Natálialima projetos proposta

diretoria executiva 2018/1

Diretoria de Projetos

Sumário 1 - Informações do candidato 2 - Histórico na Arché Empresa Júnior 3 - Justificativa da candidatura 5 - Análise da gestão atual e focos de atuação 6 - Planos de ação 6.1 – Revisão do processo de negociação 6.2 – Plano de Metas 6.3 – CRM 6.4 – Metodologia de levantamento 6.5 – Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP) 6.6 – Caderno de Metodologias dos Serviços 6.7 – Gestão a vista na sala da Arché 7 - Cronograma 8 - Considerações finais

1 – Informações do candidato Nome: Natália Augusta de Lima Idade: 20 anos Período: 4º período Tempo de serviço na empresa: Efetivada em Maio de 2017 – 7 meses Email: natyaugusta1@hotmail.com Telefone: (32) 9 8432-3744

2 – Histórico na Arché Empresa Júnior Abril-Maio 2017: Trainee da Arché Empresa Júnior Maio-Outubro 2017 : Gerente Presidência da Arché Empresa Júnior Outubro 2017: Gerente de Projetos da Arché Empresa Júnior Dezembro 2017: Candidata a Diretora de Projetos da Arché Empresa Júnior

3 – Apresentação da empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior.

Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos.

Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitou parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade e outros externos.

Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias, uma delas rendendo uma premiação do núcleo.

No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. A empresa passou a buscar, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de Alto Crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento, sendo reconhecidos no

Prêmio FEJEMG. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”.

O ano de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio as mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo.

Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, a primeira gestão do ano foi de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que tem se tornado cada vez mais sólida.

Na gestão do segundo semestre, a empresa tinha como desafio alcançar suas metas para o Alto Crescimento. Com senso de urgência, mudança de posturas e empenho dos membros, no mês de novembro iniciamos uma prospecção ativa e, dentro de um mês, dobramos nosso faturamento e alçamos a meta, nos tornando Alto Crescimento no dia 30/11/2017.

4 – Justificativa da candidatura Desde meu ingresso na Arché Empresa Júnior tive um crescimento pessoal e profissional enorme. A experiência empreendedora que a empresa e o MEJ proporciona aos membros é, de fato, extraordinária. Estive um período considerável no Departamento da Presidência onde pude ter um contato extremamente engrandecedor com o cargo mais alto de líder dentro da Arché, e com o MEJ, desenvolvendo meu lado de liderança e representatividade. O aprendizado adquirido a cada dia de trabalho e os exemplos de profissionais dentro da Arché e do movimento me fizeram acreditar no nosso poder de transformação e no legado que cada um pode deixar dentro da EJ e do movimento, superando os próprios desafios.

Com esse espírito de transformação passei a almejar cada vez mais um cargo de liderança dentro da empresa como uma forma de poder retribuir a Arché

todo aprendizado que ela tem me proporcionado, e deixar um legado positivo para a EJ e para os membros.

Sempre tive grande interesse em fazer parte do Departamento de Projetos e considero que minha trajetória na Arché não poderia acontecer de melhor forma, depois de ter uma experiência de suma importância para formação de liderança e conhecimento das dores da empresa dentro do Departamento da Presidência, pude ter a certeza de que é a hora certa de me doar à candidatura da Diretoria de Projetos, pautada na confiança de que com esforço e comprometimento posso fazer muito pelo departamento e pela Arché em 2018, me tornando a melhor versão de mim mesma.

