Workplace Showcase 2013 - Edition française

L’ORGANISATION DU TRAVAIL EN PLEINE (R)ÉVOLUTION

CASE STUDIES:

ELO BULL QUICK ING LIFE SANOMA MELEXIS BEIERSDORF MECS EUROPE

© Marc Detiffe

Business Interactive Media sprl - Profacility magazine n°39 • Trimestriel d’information • juillet-août-sept. 2013 • Edition francophone • 12,50 EUR • Bureau de dépôt Leuven Mail • P304098

Showcase 2013 / WORKPLACE

une édition spéciale de

Efficiency in buildings, facilities & mobility management

PROFACILITY NR. 35 SEPTEMBER 2012 1

L’espace, notre domaine depuis 1950

CLOIS O N S

PLAFONDS CLIMATISANTS

PARACHÈVEMENT

BEDDELEEM T + 3 2 9 2 2 1 8 9 2 1 o u v i s i t e z nous au www.beddeleem.be

P ORTES

MOBILIER

I editorial I

Le lieu de travail contribue à un meilleur équilibre travail/vie privée

L

e « travail » a fortement changé au cours des dernières années et va encore évoluer à l’avenir. Les tâches strictement définies, uniformes et répétitives disparaissent. Créativité, réflexion commune et gestion de projets prennent le dessus. Le profil des « travailleurs » a évolué en parallèle. Le « travailleur du savoir » possède un autre background, basé sur ses années d’études. Il a aussi d’autres attentes en matière de carrière et de vie privée, il pose des exigences à son employeur. En conséquence logique, le cadre de travail s’adapte !

L’aménagement de bureau actuel n’opte plus pour un seul poste de travail, mais pour une variété de postes adaptés aux diverses tâches effectuées par l’employé pendant la journée.

Le travailleur du savoir change constamment de poste, ce qui contribue à dynamiser le cadre de travail, à stimuler la communication entre collègues et à l’inspirer en fonction des vues sur l’extérieur…

Ce qui est frappant dans les projets visités, c’est que la réduction du nombre de mètres carrés utilisés semble moins prononcée actuellement. Il se peut que la pression sur le marché de la location ait une influence à ce niveau. Lors de l’aménagement, priorité est donnée au bien-être de l’employé et ceci sur de nombreux plans. L’ergonomie est devenue une notion-clé. Elle est optimalisée en fonction du type de poste de travail et de son utilisation.

Elle ne se limite pas à la tablette de travail et au siège de bureau. Une attention particulière est aussi accordée à l’éclairage, ce qui peut d’ailleurs déboucher sur une économie due à une consommation énergétique plus basse. L’acoustique a été négligée pendant des années, mais bénéficie aujourd’hui soudainement de toute l’attention qu’elle mérite en tant qu’élément favorisant le confort sur le lieu de travail.

Le souci du bien-être de l’employé s’exprime aussi par une offre croissante de services connexes comme par exemple l’assistance mobilité, une offre de restauration plus attractive, avec ou sans extension de la disponibilité pour tenir compte des temps de travail flexibles.

Mais il n’y a pas que les services liés au travail qui sont étendus et optimalisés. De plus en plus de sociétés cherchent un équilibre travail/vie privée pour leurs collaborateurs par une sélection de services étudiés.

La décoration du lieu de travail n’est plus stérile/contraignante, mais mise résolument sur la sociabilité, l’habitabilité et le caractère « domestique ». Les couleurs sont admises et renvoient souvent à l’image de marque de l’entreprise. L’aménagement et la décoration de l’environnement de travail sont essentiels pour l’image que la société renvoie à l’employé et jouent un rôle primordial dans une relation visant la fidélité et le partenariat à long terme.

L’ambiance de travail stimule même le retour plus fréquent au bureau, malgré une acceptation grandissante du travail à domicile. Et enfin, il faut remarquer que la prise en compte du cadre de travail s’impose de plus en plus souvent dans les petites entreprises.

Découvrez sur les pages qui suivent de nombreux exemples d’aménagements de bureau qui reflètent l’esprit actuel.

Eduard CODDé Rédacteur en chef redactie@profacility.be

Workplace Showcase 2013 3

Les médias Profacility sont des publications de

Editeur : Business Interactive Media sprl avenue louise, 475 -1050 Bruxelles Tél. +32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be - www.bimedia.be Directeur de la publication Didier VaN DeN eYNDe - dvandeneynde@bimedia.be PUBLICITÉ & MARKETING Business Development Didier VaN DeN eYNDe - dvandeneynde@profacility.be Key Account Manager Sigrid NaUWelaerTS - snauwelaerts@profacility.be Tarifs publicitaires disponibles sur www.profacility.be/advertising RÉDACTION Rédacteur en chef eduard coDDÉ - redactie@profacility.be

BULL BELUX

améliorer la collaboration intergénérationnelle

ING-LIFE & NON-LIFE

Nouveau départ au sein de l’airport plaza

Journalistes patrick BarTholoMÉ, kim VerheGGe, Jean-claude VerSeT Traducteurs Michel BUckINX, luc FraNco, Didier leMaIre, annelies VerBIeST Photographes Valérie clarISSe, Bernard De keYZer, Georges De kINDer, Marc DeTIFFe, Geoffrey FrITSch, Yvan GlaVIe, Thomas VaN haUTe

BEIERSDORF

les marques comme sources d’inspiration

adressez vos communiqués de presse à redaction@profacility.be (Fr) redactie@profacility.be (Nl) PRODUCTION Graphisme kurt ThYS - Str8 - www.str8.be

SANOMA

Bytes, Bricks and Behaviour

Imprimeur Van der poorten Sa - www.vanderpoorten.be PARTENARIATS profacility est le partenaire média de

ABONNEMENTS Formulaire d’abonnement sur www.profacility.be/abo contact : abo@profacility.be Editeur responsable: Didier VaN DeN eYNDe, avenue louise, 475 -1050 Bruxelles © Droits de reproduction (textes, publicités, illustrations) réservés pour tous pays. les documents reçus ne sont pas rendus et leur envoi implique l’accord de leur auteur pour leur libre publication.

MELEXIS

Un pari sur la croissance

ELO TOUCH SOLUTIONS

espaces ouverts, ludiques et multifonctionnels

4 Workplace ShoWcaSe 2013

I sommaire I

10

AUX ORIGINES DE LA COMMUNAUTÉ FM Interview de Patrick Wendelen

13

BUSINESS CASE : ING LIFE & NON-LIFE Créer du bien-être pour les collaborateurs et les clients

23

SHOWROOM

Nouveautés mobiliers et équipements pour l’aménagement des espaces de travail

BUSINESS CASE : SANOMA 3B, les facteurs de succès de leur nouvelle organisation du travail

31

MOBILITÉ : BUREAUX SATELLITES Aller à la gare pour éviter de prendre le train !

34

BUSINESS CASE : BEIERSDORF L’imagerie de NIVEA comme inspiration pour le design des bureaux

41

YAMBLA

Boîte à idées numérique et sociale

SNCB HOLDING

56

TAKE OFF OFFICE PARK Coup de projecteur sur les développements du site «The Loop» à Gand

61

Bureaux satellites dans les gares ?

70

INDEX DES PUBLICITES et PUBLI-REPORTAGES

SHOWROOM Nouveautés pour l’aménagement des espaces de travail

AOS STUDLEY

20-21

L.O.G

54-55

ASSA ABLOY

30

PROCOS

6-7

BEDDELEEM

2

MCS

8

74

BUROCONCEPT

92

MERAK

72-73

CAMELOT

66-67

MIKO

84-85

DTZ

58-59

MOZER

79

88

GLOBAL

28-29

PAMI

83

GIROFLEX

47

PAN-ALL

77

IFMA- HEPL

22

RECUPEL

78

IFMA FACILITY AWARDS

60

ROSESTUDIO

38-39

KINNARPS

68-69

STEELCASE

12

BUSINESS CASE: BULL BELUX Un déménagement vers le «New Way of Working» avec le projet DiversiBull CUTURE D’ENTREPRISE ET CHANGE MANAGEMENT Yambla invente la boîte à idées numérique et sociale BUSINESS CASE : ELO TOUCH SOLUTIONS Un autre regard sur le travail flexible

BUSINESS CASE : MELEXIS Pari sur la croissance

86

WORKPLACE : 9 ÉTUDES DE CAS

Sibelco, Euler Hermes, Clear2Pay, Plancke Tax Consultancy, Center for Creative Leadership, Fost Plus, PSA Belux, KBC Artevelde, Ecopuur

Workplace Showcase 2013 5

PROCOS Group

Photo : Toon Grobet

Contribution de l’environnement de travail à l’efficacité opérationnelle de l’entreprise

VRT Radiohuis – Louvain en collaboration avec Studio Farris

6 Workplace Showcase 2013

Photos : Toon Grobet

PUBLI-VIEW

MC bureau de la direction - Bruxelles

VRT Radiohuis – Louvain en collaboration avec Studio Farris

À la création de PROCOS, en 1990, le développement était axé sur les aspects CAD services et space planning.

Aujourd’hui, les équipes de PROCOS Group consultancy délivrent des services selon deux business lines : « SPACE » et « SOFTWARE ».

Par sa méthode pragmatique, axée sur un partenariat avec les clients, il se porte garant de la réussite des projets. Fort d’une grande équipe multidisciplinaire de professionnels, PROCOS Group est en mesure d’apporter une réelle valeur ajoutée pour le département facilitaire ainsi que pour l’ensemble de l’entreprise.

Le département « SPACE » de PROCOS répond aux questions des organismes publics ou sociétés privées en matière d’hébergement : élaboration d’un plan stratégique, établissement d’un programme des besoins et exigences en matière d’hébergement, conception d’un nouvel environnement de travail, planification de l’espace, conception de l’architecture intérieure, change management, project management, ainsi qu’un support pour les projets DBFMO. La business line « SOFTWARE » développe et implémente les solutions logicielles pour la gestion facilitaire et la gestion de projets. Procos recourt systématiquement aux technologies les plus récentes, dans lesquelles les applications Internet (mobiles) occupent une place centrale. Outre les outils et applications développées spécifiquement par Procos (Project Library, Multi Project Manager et Move Manager), PROCOS Group implémente depuis plus de 15 ans ARCHIBUS, système d’information spécifique pour le Facility Management reconnu au niveau mondial.

Homes for business Sous l’influence des changements affectant notre vie quotidienne, l’évolution des technologies, la mobilité et la démographie, les organisations sont obligées d’adapter leur environnement de travail.

L’arrivée de la génération Y et les différences d’âge conséquentes entre collègues nous obligent à revoir notre conception traditionnelle du bureau. Dans le bureau classique tous les éléments nécessaires au travail s’y trouvent : sièges, plan de travail, ordinateur, téléphone… sans oublier les collègues ni les informations.

Aujourd’hui, ces informations sont accessibles de partout et l’on peut parfaitement travailler avec ses collègues à distance. Les collaborateurs sont plus nomades et par conséquent l’environnement de travail dépasse désormais le cadre strict des bureaux de l’entreprise. Il s’étend et englobe d’autres lieux comme le domicile, un hôtel, un centre d’affaires, voire le train ou l’avion durant les déplacements.

Cela n’implique pas la disparition du bureau, mais bien l’évolution de sa fonction primaire. La fonction de l’environnement de travail doit désormais être mieux adaptée aux processus opérationnels de l’organisation et aux tâches des collaborateurs.

Engagement européen Au départ de ses bureaux d’Anvers, Arnhem, Lisbonne et Luxembourg, PROCOS Group est actif dans un grand nombre de pays en Europe.

AG Insurance – Bruxelles

Dès lors, dans la conception et l’implémentation du nouvel environnement de travail, il est nécessaire d’être très attentif aux besoins de l’ensemble de l’organisation en intégrant les aspects HR et ICT qui en sont des composantes importantes. D’autre part, la conception d’un environnement de travail ouvert et transparent, axé sur le travail collaboratif, peut avoir un impact négatif sur la capacité de concentration des collaborateurs. C’est pourquoi un mélange harmonieux de différents types de postes de travail et un agencement bien étudié de l’espace sont cruciaux.

C’est en écoutant attentivement les besoins de l’entreprise et des collaborateurs, en adaptant l’environnement de travail à la stratégie de l’entreprise et en intégrant les facettes HR et ICT que l’équipe PROCOS donne réellement forme aux « homes for business ».

Jan Blockxstraat 1 2018 Anvers +32 3 242 94 60 procos.belgium@procosgroup.com www.procosgroup.com

Workplace Showcase 2013 7

MCS Inspiration Day Oct. 24, 2013 from 10h to 18h

Looking for inspiration?

MCS is pleased to invite you to its main annual event bringing together professionals in Real Estate and Facility Management from various horizons.

From this day, you will take away many valuable

tools and tips to apply the next day for managing your asset portfolio, and your internal trends in the domain of optimal way of working.

and external services. You will also learn the latest

During this interactive full day event, you will be given some food

for thought around three domains : workplace, service and real estate management through high profile speakers, live debate, customer testimonials and expert forums in parallel breakout groups.

Topics La Maison de l’Automobile Brussels, Belgium

THE FUTURE OF SUSTAINABILITY IN REAL ESTATE Breakout sessions: Maintenance • Workplace • Cleaning • Cost Apportionment • Space Management • Contract Management

NEW WAYS OF WORKING : INFLUENCE ON THE RELATION BETWEEN FUNCTION, STRUCTURE AND ARCHITECTURE

Inspiration.Insight.Impact.

Breakout sessions: Performance • Catering • Agility • Energy • Workplace • Mobility

SERVICE MANAGEMENT IN THE PERFECT STORM Panel of service providers

Speakers Dirk Van Dueren, Provincie Limburg • Neil McLocklin, Cushman & Wakefield • Hederik Tijs, BASF • Roland De Coninck, Siemens • Bart Hendrickx, KU Leuven • Bart De Sutter & Jean Morren, Euroclear • Kenneth Stevens, SAP • Yves Henet, bpost • Jean-Christophe Donck, UCB • Dr. ir. Philippe Samyn • Facilicom • ISS • Sodexo • Be.Maintenance • and many more ...

Ongoing side activities • myMCS demonstrations • Video booth • Green car test drives

To register for this event, follow this link (free admission) : www.mcs.fm/events/the-mcs-inspiration-day

Advert MCS HR.indd 1

#mcs_inspirationday

06/09/13 08:12

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I AGENDA I

FAIRS & NETWORKING EVENTS

SEMINARS

TRAINING

→ 24>27/09 CMS Berlin 2013 - Cleaning Management Services Ce salon professionel international de l’industrie du nettoyage rassemblera pour sa 7e édition quelque 350 exposants présentant leur offre relative aux produits, systèmes et équipements dans ce secteur.

Berlin, Messe Berlin

→ 24/09 IFMA Breakfast 4 FM Gestion responsable de l’Energie Gosselies, Etablissements Fernand Georges

9e Formation Post Graduat en Facility Management Prochaines sessions de formation organisées par la Haute Ecole de la Province de Liège – Seraing en collaboration avec IFMA :

→ 26>27/09 Salon HVAC Le salon professionnel pour les technologies innovantes en matière de prestations énergétiques, de climatisation intérieure et techniques d’installation.

Bruxelles, Brussels Expo → 02>04/10 IFMA’s Congres World Workplace 2013 La conférence annuelle la plus importante et respectée dans le domaine du FM depuis plus de 30 ans.

USA - Philadelphia → 15>17/01 Salon Facilitair Avec ses quelque 400 exposants, son symposium et ses ateliers et présentations thématiques, ce salon professionnel permet de se tenir informé des nouveautés et partenaires possibles pour l’outsourcing de certains services. s’Hertogenbosch, Brabanthallen

La biennale axée sur le design, l’architecture d’intérieur et les matériaux et mobiliers, INTERIEUR, ainsi qu’ORGATEC, le salon professionnel des solutions pour l’équipement des espaces de travail et de vie des bureaux, reviendront en 2014.

INTERIEUR : 17>26/10/2014, Courtrai ORGATEC : 21>25/10/2014, Cologne

Plus d’information sur ces évènements : www.profacility.be/agenda

→ 25/09 Séminaire : Le nouveau marché résidentiel bruxellois Organisé par Editions & Séminaires – Property Meetings Bruxelles, ING (Marnix) auditorium → 26/09 Séminaire IFMA : Energy Management Résultats et conclusions du groupe de travail Bruxelles, B Faculty → 09/10 9e Facility Topics « Le FM dans les institutions publiques face aux nouveaux défis de notre société ».

Fernelmont, Château de Franc Waret → 11/10 Quel FMIS et pour quel usage ?

Conférence et présentation IFMA des fournisseurs de solutions FMIS Bruxelles, Febelfin Academy → 17/10 6e Congrès FM Interactif « Facility Management Anno 2021 » Jodoigne, Château de l’Ardoisière

26/09 : Introduction concernant l’immobilier 10/10 : Gestion des déménagements Gestion du parc automobile 24/10 : Gestion du catering 07/11 : Gestion du nettoyage 21/11 : Gestion des déchets

LES APÉROS NETWORKING DU COLLECTIF NWOW En septembre et octobre, période de rentrée et de bonnes résolutions, le collectif New World Of Work entame une tournée des espaces de coworking wallons. Après La Forge Coworking (Liège), Co-Nnexion (Mons) et Louvain Cowork (Louvain-la-Neuve), 5 autres espaces seront investis les jeudis soirs pour des apéritifs networking. Au programme ? Présentation du coworking, visite de l’espace & workshop-discussion, et enfin, un apéritif.

