C贸mo preparar pron贸sticos y presupuestos de ventas
•
•
•
•
Es una predicción del futuro potencial del mercado para un producto específico. Proporciona el conocimiento de “qué tan lejos” podemos llegar al estimar la cantidad de ventas posible en una situación determinada. Proporciona la dirección, al indicar qué tipos de productos es probable que deseen los clientes. Proporciona una evaluación tanto del potencial del mercado como del potencial de ventas.
ď ˝
EstimaciĂłn cuantitativa, ya sea en unidades monetarias o fĂsicas, de las ventas totales de un producto dentro de un mercado.
ď ˝
PorciĂłn del potencial del mercado que una entre varias empresas competidoras espera razonablemente obtener.
La información del mercado y de las ventas es útil para establecer metas de ventas lógicas para diferentes territorios de ventas y para los vendedores individuales. Estas metas de ventas se conocen como cuotas de ventas.
Es un punto de partida para la planeación de ventas y de marketing. La programación de la producción. Las proyecciones del flujo de efectivo. La planeación de recursos humanos. El cálculo de presupuestos.
Una empresa espera $500,000.00 de ventas anuales. Un vendedor cubre una cuota de $50,000.00 anuales Existe un 10% de rotación de vendedores Por lo tanto: NV=
Potencial de ventas Ventas por V
X (1+RO) =
En donde NV= Número de vendedores Ventas por V = Ventas por vendedor RO = Rotación
500,000 50,000 V
X (1+.1)= 10 X 1.1 = 11
•
•
•
Proceso organizado que utiliza los recursos para pronosticar los negocios para los periodos venideros de diversa duración. Ajusta los parámetros de planeación (compras, programas de mano de obra, requerimientos de capital), con base en el pronóstico. Incluye parámetros operativos y puntos potenciales donde se presentan varias contingencias.
1)
2) 3)
4) 5)
Análisis de registro de ventas Desarrollo de un pronóstico preliminar Revisión y ajuste del pronóstico (marketing, ventas, producción y finanzas) Desarrollo de un plan de ventas de acuerdo al pronóstico. Realizar los ajustes a los planes de operación
Personas Procesos Tecnología Estrategia Desempeño
El potencial de mercado de los consumidores se estima con base en datos económicos. Utiliza una combinación ponderada de población, ingreso y ventas minoristas, expresada como un porcentaje del potencial nacional, para identificar la capacidad de compra de un mercado determinado. Índice PIB
Sistema de numeración uniforme para categorizar a casi todas las industrias conforme a su producto u operación particulares. Realiza encuestas de las intenciones del comprador, llevadas a cabo por la fuerza de ventas, el personal interno de investigación de mercados, o una agencia externa.
Enfoque de desglose: Forma de desarrollar pronósticos con base en las condiciones económicas generales, por lo común proyectadas como el PIB, junto con proyecciones de índices del consumidor y de precios de mayoreo, tasas de interés, niveles de desempleo y gastos del gobierno federal.
1) 2) 3)
4) 5)
-
Pronosticar las condiciones económicas generales. Estimar el potencial de mercado total de la industria para una categoría de productos Determinar la participación de mercado que tiene en la actualidad la empresa y que es probable que retenga en vista de los esfuerzos competidores. Pronosticar las ventas del producto. Producto, territorio, cliente, periodo. Utilizar el pronóstico para la planeación operativa y el cálculo del presupuesto de operación. Composición de la fuerza de ventas Estudios de mercado
•
•
•
Enfoque de acumulación: Se basa en una investigación primaria, es decir, en los nuevos datos recabados para el propósito específico que se está abordando. La investigación hace una encuesta, ya sea del vendedor individual acerca de lo que espera vender en un futuro, o de los clientes acerca de sus intenciones de compra. Se suman las estimaciones individuales.
Pronósticos subjetivos basados en opiniones de personas conocedoras, en vez de derivarse de un análisis.
Métodos de juicio. Supone que las ventas del siguiente periodo serán iguales a las del periodo anterior. Es un estimado realizado por la gerencia o por la experiencia de la fuerza de ventas.