5 – Análise da gestão atual e focos de atuação O Departamento de Projetos da Arché trabalha desde a negociação, gerenciamento, até a coleta de insumos para o marketing atuar no CRM. Em uma breve análise, no ano de 2017 a empresa teve sucesso na prospecção passiva com um número considerável de contatos. No entanto, a taxa de conversão de leeds em projetos não foi tão eficaz, fazendo necessário a mobilização de toda empresa ao final dessa gestão, em prospecção ativa, para atingir o Alto Crescimento. Além disso, o número de projetos se distanciou consideravelmente do faturamento evidenciando a necessidade de um planejamento com submetas ao longo da gestão e um foco estratégico nos serviços mais rentáveis para a empresa. Outro ponto importante é a falha no sistema de CRM, o qual é responsável pelas ações estratégicas do Marketing e para a fidelização do cliente. Diante desses pontos, um dos focos da atuação proposto para gestão 2018 será o FATURAMENTO. Para tal, será trabalhado o processo de negociação, o acompanhamento das metas e a integração com o Marketing para fidelização.

No pós contrato, a empresa ainda necessita de uma estruturação para que haja um sistema de gerenciamento realmente eficiente. O departamento tem se deparado com problemas de cumprimento de prazos, falhas de comunicação

e qualidade dos produtos. Dessa maneira, o segundo foco será a EXCELÊNCIA. É importante trabalhar esse ponto em conjunto com o departamento de qualidade, para atingir excelência tanto no atendimento quanto na execução do projeto, concebendo um produto de qualidade e fidelizando o cliente.

A comunicação dentro da empresa é de extrema importância em todos os âmbitos. A empresa vem sentindo a necessidade de uma integração maior com o departamento de Projetos de forma que todos estejam sempre a par dos processos de negociação e gerenciamento. Diante disso, o último foco de atuação da proposta será a

GESTÃO A VISTA para que haja esse

gerenciamento da comunicação claro e aberto para todos os membros da Arché.

6 – Planos de ação Nas últimas gestões, foi rodado um modelo de organograma no qual uma parte dos gerentes ficava responsável pela negociação e uma parte por gerenciamento. Esse modelo foi importante para aprimorar nosso processo de negociação mas, na última gestão, acabou ocorrendo uma sobrecarga dos membros pelo número de reuniões no processo de negociar com clientes e desmotivação dos membros que ficavam restritos ao gerenciamento. Dessa forma, será retomado o organograma inicial do departamento, no qual todos os gerentes negociam e gerenciam, sendo importante também para viabilizar, sempre que possível, que o atendimento do cliente seja feito por uma mesma pessoa na negociação e gerenciamento, gerando empatia e segurança do cliente para com a Arché.

6.1 - Revisão do processo de negociação 6.1.1 Revisão do Questionário inicial O questionário inicial é aplicado no primeiro contato com o cliente para levantar dados e registrar características da demanda. O levantamento apurado nesse questionário é de extrema importância para a precificação, planejamento e alocação da equipe para o projeto. No entanto, o questionário atual tem se mostrado raso e insuficiente no levantamento de informações sobre as especificidades do cliente e suas necessidades, trazendo problemas para o gerente, a equipe e o departamento como um todo.

Dessa forma, será feito um levantamento com os gerentes de todas as questões indispensáveis que devem existir neste documento e o Questionário Inicial será reformulado para que todas as informações necessárias estejam devidamente registradas para consulta. Além disso, será importante para repasses mais completos nas reuniões gerais de uma maneira que a empresa entenda melhor a demanda e influenciando também nos membros se interessarem pelo projeto. Outro ponto interessante é acrescentar perguntas genéricas voltadas para o Spin Selling e Gatilhos Mentais, dando um norte para que o membro possa utilizar essa técnica e permitindo que a negociação seja mais eficaz e assertiva.

6.1.2 Revisão da apresentação para o cliente Na negociação o cliente deve sentir confiança na empresa, conhecer a qualidade dos produtos, os processos envolvidos no projeto, a forma de trabalho, para que a proposta se converta em contrato fechado. Na Arché, a apresentação feita ao cliente na proposta orçamentária ainda possui pontos a serem trabalhados para deixá-la ainda mais impactante e eficiente. Dessa maneira será feita uma revisão na apresentação em conjunto com os gerentes e baseada em exemplos de outras empresas, acrescentando pontos como tutoria, estudos que envolvem o projeto, produtos entregues em cada etapa, dentre outras questões que se mostrarem pertinentes.

