La Auditoria Ambiental en las Instituciones de Educacion Superior by Auge 21

COMITÉ EDITORIAL COMITÉ DE EDITORIAL Raúl Sánchez Padilla Dr. Ingeniería Civil y Arquitectura Gerente General Desarrollos en Ingeniería Aplicada Presidente Comité Editorial Judith Ceja Hernández Ing. Industrial. Gerente de Gestión 3R's de México Vicepresidenta Comité Editorial Juan Manuel Negrete Naranjo Dr. en Filosofía Universidad de Freiburg i Br. Francisco J. Hidalgo Trujillo Dr. en Ingeniería Industrial Universitat Politécnica de Catalunya – FUNIBER Fundación Universitaria Iberoamericana David Vivas Agrafojo Mtro. En Educación Ambiental Universitat de Valencia - Responsable IMEDES Andalucía Antonio Olguín Reza Mtro. Desarrollo de Negocios Jabil Circuit Oscar Alberto Galindo Ríos Mtro. En Ingeniería Mecánica Eléctrica Secretario de la Asociación Mexicana de Energía Eólica Amalia Vahí Serrano Dra. En Geografía e Historia Universidad Internacional de Andalucía Universidad "Pablo Olavide" Ricardo Bérriz Valle Dr. en Sociología Coordinador de Proyecto Regional de Ciudadanía Ambiental Global Manuel Arellano Castañeda Lic. en Informática Gerente Tecnologías de Información 3r's de México

Erika Uscanga Noguerola Mtra. en Educación Coordinadora de Gestión Ambiental Centro Universitario Hispano Mexicano María Fernanda Corona Salazar Maestra Psicóloga en Constelaciones Familiares Dirección de Orientación Educativa Manuel Herrerías Rul Dr. en Derecho Herrerías y Asociados Raúl Vargas Ph.D. Mechanical Engineering College of Engineering and Computer Science Florida Atlantic University Mtra. Lorena Casanova Pérez Manejo Sustentable de Recursos Naturales Universidad Tecnológica de la Huasteca Hidalguense. Hidalgo, México Mtro. Sérvulo Anzola Rojas Director de Liderazgo Emprendedor División de Administración y Finanzas Tecnológico de Monterrey, Campus Monterrey. Monterrey, México

COMITÉ DE ARBITRAJE INTERNACIONAL David Vivas Agrafojo Mtro. En Educación Ambiental Universitat de Valencia - Responsable IMEDES Andalucía Juan Manuel Negrete Naranjo Dr. en Filosofía Universidad de Freiburg i Br., Alemania Delia Martínez Vázquez Maestra Psicóloga en Desarrollo Humano y Acompañamiento de Grupos. Universidad de Valencia Erika Uscanga Noguerola Mtra. En Educación Coordinadora de Gestión Ambiental. Centro Universitario Hispano Mexicano Bill Hanson Dr. Ingeniería en Ciencias Nacional Center for Enviromental Innovation. US Enviromental Protection Agency Ph.D. María M. Larrondo-Petrie Directora Ejecutiva del Latin American And Caribbean Consortium Of Engineering Institutions "LACCEI"

María Leticia Meseguer Santamaría Doctora Europea en Gestión SocioSanitaria Especialista en Análisis socioeconómico de la situación de las personas con discapacidad. Universidad de Castilla-La Mancha, España. Red RIDES Red INERTE

Manuel Vargas Vargas Doctor en Economía Especialista en Economía Cuantitativa. Universidad de Castilla-La Mancha, España Red RIDES Red INERTE

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LA AUDITORIA AMBIENTAL EN LAS INSTITUCIONES DE EDUCACION SUPERIOR; ASIGNATURA PENDIENTE 1, 2

Dr. Sc. Martínez Ponce De León Jesús G. Mtra. Páez Rivas Laura Estela Mtra. Acosta Gurrola Mireya

2. 3.

rides.capitulo.mexico@gmail.com

paezlaura@hotmail.com

mireya.acosta@prodigy.net.mx

Mtro. Méndez Pérez Aarón Miguel 1.

aaronmiguelm@yahoo.com.mx

Coordinador de RI4DES2, Capítulo México. Red Internacional de Investigación en Ingeniería e Innovación. Desarrollo Social y Sostenibilidad. Av. La Paz # 2121, Guadalajara, México Centro Universitario de Ciencias Exactas e Ingenierías. Universidad de Guadalajara. Av. Revolución # 1500, Guadalajara, México Centro Universitario de Arte, Arquitectura y Diseño. Universidad de Guadalajara. Calzada Independencia Nte.

RESUMEN Actualmente, las tendencias demuestran que la Auditoria Ambiental es una de las herramientas e instrumentos de análisis, considerado como imprescindibles para las exigencias de la Gestión Ambiental y Gestión General de las Instituciones, Empresas, Comercios y demás sectores involucrados e interesados en estas cuestiones. La integración de la auditoria en los sistemas de gestión típicos, demuestra y ratifica la trascendental y relevante importancia que ha adquirido esta herramienta de análisis, para potenciar el mejor funcionamiento de los diversos sectores mencionados, destacándose que las Instituciones de Educación Superior (IES) no tienen por qué verse excluidas, sino que incluso, deberían asumir la postura de liderazgo y vanguardia. Independientemente de la existencia de un Sistema de Gestión Ambiental implantado, en nuestro caso, en las IES, la Auditoria Ambiental desarrolla importantes tareas, al fungir como sistema de control y evaluación de riesgos de diversos tipos, reduciendo las posibilidades de peligros, vulnerabilidades, sanciones y accidentes, evitando los dispendios o usos irracionales e insostenibles de los recursos naturales, energéticos, humanos, materiales y demás, los cuales que repercuten de forma evidente sobre el desarrollo de las funciones sustantivas y cotidianas que se llevan a cabo en los Centros, Campus y Espacios Universitarios, potenciando así, mejores niveles de bienestar, consciencia, congruencia, seguridad, salud y desarrollo sostenible, tanto de la propia Institución Universitaria, de su comunidad universitaria y de la comunidad en general a la cual se debe. PALABRAS CLAVE: Auditoría Ambiental, Gestión Ambiental, Instituciones de Educación Superior

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ABSTRACT Currently, trends show that the environmental audit is one of the tools and instruments of analysis, considered to be essential for the requirements of the environmental management and General management of the institutions, companies, shops and other sectors involved and interested in these issues. The integration of the audit in the typical management systems, shows and ratifies the transcendental and relevant importance that purchased this tool of analysis, to enhance the better performance of the various sectors mentioned, emphasizing that institutions of higher education (IES) need not be excluded, but even, should assume the position of leadership and Vanguard. Regardless of the existence of an environmental management system implemented, in our case, the IES, the environmental audit develops important tasks to serve as control system and risk assessment of various kinds, reducing the chance of hazards, vulnerabilities, sanctions and accidents, avoiding the extravagance or irrational and unsustainable uses of natural, energy, human, material and other resources, which they affect clearly the development of substantive and day-to-day functions that are conducted in the Campus and University spaces, thus promoting higher levels of well-being, awareness, consistency, safety, health and sustainable development, both of the own University, of its University community and the community in general which is due. KEYWORDS: Environmental Auditing, Environmental Management, Higher Education Institutions

INTRODUCCION Resulta obvio, la gran gama de alcances y beneficios potenciales que del ejercicio planificado se desprenden, sobre todo cuando, como en nuestro caso, la planificación estratégica se conjunta con la aplicación de la auditoría ambiental, cobrando su máximo vigor al integrarse en las directrices estratégicas, políticas, económicas, de extensión, vinculación, desarrollo y capacitación, y las demás que deban seguirse para lograr los objetivos y metas trazados por los altos mandos de gobierno de las IES, todo en el afán de conseguir sensibles mejoras en su propio funcionamiento interno y externo.

CONCEPTO Y CARACTERÍSTICAS DE LA AUDITORIA AMBIENTAL Diversos reglamentos, normas y demás documentos, definen a la auditoría ambiental de la siguiente manera: “Auditoría Ambiental es el instrumento de gestión, que comprende la evaluación sistémica documentada, periódica y objetiva, de la eficacia de una Organización, www.auge21.net

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Institución o Sector, de su sistema de gestión y de los procedimientos destinados a la protección y respeto ambiental. De esta definición, podemos destacar una serie de características, las cuales mostramos en la tabla 1:

AUDITORIA

Proceso Sistemático

Debe ajustarse a una metodología específica, con el fin de homologar el proceso de elaboración, incrementando su objetividad y de este modo, permitiendo el análisis comparativo entre los mismos procesos y sus objetividades y eficacias.

