Plano de metas
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Vittória Oliveira Passos
diretoria executiva 2021/2
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Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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1. Informações do Candidato Nome: Vittória Oliveira Passos Idade: 20 anos Período: 5° Tempo de serviço na empresa: 6 meses E-mail: vittoriapassos24@gmail.com Telefone: (11) 9 8902-8489
2. Histórico na Arché Empresa Júnior 2020/2: Trainee 2021/1: Gerente de Negócios 2021/2: Candidata ao cargo de Diretora de Negócios
3. Apresentação da Empresa A Arché Empresa Júnior tem sua semente plantada no ano de 2011, quando alunos do curso de Arquitetura e Urbanismo da Universidade Federal de São João Del Rei buscavam algo que complementasse os conhecimentos adquiridos no meio acadêmico. Buscando alternativas entre projetos de extensão encontraram o Movimento Empresa Júnior, o qual atenderia suas aspirações, e então em 25 de Abril de 2012 foi fundada a Arché Empresa Júnior. Durante sua trajetória, a empresa encontrou vários obstáculos, como o não apoio da coordenadoria do curso e a dificuldade de captação de projetos. Apesar das dificuldades, no primeiro semestre de 2014 foi concluído o primeiro projeto: uma residência familiar. Já no segundo semestre de 2014 a Empresa passou pelo PUF (Processo Único de Filiação) CENJE, se regularizando juridicamente e ideologicamente, construindo laços com o núcleo e com outras Empresas Juniores. Essa ligação com as outras Empresas Juniores do núcleo possibilitaram Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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parcerias e o início do contato com a rede. Ainda neste período a Arché realizou projetos para a Universidade e outros externos. Em meio à grandes conquistas, em 2015 a empresa passou pelo Processo Único de Federação (PUF) à FEJEMG e alcançou a federação, o que auxiliou muito no seu desenvolvimento. Foram executados mais projetos e mais parcerias, uma delas rendendo uma premiação do núcleo. No início de 2016 foi um momento de saltos e amadurecimento, principalmente na área de projetos, com mais deles a serem desenvolvidos e estruturações ao redor da sua metodologia. A empresa passou a buscar, de acordo com a estruturação do Planejamento Estratégico, desenvolver mais as suas potencialidades garantindo maior reconhecimento. Foi ainda uma gestão de muitos resultados, na qual fidelizamos clientes, fizemos prospecções ativas, fizemos a primeira Batalha de Cases interna e nos tornamos uma EJ de Alto Crescimento, batendo a meta de projetos e faturamento, sendo reconhecidos no Prêmio FEJEMG. Tivemos nosso engajamento reconhecido no Prêmio Cenje ao recebermos o prêmio “Top Cenje”. O ano de 2017 foi intenso, com membros empenhados em alcançar os resultados. Em meio às mudanças e ao crescimento da empresa, processos foram revisados e melhorados, como a negociação e o processo seletivo. Sempre pensando na qualidade do nosso trabalho, a primeira gestão do ano foi de muitas capacitações, tanto na área de atuação quanto em gestão. Além disso, a atual realidade da empresa trouxe para discussão novos modelos de reuniões, imersões e organograma, o que reflete diretamente na cultura da empresa, que tem se tornado cada vez mais sólida. Diante de tantas dificuldades, a Arché mudou sua postura em 2018. O organograma foi enxugado de forma de desburocratizar processos e gestão, focando na execução de projetos. As metas foram escalonadas e o processo de precificação foi revisado, garantindo projetos de alto valor e um preço condizente com a realidade. A negociação foi revisada e os resultados foram constantes o ano todo. A meta de faturamento foi atingida Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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na metade do ano, e o AC foi batido no ENEJ, onde a empresa foi reconhecida no palco em Ouro Preto. Ao final do ano, o crescimento era de 200% do faturamento em relação a 2017, elevando o ticket médio e permitindo o investimento no membro, tanto em capacitações quanto em eventos. O ano de 2018 foi de muito sucesso para Arché, a qual foi reconhecida e premiada perante o Núcleo no “Prêmio Cenje” e parabenizada no palco do “Prêmio FEJEMG” pelo Tri-Alto Crescimento. Por fim, em 2019, refletindo os resultados do ano anterior, adquirimos um espaço cada vez maior tanto no mercado de São João del Rei quanto no próprio Movimento Empresa Júnior. Passamos a maior parte do ano escalonados em nossas metas de Alto Crescimento, que foram alcançadas em outubro, recebendo o reconhecimento