OC Reclutamiento & Zonalito 2015-I AIESEC en ECI
Reclutamiento QUÉ ES RECLUTAMIENTO? Son los procesos promoción y selección de los miembros del programa LÍDER GLOBAL. El proceso de selección se realiza por medio de un taller por competencias donde se evalúa el perfil de los aplicantes y se asignan a las áreas de acuerdo a las vacantes disponibles de TMP y TLP del comité. CUAL ES EL OBJETIVO DEL OC? Ejecutar las estrategias de promoción que se bajan desde el MC y planeadas por los LCVP MKT y TM del comité. También organizar los talleres por competencias donde el staff seleccionado realiza el proceso de selección de los aplicantes al programa líder global.
1
Evento de introducción Zonalito QUÉ ES ZONALITO? Zonalito es el evento de inducción local para los miembros nuevos que entran en la organización donde conocerán por primera vez la misión, visión, valores y cultura organizacional de AIESEC. Es un espacio de integración y co-creación de todo el comité local. CUAL ES EL OBJETIVO DEL OC? Planear y entregar un evento auto-sostenible y de alta calidad para los miembros de AIESEC en ECI, especialmente los que entraron en el reclutamiento previo. El equipo será el responsable de planear, organizar, controlar y desarrollar los aspectos logísticos del evento.
2
Reclutamiento & Zonalito Reclutamiento e inducción son procesos que están estrechamente relacionados, son de gran importancia el comité local y de su buen desempeño depende que las áreas tenga la mejor membresía para desarrollar sus operaciones en el 2015. Con el reclutamiento encontramos el mejor talento de nuestra universidades y con el evento de inducción Zonalito, aseguramos que ese talento se conecte con nuestro propósito de buscar la paz y el desarrollo del potencial humano por medio de la generación de jóvenes líderes.
Es el momento que asumas nuevos retos y liderares el proyecto que cambiará muchas vidas y hará que esas vidas impacten más vidas. Es el momento que AIESEC en ECI crezca y más jóvenes crezcan con nosotros. Es el momento de mostrar tu liderazgo con mayores retos. Es el momento de contagiar tu VGA .
"Leaders don't create followers, they create more leaders." - Tom Peters
3
MoF – OCVP Marketing Reporta a: OCP, LCVP Marketing Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de ejecutar la campaña de mercadeo de líder global durante el reclutamiento y promoción del Zonalito Funciones principales Reclutamiento
Establecer calendario de promoción líder global Organizar campañas de BTL Enviar el correo de invitación a los talleres por competencias
Zonalito
Generar campaña de expectativa para newbies del evento Diseñar el material de promoción del evento Brindar soporte logístico en el evento
Factores críticos de éxito: #aplicantes a líder global # asistentes a taller por competencias # asistentes a zonalito
4
MoF – OCVP Comunicaciones Reporta a: OCP, LCVP IM&Comm Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable la promoción mediática del proyecto dentro del comité, así como el manejo de la comunicación a los delegados de zonalito. Funciones principales Reclutamiento
Realizar un plan de medios Promoción de la campaña de referidos en el comité Manejar los canales de comunicación hacia el comité
Zonalito
Ser soporte de la comunicación logística durante el evento Soportar el proceso de ER Manejar los sistemas de comunicación del evento
Factores críticos de éxito: #referidos a líder global # e-mails a los delegados de zonalito Canales de comunicación con los miembros del comité
5
MoF – OCVP Logística Reclutamiento Reporta a: OCP, LCVP TM Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de coordinar la logística de los talleres por competencias Funciones principales Realizar un calendario con las fechas de realización de talleres por competencias Buscar el lugar para su ejecución Organizar los materiales requeridos para los talleres Coordinar el staff que realiza los talleres por competencias. Apoyo OCVP logística Zonalito
Factores críticos de éxito: • #Talleres realizados • Organización de las actividades de los talleres • Plan de riesgo logístico
6
MoF – OCVP Logística Zonalito Reporta a: OCP, LCVP TM Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de coordinar la necesaria para el evento, la cual incluye, transporte, acomodación, comidas, salón de conferencias y materiales Funciones principales Buscar el transporte al lugar del evento. Buscar un hotel con suficiente capacidad para el número de asistentes y condiciones apropiadas para ellos. Salón de conferencias con buen sonido y cómodas condiciones. Coordinar logística de la fiesta, comidas, check in-check out
Factores críticos de éxito: • Éxito de la logística • Cumplimiento de la agenda del evento • Plan de riesgo logístico • Sostenibilidad financiera del evento
7
