Plano de metas • Diretoria da Vice-Presidência Ana Luiza Campos Gava
diretoria executiva 2022/1
Diretoria da Vice-Presidência
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com soluções em arquitetura, urbanismo e design
Plano de metas • Diretoria da Vice-Presidência Ana Luiza Campos Gava
1. Informações do Candidato Nome: Ana Luiza Campos Gava Idade: 20 anos Período: 5º Tempo de serviço na empresa: 6 meses E-mail: analuizagava@archejr.org Telefone: (32) 99808 - 1868
2. Histórico na Arché Empresa Junior 2021/1: Trainee 2021/2: Gerente da Vice-Presidência 2022/1: Candidata à diretoria da Vice-Presidência
3. Apresentação da Empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade e outros externos.
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Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias, uma delas rendendo uma premiação do núcleo. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. A empresa passou a buscar, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de Alto Crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento, sendo reconhecidos no Prêmio FEJEMG. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. O ano de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio às mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo. Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, a primeira gestão do ano foi de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que tem se tornado cada vez mais sólida. Diante de tantas dificuldades, a Arché mudou sua postura em 2018. O organograma foi enxugado de forma de desburocratizar processos e gestão, focando na execução de projetos. As metas foram escalonadas e o processo de precificação foi revisado, garantindo projetos de alto valor e um preço condizente com a realidade. A negociação foi revisada e os resultados foram constantes o ano todo. A meta de faturamento foi atingida na metade do ano, e o AC foi batido no ENEJ, onde a empresa foi reconhecida no palco em Ouro Preto. Ao final do ano, o crescimento era de 200% do faturamento em relação a 2017, elevando o ticket médio e permitindo o investimento no membro, tanto em capacitações quanto em eventos. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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O ano de 2018 foi de muito sucesso para Arché, a qual foi reconhecida e premiada perante o Núcleo no “Prêmio Cenje” e parabenizada no palco do “Prêmio FEJEMG” pelo Tri-Alto Crescimento. Por fim, em 2019, refletindo os resultados do ano anterior, adquirimos um espaço cada vez maior tanto no mercado de São João del Rei quanto no próprio Movimento Empresa Júnior. Passamos a maior parte do ano escalonados em nossas metas de Alto Crescimento, que foram alcançadas em outubro, recebendo o reconhecimento da FEJEMG na 2ª Reunião Regional do núcleo Vertentes. O ano de 2020 começa com metas desafiadoras que exigiriam grandes mudanças na presença de mercado e na execução dos projetos da empresa. Porém, durante a parte inicial da primeira gestão do ano, todos foram pegos de surpresa com a pandemia da Covid-19, que inviabilizou diversos processos da empresa e exigiu a suspensão do período letivo. Diante desse quadro, a Arché buscou alternativas para alavancar os resultados e fortaleceu pontos como a capacitação dos membros, a aproximação com o curso e a parceria com profissionais do mercado da construção civil. Em 2020/2 o pano de fundo é o mesmo, mas o olhar se torna outro. Depois de tanto pensar e estudar, a Arché coloca em prática seu inconformismo e sua necessidade de mudança, de aprendizado, e em poucos meses consegue resultados incríveis, como a entrada do maior projeto da história da empresa até então. O escalonamento tão distante chega, e o farol reflete o verde da nossa camisa que esteve batalhando tanto, assim como as metas se tornam mais palpáveis e realizáveis. Com isso, o reconhecimento veio no ENEJ e EMEJ que reuniram online muitos empresários, e, o “Prêmio Vertentes”, histórico, não foi diferente, marcando e encerrando esse primeiro ano da regionalização de maneira tão excepcional, que nem tampouco fora sonhada. Foi o ano de muitas mudanças, muito trabalho, e, finalmente, muito reconhecimento feito pelo time, durante todo ano. O ano de 2021 se inicia com uma gestão de inovação na estruturação, agora contamos também com 5 departamentos na empresa, com a adição do departamento de negócios, sendo a concretização do mesmo um grande desejo Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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da empresa. Com ele conseguimos dividir algumas funções e investir mais em prospecção ativa, deixando o departamento de projetos com menos sobrecarga. Tivemos dois grandes marcos nesta gestão: finalizamos no verde de faturamento e conseguimos fechar nosso primeiro projeto no exterior, o Rekawa, o qual está em andamento e provém de uma parceria com professores do curso, ajudando assim, no reconhecimento da empresa perante os docentes da UFSJ. Foi uma gestão de muita garra, onde superamos mais uma vez como dificuldades do ensino remoto, mostrando que a verdinha não veio para brincar! Finalizando a segunda gestão do ano, conseguimos trazer mais interação, unidade e pertencimento à Empresa. Foi mais uma gestão de muita luta devido a pandemia de COVID-19, vencemos desafios de conexão, inovação interna e conseguimos nossa maior conquista depois de dois anos isolados: um encontro presencial das gestões que não puderam se abraçar. Sendo o último ano do Planejamento Estratégico de 2019-2021, tivemos que nos preparar para novas metas, estudando cada frase do novo P.E. para 2022 com muita dedicação e atenção, já que são as novas batalhas para o próximo triênio, e mais uma vez seguimos esperançosos por um novo ano mais alinhados, inconformados e empenhados em manter nossa Arché reconhecida!
