Managementul evenimentelor educationale

Proiect al Consiliului Britanic

Adriana Alionte Miruna Carianopol Luana Chira Catalina Chiriac

Cristiana Faur Magdalena Man Ioana Serbanescu Anca Tirca

Managementul evenimentelor publice

2003

Cuprins I. Introducere II. Ghid de organizare a unui eveniment public 1. Ce facem inainte de eveniment?

2. Ce facem in timpul evenimentului?

3. Ce facem dupa eveniment?

Tablou sinoptic: Atributiile echipelor inainte, in timpul si dupa derularea unui eveniment public III. Tipuri de evenimente publice 1. Cum sa organizam o vizita in scoala Exemplu: Program al unei vizite in scoala 2. Cum sa facem o prezentare 3. Cum sa organizam un atelier 4. Cum sa organizam o serbare scolara Exemplu: Serbarea de Craciun Exemplu: Seara limbii engleze Exemplu: Prezentarea de proiecte Exemplu: Ziua portilor deschise 5. Cum sa organizam o intalnire a Consiliului elevilor 6. Cum sa organizam o sedinta a Consiliului de administratie 7. Cum sa organizam o sedinta a Consiliului profesoral 8. Cum sa organizam o conferinta Exemplu: Conferinta BETA - 2003 IV. Bibiografie

Ati avut probleme cu organizarea unui eveniment in scoala in care lucrati?

Ati simtit vreodata ca o serbare nu ,,v-a iesit” cum ati fi vrut? Sau o sedinta a Consiliului de administratie? Oare de ce? Exista o ,,stiinta” in derularea evenimentelor care implica mai multe persoane?

In paginile urmatoare autorii, toti profesori de limba engleza cu experienta variata in managementul evenimentelor publice, va ofera din ,,intelepciunea” pe care au acumulat-o dupa ce au facut ... mai toate greselile posibile: ce ar trebui facut inainte, in timpul si dupa un eveniment scolar si, mai ales, cam cum ar trebui sa ,,arate” diverse tipuri de evenimente, cu exemple reale din activitatea lor. Veti gasi si unele sfaturi punctuale semnalate cu ATENTIE!, precum si modele de scrisori, chestionare de evaluare, etc. utilizate de catre autori cu diverse ocazii.

Acest produs al proiectului Consiliului Britanic privind Managementul evenimentelor publice, redactat in limbile engleza si romana, se adreseaza atat profesorilor de limba engleza cat si celor de alte discipline, tuturor acelora implicati in organizarea unor serbari, sedinte, conferinte, ateliere de formare, etc. in domeniul educational.

Dorim a multumim tuturor acelora care au permis pilotarea materialului si care ne-au oferit sugestii pretioase si speram ca stradania noastra sa va fie de un folos practic.

Va uram succes!

Autorii

GHID DE ORGANIZARE A UNUI EVENIMENT PUBLIC

1. CE FACEM INAINTE DE EVENIMENT ?

Etapa de pregatire a evenimentului este cea mai importanta pentru reusita acestuia. Initiatorul evenimentului isi selecteaza si formeaza o echipa de organizare dupa criteriul ,,cine vrea si cine poate”. Acesta trebuie insa sa tina seama si de afinitatile organizatorilor si capacitatile acestora de relationare. Rolul initiatorului este de a avea o viziune coerenta asupra evenimentului si de a coordona activ organizatorii si echipele.

CINE?  initiatorul evenimentului  organizatorii (prin echipele cu responsabilitati specifice)  lectorii DE CE?  pentru a satisface nevoile, interesele si asteptarile participantilor/ grupului tinta  pentru a satisface si interesele organizatorilor ca evenimentul sa aiba succes CE?  definim scopul evenimetului si rezultatele asteptate  stabilim grupul tinta  analizam nevoile, interesele si asteptarile grupului tinta  estimam numarul de participanti  stabilim tipul de eveniment (conferinta, atelier, sedinta etc)  stabilim continutul evenimentului in functie de obiectivele organizatorilor si nevoile grupului tinta  alegem un titlu atractiv, daca este cazul (la o conferinta, serbare etc)  estimam numarul de participanti  stabilim resursele umane necesare si desemnam persoanele/ echipele care raspund de buna desfasurare a evenimentului (vezi echipele enumerate la CUM?)  alegem locul desfasurarii evenimentului (spatiu suficient, echipament si sali adecvate) in functie de numarul de participanti  estimam costurile  stabilim resursele financiare necesare: a. taxa de participare (taxa poate varia in functie de termenul de plata si de functia participantului) b. sponsorizari (de exemplu, la inceputul anului financiar sau de Craciun. Trebuie avut in vedere insa faptul ca de sarbatori exista si foarte multe solicitari de sponsorizare) c. alte fonduri d. donatii  planificam evenimentul similar urmator (data, locul tema), daca este cazul  mediatizam evenimentul (NB: mediatizarea creeaza imaginea participantilor despre eveniment!)  asiguram asistenta medicala in timpul evenimentului CAND?  Cand formam echipele? Inainte de orice altceva.  Cand organizam evenimentul? Alegem data si durata evenimetului astfel incat acestea: a. sa fie convenabile pentru participanti (de exemplu, sa nu fie in vacante) b. sa se evite suprapunerea cu alte evenimente din domeniu c. sa se incadreze intr-o perioada a anului cand se pot gasi mai usor sponsori  Cand contactam participantii? Momentul anuntarii evenimentului este o problema atat de organizare (De cat timp avem nevoie pentru organizarea evenimentului?), cat si de politete fata de participanti.

Participanti trebuie sa fie contactati cu atat mai devreme cu cat evenimentul este mai important si de amploare: cu 5-6 luni pana la un an inaintea unei conferinte, cu 30-45 de zile inaintea unei serbari, cu o

saptamana inaintea unui consiliu profesoral sau a unui consiliu de administratie, cu o luna inaintea unui atelier etc. astfel incat sa ne asiguram ca informatia a ajuns la toti cei interesati si ca ei au avut timpul sasi modifice programul zilei respective pentru a putea participa.  Cand mediatizam evenimentul ? O conferinta ar trebui mediatizata cu cel putin jumatate de an inainte, o serbare scolara cu o saptamana inainte etc.  Cand estimam costurile ? Estimarea costurilor trebuie facuta intr-o prima etapa, cand alegem tipul de eveniment si estimam numarul de participanti, dar aceasta estimare trebuie reactualizata pe parcusul organizarii evenimentului pentru a ne asigura ca toate costurile pot fi acoperite.

CUM? Cum organizam echipele ? a. alegem echipele necesare in functie de tipul de eveniment b. stabilim intalniri de lucru c. desemnam sarcini pentru fiecare echipa d. elaboram o lista de telefoane si adrese e-mail ale tuturor organizatorilor si o punem la dispozitia acestora Lista echipelor necesare in marea majoritate a evenimentelor, cu responsabilitatile corespunzatoare: 1. Echipa de comunicare si de elaborare a programului  elaboreaza continutul invitatiilor  trimite invitatiile  tine evidenta confirmarilor de participare  contacteaza si mentine legatura cu participantii, lectorii, invitatii Observatorul extern este un pana la inceperea evenimentului ochi critic cu experienta in  aduna informatii despre lectori organizarea de evenimente  strange abstracturile si fisele de inscriere sau cu pregatire in relatii  elaboreaza programul evenimentului publice, chemat sa observe si  trimite programul lectorilor si participantilor sa evalueze evenimentul.  contacteaza observatorul extern daca este nevoie 2. Echipa de mediatizare  gaseste si selecteaza posibilitatile cele mai adecvate de mediatizare a evenimentului (anunturi in reviste de specialitate, web-site etc)  elaboreaza textul publicitar si imaginea evenimentului  face publicitate sponsorilor  pregateste echipamentul si documentele de inregistrare Bugetul Cum stabilim bugetul ?

Estimam costurile pentru serviciile pe care le oferim participantilor (de exemplu, cazare, masa, mape, costul inchirierii salilor etc) 4. Echipa de protocol  organizeaza mesele (alege locul si Cum se pot obtine fonduri? Din: donatii (bani, produse), sponsorizari, venituri extrabugetare, taxa de participare meniul)  gaseste cazare, face rezervari, pregateste (daca este cazul), taxa pentru publicitate, procente din vanzari, bugetul scolii, fondul comitetului de parinti instructiunile de orientare in oras Cheltuielile se fac numai cu facturi si chitante  organizeaza evenimentele de socializare fiscale !

5. Echipa de marcare si primire  realizeaza bannere, ecusoane, simboluri si sageti de orientare in cladire  asigura utilitatea indicatoarelor de orientare (bufet, toaleta, loc de fumat, sali de prezentare sau de intalnire)  pregateste mapele pentru participanti 3. Echipa de gestionare a fondurilor  strange taxa de participare  administreaza si aloca fonduri

Chestionarul de evaluare - set de intrebari scrise la care participantii raspund la sfarsitul evenimentului. In intrebari se solicita participantilor opinii legate de: programul evenimentului, prestatia formatorilor, organizarea, suportul de curs, atmosfera etc. Unele chestionare pot fi complexe, mai ales in cazul in care se doreste continuarea activitatii si 7. Echipa de monitorizare si evaluare  elaboreaza chestionarul de evaluare este nevoie de informatii complexe (de exemplu, care se va distribui participantilor la organizarea unui curs de formare complex, pe mai multe module care necesita o analiza de nevoi de formare). Pentru sfarsiul evenimentului ca un chestionar sa ofere informatii utile organizatorilor, este bine ca acesta sa fie anonim.

6. Echipa tehnica  preia echipamentul de la institutiagazda (cel mai bine, cu proces verbal)  pregateste si verifica echipamentul

N.B. Echipele se intalnesc regulat pentru a comunica, a-si impartasi feedback-ul si a face modificari de ultima ora.

2. CE FACEM IN TIMPUL EVENIMENTULUI ?

Etapa desfasurarii evenimentului este punctul culminant al demersului nostru. Desfasurarea evenimentului va fi cu atat mai reusita cu cat etapa pregatitoare a fost mai atent realizata. Atat pentru organizatori cat si pentru participanti, acest moment este unul de maxima intensitate, care poate transforma eforturile tuturor intr-un success, sau dimpotriva.

