Pembuatan Dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis Web by Repositori Perpustakaan Bapelkes Cikarang

LAPORAN AKTUALISASI PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III ANGKATAN 4 PEMBUATAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (E-SPMI) BERBASIS WEB DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) DI PRODI D-III KEBIDANAN JURUSAN KEBIDANAN POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

DISUSUN OLEH: SUKMAWATI A. DAMITI, S.FARM., M.FARM.KLIN., APT 198905232020122007

BAPELKES CIKARANG KEMENTERIAN KESEHATAN RI 2021 i

LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN AKTUALISASI

PEMBUATAN DAN PENERAPAN SISTEM INFORMASI SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL (E-SPMI) BERBASIS WEB DALAM PELAKSANAAN AUDIT MUTU INTERNAL (AMI) DI PRODI D-III KEBIDANAN JURUSAN KEBIDANAN POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

Telah dilakukan seminar rancangan (secara daring) Tanggal 08 September 2021 Telah dilakukan seminar akhir (secara daring) Tanggal 29 Oktober 2021

Coach

Mentor

Siti Hayati, SKM., M.Kes NIP. 196207141982032002

Oktaviani, S.SiT, M.Keb NIP. 198010172002122003

Penguji

Verawaty Lenny, SKM., MKM. NIP. 197706112005012001

KATA PENGANTAR Segala puji bagi Allah SWT, sang Pengatur Alam Semesta, yang telah melimpahkan kasih-Nya sehingga kami berhasil menyusun Laporan Aktualisasi Golongan III Angkatan 4 tepat pada waktunya.

Saya ingin mengucapkan terima

kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Suherman, M.Kes selaku Kepala Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang. 2. Ketua dan tim panitia pelaksana Pelatihan Dasar CPNS Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang.

3. Ibu Dhini, M.Kes selaku Direktur Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 4. Ibu Octaviani, S.SiT., M.Keb selaku Ketua Jurusan sekaligus Mentor yang telah memberikan dukungan kepada penulis untuk dapat mengikuti kegiatan pelatihan dasar CPNS Tahun 2021.

5. Ibu Siti Hayati, SKM,M.Kes selaku Coach yang telah banyak memberikan bimbingan dan pengarahan kepada penulis dalam menyusun rancangan kegiatan aktualisasi ini dengan sebaik-baiknya.

6. Ibu Verawaty Lenny, SKM, MKM selaku Penguji Rancangan Aktualisasi 7. Ketua Program Studi D-III Kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu, Ketua Unit Teknologi Informasi, serta seluruh civitas akademika Poltekkes Kemenkes Palangka Raya yang telah berkenan memberikan bimbingan, pengarahan, serta semangat dalam menyusun Laporan Aktualisasi. Penyusunan Laporan aktualisasi ini masih jauh dari kata sempurna. Oleh karena itu sangat diharapkan saran dari pembaca untuk penyempurnaannya.

Palangka Raya, 27 Oktober 2021

apt. Sukmawati A. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin.

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ......................................................................................................... i LEMBAR PERSETUJUAN .............................................................................................ii KATA PENGANTAR .....................................................................................................iii DAFTAR ISI .................................................................................................................iv DAFTAR TABEL ........................................................................................................... v DAFTAR GAMBAR .......................................................................................................vi DAFTAR LAMPIRAN ...................................................................................................vii BAB I GAMBARAN ORGANISASI DAN PROFIL PESERTA........................................ 1 1.1. Gambaran Organisasi ............................................................................................ 1 1.2. Profil Peserta ......................................................................................................... 4 BAB II RANCANGAN AKTUALISASI ........................................................................... 5 2.1. Identifikasi Isu ........................................................................................................ 5 2.2. Penetapan Core Isu ............................................................................................. 11 2.3. Penyebab Isu....................................................................................................... 13 2.4. Gagasan Pemecahan Isu..................................................................................... 14 2.5. Matriks Laporan Aktualisasi ................................................................................ 16 BAB III JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI .............................................................. 24 BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI................................................... 26 4.1. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan I ...................................... 26 4.2. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan II ..................................... 28 4.3. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan III .................................... 31 4.4. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan IV.................................... 34 4.5. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan V..................................... 36 4.6. Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan VI.................................... 40 4.7. Capaian Penyelesaian Isu ................................................................................... 44 4.8. Manfaat................................................................................................................ 46 BAB V RANCANGAN TINDAK LANJUT HASIL AKTUALISASI .................................. 47 BAB VI PENUTUP ...................................................................................................... 49 6.1. Kesimpulan .......................................................................................................... 49 6.1. Saran ................................................................................................................... 49 DAFTAR PUSTAKA.................................................................................................... 50 LAMPIRAN ................................................................................................................. 51

DAFTAR TABEL

Tabel 1. Deskripsi Isu Berdasarkan SKP .................................................................... 5 Tabel 2. Keterkaitan Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN .................................... 7 Tabel 3. Analisis Isu.................................................................................................... 9 Tabel 4. Penapisan Isu dengan Teknik APKL ........................................................... 11 Tabel 5. Analisis Isu dengan Teknik USG ................................................................. 12 Tabel 6. Rencana Tahapan Kegiatan........................................................................ 14 Tabel 7. Matrix Rancangan Aktualisasi ..................................................................... 16 Tabel 8. Matriks Rekapitulasi rencana habituasi dengan nilai ANEKA ..................... 23 Tabel 9. Jadwal Rencana Kegiatan Aktualisasi......................................................... 24 Tabel 10. Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi....................................................... 25 Tabel 11. Pelaksanaan Kegiatan I ............................................................................ 26 Tabel 12. Pelaksanaan Kegiatan II ........................................................................... 28 Tabel 13. Pelaksanaan Kegiatan III .......................................................................... 31 Tabel 14. Pelaksanaan Kegiatan IV .......................................................................... 34 Tabel 15. Pelaksanaan Kegiatan V ........................................................................... 36 Tabel 16. Pelaksanaan Kegiatan VI .......................................................................... 40 Tabel 17. Capaian Penyelesaian Isu......................................................................... 44 Tabel 18. Rencana Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi................................................... 47

DAFTAR GAMBAR

Gambar 1. Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya .......................... 3 Gambar 2. Diagram Fish Bone ................................................................................... 14 Gambar 3. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya........................... 52 Gambar 4. Rancangan Penambahan Bar pada Website Poltekkes ........................... 53 Gambar 5. Rancangan Website E-SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya .......... 54 Gambar 6. Rancangan Bar AMI Prodi D-III Kebidanan .............................................. 55

DAFTAR LAMPIRAN

Lampiran 1. Lampiran Kegiatan I ................................................................................ 51 Lampiran 2. Lampiran Kegiatan II ............................................................................... 52 Lampiran 3. Lampiran Kegiatan III .............................................................................. 56 Lampiran 4. Lampiran Kegiatan IV.............................................................................. 58 Lampiran 5. Lampiran Kegiatan V............................................................................... 58 Lampiran 6. Lampiran Kegiatan VI.............................................................................. 60 Lampiran 7. Kartu Bimbingan Aktualisasi Mentor ....................................................... 62 Lampiran 8. Kartu Bimbingan Aktualisasi Coach ........................................................ 67

vii

BAB I GAMBARAN ORGANISASI DAN PROFIL PESERTA 1.1. Gambaran Organisasi Organisasi dan tata kerja Poltekkes Kemenkes Palangka Raya disusun berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia niomor 38 tahun 2019 tentang Organisasi dan Tata Kerja Politeknik Kesehatan di Lingkungan Badan Pengambangan dan Pemberdayaan Sumber Daya Manusia Kesehatan Kementerian Kesehatan. Peraturan Menteri Kesehatan tersebut merupakan perubahan dari Permenkes tahun 2007 nomor 890/Menkes/Per/VIII/2007 dan Permenkes tahun 2011 nomor 1988/Menkes/Per/IX/2011 karena menyesuaikan dinamika perkembangan pendidikan tinggi tenaga kesehatan. Tata nilai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya meliputi Nilai Dasar, Nilai Pelayanan, Nilai Manfaat, Nilai Mahasiswa dan Nilai responsif (Tim Penyusun Renstra, 2019)

Adapun Visi dan Misi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, diantaranya : VISI “Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju Daya Saing Global Tahun 2024” MISI 1.

Menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent

Mengembangkan kemitraan yang mendukung peningkatan tridharma perguruan tinggi dan pendayagunaan lulusan yang berkarakter

Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi,akuntabel

dan

mempunyai

kemampuan

kemandirian

dalam

pengelolaan

Berikut merupakan Kedudukan, Tugas dan Fungsi Politeknik Kesehatan Palangka Raya: a.

Kedudukan Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kementrian Kesehatan yang berada dibawah dan bertanggung jawab pada Kepala Badan PPSDM Kesehatan. Poltekkes Kemenkes Palangka Raya dipimpin oleh seorang Direktur.

Tugas Poltekkes mempunyai tugas melaksanakan pendidikan vokasi dalam bidang kesehatan pada jenjang program Diploma III atau program Diploma IV serta program lain sesuai peraturan.

Fungsi

a. Penyusunan rencana, program dan anggaran b. Pelaksanaan dan pengembangan Pendidikan Vokasi bidang kesehatan c. Pelaksanaan penelitian dalam rangka pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi

d. Pelaksanaan pengabdian kepada masyarakat e. Pelaksanaan pembinaan sivitas akademika f. Pelaksanaan penjaminan mutu penyelenggaraan Pendidikan Vokasi bidang kesehatan

g. Pelaksanaan kerjasama di bidang pendidikan Vokasi bidang kesehatan h. Pengelolaabn sistem, data dan informasi i. Pelaksanaan urusan hubungan masyarakat j. Pemantauan, evaluasi dan pelaporan di bidang Pendidikan Vokasi biang kesehatan, dan

k. Pelaksanaan urusan ketatausahaan Poltekkes

Struktur Organisasi Poltekkes kemenkes Palangka Raya

Gambar 1. Struktur Organisasi Poltekkes Kemenkes Palangkaraya

1.2

Profil Peserta a.

Identitas Peserta

Nama

: apt. Sukmawati A. Damiti, S.Farm, M.Farm.Klin.

NIP

: 19890523 202012 2 007

Pangkat/Golongan

: Penata Muda / IIIb

Jabatan

: Dosen

Unit Kerja

: Prodi D-III Kebidanan

Satuan Kerja

: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Pendidikan

: S2 Farmasi Klinik Universitas Airlangga

b. Kegiatan Tugas Pokok Jabatan berdasarkan SKP

1. Melaksanakan

perkuliahan / tutorial dan menguji serta menyelenggarakan kegiatan pendidikan di laboratorium, praktik, keguruan, praktik bengkel/ studio/ kebun pada fakultas/sekolah tinggi/Akademik/Politeknik Sendiri, pada fakultas lain dalam lingkungan universitas/Institut sendiri, maupun di luar perguruan tinggi sendiri secara melembaga

2. Membimbing mahasiswa seminar 3. Membimbing kuliah kerja nyata, praktek kerja nyata, praktek kerja lapangan

4. Bertugas sebagai penguji pada ujian akhir 5. Melakukan pembinaan kegiatan mahasiswa di bidang akademik dan kemahasiswaan

6. Mengembangkan bahan kuliah yaitu diktat, modul, petunjuk praktikum, model, alat bantu, audio visual, naskah tutorial

7. Melakukan Kegiatan Pengembangan Diri untuk meningkatkan Kompetensi

8. Hasil penelitian atau pemikiran yang dipublikasikan jurnal ilmiah nasional

9. Memberi latihan/penyuluhan/penataran/ceramah pada masyarakat Insidential

10. Terlibat dalam kegiatan yang di lingkungan perguruan tinggi.

BAB II RANCANGAN AKTUALISASI 2.1

Identifikasi Isu Tabel 1. Identifikasi Isu Berdasarkan SKP

No.

SKP Melaksanakan perkuliahan / tutorial dan menguji serta

Kondisi Saat Ini 

menyelenggarakan kegiatan pendidikan di laboratorium, praktik, keguruan, praktik bengkel/ studio/ kebun pada 1

fakultas/sekolah tinggi/Akademik/Politeknik Sendiri, pada fakultas lain dalam lingkungan universitas/Institut sendiri, maupun di luar perguruan tinggi sendiri secara melembaga

Proses pembelajaran

 Media

sudah menggunakan

Pembelajaran yang

berbagai media

lengkap : Telah

pembelajaran yang

Terlaksana

memudahkan 

Kondisi yang diharapkan

Laboratorium : 1. Penerapan K3 di

 Laboratorium: 1. Sosialisasi dan pelatihan K3

Laboratorium tanpa

Laboratorium untuk

sosialisasi rutin

mahasiswa

2. Kendala dalam

2. Pengadaan alat

penanganan limbah

mandiri / kerjasama

laboratorium

dengan pihak ketiga

Semua prosedur sudah 2

Membimbing mahasiswa seminar

sesuai dan mengikuti

Telah terlaksana

pedoman dalam pelaksanaan

Membimbing kuliah kerja nyata,

Prosedur dan pedoman

praktek kerja nyata, praktek kerja

ada menyesuiakan dengan Telah terlaksana

lapangan

kondisi pandemi

Bertugas sebagai penguji pada

Mengikuti Panduan

ujian akhir

Laporan Tugas Akhir

Melakukan pembinaan kegiatan

Pedoman tersedia,

mahasiswa di bidang akademik

pelaksanaan saat ini

dan kemahasiswaan

melalui SIAKAD poltekkes

Telah terlaksana

Mengembangkan bahan kuliah

Bahan perkuliahan

yaitu diktat, modul, petunjuk

telah tersedia dengan

praktikum, model, alat bantu,

mengacu pada

audio visual, naskah tutorial

pedoman PPSDM

Telah terlaksana

Diberikan kesempatan 7.

Melakukan Kegiatan

untuk mengikuti

Pengembangan Diri untuk

workshop/pelatihan

meningkatkan Kompetensi

dilingkungan poltekkes,

Telah terlaksana

PPSDM atau lembaga lain Jurnal poltekkes Palangka

Raya dalam tahap

Hasil penelitian atau pemikiran

Poltekkes telah memiliki

yang dipublikasikan jurnal ilmiah

jurnal untuk publikasi

nasional

penelitian

pengembangan untuk memperoleh grade SINTA (gagasan isu Aktualisasi CPNS tahun 2019)

Memberi 10.

latihan/penyuluhan/penataran/ ceramah pada masyarakat

Telah menyesuaikan prosedur dan pedoman

Telah terlaksana

Poltekkes

Insidential 1. Rencana tindak

1 Pusat penjaminan

lanjut AMI tidak

mutu membenahi

terjadwal secara

jadwal rutin

rutin

pelaksanaan AMI tiap

2. Belum adanya

akhir semester

Telibat dalam kegiatan yang di

media integrasi

lingkungan perguruan tinggi.