4. Objetivo da Candidatura Quando me deparei com a necessidade de escrever sobre as razões que me levaram a essa candidatura, esbarrei na palavra inconformismo. Não porque seja mais uma palavra difícil no dicionário, mas porque essa moldou boa parte das decisões de minha vida. No primeiro semestre de 2020 me candidatei para o CACAU (Centro Acadêmico do Curso de Arquitetura e Urbanismo da UFSJ), não foi uma decisão ocasional, tinha como objetivo solucionar questões que me incomodavam na faculdade. Porém, logo após minha adesão, iniciou-se a pandemia do COVID19 e o período de isolamento social, dificultando todas as atitudes que eu tomaria dali em diante. A implementação do ensino remoto foi uma tentativa de dar continuidade a nossa formação profissional, entretanto, houveram perdas em relação a Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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qualidade do ensino, sendo necessário buscar outras formas de aprender o que a faculdade não estava ensinando. Assim, a Arché surge em minha vida. Logo no Processo Seletivo me deparei com desafios ainda não enfrentados. Foi necessário sair da zona de conforto, aprender a lidar com o diferente e entender qual seria meu papel diante das atividades que envolviam lidar com pessoas. Não só lidar com pessoas, mas, sentimentos, habilidades e desejos completamente diferentes dos meus. Foi uma experiência extremamente enriquecedora, a qual me levou à efetivação na empresa. Tendo em vista minha experiência com o PS, entrei na Vice-Presidência com o propósito de modificar o processo e proporcionar aos novos trainees um momento leve e de aprendizado. Porém, a vivência nesse departamento me mostrou que existem outros processos a serem aperfeiçoados, e esse é meu maior objetivo com esta campanha. É preciso dar continuidade ao que de fato é eficiente e aprimorar o que precisa ser reestruturado. Trabalhar na VicePresidência foi uma experiência incrível, e devido a isso, hoje tenho coragem de assumir um cargo de liderança. Desejo que após essa gestão, mais pessoas sintam a mesma vontade, pois meu trabalho se estende a oferecer capacitação e propósito.
5. Resultados Esperados Durante as gestões anteriores muitos processos foram incorporados à empresa, mesmo comprovado seus benefícios e evidenciado seus resultados, a sobrecarga do departamento da Vice-Presidência foi algo significativamente mencionado. Assim, busco otimizar e delegar processos já consolidados, tendo como propósito zelar pela saúde e motivação dos membros. Não só, com o intuito de atingir as metas estabelecidas pelo novo Planejamento Estratégico, há a preocupação, desde o início da gestão, de promover o entendimento e alinhamento dos membros, além de estabelecer ações que nos aproximem dos objetivos determinados. Os 10 anos da Arché Jr. terão um foco especial nesta gestão. Está previsto seu planejamento em conjunto com os cinco departamentos e a expectativa é de que as comemorações ocorram durante o ano todo. Além disso, Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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visa-se abranger as atividades propostas aos pós-juniores e universidade, como retribuição aos serviços prestados. Ademais, existe a previsão do retorno às atividades presenciais, mas, devido às novas notícias, esse ainda é incerto. Assim, pretende-se continuar o desenvolvimento de alguns processos de forma remota, entretanto, haverá o planejamento para a migração de outros ao modelo presencial, como as reuniões gerais, imersões, assembleias e comemorações dos 10 anos da Arché Jr., como já citado anteriormente. Por fim, visando o entendimento e desenvolvimento de meus Planos de Ação, esses foram divididos em 4 focos de atuação: Estratégia, Suporte, Otimização e Continuidade de Processos e Gestão de Conhecimento.
