E magazine facility awards 2014 nl

Wie wordt Facility Manager van het jaar ?

Guy Eeckhout, Barco Facility & Maintenance Manager

Ann Troch, D.E Master Blenders 1753 Facility Manager

Guy Vanhoorde, Stad Gent Departementshoofd Facility Management

Henk Vincent, AZ Alma - Sijsele-Damme Directeur van de facilitaire diensten & Masterplan

Koen Vergauwen, Delta Lloyd Bank Afdelingsverantwoordelijke Facility Management

Michel Van Dongen, USG People Belgium Real Estate & Facility Manager

Ontdek in dit magazine de genomineerden!

→→

Vier met ons de laureaten en de best practices van het Facility Management

De prijs ‘Facility Manager of the Year’ wordt toegekend aan een man of vrouw die door zijn of haar manier van denken, visie, engagement en inspanningen bijgedragen heeft tot het succes van de onderneming of organisatie waarvoor hij of zij werkt. Op die manier heeft hij of zij eveneens het beroep van Facility Manager bekendheid en erkenning bijgebracht en bijgedragen tot de professionalisering ervan.

De ‘Facility Awards’ prijsuitreiking zal op 29 april 2014 in de SkylinE40 te Aalst plaats vinden. De meest verdienstelijke Facility Managers en de winnaars van de ‘Best FM Thesis’ award zullen uit handen van de juryleden deze Oscars van het Facility Management in ontvangst mogen nemen.

Wees erbij tijdens deze feestelijke avond!

De presentatie van de ceremonie is in handen

Een organisatie van

van de charismatische Christophe Deborsu, die zowel in Vlaanderen als in Wallonië gekend en geliefd is.

Meer informatie, volledig programma en inschrijving via www.facility-awards.be of www.ifma.be

De Facility Awards worden jaarlijks door IFMA georganiseerd, in samenwerking met vele partners

CORPORATE Sponsors :

EVENT Partners :

MEDIA Partners :

HOSTING Partners :

2

FACILITY AWARDS 2014

Voorwoord Beste collega’s, Beste vrienden, Naar goede traditie organiseert IFMA Belgium ook dit jaar de nominatie van ‘beste Facility Manager van het jaar’. Zes managers werden door het publiek en een professionele jury naar voor geschoven en zullen strijden om de eer als ‘Facility manager of the year 2014’ uitgeroepen te worden.

De genomineerden zijn:

© Bernard De Keyzer

• • • • • •

Guy Eechout (Facility & Maintenance Manager, Barco) Guy Vanhoorde (Departementshoofd FM, Stad Gent) Ann Troch (Facility Manager, D.E. Master Blenders 1753) Henk Vincent (Directeur Facilitaire Diensten & Masterplan, AZ Alma) Michel Van Dongen (Real Estate & Facility Manager, USG People Belgium) Koen Vergauwen (Afdelingsverantwoordelijke FM, Delta Lloyd)

Om u in staat te stellen een beter inzicht te krijgen in hun best pratices en gerealiseerde vernieuwingen, zullen de genomineerden hun ervaringen in deze editie van Profacility uit de doeken doen: waarom, hoe, waartoe enz. De invloed van elk van hen mag zeker niet onderschat worden en daarom verdienen ze een nadrukkelijke erkenning voor het geleverde werk. Maar slechts één enkele Facility Manager kan op 29 april de ultieme titel in de wacht slepen, toegekend door het publiek én een jury samengesteld uit professionals en academici uit de sector.

Door de spots te richten op de toonaangevende professionals uit de facilitaire wereld, kadert dit evenement perfect in de missie van onze beroepsvereniging: de sector van Facility Management een maximale zichtbaarheid verlenen en verder laten evolueren door bij te dragen aan de ontwikkeling van kennis. Het kernwoord voor de toekomst is hierbij ‘flexibiliteit’. Facility Management moet blijven nadenken hoe de behoefte van de klanten het best gefaciliteerd kan worden de komende 5 en zelfs 10 jaar. Zonder twijfel een boeiende uitdaging voor iedereen die actief is in de facilitaire wereld. IFMA Belgium wil alvast haar steentje bijdragen en alle Facility Managers de nodige ondersteuning bieden.

De uitreiking van de awards zal plaatsvinden op 29 april 2014 tijdens een plechtigheid op de site van SkylineE40 te Erembodegem.

Ik hoop u daar talrijk te mogen verwelkomen.

Jean Morren Voorzitter IFMA Belgium

Het e-magazine over de Facility Awards 2014 werd door Bimedia gerealiseerd in opdracht van IFMA en met de medewerking van het redactionele team van Profacility.

IFMA Pegasuslaan,5 B – 1831 Diegem Tel +32 2 424 12 80 secretary@ifma.be www.ifma.be

Productie

Business Interactive Media bvba Louisalaan, 475 -1050 Brussel Tel. +32(0)2 669 77 65 Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be

Verantwoordelijk uitgever Didier VAN DEN EYNDE dvandeneynde@bimedia.be Redactie Eduard CODDé redactie@profacility.be

© Alle rechten voor overname van teksten, advertenties of illustraties voorbehouden en dat voor alle landen. Ontvangen documenten worden niet teruggezonden. Hun toezending sluit het akkoord van de auteur in voor vrije publicatie.

FACILITY AWARDS 2014

3

“Het zijn de kleine dingen die het ‘m doen.

Niet de kleine lettertjes.”

Patrick Simons, Operations Manager IFS (Integrated Facility Services), bij ISS Belux

Kleine details kunnen belangrijk zijn voor de klant. Dat weet Patrick en daarom luistert hij aandachtig. Door de ogen van de klant naar de prestaties van de ISS-medewerkers kijken, is zijn geheime wapen. Want hij weet dat ISS écht het verschil kan maken in 1001 kleine dingen, en niet in de kleine lettertjes: de hoffelijkheid van de receptioniste, de professionele aanpak van het overleg maar ook, het ordelijk schikken van stoelen in een vergaderzaal.

Dát is de spirit van ISS – wereldwijd een half miljoen toegewijde collega’s ten dienste van uw mensen. Met oplossingen op maat én de kracht van de Human Touch. Zodat u en uw mensen meer tijd hebben voor de core business van uw organisatie.

4

FACILITY AWARDS 2014

FACILITY MANAGEMENT

|

CLEANING

|

SUPPORT

|

PROPERTY

|

C AT E R I N G

|

SECURITY

|

issworld.com/fm

Erkenning voor uitmuntendheid in Facility Management Meer bekendheid geven aan Facility Management in België, maar ook het beroep en zijn best practices in de kijker plaatsen, zijn de doelstellingen die IFMA wil realiseren met

de organisatie van de Facility Awards. Dit jaar zal de prijs ‘Facility Manager van het jaar’ voor de tweede maal uitgereikt worden. Deze verkiezing vindt om de twee jaar plaats, in

afwisseling met de nominatie van het ‘Facility Management Project of the Year’.

D

e prijs IFMA ‘Facility Manager of the Year’ wordt toegekend aan een man of vrouw die door zijn of haar manier van denken, visie, engagement en inspanningen bijgedragen heeft tot het succes van de onderneming of organisatie waarvoor hij of zij werkt. Op die manier heeft hij of zij eveneens het beroep van Facility Manager bekendheid en erkenning bijgebracht en bijgedragen tot de professionalisering ervan. In 2012 werd Arlette Verleyen, Directrice Facilitaire Diensten in het Universitair Ziekenhuis van Brussel, als eerste ‘Facility Manager van het Jaar’ verkozen. Voor deze tweede editie, werden op basis van de nominaties van het publiek zes finalisten verkozen door de 14 leden van de vakjury, afkomstig uit alle deelgebieden van facility management. De zes genomineerden voor de verkiezing zullen uitgenodigd worden voor een voorstelling en gesprek in aanwezigheid van alle juryleden. Na dit gesprek met de genomineerden, maar ook op basis van een reportage die de carrière en persoonlijkheid van elke finalist belicht, zal de jury de winnaar selecteren.

Criteria voor de keuze van de laureaat Zes essentiële criteria worden door de jury in acht genomen voor de uiteindelijke selectie van de Facility Manager van het Jaar: • zijn visie en missie rond het facilitaire beheer van het bedrijf/de organisatie.

• zijn invloed en bijdrage op vlak van (strategisch) bedrijfsmanagement.

• innovatie.

• zijn sociaal en maatschappelijk engagement.

• zijn bijdrage tot de professionalisering van het beroep van Facility Manager.

• zijn managementtechnieken.

die in dit magazine gepubliceerd worden. We nodigen u uit om deel te nemen aan deze verkiezing door online te stemmen voor de kandidaat van uw keuze op www.facility-awards.be/het-publiekstemt. Iedereen mag één keer stemmen. Er zal online gestemd kunnen worden van 25 februari 2014 tot en met 22 april 2014. Het finale resultaat van de verkiezing zal door de publieksstemming (30% van de stemmen) en de stemming van de jury (70% van de stemmen) bepaald worden.

Feestelijke prijsuitreiking Op 29 april 2014 zal de titel ‘Facility Manager van het Jaar’ toegekend worden tijdens de prijsuitreiking in de gloednieuwe SkylinE40 te Aalst. De presentatie van deze plechtigheid is toevertrouwd aan de charismatische Christophe Deborsu, die zowel in Vlaanderen als in Wallonië gekend en geliefd is. Tot de prijsuitreiking blijven de resultaten van de stemmen van het publiek en van de jury geheim. De winnaar zal tijdens deze feestelijke avond bekend gemaakt worden, en de jury zal de keuze toelichten.

Best FM Thesis De finalisten van de Facility Manager of the Year verkiezing zullen niet als enige in de schijnwerpers gezet worden tijdens de prijsuitreiking van de IFMA Facility Awards 2014. IFMA en de Hogescholen zullen bovendien de laureaten van de ‘Best FM Thesis’ bekendmaken. Deze prijzen belonen studenten voor de kwaliteit en originaliteit van hun eindwerk. De laureaten worden gekozen door de pedagogische comités van de postgraduaatopleidingen Facility Management: één laureaat voor de opleiding aan de Kaho St Lieven, één voor de opleiding aan de Haute Ecole de la Stemming door het publiek Province de Liège en een derde laureaat voor de Het publiek zal uitgebreid kennismaken met de zes Erasmushogeschool Brussel. genomineerde Facility Managers via de reportages Kim VERHEGGE n FACILITY AWARDS 2014

5

Plan uw succes met TOPdesk De meest gebruiksvriendelijke ondersteuning voor uw facilitaire afdeling

Met TOPdesk heeft u alles in huis om meldingen, reserveringen en andere taken razendsnel af te handelen. TOPdesk is de enige tool die Facility Management, ICT en HRM perfect integreert. U hoeft alle informatie slechts op één plek te beheren, terwijl elke afdeling zijn eigen veilige werkomgeving behoudt.

Met het Planbord verdeelt u eenvoudig taken onder behandelaars.

Als een taak op een specifiek tijdstip en een specifieke locatie

moet worden uitgevoerd, plant u direct een afspraak in bij de juiste behandelaar. De behandelaar kan deze afspraak inzien in zijn Outlook-agenda. De module TOPdesk Mobile maakt het zelfs mogelijk op locatie meldingen in te zien én af te handelen met de smartphone. Zo zijn uw medewerkers altijd op de juiste plek, op het juiste moment.