Data Tridharma

Penerapan Sistem

Perguruan Tinggi

Informasi Sistem

untuk pelaksanaan

Penjaminan Mutu

audit internal di

Internal (E-SPMI)

Poltekkes

Berbasis WEB dalam

Kemenkes

Pelaksanaan Audit

Palangka Raya

Mutu Internal (AMI) di

2 Pembuatan dan

3. Belum optimal

Prodi D-III Kebidanan

penanganan

Jurusan Kebidanan

pengendalian

Poltekkes Kemenkes

gratifikasi

Palangka Raya 3 Optimalisasi perangkat pengendalian gratifikasi untuk mencapai WBK (Wilayah Bebas Korupsi)

Berdasarkan identifikasi isu yang berkaitan dengan SKP dan hasil diskusi bersama ketua program studi D-III Kebidanan bersama Ketua Jurusan Kebidanan selaku mentor maka dirumuskan beberapa isu penting yang ditemukan di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya dan dapat diklasifikasikan berdasarkan keterkaitan dengan kedudukan dan peran aparatur sipil negara yaitu : Tabel 2. Keterkaitan Isu dengan Kedudukan dan Peran ASN Kedudukan dan Peran ASN Isu

Keterkaitan Isu ini terkait langsung dengan kode etik dan kode perilaku ASN yaitu sebagai ASN yang

sudah selayaknya untuk

melaksanakan 1. Belum optimal penanganan pengendalian gratifikasi

peraturan,

tugas

sesuai

memiliki

bertanggungjawab

sikap

dan

dengan jujur,

berintegritas

tinggi, tidak menggunakan jabatan dan kewenangan untuk mencari keuntungan

Manajemen ASN

sehingga

terhindar

dari

tindakan

gratifikasi yang merupakan salah satu akar korupsi. 2. Rencana tindak lanjut AMI tidak terjadwal secara rutin

Isu ini berkaitan dengan kode perilaku ASN yang mana dalam melaksanakan tugas harus cermat dan disiplin sehingga kegiatan rutin untuk mengaudit dan

mereview mutu internal setiap prodi disetiap periode berjalan dengan lancar sehingga berdampak pada peningkatan kualitas program studi Analisis diperlukan berkaitan dengan pola pikir ASN pada pelayanan publik 3. Perlunya analisis terhadap unggulan prodi diselaraskan Pelayanan Publik

dengan Unggulan Institusi yang berkaitan langsung dengan Program COE (Center of Excellent) Poltekkes Palangka Raya

dikarenakan jika unggulan program sudi tidak secara serentak mengacu pada institusi maka akan berdampak kepada tidak

selarasnya

masing pada

prodi

unggulan

sehingga

pelayanan

masing-

berpengaruh

mahasiswa

untuk

tujuan jangka panjang karena tidak memiliki ciri khas keunggulan tertentu yang akan dituangkan dalam kurikulum pembelajaran prodi Isu ini terkait dengan pelayanan publik yang

memiliki

kepada

civitas

fungsi

perlindungan

akademika

terutama

mahasiswa, karena peranan K3 dalam 4. Penerapan K3 di

laboratorium sangat penting sehingga

Laboratorium tanpa

perlunya sop dan sosialisasi yang rutin

sosialisasi rutin

agar mahasiswa / laboran /instruktur /dosen dalam melakukan praktek di laboratorium senantiasa mengutamakan keamanan terlebih dahulu jika paham akan dampak yang terjadi. Isu ini berkaitan dengan meningkatkan

5. Belum adanya media integrasi Data Tridharma Perguruan Tinggi untuk pelaksanaan audit internal di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

pelayanan dengan memberikan inovasi yang dikaitkan dengan perkembangan revolusi industri 4.0 yaitu digitalisasi data yang merupakan langkah strategis untuk pengumpulan data sehingga semua data yang diperlukan terintegrasii dalam satu media terutama

dan saat

mempermudah audit

untuk

akses semakin

meningkatkan

kualitas

yang

dimiliki

secara efektif dan efisien. Isu ini merupakan hasil diskusi dengan pranata Whole of

6. Kendala dalam penanganan

Goverment

limbah laboratorium

(WoG)

laboratorium

yang

mana

pentingnya penanganan limbah medis yang dihasilkan selah satu cara dengan menjalin kerjasama (MOU) dengan pihak ketiga

untuk

limbah

sementara

jika

belum memiliki alat pengurai limbah.

Tabel 3.

No.

Analisis Isu Berdasarkan Penyebab, Dampak Dan Pemecahan Masalah

Permasalahan

Analisis

Analisis Dampak

Penyebab

Alternatif pemecahan masalah

Manajemen ASN (Kode etik dan perilaku ASN) Gratifikasi yang tidak

Belum optimal 1.

penanganan pengendalian gratifikasi

terkendali merupakan

Tidak optimal

salah satu akar

penyediaan

korupsi sehingga

perangkat

pengelolaan instansi

pengendalian

tidak masuk dalam

gratifikasi

kategori Wilayah Bebas Korupsi (WBK)

Rencana tindak lanjut 2.

AMI tidak terjadwal secara rutin

Tidak terencananya jadwal dari awal tahun akademik

Optimalisasi perangkat pengendalian gratifikasi untuk mencapai WBK (Wilayah Bebas Korupsi)

Program studi

Pusat penjaminan

kurang waktu

mutu membenahi

persiapan untuk

jadwal rutin

kegiatan audit karena

pelaksanaan AMI

tidak adanya jadwal

tiap akhir semester

Pelayanan Publik

Perlunya analisis

Tidak

Kendala saat penilaian

Mendiskusikan

terhadap

diselenggarakan

akreditasi prodi

dengan pimpinan dan

unggulan prodi

workshop untuk

dikarenakan unggulan

Wadir I bagian

diselaraskan

persamaan

prodi yang tergambar

akademik sehingga

dengan Unggulan

persepsi bagi

dalam visi misi tidak

dapat

Institusi yang

unggulan

mengacu pada

diselenggarakan

berkaitan

masing-masing

unggulan institusi

workshop terkait

langsung dengan

prodi yang

untuk mengamakan

Program COE

mengacu pada

persepsi unggulan

(Center of

unggulan

yang akan dijadikan

Excellent)

institusi

acuan

Poltekkes Palangka Raya Jika tidak ada sosialisasi rutin terkait

Penerapan K3 di

Pemahaman K3

Laboratorium

hanya

tanpa sosialisasi

berdasarkan

rutin

Pedoman

K3 maka pengetahuan

Sosialisasi dan

akan k3 semakin

pelatihan K3

menurun sehingga

Laboratorium untuk

berdampak pada

mahasiswa

Keselamatan saat melakukan praktek laboratorium Pembuatan dan

Belum adanya media integrasi Data Tridharma Perguruan Tinggi 5.

untuk pelaksanaan audit internal di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Media E-SPMI

Kesulitan saat

yang dibuat oleh

pelaksanaan Audit

PPSDM tidak

mutu internal (AMI)

digunakan saat

karena data tidak

ini, Poltekkes

terintegrasi dan

Kemenkes

terklasifikasi sesuai

Palagka Raya

dengan penilaian

tidak memiliki

terbaru berdasarkan

media E-SPMI

Checklist penilaian

Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Whole of Goverment (WoG) Kendala dalam 6.

penanganan limbah laboratorium

Laboratorium tidak memiliki

Limbah menumpuk

Pengadaan alat

alat pengurai /

saat periode praktikum

mandiri / kerjasama

pemusnah

dilaksanakan

dengan pihak ketiga

limbah

2.2 Penetapan Core Isu Berdasarkan identifikasi isu diperoleh enam isu, untuk menilai kelayakan isu tersebut digunakan teknik penapisan isu AKPL sebagai berikut : Tabel 4. Penapisan Isu dengan teknik AKPL Kriteria No.

Isu

Hasil A

K P

Tidak

Perlunya analisis terhadap unggulan prodi 1

yang

diselaraskan

dengan

unggulan institusi Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Perlunya penyusunan jadwal rutin untuk

tindak lanjut Audit Mutu Internal (AMI) setiap akhir semester Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam

Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Perlunya perangkat (Standar Prosedur Operasional,

Banner,

Poster)

Pengendalian Gratifikasi di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Kendala

dalam

penanganan

limbah

laboratorium Penerapan K3 di Laboratorium tanpa sosialisasi rutin

Keterangan : +

: masuk dalam Kategori

: memenuhi syarat

Tidak : tidak memenuhi syarat

A (Aktual)

: Isu yang sedang hangat dibicarakan atau isu terkini

K (Kekhalayakan)

: Berdampak pada banyak orang

P (Problematik)

: Memiliki potensi menjadi masalah yang kompleks

L (Kelayakan)

: Isu masuk akal, realistis, logis dan dapat diselesaikan sesuai tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab.

Berdasarkan hasil analisis dengan tabel AKPL telah teridentifikasi 2 isu tidak memenuhi syarat karena tidak masuk dalam kategori isu terkini serta tidak memiliki potensi untuk menjadi masalah yang kompleks dan telah ditemukan 4 isu yang memenuhi syarat. Empat isu yang ditemukan kemudian dianalisis menggunakan teknik USG (Urgency, Seriousness dan Growth) untuk menentukan grade isu yang akan ditetapkan menjadi core isu. Penilaian pada tabel USG merupakan hasil diskusi dengan ketua program studi yang merupakan atasan langsung bersama ketua jurusan Kebidanan selaku mentor peserta, dengan hasil penilaian sebagai berikut : Tabel 5. Analisis Isu dengan Teknik USG Kriteria No

Total

Penilaian

Pernyataan Isu

Skor

Prioritas

Perlunya analisis terhadap unggulan prodi 1

yang institusi

diselaraskan Poltekkes

dengan Kemenkes

unggulan Palangka

Raya Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal 2

(E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Optimalisasi perangkat (Standar Prosedur

Operasional, Banner, Poster) Pengendalian Gratifikasi di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Penerapan

sosialisasi rutin

Laboratorium

tanpa

Keterangan: Penentuan skor didasarkan pada skala Likert sebagai berikut. 1 : sangat kecil/ sangat rendah pengaruhnya 2 : kecil pengaruhnya 3 : sedang/ cukup pengaruhnya 4 : besar/ tinggi pengaruhnya 5 : sangat besar/ sangat tinggi pengaruhnya

Berdasarkan hasil penilaian isu USG, dari empat isu dapat ditetapkan satu yang menjadi Core isu yaitu “Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan

Poltekkes Kemenkes

Palangka Raya” dengan jumlah total skor 14 sebagai prioritas yang pertama. Isu tersebut dipilih berdasarkan hasil diskusi dengan pertimbangan sebagai berikut : a.

Urgency

: Isu ini harus segera dibahas karena terkait dengan digitalisasi data

dari hasil pelaksanaan tridharma perguruan tinggi dan komponen lainnya yang diperlukan untuk dievaluasi dan monitoring dengan parameter menggunakan satu semester pembelajaran akademik b.

Seriousness : Isu ini jika tidak segera ditangani maka memiliki dampak terhadap tidak terkontrolnya data yang diarsipkan terorganisir secara digital sehingga dapat memungkinkan terjadi kehilangan data dan sangat sulit ketika proses penilaian secara internal untuk pesiapan penilaian Akreditasi.

Growth

: Kemungkinan memburuknya isu jika tidak diselesaikan yaitu

menyulitkan saat recall data bahkan kemungkinan data hilang sangat besar karena tidak terdokumentasi dengan baik dan sikap tanggung jawab dari masingmasing pegawai semakin tidak terasah.

2.3 Penyebab Isu Teknik yang digunakan untuk mengetahui penyebab-penyebab core isu “Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi DIII Kebidanan Jurusan Kebidanan

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya” ,

digambarkan melalui diagram Fish Bone, sebagai berikut :

Product

People Belum ada SDM yang ditugaskan secara khusus sebagai pengelola unit penjaminan mutu prodi

E-SPMI dari BPPSDM saat ini sudah tidak digunakan. Poltekkes Kemenkes Palangka Raya belum memiliki E-SPMI

Belum terdapat tempat khusus untuk integrasi data terkait penilaian AMI pada website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Data yang dikumpulkan dalam google drive belum diklafikasikan dengan baik sesuai dengan criteria penilaian

Saat proses penilaian akan berlangsung maka semua pegawai baru mulai mencari data lama / dokumentasi lama untuk dikumpulkan sehingga tidak optimal

Format penilaian AMI saat ini akan diperbaharui mengikuti pola penilaian mutu (Checklist AMI)

Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Process Gambar 2. Diagram Fish Bone

Berdasarkan gambaran diagram Fish bone dapat diketahui bahwa ada tiga penyebab utama core isu yaitu terkait People (SDM yang diperlukan sebagai pengelola mutu prodi), Process (penyimpanan data digital perlu diperbaharui mengikuti penilaian terbaru dan mempermudah pengambilan data) dan Product (memperbaharui produk yang pernah ada yang saat ini tidak optimal dengan menerapkan secara khusus di unit kerja penempatan) 2.4 Gagasan Pemecahan Isu Adapun gagasan pemecahan isu dari core isu yang ditemukan yaitu Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (ESPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Berikut

merupakan tabel rencana tahapan kegiatan serta pihak yang terlibat untuk mewujudkan gagasan pemecahan isu. Tabel 6 . Rencana Tahapan kegiatan No

Kegiatan Konsultasi

dan

meminta

Pihak yang terlibat persetujuan

dari

Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor

1. Pimpinan 2. Coach 3. Mentor

Brainstorming bersama Ketua Program Studi D-III kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Kepala Unit 2

Teknologi Informasi untuk pertimbangan content dan design media yang akan dibuat dirancang dalam

website

utama

Poltekkes

Kemenkes

Palangka Raya

Studi D-III Kebidanan 2. Kapus Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan 3. Ka.Unit TI

Pembuatan E-SPMI berbasis WEB 3

1. Ketua Program

berdasarkan

rancangan yang akan diintegrasikan dengan data

1. Mentor

prodi

2. PJ Penjaminan Mutu

semester

sebelumnya

yang

telah

terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check

3. Operator TI Institusi

list penilaian AMI Berkoordinasi dengan penanggungjawab masing4

masing

data

yang

akan

diintegrasikan

berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan

1. Dosen prodi D-III kebidanan penanggungjawab setiap kriteria penilaian 1. Dosen Prodi D-III

Mengadakan sosialisasi E-SPMI berbasis WEB 5

untuk

Kebidanan

pelaksanaan AMI Prodi D-III kebidanan 2. Perwakilan Jurusan,

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

PPM, TI serta UnitUnit yang terkait 1. Dosen penanggungjawab

Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E- 2. Peserta Sosialisasi SPMI berbasis WEB

3. Mentor, Coach (konsultasi hasil Evaluasi)

2.5 Matriks Rancangan Aktualisasi Unit Kerja

: Dosen Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Identifikasi isu

: Belum ada Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) untuk Pelaksanaan Kegiatan AMI (Audit Mutu Internal) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Isu yang diangkat

: Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Gagasan pemecahan : Membuat

Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) berbasis WEB sebagai media

digitalisasi data yang dipersiapkan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Tabel 7. Matrix Rancangan Aktualisasi

KEGIATAN

TAHAPAN

Meminta 1. Menyampaikan persetujuan dari kepada Pimpinan terkait pimpinan realisasi gagasan (Direktur) terkait gagasan pemecahan isu pemecahan dilanjutkan masalah sesuai dengan diskusi isu yaitu bersama Coach Pembuatan dan dan Mentor penerapan E-

OUTPUT

Persetujuan Gagasan pemecahan permasalahan

KETERKAITAN SUBSTANSI - Konsultasi bersama pimpinan, coach, dan mentor untuk memberikan persetujuan dan masukkan terhadap gagasan yang diajukan (akuntabilitas) - Kerjasama yang baik