5.1
Estratégia
5.1.1 Aproximação com a Rede A transição da comunicação interna da empresa para o Telegram trouxe diversos resultados positivos, como a aproximação e maior contato com outras EJs, e instâncias do MEJ, visibilidade adquirida pela Arché Jr., rápido acesso às informações, maior conhecimento das atividades do núcleo e da federação, além do êxito na separação entre vida pessoal e profissional dos membros. Assim, pretende-se consolidar a utilização dessa ferramenta e explorar novas possibilidades que a mesma oferece, essa informação será retomada e aprofundada no tópico 5.3.4. Ouvidoria. Não só, a continuidade dessa estratégia, implementada na gestão 2021/2, visa agora alcançar a batalha Conexões de Impacto, a qual tem como indicador o número de ações colaborativas, metrificada a partir da taxa de colaboração e a porcentagem de membros colaboradores. De outro modo, a partir dessa imersão no ecossistema do MEJ, pretende-se instigar a independência e proatividade dos membros para solucionar dores da empresa, através do incentivo à realização de benchs e adesão aos grupos de debates e discussões gerenciados por integrantes do movimento.
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5.1.2 Alinhamento do novo Planejamento Estratégico Devido a implementação do novo Planejamento Estratégico, será preciso alinhar todos os membros ao seu funcionamento. Dessa forma, está previsto a realização de reuniões cujo foco será esclarecer dúvidas e propor soluções visando atingir os desafios apresentados pelo novo P.E., além de imersões para a construção coletiva de objetivos e estratégias. Não só, pretende-se realizar o acompanhamento do Portal BJ na última reunião geral do mês, trazer pautas sempre que necessário e elaborar, em conjunto com os gerentes do departamento, uma cartilha informativa sobre o novo P.E., a fim de otimizar o acesso às informações. Além disso, haverá incentivos à participação de eventos do núcleo, visando maior entendimento e alinhamento do novo P.E. e aproximação da Rede.
5.1.3 Alinhamento com base na metodologia OKR O alinhamento e desenvolvimento de metas com base na metodologia OKR (Objectives and Key Results) é algo bastante consolidado dentro da Arché Jr.. Seu emprego trouxe diversos benefícios, como a definição de metas claras, objetivas e condizentes com a realidade da empresa, além da conquista de resultados expressivos. Desse modo, visa-se permanecer com sua utilização e promover o alinhamento dos novos membros ao seu funcionamento. Isso ocorrerá através de um treinamento direcionado dentro da semana de nivelamento, essa será melhor explicada no item 5.1.5. Nivelamentos direcionados. E então a confecção de OKR’s pessoais por todos os membros, de modo a consolidar seu entendimento. A fim de alinhar todos os departamentos, e trabalhar em prol de resultados em comum, pretende-se estruturar OKR’s gerais, essas visando as metas definidas pelo Planejamento Estratégico 22-24 e os objetivos almejados pela empresa, e então construir as OKR’s dos departamentos tendo como base a primeira. É válido ressaltar que sua construção ocorrerá com a presença única e exclusiva de todos os membros da diretoria executiva.
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5.1.4 Estruturação e alinhamento do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) Durante a última gestão, foi possível perceber algumas falhas em relação ao
acompanhamento
do
membro,
acompanhamento
one
a
one
e
acompanhamento das OKR’s pessoais. Esses não estavam sendo de fato eficientes e ainda ocasionaram em sobrecarga aos membros da VicePresidência, devido ao intervalo reduzido de um encontro a outro. Ademais, havia questões semelhantes nesses modelos que tornavam os encontros maçantes. Dessa forma, a implementação do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI) visa incorporar esses três acompanhamentos em um único modelo, e ainda focar no desenvolvimento pessoal e profissional do membro. Com destaque especial a elaboração do seu Plano de Carreira. A estruturação desse acompanhamento será discutida com os gerentes do departamento, a fim de estabelecer uma construção coletiva e promover o alinhamento
de
todos.