CINE?  organizatorii evenimentului, prin echipele cu responsibilitati specifice  participantii / grupul tinta  lectorii  invitatii  observatorul extern CE?  informam participantii si oaspetii cu privire la desfasurarea punctuala a evenimentului, precum si a responsabilatilor ce le revin  prezentam echipele pentru a oferi un sprijin cat mai consistent participantilor  asiguram interactiunea echipelor  asiguram respectarea programului stabilit  organizam sedinte de analiza pentru a ne asigura ca totul decurge conform planificarii sau pentru a adopta cele mai bune solutii in cazul unor schimbari  generam alternative (schimbari in program, daca acest lucru se impune)  distribuim si colectam fisele de evaluare a evenimentului  inregistram evenimentul (foto, audio, video)  comunicam tema, data si locul evenimentului urmator  incheiem evenimentul cu o receptie/ cocktail pentru a facilita consolidarea relatiilor CUM? Echipa de comunicare si de elaborare a programului  revizuieste lista cu datele personale (nume, prenume, adresa, loc de munca, telefon, fax, e-mail) ale participantilor, lectorilor, invitatilor si o pune la dispozitia tuturor celor implicati in eveniment, pentru a facilita comunicarea ulterioara  anunta (verbal in plenul evenimentului sau in scris la avizierul evenimentului) eventualele schimbari in program

Echipa de mediatizare  inregistreaza evenimentul pe suport video, audio, sau prin fotografii, care pot fi expuse intr-un loc special amenanjat, imediat dupa ce au fost facute  expune materialele elaborate in timpul evenimentului  faciliteaza / organizeaza intalniri de presa, interviuri etc.  se ocupa cu relatia cu presa, autoritati si institutii interesate de eveniment Echipa de protocol  rezolva problemele de cazare, masa, transport etc.  asigura buna desfasurare a evenimentelor de socializare  faciliteaza intercunoasterea si schimbul de opinii prin organizarea de receptii/ cocktail-uri in timpul sau la finalul evenimentului  asigura traducerea pentru oaspetii straini si le ofera informatii culturale cu privire la Romania  asigura respectarea programului chiar intervenind (eventual prin semnal) pentru a reaminti paricipantilor ca durata alocata respectivei activitati a luat sfarsit Echipa de marcare si primire  primeste participantii  distribuie mape, ecusoane, material publicitar, certificate de participare, diplome, tichete de masa etc.  sprijina paricipantii pentru a se orienta mai bine la locul desfasurarii evenimentului  la finalul evenimentului inmaneaza certificate/ diplome in cadrul unei ceremonii, la care participa toate persoanele implicate in eveniment si adreseaza multumiri (inclusive echipelor de organizare) Echipa tehnica  asigura buna functionare a echipamentului tehnic (retroproiector, whiteboard, flipchart, ecran, computer, xerox etc.) pe tot parcursul desfasurarii evenimentului  colaboreaza cu lectorii, moderatorii si cu toti cei care au solicitat suport tehnic pentru prezentari  ofera sprijin participantilor in asigurarea fiecarei sali cu un numar suficient de locuri Echipa de monitorizare si evaluare  colecteaza informatii (notite, proces-verbal, produse ale atelierelor) in vederea editarii materialului post-eveniment  asigura comunicarea intre echipe  ia decizii punctuale care se impun si rezolva situatiile de criza Debriefing - o sesiune la finalul  urmareste atingerea obiectivelor evenimentului  pregateste evaluarea evenimentului prin administrarea unor unui atelier de formare, in care participantii sunt invitati sa chestionare reflecteze asupra exeperientelor poarta discutii informale cu participantii avute pe parcursul evenimentului  organizeaza sesiuni de debriefing la finalul evenimentului  foloseste serviciile unui observator specializat pentru evaluarea si sa inteleaga ratiunea pentru care diferitelor aspecte legate de eveniment, care se prezinta si se dezbat divesrsele etape ale atelierului scu toti participantii in plen, sau doar cu organizatorii pentru a se lua au desfasurat in acel mod si nu in altul, sa inteleaga modul de masuri de reglare in vederea eficientizarii evenimentului proiectare a formatorului.

ATENTIE!  Zimbiti, fiti calmi chiar daca nu decurge totul cum ati prevazut!  Fiti disponibili la solicitarile tuturor participantilor, nu numai ale celor ,,importanti”!  Fiti tot timpul printre participanti si ascultati ce doresc acestia sa va spuna!

3. CE FACEM DUPA EVENIMENT ?

Desi desfasurarea evenimentului este punctul culminant al demersului nostru, manifestarea nu se termina odata cu incheierea evenimentului si plecarea participantilor. Pentru organizatori, ea continua cu o serie intreaga de activitati, care au rolul de a finaliza, dar si de a ne ajuta sa evaluam modul in care ne-am atins obiectivele propuse / am raspuns la intrebarea ,,De ce vreau sau este necesar sa organizez acest eveniment? “ CINE?  organizatorii evenimentului, prin echipele cu responsabilitati specifice  firme specializate, in cazul publicarii de materiale, realizarii de pagini web, mediatizarii in exteriorul institutiei etc.  observatorul extern DE CE?  pentru a evalua evenimentul in vederea aprecierii eficientei sale si cresterii calitatii in cazul organizarii unor evenimente similare viitoare  pentru a disemina experienta evenimentului respectiv si a realiza o retea in vederea cresterii gradului de sustenabilitate.

CE?  evaluam evenimentul: feed back-ul de la participanti, autoevaluarea echipei de organizatori, evaluarea prin observatori externi  organizam / indosariem materialele folosite / produse in cadrul evenimentului: agende, suporturi de curs, postere, fotografii, brosuri etc.  proiectam activitati de diseminare a experientei (elaboram materiale: buletine informative, rapoarte, brosuri, rezumate; mediatizam evenimentul in interiorul si in exteriorul institutiei prin: articole de presa, pagina web, expozitii, discutii, rapoarte asupra evenimentului etc.)  realizam reteaua de comunicare (reactualizam baza de date; transmitem scrisori de multumire; trimitem fotografii / alte materiale realizate in timpul evenimentului catre toti participantii; includem participantii pe mailing list si trimitem regulat publicatiile etc.)

CAND?  Cand evaluam evenimentul? Putem incepe evaluarea imediat dupa eveniment sau a doua zi pentru ca impresiile sunt inca proaspete  Cand organizam materialele? In primele zile de la incheierea evenimentului  Cand diseminam experienta? In primele 2 saptamini/ prima luna de la finalul evenimentului  Cand realizam reteaua de comunicare? Imediat dupa incheierea evenimentului si poate continua luni de zile dupa eveniment, in special daca se organizeaza o activitate de continuare a acestuia.

CUM? Echipa de comunicare si de elaborare a programului:  organizeaza materialele. Se recomanda sa se realizeze un biblioraft / portofoliu cu toate materialele legate de eveniment. Acesta poate contine: a. programul, lista participantilor, lectorii, adrese, firme specializate in servicii de organizare b. materiale elaborate in cadrul evenimentului: postere, folii, chestionare etc. c. textul suporturilor de curs / prezentarilor d. fotografii din timpul evenimentului e. fisele de evaluare ale participantilor f. articole din presa ce au marcat evenimentul

 realizeaza reteaua. Luand in considerare faptul ca un eveniment nu trebuie sa fie doar un prilej punctual ci o oportunitate de promovare a unei idei / unui material / unei relatii etc., este nevoie ca institutia organizatoare a evenimentului sa mentina relatiile cu toate persoanele implicate in evenimentul respectiv si sa faciliteze colaborarea dintre persoanele respective. Se poate forma astfel o retea de colaboratori / persoane interesate in domeniu care sa contribuie ulterior la cresterea gradului de sustenabilitate a ideii promovate. In acest sens sugeram urmatoarele activitati: a. Trimiteti multumiri prezentatorilor / lectorilor/invitatilor etc. in scris, prin telefon, verbal b. Transmiteti buletinele informative/rapoartele/ brosurile elaborate in urma evenimentului c. Transmiteti prin posta / e-mail fotografii realizate pe parcursul evenimentului d. Includeti participantii pe mailing list pentru ale trimite pe viitor materiale si publicatii ale institutiei etc.

Echipa de mediatizare  disemineaza experienta si elaboreaza materiale care sa contina / promoveze filozofia, ideile, experienta de succes din cadrul evenimentului. Acestea pot fi: a. buletine informative / ,,news letters” (1- 4 numere) ce contin reflectii ale participantilor, opinii ale lectorilor/ formatorilor, bibliografii utile etc. b. rapoarte asupra evenimetului  mediatizeaza evenimentul: a. in interiorul institutiei organizatoare prin prezentarea rezultatelor evenimentului in cadrul unor intilniri interne, al unor discutii cu colegii /sefii, transmiterea de rezumate/rapoarte catre diferite departamente si conducerea institutiei, afisarea unor fotografii /produse ale evenimentului etc. b. in exteriorul institutiei prin trimiterea de rapoarte/rezumate catre institutii si persoane interesate, publicarea unor articole in presa locala/nationala, prezentarea evenimentului la radio/TV, realizarea unei pagini web sau includerea evenimentului in pagina web a institutiei etc.

Echipa de gestionare a fondurilor  face deconturile cheltuielilor si rapoartele financiare Echipa tehnica  strange echipamentele folosite in cadrul evenimentului  intocmeste si semneaza procesele-verbale de predare-primire a echipamenteleor, salilor etc.

Echipa de monitorizare si evaluare  prelucreaza informatiile obtinute in timpul evenimentului in chestionare si / sau in sesiunea de debriefing a) feedback de la participanti. Datele obtinute din fisele / chestionarele de evaluare se prelucreaza si constituie punct de plecare pentru analiza reusitei evenimentului; respectivele date pot fi utilizate doar de organizatori sau pot fi facute publice. b) evaluarea prin observatori externi. Observatiile facute in timpul derularii evenimentului si care vizeaza eficientizarea acestui tip de veniment public se discuta separat cu organizatorii / conducatorul echipei de organizatori dupa incheierea evenimentului c) autoevaluare a activitatii organizatorilor evenimentului in care:  identificati punctele tari si cele slabe, secventele de succes si disfunctiile aparute pe parcursul desfasurarii evenimentului.  puneti in discutie eficacitatea si eficienta evenimentului prin raportarea rezultatelor la obiectivele propuse si resursele alocate  analizati cooperarea in cadrul echipei / intre echipe  distribuiti echipelor responsabilitati pentru activitatile de dupa eveniment Este bine ca, dupa eveniment, concluziile desprinse din fisele de evaluare si / sau din sedintele cu organizatorii sa fie grupate astfel incat sa raspunda cel putin la urmatoarele intrebari: Ce a mers bine?

Ce a mers rau?

In ce domenii trebuie facute schimbari?

Ce masuri se pot lua?

Atributiile echipelor inainte, in timpul si dupa derularea unui eveniment public ECHIPA DE COMUNICARE SI DE ELABORARE A PROGRAMULUI  elaborează invitaţiile (înaintea evenimentului)  trimite invitaţiile (înaintea evenimentului)  ţine evidenţa confirmărilor de participare (înaintea evenimentului)  adună informaţii despre lectori (înaintea evenimentului)  contactează si menţine legătura cu participanţii, lectorii, invitaţii, etc. (înaintea evenimentului)  gestionează baza de date (înaintea evenimentului)  strânge abstracturile si fişele de înscriere (înaintea evenimentului)  elaborează programul (înaintea evenimentului)  trimite programul lectorilor şi invitaţilor (înaintea evenimentului)  contactează un observator extern (un ‟ochi critic‟ cu experienţă în organizarea de evenimente sau cu pregătire în relaţii publice) chemat să observe şi să evalueze evenimentul (înaintea evenimentului)  revizuieşte lista cu datele personale ale participanţilor, lectorilor, invitaţilor (nume, prenume, adresă, loc de muncă, fax, e-mail) şi o pune la dispoziţia tuturor celor implicaţi în eveniment, pentru a facilita comunicarea ulterioară (în timpul evenimentului)  anunţă eventualele schimbări în program (în timpul evenimentului)  transmite mulţumiri prezentatorilor, lectorilor, invitaţilor, etc. în scris, prin telefon, verbal (după eveniment)  trimite buletinele informative, rapoartele, broşurile elaborate in urma evenimentului (după eveniment)  trimite prin postă sau e-mail fotografiile realizate pe parcursul evenimentului (după eveniment)  include participanţii pe o lista e-mail pentru a le trimite în viitor materiale şi publicaţii ale instituţiei, etc. (după eveniment)

 asigură buna funcţionare a echipamentului tehnic (retroproiector, whiteboard, flipchart, ecran, computer copiator, etc.) pe tot parcursul desfăşurării evenimentului (în timpul evenimentului)  colaborează cu lectorii, moderatorii, şi cu toţi cei care au solicitat suport tehnic pentru prezentări (în timpul evenimentului)  oferă sprijin participanţilor în asigurarea fiecărei săli cu număr suficient de locuri (în timpul evenimentului)  strânge echipamentul (după eveniment)  predă cu proces verbal echipamentul, sălile, etc. (după eveniment)