KONTRIBUSI VISI DAN MISI Dalam menentukan gagasan pemecahan isu dengan merencanakan Pembuatan dan penerapan E-SPMI berbasis WEB untuk pelaksanaan AMI dapat

PENGUATAN NILAI ORGANISASI Gagasan pemecahan isu dengan pembuatan dan penerapan ESPMI berbasis WEB untuk pelaksanaan AMI diharapkan meningkatkan efektifitas dan efisiensi dan tujuannya yang berkaitan dengan tata

SPMI 2. Berdiskusi dengan Mentor dan coach hasil konsultsi dengan pimpinan untuk gagasan pemecahan isu

Brainstorming bersama Ketua Program Studi DIII kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta

Hasil Konsep, dengan ketua Isi dan Design program studi Website terkait konsep E-SPMI yang akan dimasukkan dalam E-SPMI berbasis WEB

1. Berkonsultasi

dengan pihak terkait menyelesaikan isu (Nasionalisme) - Gagasan pemecahan isu yang disampaikan merupakan hal yang benar informasinya (sudah dikaji terlebih dahulu) (Etika Publik) - Pada inti gagasan pemecahan isu diutamakan lebih efektif dan efisien dalam pelaksanaanya (komitmen Mutu) - Menampilkan data dengan jujur berdasarkan kondisi yang ada (antikorupsi)

memudahkan digitalisasi data sehingga pekerjaan menjadi lebih terorganisir merupakan akuntabilitas dalam lingkungan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Merupakan bagian Visi “unggul” dan Misi Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan.

nilai “Nilai Pelayanan” yaitu melakukan upaya peningkatan mutu produk dan jasa secara berkesinambungan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)

- Ketepatan waktu dalam melakukan diskusi sesuai dengan jadwal yang diberikan (Akuntabilitas) - Berdiskusi bersama untuk mencapai kesepakatan gagasan

Dalam kegiatan brainstorming dengan pihak terkait untuk gagasan pemecahan isu salah satu wujud untuk mencapai

Melakukan brainstorming membahas Gagasan pemecahan isu pembuatan dan penerapan E-SPMI berbasis WEB untuk pelaksanaan AMI

Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konsep, Isi dan design media yang akan dibuat dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

2. Berkonsultasi

dengan Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan terkait dokumen AMI yang perlu untuk dipublish dan dimasukkan dalam E-SPMI berbasis WEB 3. Berkonsultasi dengan Kepala Unit Teknologi terkait Design E-SPMI berbasis WEB yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 1. Mengajukan Pembuatan rancangan Sistem Informasi perangkat Sistem kepada Mentor, Penjaminan Mutu coach Internal (E-SPMI) 2. Berdiskusi dan berbasis WEB berkoordinasi berdasarkan dengan PJ rancangan yang Penjaminan akan Mutu untuk diintegrasikan

E-SPMI berbasis WEB berisi data Inti SPMI dan media pelaksanaan AMI

yang dipilih (nasionalisme) - Menyampaikan gagasan yang ditemukan dengan sifat sopan & santun (etika public) - Gagasan yang ditemukan telah dianalisa sebelunnya dan terkait langsung dengan kebutuhan satuan kerja (komitmen mutu) - Data isu yang didiskusikan merupakan data yang benar dan harus segera ditindaklanjuti (anti korupsi)

komitmen mutu terkait dengan penerapan media yang akan diotimalisasi sesuai dengan Visi Meningkatkan mutu daya saing global.

sehingga dapat meningkatkan pelayanan pendidikan oleh pegawai dengan kaitan “Nilai Dasar/Nilai Utama” terbuka, konsisten, kebersamaan, profesional dan bertanggungjawab.

- Pembuatan mediamenerapkan sikap tangung jawab dan sumber yang dapat dipercaya (aktuntabilitas) - Rembuk bersama pihak yang terlibat untuk media yang akan diadakan

Dengan adanya rancangan E-SPM berbasis WEB dapat memudahkan digitalisasi data untuk persiapan AMI prodi D-III poltekkes kemenkes

Menyusun rancangan E-SPMI berbasis WEB merupakan tahapan yang mempermudah pengambilan data dan data dapat dipertanggungjawabka n. Hal ini berkaitan dengan nilai Responsif yaitu 18

content dalam dengan data prodi E-SPMI berbasis di semester WEB sebelumnya yang telah terklasifikasi 3. Berkoordinasi bersama sebagian besar Operator TI berdasarkan Institusi untuk Check list pembuatan Epenilaian AMI SPMI berbasis WEB

1. Rapat dengan Berkoordinasi Dosen tetap dengan Prodi DIII penanggungjawab Kebidanan utuk masing-masing penentuan PJ data yang akan terhadap data diintegrasikan yang akan berdasarkan dimasukkan checklist penilaian 2. Tutorial kepada dan uji coba E-

(nasionalisme) - Melakukkan komunikasi secara luring dan daring terkait rancangan media dengan mengedepakan sikap sopan santun dalam berkomunikasi (etika public) - Membuat rancangan website untuk digitalisasi data terpusat dan mewujudkan dalam E-SPMI berbasis WEB (komitmen mutu). - Memasukkan data yang diperlukan seutuhnya tanpa menambahkan dan mengurangi (anti korupsi) Terpilihnya - Mendukung Penanggung peningkatan Jawab pelayanan dengan terhadap pembuatan dan pengisian penerapan E-SPMI data yang berbasis WEB akan diinput (Akuntabel) dalam E- - Berkoordinasi SPMI bersama dosen tetap

Palangka Raya. Terkait dengan Visi ”Unggul” , Misi “ berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent”

Koordinasi dengan pihak terkait untuk kelancaran pelaksanaan program inovasi untuk mencapai Visi “Unggul” dalam pelayanan

tanggap dan proaktif dalam mengevaluasi program yang berkesinambungan.

Melaksanakan Koordinasi dengan pihak terkait untuk kelancaran pelaksanaan program inovasi untuk meningkatkan pelayanan secara efektif, efisien dan

SPMI berbasis WEB

dosen D-III kebidanan untuk cara pengisian data berdasarkan kriteria penilaian

berbasis WEB dan hasil Uji coba E-SPMI berbasis WEB -

1. Membuat Mengadakan Hasil udangan resmi sosialisasi sosialisasi untuk yang ditanda Pembuatan hasil rancangan tangani oleh dan E-SPMI berbasis direktur untuk WEB untuk Prodi Penerapan Ekegiatan D-III kebidanan SPMI berbasis sosialisasi kepada pegawai WEB untuk 2. Membuat Daftar Poltekkes pelaksanaan Hadir kegiatan Kemenkes AMI dan sosialisasi EPalangka Raya tutorial ESPMI berbasis (Unit-unit Terkait) SPMI WEB 3. Menyebarkan

prodi DIII sebagai PJ untuk mengisi Data Prodi D-III dalam website E-SPMI (nasionalisme) Berkoordinasi kepada PJ Data mengedepankan sikap tanggungjawab, cermat dan disiplin saat (etika public) Menyusun data digital berdasarkan penilaian AMI dalam E-SPMI berbasis WEB (Komitmen Mutu) Mengupload Data yang benar sesuai dengan yang dinilai dalam draft penilaian (antikorupsi) Membuat absensi kegiatan yang akan menjadi data dukung pada laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban (transparansi “Akuntabel”) Bekerjasama dalam pelaksanaan kegiatan sosialisasi (nasionalisme)

bertanggungjawab. Berkaitan dengan Nilai utama yaitu profesional dan bertanggung jawab serta nilai pelayanan yaitu peningkatan mutu produk

Dengan melakukan sosialisasi kepada unit pegawai terkait penerapan ESPMI berbasis WEB diharapkan dapat bermanfaat dapat mempercepat dalam recall / perolehan data yang diperlukan

Mulai mensosialisasikan secara luas penggunaan E-SPMI dapat mempercepat proses digitalisasi data yang diperlukan sebagai upaya meningkatkan profesionalitas dan integritas dalam pelayanan yang

udangan resmi untuk mengikuti kegiatan yang dimaksud 4. Mempersiapkan link zoom untuk melakukan sosialisasi secara daring (delegasi kepada admin Prodi) 5. Membuat Materi presentasi terkait Sosialisasi ESPMI berbasis WEB kaitan dengan Pelaksanaan AMI 6. Tutorial / Uji Coba penggunaan ESPMI berbasis WEB Melakukan 1. Observasi evaluasi kepada dosen terhadap PJ serta tim penggunaan Epengumpul SPMI E-SPMI data dan berbasis WEB rekan sejawat prodi D-III kebidanan

Hasil evaluasi terhadap Pembuatan dan penerapan E-SPMI

- Berkoordinasi kepada pihak-pihak terkait dengan mengedepankan sikap tanggungjawab, cermat dan disiplin saat persiapan, pelaksanaan sampai pelaporan kgiatan (etika public) - Menerapkan inovasi dan teknik berpikir kreatif dalam mebuat perangkat E-SPMI berbasis WEB (Komitmen Mutu) - Perencanaan sampai pada tahapan akhir kegiatan di laporkan dengan teliti sesuai dengan pelaksanaannya (antikorupsi)

nilai sebagai upaya merupakan penegakkan nilai- dasar/nilai utama nilai aneka ASN dalam tata nilai yang yaitu Akuntabilitas diunggulkan demi meningkatkan pelayanan institusi, sejalan dengan Visi unggul dan misi “Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan”

- Penyajian data hasil observasi yang dimasukkan ke dalam laporan penerapan merupakan tangung jawab (transparansi “Akuntabilitas”) - Berkoordinasi dan

Evaluasi penerapan E-SPMI berbasis WEB dengan observasi secara langsung ke pegawai guna mengetahui hasil

Melaksanakan Evaluasi E-SPMI berbasis WEB dengan observasi secara langsung ke pegawai merupakan tahapan untuk peningkatan pelayanan sesuai

2. Membuat media evaluasi penggunaan Website ESPMI 3. Mendiskusikan bersama pejabat terkait, mentor, coach serta pihak yang terlibat untuk produk inovasi

Bekerjasama dengan seluruh rekan sejawat dan pihak yang terlibat untuk produk inovasi yang dibuat (nasionalisme) - Melakukan wawancara dengan rekan kerja secara cermat dan menghargai pendapat (etika public) - Melakukkan evaluasi terhadap penerapan ESPMI (komitmen mutu) - Bersikap jujur, berani dan bertanggung jawab terhadap hasil evaluasi (anti korupsi)

penerapan dan pemanfaatan program inovasi Yang ditujukan untk meningkatkan pelayanan institusi, yang sesuai dengan visi “Unggul” dan Misi “ Menyelenggarakan tridharma Perguruan Tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent.

dengan Nilai Pelayanan untuk meningkatkan mutu produk yang terjangkau, sistematis dan Dinamis serta Nilai manfaat “menghasilkan produk yang bermanfaat sebagai penyelesaian isu strategis dan nilai responsif “senantiasa dalam mengevalusi program yang dibuat”

Tabel 8. Matriks Rekapitulasi Rencana Habituasi Berdasarkan Nilai-Nilai Dasar CPNS (ANEKA) Kegiatan Mata Pelatihan

Ke-1

Ke-2

Ke-3

Ke-4

Ke-5

Ke-6

Akuntabilitas

Nasionalisme

Etika Publik

Komitmen Mutu

5..

Anti Korupsi

Jumlah Aktualisasi Perkegiatan

BAB III JADWAL KEGIATAN AKTUALISASI 3.1 Jadwal Rencana Kegiatan Akualisasi Rancangan aktualisasi ini dilaksanakan di Poltekkes Kemenkes Palangka Raya selama lima minggu atau 25 hari kerja mulai tanggal 13 September 2021 sampai dengan 15 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal rencana kegiatan aktualisasi. Tabel 9. JADWAL RENCANA KEGIATAN AKTUALISASI Minggu Ke No 1

September

Kegiatan

Oktober 4

Konsultasi dan meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor Brainstorming bersama Ketua Program Studi D-III kebidanan, Kepala Pusat

Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan content dan design media yang akan dibuat dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Pembuatan E-SPMI berbasis WEB berdasarkan rancangan yang akan

diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI

4 5 6

Berkoordinasi dengan penanggungjawab data yang akan diintegrasikan berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan E-SPMI berbasis WEB Mengadakan sosialisasi untuk pembuatan E-SPMI berbasis WEB

untuk Prodi

D-III kebidanan kepada seluruh pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB

3.2 Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi Kegiatan pada realisasi aktualisasi ini disingkat diperpendek menjadi empat minggu atau 20 hari kerja berdasarkan pelaporan realisasi kegiatan mingguan dari minggu kesatu sampai minggu keempat mulai tanggal 13 September 2021 sampai dengan 08 Oktober 2021. Berikut adalah jadwal realisasi kegiatan aktualisasi. Tabel 10. Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi Minggu Ke No 1

September

Kegiatan

Oktober 1

Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan content dan design media yang akan dibuat dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Pembuatan E-SPMI berbasis WEB berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI

4 5 6

Berkoordinasi dengan penanggungjawab

data yang akan diintegrasikan

berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan E-SPMI berbasis WEB Mengadakan sosialisasi untuk pembuatan E-SPMI berbasis WEB

untuk Prodi

D-III kebidanan kepada seluruh pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB

BAB IV PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI 4.1 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan I Tabel 11. Pelaksanaan Kegiatan I Kegiatan I

Meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor

(Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam Manajemen ASN terkait ASN yang menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instansi dan berkaitan dengan Pelayanan Publik yang profesional yang masuk dalam peran ASN) Waktu Pelaksanaan Tempat

13 s.d 17 September 2021

media Ruang Direktur, ruang ketua Jurusan Kebidanan Poltekkes

Pelaksanaan

Kemenkes Palangka Raya dan WAG

Output

Persetujuan Gagasan pemecahan permasalahan (Lampiran I)

Progres Kegiatan

Terlaksana

Tahapan Kegiatan

1. Menyampaikan gagasan

kepada

pemecahan

pimpinan masalah

(Direktur) sesuai

isu

terkait yaitu

Pembuatan dan penerapan E-SPMI berbasis WEB

Adapun nilai Aneka yang terkandung pada tahapan ini terkait konsultasi langsung dengan pimpinan untuk

memperoleh persetujuan (Akuntabilitas), memberikan gagasan pemecahan isu yang terkait dengan isu yang ditemukan secara efektif dan efisien berdasarkan tugas fungsi

(Komitmen Mutu), dengan membawa susunan

data yang benar / jujur berdasarkan kondisi yang ada sebagai dasar isu (Anti korupsi). 2. Berdiskusi dengan Mentor dan coach hasil konsultasi dengan pimpinan untuk gagasan pemecahan isu

Nilai aneka yang terkait dengan tahapan ini terkait penyampaian gagasan pemecahan isu yang disampaikan yang benar informasinya /telah dikaji terlebih dahulu (etika publik), dan koordinasi langsung dengan mentor atas hasil pertemuan dengan pimpinan (Nasionalisme). 3. Berdiskusi dengan Coach (Melalui media WAG / Whatsapp Group menyampaikan realisasi kegiatan 1 dan revisi RA)

Nilai aneka yang terkait adalah komitmen mutu dan

etika publik berdasarkan pada merealisasi tahapan kegiatan inovasi dengan mendiskusikan melalui WAG terhadap progress kegiatan. Manfaat

Hasil 1. Memahami

Capaian perkegiatan

pengaplikasian

nilai

aneka

yang

telah

dipelajari kedalam tahapan kegiatan aktualisasi 2. Memperoleh izin pelaksanaan aktualisasi dari direktur Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 3. Mendapat arahan penyelesaian tahapan dari coach dan mentor untuk pelaksanaan aktualisasi setelah persetujuan pimpinan

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan I aktualisasi maka kurang terarah dalam pelaksanaan aktualisasi dan

minim dalam pengetahuan berkomunikasi

karena tidak memahami inti dari nilai Aneka Konstribusi Misi Instansi

Visi

& Visi “unggul” dan Misi

Mengembangkan tata kelola

institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan.