Requiere de una documentación confiable

Con respecto a los datos necesarios para la elaboración de un diagnóstico real y lo más completo posible.

Periodicidad

Se debe considerar este elemento para facilitar el seguimiento y evaluación del funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental.

Objetiva

Se debe contar siempre con un reflejo fiel de la realidad de Institución u Organización que se está analizando, buscando evitar las “desviaciones, manipulaciones o engaños” que puedan distorsionar los resultados.

AMBIENTAL

Tabla 1. Características básicas de la Auditoria Ambiental

De este modo, dentro de los objetivos primordiales que persigue una auditoría ambiental, podemos citar los siguientes: 1. Facilitar el control de la dirección de la Institución u Organización respecto a las prácticas productivas o de servicios que generan o puedan generar impactos ambientales positivos o negativos. 2. Evaluar su adecuación a las políticas ambientales de la Institución u Organización. 3. Cumplimiento de las disposiciones reglamentarias o normativas www.auge21.net

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TIPOS DE AUDITORIAS Conforme lo establece CONESA, V (1997), “Instrumentos de la Gestión Ambiental en la Empresa)”, Editorial Mundi Prensa, Madrid, las auditorías ambientales se pueden clasificar en la forma que muestra la tabla 2: Según la Procedencia del Equipo Auditor

Auditoría Ambiental Interna Auditoría Ambiental Externa Auditoria del Sistema de Gestión Ambiental Auditoria de Gestión Generalizada Revisión Ambiental

Según su Objeto

Auditoria Puntual Auditoria de Conformidad Auditoria de accidentes Auditoria de Riesgos Auditoria de Fusión o Absorción

Por el Entorno Ambiental Auditado

Auditoría Ambiental Interior Auditoría Ambiental Exterior Auditoría Ambiental Permanente

Por su Periodicidad

Auditoría Ambiental Cíclica Auditoría Ambiental Discontinua o Aleatoria Auditoria de Responsabilidades Pasadas

Por la Temporalidad del Efecto Ambiental

Auditoria de Responsabilidades presentes Auditoria de Responsabilidades Futuras

Por su Alcance

Auditoría Ambiental Integrada Auditoría Ambiental Sectorial

Tabla 2. Clasificación general de las Auditorías Ambientales

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Así, podemos contar entre los objetivos principales de una Auditoria Ambiental, están los que a continuación se destacan: Destacar los puntos fuertes y débiles de la empresa, institución u organización, desde la vertiente ambiental. Conocer el estado de la empresa, institución u organización, respecto al marco legislativo ambiental que le afecta para reducir el riesgo de sanciones, impactos y desprestigio social. Conocer los riesgos de vulnerabilidad y, peligros y accidentes a los que se pueden ver sometidos la empresa, institución u organización. Análisis del impacto ambiental de la empresa, institución u organización, con el entorno. Mejorar el conocimiento de los procesos de producción para identificar los fallos y poder proponer soluciones técnicas y económicamente viables. Conocer los vertidos, emisiones y residuos generados por la empresa, institución u organización. Definir las medidas correctoras a aplicar. Mejorar el plan de seguridad, higiene y medio ambiente. Mejorar las relaciones con la Administración, con los Mandos de Gobierno y con la Comunidad en general. Conseguir una certificación de su comportamiento ambiental. Poder optar o acceder a las posibles ayudas y subvenciones establecidas para tal fin, por diversos organismos y asociaciones. Implantar un Sistema de Gestión Ambiental. Mejorar la calidad de productos y servicios. La Auditoría Ambiental, cuando es planifica y realizada en forma correcta, también cumple con objetivos específicos, los cuales determinan tanto el contenido como el alcance de la propia auditoria: 1. 2.

Alcance: establece el grado de profundidad con que van a desarrollarse, analizarse y evaluarse los aspectos ambientales, productivos y de servicios que han sido estudiados y seleccionados por la relevancia que revisten para la institución u organización. Contenido: por contenido se entienden los aspectos ambientales, productivos y de servicios, que van a ser tratados en la realización de la auditoría ambiental.

No obstante, es pertinente comentar que tanto los aspectos del “alcance” y “contenido” presentan una gran variedad factores que deben ser considerados para lograr una aplicación con resultados más valiosos. Entre tales factores podemos citar los siguientes: Instalaciones, actividades y servicios a auditar Contaminación y residuos generados a lo largo de los servicios o procesos productivos de la institución u organización Consumos de agua, energía, recursos naturales y materias primas Las características de institución, organización o empresa, así como de su sistema de gestión ambiental (política ambiental, recursos humanos, organización, mercado, etc.)

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Los factores ambientales con los que guarda relación la actividad de servicios o productiva que desempeñe la institución, organización o empresa, por ejemplo: aguas superficiales, suelos, aire, fauna, flora, sistema social, etc. De manera general, cualquier elemento relacionado con la evaluación, análisis, control y prevención del impacto ambiental que puede provocar el desempeño de las actividades Es oportuno mencionar que los objetivos pueden variar en función de los recursos y situación de la institución, organización o empresa, no obstante, se pueden distinguir tres formas básicas de utilización de la auditoría ambiental (en algunos casos llamada “Eco auditoria”), estableciendo esta clasificación a partir de las instituciones, organizaciones o empresas que tienen un Sistema de Gestión Ambiental implantado y las que no disponen de él. Tal como hemos mencionado, la Auditoria Ambiental es un poderoso instrumento de los Sistemas de Gestión Ambiental y constituye además, la pieza fundamental o una de las más importantes del proceso de control de la misma gestión ambiental, recabando la información necesaria para la toma de decisiones, revisando el funcionamiento del sistema completo e incluyendo esta función, la auditoría ambiental, al propio sistema de control de la gestión ambiental. Así, la finalidad última de este proceso de Auditoría Ambiental, estriba en detectar las deficiencias que puedan tenerse en el uso de los recursos naturales, energéticos, hídricos, humanos y otros, intentando minimizar la generación de residuos, tratando de favorecer la reutilización y el reciclado, al descubrir posibles malos hábitos de consumo y dispendios, o errores de diseño, carencias o aplicación en el Sistema de Gestión Ambiental en la Institución, Organización o Empresa, primando posibles correcciones y posibilitando la implantación de un proceso de mejora continua. En el caso de no existir un Sistema de gestión Ambiental en la Institución, Organización o Empresa, y que el objetivo sea precisamente el implantarlo, la Auditoria Ambiental facilitará poderosamente el proceso de diseño, desarrollo, implantación y seguimiento del Sistema de Gestión Ambiental, ya que lo sustentará en los recabados y constatados por los propios hallazgos en el sitio. No obstante, cabe resaltar que la utilidad de la Auditoria Ambiental, en el caso de no existir Sistema de Gestión Ambiental implantado, radica más en su importancia como base, argumento e instrumento de análisis de la realidad ambiental, de la situación previa de la institución, organización o empresa en el aspecto de sus propios servicios o procesos productivos y sus comportamientos ambientales, fungiendo y desarrollándose, la Auditoria Ambiental, en este caso como una evaluación o diagnóstico ambiental cuya finalidad será la de diseñar e implantar un Sistema de gestión Ambiental acorde a las necesidades y alcances de las citadas organizaciones, instituciones o empresas.