ECHIPA DE MEDIATIZARE  găseşte, selectează şi foloseşte eficient posibilităţile cele mai adecvate de mediatizare a evenimentului în interiorul şi exteriorul instituţiei (înaintea evenimentului)  elaborează textul publicitar şi imaginea evenimentului – mediatizarea formează participanţilor imaginea despre eveniment (înaintea evenimentului)  pregăteşte echipamentul sau documentele de înregistrare a evenimentului (înaintea evenimentului)  înregistrează evenimentul pe suport video, audio sau prin fotografii, care pot fi expuse într-un loc special amenajat imediat ce au fost făcute (în timpul evenimentului)  se ocupă de relaţia cu presa, autorităţile locale, etc. (în timpul evenimentului)  în cazul unor evenimente cu participare mai largă şi durata de 2-3 zile (conferinţe, simpozioane, etc.) editează materiale informative (buletine, rapoarte, broşuri, pentru a ţine la curent toţi participanţii cu activităţile ce au loc simultan: ateliere, prezentări, expoziţii, etc. (în timpul evenimentului)  facilitează, organizează întâlniri de presă, interviuri, etc (în timpul evenimentului)  se ocupă de relaţia cu presa, autorităţi şi instituţii interesate de eveniment (în timpul evenimentului)  prezintă rezultatele evenimentului în interiorul instituţiei organizatoare, în cadrul unor întâlniri şi discuţii cu colegii şi şefii, prin transmiterea de rezumate sau rapoarte către diferite departamente şi către ECHIPA TEHNICĂ conducerea instituţiei, prin afişarea unor produse ale  preia echipamentul (înaintea evenimentului)  pregăteşte şi verifică echipamentul (înaintea evenimentului, fotografii, etc (după eveniment)  mediatizează evenimentul în exterior prin trimiterea evenimentului) de rapoarte, rezumate către instituţii şi persoane  amenajează săli de întâlnire pentru participanţi, interesate, prin publicarea unor articole în presa locală organizatori şi pentru lectori sau moderatori (înaintea sau naţională, prin includerea evenimentului în pagina evenimentului) web a instituţiei (după eveniment)

ECHIPA DE GESTIONARE A FONDURILOR  strânge taxa de participare (înaintea evenimentului)  administrează şi alocă fonduri (înaintea evenimentului)  realizează deconturile (după eveniment)  elaborează raportul financiar către sponsori (după eveniment)  transmite mulţumiri sponsorilor (după eveniment) ECHIPA DE MARCARE ŞI PRIMIRE  realizează ecusoane, bannere, simboluri şi săgeţi de orientare în clădire: bufet, săli de seminar, etc. (înaintea evenimentului)  pregăteşte mapele pentru participanţi (înaintea evenimentului)  pregăteşte bonurile de masă (înaintea evenimentului)  primeşte participanţii (în timpul evenimentului)  distribuie mape, ecusoane, material publicitar, bonuri de masă, etc. (în timpul evenimentului)  asigură respectarea programului chiar intervenind (eventual prin semnale) pentru a reaminti participanţilor că durata alocată respectivei activităţi s-a sfârşit (în timpul evenimentului)  ajută participanţii să se orienteze (în timpul evenimentului)  înmânează certificate de participare, diplome în cadrul unei ceremonii la care participă toate persoanele implicate în eveniment şi adresează mulţumiri, inclusiv organizatorilor (în timpul evenimentului)

ECHIPA DE PROTOCOL  găseşte spaţii de cazare şi face rezervări (înaintea evenimentului)  organizează servirea mesei, alegând locul şi meniul (înaintea evenimentului)  organizează evenimentele de socializare (înaintea evenimentului)  rezolvă problemele de cazare, masă, transport (în timpul evenimentului)  asigură buna desfăşurare a momentelor de socializare (în timpul evenimentului)  facilitează cunoaşterea şi schimbul de opinii prin organizarea de recepţii, cocktail-uri (în timpul evenimentului)

 asigură traducerea pentru oaspeţii străini şi le oferă informaţii culturale cu privire la România (în timpul evenimentului) ECHIPA DE MONITORIZARE ŞI EVALUARE  elaborează chestionarele pentru evaluare (înaintea evenimentului)  informează participanţii privitor la modul în care membrii acestei echipe pot fi contactaţi în cazuri de urgenţă: la un avizier sau prin prezentarea persoanelor de contact în plen (în timpul evenimentului)  ia decizii punctuale care se impun şi rezolvă situaţiile de criză (în timpul evenimentului)  asigură comunicarea între echipe (în timpul evenimentului)  urmăreşte atingerea obiectivelor evenimentului (în timpul evenimentului)  colectează informaţii (notiţe, procese verbale, produse ale atelierelor) în vederea editării materialului post-eveniment (în timpul evenimentului)  pregăteşte evaluarea evenimentului prin administrarea chestionarelor, care se completează la finalul evenimentului şi în care se fac aprecieri în legătură cu programul, prestaţia lectorilor, organizarea, atmosfera, etc. (în timpul evenimentului)  poartă discuţii informale cu participanţii (în timpul evenimentului)  organizează sesiuni de debriefing la final, în care participanţii să reflecteze asupra experienţelor avute pe parcursul evenimentului privind relaţiile, participarea activă, ideile, conceptele, materialele prezentate, etc. (în timpul evenimentului)  foloseşte serviciile unui observator specializat pentru evaluarea diferitelor aspecte legate de eveniment, care se prezintă şi se dezbat cu toţi participanţii în plen sau doar cu organizatorii, pentru a se lua măsuri în vederea eficientizării evenimentului (în timpul evenimentului)  identifică punctele tari şi slabe, secvenţele de succes şi disfuncţiile apărute (după eveniment)  discută eficacitatea şi eficienţa evenimentului prin raportarea rezultatelor la obiectivele propuse şi resursele alocate (după eveniment)  analizează cooperarea în cadrul echipelor şi între echipe (după eveniment)  prelucrează chestionarele de evaluare administrate participanţilor si concluziile desprinse din discuţiile cu toţi membrii echipelor astfel încât să se poată răspunde la următoarele întrebări: Ce a mers bine? Ce a mers rău?

Unde se impun schimbări? Ce masuri se pot lua? (după eveniment)

Tabelul de mai jos va arata ce echipe sunt implicate in fazele de organizare a unui eveniment public:

Inainte de eveniment

In timpul evenimentului

Dupa eveniment

1. ECHIPA DE COMUNICARE SI DE ELABORARE A PROGRAMULUI







2. ECHIPA TEHNICĂ







3. ECHIPA DE MEDIATIZARE







4. ECHIPA DE GESTIONARE A FONDURILOR 5. ECHIPA DE MARCARE ŞI PRIMIRE 6. ECHIPA DE PROTOCOL 7. ECHIPA DE MONITORIZARE ŞI EVALUARE



















TIPURI DE EVENIMENTE PUBLICE

Cum sa organizam o vizita in scoala O vizita in scoala poate fi facuta de colegi din alte scoli, de autoritati educationale, de persoane din alte tari, de potentiali sponsori, de reprezentanti ai unor asociatii, fundatii, institutii etc. Vizitele pot fi diferite ca durata si ca scop si, daca sunt pregatite si se desfasoara in conditii bune, sunt o ocazie de a face cunoscute practicile valoroase din scoala si a-i creste prestigiul in comunitatea educationala.

Inaintea vizitei  stabiliti cu vizitatorii data, durata, numarul de persoane si scopul vizitei  stabiliti o persoana care sa coordoneze activitatea  anuntati vizita: la afisier, in cancelarie, in graficul de activitati, la panoul info pentru elevi, la secretariat, la administratie, la biblioteca, la elevii de serviciu etc.  scrieti un mesaj scurt de bun venit intr-un loc vizibil la intrarea in scoala  realizati un program al vizitei pe care sa-l oferiti vizitatorilor si sa-l afisati in cancelarie  pregatiti ecusoanele de vizitator  stabiliti persoana care va conduce vizitatorii prin scoala (poate fi si un elev cu bune abilitati de comunicare, implicat in activitatile scolii, eventual presedintele Consiliului elevilor)  stabiliti un traseu pentru vizita. Daca intentionati sa vizitati si clase in timpul orelor, alegeti clase de elevi care au bune abilitati de comunicare, in eventualitatea ca oaspetii doresc sa dialogheze cu elevii si cu profesorul  stabiliti / amenajati o sala pentru primire si pentru discutii  pregatiti materialele promotionale ale scolii (mape, pliante, brosuri, casete video, carti de vizita etc.)  pregatiti cafea / ceai / apa minerala / sucuri de fructe / fursecuri  asigurati-va ca la grupurile sanitare exista sapun, servetele etc.  daca vizitatorii petrec mai multe zile in localitatea respectiva, rezolvati probleme de cazare si masa.

Eventual, pregatiti un program pentru timpul liber: teatru / opera / cina la un restaurant cu un specific deosebit  pregatiti aparatul foto / camera video daca doriti sa ,,imortalizati evenimentul”  daca sunteti directorul scolii, asigurati-va ca directorul adjunct sau un coleg din Consiliul de administratie este gata sa preia si sa rezolve in locul dumneavoastra orice situatii urgente care s-ar putea ivi in timpul vizitei.

In timpul vizitei Primirea oaspetilor:  poate avea loc in cancelaria scolii sau in sala pe care ati pregatit-o special pentru aceasta si poate sa dureze 15 - 20 minute  prezentati gazdele / colegii dumneavoastra  prezentati programul vizitei  oferiti vizitatorilor o cafea / un ceai  dati ocazia vizitatorilor sa schimbe cateva cuvinte cu colegii dvs.

Turul scolii  e bine sa-l realizati dupa un traseu prestabilit in care sa includeti aspectele relevante / de succes ale activitatii scolii.  includeti in tur sali de clasa, biblioteca, sala de resurse/computere, sala de sport, cabinetul de consiliere, sala parintilor etc.  in timp ce parcurgeti traseul, oferiti vizitatorilor date relevante despre scoala, aspecte deosebite care sa le capteze atentia legate de misiunea si politicile scolii, elevi, parinti etc. raportinau-va la fotografii si materiale afisate pe holuri / clase  asigurati-va ca durata turului sa nu depaseasca o ora

Asistenta la ore de curs / lectii  daca grupul de vizitatori este mare, se poate asista la mai multe lectii simultan, in functie de interese  dati vizitatorilor o schita a planului de lectie care sa cuprinda: tema, obiectivele/competentele vizate, desfasuratorul pe scurt al lectiei  la finalul lectiei, facilitati un scurt dialog intre elevi si vizitatori  la iesire, pe o coala de flipchart asezata pe usa clasei, vizitatorii pot scrie o impresie / un mesaj / un scurt comentariu despre lectie Intalniri cu cadre didactice  se pot organiza in diferite spatii ale scolii, in functie de marimea grupului de vizitatori  pentru grupuri mai mari, intilnirile se pot organiza pe domenii de interes: activitate educativa, relatia cu parintii, consiliul elevilor etc.  este important sa se aseze mobilierul in asa fel incit sa se creeze posibilitatea dialogului (de exemplu, scaunele asezate in semicerc, asezare in jurul unei mese rotunde etc.)  pentru adunarea ideilor / intrebarilor folositi un flipchart  provocati si promovati o discutie sincera care sa fie un prilej de impartasire de experiente  pentru prezentari, folositi retroproiector, casete video etc.