6.1.3 Revisão da Metodologia de Negociação Em uma empresa os processos estão sempre em aperfeiçoamento. A metodologia de negociação é um ponto que vem necessitando de revisão para torná-la mais estratégica, a fim de conseguir uma maior taxa de conversão dos leeds em projetos fechados. Desse modo, o departamento de projetos fará uma revisão na metodologia, enxugando os prazos de negociação para manter as vendas aquecidas. Outro ponto interessante é a apresentação do portfólio ao cliente no contato inicial para que ele conheça, em primeiro momento, o trabalho da Arché e crie uma empatia pela empresa, facilitando a negociação posterior na proposta orçamentária.

Para elaboração da proposta orçamentária será feito um planejamento do número de dias úteis do projeto de acordo com a demanda e urgência do cliente.

Na gestão 2018/1, essa determinação será feita entre o gerente e um auditor da qualidade. No segundo semestre, com a junção de Projetos e Qualidade, o gerente terá autonomia para determinar o prazo do projeto.

6.1.4 Criação do Guia de Negociação Dentro da Arché, trabalhamos com a ideia de que todos os membros saibam negociar. Tal fato ficou evidente na prospecção ativa nessa gestão na qual toda a empresa passou pela experiência do contato com o cliente para venda dos nossos serviços. Os membros receberam orientações de como agir nessa situação no entanto viu-se necessário uma fonte de consulta própria da empresa e acessível a todos a qualquer momento. Assim, serão colhidos insumos de todos os gerentes de projetos que já estão aptos a negociação, de benchs e demais pesquisas a respeito do processo de negociação para a criação do Guia de Negociação Arché. Esse guia trará não só orientações de como proceder, mas também pontos indispensáveis durante a negociação, além de fontes e referências para que o membro saiba onde buscar mais informações e se aprofundar nas questões que julgar necessárias. A intenção é que todos os membros tenham uma base escrita da empresa sobre o assunto permitindo que todos estejam aptos a negociar quando necessário.

6.2 - Plano de Metas No ano de 2017 a Arché atingiu o alto crescimento mas foi necessária uma mobilização da empresa ao fim da segunda gestão para conseguir o faturamento necessário. O número total de projetos foi desproporcional em relação a esse faturamento. Tal disparidade não é interessante pois, no próximo ano, o número de projetos para atingirmos o Alto Crescimento será muito alto em relação ao faturamento. Para a gestão 2018, baseado no Planejamento Estratégico, é proposto um escalonamento de metas de forma a dividir a meta total, tanto do número de projetos quanto de faturamento, em submetas mensais.

Isso permite que sejam traçadas estratégias em conjunto com o marketing a curto prazo para cumpri-las. No início da gestão, será feita uma reunião com a Vice-presidência e o Marketing para determinar o número de projetos com ticket médio alto ao longo da gestão necessários para atingir o faturamento. Será definida também a quantidade de projetos menores para suprir a alta meta de projetos para atingir o AC no próximo ano. Esse plano de projetos de alto valor permite com que estratégias, tanto do Marketing quanto de Projetos, sejam direcionadas periodicamente para consegui-los.

6.3 – CRM 6.3.1 Ploomes CRM são as iniciais de "Customer Relationship Management" (Gestão de Relacionamento com o Cliente). Na Arché, o CRM é feito por meio do Agendor, essa ferramenta é utilizada em conjunto por Projetos e Marketing. O departamento de projetos registra os clientes no aplicativo e por meio dele o Marketing atua no relacionamento com o cliente. No entanto, o Agendor não estava sendo utilizado com eficiência o que acabou por prejudicar o acompanhamento das vendas e trabalho do Marketing. O Agendor já vem de outras gestões e sua utilização será retomada, no entanto, o aplicativo apresenta alguns pontos negativos como dificuldade da gestão de dados e algumas restrições de uso na plataforma grátis. Desse modo, é proposto, em conjunto

com o Marketing, o teste de uma nova ferramenta de CRM, o Ploomes, recolhendo feedbacks periódicos para analisar sua eficiência em relação ao Agendor como ferramenta de CRM. Em pesquisa prévia, o Ploomes se apresenta como simples, prático e completo, além de ser grátis para Empresas Juniores.