da FEJEMG na 2ª Reunião Regional do núcleo Vertentes. O ano de 2020 começa com metas desafiadoras que exigiriam grandes mudanças na presença de mercado e na execução dos projetos da empresa. Porém, durante a parte inicial da primeira gestão do ano, todos foram pegos de surpresa com a pandemia da Covid-19, que inviabilizou diversos processos da empresa e exigiu a suspensão do período letivo. Diante desse quadro, a Arché buscou alternativas para alavancar os resultados e fortaleceu pontos como a capacitação dos membros, a aproximação com o curso e a parceria com profissionais do mercado da construção civil. Em 2020/2 o pano de fundo é o mesmo, mas o olhar se torna outro. Depois de tanto pensar e estudar, a Arché coloca em prática seu inconformismo e sua necessidade de mudança, de aprendizado, e em poucos meses consegue resultados incríveis, como a entrada do maior projeto da história da empresa até então. O escalonamento tão distante chega, e o farol reflete o verde da nossa camisa que esteve batalhando tanto, assim como as metas se tornam mais palpáveis e realizáveis. Com isso, o reconhecimento veio no ENEJ e EMEJ que reuniram online muitos empresários, e, o “Prêmio Vertentes”, histórico, não foi diferente, marcando Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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e encerrando esse primeiro ano da regionalização de maneira tão excepcional, que nem tampouco fora sonhada. Foi o ano de muitas mudanças, muito trabalho, e, finalmente, muito reconhecimento feito pelo time, durante todo ano. O ano de 2021 se inicia com uma gestão de inovação na estruturação, agora contamos também com 5 departamentos na empresa, com a adição do departamento de negócios, o qual já era um grande desejo da empresa sua concretização. Com ele conseguimos dividir algumas funções e investir mais em prospecção ativa, deixando o departamento de projetos com menos
sobrecarga.
Dois
grandes
marcos
tivemos
está
gestão,
primeiramente a finalizamos no verde de faturamento e conseguimos fechar nosso primeiro projeto no exterior, o Rekawa que está sendo iniciado e que provém de uma parceria com professores do curso, ajudando no reconhecimento da empresa perante os docentes da UFSJ. Foi uma gestão de muita garra, onde superamos mais uma vez as dificuldades do ensino remoto, mostrando que a verdinha não veio para brincar!
4. Objetivo da Candidatura Tive conhecimento da Arché desde o meu primeiro período, com a apresentação da empresa na recepção de calouros, painel no Reuni e a mesinha de café da Arché. No entanto, decidi aguardar o período de fundamentação da faculdade e também minha completa adaptação ao desafio de morar sozinha numa nova cidade. Em meio à pandemia do Covid-19, me senti instigada a participar do processo trainee. Minhas expectativas quanto a participar da empresa eram de desenvolvimento pessoal e profissional. Já aprendi muito em apenas uma gestão na empresa, não somente sobre vendas, mas sobre pensamento estratégico e empreendedorismo, sobre trabalho em equipe e sobre como a arquitetura é capaz de realizar sonhos, por mais clichê que possa parecer. Hoje enxergo que o MEJ deve ser “parada obrigatória” à todo aluno universitário, pois ele tem um papel fundamental na formação de Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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profissionais
completos.
Meu
objetivo
é
continuar
evoluindo
e
amadurecendo com as experiências que a Arché me proporciona. Espero retribuir ao máximo esses aprendizados à nossa verdinha, para que ela cresça cada vez mais e proporcione esses aprendizados às futuras “gerações” de trainees.
5. Resultados Esperados Ainda no processo trainee, eu escolhi o departamento de Negócios como primeira opção já sabendo que era um departamento novo. Essa primeira gestão, da qual eu participei como gerente, foi um período de testes e experimentações. Foram constantes alterações de processos já existentes e idealizações de novas estratégias. Sendo assim, meu objetivo é continuar dando estruturação ao departamento. Espero que as estratégias aqui apontadas, ou outras que surgirem, sejam capazes de ampliar a taxa de conversão da prospecção ativa na empresa e estender a cultura de venda aos demais membros. Espero também consolidar um processo de negociação mais otimizado e assertivo, através, por exemplo, do uso adequado da planilha de precificação e atualização de documentos. Em relação à diretoria, minha expectativa é que desenvolvamos uma gestão com membros mais alinhados com o MEJ, mais engajados aos compromissos da Arché e mais companheiros e amistosos entre si.