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LA AUDITORIA AMBIENTAL COMO INSTRUMENTO INDEPENDIENTE DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Una utilización alternativa de la Auditoria Ambiental también puede ser benéfica y útil en casos determinados, como lo es en la fijación de tarifas de seguros, tramitación de créditos, obtención de contratos, logro de subvenciones, búsqueda de solución o no violación de situaciones normativas y legislativas; en definitiva, la Auditoria Ambiental debe ser tratada como un requisito impuesto tanto por contextos o agentes internos, como por agentes externos a la propia Institución, Organización o Empresa. Sin embargo esta aplicación es menos aconsejable que las que han sido citadas anteriormente en este escrito. Ya hemos visto que la Auditoria Ambiental, en su carácter de instrumento independiente de gestión y por lo tanto, fuera del marco de aplicación del sistema de gestión ambiental, las potencialidades y pertinencias pierden vigor y utilidad, ocasionando a medio plazo una seria pérdida de oportunidades para los propios interesados en estos procesos. De todo lo señalado hasta aquí, podemos desprender que una de las mejores características que presenta la Auditoria Ambiental como instrumento de análisis y evaluación de la realidad ambiental, es la de tener capacidad de adaptarse a las propias necesidades y alcances o limitaciones de quienes quieran aplicarla en su contexto interno. Por último, es importante resaltar el aspecto de la periodicidad de elaboración de las Eco auditorías o Auditorías Ambientales, el que vendrá impuesto o condicionado por las propias características de las actividades auditadas y el entorno o contextos en que se desarrollen. En este punto, es oportuno mencionar que la normativa ISO 14000, no establece plazos forzosos para su realización y periodicidad, mientras que el Reglamento de la Unión Europea (EMAS) si marca que los plazos de aplicación periódica, no deben exceder a los tres años, sugiriéndose que en los casos de Instituciones, Organizaciones o Empresas internacionales, la elaboración y aplicación de Eco auditorías o Auditorías Ambientales se haga cada 1, 2 o 3 años, dependiendo de los niveles de riesgo e impacto ambiental que el sujeto auditado presente. LA INTEGRACIÓN DE LA AUDITORIA AMBIENTAL EN EL ESQUEMA GENERAL DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Conforme a lo que establece la Cámara de Comercio Internacional (IBC), el concepto de Sistema de Gestión Ambiental se define como “aquella parte del Sistema General de Gestión, que comprende la estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos con la finalidad de determinar y llevar a cabo la política ambiental”. Sin embargo, el trasladar esta definición general del SGA al contexto de las Instituciones de Educación Superior (IES), no supone mayores problemas, por lo que podría quedar de la siguiente manera: en las instituciones de Educación Superior, el Sistema de Gestión Ambiental se define como “aquella parte del Sistema General de Gestión de la IES, que comprende su estructura organizativa, las responsabilidades, las prácticas, los procedimientos, los procesos y los recursos

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con la finalidad de determinar y llevar a cabo la política ambiental que la propia Institución declare” Las Auditorías Ambientales, definidas como un instrumento integrado en el Sistema de Gestión de las IES, y por lo tanto está estrechamente ligado a su funcionamiento mismo y su propio sistema general de gestión. Aunque resulta obvio, es necesario recordar que la Auditoria Ambiental está integrada al Sistema de Gestión Ambiental, el que conforma parte del Sistema General de Gestión de la IES, y por lo tanto todo debe estar engarzado con la planificación estratégica, sus objetivos, los sistemas de control y los recursos asignados. Si consideramos la anterior afirmación, asumiremos que las IES, deben tenerlas en cuenta (a las Auditorías Ambientales), en su concepción general de funcionamiento y obligaciones, poniendo en práctica los principios básicos del respeto y mejoramiento de sus entornos ambientales, contando con su propia política ambiental y cumpliendo el marco legislativo ambiental que esté obligada a cumplir. La siguiente tabla puede ejemplificar las actividades o responsabilidades básicas, desde el punto de vista del compromiso ambiental, que las IES deben considerar como actividades cotidianas y permanentes, expresadas en la tabla 3. ACTIVIDADES GENERALES 1.- PREPARACIÓN INICIAL

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL PROCESO • • • •

DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA AMBIENTAL RECABAR INFORMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES AUDITADAS SELECCIÓN DEL EQUIPO HUMANO Y DEL JEFE AUDITOR ACORDAR LAS NORMAS QUE DEBE CUMPLIR EL SISTEMA DE GESTIÓN

2.- DESARROLLO DE LOS CRITERIOS DE REVISIÓN Y AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL

• DESARROLLAR LOS CRITERIOS DE AUDITORIA A LA LUZ DE LOS DOCUMENTOS, NORMAS Y METAS A CUMPLIR, ASÍ COMO DE LAS INFORMACIONES DE LAS ACTIVIADES AUDITADAS • REVISAR LA ADECUACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DOCUMENTADO PARA CUMPLIR CON LOS CRITERIOS AMBIENTALES NORMATIVOS

3.- PREPARACIÓN DE LA VISITA DE AUDITORIA

• REALIZAR LA SELECCIÓN FINAL DEL EQUIPO DE AUDITORIA Y DEL JEFE AUDITOR • DESARROLLAR EL PLAN DE AUDITORIA E IDENTIFICAR LAS TAREAS DE LOS AUDITORES • PREPARAR LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO, TALES COMO LISTAS DE CHEQUEO, DE REVISIÓN, FLUJOGRAMAS, FORMATOS DE ORDEN, REGISTROS, ETC.

(APLICA TAMBIÉN A LA AUDITORIA INTERNA)

4.- VISITA DE AUDITORIA

5.- ACTIVIDADES POSTERIORES AL PROCESO DE AUDITORIA

• DIRIGIR EL ENCUENTRO INICIAL ENTRE EL PERSONAL Y LOS AUDITORES (INTERNOS O EXTERNOS) • RECOGER EVIDENCIAS Y DOCUMENTOS • REVISAR TODOS LOS DOCUMENTOS E IDENTIFICAR LAS POSIBLES INCONFORMIDADES DEL CENTRO AUDITADO • DOCUMENTAR LAS NO CONFORMIDADES Y EVIDENCIAS EN RELACIÓN A LOS CRITERIOS ESTIPULADOS • DIRIGIR EL ENCUENTRO FINAL ENTRE LOS AUDITORES Y EL PERSONAL DEL CENTRO AUDITADO • PREPARAR Y PRESENTAR EL INFORME RESULTADO DE LA AUDITORIA • PROPONER LAS ACCIONES CORRECTIVAS (AUNQUE NO FORMEN PARTE OBLIGATORIA DE LA AUDITORIA) PARA RESOLVER LAS NO CONFORMIDADES • CERRAR EL PROCESO DE AUDITORIA

Tabla 3. Actividades específicas del proceso de Auditoría Ambiental

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Desde esta perspectiva y bajo el supuesto que las IES asuman su responsabilidad moral de tener declarada su Política Ambiental y su Sistema de Gestión Ambiental, debe por tanto, tener su propio equipo de auditores ambientales, los que conozcan al detalle tanto el contexto de funcionamiento diversificado de la IES, el entorno ambiental de sus áreas o centros de estudio y trabajo, así como los posibles impactos y riesgos ambientales que de sus actividades se generen. En este ámbito, los integrantes del equipo auditor de una IES, deben ser: Personal propio de la IES, con conocimientos de las actividades generales y específicas que la IES realiza y capacitación ambiental Grupo conformado por profesionales de las diversas disciplinas, acordes a las actividades de la IES y con conocimientos de los posibles riesgos e impactos ambientales que puedan ser generados y que cuenten con capacitación ambiental Equipo multidisciplinario con personal interno y externo de la IES, funcionando como una combinación Equipo completamente externo a la IES (es lo menos recomendado) Desde nuestra óptica, es más conveniente como primera opción, la combinación de personal interno y externo de la IES, compartiendo tanto los conocimientos internos de la Institución y sus impactos y riesgos ambientales, pero contando con los conocimientos externos sobre las normativas y tendencias que puedan impactar a la propia IES que habrá de ser auditada. Todo esto puede proveer los mejores elementos del personal de la IES y los que ella misma contrate, con la consecuencia de bajar los niveles de presión (que de manera involuntaria puedan ejercer los altos mandos de gobierno de la IES), lo que puede permitir, el evitar alguna desviación de datos obtenidos, de los hallazgos y resultados, potenciando las posibilidades de éxito del proceso de auditoría ambiental y la implantación del sistema de gestión ambiental en la Institución de Educación Superior. Así, el equipo auditor seleccionado, deberá contar con una serie de condiciones que potencien las posibilidades de lograr el éxito de la tarea encomendada. En este sentido, algunas de las condiciones y obligaciones que debe tener el equipo de auditores, se mencionan a continuación: 1. 2. 3. 4.

Tener acceso a toda la información que el equipo considere necesaria para el desarrollo la vital encomienda. Tener la libertad de entrevistar y entrevistarse con quienes se consideren importantes e indicados para el desarrollo de las actividades que se tengan planificadas en la aplicación de la auditoria. Documentar e informar a los altos mandos de gobierno, acerca de los hallazgos, datos y resultados obtenidos antes, durante y después de la auditoria. Verificar la eficacia de las actuaciones y acciones correctivas que se han propuesto e implantado como consecuencia de la auditoria.

