ΔΗΔ 23
Σημειώσεις επί του βιβλίου των St. Robbins, M. Coulter, D. DeCenzo
Διοίκηση Επιχειρήσεων Εδώ θα αναλυθούν από μία πιο σύγχρονη και ερευνητική οπτική: 1. Τα Στελέχη, η Οργάνωση και η Δομή των σύγχρονων επιχειρήσεων 2. Η Οργανωσιακή Συμπεριφορά 3. Η διαδικασία της Λήψης Αποφάσεων 4. Διοίκηση (διαχείριση) Ανθρώπινων Πόρων
ΑΡΝΟΣ ΚΕΝΤΡΟ ΜΕΛΕΤΩΝ ΚΑΙ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗΣ
Αλεξάνδρα Καμαργιάννη
Σελίδα 1 από 12
Στις σημειώσεις δεν είναι δυνατόν να συμπεριληφθεί ο μεγάλος όγκος μελέτης περιπτώσεων – case studies, που παραθέτει το βιβλίο, ούτε να παραληφθούν εντελώς. Για την καλύτερη κατανόηση όμως θα ξεκινήσω με την «ορθή σειρά» να παραθέτω:
•Επιλογή •Εκπαίδευση •Κίνητρα - Απόδοση •Εξέλιξη •Παραμονή στην εργασία
Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων
Οργανωσιακή Κουλτούρα
•Κουλτούρα του οργανισμού •Από που προέρχεται η κουλτούρα •Πως οι εργαζόμενοι εμπεδώνουν την κουλτούρα
•Manager •Ολοκρατία •Δομή και Οργάνωση
Manager & management
Λήψη Αποφάσεων
•Διαδικασία •Προσεγγίσεις •Είδη Αποφάσεων •Σύγχρονα ζητήματα
Ο λόγος που θα αλλάξω την σειρά είναι επειδή: Η Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων ξεκινάει από την εισροή ανθρώπινων στο σύστημα του οργανισμού, ακολούθως οι εργαζόμενοι εκπαιδεύονται μεταξύ άλλων και στην οργανωσιακή κουλτούρα του οργανισμού, ως γενική και ειδική κατεύθυνση του τρόπου που θα εργαστούν, πολλοί από αυτούς μπορεί σύντομα να αναλάβουν θέσεις στελεχών – manager και ως στελέχη πρέπει να γνωρίζουν τον τρόπο που θα λαμβάνουν αποφάσεις ενώ αυτή η διαδικασία είναι μία τεχνική που πρέπει να γνωρίζουν καλά και άπτεται μεταξύ άλλων και της κουλτούρας του οργανισμού.
Σελίδα 2 από 12
Διοίκηση Ανθρώπινων Πόρων – Human Resource Management ΔΑΠ ή HR είναι το τμήμα που ασχολείται με την απόκτηση, εκπαίδευση, παρακίνηση και διατήρηση ικανών εργαζομένων στην εταιρία. Όλες οι διαδικασίες του τμήματος και οι αποφάσεις που λαμβάνονται πρέπει να ευθυγραμμίζονται οπωσδήποτε με τη νομοθεσία του κάθε τόπου, την κουλτούρα και το αποτέλεσμα που θέλει να επιτύχει κάθε οργανισμός μέσα από την εργασία των ανθρώπων που τον στελεχώνουν. Οι σωστοί άνθρωποι, στο σωστό μέρος τον σωστό χρόνο. Ήδη στο προηγούμενο βιβλίο έγινε μεγάλη αναφορά στον ανθρώπινο παράγοντα και πως επιδρά στα αποτελέσματα που τελικά πετυχαίνει η επιχείρηση. Στο συγκεκριμένο βιβλίο αναλύονται πολλές περιπτώσεις μεγάλων επιχειρήσεων Coca Cola, Google, Amazon. Αν κατανοήσετε ότι: Πρέπει οπωσδήποτε να τηρείται η νομοθεσία σε θέματα Αμοιβών, Παροχών, Υγείας και Ασφάλειας. Για να διαχειριστεί με τον βέλτιστο τρόπο το ανθρώπινο δυναμικό ένας οργανισμός, πρέπει αρχικά να επιλεγούν οι καλύτεροι για τις σωστές θέσεις, χωρίς υπερβολές, αναζητούμε τα ταλέντα που θα προσφέρουν στον οργανισμό αυτό το «διαφορετικό» και «σπουδαίο», που να αγαπήσουν τη δουλειά τους και να παραμείνουν σε αυτή, για να προσφέρουν με δημιουργικό τρόπο στον οργανισμό, όχι κατ’ ανάγκη. Πρέπει να εκπαιδεύονται σε θέματα γενικευμένα όπως το όραμα, η πολιτική, η στρατηγική, η κουλτούρα και ειδικότερα από τον άμεσο προϊστάμενό τους για την συγκεκριμένη θέση που κατέχουν, σε ορισμένες περιπτώσεις ακόμη και καθημερινά ανάλογα με το τι πρέπει να αντιμετωπίσουν. Να παρακινούνται για δημιουργική εργασία και να εξελίσσονται μαζί με τον οργανισμό, δημιουργικότητα και σχεδιαστική σκέψη, ομαδικότητα και ομαδική λήψη αποφάσεων. Να πετυχαίνει τη διατήρηση του προσωπικού του ο οργανισμός για μεγάλο διάστημα, αφού μάλιστα έχει επενδύσει σε αυτό με εκπαίδευση και εξειδίκευση (ανθρώπινο κεφάλαιο). Αν αντιληφθείτε όλα τα παραπάνω, σίγουρα θα απαντήσετε σωστά σε οποιαδήποτε ερώτηση τεθεί, γιατί είναι πιθανό να τεθούν ερωτήσεις κρίσεως. Στο βιβλίο αναλύονται οι εργασιακές νομοθεσίες σε μεγάλες σύγχρονες χώρες σε όλο τον κόσμο, ΗΠΑ, Αυστραλία, Γερμανία, Καναδάς.