26/09 : Cristal Hub, Seraing 03/10 : Switch Coworking, Charleroi 10/10 : Coworking Namur, Namur 17/10 : Espace de Coworking (ESCO), Tournai 24/10 : Cowork Factory, La Louvière Informations et inscriptions via info@starttonwow.be www.mieuxtravailler.be

→ 23/10 IFMA FM on site : Foamglass Visite d’entreprise, Tessenderlo → 14/11 IFMA FM on site: Mobistar Visite d’entreprise, Evere → 27/11 26e Facility Nights « Facility Nightmares » Louvain-la-Neuve, Court-Saint-Étienne

WORKPLACE SHOWCASE 2013 9

FM I Knowledge Sharing I

Aux origines de la communauté FM Depuis 1999, Patrick Wendelen et son entreprise KI’Communication sont étroitement impliqués dans l’univers du facility management. Les divers événements rythmant la vie quotidienne des professionnels du FM sont autant d’occasions d’échanger connaissances et expériences, de découvrir des facettes inconnues – parfois surprenantes – du métier, de tisser © Geoffrey Fritsch

et de renforcer les liens de collégialité au sein de la communauté FM belge. n Eduard Coddé s’est entretenu avec Patrick Wendelen

À quand remonte votre entrée dans les sphères du facility management, et comment ?

Tout a commencé en septembre 1999, avec l’organisation, à la requête de Chris Claessens, d’un Congrès FM par la Chambre Flamande des ingénieurs. Quelque 80 personnes se sont retrouvées dans la Flanders Language Valley. C’était une belle réussite mais, pour ma part, j’étais surpris de constater que les professionnels présents ne se connaissaient guère et qu’il n’existait pas de communauté FM à proprement parler.

C’est ce qui m’a incité à y remédier, même si je n’avais personnellement aucun lien particulier avec ce domaine d’activité.

Quelle fut la première initiative allant en ce sens ?

Les Facility Nights. À l’époque, je n’invitais que des conférenciers d’envergure internationale. Les deux premières éditions connurent un franc succès, suivi d’un ressac pour la troisième. Nous avons procédé à une évaluation en profondeur, puis recherché des orateurs plus au fait de la pratique quotidienne et mieux à même de cerner l’essence de la fonction FM. Il est apparu qu’ils pouvaient tout autant être belges !

La quatrième Facility Night a compté 166 participants, lui assurant ainsi la percée définitive ! Depuis, la formule des Facility Nights se base sur ce qui anime et fait vivre le milieu FM : ses frustrations, ses expériences, son vécu. Ces 4 ou 5 dernières années, de plus en plus de

10 Workplace Showcase 2013

suggestions pour des sujets de conférences proviennent du marché.

Il est essentiel de rester à l’écoute afin d’affiner le concept des Facility Nights et d’en conserver tout l’attrait. L’objectif demeure évidemment d’apporter quelque chose d’intéressant à l’assistance, relié au domaine FM. À côté des Facility Nights, les Congrès FM sont à leur tour devenus une valeur sûre.

J’ai organisé le premier Congrès FM en 2008, un événement de deux jours à Laethem-Saint-Martin, durant lequel cinq CEO prirent la parole.

Plus de 120 personnes avaient répondu à l’appel, mais un congrès de deux jours n’est malheureusement plus tenable aujourd’hui. Nous avons donc tout concentré sur une seule journée, et maintenant même un demi-jour. Beaucoup d’entreprises en considèrent la participation – à tort d’après moi – comme une journée de détente, de changement d’air. Le sujet s’avère donc très sensible à tous les niveaux de fonctions.

La formule actuelle des Congrès FM se résume en « lean & short ».

Ils sont très interactifs, ce qui les rend encore plus enrichissants et captivants. Ils visent à transmettre des connaissances à propos de notre secteur d’activité, même aux vieux briscards du facility management.

Les Facility Nights quant à elles, caressent un autre objectif, à savoir celui du réseautage.

les événements que vous organisez s’adressent-ils aux professionnels FM de la Belgique entière ?

Il est évident que les Facility Nights – et dans une moindre mesure les Congrès FM – attirent essentiellement un public néerlandophone.

Le FM est de tout temps une spécialité anglo-saxonne, c’est comme s’il existait une frontière FM traversant le royaume. Les FM Topics, qui se tournent vers la Wallonie – considérez-les comme une version allégée des Facility Nights – ont vu le jour afin de rétablir l’équilibre entre le nord et le sud. Nous voulons avant tout doper la notoriété du concept de facility management au sud du royaume. En effet, nous avons constaté qu’un événement purement francophone écartait assez bien d’obstacles aux yeux des facility managers wallons ou de leurs collègues. d’autres nouvelles initiatives sont-elles prévues ?

Oui, il faut encore parler des « Facility Trends », axés sur la communication émanant des fournisseurs de services facilitaires, sans pour autant devenir un événement publicitaire. Nous n’y invitons que des facility managers et travaillons à partir d’une vision d’avenir de la pratique FM. Il y a cinq ans, le FM Zorgcongres a également vu le jour, prenant forme suite à un contact avec Arlette Verleyen, directrice des Services Facilitaires de l’Universitair Ziekenhuis Brussel. Depuis, cet événement a conquis sa place en début d’année. et que nous réserve l’agenda d’ici la fin de l’année ?

Pour commencer, un FM Topics le 9 octobre, où seront invités le directeur de la Banque Nationale de Belgique, un représentant de la Commission Européenne et le ministre Jean-Claude Marcourt.

Le thème principal en sera le facility management dans les institutions publiques.

Quelques jours plus tard, le 17 octobre, le 6e Congrès FM interactif à Jodoigne se penchera sur l’avenir du facility management. Chris Claessens (Director General Services, PwC Belgium) et Norman Rose (Secretary General, European Centre For Facility Management) y prendront la parole en sessions plénières.

Enfin, le 27 novembre, la 26e Facility Nights, dont le thème, « facility nightmares », est essentiellement axé sur les bâtiments pratiquement ingérables. Nous mettons la dernière main au programme définitif, mais avons déjà reçu la confirmation du Musée Guggenheim de Bilbao et du SPF Justice ! n

FM INTellIGeNce 10 min de votre temps nous aideront à répondre à vos souhaits en matière d’information, benchmarks et retours d’expériences. dites-nous quelles sont vos attentes et vos priorités de gestion. répondez en ligne à notre questionnaire

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KI

COMMUNICATIONS

Workplace ShoWcaSe 2013 11

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Réalisation de Art Nivo Workspaces - photo: Valerie Clarysse

Nouveau départ au sein de l’Airport Plaza Créer du bien-être pour des collaborateurs et clients ravis

Workplace Showcase 2013 13

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

« Considérer la décision de la Commission européenne de séparer les activités d’assurance des activités bancaires des organismes financiers comme une opportunité incroyable et fonder une fantastique société flambant neuve, tel était notre but », déclare Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium. « Nous avons créé une entreprise totalement indépendante issue de l’importante infrastructure ING qui emploie 10.000 collaborateurs en Belgique et avons en outre initié une culture propre pour un nouvel avenir. » n Eduard Coddé Photos : Valérie Clarysse - courtesy of Art Nivo Workspaces

Robert De Colfmaker, Facility Manager ING Life & Non-Life Belgium

14 Workplace Showcase 2013

«

«

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obert De Colfmaker décrit l’ensemble de l’opération : « C’est comme un jeune qui quitte le domicile douillet pour vivre sa propre vie ». Un premier pas essentiel vers le nouveau cadre de travail de quelque 450 collaborateurs a été de déterminer la façon dont ING Life & Non-Life Belgium allait se profiler comme entreprise indépendante. « Ouverture interne et externe, collaboration, efficacité et focus maximal sur le client » ont été retenus après quelques mois comme les éléments-clés.

Robert De Colfmaker : « Il est indispensable pour une entreprise de savoir ce qu’elle veut. Un périmètre a été défini et on a choisi un partenaire immobilier (Key Estate). Pas moins de 28 bâtiments ont été présélectionnés pour ramener ensuite le choix à 5, puis 2.

Finalement, c’est l’immeuble Airport Plaza à Diegem qui a été retenu comme nouvel hébergement pour la société tout juste créée.

Presque le coup de foudre, en raison de l’harmonie entre l’ouverture sur l’extérieur, le calme et les nombreuses possibilités d’aménagement. Le bâtiment donne un sentiment de jeunesse et de dynamisme, comparable à l’ambiance campus, et est motivant. » Ensuite, ce changement en profondeur a fait l’objet d’une communication à l’intention de tous les collaborateurs et le projet a été « vendu » en interne. Rien que le déménagement de l’implantation d’Etterbeek (Cours Saint-Michel) vers Diegem représentait un « risque de mobilité » et a été encadré par une étude de déplacement par collaborateur.

Robert De Colfmaker : Je crois fermement que le facility management peut rendre les collaborateurs plus heureux. Les clients externes bénéficient d’un service optimal grâce à un soutien interne maximum des collaborateurs dans leurs activités.

Vision à long terme sur le travail Le lancement d’une société ING Life & Non-Life Belgium indépendante est allé de pair avec l’établissement d’une vision à long terme sur l’activité proprement dite et sur le cadre de travail. C’est ainsi que le bâtiment est accessible de 5 à 20 h pour favoriser une flexibilité maximale du temps de travail. À long terme, chaque collaborateur – y compris ceux du call center – doit pouvoir travailler à domicile !

ING Life & Non-Life Belgium a opté sciemment pour une collaboration avec un partenaire externe. Après un certain nombre d’entretiens exploratoires avec un focus sur une solution « end-toend », le choix est tombé sur Art Nivo Workspaces. Robert De Colfmaker : « Pour nous, sortir des sentiers battus, être différent des autres, était très important. L’accord de collaboration a été conclu avec une option permettant des évaluations intermédiaires et du benchmarking, histoire d’être sûr du résultat final souhaité. » Art Nivo Workspaces a assuré l’accompagnement global. Quelque

© picture@georgesdekinder.com L’immeuble Airport Plaza à Diegem a été choisi pour héberger les activités de ING Life & Non-Life Belgium

33 collaborateurs sont intervenus comme porte-voix pour leurs 450 collègues. Ils fonctionnaient comme ambassadeurs des différentes divisions. Par le biais de workshops approfondis, chacun a donné ses idées pour la création du nouvel environnement de travail. Un forum sur l’intranet offrait des possibilités de suggestions supplémentaires.

Robert De Colfmaker : « Les suggestions reçues étaient très variées, irréalistes pour certaines, très utiles et améliorant l’efficacité pour d’autres ! Nous avons demandé à chacun comment il travaillait et comment il souhaitait travailler à l’avenir. En d’autres termes, comment il voyait son poste de travail idéal. En interrogeant chacun de manière approfondie, vous créez un cadre de travail optimal et durable dans lequel les collaborateurs et équipes travaillent avec plaisir, efficacement et dans l’intérêt du client. Évidemment, l’input massif devait être filtré et rationnalisé, un processus dans lequel notre partenaire avait déjà beaucoup d’expérience. » De nombreuses propositions ont fait l’objet de simulations 3D permettant les calculs de coûts nécessaires pour mener à bien le processus de sélection définitif. « Pour un certain nombre d’entre elles, nous avons décidé de les préparer, mais de les réaliser plus tard », ajoute Robert De Colfmaker.

Le bâtiment Airport Plaza donne un sentiment de jeunesse et de dynamisme comparable à l’ambiance d’un campus.

Workplace Showcase 2013 15

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

Des lieux de réunion très diversifiés favorisent la communication interne.

16 Workplace Showcase 2013

Des postes de travail isolés ou partagés permettent de s’adapter à la nature et la durée du travail.

Workplace Showcase 2013 17

Workplace I Business Case I ING LIFE & NON-LIFE BELGIUM, DIEGEM I

Focus sur le bien-être Pour Robert De Colfmalker, les « clients » peuvent être divisés en trois groupes d’âge : moins de 35 ans, 35 à 50 et 50 et plus. Pour lui, la prise en compte des conditions de vie des collègues est centrale.

Ceci débouche notamment sur un certain nombre de mesures qui concernent les besoins de mobilité, une food policy saine et la collaboration avec un partenaire pour l’ergonomie et la santé.

Sur les 450 collaborateurs d’ING Life & Non-Life Belgium, 250 sont actifs dans le core-business tandis que les 200 autres assurent les services supports comme l’IT, la finance, etc. Chacun dispose d’un ordinateur portable et un double réseau – câble et sans fil – assure une connectivité maximale.

Un niveau ergonomique est déterminé, pour chaque poste de travail, en fonction de la durée d’utilisation maximale autorisée.

C’est ainsi que les postes où l’on travaille jusqu’à 8 heures sont dotés d’une tablette réglable en hauteur et d’un siège avec puce mémoire pour un réglage optimal.

La culture de réunion a été analysée en tant qu’élément dans la création du nouveau cadre de travail. Cette analyse a révélé un besoin important de petites salles et un besoin seulement occasionnel d’une grande salle. Les facilités campus de l’Airport Plaza conviennent parfaitement à ce niveau et, en cas de nécessité, des hôtels à proximité offrent encore d’autres solutions.

La puissance de la communication ouverte Avant la construction du nouvel environnement professionnel, les gens se sont familiarisés à l’utilisation des nouveaux postes de travail. Robert De Colfmaker : « Nous avons organisé différentes sessions et un manuel a aussi été élaboré pour tous les collègues. » Robert De Colfmaker a rédigé un journal que chacun pouvait consulter pour suivre de près l’avancement du projet. En outre, il a organisé des visites de chantier pour tous les collaborateurs et des réunions étaient systématiquement planifiées à l’Airport Plaza pour que les gens s’habituent au déplacement et à l’environnement.

Outre une grande variété de postes de travail individuels et de postes favorisant la collaboration, le siège d’ING Life & Non-Life Belgium présente quelques curiosités. Comme l’Arena, un espace

18 Workplace Showcase 2013

semi-circulaire avec sièges en gradin destiné aux présentations internes et à l’accueil des clients. Robert De Colfmaker : « C’est un des nombreux résultats de la volonté de sortir des sentiers battus lors de l’aménagement. Il s’agit aussi d’une zone de détente pour l’après-midi avec Wii et Belgacom TV ». Autre particularité : la « Pitch-zone », jouxtant le call-center, avec des arbres et du gazon.

Elle est due à l’apport des collaborateurs et destinée aux concertations courtes par équipes. Les parois autour servent de tableaux blancs.

Par ailleurs, notons la présence de quelques tables de bar et de bancs de jardin semi-circulaires pour de courtes entrevues entre collègues.

Sans oublier la bibliothèque comme zone totalement silencieuse.

Robert De Colfmaker conclut : « C’est mon hobby ! Je crois fermement que le facility management peut rendre les collaborateurs plus heureux. Les clients externes bénéficient d’un service optimal grâce à un soutien interne maximum des collaborateurs dans leurs activités. Des gens heureux génèrent spontanément un niveau de service au client plus élevé ! » n

‘L’Arena’

Partager l’expérience Robert De Colfmaker partage volontiers ses expériences avec des collègues.

Il met en évidence les principales conclusions de ce projet : • Sachez à l’avance ce que veut la société. Pensez à long terme.

• Conservez l’identité de la société. Idem pour les gens qui en font partie.

• Diffusez ce message aux utilisateurs.

• Veillez à une préparation maximale du projet.

• Le projet doit être transparent et avoir du sens pour chacun, de manière à ce qu’il soit porté par tout le monde.

• Sélectionnez, pour la réalisation du projet, des entreprises avec lesquelles vous pouvez opérer en tant que partenaire et non fournisseur.

• Impliquez les utilisateurs au maximum dans le déploiement du projet.

Ceci accélère aussi la familiarisation avec la nouvelle situation.

Workplace Showcase 2013 19

AOS STUDLEY

LE CHANGE MANAGEMENT EST DANS NOTRE ADN

Spécialisée dans l’immobilier d’entreprise AOS Studley propose ses services depuis la sélection d’un bâtiment jusqu’à l’optimisation de l’environnement de travail. Mais le métier d’AOS a fort évolué, explique Pierre-Gilles Solvit, nouveau Managing Director d’AOS Belgique, qui discerne dans les « Nouvelles Méthodes de Travail » des aspects écologiques, énergétiques, de réduction de surface et d’efficacité : « Nous voyons bien que dans toutes les entreprises, les métiers s’organisent en mode projets, articulés autour de réunions et de périodes de travail solitaire ».

Pierre-Gilles Solvit, Managing Director d’AOS Belgique « Le passage aux nouvelles méthodes de travail pose de vraies questions au middle management amené à repenser sa manière de gérer des équipes qui ne se trouvent plus obligatoirement dans un environnement physique. Les cadres doivent désormais raisonner en termes d’objectifs plutôt qu’en fonction de la présence au bureau ».

20 WORKPLACE SHOWCASE 2013

Dès les années ‘90, AOS Studley fut un pionnier en matière de travail en postes non attribués. « C’est écrit dans notre culture et cela fait partie de l’ADN de nos ingénieurs, architectes, designers et chefs de projet. A la conception de l’environnement de travail, nous avons ajouté l’accompagnement sur les projets immobiliers puis le «change management». Aujourd’hui, c’est cet aspect qui intervient en premier dans l’approche d’AOS : « Il faut éviter que les Nouvelles Méthodes de Travail soient le vœu pieux d’un PDG. Tout le personnel doit être impliqué. La nouveauté est que, dans le déroulement du projet, on s’intéresse d’abord aux personnes, puis seulement à l’immeuble et enfin au design. Nous sommes passés de l’optimisation basée sur la densification des immeubles avec des aménagements standards à un concept qui intègre l’idée que moins on est physiquement au bureau, plus le bâtiment doit marquer le sentiment d’appartenance à l’entreprise.