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5. 6. 7.

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Conservar y salvaguardar los datos, documentos y resultados pertenecientes a la IES, y consecuencia de la auditoria aplicada. Asegurar la secrecía y confidencialidad de la información, datos, hallazgos y resultados obtenidos por la aplicación de la auditoria, ya que esto incumbe y afecta directamente a la IES auditada. Presentar la información, datos, hallazgos y resultados obtenidos por la aplicación de la auditoria, a la o las personas o dependencias que tengan la autorización y legitimidad de los altos mandos de gobierno de la IES.

Del análisis de las condiciones que deben tener y cumplir los equipos de auditoria, podemos establecer de manera más extractada, las funciones y responsabilidades de los auditores. Una de las características más relevantes de los SGA, como ya se ha dicho, es su casi obligada naturaleza multidisciplinar y transdisciplinar, esto es, la necesidad de incorporar o de contar con profesionales de distintas áreas de conocimiento. Por ello, el equipo auditor ha de combinar las diferentes perspectivas y análisis requeridos para abordar correctamente la problemática ambiental de la IES, la empresa u organización, considerando tanto los aspectos legales, políticos, técnicos, financieros, sociales, biológicos y demás que tengan injerencia en la cuestión o tópico de que se trate. Así, la naturaleza del equipo auditor dependerá de las dimensiones y actividades de la IES, de que se trate, y de acuerdo a esto, se deberá analizar la conveniencia de incluir o al menos contar con asesores de los siguientes aspectos que se muestran en la tabla 4: ASPECTO EN QUE SE SUGIERE CONTAR CON ASESORIA LEGAL FINANCIERO PRODUCCIÓN O SERVICIOS CONTROL DE CALIDAD INVESTIGACIÓN Y DESARROLLO MARKETING SOCIAL

COLABORACIÓN ESPERADA INTERPRETACIÓN DE LA LEGISLACIÓN APLICABLE A LA IES DEFINICIÓN DE LAS POSIBLES RESPONSABILIDADES PRESENTES Y FUTURAS VALORAR EL COSTE Y RIESGOS DE LAS ALTERNATIVAS PROPUESTAS PARA EL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LOS PROCESOS Y OPERACIONES JUSTIFICACIÓN DE LOS MOTIVOS POR LOS CUALES SE UTILIZAN DETERMINADOS PROCESOS RENDIMIENTO DE LOS PROCESOS UTILIZADOS ESPECIFICACIONES QUE DEBEN CUMPLIR LOS PRODUCTOS O SERVICIOS HISTÓRICO DE PROYECTOS Y PROYECTOS EN CURSO ESTUDIO DE LA COMPETENCIA, LAS POSIBILIDADES DE APLICAR EL MARKETING SOCIAL PARA EL INCREMENTO DE ACEPTACIÓN, CONFORME A LAS EXIGENCIAS SOCIALES SOBRE LA IES

COMPRAS Y ALMACÉN

INFORMACIÓN SOBRE LAS COMPRAS, USOS, CADUCIDAD Y CARACTERÍSTICAS DE LOS MATERIALES ADQUIRIDOS POR LA IES

SEGURIDAD E HIGIENE

COSTE Y PROBLEMAS ASOCIADOS AL USO DE MATERIALES PELIGROSOS, Y LOS RIESGOS AMBIENTALES Y DE SALUD DE LA COMUNIDAD

Tabla 4. Aspectos de la Auditoría Ambiental en los que se sugiere la asesoría de expertos

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Dentro del equipo auditor, la figura del director o jefe de auditoria representa una especial relevancia, al dirigir y coordinar las actuaciones planeadas por el equipo, sirviendo de guía y nexo para sus integrantes. Esto requiere por tanto, de una visión global y un conocimiento prácticamente de todas las áreas que habrán de ser auditadas, conforme a la petición y permiso expreso de los altos mandos de la IES. El director o auditor en jefe, será el responsable último de los resultados obtenidos durante el proceso de auditoría, así como el encargado de las relaciones, acuerdos y conversaciones con los altos mandos de gobierno de la IES, empresa u organización. Ya se ha señalado que el equipo auditor puede ser de naturaleza interna, externa o mixta, todo en función de los integrantes del equipo mismo. El personal interno de la IES aporta un mayor conocimiento y experiencia acerca de los procesos y actividades que en ella se desarrollan, siendo por tanto necesario que dispongan de un buen conocimiento del sistema de gestión ambiental y de un buen nivel directivo que facilite el acceso a las fuentes de información, contando además de una buena reputación o reconocimiento dentro de la plantilla de la institución, a fin de facilitar el clima de cooperación entre los miembros de la comunidad universitaria o empresarial y el equipo auditor. Los consultores externos determinan un tratamiento más objetivo y una visión de las relaciones entre el entorno y la actividad productiva o de servicios, de una forma mucho más precisa y completa, pero en ocasiones menosprecian los factores políticos internos. Por otra parte, los equipos mixtos tienen también una ventaja, debido a la que la percepción social y legal les otorga mayor credibilidad, aunque esto de facto, no siempre es cierto. A pesar de todo, algunas de las capacidades o cualidades personales que han de caracterizar al equipo de auditores, reflejan el carácter del trabajo a desarrollar; buena capacidad de comunicación, facilidad de trabajo en equipo, capacidad de observación, cualidad de secrecía y confidencialidad dada la naturaleza de la información que tendrán a su alcance y de las recomendaciones y resultados que la auditoria arroje. LA AUDITORIA AMBIENTAL EN LAS IES, Y SU APLICACIÓN METODOLÓGICA A modo de facilitación, se hace necesario señalar una serie de cuestiones generales con respecto a la metodología que a continuación desarrollamos. Por principio de cuentas, es preciso recalcar que el diseño de la metodología para las auditorias se basa en el concepto de “integración”. El objetivo que rige o debe regir todo el proceso de gestión ambiental en las IES, empresas u organizaciones, es el de la integración de las cuestiones ambientales en las actividades desarrolladas, ya sean de servicios o productivas. Se trata pues de romper con la falsa idea que considera a la actividad económica en general, y a las actividades de servicios o productivas en lo particular, como si fueran asiladas de los ecosistemas y por lo tanto, que no generan impactos ambientales negativos. Tal como lo demuestran datos y estudios ya realizados (“LA HUELLA ECOLÓGICA DEL CUCEI”, 2002, Martínez Ponce De León), las actividades que se llevan a cabo en los centros universitarios típicos, generan una serie de www.auge21.net

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impactos ambientales negativos como resultado de la presión social que ejercen las comunidades universitarias en primer término, en segundo término, por ser producto las sustancias y materiales tóxicos que los diferentes laboratorios manejan de forma cotidiana para la realización de sus actividades, y en tercer lugar por los hábitos de consumo de materiales y energía que se reportan en los espacios universitarios. Así, considerando entre muchos otros parámetros los antes citados, es pertinente señalar que la conexión evidente existente entre las actividades de las IES y sus impactos ambientales, queda demostrada fácilmente al hacer un análisis comparativo de las entradas de materiales y de energías, contrastándolas con las salidas de energía (entropía) y residuos producidos por las IES y sus comunidades. Se precisa pues, aceptar lo irrefutable de que los hechos desarrollados en las IES generan impactos ambientales negativos, y por lo tanto se hace indispensable el tener una visión más objetiva y metodológica que incida y analice especialmente las interrelaciones, tanto las físicas, como las sociopolíticas y económicas que se establecen entre el elemento auditado (contexto y actividad) y sistema natural con el que guarda la relación esencial. Es crucial señalar estas cuestiones y relaciones, ya que los impactos ambientales generados por las actividades sustanciales y cotidianas de las IES, sus campus y sus comunidades, no son independientes del entorno en que se encuentran, sino que más bien es gracias a este entorno que dichas actividades se pueden llevar a cabo. De este modo, al igual que en cualquier actividad, comunidad y entorno, se hace indispensable el conocer y evaluar la capacidad de asimilación del medio (o capacidad de carga del sistema ambiental), ya que esto repercute directa y decisivamente en la gravedad de los impactos generados y el tipo de medidas que habrán de tomarse para corregirlos o evitarlos, respetando así, el principio básico de la prevención y protección ambiental, un derecho humano irrenunciable. De igual manera, el marco legal e institucional también afecta intensamente a la gestión ambiental de las IES, empresas u organizaciones, aun cuando en el caso de las primeras (IES), el marco legislativo no se encuentra muy definido y especificado, por lo que “permite” evasiones del cumplimiento al no mencionar a las Instituciones de Educación Superior, como entes que generan impactos ambientales y por lo tanto no tienen la obligación expresa de cumplir con la ley ambiental. Ante esto, se hace necesario que las propias IES, asuman un papel vanguardista y propositivo, realizando por sí mismas, una auto-auditoria y análisis ambiental (de diversos niveles de profundidad y cumplimiento) a sus actividades, comunidades y espacios, ajustándose a los marcos normativos federales, estatales y municipales, e incluso normas voluntarias (si así conviene en su caso). Cuando el marco normativo no incluye alguna actividad o giro, el prestigio y compromiso moral de las IES, debe ser el de proponer su propio cumplimiento, diseñando y generando los instrumentos normativos “ad hoc” para concertarlos y conveniarlos con las instituciones y dependencias gubernamentales apropiadas.

