PLANIFICARE STRATEGICA
ANDREEA DUMITRU Relații Publice și Publicitate
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
CUPRINS
CLARIFICAREA MISIUNII ORGANIZAŢIEI ______________________________________ PAG. 3
ANALIZA VALORILOR ____________________________________________________________ PAG. 8
ANALIZA PUNCTELOR TARI ___________________________________________________ PAG. 13
ANALIZA PUNCTELOR SLABE __________________________________________________ PAG. 19
ANALIZA OPORTUNITĂȚILOR _________________________________________________ PAG. 21
ANALIZA PERICOLELOR ________________________________________________________ PAG. 23
IDENTIFICAREA PROBLEMELOR STRATEGICE _____________________________ PAG. 25
PROBLEMELE STRATEGICE, RESPONSABILII ŞI TERMENUL DE REALIZARE ______________________________________________ PAG. 28
2
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
CLARIFICAREA MISIUNII ORGANIZAŢIEI
1.
Cine suntem noi, ce sarcină îndeplinim?
Asociaţia Studenţilor Francofoni din Iaşi, ajunsă la 13 ani de activitate, a fost înfiinţată pe 6 noiembrie 2001 la iniţiativa lectorului de limba franceză de la Facultatea de Litere din Iaşi, Nathalie Duplaissy cu ajutorul mai multor studenţi dornici să schimbe ceva în societate. Este o organizaţie apolitică, non-profit și de asemenea non-guvernamentală, respectiv cea mai veche asociaţie de profil francofon din ţară şi printre cele mai active ONG-uri din Iaşi. Asociaţia Studenților Francofoni din Iași – ASFI îşi desfǎşoarǎ activitatea în scopul promovării francofoniei şi reprezentării studenţilor francofoni în domeniile culturale, educaţionale şi sociale. Scopul principal al Asociaţiei este crearea unui cadru de contact, de acţiune culturalǎ, educaţională şi socialǎ pentru toţi studenţii francofoni din Iaşi. ASFI dorește să dezvolte şi să promoveze interesele tinerilor francofoni, de a propune alternative societăţii în scopul răspândirii spiritului francofon în România, cu precădere în Iaşi. Din anul 2013, se dorește reprezentarea studenților de la Facultatea de Litere din cadrul Universității ”Alexandru Ioan Cuza” Iași.
2.
Care sunt principale necesităţi sociale sau profesionale pe
care ar trebui să le îndeplinim ? Principalele necesități sociale și profesionale pe care Asociația Studenților Francofoni din Iași ar trebui să îndeplinească sunt: reprezentarea studenților de la Facultatea de Litere; vitalizarea vieţii culturale a studenţilor din Iaşi; stabilirea unor relaţii de solidaritate şi colaborare între membrii sǎi; încurajarea meritelor şi dezaprobarea relei conduite a membrilor sǎi; organizarea unor manifestǎri cum ar fi: concerte, proiecţii de filme, piese de teatru, jocuri, lecturi de poezie, spectacole folclorice, excursii etc.; participarea la programe locale, naţionale şi internaţionale pentru tineri; învăţarea scrierii de proiecte; 3
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU facilitarea integrǎrii studenţilor francofoni în colectivitǎţile studenţeşti şi crearea de legǎturi cu alte organizaţii; crearea unui mediu în care studenţii se pot apropia de cultura francofonă şi pot beneficia de aportul valorilor francofone de-a lungul studiilor universitare, dar şi în viitoarea viaţă profesională; crearea unui mediu de contact, de acţiune socială şi culturală pentru toţi studenţii francofoni (indiferent de profil, facultate, universitate) din Iaşi; desfăşurarea unor proiecte ce susţin valorile universitare; vizăm consolidarea legăturilor sociale, academice şi culturale ale studenților francofoni din Iași.
În general, ce trebuie să facem pentru a anticipa şi a face faţă
3.
aşteptărilor principalilor actori interni şi externi ? În următorul tabel, punem în discuție așteptări atât ale actorilor interni, cât și externi, și posibilitățile de a anticipa ori chiar metodele prin care vom soluționa problemele ce ar putea apărea prin așteptările acestora.
ACTORI INTERNI Așteptări Pentru
a
așteptările interni
Metode de
Așteptări
prevenire/anticipare afla Pentru
a
de fiind
ori proiectele/activitățile
organizăm
un ei, vom prezenta cât vizibilitate realistic respectarea
nou, Andrei numit, se vom așteaptă să fie tratat chestionare
și stabilirea
deadline-
tuturor urilor și respectarea din acestora va fi foarte
De contract. Însă pentru a importantă
recrutare.
Exemplu: un membru asemenea,
actorilor
organizației. Vor dori externi. De asemenea,
care aflăm temerile și organizația în etapa de termenilor așteptările.
dat a ceea ce putem noi să
istoricul oferim
chestionare
prin mai
prevenire/anticipare la prezentarea realistică
face asociație, de membrii profesionalism
distribuim acesteia,
brainstorming
Metode de
preveni Actorii externi se vor Prevenirea vine prin
actorilor dezamăgirile față de aștepta
putem
sondaje,
ACTORI EXTERNI
periodic ști
și
mai
exact așteptările
pentru pe
care
analiza așteptările lor, putem, aceștia le au de la noi. și
vom aplica un formular de Totodată, 4
existența
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU egal cu membri vechi încerca
soluționarea feedback după fiecare unei
și să fie integrat în problemelor, grup.
persoane
parteneriat din care responsabile
pentru
eventualelor conflicte, putem afla ce așteptări supervizarea relațiilor vom
purta
discuții.
varii au avut și cum să cu actorii externi va
Totodată, prevenim
pe
viitor aduce și prevenirea
vom investi în actorii problemele în cazul unor
ori
continuării discuțiilor dezamăgirea acestora.
interni.