Nous travaillons donc davantage sur l’image de l’entreprise, son code et ses symboles pour choisir l’aménagement intérieur. Le château de la solitude (Auderghem en Région bruxelloise) où se trouvent les bureaux d’AOS s’en veut l’illustration.

Les NMT planifiées dans 60% des entreprises belges AOS Studley Belgique a mené une enquête auprès de managers de différentes sociétés pour déterminer l’attitude des organisations face

aux « Nouvelles Méthodes de Travail ». Près de 80% des personnes interrogées connaissent le concept (NWOW en anglais) et s’y déclarent favorables. 75% estiment que les NMT ont un impact positif sur la rétention ou l’attraction des employés. Pour PierreGilles Solvit, cette perception est d’autant plus importante que les jeunes générations sont plus autonomes dans leur manière de travailler et plus flexibles sur les horaires réservés au travail et aux loisirs. Les NMT sont donc une réponse aux entreprises qui veulent attirer les jeunes et s’inscrire dans la dynamique du futur.

L’enthousiasme exprimé dans l’enquête est toutefois tempéré par la position des entreprises à l’égard des Nouvelles Méthodes de Travail. 65% y seraient globalement ouvertes, mais à peine 50% discutent de cette tendance avec leurs employés. Dans 40% des cas, les cadres ressentent même une résistance de leur entreprise par rapport à l’introduction des principes de NMT. 45% des répondants déclarent participer souvent ou régulièrement à des sessions d’information sur la thématique des NMT. Et parmi les responsables des RH, 55% désireraient participer à des tables rondes et en discuter avec leurs collègues.

Mais l’indicateur le plus puissant des perspectives offertes par les NMT est que, dans 60% des entreprises interrogées, des projets

PUBLI-REPORTAGE mettant en œuvre les Nouvelles Méthodes de Travail sont en cours ou planifiés. Et les attentes sont élevées, puisque 90% du panel estime que les nouvelles méthodes de travail peuvent contribuer à la réalisation des objectifs stratégiques de leur entreprise.

Un pourcentage identique se dit persuadé que l’environnement de travail peut contribuer à l’amélioration du sentiment de bien-être des travailleurs.

Pour Pierre-Gilles Solvit, la conclusion principale de l’étude est que les NMT sont une vraie préoccupation des entreprises et ont un impact substantiel sur le bien-être, l’attraction des employés et la réalisation des objectifs. Avec toutefois un paramètre qu’il faut gérer : les résistances internes. « Le fondement de ces projets est bien plus humain que technique et notre expérience permet justement d’anticiper les obstacles ».

Spikes, Anvers

Un défi pour le middle management AOS s’est structuré pour apporter l’accompagnement nécessaire : « Chaque projet de virtualisation des postes de travail est différent et le défi est de connaître la direction que veut prendre l’entreprise pour l’aider à décoder les écueils à surmonter ». Ce travail sur mesure embrasse l’immobilier, le mobilier, les technologies et les ressources humaines. « Pour gérer un projet aussi large, nous rassemblons les responsables de métier au sein de l’organisation.

Il est essentiel d’identifier en amont les réticences des gens.

Il faut traquer les non-dits sous peine de les voir apparaître durant le processus de mise en place. Ce n’est pas compliqué au plan technique, c’est l’aspect humain qui l’emporte ».

Pour Pierre-Gilles Solvit, le passage aux nouvelles méthodes de travail pose de vraies questions au middle management amené à repenser sa manière de gérer des équipes qui ne se trouvent plus obligatoirement dans un environnement physique. « Les cadres doivent désormais raisonner en termes d’objectifs plutôt qu’en fonction de la présence au bureau ».

Réduction des coûts AOS mesure aussi les taux d’utilisation (de présence effective) aux postes de travail. Le taux de présence moyen est souvent

Doyen Auto, Bruxelles

de l’ordre de 70%. « Les projets réussis sont ceux où l’on passe d’un poste pour chaque personne, à 7 ou 8 postes pour 10 en offrant différents espaces aux collaborateurs en fonction de leurs besoins ».

Pour Pierre-Gilles Solvit, les nouvelles méthodes de travail débouchent obligatoirement sur une réduction des coûts. « En moyenne, dans une entreprise, 30% des postes sont inutilisés.

Même en n’en supprimant que 20%, l’économie est de taille.

Notre « Occupier Cost Index » (OCI) permet d’estimer le coût annuel d’un poste de travail entre 10.000 et 12.000 euros par an.

Vous imaginez l’économie que peut représenter la réduction de 20% des postes en termes d’espace, d’entretien, de nettoyage et de technologie ».

Le secret d’une implémentation réussie implique une bonne compréhension de la culture de l’entreprise, commente PierreGilles Solvit : « Il ne faut pas non plus mésestimer l’importance de favoriser les échanges informels lorsque les gens se retrouvent au bureau. Les espaces ouverts et les zones de repli doivent faciliter les rapports informels. Il faut favoriser le hasard ».

Le changement de culture passe par le changement de lieu Pour Pierre-Gilles Solvit, l’évolution vers le NWOW entraîne immanquablement un changement de culture : « L’absence de bureau attribué a pour corollaire la disparition des armoires personnelles. Ce qui provoque à son tour un impact sur le mode de partage de l’information disponible non plus sur papier mais de manière numérique ».

Une autre conséquence du NWOW est le déménagement : « Ce n’est pas une obligation, mais nous constatons qu’un changement culturel est plus compliqué lorsque le personnel reste dans ses murs. Le déménagement est un événement symbolique.

Arriver dans un nouveau bâtiment implique un mode d’emploi de l’immeuble y compris pour son environnement extérieur.

C’est l’occasion de tout redéfinir. » AOS envisage d’ailleurs de systématiser un débriefing 3 à 6 mois après l’emménagement.

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Bytes, Bricks, Behavior Facteurs de succès de la nouvelle organisation du travail chez Sanoma

Photo : Marc Detiffe

Immeuble Solaris, Bruxelles

Workplace Showcase 2013 23

Workplace I Business Case I SANOMA, MALINES I

Sanoma a profité de l’échéance du contrat de location de la principale de ses trois implantations pour lancer un projet visionnaire. Un immeuble unique, dédié à la flexibilité, au télétravail et à la mobilité. Un projet coaché par un Program Manager de l’intégrateur Getronics. Depuis septembre, les trois équipes sont réunies dans un même bâtiment situé dans le complexe Zuidpoort face à la gare de Malines. n Jean-Claude Verset Photos : Marc Detiffe

«L

a première raison de notre déménagement reposait sur la volonté de fusionner nos sites de Berchem (Anvers), Diegem et Pulderbos en profitant de cette centralisation pour créer une nouvelle culture d’entreprise basée sur une plus grande flexibilité du travail et une structure hiérarchique aplanie. », résume Hilde De Volder, HR & Facilities Director chez Sanoma. « Après avoir étudié toutes les options, nous avons porté notre choix sur un bâtiment déjà en cours d’aménagement situé à Malines ». « La notion de NWOW - New World of Work - était clairement une revendication de Sanoma, et l’un des piliers du projet » se souvient Ludo Constant, Getronics Project Manager. Le nouvel agencement des lieux devait faciliter la collaboration entre les différents centres d’activités du groupe et rapprocher les managers et leurs équipes.

Curieusement, la perspective de réaliser des économies de fonctionnement ne figurait pas parmi les objectifs prioritaires de l’opération. Le bureau AOS Studley, spécialisé dans la consultance en facility management a cependant traduit les besoins de flexibilité des lieux de travail en sources d’économie. C’est ce même bureau de consultance qui, avec Getronics, avait lancé en Belgique la première journée nationale du télétravail le 28 octobre 2010.

24 Workplace Showcase 2013

Le choix final ayant été fait en mars 2011, il a fallu 16 mois pour finaliser le projet. Quand a été prise la décision de déménager, le personnel a été invité pour discuter, aider à la réflexion pour adapter au mieux les lieux de travail à un environnement idéal notamment pour la rédaction. Plus tard, un « clean-up summer » a notamment été organisé pour déterminer ce que le personnel allait emporter vers les nouveaux bureaux.

Le « change management » L’une des caractéristiques du déménagement du groupe de presse aura été la mise en œuvre d’un processus de « change management ». « Nous connaissons bien la problématique du déménagement stratégique basé sur les nouvelles méthodes de travail. Nous l’avons expérimenté nous-mêmes lors de notre relocalisation dans la de Kleetlaan (Diegem) en 2010 » explique Ludo Constant.

La gestion du changement s’est articulée sur quatre piliers : • l’ICT : les nouvelles technologies de la communication sont indispensables pour obtenir la flexibilité requise par le concept de « Work Anytime Anywhere ». La plate-forme est basée sur l’usage généralisé des laptops et de la téléphonie VoIP, entraînant la disparition des téléphones sur les bureaux.

• la communication et la gestion du changement : expliquer le changement, interagir avec le personnel pour comprendre les défis, développer ensemble des solutions. Un OurSpace SPOC (Single Point of Contact) a joué un rôle important, dans chacun des départements, notamment dans la communication et la mobilisation des personnes sur le nouveau concept et les actions qui devaient être entreprises.

• la gestion facilitaire : une nouvelle manière de travailler avec davantage de salles de réunion, la connexion sans fil et l’absence de bureau attribué à chaque employé (Flexdesk).

• les thèmes propres aux Ressources Humaines : la mobilité, le pointage, les addendum pour le télétravail.

Pour suivre ces quatre pôles, huit personnes ont fait partie de l’équipe projet. « Chaque team fonctionne en binôme constitué d’un employé de Sanoma et d’un spécialiste externe pour confronter les avis externes et internes ». « Lors de l’annonce du prochain déménagement, nous avons vécu une période sensible, compte tenu d’un personnel qui travaillait à Diegem depuis des années, reconnaît Hilde De Volder. Mais lorsque le 1er mars 2012 nous avons annoncé le lieu de la nouvelle implantation, la proximité de la gare et de la ville de Malines a suscité l’enthousiasme. Peu de gens nous ont quittés. Nos collaborateurs ont disposé de temps pour s’habituer et s’adapter à l’idée et, finalement, le projet a abouti sans difficulté».

Flexdesk : seulement 540 postes pour 700 collaborateurs Le bâtiment de Sanoma est situé dans le complexe Zuidpoort, à proximité de la gare de Malines. 540 postes de travail flexibles peuvent y accueillir 700 personnes. Par rapport à la situation antérieure, l’espace disponible a été réduit de 30% et, à lui seul, le coût du leasing a fondu de 1,7 million d’euros par an. Les autres gains (chauffage, électricité) ne peuvent pas encore être estimés.

«

Hilde De Volder : En comparaison, nous occupons moins de mètres carrés, mais la gestion de l’espace est plus intelligente.

«

Impératifs : le respect de l’agenda et la flexibilité de travail Deux points étaient essentiels aux yeux de Sanoma : le respect de la deadline et la mise en place d’un changement culturel dans la manière de travailler au sein de l’entreprise. Avec en point de mire la flexibilité, et l’usage des outils informatiques puissants qui supportaient cette flexibilité.

Hilde De Volder, HR & Facilities Director

Workplace Showcase 2013 25

Workplace I Business Case I SANOMA, MALINES I

L’immeuble est constitué de deux bâtiments distincts aux fonctions séparées, reliés par un immense cube vitré assurant l’interface. Ces bâtiments à l’aménagement résolument moderne laissent ressortir, çà et là, le style d’un autre âge qui rappelle que les bâtiments furent conçus par Joseph Diongre, célèbre architecte du paquebot de l’INR, place Flagey.

Les volumes lumineux révèlent des cleandesks, des salles de réunions de différentes tailles, y compris un espace bistro inspiré d’un concept déjà mis en place chez Getronics. Les salles de réunion indiquent en permanence leur statut de réservation via une symbolique de couleur.

Toute salle peut être réservée via ce système, en direct sur l’écran ou à distance de l’ordinateur (Outlook). Sanoma a aussi prévu un nombre de petites salles (focus room) sans système de réservation. Ceux-ci peuvent être utilisés « first come, first served ».

En termes de Facility Management, Sanoma conserve une grande partie de ses activités en interne. Certaines activités comme la réception et aussi la gestion du courrier ont pu être réduites car désormais, il n’y a plus de distribution: chaque équipe va chercher son propre courrier dans un point centralisé. Ceci favorise aussi les communications informelles lors de ces déplacements.

Favoriser le travail à domicile Dans le livre « Le nouveau Monde du Travail » consacré au phénomène du NWOW développé par Getronics, Jan Flamend écrit que « L’accroissement de la flexibilité et la diminution du stress apportés par le télétravail permettent aussi d’améliorer le rendement de son personnel et d’attirer de nouveaux talents ».

Chez Sanoma, cette révolution a nécessité l’adaptation des contrats de travail. « Nous y avons fait des ajouts, pour permettre le travail à domicile » explique Hilde De Volder. Ce projet a également permis la suppression du système de pointage dont l’utilité disparaît dans un environnement favorisant le travail à domicile. Face à cela, la première réaction des managers fut attentiste, se souvient Ludo Constant. Ils étaient ouverts, mais voulaient en savoir plus sur l’implantation du travail NWOW et se sont rendus chez Getronics pour juger du résultat ». Blog, formation des managers, plan de

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mobilité… Le processus était d’autant plus stratégique que les managers devaient être les instigateurs du succès de l’opération, notamment en termes de flexibilité. « Pour eux, il était essentiel de lier ce processus de flexibilité au management par objectif. Comme les travailleurs de Sanoma sont des créatifs très indépendants et autonomes, cela n’a pas posé de difficulté. » Bien que le télétravail ne soit pas une obligation, en moyenne, chaque employé le pratique un jour par semaine. Un engouement attribué à l’efficacité des technologies ICT mises en place. Dans cette approche, des coachs du changement ont accompagné chaque équipe dans la mise en place d’accords entre elles, notamment sur la meilleure manière d’appliquer le NWOW en fonction des directions que pourrait prendre le projet. Mettre en place des bons accords est en effet primordial dans la transition vers une toute nouvelle manière de travailler. Et, notamment, celles portant sur les profils susceptibles d’accéder au télétravail. De même pour les concepts de flexdesk, de teamdesk et de proximité (ou non) du management. « La proportion du personnel pratiquant le travail à distance est passée de 5% à pratiquement 100%. Seules quelques fonctions, comme l’accueil ne sont pas transférables». Avec pour conséquence de réduire de manière importante le nombre de postes de travail de 700 à 540.

Mobilité : priorité aux transports en commun Le choix même de la localisation de l’immeuble pour le nouveau siège central atteste de la volonté de Sanoma de favoriser les transports publics. « Nous avons constaté que 30% des employés qu’ils disposent d’un véhicule de société ou non - ont opté pour les transports publics » calcule Hilde De Volder. Ce qui n’empêchera pas l’immeuble de disposer bientôt d’un parking pour le personnel et d’un autre pour les visiteurs. « Pour que le « New World of Work » fonctionne, résume Ludo Constant, il faut satisfaire la règle des 3B (Bytes, Bricks and Behavior). C’est un tremplin pour changer la manière de travailler des gens. Cela permet de créer un élan tout en donnant plus de force au personnel, sans avoir à le mettre sous pression et dans un juste équilibre ‘work-life’». n

Via une symbolique de couleur affichée dans l’écrans tactile situés à l’entrée de chaque salle de réunion ( systèmes EVOKO) , le statut de réservation de la salle est indiqué en permanence. Ce statut peut être modifié en direct sur l’écran ou à distance via l’ordinateur (Outlook).

A côté des bureaux paysagers avec postes de travail partagés, les lieux de rencontres informelles et lieux de réunions sont nombreux pour favoriser la communication interne.

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Global

Une approche multidisciplinaire pour u

Global, New game et G entreprises sont synonymes d’expertises riches et variées dans trois branches d’activité, avec des prestations de services complémentaires, distinctes ou combinées. Des expertises sur mesure pour chaque projet, de la phase conceptuelle à la réalisation totale, constituent leurs atouts principaux.

Comment tout cela a-t-il commencé ?

Alain le Grelle, administrateur délégué: « Le bureau d’études GLOBAL a vu le jour il y a dix-huit ans et s’est rapidement spécialisé dans la conception et l’aménagement d’espaces de travail. Le Project Managment constituait alors un complément logique.

Dès 2007, conscient que les nouveaux besoins en espaces de travail deviennent de plus en plus pointus et induisent souvent un changement important dans les habitudes de travail, GLOBAL s’est entouré d’experts de pointe en consultance d’ « espaces de travail et conduite du changement » et s’est associe en 2012 avec un bureau de référence en la matière : NEW GAME. Il y a trois ans, une nouvelle structure “G ENTREPRISES”, entreprise générale, a été créée pour répondre à la demande spécifique de certains clients. » Aujourd’hui, la structure G Holding chapeaute les trois entités: GLOBAL qui se positionne comme Bureau d’études spécialisé en aménagement, NEW GAME qui se concentre sur le change management et G ENTREPRISES qui est en charge de l’exécution des travaux.

L’activité de GLOBAL en tant que Bureau d’études est la plus ancienne. Quelle est l’offre de GLOBAL aujourd’hui?