Entretanto,
algumas
etapas
iniciais
já
foram
determinadas: 1. Para sua estruturação, utilizaremos o treinamento, já adquirido, da Project. Esse inclui a confecção das planilhas que serão utilizadas para o acompanhamento dos membros; 2. Em seguida, revisaremos os modelos de acompanhamentos utilizados na última gestão, a fim de analisar quais pontos serão interessantes manter e quais deverão ser retirados; 3. Com as planilhas já confeccionadas, ocorrerão os acompanhamentos seguindo os intervalos estabelecidos; 4. Haverá o recolhimento de feedbacks, a fim de solucionar possíveis insatisfações referentes ao novo método; 5. Por fim, poderão haver algumas adaptações no decorrer da gestão. É válido ressaltar que o primeiro acompanhamento terá como objetivo identificar o conhecimento técnico relacionado à arquitetura e as habilidades referentes aos softwares que os membros dominam ou desejam dominar. Além Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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disso, será traçado um Plano de Carreira com base na análise das soft e hard skills do membro. A partir dessas informações serão definidos objetivos a serem alcançados e a montagem de um Plano de Ação, de modo a definir um caminho a ser seguido pelo membro. Os demais acompanhamentos serão conversas direcionadas com base nos feedbacks recolhidos, principalmente os feedbacks dados pelos diretores de seus respectivos departamentos. Além disso, terão as atualizações das ações definidas pelo PDI, conversas sobre o andamento dessas e sobre o clima do departamento e da empresa.
5.1.5 Nivelamentos direcionados A realização de nivelamentos nas primeiras semanas da gestão é uma estratégia já consolidada e extremamente eficaz, pois garante o acesso aos conhecimentos básicos, referentes a desenho técnico, modelagem 3D, renderização etc., conferindo capacitação e segurança aos membros para a realização de projetos pela empresa. Não só, alinhado à batalha Lideranças empreendedoras, a qual tem como um dos indicadores a porcentagem de membros que executam e a batalha Soluções Inovadoras, a qual tem como indicadores o Net Promoter Score (NPS), o número de soluções inovadoras e o faturamento da rede, essa capacitação inicial corrobora com o papel educador desempenhado pela Arché Jr. e contribui para que os membros estejam mais aptos e seguros a realizar projetos que atinjam seus indicadores. Após a análise da última gestão e diante ao fato de que os novos membros estão em períodos iniciais da faculdade, o que representa pouco conhecimento e experiência em relação aos softwares e técnicas utilizados em arquitetura, optou-se por realizar a semana de nivelamento de forma direcionada. Assim, em parceria com os demais departamentos, estipulou-se que os ex trainees realizem treinamentos básico e intermediários, voltados a conferir uma visão inicial dos softwares. E os membros mais antigos, irão realizar os treinamentos que julgarem necessários. Em contrapartida, esses terão que realizar um projeto fictício, que poderá compor o portfólio da empresa. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Além disso, o plano de nivelamento se estende aos departamentos, sendo seus diretores responsáveis por capacitar os novos integrantes e introduzir os processos que esses irão desempenhar. Tendo em foco a Vice-Presidência, no decorrer das primeiras semanas da gestão, ocorrerão a introdução do departamento, explicação dos processos internos, atualização de todo o sistema, definição dos guardiões, repasses de informações e estruturação de processos iniciais. Por fim, o feedback recolhido após a finalização da semana de nivelamento será utilizado para a definição dos treinamentos necessários à capacitação dos membros, como será explicado no item 5.2.1. Capacitação e treinamentos direcionados.