Penguatan

Nilai Gagasan pembuatan dan penerapa E-SPMI meningkatkan

Organisasi

efektifitas dan efisiensi dan tujuannya yang berkaitan dengan tata nilai “Nilai Pelayanan” yaitu peningkatan

mutu

produk

dan

melakukan upaya jasa

secara

berkesinambungan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)

4.2 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan II Tabel 12. Pelaksanaan Kegiatan II Kegiatan II

Konsultasi (Brainstorming) bersama Ketua Program Studi DIII Kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konsep, Isi, dan design media yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya pada bar Pusat Penjaminan Mutu

(Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam WoG terkait koordinasi dengan pihak tekait untuk realisasi kegiatan

dan

Pelayanan

Publik

bagi

pegawai

dan

masyarakat Waktu Pelaksanaan

20 s.d 24 September 2021

Tempat / media

Ruang Kaprodi D-III Kebidanan, Ruang Kapus Penjaminan

Pelaksanaan

Mutu, dan ruang Ka Unit TI.

Output Progres Kegiatan

Hasil Konsep, Isi dan Design E-SPMI berbasis WEB (Lampiran II) Terlaksana 1.

Berkonsultasi

dengan

ketua

program

studi

D-III

Kebidanan terkait konsep yang akan dimasukkan dalam E-SPMI berbasis WEB

Tahapan Kegiatan

Nilai aneka yang terkait dengan tahapan ini terkait Gagasan yang ditemukan telah dianalisa sebelunnya dan terkait langsung dengan kebutuhan satuan kerja (komitmen mutu) dan penyampaian dengan dengan sifat sopan & santun (etika publik) 2.

Berkonsultasi dengan Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan terkait dokumen AMI yang perlu untuk di publish dan dimasukkan dalam E-SPMI

Nilai aneka yang terdapat dalam tahapan ini yaitu penyampaian data / isu yang benar dan harus segera ditindaklanjuti (anti korupsi) dan berdiksusi menyampaikan konsep serta persetujuan isi atas gagasan (Nasionalisme) 3.

Berkonsultasi dengan Kepala Unit Teknologi terkait Design E-SPMI yang akan dirancang

dalam website

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Salah satu Nilai aneka yang terdapat dalam tahapan ini yaitu Ketepatan waktu dalam melakukan diskusi sesuai dengan jadwal yang diberikan dan pertanggungjawaban atas pemecahan isu (Akuntabilitas) Manfaat

Hasil 1.

Capaian perkegiatan

Memahami

terkait

konsep

inovasi

yang

akan

diaktulalisasikan 2.

Memahami Data apa saja yang perlu untuk dimasukkan sesuai dengan sasaran

Mengkomunikasian dengan baik terkait design yang akan dibuat berdasarkan konsep yang kemudian akan dibuatkan rancangannya terlebih dahulu

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan II aktualisasi maka dapat terjadi kurangnya pemahaman terkait

koordinasi

dan

etika

dalam

berkomunikasi

sebagaimana termasuk dalam nilai-nilai Aneka Konstribusi

Visi

& gagasan pemecahan isu salah satu wujud untuk mencapai

Misi Instansi

komitmen mutu terkait dengan penerapan media yang akan diotimalisasi sesuai dengan Visi Meningkatkan mutu daya saing global.

Penguatan

Nilai E-SPMI bebasis WEB untuk pelaksanaan AMI

Organisasi

sehingga

dapat meningkatkan pelayanan pendidikan oleh pegawai dengan kaitan “Nilai Dasar/Nilai Utama” terbuka, konsisten, kebersamaan, profesional dan bertanggungjawab.

4.3 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan III Tabel 13. Pelaksanaan Kegiatan III Kegiatan III

Pembuatan E-SPMI berbasis WEB berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya

yang

telah

terklasifikasi

sebagian

besar

berdasarkan Check list penilaian AMI

(Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam WoG terkait koordinasi dengan pihak tekait untuk realisasi media dalam bentuk website E-SPMI yang digunakan untuk pelaksanaan AMI) 20 September s.d 01 Oktober 2021 (dua minggu) Keterangan: Waktu realisasi kegiatan dari penyampaian rancangan sampai ke tindak lanjut pembuatan website dimajukan dari Waktu Pelaksanaan

jadwal awal karena membuat website memerlukan Pihak ketiga yaitu unit teknologi informasi

yang memiliki jadwal

kerja yang padat dikarenakan banyak kegiatan yang berlangsung dengan waktu berdekatan membutuhkan peran dari unit TI.

Tempat / media Pelaksanaan

Ruang

Ketua

Jurusan

Kebidanan

(mentor),

Penjaminan Mutu & Pembgembangan Pendidikan,

Ruang ruang

diskusi dan ruang TI. Website E-SPMI berisi data Inti Sistem Penjaminan Mutu

Output

Internal (SPMI) dan media pelaksanaan AMI (Lampiran III) https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Progres Kegiatan

Terlaksana (dengan penyesuaian) 1. Mengajukan rancangan perangkat kepada Mentor

Tahapan Kegiatan Nilai aneka yang terkait dengan tahapan ini Membuat ESPMI berbasis WEB berdasarkan rancangan E-SPMI yang telah

disetujui

untuk

digitalisasi

data terpusat

dan

mewujudkan dalam website E-SPMI (komitmen mutu), serta Melakukkan komunikasi secara luring dan daring terkait rancangan media dengan mengedepakan sikap sopan santun dalam berkomunikasi (etika public) 2. Berdiskusi dan berkoordinasi dengan

PJ Penjaminan

Mutu untuk content dalam E-SPMI berbasis WEB Nilai aneka yang terdapat dalam tahapan ini yaitu Rembuk bersama pihak yang terlibat untuk media yang akan diadakan (nasionalisme)

3. Berkoordinasi bersama Operator TI Institusi untuk pembuatan E-SPMI

Salah satu Nilai aneka yang terdapat dalam tahapan ini yaitu Pembuatan mediamenerapkan sikap tangung jawab dan sumber yang dapat dipercaya (aktuntabilitas) dan Memasukkan data yang diperlukan seutuhnya tanpa menambahkan dan mengurangi (anti korupsi)

https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/ Manfaat

Hasil 1.

Capaian perkegiatan

Memahami

terkait

konsep

inovasi

yang

akan

diaktulalisasikan 2.

Memahami Data apa saja yang perlu untuk dimasukkan sesuai dengan sasaran

Mengkomunikasian dengan baik terkait design yang akan dibuat berdasarkan konsep yang kemudian akan dibuatkan rancangannya terlebih dahulu

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan III aktualisasi maka dapat dimungkinkan rancangn yang dibuat tidak sesuai dengan yang dibutuhkan (fitur-fitur dalam web) hal ini terjadi karena kurangnya koordinasi serta kurangnya motivasi dalam pelaksanaan aktulisasi, salah satunya

dikarenakan

melibatkan

pihak

ketiga

dalam

pembuatan inovasi. Konstribusi Visi & Terkait dengan Misi Instansi

Visi ”Unggul” , Misi “ berkualitas,

berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent”

Penguatan

Nilai Hal ini berkaitan dengan nilai Responsif yaitu tanggap dan

Organisasi

proaktif

dalam

mengevaluasi

program

yang

berkesinambungan

4.4 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan IV Tabel 14. Pelaksanaan Kegiatan IV Kegiatan IV

Berkoordinasi dengan penanggungjawab

data yang akan

diintegrasikan berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan E-SPMI berbasis WEB

(Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam WoG terkait koordinasi dengan PJ data AMI yang akan di integrasikan ke website berdasarkan pembagian bar data dan Manajemen ASN yaitu subjek pelaksana integrasi data untuk persiapan AMI ) 04 Oktober s.d 08 Oktober 2021 Waktu Pelaksanaan

Keterangan: Sesuai dengan jadwal awal akan tetapi persiapan dari seminggu sebelumnya

Tempat / media Pelaksanaan Output

Rapat secara daring dan ruang dosen Terpilihnya Penanggung Jawab terhadap pengisian data

yang akan diinput dan hasil Uji coba E-SPMI berbasis WEB (Lampiran IV) Progres Kegiatan

Terlaksana 1. Rapat dengan Dosen tetap Prodi DIII Kebidanan utuk penentuan PJ terhadap data yang akan dimasukkan

Tahapan Kegiatan Nilai aneka yang terkait diantaranya :  Berkoordinasi bersama dosen tetap prodi DIII sebagai PJ mengisi Data E-SPMI berbasis WEB (nasionalisme)  Berkoordinasi

kepada PJ Data mengedepankan sikap

tanggungjawab, cermat dan disiplin saat (etika public)  Menyusun data digital berdasarkan penilaian AMI dalam E-SPMI berbasis WB (Komitmen Mutu) 2. Tutorial kepada dosen D-III kebidanan untuk cara pengisian data berdasarkan kriteria penilaian

Nilai

aneka

yang

terdapat

dalam

tahapan

ini

yaitu

Mendukung peningkatan pelayanan dengan penerapan ESPMI berbasis WEB (Akuntabel) dan Mengupload Data yang benar sesuai dengan yang dinilai dalam draft

penilaian

(antikorupsi). Manfaat

Hasil 1.

Memahami

pengaplikasian

nilai-nilai

aneka

dalam

Capaian perkegiatan

tahapan kegiatan 2.

Tercapainya kesepakatan untuk penanggung jawad data yang akan diklasifikasikan berdasarkan penilaian AMI

Bertambahnya pemahaman dosen prodi terkait cara menggunakan website berdasarkan fitur yang ada.

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan IV aktualisasi maka peserta latsar tidak dapat melakukan tindak lanjut pengisian data jika kurangnya koodinasi dengan PJ data yang lebih memiliki pemahaman yang lebih dan akan mengurangi minat dari dosen terhadap inovasi jika tidak diselesesaikan

tahapan

akhir

tutorial

dengan

mengedepankan nilai-nilai aneka. Konstribusi Misi Instansi

Visi

& program inovasi untuk mencapai Visi “Unggul” dalam pelayanan

Penguatan

Nilai Program inovasi untuk meningkatkan pelayanan secara

Organisasi

efektif, efisien dan bertanggungjawab. Berkaitan dengan Nilai utama yaitu profesional dan bertanggung jawab serta nilai pelayanan yaitu peningkatan mutu produk

4.5 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan V Tabel 15. Pelaksanaan Kegiatan V Kegiatan V

Mengadakan sosialisasi untuk pembuatan E-SPMI berbasis WEB

untuk Prodi D-III kebidanan kepada seluruh pegawai

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya (Unit-unit Terkait) Keterangan : Dalam pelaksanaannya tidak sesuai dengan rancangan yaitu subjek yang mendapatkan sosialisasi tidak kepada semua civitas akademika poltekkes kemenkes palangka raya akan tetapi

langsung

kepada

unit-unit

yang

terkait

saat

pelaksanaan AMI untuk cakupan Akademik dan non Akademik

(Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam Pelayanan Publik terkait pelayanan data untuk keperluan audit sehingga semua auditor dan audite dapat difasilitasi dan WoG terkait

koordinasi dengan unit-unit terkait baik

akademik dan non akademik) Waktu Pelaksanaan Tempat / media Pelaksanaan Output Progres Kegiatan

04 Oktober s.d 08 Oktober 2021 Sosialisasi secara daring “zoom” Hasil sosialisasi Penerapan E-SPMI berbasis WEB untuk pelaksanaan AMI dan tutorial penggunaan (Lampiran V) Terlaksana 1. Membuat udangan resmi yang ditanda tangani oleh direktur untuk kegiatan sosialisasi

Tahapan Kegiatan

Nilai aneka yang terkait yaitu Perencanaan sampai pada tahapan akhir kegiatan di laporkan dengan teliti sesuai dengan pelaksanaannya (antikorupsi) 2. Membuat Daftar Hadir kegiatan sosialisasi E-SPMI berbasis WEB

Nilai aneka yang terdapat dalam tahapan ini yaitu Membuat undangan dan absensi kegiatan yang akan menjadi data dukung pada laporan kegiatan sebagai pertanggungjawaban (transparansi “Akuntabel”) 3.

Menyebarkan udangan resmi untuk mengikuti kegiatan yang dimaksud (melalui WA)

(Nilai aneka yang terkait” Transparansi “Akuntabel) 4. Mempersiapkan link zoom untuk melakukan sosialisasi secara daring (delegasi kepada admin Prodi)

Nilai Aneka yang terkait yaitu Nasionalisme Bekerjasama dalam pelaksanaan kegiatan sosialisasi

5. Membuat Materi presentasi terkait Sosialisasi E-SPMI kaitan dengan Pelaksanaan AMI

Nilai Aneka yang terkait Menerapkan inovasi dan teknik berpikir kreatif dalam mebuat perangkat E-SPMI (Komitmen Mutu) 6.Tutorial / Uji Coba penggunaan E-SPMI berbasis WEB

Nilai Aneka pada tahapan ini yaitu dengan berkoordinasi kepada pihak-pihak terkait dengan mengedepankan sikap tanggungjawab, cermat dan disiplin

saat persiapan,

pelaksanaan sampai pelaporan kgiatan (etika publik). Manfaat

Hasil 1.

Capaian perkegiatan

Memahami

pengaplikasian

nilai-nilai

aneka

dalam

tahapan kegiatan 2.

Kelancaran dalam pelaksanaan tahapan kegiatan dari pembuatan undangan sosialisasi sampai kepada acara inti yaitu sosialisasi dirangkaikan dengan tutorial uji coba website E-SPMI

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan V aktualisasi maka peserta latsar dapat dimungkinkan tidak dapat

menjalankan

tahapan

yang

telah

dirancang

sebelumnya, yang mana kegiatan sosialisasi ini memiliki tahapan yang lebih kompleks dibandingkan dengan kegiatan lainnya. Konstribusi

Visi

& sejalan dengan Visi unggul dan misi “Mengembangkan tata

Misi Instansi

kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan”

Penguatan

Nilai Kaitan dengan nilai organisasi yaitu upaya meningkatkan

Organisasi

profesionalitas

dan

integritas

dalam

pelayanan

yang

merupakan nilai dasar/nilai utama dalam tata nilai yang diunggulkan.