Meer weten? Bezoek www.topdesk.be/facilitair

Service Management Simplified 6

FACILITY AWARDS 2014

De jury garandeert neutraliteit in de verkiezing VOORZITTER

VAKVERENIGINGEN

Gert POTOMS

Frank GEETS

Yves BERTHOLOME

André SCHIPPERS

Arlette VERLEYEN

Ghislain VANFRAECHEM

Hilde DERMEZ

Vlaamse Overheid, Agentschap voor Facilitair Management Adjunct Directeur Generaal

VIB (Vereniging voor Inkoop en Bedrijfslogistiek) Ondervoorzitter Vlaamse Overheid, Agentschap voor Facilitair Management Administrateur-generaal

IFMA (International Facility Management Association) Ondervoorzitter Employee Facilities Lead Manager - Belgacom

HFDV (Hoofden Facilitaire Dienst van Verzorgingstinstellingen) Penningmeester

Wim VANCAUWENBERGHE BEMAS (Belgian Maintenance Association) Manager

FACILITY MANAGERS

Frank DECKMYN AZ Jan Portaels Facilitair Directeur

UZ Brussel Directeur Facilitaire Diensten Facility Manager of the year 2012

Ernst & Young Facility Director

ACADEMISCHE WERELD

Alain DELAHAUT

Haute Ecole Province de Liège Coördinator Opleiding Facility Management

Cliff MOSTIEN

KaHo St Lieven Coördinator Opleiding Facility Management

Federale Overheidsdienst Sociale Zekerheid Directeur Facilitaire Diensten

VAKPERS

Germain VERBEEMEN Erasmus Hogeschool Brussel Coördinator Opleiding Strategisch Facility Management

Alex COENE

Roularta Media Group Netmanager Kanaal Z en Canal Z

Didier VAN DEN EYNDE

Business Interactive Media / Profacility Managing Director

FACILITY AWARDS 2014

7

www.krinkels.be

KRINKELS Landschapsaannemer - aanleg & onderhoud Entrepreneur paysagiste - aménagement & entretien

Brussel/Bruxelles T 02 478 51 53 E info@krinkels.be

131215_Krinkels_ad_FR_NL_177x125.indd 1

30/01/14 11:55

Hebt u een receptionist(e) nodig?

Reken dan op Receptel voor een vlekkeloze organisatie

Als Belgisch marktleider nemen wij al 15 jaar de totale organisatie van uw receptie uit handen en zorgen we voor een optimale werking, continuïteit en een feilloos imago. Receptel biedt klanten custom madesamenwerkingsformules en neemt managementtime over van bedrijven voor wie een kwalitatieve receptie van strategisch belang is.

Kies voor ons ‘Outstanding Hospitality’ totaalconcept i.s.m Nespresso, Bene en Proxyclick Met deze high-end totaaloplossing wordt uw receptie voorzien van trendy en kwalitatief designmeubilair van Bene, een Nespresso coffee corner, het interactieve en mobiele communicatiesysteem geleverd door Proxyclick en permanent geleid door ons kwalitatief onthaalpersoneel.

Kortom, met deze formule geeft u de uitstraling van uw onthaal een geheel nieuwe dimensie.

Wenst u meer informatie of een vrijblijvende afspraak?

Contacteer ons dan telefonisch op het nummer 03/800 40 60 of via e-mail sales@receptel.com. Surf naar www.receptel.com voor meer informatie over onze dienstverlening.

8

FACILITY AWARDS 2014 Advertentie Facility Awards.indd 1

31/01/2014 15:43:08

The mover has moved!

Next to the NATO, Brussels Airport, the Belgian Army, Mobistar

Bazellaan 8, Avenue de B창le - 1140 Brussel, Bruxelles T +32 2 344 77 44 - F +32 2 526 19 98 - BE 0429.135.225 www.potiez-deman.be - info@potiez-deman.be

ENJOY YOUR WORK

Ontdek Nespresso Business Solutions Bezoek ons op www.nespresso.com/pro of bel 0800 496 53.

FACILITY AWARDS 2014

9

GENOMINEERDE GUY EECKHOUT

Facility management, maatwerk waarbij de inter Voor Guy Eeckhout is facility management maatwerk voor elke gebruikersgroep binnen

de onderneming. Ervaring is belangrijk, maar inleving en flexibiliteit zijn dat evenzeer. Hij

is ervan overtuigd dat er nog veel werk voor de boeg ligt voor facility management: “Als

discipline moeten we ons meer zichtbaar maken, door met goede oplossingen naar buiten te komen”.

G

uy Eeckhout begon zijn loopbaan in 1984 als ‘proces & equipment’-engineer, wat de verantwoordelijkheid voor het onderhoud van de productieapparaten omvatte.

De link naar de nutsvoorzieningen waaraan deze apparaten gekoppeld zitten, de gebouwen en de infrastructuur zoals clean rooms waarin ze geplaatst werden, wakkerden zijn interesse voor facility management aan. Hij werd preventieadviseur en milieucoördinator, een functie die hem nog meer onderdompelde in de wereld van het facility management.

In maart 2001 nam Guy Eeckhout zijn eerste volwaardige facilitaire functie op als Manager Corporate Real Estate & General Services Benelux bij Alcatel Bell. Zijn eerder opgedane technische ervaring kon hij aanvullen met de definitie en het beheer van de soft services, het beheer van de gebouwen en de juridisch- en technisch contractuele thema’s die hiermee gepaard gaan.

Bovendien gebeurde dit in een internationale context. Sinds april 2011 is hij Facility Manager bij Barco.

het werk te ondersteunen, deze behoefte omzetten in een dienst en deze dienst vervolgens organiseren hetzij met eigen resources, hetzij samen met partners.

Ervaring is daarbij altijd nuttig, maar facility management is nooit een ‘copy-paste’-verhaal. Elk bedrijf heeft haar eigenheden en behoeftes, zodat de facilitaire opdracht steeds maatwerk is, wat ze ook zo boeiend maakt.

“Het is belangrijk om de basisbehoeften niet uit het oog te verliezen” beklemtoont Guy Eeckhout.

“Wat gisteren als een specifieke infrastructuur gold, is vandaag vanzelfsprekend. Zo verwacht iedereen overal te kunnen beschikken over WiFi bovenop een bekabeld netwerk, wat tot voor enkele jaren niet het geval was”.

Facility Manager bundelt vele kwaliteiten De Facility Manager is geëvolueerd van technische specialist tot ‘beheerder van de diensten’. Zelf is Guy Eeckhout overtuigd van een goede evenwichtige mix in functie van de organisatie.

De Facility Manager moet in eerste instantie een Luisteren naar de interne klant ‘people manager’ zijn, omdat de dienstverlening Facility management is voor Guy Eeckhout het door mensen gebeurt - interne en/of externe anticiperen op de behoeften van de organisatie door resources - en bestemd is voor mensen. te begrijpen wat men nodig heeft of zal hebben om

Barco Barco is een internationaal beursgenoteerd technologiebedrijf met hoofdzetel in Kortrijk, dat wereldwijd erkenning geniet als specialist voor gebruiksvriendelijke elektronische visualisatie in zeer uiteenlopende domeinen. De activiteiten zijn opgedeeld in vier kerngebieden: entertainment, healthcare, controlekamers en simulatie, defensie en luchtvaart.

Barco stelt ongeveer 4.000 mensen tewerk, waarvan 20% ingenieurs, en is wereldwijd present in meer dan 90 landen.

De facilitaire dienst is verantwoordelijk voor het corporate real estate en valt onder de personeelsafdeling, de director Facility Management & Environment, Health and Safety, en rapporteert aan de Senior VP - Chief Human Resources Officer.

De afdeling is georganiseerd rond vier technische competence centers (HVAC, Electra, Data/Video/Voice, Building Maintenance & Soft Services), met telkens een facility coördinator die instaat voor de dagelijkse werking. Daarnaast is er een project office van waaruit de facilitaire projecten ondersteund worden en een backoffice voor de administratieve ondersteuning.

10

FACILITY AWARDS 2014

rne klant centraal staat

Strategische focus op mensen Samen met Ronny Smismans (EH&S and Facility Director) worden er voorstellen uitgewerkt die als strategisch mogen worden beschouwd. De adviezen gaan naar het leadership team die de uiteindelijke beslissingen neemt. In deze adviezen is rekening gehouden met de lange termijn visie van het bedrijf en de bedrijfsstrategie in het bijzonder. Men kan dus gerust stellen dat facility management strategisch aanwezig is bij Barco.

Maar ook op het niveau van de (lokale) FMorganisatie is er een strategie ontwikkeld. De interne klant is een partner van facility management, wordt betrokken en maakt deel uit van de acties.

Ook de leveranciers van diensten worden partners.

Facility management mag hen geen problemen verkopen, maar schrijft tenders uit na een grondige behoefteanalyse. Focus op de gebruiker is een nooit ophoudend veranderingsproces.

facilitaire organisatie met verschillende competence centers toe bij. De facility coördinatoren die daarvoor instaan kunnen zo de nodige kennis, zowel in de breedte als in de diepte verwerven en onderhouden om samen met de externe partners de gewenste resultaten te behalen.

Behoefteanalyse als uitdaging voor de toekomst Guy Eeckhout ziet vooral de behoefteanalyse als zeer belangrijke uitdaging, omdat de huisvesting medewerkers centraal plaatst en bijgevolg rekening moet houden met de noden van verschillende generaties.

Werk en privé vloeien steeds meer door elkaar tot één geheel. Op het einde van de dag telt enkel het resultaat. Facility management moet ervoor zorgen dat werken aangenaam is en de totaliteit van de onderneming daardoor beter scoort. Een optimale werk/privé-balans wordt gedurende de ganse loopbaan nagestreefd, maar ziet er voortdurend anders uit. Facility management helpt wat dat betreft zowel de strijd voor nieuw talent te winnen als medewerkers langer tevreden aan de slag te houden. Dat vereist voortdurend anticiperen op nieuwe huisvestingstendensen en een hechte samenwerking met HR en ICT. Eduard Coddé n © Geoffrey Fritsch

Het kunnen werken met en voor mensen, het omgaan met klachten, communicatie met onze stakeholders,... zijn onmisbare eigenschappen voor de dagelijkse FM-praktijk.

Elke Facility Manager is ook een contract manager.

Vaak betreft het contracten met grote financiële impact. Ze moeten juridisch sluitend zijn en tevens de nodige flexibiliteit bieden t.o.v. veranderende behoeften van het bedrijf.

Tenslotte is de Facility Manager een project manager, die kleine en grotere verbouwingswerken, herinrichtingen, maar ook het aanpassen van diensten of invoeren van nieuwe services in goede banen leidt.

Guy Eeckhout, Facility & Maintenance Manager bij Barco

Outsourcen met behoud van interne competentie Eind de jaren negentig werden steeds meer facilitaire activiteiten die door eigen mensen werden uitgevoerd uitbesteed, wat de facilitaire organisatie verplichtte zich drastisch te heroriënteren.