Intalniri cu elevii  astfel de intalniri sint in mod deosebit apreciate de vizitatori deoarece ele pot fi relevante pentru curriculumul ascuns al scolii si atmosfera generala din scoala  facilitati o discutie libera, in care vizitatorii pot adresa intrebari legate de aspecte care ii intereseaza  la intalnire invitati elevi cu activitati de succes in diferite domenii, implicati activ in viata scolii (nu neaparat cu notele cele mai mari!): reprezentanti ai Consiliului elevilor, redactori ai revistei scolii, organizatori de serbari, membrii clubului de teatru, initiatorii unor campanii de ajutor social etc.  e bine ca elevii invitati la astfel de intalniri sa aiba foarte bune abilitati de comunicare si relationare, un nivel al stimei de sine ridicat, sa aiba sentimentul apartenentei la comunitatea educationala a scolii.  rugati vizitatorii sa scrie cateva impresii despre vizita in Cartea vizitatorilor. In cazul unor vizite de o zi ce au cuprins activitati variate, le puteti cere vizitatorilor sa scrie la finalul zilei un scurt eseu de cinci minute intitulat” O zi la Scoala X”  oferiti vizitatorilor mape de prezentare / pliante / brosuri / buletine informative / alte materiale promotionale ale scolii  oferiti carti de vizita cu numele directorului, adresa scolii , telefonul / faxul / adresa de e-mail  daca doriti extinderea colaborarii, rugati vizitatorii sa va lase nume, adrese si telefoane de contact

ATENTIE!  Nu faceti din eveniment prilej de teama pentru elevi, de stres pentru profesori si personalul administrativ. Vizita trebuie sa decurga in spatiul si ritmul firesc al scolii  Evitati festivismele si regizarile care nu se mai poarta si pot compromite un astfel de eveniment.

Niciodata, in nici o situatie, nu pregatiti dinainte elevii in legatura cu ce sa spuna, cine sa spuna, ce sa nu spuna etc.  In prezentarea scolii sau a unui aspect din activitatea scolii nu cititi un material redactat dinaninte: este artificial, monoton si poate transmite mesajul ca dumneavoastra nu cunoasteti prea bine ceea ce prezentati.  Nu vorbiti despre un anume aspect foarte mult si fara a folosi un suport vizual (de exemplu, arati spre o fotografie si relatati ceva legat de scoala)  In timpul prezentarii, afisati o atitudine prietenoasa, zimbiti, aveti umor in relatare si raspundeti la eventualele intrebari  Daca experienta scolii dumneavoastra este mai bogata decit cea a vizitatorilor, nu va laudati prea tare.Nu e politicos nici sa va autocompatimiti si sa va plingeti de lipsurile si problemele pe care le aveti  Daca intrati in clase in timpul orelor, cereti permisiunea profesorului care are ora sa intrerupeti si prezentati oaspetii, pe profesorul respectiv si clasa in care va aflati. Stati doar cateva minute pentru a nu deranja. In general, prezentati-i cu nume si functie pe toti colaboratorii dvs. cu care vizitatorii iau contact.

(Dvs. nu sunteti singura persoana importanta din scoala!)  Comportati-va ca o gazda amabila si aratati disponibilitate pentru a rezolva problemele vizitatorilor

Dupa vizita  organizati cu cadrele didactice implicate o scurta intrunire pentru a citi impresiile vizitatorilor, a identifica punctele tari si punctele slabe ale vizitei  indosariati toate materialele legate de vizita imediat dupa ce vizita s-a incheiat. Nu amanati pentru ca nu veti mai gasi timpul necesar.  daca vizita este una foarte importanta prin pozitia / renumele vizitatorilor, mediatizati evenimentul in presa locala  mentionati vizita in Raportul de activitate semestrial  informati colegii / personalul administrativ despre impresiile vizitatorilor si laudati modul in care siau indeplinit responsabilitatile

EXEMPLU PROGRAM AL UNEI VIZITE IN SCOALA

Programul vizitei

9:00 – 9:15 –primirea oaspetilor (cancelarie) 9:15 – 9:30 – participare la intalnirea de dimineata cu elevii 9:30 – 10:30 – turul scolii Data: vineri, 3 martie, 2002 Vizitatori: 20 de invatatori 10:30 – 11:00 – cafea/ceai 11:00 – 12:00 – asistente la ore, clase primare: de la scoala Y  Lectie limba romana (Metode pentru dezvolatrea gandirii critice), Durata: 9:00 – 13:00 cls.3C - grupul 1, Inv. M. Popescu Coordonator : Inv. Elena  Lectie educatie civica (Dezvoltarea spiritului comunitar), cls.4B – Ionita grupul 2, Inv. G. Vasilescu 12: 00- 12:30 – intalnire cu cadre didactice ale scolii (biblioteca) 12:30 –13:00 – intalnire cu reprezentanti ai elevilor (sala de engleza) 13:00 - plecare

Cum sa facem o prezentare A vorbi in public nu este neaparat o chestiune de talent oratoric, ci mai degraba rezultatul unei pregatiri prealabile foarte bune. O prezentare poate fi facuta in cadrul unui atelier (workshop), al unei conferinte, al unei vizite in scoala, al unei sedinte cu colegii si in multe alte situatii.

Inainte de prezentare:  obtineti cateva informatii despre publicul caruia urmeaza sa va adresati (educatie, asteptari, atitudine fata de tema prezentarii etc.)  structurati prezentarea in 3 parti (introducere, cuprins, concluzie) si pregatiti-va pentru fiecare cu multa atentie. Incercati sa anticipati intrebarile care vi s-ar putea pune, in special intrebarile „incomode”  pregatiti foliile / alte materiale pe care le veti utiliza in prezentare  pregatiti echipamentele necesare: flipchart, retroproiector etc.

 aranjati scaunele in sala unde are loc prezentarea in forma de „U” pentru a interactiona eficient cu grupul  pregatiti materiale scrise ce urmeaza a fi distribuite si aranjati-le pe o masa exact in ordinea in care le veti distribui In timpul prezentarii: In introducere:  captati atentia folosind un citat / proverb, relatand o intamplare, facind o declaratie surpriza, adresand o intrebare publicului, spunand o gluma etc.

In cuprins:  prezentati teza si argumentele care o sustin  dati exemple personale  folositi analogii, enumerari, comparatia si contrastul In incheiere:  formulati rezumatul ideilor / concluzii ale temei prezentate  solicitati intrebari  terminati intr-o nota puternica, in mod memorabil Dupa prezentare:  petreceti citeva minute cu persoane din grupul pentru care ati vorbit si aratati-va disponibilitatea pentru discutii legate de tema si viitoare colaborari / intalniri  faceti schimb de carti de vizita

ATENTIE!  Respectati-va publicul: ei au ales sa vina la prezentarea dvs. si, mai ales, toti avem de invatat de la altii, indiferent de virsta sau pregatire.

Respectul se arata prin punctualitate dvs. si prin profesionalismul cu care ati pregatit cele mai mici amanunte ale prezentarii dvs.  Purtati o vestimentatie in acord cu publicul: unei persoane care se adreseaza unui public mai in virsta decit ea i se recomanada o tinuta formala, eleganta, lipsita de accesorii care atrag atentia.Dimpotriva, unui prezentator mai in virsta decit auditoriul i se recomanada o tinuta formala, cu cateva elemente de modernitate care sa asigure o apropiere intre vorbitor si auditoriu.  Asigurati-va ca discursul dvs. este interactiv, motivati si implicati publicul in prezentare si acordati-i posibilitatea sa puna intrebari. Incercati sa implicati publicul cu o intrebare incitanta in primele 5 minute ale prezentarii.  Fiti deschis, sincer si motivat si creati o atmosfera relaxanta si relaxata. Din cind in cind, in timpul prezentarii puteti sa va asezati pe un scaun ( de exemplu, atunci cind vorbiti cu suport pe retroproiector) sau sa va sprijiniti de o masa: transmiteti astfel mesajul ca situatia este una de lucru, nu de spectacol.  Vorbiti clar si tare si folositi-va vocea pentru a da dinamism, pentru a nuanta prezentarea. Daca vorbiti intr-o sala mare, cereti un microfon.  Faceti glume care au legatura cu subiectul (amuza in context) sau cu dvs. personal. Evitati

glumele care ar putea, fie si pe departe, sa jigneasca pe cineva din public.  Mentineti contactul vizual cu asistenta, cu toti participantii /cu cit mai multi participanti.  Nu depasiti timpul alocat si proiectati-va prezentarea astfel incit sa fie timp pentru intrebari din partea publicului.  Acceptati orice intrebare care vi se pune, oricat ar fi de incomoda, si aratati-va aprecierea pentru calitatea intrebarii multumind pentru intrebare sau spunind cat de interesanta sau portivita este. Oricum, va veti formula raspunsul asa cum doriti dvs.  Folositi un suport vizual pentru a sustine prezentarea verbala  Daca folositi folii de retroproiector, aveti in vedere ca ele sa contina doar probleme cheie ale prezentarii verbale si sa fie scrise cu caractere mari.

In nici un caz nu copiati pe folie texte compacte scrise cu caractere mici..  Nu cititi textul de pe folii stind cu spatele la auditoriu  Pe foile de flipchart scrieti mare si nu stati cu spatele la auditoriu cind scrieti/desenati  Fiti calm si nu intrati in panica in momentele de criza. Verificati chiar inainte de prezentare (nu cu o zi inainte!) aparatura pe care o veti folosi.

Orice s-ar intampla, tineti minte ca publicul este format din oameni ca si dvs. si ca, cu o gluma, puteti iesi din orice impas.  Repetati prezentarea inainte de eveniment ca sa va asigurati de coerenta ei si de succesiunea logica a argumentelor. Cronometrati-va sa vedeti daca va veti incadra in timp. Calculati 5 minute in plus pentru situatiile neprevazute.

Cum sa organizam un atelier Prin atelier se intelege o activitate in cadrul careia participantii si formatorii lucreaza impreuna folosind metode participative in vederea transmiterii unor cunostinte, formarii unor abilitati si atitudini in legatura cu o tema / domeniu de interes.

