LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 3
Buku Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
DISUSUN OLEH : IINDRA IRIYANTI NIP. 199004052020122003
BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021
LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKTUALISASI
BUKU SAKU PANDUAN PENANGANAN KASUS SOFTWARE, HARDWARE, DAN NETWORK DI RSUPN DR. CIPTO MANGUNKUSUMO
Telah dilakukan Seminar Rancangan (secara daring) Tanggal 03 September 2021 Telah dilakukan Seminar Akhir (secara daring) Tanggal 22 Oktober 2021
Coach
Mentor
drg. Yana Yojana, MA
Noor Meywati, S.Kom
197409132005012001
197805102009122001
Penguji
dr. Titiek Resmisari, MARS 198104282008012022
ii
KATA PENGANTAR Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT, atas limpahan rahmat-Nya sehingga penulis dapat menyusun Laporan Aktualisasi dalam rangkaian Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan 3 Kementerian Kesehatan Tahun 2021 di Bapelkes Cikarang. Dengan ketulusan dan kerendahan hati, melalui dokumen ini penulis juga ingin menyampaikan rasa terima kasih kepada: 1. Ibu dr. Lies Dina Liastuti, SpJP(K), MARS, FIHA selaku Direktur Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta 2. Bapak Muhammad Sumarudin, S. Kom selaku Kepala Unit Manajemen Sistem Informasi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo Jakarta 3. Ibu Noor Meywati, S. Kom selaku Kepala Sub Unit Operasional dan Layanan Pengguna Sistem Informasi, selaku mentor dari RSUPN dr.
Cipto
Mangunkusumo Jakarta 4. Ibu drg. Yana Yohana, M.A selaku Widyaiswara (Coach) yang telah memberikan banyak masukan dalam penyelesaian laporan aktualisasi ini 5. Seluruh panitia pelatihan dasar di Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang yang telah memfasilitasi pelaksanaan pelatihan dasar CPNS 6. Orang tua dan keluarga yang telah mendoakan selama mengikuti pelatihan dasar CPNS 7. Rekan-rekan Golongan III Angkatan 3 Kelompok D Latsar CPNS tahun 2021 yang selalu mendukung dan berbagi pengalaman Penulis menyadari sepenuhnya bahwa penyusunan laporan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu, saran dan kritik yang membangun dari berbagai pihak sangat diharapkan untuk penyempurnaan laporan aktualisasi ini.
Cikarang, 25 Oktober 2021 Penulis,
Iindra Iriyanti
iii
DAFTAR ISI HALAMAN PENGESAHAN ............................................................................................ii KATA PENGANTAR .................................................................................................... iii DAFTAR ISI ..................................................................................................................iv BAB I PENDAHULUAN ................................................................................................. 6 1.1 Latar Belakang .................................................................................................... 6 1.2 Tujuan ................................................................................................................. 7 1.3 Manfaat ............................................................................................................... 7 1.4 Ruang Lingkup .................................................................................................... 8 BAB II TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................ 9 2.1 Profil Organisasi .................................................................................................. 9 2.1.1 Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr Cipto Mangunkusumo .... 9 2.1.2 Visi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo ....................................................... 10 2.1.3 Misi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo ....................................................... 10 2.1.4 Nilai, Makna Nilai dan Perilaku Utama RSCM ............................................ 10 2.1.5 Struktur Organisasi .................................................................................... 11 2.1.5 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo ........................................................... 11 2.1.5.2 Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) ............................................ 12 2.2 Profil Peserta ..................................................................................................... 13 BAB III RANCANGAN AKTUALISASI ......................................................................... 14 3.1 Identifikasi Isu ................................................................................................... 14 3.2 Deskripsi Isu ..................................................................................................... 14 3.3 Penetapan Core Issue ...................................................................................... 16 3.4 Analisis Masalah Core Issue ............................................................................ 16 3.5 Dampak Core Issue .......................................................................................... 17 3.6 Gagasan Rancangan Aktualisasi ...................................................................... 18 3.7 Matriks Rancangan Aktualisasi ......................................................................... 19 3.8 Rencana Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi ........................................................ 26 BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI ..................................................................... 27 4.1 Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi ................................................................... 27 4.2 Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi ............................................................ 28 4.2.1 Hasil Capaian Kegiatan I – Persiapan Kegiatan Aktualisasi ...................... 28 4.2.2 Hasil Capaian Kegiatan II – Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan ................... 32
iv
4.2.3 Hasil Capaian Kegiatan III – Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ............ 35 4.2.4 Hasil Capaian Kegiatan IV – Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ................................................ 40 4.2.5 Hasil Capaian Kegiatan V – Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network ......................... 43 4.2.6 Hasil Capaian Kegiatan VI – Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support ............................................................................................................. 46 4.2.7 Hasil Capaian Kegiatan VII – Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support ............................................................................................................. 50 4.3 Rencana Tindak Lanjut……………………………………………………………….. 54 BAB V PENUTUP ....................................................................................................... 55 5.1 Kesimpulan ........................................................................................................... 55 5.2 Saran .................................................................................................................... 55
v
BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Seiring dengan perkembangan zaman, pelayanan publik yang penuh inovasi dan inovatif dibutuhkan masyarakat dari semua kalangan. Berdasarkan UndangUndang Nomor 5 Tahun 2014 tentang ASN menyebutkan bahwa dalam rangka mewujudkan pelaksanaan cita-cita bangsa dan mewujudkan tujuan Negara, perlu membentuk ASN yang berkarakter yaitu berintegritas tinggi, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme (KKN), mampu menjalankan tugas dan jabatannya sebagai pelaksana kebijakan publik, menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat, serta mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat pemersatu bangsa dan kesatuan Negara Republik Indonesia yang berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik
Indonesia
Tahun
1945 Seorang ASN perlu dibekali dengan
kompetensi dan latihan dasar sebelum melaksanakan kewajibannya kepada masyarakat dan menerima hak secara utuh di instansi masing-masing. Pelatihan manajemen ASN diselenggarakan oleh Lembaga Administrasi negara. Pelatihan Dasar (Latsar) Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) ini diatur melalui Peraturan Kepala Lembaga Administrasi Negara (LAN) Nomor 21 tahun 2016. Seorang Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) harus memenuhi syarat yang telah diatur yaitu lulus pendidikan dan pelatihan, serta sehat jasmani dan rohani. Sehingga keikutsertaan CPNS pada pelatihan ini menjadi sangat penting. Adapun nilai-nilai
yang
ditekankan pada
pelatihan
dasar
ASN
yaitu akuntabilitas,
nasionalisme, etika publik, komitmen mutu, dan anti korupsi. Penyelenggaraan pelatihan memadukan pelatihan
dan
di
pembelajaran
tempat
kerja.
