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EXCEL 1. TEMA: HOJAS DE CÁLCULO / INTRODUCCIÓN DATOS

- Conceptos básicos - Libros de Trabajo, Hoja de cálculo - Introducción de datos, texto, números, fórmulas.

Libro de trabajo hasta 255 hojas de cálculo. Para desplazarte utiliza la barra de etiquetas en la parte inferior.

Para insertar una nueva hoja de cálculo, menú contextual de la etiqueta (Botón drcho y elegir opción INSERTAR): Aparecerá el cuadro de diálogo INSERTAR pulsa sobre la opción HOJA de CALCULO y aceptar.

Una nueva hoja de cálculo con el nº4 se insertará en el libro.

También puedes utilizar la barra de herramientas INSERTARhoja de cálculo (observar como se insertan siempre por delante de la hoja que estuviera seleccionada ese momento).

Para eliminar una hoja de cálculo: clik botón drcho sobre la etiqueta de la hojaque deseo eliminar + ELIMINAR. Automáticamente la hoja seleccionada desaparecerá. Otra manera de eliminar hojas de cálculo, desplegar el menú EDICION y seleccionar ELIMINAR HOJA. Pueden moverse o copiarse dentro de un libro de trabajo o a otro distinto.

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Para desplazar una hoja de trabajo dentro del mismo libro hacer click sobre la etiqueta de la hoja que vas a mover y arrastrarla hasta su nueva posición. La hoja cambiará de posición.

Otra forma: pulsar sobre la hoja que se quiere mover con el botón drcho y elegir opción MOVER o COPIAR, aparecerá el cuadro de diálogo “ MOVER o COPIAR, selecciona el punto de inserción de la lista “ antes de la hoja” y pulsar ACEPTAR. ( La hoja se mueve a su posición inicial.

Para copiar una hoja de trabajo dentro del mismo libro, sigue el mismo proceso anterior. PULSAR con botón drcho sobre hoja y selecciona MOVER o COPIAR cuando se abra cuadro de diálogo CREAR una COPIA ( se insertará una copia de la hoja de cálculo).

Si quiero mover o copiar a un libro distinto desplegar el menú contextual (botón drcho) MOVER o COPIAR En el cuadro de diálogo especifica el libro de destino al que quieras mover la hoja de cálculo En el supuesto de querer crear una copia, marca la opción CREAR COPIA.

Cambiar el nombre a una hoja de cálculo: Pulsa con botón drcho sobre ella y elegir CAMBIAR de NOMBRE, la hoja queda resaltada en negro, indica, que puedes cambiar el nombre.

Introducción de datos, Para introducir datos en una celda, seleccionarla haciendo clic en ella. Así pasará a ser la celda activa, tecleamos el texto o los números que vayan a figurar en esa celda, Aparecen en la celda y en la barra de fórmulas

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_ x v fx

Pulsa INTRO o clic sobre marca de comprobación verde para validar el contenido de la celda.

Si pulsamos intro la celda activa será la inmediata inferior.

Las fechas es mejor ( año cuatro digitos) él los modificará y pondrá dos digitos.

Una celda excel puede contener contener 16.000 caracteres.

Cada vez que introduzcamos un texto largo en excel, éste se extenderá por todas las celdas que estén en blanco a su derecha para facilitar su lectura, pero sólo estará en una celda activa.

Usar una plantilla: una plantilla es un libro de trabajo especial que se utiliza como base para crear nuevos libros o nuevas hojas. Es un libro reutilizable.

Para abrir una plantilla, clic en ARCHIVO-NUEVO a la derecha de la pantalla se desplegarán distintas opciones clic en PLANTILLAS GENERALES , se abrirá cuadro de diálogo de PLANTILLAS pincha en la pestaña SOLUCIONES DE H. DE CÁLCULO, aparecerán las diferentes plantillas de excel pinchar sobre la factura ( p.e.) .

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2. TEMA: FORMATO DE FILAS Y COLUMNAS: NOMBRAR CELDAS: Justo debajo de las barras de herramientas, por encima de la cuadrícula está el CUADRO DE NOMBRES. Aquí, siempre aparece la referencia de la celda que tenemos seleccionada.

