Sieben Tipps zur Ermittlung von Referenzraten

Welches Budget stellen Sie Ihren Fahrern für ihre Dienstwagen monatlich zur Verfügung?

Das Festlegen von Referenzraten hilft Fuhrparkleitern und Lenkenden, die zu den Dienstwagengruppen ihres Unternehmens passenden Fahrzeuge zu genehmigen bzw. auszuwählen. Referenzraten sind ein sensibles Thema. Schliesslich geht es darum, welche Fahrzeuge Ihren Fahrern und Fahrerinnen zustehen und welche Fuhrparkkosten sich Ihr Unternehmen leisten kann oder will. Die Spezialisten von LeasePlan Deutschland geben sieben Tipps rund ums Thema.

1. Wie starten Sie die Ermittlung von Referenzraten?

Treffen Sie zunächst die Entscheidung, ob Sie für Ihre Referenzraten Anschaffungskosten oder Vollkosten ansetzen. Danach richtet sich, welche Informationen Sie einholen müssen, um Referenzraten zu ermitteln. Anschliessend bestimmen Sie die für die Einsatzzwecke in Ihrem Unternehmen geeigneten Kraftstoffarten und Fahrzeugklassen. Leiten Sie für die Berechnung Ihrer Referenzkosten diese aus dem Durchschnitt von mindestens drei Modellreihen dieser Fahrzeugklassen ab. Wählen Sie dafür Modelle verschiedener Hersteller aus, die mehr oder weniger stark auf die strategische Ausrichtung Ihres Fuhrparks abzielen: höchste Wirtschaftlichkeit, Mitarbeitermotivation oder Umweltschutz?

2. Welchen Vorteil bieten Referenzraten auf Basis der Anschaffungskosten?

Ein erster Anhaltspunkt für einen Referenzpreis bietet Ihnen sicherlich der durchschnittliche Listenpreis inklusive Sonderausstattung. Um jedoch die tatsächlichen Anschaffungskosten vergleichen zu können, rechnen Sie die Ihnen von den Herstellern gewährten Rabatte und Werkskostenzuschüsse mit ein. Anschaffungskosten sind also ein schlanker Ansatz, um auch für unbekannte Modelle Referenzkosten zu ermitteln.

3. Warum ist eine Vollkostenbetrachtung bei Referenzraten sinnvoll?

Ihre Fuhrparkkosten gehen über die reinen Anschaffungskosten weit hinaus. Erst die Kenntnis über Gesamtbetriebskosten von

Fahrzeugen erlaubt Ihnen zu beurteilen, welche am wirtschaftlichsten sind.

Bei der Vollkostenbetrachtung ist die Referenzratenermittlung jedoch anspruchsvoller. Dann müssen Sie auf Informationen über Kosten für Abschreibung, Versicherung, Reparatur, Wartung und Reifen, Steuern und Gebühren und gegebenenfalls sogar über Kosten für Kraftstoffverbrauch von bestehenden Fahrzeugen zurückgreifen, die Sie dokumentiert und ausgewertet haben. Alternativ können Sie Referenzangebote im Full-ServiceLeasing bei Leasinggebern und Flottenmanagementanbietern erfragen, wenn diese Finanzierungsform für Sie infrage kommt.

4. Sind Referenzraten ohne Kraftstoffanteil sinnvoll?

Ja, insbesondere, wenn Kraftstoffpreise stark schwanken, da Sie ansonsten Ihre Referenzraten häufig anpassen müssen. Und auch, um eine Vergleichbarkeit von Referenzraten für Fahrzeuge mit unterschiedlichem Antrieb zu schaffen, da Kraftstoffrespektive Energiekosten für unterschiedliche Antriebe stark divergieren können.