klasikal Hal
ini
dan
non
dimaksudkan
klasikal
di tempat
untuk memberikan
pembekalan kepada CPNS agar mampu menginternalisasi, menerapkan dan mengaktualisasikan
serta
membuatnya
menjadi kebiasaan (habituasi) dan
merasakan manfaat dari nilai-nilai dasar profesi PNS dalam menjalankan tugasnya serta dapat melaksanakan tugasnya sesuai peraturan perundang-undangan. Salah satu rangkaian dari kegiatan Latsar adalah Aktualisasi. Pada kegiatan aktualisasi, penetapan isu dikaitkan dengan kedudukan dan peran ASN dalam NKRI
(Agenda
3)
dan
ANEKA (Agenda 2). Pada
pelaksanaannya sebagai bentuk aktualisasi nilai-nilai kegiatan
aktualisasi,
penulis
melakukan kegiatan
berdasarkan tahapan kegiatan aktualisasi yang telah dievaluasi oleh penguji dan
6
disetujui mentor, coach, dan atasan. Judul aktualisasi disesuaikan dengan arahan mentor dan coach yaitu : Buku Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. 1.2 Tujuan Sesuai amanat undang-undang, maka kegiatan aktualisasi latsar CPNS ini bertujuan untuk: 1. Menerapkan nilai-nilai dasar ASN dalam kegiatan aktualisasi 2. Membangun aparatur sipil negara yang memiliki integritas, profesional, netral dan bebas dari intervensi politik, bersih dari praktik korupsi, kolusi, dan nepotisme 3. Mampu menyelenggarakan pelayanan publik bagi masyarakat dan mampu menjalankan peran sebagai unsur perekat persatuan dan kesatuan bangsa berdasarkan Pancasila dan Undang-Undang Dasar Negara Republik Indonesia Tahun 1945 4. Mewujudkan aparatur sipil negara sebagai bagian dari reformasi birokrasi 1.3 Manfaat 1. Bagi Penulis Menambah pengetahuan dan wawasan khususnya tentang nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi), kedudukan, peran, hak dan kewajiban serta kode etik ASN. Sebagai bekal dalam menjalani nilai-nila tersebut dan menerapkannya dalam kegiatan bekerja seharihari. 2. Bagi Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang Membantu kegiatan pembelajaran kepada Calon Pegawai Negeri Sipil guna meningkatkan pengetahuan dan keterampilan serta dapat menambah bahan kepustakaan Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang untuk meningkatkan mutu program pendidikan Calon Pegawai Negeri Sipil angkatan selanjutnya. 3. Bagi RSUPN DR. Cipto Mangunkusumo Menciptakan pegawai yang memiliki nilai ANEKA untuk mewujudkan visi dan misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo dalam memberikan pelayanan paripurna kepada masyarakat. itu dapat memberikan bahan masukan dan usulan untuk melakukan perbaikan ke arah yang lebih baik, khususnya tentang aktualisasi nilai-nilai ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti korupsi). 7
1.4 Ruang Lingkup Pelaksanaan aktualisasi sebagai bagian dari program Latsar CPNS 2021 dilakukan dengan ruang lingkup isu atau gagasan kegiatan berdasarkan SKP, tupoksi atau saran dari mentor/pembimbing dengan syarat mampu laksana dalam rentang waktu yang telah ditetapkan. Gagasan kegiatan yang dipilih diharapkan mampu meningkatkan performa instansi dan menumbuhkan nilai-nilai dasar CPNS pada setiap peserta.
8
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Profil Organisasi 2.1.1
Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo Rumah
Sakit
Umum
Pusat
Mangunkusumo didirikan pada
Nasional
tahun
1919
(RSUPN)
dengan
Dr.
nama
Cipto Centrale
Burgerlijke Ziekeninrichting. Pada masa penjajahan Jepang, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo berubah nama menjadi Rumah Sakit Perguruan Tinggi (Ika daigaku Byongin). Pada tahun 1964, kembali terjadi perubahan nama menjadi Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Dr Tjipto Mangunkusumo (RSTM). Kini, rumah sakit yang verada di Jl. Diponegoro No. 71 Jakarta Pusat ini bernama Rumah Sakit Umum Pusat Nasional (RSUPN) Dr. Cipto Mangunkusumo atau yang biasa disingkat menjadi RSCM. Pada bulan Desember 2000, RSCM berubah status menjadi Rumah Sakit Perjan (Perusahaan Jawatan) yang ditetapkan berdasarkan Peraturan Pemerintah RI No. 116 Tahun 2000 Tentang Pendirian Perusahaan Jawatan Rumah Sakit Dr. Cipto Mangunkusumo. Dengan demikian, tata organisasi dan kebijakan yang tela hada diubah dan disesuaikan dengan peraturan tersebut. Perjan RSCM adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang diberi tugas dan wewenang untuk menyelenggarakan kegiatan jasa pelayanan dan senantiasa berorientasi kepada kepentingan masyarakat. RSCM
merupakan
rumah
sakit
pusat
rujukan
nacional
yang
senantiasa memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dan terjangkau. Berdasarkan Peraturan Pengelolaan
Pemerintah
Keuangan Badan
RI
No.
Layanan
23
tahun
2005
tentang
Umum,
status
RSCM
diubah
menjadi Badan Layanan Umum (BLU) milik Pemerintah dengan Pemeriksaan Departemen Keuangan RI, Menteri Negara BUMN, dan secara teknis oleh Departemen Kesehatan RI. Hal ini senada dengan
Keputusan
Menteri
Kesehatan No. 1234/MenKes/SK/VIII/2005 tanggal 11 Agustus 2005 tentang Penetapan 13 Eks Rumah Sakit PERJAN menjadi UPT Departemen Kesehatan dengan menerapkan Pola Pengelolaan Keuangan Badan dimana RSCM termasuk
didalamnya.