5.1. Formação do membro 5.1.1. Treinamentos de venda Uma questão que foi identificada na gestão de 2021/1 do departamento é a necessidade de ampliar a cultura de venda para além dos membros do departamento de negócios. Sendo assim, foi ministrado um treinamento de vendas aos trainees, sendo uma porção deles membros atualmente. Visto isso, dentro do departamento será realizado o treinamento de vendas, de Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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forma complementar ao já ofertado para os trainees, que tem como base o treinamento feito com a Hackeando Processos. Nele são compreendidas questões como: de que forma podemos gerar atração e “gatilhos” no possível cliente, métodos de realizar diagnósticos, esclarecimentos a respeito das etapas de prospecção e ferramentas para desenvolver estratégias comerciais. Além disso, a empresa dispõe do treinamento que adquirimos com a Enkrateia, onde eles utilizam e nos ensinam a PNL (Programação Neurolinguística), hipnose conversacional e nos capacitaram para realizar o que eles chamam de vendas neurológicas, que seguem três etapas: conectar, investigar, conduzir. A empresa mantém acesso às aulas e as mesmas serão obrigatórias para as trainees, e assistidas em momento oportuno, definido pela diretoria. Ainda sobre a Enkrateia, teremos a possibilidade de marcar reuniões extraordinárias com o Gabriel Hosken, quem realizou o acompanhamento e orientação do departamento de negócios. Dessa forma, averiguaremos com uma ajuda externa e profissional se os conselhos foram aplicados corretamente e se há pontos a serem melhorados.
5.1.2. Treinamentos básicos Durante a formação dos membros do departamento, serão necessários treinamentos sobre as etapas e metodologias dos procedimentos realizados pelo departamento. Em relação à pré-venda nós temos, por exemplo, os pitchs, cadência e diagnóstico; enquanto na venda temos a apresentação inicial, precificação e contrato da venda. Para que esses procedimentos sejam realizados de forma eficaz e otimizada, os treinamentos também devem abranger as ferramentas e plataformas utilizadas durante essas atividades. O Bitrix já é utilizado na empresa e será mantido como ferramenta
de
CRM
(Costumer
Relationship
Management).
Sua
apresentação é bastante visual e por isso facilita a compreensão das etapas de negociação, análise de dados, cálculo de métricas e funciona como um banco de dados para as próximas gestões, visto a alta rotatividade da Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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empresa. Como banco de dados também teremos o Drive do departamento, que já foi transferido para o domínio da Arché e lá será usado. O quadro do departamento no Trello será utilizado para tarefas como avisos, calendário, e análise de prazos, ou seja, comunicação e organização entre os membros do departamento. Além disso, será mantida a estratégia de organização através de guardiões para certas funções do departamento, a serem definidas e delegadas posteriormente. Num cenário de pandemia que já excede três gestões, a empresa tem se preocupado constantemente com a cultura e engajamento dos membros, o que não deve ser diferente no funcionamento interno dos departamentos. Negócios é um departamento recém criado e, assim como os outros, composto por indivíduos diferentes, no caso cinco, que devem trabalhar em sintonia pelo departamento e consequentemente pela empresa. Sendo assim, a relação entre os membros será zelada e administrada de modo a contribuir para a transparência, cumplicidade e conforto entre os membros. Poderão ser utilizadas ferramentas como o Discord e jogos online, de acordo com o interesse e disponibilidade da equipe.
5.1.3. Acompanhamento do Portal BJ O Portal BJ disponibiliza um painel com diversas ferramentas que nos permitem analisar as métricas e acompanhar as metas da empresa. Sendo assim, os membros do departamento serão introduzidos ao portal e o mesmo será estudado com frequência, como forma de motivá-los e conduzi-los durante as prospecções e negociações. O mesmo método será utilizado também nos outros departamentos e pela empresa inteira. Com isso, manteremos a empresa conectada às metas que norteiam nosso trabalho, posto que somos uma empresa júnior com constante sede de crescimento e inovação.