Steven Valkeniers, responsable commercial: « GLOBAL opère en tant que bureau d’études pour les projets dans leur totalité ou propose son expertise dans les domaines tels que l’éclairage, l’ameublement, l’acoustique, la gestion de l’énergie et des techniques, l’identité visuelle des entreprises ainsi que la gestion du

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déménagement. Après avoir écouté et analysé la demande du client, nous étudions chaque aspect du projet et ensemble nous proposons les meilleures solutions existants sur le marché. Lorsque le projet le requiert, nous allons jusqu’à développer du mobilier et des solutions d’éclairage sur mesure. » Le “design” est une compétence centrale au sein de Global. Qu’est-ce que cela recouvre ?

Aferdita Kas, architecte, responsable de la division design : « L’équipe design de Global comprend une dizaine de collaborateurs et s’est développée en parallèle avec l’importance croissante du space management dans l’aménagement de bureau. Elle est en charge de la conception (implantation, look & feel, dossier de soumission).

Pour chaque mission, un project manager est désigné comme responsable. Il s’entoure d’un designer et – en fonction des souhaits du client – de divers spécialistes de l’éclairage, de l’ameublement, de la signalisation, de l’identité de l’entreprise, etc. » L’équipe design part toujours d’une esquisse basée sur les demandes du client et accompagnée d’une enveloppe budgétaire.

Ceci débouche sur un accord de principe pour la collaboration.

Les esquisses sont ensuite détaillées et le “look & feel” déterminé pour arriver à des propositions 3D. Aucun détail n’est laissé au hasard.

En ce qui concerne le choix des matériaux, la durabilité s’impose.

Nos concepts sont complets en vue de créer un cadre de travail idéal et tiennent donc compte de l’ergonomie, de l’éclairage, de l’acoustique et bien sûr, des nouvelles technologies. » Global se charge également des démarches pour des demandes de

permis. Non seulement la qualité de la réalisation est suivie de près, mais le respect du concept constitue aussi une préoccupation permanente.

Que peut précisément attendre le client de New Game ?

Thomas Loward, Organisation & Workplace consultant : « Avec New Game, nous proposons tout ce sur quoi se concentre aujourd’hui le facility management : une meilleure utilisation de la superficie disponible, l’introduction du nouveau monde du travail, la définition de la phase préliminaire d’un déménagement, le développement d’une vision du travail axée sur l’avenir, l’infrastructure ICT… New Game se concentre sur le fonctionnement optimal des collaborateurs avec une attention particulière pour la collaboration sereine et harmonieuse de 5 générations au sein d’une entreprise. Nous assurons à ce niveau les audits nécessaires, élaborons un briefing minutieux pour le bureau d’études et/ou le bureau d’architectes. Avec New Game, le client fait son choix dans un vaste éventail de services que nous proposons. » L’accompagnement de la communication interne sur les changements, les formations et les workshops visant à familiariser les gens au nouveau monde du travail font aussi partie de l’offre de New Game. Le suivi ultérieur et les suggestions de corrections, bref tout ce qui contribue à travailler mieux relève de la branche New Game.

Il faut encore y ajouter l’accompagnement d’entreprises souhaitant ouvrir une filiale à l’étranger.

PUBLI-REPORTAGE

r un cadre de travail stimulant Avec G entreprises, c’est la réalisation d’un projet dans sa globalité qui est proposée. Pourquoi les clients doivent-ils opter pour G entreprises ?

Philippe Bémont, Head Project Management : « Parce que nous recherchons toujours le meilleur fournisseur pour chaque aspect d’un projet ! Chaque partie est budgétée sur base de notre expérience et du coût réel, ensuite des demandes d’offres sont envoyées.

Tous nos fournisseurs sont sélectionnés sur base de leur qualité, de leur spécialité, leur capacité et leur délai de livraison. Personne ne jouit de l’exclusivité, mais chacun peut être reconnu comme partenaire privilégié. La plupart de nos relations existent depuis longtemps, se connaissent et se stimulent mutuellement, avec comme objectif “le meilleur résultat ».

Pour une bonne gestion et un contrôle plus étroit sur le terrain, G entreprises dispose de ses propres gestionnaires de chantier. Nous avons doté notre équipe d’une infrastructure ICT (Information and Communications Technology) spécifiquement adaptée. Elle facilite la communication entre l’équipe sur chantier et l’équipe interne, elle permet la prise de photos, mais surtout, garantit un flux d’information rapide et uniforme entre toutes les personnes impliquées, dès le premier contact et sans paperasserie superflue. »

Alain le Grelle Administrateur délégué G Holding

Comment résumeriez-vous les trois branches qui dépendent de G Holding ?

Alain le Grelle : « Nous voyons chaque projet comme un défi en termes de synergie entre le travail d’étude, le concept et la réalisation, avec un respect inconditionnel pour le budget et les délais de livraison. Une formation permanente et des possibilités de progression pour notre personnel constituent des piliers essentiels pour le renforcement de notre expertise. »

Steven Valkeniers Responsable commercial Global

Philippe Bémont Head Project Management G Enterprises

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Aferdita Kas Architecte, responsable de la division Design Global

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Workplace I MOBILITY I

Bureaux satellites

Aller à la gare pour éviter de prendre le train !

Faire de la gare un lieu où l’on gagne du temps et non un endroit où l’on attend : voilà l’idée que la SNCB Holding étudie actuellement avec beaucoup de sérieux. Elle a d’ailleurs lancé une étude et consulté les partenaires qui pourraient l’aider à créer un réseau d’espaces de travail idéalement implantés. n Patrick Bartholomé L’influence du NWOW sur le rail « On constate, en Flandre du moins, poursuit Koen Van De Putte, que les autorités implantent leurs nouveaux centres administratifs à côté des gares. On assiste au développement du télétravail et des diverses manifestations du NWOW. La question s’est posée de savoir quel rôle nous voulions jouer dans ce contexte de mobilité nouvelle. Éviter la mobilité est une des façons de gérer la mobilité.

Car notre mission n’est pas de promouvoir plus de consommation de nos services. Nous sommes une entreprise de service public dont le but premier n’est pas de maximaliser les profits mais bien d’assurer une meilleure mobilité. »

«

Koen Van De Putte : La SNCB Holding a décidé de se positionner comme le “moteur de la mobilité”, avec comme atouts pour revendiquer ce titre le réseau de voies ferrées, colonne vertébrale du territoire, et les gares qui sont autant de nœuds d’intermodalité.

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our le temps qu’elle existe encore (voir encadré), la SNCB Holding est propriétaire de toutes les gares belges et gère elle-même les 37 plus grandes. Au sein de la Holding, Koen Van De Putte est chargé de diriger les projets innovateurs. Il explique pourquoi le rail belge s’intéresse à la question du télétravail : « Depuis 3 ou 4 ans, la SNCB Holding a décidé de se positionner comme le “moteur de la mobilité”, avec comme atouts pour revendiquer ce titre le réseau de voies ferrées, colonne vertébrale du territoire, et les gares qui sont autant de nœuds d’intermodalité. Il s’y ajoute les activités de B-Parking, assurant une gestion professionnelle des stationnements en gare, dans une perspective équilibrée avec les autres modes de transport. » La Holding a pris également des parts dans Cambio. Aujourd’hui, Koen Van De Putte est même président du CA de Cambio Flandre, un symbole fort du « mariage » complémentaire entre la voiture partagée et le train. Enfin, le vélo partagé Blue Bike de la SNCB, après des débuts lents, connaît à présent le succès et se présente aussi dans un esprit de complémentarité avec les sociétés de location de vélos partagés urbains.

Koen Van De Putte, Chef du Département Change and Corporate Office

Workplace Showcase 2013 31

Photo : courtesy of Regus

Workplace I MOBILITY I

Les business centers dans les gares en Belgique pourraient peut-être dans le futur avoir le look attractif de ceux qui ont été installés dans certaines gares aux Pays-bas, tel celui de la gare d’Amersfoort.

Refonte en vue Les chemins de fer belges sont divisés actuellement encore en trois entités : la SNCB est l’opérateur de transport, la Holding représente le bras financier, et Infrabel gère l’infrastructure ferroviaire). Une refonte ne laissera subsister que deux entités : SNCB et Infrabel.

32 Workplace Showcase 2013

Trois projets pilotes « Pour mieux comprendre comment nous pouvions agir, nous avons commencé avec trois projets pilotes : le premier, interne, a consisté à installer des centres de “flex-office” pour notre personnel dans nos bâtiments de district. Le second, dont nous n’avons pas encore beaucoup parlé publiquement est “Meet on the move”: il consiste

en un service de réservation d’une table de réunion dans les espaces horeca des gares. Ce service est gratuit, est adapté à des réunions plutôt informelles de 4 à 8 personnes ne demandant pas de matériel spécifique (tableau, beamer…). C’est un des outils que nous avons mis en place pour identifier les besoins.

Le 3e projet pilote est constitué par les working corners, un clin d’œil ludique aux questions d’énergie, avant tout porteur d’image : il s’agit d’un stand équipé de tablettes et de quelques sièges munis de pédaliers raccordés à une dynamo. En fournissant un petit effort musculaire, il est possible de recharger son GSM grâce à la prise de courant fournie. Ce n’est pas un vrai lieu de travail prolongé, mais plutôt un espace ludique situé près des quais, où l’on peut passer quelques dizaines de minutes à lire des mails ou à ouvrir brièvement son PC portable. Le message : la gare n’est pas un endroit où l’on perd son temps, mais où l’on peut en gagner, grâce aussi à la présence des boutiques, pharmacies, librairies, restaurant et petite restauration… Les gares d’Anvers, Bruxelles et Namur sont équipées de working corners. » De quoi le client a-t-il besoin ?

Ces trois projets sont des expériences. Leur but est de fournir aux responsables du Département l’occasion d’apprendre et d’étudier ce dont le client a vraiment besoin. Savoir qui veut quoi, et quel type de clientèle viser. Koen Van De Putte : « Nous avons pas mal de bâtiments dans tout le pays et nous étudions la possibilité d’y installer des espaces de satellite offices ou de co-working. Cela représenterait une solution intermédiaire entre la navette quotidienne vers le siège central et le home working. Les employeurs préfèrent que les salariés travaillent dans un environnement professionnel et qu’ils s’y rassemblent plutôt que de trop s’isoler à la maison. On voit sur le marché un intérêt pour ce type de solution, des lieux mieux équipés pour le travail que le domicile, mais aussi à proximité directe d’un nœud intermodal et d’un parking. Au cas où un déplacement s’avérait finalement nécessaire, la personne pourrait improviser un voyage en train ou un parcours en voiture. L’idée est de créer un business center avec des atouts supplémentaires par rapport aux centres existant : les services de mobilité. Mais derrière cette idée, nous voulons savoir s’il y a un marché et une rentabilité. »

Enquête : des résultats intéressants Aucun calendrier n’est encore fixé pour ces projets : c’est actuellement une phase d’étude, de consultation de marché, de définition du business case, de recherche des espaces disponibles, de partenaires potentiels. Pour ce dernier point, la SNCB Holding a lancé une enquête qui s’est clôturée le 8 juillet. Selon notre interlocuteur, les résultats sont très satisfaisants. Des entretiens sont en cours notamment avec Multiburo, Regus… Un consultant a également été chargé d’étudier les aspects NWOW de ce projet de développement la SNCB. « Nous allons finaliser l’étude en septembre, explique Koen Van De Putte, puis proposer le projet au comité de direction. Il faudra ensuite établir un cahier de charges pour trouver un partenaire prestataire de services. »

Mais la période est difficile pour lancer de nouveaux projets dans un contexte de remaniement interne à la SNCB. « De toute façon cela se fera de manière progressive en fonction d’un programme de réaffectation de certains bâtiments et de leur disponibilité, commente notre interlocuteur. L’implantation sera faite a priori dans des gares importantes mais pas forcément : certains nœuds intermodaux plus petits mais bien situés ou disposant de beaucoup de places de parking pourraient très bien rencontrer les attentes du marché. » Devant la question de l’avocat du diable : « Est-ce bien le métier de la SNCB de fournir des espaces de travail », Koen Van De Putte ne se démonte pas : « La priorité n°1 reste nos trains et leur ponctualité, bien sûr. Mais ce n’est pas pour cela que nous ne pouvons pas avoir

de priorités 4 ou 5. Nous avons d’ailleurs d’autres projets différents eux aussi de notre métier de base : la voiture électrique pour commencer. Nous avons inauguré des bornes de rechargement dans les gares. Nous souhaitons accueillir la voiture électrique comme un complément et non la voir comme un concurrent. La carte Mobib sera un jour la nouvelle carte “d’essence”. » Le Département a étudié des projets plus étonnants encore. Par exemple installer des espaces de téléprésence dans les gares où l’on pourrait entrer en contact avec un guichet virtuel (mutuelle, administration…). Ce projet n’a pas été retenu. Pour l’instant du moins car qui dit que les gares ne seront pas un jour des centres de mobilité indifféremment réelle ou virtuelle ? n

La gare comme lieu de travail : l’expérience néerlandaise «Station2station» est une joint-venture entre Regus et l’opérateur de chemin de fer néerlandais NS. Le concept : donner aux voyageurs qui attendent leur train ou achèvent leur voyage un accès à un centre de travail à distance entièrement équipé et la possibilité de travailler ainsi dans un environnement professionnel. « Après le lancement à Amersfoort voici un an, commente Tom Tempelman, algemeen directeur Regus Nederland, nous sommes en train de porter le nombre de gares équipées à 11. Et nous continuons avec NS à rechercher de bons emplacements pour atteindre le nombre final d’une vingtaine. » Selon Tom Tempelman, ce qui est très important pour la réussite de l’opération, c’est d’abord que l’emplacement des postes de travail soit bien connu des

Le Business Centre ‘Station2station’ dans la gare de Amersfoort aux Pays-bas.Une joint-venture entre Regus et l’opérateur de chemin de fer néerlandais NS.

Photos : Regus

utilisateurs-voyageurs : « Une bonne signalisation dans la gare est essentielle.

Un autre facteur de succès c’est de donner l’occasion aux voyageurs de tester la working lounge. Après y être allés, ils prennent conscience des avantages et des bénéfices qu’ils peuvent en retirer. Enfin l’excellence de la collaboration entre l’opérateur de chemin de fer et le gestionnaire de l’espace de travail est un point critique. Pour nous faire connaître de leurs clients, nous avons pu utiliser les propres canaux de communication de NS : flyers, mailings, magazines, etc.

Aux Pays-Bas, de plus en plus de professionnels voyagent en train. Ils peuvent à présent organiser des réunions ou des séances de travail dans les gares. » L’offre est attrayante : un accès illimité pour 25 € par mois. À découvrir sur http://regus-ns-station2station.nl

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Workplace I Business Case I BEIERSDORF, BRUSSELS I

BEIERSDORF

L’imagerie deS marqueS comme source d’inspiration

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Le siège belge de Beiersdorf est responsable des produits et marques du groupe, dont les plus célèbres sont Eucerin, Hansaplast et Nivea. Le déménagement vers de nouveaux bureaux est à l’origine du développement d’un nouveau concept d’aménagement et de décoration des espaces de travail qui renvoie à l’identité et aux valeurs de l’entreprise. n Eduard Coddé Photos Marc Detiffe

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eiersdorf a longtemps occupé un immeuble de l’avenue de l’Industrie, à Anderlecht, où le personnel était réparti sur trois étages. Le déménagement fut décidé vers le Square Marie-Curie, dans un bâtiment construit au début 2000 et offrant un espace suffisant pour héberger l’ensemble des collaborateurs sur un seul et même étage. La maison-mère Beiersdorf AG a dès lors contacté plusieurs partenaires potentiels pour concevoir et réaliser l’aménagement de ces nouveaux espaces de bureaux.

La direction belge de Beiersdorf a visité deux exemples d’aménagements réalisés par Global qui se sont avérés des plus convaincants puisque le contrat lui a été attribué.

Beiersdorf n’a pas souhaité que Global prenne en charge la gestion du changement au niveau de l’organisation du travail. Mais les directeurs des départements ont été consultés pour mieux cerner leurs habitudes de travail sur l’ancien site et écouter leurs propositions pour optimiser cette organisation dans la gestion des espaces.

Aferdita Kas, architecte associée chez Global : « Le nouveau site permet de regrouper tous les collaborateurs sur un même étage, tandis qu’une partie du rez-de-chaussée est utilisée pour la cafétéria. Le plateau de bureaux loué n’est pas un simple plateau rectangulaire, mais la configuration des lieux se prête néanmoins parfaitement à la division de cet espace pour les différents départements. »

Un programme clairement balisé Beiersdorf Belgique souhaitait privilégier autant que possible un aménagement de type «open space », qui permettrait à chaque collaborateur de disposer de son propre poste de travail tout en autorisant une journée de télétravail par semaine. Chaque département (sales, marketing, finance, supply service, etc.) dispose d’un espace bien délimité. À cela s’ajoutent trois bureaux individuels pour le directeur général, le directeur financier et le responsable des ressources humaines.