Σελίδα 3 από 12
Εντοπισμός και επιλογή ικανών εργαζομένων Κατ’ αρχήν η ΔΑΠ είναι το τμήμα που σε συνεργασία με τα επιμέρους τμήματα λαμβάνει και αναλύει πληροφορίες για τις ανάγκες νέου προσωπικού είτε γιατί κάποιος άλλος αποχωρεί είτε γιατί μετακινείται, είτε γιατί δημιουργούνται νέες ή μεγαλύτερες ανάγκες για προσωπικό. Αυτή είναι μία σημαντική διεργασία της ΔΑΠ. Πάντα η επιλογή γίνεται σε συνδυασμό με τον άμεσο προϊστάμενο που τελικά θα προσλάβει στο τμήμα του το νέο άτομο. Επειδή σε πολλές περιπτώσεις ορισμένες θέσεις καλύπτονται με μετακινήσεις εσωτερικά, καταγράφονται όλες οι πληροφορίες που αφορούν το υπάρχον προσωπικό. Ακολούθως, η θέση για την οποία πρόκειται να γίνει η πρόσληψη, περιγράφεται διεξοδικά ως προς τις απαιτήσεις και τα προσόντα που πρέπει να κατέχει το άτομο που θα την καλύψει. Αυτό πρέπει να γίνεται χωρίς υπερβολές, π.χ. για τηλεφωνητής δεν χρειάζεται να προσληφθεί άτομο με μεταπτυχιακό τίτλο, είναι βέβαιο ότι δεν τον ενδιαφέρει και θα ψάχνει παράλληλα για άλλη εργασία. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις διαφημίζονται ως εργοδότες (employer branding) ώστε να προσελκύουν ικανά άτομα και να διατηρούν όσους ήδη εργάζονται. Ο συνηθέστερος τρόπος είναι πλέον το διαδίκτυο, πολλά αν όχι όλα τα site διαθέτουν κάποιο σύνδεσμο όπου μπορεί να τεθεί ένα βιογραφικό υποψηφίου προς αξιολόγηση. Άλλη σημαντική πηγή είναι τα πανεπιστήμια ή κολλέγια που έχουν συνεργασία με τις εταιρίες και ακόμη επαγγελματικοί οργανισμοί π.χ. ΟΑΕΔ που διαχειρίζονται διαθέσιμο προσωπικό. Διαδικασία επιλογής Μέσα από τα βιογραφικά γίνεται η πρώτη αξιολόγηση σχετικά με το κατά πόσο οι υποψήφιοι πληρούν τις ζητούμενες γνώσεις και εμπειρία, έχουν τη σωστή ηλικία κ.ά. Συχνά ζητείται από το υπάρχον προσωπικό να προτείνει άτομα που πιστεύει ότι μπορούν να ανταποκριθούν στη ζητούμενη θέση. Ακολούθως καλούνται για συνέντευξη ή γραπτές δοκιμασίες ή ακόμη και τεστ προσομοίωσης της απόδοσης, όλοι οι υπόλοιποι που είναι πιθανότερο να ασκήσουν με επιτυχία τα καθήκοντα της ζητούμενης θέσης. Συχνά (και στην Ελλάδα) υπάρχει ένα διάστημα περίπου 1 μήνα για να αποδειχθεί στην πράξη αν ένα πρόσωπο μπορεί να ασκήσει τα καθήκοντά του. Για το χρονικό αυτό διάστημα δίδεται μεν αμοιβή και ασφάλιση αλλά όχι αποζημίωση λόγω απόλυσης.