Voor Guy Eeckhout kan het overlaten van services aan gekwalificeerde partners slechts wanneer de facilitaire organisatie haar kennis over die taken op peil houdt, zodat ze steeds over de inhoud het gesprek kunnen aangaan met hun externe partners en deze bijgevolg optimaal kunnen aansturen.

Daar draagt ook zijn overkoepelende FACILITY AWARDS 2014

11

Guy Eeckhout belangrijkste FM-project:

Barco One Campus Barco in de toekomst projecteren Barco bouwt aan één unieke alles omvattende campus voor productie, onderzoek & ontwikkeling en administratie. Het project ging eind 2011 van start met de behoeftebepaling en het opstellen van het bouwprogramma. In totaal gaat het om 1500 à 1600 medewerkers die betrokken zijn bij het project. De ingebruikname is voorzien tegen 2016.

© Jaspers-Eyers-Architects

Voor Guy Eeckhout is dat al het derde belangrijke bouwproject in zijn carrière dat hij mag begeleiden. In dit geval gaat het om een combinatie van nieuwbouw, herbestemming van bestaande gebouwen en diverse verhuisoperaties.

Zo wordt de productie die vandaag in Kuurne is ondergebracht gecentraliseerd op de campus in Kortrijk. Guy Eeckhout: “Hoofddoel is het verbeteren van de synergie tussen de afdelingen.

Dat resulteert ook in een meer flexibel inzetten van de medewerkers”.

Voorafgaand aan dit grote project werden al diverse kleinere projecten gerealiseerd. Zo volstonden minder dan zes maand voor de herinrichting van de R&D omgeving op de site in Kuurne. De huisvesting voor ca. 170 R&D-medewerkers op ca. 2000 m² ging gepaard met de implementatie van een totaal nieuw huisvestingsconcept (kantoren en testruimtes), dat in samenspraak met de afdeling werd ontwikkeld. Het ‘Office of the Future’ werd daarmee een feit en fungeerde als testomgeving om nieuwe concepten te beproeven die in het ‘One Campus’-project aan bod zullen komen.

12

FACILITY AWARDS 2014

State of the art huisvesting Facility management is samen met collega’s en externe partners van bij het begin van het project betrokken. Tijdens het volledige selectie- en ontwerpproces wordt er aandacht geschonken aan het onderhoud van de gebouwen na realisatie.

De onderhoudsaspecten werden mee opgenomen als toewijzingscriterium en vormen een vast onderwerp op de bouwteamvergaderingen.

De realisatie in bouwteamformule verloopt gefaseerd en voorziet in ca. 33.000 m² oppervlakte voor de R&D-functies, kantoren, opleidings- en vergaderruimte, restaurant, democenter en een ‘conference theater’.

Guy Eeckhout vertegenwoordigt Barco in de bouwteamvergadering voor wat betreft de gebouwtechnieken, bouwkundige uitwerking, onderhoudstechnieken, enz.

Het realiseren van de nieuwe Barco One Campus is onbetwistbaar een facilitair project, maar omvat uiteindelijk veel meer aspecten dan wat gebruikelijk onder facility management ressorteert.

“Het gaat vooral om de bedrijfscultuur die leeft onder de mensen en een bouwproject als dit biedt de ideale gelegenheid om de bedrijfscultuur bij te schaven” verduidelijkt Guy Eeckhout. “De campus wordt een aantrekkingspool voor nieuw talent en een creatieve omgeving voor de ontwikkeling van nieuwe producten. De ingebruikname wordt een ‘metamorfose-moment’ voor Barco!”.

A Holistic Response to your Needs in Security

Bureaux Magasins Chantiers Industries Events

Burelen Winkels Werven Industrie Events

Bd. du Souverain 100 Vorstlaan • 1170 Brussels • T. 02 673 58 86 info@citizenguard.be • Autorisation / Vergunning 16.0074.03

FACILITY AWARDS 2014

13

GENOMINEERDE HENK VINCENT

Facility management als v Henk Vincent is Directeur Facilitaire Diensten en Masterplan in het AZ Alma. Hij combineert een diep gewortelde passie voor techniek & wetenschappen met praktijkervaring in

de frontlinie van de verpleging (spoedafdeling), een groot hart voor de zorgsector, een analytische geest en de onweerstaanbare gave om mensen te enthousiasmeren voor zijn

projecten.

H

© Bernard De Keyzer

enk Vincent had als jongere al een levendige interesse voor techniek en bouw.

Kiezen voor de technische humaniora lag dan ook voor de hand. Omdat sport hem minder lag, maar sociale contacten des te meer, engageerde hij zich in de jeugdbeweging en bij het Rode Kruis, waar hij een EHBO-opleiding volgde. Dat bepaalde ook zijn verdere studiekeuze.

Hij startte zijn carrière eind de jaren tachtig in de Gentse Kliniek H. Familie (nu AZ Sint-Lucas) als verpleegkundige op de spoedafdeling. Vanuit die ervaring werd hij al snel geboeid door het verbeteren van de operationele ondersteuning aan collega’s en patiënten. De microbe van procesverbetering stak toe!

Hij voltooide met succes een licentiaatsopleiding ziekenhuisbeleid aan de KU Leuven.

Henk Vincent: “Ik werd stapsgewijs verantwoordelijk voor alles waar op dat ogenblik niemand anders verantwoordelijk voor was: onthaal, telefooncentrale, opnamedienst, patiëntentransport,… tot het mortuarium toe! Daarop volgde ook een staffunctie met o.a. een studieopdracht voor de keuken”.

Hij sprokkelde een rijke ervaring bijeen in zowel zorggerelateerde diensten als administratie en bouw.

“Toen de fusie van de campus SintVincentius en campus H. Familie zich aandiende, werd ik

Henk Vincent, Directeur Facilitaire Diensten en Masterplan AZ Alma Eeklo Sijsele-Damme 14

FACILITY AWARDS 2014

erbij gevraagd om op het voorliggende masterplan mijn opmerkingen en commentaar te leveren” blikt Henk Vincent terug. “Ik heb toen het voorliggende plan ontleed en een eigen visie voorgelegd. Het leverde me een nieuwe functie als coördinator ruimteplanning voor het fusieziekenhuis AZ SintLucas op”.

Na 15 jaar Sint-Lucas Gent, een rijke leerschool, kwam de lokroep voor een nieuwe uitdaging. Dat bracht Henk Vincent in 2004 naar AZ Alma in zijn thuisstad Eeklo.

Facility management als vaardigheid “Facility management is multidisciplinair en daardoor nauwelijks aan te leren. Het is veeleer een ‘vaardigheid’ die zich laat ontwikkelen” schetst Henk Vincent. “De creativiteit, het met zoveel partijen samen mensen maximaal dienen binnen een kader van beperkte middelen, is enorm boeiend binnen dit vakgebied. Ongeacht wat er in het werkveld nog zal gebeuren, facility management moet altijd blijven verbeteren, het beste halen uit de beschikbare middelen. In het geval van de zorgsector gaat het bovendien om overheidsgeld, het geld van elke burger”.

De rangschikking volgens complexiteit plaatst ziekenhuizen wereldwijd op de tweede plaats na luchthavens. “Ziekenhuizen zijn intens, complex, genormeerd, stellen bijzondere kwaliteitseisen, zijn kwetsbaar voor wat hygiëne en energietoevoer betreft, moeten 24/24 operationeel zijn” licht Henk Vincent toe. “De helft van de patiënten komt binnen via de spoedafdeling. Het is een continu in/ uit-gebeuren dat volstrekt niet te voorzien is!”.

vaardigheid Over de grenzen van de eigen sector kijken ‘De juiste persoon op de juiste plaats’ is ook voor facility management essentieel. Daarom heeft Henk Vincent zich omringd met staf- en projectmedewerkers die hem assisteren bij de dieper liggende techniciteit van de projecten. “Het gaat er altijd om processen te doorgronden en te optimaliseren” stelt Henk Vincent. “Het komt er dan ook op aan om een visie te ontwikkelen, over de grenzen van de zorgsector heen te durven kijken, te structureren, de juiste menselijke organisatie op te zetten en de middelen te vinden om de gewenste resultaten te kunnen boeken. Ik gebruik daartoe graag de GBV-aanpak: Gezond BoerenVerstand helpt facility management flink vooruit. Het is belangrijk om eenvoud te creëren en doordacht tewerk te gaan, dat werkt zowel de efficiëntie, de kwaliteit als de acceptatie door de betrokkenen in de hand en voorkomt procesfouten”.

SLA’s laten zich slechts waar maken als aan bepaalde voorwaarden is voldaan. Daarom draaide Henk Vincent SLA om tot ALS: slechts dan kan facility management maximaal ondersteuning bieden.

Daar moet iedereen bewust van worden gemaakt.

Eerlijkheid tegenover alle partijen duurt het langst.

Respect kan je slechts krijgen door het zelf te geven.

Immense impact Facility management dient vele klantengroepen in een ziekenhuisomgeving: patiënt, artsen en zorgvestrekkers, bezoekers, maar evenzeer aandeelhouders (overheid) en financiële partners.

Een goed beheer is essentieel en dat maakt facility management essentieel voor elk ziekenhuis. De impact van facility management op de werking van de totale zorginstelling en bijgevolg op de exploitatiekosten is immens. Een strategische rol voor facility management is dan ook evident.

Facilitaire processen moeten ondergeschikt zijn aan

de zorgprocessen. Enkel door een overkoepelende visie op alle processen is optimalisering mogelijk, met geïntegreerde processen en taakuitzuivering bij het verplegend personeel en ook andere medewerkers tot gevolg. Dat leidt tot meer efficiëntie, geoptimaliseerde budgetcontrole en tevredenheid bij alle klantengroepen.

Professionaliseren kent geen einde De professionalisering is al ingezet lang voor facility management een begrip was. In de jaren zeventig keek catering naar hoe de luchtvaart het aanpakte. Er is heel veel externe kennis binnen de ziekenhuizen gehaald. Professionaliseren, beter doen dan de profit-sector is de rode draad voor alle processen.

In 1985 verenigden Vlaamse FM-pioniers in de zorgsector zich onder de ‘Hoofden Facilitaire Diensten van Verzorgingsinstellingen’(HFDV), wat resulteerde in zeer veel ervaringuitwisseling, collegiale contacten en benchmarken.

Facility management staat in de toekomst nog meer voor de enorme uitdaging meer kwaliteit te moeten bieden met minder middelen. Een doordachte aanpak, met grote aandacht voor de functionaliteit van gebouwen en doordachte processen is daartoe noodzakelijk. Ook duidelijk communiceren over problemen is onontbeerlijk om ze de wereld uit te helpen.

Facility management is een voortdurend leerproces.

Elk project vereist bijsturing van de kennis en levert nieuwe ervaringen op.

Technische assistentie is noodzakelijk om facility management beter te laten doen. ICT en automatisering kunnen veel betekenen - indien verantwoord toegepast - om werkingskosten te drukken en te concentreren op de zorgverstrekking.