5. Wie sieht Ihre Markenpolitik aus?

Wahrscheinlich haben Sie für unterschiedliche Hersteller auch unterschiedlich hohe, vom Bestellvolumen abhängige Rabatte verhandelt, die Sie bei der Ermittlung Ihrer Referenzraten berücksichtigen. Je höher die Rabatte, desto niedrigere Anschaffungskosten können Sie bei der Berechnung Ihrer Referenzkosten ansetzen. Bei besonders hohen Rabatten für bestimmte Modelle kann es sinnvoll sein, dass Sie für Ihr Unterneh- men sogar ganz konkrete Referenzmodelle exklusiv von einem Hersteller festlegen, die Ihre Fahrer ausschliesslich auswählen dürfen. Wägen Sie ab, ob hohe Rabatte durch Volumenbündelung oder die Markenvielfalt für Ihre Mitarbeiter im Fokus stehen soll.

6. Wie viele Kilometer fahren Ihre Flottenfahrzeuge tatsächlich?

Bei der Berechnung von Referenzraten sollten Sie zur Vergleichbarkeit von verschiedenen Fahrzeugen einheitliche Kombinationen aus Laufleistung und Laufzeit zugrunde legen. Damit die Budgets, die Sie entwickeln, realistisch sind, sollten Sie aber nicht mit fiktiven Kilometerzahlen rechnen. Setzen Sie die tatsächlichen durchschnittlichen Jahresfahrleistungen in Ihrer Flotte bei der Berechnung von Referenzkosten an.

7. Wie beeinflusst die Haltedauer Ihre Referenzkosten?

Bedenken Sie, dass ein schneller Fahrzeugaustausch zum einen Ihren administrativen Aufwand deutlich erhöht. Zum anderen fallen Einmalkosten pro Fahrzeug – wie Lieferkosten, Zulassungskosten, Rückholkosten und Rückgabekosten – öfter an und höher aus, wenn sich diese zum Beispiel nur auf 36 Monate statt auf 48 Monate verteilen.

Beim Flottenleasing bedeutet jeder weitere Monat, den Sie ein Fahrzeug länger halten, auch einen weiteren Monat Kostensicherheit durch konstante Leasingraten. Durch Angebote für verschiedene Haltedauern für Ihre benötigten Kilometerleistungen lässt sich die für Ihre Flotte wirtschaftlich möglichst sinnvolle Haltedauer ermitteln.

Regel-Dschungel im Flottenmanagement?

Mobilität und damit einhergehend breit gefächerte Mobilitätslösungen sind in aller Munde, insbesondere bei Firmen mit Fahrzeugflotten. Das Outsourcen der Fahrzeugflotte an einen Full-Service-LeasingProvider bietet nicht nur vielfältige Optimierungspotenziale in Bezug auf Kostenoptimierung und personelle Entlastung zwecks Fokus auf die eigenen Kernkompetenzen, sondern ein professioneller Partner unterstützt auch bei weiterführenden Herausforderungen im Zuge diverser Gesetzgebungen und regulatorischen Stolpersteinen.

Die MF Fleetmanagement AG gehört seit dem Jahr 2000 zu den renommierten Schweizer Full-Service-Leasing-Anbietern und legt grossen Wert auf die vollumfängliche Beratung und Betreuung ihrer langjährigen Kunden. Neben den omnipräsenten Themen wie der Beschaffung, Finanzierung, Kostenoptimierung und Verwaltung der Geschäftsflotten unterstützt das Unternehmen seine Kunden auch im Zuge von regulatorischen Themen.

«FABI – aufgehoben per 1.1.2022»

Zu Beginn, und relevant für die aktuelle Steuererklärung, ist erwähnenswert, dass seit 2022 die damals aufwendige Regelung «FABI», Besteuerung/Hochrechnung der Firmenfahrzeuge, einhergehend mit einer höheren Besteuerung eines Firmenfahrzeuginhabers, gestoppt wurde; sie ist dem minim erhöhten Privatanteil à neu 0,9 % vom NettoFahrzeugpreis gewichen. Viele Kunden haben sich bei der Einführung von FABI mit der Frage auseinandergesetzt, ob es nicht besser wäre, die Firmenwagen «abzuschaffen», und sich so als Konsequenz vielen Vorteilen verwehrt. Ein Firmenfahrzeug gehört, gerade in Zeiten von Fachkräftemangel, nach wie vor zu den beliebtesten «Fringe Benefits». Denn auch wenn der Privatanteil jährlich mit 10,8 % versteuert werden muss, ist ein Firmenfahrzeug im Vergleich zu den effektiven Kosten eines Zweitfahrzeugs nach wie vor sehr interessant für Mitarbeiter/-innen.