Σελίδα 4 από 12
Στη συνέντευξη πρέπει να τεθούν τα πραγματικά περιστατικά σε γνώση του υποψηφίου, τι ακριβώς θα κάνει, ποιες είναι οι απαιτήσεις, με ειλικρίνεια, γιατί εάν αργότερα νιώσουν ότι εξαπατήθηκαν μπορεί να μετατραπούν σε προβληματικούς εργαζομένους. Η πρόσληψη είναι στην πραγματικότητα μία συμφωνία (έγγραφη με βάση το νόμο) μεταξύ του εργαζομένου και της επιχείρησης, όπου περιγράφονται και υπογράφονται πολλά σοβαρά θέματα που αφορούν τις ώρες εργασίας, την ίδια την εργασία, το μισθό κ.ά. Διαδικασία ενσωμάτωσης νέου προσωπικού στον οργανισμό και εκπαίδευσης Αρχικά δίδεται ένα προσανατολισμός που αφορά γενικότερα θέματα, το όραμα, η αποστολή, η στρατηγική, η πολιτική, η κουλτούρα, το οργανόγραμμα, η θέση την οποία ο νέος υπάλληλος κατέχει σε αυτό. Η εκπαίδευση στη θέση γίνεται συνήθως από τον άμεσο προϊστάμενο σε αίθουσα κατάρτισης ή απευθείας στην δουλειά. Όλες οι σύγχρονες επιχειρήσεις επενδύουν στην εκπαίδευση των υπαλλήλων τους και στην ανάδειξη των δεξιοτήτων τους. Η εκπαίδευση είναι μία διαρκής διαδικασία σε πολλές θέσεις και για πολλούς λόγους για τους οποίους αποφασίζει ο άμεσος προϊστάμενος ή η ανώτερη διοίκηση. Διαδικασία αξιολόγησης της απόδοσης και εξέλιξης Σε πολλές θέσης υπάρχει απόλυτη τυποποίηση και μετρήσιμα στοιχεία απόδοσης, τα οποία είναι αδιαμφισβήτητα. Εύκολα λοιπόν δίδονται επιπλέον ανταμοιβές και εξέλιξη σε υψηλότερες βαθμίδες. Υπάρχουν όμως και θέσεις που η αξιολόγηση της απόδοσης είναι πιο περίπλοκη γι’ αυτό καταγράφονται: Κρίσιμα περιστατικά τα οποία διαχειρίστηκε ο εργαζόμενος με επιτυχία. Εκθέσεις απόδοσης και σχετικά με τα δυνατά και αδύνατα σημεία Περιγραφικές κλίμακες αξιολόγησης που αφορούν και θέματα συνεργασίας, αφοσίωσης, εντιμότητας, πρωτοβουλίας κ.ά. Κλίμακες αξιολόγησης της συμπεριφοράς στην εργασία. Αξιολόγηση επίτευξης στόχων. Αλληλεπίδραση των άλλων εργαζομένων με τον συγκεκριμένο εργαζόμενο. Αξιολόγηση εντός της ομάδας εργασίας. Σε περίπτωση που η απόδοση δεν είναι επαρκής, πιθανώς: Υπάρχει αναντιστοιχία προσόντων με τη θέση εργασίας. Ανεπαρκής εκπαίδευσης ή απροθυμία (πρόβλημα πειθαρχίας) να εκτελέσει τα καθήκοντά του ο εργαζόμενος.