Eduard Coddé n

AZ Alma AZ Alma ontstond in 2006 als fusie tussen het voormalige Elisabethziekenhuis te Sijsele en de H. Hartkliniek te Eeklo. Tot de fusie werd in 1999 nog verplicht door Mieke Vogels, toen zij Vlaams Minister van Welzijn en Gezondheid was, met daaraan gekoppeld de bouw van een nieuw ziekenhuis. De daartoe noodzakelijke subsidies ontbraken echter en er zullen 18 jaar verstreken zijn alvorens het nieuwbouw fusieziekenhuis in 2017 zal worden ingehuldigd.

Als Directeur Facilitaire Diensten en Masterplan stuurt Henk Vincent 260 mensen aan, die o.a. zorg dragen voor de voeding & catering, schoonmaak, technische dienst, centrale afdelingslogistiek & intern patiëntentransport en magazijn & distributie.

Daarnaast is hij tevens projectleider voor het concipiëren en realiseren van het Nieuwbouwproject.

FACILITY AWARDS 2014

15

Henk Vincent belangrijkste FM-project:

Nieuwbouwproject fusieziekenhuis AZ Alma Eeklo Gecreëerd rond geïntegreerde processen Er worden nog steeds ziekenhuizen gebouwd enkel vanuit zorggewoontes, maar de dagelijkse ziekenhuiswerking is veel meer omvattend dan zorgverstrekking alleen. ‘Een gebouw moet idealiter ontwikkeld worden vanuit de proceswerking en niet omgekeerd’ zo luidt de overtuiging bij Henk Vincent en zo geschiedt nu ook.

bij het VIPA. Het duurde tot 2011 vooraleer de subsidiebelofte volgde”.

De werkgroepen van het eerste uur blijven doorwerken en bepalen momenteel o.a. de beschrijving van de functionaliteiten voor het aankopen van medische apparaten.

Daarnaast werd een bouwcomité in het leven geroepen, dat wekelijks bijeenkomt en een Comité Masterplan, dat de uiteindelijke beslissingsbevoegdheid heeft.

Henk Vincent: “We kregen de kans een huis aan te kopen met uitzicht op de nieuwbouwwerf en hebben dat ingericht als werfkantoor. Als eerste bouwhandeling hebben we de definitieve omheining rond het terrein laten optrekken en palen met WiFi-netwerkcamera’s geplaatst. Dat verzekert ons een 100% en 24/24 werfbeveiliging/ controle, evenals interessante beelden voor onze interne communicatie over de evolutie van dit project”.

Henk Vincent: “Toen ik hier in januari 2004 begon was er slechts een bouwintentie. In dit nieuwbouwproject kan ik alles kwijt wat ik in mijn ganse facilitaire loopbaan geleerd heb.

Het gaat over zorgverstrekking, duurzaamheid, efficiëntie, functionaliteit, bouwtechnieken, uitstraling, evenals projectmanagement. Dit is facility management in zijn grote totaliteit!”.

Het nieuwbouwproject vertrekt vanuit het spreekwoordelijke blanco blad. Henk Vincent schreef de conceptuele opties uit: wat willen we?, hoe willen we het? De Raad van Bestuur bekrachtigde dit. “Als inwoner van Eeklo is de uitdaging van dit project nog groter” benadrukt Processen en efficiëntie als fundament Henk Vincent.

De organisatie van de verpleegeenheden werd maximaal efficiënt ingedeeld, wat leidde tot 2 tegen Gebruikers beslissen elkaar gezette L-vormige blokken. Voor de centrale Om zeker te zijn dat het uiteindelijke plan vanuit de afdelingslogistiek is het onder omstandigheden praktische werking zou ontkiemen, bracht Henk mogelijk beide verpleegeenheden te bedienen.

Vincent in februari 2004 liefst 24 werkgroepen De dienst magazijn & distributie levert tot op de samen. Elke dienst die deel zal uitmaken van afdeling, waar logistiek het overneemt. het nieuwe fusieziekenhuis werd uitgenodigd, goed voor een 160-tal deelnemers. “Iedereen “Er is geen enkele lege beweging in het bedacht binnen zijn werkgroep zijn eigen dienst” ziekenhuis” stelt Henk Vincent trots. “De dienst licht Henk Vincent toe. “Dat resultaat werd magazijn & distributie zorgt voor het linnen, de aan de architecten overgemaakt, die de wensen catering, medische verbruiksgoederen,… Wij zijn rationaliseerden tot het aantal gesubsidieerde m², klaar voor de uitdaging van de toekomst in de zodat eind 2004 een plan kon worden ingediend zorgsector!”.

16

FACILITY AWARDS 2014

The Floor is Yours

‘Kies voor DESSO AirMaster® tapijt en adem schonere lucht in.’

Kijk op onze website voor nieuwe dessins en kleuren van AirMaster® Elements en Blend

Old buildings can use energy as efficiently as new ones.

Siemens answers help buildings to become more energy efficient, lowering emissions and costs. www.siemens.com/buildingtechnologies

From intelligent building technologies, lighting and light management by OSRAM to financing, Siemens offers a comprehensive portfolio of energy saving solutions for building modernizations.

These solutions reduce CO2emissions and help our customers to lower energy costs by up to 50% - the costs for lighting can be cut by even up to 80%.

Answers for infrastructure.

DESSO AirMaster®: goed voor het milieu en het binnenklimaat Minder fijnstof in Eenvoudig de lucht dan bij in onderhoud harde vloeren

Betere akoestiek

Voor drukke locaties

Desso NV | T +32 (0)522 624 80 service-be@desso.com | www.desso.com FACILITY AWARDS 2014

17

GENOMINEERDE KOEN VERGAUWEN

Begeestering die aansteke Koen Vergauwen begon in november 2007 zijn carrière als verantwoordelijke voor de

cel gebouwen & onderhoud bij Delta Lloyd Bank, een 100% dochtermaatschappij van

de Nederlandse Delta Lloyd Groep. In 2009 kreeg hij er de bevoegdheid voor veiligheid, preventie & verzending bij. Sinds 2010 is hij afdelingsverantwoordelijke Facilities geworden.

K

oen Vergauwen studeerde scheikunde en kwam eerder toevallig in Facility Management terecht. Hij startte in de bouwsector bij een bedrijf gespecialiseerd in betonwerken. Na er een tijd de praktijk op de werf te hebben ervaren, kwam hij in de administratie terecht, om vervolgens over te stappen naar een bouwbedrijf waar hij de calculatiedienst op zich nam en er uiteindelijk projectleider werd. Vervolgens ging hij verder als zelfstandig projectleider die opdrachten uitvoerde voor architecten, openbare besturen, particulieren en aannemers. Zo nam hij ook de werfopvolging op zich voor een particuliere nieuwbouwwoning. De opdrachtgever werkte bij Delta Lloyd Bank en daar zocht men een projectleider.

Facility management als permanente uitdaging Koen Vergauwen vult de inhoud van de FMdiscipline als volgt in: “Facility Management moet processen screenen en stroomlijnen om tot besparingen te komen, maar steeds de kwaliteit in het oog houden. In 2007 hadden we nog een budget van 18 miljoen, waar we nu nog slechts 9,8 miljoen overhouden, waarvan 60% afschrijvingen en huurkost. Als Facility Manager moet men alles durven in vraag stellen, procedures grondig checken. Facility management is een permanente uitdaging, alleen al omdat het zo enorm veelzijdig is. Het is een discipline die meer impact heeft op alle diensten. Het is ook veel meer doen voor de

mensen dan het verzekeren van goede catering alleen”.

Hij hecht groot belang aan het coachen en opleiden van zijn mensen via ‘learning on the job’.

“Wij proberen zoveel mogelijk intern te doen met ons eigen team” licht hij toe. “Het is belangrijk om teamleden uit te dagen en ze mee te betrekken in de diverse facilitaire projecten. Zelf streef ik naar maximaal delegeren; vorm kleine teams met 2 à 3 medewerkers die dan ook verantwoordelijk worden gesteld voor de hen toevertrouwde projecten/taken. Zo moet iedereen zelf leren beslissen en niet bij elke hindernis terug vallen op de manager. Deze aanpak maakt iedereen zelfstandiger en verantwoordelijk, wat uiteindelijk de job interessanter maakt”.

Als afdelingsverantwoordelijke Facilities valt Koen Vergauwen onder de directie HR. Hij werkt op strategisch niveau binnen de bankorganisatie en acht dat zeer belangrijk. Hij is een doorzetter, wil vooral handelen. Daarom wil hij ook voeling houden met de kantoren en streeft hij een goede wisselwerking na met de commerciële mensen.

Aandacht hebben voor de externe klanten is even noodzakelijk als het ondersteunen van de interne klanten.

Innoveren en voortdurend herbronnen Koen Vergauwen introduceerde al in 2008 bij Delta Lloyd Bank de technieken van FifthPLay, een dochteronderneming van Niko, om het (sluipend) energieverbruik te bewaken. Het bleek al vlug dat

Delta Lloyd Bank België Delta Lloyd Bank is ontstaan uit een fusie van o.a. Bank van Limburg, Bankunie en de vermaarde Bank Nagelmackers.

Sinds 2000 heeft de bank haar zetel in Brussel. Tot vandaag is Delta Lloyd Bank een 100% dochtermaatschappij van de Nederlandse Delta Lloyd Groep. Toen de bankencrisis uitbrak in 2008, bleef Delta Lloyd Bank overeind zonder staatssteun.

De bank opteerde voor een nieuwe strategie en richtte zich meer op vermogende cliënten aan wie ze een persoonlijke en kwaliteitsvolle dienstverlening wil bieden en met wie ze een relatie op lange termijn nastreeft. Het commercieel netwerk werd met succes afgestemd op deze nichestrategie. Naast vermogensadvies in ruime zin, bouwt de bank een depositoportefeuille op die ze herinvesteert via kredieten aan particulieren, KMO’s en vrije beroepen. Vandaag is Delta Lloyd Bank een specialist in vermogensopbouw, -beheer en -bescherming. De bank heeft 54 eigen kantoren en 77 zelfstandige agentschappen en telt 520 medewerkers (FTE’s). Koen Vergauwen leidt de afdeling Facilities in goede banen die 15 medewerkers telt.

18

FACILITY AWARDS 2014

elijk werkt de eigen missie te kunnen bepalen en de functie optimaal uit te oefenen. Met onze dienst brengen we ook klanten aan door aan leveranciers en contractanten onze werkwijze als bank toe te lichten. Facility Management moet altijd de corebusiness van het bedrijf ondersteunen”.

Eduard Coddé n

Koen Vergauwen, verantwoordelijke Facilities bij Delta Lloyd Bank

© Bernard De Keyzer

17% besparing mogelijk was door identificatie en analyse van de verbruikers. De implementatie van deze techniek maakt bewaking en aansturen vanuit de hoofdzetel mogelijk. Het is de bedoeling om de mogelijkheden van de FifthPlay technieken nog verder te exploiteren, met o.a. het ontsteken van alle lichten bij veiligheidsproblemen, het aansteken van lichten via smartphone door de eerste medewerker die het kantoor betreedt, of ook nog het koppelen van de HVAC-technieken.