6.3.2 Funil de vendas Quando o Funil de Vendas da Arché foi criado, necessitava-se de uma planilha simples para viabilizar a implementação da ferramenta. O funil atual conta com o nome do cliente e a taxa de conversão o que se tornou insuficiente para a documentação das vendas e para as atividades de segmentação, fidelização e estratégia que o Marketing capta no funil. Dessa maneira, chegou o momento de incrementar o funil de vendas para torná-lo mais completo de forma a produzir mais insumos aos departamento de Projetos e Marketing. Para isso, é proposto um funil de vendas compartilhado entre os dois departamentos, onde Projetos preenche as planilhas e o Marketing colhe os insumos. O funil será dividido por gestão com a seguinte conformação:

Modelo do Funil de Vendas reformulado

6.4 - Metodologia de levantamento Um levantamento detalhado feito no local do projeto é o primeiro passo para garantir a qualidade final do produto. Desse esboço, partirão todos os desenhos técnicos e uma medida errada ou a falta de um detalhe pode comprometer toda a especificação do desenho. Na empresa, as falhas nos levantamentos têm chamado atenção como um problema a ser solucionado. São medidas erradas, croquis ilegíveis e a falta de dados que fazem a equipe retornar ao local para refazer as medidas que ela própria colheu. Faz-se necessária uma metodologia que possa guiar as equipes de forma prática a fazer o levantamento sem que haja falhas nas informações. Para isso, o departamento de projetos irá buscar referências em paralelo com uma consulta com toda a empresa para serem levantados os principais pontos que podem ser utilizados para montagem da metodologia.

Depois de finalizada, haverá um treinamento com essa nova metodologia, de forma a minimizar e, a longo prazo, cessar os problemas decorrentes dos levantamentos falhos.

6.5 - Sistema de Gerenciamento de Projetos (SGP) Como já mencionado, a Arché tem uma falha no sistema de gerenciamento de projetos que acarreta vários problemas no departamento. A última gestão fez um teste do MS Project mas o resultado não foi tão eficiente e satisfatório. Além de necessitar da licença do programa, este fica restrito a um cronograma e o gerente acaba tendo que preencher outros documentos sobre o projeto burocratizando o gerenciamento e acarretando a perda de informações e da gestão do conhecimento. Sem um gerenciamento eficaz e prático, os prazos

são prejudicados, o atendimento ao cliente não é satisfatório e o produto não atinge excelência, deixando muitas vezes de passar por um auditor da qualidade.

Dessa maneira, a proposta de gerenciamento para a gestão 2018 é a criação do Sistema de Gerenciamento Arché, ou o SGP Arché. Esse sistema é uma planilha de gerenciamento baseada no PMBOK que é um conjunto de práticas na gestão de projetos considerado a base do conhecimento sobre gestão de projetos por profissionais da área. O sistema PMBOK será apresentado aos gerentes juntamente com exemplos de SGPs de outras Empresas Juniores e serão levantados quais pontos se encaixam e podem ser adaptados ao gerenciamento de projetos na Arché, como por exemplo o cronograma, escopo, comunicação, dados do cliente, equipe, etc, criando uma planilha única e exclusiva da empresa. Serão colhidos feedbacks trimestrais para aperfeiçoamento do sistema. O mais interessante dessa planilha é que ela reúne todas as informações do projeto em um único arquivo de forma sistematizada, facilitando o gerenciamento de projetos, sendo que cada um terá sua planilha preenchida dentro do Drive. Dessa forma, a equipe poderá ter acesso a todas as informações a qualquer momento, bem como o diretor de projetos e a Qualidade.