5.2. Cultura de vendas com Vice-Presidência
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Ainda sobre o objetivo de ampliar a cultura de venda para além do departamento de Negócios, na gestão anterior foram iniciadas especulações sobre maneiras de implantar essa cultura na empresa toda e de obter ajuda na prospecção ativa. Em conjunto com a Vice-Presidência, o objetivo é levar nas Reuniões Gerais e Imersões pautas e dinâmicas sobre o departamento, de modo a fazer os membros adquirirem mais conhecimento e experiência no assunto, além de se sentirem mais seguros e capacitados para participar das vendas da empresa. Para incentivar a ajuda na prospecção ativa, a ideia é conectar a prospecção com o sistema de gamification. Haveria um sistema de revezamento de acordo com as equipes, assim como foi feito nas publicações da parceria com a Projetou, onde os membros seriam recompensados com “tijolinhos” ao participarem das ligações. Para isso, haverá uma estruturação, onde serão definidos aspectos como a pontuação, frequência, etapa do processo da qual os membros participariam e a obrigatoriedade ou não.
5.3. Documentação do departamento 5.3.1. Documentos de venda Além de incorporar as técnicas de vendas aprendidas no curso da Enkrateia, a atualização dos documentos será feita de acordo com o acompanhamento ofertado pelo Gabriel Hosken. Serão reestruturados o pitch de cold call, as mensagens de social point e a apresentação inicial, seguindo técnicas como golden circle e a “tríade da ativa”. Também contamos com outros dois materiais disponibilizados por ele ao final do acompanhamento. O primeiro material consiste num script de vendas, voltado para as ligações da prospecção ativa, enquanto o segundo é voltado para vendas pelo WhatsApp, que pode ser aplicado para qualquer canal de conversa escrita.
5.3.2. Gestão de conhecimento Para que haja gestão de conhecimento dos treinamentos básicos dessa gestão (Item 5.1.2), será retomado o plano de Ação da Paula Vilela em 2020/2 Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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sobre a criação do almanaque do membro (Item 7.3.4). A ideia é que os departamentos elaborem uma espécie de guia que, da forma que julgarem necessária, documente a metodologias e os processos internos de cada departamento. Esse plano de ação visa uma gestão de conhecimento eficiente, visto a alta rotatividade dentro da empresa. Como já apontado pela Paula, dessa forma os membros terão mais autonomia na realização de suas atividades e o processo de cogestão será otimizado.
5.4. Consolidar a nova planilha de precificação Inicialmente o departamento de negócios utilizava a antiga planilha de precificação, que calculava o valor do serviço de acordo com a metragem quadrada, complexidades adicionais e gastos. Após inúmeras precificações inadequadas em relação ao serviço prestado, a empresa Ômega Jr. foi contratada para elaborar uma nova planilha que contabilizasse o tempo de trabalho, e não a metragem quadrada. O problema, então, tornou-se a falta de percepção dos membros da empresa acerca do tempo empregado na realização de cada produto do projeto. O departamento de Negócios criou um forms para que os membros da empresa preenchessem, de acordo com suas experiências passadas, o tempo gasto em cada atividade. Mas o resultado não foi eficaz, pois poucos puderam precisar, de fato, o tempo gasto. Então foram criados formulários para cada tipo de projeto e suas correspondentes entregas, para que ao decorrer da execução do projeto, a equipe pudesse anotar o tempo gasto em cada atividade e, assim, conceder mais assertividade na precificação. A intenção nessa nova gestão é utilizar esses formulários preenchidos como um material para consulta dos membros de Negócios durante os processos de precificação. Além disso, outros recursos estão sendo ponderados para serem consultados. Pretendemos dar continuidade nas articulações sobre esse tema com as tutoras e, se possível, realizar reuniões em que as tutoras precifiquem demandas em conjunto com o departamento, para que possamos ter contato com as perspectivas e metodologias profissionais de ambas. Os pós-juniores Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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que já atuam no mercado de trabalho também podem auxiliar o departamento, compartilhando suas experiências, metodologias e conselhos a respeito de precificação. Por fim, caso haja renovação da parceria com a plataforma de cursos Projetou, o curso “Precificação de serviços de arquitetura e interiores” será considerado parte da formação do membro (Item 5.1).