Lalu
Layanan Umum
berdasarkan
SK
Menkes
no.YM.01.06/III/7352/2010 Penetapan RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta sebagai Rumah Sakit Pendidikan Utama Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia Jakarta. Dengan demikian, RSCM diharapkan mampu memberikan pelayanan kepada masyarakat berupa penyediaan barang 9
dan/atau jasa tanpa mengutamakan keuntungan dimana dalam melakukan kegiatannya didasarkan pada prinsip efisiensi dan produktivitas. 2.1.2
Visi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo bercita-cita untuk mewujudkan suatu keadaaan ideal bagi masyarakat dengan visinya, yaitu : “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional Terdepan dalam Layanan, Pendidikan, dan Penelitian yang Berstandar Internasional”
2.1.3
Misi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Misi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo didefinisikan sebagai tujuan mulia dengan: 1. Memberikan Pelayanan Kesehatan Paripurna dan Profesional Berstandar Internasional 2. Menyelenggarakan Layanan Kesehatan Semesta Berbasis Institusi dan Komunitas melalui AHS (Academic Health System) 3. Menyelenggarakan Pendidikan dan Penelitian yang Menghasilkan Tenaga Kedokteran dan Kesehatan Unggul 4. Memberikan Rumah Sakit Berbasis Smart Hospital 5. Menghasilkan Sistem Manajemen RS dengan Tatakelola yang Andal dan Akuntabel
2.1.4
Nilai, Makna Nilai dan Perilaku Utama RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Budaya organisasi merupakan nilai-nilai luhur yang diyakini dan harus dihayati dan diamalkan oleh seluruh anggota organisasi dalam melaksanakan tugas serta menjadi semangat dalam berkarsa dan berkarya : NILAI BUDAYA
MAKNA NILAI
INTEGRITAS
Keselarasan antara perkataan dan perbuatan sesuai etika, moral, dan kemanusiaan PROFESIONALISME Kompeten dan bertanggung Jawab dalam menjalankan tugas
KEPEDULIAN
Melayani dengan empati, tulus, dan peduli
PERILAKU UTAMA BARU Beriman & Bertakwa Jujur & Konsisten Memegang Teguh Etika Disiplin & Taat pada Aturan Bertanggungjawab dan Berdedikasi Kompeten & Belajar Berkelanjutan Berempati Peka & Cepat Tanggap Memberi Solusi 10
KOLABORASI
KEUNGGULAN
2.1.5
Bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan Bersama Menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan
Komunikasi Efektif Proaktif Bekerjasama Saling Menolong & Bersinergi Berorientasi pada Standar Tertinggi dan tepat guna Berjiwa entrepreneurship, Inovatif dan Kreatif Terbuka terhadap perubahan & berwawasan ke Depan
Struktur Organisasi
2.1.5.1 RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Susunan organisasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, sebagai berikut :
Gambar 1: Struktur Organisasi RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo
11
2.1.5.2 Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) merupakan salah satu unit kerja non struktural yang berperan dalam kegiatan pengelolaan dan pengembangan sistem informasi rumah sakit, pengelolaan infrastruktur teknologi informasi rumah sakit serta pengelolaan operasional dan layanan pengguna sistem informasi rumah sakit. Struktur organisasi Unit Manajemen Sistem Informasi RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, sebagai berikut :
Gambar 2: Struktur Organisasi UMSI RSUPN Dr Cipto Mangunkusumo 12
2.2 Profil Peserta Nama
: Iindra Iriyanti, S.Kom
NIP
: 199004052020122003
Tempat/Tanggal Lahir: Brebes, 5 April 1990 : S1 – Teknik Informatika
Pendidikan
Pangkat/Gol. Ruang : Penata Muda - IIIa Jabatan
: Pranata Komputer Ahli Pertama (Staf Layanan Pengguna Sistem)
Unit Kerja
: Unit Manajemen Sistem Informasi,
RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Dalam pelaksanaan aktualisasi, mengacu pada kegiatan dalam Sasaran Kerja Pegawai (SKP), sebagai berikut: No. 1
Kegiatan
Sumber
Melakukan pengembangan software dan hardware
SKP
komputer berdasarkan kebutuhan unit kerja/UPT 2
Melakukan
pemeliharaan
software
dan
hardware
SKP
Melakukan uji coba software dan hardware komputer,
SKP
komputer, serta networking 3
serta networking 4
Menyusun
dokumentasi
software
dan
hardware
SKP
sebagai
SKP
Melakukan tugas kedinasan lain yang diperintahkan
SKP
komputer, serta networking 5
Menyusun
laporan
pelaksanaan
tugas
pertanggungjawaban kepada pimpinan 6
pimpinan 7
Memahami proses bisnis (alur) software, hardware, dan
SKP
jaringan komputer 8
Mengedukasi user terkait permasalahan software dan
SKP
hardware komputer serta networking di unit kerja/UPT
13
BAB III RANCANGAN AKTUALISASI 3.1
Identifikasi Isu Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi isu yang sedang hangat di unit kerja. Isu-isu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi kedepannya. Isu muncul dapat berasal dari faktor internal maupun eksternal dari instansi. Isu biasanya berupa masalah yang sedang hangat yang secara langsung atau tidak langsung mempengaruhi atau menjadi ancaman bagi instansi dan harus segera diantisipasi. Isu bisa bersumber dari individu, unit kerja atau organisasi dan memiliki ruang lingkup baik pada Tusi jabatan, Tusi unit kerja maupun Tusi organsasi. Selama kurang lebih 7 bulan bertugas di Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo, terdapat beberpa isu berdasarkan hasil pengamatan di lingkungan kerja yaitu diantaranya : 1. Belum optimalnya pelaksanaan uji coba aplikasi Hospital Information System oleh petugas Helpdesk and Support 2. Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 3. Belum optimalnya pelatihan untuk menambah kemampuan dalam menangani permasalahan pada software, hardware, dan network
3.2