Este cuadro se utiliza para dar nombre a las celdas o conjunto de celdas, así como para seleccionarlas.

Introduces el nombre Primera y pulsar intro. A partir de ahora la celda A1 se denomina Primera Seleccionamos B5 el cuadro de nombres mostrará la referencia B5.

El ancho y alto de las columnas y filas es algo que se puede personalizar automática o manualmente.

Al colocar el ratón encima de esa marca el puntero cambia, se convierte en una flecha de doble punta, si pulsas botón arrastras y sueltas, incrementas o reduces el ancho de columna.

Esto tb. es aplicable a las filas.

Para cambiar el ancho de varias columnas de manera global, primer seleccionamos todas arrastrando el ratón desde sus cabeceras, hacer clic en FORMATO- COLUMNA-ANCHO de página y las columnas se modifican conjuntamente.

Para modificar el alto de varias filas de forma global, seguimos el mismo proceso. 1º seleccionamos las filas a modificar- FORMATO – FILA- Alto de fila (20..) y el alto de las 4 filas cambia a la vez.

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Autoajustar, es el proceso por el cual las columnas ajustan su tamaño automáticamente a su contenido.

Situarnos en la celda A1 y escribe “ Primer trimestre 2003”.

Para autoajustar una celda a su contenido primero seleccionamos la celda FORMATO-COLUMNA-AUTOAJUSTAR a la selección ( toda la columna A ha modificado su ancho y se ha autoajustado a su contenido).

Esto mismo es aplicable a las filas: FORMATO- FILASAUTOAJUSTAR a la selección.

Seleccionar Celdas: A la hora de seleccionar varias celdas en Excel puede ocurrir que sean contiguas o no. Seleccionar varias celdas contiguas es muy sencillo, pinchar sobre la primera de ellas A1 y arrastra con el ratón hasta la última ( quedan marcadas en azul) seleccionadas.

Para seleccionar celdas que no son contiguas el proceso es diferente: Seleccionamos las celdas A1 B2 C3 D4, seleccionamos A1 click y se convertirá en la celda activa y aparecerá un recuadro negro, seleccionamos B2 de la misma manera pero con la precaución de mantener la tecla CONTROL pulsada mientras haces la selección. De esta manera evitas que la celda A1 se deseleccione, repetimos con las celdas C3, D4.. De esta manera conseguimos seleccionar celdas no contiguas. Las celdas seleccionadas aparecen en azul.

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TEMA 3: FORMATO DE CELDAS : ALINEACIÓN: Para estudiar el formato de celdas copia una tabla como esta.

A

1 2 3 4 5

B Enero Javier 900 Fernan 1000 Ignacio 1600 Elena 1300

C Febrero 1200 950 1600 1500

D Marzo 1100 1150 1300 1000

E Total.

3200 3100 4100 3800

Hay que seleccionar las celdas sobre las que se aplicará el formato. Selecciona los títulos arrastrando con el ratón desde A1 –D1 : FORMATO- CELDAS- GENERAL (las celdas con formato general, no tienen un formato específico de número).

Alineación, desde aquí decides todo lo relativo a la alineación de las celdas.

Selecciona CENTRAR (horizontal-vertical) en las dos luego damos al texto una orientación 30º ACEPTAR. El texto se ha adaptado según lo indicado en el apartado anterior. Pulsa sobre el paso 2 para aprender más cosas sobre el formato de celdas.

FORMATO-CELDAS-Formato Celdas-FUENTE (tipo letra, estilo, tamaño, color) mirar en vista previa ( ves como van a quedar las celdas) ACEPTAR. FUENTE volver a seleccionar cuadro anterior.

BORDES Y TRAMAS: FORMATO- CELDAS-FORMATO DE CELDAS-BORDES. Elegimos un color, un estilo de línea y pulsar CONTORNO, la ventana de vista previa mostrará el resultado final, este será el borde exterior de la tabla.

Elegir otro color, otro estilo... y pulsar sobre interior ( este será el borde exterior de la tabla ). ACEPTAR. AUTOFORMATO DE CELDAS

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Tramas ( color de fondo ) Seleccionamos las celdas.