Andrei, cu aceștia.
Exemplu:
membru nou, când a Exemplu: fost
probleme
Relaționarea continuă și
comunicarea
prezentarea Capgemeni, partener permanentă va aduce
la
asociației a privit ce i anual ASFI, dorește să mereu
după
se oferă. La prima publice anunțuri de satisfacție
sine
și
va
întâlnire a primit un angajare pe grupurile înlătura chestionar, conducerea organizat
iar studenților și să fie posibilitate
integrarea cunoașterea
de
a promovat la fiecare dezamăgire, un proiect.
teambuilding
orice ci
din
contra poate întrece
pentru
așteptările.
și
Exemplu:
noilor
Capgemeni, partener
membri și o petrecere
anual ASFI, va primi
pentru
o prezentare a ofertei
socializarea
dintre aceștia.
și a ceea ce asociația poate
face
pentru
îndeplinirea așteptărilor. Va posta imediat
mesajele
primite companie
de
la
și
va
răspunde în termen de 12 ore la e-mailurile acestora.
De
asemenea, cu 30 de zile 5
înainte
de
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU implementarea fiecărui proiect li se vor oferi o mapă de prezentare și li se vor cere
materiale
de
promovare Capgemeni
pentru
proiectul ce urmează a fi
derulat.
După
încheierea acestuia, se va oferi un raport și se va cere un feedback asupra colaborării.
4.
Care sunt particularităţile specifice sau ce ne face atât de
unici ? Asociația Studenților Francofoni din Iași este cea mai veche organizație studențească francofonă din România. Din 2010, ASFI este membru Réseau Jeunesse de l’Organisation Internationale de la Francophonie și, din 2012, este membru fondator al reţelei de asociaţii de tineri francofoni „Francophones sans Frontières”. A primit distincția de Cea mai bună asociație a anului 2010, primită la Gala organizată de Fundația Serviciilor Sociale Bethany, iar în prezent ASFI continuă să-și mențină numele de cea mai activă asociație de profil francofon din țară. În 2012 și 2013, Gala Națională a Voluntarilor a poziționat Festivalul Zilele Studentului Francofon în finala pentru proiectul anului la categoria artă și cultură, iar în 2013, Valentin Iulian Țoc, membru alumni în prezent, a intrat în finală pentru voluntarul anului, categoria Tineret. Naţionalitatea membrilor fondatori, care proveneau din ţări precum Congo, Franţa, Maroc, Portugalia, Republica Moldova, România şi domeniile diferite de studiu ale acestora (filologie, economie, medicină, jurnalism, ştiinţe politice, farmacie, drept, geografie, psihologie etc.), de asemenea și multitudinea proiectelor/activităților asociaţiei au determinat specificul ASFI și anume diversitatea francofonă și ceea ce ne diferențiază de celelalte ONG-uri. Totodată
6
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU suntem singura asociație studențească culturală și care reprezintă și studenții de la o facultate, Facultatea de Litere din cadrul Universității ”Alexandru Ioan Cuza” Iași. De asemenea, oferim dezvoltare personală membrilor cu posibilități de angajare prin partenerii ASFI, oportunități de călătorie și studiu în străinătate etc.
7
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
ANALIZA VALORILOR Răspundeţi la următoarele întrebări :
1.
Care sunt principiile de care ne conducem în activitate ?
Asociaţia Studenţilor Francofoni din Iaşi redescoperă şi promovează, în rândul tinerilor, studenților și colaboratorilor, următoarele principii: Profesionalism; Respectul; Responsabilitatea; Transparența; Eficiența; Calitatea și corectitudinea; Schimbul de know-how; Cooperare; Identitate și spirit francofon; Diversitatea culturală şi lingvistică; Egalitatea; Dezvoltarea personală și profesională; Dezvoltarea simțului civic și a comunității; Continuitate.
2.
Cum dorim să ne organizăm activitatea ?
Asociația Studenților Francofoni din Iași este condusă de un Birou de Conducere. Aceasta va funcționa pe departamente, iar organigrama este următoarea.
8
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
Adunarea Generală este formată din membrii asociației, iar Biroul de Conducere este format din: Președinte Secretar General Trezorier Coordonator Departament Proiecte Coordonator Departament Strângere de Fonduri Coordonator Departament Imagine și IT Coordonator Departament Relații Externe Coordonator Departament Resurse Umane Coordonator Departament Educațional Aceștia sunt supravegheați de Cenzor. Întreaga activitate este împărțită pe 2 semestre. În primul semestru are loc recrutarea, teambuilding-ul și proiectul Arată că-ți pasă!, iar în semestru al doilea se desfășoară celelalte trei proiecte de tradiție Bal Mascat, Echos Francophones și Festivalul Zilele Studentului Francofon. Celelalte activități sunt integrate pe parcurs în funcție de parteneriatele și proiectele ce intervin ori apar din exterior sau la ideea membrilor. La începutul anului universitar, Biroul de Conducere realizează un grafic Gantt pentru întreaga activitate, iar mai apoi coordonatorii vor realiza unul pe departamente, iar coordonatorii proiectelor pentru fiecare activitate în parte. 9
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
3.
Cum dorim să ne comportăm cu actorii principali externi ? Ce
relaţii am vrea să stabilim cu ei ? Ce dorim ca ei să spună despre noi ?
Actorul
Cum dorim să ne comportăm?