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Esta actuación propositiva y proactiva de las IES, puede y seguramente resultará en una estrategia institucional que facilite y potencie las posibilidades de acceso a apoyos, créditos, reconocimientos, concesiones y subvenciones tanto de los distintos niveles de gobierno (federal, estatal y municipal), así como de instituciones y organismos privados y sociales, oportunidades que hoy por hoy, están siendo desperdiciadas o no generadas por una sencilla razón; “la no aplicación de análisis y auditorías ambientales objetivas y transparentes en las IES, sobre todo si son de carácter voluntario y mayor cumplimiento que el marcado por las normas y leyes”. Por último, es necesario que la “metodología diseñada” considere y conecte otros campos afines, como puede ser la evaluación de impacto ambiental. Las técnicas y procedimientos utilizados para detectar, valorar y corregir los impactos ambientales, pueden ser de gran valía y ayuda para el desarrollo del proceso auditor, máxime considerando la mayor experiencia existente en el campo de la evaluación ambiental. FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORIA AMBIENTAL La secuencia que debe orientar el proceso de auditoría ambiental en las IES, atiende a grandes rasgos, a tres estadíos: 1. Planificación y organización de la auditoría ambiental. 2. Desarrollo de información y diagnóstico. 3. Conclusiones de la auditoría La fase de la planificación y organización de la auditoría ambiental implica dar respuesta a las siguientes cuestiones: • ¿Qué objetivos persigue la auditoría ambiental? • ¿De qué recursos se dispone? • ¿Cómo, cuándo y en qué forma se va a disponer de ellos? Se supone pues, que esta es una etapa decisiva para el desarrollo de todo el proceso, determinando el tipo de información necesaria y el modo en que el equipo auditor se va a organizar y coordinar para obtenerla. El siguiente paso definido es el tratamiento de la información y la realización del diagnóstico. En esta fase se procede a la selección y análisis de la información, de cuyo tratamiento se obtendrá la identificación de los problemas, riesgos y oportunidades con que se enfrenta la IES o institución, siempre en relación con el entorno con que se relaciona. De esta fase va a depender en buena medida la calidad de los resultados de la auditoria, siendo imprescindible una correcta coordinación entre los diferentes integrantes del equipo. Previamente a la fase de información de resultados y exposición de medidas correctoras, deberá elaborarse el informe de síntesis de los impactos ambientales, riesgos y oportunidades. Dos objetivos se persiguen con este informe: 1. Resumir las conclusiones obtenidas en el proceso de diagnóstico.

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2. Informar al personal responsable de las funciones que se desee involucrar en el proceso de generación, evaluación y selección de alternativas correctoras que se desarrollen en la siguiente etapa. Fase de medidas correctoras e información de resultados define y selecciona las propuestas orientadas a la resolución de los problemas y el aprovechamiento de las oportunidades detectadas. Con esta finalidad se establece un sistema de reuniones y consultas, dado que la experiencia del personal de la IES o institución es un factor imprescindible. Como resultado se desarrolla un informe resumen destinado a la dirección de la propia institución. Junto a ello se diseña un Plan de Seguimiento y Control, orientado a lograr la continuidad de la auditoría ambiental y su completa integración con el Sistema de Gestión Ambiental de la IES, empresa u organización. La metodología que continuación propondremos, no debe por ningún motivo considerarse como un esquema rígido en su aplicación, sino por el contrario, debe tomarse como una guía, flexible, aplicable a las características particulares y específicas de caso y contexto.

Del mismo modo, no debe ser enfocada como un proceso lineal, sino circular, y en el cual se retroalimente cada una de las fases, respetando siempre (al menos en lo que sea posible) el cronograma de trabajo.

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METODOLOGÍA DE DIAGRAMA DE FLUJOS A continuación expondremos el proceso metodológico propuesto, detallando en lo más posible el contenido de las diferentes tareas a desarrollar y la manera en que éstas se encuentran concatenadas. De igual manera, con el fin de facilitar la comprensión del Diagrama de Flujos, vamos a dividirlo en función de las fases a las que se ha hecho referencia enseguida: 1. Planificación y organización. 2. Información y diagnóstico. 3. Medidas correctoras y Comunicación FASE 1: PLANIFICACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Decisión/ Encargo de la Auditoria Ambiental Delimitación de alcance

Definición de Objetivos

t id Preferencia de Objetivos

Definición del equipo auditor

Conocimiento general de la problemática Identificación de información y fuentes Descripción de tareas

Verificación de recursos y Compromiso Institucional

Cronograma y definición de responsabilidades FASE 2: INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO

Figura 1. Planificación y Organización de la Auditoría

1. En primer término, el equipo auditor debe hacer las actuaciones necesarias para tener una visión general de la situación de partida, con la finalidad de establecer las directrices y bases de partida. Dentro de la etapa de conocimiento global de la problemática podemos distinguir los siguientes puntos: I.Motivos de elaboración de la auditoría ambiental II.Conocimiento del entorno con el que se relaciona la IES o institución III.Carácter de la actividad cotidiana y sustancial, de los servicios de la IES IV.Capacidad de la IES, número de miembros de su comunidad, dimensiones físicas y geográficas, etc. V.Conocimiento de la Política Ambiental de la IES y del Sistema de Gestión si existe www.auge21.net

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VI.Recursos empleados en las actividades y servicios, tales como las materias primas, los energéticos, capital natural, agua, etc. VII.Residuos generados, tanto su tipología y cantidad, como su sistema de gestión VIII.Normativa legal en sus diferentes niveles, considerando el municipal, estatal y federal 2. Delimitar el ámbito territorial, su contenido y alcance. Ya hemos señalado con anterioridad como estos aspectos se encuentran determinados por los objetivos marcados y los recursos disponibles para el proceso auditor. De este modo, deberemos hacer referencia al entorno afectado por las actividades realizadas en la IES, a través de la obtención de recursos (humanos, energéticos, hídricos, naturales, materias primas, etc.), la generación y descarga de residuos y la alteración del espacio ocupado como resultado de las presiones ejercidas sobre el entorno, por sus comunidades universitarias. Por otra parte, el contenido temático señala que los aspectos a tratar, la definición de las actividades e instalaciones a auditar haciendo referencia a los siguientes puntos: Emisión de contaminantes: servicios y productos, características y tipos de gestión de residuos sólidos, líquidos y gaseosos, etc. Consumo de recursos: agua, áreas verdes, energía, materias primas y demás Procesos de servicios, productos y demás actividades realizadas y tecnologías empleadas Impacto ambiental provocado por las actividades y servicios de la IES Participación, información y formación del personal en las cuestiones relativas a la protección ambiental Mecanismos de información externa en los temas relacionados con el entorno Procedimientos, organización, documentación y personal del Sistema de Gestión Ambiental Resultados y prácticas ambientales de prestadores de servicios, contratistas, subcontratistas, administradores y la comunidad de la IES

El “alcance” con que se realizará el análisis de la actividad auditada, se definirá en función del tamaño de la IES y su espacio geográfico en donde se desarrollan las propias actividades, del tiempo disponible, del grado de deterioro del medio y de los recursos de que se disponga

3. La definición de objetivos debe completarse con la priorización de los mismos. Algunos de los objetivos más comunes son: Conocer en qué medida la IES se ajusta a legalidad vigente Determinar si es correcto el funcionamiento del Sistema de Gestión Ambiental Controlar el comportamiento de la IES respecto a la Política Ambiental Satisfacer las exigencias de las disposiciones administrativas relativas

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Debe detectarse el carácter simultáneo y coordinado de los tres pasos señalados hasta el momento, dada la fuerte interconexión que existe entre ellos. En el desarrollo de estos puntos cobra especial interés y relevancia, la figura de una Coordinación Ambiental y de Desarrollo Sostenible, como suministradora de información, así como definiendo objetivos y caracterizando el contenido de la auditoria.