FORMATO-CELDAS-TRAMAS ( seleccionar color de fondo que ACEPTAR.

queramos)

AUTOFORMATO DE CELDAS : El proceso de dar formato en Excel puede ser realizado automáticamente.

A

1 2 3 4 5

B Enero Javier 900 Fernan 1000 Ignacio 1600 Elena 1300

C Febrero 1200 950 1600 1500

D Marzo 1100 1150 1300 1000

E Total.

3200 3100 4100 3800

Seleccionamos tabla ( todo en azul ) FORMATO-AUTOFORMATO (aparece cuadro diálogo autoformato) elegimos el que más nos guste. ACEPTAR. La tabla se modifica automáticamente.

Para insertar una nueva COLUMNA en la tabla ya creada primero seleccionamos aquella columna por delante de la cual se insertará la nueva. Para seleccionar por completo la columna E hacer click en la cabecera de la columna justo donde está E, hacer clic en menú: INSERTAR-COLUMNAS ( una nueva columna se ha insertado en la tabla), rellenarla con los datos de Abril..

Para insertar una nueva FILA el proceso es similar, seleccionar aquella fila que esté por encima de la cual aparecerá la nueva fila insertada INSERTAR-FILAS y una nueva fila aparecerá y rellenamos.

Para eliminar una fila o columna completa la seleccionamos, hacemos click en EDICIÓN-ELIMINAR, la columna desaparecerá.

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Además de filas y columnas completas también es posible insertar celdas individuales: INSERTAR-CELDAS (aparece cuadro de diálogo insertar celdas: 2 opciones hacía drcha. hacia abajo, elegimos la que queramos y ACEPTAR. Para eliminar celda : EDICIÓN – ELIMINAR.

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4. TEMA : AUTORELLENO . FORMATO DE DATOS. Autorrelleno, escribimos la palabra “ enero” dentro de la celda y pulsamos INTRO. Seleccionamos la celda “ enero” y aparece un cuadro negro en la esquina inferior derecha.

Cuando el ratón se acerca a él cambia por una cruz ( esto es el controlador de relleno ), estiramos hacía abajo sin soltar el ratón y la lista de los meses aparecerá automáticamente. Lo mismo ocurre con los días de la semana, con una fecha cualquiera, números sucesivos ( escribes los dos primeros y los seleccionamos ) a partir de ahí tirar del controlador.

Copiar tabla en la hoja 1 de tu libro de trabajo.

A

C

D

Ventas 1999

Ventas 2000

Ventas 2001

Prod.A

100

115

105

Prod.B

105

110

95

1 2 3 4

B

E

SELECCIONAR – COPIAR : reborde intermitente.

Seleccionar A5 y pulsar sobre botón PEGAR así copiamos la tabla en la misma hoja de cálculo. Para que desaparezca intermitente dar a ESCAPE. Para cortar lo que hemos copiado antes SELECCIONAR F1 y pulsar PEGAR sobre barra de herramientas, la tabla se pegará a partir de la celda F1 y desaparece la anterior.

EDICIÓN- Pegado especial aparece cuadro de diálogo de pegado especial, por defecto aparece seleccionar. TODO pero tienes distintas alternativas. p.e. FORMATOS y Excel pegará el formato de la tabla, luego ACEPTAR. En principio no ha pegado nada, pero ha dejado seleccionado aquel área que ocupará la

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tabla, al introducir los datos toman el formato de la tabla anterior.

Formato de datos: Clic en FORMATO y selecciona CELDASNÚMERO por defecto general, cambiamos a moneda y símbolo € -ACEPTAR. Ha pasado a formato numérico.

12,51 16,37 19,52 15,44

13€ 17€ 20€ 15€

Otro ejemplo: Seleccionar- formato – celdas – número número( marco 1 posic. Decimales y clickar. Y usar separados de miles – aceptar.

Este tb. lo puedes aplicar desde botón barra herramientas E % ooo.

12535,02 22115,87 24751,36 15439,84

12.535,00 22.115,9 24.751,4

Formato Fechas- Horas : Para cambiar el formato fechas / horas.

Seleccionar- formato- celdas- número- categoría fecha- tipo: elegimos formato –fecha que interesa – Aceptar.

11/05/03 - 12/05/03 - 13/05/03 11 de mayo de 2003

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5.TEMA: FORMULAS Y FUNCIONES (Uso de las funciones).