Ce dorim ca el să spună despre
Relația cu actorul extern
noi? suntem
Partenerii
organizația
studențească cea mai bună;
instituționali Partenerii
Comunicarea cu partenerii noștri va fi
colaborarea cu ASFI a fost
media
una formală, însă destul de apropiată
cea mai bună;
pentru a căpăta încrederea și siguranța
ne-am respectat toate sarcinile
unei colaborări de lungă durată. Deși va
din contract și din afara
exista un acord bilateral, un parteneriat
acestuia;
încheiat între părți, ASFI va merge mereu
am respectat deadline-urile;
în vizită printr-un delegat, va colabora cu
avem vizibilitate și prin noi au
partenerul/sponsorul, va întreba dacă
căpătat și ei prin transferul de
totul se desfășoară conform discuțiilor
imagine;
etc. Se vor trimite mesaje personale, urări
ne recomandă la alți parteneri,
de sărbători,
cunoscuți etc.
Sponsorii
aniversări, scrisori de
mulțumiri etc.
ne oferă finanțări; semnează
contracte
de
colaborare în continuare. suntem
Studenții și elevii
organizația
Comportamentul față de acești actori
studențească cea mai bună;
externi va fi unul prietenesc, amical.
avem
Discuțiile vor fi de tipul informal, fiind
proiecte;
create mesaje specifice pentru a fi
suntem cei mai cunoscuți în
înțelese ușor de fiecare public.
mediul
Relația trebuie să fie una apropiată pentru
academic;
că ei pot fi și beneficiari ai activităților
suntem
ONG-ului, dar și potențiali actori interni.
inspiră să facă voluntariat și
Așadar, comportamentul trebuie să fie
să fie mai buni;
unul încât să putem căpăta încrederea.
ne
cele
mai
frumoase
studențesc voluntarii
recomandă
care
îi
colegilor,
prietenilor, părinților etc. 10
și
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
Beneficiarii direcți sunt studenții, dar și
suntem
profesorii, părinții, dar și cei vizați
studențească cea mai bună;
specific pe proiecte: copii defavorizați,
avem
iubitori de cultură, de literatură, de limba
proiecte;
franceză, de joc și joacă, de distracție etc.
suntem un model de implicare
Beneficiarii
Astfel, comportamenul față de aceștia va
civică;
activității
fi unul de fidelizare. Se vor crea baze de
ne
ONG-ului
date și aceștia vor fi mereu informați, vor
prietenilor, părinților etc. ;
primi
suntem cei care au ajutat cel
felicitări
de
sărbători,
urări,
organizația cele
mai
recomandă
reușite
colegilor,
invitații. Comportamentul va varia în
mai mult comunitatea;
funcție de actor / individ. poate fi un
suntem cei care ajută la
comportament formal ori informal, în
dezvoltarea culturii, a Iașului.
dependență de situație/context. suntem
Organizațiile studențești
organizația
Organizațiile studențești sunt parteneri de
studențească cea mai veche;
bază, colaboratori permanenți ce nu
suntem profesioniști;
trebuiesc priviți ca rivali, ci ca colegi.
avem proiecte reușite;
Comportamentul cu aceștia este unul
suntem un model de implicare
prietenesc, amical, informal. Ne trimitem
civică;
felicitări, urări, organizăm evenimente
suntem un model de bune
împreună etc.
practici. suntem
Cu acești actori externi comunicarea va fi Beneficiarii
prin materialele de promovare, prin
indirecți –
proiectele și activitățile ONG-ului. Însă la
cetățenii
evenimente se vor realiza baze de date și
Iașului și nu
vom încerca să avem un comportament
numai
de fidelizare față de aceștia încât să fie informați despre activitatea noastră.
studențească cea mai activă; suntem profesioniști; suntem un model de implicare civică; suntem cei care au ajutat cel mai mult comunitatea; suntem cei care ajută la dezvoltarea culturii, a Iașului. ne
11
organizația
recomandă
prietenilor,
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU colegilor etc. suntem Acești actori externi sunt importanți Instituții – MTS, DJST, AFCN, Ministerul Educației și Cercetării
4.
pentru
finanțarea
noastră
prin
organizația
studențească cea mai activă; suntem profesioniști;
concursurile de proiecte, dar și pentru
avem proiecte bine scrise și
vizibilitate, pentru concursurile diverse
reușite;
etc. Comunicarea va fi prin rapoarte, dar
respectăm deadline-urile;
și mai informal prin transmiterea de
merităm să se investească în
felicitări. În principiu, ne vom baza pe o
noi;
comunicare formală și un comportament
ne recomandă;
instutuționalizat.
ne premiază.
Cum dorim să ne comportăm unul cu altul în cadrul
organizaţiei? Ce preţuim cel mai mult? Cum dorim să ne comportăm?
Actorul
Adunarea Generală – formată din voluntari, membrii ASFI
Ce prețuim cel mai mult?