Aferdita Kas : « Au-delà des souhaits relatifs à l’aménagement des postes de travail, une ligne directrice claire avait été définie pour les autres aspects de l’aménagement. Nous avons intégré 6 “bubbles” – des micros-salles de réunion – de façon à ce qu’ils soient aisément accessibles pour chaque département. Ils sont utilisés pour téléphoner, pour s’isoler pour un travail de concentration, ou pour des réunions à deux ou trois collègues. Ces “bubbles” font office de balises qui permettent de distinguer visuellement chaque département. La demande pour d’autres espaces de réunion était restreinte : cela concerne des salles pour réunions internes ou avec des fournisseurs, les réunions avec les clients étant organisées à l’extérieur de l’entreprise. Par conséquent, seules deux salles de réunion ont été créées, d’une capacité de 10 et 20 personnes. » L’agencement de l’espace intègre un espace pour la réception, les zones habituelles pour les photocopieuses/imprimantes et les 2 coffee corners, même si ces dernier ont fait l’objet de discussions. « Le projet initial était de ne pas prévoir de coffee corner aux étages, tout devant être concentré à la cafétéria du rez-de-chaussée. Finalement deux petits espaces de ce type ont été aménagés car ils facilitent les rencontres et discussions informelles, tandis que la cafétéria sert de lieu central de rencontre », explique Aferdita Kas. Look & feel Le nouvel environnement de travail se veut ouvert, gai, clair et aéré, parfaitement en harmonie avec l’image et les valeurs des marques et de l’entreprise. Le budget disponible pour ce nouvel aménagement était toutefois limité. « Pour la décoration et l’habillage des espaces, peu de directives nous étaient imposées », se souvient Aferdita Kas. « Nous disposions de quelques photos des bureaux de Paris, notamment, mais nous avons décidé de rechercher nous-mêmes notre source d’inspiration.

Nous l’avons trouvée dans les emballages des produits Nivea, avec leur

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Workplace I Business Case I BEIERSDORF, BRUSSELS I

Le plateau de bureau est entouré de fenêtres. Tous les postes de travail bénéficient de la lumière naturelle à l’exception des zones centrales qui ont été dédiées aux bubbles et coffee corners.

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forme ronde si caractéristique. Ces lignes courbes se retrouvent partout dans le design et la décoration des lieux. La palette de coloris est, elle aussi, empruntée à Nivea et Beiersdorf : le bleu et le blanc, agrémentés d’une touche orangée. L’orange rappelle une peau ambrée et fait le lien avec le cœur de métier de Beiersdorf, à savoir les produits de soins de la peau », explique Aferdita Kas. Les couloirs et espaces de circulation sont revêtus d’une moquette bleue aux angles arrondis, tandis que les salles de réunion sont équipées d’un tapis bleu plus épais. Les lignes courbes ont aussi été intégrées dans le design des cloisons de séparation et des vitrages des « bubbles ». Pour ces surfaces, l’emploi de films colorés s’avère être une solution tant esthétique qu’économique. Un autre élément graphique récurrent de la décoration des bureaux et caractéristique de l’identité visuelle de Beiersdorf est la présence de quatre boules faisant partie intégrante du logo de l’entreprise. Pour renforcer encore le lien avec les marques et le métier de Beiersdorf, des photos grand format de visuels des campagnes de communication de Nivea ont été utilisées pour personnaliser les espaces.

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Aferdita Kas: Pour l’habillage du nouvel environnement de travail, peu de directives nous ont été imposées.

Nous avons recherché nous-mêmes notre source d’inspiration et l’avons trouvée dans les emballages des produits Nivea avec leur forme ronde si caractéristique.

© Geoffrey Fritsch

Un cahier des charges a été rédigé par Global pour les appels d’offres.

C’est finalement la société sœur de Global, G entreprises, qui a été sélectionnée pour réaliser et exécuter les travaux. « Le chantier a avancé très rapidement, parce que nous étions en contact direct avec les directeurs général et financier, qui ont pris les décisions cruciales sans délai. Au-delà du design personnalisé et de l’atmosphère agréable des bureaux, le respect minutieux des délais et du budget sont deux facteurs majeurs qui expliquent aussi la réussite et le succès de ce projet », commente Aferdita Kas. n

Aferdita Kas, Architecte responsable de la division Design chez Global

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ROSESTUDIO

Créer des espaces de travail porteurs de sens A l’heure où beaucoup d’entreprises repensent leur organisation pour répondre aux attentes de travailleurs de plus en plus nomades, le bureau d’architecture d’intérieur ROSESTUDIO apporte son expertise pour créer des environnements de travail qui soient des vecteurs de communication en reflètant la culture et les valeurs de l’entreprise.

Lors de l’inauguration du nouveau siège Bruxellois d’Euler Hermes, fournisseur mondial de solutions d’assurance, ROSESTUDIO étonnait le marché par un agencement audacieux et créatif des bureaux. Euler Hermes voulait se doter d’une nouvelle image, tant en interne qu’en externe. Dépoussiérer, moderniser, repenser complètement l’espace et le fonctionnement de l’entreprise : tels étaient les objectifs voulus pour la nouvelle implantation.

Julie van de Put et Robert Bockowski, partenaires fondateurs du bureau d’architecture, ont compris immédiatement que l’agencement de ces nouveaux bureaux serait un moteur pour aider à faire évoluer les mentalités dans l’entreprise mais aussi l’image d’Euler Hermes auprès de ses clients. Sur plus de 4.000 m2, ils ont dès lors imaginés des espaces totalement ouverts et transparents avec des zones de rencontre, des espaces de convivialité appelés « hubs » dessinés à l’image d’une vague sur laquelle chacun peut surfer, échanger ou prendre du recul. Un motif dynamique décliné tant dans le cloisonnement, le sol et le mobilier que dans la signalétique a servi à donner une identité et une personnalité forte à l’ensemble des bureaux paysagers.

Stephanie Square, Bruxelles Habillage et design des espaces d’accueil de l’immeuble envisagé pour AG Real Estate.

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Une approche pluridisciplinaire ROSESTUDIO excelle dans le design et l’agencement des espaces de travail pour qu’ils soient porteurs de sens. Leur force réside également dans une approche pluridisciplinaire. Ils proposent des aménagements livrés clé en main partant de la conceptuali-

sation de l’espace à l’exécution et à la réalisation des travaux.

Conceptualisation intégrant la vision des dirigeants de l’entreprise, space planning visualisables dans des plans 3D, design novateur, branding renforcant l’identité de l’entreprise, accompagnement et communication relatif aux changements organisationnels et pilotage du projet de A à Z ; les compétences et expertises de ROSESTUDIO sont proposées individuellement ou comme faisant partie d’un tout.

Avec la solution « all-in-one » ROSESTUDIO est mieux à même de garantir le résultat attendu par le client par une parfaite maîtrise du design, des coûts et du timing pour la réalisation. Dans cet esprit de maîtrise des coûts, le bureau d’architecture a créé son propre atelier de fabrication pour que leurs idées créatives au niveau design soient aussi réalistes et abordables au niveau budgétaire.

Branding Une des forces de ROSESTUDIO est également de créer une identité, un « branding », pour un immeuble. Une adresse prestigieuse et une bonne localisation ne suffisent plus pour donner envie à de futurs occupants d’y héberger leurs activités. Créer une identité plus forte pour le Stephanie Square, immeuble phare de l’avenue Louise à Bruxelles, telle est la mission confiée par AG Real Estate à ROSESTUDIO. Cette identité passe bien entendu par l’innovation dans l’habillage et le design des espaces communs et espaces d’accueil mais aussi par la création d’un logo facilement reconnaissable tant à l’intérieur qu’à l’extérieur du bâtiment.

PUBLI-VIEW

Euler Hermes, Bruxelles Décor futuriste et high-tech pour la salle de réunion de direction

Euler Hermes, Bruxelles « Hubs » : zones de convivialité crées au centre des bureaux paysagers

North Plaza, Bruxelles Réalisation pour Banimmo

En créant des espaces porteurs de sens tant pour l’entreprise que pour les collaborateurs qui y travaillent, ROSESTUDIO offre aux dirigeants d’entreprises et responsables RH des solutions puissantes qui, via l’agencement d’environnements de travail design, chaleureux et conviviaux, permettent de renforcer l’adhésion des travailleurs aux valeurs d’entreprise, de les fidéliser et aussi d’attirer de nouveaux collaborateurs.

Reconnaissance par le marché Le souffle nouveau au niveau du design et conceptualisation des espaces de bureaux qu’apporte ROSESTUDIO a été reconnu par le marché. Cette année, ROSESTUDIO contribuera le bureau d’architecture a remporté deux appels d’offres conséquents pour des marchés publics. à concevoir l’aménagement intérieur des espaces de travail du nouveau Le premier concerne une mission d’appui pour l’architecture intérieur du futur siège de l’Institut bâtiment de l’IBGE dessiné par le Bruxellois pour la Gestion de l’Environnement (IBGE) ainsi que la création d’une identité forte pour bureau d’architecture CEPEZED. ces espaces - un look & feel spécifique -. Le nouveau bâtiment de l’IBGE est en pleine construction sur le site de Tour & Taxis à Bruxelles. Emblématique, avec ses 7 étages, il figurera parmi les plus importants bâtiments passifs en Europe. D’une superficie de près de 18.000 m2, il accueillera prochainement quelques 550 employés. Fin juin ROSESTUDIO remportait également l’appel d’offre lancé par la RTBF pour diverses missions relatives à l’architecture intérieure, l’aménagement et la décoration de certains espaces occupés par la RTBF sur ses sites de Liège, Mons et Bruxelles.

Robert Bockowski

Julie van de Put

Rue Saint-Georges, 97 1050 Bruxelles +32 (0)2 850 40 74 info@rosestudio.eu www.rosestudio.eu

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Showroom Nouveautés en mobilier et équipement pour l’aménagement des bureaux, salles de réunions et espaces d’accueil Workplace Showcase 2013 41

I SHOWROOM I

JB DESK gamma Beddeleem Harmonie parfaite Grâce à sa longue expérience dans le parachèvement de projets d’aménagement de bureau et la fabrication de propres systèmes de cloisons et de portes, Beddeleem fournit des produits de haute qualité, fabriqués en interne. Il y a peu, l’entreprise a décidé d’étendre sa gamme de services en proposant un propre système de table de bureau. Gestion du câblage, acoustique, flexibilité, respect du budget : avec cette nouvelle gamme, Beddeleem ne néglige aucun aspect.

La gamme modulaire DESK01 est proposée comme poste de travail isolé, qui peut toutefois être étendu pour former un îlot ou une chaîne de la taille que vous désirez. Ce système a pour grand avantage d’utiliser les mêmes matériaux que ceux des systèmes de cloisons et de portes. Votre projet de mobilier sur mesure peut donc être réalisé à un prix normal. www.beddeleem.be

Struktura de Sicame Le design au service de la polyvalence STRUKTURA est la toute nouvelle collection de meubles de bureaux de SICAME Office, conçue par Enthoven Associates – Design Consultants et signée par Axel Enthoven. STRUKTURA fournit des solutions pour chaque bureau, salle de réunion ou bureau paysager, selon les souhaits personnels de l’utilisateur. La collection STRUKTURA est moderne et intemporelle, et, de surcroît, polyvalente. Ancrée dans l’ère du temps, cette gamme allie design épuré et solutions pratiques. Les tables de bureaux sont, par exemple, dotées de petites alcôves pouvant accueillir nos tablettes ou smartphones. www.sicame.be

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PARCS Idea Wall & DOCKLANDS Phone Booth L’osmose entre mobilier et technologie L’Idea Wall constitue un composant essentiel de la collection PARCS. Il s’agit d’un élément de cloison auquel sont intégrées les technologies de communication et de multimédias.

L’Idea Wall est transmetteur de tous types d’informations, tout en constituant un élément de séparation. Il existe plusieurs variantes : l’Idea Wall high permet des combinaisons avec une table haute ou avec des configurations issues de la série Causeways. Elle invite à des discussions et des présentations spontanées en station debout. En combinaison avec une table de réunion pivotante et plusieurs fauteuils Club, l’Idea Wall low propose le cadre optimal pour les réunions et les vidéoconférences en position assise. Avec sa caractéristique formelle impressionnante, l’élément Phone Booth propose un espace de mise en retrait pour les appels téléphoniques – doté d’une protection visuelle et acoustique. www.bene.com Workplace Showcase 2013 43

I SHOWROOM I

Bruynzeel Office Unit Réinventer l’espace Armoires, vestiaires, coin café, espaces de présentation… tout cela et bien plus encore peut être regroupé au sein d’un même Office Unit. En cumulant ces fonctionnalités, l’unité de Bruynzeel devient un véritable point central du bureau. Plus qu’un simple gain de place, cette configuration offre un espace de rencontre naturel, un espace motivant et inspirant. Alors que les solutions traditionnelles nécessitent beaucoup de mètres carrés, les unités de Bruynzeel incluent un concept unique de rangement économe en surface. Un seul couloir d’accès est nécessaire, libérant 50% d’espace en comparaison avec les solutions traditionnelles de rangement. L’unité multifonctionnelle de Bruynzeel réinvente l’espace, elle a d’ailleurs remporté le prix de l’Innovation + Architecture 2012. Grâce à un design sur mesure et flexible (diverses dimensions, teintes et finitions), les unités s’adaptent parfaitement à tous les espaces. www.bruynzeelstorage.be 44 Workplace Showcase 2013 44 Workplace Showcase 2013

formkind Briser les conventions spatiales Développé en Allemagne, le système breveté formkind peut faire office de séparateur visuel et offre une isolation acoustique remarquable. Ce système aux allures hautement design repose sur un squelette délicat en acier et des panneaux de feutre pouvant être combinés quasiment à l’infini pour former des structures polygonales aussi grandes que l’on puisse imaginer. Que ce soit comme solution temporaire pour des événements ou en tant que partie intégrante d’un bureau moderne et design, les modules innovants de formkind s’adaptent à toutes les situations. De par la géométrie, les matériaux mais aussi l’orientation des modules dans un espace, le système génère une absorption et réflexion sonore, optimisant ainsi l’acoustique. Les angles, modifiables à tout moment, ainsi que le grand choix de couleurs permettent de changer totalement le visuel et l’esthétique d’un espace. www.formkind.com

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LINCor, Zumtobel l’alliage du desigN et de la simplicité Luminaire individuel discret, ligne de double longueur ou chemin lumineux sans fin : la gamme de luminaires LINCOR offre de nombreuses options d’éclairage pour le paysage bureautique moderne. Avec ses couleurs claires et ses formes discrètes, cet élément de design rectiligne s’intègre parfaitement dans l’architecture moderne.

Le luminaire à LED LINCOR, au design mince et discret, trace une ligne élégante à travers la pièce. Avec son minimalisme au goût du jour, il souligne les axes d’une pièce et les idées architectoniques. Il exprime sa linéarité au mieux dans la version double longueur ou en tant que chemin lumineux. L’efficace technologie LED se déploie sur une section de seulement 63 mm au carré – avec comme résultat un éclairage directindirect de haute qualité. www.zumtobel.com

JB STorAGE gamma Beddeleem le raNgemeNt versioN 2013 Cela fait longtemps déjà que les armoires n’ont plus de secret pour Beddeleem. Forte de son expérience dans la fabrication et l’installation de systèmes d’armoires de grande taille, l’entreprise propose à présent plusieurs types « à configuration libre » sur le marché des projets. Des corps en mélaminé sont combinés à des portes pivotantes avec amortissement ou à des portes coulissantes, en mélaminé ou non, en acier perforé avec isolation acoustique ou dans une combinaison d’acier (porte avant) et de mélaminé (porte arrière). Vous avez ainsi la possibilité d’assortir à la perfection vos armoires et choix de matériaux avec les systèmes de cloisons, portes et bureaux. Les armoires peuvent être dotées, au choix, d’étagères en bois ou en métal, équipées d’un système latéral intégré de suspension de dossiers. L’intérieur de l’armoire, quant à lui, peut être pourvu d’équipements sur mesure (porte-manteaux, corbeille à papier, etc.). www.beddeleem.be

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I SHOWROOM I

NORME ECOLOGIQUE SUPERIEURE. Le giroflex 656 est produit en Suisse dans le respect des critères les plus stricts de développement durable. La synthèse parfaite de l’innovation, du design et du confort. www.giroflex.com

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Pami 2.connect Le travail flexible au top 2.connect, le benjamin de la gamme Pami, représente un nouveau concept de bureau axé sur le travail flexible. Ce nouveau meuble allie simplicité à une modularité sans précédent.

Avec 2.conncect, qui a été entièrement conçu pour s’adapter au travail flexible, le bureau fixe appartient définitivement au passé. Les 2 parois latérales pleines servent de pieds et garantissent un look épuré. Mais il y a plus : derrière cette simplicité visuelle se dissimule un échantillon de sophistication technique… La hauteur du bureau est en effet entièrement réglable, permettant à tous les collaborateurs de travailler de façon ergonomique à tout moment. La versatilité en matière de personnalisation offre un avantage supplémentaire. Les panneaux métalliques latéraux peuvent se doter de stratifié HPL, de matériau acoustique, etc. On peut même y apposer une signalisation ou un logo d’entreprise. www.pami.be

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rolf Benz 290 uN systÈme de siÈge modulaire offraNt d’iNfiNies possibilités Rolf Benz a confié à Behnisch Architekten la tâche de mettre au point un système de siège modulaire qui préserve l’intimité tout en invitant à une communication ouverte, sans obstacles. Ce système de siège, inspiré par le design scandinave intemporel, se compose de modules distincts. Au final, la configuration est déterminée par la superficie disponible dans la pièce. Les modules, qui sont reliés entre eux au moyen de raccords visibles, peuvent être combinés librement. Les matériaux naturels mis en œuvre, comme le bois, la laine et le cuir, sont d’une excellente qualité artisanale. L’aménagement individuel et confortable de l’espace se décline dans toutes les formes imaginables : côte à côte, face à face, dos à dos, en carré ou sous la forme d’un ilot dans la pièce. www.rolf-benz.com/contracte

Gesture de Steelcase coNÇu pour les modes de travail d’auJourd’Hui Inspiré des mouvements du corps humain, Gesture est le premier siège conçu pour servir d’interface entre le corps humain et les nouvelles technologies. La technologie est le principal moteur des changements qui interviennent dans notre travail et notre vie. Les nouvelles technologies que nous utilisons pendant notre journée de travail nous permettent de passer d’une tâche à une autre, avec facilité et fluidité, mais le corps interagit avec ces nouvelles technologies en changeant de position lorsque l’on passe d’un appareil à un autre. Une étude globale de Steelcase montre que ces phénomènes ont un impact sur le plan ergonomique et si celui-ci n’est pas maîtrisé, il peut provoquer des douleurs et de l’inconfort, qui peuvent à long terme nuire à notre corps. C’est en s’appuyant sur ces recherches que Gesture a vu le jour. Disponible à partir de l’automne 2013. www.steelcase.be Workplace ShoWcaSe 2013 49

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Pami u.form desigN miNimaliste, ambiaNce optimale u.form représente la collection «haute couture» de Pami. Au moyen de cette gamme, Pami crée des espaces de bureau parfaitement adaptés aux souhaits de ses clients, exactement comme le ferait un couturier pour la confection d’un costume sur mesure. Qu’il s’agisse d’un bureau de direction ou d’un espace de réunion, d’un comptoir ou d’un mur d’armoires sur mesure, u.form façonne l’espace. Un large éventail de couleurs et de teintes boisées permettent de créer une ambiance optimale. Dans la mesure du possible, le client pourra déterminer lui-même les mesures et finitions afin de maximiser l’utilisation de l’espace.