5.2
Suporte
5.2.1 Capacitação e treinamentos direcionados Como citado anteriormente, o feedback coletado após a semana de nivelamento guiará a escolha dos próximos treinamentos e capacitações. Entretanto, após a análise da gestão anterior e a percepção das deficiências apresentadas pelos membros, optou-se por priorizar capacitações que contemplem o conhecimento técnico referente à arquitetura. Assim, em parceria com os planos de ação dos departamentos da Presidência e de Projetos, determinou-se a realização do treinamento de detalhamento e a introdução ao sistema BIM (Building Information Modeling). Além disso, está previsto o suporte a Semana de Correção de Qualidade II, definida em parceria com o candidato à diretoria de Projetos, Fernando Lacerda. Desse modo, visa-se aperfeiçoar a qualidade dos projetos realizados pela Arché Jr. e alcançar as batalhas citadas no tópico anterior (5.1.5. Nivelamentos direcionados).
5.2.2 Cultura de vendas Na última gestão foi implementado a Prospect Week, evento que teve como objetivo a realização de prospecções ativas por todos os membros da empresa. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Assim, devido aos ótimos resultados obtidos e o conhecimento adquirido referente a área de vendas, pretende-se retomar esse evento. Visando especialmente atingir a meta de faturamento, a qual diz respeito a batalha Lideranças Empreendedora, e gerar experiência empresarial. Em parceria com o departamento de Negócios, acontecerão mais semanas de prospecção com a participação integral da empresa. Entretanto, para que isso ocorra, será preciso definir o número de eventos, a possibilidade de haver revezamento dos membros, e a viabilidade de realizar prospecções ativas presencialmente. Nesse caso, essas aconteceram após o início do período letivo da UFSJ, quando todos os estudantes retornarem a São João del Rei. Ademais, pretende-se realizar treinamentos, pautas e dinâmicas sobre o departamento de Negócios em Reuniões Gerais e Imersões, a fim de transmitir seu conhecimento e experiência aos demais integrantes da empresa. Proporcionando assim, capacitação e segurança para realizar vendas pela Arché Jr.
5.2.3 Clima A pesquisa de clima realizada no início da gestão passada, se mostrou bastante ineficaz. Visto isso, pretende-se incorporar essa consulta ao Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), como já citado no tópico 5.1.4. Dessa forma, será possível obter uma visão mais verídica do membro e do desempenho do departamento e da Arché. Ademais, o clima da empresa está intimamente ligado ao bem-estar e motivação de seus integrantes. Assim, visando a batalha Lideranças Empreendedoras, a qual tem como um dos indicadores, a motivação dos membros, pretende-se continuar com a realização de dinâmicas antes de reuniões ou eventos, a fim de incentivar a participação desses e proporcionar momentos de descontração. Não só, haverá desafios temáticos no decorrer da gestão, com direito a reconhecimento e bonificação. Essas serão estruturadas em parceria com o departamento da Presidência. Tendo como enfoque o possível retorno presencial, serão retomadas as comemorações de projetos ao final de cada mês. Além disso, devido aos 10 anos Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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da Arché Jr., esses comemorados em abril, ocorrerão, durante toda a gestão, atividades para celebrar essa conquista, envolvendo também os pós juniores. Seu planejamento ocorrerá em conjunto com os demais departamentos. Por outro lado, pretende-se continuar com as Reuniões de Clima, pois estas servem de estudo e orientação para o funcionamento de toda a empresa, além de identificar falhas que podem ser corrigidas antes do final da gestão. Como também, são necessários para o entendimento do desenvolvimento das atividades realizadas, além de estudo para a elaboração dos Planos de Ação dos futuros diretores.
5.3
Otimização e continuidade de processos
5.3.1 Delegação de processos Durante as últimas gestões fora mencionada a sobrecarga apresentada pela Vice-Presidência, devido ao acúmulo excessivo de processos. Diante disso, e devido ao número reduzido de membros que irão compor esse departamento nesta gestão, surgiu a necessidade de delegar processos já estruturados.
5.3.1.1 Membro destaque Em conjunto com os demais diretores, foi decidido a suspensão do Gamification, metodologia implementada na gestão 2020/2, pois demanda excessivo trabalho e tempo mesmo após as otimizações. Entretanto, a fim de não comprometer o clima da empresa e a motivação dos membros, foi proposto a bonificação do membro destaque do departamento. Em comum acordo com o candidato Guilherme Mairinque, foi decidido a transferência da execução do Membro Destaque, tanto de departamento, quanto geral, à Presidência. Para isso, será oferecido suporte e auxílio durante o processo de transição. É válido ressaltar que o Gamification poderá ser retomado a qualquer momento, quando for de conhecimento geral sua necessidade.