Koen Vergauwen is themavoorzitter van een werkgroep intelligente gebouwen ‘Smart Energy Solutions’, die zoekt naar oplossingen om de energievoorziening in de toekomst (na 2020) veilig te stellen. “Ook dit aspect is eigen aan strategisch Facility Management” benadrukt hij. “Continuïteit verzekeren van de energie- en communicatienetwerken is essentieel voor elke onderneming”.

“De grote uitdaging voor Facility Management zit in het dynamisch communiceren met de interne klant” klinkt het overtuigd. “Het gebruik van sociale media i.p.v. intranet is te overwegen. Zelf hebben we een groep rond ons project ‘Look & Feel’ opgericht, zodat iedereen die geïnteresseerd is de verslaggeving over de lopende evoluties op de voet kan volgen”. De positieve ervaringen met het inzetten van sociale media hebben bij Delta Lloyd Bank tot verschillende initiatieven geleid. Zo is er een gesloten discussiegroep onder HR, ‘Yammer’ als een soort professionele Facebook… Enkel veiligheid & preventie is gezien de specifieke communicatie gehouden aan de gebruikelijke kanalen.

Kennis delen binnen en buiten de bedrijfsgrenzen is voor Koen Vergauwen essentieel deel van het innoveren en herbronnen. Hij is dan ook vaak gezien bij IFMA en Young-IFMA evenementen.

‘Iedereen tevreden houden in alle richtingen’ is voor Koen Vergauwen de essentie voor Facility Management in de toekomst: “Facility Management omvat meerdere linken naar de onderneming. Het moet de commerciële missie van de onderneming begrijpen en insluiten om

FACILITY AWARDS 2014

19

Koen Vergauwen belangrijkste FM-project:

Delta Lloyd Look & Feel Nieuwe identiteit creëren ‘Look & Feel’ werd als projectnaam gelanceerd om de ‘aangescherpte strategie’ als doelstelling te ondersteunen, waarbij alles in dienst van de klant wordt gesteld. Het gaat om veel meer dan het fysieke aspect van de kantoren. De externe klanten moeten zich er goed voelen, maar ook voor de eigen medewerkers moet een ‘feel good’ atmosfeer ontstaan, wat resulteert in goede commerciële cijfers.

In totaal heeft het project betrekking op 56 vestigingen met een oppervlakte variërend van 80 tot 450m². Koen Vergauwen: “De klanten werden bevraagd, het directiecomité, de commerciële directie, de collega’s in de kantoren, de marketingafdeling, een lean team, de dienst vorming en ‘investigations’, zonder onze eigen facilitaire dienst te vergeten!”.

Sfeerbeleving tot in het kleinste detail De gewenste sfeer werd omschreven als ‘loungegevoel’, met een klassevolle uitstraling, huiselijk en ontspannen. Loketten zijn er niet langer.

Dat leidde naar een materiaalkeuze met hout en natuursteen in de hoofdrol. De ruimten moesten afgebakend worden, niet afgesloten. Licht werd gedefinieerd als sfeerschepper. Accenten in de uitstraling moesten komen van de medewerkers, door hun houding, gedrag, kleding. Koen Vergauwen: “In dit project moest je als Facility Manager uit je eigen vak durven komen. We hebben ons zelfs ingelaten met de kleding van de commerciële medewerkers in de kantoren, de attitude van die mensen tegenover de externe klanten…. We hebben per kantoor ook een budget berekend voor de koffie en de koekjes die aan de bezoekende klanten worden aangeboden”.

20

FACILITY AWARDS 2014

Delta Lloyd Bank focust op persoonlijk onthaal en maatwerk naar de klant. De ‘Salle Nagelmackers’ is binnen de inrichting van de kantoren een bijzondere prikkel naar de klanten. “Deze ruimte is voorbehouden voor onze Nagelmackers klanten, voor de belangrijkste transacties” verduidelijkt Koen Vergauwen.

Verder bieden de kantoren spreek/ontvangstruimten voor de klanten, een wachtzone, een 5’ desk voor het snel ophalen van zaken en open space werkruimte voor de administratieve bedienden. Koen Vergauwen: “De kantoordirecteur heeft niet langer een eigen werkplek. Dat werkt efficiënter en communicatiever binnen de kantoorteams”.

Netheidsoffensief Midden januari 2013 werd door Koen Vergauwen zelf een bezoekronde aan de kantoren afgewerkt. Er werd een netheidsactie op stapel gezet. “Door de dingen zelf aan te pakken kost het niets” verduidelijkt Koen Vergauwen. “We bepaalden een clean desk policy voor de ontvangstruimten, vroegen speciale aandacht voor de bekabeling van computers en andere kantoorapparatuur, weerden de schrijf- en andere attributen met logo’s van concurrerende instellingen… Dossiers van andere klanten mogen niet zichtbaar zijn tijdens het persoonlijk onderhoud met onze klanten”. Het netheidsoffensief leverde liefst 18 ton afval op! “De nieuwe indeling van de kantoren resulteert in een recurente besparing op de werkingskost, ondanks de upscale inrichting” besluit Koen Vergauwen.

Tijd om uw ruimtes aan te pakken, ontdek de mogelijkheden.

Toe aan Het Nieuwe Werken? BIS helpt u!

Bent u op de hoogte van een draadloos presentatiesysteem gemaakt voor content sharing èn compatibel met iOS? Zijn al uw vergaderzalen reeds voorzien van HDMI of DisplayPort aansluitingen? Stoort u zich aan kabels en verloopstukken in de vergaderzaal? Bent u vaak op zoek naar afstandbedieningen en handleidingen om een basic presentatie te starten?

De convergentie tussen AV en IT zet door. VGA is straks over en out. Audiovisuele apparatuur wordt meer en meer uitgerust met netwerkfunctionaliteit waarbij matrix switchers en interfaces flexibele communicatie tussen apparatuur en diverse platforms mogelijk maken.

Draadloos presenteren via ClickShare

Allemaal met als positief gevolg dat de informatieoverdracht een enorme groei doormaakt. Mogelijkheden reiken alsmaar verder, oplossingen worden beter, geavanceerder, veelzijdiger en dynamischer.

En dat terwijl de aansturing steeds eenvoudiger, intuïtiever en gebruiksvriendelijker wordt.

Via onze website kan u makkelijk en vrijblijvend onze nieuwe catalogus aanvragen, boordevol ideeën en audiovisuele oplossingen! www.bis.be Mechelen - www.bis.be - (+32) 015/287.487 Amsterdam, Eindhoven, Ridderkerk - www.bis.nl - (+31) 0180 486777

FACILITY AWARDS 2014

21

GENOMINEERDE ANN TROCH

Perfect facilitair huwelijk tussen administratie en pro Ann Troch maakte in 2005 via een internationale functie bij General Electric de overstap van de telecomwereld naar het vermaarde koffiemerk Douwe Egberts, vandaag officieel D.E

Master Blenders 1753. Daarmee werd ze in één klap facility manager voor twee bedrijven

met zeer uiteenlopend karakter: de administratieve hoofdzetel en een productiebedrijf, dat

24/24 op volle toeren doordraait.

N

© Bernard De Keyzer

a tien jaar als office manager aan de slag te zijn geweest, gaf Ann Troch haar carrière in 1996 een nieuwe wending en debuteerde in facility management. Bij Chrysler Europe kreeg ze de opdracht de renovatie van de hoofdkantoren aan de Woluwelaan in Sint-LambrechtsWoluwe in goede banen te leiden. Aansluitend kreeg haar carrière in facility management een internationale dimensie met de restyling van het Europese dealernet. Enkele Amerikaanse collega’s introduceerden haar bij IFMA, waar ze sinds 1996 internationaal lid van is.

Ann Troch, Facility Manager D.E Master Blenders 1753

22

FACILITY AWARDS 2014

Van Chrysler Europe ging het in 2001 naar de telecomwereld, om in 2005 bij D.E Master Blenders 1753 aan de slag te gaan als Facility Manager. Zij is o.a. verantwoordelijk voor fleet management, alle netwerken binnen het bedrijf, telecom, hard & soft services, enz.

“Facility Maangement vat serviceverlening zo breed mogelijk op” stelt Ann Troch. “Het is ondersteunend voor de corebusiness van de onderneming en heeft in mijn geval impact op alle lagen, m.a.w. op alle aspecten van de productie en de kantoorwerking. Meer nog dan in de kantoorwereld is verandering bij productie een constant gegeven als gevolg van de talrijke deelgebieden die de aandacht opeisen, alsook de interne en externe impact van alles wat met de fabriek te maken heeft”.

Professionalisering en creativiteit Facility Management is de voorbije jaren nadrukkelijk geprofessionaliseerd. “Het is belangrijk om alle processen te doorgronden om ze vanuit die kennis te bewaken, te analyseren en te stroomlijnen” getuigt Ann Troch. “Budgetbeheer is één van de hoofdtaken geworden binnen de discipline”. Als Facility Manager moet men creatief zijn en oplossingen zoeken om binnen het budget de beste service aan te bieden. Er wordt veel meer transparantie gevraagd binnen het bedrijf. Gebruik maken van een FMIS kan daartoe een meerwaarde bieden. Een goede uitwisseling van ervaringen met collega’s draagt daar eveneens toe bij. “Verleden jaar heb ik mijn collega’s in Frankrijk bijgestaan bij het herbekijken van de mogelijkheden in het kader van hun fleet management en de optimalisering van hun gebouw in het centrum van Parijs”.

‘Management’ kent vele aspecten: de relaties met leveranciers, het beheer van de

oductie processen, het sturen van de eigen mensen, maar het slaat evenzeer op de ‘klanten’. “De klant moet zich koning voelen en daarom moet je weten wat er nodig is” stelt Ann Troch.

Als Facility Manager zit Ann Troch in het Management Team van D.E Master Blenders 1753. Via de ‘Country Board’ is er een goede wisselwerking met de top, wat de functie naar strategisch niveau optilt . “Er is vandaag meer vraag vanuit het topmanagement dat de expertise van de Facility Manager erkent, terwijl je lange tijd hooguit in de marge om advies werd gevraagd, maar niet echt zelf over belangrijke zaken besliste” merkt Ann Troch op.

Focus op continuïteit “De uitrol van een nieuw hoogspanningsnet was zeker één van de belangrijkste innovaties die ik heb kunnen doorvoeren” getuigt Ann Troch.

“De gebouwen dateren uit de jaren zeventig en continuïteit is zeker voor de productie een topprioriteit”. De vervanging van het hoogspanningsnet werd slechts een deel van een groter actieplan dat focuste op continuïteit en in de periode 2006 – 2010 tot uitvoering werd gebracht. Het aanleggen van wachtbuizen met het oog op toekomstige ontwikkelingen, de aanpassing van het waterdistributienet, het volledig in kaart brengen van alle nutsleidingen op de site, substantiële grondwerken voor de installatie van een stikstoffabriek, het zijn stuk voor stuk maatregelen in functie van een 7/7 draaiende productie. Bovendien gebeurden de aanpassingen terwijl de productie gewoon continu doorging. Ann Troch: “Voordien was er ooit een lek die verplichte om de hoofdkraan dicht te draaien, met het stilvallen van de productie tot gevolg.

Maar ook wanneer de productielijnen aangepast worden is het essentieel om alle aansluitpunten exact te kunnen aanwijzen”.