4.6 Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi Kegiatan VI Tabel 16. Pelaksanaan Kegiatan VI Kegiatan VI

Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB (Kedudukan dan Peran ASN pada kegiatan ini masuk dalam WoG terkait koordinasi dengan pihak terkait dalam bentuk evaluasi untuk memperoleh memperoleh masukkan yang digunakan dalam pengembangan website kedepan)

Waktu Pelaksanaan Tempat / media Pelaksanaan Output Progres Kegiatan

04 Oktober s.d 08 Oktober 2021 

Observasi dilakukan diruang dosen



Evaluasi menggunakan Google Form



Diskusi (daring “zoom”)

Hasil evaluasi terhadap penerapan E-SPMI (Lampiran VI) Terlaksana (dengan penyesuaian) 1. Observasi kepada dosen PJ serta tim pengumpul data dan rekan sejawat prodi D-III kebidanan

Tahapan Kegiatan

Notulensi Hasil Observasi : Subjek: Lola Meyasa (Koordinator Bidang Akademik Prodi D-III Kebidanan ) Catatan :  Fitur sudah cukup lengkap mencakup semua jurusan dan prodi, tinggal ditambahkan salah satu unit non akademik yang terkait yaitu laboratorium,  Pemilihan warna dasar sebaiknya yang lebih menarik,  Melengkapi isian dalam website  Perlunya penunjukkan operator dalam penginputan data Keterangan : Observasi pada pelaksanaannya tidak diambil dari masing-masing PJ Data akan tetapi random

dari dua

dosen PJ akademik dan PJ Penelitian secara luring, terkendala kegiatan yang cukup padat dari dosen PJ yang lain.

Nilai aneka yang terkait dengan Melakukan wawancara dengan rekan kerja secara cermat dan menghargai pendapat merupakan etika publik serta Penyajian data hasil observasi yang dimasukkan ke dalam laporan penerapan

merupakan

tangung

jawab

(transparansi

“Akuntabilitas”) 2. Membuat media evaluasi penggunaan E-SPMI berbasis WEB

Media

: Google Form (Lampiran)

Metode

: Pengisian Kuisioner

Isi Kuisioner: Dimensi Pengukuran Kepuasan mencakup faktor Reability, Responsiveness, Assurance, Empathy dan Tangible Hasil Evaluasi berdasarkan pemilihan jawaban terbanyak: 1. Reability : Kecepatan Akses (Cepat), Sistem Proteksi (Baik) 2. Responsiveness : Kemudahan fitur digunakan

dan mempelajari fitur

(mudah) 3. Assurance : Keakuratan bar (Akurat) 4. Empathy : Keemudahan akses penyimpanan file data (Mudah), Kemudahan pelaksanaan &tindak lanjut pelaporan AMI (Mudah) 5. Tangible : Kelengkapan fitur website E-SPMI (Cukup Lengkap) Contoh Saran Peserta Sosialisasi : Penambahan Fitur, Tindak lanjut untuk pengembangan, koordinasi

dengan

pihak-pihak

penentu

keputusan

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, Persiapan dana dan SDM yang tepat untuk pengelolaan lebih lanjut. Nilai

aneka

yang

terdapat

dalam

tahapan

ini

yaitu

Melakukkan evaluasi terhadap penerapan E-SPMI berbasis

WEB (komitmen mutu) dan Bersikap jujur, berani dan bertanggung jawab terhadap hasil evaluasi (anti korupsi) 3. Mendiskusikan bersama pejabat terkait, mentor, coach serta pihak yang terlibat untuk produk inovasi

Berkoordinasi dan Bekerjasama dengan seluruh rekan sejawat dan pihak yang terlibat untuk produk inovasi website E-SPMI (nasionalisme) Manfaat

Hasil 1.

Capaian perkegiatan

Memahami

pengaplikasian

nilai-nilai

aneka

dalam

tahapan kegiatan 2.

Memperoleh hasil observasi secara langsung dari subject inovasi yang dituju

Memperoleh hasil evaluasi dari pengguna website dan menganalisis kepuasan uji coba serta penerapan website

Analisis Dampak

Jika tidak diterapkan nilai-nilai aneka pada tahapan kegiatan VI aktualisasi maka peserta latsar dapat dimungkinkan cara melakukan observasi dan media yang digunakan dalam evaluasi serta hasil yang diperoleh tidak akan mudah dalam

pelaksanaannya dan akan ada data tidak sesuai jika peserta tidak memiliki prinsip akuntabilitas, anti korupsi dan nilai lainnya dalam nilai aneka Konstribusi

Visi

& sesuai dengan visi “Unggul” dan Misi “ Menyelenggarakan

Misi Instansi

tridharma Perguruan Tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent.

Penguatan

Nilai Tahapan untuk peningkatan pelayanan sesuai dengan Nilai Pelayanan

Organisasi

untuk

meningkatkan

mutu

produk

yang

terjangkau, sistematis dan Dinamis serta Nilai manfaat “menghasilkan

produk

yang

bermanfaat

sebagai

penyelesaian isu strategis dan nilai responsif “senantiasa dalam mengevalusi program yang dibuat”

4.7 Capaian Penyelesaian Isu Tabel 17. Capaian Penyelesaian Isu No. 1.

Mengenai

Sebelum Aktualisasi

Setelah Aktualsisasi

Pelaksanaan Audit

Integrasi data Auditee yang

Integrasi data AMI

Mutu Internal (AMI)

akan diperiksa auditor

yang akan

menunggu melalui share

dipersiapkan oleh

link drive atau dibacakan /

auditee dapat diakses

diampilkan data saat

secara langsung oleh

pelaksanaan ami

auditor melalui E-SPMI berbasis WEB dengan memilih Prodi / unit yang akan di audit

Check List dan Form

Auditor dapat

Penilaian AMI

Penilaian AMI untuk auditor

mendownload Check

di berikan langsung oleh tim

list dan form penilaian

uppm saat pelaksanaan ami

AMI melalui website

atau sehari sebelumnya

AMI

Dokumen Mutu PPM

Dapat diperoleh dengan

Dapat di download

meminta langsung kepada

secara langsung

PPM

melalui E-SPMI berbasis WEB fitur dokumen mutu (akses tertutup menggunakan password)

Pelaporan

Menghubungi pihak PPM

Mengupload lewat fitur

pelaksanaan Audit

untuk mengirimkan file

Laporan AMI-Upload

Mutu Internal

laporan yang telah dibuat

Laporan AMI untuk menyetorkan laporan dari masing-masing prodi/unit

Pemahaman E-SPMI

Semua website baru /

Tersedia manual Book

berbasis WEB

aplikasi harus tutorial lewat

AMI yang dapat

sosialisasi

dipelajari secara mandiri terkait fitur-fitur website dan cara penggunaannya.

4.8 Manfaat Adapun manfaat dari terpecahkannya isu, diantaranya : 1.

Individu peserta a. Mengaktualisasikan Inovasi yang telah dirancang dan dibuat untuk dikembangkan b. Memudahkan dalam akses data terkait tridharma perguruan tinggi yang dibutuhkan

Pimpinan Langsung / Unit Kerja Memudahkan dalam penyimpanan dan menemukan data untuk kepentingan audit, pelaporan atau kegiatan lainnya

Unit Organisasi (UPT) Tercipta inovasi terbaru untuk membantu pelaksanaan Audit Mutu Internal di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Stakeholder / user Website dapat mempecepat pengambilan data yang diperlukan untuk kepentingan stakeholder ataupun user

Institusi pendidikan / instansi lain Dapat menambah motivasi dan memberikan gambaran terkait pembuatan inovasi E-SPMI berbasis WEB dimasing-masing intitusi / instansi sebagai media yang digunakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

BAB V RANCANGAN TINDAK LANJUT HASIL AKTUALISASI Kegiatan berikut merupakan rancangan tindak lanjut hasil aktualisasi inovasi dan masukkan terhadap Inovasi Tabel 18. Rancangan Tindak Lanjut Hasil Aktualisasi

Kegiatan

Output

Menghubungi pihak

Tersedia

untuk Fitur

Menambahkan

Durasi

Para

dan

Pihak

Waktu

Terlibat

3 hari

Tim TI

r Biaya Tidak

pada

bar

Sumbe

Ada

audit

Keterangan

Pemberithua n

kepada

audite

fitur untuk bagian mutu internal

(subjek yang

non

akan di audit)

akademik untuk

yang akan diaudit integrasi data

bagian

jika masih kurang

akademik

pemeriksaan audite

non

akademik 2

Menghubungi

Tersedia

masing-masing

Fitur

admin prodi dan yang

Tentatif bar tergantung

pada dari

 Ka

Tidak

prodi/ Ka Unit

unit terkait untuk bagian audit jumlah memberikan penjelasan

Akdemik

dibuatkan

untuk

(Jurusan

(normal 1

berkoordinasi

spesifik

langsung dengan prodi) terkait

kepada

prodi dan unit terkait

mutu internal prodi / unit  Admin prodi dan untuk yang

menginfokan

Ada

Pemberitahu

 Ka

unit

ke prodi/unit dan 4 hari)

 Tim TI

bar non

untuk

akademik

memasukkan

unit-unit

data yang akan di terkait sesuai audit

(mengikuti dengan

bar

Prodi

D-III contoh prodi

Kebidanan

D-III kebidanan

Membuat laporan Laporan lengkap E-SPMI

inovasi lengkap E-SPMI Inovasi

berbasis

WEB

untuk diserahkan secara kepada

resmi Wadir

satu dan Pusat Penjaminan Mutu dan

E-SPMI berbasis WEB

1 minggu

 Wakil Direktur I

Tidak ada

Penyerahan inovasi yang dibuat dalam aktualisasi

 Tim

kepada

Pusat

institusi

Penjami

Poltekkes

nan

Kemenkes

Mutu

Palangka Raya

Pengembangan Pendidikan untuk dapat digunakan dalam persiapan pelaksanaan Audit Internal

Mutu Tahun

depan

BAB VI PENUTUP 6.1 Kesimpulan 6.1.1

Mengaktualisasikan inovasi “Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan

Poltekkes

Kemenkes Palangka Raya” melalui kegiatan dan tahapan kegiatan yang telah dirancang sedemikian rupa dari tahapan memperoleh izin pelaksanaan gagasan pemecahan isu pada ruang lingkup SPMI sampai kepada evaluasi untuk pengembangan media inovasi selama 20 hari kerja / 4 minggu sesuai jadwal pelaksanaan aktualisasi 6.1.2

Mengaktualisasikan nilai ANEKA yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi pada seluruh tahapan kegiatan pembuatan dan penerapan E-SPMI berbasis WEB untuk pelaksanaan AMI di Prodi D-III Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

6.1.3

Melaksanakan

identifikasi

kedudukan

dan

peran

ASN

dalam

kegiatan

pelaksanaan aktualisasi pembuatan dan penerapan E-SPMI berbasis WEB di Prodi D-III Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. 6.1.4

Adapun pada pelaksanaan aktualisasi berjalan dengan lancar meskipun pada beberapa pelaksanaan kegiatan harus menyediakan waktu dan jumlah cakupan subjek yang berbeda dari rancangan awal dikarenakan padatnya aktivitas pihakpihak terkait .

6.1.5

E-SPMI berbasis WEB mendapatkan respon positif dari peserta sosialisasi dan uji coba sesuai sasaran prodi penempatan, perwakilan masing-masing jurusan lain dan unit-unit terkait, serta dukungan yang besar dari Pusat Penjaminan mutu dan Pengembangan Pendidikan juga Unit Teknologi Informasi

untuk diteruskan

kepada Wakil Direktur I sehingga dapat dipikirkan pengembangan website agar dapat digunakan pada saat pelaksanaan Audit Mutu Internal tahun depan dan seterusnya. 6.1 Saran Diharapkan mendapatkan dukungan dari penentu kebijakan yaitu Wakil Direktur I untuk pengembangan E-SPMI berbasis WEB yang akan dihubungkan oleh Pusat penjaminan mutu dan pengembangan pendidikan serta bantuan unit Teknologi Informasi.

DAFTAR PUSTAKA Tim Penyusun E-Renggar, 2021. Rencana Kinerja Tahunan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Tahun 2021. Palangka Raya: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Tim Penyusun Renstra, 2020. Rencana Strategis Tahun 2020 – 2024 Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Kota Palangka Raya Tim Penyusun Laporan Tahunan. 2019. Laporan Tahunan Program Studi D-III Kebidanan. Palangka Raya : Poltekkes kemenkes Palangka Raya Tim Penyusun ORTALA, 2017. Organisasi dan Tata Laksana. Palangka Raya : Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Akuntabilitas Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Nasionalisme Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Etika Publik Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Komitmen Mutu Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Anti Korupsi Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Manajemen Aparatur Sipil Negara. Lembaga Administrasi Negara Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS.2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Pelayanan Publik. Lembaga Administrasi Negara Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS.2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Whole of Goverment (WoG). Lembaga Administrasi Negara

LAMPIRAN Lampiran 1. Lampiran Kegiatan I Kegiatan : Konsultasi dan meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor Dokumentasi

Menyampaikan kepada pimpinan (Direktur) terkait gagasan pemecahan masalah isu yaitu Pembuatan dan penerapan E-SPMI di jurusan kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Berdiskusi dengan Mentor (terkait revisi RA, konsep Inovasi dan agenda kegiatan selanjutnya)

Lampiran Revisi RA Bapelkes Cikarang

Lampiran 2. Lampiran Kegiatan II Dokumentasi Output Kegiatan II

Gambar 3. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 52

COP POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

DESIGN

Home

Direktorat

Pendidikan

Pusat & Unit

Kampus

Galeri

Pusat Unggulan

PPID

Penjaminan Mutu Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan

Pusat Penelitian dan Pengabdian Masyarakat

Alumni

Kontak

E-SPMI

Pengembangan Pendidikan

Open Journal System / e-journal

Unit Perpustakaan

Unit Laboratorium Gambar 4. Rancangan Penambahan Bar pada Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

SELAMAT DATANG DI E-SPMI POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA Beranda / Tentang SPMI

Dokumen Mutu

Kebijakan Mutu

Checklist AMI

Kebijakan Mutu Manual generik

Evaluasi AMI

Audit Mutu Internal

Manual Book E-SPMI

Formulir Evaluasi AMI Akademik

D III Jurusan Keperawatan D IV

Non Akademik Standar Mutu

Standar Pendidikan

D III Jurusan Kebidanan

D IV

ADAK Profesi Bidan

Manual Mutu

Standar Penelitian

Kepegawaian D III Jurusan Gizi

Standar Pendidikan

Standar Pengabmas

Laboratorium

D IV

Perpustakaan Standar Penelitian Prosedur Mutu (SOP)

Standar Tambahan

Penelitian dan pengabmas

Standar Pengabmas

IK (Instruksi Kerja)

Gambar 5. Rancangan Website E-SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Visi & Misi Visi Misi & Tata Kelola

Audit Mutu Internal

Jurusan Keperawatan

Jurusan Kebidanan

D III

TA. 2019/2020

D IV

TA. 2020/2021

D III

TA. 2021/2022

D IV

Kemahasiswaan

Kurikulum & Pembelajaran

TA. 2022/2023

Tata Kelola Feeder

Kurikulum Pembelajaran

E-learning

Profesi Bidan

D III Jurusan Gizi

Sumber Daya Manusia (SDM)

Siaka d

D IV

Vilep Keuangan Keuangan & Sarana Prasarana

Penelitian & Pengabmas

Sarana & Prasarana

Penelitian Pengabdian Masyarakat

Link Folder Google drive Prodi with Password

Gambar 6. Rancangan Bar AMI Prodi D-III Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 55

Lampiran 3. Lampiran Kegiatan III Dokumentasi Output Kegiatan III Kegiatan: Brainstorming bersama Ketua Program Studi D-III kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan content dan design media yang akan dibuat dirancang dalam website utama Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Dokumentasi Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Manual Book E-SPMI PPM Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Beranda

https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

E-SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Lampiran 4. Lampiran Kegiatan IV Dokumentasi Output Kegiatan IV

Daftar Penanggung Jawab Data Pemeriksaan Audit Mutu Internal (AMI) No

Prodi D-III Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Data AMI

Penanggung Jawab Data Riyanti, S.SiT, M.Keb Noordiati, SST, MPH Riyanti, S.SiT, M.Keb Noordiati, SST, MPH Seri Wahyuni, SST, M.Kes Titik Istiyaningsih, SST, M.Kes Lola Meyasa, SST, M.Kes Lola Meyasa, SST, M.Kes Wahidah Sukriani , SST, M.Keb Greiny, SST, M.Kes

Visi Misi

Tata Kelola

Kemahasiswaan

Kurikulum

Pembelajaran

Sumber Daya Manusia (SDM)

Keuangan

Sarana & Prasarana

Lola Meyasa, S.ST, M.Kes

Penelitian Pengabdian kepada Masyarakat Publikasi

Irene Febriani, S.Kep. MKM apt. SukmawatiA. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin Itma Annah, SKM, M.Kes

10. 11.