5.3.1.2 Acompanhamento de Projetos Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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O Acompanhamento de Projetos foi implementado na gestão 2021/1 e reestruturado na gestão 2021/2. Seu funcionamento se tornou bastante eficiente, permitindo identificar insatisfações e mediar conflitos durante as etapas de projeto. Entretanto, devido a problemas de comunicação, identificados na última gestão, entre o departamento de Projetos e os responsáveis por desempenhar essa função no departamento da Vice-Presidência, optou-se por transferir a tarefa de passar os formulários aos gerentes de projetos. É válido ressaltar que, a Vice Presidência ainda ficará a cargo de atualizar os formulários, a fim de os personalizar para cada projeto, coletar e analisar as respostas obtidas, transmitir os feedbacks e acompanhar as reuniões de discussão. Ademais, como já previsto nos Planos de Ação da Fernanda de Souza Corrêa, diretora da Vice Presidência na gestão 2021/2, haverá a possibilidade de realizar reuniões de clima, acompanhadas pelos gerentes da VP, no período intermediário dos projetos, principalmente nos que forem observados alguma questão negativa, ou de equipes muito grandes.
5.3.1.3 Endomarketing O Endomarketing é um processo realizado em conjunto com o Departamento de Marketing, com o intuito de divulgar os processos internos da empresa. A fim de diminuir a sobrecarga apresentada pelos membros da Vice-Presidência, surgiu a proposta de estender esse processo aos demais departamentos. Assim, cada um ficará responsável por produzir a arte referente a sua transparência interna, essas já padronizadas e disponíveis no Canva. E a produção dos informativos ficará a cargo do departamento de Marketing, já que esse estará alinhado com o Calendário Geral, proposta que será aprofundada no item 5.3.2. Transmissão de informações. Por fim, é importante salientar que todos esses processos podem voltar a ser de
exclusiva
responsabilidade
da
Vice-Presidência,
principalmente
se
apresentar prejuízos à sua execução, ser for julgado extremamente necessário e comprovado que não acarretará em sobrecarga aos membros da VP.
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5.3.2 Organização interna e transmissão de informações 5.3.2.1 Trello O Trello é uma ferramenta já consolidada para realizar a comunicação e organização interna da empresa. Entretanto, este apresenta diversas funções que auxiliam na otimização de processos e que podem ser melhor exploradas. Assim, em parceria com o candidato à diretoria de Projetos, Fernando Lacerda, pretende-se incentivar a busca e adesão a essas funções. Além disso, haverá a análise da viabilidade em contratar algum serviço da plataforma, alinhado ao planejamento financeiro realizado pelo Departamento da Presidência.
5.3.2.2 Google Agenda Durante a última gestão, a utilização do Google Agenda esteve mais presente no planejamento da empresa. Porém, houve pouca divulgação e adesão a essa ferramenta. Outro problema levantado foi a sobrecarga apresentada pelo diretor da Vice-Presidência referente à organização e gerenciamento do Calendário Geral e o distanciamento, por parte dos gerentes, relativo ao entendimento do mesmo. Assim, será proposto a administração desse calendário por todos os diretores, tirando proveito da possibilidade de compartilhamento e multigerenciamento presente nessa ferramenta. Além disso, será encorajado sua divulgação durante as reuniões de departamento e seu compartilhamento em outras ferramentas utilizadas pela empresa, como o Telegram e o Instagram, a fim de auxiliar na organização e planejamento dos membros. A adesão ao Google Agenda será realizada especialmente no departamento da Vice-Presidência, a fim de otimizar a organização interna.