De alsmaar strenger wordende milieuwetgeving noopt tot grote alertheid en resulteert eveneens in innovatie. Zo heeft D.E Master Blenders 1753 een eigen waterzuiveringsstation met constante monitoring gebouwd. In 2013 speelde de facilitaire afdeling een belangrijke rol bij de hercertificatie van de ISO 14001 voor milieu en diverse energiemaatregelen in het kader van het energieconvenant.

Bijscholing is een permanent gegeven voor elke Facility Manager en FM-medewerker. Ann Troch: “Je leert van je bazen, leveranciers, consultants en van je collega’s die je ontmoet via IFMA en diverse vakbijeenkomsten. Alleen in je eigen hoekje los je het niet op!”.

De voortdurend veranderende (milieu)wetgeving vereist specifieke bijscholing. Het aanbod moet nog ruimer en een modulaire aanpak, waarbij maatwerk voor elke cursist mogelijk wordt, verdient de voorkeur.

Facility Management is nodig “Ik vind het belangrijk voor mijn vak te staan, erin te geloven dat facility management nodig is in het belang van elke onderneming en de mensen die daar werken, en die overtuiging ook uit te dragen” verklaart Ann Troch. “Ik heb me daarom graag geëngageerd in IFMA en neem graag de rol van FM-predikant op mij!”.

“Facility Management is geen egotripperij, doe je niet zomaar in je eentje! Het gaat erom verschillende partijen samen te brengen om tot een oplossing te komen. Het is een beetje psycholoog spelen”.

Eduard Coddé n

D.E Master Blenders 1753 D.E Master Blenders 1753 is een internationale speler voor koffie- en theeproducten met hoofdzetel in Nederland. Het bedrijf is vertegenwoordigd in 45 landen en stelt ongeveer 7500 mensen tewerk. De Belgische vestiging telt een 600tal medewerkers en omvat drie takken: D.E. Retail, verantwoordelijk voor de B2C-verkoop (hoofdzakelijk via de grootdistributie); D.E. Professioal, voor de B2B-activiteiten (o.a. catering en vending machines); D.E. Manufacturing, de fabriek voor koffieproductie van groene boon tot pakje of Senseo-pad. Voor 2005 waren de verschillende deelgebieden van facility management ondergebracht bij verschillende personen en diensten. Toen Ann Troch de functie opnam werd alles gecentraliseerd. Haar departement telt negen medewerkers en de grotere diensten worden uitbesteed.

FACILITY AWARDS 2014

23

Ann Troch belangrijkste FM-project:

Rebranding van Orange naar Base Meer doen dan toveren alleen

24

FACILITY AWARDS 2014

Ann Troch trad in 2001 in dienst bij de mobiele telecom operator ‘Orange’, in België opererend als een joint-venture tussen KPN en Orange, toen nog in Britse handen. Toen France Telecom Orange overnam, werden de aandelen in Orange België verkocht aan KPN waarbij de merknaam Orange in België werd omgedoopt naar Base. Dat ging gepaard met een enorme rebrandingoperatie, met de tijdsdruk als grootste spelbreker.Ann Troch: “In amper 3 weken tijd moesten 43 winkels verspreid over gans België heringericht worden.

Een gemiddelde dus van 15 winkels per week, terwijl tijdens de voorbereiding van deze operatie noch de naam, noch de kleur voor de nieuwe company identity bekend was!”

Maanden voorafgaand aan de totale rebranding werd een projectgroep opgericht met vertegenwoordigingen van de afdelingen Sales, Marketing, ICT en Facilities. Er werd een testshop opgebouwd om alle mogelijke variaties aan kasten, vloeren, opstellingen, enz. te kunnen visualiseren, wat vooral Sales & Marketing moest toelaten een definitieve keuze te maken.

Ann Troch: “Alsof de tijdsdruk op zich nog niet volstond om dit project tot een ‘mission impossible’ te maken, was er het ontbreken van elke indicatie over de mogelijke toekomstige naam. We kenden wel de afmetingen voor de lichtreclames, maar de te gebruiken kleuren volgens de nieuwe company identity werden slechts op het allerlaatste moment vrijgegeven”.

De zaterdagavond ging de ombouw van de winkels van start, om vrijdagmorgen klaar te zijn voor de opening. Het was een enorme prestatie van een perfect collegiaal samenwerkend team.

Ann Troch: “Het moest gewoon feilloos verlopen en dat kon alleen door een bijzonder hechte samenwerking tussen de vijf architecten, twee bedrijven die instonden voor alle bekabeling in de winkels, twee bedrijven die de Gyproc-/ schilderwerken voor hun rekening namen, een meubelmakersbedrijf en een fantastisch ICT team.

Het mirakel mogen beleven dat het ondanks alle te nemen hindernissen toch weer goed komt, geeft je samen met alle betrokkenen telkens een enorme energieboost”.

Met de chronometer in de rug Met 5 architecten werd de volledige rebranding van de winkelpunten, waarvoor verschillende leveranciers moesten worden ingeschakeld, tot op de minuut precies getimed en opgevolgd.

Ann Troch besluit: “Hoe stresserend die periode ook was, ik zal ze altijd blijven beschouwen als de grootste uitdaging in mijn loopbaan en durf zelfs gewag te maken van een aan te bevelen ervaring voor elke facility manager”.

Vertrouw

uitdagingen toe De wereld van werk evolueert razendsnel. Het tijdperk van de Human Age wordt elke dag meer werkelijkheid. Volgen uw facilitaire diensten, de ruggengraat van uw bedrijf, die evolutie?

Ze moeten wel. Aan uitdagingen dus geen gebrek: betere processen, minder kosten, nieuwe technologie, nog meer tevreden (interne en externe) klanten‌ Maar uw hoofd houdt u liever bij uw kerntaken. Wij hebben het voor mensen als u.

Vertrouw ons uw uitdagingen toe en wij ontwikkelen voor u innovatieve oplossingen voor al uw facilitaire diensten: receptie, fleet management, gebouwen, administratie, mailroom, service desk, enz.

Op het lijf van uw bedrijf en met 20 jaar ervaring in people & project management.

Benieuwd naar de voordelen van outsourcing met resultaatverbintenis?

Maak nog vandaag een vrijblijvende afspraak. Bel ons op +32 (0)2 289 66 80 fm@manpowergroupsolutions.be www.manpowergroupsolutions.be

Erkenningen, Bxl. 00373-405-20130123, Wal. W-RS-302. E.R/V.U ManpowerGroup Solutions Belgium, Philippe Lacroix, 523 Louizalaan, 1050 Brussel.

FACILITY AWARDS 2014

25

GENOMINEERDE MICHEL VAN DONGEN

Projectmatige en proactie Michel van Dongen bundelt alles wat niet tot de core business van een bedrijf en

specialisaties als marketing, sales en HR behoort, onder facility management. Die brede

scope aan verantwoordelijkheden betekent voor hem een enorme motivatie. Hij ziet een grote toekomst weggelegd voor het vakgebied op strategisch niveau, maar facility

management moet zich beter verkopen en heeft daarom nog een lange weg af te leggen.

M

ichel van Dongen studeerde af als Bachelor Boekhouden, een richting die in zijn latere facilitaire loopbaan altijd zeer nuttig is gebleken. “Het gaat altijd over de cijfers, een CFO denkt in cijfers en volgens de balans van de onderneming. Als Facility Manager moet je je projecten dan ook altijd met cijfers staven en verdedigen”.

Zijn affiniteit met informatica bracht hem bij een IT-bedrijf voor het ontwikkelen van een boekhoudpakket. Hij volgde de evoluties op de voet, werd netwerkspecialist en promoveerde tot ‘system engineer’. Een volgende carrièrestap bracht hem bij Cimad, waar een verhuisproject op stapel stond om de integratie met IBM te realiseren.

Netwerken speelden daarin een belangrijke rol, wat leidde tot een benoeming tot ‘projectmanager’; de eerste stap naar facility management was gezet.

Capco diende zich als volgende carrièrestap aan, met veel internationale ervaring en het beheer van een 700 voertuigen tellende vloot. Michel van Dongen: “Ik heb daar in 5 jaar tijd wel voor 10 jaar aan ervaring opgedaan!”. De volgende stap was bij Microsoft, met het invoeren van het nieuwe werken n.a.v. het verhuisproject (space optimalisatie en change management) van de Culliganlaan naar het Da Vincipark. Bij Accenture begeleidde hij vervolgens een gelijkaardig verhuisen veranderingsproject. Bij deze laatste twee werkgevers nam hij ook het fleet management voor zijn rekening. In 2010 volgde de overstap naar USG People.

Business partnership “Facility management gaat om het management van een business partnership tussen verschillende stakeholders binnen verschillende deelgebieden als technieken, soft services (schoonmaak, onthaal, catering), beveiliging en toegangscontrole, real estate, projecten…” definieert Michel van Dongen.

Business partnership staat voor ‘samen doen’ en het bieden van een meerwaarde door vanuit de business te denken, en niet vanuit de kosten.

Bij USG People gaat het om maatwerk gericht op de vier hoofdmerken. Kwaliteit en expertise moeten hand in hand gaan met kostenefficiëntie en het continu verbeteren van de processen. “Een reactieve aanpak komt altijd te laat” argumenteert Michel van Dongen. “Facility management moet bij de directie een goed plan voorleggen om te mogen uitvoeren, moet problemen vóór zijn en vermijden dat een mug tot een olifant wordt uitvergroot. Alle dagen beter doen is onze missie”.

People manager Managementcapaciteiten zijn essentieel voor de Facility Manager. “Zelf ben ik nog beperkt operationeel bezig. Ik concentreer me maximaal op het aansturen van het team” geeft Michel van Dongen aan.” Een Facility Manager is een ‘people manager’ voor zowel de eigen mensen als de dienstverleners. Het gaat om stimuleren van de talenten van de individuen.”

Hoe meer services uitbesteed worden, hoe meer de management- en controlecapaciteiten aan

USG People USG People is een op de Amsterdamse beurs genoteerd bedrijf, met vestigingen in acht Europese landen, waaronder Nederland, België, Duitsland en Frankrijk. Het overkoepelt verschillende gespecialiseerde merken, waaronder Start People, Unique, Secretary Plus en USG Professionals. Dat resulteert in een werkomgeving voor facility management die samen 160 kantoren telt (waarvan 20 in/ex house), 1500 medewerkers dient en 1300 auto’s beheert.

Michel van Dongen leidt een facilitair team van 10 mensen, verdeeld over drie subdepartementen: Real Estate Contracts (en onroerende materies), Real Estate Projects (en onroerende materies), Service Desk, Materiebeheer (o.a. Fleet). De facilitaire dienst is georganiseerd binnen een ‘shared service center’, als interne leverancier, maar gepersonaliseerd naar de onderliggende merken, waarvoor facility management ook de budgetten beheert.

eve aanpak Strategisch plan Facility management mag niet gezien worden als een kostenpost, maar scoort rendement voor het bedrijf indien het op strategisch niveau acteert. Michel van Dongen ontwikkelt zijn eigen strategisch plan binnen het van hogerhand opgelegde actieplan en verdedigt het t.o.v. de operationele managers voor de verschillende merken binnen USG People.