Deskripsi Isu Sebelum melaksanakan kegiatan aktualisasi, hal yang perlu dilakukan adalah melakukan identifikasi isu yang sedang hangat di unit kerja. Isu-isu tersebut dikumpulkan dan dianalisis untuk menentukan isu utama yang akan dijadikan fokus bahasan dalam kegiatan aktualisasi kedepannya. Isu yang diangkat penulis adalah: “Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network ” RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo merupakan pelayanan kesehatan yang memberikan pelayanan rawat jalan, tindakan dan pelayanan rawat inap sehingga terdapat layanan operasional 24 jam dengan pembagian jam kerja 3 shift untuk pegawainya. Begitu pula dengan Unit Manajemen Sistem Informasi (UMSI) sebagai unit penunjang pelayanan yang menangani sistem dan teknologi informasi di RSCM. Oleh karena itu, sering kali Tim UMSI menerima laporan dari user terkait software, hardware, dan network yang ada di unit layanan kapan saja sehingga UMSI memiliki 14
Tim Layanan Pengguna dengan jam kerja 3 shift dalam 24 jam. Tim ini sering disebut sebagai petugas Helpdesk and Support. Laporan yang diterima oleh petugas Helpdesk and Support dapat melalui telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support. Laporan tersebut dapat disampaikan melalui pesan elektronik (Whatsapp) atau video call. Masing-masing petugas Helpdesk and Support memiliki pengalaman yang berbeda-beda dalam menerima laporan kasus dan cara penangananya. Penanganan laporan permasalahan yang diterima oleh petugas UMSI akan berjalan efektif dan efisien bila semua Tim Helpdesk and Support memiliki keahlian dan pemahaman yang sama dalam menangani setiap kasus. Keseragaman pemahaman dan cara penanganan kasus dapat lebih optimal apabila dapat di dokumentasikan dengan baik dan sesuai. Pendokumentasian laporan berisi langkahlangkah yang jelas dalam menangani setiap kasus software, hardware, dan network. Hingga saat ini penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-masing petugas Helpdesk and Support sehingga belum ada pendokumentasian yang jelas dan lengkap tentang langkah-langkah penanganan dan penyelesaian atas laporan kasus software, hardware, dan network di UMSI RSCM. Belum ada jadwal ritun yang dibuat untuk memperbaharui informasi mengenai kasus apa saja yang pernah ditangani selama ini serta apa kesulitannya. Penambahan skill atau kemampuan masing-masing petugas Tim Support hanya dilakukan ketika menemui masalah melalui laporan yang datang. Bentuk penanganan kasus yang dilaporkan berbeda-beda : 1. Penanganan Software
: Remote PC user & datangi langsung lokasi user
2. Penanganan Hardware
: Edukasi user via telepon & datangi langsung lokasi user
3. Penanganan Network
: Remote PC user dan datangi langsung lokasi user
Tidak semua petugas memiliki cara belajar yang sama. Seperti yang diketahui ada 4 cara belajar. Setiap orang memiliki cara belajar masing-masing agar mudah memahami setiap ilmu baru yaitu: visual learners, auditory learners, kinesthetic learners, dan reading learners. Dengan langkah-langkah perbaikan yang ditulis ala kadarnya seperti saat ini belum tentu dapat dipahami dengan baik dan sama rata oleh setiap petugas Helpdesk and Support. Dengan ketidakseragaman pemahaman dalam penanganan kasus yang datang tentu berpengaruh pada kualitas pelayanan rumah sakit.
15
Jika melihat dari sudut pandang manajemen ASN, isu ini tidak memenuhi prinsip profesionalitas. Selain itu dari sudut pandang whole of government, isu ini menyangkut perlunya koordinasi
dan
kolaborasi
yang
baik
antara petugas
Helpdesk and Support sendiri. 3.3
Penetapan Core Issue Berdasarkan isu-isu yang teridentifikasi, selanjutnya dilakukan proses penapisan isu dengan menggunakan salah satu alat bantu penapisan, yaitu metode APKL. Metode APKL merupakan teknik tapisan Isu dengan menetapkan rentang penilaian (15) pada kriteria Aktual, Problematik, Kekhalayakan, dan Layak. Aktual berarti isu tersebut sedang hangat dibicarakan di lingkungan kerja. Problematik berarti isu tersebut memiliki dimensi masalah yang kompleks, merupakan hal yang menarik dan berkebutuhan mendesak untuk dicari solusi secara komprehensif. Khalayak berarti isu tersebut menyangkut hajat hidup orang banyak. Layak berarti isu tersebut masuk akal, pantas untuk dibahas, realistis dan relevan dengan kewenangan. Tabel 1. Penapisan Isu Prioritas No 1
2
3
Isu
Jumlah Prioritas Skor
Belum optimalnya pelaksanaan uji coba aplikasi Hospital Information System oleh petugas Helpdesk and Support
4
3
4
3
14
3
Belum optimalnya dokumentasi cara penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
5
5
4
5
19
1
Belum optimalnya pelatihan untuk menambah kemampuan dalam menangani permasalahan pada software, hardware, dan network
4
4
4
4
16
2
A: Aktual P: Problem K: Kekhalayakan L: Layak
3.4
A P K L
5: Sangat Mendesak 4: Mendesak 3: Cukup Mendesak 2: Kurang Mendesak 1: Tidak Mendesak
Analisis Masalah Core Issue Berdasarkan penapisan isu di atas, didapatkan core issue dengan metode APKL dengan nilai tertinggi yaitu belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network yang harus segera direalisasikan (Manajemen ASN dan Whole of GovernmentI). Selanjutnya akan dilakukan analisis untuk mencari penyebab akar 16
masalah dari core issue tersebut menggunakan metode fishbone. Seperti pada gambar 3 di bawah ini, diagram fishbone atau diagram tulang ikan
merupakan
diagram yang menggambarkan hubungan antara karakteristik kualitas / akibat dengan faktor-faktornya / penyebabnya
sehingga
didapatkan
suatu
hubungan
sebab akibat untuk mencari akar dari suatu pokok permasalahan ditinjau dari berbagai faktor yang ada.
Gambar 3.Diagram Fishbone
3.5
Dampak Core Issue Dokumentasi cara penanganan kasus software, hardware, dan network yang tidak dioptimalkan menimbulkan permasalahan sebagai berikut : 1.
Terjadi perbedaan cara dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network oleh petugas Helpdesk and Support
2.