Comportamentul în cadrul organizației va
respectul
fi bazat pe respect, egalitate, reciprocitate
egalitatea
și valorile francofoniei pe care le vom
devotamentul
avea ca stâlp pentru organizația noastră.
responsabilitatea
Vom fi voluntari, colegi, prieteni, frați și
prietenia
surori, vom fi familia ASFI. Ne vom fi
implicarea
alături atât profesional, dar mai ales
corectitudine
personal.
critica constructivă, feedback-
Va exista o organigramă după care ne
ul
vom
exista
solidaritatea
superioritate. Vom oferi feedback, vom
colegialitate
conduce,
însă
nu
va
12
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
Biroul De Conducere
Cenzorul
critica constructiv, ne vom folosi de feed-
stabilitatea
forward și vom încerca să ne ajutăm
dăruirea
pentru
profesionalismul
a
reuși
în
implementarea
activităților.
transparența
În anumite situații, Adunarea Generală
obiectivitatea
trebuie să respecte forul de Conducere și
colegialitate
deciziile acestuia.
egalitatea
Regulamentul de Ordine și Funcționare
împărtășirea
Internă trebuie respectat și de asemenea,
asociației
încălcarea
responsabilitatea
acestuia duce la diverse
avertismente ori sancțiuni ce trebuiesc
implicarea
duse până la final și respectate de fiecare
devotamentul
voluntar pentru o bună funcționare.
eficiența
Biroul de Conducere răspunde în fața
corectitudine
Cenzorului, însă acesta din urmă nu poate
rigoare
influența deciziile conducerii. Are rol de
obiectivitate
supervizor și de sfătuitor, însă foarte
feedback constructiv
important este faptul că va exista
critică constructivă
egalitate și nu se vor impune probleme
egalitatea
comportamentale de superioritate.
colegialitatea
valorilor
rigoarea transparența eficiența Relația cu aceștia este una apropiată,
devotamentul
comportamentul fiind unul de apreciere,
implicarea
plin de respect, dar informal.
sprijinul necondiționat
Ei sunt membrii care au dus organizația
egalitatea
Membri
unde este în prezent și cărora li se
colegialitatea
Alumni
datorează trecutul. Ei ne sunt un sprijin
prietenia
necondiționat și noi ne vom comporta cu
feedback-ul constructiv
ei ca atare: cu respect, apreciere, le vom
critica constructivă
trimite urări, felicitări și vom comunica
împărtășirea
necondiționat.
asociației 13
valorilor
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU schimbul de know-how
Limba franceză, diversitatea culturală şi lingvistică
Pacea, democraţia şi drepturile Omului
Intensificarea dialogului multicultural
ASFI redescoperă şi promovează, în rândul tinerilor, studenților din Iași și colaboratorilor, :
Interesul pentru educaţie, formare, învăţământul superior şi cercetare
Promovarea voluntariatului
14
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
ANALIZA PUNCTELOR TARI În mod individual, întocmiţi o listă a punctelor tari şi descrieţi care sunt opţiunile care există pentru consolidarea punctelor respective.
Puncte tari
Opţiuni pentru maximizare
Descrierea Voluntarii trebuie să se
Dezvoltarea personală
și dezvolte,
să
profesională
a prejudecăți
voluntarilor
căpăta
renunțe
și o
să
la
poată
experiență
relevantă. Mereu
să
se
realizeze
muncă
și nu pentru că trebuie. Prezența
voluntarilor
la
întâlniri să fie una în număr cât mai mare din dorință și nu din obligație.
Echipă coezivă care dă ocazia integrării în
grup
persoanelor
și cu
o
problemă din acest
de
traininguri,
workshopuri pe varii domenii de dezvoltare
personală
și
profesională. Comunicarea internă eficientă pentru integrarea membrilor.
lucrurile din dorință, plăcere Un mediu prielnic de
Organizarea
Discuții prietenești, o persoană care cântă, care spune bancuri în timp
ce
ceilalți
întâlniri/ședințe
muncesc,
atractive
videoclipuri
prin
motivaționale,
modele, jocuri etc. Teambuildinguri de fiecare dată
Comuncarea permanentă și când considerăm că este nevoie, proces
de
cunoaștere jocuri permanente de cunoaștere, de
continuu.
încredere,
de
integrare,
petreceri.
punct de vedere
Organizarea de brainstorming Unicitatea proiectelor față pentru Proiecte unice
de ce oferă alte ONG-uri.
a
observa
eficiența
actualelor proiecte și pentru a da
Proiecte noi născute din naștere altora coordonate chiar de
ideile membrilor.
cei
ce
au
dorința
de
implementare a lor. Cultură servită și de ASFI
este
o
asociație Organizarea 15
unor
proiecte
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU servit
culturală
care
componență sprijină
are
în culturale pentru publicul larg, a
membri
ce unor conferințe, prelegeri, jocuri
aceste
valori, de înțelegere a culturii.
promovează cultura și iau parte la implementarea unor proiecte culturale. În
mediul
intern, Biroul
de
Conducere comunică permanent Transparență
ASFI
se
mândrește
cu
reușitele sale.
membrilor situația financiară. În mediul extern, ASFI scrie în permanență pe
site,
grupuri,
pagina de Facebook activitatea pe care o demarează. ASFI are un Regulament de
Autodisciplină
Ordine
și
Internă
care
încălcat
Funcționare Recrutarea unor membri ce știu dacă
poate
este ce este respectul și transmiterea aduce valorilor
organizației.
De
avertismente, sancțiuni și asemenea, reamintirea existenței chiar
excluderi
din ROFI.
organizație. Biroul de Conducere transmite informațiile pe grupuri utilizate încă de la înființarea organizației, iar pentru maximizarea acestui Continuitate
Tradiția de 13 ani.
punct
tare
liderilor
printre
se
află
sarcinile asigurarea
continuității. Organizarea unui BC iS ChOOL pentru a atrage membri să fie liderii ASFI-ului. Printre Vizibilitate
ONG-uri
cele
mai
active
studențești,
premiată și apreciată.
16
Pentru
a
avea
parte
de
o
vizibilitate și mai mare există un departament de Imagine & IT care se ocupă de materialele de
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU promovare
și
impecabilă.