-
Métodos de conteo: Tabulan las respuestas a las preguntas en las encuestas o cuentan el número de compradores o de compras. Encuestas de intenciones de compra. Toman una muestra de clientes. Mercados de prueba: Método popular de elaboración de pronósticos para productos de bienes empacados para el consumidor.
-
-
Métodos de series de tiempo. Utilizan datos históricos para predecir las ventas futuras. Aspectos a considerar: Tendencias. Movimientos ascendentes o descendentes en una serie de tiempo como resultado de desarrollos básicos en la población, la tecnología o la formación de capital. Movimientos periódicos. Patrones consistentes de los cambios de las ventas en un periodo determinado.
-
-
Movimientos cíclicos. Movimientos en las ventas semejantes a las olas, cuya duración es más larga que un año y su ocurrencia a menudo es irregular, como las recesiones de negocios. Ej. Mercados de viviendas. Movimientos erráticos. Acontecimientos específicos de una sola vez, como guerras, huelgas, huracanes, incendios e inundaciones, que no son predecibles
Promedios móviles. Predicen las ventas futuras como una función matemática de las ventas en los periodos recientes. El método estadístico se basa en un promedio de ventas de varios meses, donde los valores altos y bajos se vuelven menos extremos. Se obtiene un promedio que se vuelve en el nuevo promedio y que es un promedio móvil.
AÑO
VENTAS
1995
1500
1996
750
1997
1250
1998
800
1999
1750
2000
900
2001
1400
2002
750
2003
900
2004
1000
2005
500
2006
650
2007
1150
2008
850
2009
1200
PROMEDIO
PROM. MÓVIL PROM. MÓVIL A 3 AÑOS A 5 AÑOS
1158
1150
1090
1023
883
830
a.
b.
Tratan de identificar los factores que afectan las ventas y de determinar la naturaleza de la relación entre ellos: Análisis de correlación. Método estadístico que analiza la forma en la cual las variables están relacionadas unas con otras. Análisis de regresión. Enfoque estadístico para predecir una variable dependiente como las ventas, utilizando una o más variables independientes, como los gastos de publicidad.
Comprensibilidad. Exactitud. Oportunidad. Calidad y cantidad de la información. Personal calificado. Flexibilidad. Costos/Beneficios.
Plan financiero de ventas que delinea la forma de asignar los recursos y las actividades de ventas con el fin de cumplir su pronóstico. Requieren una estrecha coordinación con el área de marketing. Se utilizan en la planeación, coordinación y control de las actividades de ventas. Se realizan para periodos de 6 a 12 meses.
VARIACIONES DEL
PRESUPUESTO
Presupuesto Real
Favorable
$ 715 000
$ 733 000
$ 18 000
- Venta directa
384 000
375 900
8 000
- Promoci贸n de ventas
107 250
117 328
$ 10 078 6 281
Gastos de venta
- Publicidad
87 000
93 281
- Administrativos
44 500
43 617
Gastos totales
$ 622 750
$ 630 126
Utilidades (antes de impuestos)
$ 92 250
$102 874
Desfavorable
883 7 376 $ 10 624
1) -
-
Revisar y analizar la situaci贸n Sueldos: personal de ventas, apoyo administrativo, supervisores, gerentes de venta. Gastos de ventas directos: viajes, alojamiento, alimentos. Comisiones y bonos. Prestaciones Gastos de oficina Materiales promocionales Publicidad
2) 3) 4)
5) 6)
Comunicar las metas y los objetivos de venta. Identificar las oportunidades y los problemas específicos del mercado. Desarrollar una asignación preliminar de los recursos. Actividades, clientes, productos y territorios. Preparar una presentación del presupuesto. Implementar el presupuesto y proporcionar una retroalimentación periódica.
Presupuesto de ventas mensual ENERO Partida del rubro Gastos de ventas -Sueldos - Comisiones - Bonos - Seguro m茅dico Viajes - Alimentos - Hospedaje Gastos de oficina -Correo - Tel茅fono - Varios
Promoci贸n -Muestras Publicidad
Presupuesto
Real
Variaci贸n