Para que os gerentes tenham toda segurança e autonomia para manusear esse sistema de gerenciamento todos os processos serão mapeados por meio de um manual SGP e ao início de cada gestão ou entrada de novos membros será feita uma reunião no modelo de imersão para passar todas as informações necessárias e esclarecer todas as dúvidas pertinentes, garantindo que todos os gerentes entendam a importância do gerenciamento e esse sistema se torne de fato eficiente.

6.5.1 Diário de Projetos Na Arché a qualidade dos produtos é um ponto a ser trabalhado. A excelência nos projetos depende não só de um gerenciamento eficaz, mas principalmente, da dedicação da equipe no processo. É necessário um controle sobre o nível de dedicação dos membros no desenvolvimento dos projetos e, dessa forma, é proposta a coleta desses insumos por meio do Diário de Projetos.

Este diário será uma aba dentro do Sistema de Gerenciamento na qual cada

membro da equipe deverá preencher com a atividade realizada e o tempo gasto.

Essa coleta de insumos é proposta para a próxima gestão mas será muito importante posteriormente em outras gestões para a valorização da precificação, estudo do nível de excelência, revisão dos dias úteis necessários em cada tipo de projeto, dentre outras questões que poderão partir desse levantamento e trará insumos diretos para o planejamento estratégico.

6.5.2 Revisão do diário de bordo O Diário de Bordo tem a função de gestão do conhecimento. Ao longo das etapas são registrados os acontecimentos do projeto para que esses fatos possam ajudar no desenvolvimento de um possível projeto futuro com as mesmas características. O Diário de Bordo atual não contempla esses objetivos além de possuir perguntas confusas. Além disso ele é um documento a parte que torna o gerenciamento mais burocrático.

Diante disso, é proposta uma revisão no diário de bordo de forma a incorporá-lo em uma das abas do SGP, abordando pontos que trabalhem a gestão do conhecimento e fique acessível junto a todos os outros dados do projeto nessa planilha. Assim a qualidade pode ter acesso às questões pertinentes a cada etapa de projeto, acompanhando o andamento e facilitando as correções e uma equipe de um projeto futuro terá acesso ao diário junto de todas as outras informações desse projeto em um só arquivo.

6.6 - Caderno de Metodologias dos Serviços A Arché possui um número variado de serviços na cartilha e é importante que todos os membros tenham domínio da metodologia de cada um deles. A metodologia dos serviços já está escrita porém em documentos separados e de forma não tão didática o que dificulta o entendimento da ordem dos processos e etapas, além de prazos e produtos. Isso acaba por gerar problemas e falhas durante a execução dos serviços. Diante disso, será feita uma revisão nas metodologias escritas para atualização de alguns processos que já são feitos de outra forma atualmente e será criado o Caderno de Metodologias dos Serviços.

Este será um arquivo que contará com a metodologia de cada projeto escrita de

uma forma sistematizada e didática para entendimento rápido, além da Estrutura Analítica de cada projeto com as macro e micro etapas, para que o gerente tenha o escopo do projeto pronto quando for preencher a cronograma na planilha SGP e os membros possam ter um contato maior com a metodologia de cada projeto de forma mais simplificada.

6.7 - Gestão a vista na sala da Arché O departamento de projetos trabalha com processos que envolvem diretamente o faturamento da empresa e o relacionamento com nossos clientes, como a negociação e o gerenciamento. Os membros têm presenciado uma carência de informações diretas quanto ao desencadeamento das negociações e o andamento dos projetos. O fato de essas questões não estarem a todo tempo acessíveis à empresa acaba por diminuir a integração entre o departamento e os demais membros da Arché. Sendo assim, a gestão 2018 será trabalhada a vista com a criação de um quadro físico de negociação, de gerenciamento e de metas na sala da empresa.