Departamentul
Relații
de
externe
o
va
imagine de
transmite
periodic comunicate de presă cu activitatea organizației. Pagina
de
va
fi
actualizată permanent și poate fi demarată o campanie de PR pentru a crește vizibilitatea ASFI. Pentru a promova tradiția și Cea
mai
asociație
Un istoric de 13 ani și
studențească francofonă singura
istoricul
vechea
și asociație
studențească
proiecte culturale apeciate la nivel
local,
național
și
internațional.
trebuie
realizată
continuitate. Pentru
a
ne
păstra
această
titulatură trebuie să organizăm proiecte cât mai mari, reușite și unice pentru a înlătura ideea
culturală
înființării unei alte organizații studențești culturale.
Membru
fondator
Francophones Frontières
sans
Din 2012, este membru al Dezvoltarea reţelei de asociaţii de tineri schimburi
de de
parteneriate, experiențe
cu
francofoni „Francophones
asociațiile membre și proiecte
sans Frontières”.
prin intermediul FSF.
Membri
de
facultățileși
la
toate
universitățile
ieșene, din România și nu Recrutarea membrilor nu trebuie să se bazeze doar pe studenții de
numai. Diversitatea francofonă
Naţionalitatea
membrilor la o singură facultate și doar pe
fondatori, care proveneau cei ce cunosc limba franceză. din ţări precum Congo, Organizarea de schimburi de Franţa, Maroc, Portugalia, experiențe Republica
Moldova, serate culturale.
România diferite
între
şi de
domeniile studiu 17
ale
membri,
de
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU acestora
(filologie,
economie,
medicină,
jurnalism, ştiinţe politice, farmacie, drept, geografie, psihologie etc.).
Din anul 2013, încercăm să facem
Reprezentarea studenților
de
la
Facultatea de Litere
progrese
în
reprezentarea studenților de la Facultatea de Litere din cadrul
Universității
”Alexandru Ioan Cuza” Iași.
Organizarea
de
chestionare,
întâlniri
amfiteatre
pentru
a
în afla
problemele studenților, discuții cu
liderii
facultății
pentru
soluționarea acestora. Crearea unui grup de discuții cu studenții de la Facultatea de Litere. Crearea specifice.
18
sondaje,
unor
evenimente
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
ANALIZA PUNCTELOR SLABE În mod individual, întocmiţi o listă a punctelor slabe şi descrieţi care sunt opţiunile care există pentru minimizarea lor .
Puncte slabe
Opţiuni pentru minimizare
Descrierea Membrii nu se implică în toate
Neimplicarea
proiectele
ori
se
implică în primele proiecte
membrilor
și
apoi
își
pierd
din
entuziasm.
Aplicarea
unor
chestionare
pentru a afla problema și apoi a folosi instrumente de HR pentru motivarea acestora. Reinventarea proiectelor încât să atragă voluntarii spre implicare.
Dacă la începutul anului universitar în ASFI sunt peste 120 de membri, la Motivarea
acestora
unui finele său de abia există 30 tarininguri,
Pierderea
prin
workshopuri,
număr considerabil de voluntari la ședințele delegarea în diverse călătorii generale. De asemenea, în pentru a reprezenta asociația,
de membri
ultimul proiect al anului, petreceri etc. implicarea voluntarilor este în medie de 15 la număr. Aplicarea la linii de finanțare, realizarea ASFI este o organizație nonLipsa fondurilor
profit și prin urmare există posibilitatea
lipsei
fondurilor.
unor
campanii
de
strângere de fonduri ori a unor mini-proiecte cu scopul de a strânge fonduri. Realizarea unei baze de date cu posibili finanțatori, contactarea acestora
și
posibilitatea
de
purtarea a unor discuții. Necâștigarea concursurilor proiecte
de pentru
Lipsa
de
experiență
scrierea de proiecte.
19
în Organizarea
unor
traininguri
pentru scrierea de proiecte.
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU finanțare Pentru Lipsa
alegerea
noului
unor Birou de Conducere, anual
voluntari pregătiți să există
problematica
liderii nepregătirii voluntarilor și
fie
lipsa dorinței de a se afirma
organizației
Organizarea unui BC iS ChOOL, un teambuilding de pregătire a posibililor lideri ASFI.
a acestora. Promovarea asociației în facultăți
Lipsa unui om pe IT
Nu există un om pregătit care poate realiza un site ori să îl întrețină pe cel existent.
cu profil informatic. Recrutarea din Facultatea de Informatică a membrilor
și
posibilităților
de
promovarea angajare,
a
oportunităților. Scurgerea informații exterior
de în
Nerespectarea aflarea
unor
interne
de
ROFI
și
informații Promovarea către
externi.
20
ROFI
și
actori consecințelor încălcării acestuia.
a
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
ANALIZA OPORTUNITĂȚILOR În mod individual, întocmiţi o listă a oportunităţilor şi descrieţi care sunt opţiunile care ar contribui la realizarea misiunii, valorilor şi scopurilor.. Oportunităţi
Opţiuni pentru folosirea lor
Descrierea Prin activitățile desfășurate în
Dezvoltarea personală și profesională a membrilor
cadrul asociației, membri se pot dezvolta atât personal, cât și profesional.
cu Posibilitatea de deplasare prin
Contacte organizații
proiectele
internaționale
internaționale și OIF
desfășurate în colaborare ori prin discuțiile purtate în trecut.
O rețea a membrilor alumni
Posibilitatea de angajare prin contactele membrilor alumni Promovarea prin exemple în ori chiar prin ei însăși.
cadrul recrutării pentru a
ASFI organizează traininguri atrage Accesul la traininguri susținute
de
susținute de profesioniști organizației,
Ascensiunea în cadrul asociației
oameni
cu experiența
ocupării
angajare
în
experienței ASFI Participarea
urma
național
expertiza
funcții în cadrul Biroului de cadrul recrutării pentru a Conducere ASFI ori chiar atrage membri.