Tidak ada panduan yang dapat dipelajari secara mudah dalam mengulas serta memahami cara penanganan setiap laporan kasus software, hardware, dan network yang datang dari user
3.
Penanganan kasus membutuhkan waktu yang lebih lama bila laporan diterima oleh petugas Helpdesk and Support yang sebelumnya belum pernah menangani kasus tersebut karena petugas membutuhkan waktu dalam menganalisis permasalahan terlebih dahulu hingga dapat melakukan eskalasi ke petugas
Helpdesk and Support lainnya
17
4.
Jika ada petugas Helpdesk and Support yang baru, tidak ada media pembelajaran yang mudah dan jelas untuk dijadikan pedoman dalam penanganan kasus software, hardware, dan network yang pernah ada
5.
Mengurangi tingkat profesionalisme petugas Helpdesk and Support dalam menangani setiap kasus software, hardware, dan network
6.
Terhambatnya proses pelayanan pasien di RSCM bila masalah yang timbul berkaitan dengan sistem HIS dan EHR tidak dapat segera ditangani
3.6
Gagasan Perbaikan Core Issue : Berdasarkan diagram Fishbone di atas maka diperoleh 4 cabang penyebab isu dokumentasi penanganan kasus software, hardware, dan network yang belum optimal, yaitu : 1. Tipe belajar petugas Helpdesk and Support berbeda-beda 2. Penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-masing petugas Helpdesk and Support 3. Laporan user masuk melalui : telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support 4. Laporan user datang kapan saja dan tidak menentu jumlahnya dalam sehari Adapun gagasan perbaikan berdasarkan penyebab isu di atas adalah sebagai berikut : Tabel 2. Gagasan perbaikan No 1
Penyebab Tipe belajar petugas Helpdesk and Support berbeda-beda
2
Penjelasan cara penanganan setiap kasus software, hardware, dan network hanya berupa kalimat singkat yang di-input pada logbook masing-
Mampu Laksana Membuat pelatihan Tidak dengan menyesuaikan mampu tipe belajar masingmasing petugas Helpdesk and Support berbeda-beda Gagasan
Membuat manual book penanganan Kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Mampu laksana
Keterangan 1. Dibutuhkan biaya tes psikotes untuk mengetahui tipe belajar masingmasing anggota tim 2. Belum ada SDM yang dapat membuat materi pelatihan berdasarkan tipe belajar seseorang Diperlukan persetujuan dari atasan
18
3
4
3.7
masing petugas Helpdesk and Support Laporan user masuk melalui : telepon extention ke ruang kerja yaitu 2903, 2919, 6777, dan HP jaga 24 jam UMSI ataupun telepon pribadi (HP) petugas Helpdesk and Support
yang Disimpan pada Aplikasi Cloud RSCM Pelaporan dibuat satu pintu pada sebuah sistem, yang dapat dikontrol oleh petugas Helpdesk and Support, mana yang sudah ditangani dan sudah dibuat panduan penyelesaian masalah
Laporan user datang kapan saja dan tidak menentu jumlahnya dalam sehari
Membuat antrean dalam penanganan kasus agar ada waktu untuk membuat dokumentasi penanganan kasus
Tidak mampu
1.
Butuh waktu dan koordinasi panjang untuk membuat sistem tersebut 2. Laporan butuh ditangani dengan cepat
Tidak mampu
1.
Tingkat kedaruratan masalah berbeda-beda 2. Belum ada sistem antrean pelaporan masalah pelapor
Matriks Rancangan Aktualisasi : Rancangan dilakukan
kegiatan untuk
aktualisasi
mengatasi
menginternalisasikan
nilai-nilai
merupakan
isu
yang
dasar
rancangan
terdapat
PNS
di
(ANEKA).
kegiatan unit
yang akan
kerja
Rancangan
dengan kegiatan
aktualisasi dapat dilihat pada matriks sebagai berikut : Tabel 3. Rancangan Kegiatan Aktualisasi Gagasan
Kegiatan
Optimalisasi pendokumentasi an atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
1. Persiapan kegiatan aktualisasi 2. Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan 3. Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 4. Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network 5. Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 6. Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 7. Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
Tim yang Terlibat Buku saku 1. Mentor/ atasan panduan 2. Penanggung penanganan Jawab kasus software, Layanan hardware, dan Pengguna & network Pendukung di RSUPN Dr. Sistem Cipto Informasi (PJ Mangunkusumo petugas Helpdesk and Support) 3. Petugas Helpdesk and Support Output
19
Unit Kerja
Unit Manajemen Sistem Informasi di RSUPN dr. Cipto Mangunkusumo
Isu yang Diangkat Judul Aktualisasi
Belum optimalnya pendokumentasian atas tindak lanjut yang dilakukan dalam penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
No
Tahapan
1.
Kegiatan Persiapan Kegiatan Aktualisasi
Output
1. Membuat janji pertemuan dengan mentor untuk meyampaikan gagasan
1. Mendapatkan persetujuan atas isu yang diangkat untuk kegiatan aktualisasi
2. Melakukan diskusi tentang rencana rancangan aktualisasi yang diangkat
2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen pertemuan - Lembar persetujuan yang ditandatangani mentor/ atasan
3. Menyampaikan hasil akhir rancangan kegiatan aktualisasi 4. Meminta persetujuan untuk mengangkat isu tersebut
Keterkaitan Substansi Meminta izin untuk berdiskusi dengan mentor (Etika Publik), menyampaikan gagasan inovasi untuk meningkatkan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi).
Kontribusi Visi dan Misi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)
Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
20
2.
Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan
1. Membuat janji pertemuan dengan atasan 2. Menyampaikan dan menjelaskan tentang pengangkatan isu yang telah disetujui mentor
1. Mendapatkan persetujuan atas rancangan penyusunan buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM
3. Berdiskusi dalam menentukan format yang akan diusulkan menjadi buku panduan 2. Adanya data penanganan kasus dukung berupa: software, hardware, - Dokumen janji dan network yang Pertemuan akan disimpan di - Dokumen foto dalam Cloud RSCM pertemuan sehingga dapat - Notulen dari diakses semua tim hasil pertemuan Layanan Pengguna dan Pendukung Sistem Informasi 4. Meminta persetujuan atasan dalam membuat rancangan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dismpan di dalam Cloud RSCM
Meminta izin untuk berdiskusi dengan atasan (Etika Publik), menjelaskan rancangan aktualisasi yang sudah disetujui mentor dan menyampaikan maksud dari pengangkatan gagasan isu tersebut (Akuntabilitas dan Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi)
Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
21
3.
Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
1. Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya 2. Berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada
Draf usulan rancangan penyusunan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
3. Menyusun rancangan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
4.
Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan temuan berdasarkan laporan kasus yang pernah ada 2. Mengembangkan bahan dengan
1. Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network 2. Data dukung :
Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya dengan sungguhsungguh (Akuntabilitas), berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada (Nasionalisme), membuat rancangan penyusunan buku panduan berdasarkan arahan atasan / Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (Komitmen Mutu). Menyiapkan bahan serta menjabarkan setiap tahapan penanganan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin (Akuntabilitas),
Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu : “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan, Profesional, dan Kolaborasi. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencpai tujuan bersama.
Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa kolaborasi yakni bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapain tujuan 22
membuat penjabaran tahapan pelaksanaan penanganan kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan pengecekan ulang untuk kelengkapan penjelasan atas penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
5.
Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network
1. Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan dan mentor 2. Melakukan telaah terhadap buku saku panduan yang telah dibuat 3. Meminta persetujuan atasan dan mentor
Dokumen draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network
1. Diperolehnya masukan dan persetujuan atas draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 2. Adanya data dukung berupa: - Notulen dari hasil pertemuan - Dokumen foto
menyusun dan melakukan pengecekan ulang terhadap penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin agar dapat dibaca dan mudah dimengerti oleh pengguna buku panduan ini (Komitmen Mutu). Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network kepada atasan sebagai bentuk pertanggungjawaba n kegiatan aktualisasi (Nasionalisme & Akuntabilitas), melakukan telaah terhadap penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan
akuntabel”, “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”.
Bersama dan keunggulan yakni berorientasi pada standar tertinggi dan tepat guna.
Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
23
6.
Sosialisasi 1. Membuat jadwal kepada petugas sosialisasi Helpdesk and Support 2. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 3. Sosialisasi mengenai adanya buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM
1. Terlaksananya sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat sosialisasi - Notulen dari hasil sosialisasi
dalam redaksi dan tahapan penyelesaian kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), meminta persetujuan atasan dan mentor atas penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat (Etika Publik & Nasionalisme). Membuat jadwal sosialisasi, disuaikan dengan jam kerja petugas Helpdesk and Support (Akuntabilitas, Nasionalisme, & Anti Korupsi), meminta izin untuk bertemu dengan petugas Helpdesk and Support di jam kerja (Etika Publik), melakukan sosialisasi terkait penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang
Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. 24
7.
Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
1. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support
1. Terlaksananya evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
2. Meminta testimoni dari petugas Helpdesk and Support setelah menggunakan buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network
2. Terlaksananya tindak lanjut dari hasil evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
3. Melakukan evaluasi pada buku saku 4. Menindaklanjuti hasil evaluasi
3. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat evaluasi - Dokumen testimoni dari petugas Helpdesk and Support
dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu). Meminta izin untuk melakukan evaluasi terhadap buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network yang telah disosialisasikan kepada petugas Helpdesk and Support (Etika Publik), meminta testimoni kepada petugas Helpdesk and Support sebagai upaya perbaikan dalam penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu), melakukan evaluasi serta menindaklanjuti hasil evaluasi (Akuntabilitas &Komitmen Mutu).
Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi misi RSCM yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi), “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” (misi), “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” (misi).
Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi berupa Profesionalisme, Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
25
3.8
Rencana Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi Rancangan aktualisasi ini dilaksanakan di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo Jakarta mulai tanggal 4 September 2021 sampai dengan 8 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal kegiatan aktualisasi:
No
Kegiatan
1
Persiapan kegiatan aktualisasi
2
Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan
3
6
Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support
7
Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
4 5
1
2
Tgl 4
Tgl 6
September 3
4
5
Oktober 1 2
Tgl 7&8 Tgl 9&10 Tgl 13-17
Tgl 20&21 Tgl 22-24 Tgl 27-30 Tgl 1
Tgl 4-8
26
BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI
4.1 Deskripsi Pelaksanaan Aktualisasi
Kegiatan aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS tahun 2021 ini dilaksanakan pada tanggal 6 September 2021 sampai dengan tanggal 8 Oktober 2021 di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Kegiatan aktualisasi ini berjudul “Penyusunan Buku
Saku Panduan Penanganan Kasus Software, Hardware, dan
Network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo”. Beberapa kegiatan dilaksanakan sesuai dengan rencana jadwal pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang telah dibuat, sedangkan pelaksanaan kegiatan lainnya disesuaikan dengan situasi dan kondisi di Unit Manajemen Sistem Informasi, RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo.
No 1
2
3
4
5
6
7
Kegiatan
September 2
Persiapan kegiatan aktualisasi
Tgl
Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
Tgl
3
4
Oktober 5
1
2
Ket. Tercapai
5-7 Tercapai
7&8
Tgl 10
Tercapai
Tgl
Tgl
13-17
20-23
Tercapai
Tgl 24
Tercapai
Tgl 28
Tgl 1
Tercapai
Tgl
Tercapai
5-8
27
4.2 Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi Tahapan-tahapan
kegiatan
aktualisasi
telah
berhasil
dicapai
semua.
Waktu
pelaksanaan beberapa tahap tidak sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan pada rancangan aktualisasi, akan tetapi output dari semua tahapan tersebut tercapai semua.