5.5. Estratégias de venda 5.5.1. Expansão dos ICPs e funil Em busca de uma cadência mais estruturada e consistente, de forma a possibilitar mais controle de suas etapas aos membros do departamento, a gestão objetivará implementar prospecções ativas mais direcionadas. Para isso, serão definidos mais ICPs (Ideal Customer Profile) e para cada um deles será elaborado um novo funil, cadência e pitchs. Em busca de mais projetos que possam ser apresentados como cases de sucesso e de empresas com economias mais resistentes à crise da pandemia, a gestão anterior iniciou um processo de estruturação de prospecção para empresas seniores e mais conceituadas no mercado. Partindo disso, abriu-se um outro perfil potencial para prospecção: as hospedagens que são anunciadas em plataformas de reserva, como Airbnb e Booking. Acreditamos que foi um nicho do mercado que foi um pouco menos atingido pela pandemia, pois as pessoas viajavam para ficar no hotel e se distrair, e com esse perfil nós conseguiríamos contato com o anfitrião de forma mais facilitada. Após recebermos uma demanda de república universitária de Ouro Preto, surgiu a ideia de transformá-las também em um novo perfil de prospecção. Essas repúblicas, principalmente as tradicionais, possuem diversas gerações de ex-moradores que formam uma rede de pertencimento entre seus membros. Essa rede é capaz de reunir as diferentes gerações de uma república em prol da manutenção e reforma do imóvel que, mesmo quando não fornecidos pela universidade, costumam permanecer o mesmo por anos. Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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5.5.2. Alinhamento com metas do MEJ e internas Em conversa com nossas tutoras, foi levantada a problemática do valor dos nossos serviços poder ser considerado desleal, se comparado ao mercado sênior. Além disso, o impasse da redução nas manifestações de interesse evidenciou o cenário de sobrecarga dos membros dentro da empresa. É importante ressaltar que apesar de toda a rede de pertencimento que a Arché representa para seus membros, os mesmos são universitários e possuem outros deveres que os impedem a dedicação integral à empresa. Sendo assim, nos foi sugerido adotar novas estratégias para alcançar as metas da empresa. A solução consiste em adequar nossa planilha de precificação, para que recebamos valores justos para o nosso serviço, e assim atinjamos a meta de faturamento com menos projetos e sem sobrecarga. Para a meta de número de projetos realizados, a solução seria a implantação das consultorias (Item 5.4.1 na proposta da Isadora Simões), que consiste num serviço mais em conta, mais ágil, e que consequentemente nos faria atingir mais número de projetos e mais membros realizando projetos sem sobrecarga. Essa estratégia está alinhada com a meta de sermos uma empresa de Alto Crescimento e com a batalha Líderes que fazem, visto que se relaciona com o número de projetos, faturamento, e a porcentagem de membros que executam, já que com a redução da sobrecarga haverá aumento nas manifestações de interesse. Visto que nossa meta de ações compartilhadas teve avanço mínimo até então, a solução em mente é investir no destaque da Arché perante o MEJ. Isso pode ocorrer através da participação ativa dos nossos membros no Núcleo Vertentes, por meio do grupo no Telegram, respondendo mais benchs e ministrando pautas paralelas, por exemplo (Item 5.4.1 na proposta da Letícia Heleodoro). Além disso, seguiremos levando as cartilhas das EJ’s nas reuniões de departamento. Em conjunto com Projetos, pensaremos numa forma de trazer a possibilidade de projetos complementares também nos questionários iniciais e no Projeto Legal, pois durante o desenvolvimento do projeto pode ser atestada essa necessidade. Essa estratégia está alinhada com a batalha Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Conectados, visto que seus indicadores são: presença em eventos do MEJ e ações compartilhadas. A meta interna de projetos sociais terá continuidade através do funil que foi elaborado em parceria com a presidência nessa gestão. Segundo nossa tutora Luciana, os projetos sociais, além de fazerem parte dos nossos valores, podem ajudar a empresa a evoluir na perspectiva dos professores do curso.