Σελίδα 5 από 12
Διαδικασία ανταμοιβών και παροχών *θυμηθείτε την θεωρία των προσδοκιών Οι περισσότεροι άνθρωποι εργάζονται για βιοποριστικούς λόγους. Το σύστημα ανταμοιβών σε κάθε οργανισμό πρέπει να καλύπτει ότι ο νόμος επιτάσσει, να είναι ξεκάθαρο και αντιληπτό, αλλά να αποτελεί και σημαντικό παράγοντα παρακίνησης. Οι γνώσεις, οι δεξιότητες, οι ικανότητες, η επιπλέον παραγωγή, η επιτυχημένη αντιμετώπιση καταστάσεων, η περισσότερη ευθύνη πρέπει να αμείβονται σε χρήμα, με μπόνους, με επιπλέον παροχές (εταιρικό αυτοκίνητο, δωρεάν διακοπές, εκπτώσεις για αγορά προϊόντων της εταιρίας κ.ά.). Πολλές εταιρίες έχουν σταθερές και κυμαινόμενες αμοιβές παράλληλα. Διαδικασία απολύσεων, μείωση προσωπικού, συρρίκνωση οργανισμών Πολλές φορές είναι αναμενόμενο από το προσωπικό που βλέπει έναν οργανισμό να μην πηγαίνει καλά ότι θα διακόψει. Ίσως αρκετές φορές να έχουν ήδη ξεκινήσει την αναζήτηση σε άλλες εταιρίες. Πολλές μεγάλες εταιρίες έχουν αναγκαστεί να προβούν σε μεγάλες περικοπές προσωπικού. Η Ε.Ε. έχει δημοσιεύσει μελέτη στην οποία φαίνεται ότι οι νέοι ευρωπαίοι αλλάζουν τουλάχιστον 10 δουλειές στην ζωή τους, ενώ παλαιότερα είχαν σε όλη τη ζωή τους μόνο μία. Είναι τουλάχιστον δεοντολογικό να ενημερώνονται με φιλικό τρόπο οι εργαζόμενοι για την επικείμενη απόλυσή τους. Διαδικασία διαχείρισης διαφορετικών ανθρώπων (από όλο τον κόσμο) Καθώς ο πλανήτης διέρχεται μία από τις μεγαλύτερες οικονομικές κρίσεις εν μέσω πλήρους παγκοσμιοποίησης εξαιτίας και της εξάπλωσης της τεχνολογίας, η σύνθεση του προσωπικού από ανθρώπους που προέρχονται από όλο τον κόσμο είναι πλέον γεγονός και μάλιστα απαραίτητο συστατικό για την επιτυχία των διεθνοποιημένων επιχειρήσεων. Οι διαφορετικές φυλές, γλώσσες, θρησκείες, και εθνικότητες που πρέπει να συνυπάρξουν και να συνεργαστούν είναι μία δύσκολη υπόθεση στην οποία πρέπει να επενδύσουν οι εταιρίες που δρουν σε πολλές διαφορετικές χώρες. Σεξουαλική παρενόχληση ένα μεγάλο ηθικό και οικονομικό πρόβλημα Οποιαδήποτε ανεπιθύμητη δραστηριότητα σεξουαλικής φύσης που επηρεάζει την απασχόληση του ατόμου, την απόδοσή του και το περιβάλλον εργασίας. Είναι νομοθετικά προσδιορισμένο και πολλές εταιρίες υποβλήθηκαν σε ακραία έξοδα π.χ. Mitsubishi κατέβαλε 34 εκ.$ σε 300 γυναίκες που εκτέθηκαν σε ανεξέλεγκτη σεξουαλική παρενόχληση. Συνήθως ζητείται από το δικαστήριο να μάθει εάν ο
Σελίδα 6 από 12
οργανισμός γνώριζε την σεξουαλική παρενόχληση και τι έκανε για να την αποτρέψει. Υγιεινή και ασφάλεια στον χώρο εργασίας Επίσης νομοθετικά προσδιορισμένο, πολλές επιχειρήσεις προσφέρουν επιπλέον παροχές για να προσφέρουν περισσότερη ικανοποίηση στους εργαζομένους. Εξέλιξη και διακράτηση του προσωπικού Εφόσον το προσωπικό αντιλαμβάνεται ότι η εταιρία στην οποία εργάζεται είναι ισχυρή, βιώσιμη και κερδοφόρα, αλλά και οι ίδιοι οι εργαζόμενοι είναι ευχαριστημένοι από τις οικονομικές και ηθικές ανταμοιβές τους, είναι σχεδόν βέβαιο ότι δεν θα αναζητήσουν αλλού εργασία. Έτσι το προσωπικό αποκτά εμπειρία, επιπλέον εκπαίδευση και εξελίσσεται μαζί με τον οργανισμό, από θέσεις λειτουργικές σε θέσεις ευθύνης όπως θα αναλυθεί παρακάτω.
