PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER
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Boite Postale 238 5110 AE Baarle Nassau Hollande
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Nouvelle présentation d'une méthode appliquée depuis des années par les consultants TjekT! le 'Brown Paper'.
La manière la plus interactive et la plus passionnante de clarifier un processus, un système et ses flux de communication et d'information.
Brown Papers: ce sont ces très grands papiers d'emballage (papier kraft) que tout un chacun peut trouver dans la plupart des bureaux de postes et entrepôts. Avec son mètre de haut et sa grande longueur, le papier kraft (Brown Paper) est l'un des outils les plus importants du consultant Emet. En fait, ce fut notre premier investissement peu après la création de Emet en novembre 1996. Le rouleau en question pesait 120 kg; il se trouve encore chez l'un de nos clients dans le bureau d'un de ses managers. Il est encore utilisé de temps en temps pour – vous l'avez deviné – des sessions de Brown Paper. On utilise le Brown Paper lorsque l'on veut étudier un processus. Cela fonctionne comme indiqué ci-dessous:
Tout d'abord, nous expliquons en quoi consiste un processus. Un processus est caractérisé par la description claire des flux entrants bien identifiés, des opérations de valeurs ajoutées et des flux sortants également bien identifiés. La qualité et les spécifications du produit dépendent en grande partie de ces descriptions et définitions. Puis, nous étudions - tout d'abord verbalement - le processus global du début à la fin. Nous recommençons cette phase en utilisant cette fois le Brown Paper (papier kraft). Nous nous concentrons sur chaque opération du processus, sans omettre les étapes qui semblent sans importance. Nous mettons en évidences chaque étape avec de gros feutres, les copies des documents et e-
mails, copies d'écrans, parfois même des notes sur brouillon. De cette manière nous obtenons une bonne vision des opérations liées au processus et de leur ordonnancement. Ainsi sont déterminés les phases de travail, les références intermédiaires, les déplacements, les stocks d'en-cours; il est possible que certains articles soient retirés et réintroduits ensuite après traitement. Enfin, le processus apparaît dans son intégralité, fiable, clair et compréhensible par tous et surtout par les personnes directement impliquées dans ce processus.
Travailler sur Brown Paper est une chose que les consultants TjekT! ne peuvent pas faire seuls... L'intérêt de cette méthode d'analyse est que le consultant ne travaillle pas seul. D'une part nous n'en serions pas capables et d'autre part il n'est pas passionnant de travailler seul. Il est plus efficace et plus intéressant de travailler le Brown Paper avec les personnes qui sont directement et quotidiennement confrontées au processus. Parce
qu'elles savent exactement ce qui se passe. Quand nous avons le processus « en main », nous l'examinons encore une fois avec les personnes qui nous aident dans cette analyse. Les remarques les plus importantes seront reportées sur le Brown Papier, les points forts au feutre vert, les points à améliorer au feutre rouge. Lorsque cette phase
est achevée, nous organisons une présentation qui peut se faire de deux façons: soit nous présentons les résultats de l'analyse à toutes les personnes impliquées dans le processus, soit ce sont les équipes impliquées dans les différents processus qui présentent chacune leur analyse aux autres.... et là commence le vrai travail!
Brown
Paper
Des têtes de chapitres:
Efficace et ludique
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Nous ne travaillons pas seuls
1
Valable aussi pour les systèmes
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Notre point de vue
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www.gegevens.info
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Témoignages
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Amusez-vous
2
Cela demande deux à trois heures de travail de quelques employés pour faire un Brown Paper.
Les tâches doubles, opérations inutiles et les retards de processus sont immédiatement révélés.
PRESENTATION DE LA METHODE BROWN PAPER
Brown Papers: une méthode valable aussi pour les systèmes Nous pouvons également utiliser le Brown Paper afin de d’optimiser le processus des systèmes de gestion. Nous utilisons la présentation cyclique (comme indiqué en figure). Comme nous ne pouvons pas présenter des cycles sur un support de format horizontal, nous suivons les cycles de gauche à droite. La superposition des Brown Paper «Flux de processus» et «Système de gestion de processus » peut apporter des résultats intéressants dans l'appréciation des caractéristiques propres et des valeurs ajoutées du système.