Avec u.form l’environnement de travail devient le reflet d’un style personnel. www.pami.be

Sedus Sweetspot uNe gamme de déteNte qui crée des lieNs Communication et participation au réseau social font partie des facteurs clés d’une coopération réussie. La gamme «sweetspot» de Sedus, conçue par la designer Judith Daur, allie fonctionnalité et confort dans un cadre détendu. «sweetspot» transforme tout lieu en zone interactive favorisant les rencontres décontractées et créatives entre les membres du personnel. Grâce à la cartouche à gaz et au capitonnage mousse de l’assise, «sweetspot» est particulièrement souple et confortable, ce qui confère à l’utilisateur une sensation de quasi apesanteur. L’assise légèrement rehaussée et incurvée garantit toutefois une posture alerte et concentrée, condition indispensable pour travailler de manière fructueuse. Les qualités de matériau et les coloris, pouvant être configurés indépendamment les uns des autres, offrent les possibilités les plus diverses. www.sedus.be 50 Workplace ShoWcaSe 2013

Chillap JR-9080 Le confort adéquat en un tournemain Passer en quelques secondes d’une position normale à une position horizontale, c’est ce que permet l’accoudoir innovant du fauteuil Chillap de Jori. Que ce soit pour travailler sur son ordinateur portable, poser sa tablette ou son journal ou encore prendre quelques notes, l’accoudoir versatile du Chillap offre un confort particulier à ses usagers. La fonction rotative du siège offre une mobilité supplémentaire aux usagers. Se tourner vers ses interlocuteurs, prendre des notes, travailler, le Chillap s’adaptera parfaitement aux situations de travail informelles et donne une réponse au consommateur exigeant à la recherche d’un fauteuil polyvalent. www.jori.com

Kiosque media:scape de Steelcase Vidéoconférences et conversations en petit comité Le kiosque media:scape est issu d’une gamme complète de mobilier intégrant technologie et solutions multimédias, conçue pour faciliter la connexion multimedia et la collaboration. Le kiosque media:scape permet une vidéoconférence en haute définition pour une ou deux personnes. Qualité de la lumière, angle de caméra, acoustique, rien n’a été laissé au hasard. De par sa conception, le kiosque favorise l’innovation tout en améliorant la productivité. Plus adapté aux besoins d’un petit groupe, cette unité est le support idéal pour les conversations rapides et informatives au bureau. Le plan de travail permet d’accueillir jusqu’à deux ordinateurs portables. Ces modules seront disponibles, en posture assise et debout, à partir de janvier 2014. www.steelcase.be Workplace Showcase 2013 51

I SHOWROOM I

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Diagon de Girsberger Minimalisme au service du confort Le nouveau siège de bureau Diagon a obtenu le Red Dot Design Award 2013. Cette gamme de sièges répond à la volonté de son designer, Burkhard Vogtherr, de mettre un esthétisme résolument minimaliste au service d’une modernité intemporelle. Afin que le confort ne soit pas pénalisé du fait des lignes sobres et élancées, Vogtherr mise sur des matériaux élastiques comme des sangles tressées. Le dossier suspendu de manière flexible maximise l’angle d’ouverture de l’assise et du dossier en position adossée et assure ainsi un déroulement du mouvement particulièrement agréable. Des amortisseurs en caoutchouc assurent à Diagon un confort insoupçonné. www.girsberger.com

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52 Workplace Showcase 2013

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VITRA POINT Avenue Louise, 154 1050 Bruxelles TEL (0)2 242 02 02 info@brussels.vitrapoint.net www.brussels.vitrapoint.net

FLANDRE ART NIVO WORKSPACES Jan Van Gentstraat 3-5 2000 Antwerpen TEL (0)3 216 16 19 info@artnivo.be www.artnivo.be ART NIVO Onderbergen 76 9000 Gent TEL. (0)9 233 30 35 info@artnivo.be BENJO F. Aertgeertsstraat 21 3128 Baal – Tremelo Tel (0)16 5303 81 info@benjogroep.be www.benjogroep.be BENJO Italiëlei 207A 2000 Antwerpen Tel (0)3 326 76 66 BENJO Voskenslaan 232 9000 Gent TEL 0(9) 321 91 90

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www.profacility.be/guide ce carnet d’adresses référence une sélection des showrooms des fabricants et magasins multi-marques. la liste plus étendue de salles d’exposition et points de ventes est consultable en ligne sur www.profacility.be/guide

Workplace ShoWcaSe 2013 53

Quick rajeunit son siège central

UN ENVIRONNEMENT STIMULANT RÉALISÉ PAR L.O.G

La réception est une des curiosités de cet aménagement. Elle s’inspire du comptoir des restaurants Quick. La zone Oasis attenante est aménagée comme espace de réception pour les managers et le personnel des restaurants, de façon à susciter d’emblée une sensation de connu. Derrière les parois cylindriques, rehaussées d’une représentation graphique et récurrente d’un « Giant », se dissimulent la zone des imprimantes et un espace propice au brainstorming.

54 Workplace Showcase 2013

PUBLI-VIEW

En Belgique, la popularité de la chaîne de restauration rapide Quick n’est plus à faire. Son image de marque est jeune, dynamique et innovante. Or l’environnement de travail du siège central n’était plus en accord avec l’image de la marque sur le marché. Quick s’est dès lors attelé activement à trouver un partenaire. C’est avec L.O.G qu’est né un environnement de travail chaleureux et créatif, correspondant bien à l’image de marque dont jouit Quick auprès d’un large public.

Après trois décennies, le siège central de Quick à Berchem, en banlieue anversoise, était devenu franchement désuet, sinon carrément vieillot et ne satisfaisait plus aux conditions de travail requises. Ce que confirme Marc Bracquiné, Construction & Development Manager de Quick Restaurants SA : « Nous avions besoin d’urgence d’un nouvel hébergement où nous pourrions retrouver l’atmosphère et l’image propres à nos produits. Nos collaborateurs ont été impliqués dans le développement du nouveau siège central. » Dialogue entre le concepteur et les utilisateurs Sitôt prise la décision de déménager, un groupe de travail d’une dizaine de personnes fut constitué, représentant les divers départements. Ils se sont penchés sur le nouvel environnement de travail et conservent à ce jour un rôle consultatif afin d’y apporter encore des améliorations.

Quick Restaurants SA emploie à l’heure actuelle une soixantaine de personnes, dont environ la moitié passe l’essentiel de son temps de travail hors des murs du siège central. Deux optiques se sont par conséquent imposées : Clean desk d’une part, réduction des archives papier d’autre part. L’immeuble devait également avoir une grande capacité de réunion, entre autres pour les 21 managers des Quick

gérés « en propre » et les 42 franchisés, ainsi que pour les séances de formation comptant en moyenne de 30 à 35 participants. Alain Taverne, Consultant et Architecte chez L.O.G : « Les 1200 m² du nouvel immeuble situé à Wilrijk, non loin de Berchem, étaient parfaits pour héberger les différentes fonctions souhaitées : vaste zone centrale pour la réception et salle d’attente, deux grandes salles de réunion derrière, isolées des autres départements – mais qui peuvent éventuellement être regroupées – et à l’avant, les bureaux inondés de lumière naturelle et profitant d’une belle vue sur un cadre verdoyant ! » Ambiance Quick Marc Bracquiné : « Malgré notre longue expérience dans la transformation, la rénovation et le développement à neuf de nos restaurants Quick – nous menons à bien environ 25 projets par an, parmi lesquels cinq établissements neufs –, concevoir et réaliser ce nouvel environnement de travail du siège central fut une tout autre paire de manches ». L.O.G a développé un concept basé sur sa propre expérience et sur l’apport du groupe de travail. Dans le lounge, avec cuisine et distributeurs automatiques de boissons, les murs sont décorés des célèbres écrans de menus, tandis que les chaises et fauteuils rappellent l’univers de la restauration rapide. Les « benches » de 6 ou 10 postes de travail sont équipés de conteneurs à roulettes, tels ceux utilisés pour la restauration à bord des avions de ligne. Les autres postes de travail en sont également dotés, mais de gabarit moindre.

Marc Bracquiné : « Bien que le projet initial du bureau d’architecture nous ait tout de suite séduits, nous avons encore consacré beaucoup de temps et de moyens à le peaufiner, à en optimiser les détails et à le confronter sans cesse aux besoins de ses futurs utilisateurs ». Tout de suite, il fut évident que tout le mobilier devait être remplacé. L.O.G a dressé la liste des éléments nécessaires et rédigé un cahier des charges,

envoyé à six candidats fournisseurs. Le choix s’est porté finalement sur un mélange de mobilier de bureau acheté et d’aménagements sur mesure confié à un partenaire attitré de l’aménagement des Quick. Marc Bracquiné : « Ce choix est destiné à renforcer les liens avec le marché.

Nous avons proposé d’opter pour le style maison des restaurants, afin de contribuer à l’ambiance typiquement Quick dans notre nouvel environnement de travail. L’interaction entre notre bureau de design et l’architecte Alain Taverne fut des plus captivantes ».

Rudy Hulsman, directeur général de Quick Restaurants SA : « Alors que le déménagement a débuté le matin du vendredi 14 juin, nous occupions déjà le nouveau site dès le lundi suivant. Avant l’heure de midi, tout le personnel était opérationnel et plus aucun carton de déménagement ne traînait. Une évaluation interne, fin juillet, a abouti sur un résultat très gratifiant avec un score de 9/10 ! »

Patrick Dubois, CEO de L.O.G : « En notre qualité de partenaire, nous privilégions une collaboration maximale et stimulons l’interaction entre le concepteur et les utilisateurs afin d’élaborer un concept qui épouse au mieux les besoins de la pratique quotidienne. »

Rue du Charroi 21-23 1190 Bruxelles - Forest TEL +32 (0)2 512 21 10 FAX +32 (0)2 503 34 16 www.log.be

Workplace Showcase 2013 55

Pro-realestate I NEW OFFICES DEVELOPMENT I

Take Off Office Park

Coup de projecteur sur ‘The Loop’ à Gand, un site attractif pour la Relocalisation Situé à proximité de l’échangeur entre les autoroutes E40 et E17, le ‘Take Off Office Park’ dispose d’une excellente accessibilité par la route. La présence de ces deux autoroutes, mais aussi la proximité du périphérique R4 vers Zelzate, relié à la E34, permettent encore d’accroître cette accessibilité.

©Take Off Business Park - rendering courtesy of ECPD_Bontinck Studiebureau Promoteur : ECPD , Erembodegem Architecte : G+D bureau d’étude Bontinck Agents immobiliers : Creas (Accepto bvba), Gand

Turner & Dewaele ,Gand

Immobiliën Hugo Ceusters, Anvers

La mise en service du pont sud, ainsi que le pont nord surplombant l’avenue A. Pégoud, récemment terminé, assurent une ouverture encore meilleure au trafic motorisé.

56 Workplace Showcase 2013

Le projet ‘The Loop’ est une nouvelle partie de la ville de Gand en cours de développement sur l’ancien site qui accueillait les foires commerciales. Autrefois occupé par l’aérodrome de Saint-Denis-Westrem (1910 – 1984), ce site d’une superficie de 145 ha abrite aussi le complexe d’exposition ‘Flanders Expo’. À l’origine, les principaux propriétaires fonciers étaient la Ville de Gand, ECPD sa / MGD sa, Stasimo sa et Schoonmeers Bugten sa. L’ensemble du programme de construction proposé couvre 552 500 m² de surface brute au sol. Le développement du ‘Take Off Office Park’ est actuellement en cours, il s’agit du premier projet de bureaux qui répondra totalement aux exigences en matière d’environnements de travail du futur. n Eduard Coddé

L

a Ville de Gand et Schoonmeers Bugten sa ont mis en place un partenariat public-privé en créant la société anonyme Grondbank The Loop. Les deux autres parties ont choisi de garder leur indépendance. De Paepe Group a érigé les tours KBC sur la parcelle qui appartenait à Stasimo sa. Sur les parcelles situées entre le parking et la Poortakkerstraat, Euro Crossroads Property Developers sa (ECPD) a démarré la construction du ‘Take Off Office Park’, pour une surface brute au sol de 113.500 m² au total.

Accessibilité maximale grâce à une vision multimodale de la mobilité Situé à proximité de l’échangeur entre les autoroutes E40 et E17, le ‘Take Off Office Park’ dispose d’une excellente accessibilité par la route. La présence de ces deux autoroutes, mais aussi la proximité du périphérique R4 vers Zelzate, relié à la E34, permettent encore d’accroître cette accessibilité. Enfin, la mise en service du pont sud, ainsi que le pont nord surplombant l’avenue A. Pégoud, récemment terminé, assurent une ouverture encore meilleure au trafic motorisé.

Aujourd’hui, le ratio de stationnement est fixé entre 1/100 et 1/44, en fonction du terrain et de son affectation, ce à quoi il faut ajouter les parkings payants toujours disponibles dans les environs immédiats.

Les transports en commun desservent le site via une ligne de tram, qui y fait une boucle et s’arrête devant les futurs immeubles de bureaux. La mise en service d’une ligne de bus directe de la gare de Gand-Saint-Pierre vers le côté ouest de la Pégoudlaan, où se situe le ‘Take Off Office Park’, est prévue par De Lijn.

Gand mise par ailleurs explicitement sur le trafic vélo. Le réseau de pistes cyclables permet en effet de rejoindre la gare de Gand-SaintPierre en seulement 7 minutes à partir du ‘Take Off Office Park’.

Architecture remarquable Le premier immeuble de bureaux en forme de goutte, d’une superficie de 3.340 m², est en cours de construction sur le terrain n°1 du site.

Ce bâtiment remarquable sera le quartier général de l’entreprise de services RH ‘Planet Group’ de Laethem-Saint-Martin. Un second immeuble de bureaux, d’une superficie équivalente, est en cours de réalisation également. Pour pouvoir répondre rapidement à la demande des entreprises intéressées, les fondations sont déjà en cours de construction. En ce qui concerne la partie résidentielle, un contrat a été conclu avec l’entreprise Van de Walle Bouwgroep sa pour le développement d’un projet de 48 appartements baptisé ‘Vida Verde’.

Ces différents projets complètent l’affectation du terrain 1.

Quartier d’affaires Le développement de la partie la plus occidentale du ‘Take Off Office Park’ – le terrain 5 ouest - tourne lui aussi à plein régime. Upgrade Estate sa y construit près de 80 business flats, au-dessus d’un parking souterrain collectif d’une capacité de 500 véhicules, qui couvre la totalité du terrain. Pour ce sous-sol, ainsi que pour les facilités de parking du terrain 7, un contrat de gestion et d’exploitation a été conclu avec l’entreprise de mobilité de la Ville de Gand, gestionnaire du stationnement sur l’ensemble du site.

La construction de trois autres bâtiments est prévue sur le terrain 5 ouest, avec un total de 19.000 m² de surface brute au sol destinée à des bureaux. Le permis de bâtir du premier de ces trois immeubles est actuellement en préparation. Le groupe cible pour ce terrain est une clientèle intéressée par des surfaces de 2.000 m² à 10.000 m². Ces surfaces ne sont cependant pas restrictives et les entreprises intéressées ont la possibilité de s’inscrire pour un immeuble déjà dessiné ou bien de faire construire un immeuble sur mesure, en tenant compte de la surface souhaitée et du délai de disponibilité.

Selon le plan directeur et le plan d’aménagement du territoire du projet The Loop, les 145 ha du site sont divisés en 18 terrains, chacun avec une affectation déterminée. Le ‘Take Off Office Park’ est situé sur les terrains 1, 5 ouest, 7 et sur la partie ouest du terrain 12 ouest, où se concentrent toutes les bureaux et espaces apparentés, ainsi que la partie résidentielle pour courts séjours (hôtels et bâtiments apparentés), le terrain 13 et la majeure partie du terrain 17. Avec trois terrains sur quatre en propriété et en développement, ECPD sa / MGD sa et son projet ‘Take Off Office Park’ est leader du marché au niveau des développements immobiliers sur le site ‘The Loop’.

Place à l’individualité et à l’identité Le terrain 7 est accessible par une nouvelle route qui forme une petite boucle séparée dans la zone située entre les terrains 7 et 8.

Un premier immeuble, destiné au cabinet de conseil en brevets, marques et modèles Brantsandpatents, sera livré en mars 2014.