Οργανωσιακή Κουλτούρα Πρόκειται για το σύνολο αξιών, αρχών και παραδόσεων που μεταφέρουν οι εργαζόμενοι στον χώρο εργασίας και επηρεάζει τον τρόπο εκτέλεσης των εργασιών και αλληλεπιδρά με τα μέλη των ομάδων εργασίας. Η οργανωσιακή κουλτούρα δεν είναι ποτέ ανεξάρτητη από ηθικές παραμέτρους και μέσα από την λειτουργία και την δράση ενός οργανισμού αναπτύσσεται ένα ηθικό εργασιακό κλίμα που αντικατοπτρίζει τις αξίες των ανθρώπων που τον στελεχώνουν. Η εμπλοκή κάθε επιχείρησης με την τοπική κοινωνία είναι αναπόφευκτη καθώς ζουν και εξελίσσονται στο ίδιο περιβάλλον. Συνήθως και για να γίνει περισσότερο αντιληπτή η κουλτούρα θα μπορούσε να συσχετιστεί με την πολιτική ενός οργανισμού. Για παράδειγμα της Apple είναι να κάνει focus στην καινοτομία προϊόντων (προσανατολισμός στην καινοτομία), υιοθετεί ανάλογη οργανωσιακή κουλτούρα, οτιδήποτε καινοτόμο είναι αποδεκτό, ή διαφορετικά, η πολιτική της εταιρίας είναι προσανατολισμένη στην παραγωγή καινοτόμων προϊόντων. Η Southwest Airlines έχει στο κεντρικό μέρος της κουλτούρας της τους εργαζομένους (προσανατολισμός στους ανθρώπους) άρα αντίστοιχα η πολιτική της είναι να συμπεριφέρεται αξιοπρεπώς στους ανθρώπους που την στελεχώνουν. Σε πολλά site μεγάλων εταιριών αναφέρεται στην αρχική σελίδα τους το όραμα, η αποστολή και η κουλτούρα τους.
Σελίδα 7 από 12
Η οργανωσιακή κουλτούρα είναι ένας κώδικας που αποδέχονται και υλοποιούν όλοι οι εργαζόμενοι και τα στελέχη κάθε βαθμίδας. Επηρεάζει και επιδρά αποφασιστικά στις λειτουργίες της διοίκησης: Προγραμματισμός, Οργάνωση, Διεύθυνση και Έλεγχος.
Manager και Management Manager – στέλεχος είναι το μέλος του οργανισμού που κατευθύνει τις δραστηριότητες των άλλων μελών, παράλληλα μπορεί να επιτελεί και εκτελεστικό έργο. Για να ασκεί διοικητικά καθήκοντα πρέπει να έχει υφισταμένους. Οι διοικητικοί εργαζόμενοι απασχολούνται άμεσα σε μία εργασία και δεν έχουν ευθύνη για την εργασία άλλων. Σε πολλές περιπτώσεις σε μεγάλες επιχειρήσεις οι βαθμίδες μπορεί να είναι οι εξής Δώστε προσοχή στο σχήμα: Top Manager στην κορυφή της ιεραρχίας, κατευθύνουν την πορεία του οργανισμού και χαράσουν πολιτικές και στρατηγικές
Middle Manager | μεσαίας βαθμίδας, υπεύθυνοι για την εξειδίκευση των στόχων και την διεκπαιρέωση
CEO | chief executive officer Γενικός Διευθυντής
Διευθυντής Παραγωγής
Διευθυντής Marketing
First Line Manager | πρώτης γραμμής υπεύθυνοι για την καθοδήγηση των καθημερινών δραστηριοτήτων
Τμηματάρχης Προϊόν Α
Τμηματάρχης Προϊόν Β
Υπεύθυνος Πωλήσεων Αττικής
Team Leaders | υπεύθυνοι ομάδας για την διοίκηση των δραστηριοτήτων της ομάδας
Προϊστάμενος Συσκευασίας
Προϊστάμενος Παρασκευής
Προϊστάμενος Call Center
Management είναι η διαδικασία διεκπεραίωσης των εργασιών, αποτελεσματικά και αποδοτικά (δηλαδή με τον σωστό τρόπο), μαζί με άλλους και μέσα από αυτούς. Αποδοτικότητα και αποτελεσματικότητα παρόμοιες έννοιες όμως: Αποδοτικότητα είναι η σωστή διεκπεραίωση των εργασιών, η ολοκλήρωση των εργασιών προκειμένου να επιτυγχάνονται οι στόχοι. Π.χ. σε ένα τηλεφωνικό κέντρο εξυπηρέτησης πελατών, απαντήθηκαν 100 κλήσεις από τις 100 που δέχθηκε το κέντρο. Αυτό δείχνει απόλυτα ικανοποιητικό.