Riyanti, S.SiT, M.Keb

Lampiran 5. Lampiran Kegiatan V Dokumentasi Output Kegiatan V Kegiatan : Mengadakan sosialisasi E-SPMI berbasis WEB pelaksanaan AMI Prodi D-III kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Dokumentasi

Membuat udangan resmi sosialisasi

Membuat Daftar Hadir kegiatan sosialisasi website E-SPMI

Menyebarkan undangan resmi melalui Whatsapp

Mempersiapkan link zoom untuk melakukan sosialisasi secara daring

Membuat Materi presentasi terkait Sosialisasi E-SPMI berbasis WEB kaitan dengan Pelaksanaan AMI

Tutorial / Uji Coba penggunaan E-SPMI berbasis WEB

Lampiran 6. Lampiran Kegiatan VI Dokumentasi Output Kegiatan VI Kegiatan: Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB Dokumentasi

observasi / wawancara kepada dosen Penanggung Jawab rekan sejawat prodi D-III kebidanan

Membuat media evaluasi penggunaan E-SPMI berbasis WEB

Mendiskusikan bersama bersama mentor bersama pihak terkait dengan produk Inovasi

Lampiran 7. KARTU BIMBINGAN AKTUALISASI MENTOR Nama

: Sukmawati A. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin., Apt

NIP

: 198905232020122007

Unit Kerja

: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Jabatan

: Dosen

Isu

Gagasan

: Membuat

E-SPMI berbasis WEB sebagai media digitalisasi data yang

dipersiapkan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi DIII Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Kegiatan I

: Meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan I disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan I pemecahan isu dengan pengajuan gagasan kepada Pimpinan

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan  Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan I yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan  Kegiatan I yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan I yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan II

: Brainstorming bersama Ketua Program Studi D-III kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konsep, Isi dan design E-SPMI berbasis WEB yang akan dibuat dirancang dimasukkan dalam bentuk bar / tools di website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan II disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan II Hasil konse, Isi dan Design E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan II yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan II yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan II yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan

III : Pembuatan E-SPMI berbasis WEB berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan III disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan III Media ESPMI berisi data Inti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan media pelaksanaan AMI (Audit Mutu Internal)

 Keterkaitan Substansi

 Kegiatan III yang dilakukan 63

Mata Pelatihan

kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan III yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan III yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan IV : Berkoordinasi dengan penanggungjawab

data yang akan diintegrasikan

berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan E-SPMI berbasis WEB Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan IV disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan IV terpilihnya Penanggung Jawab terhadap pengisian data yang akan diinput dalam E-SPMI dan hasil Uji coba E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan IV yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan IV yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan IV yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan V : Mengadakan sosialisasi untuk pembuatan E-SPMI berbasis WEB

untuk

Prodi D-III kebidanan kepada seluruh pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya (Unit-unit Terkait) Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan V disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan V Hasil sosialisasi Pembuatan dan Penerapan E-SPMI untuk pelaksanaan AMI dan tutorial ESPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan V yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan V yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan V yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan VI : Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor

Paraf Mentor

 Tahapan Kegiatan VI disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

 Output Kegiatan VI Hasil evaluasi terhadap Pembuatan dan penerapan E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan VI yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan VI yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi 65

Organisasi  Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan VI yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Lampiran 8.

KARTU BIMBINGAN AKTUALISASI COACH Nama

: Sukmawati A. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin., Apt

NIP

: 198905232020122007

Unit Kerja

: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Jabatan

: Dosen

Isu

Gagasan

: Membuat

E-SPMI berbasis WEB sebagai media digitalisasi data yang

dipersiapkan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi DIII Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Kegiatan I

: Meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan I disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu I melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan I pemecahan isu dengan pengajuan gagasan kepada Pimpinan

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan  Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan I yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan  Kegiatan I yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan I yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan II

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan II disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu II melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan II Hasil konse, Isi dan Design E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan II yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan II yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan II yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan

. Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan III disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu III melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan III Media ESPMI berisi data Inti Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) dan media pelaksanaan AMI

(Audit Mutu Internal)  Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan III yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan III yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan III yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan IV : Berkoordinasi dengan penanggungjawab masing-masing data yang akan diintegrasikan berdasarkan Check List penilaian dan uji coba penerapan ESPMI berbasis WEB Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan IV disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu IV melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan IV terpilihnya Penanggung Jawab terhadap pengisian data yang akan diinput dalam E-SPMI dan hasil Uji coba E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan IV yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan IV yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan IV yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan V : Mengadakan sosialisasi untuk pembuatan E-SPMI berbasis WEB

untuk

Prodi D-III kebidanan kepada seluruh pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya (Unit-unit Terkait)

Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan V disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu IV melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan V Hasil sosialisasi Pembuatan dan Penerapan E-SPMI untuk pelaksanaan AMI dan tutorial ESPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan V yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata pelatihan

 Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan V yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan V yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Kegiatan VI : Melakukan evaluasi terhadap penggunaan E-SPMI berbasis WEB Penyelesaian Kegiatan  Tahapan Kegiatan

Catatan Mentor  Tahapan Kegiatan VI disesuaikan dengan saat pengajuan rancangan aktualisasi

 Output Kegiatan

Waktu dan Media Coaching Minggu IV melalui whatsApp Grup (WAG)

 Output Kegiatan VI Hasil evaluasi terhadap Pembuatan dan penerapan E-SPMI

 Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan

 Kegiatan VI yang dilakukan kaitkan dengan substansi mata

pelatihan  Konstribusi terhadap Visi-Misi Organisasi

 Kegiatan VI yang dilakukan hubungkan dengan Visi Misi Organisasi

 Penguatan Nilai Organisasi

 Kegiatan VI yang dilakukan memperkuat nilai organisasi Organisasi

Nomor Lampiran Perihal

: UM.01.02/3.5/239/2021 :: Undangan Sosialisasi dan Uji Coba Penerapan E-SPMI untuk Pelaksanaan AMI Prodi D-III Kebidanan Jurusan kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

KepadaYth, Dosen Prodi D-III Kebidanan diTempat Sehubungan dengan perihal diatas,maka dengan ini kami mengundang Dosen Prodi D-III Kebidanan untuk menghadiri rapat yang akan dilaksanakan pada: Hari/Tanggal Waktu Agenda Kegiatan

: Selasa,5 Oktober 2021 : 08.30 WIB s/d selesai : 1. Sosialisasi Penerapan E-SPMI 2. Uji Coba E-SPMI 3. Penentuan PJ Kategori Penilaian AMI Prodi D-III Kebidanan

Kegiatan dilakukan melalui sistem daring dengan menggunakan media aplikasi Zoom Cloud Meetings. Adapun meeting ID dan password meeting yaitu sebagai berikut:

MeetingID Passcode

:420 505 6564 :12345

Demikian perihal ini kami sampaikan,atas perhatian dan kerja sama yang baik kami ucapkan terimakasih.

Palangka Raya, 04 Oktober 2021 Ketua Prodi D-III Kebidanan

Riyanti, S.SiT., M.Keb NIP.19782022002122002

Sosialisasi dan Uji Coba e-SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya apt. Sukmawati A. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin

Latar Belakang

Rancangan Aktualisasi berinovasi Rangkaian (IndustriKegiatan 4.0) Latsar CPNS 2021

Optimalisasi Penerapan e-SPMI e-SPMI terpusat yang dibuat oleh BPPSDM minimal dalam pemanfaatan dan penggunaan

Mendukung pelaksanaan kegiatan SPMI

Kegiatan sistemik penjaminan mutu Pendidikan Tinggi untuk pengendalian dan peningkatan penyelenggaraan Pendidikan

Memudahkan dalam mengakses data & Pelaksanaan Kegiatan PPM Pelaksanaan pengendalian mutu secara periodik yaitu Audit Mutu Internal (AMI) setiap minimal sekali dalam setahun

Tampilan Website Akses e-spmi dari beranda / homepage website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Link : Poltekkes-palangkaraya.ac.id

Website e-SPMI

Link : https://spmi.poltekkespalangkaraya.ac.id/

Website e-SPMI

Link : https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Website e-SPMI

Link : https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Uji Coba Website e-SPMI Link : Poltekkes-palangkaraya.ac.id Link : https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Analisis Hasil Evaluasi Sosialisasi & Uji Coba Website E-SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

a. Reabilty

b. Responsiveness

c. Assurance

d. Empathy

e. Tangible

MANUAL BOOK WEBSITE E-SPMI (SISTEM PENJAMINAN MUTU INTERNAL) PUSAT PENJAMINAN MUTU dan PENGEMBANGAN PENDIDIKAN POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIA BADAN PENGEMBANGAN DAN PEMBERDAYAAN SDM KESEHATAN TAHUN 2021 i

KATA PENGANTAR

Alhamdulillahi rabbilaamin, kami panjatkan puji syukur kepada Allah Subhanahuwataala atas rahmat, hidayat serta karunia sehingga dapat dirancang Website E-SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) yang digunakan sebagai media untuk mempercepat dan mempermudah

akses dokumen mutu serta

memediasi pelaksanaan kegiatan rutin Audit Mutu Internal (AMI) oleh Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan Kemenkes Palangka Raya. Dalam rangka mempermudah cara mengakses data melalui Website ESPMI dibuatlah Manual Book sebagai media petunjuk penggunaan website agar tahapan akses data dapat lebih mudah dipahami oleh user (pengguna).

Palangka Raya,

01 Oktober 2021

Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya

DHINI, M.Kes NIP. 19650401 198902 2 002

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL .................................................................................................... i KATA PENGANTAR................................................................................................. ii DAFTAR ISI ............................................................................................................ iii 1. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya .......................................1 Mengakses Halaman Beranda.............................................................................. 1 2. Beranda Website E-Spmi ...................................................................................... 2 a. Mengakses Halaman Beranda E-SPMI............................................................. 2 b. Tampilan Beranda E-SPMI ............................................................................... 3 3. Mengakses Dokumen Mutu PPM .......................................................................... 5 a. Mengakses Dokumen Kebijakan Mutu dan Manual Generik............................. 5 b. Mengakses Dokumen Standar Mutu .................................................................5 c. Mengakses Manual Mutu .................................................................................. 6 d. Mengakses Prosedur Mutu dan Instruksi Kerja................................................. 6 4. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI ............................................... 7 a. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI ........................................... 7 b. Mengakses Formulir Evaluasi AMI....................................................................7 5. Mengakses Laporan AMI ...................................................................................... 8 a. Mengupload Laporan AMI................................................................................. 8 b. Mengakses Laporan AMI .................................................................................. 8 6. Mengakses Dokumen setiap Prodi saat Pelaksanaan AMI ...................................9 7. Dua Cara Mengakses Link Dokumen E-SPMI .................................................... 10 8. Mengakses Dokumen E-SPMI yang terkunci ...................................................... 11

iii

1. Beranda Website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Mengakses halaman beranda / homepage Cara mengakses halaman website Poltekkes Kemenkes Palangkaraya yaitu : a. Pencarian melalui browser dengan kata kunci “Poltekkes Kemenkes Palangka Raya b. Melalui link berikut : https://poltekkes-palangkaraya.ac.id/ Akses

beranda / homepage Poltekkes Kemenkes Palangka Raya berhasil

dengan menampilkan gambaran webite sebagai berikut

2. Beranda Website E-Spmi Mengakses halaman beranda / homepage E-SPMI Cara mengakses halaman beranda website E-SPMI yaitu : a. Melalui link berikut : https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/ b. Mengakses melalui blok Pusat dan Unit yang terdapat dalam website Poltekkes Kemenkes Palangkaraya >> klik Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan >> klik Penjaminan Mutu >> lanjut ke link E-SPMI

c. Mengakses melalui tool bar E-SPMI yang telah disediakan bersama tool bar lain di bagian kanan website.

Tampilan Beranda E-Spmi a. Penjelasan terkait Sistem Penjaminan Mutu Internal dan struktur organisasi Pusat Penjaminan Mutu utama direktorat dan jurusan selaku Pelaksana SPMI Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.

b. Galeri Pelaksanaan Kegiatan Audit Mutu Internal baik secara Luring dan Daring Poltekkes Kemenkes Palangka Raya.

3. Mengakses Dokumen Mutu PPM a. Mengakses Kebijakan Mutu dan Manual Generik Mengakses Dokumen dengan meng “klik” Kebijakan Mutu dan Manual Generik

b. Mengakses Dokumen Standar Mutu Mengakses Dokumen Standar Mutu dengan meng “klik” Standar Mutu Pendidikan, Standar Mutu Penelitian, Standar Mutu Pengabmas dan Standar Mutu Tambahan.

c. Mengakses Dokumen Manual Mutu Mengakses Dokumen Manual Mutu dengan meng “klik” Manual Standar Pendidikan, Manual Standar Penelitian dan Manual Standar Pengabmas.

d. Mengakses Prosedur Mutu & Instruksi Kerja (IK)

4. Mengakses Check List dan Formulir Evaluasi AMI a. Mengakses Check list AMI Check list AMI prodi dengan mengakses blok Akademik Check list AMI Unit dengan mengakses blok Non Akademik

b. Mengakses Formulir Evaluasi AMI

5. Mengakses Laporan AMI a. Mengupload Laporan AMI Klik menu upload laporan AMI

Tahapan upload Laporan AMI :  Masukkan Nama Prodi / Unit yang akan mengupload laporan hasil pemeriksaan AMI  Masukkan tanggal pelaksanaan AMI  Klik “add file” untuk menambahkan File  Cek kembali data sudah sesuai kemudian klik “Submit”

b. Mengakses Laporan AMI

6. Mengakses Dokumen Setiap Prodi saat Pelaksanaan AMI  Akses dokumen Prodi yang akan diiperiksa oleh Auditor dapat diakse melalui Pada blok Audit Mutu Internal yang telah diklasifikasikan perjurusan dan perprodi di masing-masing blok jurusan.