WWW.GEGEVENS.INFO
Objectives long terme
évaluation Beoordelen et rapport
!
+ou - = ? &
court terme planification et normalisation
Réalisation et uitvoering délégation du plan
figuur 1
Notre point de vue... Est-il possible d’améliorer ou de travailler de façon plus simple ?
Dept.. A
Dept. . B
Quelles sont les? Wat gaat fout erreurs fréquentes ? Les causes ? ? Les effets ?
Dept.. C
Est-ce-que toutes ces documents sont utiles ?
Dept. afd. D
Que faisons nous avec toutes cette information ? Qui ? Pourquoi ?
Flux entrant Qu’est l’unite ‘input’ (i)d(en) (definition)
Flux sortant Qu’est l’unite(s) ‘output’ (definition) Est-ce que toutesFunctionele ces divisions fonctionnelles et départementales sont utiles ?
Est-ce que les départements ou le process domine ?
Taakverbreding personnel Takenverdeling ou equipe? Functionaris of team? Est-il possible de créer des activités plus encombrants et d’élargir la polyvalence ?
Est-ce que la période réponse et de travail est influence par le stock de travail ?
Est-ce-qu’il y a des pas inutiles ?
Quel valeur ajoutons welke waarde voegen nouseigenlijk dans ce toe process ? ?
Ce qui est passionnant c'est de donner un avis engagé sur votre propre processus. Cela permet souvent «d'ouvrir les yeux», de comprendre les points faibles et de révéler les potentiels. Le consultant Emet soutient le processus, mais n'est certainement pas le «conseiller qui critique».
Témoignage Il y avait beaucoup d'enthousiasme à travailler sur le Brown Paper. Le processus de travail était long et complexe. Il y avait beaucoup de documents collés, des flèches ajoutées pour des commentaires supplémentaires. Quand ce travail fut terminé, le Brown Paper fut roulé afin de le présenter au management le jour suivant. La salle de réunion était réservée, et le Brown Paper accroché au mur. Il n'y avait qu'un problème: il n'y avait pas de mur assez grand pour accrocher le Brown Paper, et la présentation fut faite dans le couloir à côté de la salle de réunion. Le Brown Paper fut accroché encore trois mois, visible pour toutes les personnes qui passaient...
Témoignage La présentation finale avait lieu dans le bureau nouvellement réaménagé du directeur. Derrière le bureau du directeur, le Brown Paper était accroché au luxueux mur en bois de noyer tout neuf. Pendant notre présentation, le directeur se leva et écrivit sur le Brown Paper avec un gros feutre noir le texte suivant: « Tout le monde est responsable de la qualité! » Il s'avéra par la suite que le texte s'était imprégné sur son nouveau mur à travers le papier kraft. Le texte y est toujours...
Amusez-vous ...
QUELQUES CITATIONS: « Il s'est avéré que nous passions 50% de notre temps à faire travailler le système, à peine 10% au processus central, et le reste du temps à faire des réunions. Il ne nous restait à peine 5% de notre temps pour nos employés. » « Sommes-nous une fabrique de papier ou un établissement de soins? » «Nous avons tellement d'informations que nous n'en faisons plus rien avec...» «Des e-mails, des notes, des lettres, des télécopies, des coups de téléphone,... souvent nous nous courons après et parfois seulement pour contrôler si le premier message est suffisamment clair.»
Témoignage Nous devions effectuer la présentation dans l'ancienne salle de la direction. Les cinq personnes de la direction générale s'étaient déplacées spécialement de Paris. Le Brown Paper était surchargé de documents. Les 36 mètres de Brown Paper étaient accrochés tout le long de la salle de réunion. Nous avions 30 minutes. Lorsque le consultant commença sa présentation, un coin du papier se décolla, et comme un jeu de dominos, l'énorme Brown Paper tomba avec plus de cent documents sur les membres de la direction. Un des directeurs dit alors une chose: “ Gentleman, we are covered under a load of useless paper...”. Dix minutes plus tard, nous recevions le contrat pour résoudre le problème.