Σελίδα 8 από 12
Αποτελεσματικότητα είναι η σωστή εκτέλεση των εργασιών. Π.χ. στο παραπάνω παράδειγμα από τις 100 κλήσεις στις 90 δόθηκε ολοκληρωτική λύση και οι 10 μόνο μεταφέρθηκαν σε άλλο επίπεδο στις τεχνικές υπηρεσίες. Οι managers έχουν υποχρέωση να διεκπεραιώνουν τις διαδικασίες της διοίκησης Προγραμματισμός, Οργάνωση, Διεύθυνση και Έλεγχος. Σε αυτό το βιβλίο γίνεται μία προσπάθεια να προσδιοριστεί ο ηγέτης, αυτός που δεν είναι απλά στέλεχος αλλά εμπνέει τους υφισταμένους του για να εργαστούν με κέφι, αποδοτικότερα και ορθότερα. Γι’ αυτό γίνεται μία ιδιαίτερη αναφορά στις διαπροσωπικές σχέσεις με τους υφισταμένους. Σε πολλές επιχειρήσεις αυτές οι διαπροσωπικές σχέσεις «απαγορεύονται». Ο ορθόδοξος τρόπος εξέλιξης ενός διοικητικού υπαλλήλου σε μία θέση ευθύνης / στελέχους / manager είναι να προέρχεται μέσα από τον οργανισμό, να γνωρίζει πολύ καλά όλα τα γενικά θέματα (όραμα, πολιτική, κουλτούρα), τον ίδιο τον οργανισμό, σχεδόν όλους τους απασχολούμενους εντός και να είναι απόλυτα αποδεκτός και αναγνωρίσιμος από την ομάδα όταν πλέον εξελιχθεί. Ακόμη και αν ένα τέτοιο άτομο δεν είναι πλήρως προετοιμασμένο για να αναλάβει θέση ευθύνης, είναι προτιμότερο να εκπαιδευτεί για τον νέο του ρόλο παρά να φέρουμε από την εξωτερική αγορά εργασίας έναν manager που ΔΕΝ γνωρίζει τον οργανισμό. Είναι βέβαιο ότι δεν θα γίνει αποδεκτός και θα χρειαστεί πολύ χρόνο για να μάθει αυτά που το υπάρχον προσωπικό γνωρίζει. Η δραστηριότητα, οι ευθύνες και στόχοι ενός στελέχους διαφέρουν ανάλογα με τους στόχους του οργανισμού (π.χ. για βιομηχανία γάλακτος έχει διαφορετικούς στόχους από ότι ένα Πανεπιστήμιο) και το μέγεθος (π.χ. μία τοπική βιομηχανία αλουμινίου με μία αντίστοιχη διεθνοποιημένη). Δώστε προσοχή σε αυτό το θέμα, στο οποίο γίνεται μεγάλη αναφορά στο βιβλίο και μπορεί να τεθεί ως ερώτηση ακόμη και ως ερώτηση κρίσεως (σελ. 43 & 44). Ολοκρατία – Holacracy – Νεβάδα – Ηλεκτρονικό κατάστημα Zappos Στο Zappos εργάζονται 1500 εργαζόμενοι και είναι διαδικτυακό κατάστημα υποδημάτων και ρούχων. Ο Διευθυντής του Tony Hsieh ανακοίνωσε το 2013 την κατάργηση της παραδοσιακής διοικητικής και δομικής ιεραρχίας και την εφαρμογή της ολοκρατίας, μία αυτάρκης και αυτόνομη μονάδα που εξαρτάται και λειτουργεί από μία μεγάλη ομάδα οργανωμένη σε κύκλους. Σε αυτούς τους κύκλους οι εργαζόμενοι αναλαμβάνουν οποιοδήποτε ρόλο με την προσδοκία ότι
Σελίδα 9 από 12
θα βοηθήσουν όσο μπορούν. Στόχος είναι η απόλυτη διαφάνεια και η ανάληψη ευθύνης από περισσότερα άτομα όχι μόνο από manager, οι οποίοι σε αυτό το σύστημα δεν υπάρχουν, αλλά (προφανώς και χωρίς να προσδιορίζεται σαφώς) μόνο ο γενικός διευθυντής, ο οποίος είναι υπεύθυνος για όλα. Εξακολουθούν να λειτουργούν δομή και λογοδοσία. Όλοι καλούνται να ηγούνται και να είναι επιχειρηματίες στο ρόλο που κατέχουν και η ολοκρατία τους εξουσιοδοτεί ώστε να το πετύχουν. Δύο χρόνια αργότερα και ενώ η εφαρμογή του συστήματος καθυστερούσε ο Hsieh ζήτησε από τους υπαλλήλους που δεν μπορούσαν να συντονιστούν με το νέο σύστημα, να αποχωρήσουν και το 14% πράγματι αποχώρησε. Ένας επιτυχημένος manager μπορεί και πρέπει: Δώστε προσοχή εδώ Να εμπνέει και να κινητοποιεί το προσωπικό. Να παρέχει ειλικρινή υποστήριξη και εκπαίδευση, καθοδήγηση και συμβουλές. Να αντιμετωπίζει τα προβλήματα των υφισταμένων μαζί τους. Να ανταμείβει και να επιβραβεύει. Να μην χάνει την επαφή του με τους πελάτες αφήνοντας αυτή τη διαδικασία μόνο στο προσωπικό (υπάρχει σχετικό παράδειγμα στο βιβλίο). Να εστιάζει στην καινοτομία σε κάθε επίπεδο της εργασίας του. Να εκμεταλλεύεται την επικοινωνία και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης. Να ευθυγραμμίζει την λειτουργία της ομάδας του στην αειφόρο / βιώσιμη ανάπτυξη * αειφορία είναι η ικανότητας μιας εταιρίας να πετύχει τους επιχειρηματικούς της στόχους όπως είναι και η κερδοφορία, αυξάνοντας μακροπρόθεσμα την αξία τους για τους μετόχους αλλά και για όλους τους εμπλεκόμενους με αυτή, ενσωματώνοντας την περιβαλλοντική και κοινωνική ηθική, άρα μακροβιότητα και για την ίδια την επιχείρηση. Να δημιουργεί μία ομάδα δυνατή, ενωμένη και αποδοτική για όλα τα μέλη της. Να έχει την ικανότητα να λαμβάνει τις ορθές αποφάσεις.