4.2.1 Hasil Capaian Kegiatan I – Persiapan Kegiatan Aktualisasi a. Waktu Kegiatan Rancangan
: 4 & 6 September 2021
Pelaksanaan
: 5 - 7 September 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan mentor untuk meyampaikan gagasan 2. Melakukan diskusi tentang rencana rancangan aktualisasi yang diangkat 3. Menyampaikan hasil akhir rancangan kegiatan aktualisasi 4. Meminta persetujuan untuk mengangkat isu tersebut c. Output 1. Mendapatkan persetujuan atas isu yang diangkat untuk kegiatan aktualisasi 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto pertemuan - Notulen pertemuan - Lembar persetujuan yang sudah ditandatangani mentor/ atasan d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Meminta izin untuk berdiskusi dengan mentor (Etika Publik), menyampaikan gagasan inovasi untuk meningkatkan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapai kesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi). e. Kontribusi Terhadap Visi dan Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi) serta ”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi)
28
f. Penguatan Nilai Organisai Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
Dokumentasi 1. Dokumentasi janji pertemuan dengan mentor
29
2. Dokumentasi foto pertemuan dengan mentor
30
3. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi dengan mentor
31
4. Lembar Persetujuan Mentor
4.2.2 Hasil Capaian Kegiatan II – Koordinasi dengan Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi selaku atasan a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 7 & 8 September 2021
Pelaksanaan
: 7 & 8 September 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan atasan 2. Menyampaikan dan menjelaskan tentang pengangkatan isu yang telah disetujui mentor 3. Berdiskusi dalam menentukan format yang akan diusulkan menjadi buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM sehingga dapat diakses semua tim Layanan Pengguna dan Pendukung Sistem Informasi 32
4. Meminta persetujuan atasan dalam membuat rancangan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dismpan di dalam Cloud RSCM c. Output 1. Mendapatkan persetujuan atas rancangan penyusunan buku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang akan disimpan di dalam Cloud RSCM 2. Adanya data dukung berupa: - Dokumentasi janji pertemuan dengan atasan - Foto pertemuan - Notulen dari hasil pertemuan d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Meminta izin untuk berdiskusi dengan atasan (Etika Publik), menjelaskan rancangan aktualisasi yang sudah disetujui mentor dan menyampaikan maksud dari pengangkatan gagasan isu tersebut (Akuntabilitas dan Komitmen Mutu), berdiskusi untuk mencapaikesepakatan (Nasionalisme), adanya rasa kepedulian terhadap kualitas pelayanan unit kerja yang dirasa butuh peningkatan (Anti Korupsi). e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang
berbasis internasional” (visi)
serta
”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi). f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
33
DOKUMENTASI
1. Janji pertemuan dengan atasan langsung
2. Dokumentasi foto pertemuan dengan atasan
34
3. Notulen pertemuan
4.2.3 Hasil Capaian Kegiatan III – Membuat rancangan penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 9 & 10 September 2021
Pelaksanaan
: 10 September 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya 2. Berkoordinasi dengan atasan dan petugas Helpdesk and Support terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada 3. Menyusun rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network c. Output 1. Draf usulan rancangan penyusunan buku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
35
2. Data dukung: - Dokumen bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya - Dokumentasi saat berkoordinasi dengan petugas Helpdesk and Support - Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi selain mentor - Rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Mengumpulkan bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah
ada
sebelumnya
dengan
sungguh-sungguh
(Akuntabilitas),
berkoordinasi dengan atasan dan tim terkait penjabaran dari laporan yang sudah ada (Nasionalisme), membuat rancangan penyusunan buku panduan berdasarkan arahan atasan / Penanggung Jawab (PJ) Layanan Pengguna & Pendukung Sistem Informasi (Komitmen Mutu). e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” serta “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”
f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan, Profesional, dan Kolaborasi. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencpai tujuan bersama.
36
DOKUMENTASI
1. Dokumentasi bahan laporan kasus software, hardware, dan network yang sudah ada sebelumnya
37
38
2. Dokumentasi saat berkoordinasi dengan tim terkait
3. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi selain mentor
39
4. Rancangan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
4.2.4 Hasil Capaian Kegiatan IV – Penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 13 – 21 September
Pelaksanaan
: 13 – 21 September
b. Tahapan Kegiatan 1. Menyiapkan dan mengumpulkan bahan temuan berdasarkan laporan
kasus yang pernah ada 2. Mengembangkan
bahan
dengan
membuat
penjabaran
tahapan
pelaksanaan penanganan kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan pengecekan ulang untuk kelengkapan penjelasan atas
penanganan laporan kasus software, hardware, dan network
c. Output 1. Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan
network 40
2. Data dukung : draf buku saku panduan penanganan kasus software,
hardware, dan network
d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Menyiapkan bahan serta menjabarkan setiap tahapan penanganan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin (Akuntabilitas), menyusun dan melakukan pengecekan ulang terhadap penyusunan buku saku panduan penanganan laporan kasus software, hardware, dan network dengan sebaik mungkin agar dapat dibaca dan mudah dimengerti oleh pengguna buku panduan ini (Komitmen Mutu).
e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel”,serta “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital”
f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi, yaitu: Keunggulan dan Profesional. Nilai Keunggulan : menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. Nilai Profesionalisme : kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas.
41
DOKUMENTASI Draf buku saku panduan penyusunan kasus software, hardware, dan network :
42
4.2.5 Hasil Capaian Kegiatan V – Persetujuan draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network
a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 22 – 24 September 2021
Pelaksanaan
: 24 September 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan
kasus software, hardware, dan network kepada atasan dan mentor 2. Melakukan telaah terhadap buku saku panduan yang telah dibuat 3. Meminta persetujuan atasan dan mentor
c. Output 1. Diperolehnya masukan dan persetujuan atas draf penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network 2.
Adanya data dukung berupa: - Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi - Dokumen foto
d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Menyampaikan hasil penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software,
hardware,
dan
network
kepada
atasan
sebagai
bentuk 43
pertanggungjawaban kegiatan aktualisasi (Nasionalisme & Akuntabilitas), melakukan telaah terhadap penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat agar tidak ada kesalahan dalam redaksi dan tahapan penyelesaian kasus software, hardware, dan network (Komitmen Mutu), meminta persetujuan atasan dan mentor atas penyusunan buku saku panduan yang telah dibuat (Etika Publik & Nasionalisme).
e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan ini sesuai dengan visi misi RSCM, yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang
berbasis internasional” (visi)
serta
”Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” (misi).