Introducci贸n de F贸rmulas: Una f贸rmula siempre se introduce con el signo ( = ), para sumar pe. Situarnos donde se quiere obtener el resultado.

F4 A 1 2 3 4

fx = B4 + E4 B

C

D

E

123

456

F

-----

El ordenador al dar intro interpreta que queremos sumar B4+E4 y el resultado en F4.

Crear una F贸rmula sencilla:

fx = B2 * 16%

1 2 3 4

A

B

C

D

E

Producto

Precio Coste

IVA

Precio Venta

Beneficio

Producta A

650

= 104

754

104

Producta B

320

51,20

371,20

51,20

Producta C

460

73,60

533,6

73,60

Sabiendo que el IVA es el 16%, para calcular la columna completa situarse en aquella celda en la que vaya a aparecer el resultado y escribir el signo (=).

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Selecciona con el ratón aquella celda con la que vas a operar, la B2, aparecerá un recuadro intermitente sobre ella, mientras que en C2 se mostrará su referencia.

Utilizando el teclado numérico marco el símbolo e la multiplicación el asterisco (*) seguido de 16% y luego INTRO. La celda C2 mostrará el resultado, mientras que la barra de fórmulas mostrará la fórmula.

Situarse en la celda C2, utilizando el controlador de relleno rectángulo con cuadrado en esquina inferior copiar el contenido al resto de las celdas. El resultado ha de ser como el que muestra la imagen. Sitúate en la celda D2 y escribe el signo = ( Precio venta = Precio coste+IVA ).

Pulsa B2, pulsa sobre el signo + del teclado numérico y por último pulsa C2. Las celdas que vas a sumar quedarán remarcadas. Pulso Intro, la celda D2 muestra el resultado de la fórmula y la barra de fórmulas la muestra de la fórmula. Copia la fórmula al resto de celdas usando el controlador de relleno.

El resultado será como aparece en la imagen, sitúate sobre la celda E2 para calcular el beneficio y escribe signo = Beneficio = PVP Coste – PVP Venta Pulsar sobre la celda B2, después teclea el signo – del teclado numérico y pulsa D2, las celdas quedarán remarcadas. Pulsa INTRO. Fx = D2 – B2 La celda mostrará el resultado y la barra de fórmulas mostrará la fórmula. Copia la fórmula al resto de las celdas.

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Autosuma : Partiendo de la siguiente tabla, se van a calcular las ventas totales por meses y por artículos utilizando la AUTOSUMA. A 1 2 3 4 5

B

C

D

E

Enero

Febrero

Marzo

Total

Lámparas

15

8

3

26

Sillas

12

9

5

26

Mesas

16

6

10

22

TOTAL

84

La AUTOSUMA requiere seleccionar los datos que se desean sumar, incluyendo en la selección aquellas celdas en las que aparecerá el resultado.

Con la selección hecha, pulsar el botón AUTOSUMA de la barra de herramientas. Las celdas vacías mostrarán ahora el resultado de la AUTOSUMA Pincha sobre una celda vacía para seleccionar la tabla.

A partir del siguiente cuadro se hallará la NOTA MEDIA de cada alumno utilizando el sistema de funciones de Excel situarse en la celda E2

A 1 2 3 4 5

Alumno

B

C

D

1er Trimestre

2. Trimestre

3

5,8

7,5

Mercedes

9,8

7,5

6,25

Roberto

2,5

5,25

4,5

Elena

7,2

7,25

6,9

Ruben

E

3er. Trimestr Nota Media

Insertar – Función seleccionar estadística-Promedio-Aceptar.

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Proteger celdas: Consiste en bloquearlas de manera que se impida trabajar con ellas evitando su modificación.

SELECCIONAR tabla completa – FORMATO- CELDAS Proteger x bloqueada – ACEPTAR. Otra forma : HERRAMIENTAS- PROTEGER- proteger hoja (insertar una contraseña ( opcional) Contraseña para proteger hoja)- ACEPTAR - vuelve a escribir la contraseña.

Volver a intentar modificar un dato, Excel te indicará mediante un mensaje, que las celdas están protegidas.