Intrarea în contact cu diverși angajatori,
stabilirea
unor
colaborări, discuții, contacte etc.
la Prin ANOSR poți cunoaște
proiecte desfășurate la peste nivel
și
unei Promovarea prin exemple în
tradiție. de
la
noastră în domeniu.
coordonarea unui proiect de
Posibilitatea
ori
partenerii parteneri pentru a le arăta
expertiză în domeniu. Posibilitatea
membri
75
de
organizații
ori studențești din România și poți 21
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU internațional
participa
ca
delegat
în
proiectele desfășurate la nivel național ori internațional prin ESU – European Students Union. Posibilitatea
ocupării
unei
funcții în comisiile Alianței Ascensiune la nivel Naționale național
a
Organizațiilor
Studențești din România ori în Biroul
de
Conducere
acesteia.
22
al
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
ANALIZA PERICOLELOR În mod individual, întocmiţi o listă a factorilor care afectează într-un mod negativ organizaţia (pierderea finanţării, schimbările legislative, presiuni exercitate etc).
Pericole
Opţiuni pentru minimizarea
Descrierea
ori depăşirea pericolelor
Lipsa unui avocat și stagnarea demersurilor
în
ceea
ce Găsirea unui avocat cu care
privește legalizarea fiecărui să existe o colaborare pe Legalizării
Biroului
de Conducere
Birou de Conducere împiedică termen lung și demersurile organizația să aplice pentru în
privința legalizării
linii de finanțare și există o înceapă
din
a
să
doua
dependență față de foștii lideri săptămână de mandat a pentru semnături și accesul la noului Birou de Conducere. conturile din bancă. În situația în care un sponsor nu mai finanțează un proiect ori ne anunță pe ultima sută de Găsirea mai multor posibili Pierderea finanțărilor
metri că nu va mai acorda o sponsori și mereu existența anumită sumă de bani, există unui plan B și C trebuie să posibilitatea
să
nu
mai fie luate în calcul.
organizăm proiectul ori să îl amânăm. Găsirea Dependența Lipsa unui sediu
de
Institutul
Francez din Iași face ca ASFI să
depindă
de
cerințele
conducerii acestei instituții.
unui
sediu
alternativ prin intermediul UAIC ori
Primăriei Iași
pentru a fi în totalitate independentă și a își putea desfășura activitatea după propriile reguli.
Lipsa unui IT-ist
Lipsa unei persoane pe IT Recrutarea din facultatea de duce la stagnarea din mediul Informatică a studenților. 23
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU online, un mediu în care dacă nu exiști astăzi, nu vei exista nici mâine.
24
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
IDENTIFICAREA PROBLEMELOR STRATEGICE
Scopul identificării problemelor strategice este de a permite organizaţiei să se concentreze asupra provocărilor majore ori a opţiunilor de politică. Este necesar să formulaţi problema în foma unei întrebări care poate avea mai multe răspunsuri. De exemplu, cum poate organizaţia acumula resurse financiare pentru a acoperi costurile operaţionale? Problema ar trebui să fie de o asemenea natură încât organizaţia să fie capabilă să o abordeze.
Care este problema
De ce ea reprezintă o
strategică?
problemă strategică?
Ce se întâmpla dacă nu vom rezolva această problemă?
ASFI este o asociație nonprofit, 1.
Cum atragem fonduri pentru
costurile
necesare
susținerii
organizației
și
a
proiectelor?
astfel
dacă
lipsa
finanțatorilor ar apărea în discuție, organizația nu va mai putea
să
își
desfășoare
activitatea. De aceea este o problemă pe termen lung, pentru că poate apărea oricând și
există
financiară
o față
dependență de
sursele
În situația în care nu vom avea o strategie prin care să atragem fonduri în situația de
urgență,
poate pentru
organizațiaîși
înceta o
activitatea perioadă,
nedesfășurându-și activitatea în continuare.
externe. ASFI este dependentă față de 2.
Cum poate organizația noastră să facă rost de un sediu independent și să îl mențină?
Institutul Francez prin sediu și Dacă nu se fac demersuri primește diverse avertizări că pentru găsirea unui sediu nu vor mai aveaun spațiu în nou, ASFI nu va avea parte cazul în care nu prestează de independență specifică anumite servicii. Astfel, este o unui ONG și își va pierde problemă strategică pentru că din indentitate. este actuală și poate continua 25
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU ori interveni oricând dacă nu se
fac
demersuri
pentru
găsirea unui nou sediu prin intermediul
Universității
„Alexandru Ioan Cuza” din Iași ori al Primăriei. Un nou sediu face organizația să fie independentă, iar în contractul de comodat trebuiesc făcute specificații pentru a îl menține fără
anumite
clauze
de
dependență. Problema apare în cazul în care nu există o resursă umană suficientă pentru activitățile asociației. Dacă coordonatorul de HR nu motivează membrii și aceștia nu sunt atrași să desfășoare plăcere, 3.
Cum
ne
dacă
în
asociației?
nu
din se În situația în care nu vom
motivăm organizează pentru ei diverse avea grijă în permanență ac
membrii pentru a se evenimente, implica
activitățile
dacă
se
simt voluntarii să fie motivați,
activitățile neglijați ori simt superioritate, riscăm să nu mai avem aceștia se retrag ori nu se mai membrii în organizație și implică. Problema strategică aceasta să nu-și mai poată există, pentru că nu știm desfășura activitatea. niciodată când un voluntar poate pleca ori nu se mai simte motivat, dat fiind vorba de voluntariat și nicio condiție contractuală și astfel ajungem să nu mai avem resursă umană pentru
a
ne 26
desfășura
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU activitatea. Noile media, social media în În special,
reprezintă
situația
în
care
nu
o aducem noutăți din punct de
modalitate de vizibilitate mai vedere al tehnologiei și al nouă. Reprezintă o problemă cerințelor pieței, atunci ne 4.