D’autres bâtiments sont en bonne voie d’avancement. Le groupe cible pour ce terrain se compose de clients intéressés par des surfaces au sol de 650 m² à 2.000 m² et qui recherchent un immeuble ‘indépendant’ doté de sa propre identité.

En outre, tous les immeubles de ce terrain disposent de plusieurs parkings privés. Les parkings collectifs seront en principe exploités par Mobiliteitsbedrijf Stad Gent, qui les ouvrira en dehors des heures de bureau aux visiteurs de Flanders Expo. Étant donné que les propriétaires des immeubles peuvent également acquérir ces places de stationnement collectives, la formule leur offre un rendement optionnel pendant les heures auxquelles ils n’en ont pas eux-mêmes l’utilité.

Enfin, la totalité du ‘Take Off Office Park’ jouxte le poumon vert du bois d’Elzenbroek, délibérément prolongé entre les bâtiments afin de créer un cadre de verdure dans lequel il fait bon travailler. n

Workplace Showcase 2013 57

DTZ

L’aménagement des bureaux comme stratégie d’entreprise L’entreprise DTZ, conseiller en immobilier d’entreprise, accompagne également les entreprises dans l’aménagement de leurs bureaux (fit out) et le «change management» qui y est souvent associé. L’illustration en est faite par l’aménagement des nouveaux bureaux de Mecs Europe à Hoeilaart. Un processus d’un an pour un déménagement terminé en une demi-journée.

Le résultat de l’aménagement des nouveaux bureaux de MECS Europe est un Open Space où chacun possède un poste fixe, y compris les consultants extérieurs ainsi traités comme les employés. L’unique salle de réunion a fait place à huit salles adaptées à des besoins différents. Le nouvel aménagement a également permis de résoudre le déficit de rangement.

La seconde alternative consistait à déménager durant la période des travaux, mais avec la perspective d’un double déménagement. « J’ai estimé le risque opérationnel trop grand, explique Thierry Marin, j’ai immédiatement opté pour un déménagement définitif qui était aussi l’occasion de créer un effet de surprise, une ‘disruption’ entre l’ancien et le nouveau ». Mais avec l’impératif de demeurer dans la même zone géographique : « Il était important, pour notre personnel, de conserver ses habitudes. La gare est à proximité et plusieurs employés viennent à vélo. Nous avons donc trouvé un plateau offrant une surface équivalente mais dont l’aménagement serait plus fonctionnel ».

«

Thierry Marin : J’ai immédiatement opté pour un déménagement définitif de nos bureaux, ce qui était aussi occasion de créer un effet de surprise, une ‘disruption’ entre l’ancien et le nouveau.

58 Workplace Showcase 2013

à l’agencement devenu confiné par la croissance du personnel.

«Nous avions déjà réaménagé les volumes en de multiples petits bureaux et ne pouvions plus compter que sur une seule salle de réunion, se souvient Thierry Marin, directeur général de MECS Europe & Africa. C’était un réel problème fonctionnel».

Rester ou partir : le choix de la «disruption» DTZ, a proposé trois scénarii. Le premier était le réaménagement de l’espace existant, mais il imposait deux phases de travaux, reléguant durant un mois tout le personnel dans un espace de travail réduit de 50%. Pour ensuite recommencer l’opération dans l’autre sens.

«

«Nous intervenons dans l’aménagement des lieux aussi tôt que possible, argumente Daniel Thieren, Head of Project and Building Consultancy Professional Services chez DTZ. Idéalement, dès le moment où se profile la nécessité d’un réaménagement parce que l’espace devenu inadapté.

Nous pouvons avec le client envisager toutes les options possibles, les chiffrer et les comparer. » C’est le cas de figure de Mecs, société du groupe Dupont de Nemours spécialisée dans les technologies propres. Le bureau d’études emploie une trentaine de personnes largement dédiées au consulting dans l’amélioration des procédés requérant l’usage d’acide sulfurique.

MECS était confrontée à un problème d’expansion dans un immeuble

Le résultat est un Open Space où chacun possède un poste fixe, y compris les consultants extérieurs ainsi traités comme les employés.

38 postes pour moins de 30 employés permettent d’anticiper la croissance en personnel pour les 2 ou 3 ans à venir. L’unique salle de réunion a fait place à huit salles adaptées à des besoins différents, depuis la salle de réunion principale (extensible lors de grands événements par l’effacement de la paroi vitrée qui la sépare de la vaste cuisine) jusqu’aux petites salles intimes baptisées «Bubbles» et adaptées aux réunions pour deux à trois personnes, aux téléconférences et au travail exigeant la plus grande concentration.

PUBLI-REPORTAGE

L’unanimité du personnel s’est faite sur la nécessité de disposer d’une cuisine de taille raisonnable, comme il en existait déjà une dans les précédents bureaux. Car la culture d’entreprise fait que les équipes déjeunent ensemble.

Open Space : la composante humaine Pour Thierry Marin, c’est la perspective de migrer des bureaux fermés vers un espace ouvert qui a constitué le défi majeur du déménagement.

Et démontré le rôle déterminant de l’accompagnement de DTZ au Change Management. « Une fois prise la décision d’un espace paysager, explique Thierry Marin, nous avons, avec DTZ, mis la communication en place pour présenter rapidement aux employés comment se passerait l’aménagement et DTZ, à ce niveau, a dirigé le processus jusqu’au déménagement ». Deux facilitateurs, l’un délégué par DTZ et l’autre choisi en interne ont géré le projet. Plusieurs groupes distincts ont été créés (technologie, finances, administration…) pour impliquer le personnel dans les détails de la mise en œuvre. Et chaque groupe a désigné un ambassadeur.

Pour de nombreux employés, l’Open Space avait un sens diabolique, se souvient Daniel Thieren : « Certains se voyaient déjà dans des usines des années ’50, et il a fallu les convaincre. La meilleure manière était de faire participer les employés à des workshops dont le management serait exclu ». Au final, même les services financiers et RH ont demandé à fonctionner en Open Space, en réglant les questions de confidentialité par l’usage des salles de réunion. Et, au final, ce qui pouvait être ressenti comme une perte d’intimité fut compensé par la multiplication des capacités à s’isoler : salle de réunion, bubbles, cuisine… La configuration du mobilier selon les équipes a pu être

optimalisée par des plans en perspective 3D réalisés par DTZ. Deux chaises de bureaux ont été mises en compétition par le personnel et la couleur des moquettes et du mobilier ont fait l’objet d’un vote. Le nouvel aménagement a également permis de résoudre le déficit de rangement qui était considérable dans l’ancien bâtiment. L’équipe de DTZ a eu l’idée de transformer un long pan de mur en placards qui maximisent l’espace. Ce qui a aussi suscité le besoin de redéfinir les méthodes d’archivage pour le futur.

Le déménagement a ensuite été l’occasion de créer un « code de conduite » pour déterminer les comportements à adopter dans les nouveaux bureaux. Cela devait permettre de s’assurer qu’aucune frustration ne restait enfouie. Lors du déménagement, aucun mobilier ne devait être déplacé et le transbordement des caisses avait été préparé par les ambassadeurs en recourant à des codes de couleurs. « Vendredi matin, se souvient Thierry Marin, les déménageurs venaient charger les caisses tandis que le personnel les attendait dans les nouveaux bureaux à 11h30. A 15h, chaque poste était connecté. » Dans son rôle de négociation en faveur du locataire - services de Tenant Representation -, DTZ a négocié des conditions plus favorables, mais aussi des douches pour les cyclistes et un futur rack à vélos. Même si la principale raison du déménagement était fonctionnelle et non financière, la nouvelle implantation se révèle, au final moins coûteuse.

Daniel Thieren, Head of Project and Building Consultancy Professional Services DTZ

Thierry Marin, Directeur Général Mecs Europe & Africa

DTZ DTZ, est une filiale du groupe UGL Services qui est l’une des plus grandes entreprises au monde dans le secteur des services immobiliers. Elle fournit aux entreprises et aux clients locataires une gamme de services globale, et intégrée, mais aussi des services aux investisseurs en agence d’investissement, agence de location, gestionnaire d’immobilier, consultance en développement et construction, valorisation, gestion des investissements et property management. DTZ compte 47.000 collaborateurs fixes. Elle opère dans 52 pays, à travers 208 agences.

Chaussée de La Hulpe, 166 1170 Bruxelles TEL. + 32 (0)2 629 02 00 www.dtz.com

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Qui sera le facility Manager de l’Année ?

Le «Facility Manager de l’Année» sera décerné par IFMA à un homme, ou une femme, qui par sa réflexion, sa vision, son engagement et ses actions à contribué au succès de l’entreprise ou organisation qui l’emploie.

Il aura ainsi aussi contribué à mieux faire (re)-connaître le métier de Facility Manager et à sa professionnalisation.

Ce titre sera décerné lors de la cérémonie de remise des trophées «Facility Awards» qui se déroulera début mai 2014 à Bruxelles.

Plus d’informations via www.facility-awards.be et www.ifma.be

Corporate Sponsors

Qui selon vous mérite d’être nominé pour l’élection du Facility Manager de l’Année ??

IFMA vous invite à proposer des facility managers pour cette élection avant le 31 octobre 2013.

Sur base des nominations du public, 6 finalistes seront élus par un jury professionnel représentatif du monde du Facility Management. La carrière et la personnalité de ces six nominés pour l’élection finale vous seront présentées dans un reportage dans l’e-magazine des Facility Awards qui sera diffusé via les fédérations professionnelles et les médias Profacility.

Dites-nous qui selon vous mérite d’être élu Facility Manager de l’année www.facility-awards.be/manager2014

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Saskia Van Uffelen : Le Nwow ne doit pas non plus être une révolution : l’atmosphère chaleureuse caractérise tout à fait la culture d’entreprise de Bull. Lors du changement, une partie des points de repère doivent être conservés.

© Bernard De Keyzer

of Working). La mission en fut confiée à la société Admos Design & Build, choisie par le Chief Financial Officer de Bull, Maurizio Sabatini. Il s’est déclaré « séduit par la formule clé sur porte proposée par un interlocuteur unique, avec un seul contrat, un budget fixe et un engagement ferme sur le planning ». Le CFO ajoute qu’un avantage du contrat « Turn Key » est d’avoir permis à Bull de se concentrer sur son core business tout au long des travaux, sans s’occuper du chantier. La conviction de Bull a également été emportée par la visite d’un aménagement de bureaux de référence réalisé par Admos pour l’entreprise Clear2Pay.(1) L’appel à Admos répondait d’abord à des impératifs financiers, commente Saskia Van Uffelen : « Il nous fallait une aide extérieure pour suggérer des bâtiments alternatifs pour accueillir nos collaborateurs, et déterminer si ce déménagement se justifiait financièrement. » Le Comité de direction de Bull a réalisé des visites de présélection avant de porter son choix sur le bâtiment Solaris à Bruxelles. Cet immeuble situé dans un cadre verdoyant se distingue par ses qualités architecturales et environnementales. Il intègre les dernières normes de développement durable : énergie solaire, matériaux réutilisables, éclairage LED et tri sélectif des déchets.

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epuis le 29 mars, les 180 employés de Bull Belgique travaillent au 120 Chaussée de la Hulpe à Bruxelles, dans un univers aux espaces flexibles. Mais contrairement à une pratique commune, la décision de déménager ne fut pas le début, mais le résultat d’un long processus.

Comptant une longue expérience dans le business IT, Saskia Van Uffelen, CEO de Bull Belux avait lancé en 2010 le projet DiversiBull en vue d’accueillir la 4e génération de collaborateurs dans l’entreprise. « Ce programme s’appuie sur une volonté de synergie entre les différentes générations au sein de Bull. C’est une évolution culturelle dont la finalisation est prévue pour 2016 », explique celle qui fut désignée Femme IT de l’année en 2011.

Comme toutes les entreprises, Bull est confronté à l’impact que pourrait avoir la courbe des âges sur son personnel. « Les générations X (35 ans), Y (25 ans) et des Boomers (55 ans), réagissent de manière différente. Et les faire collaborer efficacement a été rendu plus complexe par l’arrivée de la société numérique. Or, la façon dont les jeunes se comportent est très différente. Pour eux, par exemple, la compétence relève moins du savoir acquis que de la capacité d’accéder rapidement à ce savoir lorsqu’une situation l’exige. Cette vision du monde est typiquement liée à l’usage de l’internet ».

D’où la décision de Bull d’opter pour des espaces ouverts et flexibles favorisant la créativité et la communication informelle. « En tant que leader en systèmes numériques critiques, nous nous devions de travailler de la manière la plus numérique possible ».

Saskia Van Uffelen, CEO de Bull Belux

(1) Lire à ce sujet dans cette édition, en page 83, la présentation du concept d’aménagement des bureaux de l’entreprise Clear2Pay Workplace Showcase 2013 63

Workplace I Business Case I BULL BELUX, BRUXELLES I

Offrir une nouvelle dynamique à l’entreprise Outre l’aspect financier, ce déménagement s’inscrit dans la volonté de donner une nouvelle dynamique à l’entreprise même si le déménagement n’a pas pour autant débouché sur une modification de l’organigramme. Les bureaux ont ainsi été conçus selon les principes du « New Way of Working » avec, entre autres, une forte numérisation et un lieu de travail modulable : les équipes projets peuvent facilement se rassembler, partager leurs idées et former de nouvelles équipes dynamiques. L’acoustique a été adaptée pour les bureaux à usages variables et la communication est encore simplifiée par la convergence de tous les bureaux flexibles sur un seul niveau.

Pour Saskia Van Uffelen deux points étaient essentiels pour que ce nouvel aménagement soit un succès : l’acoustique et une connectique sans fil de qualité.

Ce nouveau cadre de travail permet-il d’attirer les jeunes ? Saskia Van Uffelen en a acquis la certitude depuis sa participation à un jury : « Dans les cinq écoles participant à ce projet, l’environnement de travail était le premier critère de choix avancé par les élèves, bien avant la rémunération promise ».

Et un environnement NWOW est une excellente vitrine pour les jeunes, complète Anthony ShaikH. Pour Bull, ces espaces de travail et de réunion attractifs sont aussi une carte de visite pour les clients : « Nous travaillons en consortium avec des services publics. Notre nouvelle organisation leur permet, par exemple, d’organiser des réunions dans nos propres bâtiments, et c’est apprécié ».

Objectif 2016 : intégrer les clients dans le projet Pour 2016, terme du projet DiversiBull, Saskia Van Uffelen espère avoir mis en place les ressources humaines adéquates mais aussi avoir pu convaincre ses clients de l’importance d’intégrer l’univers NWOW : « Nous signons avec l’Union Européenne des contrats sur des durées de 7 ans. Il faut donc pouvoir réfléchir aujourd’hui comment nous fonctionnerons durant cette période en termes d’externalisation du personnel ou de modification des horaires de travail. Par exemple.»

Car, désormais, autant d’hommes que de femmes de 30 à 45 ans prennent des congés parentaux chez Bull. De même, le trafic bruxellois fait évoluer les horaires vers des heures plus tardives. « Et tout cela doit – aussi – être accepté par nos clients qui peuvent par ailleurs revendiquer des pénalités lorsqu’un consultant est remplacé par un autre. » « La nouvelle atmosphère chaleureuse des bureaux et espaces de discussions caractérise maintenant tout à fait la culture d’entreprise de Bull. Les espaces ouverts donnent un sentiment de convivialité, et créent une ambiance familiale », résume Saskia Van Uffelen qui ajoute, avec réalisme : « Dans une entreprise comme la nôtre qui loue les services de spécialistes, il est essentiel de pouvoir motiver son personnel ». Mais cette évolution ne peut pas se faire n’importe quand, précise la CEO de Bull Belux. « Il faut le faire à un moment de maturité. Dans certaines entreprises ou dans certains pays, le bureau individuel est encore fortement lié à un statut social ». Un sentiment confirmé par Anthony ShaikH : « Nous sommes assez extrêmes dans les choix d’aménagement des espaces. De nombreuses sociétés ne sont pas prêtes à aller aussi loin ». n

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Christophe Erkens : En 1994, il n’était pas encore question de NWOW mais de projet “activity based”.

Le discours était déjà là, mais le marché n’était pas encore prêt à le digérer. Nous avions, déjà à l’époque, créé des zones flexibles où les réunions informelles pouvaient côtoyer le café et le travail de concentration !

Malheureusement, la peur d’être aperçu dans un environnement plus ludique et d’être considéré comme improductif l’a emporté sur la fonctionnalité. Aujourd’hui, le concept “activity based” est une évolution normale de notre manière de travailler.

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Un autre atout du choix de cette immeuble évoqué par la CEO de Bull Belux est le calcul des frais réels de la nouvelle implantation, en ce compris les coûts de déménagement : « Aujourd’hui, notre location coûte moins cher. La crise immobilière nous a sans doute permis de bien négocier et nous bénéficions d’un coût par mètre carré très agressif, d’autant que tout est neuf. Nous aurions pu choisir des matériaux et mobiliers moins chers mais aussi moins pérennes, avec la perspective non souhaitable de devoir réinvestir rapidement ».

Pour Christophe Erkens, co-fondateur d’Admos, « la rentabilité du projet doit se chiffrer par poste de travail (workstation), qui seul, permet de valoriser ce type de réalisation ». Et, au final, pour un coût moindre, la capacité totale disponible est plus importante. Impliqué dans le processus dès l’origine, Admos a participé à l’ensemble du cycle de décision, depuis la réflexion et analyse « stay or leave » jusqu’à la partie concept et travaux (fit out) en passant par la comparaison des immeubles envisagés pour le déménagement et installation des bureaux de Bull.