f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan ini memperkuat nilai organisasi yaitu Kolaborasi dan Keunggulan. Nilai Kolaborasi yaitu bekerja sama dengan berkoordinasi dalam mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu berusaha memberikan gagasan yang kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. DOKUMENTASI 1. Notulen pertemuan berupa lembar konsultasi dengan mentor, atasan, dan petugas Helpdesk and Support
44
2. Foto pertemuan saat meminta persetujuan draf dengan mentor
3. Foto saat meminta persetujuan atasan dan saat melakukan telaah terhadap draf yang telah dibuat
45
4.2.6 Hasil Capaian Kegiatan VI – Sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support
a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 27 – 30 September 2021
Pelaksanaan
: 28 September & 1 Oktober 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat jadwal sosialisasi 2. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 3. Sosialisasi mengenai adanya buku saku panduan penanganan kasus
software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM
c. Output 1. Terlaksananya sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 2. Adanya data dukung berupa:
- Jadwal sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support - Dokumen undangan sosialisasi - Dokumen foto saat sosialisasi - Notulen dari hasil sosialisasi
d. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan Membuat jadwal sosialisasi, disuaikan dengan jam kerja petugas Helpdesk and Support (Akuntabilitas, Nasionalisme, & Anti Korupsi), meminta izin untuk bertemu dengan petugas Helpdesk and Support di jam kerja (Etika Publik), melakukan sosialisasi terkait penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu).
e. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi RSCM yaitu: “Menyelenggarakan sistem manajemen RS dengan tata kelola yang andal dan akuntabel” serta “Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional”, dan “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis
Smart
Hospital”.
46
f. Penguatan Nilai Organisasi Kegiatan
ini
memperkuat
nilai
organisasi
berupa
Profesionalisme,
Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan.
DOKUMENTASI
1. Jadwal sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support No 1 2
Tanggal 28 September 2021 1 Oktober 2021
Keterangan Sosialiasi dengan Mas Anugrah secara offline/ tatap muka Sosialasi dengan tim Helpdesk & Support : Mba Faradilla, Mba Eka, & Mba Tri Ajeng secara offline/ tatap muka
2. Undangan sosialisasi
3. Dokumen foto saat sosialisasi kepada petugas Helpdesk and Support 47
48
4. Notulen Sosialisasi
49
4.2.7 Hasil Capaian Kegiatan VII – Evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support
a. Waktu Kegiatan Jadwal Kegiatan
: 1 Oktober, 4 – 8 Oktober 2021
Pelaksanaan
: 5 – 8 Oktober 2021
b. Tahapan Kegiatan 1. Membuat janji pertemuan dengan petugas Helpdesk and Support 2. Meminta
testimoni
dari
petugas
Helpdesk
and
Support
setelah
menggunakan buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network 3. Melakukan evaluasi pada buku saku 4. Menindaklanjuti hasil evaluasi
c. Output 1. Terlaksananya evaluasi bersama petugas Helpdesk and Support 2. Terlaksananya
tindak lanjut dari hasil evaluasi bersama petugas
Helpdesk and Support 3. Adanya data dukung berupa:
- Dokumen janji pertemuan - Dokumen foto saat evaluasi - Dokumen testimoni dari petugas Helpdesk and Support 4. Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan
Meminta izin untuk melakukan evaluasi terhadap buku saku panduan penyelesaian
kasus
software,
hardware,
dan
network
disosialisasikan kepada petugas Helpdesk and Support
yang
telah
(Etika Publik),
meminta testimoni kepada petugas Helpdesk and Support sebagai upaya perbaikan dalam penyusunan buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network yang dapat diakses pada Cloud RSCM (Komitmen Mutu), melakukan evaluasi serta menindaklanjuti hasil evaluasi (Akuntabilitas &Komitmen Mutu). 5. Kontribusi Terhadap Visi Misi Organisasi
Kontribusi kegiatan sesuai dengan misi misi RSCM yaitu: “Menjadi Rumah Sakit Umum Pusat Rujukan Nasional terdepan dalam layanan, pendidikan dan penelitian yang berbasis internasional” (visi), “Menyelenggarakan sistem 50
manajemen
RS
dengan
tata
kelola
yang
andal
dan
akuntabel”
“Memberikan pelayanan kesehatan paripurna dan profesional berstandar internasional” (misi), dan “Menyelenggarakan rumah sakit berbasis Smart Hospital” (misi). 6. Penguatan Nilai Organisasi
Kegiatan
ini
memperkuat
nilai
organisasi
berupa
Profesionalisme,
Kolaborasi, dan Keunggulan. Nilai Profesionalisme yaitu kompeten dan bertanggung jawab dalam menjalankan tugas. Nilai Kolaborasi yaitu bekerjasama secara terpadu dalam kesetaraan untuk mencapai tujuan bersama. Nilai Keunggulan yaitu menghasilkan yang terbaik secara kreatif, inovatif, dan berkelanjutan. DOKUMENTASI 1. Dokumentasi janji pertemuan
51
2. Foto saat evaluasi dan pemberian testimoni
52
3. Lembar Testimoni
53
4.3 Rencana Tindak Lanjut Kegiatan Membuat buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr.Cipto Mangunkusumo
Output
Waktu Kegiatan
Bertambahnya jumlah buku saku panduan penanganan kasus software, hardware, dan network di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo
Oktober – Desember 2021
Para Pihak Terlibat a. PJ Layanan Pengguna & Pendukung SIMRS (atasan langsung)
Sumber Dana -
Ket. -
b. Petugas Helpdesk & Support
54
BAB V PENUTUP 5.1 Kesimpulan Kegiatan aktualisasi berhasil diselesaikan sesuai dengan rancangan kegiatan yang telah dibuat. Output dari kegiatan aktualisasi ini berupa buku saku yang akan dijadikan sebagai salah satu panduan dalam menyelesaikan kasus software, hardware, dan network oleh petugas Helpdesk and Support di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Buku saku panduan yang dibuat sangat bermanfaat bagi petugas Helpdesk and Support karena isi dari buku saku panduan ini mudah dipahami oleh seluruh petugas Helpdesk and Support. 5.2 Saran Buku saku panduan penyelesaian kasus software, hardware, dan network yang telah dibuat masih sangat sedikit dari jumlah kasus software, hardware, dan network yang pernah ada di RSUPN Dr. Cipto Mangunkusumo. Penulis berharap buku saku ini dapat terus dikembangkan oleh seluruh petugas Helpdesk and Support agar menjadi panduan yang mudah dipahami khususnya oleh petugas Helpdesk and Support yang baru.
55
