Concurrentievoordeel door strategische huisvestingskeuzen by ATELIER V

. K A N T O O R I N N O V A T I E .

CONCURRENTIEVOORDEEL DOOR STRATEGISCHE HUISVESTINGSKEUZEN Er is tegenwoordig erg veel aandacht voor zogenaamde ‘innovatieve’ kantoorconcepten. Deze geven, vanwege het nieuwe interieur met de laatste ICT-snufjes, weliswaar even een boost maar het nieuwe went snel. Het voelt vervolgens als een korset dat dwingt om op een andere manier te gaan werken. Er liggen meestal onvoldoende strategische overwegingen aan ten grondslag. Alleen koppeling met de bedrijfsstrategie geeft kans op concurrentievoordeel. Tot voor kort ontbrak het aan een praktisch model dat het management helpt om huisvesting in te zetten als strategisch middel om bedrijfsdoelen te realiseren.

i r. R e n é P. M . S t e v e n s M B A e n i r. R i c h a r d T h . S p l i n t e r M B A

en combinatie van bedrijfskundige en vastgoedexper- Strategisch Huisvesting Model® werkt daarbij als een vertise integreert alle aspecten van ondernemen en vast- bindend denkmodel. Hiermee kunt u als directie vanuit goed. De interactie tussen mensen en huisvesting vormt uw ondernemingsstrategie uw huisvestingsproces sturen daarbij de rode draad. Dé concurrentiefactor is namelijk en daardoor zelf de regie in handen houden. het menselijk kapitaal. Het zijn kennis, De link wordt gelegd door de creativiteit en wendbaarheid die vooral (sub)doelen van de business resources – bijdragen aan blijvend concurrentieCOMMUNICATIE financiën, marketing & sales, operations voordeel. en human resources – te vertalen in een MET DE EIGEN adequate huisvestingsstrategie. De huisAan de ene kant gaat het om het subject, waarbij de mensen en de bedrijfskenmerkt zich door de MEDEWERKERS vestingsstrategie doelen centraal staan en aan de andere as teambuilding/imagebuilding en de as kant om het object, waar het onroerend efficiency/effectiviteit. De crux zit in het IS goed als uitgangspunt wordt genomen omzetten van deze strategie in een plan ONONTBEERLIJK met concrete acties. Communicatie met en dus de eigenaar/belegger centraal staat. Het doel is het vinden van het de eigen medewerkers is onontbeerlijk juiste evenwicht tussen de gebruikseiom uw gewenst eindresultaat daadwersen van een organisatie en de belegkelijk te bereiken. Met deze aanpak kunt gingswaarde van het onroerend goed u snel en weloverwogen beslissingen op de lange termijn. nemen, waardoor al in een vroeg stadium van het herhuisvestingsproces op hoofdzaken overeenstemming kan worStrategisch Huisvesting Model den bereikt tussen aanbieder en vrager. De juiste huisvesting levert een Om deze hoofdzaken te monitoren en belangrijke bijdrage aan het realiseren borgen is het essentieel regelmatig de vastgestelde uitvan de organisatiedoelen. Een goede analyse van de gangspunten en hun uitwerking op de organisatiedoe(on)mogelijkheden per business resource is daarbij len te evalueren in termen van opbrengsten. allesbepalend. Het door ATELIER V ontwikkelde .

2 0 0 4 / 3 5 . 12

. K A N T O O R I N N O V A T I E .