Inainte de atelier:  estimati perioada de timp necesara pregatirii atelierului  distribuiti responsabilitatile in cadrul echipelor de organizare si estimati riscurile  stabiliti obiectivele si rezultatele asteptate ale atelierului  realizati o analiza pentru a determina profilul grupului de participanti (ocupatii, varsta, interese pentru formare, nivel de pregatire, nevoi de invatare etc.)  stabiliti numarul optim de participanti, maxim 25.  stabiliti data optima de desfasurare in functie de programul si disponibilittaile partcipantilor  stabiliti durata atelierului – de obicei nu trebuie sa dureze mai mult de 3-4 zile deoarece metodele participative sunt epuizante  stabiliti locul de desfasurare  contactati si selectati formatorii in functie: de fondurile disponibile, nevoile de formare, durata atelierului etc.  asigurati fondurile necesare pentru: transport, cazare, masa, materiale consumabile (planse de flipchart, folii de retroproiector, markere, hartie pentru fotocopiat etc.), plata formatorilor, chiria salilor, pauze intre sesiuni (cafea, ceai, zahar, lapte, apa minerala, biscuiti)  comunicati din timp cu participantii: trimiteti formulare de inscriere / invitatii, programul si eventual alte materiale de parcurs in avans  comunicati din timp cu formatorii si facilitati colaborarea dintre ei pentru proiectarea sesiunilor de formare  completati programul cursului cu activitati de socializare si divertisment  pregatiri lista de contacte (numele participantilor, profesia,/ functia, adresa, numar de telefon, adresa de e-mail) pentru a facilita schimbul de experienta si informatii si dupa terminarea atelierului  asigurati cazarea participantilor si a formatorilor  pregatiti sala / salile de curs avand in vedere: posibilitatea de a aranja mobilierul in diferite moduri, lumina, echipamentele necesare, materialele utilizate in timpul activitatilor de formare In timpul atelierului  monitorizati activitatile pentru a asigura: respectarea timpului, atmosfera de lucru, atingerea obiectivelor, rezolvarea situatiilor dificile etc.  rzolvati problemele aparute  afisati in sala produsele/lucrarile participantilor Dupa atelier  evaluati activitatea prin fise de evaluare, discutii, chestionare etc  elaborati un buletin informativ  organizati un alt eveniment care sa detalieze aspecte de interes abordate in cadrul atelierului

ATENTIE! Daca sunteti formator:  nu considerati activitatile in grupuri ca un moment in care va puteti relaxa: nu iesiti din sala, nu va luati pauza de cafea / de fumat. In timpul activitatilor in grupuri faceti monitorizarea activitatii, dupa care puteti pregati aparatura / plansele de flipchart etc. pentru etapa urmatoare a atelierului. In orice caz, transmiteti formabililor, prin ceea ce faceti, mesajul ca ceea ce ei lucreaza este important si pentru dumneavoastra.  unii formabili ar putea sa nu fie obisnuiti cu metodele interactive. Aveti rabdare si repartizati-i in grupuri cu alti formabili (despre a care stiti ca au mai participat la ateliere de lucru sau, daca nu-i cunoasteti, care se arata motivati ). In orice caz, nu-i lasati sa formeze un grup al lor!  atunci cand alocati timpul pentru activitati in grupuri, comunicati un timp mai scurt decat ar fi necesar: formabilii se vor mobiliza si vor lucra cu entuziasm. Solicitati raportarea din partea grupurilor doar atunci cand observati ca majoritatea grupurilor au rezolvat sarcina de lucru (chiar daca s-a depasit timpul anuntat initial).  incepeti sesiunile de dupa amiaza cu un exercitiu de incalzire. Oricum, prima sesiune de dupaamiaza, cand se atinge punctul maxim de oboseala, trebuie sa fie mai usoara.  cititi si sugestiile din „Cum sa facem o prezentare”

SCHOOL FESTIVALS School festivals are activities organized in the school that are meant to celebrate an important event, be it a holiday (Halloween, Christmas) or an important date for the school (School Day). The aim of school festivals is also to make students aware of the importance of the event.

Before the event  decide which type of event(s) would be the most appropriate for the occasion: performance in the auditorium, workshop, contest, game etc  analyse the interests of the students/ teachers / other guests  choose a motto/ name for the show  decide on the content of the event: what kind of performance, workshop, contest, game, function of the number of participants and the resources  advertise the event and sending the invitations to guests outside the school  assign teams (of students under the coordination of a teacher)  establish the cost of tickets for the guests/ parents  advertise what the money will be used for  involve students, teachers, guests, parents  organise meetings for the organisers to get to know each other  the teams / organisers should give regular and frequent feedback to the coordinating teachers so that any malfunctions can be solved in due time

During the event  welcome and guiding the guests around the school  make sure that the guests know, and can efficiently use the signs and arrows posted around the school  observe the time of performance and making sure that there aren‟t any unexpected interruptions  record the event  the welcoming team makes decisions about unexpected situations that may take place during the festival and ensures the proper on going with the slightest possible disturbing of the event. The welcoming team also hands out the leaflets of the festival, informs the guests about any changes and supervises the observance of the set times  the advertising team ensures the recording of the event and its publicizing  the technical team supervises the equipment and props and provides the interpretation for the foreign guests After the event Assessment  the school festival is quite easy to be assessed by asking students‟/ parents‟ opinions about it at the end. However, a more formal assessment with suggestions and recommendations can be done during the „dirigentie‟ classes (for the students) and during parents‟ meetings (for the parents).  the organising team should meet again after the festival and after the feedback has been collected to prepare notes and suggestions of what should/shouldn‟t be done in future festivals and to discuss their own assessment of the event.

Other post event activities  the organisers should thank the most important guests that took part in the festival by telephone, email or a short letter.  the web-site of the school can be updated with some snapshots of the event.

TIPS  we should take into consideration a time that is convenient for the guests and the parents. The festival could be organised late in the afternoon if there is no other event following it, or early in the afternoon if the festival is followed by a dance  the proper sound equipment should be provided  it is particularly important that the coordinating teachers should set the tasks as clearly as possible and to make sure that the students know what they have to do. Students tend to get overexcited in organising events  it is also critical to give the students a feeling of being equally important and useful in organizing the event so as not to create conflicts that might hinder communication between organizers and might shake the students‟ self confidence.  coordinating teachers should take into consideration the various skills/talents that students have and assign the tasks to those fit to accomplish them  the students who are involved in the on going of the festival should be advised to have a neat appearance and to wear a distinctive sign of the school (school badge), or, if not, an organiser badge.

Their appearance should not be too formal because it might make them feel uncomfortable.  the students presenting the festival should be spontaneous and lively, with a voice that is likely to keep the audience entertained.  given the high number of students that will form the audience, the presenters should make their speech short, and even interactive, where possible.

EXEMPLU Serbarea de Craciun Participanţi: cadre didactice, elevi, părinţi Criterii de selecţie a echipei de organizare a evenimentului: experienţa anterioara, abilitatile necesare, disponibilitatea, membri ai Consiliului reprezentativ al părinţilor Scenariul si desfasurarea serbării  s-a stabilit si anunţat data  s-a lansat in rândul elevilor bursa de idei pentru scenariul serbării  a avut loc o întâlnire cu elevii si directoarele, s-au prezentat si analizat variantele si s-a selectat o varianta de scenariu: acasă la Moş Crăciun; Moşul nu e acasă, spiriduşii isi fac de cap, desfac cadourile din camera Moşului, fiecare cadou este de fapt un număr de serbare.

Ornarea sălii (profesori, personal administrativ, elevi)  s-a stabilit idea decorului – camera Moşului plina de cadouri (şemineu, brad, cutii mari de cadouri, un fotoliu etc.)  s-a stabilit necesarul de materiale (baloane, lumânări, rafie, globuri, hârtie de împachetat, cutii etc.)  s-a făcut o lista cu cine ajuta la ornat si in ce zile si la ce ore Pregătirea pachetelor (părinţii si personalul administrativ)  lista cu posibilii sponsori  estimarea costurilor – 20 milioane pentru 600 de copii  contactarea sponsorilor  strângerea fondurilor in contul comitetului de părinţi  cumpărarea si pregătirea pachetelor  aranjarea in saci pentru fiecare clasa Organizarea:  stabilirea locurilor in sala pentru elevi, părinţi, diriginţi, invitaţi  s-a procurat bradul de Crăciun  s-a stabilit cine e Moşul  s-a făcut rost de staţie  s-au făcut repetiţii  s-a pregătit camera video si s-au cumpărat casete  s-a invitat presa locala Activitati in timpul serbării  s-a asigurat liniştea in sala  s-au prezentat numerele din serbare Activitati după serbare  petrecere si cadouri pentru profesori si personalul administrativ  recompense pentru prezentatori (bani, evidenţiere in fata colegilor)  mulţumiri adresate parintilor – verbal  vizionarea casetei video  poze pe panourile din scoală  indosarierea materialelor legate de serbare (scenariul, lista de sponsori, articolele din presa locala etc.)  discuţie cu profesorii: ce a mers (ornarea sălii excelenta, idea scenariului, elevii care au prezentat etc.), ce n-a mers (staţia, prea multa lume etc.)  discuţie cu elevii si întâlnirile la clasa

EXEMPLU Seara limbii engleze Participanţi: 10 elevi din clasa X intensiv engleza Atelier: prezentarea etapelor si stabilirea activitatilor pe etape Înainte de eveniment:  stabilirea datei, orei, sălii  realizarea afişelor de anunţ si plasarea lor in spaţiul scolii  realizarea programului prin consultarea elevilor de la clasele de engleza  stabilirea ordinii in program si a unui scenariu de prezentare  pregătirea costumelor  pregătirea sălii de clasa  pregătirea aparaturii necesare: casetofon, aparate foto, camera video In timpul evenimentului:  prezentarea numerelor din program După eveniment:  discuţie de analiza: puncte bune (colaborarea, costumele, creativitate in rezolvarea problemelor apărute in timpul desfasurarii), puncte slabe (managementul timpului deficitar – nu au mai avut timp sa orneze sala, greşeli de scriere in program si afişe)  evidenţierea elevilor in cadrul întâlnirii saptamanale  vizionarea casete  indosarierea materialelor

EXEMPLU Prezentarea de proiecte Lucrând în şcoală, adesea participăm, organizăm sau ni se cere ajutorul pentru organizarea unor întâlniri (activităţi) ale elevilor. Aceste întâlniri pot fi evenimente sociale, întâlniri de lucru, întreceri sau competiţii, etc.

In cele ce urmează ne vom referi la un eveniment special, aflat deja la a treia sa ediţie. Este un simpozion şcolar in limba engleza numit ,,Prezentare de Proiecte”. A debutat prin a fi organizat de o şcoala care a lansat invitaţii. Nu au răspuns foarte multe şcoli, dar entuziasmul participanţilor, profesori şi elevi, a fost atât de mare, încât de la nivel de instituţie a devenit eveniment judeţean.

De ce ? Pentru că răspunde dorinţei elevilor de gimnaziu de a se întâlni şi a-şi îmbogăţi experienţa în elaborarea şi prezentarea proiectelor. Deci, unul din obiectivele noastre ca organizatori este acela de a le oferi elevilor cadrul necesar pentru a-şi exprima / prezenta ideile într-un context socio-profesional mai larg decât cel al clasei sau al şcolii, de a-şi dezvolta deprinderile de comunicare şi prezentare, de a-i pune în legătură şi de a realiza un schimb de experienţă util atât pentru ei cât şi pentru profesori. Un alt obiectiv pe care îl avem în vedere este acela al popularizării proiectului ca modalitate de evaluare.

Având raspunsul la întrebarea de ce, trebuie să găsim cele mai eficiente modalităţi de organizare şi desfăşurare a evenimentului (prezentarea proiectelor). Aşa cum menţionam mai sus, grupul nostru ţintă este format din elevii de gimnaziu dar şi din profesorii lor de limba engleză, interesaţi de a se afla în dialog cu ceilalţi colegi (profesori şi elevi) din alte şcoli.

Numărul de participanţi a crescut treptat, ajungând în acest an la 34 de echipaje reprezentând 25 de şcoli (aproximativ 140 de elevi). Echipa de organizare a simpozionului a planificat fiecare moment al derulării evenimentului cu multă atenţie şi rigurozitate.