Hij vat zijn strategische aanpak samen in 3 x ‘F’: flexibiliteit, focus en fun. Flexibiliteit staat voor het mee helpen zoeken naar out-of-the box- oplossingen. Een maximale communicatie is hierbij zeer cruciaal, niet alleen om zo snel als mogelijk de juiste behoeftes te kunnen inschatten, maar ook om de verwachtingen juist te stellen gekaderd binnen de middelen en policies die door USG People aangereikt zijn.. Een duidelijke focus dient er te zijn naar de klant en naar de kosten, via degelijke processen in de basis, en via het maximaal ontwikkelen van de rol als adviseur in de materies binnen het eigen team. ‘Fun’ wijst op het uiteindelijke resultaat en hoe we er toe gekomen zijn. Een positief ingesteld team, met de nodige ervaring en de drive om oplossingen te vinden, leidt gegarandeerd tot een positieve ervaring bij de klant.

Het professionaliseren van het vakgebied is duidelijk merkbaar en toch is dit nog maar een begin volgens Michel van Dongen: “De opleiding is vandaag al erg goed merk ik aan de stagiairs die we graag opnemen, maar de praktijk is bepalend. Het gaat tenslotte telkens om maatwerk”.

Beter doen met minder Michel van Dongen bouwde een facilitaire dienst om van het puur operationeel uitvoeren van taken naar een rol waarin business partnership voorop staat. Hij installeerde een FMIS, omdat ‘meten is weten’ onontbeerlijk is voor professioneel facility management. “Alle gegevens zijn nu gecentraliseerd aanwezig en bruikbaar voor evaluatie”. Duurzaamheid en energiebesparing zijn constante aandachtspunten. “We bespaarden 18% energie door het invoeren van het ‘Sonar’-systeem”.

Er werd een training opgezet rond ‘lean thinking’,

met als doel de teamleden te betrekken bij verbeterinitiatieven vanuit de filosofie dat zij zich hierin maximaal betrokken dienen te voelen om tot de beste resultaten te komen.

Facility management in het voetlicht Facility management moet zichzelf leren verkopen, moet een degelijk plan ontwikkelen, actie ondernemen, de resultaten meten en ze ook communiceren naar directie en klanten.

De Facility Manager moet durven beroep doen op specialisten voor de diverse deelgebieden. “Zich omringen met goede mensen mag niet bedreigend ervaren worden, maar maakt je juist sterk in de functie” pleit Michel van Dongen. “De Facility Manager is in de eerste plaats een generalist, die zich omringt met experten, die hij aanstuurt”.

Leiding geven (management) en beter communiceren zijn belangrijke uitdagingen, evenals het aangaan van een huwelijk met HR en ICT. Facility management staat voor verandering. De gewenste verandering is slechts mogelijk in samenwerking met HR en met technische ondersteuning door ICT. Facility management moet zich constant bewijzen: men is slechts zo goed als de laatst geleverde prestatie!

Eduard Coddé n

Michel van Dongen, Real Estate & Facility Manager bij USG People Belgium

© Bernard De Keyzer

bod komen. Michel van Dongen: “Ik werk graag projectmatig met al mijn medewerkers. Elk project heeft een begin- en eindpunt, en biedt daardoor een meetbare mijlpaal. Het is ook aangenamer en motiverender voor alle betrokkenen”.

FACILITY AWARDS 2012 27

Michel van Dongen belangrijkste FM-project:

RE-prove & Facility 2.0 Leren anders werken Eén van de meest ingrijpende projecten die Michel van Dongen begeleidde voor USG People was het project RE-prove (van Real Estate improve): het invoeren van ‘het nieuwe werken’ en het efficiënter gebruik maken van ‘dure’ kantooromgeving. ‘Anders werken’ corrigeert hij meteen en benadrukt bovenal het belang van change management bij een dergelijk project.

“Al te vaak wordt het invoeren van het nieuwe werken herleid tot een andere bemeubeling van de kantoorruimte, terwijl dat slechts één facet van het grote geheel is” commentarieert Michel van Dongen.

“De essentie van een dergelijk project wordt gevormd door de verandering, de communicatie daarrond en hierdoor de betrokkenheid van alle medewerkers.

Elk puzzelstukje van het project draagt bij tot het welslagen van het geheel”.

Niet in het minst is er de noodzakelijke verandering van een beoordeling op aanwezigheid naar een beoordeling op resultaat. Het aanpassen van het beoordelingsmodel is hoofdzakelijk een HR-verantwoordelijkheid. Facility management faciliteert het anders werken, maar kan niet instaan voor de verandering van het beoordelingsmodel.

gebruikers. Zo is VoIP geïmplementeerd voor de ganse organisatie, maar zijn de mogelijkheden niet meteen duidelijk voor iedereen.

Michel van Dongen: “Het is essentieel om de volledige organisatie te betrekken, opleidingen te voorzien en feedback te vragen aan de gebruikers om de dagelijkse werking nog te verbeteren. Gebruikers moeten herhaaldelijk begeleid worden bij het gebruik van technieken als conference calls om een mentaliteitswijziging mogelijk te maken. Dan kan het aantal verplaatsingen dalen. De niet gereden km is de beste km”.

Mentalieteitswijziging (Facility 2.0) Dienstverlening is een mentaliteitskwestie waarvan iedereen moet doordrongen zijn, niet slechts de benaming van een departement.

Probleemoplossend werken was een belangrijke stap in de goede richting: het probleem beschrijven, hoe is het er gekomen, hoe werken we naar een oplossing.

Oplossingsgericht werken gaat nog een stapje verder: het gaat uit van wat er is, wat gaat er goed, en met deze input gaan we verder naar de oplossing binnen de juiste balans tussen output t.o.v. effort.

Michel van Dongen blikt zelf graag terug naar de Technieken adapteren internationale projecten die hij mocht uitvoeren: De ‘verandering’ slaat ook op het invoeren van tal van “De verschillende culturen en de daarmee gepaard nieuwe technieken, een investering die slechts zin gaande andere aanpak van probleemstellingen zijn heeft wanneer ze ook maximaal benut wordt door de erg verrijkend”.

28

FACILITY AWARDS 2014

DĂŠ ontmoetingsplaats tussen vraag en aanbod.

De online leveranciersgids op www.profacility.be stelt meer dan 750 gespecialiseerde leveranciers voor volgens hun activiteitensector.

Meer dan 750 leveranciers per activiteitensector.

Zij bieden u hun knowhow om het beheer van uw vastgoed, gebouwen, werkomgevingen, facilitaire diensten, wagenpark en mobiliteit te optimaliseren.

Nieuw! m.profacility.be Zoek een leveranciervia uw iPhone of andere smartphones

De Profacility-media zijn publicaties van Business Interactive Media sprl Avenue Louise, 475 BE 1050 Brussels TEL. +32 (0)2 669 77 65 I FAX. +32 (0)2 626 37 17 I info@bimedia.be I www.bimedia.be

ADVERTISING Sigrid NAUWELAERTS - snauwelaerts@profacility.be

Gates Europe en Ontex Global kozen reeds voor SkylinE40 in Aalst.

BEnt u dE vOlGEndE?

www.SkylinE40.be | info@g-label.be | 09 329 30 00 | G-Label Projectontwikkeling Untitled-1 2

FACILITY AWARDS 2014 31/01/2014 12:30:51

29

GENOMINEERDE GUY VANHOORDE

De wijste stad van Vlaande als klant voor facility mana Facility management is als een concert: de muzikant is waar het om draait en waarvoor de klanten komen, maar zonder de ondersteuning door podiumbouw, verlichting, PA-

installatie, ticketverkoop, catering, enz. is er geen concertervaring mogelijk, al zeker geen die positief in het geheugen wordt meegedragen.

G

uy Vanhoorde studeerde af als officieringenieur aan de Koninklijke Militaire School. “De leidinggevende capaciteiten, die daar praktisch ontwikkeld worden, komen me nog steeds van pas” commentarieert hij deze studiekeuze.

Begin de jaren negentig was de grote verhuisoperatie van de in Duitsland gekazerneerde militairen naar thuisland België aan de orde. “Er was een aanzienlijk tekort aan geschikte huisvesting en zo werd ik ingeschakeld bij het ontwerpen van de kazernes en diverse gebouwen” licht hij toe.

Voor Guy Vanhoorde was het ook de eerste stap naar facility management. Zijn laatste wapenfeiten bij Defensie situeren zich in Heverlee waar Guy Vanhoorde werd betrokken bij de uitbreiding van de kazerne en bijdroeg aan de ontwikkeling van het masterplan, de infrastructuur en de gebouwen voor een 7 hectaren grote site. Hij promoveerde tot Adjunct Directeur voor het beheer van de bouwprojecten & het onderhoud in een bepaalde sector.

In 2000 ruilde hij zijn carrière als genieofficier voor een functie als Ingenieur Openbare Veiligheid bij de Stad Gent. Er volgde een vacature voor een Technisch Adviseur ter ondersteuning van de directeur-manager in de Dienst Gebouwen. Guy Vanhoorde slaagde in de toelatingsproeven. In 2003 werden alle voordien verzuilde technische diensten gecentraliseerd en ondergebracht bij

facility management. Guy Vanhoorde kwam als kwaliteitscoördinator terecht in de staf van het toenmalige facilitaire departement. In 2004 vertrok het toenmalige departementshoofd, met een vacature voor de opvolging tot gevolg. Guy Vanhoorde: “Het boeiende is dat het facilitaire departement van de Stad Gent zowel de supply chain als real estate verenigt”.

Voor mensen, door mensen De klant van de facilitaire dienst staat voorop voor Guy Vanhoorde: “Facility management gaat om mensen, is geëvolueerd van ‘dingen regelen’ naar maximale focus op de klant. Als Facility Manager sta je voor het beheer van de klant, de expertise en het beleid”. Hij heeft zijn eigen stempel gedrukt op het strategisch beleid waarin deze drie elementen verweven zitten. “De organisatie van het Departement Facility Management van de Stad Gent legt sterk de nadruk op het versterken van de eigen expertise” licht Guy Vanhoorde toe. “Het gaat om real estate management, investeringsprogramma’s die via project management opgevolgd worden door onze dienst bouwprojecten, maintenance…

Aan het hoofd van elk expertisegebied staat een directeur met een FM-opleiding”.

Verwachtingen inlossen “Klanten verwachten operationeel handelen van het Departement Facility Management. Als

Departement Facility Management Stad Gent Als departementshoofd stuurt Guy Vanhoorde een facilitair departement aan, dat aansluit en bijdraagt tot het realiseren van de strategische doelstellingen van de Stad Gent en van het Departement FM in het bijzonder. Het departement omvat zes verschillende diensten: Dienst Vastgoedbeheer: staat in voor de uitwerking, realisatie en opvolging van de vastgoedstrategie, o.m. door het opmaken en bewaken van het masterplan. Dienst Bouwprojecten: staat in voor de realisatie van grote(re) beleids- en beheersprojecten. Dienst Onderhoud Gebouwen: staat in voor het ‘in stand houden’ van alle gebouwen en hun installaties waarvoor het Departement FM de onderhoudswerkzaamheden beheert. Dienst Service & Logistiek: levert facilitaire producten en diensten m.b.t. logistiek, vlootbeheer, schoonmaak, services en documentondersteuning. Dienst Aankoopbeheer staat in voor de uitwerking, realisatie en opvolging van het aankoopbeleid, het aankoopbeheer, het bestelproces en het beheer van het aankoopproces.