Herhuisvesten

lijkheid is van de medewerkers. Uiteindelijk, hoe je het ook wendt of keert, is het In het huidige economische getij is er bij veel bedrijgebouw er voor mensen. Die moeten het gebruiken, er ven extra focus op kostenreductie en afslanking. tegenaan kijken en ermee leven. Het overlaten van het Huisvesten op een kleinere oppervlakte tegen lagere huisvestingsvraagstuk aan techneuten en kosten lijkt dan aanlokkelijk. Met leveranciers lijdt per definitie tot gemiste afslanken is op zich niets mis. Het kansen of nog erger tot mislukken. Het nadeel is dat het geleidelijk overgaat in KENNIScreëren van ruimte voor uw ondernevermageren en kan doorslaan in anoORGANISATIES ming is een bedrijfskundige opgave waarrexia. Het is pas merkbaar als het te laat veel nadruk op psychologie, sociolois. Uiteraard zijn deze zaken belangrijk, KIEZEN VOOR bij gie en cultuur is vereist. huisvesting past nooit. Bij aanschaf is huisvesting per definitie op potentiële GROTER groei afgestemd. Dan komt er ergens Fit for purpose een moment in de tijd dat het exact Op dit moment is er in veel steden een past op de ruimtenormen die men dan ruim aanbod van kantoren. Als huurder hanteert. Vervolgens is het weer te kunt u nu de kwaliteit centraal stellen in groot of te klein. Verschillende pijnplaats van de capaciteit en de beschikgrenzen worden overschreden totdat baarheid van huisvesting. Kwaliteit betede ultieme pijngrens is bereikt. Dan kent in deze context fit for purpose. Als ontstaat pas de aanleiding tot drastisch huurder dient u uw doelstellingen helder ingrijpen in de huisvesting. De ingreep te hebben om de kansen voor een meer beperkt zich vaak tot aspecten op het competitieve werkomgeving te kunnen gebied van efficiency en effectiviteit. De benutten. Het kantoorgebouw is meer aspecten teambuilding en imagebuilding spelen bij de dan alleen een jas tegen klimatologische omstandighemeeste organisaties slechts een ondergeschoven rol. den. De basiseisen van deze jas zijn dat hij past en funcTerwijl deze juist een essentiële invloed hebben op het tioneel is. Bij voorkeur gaat deze een tijd mee doordat behalen van de bedrijfsdoelen. Het zijn de management hij schommelingen in omvang opvangt en in zekere aandachtsgebieden human resources en marketing & mate multifunctioneel is. De jas moet echter ook een bij sales die voor de inkomsten van de organisatie zorgen. de organisatie passende look and feel hebben. Gericht naar buiten maar vooral ook naar binnen. Hij moet met zijn tijd meegaan. Waarbij de kosten opwegen tegen de Organisatiecultuur te verwachte baten. Bij het doorvoeren van veranderingen in de huisvestingssituatie stuit je altijd op de organisatiecultuur. Een Doordat sommige organisaties binnen korte tijd snel organisatie is per definitie dynamisch in zijn omvang en willen of moeten veranderen is het vooraf benoemen werkwijzen. Organisatiecultuur lijkt ‘zacht’ maar is vaak van de gewenste flexibiliteit essentieel. Deze flexibiliteit duurzamer dan het statische gebouw. kan in eerste instantie gevonden worden in (kortlopenStructure follows strategy, maar ook cultuur. Wilt u de) huurcontracten en in tweede instantie in het het gedrag van uw medewerkers blijvend wijzigen dan gebouw zelf. Het voordeel van korte huurcontracten is zal de organisatiecultuur dus ook moeten veranderen. dat huisvesting vaker dan voorheen op de agenda van Cultuurveranderingen vinden gegarandeerd weerstand het directie overleg staat. Een kans om regelmatig huisbij uw medewerkers. Huisvesting kan in de vorm van vesting te evalueren en beter te integreren met de korset of lingerie de gewenste richting dwingend vorondernemingsstrategie. men of verleidelijk aantrekkelijk maken. Er is al verschillende jaren een beweging gaande naar steeds kleinere en efficiëntere kantooroppervlakten. Wij Na een interventie komen oude gedragspatronen snel verwachten een tegenbeweging, in plaats van kleiner weer boven. Een belangrijke reden voor mislukte veranderingsprocessen is onvoldoende aandacht voor de con- gaan kennisorganisaties groter zitten met meer vrijheid voor herindeelbaarheid. Geen legbatterijen maar vrije text waarbinnen mensen functioneren. Een verhuizing uitloop. In fabrieksomgevingen met lopendebandwerk is naar een nieuw gebouw houdt vaak ook een andere al langer herkend dat de Scientific Management-theorie organisatievorm in. De manier van werken moet veranderen. De medewerkers moeten zich aanpassen aan hun van Taylor niet werkt. In kantooromgevingen is dit nog geen gemeengoed en ligt de nadruk nog eenzijdig op nieuwe fysieke werkomgeving. Dit geeft het gevoel een efficiency en effectiviteit. gezamenlijke visie en doelstelling vorm te geven. Dit noodzaakt wel dat u van tevoren veel moet filosoferen Het merendeel van de programma’s van eisen voor over de vraag wat u met een gebouw wilt, hoe het eruitgebouwen kenmerken zich door een analytische ingeniziet, hoe u het wilt gebruiken en wat de verantwoorde.

2 0 0 4 / 3 5 . 13

. K A N T O O R I N N O V A T I E .

Strategisch Huisvesting Model Strategisch Huisvesting Model Financials

Sales & Marketing

Enkele veel voorkomende strategische (sub)doelen geordend per business resource zijn:

Image

Huisvesting

Team

Effectiveness

Organisatiedoelen

Efficiency

Financials • Concurrentievoordeel. • Productiviteitsverhoging. • Kostenreductie. • Off balance-financiering. • Rendement op vastgoed. • Efficiency verbetering. • Rendementsverbetering.

Organisatiedoelen Human Resources

maken voor doelgerichte ingrepen in uw huidige huisvesting. U kunt uw inspanningen evalueren waarmee u weer input krijgt voor uw strategie.