4. A continuación se precisa identificar la información complementaria, determinando las lagunas informativas que existen y el modo en que va a conseguirse: entrevistas, análisis de muestras, encuestas, filmaciones, etc. 5. Definir el equipo auditor. Todos los pasos anteriores son desarrollados por un equipo auditor básico. Llegados a este punto, las necesidades de recursos humanos del equipo auditor ya se encuentran definidas, con lo cual se llega al momento de completarlo en su totalidad. Los nuevos recursos humanos (miembros del equipo), deberán recorrer las etapas señaladas anteriormente con la finalidad de equiparar los niveles de conocimiento de todos los integrantes. 6. La verificación de los recursos disponibles por parte del equipo auditor, es importante para elaborar un programa de trabajo y alcance realista. De este modo es importante definir aspectos tales como los siguientes: El cronograma de actividades Presupuesto disponible Disponibilidad del personal Compromiso de la Dirección, Administración Central o Altos Mandos de Gobierno de las IES 7. La etapa de planificación y organización se cierra con la descripción de tareas, atendiendo a los recursos disponibles, y el programa de trabajo y definición de responsabilidades, elaborando una tabla de doble entrada “tareas/ tiempo” en la que se asigne el plazo para el desarrollo de las actividades.

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FASE 2: INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO Información y Diagnóstico del Medio

Información y Diagnóstico del funcionamiento de la Institución de Educación Superior

Estudio de estructura territorial y de organización de la gestión de residuos

Estudio del Marco Legal y apoyo Institucional

Análisis de las causas Información y Diagnóstico del Medio

Valoración de impactos

Identificación de acciones que incumplen la Ley

Legislación

Identificación de impactos ambientales

Identificación de impactos, problemas, riesgos y oportunidades, Análisis “DAFO” FASE 3: COMUNICACIÓN Y MEDIDAS CORRECTORAS

Figura 2. Información y Diagnóstico de la Auditoría

La primera de las tareas con la que se inicia la segunda etapa, supone la recogida y selección de la información, elaborando un diagnóstico con cuatro puntos de referencia básicos: medio físico y socioeconómico, funcionamiento de la Institución de la Educación Superior (IES), situación y posibilidades de la gestión residuos y del marco legal vigente. A continuación desarrollamos cada uno de los puntos.

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1. Medio físico en que se inscribe la actividad de servicios cotidianos y especiales de la IES. Es fundamental conocer la situación del entorno, en términos de la capacidad de carga, respecto a las repercusiones de los impactos ambientales producidos por el desempeño de las actividades de la IES. Su calidad, fragilidad y potencial de uso son factores a determinar, dada la conexión que tienen las entradas y salidas, con el proceso de servicios y demás actividades de la IES. A este respecto deberán estudiarse variables como las que a continuación se señalan: Aire; calidad, contaminación acústica, capacidad dispersante, etc. Clima; regímenes térmicos, lluvias, sequías, etc. Agua; cantidad y calidad del recurso, régimen hídrico, distribución, vertidos, aguas subterráneas, etc. Suelos; relieve y carácter topográfico, contaminación, geología, edafología, capacidad de filtrado y asimilación, presión ejercida de la comunidad sobre el suelo, etc. Vegetación Fauna Paisaje Procesos ecológicos; dinámica de recargas de acuíferos, reforestación y degradación de áreas verdes y zonas arbóreas, erosión, eutrofización, inundaciones, etc. 2. Medio socioeconómico con el que se relaciona. El conocimiento de su estructura y funcionamiento, permite evitar repercusiones tanto de la actividad desarrollada por la IES sobre su propia comunidad y viceversa, de la comunidad hacia la IES. Factores como las infraestructuras en sus diferentes facetas (de transporte, de comunicación, de energía, etc.), la estructura del mercado de trabajo, distribución de los Centros Universitarios, equipamientos de la IES, la vinculación entre la IES y diversas instituciones y organizaciones, deben ser considerados por el análisis, siempre y cuando sean relevantes. 3. Información y diagnóstico del funcionamiento de la IES, análisis que se subdivide a su vez en cuatro apartados: a) Comprensión del Sistema de Gestión Ambiental y del desarrollo de las actividades sustanciales de la IES, atiendo aspectos como los siguientes: El diagrama general del proceso de desarrollo de las actividades de la IES Los flujos unitarios de materia y energía Procedencia, cantidad y composición de las materias primas utilizadas Origen de la cantidad y composición de los diferentes tipos de residuos, gestión de los mismos y los costes que implica Análisis tecnológico, destacando las ventajas e inconvenientes desde el punto de vista ambiental Sistemas de Gestión y Control Ambiental; instalaciones, procedimientos, organización, documentación y personal Participación, información y formación ambiental del personal de la IES

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Resultados y prácticas ambientales de los prestadores de servicios, contratistas y suministradores de materiales Mecanismos de información interna y externa de temas ambientales Impacto ambiental generado por las actividades y servicios desarrollados por la IES b) Identificación y caracterización de acciones generadoras de impacto ambiental, así como disconformidades con la Política Ambiental y los objetivos de la IES c) Identificación de los costes de los mecanismos actuales de protección ambiental de la IES y planteamientos de alternativas más eficientes d) Análisis de las causas, motivos o necesidades que justifican las acciones identificadas como generadoras de impacto ambiental. Actuar sobre las causas es siempre más eficaz que el hecho de atender únicamente los síntomas 4. Estudio de la estructura territorial y organizativa de la gestión de residuos. En él se procede a identificar las instalaciones y los servicios de transporte, evacuación, tratamiento, eliminación y cualquier actividad de gestión de residuos, tanto públicos como privados, disponibles en la zona; vertederos, incineradores, depuradoras, etc., definiéndose la accesibilidad a los mismos, según el tipo de residuos de que se trate, estudiando siempre las posibilidades y costes que se puedan generar de los tratamientos de los mismos. 5. Marco legal y Análisis Institucional. El marco legal hace referencia a las disposiciones legales y administrativos que incumben a la IES; niveles permitidos de contaminación, riesgos en que se incurre a través de sanciones, multas, cánones, tasas, cierres y mala percepción de la sociedad. Por otra parte, el análisis institucional aborda el apoyo al que se puede acceder en la estrategia ambiental de la Institución de la Educación Superior a través de los convenios, ayudas, créditos de fondos perdidos, beneficios fiscales, buena percepción social, subvenciones. 6. Identificación de los factores ambientales que pueden verse afectados por los impactos ambientales de la Institución de Educación Superior. 7. Identificación y valoración de los problemas e impactos ambientales. Se realizará a través de las técnicas utilizadas (o unas hechas ad hoc) por la evaluación del impacto ambiental, priorizándose las acciones que por sus repercusiones sean consideradas más urgentes. 8. Identificación de las acciones y de los efectos de la IES que rebasan los límites permitidos por la legislación vigente, comparando el análisis del marco legal con la realidad observada a fin de evitar los riesgos de penalizaciones, críticas y retrasos.

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9. Realización del informe de síntesis. En él, se describen los impactos ambientales, los problemas y las oportunidades, junto con los riesgos detectados, defendiéndose las discordancias con el Sistema de Gestión Ambiental de la IES si lo hubiese. El informe deberá difundirse entre los responsables de la IES para su propio análisis y discusión.

