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Recomendaciones para el Onbording de trabajadores extranjeros
El proceso de onboarding de todo trabajador es de suma importancia, porque es a través de este que damos a conocer la cultura, la misión, la visión, principios, normas, herramientas, obligaciones, entorno y todo lo necesario para que un trabajador pueda prestar sus servicios y conocer a la Empresa con la cual iniciará una relación de trabajo.
En el caso de la contratación de extranjeros debemos adicionalmente, tener en cuenta, la aclimatación a la cultura del país, así como todos los requisitos legales, para que el mismo y su familia puedan viajar, residir y prestar sus servicios en el país. Para ello recomendamos como mínimo planificar los siguientes puntos:
• Como patrono del trabajador extranjero. Si ya está inscrita, validar que los datos estén actualizados.
• Solo se podrá contratar al extranjero hasta que haya solicitado su residencia temporal o permanente, según sea el caso, y haya obtenido su permiso de trabajo.
• De acuerdo con la nacionalidad del trabajador y de su grupo familiar, deberán o no solicitar visa consular para su ingreso inicial al país.
• Deberán traer consigo los documentos necesarios para el trámite de la residencia y permiso de trabajo. (Siempre validar y estar pendientes del período de vigencia de los documentos)
• Que se aseguren del sello de entrada al país y revisar la duración de la estancia que les sea otorgada.
• Deberá analizarse la forma en que el trabajador será remunerado (por medio de casa matriz, por ejemplo) durante el tiempo en que dure el trámite de la residencia y permiso de trabajo.
• Informar de las obligaciones tributarias y de la necesidad de inscribirse ante la Superintendencia de Administración Tributaria, para poder alquilar una casa, apartamento, adquirir un vehículo o abrir una cuenta bancaria. Establecer el alcance de la ayuda que prestará la empresa para el efecto.
• Analizar la mejor forma para tramitar las residencias de los familiares que lo acompañen.
• Brindar información para la inscripción de menores en centros educativos.
• Informar sobre la limitación de viajes al exterior durante los trámites migratorios y la necesidad de solicitar visas de salida.
• Dar información general de la cultura del país, de sus costumbres y cuestiones de seguridad.
• El pago del traslado de las pertenencias del trabajador, así como su repatriación en caso de terminación de la relación laboral.
Es de suma importancia, el tener comunicación clara sobre dichos temas y además tomar las decisiones conjuntas de lo que se proporcionará por parte de la Empresa y lo que es responsabilidad del trabajador, así como tener llamadas de preparación y coordinación previa que aseguren un inicio de la relación laboral sin imprevistos negativos. En consecuencia, el proceso de onboarding de un extranjero además de considerar su integración a la cultura organizacional debe contemplar el cumplimiento de los requisitos legales. El invertir en un proceso de onboarding efectivo permite a las empresas una transición eficiente y una buena gestión de riesgos.