Operations

Vragen over huisvesting kenmerken zich meestal door hun ad hoc karakter, terwijl ze feitelijk onderdeel uitmaken van de ondernemingsstrategie. Door elke vraag te bezien vanuit de vier belangrijkste business resources, financials, Sales & Marketing, Human Resources en Operations, is de samenhang met de organisatiedoelen beter zichtbaar. Aan de hand van het Strategisch Huisvesting Model© wordt in nauwe samenspraak met de opdrachtgever de ondernemingsstrategie vertaald naar de vier huisvestingsvelden: imagebuilding, teambuilding, efficiency en effectiviteit. Op basis hiervan kan het directieteam in een vroeg stadium gefundeerde en afgewogen beslissingen nemen over de belangrijkste uitgangspunten en randvoorwaarden voor haar huisvesting. Deze hebben betrekking op de gewenste look and feel van het eindproduct en de ruimtelijk/functionele en technische eisen. De gemaakte keuzes worden geïllustreerd met referentiebeelden zoals foto’s en schetsen. Dit vormt de input en het toetsingskader voor de uitwerking van het programma van eisen. Het model is te gebruiken om een geïntegreerde huisvestingsstrategie te ontwikkelen die bijdraagt aan het behalen van uw organisatiedoelen. Ook kunt u keuzes

eursbenadering – wat kan het gebouw – een opsomming van eisen en functies. De gevoelsbenadering – wat doet het gebouw (met mij als mens) – ontbreekt meestal. Het zijn de dingen die niet in een programma van eisen staan, maar die je tussen de regels door leest, de dingen die mensen willen en die ze voelen, die maken .

Marketing & Sales • Uitdrukken van merkwaarde in producten en werkomgeving. • Corporate identity (externe projectie) en bedrijfsstijl (interne projectie). • Aan klanten en medewerkers laten zien waar de onderneming voor staat. • Onderscheidende werkomgeving ten opzichte van concurrenten. • Klantgericht gedrag stimuleren. • Klantenbinding. Human Resources • Stimulerende en inspirerende werkomgeving. • Levendig kantoor dat meer is dan een werkomgeving voor werknemers, klanten en relaties. • Informeel ontmoeten. • (Her)ontdekken en gebruiken van creatieve talenten. • Zelfsturende teams. • Betrokkenheid vergroten. Operations • Flexibiliteit. • Samenwerken. • Innovatie. • Doelmatige werkomgeving. • Overzichtelijke structuur. • Cultuurverandering. • Regie voeren. dat een gebouw een ‘thuishonk’ is. Het gaat om behoeften, sfeer en verlangens en de marketing daarvan. De Amerikaanse hoogleraar Richard Florida benoemt in zijn boek ‘The rise of the creative class’ (2002) de creative class als de motor van de economie. Deze groep verenigt een arbeidsethos van hard werken met een

2 0 0 4 / 3 5 . 14

. K A N T O O R I N N O V A T I E .

Zij zijn het die met hun creativiteit en inzet de producten en diensten creëren waardoor er inkomsten komen. Het gebouw is een instrument om een inspirerende werkomgeving te creëren die teamgeest, samenwerking Het gaat om hoe kantoren de strategische doelen van en uitwisseling van ideeën bevordert. organisaties kunnen ondersteunen en Om overtuigend en authentiek over te tegelijkertijd de belangen van gebruikers dienen. Het gaat om het creëren van een DE SCIENTIFIC komen dient dit in alles door te werken. Vergelijk het met sommige winkelformuplek waar mensen met plezier naartoe MANAGEMENT- les waarbij exterieur, interieur, het prokomen. Waar gewerkt wordt in kruisbeductassortiment en zelfs de wijze waarstuivende teams om creativiteit en ervaTHEORIE op het winkelpersoneel gekleed is en ring te bundelen en zodoende de conzich opstelt als een eenheid werkt en currentieslag te winnen. Waar VAN daardoor een krachtig statement uitongebreidelde verbeelding en tomeloze TAYLOR zendt naar het winkelende publiek. ambitie aanwezig zijn die verandering en Huisvesting als incentive en concurreninnovatie mogelijk maken. Met eigen WERKT NIET tievoordeel. werkplekken voor individuele concentratie. Meer ruimte biedt ook meer ruimteDe aandacht dient vooral gericht te lijke flexibiliteit voor ontmoeten, vergazijn op de ondernemingsstrategie en op deren, projectteams en eigen de mensen die deze willen uitvoeren. werkplekken. De leegstaande grote kanGaat het alleen om hogere rendementoorcomplexen kunnen hierdoor wel ten of ook om een menswaardiger eens een revival gaan meemaken. bestaan. Denk en handel vanuit de Gedaalde huurprijzen brengen dit binvraag in plaats vanuit de oplossing. Dit geeft een betere nen handbereik. afstemming tussen partijen in plaats van de gebruikelijke trial and error. Jarenlang was huisvesting het excluEr bestaat veel aandacht voor de marketing van prosieve domein van facility managers, leveranciers en adviducten en diensten. Echte ondernemers trekken dit ook seurs. Met het Strategisch Huisvesting Model komt de door naar hun kantoorgebouw. Het gebouw als bill sturing weer waar die hoort te liggen: bij het manageboard. De interne marketing voor de eigen medewerment. kers is minstens zo belangrijk zo niet het belangrijkste. levensstijl die genot als doel heeft. Huisvesting die deze groep aantrekt geeft een concurrentievoordeel.

Ir. René P.M. Stevens MBA en Ir. Richard Th. Splinter MBA zijn beiden directeur van ATELIER V uit Amersfoort (www.atelier-v.nl). ATELIER V ontwikkelt én implementeert strategieën voor huisvesting, vastgoed en stedelijke ontwikkeling. .

2 0 0 4 / 3 5 . 15