5.3.2.3 Telegram e Instagram A transição para o Telegram ocorreu na última gestão e foi bastante benéfica à empresa, especialmente por separar a vida profissional e pessoal e conferir profissionalismo ao perfil dos membros. Contudo, a transmissão de informações
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por essa plataforma não se mostrou eficiente, e ocasionou em perdas da mesma. Como será citado no tópico 5.3.4. Ouvidoria, o Telegram apresenta diversas ferramentas que auxiliam na otimização dos processos da empresa. Assim, será explorado e debatido com os gerentes da Vice-Presidência meios eficazes de transmitir informações aos membros. Não só, em parceria com o departamento de Marketing, será discutida a possibilidade de ocorrer essa divulgação pelo Instagram interno da Arché Jr. (@_arcats).
5.3.3 Plantão Psicológico O Plantão Psicológico foi uma implementação extremamente positiva e necessária para a empresa. Seu funcionamento ocorre de maneira consolidada, mas poderia ser mais eficiente. Durante a gestão 2021/2 houveram incentivos para a solicitação desse benefício, principalmente diante da realidade a qual enfrentávamos, quase 2 anos de isolamento social ocasionados pela Pandemia do COVID-19. Entretanto, houveram poucas adesões e identificação de possíveis sinais que poderiam resultar em encaminhamento ao psicólogo da empresa. Assim, como já citado no item 5.1.4. Estruturação e alinhamento do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), essa conversa com o membro, contribuirá para a rápida identificação de possíveis problemas e o encaminhamento mais ágil ao psicólogo. Não só será estendida a autonomia aos próprios diretores de aconselhar seus gerentes a solicitar uma consulta. Visando também o bem-estar dos departamentos, e os sinais de desgaste emocional que alguns apresentaram na última gestão. Será encorajado a presença desse profissional em pelo menos uma reunião interna dos departamentos no decorrer da gestão.
5.3.4 Ouvidoria Diante da baixa adesão à Ouvidoria e sobrecarga apresentada pelo diretor da Vice Presidência, em relação ao recebimento de inúmeras mensagens por Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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parte dos membros, houve a necessidade de repensar e otimizar esse processo. Como já citado no item 5.1.1. Aproximação com a Rede, o Telegram apresenta diversas ferramentas que auxiliam na otimização de processos, uma delas é a possibilidade de criar de um bot. Bot é o diminutivo de robot, que se refere a um software concebido a fim de simular ações humanas repetidas diversas vezes e de
forma
padronizada.
Devido
ao
conteúdo
dessas
mensagens
se
caracterizarem apenas por avisos de atraso ou dúvidas simples, o que não necessita de muita interação humana, o bot surge como uma alternativa para a confirmação do recebimento dessas mensagens e encaminhamento de informações. Ademais, é um meio rápido para o recebimento e identificação de possíveis insatisfações, sugestões e elogios, o que otimiza a discussão dessas informações por parte do departamento. De outro modo, caso o interlocutor opte por mandar a mensagem de forma anônima, ainda será mantido o sistema de formulário já utilizado pela Ouvidoria e o próprio bot poderá encaminhar esse.
5.3.5 Processo Seletivo Após a reestruturação do Processo Seletivo, ocorrida na gestão passada, recebemos diversos feedbacks positivos destacando a organização desse. Contudo, ainda fora relatada a sobrecarga dos trainees, ocasionando em desistências ou execução incompleta de algumas atividades. Com a reestruturação, o Processo Trainee passou a ocorrer em 2 meses e meio, período bastante satisfatório, tanto para o departamento da VicePresidência, que é responsável por organizar e coordenar todas as etapas, quanto para os próprios trainees, que podem realizar as atividades com um prazo maior. Sendo assim, o foco será em sintetizar as atividades e eliminar processos não efetivos. Dessa forma, após a realização de benchs e a experiência obtida nos últimos Processos Seletivos, esse será dividido em 4 etapas: 1. Conhecimento dos trainees e apresentação da Arché:
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Através de dinâmicas individuais e em grupos, essa etapa tem como objetivo conhecer, traçar o perfil dos trainees e formar as duplas para a Etapa de Projeto. Além disso, ocorrerá a visita a sala Arché, em parceria com o departamento da Presidência, e a introdução ao MEJ. É válido ressaltar que haverá a análise da viabilidade desta ocorrer de forma presencial. 2. Treinamentos e Projetos: Nesta etapa ocorrerá o oferecimento de treinamentos, contato com o cliente, e a realização de todas as etapas do projeto proposto aos trainees, esse gerenciado pelos membros do Departamento de Projetos. É válido ressaltar que poderá haver a retirada de alguma etapa do projeto, a fim de otimizar o desenvolvimento do processo seletivo. Isso será estabelecido em conjunto com os gerentes da Vice-Presidência e os demais diretores. 3. Entrevistas: Esta visa o conhecimento mais aprofundado do trainee, repasses de feedbacks, entendimento de seus objetivos e propósitos perante a empresa. 4. Experiência empresarial: Ocorrerá a apresentação dos departamentos, definição das atividades referente a esses e execução do membro sombra. É válido ressaltar que todas essas etapas serão eliminatórias para evitar a falta de comprometimento, facilitar a escolha dos membros que serão de fato efetivados e diminuir o número de desistência durante as etapas intermediárias do Processo. Conforme proposto dela Fernanda de Souza Corrêa, Diretora da Vice Presidência na gestão 2021/1, será encorajado a formação da Equipe de Coordenação do Processo Seletivo com todos os diretores da atual gestão e pelo menos um gerente de cada departamento, a fim de incentivar a participação uniforme da empresa e diluir os processos. Continuará sendo permitido a transmissão das correções referentes aos projetos executados pelos trainees, ao final de cada etapa, com o intuito de Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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transmitir conhecimento e utilizar os mesmos para compor o portfólio da empresa. Entretanto, os gerentes não terão permissão para interferir durante seu desenvolvimento. A efetivação dos trainees e escolha de seus respectivos departamentos, continuará sendo realizada com a participação única e exclusiva dos atuais diretores e candidatos à próxima diretoria. Proposta a qual iniciará o processo de cogestão, sendo esse melhor aprofundado no item 5.4.2. Cogestão. Por fim, visando atingir o indicador grupos minorizados, referente a batalha Rede Plural, em parceria com os demais membros da empresa será incentivado a adesão e participação desses grupos ao Processo Seletivo.
5.4
Gestão de conhecimento
5.4.1 Manual de processos O manual de processos foi implementado e executado na última gestão e acredito que essa ferramenta será de grande utilidade para a estruturação e alinhamento das próximas. Logo, pretende-se dar continuidade a esse sistema e incentivar sua adesão por parte dos outros departamentos. A fim de não haja perda de informações, o material produzido será organizado em um espaço especial no Drive, com o intuito de viabilizar seu acesso para as próximas gestões.
5.4.2 Cogestão Como citado no tópico 5.1.4. Estruturação e alinhamento do Plano de Desenvolvimento Individual (PDI), a qual prevê o início do Plano de Carreira dos membros, a realização de incentivos à ocupação de cargos de liderança e o aprimoramento e desenvolvimento de habilidades necessárias à execução dessa função. Pretende-se iniciar o processo de cogestão pelo menos 1 mês antes do final da atual gestão, ou logo que houver manifestações de interesse à diretoria. O processo de cogestão será realizado através de reuniões especiais, mentorias e repasses de dores e necessidades da empresa. Não só, como Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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ocorreu na gestão 2021/2, a reunião de efetivação e escolha dos departamentos dos trainees, prevista no item 5.3.5 Processo Seletivo, objetivará a aproximação e alinhamentos da atual diretoria e candidatos à essa.
5. Cronograma
6. Considerações finais O presente Plano de Ação foi elaborado e escrito com base na minha experiência e visão dentro da Arché Jr. Além disso, houveram consultas às propostas de meus ex-diretores, Fernanda Souza de Corrêa, Giovanna de Paula Pereira, Marcelo Reis e Lívia Faria Silva, a fim de entender suas visões diante do departamento da Vice-Presidência. Não só, foram realizados benchs visando aprimorar os processos existentes. De modo a esclarecer possíveis dúvidas referentes a sobrecarga que ainda poderá existir no departamento, é válido ressaltar que todos os processos aqui descritos poderão ser alterados a qualquer momento. Visto que acima de tudo, zelo pela saúde e bem-estar de meus futuros companheiros de trajetória. Por fim, gostaria de agradecer a todos que cruzaram meu caminho, pois cada um foi responsável por construir a pessoa que sou hoje. Ana Luiza Campos Gava Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com