La prima întâlnire cu profesorii de limba engleză, la începutul anului şcolar, aceştia au fost informaţi asupra perioadei de desfăşurare a simpozionului; au fost de asemenea anunţaţi că va urma o scrisoare cu detalii de organizare şi desfăşurare şi cu modalitatea de înscriere (model 1). Odată scrisoarea trimisă in şcoli (cerinţe, activitatea elevilor, aria tematica, criteriile de evaluare, numărul de participanţi/şcoală, dată, termen de înscriere, etc.) am început organizarea propriu-zisă:  am stabilit echipa de organizare şi atribuţiile fiecărei persoane din echipă;  am ales ca loc de desfăşurare o şcoală cu o sală mare, polivalentă, dotată corespunzător, care să permită aranjarea spaţiului in mod cât mai eficient pentru a fluidiza comunicarea între participanţi;  am început să adunăm fonduri de la sponsori (model 2) care îşi arătaseră disponibilitatea de a contribui la eveniment (premii, hârtie pentru diplome, etc); una din preocupările noastre a fost aceea de a oferi fiecărui elev participant câte un mic premiu, deoarece nu ne-am dorit să facem din acest eveniment o competiţie;  am stabilit resursele materiale necesare derulării simpozionului – casetofon, microfon, hârtie, protocol pentru profesori, elevi şi invitaţii lor;  dat fiind că resursele financiare disponibile nu acopereau nevoile noastre, am solicitat şcolilor participante să contribuie la protocol cu produse (sucuri şi fursecuri), în funcţie de numărul de elevi participaţi;  după primirea cererilor de înscriere (ştiind acum ce număr de participanţi – elevi şi profesori – avem) am stabilit toate detaliile organizatorice şi le-am trimis şcolilor participante o alta scrisoare (model 3 având un număr foarte mare de scoli implicate în eveniment, am stabilit un orar al derulării simpozionului, unele şcoli fiind programate dimineaţa, celelalte dupa-amiaza (în primul rând cele din afara oraşului); elevii programaţi dimineaţa pleacă acasă la prânz urmând să revină la încheierea activităţii pentru festivitatea de încheiere);  am vizitat şcoala gazdă pentru a verifica spaţiul şi amenajarea sa;  am solicitat un profesor de limba engleză neimplicat în eveniment să asiste în calitate de observator;  am selectionat juriul – format din profesori din şcoli care nu aveau elevi înscrişi;  împreună cu juriul am discutat criteriile de evaluare a proiectelor, am alocat punctajul şi am elaborat fişa de evaluare (model 4);  am elaborat diplomele şi fişele de evaluare a evenimentului (simpozionului) pentru elevii şi pentru profesorii participanţi (model 5);  presa locală a fost invitată să participe la eveniment.

Simpozionul nostru este programat întotdeauna în penultimul weekend înaintea vacanţei de iarnă, când apropierea sărbătorilor contribuie la crearea atmosferei corespunzătoare şi sponsorii sunt mai dispuşi să ofere cadouri copiilor. Echipa de profesori organizatori s-a întâlnit, nu după un program dinainte stabilit, ci atunci când a fost nevoie. Şi iată că a venit şi ziua cea mare. Elevii, profesorii şi eventualii lor invitaţi (părinti, bunici, alti profesori) au fost primiţi de gazde şi conduşi în sală. Amfitrionul evenimentului a explicat tuturor programul zilei, modalitatea de derulare a activităţilor, criteriile de evaluare a prezentarilor; a fost prezentat juriul. Ordinea de prezentare a fost trasă la sorţi de catre echipaje si am început. Fiecare elev a primit câte un material pentru studiul limbii engleze (hartă a Marii Britanii, Statelor Unite, etc) atunci când echipajul şi-a terminat prezentarea. La încheierea programului de dimineaţă elevilor şi profesorilor li s-au dat fişele de evaluare a evenimentului şi au fost rugaţi să le completeze.

La prânz am făcut cu toţii o pauza de o oră, pauză în care juriul şi organizatorii au luat o gustare. Elevii programaţi dimineaţa au plecat acasă şi au sosit echipajele pentru după amiază. Am început activitatea urmând aceaşi paşi ca şi dimineaţa. La sfărşitul zilei ne-am adunat cu toţii şi am încheiat în mod festiv manifestarea. Este foarte important de menţionat că toate lucrările simpozionului s-au desfaşurat în limba engleză, nu doar prezentarea proiectelor.

Pentru noi ca organizatori treaba nu s-a incheiat însă. În săptamâna următoare ne-am adunat să analizăm fişele de evaluare a modului de organizare şi derulare a simpozionului, remarcile observatorului, observaţiile noastre în calitate de organizatori. Am făcut o planificare cadru a simpozionului pentru anul şcolar viitor. La prima intălnire cu profesorii de engleză simpozionul a fost mediatizat. Şcolii organizatoare i s-a multumit in mod oficial.

ATENTIE!  abordaţi toate problemele cu calm, păstraţi-vă optimismul, zămbiţi generănd astfel un climat de încredere şi confort pentru toţi cei implicaţi  dacă la eveniment participă şi părinţi, etc. invitaţi-i să petreaca pauzele împreună cu ceilalţi adulţi (profesori, organizatori, etc.)  nu respingenţi înscrierea nici unei şcoli, indiferent de performanţele anterioare  nu vă lamentaţi cât de obosit sunteţi, sau cât de greu v-a fost să organizaţi evenimentul  nu plecaţi inaintea plecării tuturor participanţilor

Model 1 – scrisoare de anuntare a simpozionului

Model 2 – scrisoare catre posilili sponsori

ANTET

ANTET

PREZENTARE DE PROIECTE

Către …………………………………………………..

Simpozionul de prezentare de proiecte pentru elevii de gimnaziu, devenit de acum tradiţional, se va desfâşura in acest an şcolar astfel:  în ziua desfăşurării simpozionului, elevii vor primi o temă accesibilă nivelului lor de vârstă, conform continutului tematic al programei şcolare  elevii din şcoala dumneavoastră vor forma o „echipă de reporteri care va trebui să realizeze pe baza temei primite o emisiune ce urmează a fi transmisă pe un post de televiziune‟ (vor avea timp de lucru)  scopul emisiunii va fi transmiterea informaţiei / conţinutului abordat într-un mod cât mai atractiv si credibil, cu impact asupra publicului  modul de realizare a emisiunii rămâne la latitudinea elevilor (reportaj, talk-show, interviu, etc.)  timp de prezentare – 10 minute  criteriile de evaluare: prezentarea (deprinderi), limbajul, originalitatea abordării, adecvarea la temă, încadradrea în timpul de prezentare  produsul final va fi „emisiunea‟.

Condiţii de participare:  maxim 2 echipaje din fiecare şcoală (1 echipaj de elevi din clasele V – VI şi un echipaj de elevi din clasele VII- VIII)  maxim 4 elevi în fiecare echipaj  termen limită de înscriere ……………….., la ………………….. (nu se primesc înscrieri ulterioare aceastei date)  fişa de înscriere va cuprinde: numele şi prenumele elevilor, clasa, profesorul clasei.

Simpozionul va avea loc în data de ……………..

Participanţii vor fi anunţaţi asupra tuturor detaliilor de organizare.

…………………………… organizează în data de ……………, simpozionul şcolar pentru elevi de gimnaziu „PREZENTARE de PROIECTE‟.

La etapa finală participă …… echipaje, formate din câte 4 elevi fiecare, reprezenând ……... scoli.

Sprijinul oferit de dumneavoastră la ediţia precedentă a stimulat interesul şi participarea elevilor la acest simpozion.

Vă rugăm să ne sprijiniţi şi în acest an şcolar, pentru a oferi elevilor premii simbolice, constând în cărţi, materiale promoţionale, sau alte materiale pe care le consideraţi potrivite şi ni le puteţi oferi.

Mulţumim pentru promptitudinea cu care aţi răspuns întotdeauna solocitărilor noastre.

Organizator …………….

Semnătura ………………

Model 3 – scrisoare catre şcolile participante (detalii organizatorice) ANTET Către Scoala …………………………… În atenţia profesorilor ……………………..

Simpozionul şcolar ‘PREZENTARE DE PROIECTE’         

Detalii organizatorice data - ………………….. locul - ………………….. fiecare echipaj va trage la sorti un bilet cu tema pa care o urmează să o prezinte timp de pregătire a prezentării – 2 ore profesorilor li se va permite să coordoneze pregătirea prezentării fiecare echipaj va trage la sorţi ordinea prezentării timp de prezentare – 10 minute festivitatea de premiere va avea loc la orele …….. juriul va fi format din profesori din şcoli care nu au echipaje în concurs Repartizarea şcolilor pentru prezentare:  orele 8.00 – 13.00 Şcolile ……., ……., ….., ……., …………..  orele 13.00 – 18.00 Şcolile ……., …….., ……, …….., ………..

Model 4 – grila de evaluare a proiectelor: Şcoala / Clasa / Tema / Abilităţi de prezentare (10 p) / Corecti-tudinea si fluenţa prezen-tării (10 p) / Originalitatea prezen-tării (10 p) / Adecvare la temă (10 p) / Timp de prezentare (10 p) / Total puncte (50 p)

Model 5 – fişa de evaluare a evenimentului PENTRU PROFESORI

PENTRU ELEVI

I. Vă rugăm să apreciaţi pe o scară de la 1 la 4 urmatoarele aspecte ale evenimentului (1 – nesatisfăcător; 2 – satisfăcător; 3 – bine; 4 – foarte bine)

I. Vă rugăm să apreciaţi pe o scară de la 1 la 4 urmatoarele aspecte ale evenimentului (1 – nesatisfăcător; 2 – satisfăcător; 3 – bine; 4 – foarte bine)

Anunţarea a simpozionului ……………..

Comunicarea între organizatori si şcolile participante …………

Diversitatea tematicii ……………..

Adecvarea tematicii propuse pentru prezentări (adecvare la vărsta elevilor) .................

Locul de desfăşurare …………

Programul zilei ………….

Prestaţia juriului ……………

Atmosfera din timpul prezentărilor ……………

Timpul de pregătire a prezentarilor …………….

Prestatia elevilor …………..

II. Vă rugăm să răspundeţi la următoarele întrebări: Ce credeţi că ar trebui schimbat la ediţia următoare? .........

Dacă mai aveţi ceva de adăugat ……………………………

Tematica propusă pentru prezentări …………….

Locul de desfăşurare …………

Programul zilei ………….

Atmosfera din timpul prezentărilor ……………

Timpul de pregătire a prezentarilor …………….

Obiectivitatea juriului ………………

Timpul alocat prezentării …………..

II. Vă rugăm să răspundeţi la următoarele întrebări: Ce v-a plăcut cel mai mult?...........................

Ce nu v-a plăcut?................................

Ce aţi vrea să se schimbe la ediţia următoare?.........................