FASE 3: COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN RESULTADOS Y MEDIDAS CORRECTORAS

INFORMACIÓN Y DIAGNÓSTICO Realización del Informe D Sí t i Generación, evaluación y selección de medidas correctoras Priorización de acciones y programas de plazos

Discusión de Medidas Correctoras

Plan de Seguimiento y Control

INFORME FINAL Figura 3. Medidas Correctoras y Comunicación de la Auditoría

Hemos hecho hincapié, desde párrafos anteriores, en que la primera fase de la Auditoria Ambiental podía solo limitarse únicamente a la detección de los problemas, o también que podría incluirse la elaboración y propuesta de solución de los impactos ambientales generados, lo cual en última instancia, es solo una decisión propia de los deseos o necesidades solicitante y por lo tanto depende solo de él mismo. En todo caso, lo que consideramos más pertinente o conveniente es realizar propuestas de solución, definiendo, mediante un análisis DAFO, las debilidades,

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amenazas, fortalezas y oportunidades, incluyendo claro, la estimación de los costes – beneficios que las alternativas de solución representen. Esto podría realizarse como mostramos enseguida: 1. La realización o generación, evaluación y selección de las alternativas de propuestas de solución, es una tarea que se basa en la aptitud de análisis y objetividad, apoyada en un multicriterio y visión integral de los resultados arrojados por la auditoria. Sin embargo, deben tenerse en cuenta los aspectos ambientales, políticos, económicos, sociales, de gestión, etc., que conforman el mosaico de factores incidentes en la decisión final. Aun así, todo este cúmulo de actividades puede simplificarse mediante el desarrollo de las tareas que a continuación se proponen. Los pasos a realizar deberán determinar:  Las soluciones a cada uno de los problemas identificados en el diagnóstico.  El desarrollo de una estrategia de conjunto incidiendo en las materias, energía, agua y recursos naturales introducidos en el proceso de servicios y actividades de la IES, los impactos ambientales y la corrección de los mismos.  La realización de un Programa de Acción en el que se prioricen las medidas correctoras a ejecutar, considerando la urgencia de las mismas y la capacidad financiera y estructural de la IES. Por último, cabe señalar la importancia que posee la auditoría como un análisis profundo a partir del cual se desarrollen propuestas de reingeniería y gestión ambiental de las IES. En múltiples ocasiones no serán necesarias grandes inversiones de recursos económicos para lograr resultados efectivos: cambios estructurales organizativos, incrementos de eficiencia en el manejo de los recursos, posibles pequeños cambios en la infraestructura de instalaciones de las IES, y otras acciones más, pueden favorecer y potenciar comportamientos ambientalmente más respetuosos y con reducciones y repercusiones positivas desde el punto de vista económico. 2. Realización de reuniones con los responsables de las áreas afectadas e involucradas por las medidas correctoras, entregándoles el informe preliminar y el informe de síntesis del diagnóstico. La finalidad de esto, es la discusión de las alternativas y la selección de las mejores, trabajando en forma conjunta y aprovechando la experiencia del personal de las IES. Las conclusiones de estas reuniones, servirán para retroalimentar a la “fase anterior”, es decir, la generación, evaluación y selección de alternativas. 3. Elaboración del resumen final, del plan de seguimiento y control. En el informe se resumen las conclusiones de la auditoría, informando a los Altos mandos de Gobierno de la IES, mientras que en un plan se definen los medios para determinar el grado de cumplimiento de las medidas correctoras señaladas, permitiendo asimismo, su utilización como instrumento de gestión ambiental a través de la información que facilita.

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Ahora bien, para desarrollar las tres etapas que hasta este momento se han comentado y recogido en la metodología de los flujos en la auditoría ambiental, conviene los esquemas de actuación que a continuación presentamos: 1. 2.

Acciones necesarias para el desarrollo de la metodología de la auditoría ambiental Procedimientos para la realización de una auditoría ambiental

A manera de simplificación, anexamos la siguiente figura esquemática referida a las actividades en relación con la IES en una Auditoría Ambiental: ACTIVIDADES EN RELACIÓN CON LA INSTITUCIÓN DE EDUCACIÓN SUPERIOR, EN UNA AUDITORÍA AMBIENTAL ACTIVIDAD

TIEMPO DE DURACIÓN

Entrevista 1

3 horas / día 1

Entrevista 2

2 horas / día 7

Cuestionarios

1 hora/auditor, día 10

Visita a las instalaciones de la IES o Campus Universitario

4 horas/ auditor, día 10, 12, 15, 16 y 20

Revisión

Días 28, 29 y 30

Reuniones con los Altos Mandos de la IES y los demás responsables

1 hora/auditor, los días 31, 32, 33, 34, 35 y 36

Informe Final

Un plazo no menor a los 50 días, siempre y cuando se cuenten con todos los datos, recursos y cooperación de los Altos Mandos de Gobierno de la IES

FUNCIÓN Intercambio de impresiones Recepción de información necesaria para planificar la Auditoría Ambiental Intercambio de impresiones sobre la planificación de la Auditoría Ambiental Solicitud de la información necesaria Recepción de la información detallada Ampliación y verificación de la información Recogida de muestras, si esto procede Revisión del informe previo en el que se recogen las medidas correctoras propuestas por parte de los Altos Mandos de Gobierno de la IES y los responsables de cada Centro o Campus, así como los responsables de área Intercambio de impresiones sobre las medidas recomendadas Reconsideración de las variables técnicas, económicas, políticas y ambientales empleadas en la evaluación

Tabla 5. Actividades en relación con la Institución de Educación Superior, en una Auditoría Ambiental

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De igual manera, los procedimientos que en una Auditoría Ambiental en una IES deben realizarse, pueden y es conveniente representarlos en forma esquemática, tal como lo ejemplifica la siguiente figura: PROCEDIMIENTOS PARA LA REALIZACIÓN DE UNA AUDITORÍA AMBIENTAL EN LAS IES ENTREVISTA 1 1ª Fase RECOGIDA DE INFORMACIÓN

TRABAJO DE GABINETE

Planificación y Organización de la Auditoría Ambiental

ENTREVISTA 2

Cuestionarios

Preparación de

Proceso de Datos

Visitas

INFORME PREELIMINAR

TRABAJO DE GABINETE

Análisis de la Información

INFORME DE SÍNTESIS

DIFUSIÓN ENTRE LOS RESPONSABLES

2ª Fase

Visitas Recogida de Recogida de

Muestras de

La Información Laboratorio Registros Documentación Manuales Organismos Expertos

TRABAJO DE GABINETE

Medidas Correctoras y 3ª Fase Plan de Control

REUNIONES

Entrevistas con los Responsables REUNIONES

INFORME FINAL

Figura 4. Procedimientos para la realización de una Auditoría Ambiental en las IES

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La ejecución de una primera entrevista de acercamiento con los Altos Mandos de Gobierno de la IES, es una actividad que no puede ser pasada por alto, ya que permitirá definir de manera más precisa los objetivos perseguidos por parte de la Institución de Educación Superior con la realización de la auditoría ambiental de sus impactos y actividades, para obtener de este modo, una visión general más amplia, facilitadora y potenciadora de las tareas de planificación estratégica. Para el desarrollo de las entrevistas, conviene la elaboración de un cuestionario de apoyo que recoja los siguientes aspectos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

los motivos de la Institución de Educación Superior a auditarse los objetivos que la Institución de Educación Superior desea alcanzar las características esenciales de la Institución de Educación Superior (dimensiones, población, consumos, servicios, recursos, etc.) evolución histórica de la Institución de Educación Superior, en todos sus aspectos la Política Ambiental Universitaria de la Institución de Educación Superior los Objetivos Ambientales de la Institución de Educación Superior el o los organigramas correspondientes a la Institución de Educación Superior y sus Centros o Campus Universitarios, Departamentos, responsables, etc. características de los servicios, procesos e infraestructura, junto con los datos e información relativa a los consumos (de energía, recursos naturales, humanos, materiales, financieros, combustibles, etc.), así como la cantidad y tipo de residuos generados por el desarrollo de sus actividades (incluyendo la gestión de estos, cantidad, tipo, etc.) disponibilidad de los Altos Mandos de Gobierno de la Institución de Educación Superior y de los Responsables de Centros, Campus, Departamentos, etc., para entrevistas, cuestionarios, consultas, visitas, etc.