 Akses dokumen Prodi dengan cara meng “Klik” blok Prodi dan lanjutkan ke klasifikasi Audit Mutu Internal perperiode yang akan diaudit / akses.  Adapun masing-masing dokumen dapat diakses menyesuaikan dengan checklist AMI yang secara garis besar diklasifikasikan pada blok Visi Misi & Tata Kelola, Kemahasiswaan, Kurikulum & Pembelajaran, SDM, Keuangan & Sarana Prasarana serta Penelitian, Pengabmas dan Publikasi

7. Dua Cara Mengakses Link Dokumen dalam website E-SPMI  Cara Pertama Langsung Klik blok Dokumen yang ingin dilihat

 Cara Kedua Klik kanan pada jenis dokumen yang akan diakses selanjutnya klik “open link in new tab” untuk membuka link dalam window yang sama, atau Klik “open link in new window” untuk membuka link dalam window yang berbeda.

8. Mengakses Dokumen E-SPMI yang terkunci Dokumen PPM (Dokumen Mutu, Checklist dan Formulir AMI serta Laporan AMI)  Klik Dokumen yang ingin diakses Sebagai contoh jika ingin mengakses dokumen Manual Standar Penelitian

 Tampilan setelah mengakses blok yang dituju

Tampilan setelah mengklik blok yang ingin diakses akan secara otomatis masuk dalam laman google form yang meminta untuk memasukkan Password (Kata kunci / password

blok dapat diperoleh dari Pusat

Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya, setelah massukkan password klik “kirim” 11

 Tampilan setelah memasukkan password yaitu link dokumen yang bisa diakses akan muncul kemudian dapat di klik dan dapat terkoneksi langsung ke folder dokumen yang diinginkan.

 Tampilan folder dalam Google Drive yang dituju Langkah selanjutnya yaitu memilih file yang diperlukan

Dokumen AMI Prodi  Sebagai contoh jika auditor ingin mengakses dakung kurikulum Prodi D-III Kebidanan, dapat langsung mengklik sub blok Kurikulum

 Tampilan setelah mengakses blok yang dituju

Tampilan setelah mengklik blok yang ingin diakses akan secara otomatis masuk dalam laman google form yang meminta untuk memasukkan Password (Kata kunci / password blok Dokumen Prodi dapat diperoleh dari Ketua Prodi dan admin masing-masing prodi, setelah massukkan password klik “kirim”

 Tampilan setelah memasukkan password yaitu link dokumen yang bisa diakses akan muncul kemudian dapat di klik dan dapat terkoneksi langsung ke folder dokumen yang diinginkan.

 Tampilan folder dalam Google Drive yang dituju Langkah selanjutnya yaitu memilih file yang diperlukan

LAPORAN AKTUALISASI

apt. Sukmawati A. Damiti, S.Farm., M.Farm.Klin NIP. 19890523 202012 2 007 Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Angkatan IV Balai Pelatihan Kesehatan Cikarang Kementerian Kesehatan Tahun 2021

VISI

“Mewujudkan Institusi Pendidikan Tinggi Kesehatan yang Unggul, Berkarakter, Berbasis Kearifan Lokal dan Menuju Daya Saing Global Tahun 2024”

MISI 1.

Menyelenggarakan tridharma perguruan tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent

Mengembangkan kemitraan yang mendukung peningkatan tridharma perguruan tinggi dan pendayagunaan lulusan yang berkarakter

Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan

Visi & Misi

Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

STRUKTUR ORGANISASI POLTEKKES KEMENKES PALANGKA RAYA

KEDUDUKAN Politeknik Kesehatan Kemenkes Palangka Raya adalah unit pelaksana teknis di lingkungan Kementrian Kesehatan yang berada dibawah dan bertanggung jawab pada Kepala Badan PPSDM Kesehatan. Poltekkes Kemenkes Palangka Raya dipimpin oleh seorang Direktur.

Profil Peserta Nama :

apt. Sukmawati A. Damiti, S.Farm, M.Farm.Klin.

NIP

:19890523 202012 2 007

Pangkat/Golongan : Penata Muda / IIIb Jabatan

: Dosen

Unit Kerja

: Prodi D-III Kebidanan

Satuan Kerja

: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Pendidikan

: S2 Farmasi Klinik Universitas Airlangga

Penapisan Isu Teknik AKPL 1. Rencana tindak lanjut AMI tidak terjadwal rutin 2. Kendala dalam penanganan limbah laboratorium

Tidak masuk dalam kategori isu terkini (A) serta tidak memiliki potensi untuk menjadi masalah yang kompleks (P)

Tidak Memenuhi Syarat Memenuhi Syarat 1. Belum optimal penanganan pengendalian gratifikasi 2. Perlunya analisis terhadap unggulan prodi diselaraskan dengan Unggulan Institusi 3. Penerapan K3 di Laboratorium tanpa sosialisasi rutin 4. Belum optimal integrasi Data Tridharma Perguruan Tinggi yang akan diaudit secara Internal

Keterangan : A (Aktual) K (Kekhalayakan) P (Problematik) L (Kelayakan)

: Isu yang sedang hangat dibicarakan atau isu terkini : Berdampak pada banyak orang : Memiliki potensi menjadi masalah yang kompleks :Isu masuk akal, realistis, logis dan dapat diselesaikan sesuai tugas, hak, wewenang dan tanggung jawab.

TEKNIK PENETAPAN CORE ISU Keterangan Skala Likert :. 1. : sangat kecil/ sangat rendah pengaruhnya 2. : kecil pengaruhnya 3. : sedang/ cukup pengaruhnya 4. : besar/ tinggi pengaruhnya 5. : sangat besar/ sangat tinggi pengaruhnya

Urgency : Harus segera dibahas karena terkait dengan digitalisasi data dari hasil pelaksanaan tridharma perguruan tinggi dan komponen lainnya untuk segera di evaluasi persiapan AMI Seriousness :

Growth: Kemungkinan memburuknya isu jika tidak diselesaikan yaitu menyulitkan saat recall data/ data hilang dan sikap tanggung jawab dari masing-masing PJ terhadap data semakin tidak terlatih.

Isu iini jika tidak segera ditangani maka memiliki dampak terhadap tidak terkontrolnya data yang diarsipkan sehingga dapat memungkinkan terjadi kehilangan data dan menyulitkan saat proses audit dilakukan

Penyebab Isu Product

Belum terdapat tempat khusus untuk integrasi data terkait penilaian AMI pada website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

People E-SPMI dari BPPSDM saat ini sudah tidak digunakan.

Data yang dikumpulkan dalam google drive belum diklafikasikan dengan baik sesuai dengan kriteria penilaian Format penilaian AMI saat ini akan diperbaharui mengikuti pola penilaian mutu (Checklist AMI)

Belum ada SDM yang ditugaskan secara khusus sebagai pengelola unit penjaminan mutu prodi

Saat proses penilaian akan berlangsung maka semua pegawai baru mulai mencari data lama / dokumentasi lama untuk dikumpulkan sehingga tidak optimal

Process

Diagram Fish Bone

Pembuatan dan penerapan e-SPMI untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan

Matriks Rancangan Aktualisasi

Unit Kerja

Identifikasi Isu

Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Belum ada website E-SPMI (Sistem Penjaminan Mutu Internal) untuk Pelaksanaan Kegiatan AMI (Audit Mutu Internal) di Prodi D-III Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Isu yang diangkat Pembuatan dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis WEB dalam Pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) di Prodi D-III Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Gagasan Pemecahan Isu Membuat E-SPMI sebagai media digitalisasi data yang dipersiapkan untuk pelaksanaan Audit Mutu Internal (AMI) Program Studi DIII Kebidanan Jurusan Kebidanan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Tahapan Kegiatan Pelaksanaan Aktualisasi

Kegiatan 6 Melakukan evaluasi terhadap penggunaan website E-SPMI

Kegiatan 1 Meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor

Kegiatan 2

Kegiatan 5

Konsultasi (Brainstorming) bersama Ketua Program Studi D-III Kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konse, Isi, dan design media yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya pada bar Pusat Penjaminan Mutu

Mengadakan sosialisasi untuk hasil rancangan E-SPMI untuk Prodi D-III kebidanan kepada pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya (Unit-unit Terkait)

Kegiatan 4 Berkoordinasi dengan penanggungjawab data yang akan diintegrasikan berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan ESPMI

Kegiatan 3 Pembuatan website E-SPMI berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI

Jadwal Realisasi Kegiatan Aktualisasi Minggu Ke No

September

Kegiatan

Oktober 1

Meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan 1

pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor Konsultasi (Brainstorming) bersama Ketua Program Studi D-III Kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konse, Isi, dan design media yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya pada bar Pusat Penjaminan Mutu Pembuatan website E-SPMI berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI Berkoordinasi

5 6

dengan

penanggungjawab

data

yang

akan

diintegrasikan berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan E-SPMI Mengadakan sosialisasi untuk hasil rancangan E-SPMI untuk Prodi D-III kebidanan kepada pegawai Poltekkes Kemenkes Palangka Raya (Unit-unit Terkait) Melakukan evaluasi terhadap penggunaan website E-SPMI

13 September 2021 sampai dengan 08 Oktober 2021 (20 hari kerja / 4 minggu)

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

KEGIATAN I

Waktu : 13 s.d 17 September 2021 Tempat:

Ruang Direktur, ruang ketua Jurusan Kebidanan dan WAG

Output : Persetujuan Gagasan pemecahan permasalahan

Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan 1. Memahami pengaplikasian nilai aneka yang telah dipelajari kedalam tahapan kegiatan aktualisasi 2. Memperoleh izin pelaksanaan aktualisasi dari direktur Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 3. Mendapat arahan penyelesaian tahapan dari coach dan mentor untuk pelaksanaan aktualisasi setelah persetujuan pimpinan

Analisis Dampak

“Konsultasi dan meminta persetujuan dari Pimpinan terkait realisasi gagasan pemecahan isu dilanjutkan dengan diskusi bersama Coach dan Mentor”

Status : Terlaksana

Tahapan & Keterkaitan Substansi 1.

Menyampaikan kepada pimpinan (Direktur) terkait gagasan pemecahan masalah sesuai isu yaitu optimalisasi penerapan E-SPMI Konsultasi dan memperoleh persetujuan Pimpinan (Akuntabilitas), gagasan efektif dan efisien berdasarkan tugas fungsi (Komitmen Mutu), data yang benar / jujur (Anti korupsi) (a)

2. Berdiskusi dengan Mentor dan coach hasil konsultsi dengan pimpinan untuk gagasan pemecahan isu Memberikan Informasi yang benar /telah dikaji terlebih dahulu (etika publik), koordinasi dengan mentor (Nasionalisme), komitmen mutu (b, c)

Kedudukan dan Peran ASN Manajemen ASN & Pelayanan Publik

Kurang terarah dalam pelaksanaan aktualisasi dan minim dalam pengetahuan berkomunikasi karena tidak memahami inti dari nilai Aneka

Konstribusi Visi & Misi Visi “unggul” dan Misi Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan.

Penguatan Nilai Organisasi nilai “Nilai Pelayanan” yaitu melakukan upaya peningkatan mutu produk dan jasa secara berkesinambungan yang berorientasi kepada kebutuhan pengguna internal (Kementerian Kesehatan) dan eksternal (stakeholder)

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

K E G I A T A N II Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan Waktu : 20 s.d 24 September 2021 Tempat:

Ruang Kaprodi D-III Kebidanan, Ruang Kapus Penjaminan Mutu, dan ruang Ka Unit TI.

Output : Hasil Konsep, Isi dan Design ESPMI Konsultasi (Brainstorming) bersama Ketua Program Studi D-III Kebidanan, Kepala Pusat Penjaminan Mutu dan Kepala Unit Teknologi Informasi untuk pertimbangan Konsep, Isi, dan design media yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya pada bar Pusat Penjaminan Mutu

Status : Terlaksana

Kedudukan dan Peran ASN WoG & Pelayanan Publik

Tahapan & Keterkaitan Substansi 1.

Berkonsultasi dengan ketua program studi terkait konsep yang akan dimasukkan dalam media E-SPMI Analisa terkait dengan kebutuhaan satuan kerja (komitmen mutu), sifat sopan santun (etika publik) (a)

2. Berkonsultasi dengan Kepala Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan terkait dokumen AMI yang perlu untuk dipublish dan dimasukkan dalam E-SPMI Data benar dan harus segera ditindaklanjuti (anti korupsi) dan berdiksusi (Nasionalisme) (b) 3. Berkonsultasi dengan Kepala Unit Teknologi terkait Design E-SPMI yang akan dirancang dalam website Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Ketepatan waktu dan pertanggungjawaban (Akuntabilitas) (c)

1. Memahami terkait konsep inovasi yang akan diaktulalisasikan 2. Memahami Data apa saja yang perlu untuk dimasukkan sesuai dengan sasaran 3. Mengkomunikasian dengan baik terkait design yang akan dibuat berdasarkan konsep yang kemudian akan dibuatkan rancangannya terlebih dahulu

Analisis Dampak kurangnya pemahaman terkait koordinasi dan etika dalam berkomunikasi sebagaimana termasuk dalam nilai-nilai Aneka

Konstribusi Visi & Misi penerapan media yang akan diotimalisasi sesuai dengan Visi Meningkatkan mutu daya saing global.

Penguatan Nilai Organisasi “Nilai Dasar/Nilai Utama” terbuka, konsisten, kebersamaan, profesional dan bertanggungjawab.

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

K E G I A T A N III Waktu : 20 September s.d 01 Oktober 2021 (dua minggu) Tempat: Ruang Ketua Jurusan Kebidanan (mentor), Ruang Penjaminan Mutu & Pembgembangan Pendidikan, ruang diskusi dan ruang TI.

Output :

Media E-SPMI untuk pelaksanaan AMI

https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/ Pembuatan website E-SPMI berdasarkan rancangan yang akan diintegrasikan dengan data prodi di semester sebelumnya yang telah terklasifikasi sebagian besar berdasarkan Check list penilaian AMI Status : Terlaksana

Tahapan & Keterkaitan Substansi 1.

Mengajukan rancangan E-SPMI kepada Mentor Rancangan E-SPMI yang disetujui dilanjutkan pembuatan Media ESPMI (komitmen mutu), komunikasi secara luring dan daring mengedepakan sikap sopan santun dalam berkomunikasi (etika public) (a)

2. Berdiskusi dan berkoordinasi dengan PJ Penjaminan Mutu untuk content dalam E-SPMI Rembuk bersama pihak yang terlibat (nasionalisme) (b)

Kedudukan dan Peran ASN WoG

3. Berkoordinasi bersama Operator TI Institusi untuk pembuatan media ESPMI sikap tangung jawab dan sumber yang dapat dipercaya (aktuntabilitas & anti korupsi) (c)

Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan 1. Memahami terkait konsep inovasi yang akan diaktulalisasikan 2. Memahami Data apa saja yang perlu untuk dimasukkan sesuai dengan sasaran 3. Mengkomunikasian dengan baik terkait design yang akan dibuat berdasarkan konsep yang kemudian akan dibuatkan rancangannya terlebih dahulu

Analisis Dampak

Dimungkinkan rancangan yang dibuat tidak sesuai dengan yang dibutuhkan (fitur-fitur dalam web) hal ini terjadi karena kurangnya koordinasi serta kurangnya motivasi dalam pelaksanaan aktulisasi, salah satunya dikarenakan melibatkan pihak ketiga dalam pembuatan inovasi.

