijdens de totstandkoming van de deal van vitaal belang is, maar ook in de aanloop ernaartoe en lange tijd erna. “Je zou misschien zeggen dat een deal een piek kent in de behoefte aan informatie, die weer afneemt zodra een deal is afgerond. Maar dat blijkt steeds minder het geval. Veel bedrijven willen direct ‘exit ready’ zijn, en werken de informatie die van belang is voor de verkoop voortdurend bij. En kopers willen ook steeds vaker dat ze snel over alle relevante informatie kunnen beschikken - en als verkopende partijen daar niet aan kunnen voldoen, is dat een ‘deal breaker’. Bovendien moet de informatie nog lang beschikbaar zijn nadat een bedrijf verkocht is om het integratietraject te bespoedigen.”

Toegankelijk en veilig Voordeel twee van een goed informatiebeheer sluit hierop aan. Het delen van actuele informatie kan de samenwerking tussen allerlei partijen in en om het bedrijf bevorderen. Tenminste, als die informatie op maat wordt gepresenteerd: dit draagt ertoe bij dat investeerders zich beter kunnen voorbereiden op een deal, dat vergaderingen tussen bestuurders soepeler verlopen en dat historische informatie gemakkelijker kan worden geraadpleegd. “Dit geldt niet alleen voor informatie die in spreadsheets, e-mails en allerlei documenten is vervat, maar ook voor informatie over de voortgang van projecten. De ‘workflow’, met andere woorden. En juist ook die informatie moet steeds worden geactualiseerd. Mensen moeten er aan worden herinnerd dat ze bepaalde verantwoordelijkheden hebben gekregen en dat ze bepaalde taken moeten uitvoeren. Met goede software kan dat.”

Het derde grote voordeel van controle hebben over informatie is dat de beveiliging goed op orde is. In elk geval beter dan wanneer de informatie via de digitale weg in een niet-beveiligde omgeving wordt verspreid. En waarschijnlijk ook beter dan wanneer de informatie ouderwets in druk verschijnt.

Drake: “Denk aan die investeerder die met onbekende bestemming vertrokken was bij dat Londense hotel: wat als de voor hem bestemde boeken waren ingekeken door een loslippige werknemer? Tegenwoordig zijn niet alleen vergaderingen adequaat beveiligd, maar worden ook financiële rapporten, strategische verkenningen en andere documenten beschermd als ze worden verstuurd of opgeslagen. Veel beter dan met papier mogelijk is.”

Lessen uit de crisis

Tijdens de coronacrisis zijn steeds meer bestuurders gaan inzien dat informatiebeheer alle aandacht verdient, merkt Drake. “Ze hebben tijdens de crisis aan den lijve ondervonden dat het een ramp was als hun bedrijf niet in de cloud zat, of om andere redenen geen toegang had tot informatie die kritiek was om snel belangrijke beslissingen te kunnen nemen. Ik heb veel CFO’s gesproken die opeens vrijwel elke dag moesten vergaderen met medebestuurders in plaats van eens per kwartaal, of eens per maand. Voor zover zij het nog niet wisten, zijn ze er toen wel achter gekomen dat goede, betrouwbare informatie van levensbelang is om goede beslissingen te nemen. Sterker nog, kritieke informatie onder controle krijgen is dé uitdaging om bedrijven te laten groeien. Wat dat betreft zijn we sterker en wijzer uit de crisis gekomen.” •