O quadro de metas e de negociação ficarão atrás da porta para não expor aos clientes qualquer tipo de informação. O quadro de negociação será um funil de vendas atualizado semanalmente, com as etapas de Contato, Visita, Proposta, e Projeto, e post its com o nome dos clientes, permitindo com que esse seja movimentado pelo funil a cada etapa de negociação tal como no modelo abaixo:

Modelo do Funil de Vendas proposto para a sala

O Quadro de Gerenciamento de Projetos ficará na parede da sala e cada projeto terá um código baseado no serviço e no número, para que o nome dos clientes não fique exposto. Esse código será colocado na manifestação de interesse do Trello junto do nome do projeto.

CÓDIGOS A - Arquitetônico I - Interiores

G - Gráfico C - Consultoria U - Urbanístico

Ex: No quadro constará A2, isso se refere à: Arquitetônico 2 - Projeto Ana Lígia O modelo do quadro contará com os cartões das ETAPAS impressos para encaixe, onde o gerente, após colocar o código do projeto, deverá acrescentar os cartões a cada etapa de projeto entregue ao cliente, além da identificação da equipe com pequenas fotos impressas de cada membro como forma de reconhecimento.

7 – Cronograma • Proposta 1 – Negociação: A revisão do processo será feita no primeiro mês da gestão para começarmos com negociações assertivas. O Manual de Negociação será em outro momento.

• Proposta 2 – Plano de Metas: será criado no primeiro mês de gestão para começarmos 2018 com as metas traçadas.

• Proposta 3 – CRM: como o modelo do funil de vendas já estruturado poderá começar no primeiro mês de gestão juntamente com as iniciativas para viabilizar o teste do Ploomes, já que a ferramenta leva um período de tempo para aprovar a utilização grátis como EJ.

• Proposta 4 – Metodologia de levantamento: será desenvolvida no terceiro mês, quando o departamento tiver concluído os plano de negociação e gerenciamento.

• Proposta 5 – Sistema de Gerenciamento (SGP): Terá início no começo da gestão, e será desenvolvido pelo departamento no prazo de 2 a 3 meses.

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Proposta 6 – Caderno de Metodologia dos Serviços: Será desenvolvido mais pro fim da gestão, junto do Manual de Negociação, por não gerarem resultados a curto prazo para a empresa.

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Proposta 7 – Gestão a vista na sala da Arché: começara a ser estruturado primeiro mês, com um prazo de dois meses, pois contará com o departamento de marketing para identidade visual.

8 – Considerações finais Com esses planos de ação acredito que possamos melhorar no que diz respeito aos três focos colocados no início da proposta a fim de conseguir mais e melhores projetos. Mas, é extremamente importante ressaltar que os planos de ação não serão da diretoria, mas do departamento de projetos como um todo, dessa forma, eles serão trabalhados em conjunto e será indispensável que todos os gerentes estejam dispostos a abraçar as atividades e se propor a formar um departamento forte e condizente com a seriedade da empresa.

Volto a afirmar que a candidatura representa uma forma de poder contribuir com a Arché e com os membros, retribuindo todo o aprendizado que tenho ganhado, e não há melhor forma do que deixar o legado de uma diretoria que conseguiu desenvolver os objetivos da empresa com o apoio dos gerentes.

Deixo meus agradecimentos a todos que me ajudaram na formação dessa proposta, seja com ideias ou com incentivo, especialmente aos membros da Arché, que me auxiliaram e me fizeram acreditar que tenho muito a oferecer à empresa.

Concluo me comprometendo a atuar com dedicação e determinação para trabalharmos em conjunto, fazendo a Arché crescer cada vez mais e impactar o Movimento Empresa Júnior no ano de 2018!

Natália Augusta de Lima