EXEMPLU Ziua portilor deschise PROGRAM Cuvânt de deschidere  Directorul scolii  Critic literar  Scriitor  Profesor „Eminescu” – spectacol oferit de trupa de teatru a scolii

11:00 – 12:30 sala de festivitati

12:30 – 13:30 sala de festivitati 13:30 – 14:00 scuarul din fata scolii

Moment omagial la statuia poetului

14:00 – 14:30 sala de festivitati

Recital de poezie

14:30 – 15:30 cancelarie

Pauza

15:30 – 16:30 ateliere pe secţiuni conduse de cadre didactice 16:30 – 17:00 cancelarie 17:00 – 19:00 sala de festivitati

Sala 1 – „Oglinda lacului – apa răzbunătoare” Sala 2 – „Oglinda si enantiomeria in chimie” Sala 3 – „Simetrii si reflecţii” Sala 4 – „Poema oglinzilor” Sala 5 – „Traducerea – oglinda literara” Sala 6 – „Apa traieste” Pauza de cafea „Galcevile din Chioggia” de Carlo Goldoni spectacol sustinut de trupa de teatru a scolii

Student council meeting Student council meetings are events organised with, by and for the students which are meant to discuss and make decisions regarding student issues. The aim of such meetings is manifold:  to hear the opinion of the students and record their suggestions  to find solutions related to student issues  to get feedback from the students about school decisions  to develop organizing skills  to get the students‟ support  to let the students know the most important issues discussed at teachers‟ meetings/ administrative board meetings

Before the event  organise regular (monthly) meetings with representatives of students from each class  set the objectives – the agenda that need to be discussed (preferably not more than 4 issues per meeting)  choose a time that is convenient to most participants, like midday for Romanian schools, in between shifts  prepare photocopies with suggested issues to be discussed at the meeting  announce the event through ads all around the school, a week before the event (topic, date, place)  send invitations to possible guests During the event

 create a friendly atmosphere and allowing students a few minutes to get to know each other and define their position in the group  announce the topics to be discussed  encourage students to give feedback on previous decisions made and trying to solve complaints  conduct solution making talks  try to keep the students focused on the decision/proposal that they want to make (this might be a difficult task since the age of the students might vary quite considerably)  if a lot of issues that might take a lot of time need to be discussed during the same meeting, the coordinating teacher should allow the students to take a break so that the students do not to become unfocused during the meeting  take notes of the issues discussed

After the event

 centralise and organise the notes  photocopy these notes and spreading them out to students‟ representatives and form teachers so that issues can be further discussed during „dirigentie‟ classes  make the outcome of the meetings known to both teachers and students.  prepare and announce the next meeting

TIPS  it is preferable for the meeting to take place without a coordinating teacher (but with a coordinating student who would communicate decisions and issues to a contact teacher).

Cum sa organizam o sedinta a Consiliului de Administratie Sedintele Consiliului de Administratie sunt, de regula, intalniri lunare ale membrilor alesi in acest organism cu rol de decizie in activitatea administrativa a scolii. Tematica acestor sedinte este planificata de catre conducerea scolii la inceputul fiecarui an scolar. La aceste sedinta pot participa si invitati cu statut de observator (lider sindical, sefi de catedre / arii curriculare, personal administrativ, elevi etc.), daca prezenta acestora este necesara pentru tematica dezbatuta.

Inaintea sedintei  planificati fiecare sedinta de C. A. pornind de la stabilirea obiectivelor si a modului eficient de a atinge aceste obiective (exemplu: informare, luare de decizii, stabilire a unor sarcini, proiectare de activitati etc.)

    

in functie de obiective, adoptati tipul de sedinta adecvat (exemplu: prezentare, dezbatere, luare de decizii.) stabiliti: data si ora, durata, locul de desfasurare, aranjamentul locurilor in sala, echipamentul necesar, lista subiectelor supuse dezbaterii/ prezentarii consultati toti membrii consiliului astfel incat sa cadeti de acord asupra aceleasi zile si ore de convocare a C. A. stabiliti responsabilitatile organizatorice si cele de moderare, de prezentare, de redactare a procesului verbal etc. informati participantii asupra datei, orei, locului, agendei cu 4-5 zile inainte, astfel incat sa se poata lucra rapid si eficient.

In timpul sedintei  intampinati si salutati participantii si indicati-le locurile pe  Fiti impartial si evitati sa va care vor sta certati cu ceilalti participanti  initiati o scurta discutie informala pe teme de interes general ale scolii, astfel incat sa creati o atmosfera relaxata pentru  Ascultati cu atentie ce au ceilalti de spus discutia ce va urma  Acordati sansa fiecaruia sa se  conduceti sedinta conform celor stabilite in agenda, luind in afirme si sa-si exprime opiniile. discutie fiecare problema in parte si incurajati participarea Altfel, sedinta devine formala. fiecarui membru al consiliului  aratati o atitudine verbala si nonverbala de acceptare si  Asigurati un ton relaxat si incurajator valorizati toate contributiile prin consemnarea interventiilor si  Nu uitati sa multumiti celor care a deciziilor luate in procesul verbal au contribuit la organizarea  daca ati pregatit o prezentare, asigurati-va ca echipamentul sedintei de consiliu tehnic este in stare de deplina functionare si ca va incadrati in timpul stabilit  nu ezitati sa inmanati colegilor, chiar inainte de prezentare, materialele pregatite in acest scop  asigurati-va ca toata lumea a fost lamurita asupra deciziilor luate si stie ca are de facut mai departe stabiliti agenda, data si locul urmatoarei sedinte, si nu uitati sa evaluati, intr-un fel sau altul (chestionare, discutii informale, observator) desfasurarea sedintei

ATENTIE!

Dupa sedinta  parcurgeti cu atentie materialele de evaluare pentru a descoperi punctele tari si punctele slabe ale sedintei, pentru a putea corecta orice disfunctionalitate la intrunirile urmatoare  indosariati toate materialele produse in timpul sedintei  informati colegii prin afisare in cancelarie sau la un avizier al scolii, asupre deciziilor si masurilor luate in cadrul C.A. Model

Chestionar de evaluare a sedintei Consiliului de Administratie din data _____ A. Pentru a raspunde la urmatoarele intrebari, va rugam sa folositi urmatorul punctaj: Foarte bine: 4 puncte/ Bine: 3 puncte / Suficient: 2 puncte / Insuficient: 1 punct / Deloc: 0 puncte 1. A fost agenda discutiilor clar formulata?

2. Modul de prezentare a fost sufficient de atractiv?

3. V-ati simtit incurajat sa va exprimati parerea deschis?

4. Ati fost ascultat cu atentie?

5. A contat parerea dumneavoastra?

6. S-au luat deciziile in echipa?

B. Folositi acelasi punctaj pentru a evalua urmatoarele afirmatii: 1. Nu s-a irosit timpul alocat sedintei.

2. Munca in grup a fost eficienta.

3. Atmosfera a fost relaxata.

4. Sedinta si-a atins scopul si a urmarit obiectivele propuse.

5. Deciziile luate sunt clare pentru toata lumea.

C. Completati spatiile libere cu raspunsuri scurte la urmatoarele intrebari: 1. Care au fost punctele de maxim interes de pe agenda de lucru? ....................

2. Care au fost neajunsurile intrunirii de astazi? ..................

3. Aveti si alte comentarii? .....................

Cum sa organizam o conferinta Conferintele sunt evenimente de anvergura in care se faciliteaza intalnirea unui numar de 100-350 de participanti cu interese comune intr-un anumit domeniu de activitate. Conferintele se construiesc in jurul unei teme (de exemplu: Predarea literaturii in liceu) si au un titlu. Tema este punctul de plecare al activitatilor desfasurate: plenare, ateliere (de obicei 4 - 12 ateliere diferite care au loc in acelasi timp) , discutii, expozitii de postere, de carte. Perioada de desfasurare se poate intinde pe 2 - 3 zile.

Inainte de conferinta  organizati echipele. ATENTIE!  Desi fiecare echipa are atributiuni precise si limitate, precum si responsabilitatea de a duce le duce la indeplinire, toate echipele trebuie sa fie coordonate de 1-2 persoane care sa aiba o privire de ansamblu asupra desfasurarii intregului eveniment.  alegeti o tema de interes major dar in acelasi timp generoasa. Nu uitati ca trebuie sa gasiti mai multi vorbitori in plen si prezentatori!  alegeti un titlu atragator (de exemplu, inspirati-va din versurile cantecelor celebre, din titluri de carti foarte cunoscute)  alegeti o perioada convenabila pentru cat mai multi participanti ATENTIE!  Nu planificati conferinta in vacante sau imediat dupa vacante atunci cand interesul este scazut, iar posibilitatile financiare reduse.  Tineti cont de conditiile climaterice; evitati perioadele cu probleme (temperaturi prea ridicate sau prea coborate, precipitatii abundente).  Aveti grija ca evenimentul pe care il organizati sa nu se suprapuna cu altele similare. Pentru a evita acest lucru, folositi o mediatizare cat mai eficienta cu cel putin 10 luni inainte  alegeti cu mare grija locul de desfasurare. ATENTIE!  Tineti cont de bugetul pe care il aveti, in functie de acesta veti sti ce spatiu va permiteti sa inchiriati. In cazul in care alegeti o scoala, fiti siguri de ajutorul pe care gazdele vi-l vor oferi.  Alegeti locatia in functie de numarul de participanti: orientativa dupa marimea salii in care se desfasoara plenarele; acestea sunt evenimente in care sunt implicati toti participantii.  Nu uitati ca exista si pauze de cafea si ceai: e nevoie de spatiu de desfasurare pentru acestea. Aveti grija ca locul sa ofere participantilor un nivel de confort necesar.  E indicat ca sa se poata ajunge usor la locul ales; daca acest lucru e greu de realizat indicati participantilor companiile de taxi care sunt convenabile si de incredere. .  Asigurati-va ca aveti destule sali in care se desfasoara mai multe ateliere concomitent.  Stabiliti sala de garderoba si un loc sigur in care sa poata fi depozitate bagaje, precum si sala / un punct de obiecte pierdute si gasite.  Asigurati un birou in care se pot incasa taxe de conferinta.  Afisati programul conferintei in 2-4 puncte vizibile. precum si regulile conferintei.  Amenajati un punct de comunicare intre participanti (poate fi un panou pe care se pot lipi afise, se pot scrie intrebari, raspunsuri legate de eveniment).  Amenajati un punct de informatii (deschis pe tot parcursul conferintei) si instruiti persoanele care vor trebui sa faca fata intrebarilor puse de participanti.  Pregatiti o sala separata in care sa se intalneasca lectorii si in care sa existe cel putin 2 peroane care sa-i asiste in buna desfasurare a sarcinii lor.  Aveti grija ca salile pentru plenare si ateliere sa fie pregatite conform cerintelor lectorilor; e de preferat sa plasati cate 2 monitori in dreptul fiecarie sali, monitori care sa poate rezolva problemele aparute.  Asigurati prezenta unui tehnician care sa asite lectorii in manuirea aparaturii necesare.  alegeti locul/locurile de cazare pentru participantii care vin din afara localitatii gazda. ATENTIE!  E de preferat sa facilitati doar legatura inte furnizorii de cazare si participantii la conferinta ce solicita aceste servicii.  Vorbiti din timp cu potentialii furnizori de cazare, pentru a putea comunica participantilor conditiile si tarifele practicate. Nu uitati ca rezervarile se fac cu cel putin o luna inainte, in special in cazul in care e nevoie de un numar mare de locuri de cazare.  Oferiti participantilor posibilitati diferite de cazare in functie de apropierea de locul de desfasurare al conferintei si de costul camerei.