«Administrative Hürden FirmenElektrofahrzeuge»

Des Weiteren stellt auch die Elektrifizierung die Firmen vor grosse Herausforderungen. Mit der reinen Beschaffung eines Elektrofahr- zeuges oder einer Anpassung der Car-Policy ist es nach wie vor nicht getan. Wie sieht es aus mit regulatorischen wie auch steuerlichen Themen rund um die Flotten-Elektrifizierung?

Ist Ihnen bekannt, dass Spesen für die pauschale Vergütung von privatem Strom an Mitarbeitende mit Elektrofahrzeugen auf 60 Franken pro Monat beschränkt sind? Haben Sie Ihre Car-Policy wie auch Ihr Spesenreglement bereits angepasst? Welche steuerlichen Konsequenzen hat es, wenn Sie sich zur Förderung der Elektromobilität einen Beitrag an private Ladestationen bis hin zur Installation leisten? Führen Sie diese im Lohnausweis auf?

«Fahrzeugverzollungen werden bei Elektrofahrzeugen einfacher, aber teurer» Im grenznahen Raum stellen die Grenzgänger, ergo Schweizer Mitarbeitende mit Wohnsitz in der EU und einem in der Schweiz eingelösten Firmenfahrzeug, Firmen und deren Vertreter immer noch vor grosse Herausforderungen. Flottenprovider wie die MF Fleetmanagement AG bieten auch bei der Überführung der Flottenfahrzeuge in den grenzfreien Verkehr wertvolle Unterstützung und beraten bereits vor Bestellung, welche Fahrzeuge sich in Bezug auf die anfallenden Kosten und Folgekonsequenzen für einen Grenzgänger eignen. Wichtig ist, dass in Europa produzierte und mit Präferenz eingeführte Fahrzeuge bestellt werden, da die Verzollungskosten keinen Importzoll beinhalten. Ist Ihnen jedoch bewusst, dass Plug-inwie auch Elektrofahrzeuge, auch wenn in der EU produziert, Importkosten à 10 % vom Nettofinanzierungspreis bei Verzollung verursachen, da die Fahrzeuge ohne Präferenz eingeführt werden? Wussten Sie, dass eine Verzollung in Deutschland wie auch Österreich schnell über die Bühne geht, ein Unternehmen jedoch rein durch die Fahrzeugüberlassung (auch nur für den Arbeitsweg) an einen in der EU wohnhaften Mitarbeitenden umsatzsteuerrechtlich angemeldet werden muss?

«Geldwerter Vorteil beim Kauf von Leasingrückläufern durch Mitarbeitende» Denken Sie daran, dass der Verkauf eines Leasingrückläufers an einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin zu einem tiefen Buchwert revisionstechnisch mit dem aktuellen Marktpreis ausgeglichen und bei den Steuern als geldwerter Vorteil hochgerechnet werden muss?

Dieser Beitrag zeigt, dass es ausserordentlich viele Themen rund um Firmenfahrzeuge und Mobilität gibt, welche im Detail mit Fachspezialisten innerhalb oder ausserhalb eines Unternehmens beleuchtet werden müssen. Nutzen Sie die Gelegenheit und suchen Sie vorab den Austausch mit Ihrem externen Fuhrparkmanager. Sollten Sie «noch» keinen haben und erachten Sie all diese Themen als Herausforderung, so ergreifen Sie die Chance und nehmen Sie mit einem erfahrenen Spezialisten wie der MF Fleetmanagement AG Kontakt auf.