5.6. Alinhamento com Projetos Como já mencionado anteriormente, a sobrecarga dos membros têm sido uma problemática dentro da empresa, o que nos acarretou dificuldade de compor equipes para a execução de projetos recém fechados. Além da estratégia mencionada no item 5.2.2, será desenvolvida uma lista de espera para os projetos que forem chegando. A organização dessa lista será de acordo com aspectos como o número de projetos em processo de realização, o andamento das metas, o número de membros disponíveis para projetar e etc. Um ponto levantado pela gestão de Projetos foi a perda de informações durante a passagem da demanda de clientes para os gerentes dos projetos ou até mesmo na hora de solicitar auxílio na precificação (Item 5.7.2 na proposta da Isadora Simões). Sendo assim, o treinamento da plataforma Bitrix (Item 5.1.2) será, de alguma forma, aplicado também no departamento de Projetos. Dessa forma seus membros poderão entender e acompanhar a demanda completa, visto que o site permite adicionar comentários, anexos e até mesmo o link da planilha de precificação no drive. Principalmente enquanto estivermos num processo de consolidação da planilha de precificação, a ideia é criar um grupo com os departamentos de Negócios e Projetos para que nele os membros de Projetos sejam capazes de opinar e auxiliar a respeito de valores e prazos.
5.7. Alinhamento com Marketing Assim como o treinamento de Bitrix será aplicado para o departamento de Projetos, também será estendido ao de Marketing, pois nosso funil nessa Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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plataforma pode otimizar o processo de pós-venda (Item 6.5 na proposta da Gabriele Mota), através da aplicação do NPS (Net Promoter Score). Essa medida está alinhada com a batalha Projetos de Alto Impacto, pois o NPS é um indicador da qualidade do nosso serviço de acordo com a experiência do cliente. Visto que a prospecção mais efetiva da empresa atualmente é a passiva, é imprescindível uma boa comunicação do departamento de Negócios com o de Marketing que, dentre outras funções, fica responsável pela captação de clientes via redes sociais. Sendo assim, a previsão é de que o grupo no aplicativo de mensagem que reúne tais departamentos continuará sendo utilizado para que os membros de Marketing realizem esse repasse de contatos novos. Outra possibilidade é de que, de acordo com a organização interna do departamento de Negócios, será nomeado um guardião para receber e distribuir esses contatos entre os membros, para que sejam iniciadas as negociações. Até muito recentemente o Instagram era a rede com a maior quantidade de chegada de contatos. Mas após a implementação do tráfego pago no Facebook, essa rede demonstrou grande potencial de crescimento. Visto isso, o objetivo é que o alinhamento e comunicação entre esses departamentos se estenda também à análises em conjunto dessa ferramenta, de modo a obter melhor aproveitamento de seus recursos e traçar estratégias que nos ajudem a atingir o público alvo (Item 6.4.1 na proposta da Gabriele Mota). Outra rede da Arché que tem direta ligação com o departamento de Negócios é o LinkedIn, que, além de atribuir mais profissionalismo à empresa (Item 6.2.4 na proposta da Gabriele Mota), será utilizado nas prospecções para empresas seniores, nas quais a estratégia não será de cold call. Assim também será com o Instagram, ao qual os membros de Negócios também terão acesso, para realizar restritamente os social points da cadência de prospecção ativa.
5.8. Trâmites com presidência 5.8.1. Reformulação dos contratos Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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Mesmo após sucessivas alterações feitas nos nossos contratos, alguns pontos nele convencionados ainda dão abertura para que clientes nos façam exigências inconvenientes e incompatíveis à nossa metodologia, a respeito, por exemplo, de entregas e prazos. Por isso, juntamente à presidência (Item 5.2.1 na proposta de Letícia Heleodoro), o objetivo é contratar um advogado(a) para elaborar novos contratos para a Arché. Para isso será necessário que a diretoria analise e pondere pontos importantes a serem modificados, como no item 5.4.2 na proposta da Isadora Simões. Além disso, ambicionamos uma consultoria sobre contratos, oferecida pela empresa InUp, para que os membros compreendam os termos convencionados nos contratos e saibam lidar com objeções dos clientes, além de se prepararem também para uma possível reestruturação no Estatuto.