 stabiliti taxa de conferinta astfel incat sa aveti participanti. ATENTIE!  Decideti-va ce va acoperi taxa de conferinta in afara de participarea efectiva si pauzele decafea si ceai . Daca in taxa de conferinta intra si mesele din timpul conferintei, aveti grija sa puteti acoperi cheltuielile.  E de preferat ca in taxa sa nu intre si cazarea; aceasta ar fi bine sa fie optionala si fiecare solicitant sa-si acopere singur aceste costuri.  Tineti cont si de sponsorii pe care ii aveti; ei va pot ajuta atat financiar, cat si prin distribuire gratuita de materiale de interes prntru participanti  mediatizati evenimentul cu cel putin 10 luni inainte. ATENTIE!  Gasiti si selectati posibilitatile de mediatizare a evenimentului (web-site, buletine informative ale evenimentelor anterioare, afise postere care se pot imparti inainte la evenimente similare, etc).  Elaborati textul si imaginea evenimentului.  Elaborati continutul invitatiilor: invitatiile vor fi diferite in functie de destinatar, de exemplu: ambasadori, functionari de rang inalt, participanti de onoare, participanti, lectori.  Trimiteti invitatiile cu tot ce comporta aceasta: cumparare de plicuri, de timbre, scriere adrese, daca sunt trimise prin posta.  Mentineti legatura cu participantii inscrisi la conferinta  elaborati programul conferintei. ATENTIE!  Selectati cu grija lectorii.  Trimiteti fise de inscriere pentru cei interesati in prezentari (vezi model).  Tineti legatura cu virtualii lectori: confirmatile acceptul pentru prezentare. In cazul in care o prezentare este respinsa, gasiti o modalitate cat mai neutra de a transmite mesajul.  Concepeti programul astfel incat sa existe momente de respiro intre sectiuni si introduceti in program spatii pentru discutii si grupuri de interes.  Faceti rost de tot echipamentul tehnic necesar (colaborarea intre echipa de elaborare de program si cea tehnica este necesara; programul se intocmeste si in functie de cerintele lectorilor, iar echipa tehnica are rolul de a procura materialul necesar)  trimiteti informatii participantilor si lectorilor. ATENTIE!  Asigurati-va ca lectorii au primit programul din timp si stiu cand isi desfasoara activitatea.  Nu uitati sa trimiteti informatii referitoare la cum se poate ajunge la locurile de interes: o harta poate fi folositoare (indicati mijloacele de transport in comun, taxiurile ieftine si sigure). Putei trimite si informatii referitoare la obiective turistice, teatre, centre comerciale  gasiti sponsori. ATENTIE!  Negociati colaborarea, si nu uitati ca astfel de evenimente se repeta, asa ca asigurati-va ca sponsorii au si ei de castigat.  Alegeti sponsori care au legatura cu domeniul de interes al conferintei.  Cautati sprijin la companiile mari de pe piata si la cele care doresc extindere  asigurati mesele pentru participanti. ATENTIE!  Gasiti o firma de catering care sa va asigure mesele de pranz, de seara/cocktail si pauzele de cafea si ceai. La o participare de peste 250, asigurarea acestor servicii poate deveni o problema prin cantitate produselor si logistica; e de preferat sa colaborati cu o firma specializata in astfel de evenimente, care va va asigura atat furnizarea produselor cat si a servirii acestora  asigurati marcarea spatiilor folosite, utilizati sageti orientative catre salile de plenara, catre ateliere, care locul in care se serveste cafeaua sau ceaiul, unde se servesc mesele, catre grupuri sanitare, spatii de fumat, etc In timpul conferintei  fiti pregatiti sa primiti participantii: nu uitati ca pot veni inainte de timpul specificat pentru inceperea lucrarilor in functie de ora la care soseste trenul sau avionul  plasati monitori la intrarea in cladire. Asigurati-va ca ecusoanele sunt asezate in ordine alfabetica si ca exita destui monitori care sa le inmaneze participantilor.  difuzati materialele publicitare si mapa conferintei cu programul fiecarui participant  fiti punctuali in desfasurarea programului: e bine sa aveti o persoana responsabila cu monitorizarea desfasurarii la timp a evenimentului (de exemplu, sa anunte cu 5 minute inainte terminarea pauzei)  incercati sa orientati participantii spre toate atelierele care se desfasoara simultan: fie plasati liste cu numarul maxim de participanti pentru fiecare atelier (participantii vor trebui sa aleaga si sa-si treaca numele si prenumele), fie plasati monitori in fata fiecarei intrari la ateliere, care sa permita intrarea in sala a unui numar fix de participanti.  impartiti formulare de evaluare participantilor si gasiti o modalitate motivanta de a le strange (de exemplu, un concurs cu premii la care participa numai cei care au depus formularele)  organizati concursuri cu premii  la terminarea conferintei, organizati o sesiune de concluzii  asigurati-va ca participantii s-au simtit bine si ca au avut de castigat profesional si personal de pe urma evenimentului

Dupa conferinta  trimiteti scrisori de multumire prezentatorilor si participantilor  procesati evaluarea realizata de participanti in formularele de evaluare  scrieti un raport bazat pe evaluari si mediatizati-l  folositi experienta dobandita pentru a scrie articole, pentru a elabora planuri de lectii, pentru a disemina cunostintele si competentele dobandite  puteti edita o brosura / pagina de web a conferintei in care fiecare lector sa apara cu o scurta prezentare si cu rezumatul si, eventual, comentariu al plenarei sau atelierului tinut  nu neglijati si introduceti informatia noua in web-site-ul pe care il aveati inainte de conferinta Si mai ales: nu uitati sa incepeti pregatirile pentru conferinta urmatoare!

Model Fisa de mediatizare a conferintei

Bucharest English Teachers Association (BETA) Affiliated to IATEFL and TESOL Announces its 11-th Annual Conference to be held between 28th February and 2nd March 2003 at Mihai Viteazul National College 62 Pache Protopopesu Ave, sect 2, Bucharest, Romania The theme of the Conference will be: “Trans-curricular Approaches to Teaching English” Suggested topics for the conference workshops and plenaries: English across the curriculum  Curriculum development  Personal development  Self-instruction  Innovations, reforms, experiments, new methods and strategies in teaching English  Material development in English teaching Aims of the conference:  To organise academic discussions for teachers of English from Romania, Central and Eastern European region and wider  To upgrade the teaching of English as a foreign language  To exchange experience and develop new ideas in the field of English teaching to be further implemented in the region  To keep up-to-date with the changing trends in the teaching of English  To inform teachers of English on the new materials that can be used in instruction  To encourage participants to conduct workshops on the theme of the conference and publish articles in the Conference Newsletter Registration fee: For BETA members xxxxxxx lei by January 31st/ xxxxxxx lei by March 1st For non-BETA members xxxxxxxx lei by January 31st / xxxxxxxxx by March 1st For foreign participants xxxxxxx lei by January 31st/ xxxxxxxx lei by March 1st Please, confirm your participation by December 31st , 2002.

If you need accomodation, please tell us in time.

If you want to run a workshop, give a presentation or a plenary, please send all the materials by November 15th , 2002 For any other information as well as for confirmation, please contact Mrs. xxxxxxxxx

Model

Fisa de inscriere

REGISTRATION FORM: 11th BETA CONFERENCE, FEB 28-MARCH 2, 2003 Please print or use block capitals O PERSONAL DETAIL

IATEFL/TESOL MEMBERSHIP CARD N :

Surname: Mr.

□

First name: Mrs.

□

Miss

□

Ms.

□

Other, please specify

Address of contact ( if work address, please specify institution)

Country: Telephone

Fax

E-mail address: Institute where employed or other affiliation (for inclusion on conference badge)

REGISTRATION FEES Conference fees (tick  only one) Early registration

BETA members Foreign participants Non-BETA members

Late registration (including on arrival )

BETA members Foreign participants Non-BETA members

□ xxxxxx lei □ xxxxxx lei □ xxxxxxx lei □ xxxxxx lei □ xxxxxx lei □ xxxxxx lei

We cannot guarantee that participants who did nor confirm participation will receive any conference materials.

ACCOMMODATION & MEALS

Accommodation will not be booked until full payment is received

The conference fee includes: conference participation and coffee and tea breaks  .......................................... I

do not need accommodation



I need accommodation for (specify for what nights and the hotel):



Feb 28



March 1



March 2



Preferred room-mate(s):

If disabled access or a special diet are required, please specify: .......................................................................................................................................

Model

Fisa pentru prezentatori / lectori IATEFL/TESOL – 11th BETA CONFERENCE, 2003 BUCHAREST, ROMANIA, FEBRUARY 28th – MARCH 2nd SPEAKER’S PROPOSAL FORM

CLOSING DATE: NOVEMBER 15th, 2003 Please type or write legibly and keep a copy of your proposal for reference. We reserve the right to make a selection from among the presentations you send us.

PRESENTER Family name......................................................

First name.................................................................

Institution:.....................................................................................................................................

Present position:………………………………………………………

Address of contact………………………………………………………………………………

Tel.:.................................

Fax: ............................................

E-mail: ......................................................

DETAILS OF PRESENTATION Title of presentation (max. 10 words): ..............................................................................

Type of presentation:  Talk  Workshop  Paper  Demonstration Summary of presentation for the programme (max. 70 words): (Your summary must accurately reflect the content of your presentation) .....................................................................................................................................................

Please tick whether the talk, workshop or paper is for  Experienced audience  Inexperienced audience  Primary education  Secondary education  Tertiary education  Vocational education  Adult education Preferred audience size (if relevant): ......................................

Preferred type of room and layout of furniture …………………………………………..

Equipment required:  OHP  Video cassette player with TV-set  Video cassette player with video-projector  PC  Video-projector  Audio cassette recorder/player  Other , please specify............................................

PLEASE RETURN THIS FORM BY 15 NOVEMBER TO: xxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxx

Tel.: xxxxxxxxx E-mail:

Model

Scrisoare de invitatie catre personalitati BETA Bucharest English Teachers Association IATEFL and TESOL affiliated Contact address: Liceul Bilingv G. Cosbuc, Strada Olari 29-31, sect 2, Bucuresti, Romania Telephone: 402-1-252 80 80 Fax: 402-1-252 83 76

TO : His Excellency, the Ambasador of the xxxxxxxx, xxxxxxxxxxxxxxx Your Excellency, Bucharest English Teachers Association (BETA) requests the honour of your company at its 11-th Annual Conference to be held between February 28th and March 2nd at Mihai Viteazul National College, 62 Pache Protopopescu Avenue, sect 2, Bucharest. The official opening is on Saturday, March 1 st, 10:00 a.m.

The theme of the Conference will be: “Trans-curricular Approaches to Teaching English” We would be honoured if you accepted to address the audience in the opening of the event.

We hope that you will find a brief moment to share with part of the English speaking community in of Romania and look forward to meeting you.

Contact person for further information or confirmation : Xxxxxxxxxxx Telephone numbers: xxxxxxxxxx E-mail address: xxxxxxxxxxx Yours faithfully, XXXXXXXX Chair of BETA

BIBLIOGRAFIE:  Haynes, Marion H. - Cum sa facem sedintele eficiente, Casa de editura Capital si Editura Codecs, 1999  Hoff, Ron - Regulile unei prezentari de succes, Curtea veche Publishing, 2002  Labarthete, Arnauld du Moulin de - Manipularea in relatiile publice, Editura Antet  Valentine, Nina - Speaking in Public, Penguin Books, 1993  Westhoff, Gerard & Drougas, Alex - Content design and methodology of seminars, workshops and congresses, European Centre for Modern Languages, Council of Europe, 2002