Para modificar una celda o un gráfico protegidos, quita la protección usando el comando desproteger ( puede que pida una contraseña). ACEPTAR.

Pegar función : Fx = PROMEDIO (B2=D2) A 1 2 3 4 5

Alumno

B

C

D

E

1er Trimestre

2. Trimestre

3

5,8

7,5

5,4333333

Mercedes

9,8

7,5

6,25

7,85

Roberto

2,5

5,25

4,5

4,083333

Elena

7,2

7,25

6,9

7,2

Ruben

3er. Trimestr Nota Media

En la celda seleccionada aparece el resultado de la función, mientras que en la barra de fórmulas muestra la función misma.

Sitúate sobre la celda que muestra el resultado final, y utilizando el CONTROLADOR DE RELLENO, copia la fórmula al resto de las celdas para obtener las demás notas. El resultado será Nota media.

Utiliza el botón disminuir decimales de la barra de herramientas para mejorar el aspecto de las celdas. Pulsar sobre una celda vacía para deseleccionar.

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6.TEMA: GRÁFICOS / EDITAR GRÁFICOS Insertar gráficos Propiedades de los gráficos ¿Cómo modificar un gráfico?

Asistente para gráficos: INSERTAR-GRAFICO-COLUMNAS- Subtipo 1SIGUIENTE- El asistente paso al 2 paso- clic en botón de OCULTACIÓN de CUADRO DE DIÁLOGO. SELECCIONAR LOS DATOS QUE QUEREMOS REPRESENTAR A1-D5 VOLVER A DESPLEGAR BOTÓN OCULTACIÓN CUADRO DE DIÁLOGO pulsar siguiente- pulsar TITULOS: poner títulos al gráfico y después SIGUIENTE. AL finar te pregunta donde ubicar : en una hoja nueva, como objeto en : Hoja 1FINALIZAR.

A 1 2 3 4 5 6

B

C

D

TOTAL

ENERO

FEBRERO

MARZO

MESAS

50

58

63

171

SILLAS

46

54

45

145

LAMPARAS 38

30

40

108

CUADROS

25

20

85

40

TOTAL

Ventas 1er. Trimestre artículos/unidades.

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Otra manera de crear un gráfico es partiendo de los datos: INSERTAR – GRÁFICO (tipo: lineas) subtítulo 1ªopción.

SIGUIENTE muestra el 2º paso del asistente los DATOS DE ORIGEN siguiente títulos: TITULO GRÁFICO: Ventas por región SIGUIENTE dónde colocar el gráfico- FINALIZAR.

Editar Gráficos: 1. Cambiar el tipo de Gráfico. Seleccionamos el gráfico: GRAFICO – TIPO de gráfico se abre cuadro de diálogo tipo de gráfico elegimos barras pulsamos 2 ACEPTAR. Automáticamente el gráfico cambia de aspecto.

*enero * febrero *marzo La leyenda se mostrará en la parte de abajo.

Para cambiar rótulos de datos : GRAFICO-OPCIONES de GRAFICO- Rótulos de datos – ACEPTAR.

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RANGOS : DEFINIR NOMBRE Menú INSERTAR- NOMBRE- DEFINIR y poner nombre.

Si queremos realizar alguna operación con dichos rangos, no hay más que llamarlos por su nombre y hacer las operaciones correspondientes p.e: = SUMA (GETAFE :LAS ROZAS) CORTAR, COPIAR, PEGAR RANGOS Seleccionar rango que se quiera cortar o copiar ( haciendo clic y arrastrando).

Después de usar los mismos iconos de la barra de herramientas FORMATO (cortar-copiar) y ponerse en el nuevo sitio donde se quiera insertar ( solo queda usar el icono pegar).

RELLENO AUTOMÁTICO Seleccionar bloque de celdas a rellenar vamos a ver el relleno normal o automático.

EDICIÓN – RELLENAR- HACIA ABAJO arrastrando.

Una posibilidad muy interesante es rellenar el rango en forma de progresión. Para ello elegir: MENU EDICIÓN- RELLENAR – SERIE y sale cuadro de diálogo: Serie

ACEPTAR.

Tipo

Unidad de Tiempo

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El relleno automático se utiliza el grupo series en para especificar si lo rellenará siguiendo las filas o las columnas.