30

FACILITY AWARDS 2014

eren agement

Vertrouwen geven en verdienen De geïntegreerde dienstverlening aan de klant door de volledige organisatiestructuur van het Departement Facility Management, is tot nog toe het meest vernieuwend voor het facility management bij de Stad Gent.

Medewerkers moeten het vertrouwen krijgen om een project uit te voeren, vanzelfsprekend binnen een af te bakenen kader. Dat werkt sterk motiverend. Daarnaast is de installatie van een FMIS een belangrijke mijlpaal. In 2000 was er bijvoorbeeld nog geen volledige lijst beschikbaar van alle vastgoed in portefeuille. Guy Vanhoorde: “Het FMIS is vandaag voor iedereen toegankelijk als een centrale database, waaruit iedereen zowel de facilitair beheerder, als zijn klant - de informatie haalt die voor zijn dienst nodig is”. Een andere innovatie betreft het implementeren van procesgedreven werken. Guy Vanhoorde verduidelijkt: “Een klant vraagt om huisvesting en het Departement Facility Management regelt het nodige op vlak van bv. real estate, onderhoud en bemeubeling”.

Professionaliseren is de uitdaging voor de FM-toekomst “Duurzaamheid is één van de grootste uitdagingen die zich stellen voor facility management!” klinkt het overtuigd. “Voor de overheid betekent dat maatschappelijke meerwaarde en facility management heeft een niet te onderschatten impact op de omgeving. Met een totaal aankoopbudget van gemiddeld 100 miljoen EUR per jaar ligt er een groot potentieel voor verduurzaming en het opnemen van een voorbeeldrol”. ‘Flexibiliteit’ is een andere grote uitdaging. Alles gaat sneller en bijgevolg moeten er oplossingen gezocht worden die op lange termijn bruikbaar blijven, m.a.w. flexibel zijn in levensduur en gebruik. Duurzaamheid en flexibiliteit kaderen in de algemene uitdaging van het blijvend professionaliseren van het vakgebied.

Guy Vanhoorde: “Er zijn meer goed opgeleide FM-ers nodig en een master-opleiding is daarvoor wenselijk. De opleiding facility management moet mensen voorbereiden die een beleid en een visie kunnen ontwikkelen, een communicatieplan kunnen opstellen en kunnen samenwerken met experten. Hoe professioneler facility management wordt, hoe geloofwaardiger het vakgebied zich zal profileren. Uiteraard blijf je als Facility Manager nauw betrokken bij het beleid van jouw organisatie en klant”.

Eduard Coddé n

Guy Vanhoorde, Departementshoofd Departement Facility Management Staf - Stad Gent

© Bernard De Keyzer

departementshoofd moet je een strategische visie uitzetten die het operationeel verwachte concreet laat gebeuren” verduidelijkt Guy Vanhoorde zijn kijk op strategisch facility management. “Door de operationele feiten te communiceren en toe te lichten, krijg je kansen om strategisch te mogen blijven werken”. Facility management moet denken vanuit de integrale keten en bijgevolg ook niet langer een product vragen, maar in het rijke marktaanbod op zoek gaan naar oplossingen. Aldus handelend maakt facility management spontaan de opstap naar een strategisch niveau. Het is duidelijk merkbaar dat steeds meer spelers iFM vooruitschuiven. Guy Vanhoorde: “Als Facility Manager moet je het marktaanbod scherp in de gaten houden. Het gaat erom dat facility management een oplossing moet bieden, wat meer is dan een service of product. Zo gaat het niet langer om het ter beschikking stellen van voertuigen, maar om het uitwerken van een duurzame mobiliteitsoplossing”.

FACILITY AWARDS 2014

31

Guy Vanhoorde belangrijkste FM-project:

Reorganisatie Departement Facility Management Stad Gent Uitwisseling van expertise voor een optimale dienstverlening De benoeming van Guy Vanhoorde als nieuw Departementshoofd ging gepaard met een grondige reorganisatie van het facilitaire departement,. De nieuw opgezette organisatie integreerde de dienstverlening voor alle scholen, de stadsadministratie en de sociale huisvesting, en had toen betrekking op een 700 à 800 medewerkers.

alle andere diensten onder de koepel van het Departement Facility Management, en haar klanten. Elke dienst stelt ook zijn eigen expertise ter beschikking van elke andere dienst binnen het Departement Facility Management binnen vooraf gedefinieerde processen of projecten.

“De uitrol van dit werkingsmodel gaat eigenlijk nog steeds verder om maximaal aan te sluiten bij de nagestreefde klantgerichte dienstverlening” Het hoofdstuk ‘supply chain’ is opgedeeld in gaat Guy Vanhoorde verder. “Zo werden al in 2008 enerzijds ‘service & productie’, anderzijds facility accountmanagers als klantenrelatiebe‘aankoop’. De aankoopdienst staat in dienst van heerders aangetrokken. De expertisetakken HR en Finance werden samengevoegd tot één dienst binnen het Departement Facility Management”.

© Bernard De Keyzer

Werken met doelstellingen Als departementshoofd moet Guy Vanhoorde rekening houden met een beleids- en beheercyclus, een typisch gegeven voor de lokale overheid.

“Doelstellingen worden altijd uitgezet tegenover een periode op korte en op langere termijn” verduidelijkt hij. “Een voorbeeld daarvan is dat de Stad Gent zich tot doel stelt klimaatneutraal te zijn tegen 2050. HR en de toekenning van budgetten wordt daaraan gekoppeld”.

Werken vanuit doelstellingen is een relatief jong gegeven voor de lokale overheid. Guy Vanhoorde licht toe: “Vroeger was het budget voor het onderhoud van bijvoorbeeld de scholen toegewezen aan de schepen van onderwijs, die begrijpelijk prioriteit gaf aan het onderwijsbeleid en oog moest houden op de demografische evolutie in Gent en omgeving. Daardoor kon niet altijd de nodige prioriteit aan de gebouwen worden gegeven. Nu is dat budget ondergebracht bij facility management, wat leidt tot een beheer vanuit een meer geïntegreerd perspectief”.

32

FACILITY AWARDS 2014

Het Departement Facility Management vraagt een realistisch budget op bij het stadsbestuur en bepaalt vervolgens in overleg met de klanten de prioriteiten voor elk facet van de dienstverlening.

Zo wordt voor onderhoud het technisch advies vanuit de facilitair expert, afgewogen tegenover de vraag van de klant, die begrijpelijkerwijs de eigen activiteiten voorop stelt.. “Bij verschillen tussen het technisch advies en de klant, volgt overleg om tot de beste oplossing en budgetbesteding te komen. Dit alles binnen de krijtlijnen van het gevoerde beleid en de beschikbare middelen”.

Stem mee voor de Facility Manager van het jaar!

De prijs ‘Facility Manager of the Year’ wordt toegekend aan een man of vrouw die door zijn of haar manier van denken, visie, engagement en inspanningen bijgedragen heeft tot het succes van de onderneming of organisatie waarvoor hij of zij werkt. Op die manier heeft hij of zij eveneens het beroep van Facility Manager bekendheid en erkenning bijgebracht en bijgedragen tot de professionalisering ervan.

Guy E Faci ECKHO lity & UT Op basis van de nominaties van het publiek Barc Main o tena werden dit jaar 6 finalisten verkozen nce Man door de vakjury voor de titel van ager Ann T ‘Facility Manager of the Year 2014’. Het is Faci ROCH l D.E ity Mana mogelijk om te nemen aan dit evenement Mas ter B ger door online op de kandidaat van lend ers 1753 uw keuze te stemmen. Op 29 april Guy VAN D H e OOR 2014 zal de titel ‘Facility Manager pa Stad rtemen DE tsho Gen van het Jaar’ toegekend worden ofd t Faci lity M tijdens de prijsuitreiking van de anag Mic eme hel ‘Facility Awards 2014’ nt V Rea AN D l E O in de SkylinE40 te Aalst.

USG state & NGEN Peop Faci lity M le anag er Hen k Dire VINCEN c AZ A teur Fa T ci lma - Sij litaire D sele -Dam iensten &M me Koe aste n rpla Afde VERGA n UWE lings Delt N v e a Llo rantw yd B o ank ordelijk e Fa cility Man agem ent

Een organisatie van

Stem online via www.facility-awards.be/het-publiek-stemt FACILITY AWARDS 2014

33

Better offices, better for your business Office space from €199 per month Whatever kind of office space you want, you’ll only ever pay for what you use – nothing more. That’s true for small businesses looking for a base, bigger businesses looking for branch offices and global businesses seeking new markets.

If you need an office all the time, or part time, we can help. If you need an office occasionally we can help too, and, should you need the ultimate in flexibility, our business centres across the globe give you a working base wherever and whenever you need.

Try us FREE today - simply email maarten.digneffe@regus.com quoting code: IFMA1TEST4FREE

0800 97 282 regus.be RE3933_REG_Flyer_IFMA members_177x125_BE_EN_JAN14_v3.indd 1

30/01/2014 13:10

THE 200 EXPERTS OF

CXO MAGAZINE CONGRATULATE THE FACILITY MANAGER

OF THE YEAR 2014!

CxO Magazine, business magazine on innovation, leadership, strategy and vision - www.cxonet.be

34 FACILITY AWARDS 2014 advertentie_Profacility mag_140122.indd 1

22/01/14 15:55

We care for FM research, training, networking and knowledge sharing

Activiteiten en lezingen kalender Noteer deze afspraken meteen in uw agenda!

11/03/2014 Workshop ‘Onderhandelingstechnieken’ Onderhandelen, iedereen kan het leren!

Diegem, Regus Business Center

27/03/2014 Dag van Facility Management In samenwerking met Kluwer ALM, Berchem

02/04/2014 Halve dag opleiding Total life cycle buildings Diegem, Regus Business Center

13/05/2014 Debatnamiddag ‘Vastgoed in het onderwijs’ In samenwerking met RES Tour & Taxis, Brussel

13/05/2014 Bedrijfsbezoek Desso Dendermonde

18/06/2014 Halve dag opleiding Alles onder controle bij het uitbesteden van facilitaire diensten

29/04/2014 Facility Awards 2014 Verkiezing Facility Manager van het jaar Erembodegem (Aalst), SkylinE40

Gedetailleerd programme en inschrijvingen op www.ifma.be

Contact: secretary@ifma.be of mieke.loncke@ifma.be Elke training duurt een halve dag en vindt in de voormiddag plaats, van 8u30 tot 12u00. Bij aankomst vanaf 8.00u, ontvang je een ontbijt.

De sessies zijn op de praktijk gericht en er wordt rond concrete cases gewerkt. Het maximum aantal deelnemers wordt telkens beperkt, snelle beslissers nemen meteen een voorsprong!

Corporate Partners

Related Associations

Media Partners/Fair Partner

FACILITY AWARDS 2014

35