Λήψη αποφάσεων Η λήψη αποφάσεων είναι η διαδικασία επιλογής μιας λύσης μεταξύ εναλλακτικών. Ένα διοικητικό στέλεχος πρέπει διαρκώς να αποφασίζει τι πρέπει να γίνει, ποιος θα το εκτελέσει, που, πότε και πως. Σχετίζεται περισσότερο με την διοικητική διαδικασία του Προγραμματισμού.
Σελίδα 10 από 12
Η απόφαση / λύση που θα δοθεί σε ένα πρόβλημα, όπως γίνεται αντιληπτό και από τον ορισμό που προηγήθηκε, δεν σημαίνει ότι είναι άριστη, αλλά είναι η καλύτερη μεταξύ άλλων και αναμένονται τα βέλτιστα αποτελέσματα. Στην διοικητική επιστήμη είναι απαράδεκτο να μένουμε ‘άπρακτοι’ και επαγρυπνούμε πάντοτε ώστε να βελτιώσουμε τις λύσεις που δώσαμε σε ένα επόμενο ‘μεταευρετικό’ στάδιο. Πρόβλημα είναι η απόκλιση μεταξύ της υφιστάμενης και της επιθυμητής κατάστασης των πραγμάτων, η επισήμανσή του είναι σημαντική. Ένα πρόβλημα μπορεί να είναι δομημένο, δηλαδή ξεκάθαρο και εύκολα προσδιορίσιμο, ή αδόμητο δηλαδή ένα νέο και ασυνήθιστο πρόβλημα για το οποίο δεν υπάρχουν επαρκείς πληροφορίες για την επίλυσή του. Διαδικασία λήψης αποφάσεων
Κριτήρια απόφασης
Ανάλυση εναλλακτικών
Βαρύτητα κριτηρίων Εφαρμογή εναλλακτικής
Επισήμανση προβλήματος ή στόχου
Επιλογή εναλλακτικής
Ανάπτυξη εναλλακτικών
Αξιολόγηση αποτελεσματικότητας
Δεν είναι ορθό να λαμβάνονται παρορμητικές αποφάσεις, με βάση απλά τη διαίσθηση και την προηγούμενη εμπειρία. Η λήψη αποφάσεων πρέπει να ακολουθεί μια καταγραφή κριτηρίων / δεδομένων που θα δώσουν ποσοτικά στοιχεία για συγκρίσεις και κρίσεις, και επιπλέον, μία έρευνα για ποιοτικά δεδομένα που θα μας οδηγήσουν στο βέλτιστο αποτέλεσμα. Στο βιβλίο δίνεται ένα παράδειγμα επιλογής αυτοκινήτου, το οποίο μπορεί να είναι για παράδειγμα για την μεταφορά πελατών ή του προσωπικού. Θυμηθείτε απλά τα εξής: Εντοπισμός προβλήματος Προσδιορισμός εναλλακτικών λύσεων για την επίτευξη των στόχων που πρέπει να λαμβάνει υπόψη τον παράγοντα χρόνο και τις οικονομικές δυνατότητες του οργανισμού.