Existen 4 tipos : 1. Progresión lineal ( ej.: 2,4,6,8.....)

2. Progresión geométrico ( ej.: 1,2,4,8,16........)

3. Progresión cronológica : fecha, día laborable, mes, año..

4. Autorrellenar con el que se puede llenar automáticamente con datos no numéricos.

El cuadro de texto de incremento se utiliza para especificar el salto de progresión entre una cifra y la siguiente; p.e., el incremento en la lista 2,4,6,8,10 es

2

En el límite se puede indicar el número máximo que ha de alcanzarse.

PLANTILLAS PROPIAS DE EXCELL: En Excel, una plantilla es un libro ( u hoja ) de trabajo especial que se utiliza como base para crear nuevos libros de trabajo, o nuevas hojas dentro de un mismo libro.

Una plantilla es tan solo un libro de trabajo normal que se ha identificado como plantilla y almacenado en una carpeta de plantillas especial.

Excel muestra distintas plantillas útiles a elegir una plantilla de FACTURA, de PEDIDO, AMORTIZACIÓN de un PRÉSTAMO, etc... tb. se puede elegir una de las plantillas personalizadas que se hayan podido almacenar previamente.

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CREAR PLANTILLAS PROPIAS Se puede convertir cualquier libro de trabajo en plantilla.

Para crear una plantilla desde el principio hacer: Crear un libro de trabajo nuevo, o abrir una ya existente.

Seleccionar ARCHIVO-GUARDAR ( para desplegar el cuadro de diálogo) GUARDAR COMO. Seleccionar PLANTILLA en la lista desplegable GUARDAR COMO TIPO. UTILIZAR PLANTILLAS DE LIBRO DE TRABAJO Una vez almacenado un libro de trabajo como plantillas, aparece como icono de documento de Excel siempre que se seleccione.

MENÚ- ARCHIVO- NUEVO- PLANTILLAS GENERALES. p.e. si se ha guardado un libro de trabajo como una plantilla llamada FACTURA, el nuevo cuadro de diálogo será: MENÚ FORMATO-ESTILO( cuadro diálogo: normal,.....

Se puede crear un estilo escribiendo el nombre en el cuadro de estilo. En el botón MODIFICAR se abrirá el cuadro diálogo FORMATO de celdas desde donde se pueden añadir las especificaciones a nuestro estilo y después pulsar AGREGAR. Se debe usar el botón COMBINAR cuando se quiera copiar estilos de un libro abierto en nuestro libro. Para aplicar un estilo seleccionar el RANGO DE CELDAS, entrar en el CUADRO DE DIÁLOGO ESTILO y pulsar ACEPTAR.

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PLANTILLAS PREDETERMINADAS DE EXCEL: FACTURAS/PEDIDOS 1. ARCHIVO-NUEVO, nos aparece en la derecha panel de taresas ( siempre que esté activada la opción correspondiente en él . MENU VER- Panel de Tareas.

2. SELECCIONAR en el Panel de Tareas – PLANTILLAS GENERALES.

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7.TEMA: COPIAR Y PEGAR entre hojas de cálculo: Referencias relativas y absolutas.

A

B

C

D

1

Ventas 1999

Ventas2000

Ventas 2001

2 3 4

100

115

105

105

110

95

Copiar esta tabla en la hoja 1 de tu libro de trabajo.

Seleccionar, presionar sobre icono de copiar en barra de herramientas. Observa como alrededor de la tabla aparece in borde intermitente.

Pasa a la hoja 2 de tu trabajo haciendo clic en la parte inferior y pulsa el icono de PEGAR. Con este proceso, has conseguido copiar la tabla de una hoja a otra dentro del libro de trabajo. Ahora la tabla está en la hoja 1 y en la hoja 2 Vuelve a la hoja 1 selecciona de nuevo la tabla y pulsa sobre icono CORTAR en la barra de herramientas. De nuevo aparecerá un recuadro intermitente alrededor de la tabla.

Sitúate en la hoja 3 y sobre el icono PEGAR automáticamente se pegará la tabla en la hoja 3 habiendo desaparecido en la hoja 1.

El proceso cortar quita las celdas de un sitio para pegarlas en otro.