MoF – OCVP Finanzas Reporta a: OCP, LCVP F&M Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de manejar los recursos financieros del proyecto y realizar el seguimiento de los egresos e ingresos en orden de realizar un proyecto sostenible Funciones principales Crear el presupuesto del proyecto considerando 3 posibles escenarios: pesimistas, normal y optimista de acuerdo al número de asistentes Hacer el seguimiento al presupuesto del evento. Recolectar el dinero de la venta de los pines Manejar el efectivo relacionado con la compra de materiales. Presentar un reporte de cierre contable después de la culminación del proyecto Manejar el inventario del proyecto
Factores críticos de éxito: • Ingresos y egresos • Fee de los delegados • Contrato con hoteles y transporte
• Sostenibilidad del proyecto • Ejecución del presupuesto
8
MoF – OCVP ER Reporta a: OCP, LCVP MKT y F&M Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de manejar las relaciones con los stakeholders externos para ganar patrocinios que aseguren la ejecución, sostenibilidad y calidad del Zonalito. Funciones principales Desarrollar un portafolio y estrategias para presentar al patrocinador Desarrollar un plan de ventas que permitirá generar excelente promoción y atraer inversionistas Realizar el seguimiento de las ventas de principio hasta el final. Factores críticos de éxito: • #Cartas enviadas para patrocinio • # Citas con posibles patrocinadores • # Patrocinios para Zonalito • Reporte a patrocinadores
9
MoF – OCVP Servicio al delegado Reporta a: OCP, LCVP TM Tiempo del rol: 15 enero -15 marzo 2015 Descripción del rol: Es el responsable de manejar el servicio correspondientes a los aspectos que se brindan al delegado desde el momento en que aplica a pertenecer a la organización hasta que termina el Zonalito. Funciones principales Contactar aplicantes para que asistan al taller por competencias Estrategias de recepción del OC hacia los delegados Coordinación del tema de la fiesta con OCVP logística Coordinación de la comida durante el Zonalito Factores críticos de éxito: • #Asistentes al taller por competencias • #Delegados a Zonalito • Wow moments
9
PROCESO DE APLICACIÓN 10
•
•
La aplicación está divida en 2 partes: - Preguntas Generales - Preguntas Específicas La aplicación debe adjuntarse en el siguiente link:
https://podio.com/webforms/8869046/655763 •
La aplicación debe ser subida en formato PDF (Nombre de archivo: NOMBRE_ Cargo al que aplica_R&Z_2105-1)
•
DDL para enviar las aplicaciones JUEVES 15 ENERO – 11:59 pm
Preguntas Generales 11 Nombre Completo
Celular
Correo
Skype
Rol actual en AIESEC
• ¿Cuál es su principal motivación para aplicar a este rol?
• ¿Por qué cree usted es importante el éxito de este proyecto para el comité? • ¿ Qué espera aprender de esta experiencia?
Preguntas específicas OCVP Marketing • Proponga 3 estrategias de mercadeo digital para promocionar el programa líder global. • Proponga una campaña de BTL creativa para realizar en nuestras universidades. Especifique mercado objetivo, mensaje, descripción de la actividad y materiales necesarios. • Proponga una estrategias de mercadeo en los talleres por competencias para conseguir una asistencia de más de 70 miembros a Zonalito OCVP Comunicaciones • Proponga 3 estrategias de mercadeo digital para promocionar la campaña de referidos para reclutamiento. • ¿Cómo puede asegurar la mejor comunicación entre EB, OC y delegados antes del Zonalito? • ¿ Qué estrategia considera necesaria para apoyar el rol de ER?
12
OCVP Logística Reclutamiento • Teniendo en cuenta que en las universidades el proceso para solicitar espacios toma tiempo , ya llega la fecha para comenzar los talleres de competencias y no se tiene dicho permiso. ¿Dónde realizaría el taller? ¿ Qué recursos necesitaría? • ¿Qué estrategias utilizaría para asegurar el flujo de un taller por competencias con 20 aplicantes y solo 2 miembros de staff? • Proponga un plan de distribución de recursos que podría necesitar para un reclutamiento de 60 miembros. Incluya precios y cantidades. OCVP Logística Zonalito • ¿Qué estrategias utilizaría para asegurar el flujo de las sesiones cuando la plenaria tiene que ser dividida o tiene que cambiar de locación? • ¿ Cuáles son los mayores problemas logísticos que podría enfrentar un evento como Zonalito? Proponga una solución a cada uno. • ¿ Qué clase de materiales y recursos físicos son necesarios para las conferencias?
13
OCVP Finanzas • ¿Cual es la mejor manera de asegurar un proyecto de gran calidad y auto-sostenible? • ¿ Qué estrategia propone para reducir la brecha entre presupuesto planeado y ejecutado? • ¿ Qué factores considera necesario en el presupuesto del proyecto? OCVP Relaciones externas (ER) • Proponga 3 ideas de recolección de fondos para asegurar la sostenibilidad del evento • Menciones beneficios tangibles que ofrecería a las compañías para obtener apoyo en el evento Zonalito. • ¿ Qué clase de patrocinadores necesitaría un evento como Zonalito?
OCVP Servicio al delegado • ¿Qué aspectos relacionados con los delegados se deben tener en cuenta para un evento como Zonalito? • Proponga 5 actividades para hacer de Zonalito un evento inolvidable para sus delegados.
14
BUENA SUERTE Y ÉXITOS EN EL PROCESO