Cum facem asociația și proiectele noastre mai vizibile?
strategică, pentru că în timp pierdem din vizibilitate. În trebuie să venim cu noutăți la cazul în care modalitățile nivel de imagine, dar și pe noastre d epromovare vor fi partea tehnologică. Dacă nu învechite, nimeni nu va mai vom aveam oameni buni pe fi
prezent
la
proiectele
IT, design ori în relaționarea noastre, nu va mai dori să fie cu exteriorul riscăm oricând ca membru în ASFI și niciun vizibilitatea noastră să aibă de sponsor nu va mai investi în asociația noastră.
suferit.
Dacă
nu
vom
reinventa
O dată cu trecerea timpului, proiectele, să aducem ceva 5.
Cum
facem
ca
la piața
actuală
a
devenit nou, să oferim un plus față
evenimentele noastre să bombardată de evenimente, de
concurență,
proiectele
avem mai mult public proiecte ce seamănă între ele. noastre vor fi învechite, nu extern decât intern?
Devine o problemă strategică, ne vom atinge scopul, nu deoarece mereu trebuie să ne vom avea public și va trebui reinventăm și să fim unici.
să
încetăm
proiectului.
27
desfășurarea
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU
PROBLEMELE STRATEGICE, RESPONSABILII ŞI TERMENUL DE REALIZARE
Cum atragem fonduri pentru costurile necesare susținerii organizației și a
1. proiectelor?
Obiectiv specific
Acţiuni
Rezultate
Indicatori
Responsabili
Termen
Parteneri
Realizarea unei baze de date Contactarea
Selectarea
unui număr
celor
de
importante
100
de
companii
mai
companii Contactarea
Minim Posibilitatea unor colaborări, a unor sponsorizări
prin e-mail și
5
sponsori
Capgemeni,
Minim 10 Coordonatorul
Xerox, Artis
colaborato departamentul ui Strângere de
ri
Trimestrial
Design, Print Color,
Minim 10 Fonduri
Decathlon
voluntari
etc.
implicați
telefon Filmarea unor
cadre
din ASFI Realizarea unei prezentări a organizației pe un suport transmisibil, dar atractiv
1 film
Realizarea
Minim
unor statistici din istorie Realizarea unui portofoliu ASFI Realizarea de testimoniale
5
sponsori Atragerea
Minim 10
sponsorilor,
colaborato
partenerilor
ri Minim 25 voluntari implicați
Realizarea unui film 28
Coordonatorul departamentul ui Imagine & IT
Anual
-
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU Realizarea unui
Realizarea unui proiect de atragere a fondurilor
Scrierea unei mape
de
proiect Organizarea
Capgemeni,
implemen
Xerox, Artis
tat
brainstormin g
1 proiect
1000
de
Fonduri
beneficiari
pentru
direcți
organizație
10
și proiect
sponsori 30
Implementar
Decathlon,
ui Strângere de ceilalți membri
de
50
Color,
departamentul Fonduri, dar și Anual
parteneri
ea
Design, Print
Coordonatorul
360uaic, KissFm, Impact
ai Biroului de
Fm,
Primăria Iași,
Conducere
Consiliul Județean,
de
voluntari
Travis.
Realizarea unui
1 proiect
brainstormin g
implemen
pentru
tat
alegerea
1 proiect Coordonatorii
proiectului pentru Aplicarea la
aplicăm
linii
Scrierea
de
finanțare
care
proiectului pentru
linia
scris
și departamentelo
MTS, DJST,
r de Strângere
AFCN, ICR,
Fonduri
finanțat
pentru
10000 de de Fonduri și
organizație
beneficiari Proiecte, dar și
și proiect
1 sponsor ceilalți membri
Iași, Primăria
principal
Iași etc.
de finanțare
30
Implementar
ai Biroului de
Consiliul Județean
de Conducere
parteneri
ea
50
Evaluarea
de
voluntari
Raportarea
Vizibilitatea
Realizarea de Vizibilitate
3 sponsori
organizației
materiale
Fonduri
30
la nivel local,
atractive
pentru
parteneri
r Imagine & IT
național
Inserarea
organizație
anuali
și
și
Semestrial
Coordonatorii
de departamentelo
29
Relații
Lunar
-
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU internațional
sponsorilor,
și proiect
partenerilor
10
Externe
voluntari
pe materiale Organizarea unor evenimente pentru tarnsferul de imagine
2. Cum poate organizația noastră să facă rost de un sediu independent și să îl mențină?
Obiectiv specific
Acţiuni
Rezultate
Realizarea unei baze de Contactarea
date
unui număr
Discuții
de 5 posibili
purtate
comodatori
pentru închirierea
Indicatori Minim
Posibilitatea unor colaborări, a unui comodator
unui spațiu
Responsabili
contacte Minim coluntari
UAIC,
implicați
DJST, CUIB
Minim
3
alumni
CONTRA Realizarea
contract
de
unui contract
comodat pe
de comodat
o
Semnarea
perioadă
nedetermina tă
acestuia
Primăria,
8
1
unui
Parteneri
5
implicați
Încheierea
Termen
etc. Biroul Conducere ASFI
de Anual
CT Sediu pentru ASFI
1 comodat 1
UAIC
comodato r 1 sediu 3 30
CJ,
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU voluntari implicați 3. Cum ne motivăm membrii pentru a se implica în activitățile asociației?