5.8.2. Máquina de cartão As formas de pagamento convencionais utilizadas na empresa são: boleto, transferência bancária, depósito e pix. Após lidarmos com uma cliente que requeria pagamento em cartão de crédito, a necessidade de promover o funcionamento da máquina já pertencente à empresa veio à tona. Nossa máquina é da marca Stelo e foi comprada na gestão de 2019/2, mas não foi configurada para uso, ou seja, se encontra inapta para receber pagamentos. As informações que temos é que não pagamos taxa, pela modalidade da nossa conta bancária, mas esse modelo de máquina não é mais vendido. Sendo assim, seguiremos os procedimentos necessários e ativaremos a máquina, se possível. Do contrário, exploraremos as máquinas disponíveis no mercado e adquiriremos a de melhor custo-benefício para a empresa. Para atender à cliente acima mencionada, nos foi emprestada uma máquina de cartão de uma república, na qual a taxa ficou no valor de R$75,00, ou seja, 5% do valor do projeto. Visto que a taxa da máquina pode corresponder a um valor considerável no nosso faturamento, o mesmo advogado contratado para a execução dos contratos será consultado a respeito da viabilidade de cobrar essa taxa do cliente. Caso não seja possível, a Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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diretoria ponderará se nos é conveniente adicionar essa forma de pagamento ao contrato ou se a mesma será utilizada apenas em casos excepcionais.
5.8.3. Assinatura dos projetos Atualmente a Arché possui parceria com o arquiteto Pedro Pereira, também formado no curso pela UFSJ. Seu papel dentro dessa parceria é, para os projetos arquitetônicos, corrigir a última etapa do Projeto Legal e assinar o Registro de Responsabilidade Técnica, para que seja possível posterior aprovação na prefeitura. Após uma reunião com as tutoras, as mesmas pontuaram que seria interessante a participação das tutoras, sejam elas ou futuras, nessa fase final dos projetos. Dessa forma, acreditam que a relação entre equipes de projetos e as tutoras evoluirá, e as mesmas terão seus proveitos no currículo Lattes. Visto a contínua contribuição e dedicação que recebemos das mesmas, vimos necessidade em planejar e dar andamento a esse acordo. Porém, visto que os professores da universidade possuem contrato de dedicação exclusiva, a viabilidade dessas assinaturas será checada e, caso barrada, avaliaremos também a disposição de professores substitutos, que possuem tratos diferentes para com a universidade. Enquanto essas possibilidades são estudadas, a empresa seguirá com a parceria duradoura que se encontra em vigência com o Pedro.
6. Cronograma Planos de ação
1° 2° 3° 4° 5° 6° mês mês mês mês mês mês
5.1. Formação do membro • 5.1.1. Treinamentos de venda • 5.1.2. Treinamentos básicos • 5.1.3. Acompanhamento do Portal BJ 5.2. Cultura de vendas com VicePresidência 5.3. Documentação do departamento • 5.3.1. Documentos de venda • 5.3.2. Gestão de conhecimento 5.4. Consolidar a nova planilha de Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com
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precificação 5.5. Estratégias de venda • 5.5.1. Expansão dos ICPs e funil • 5.5.2. Alinhamento com metas do MEJ e internas 5.6. Alinhamento com Projetos 5.7. Alinhamento com Marketing 5.8. Trâmites com presidência • 5.8.1. Reformulação dos contratos • 5.8.2. Máquina de cartão • 5.8.3. Assinatura dos projetos Estruturação
Execução
7. Considerações finais Antes de tudo, gostaria de agradecer às meninas que compuseram o departamento de Negócios junto comigo nessa gestão, pois essa experiência será fundamental nessa nova fase. Em especial à Ana Gama, por ter sido nossa amiga além de diretora e por nos transmitir sua paixão e dedicação pela empresa.
E
à
Rayssa
Santiago,
por
ter
demonstrado
um
imenso
companheirismo e se proposto a me apoiar, fazendo parte desse desafio. Às trainees que farão parte do departamento, espero que desenvolvamos uma relação de amizade e que eu seja capaz de despertar em vocês esse sentimento de gratidão pela Arché e lhes proporcionar experiências enriquecedoras. Para a diretoria de 2021/2, nos desejo muita sintonia, companheirismo e transparência, para que sejamos capazes de, juntas, retribuir à Arché tudo o que ela nos proporciona. À Arché, me comprometo a dar o meu melhor, e espero que o meu melhor seja o suficiente para contribuir para o crescimento da empresa. Atenciosamente, Vittória Oliveira Passos
Arché Empresa Júnior - CNPJ: 20.076.747/0001-30 Praça Frei Orlando, nº 170, sala 2.10PV - Centro - São João del-Rei archeconsultoria@gmail.com