Mención especial merece el aspecto de la realización de cuestionarios, tal como se cita en el anterior párrafo, ya que por lo general, dichos cuestionarios se destinan a los responsables, en este caso, de los Campus o Centros Universitarios y las áreas específicas que puedan generar impactos ambientales importantes sobre el entorno. Así, en el diseño de tales instrumentos de Auditoría Ambiental, deben abordarse cuestiones relativas y detalladas de los servicios, procesos y espacios que comprenden los Centros o Campus Universitarios, y los cuales son empleados en el desempeño de las actividades sustanciales de estos y sus comunidades universitarias. Los cuestionarios deben ser capaces de detectar información detallada y relevante que no ha sido advertida en magnitud o con anterioridad, y deben ser entregados en la “fase de Información y Diagnóstico”, siendo preciso conseguir e involucrar a toda la comunidad universitaria, sin excepción de ningún sector de ella y en todos los niveles de responsabilidad, participación y gobierno. En el caso específico de las Instituciones de Educación Superior de grandes dimensiones, se recomienda aplicar los cuestionarios a los responsables y personas “clave”, además de a una muestra representativa de toda la comunidad universitaria; para el caso de Instituciones de Educación Superior de pequeñas dimensiones, lo ideal es que la aplicación de los cuestionarios de Auditoría Ambiental, se haga al total de la comunidad universitaria o a la www.auge21.net

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mayoría de esta, pero siempre en forma personalizada. Sin embargo, el tema de la Metodología de los Cuestionarios de Auditoría Ambiental o del Elemento Esencial de Análisis, son tema de otro apartado. En cuanto al número de las “visitas” a las instalaciones de las IES, Centros o Campus Universitarios, varía en función de los objetivos y alcances de la Auditoría Ambiental y de las propias características físicas y de los servicios y actividades que se llevan a cabo en las IES. En cualquier caso, se recomienda que el “contacto directo o visita” sea planificado con la máxima precisión y oportunidad posibles, para facilitar abordar un buen estudio campo, definiendo en forma clara el “que, como, cuando y donde” va a buscarse, contrastándose los hallazgos con la información de que ya se dispone. Algunos de los instrumentos de análisis que cotidianamente son empleados, se muestran enseguida: Entrevistas con los encargados de funciones a nivel e interés estratégico de las IES Toma de muestras y hallazgos Selección de las instalaciones y puntos o aspectos conflictivos de las IES y sus procesos y servicios Estudio del historial de la IES, Centros o Campus, caracterizando su evolución en los aspectos y objetivos que la orientan, así como las adaptaciones y modificaciones sufridas a lo largo del tiempo. La comunicación con los diversos actores de la comunidad universitaria de las IES, así como los aspectos relativos a su organización, servicios, productos, infraestructura y recursos (de todos tipos), deben ser cuestiones especialmente destacables a la hora de realizar y planificar las visitas a los espacios de las IES. Otro factor más que se presentará a lo largo del proceso de la aplicación de la Auditoría Ambiental en las IES, son las “reuniones con los responsables o personas clave”, las que en general son de dos tipos, de acuerdo a los objetivos buscados: 1. 2.

Reuniones para mejorar la comprensión y ampliación de la información de los aspectos analizados hasta el momento Reuniones para potenciar la comunicación con el personal encargado de los procesos, servicios, áreas, Campus o Centros seleccionados, estableciendo un clima de confianza, cooperación compromiso

Para facilitar la consecución de tales objetivos, es imprescindible resolver las dudas del personal y comunidades de las IES, en relación a la Auditoría Ambiental, definiendo su contenido, objetivos y alcance, destacando la naturaleza de su aplicación y de la integración de las cuestiones ambientales en las actividades sustanciales, procesos de gestión, planificación y actuación general de las Instituciones de Educación Superior. Igualmente, es recomendable, realizar al menos una reunión en la tercera fase (COMUNICACIÓN, INFORMACIÓN DE RESULTADOS Y MEDIDAS CORRECTORAS) de la Auditoría Ambiental, que tenga como finalidad, el planteamiento y contraste www.auge21.net

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de las posibles alternativas propuestas, y ajustarlas conforme a los responsables y personas clave, incorporando sus ideas y participación en el proceso global, para posteriormente, engarzarse con reuniones monográficas y específicas de temas únicos. Es conveniente recordar la representación en forma gráfica de las actividades generales y específicas que deben llevarse a cabo en una Auditoría Ambiental en las Instituciones de Educación Superior, y las cuales ya han sido mencionadas y explicadas en este capítulo. ACTIVIDADES GENERALES

1.- PREPARACIÓN INICIAL

2.- DESARROLLO DE LOS CRITERIOS DE REVISIÓN Y AUDITORIA DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL 3.- PREPARACIÓN DE LA VISITA DE AUDITORIA (APLICA TAMBIÉN A LA AUDITORIA INTERNA)

4.- VISITA DE AUDITORIA

5.- ACTIVIDADES POSTERIORES AL PROCESO DE AUDITORIA

ACTIVIDADES ESPECÍFICAS DEL PROCESO • DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y ALCANCE DE LA AUDITORIA AMBIENTAL • RECABAR INFORMACIÓN DE LAS ACTIVIDADES AUDITADAS • SELECCIÓN DEL EQUIPO HUMANO Y DEL JEFE AUDITOR • ACORDAR LAS NORMAS QUE DEBE CUMPLIR EL SISTEMA DE GESTIÓN • DESARROLLAR LOS CRITERIOS DE AUDITORIA A LA LUZ DE LOS DOCUMENTOS, NORMAS Y METAS A CUMPLIR, ASÍ COMO DE LAS INFORMACIONES DE LAS ACTIVIDADES AUDITADAS • REVISAR LA ADECUACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL “PROMESA” DOCUMENTADO PARA CUMPLIR CON LOS CRITERIOS • REALIZAR LA SELECCIÓN FINAL DEL EQUIPO DE AUDITORIA Y DEL JEFE AUDITOR • DESARROLLAR EL PLAN DE AUDITORIA E IDENTIFICAR LAS TAREAS DE LOS AUDITORES • PREPARAR LOS DOCUMENTOS DE TRABAJO, TALES COMO LISTAS DE CHEQUEO, DE REVISIÓN, FLUJOGRAMAS, FORMATOS DE ORDEN, REGISTROS, ETC. • DIRIGIR EL ENCUENTRO INICIAL ENTRE EL PERSONAL Y LOS AUDITORES (INTERNOS O EXTERNOS) • RECOGER EVIDENCIAS Y DOCUMENTOS • REVISAR TODOS LOS DOCUMENTOS E IDENTIFICAR LAS POSIBLES INCONFORMIDADES DEL CENTRO AUDITADO • DOCUMENTAR LAS NO CONFORMIDADES Y EVIDENCIAS EN RELACIÓN A LOS CRITERIOS ESTIPULADOS • DIRIGIR EL ENCUENTRO FINAL ENTRE LOS AUDITORES Y EL PERSONAL DEL CENTRO AUDITADO • PREPARAR Y PRESENTAR EL INFORME RESULTADO DE LA AUDITORIA • PROPONER LAS ACCIONES CORRECTIVAS (AUNQUE NO FORMEN PARTE OBLIGATORIA DE LA AUDITORIA) PARA RESOLVER LAS NO CONFORMIDADES • CERRAR EL PROCESO DE AUDITORIA

Tabla 6. Actividades generales y específicas que deben llevarse a cabo en una Auditoría Ambiental en las Instituciones de Educación Superior

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CONCLUSIONES En los marcos normativos oficiales de diversos países latinos, particularmente el caso de México, es casi una constante, encontrar la ausencia de una obligatoriedad para que las Instituciones de Educación Superior, como si éstas, gozaran de una concesión para quebrantar las leyes que rigen a todos. En este artículo, se ha evitado tratar y analizar el aspecto normativo, considerando que es un tema conocido suficientemente, por lo que sería redundar sobre lo mismo y concluir en lo que es de todos sabido; el incumplimiento permanente de las normativas ambientales, por parte de las Instituciones de Educación Superior. Desde esta perspectiva, el presente escrito, tiene, entre otros, el objetivo primordial de dotar de una serie de análisis y propuesta de instrumentos, que sirvan de base para la aplicación de las Auditorías Ambientales en las Instituciones de Educación Superior, las que, sin esperar a ser obligadas, deberían asumir el liderazgo, que por compromiso social habrían de enarbolar, para ser congruentes con su razón de ser; un Agente de Cambio Social. A lo largo del artículo, se muestra una propuesta metodológica para la implementación y mantenimiento de las Auditorías Ambientales en las IES, pero al mismo tiempo, ésta metodología, puede, muy fácilmente, adecuarse a otros entornos y contextos, siempre apegados los dictados por la legalidad ambiental y el compromiso social.

BIBLIOGRAFIA

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