Næringsliv i Østfold og Follo / november 2020
Praktisk styrearbeid for SMB-bedrifter Verdiskapende og praktisk styrearbeid hva innebærer det og hvordan skal dette praktisk organiseres og gjennomføres. Gode forberedelser og styrepapirer danner grunnlaget og forutsetninger for et godt styremøte. Tekst: Vidar Andersen, Concepta Partner
E
r det lovpålagt å lage årsplaner, hvor mange styremøter må avholdes, hva skal styreprotokollen inneholde og hvor lenge skal denne oppbevares? Hvilke strategispørsmål skal vi stille? Har vi riktig kompetanse i styret for å løfte frem de aktivitetene som bidrar til verdiskapning. Dette er bare noen av flere spørsmål jeg ønsker å dele i denne artikkelen som tar for seg praktisk styrearbeid. Årsplan må lages Det står ingenting i loven om at det skal utarbeides en årsplan, heller ikke over antall styremøter som skal gjennomføres. En årsplan bør utarbeides, da det i forvaltningsansvaret står omtalt at det skal utarbeides planer og budsjetter. Antall styremøter som ønskes gjennomført er selvsagt opp til virksomheten selv å beslutte, men min anbefaling er at det bør være 3–6 møter og en strategisamling, hvis det er en virksomhet med viss aktivitet og omfang. En del av dette planarbeidet er å få opp de riktige sakene på rett tid i året. God planlegging av styrearbeid, øker forutsetningen for å lykkes bedre i arbeidet. Flere virksomheter sier de utarbeider årsplan, men de avtaler kun dato og tid for møte, det er ikke en årsplan.v Det er opp til virksomheten selv å bestemme hvilke saker som er viktige å definere, men prioriter de saken som er lovpålagt og som er viktige for utviklingen og verdiskapningen i selskapet.
36
Styrets hovedoppgaver kan defineres i • Kontrolloppgaven • Strategioppgaven • Organisering • Egen/evaluering Klargjør forutsetninger for styrearbeidet Styreinstruks er kjøreregler for hvordan man skal gjennomføre styrearbeidet. Selskaper hvor de ansatte er representert i styret, er det lovpålagt at styret skal fastsette en styreinstruks som gir nærmere regler om styrets arbeid og saksbehandling. Det anbefales å etablere en instruks for alle styrer, uavhengig om det er ansattvalgte i styret eller ikke. Fanebestemmelsen er aksjeloven § 6–23. Styreinstruksen kan dog ikke påby behandlingsmåter som er i strid med loven. Jeg anbefaler alle virksomheter uansett selskapsform, ansatte i styret eller ikke start arbeidet med å lage en instruks for styret. En styreinstruks for selskapet vil skape struktur, avklare forventninger og økt effektivitet for alle involverte i styret. Det er styret selv som beslutter styreinstruksen, denne har ingenting med eiere eller aksjonærer å gjøre. Rammene for et godt styremøte En viktig sak er selvsagt gode styrepapirer og saksforberedelser for å få gode styremøter og et godt styrearbeid. Selve saksbehandlingen og strukturen det legges opp til i forkant av, under og etter styremøte er noe som styret og administrasjonen må ha en felles forståelse av. Det er styreleder og daglig leder som er ansvarlig for forberedelser som skal gjøres til styremøtene. Fokuser på følgende i forbindelse med å skape gode styrepapirer: Mal for innkalling/agenda Etabler en god mal for innkalling, hvor deltakere og tittel står, tid, sted, varighet, samt hvem som han ansvaret for de ulike sakene på agendaen. Få frem hvilken type sak som skal diskuteres. Er det en orientering, oppfølging, beslutning, diskusjon eller eventuelt sak.
Kriterier for hva som er styresak Diskuter hvilke saker som hører inn under styret, avstem mot styrets årsplan. Tiden styret sitter fysisk sammen er begrenset i de fleste selskaper, bruk da tiden effektiv og vær klar på skille mellom hva som er styresaker og administrasjonssaker. Mal for sakspapirer som skal sendes ut Ofte kan det være mange styresaker som sendes ut, det medfører betydelig arbeidsinnsats fra styrets side med tanke på forberedelser og mange saksdokumenter å sette seg inn i. Sørg for at styret får sakene godt forberedt fra administrasjonen med forslag til vedtak. Et tips her er å etablere en god rutine eller mal, hvor styresaken som kan være en beslutningssak blir beskrevet på en - A 4 side, hvor det er en kort oppsummering eller sammendrag om saken og forslag til vedtak. Alle saker som krever vedtak – og eller beslutning skal fremlegges med forslag til vedtak. Tidsfrist for utsendelse av styrepapirer Det er ingen lovregulerte krav til tidsfrister for utsendelse av styrepapirer. Et godt råd er at styrepapirer er sendt ut eller gjort tilgjengelig minimum 7 dager før styremøtet. Dette for at styret kan planlegge og skape gode forberedelser til styremøtet. Tidsfrister til innkallingen kan også inntas i en styreinstruks.