Σελίδα 11 από 12
Ανάλυση των εναλλακτικών όπου εξετάζονται οι αδυναμίες και οι δυνατότητες, τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματα κάθε λύσης. Επιλογή της καλύτερης λύσης, αυτής που έχει τις μεγαλύτερες πιθανότητες για επιτυχία των στόχων. Οι περισσότερες αποφάσεις λαμβάνονται κάτω από συνθήκες αβεβαιότητας και περιέχουν ένα βαθμό ρίσκου. Μία λάθος απόφαση μπορεί να στοιχίσει σε έναν οργανισμό ακόμη και την επιβίωσή του ή στην καλύτερη περίπτωση μεγάλη ζημιά. Για παράδειγμα λάθος απόφαση στην ποσότητα παραγωγής ενός προϊόντος, το οποίο τελικά παραμένει απούλητο στις αποθήκες της εταιρίας και κόστισε ήδη πολλά χρήματα και εξακολουθεί να κοστίζει η αποθήκευσή του. Προγραμματισμένες αποφάσεις αφορούν επαναλαμβανόμενα προβλήματα ή θέματα που αντιμετωπίζονται με σχετικά τυποποιημένο τρόπο, π.χ. προβλήματα στην παραγωγή, στις προμήθειες, στην διανομή. Απρογραμμάτιστα προβλήματα είναι αυτά που δεν συμβαίνουν τακτικά ή είναι μοναδικά, π.χ. δημιουργία νέου τμήματος συσκευασίας, πώληση μη αποδοτικής θυγατρικής εταιρίας, συγχώνευση με άλλη εταιρία κ.ά. Ομαδικές αποφάσεις Πολλές αποφάσεις λαμβάνονται ομαδικά αν και είναι μια χρονοβόρα διαδικασία είναι βέβαιο ότι παράγονται περισσότερες εναλλακτικές λύσεις, εξετάζονται περισσότερα μειονεκτήματα και πλεονεκτήματα, παρέχεται περισσότερη πληροφόρηση. Οι ομαδικές αποφάσεις είναι συνήθως πιο σωστές και πιο ακριβείς αφού ‘δύο μυαλά είναι καλύτερα από ένα’. Είναι πιο δημιουργικές και επιτυγχάνεται συμφωνία. Αγελαία σκέψη και Καταιγισμός Ιδεών ως παράμετροι της ομαδικής λήψης αποφάσεων. Τυπικά σφάλματα και μεροληψία κατά τη λήψη αποφάσεων Επειδή είναι το πιο σημαντικό πεδίο δράσης των στελεχών, όταν αυτοί δεν μπορούν να λάβουν τις ορθές αποφάσεις, ισοδυναμεί με ανεπάρκεια προσόντων για να εκτελέσουν τα καθήκοντά τους. Υπέρμετρη αυτοπεποίθηση Επιλεκτική αντίληψη Τυχαιότητα Ύστερη γνώση Ιδιοτέλεια
Σελίδα 12 από 12
Παράλειψη έρευνας για ποσοτικά και ποιοτικά στοιχεία Δημιουργικότητα και σχεδιαστική σκέψη στη λήψη αποφάσεων Η δημιουργικότητα συνδέεται με την ικανότητα να παράγονται καινοτόμες και χρήσιμες ιδέες, είναι ένα προσόν που διαθέτουν οι περισσότεροι άνθρωποι και μένει να αξιοποιηθεί από τις επιχειρήσεις. Οι σύγχρονες επιχειρήσεις επενδύουν στη δημιουργικότητα του προσωπικού τους για να εξελίσσονται. Σχεδιαστική σκέψη προσεγγίζει ένα πρόβλημα όπως ένας σχεδιαστής / αρχιτέκτονας τα σχεδιαστικά προβλήματα. Την ανάδειξη της σχεδιαστικής σκέψης ακολουθεί εδώ και πολλά έτη η Apple. Εδώ συμπεριλαμβάνεται στην απόλυτα ορθολογική ανάλυση, το συναίσθημα και η αισθητική. Αξιοποίηση των big data / μεγάλων δεδομένων που προέρχονται από το διαδίκτυο. Το σύστημα ακολουθεί η Amazon μέσα από τα οποία αντλεί χρήσιμες πληροφορίες και τα αξιοποιούν με μαθηματικά μοντέλα και προβλεπτικούς αλγόριθμους. Όπως προαναφέραμε σε άλλο σημείο, τα μαθηματικά – ποσοτικά δεδομένα ποτέ δεν είναι αρκετά από μόνα τους, αναλύονται πάντα και άλλες πληροφορίες μέχρι να ληφθεί μία τελική απόφαση. Τρεις προσεγγίσεις για την λήψη αποφάσεων Ορθολογικό
μοντέλο:
το
πρόβλημα
είναι
ξεκάθαρο
(δομημένο)
και
αδιαμφισβήτητο, επιδιώκεται μόνο ένας σαφής στόχος και όλες οι εναλλακτικές και οι συνέπειές τους είναι γνωστές, ενώ η τελική επιλογή μεγιστοποιεί τα οφέλη. Περιορισμένη ορθολογικότητα: οι managers συμβιβάζονται με την επιλογή μιας επαρκώς ικανοποιητικής λύσης αφού έχουν περιορισμένες ικανότητες να επεξεργαστούν πληροφορίες. Διαισθητική λήψη αποφάσεων: με βάση την εμπειρία, τα συναισθήματα και την συσσωρευμένη κρίση.
Καλή επιτυχία!!!