Estos procesos también los puedes hacer desde menú EDICION, aunque desde barra de herramientas es más cómodo.

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APLICAR REFERENCIAS ABSOLUTAS Y RELATIVAS: Utilizando referencias relativas y absolutas, hallaremos los resultados de la siguiente tabla.

IVA: %16 A PRODUCTO 1 ProductoA 2 3 4

B

C

D

UDS.VENDIDAS P.V.P

BENEFICIO BENEFICIO*IVA

15

24,92

“

B

20

32,15

=B2*C2 378,8 643

“

C

18

28,35

510,3

Sitúate en la celda D2 y escribe la siguiente fórmula =B2*C2, para hallar el beneficio obtenido en cada producto.

Una vez obtenido el resultado, estira el CUADRO DE RELLENO para copiar la fórmula al resto de las celdas. Esto son referencias RELATIVAS. La fórmula se ha copiado al resto de las celdas teniendo en cuenta la diferencias de filas y columnas de la celda en la que estaba la fórmula respecto a aquella que se copia.

Observa ahora, la celda D3 es el resultado de multiplicar =B3*C3 y la celda D4 es el resultado de =B4*C4.

Sitúate en E2 y teclea la fórmula =D2 $B$7. Al poner $ delante de la columna y la fila de la celda B7, le indicas a Excel que se trata de una referencia ABSOLUTA. Estira el cuadro de relleno para copiar la fórmula al resto de las celdas.

Observa como la celda E3 es el resultado de multiplicar = D3*$B$7, y la celda E4 es el resultado de = D4*$B$7 la celda B7 no se ha movido al copiar las fórmulas porque se trata de una referencia absoluta.

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RELACIONAR DISTINTAS HOJAS DE CÁLCULO Para referenciar hojas de un libro de trabajo se escribe el nombre_de_hoja ! fila / columna. Un nombre de celda con referencia a otra sería :

HOJA1 ! C4 Si se tiene un libro de trabajo ( llamado Empresa) y éste tiene 2 hojas de cálculo activas ( es decir, con datos), La 1ª hoja debe llamarse VALENCIA y la segunda SEVILLA, tal como se ve a continuación.

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8.TEMA: LISTAS / ORDENAR DATOS

Lo primero a la hora de crear una lista, es que insertes los encabezados de las columnas.

A 1 2 3 4

B

C

D

VENDEDOR

MES

SECCION

UNIDADES

PVP/UNIDAD

Sanchez

Enero

Textil

10

150

López

Febrero

Moda

12

100

García

Marzo

Yogures

10

95

Para los encabezados utiliza siempre un formato de celdas distinto al del resto de la lista.

El siguiente paso consiste en insertar información en cada campo, rellenar lista.

Para pasar de un campo a otro a través del tabulador, si deseas ir al campo anterior MAY+TABULADOR. Evitar colocar filas y columnas en blanco a la hora de diseñar una lista, podría ocasionar problemas en el futuro.

Insertar en cada columna siempre el mismo tipo de información, si es texto, siempre texto, si son caracteres numéricos siempre caracteres numéricos, con ello se evita que haya más de una lista en una hoja de cálculo. Algunas operaciones podrían no funcionar correctamente.

ORDEN. ORDEN SIMPLE: Para ordenar una columna utilizando un ORDEN SIMPLE sitúa el cursor en cualquier celda de la columna a ordenar, pulsa el botón ORDEN ASCENDENTE para ordenar la columna alfabéticamente empezando por la A - Z, también puedes ordenar por ORDEN DESCENDENTE de la Z – A y los campos se ordenan comenzando por la Z.

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ORDEN COMPLEJO: Permite ordenar la lista por varios criterios a la vez. Situar el cursor en cualquier celda de la lista, hacer clic en menú DATOS y elige ORDENAR ordena primero por mes luego por vendedor luego por SECCIÓN. Marca la casilla si para indicar que la lista tiene fila de encabezados, luego ACEPTAR.

FILTRAR DATOS: Para aplicar autofiltro, situar el cursor en cualquier celda de la lista, pulsar DATOS - FILTRO- AUTOFILTRO. Observaremos que junto a cada cabecera se ha añadido una flecha, si pinchamos sobre ellas se abrirá un menú con las distintas opciones de cada campo.