Obiectiv specific
Acţiuni
Rezultate
Indicatori
Responsabili
Termen
Parteneri
Realizarea unei baze de date
cu
Organizarea
posibile
Motivarea
unui
locații
membrilor
teambuildin
Contactarea
Coeziunea
g
pentru locații
grupului
Organizarea
Minim 10 voluntari implicați
Semestrial
-
Lunar
Teatru Fix
în organizare
Implementar ea Realizarea unei baze de
Coordonatorul
date
departamentul
cu
locații
minim 12
Contactarea
petreceri
pentru locații Organizarea a petreceri
12
Încheierea
Motivarea
unui
membrilor,
parteneriat
destresarea
anual pentru acestora o locație ori doua Brainstormin g
50
ui
Resurse
Umane
de
voluntari implicați 100
de
voluntari participan ți
pentru
tematicile petrecerilor 31
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU Realizarea
Minim
unui
traininguri
brainstormin Organizarea a
4
traininguri și workshopuri
g
pentru
aflarea necesităților Contactarea trainerilor Organizarea
Mimim 8 Dezvoltarea
traineri
personală și
Minim
profesională
membri
Motivarea
alumni
membrilor
implicați
ea
Aplicarea a 3 chestionare
Aplicarea acestuia Interpretarec hestionarului Soluționarea problemelor
voluntari
Coordonatorul
implicați
departamentul
Minim
Realizarea
chestionar
4 Lunar
Outdoor360
Trimestrial
-
Minim 10
Implementar
unui
4
3
chestionar Aflarea
e
problemelor
65
și
dintre
soluționarea
probleme
acestora
soluționat
Motivarea
e
membrilor
100
ui
Resurse
Umane
%
de
responden ți
4.
Obiectiv specific Contactarea a minim 5 parteneri media noi
Cum facem asociația și proiectele noastre mai vizibile?
Acţiuni
Rezultate
Indicatori
Realizarea
Promovarea
Minim
Responsabili 5
unei baze de ASFI și a
parteneri
date cu mass- proiectelor
media noi
media locală Colaborator
Minim 10
și națională, i noi
voluntari 32
Termen
Impact
Coordonatorul departamentul ui Externe
Relații
Parteneri
Înoras.ro, Semestrial
AltIasi, TeleM, TvrIasi,
Fm,
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU implicați
dar mai ales Posibile
Digi24 Iasi,
internațională parteneriate
Kiss
Contactarea
Radio
acestora
Guerilla etc.
Fm,
Discuții pentru parteneriate
Discuții
Încheierea unui parteneriat media anual cu un canal național
1 partener
cu
posibili
Partener
parteneri
media
Realizarea
anual,
unui contract
nivel
Semnarea
național
media anual, la
contractului
la
nivel
Anual
național
Radio Guerilla
3 voluntari implicați
Realizarea unui brainstormin Realizarea unor materiale de promovare atractive
g
pentru
aflarea ideilor creative Realizarea
Vizibilitatea
Minim 20
proiectelor
voluntari
și a ASFI
implicați
Coordonatorul departamentul ui Imagine &
Lunar
-
IT
materialelor Printarea Distribuirea acestora
Realizarea
Realizarea
unui
unui
Vizibilitate
invitat
departamentelo
Chirilă,
eveniment
brainstormin
pentru ASFI
1
r
Andrei
g pentru a și invitat
eveniment
Externe,
afla ce invitat
de
cu personaj
un
Minim
1 Coordonatorii
RP Resurse 33
Relații Anual
Tudor
Pleșu,
Dan
Puric, Oana
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU notoriu
dorim
organizat
pentru
Realizarea
50
realizarea
unei baze de
voluntari
transferului
date
implicați
de imagine
invitați
10000 de
Contactarea
beneficiari
cu
Umane
Pellea,
M.
Cărtărescu
de
etc.
acestora Organizarea Implementar ea
Cum facem ca la evenimentele noastre să avem mai mult public extern decât
5. intern?
Obiectiv
Acţiuni
specific
Rezultate
Realizarea
Minim
unui brainstormin Reinventare a proiectelor de tradiție
Indicatori
g Reorganizare a priorităților Organizarea efectivă Implementar
Responsabili
proiecte
noastre vor
reinventat
atrage
și
e
tradiția
va
Minim 50 Conducere
Biroul
de
un
voluntari
public
Parteneri
2
Proiectele
continua cu
Termen
de Anual
-
Anual
-
ASFI
implicați
numeros
ea Realizarea
Un
Organizarea
unui
proiect
ce
nou
unui proiect
brainstormin
atrage
un
parteneri
Coordonatorul
nou
g
și
proiectului
ASFI
marca
nou
pentru nou public,
aflarea
dar
ideilor
de sponsori,
și
1 proiect
sponsori noi 34
Universitatea de Stat Moldova Relații Publice și Publicitate Andreea DUMITRU proiect
parteneri,
50
de
Scrierea unei instituții etc.
voluntari
mape
implicați
de
proiect
1000
de
Organizarea
beneficiari
Implementar
direcți
ea
10000 de
Evaluarea
beneficiari indirecți
Aplicarea unui chestionar pentru mediul extern
Realizarea
Minim
unui
chestionar
chestionar Aplicarea acestuia Interpretarea chestionarulu i
Aflarea problemelor și soluționarea acestora
2
e 65
%
dintre probleme soluționat e
Soluționarea
3000
problemelor
responden ți
35
de
Coordonatorul departamentul ui de Resurse Umane
Semestrial
-