Konstribusi Visi & Misi Terkait dengan Visi ”Unggul” , Misi “ berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent”

Penguatan Nilai Organisasi Hal ini berkaitan dengan nilai Responsif yaitu tanggap dan proaktif dalam mengevaluasi program yang berkesinambungan

Website E-SPMI

https://poltekkes-palangkaraya.ac.id/

https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

Website E-SPMI

https://spmi.poltekkes-palangkaraya.ac.id/

RANCANGAN HASIL

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

K E G I A T A N IV Waktu : 04 Oktober s.d 08 Oktober 2021

Tempat: Ruang Dosen, daring Output : Terpilihnya Penanggung Jawab terhadap pengisian data yang akan diinput dalam E-SPMI dan hasil Uji coba E-SPMI

Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan 1. Memahami pengaplikasian nilai-nilai aneka dalam tahapan kegiatan 2. Tercapainya kesepakatan untuk penanggung jawab data yang akan diklasifikasikan berdasarkan penilaian AMI 3. Bertambahnya pemahaman dosen prodi terkait cara menggunakan website berdasarkan fitur yang ada.

Analisis Dampak

Berkoordinasi dengan penanggungjawab data yang akan diintegrasikan berdasarkan checklist penilaian dan uji coba penerapan ESPMI Status : Terlaksana

Tahapan & Keterkaitan Substansi 1. Rapat dengan Dosen tetap Prodi DIII Kebidanan untuk penentuan PJ terhadap data yang akan dimasukkan Berkoordinasi bersama dosen PJ mengisi Data E-SPMI (nasionalisme) , mengedepankan sikap tanggungjawab, cermat dan disiplin saat (etika public), Menyusun data digital berdasarkan penilaian AMI (Komitmen Mutu) (a) 2. Tutorial kepada dosen D-III kebidanan untuk cara pengisian data berdasarkan kriteria penilaian AMI Mendukung peningkatan pelayanan dengan penerapan E-SPMI (Akuntabel) dan Mengupload Data yang benar sesuai dengan yang dinilai dalam draft penilaian (antikorupsi). (b)

Kedudukan dan Peran ASN Manajemen ASN dan WoG

Peserta latsar tidak dapat melakukan tindak lanjut pengisian data jika kurangnya koodinasi dengan PJ data yang lebih memiliki pemahaman yang lebih dan akan mengurangi minat dari dosen terhadap inovasi jika tidak diselesesaikan tahapan akhir tutorial dengan mengedepankan nilai-nilai aneka.

Konstribusi Visi & Misi program inovasi untuk mencapai Visi “Unggul” dalam pelayanan

Penguatan Nilai Organisasi Program inovasi untuk meningkatkan pelayanan secara efektif, efisien dan bertanggungjawab. Berkaitan dengan Nilai utama yaitu profesional dan bertanggung jawab serta nilai pelayanan yaitu peningkatan mutu produk

Daftar PJ Data Pemeriksaan Audit Mutu Internal (AMI)

KEGIATAN V

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

Mengadakan

sosialisasi

untuk

Tahapan & Keterkaitan Substansi

Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan

Membuat udangan resmi yang ditanda tangani oleh direktur untuk kegiatan sosialisasi Perencanaan sampai pada tahapan akhir kegiatan di laporkan dengan teliti sesuai dengan pelaksanaannya (antikorupsi)

1. Memahami pengaplikasian nilai-nilai aneka dalam tahapan kegiatan 2. Kelancaran dalam pelaksanaan tahapan kegiatan dari pembuatan undangan sosialisasi sampai kepada acara inti yaitu sosialisasi dirangkaikan dengan tutorial uji coba website E-SPMI

Membuat Daftar sosialisasi E-SPMI

Menyebarkan udangan resmi untuk mengikuti kegiatan yang dimaksud (melalui WA) Pertanggungjawaban (Akuntabel)

Mempersiapkan link zoom untuk melakukan sosialisasi secara daring (delegasi kepada admin Prodi) Bekerjasama dalam pelaksanaan kegiatan sosialisasi (Nasionalisme)

hasil

rancangan E-SPMI untuk Prodi D-III kebidanan

kepada

Kemenkes

Palangka

pegawai Raya

Poltekkes (Unit-unit

Terkait)

Waktu : 04 Oktober Oktober 2021 Tempat: Sosialisasi secara daring “zoom” Output : Media E-SPMI untuk pelaksanaan AMI

s.d 08

Status : Terlaksana

kegiatan

Membuat Materi presentasi terkait Sosialisasi E-SPMI kaitan dengan Pelaksanaan AMI Teknik berpikir kreatif dalam mebuat perangkat E-SPMI (Komitmen Mutu)

Kedudukan dan Peran ASN Pelayanan Publik dan WoG

Hadir

Tutorial / Uji Coba penggunaan ESPMI Sikap tanggungjawab, cermat dan disiplin saat persiapan, pelaksanaan sampai pelaporan kgiatan (etika publik) .

Analisis Dampak peserta latsar dapat dimungkinkan tidak dapat menjalankan tahapan yang telah dirancang sebelumnya, yang mana kegiatan sosialisasi ini memiliki tahapan yang lebih kompleks dibandingkan dengan kegiatan lainnya.

Konstribusi Visi & Misi Visi unggul dan misi “Mengembangkan tata kelola institusi pendidikan yang berbasis teknologi informasi, akuntabel dan mempunyai kemampuan kemandirian dalam pengelolaan”

Penguatan Nilai Organisasi Meningkatkan profesionalitas dan integritas dalam pelayanan yang merupakan nilai dasar/nilai utama dalam tata nilai yang diunggulkan.

PELAKSANAAN KEGIATAN AKTUALISASI

K E G I A T A N VI Manfaat / Hasil Capaian perkegiatan

Waktu : 04 Oktober s.d 08 Oktober 2021 Tempat: Ruang Dosen, media Zoom dan google form Output : Hasil evaluasi terhadap penerapan ESPMI

Tahapan & Keterkaitan Substansi Melakukan evaluasi terhadap penggunaan website E-SPMI Status : Terlaksana

1. Observasi kepada dosen PJ serta tim pengumpul data dan rekan sejawat prodi D-III kebidanan Melakukan wawancara dengan rekan kerja secara cermat dan menghargai pendapat merupakan etika publik serta Penyajian data hasil observasi yang dimasukkan ke dalam laporan penerapan merupakan tangung jawab (transparansi “Akuntabilitas”) (a) 2. Membuat media evaluasi penggunaan ESPMI

Melakukan evaluasi terhadap penerapan E-SPMI (komitmen mutu) dan Bersikap jujur, berani dan bertanggung jawab terhadap hasil evaluasi (anti korupsi) (b) 3. Mendiskusikan bersama pejabat terkait, mentor, coach serta pihak yang terlibat untuk produk inovasi

Kedudukan dan Peran ASN WoG

Berkoordinasi dan Bekerjasama dengan seluruh rekan sejawat dan pihak yang terlibat untuk produk inovasi website ESPMI (nasionalisme) (c)

1. Memahami pengaplikasian nilai-nilai aneka dalam tahapan kegiatan 2. Memperoleh hasil observasi secara langsung dari subject inovasi yang dituju 3. Memperoleh hasil evaluasi dari pengguna website dan menganalisis kepuasan uji coba serta penerapan website

Analisis Dampak peserta latsar dapat dimungkinkan cara melakukan observasi dan media yang digunakan dalam evaluasi serta hasil yang diperoleh tidak akan mudah dalam pelaksanaannya dan akan ada data tidak sesuai jika peserta tidak memiliki prinsip akuntabilitas, anti korupsi dan nilai lainnya dalam nilai aneka

Konstribusi Visi & Misi visi “Unggul” dan Misi “ Menyelenggarakan tridharma Perguruan Tinggi yang berkualitas, berkarakter, berbasis teknologi informasi menuju daya saing global sebagai Center of Excellent.

Penguatan Nilai Organisasi Nilai Pelayanan untuk meningkatkan mutu produk yang terjangkau, sistematis dan Dinamis serta Nilai manfaat “menghasilkan produk yang bermanfaat sebagai penyelesaian isu strategis dan nilai responsif “senantiasa dalam mengevalusi program yang dibuat”

Observasi Dosen PJ

Saran / Masukkan dari Prodi & Unit

Mengenai

Sebelum Aktualisasi

Setelah Aktualsisasi

Pelaksanaa n Audit Mutu Internal (AMI)

Integrasi data Auditee yang akan diperiksa auditor menunggu melalui share link drive atau dibacakan / diampilkan data saat pelaksanaan ami

Integrasi data AMI yang akan dipersiapkan oleh auditee dapat diakses secara langsung oleh auditor melalui website E-SPMI dengan memilih Prodi / unit yang akan di audit

Check List dan Form Penilaian AMI

Check List dan Form Penilaian AMI untuk auditor di berikan langsung oleh tim uppm saat pelaksanaan ami atau sehari sebelumnya

Auditor dapat mendownload Check list dan form penilaian AMI melalui website AMI

Dokumen Mutu PPM

Dapat diperoleh dengan meminta langsung kepada PPM

Dapat di download secara langsung melalui website E-SPMI fitur dokumen mutu (akses tertutup menggunakan password)

Pelaporan pelaksanaa n Audit Mutu Internal

Menghubungi pihak PPM untuk mengirimkan file laporan yang telah dibuat

Mengupload lewat fitur Laporan AMI-Upload Laporan AMI untuk menyetorkan laporan dari masingmasing prodi/unit

Pemahama n Website E-SPMI

Semua website aplikasi harus lewat sosialisasi

baru / tutorial

Manfaat Adapun manfaat dari terpecahkannya isu, diantaranya : 1. Individu peserta

Tersedia manual Book E-SPMI yang dapat dipelajari secara mandiri terkait fitur-fitur website dan cara penggunaannya.

Capaian Penyelesaian Isu

• Mengaktualisasikan Inovasi yang telah dirancang dan dibuat untuk dikembangkan • Memudahkan dalam akses data terkait tridharma perguruan tinggi yang dibutuhkan 2. Pimpinan Langsung / Unit Kerja Memudahkan dalam penyimpanan dan menemukan data untuk kepentingan audit, pelaporan atau kegiatan lainnya 3. Unit Organisasi (UPT) Tercipta inovasi terbaru untuk membantu pelaksanaan Audit Mutu Internal di Lingkungan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya 4. Stakeholder / user Website dapat mempecepat pengambilan data yang diperlukan untuk kepentingan stakeholder ataupun user 5. Institusi pendidikan / instansi lain Dapat menambah motivasi dan memberikan gambaran terkait pembuatan inovasi E-SPMI dimasing-masing intitusi / instansi sebagai media yang digunakan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI).

No 1

Kegiatan Menghubungi

Output

pihak

Durasi dan Waktu 3 hari

Para Pihak

Sumber

Terlibat

Biaya

Tim TI

Tidak Ada

Keterangan

untuk

Tersedia Fitur pada bar audit

Pemberithuan

Menambahkan fitur untuk bagian non

mutu internal untuk integrasi

kepada

akademik yang akan diaudit jika masih

data pemeriksaan audite non

(subjek yang akan di

kurang

akademik

audit)

audite bagian

non

akademik 2

Menghubungi

masing-masing

admin

Tersedia Fitur bar yang pada

prodi

unit

untuk

bagian audit mutu internal dari jumlah prodi /

dan

memberikan menginfokan

terkait

penjelasan untuk

dan

berkoordinasi

untuk

Akdemik

(Jurusan unit yang dibuatkan

spesifik ke prodi) dan non (normal 1 prodi/unit

langsung dengan TI terkait bar untuk

akademik

memasukkan data yang akan di audit

sesuai dengan contoh prodi

(mengikuti bar Prodi D-III Kebidanan

D-III kebidanan

Membuat

Laporan

laporan

lengkap

inovasi

website E-SPMI untuk diserahkan secara resmi kepada Wadir satu dan Pusat Penjaminan Mutu dan Pengembangan Pendidikan dalam

untuk

persiapan

dapat

digunakan

pelaksanaan

Mutu Internal Tahun depan

Audit

waktu tergantung

unit-unit

lengkap

website E-SPMI

terkait

4 hari)

 Ka prodi/ Ka

Tidak Ada

Unit

Pemberitahuan kepada

prodi

dan

unit terkait

 Admin prodi  Ka unit TI  Tim TI

Inovasi

1 minggu

 Wakil Direktur I  Tim Pusat Penjaminan Mutu

Tidak ada

Penyerahan

inovasi

yang dibuat dalam aktualisasi

kepada

institusi

Poltekkes

Kemenkes

Palangka

Raya

Kesimpulan & Saran Pelaksanaan dan waktu kegiatan Semua tahapan aktualisasi inovasi website E-SPMI semua telah dilaksanakan dalam waktu 20 hari / 4 minggu

Option A

Option B

Option C

Option D

Nilai ANEKA dan kedudukan, Peran ASN Mengaktualisasikan nilai ANEKA dan identifikasi kedudukan serta peran ASN pada pelaksanaan Inovasi

Saran

Perubahan selama pelaksanaan Penambahan waktu saat pembuatan website dan cakupan jumlah peserta sosialisasi hanya berdasarkan Bidang akademik (prodi D III/Perwakilan jurusan) & non akademik yang terkait dalam pelaksanaan AMI Respon & Dukungan

Respon positif dari peserta sosialisasi selaku pihak terkait dan dukungan langsung dari Pusat Penjaminan Mutu & Pengembangan Pendidikan serta Unit Teknologi Informasi untuk digunakan pada kegiatan AMI dan berupaya untuk pengembangan

Diharapkan mendapatkan dukungan dari penentu kebijakan yaitu Wakil Direktur I untuk pengembangan Website E-SPMI yang akan dihubungkan oleh Pusat penjaminan mutu dan pengembangan pendidikan serta bantuan unit Teknologi Informasi.

D A F TA R P U STA K A

Tim Penyusun E-Renggar, 2021. Rencana Kinerja Tahunan Poltekkes Kemenkes Palangka Raya Tahun 2021. Palangka Raya: Poltekkes Kemenkes Palangka Raya

Tim Penyusun Renstra, 2020. Rencana Strategis Tahun 2020 – 2024 Poltekkes Kemenkes Palangka Raya. Kota Palangka Raya

Tim Penyusun Laporan Tahunan. 2019. Laporan Tahunan Program Studi D-III Kebidanan. Palangka Raya : Poltekkes kemenkes Palangka Raya

Tim Penyusun Modul Diklat Prajabatan. Modul Diklat Prajabatan Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi

Tim Penyusun Modul Pelatihan Dasar Calon PNS. 2017. Modul Pelatihan Dasar Calon PNS : Manajemen Mutu, Pelayanan Publik & Whole of Goverment (WoG). Lembaga Administrasi Negara

Video E-SPMI

Terima Kasih

Pembuatan Dan Penerapan Sistem Informasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (E-SPMI) Berbasis Web

Articles inside

DAFTAR PUSTAKA

Tabel 3. Analisis Isu

4.8. Manf aat

2.3. Penyebab Isu

1.2. Prof il Peserta