Vamos a filtrar de la lista todas las ventas de López en la sección Moda. Desde la cabecera de vendedor selecciona López, ahora la lista solo muestra las ventas de López. Se han ocultado el resto de los registros, las columnas con autofiltro aparecen en azul.

Desplegar menú SECCIÓN- MODA, ahora la lista solo muestra ventas López Moda, Para mostrar todos los datos elegir opción TODAS en las columnas con autofiltro, y aparecerán todos los datos de nuevo.

Para quitar el autofiltro selecciona Datos, elegir FILTRO y pulsar sobre autofiltro. Al pulsar autofiltro se quitan las flechas de la cabecera.

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9.TEMA: PROTEGER DOCUMENTOS: Protección Documentos. Seguridad en los Archivos. Cambiar contraseña/Protección.

PROTEGER DOCUMENTOS: Abrir el documento que quieras proteger con contraseña.

Pulsar ARCHIVO- elige guardar como- elige guardar en MIS DOCUMENTOS pulsa sobre HERRAMIENTAS- Opciones Generales se abre cuadro diálogo OPCIONES para guardar y escribe una contraseña para abrir el libro y ACEPTAR, vuelve a escribir la contraseña y ACEPTAR. Guarda el documento con el nombre VENTAS Primer Trimestre y pulsa sobre GUARDAR. Cierra el documento haciendo clic en ARCHIVO y pulsar CERRAR. Para volver a abrir el documento pulsar ARCHIVO Ventas Primer Trimestre, aparece un cuadro indicando que el archivo está protegido- Contraseña y ACEPTAR. PROTEGER CELDAS: Consiste en bloquearlas de manera que se impide trabajar con ellas evitando su modificación.

Selecciona la tabla completa, pulsa FORMATO- CELDAS (formato de celdas) selecciona la ficha PROTEGER. Asegúrate que la casilla está bloqueada está marcada y pulsa ACEPTAR. Otra forma : PROTEGER-Proteger hoja -ContraseñaACEPTAR.

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10.TEMA: OPCIONES DE IMPRESIÓN : impresión Documentos.

OPCIONES DE IMPRESIÓN: Para cambiar la orientación de una página, ARCHIVO-Configurar página- pulsar pestaña Página- horizontal. Vista preliminar para ver resultadoCerrar.

Para eliminar una hoja de cálculo: hacer clic en botón drcho.

Sobre la etiqueta de la hoja que desees eliminar – ELIMINAR. AREA DE IMPRESIÓN: Para configurar un área de impresión: ARCHIVO-Configurar página- hoja área de impresión permite seleccionar el rango a imprimir. Pulsar sobre el botón Ocultación de cuadro de diálogo.

El cuadro de diálogo se minimiza, seleccionamos el rango (A1:B4) vuelve a maximizar el cuadro de diálogo pulsando sobre OCULTACIÓN pulsar Vista preliminar (para ver resultado) el área a imprimir sería......

AJUSTAR MÁRGENES: Para configurar márgenes pulsar ARCHIVO y selecciona Configurar página – Márgenes:-Superior 4 Inferior 3 Izdo.2,5 Drch. 2,5

Muestran el espacio en cm. Desde el borde papel hasta el inicio del área de impresión. Pulsar horizontal – vertical y ACEPTAR.

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IMPRIMIR DOCUMENTOS: ENCABEZADO Y PIE DE PÁGINA: Para crear un encabezado y pie de página, seleccionar en mané VER- encabezado y pie de página en el cuadro de diálogo CONFIGURAR PÁGINA pulsar PERSONALIZAR encabezado. Sitúale en el cuadro sección izquierda ( escribir lo que quieras ) Puedes aplicarle formato pulsando FUENTE. Sitúale en sección (7) pulsa sobre icono insertar fecha deja espacio en blanco y pulsa insertar hora.

Sitúate en cuadro Sección Drcha. Y escribe tu nombre Aceptar.

Ahora PERSONALIZAR PIE

Sitúate en sección central – Insertar pégina, insertar ina barra invertida y pulsa icono insertar nº de páginas ACEPTAR. Si deseas dar a IMPRIMIR.