Idea@bull pour améliorer la communication « Il y a deux ans, la communication interne n’était pas optimale, reconnaît Saskia Van Uffelen. Nous avions une sorte de FaceBook interne, mais qui n’était consulté que par les plus jeunes (la génération Y), soit 1/3 du personnel.

En 2010, Bull a analysé l’élasticité des tranches d’âges dans l’entreprise.

Le personnel a demandé que l’on se concentre sur la créativité, le people management, l’efficacité et la communication interne. Une jeune entreprise - Yambla - a alors développé la boîte à idées numérique Idea@bull inspirée de FaceBook et permettant à tous les collaborateurs d’attribuer des “like” aux idées émises par leurs collègues.(1) Pour toucher toutes les classes d’âges, l’interaction peut se faire via smartphone ou par mail. « Cette information remonte jusqu’à moi, explique Saskia Van Uffelen, ce qui permet de connaître immédiatement les propositions les plus appréciées ». Et, parmi les idées retenues : celui qui réserve une salle de réunion doit laisser une table nette en la quittant. Après deux incartades, la réservation des salles lui est momentanément refusée. Et la sanction serait efficace !

(1) Lire à ce sujet dans cette édition, en page 70, l’article sur la boîte à idées numérique et sociale créée par Yamblay 64 Workplace Showcase 2013

Christophe Erkens co-fondateur d’Admos

© Bernard De Keyzer Antony ShaikH, co-fondateur d’Admos

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© Bernard De Keyzer

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Antony ShaikH : Admos a participé à l’ensemble du cycle de décision, depuis le “stay or leave” jusqu’à la partie concept et travaux (fit out) en passant par la comparaison des lieux disponibles. L’indépendance d’Admos de tout activité de courtage immobilier évitait tout conflit d’intérêt lors de la recherche et sélection de l’immeuble qui correspondrait le mieux aux attentes de Bull pour leurs nouveaux bureaux.

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Camelot – Protection immobilière

Solution intelligente pour biens inoccupés Les bâtiments inoccupés dépérissent à un rythme accéléré, favorisent le vandalisme et attirent les visiteurs indésirables, avec pour conséquence une douloureuse perte de valeur. Pourtant, il existe un remède particulièrement efficace contre la dégradation non voulue des bâtiments inoccupés : Camelot propose des solutions sur mesure qui ont fait leurs preuves depuis deux décennies déjà et qui bénéficient aussi, depuis plus récemment, d’une reconnaissance et d’une estime internationales.

Yves Stevens, directeur de Camelot Belgique : « Par gestion du bien inoccupé, Camelot entend l’occupation et l’utilisation provisoires des bâtiments vides qui attendent une réaffectation.

Le public potentiel pour une telle formule d’occupation, qui diffère d’ailleurs totalement d’un contrat de location classique, est très varié : beaucoup de jeunes gens, mais aussi des personnes plus âgées qui souhaitent économiser un peu avant de réaliser un vieux rêve, des entreprises débutantes aux moyens financiers limités qui cherchent un hébergement et un lieu de travail bon marché, des artistes… ou encore – et c’est peut-être le plus important – de plus en plus de gens qui ont de moins en moins de moyens. » Gestion de biens monumentaux Le magnifique hôtel de maître « Osterrieth » sur le Meir anversois est un des projets récents et particulièrement ambitieux confié à Camelot. Il s’agit d’un bâtiment en deux parties, dont la plus connue est la maison patricienne située le long du Meir et classée comme monument. À l’arrière, avec l’entrée principale Eikenstraat, se trouve un immeuble de bureaux. Les deux bâtiments appartenaient à la banque Belfius qui y conservait une collection d’art très précieuse.

Après leur vente à une société immobilière et en attendant un nouvel avenir pour les immeubles contigus, la gestion des bâtiments vacants était plus que souhaitable. Yves Stevens : « Avec l’occupation temporaire, Camelot offre une solution qui diffère fortement de ce que les sociétés de surveillance classiques proposent. Nous offrons la protection et

66 Workplace Showcase 2013

PUBLI-REPORTAGE

l’entretien du bâtiment d’un point de vue RSE. Avec notre formule d’occupation temporaire, nous voulons aider les gens à se lancer socialement et économiquement. Ce fut aussi la motivation du nouveau propriétaire. Jusqu’à ce que son bâtiment soit réaffecté, il souhaite lui conférer une valeur ajoutée sociale tout en respectant la valeur architecturale et historique du bien. Les occupants de l’immeuble parcourent quotidiennement tous les espaces. Ils sont les oreilles et les yeux du bâtiment, et peuvent vite signaler les irrégularités. Camelot suit immédiatement chaque notification. » En ce qui concerne ce bien unique avec une valeur patrimoniale, Camelot y a installé un bureau propre où un collaborateur Camelot est présent à temps partiel. Grâce au principe de la conciergerie, l’occupation ou l’utilisation temporaire représente une valeur ajoutée automatique pour la sécurité du bâtiment, tant pour les dangers internes qu’externes.

Des posters sont suspendus partout dans le bâtiment, sur lesquels les règles internes relatives à la protection contre l’incendie sont clairement énoncées. Sur ce dernier point, il est évidemment interdit de fumer, mais Camelot a aménagé un local fumeur. Chaque occupant reçoit, en outre, un pack prévention incendie qui comprend un détecteur de fumée et une couverture anti-feu.

Bien-être des occupants et du propriétaire Chaque occupant temporaire dispose d’une chambre fermée, ce qui, dans le cas présent, pu être réalisé assez aisément vu le caractère d’immeuble de bureaux du bien. La cuisine et les sanitaires sont communs aux occupants. Dans les caves, une vaste cuisine était

aménagée pour le personnel de la banque et le sanitaire était aussi présent depuis longtemps. Camelot a placé des douches complémentaires, de sorte que 5 occupants au maximum partagent la même douche. Il y a des toilettes à chaque étage. L’occupant principal a le privilège d’habiter dans l’appartement du concierge. Un certain nombre de fonctionnalités sont exclues – dont les ascenseurs et l’airco – afin de maintenir la facture énergétique à un niveau aussi bas que possible. L’alimentation en gaz a aussi été coupée.

Par rapport au propriétaire du bâtiment, Camelot est assuré contre les dégâts éventuels causés par les occupants temporaires.

Avec la gestion de ce bien vacant patrimonial unique, Camelot illustre clairement en Belgique la variété de ses solutions sur mesure. Yves Stevens : « Outre l’offre variée des formules Camelot comme la gestion du bien vacant, la gestion facilitaire et la gestion énergétique, nous explorons aussi de nouvelles voies, dont une prise en charge appropriée des monuments inoccupés, ou encore l’utilisation d’immeubles vides par des équipes de tournage nationales et internationales qui adorent ce genre d’endroits, et notamment nos immeubles belges. » Les solutions Camelot pour biens vacants temporaires offrent la meilleure protection contre la détérioration du bien parce que le respect du bâtiment – quelle que soit sa nature – est toujours présent.

Les règles du jeu Pour être pris en considération dans le cadre d’une occupation temporaire, il faut présenter un revenu ou une allocation fixe. Les occupants temporaires ont obligatoirement leur adresse officielle

ailleurs, mais la police est informée par Camelot de l’identité des personnes logeant dans l’immeuble géré. Enfin, il faut pouvoir présenter un certificat de bonne vie et mœurs. De par leur fonction sociale de contrôle, les utilisateurs provisoires veillent eux-mêmes à l’ordre dans le bâtiment. L’occupant principal est le premier point de contact de Camelot et du propriétaire en ce qui concerne le maintien du bon ordre. Chacun accepte le délai de préavis très court. Camelot formulera, pour autant que ce soit possible, une nouvelle proposition aux occupants ou utilisateurs provisoires pour un autre logement ou travail temporaire, mais ne garantit pas le suivi.

Camelot effectue régulièrement des rondes, par le biais d’un service de contrôle propre, et surveille le bon fonctionnement des installations techniques, la bonne gestion et le respect du bâtiment.

ANVERS Boombekelaan 18 bus 1 2660 Hoboken T. + 32 (0)3 740 56 40

BRUXELLES Avenue Louise 437 bte 3 1050 Bruxelles T. +32 (0)2 646 44 22

www.cameloteurope.com I y.stevens@camelotbelgium.be

Workplace ShoWcaSe 2013 67

Kinnarps Belux

Le show-room devient un espace fonctionnel

Un tapis brun désigne la zone de communication.

Tout tourne ici autour de la communication, de la discussion avec les collègues, de l’ouverture et de l’amélioration des contacts réciproques.

Kinnarps Belux fête cette année ses 20 ans de présence sur le marché belge du mobilier de bureau. L’occasion de mettre en œuvre en interne le « nouveau travail ». C’est ainsi que le siège de Kinnarps s’est transformé en showroom real-life pour les clients.

68 Workplace Showcase 2013

Le changement vers un cadre de travail nouveau profite à tout le monde et le déploiement du concept a eu lieu parallèlement à l’activité normale de l’entreprise. Avant cela, le constat avait été fait que le travail d’équipe occupait une place toujours plus importante dans le cadre des activités quotidiennes. Par ailleurs, Kinnarps avait pris l’initiative d’organiser des sessions d’information au cours de l’automne et du printemps pour les clients et clients potentiels avec le « nouveau travail » pour thème central. En conséquence, il était grand temps pour la société de donner elle-même l’exemple avec un cadre de travail axé sur l’actualité de l’aménagement de bureau. Le nouvel environnement de travail ne stimulerait pas seulement la collaboration interne, mais deviendrait aussi un show-room idéal vivant et axé sur le fonctionnement quotidien !

Le poste de travail « activity based » Le concept créant le nouveau cadre de travail a été imaginé par le Britannique Jeremy Myerson, professeur au Royal College of Art de Londres et directeur du Helen Hamlyn Centre for Design.

Jeremy Myerson avait déjà conçu pour Kinnarps l’aménagement de l’implantation londonienne. Le concept peut se résumer comme un « système coulissant » dans la mesure où chaque collaborateur change de poste de travail à plusieurs reprises tout au long de la journée.

Il optimalise ainsi ce poste en fonction des tâches à effectuer à un moment donné. Personne ne dispose plus de son propre poste de travail, à l’exception des collaborateurs de la division financière et de la réception. Le personnel commercial a depuis longtemps renoncé à un poste de travail propre.

PUBLI-VIEW

Les travaux de concentration sont aisément reconnaissables au tapis orange qui délimite leur zone.

À l’accueil, des casiers abritent les effets personnels de chaque collaborateur Kinnarps. Chacun d’entre eux dispose d’un « hot box », un conteneur spécialement conçu pour Kinnarps dans lequel sont rangés tous les documents et fournitures de bureau nécessaires à l’accomplissement des tâches quotidiennes. Le hot box est à ce point ingénieux qu’elle peut être fixée de diverses manières au poste de travail choisi. Elle s’y intègre et constitue une sorte de prolongement du bureau.

Les postes de travail non attribués – les « benches » – sont tous dotés d’une tablette réglable en hauteur. Il existe différents benches qui comprennent plusieurs postes de travail. Les travaux de concentration sont aisément reconnaissables au tapis orange qui délimite leur zone.

Ces postes de travail fermés sont conçus de manière à ne pas donner l’impression d’être enfermé. Leur aménagement agréable et leurs qualités acoustiques contribuent au concept : trouver du calme pour pouvoir se concentrer sur un projet.

Un tapis brun indique la zone de communication, une zone où il faut « qu’au moins une blague par jour y soit racontée » prévoyait-on dans la phase de conception ! Tout tourne ici autour de la communication, de la discussion avec les collègues, de l’ouverture et de l’amélioration des contacts réciproques.

L’espace « brainstorm ».

L’espace « projet ».

Ailleurs se trouve l’espace « brainstorm », doté d’une grande paroi sur laquelle on peut écrire, d’une table haute et de tabourets correspondants.

Les salles de réunion existent en différentes tailles et sont mises à disposition aussi bien pour les concertations internes que pour les meetings entre collaborateurs Kinnarps et les relations externes.

L’espace « projet » est spécifique du champ d’activité de Kinnarps.

Il s’agit d’un espace fermé qui concentre toute la documentation, les maquettes et la bibliothèque. Il peut être utilisé par les collaborateurs dans le cadre de la préparation d’un projet ou pour des négociations avec des clients.

Concept total positivement accueilli Kinnarps a consenti un investissement important dans ce projet, ne négligeant aucun détail. L’étage supérieur est réservé à la détente des collaborateurs, avec un espace lunch agréable et une vaste terrasse.

Non seulement l’aménagement a été soigneusement étudié, mais le revêtement des parois a été adapté en utilisant de grandes photos qui confèrent, même aux dos des armoires, un aspect plus avenant.

Le PC de bureau a disparu et chacun dispose maintenant d’un ordinateur portable. En lien avec les qualités ergonomiques du mobilier de bureau, on trouve des supports permettant de placer les portables à

la bonne hauteur. De plus, chaque utilisateur est libre de compléter son portable par une souris et un clavier séparés.

Les collaborateurs se sont très vite familiarisés avec le concept Kinnarps qui, par ailleurs, motive encore davantage les commerciaux parce qu’ils voient dans la pratique les avantages qui en découlent. Le showroom n’est plus une donnée statique, mais une preuve vivante que le « nouveau travail » fonctionne vraiment chez Kinnarps !

Heide 15 1780 Wemmel Tel +32 2 456 0 456 Fax +32 2 456 0 444 info@kinnarps.be

Workplace Showcase 2013 69

Workplace I CHANGE MANAGEMENT I

Culture d’entreprise Yambla invente la boîte à idées numérique et sociale L’antique « boîte à suggestions » à la réputation poussiéreuse redevient un facteur important de la culture d’entreprise. Alliant le partage des idées aux réseaux sociaux, Yambla a lancé un concept ludique de valorisation des idées du personnel. La boîte à idées laisse la place à la « people centric ideation ». n Jean-Claude verset

L

e partage des idées entre employés repose sur le processus d’« Idéation » qui définit la formation et l’enchaînement des idées d’un point de vue psychologique. Avec les procédures traditionnelles en entreprise, la durée de vie d’une idée ne dépasse toutefois pas 3 mois. « Il manque à ce processus de base le support d’un média social et le concept de gamification », explique Yoeri Roels, co-fondateur de la jeune entreprise Yambla qui définit ainsi sa plate-forme éponyme de boîte à suggestions sociale. Le principe de base est que toute idée « likée » par les collègues lui permet d’engranger des points et d’être désignée - par exemple - « innovation du mois ».

Une procédure qui exclut le favoritisme Pour éviter tout risque de favoritisme, les points ne sont pas attribués par les individus mais par la plate-forme Yambla. Plus une idée est rendue populaire par des « like », plus elle croît en importance.

Le fait d’être sélectionnée par un manager permet également à une idée de gagner des points. « La bonne idée n’est pas tant celle qui est la plus populaire que celle à laquelle de nombreux collègues veulent participer », précise encore Yoeri Roels.

70 Workplace Showcase 2013

Chacun peut aussi laisser des commentaires. Ce qui, pour le jeune entrepreneur, est un indicateur du véritable engagement à l’égard d’une idée. « Même critiquée, une idée qui fait du bruit au sein du réseau Yambla est une indication importante pour la direction de l’entreprise ». Une idée qui créerait la polémique pourrait aussi amener un manager à intervenir. Mais ce système ne fonctionne pas de manière hiérarchisée, insiste Yoeri Roels.

Application en nuage Yambla est typiquement une application « As a Service », proposée dans le cloud. Le prix de l’abonnement par mois et par personne est conditionné par le nombre d’utilisateurs. Sur mobile, Yambla supporte l’iPhone en mode natif. Les autres plate-formes y accèdent par des sites optimalisés. La mise en place s’effectue à la manière de Facebook par la création d’un compte, tandis qu’un administrateur gère le paramétrage du système qui devient ensuite totalement automatique.

Avant l’activation de la plate-forme chez le client, la société Yambla met en œuvre un plan de communication qui informe le personnel en plusieurs vagues, durant les 3 à 5 semaines qui précèdent la mise

en œuvre de la boîte à idées sociale. La première cible de Yambla : les entreprises d’une certaine taille qui sont, plus que d’autres, confrontées à des problèmes d’idéation.

Une adhésion de 70% en quelques jours Une fois lancé, le concept ne semble pas rencontrer d’obstacle.

70% des utilisateurs y adhèrent rapidement. Dans le cas de TestAchats, 90% du personnel s’y est connecté durant les premières 24 heures. Une des raisons de cet engouement viendrait d’un bouton qui permet « d’inviter un collègue ». « C’est plus puissant, explique Yoeri Roels, que lorsque la demande de participation est envoyée par un membre de la direction ».

La réaction du personnel est d’autant plus positive qu’elle permet aux moins téméraires d’exprimer leurs idées.

Le management peut d’ailleurs, lui aussi, se sentir déstabilisé par cette nouvelle procédure qui ne respecte plus les hiérarchies. « Mais, très vite, assure Yoeri Roels, ces sentiments s’estompent, remplacés par une réelle culture de la création ».

Au final, la boîte à idées sociale joue un rôle d’accélérateur.

Le record de vitesse a été remporté par une idée visant à apporter une alternative au télétravail. Emise le lundi, la suggestion faisait l’objet d’une présentation devant le management au milieu de la semaine et était entérinée le vendredi.

Eviter les frustrations Pour éviter toute impression de contrôle, la plate-forme ne prévoit aucune procédure de censure des suggestions. Une idée ne peut pas être supprimée, mais la personne désignée « Innovation manager’ » peut décider, si la proposition stagne, de l’arrêter.

Et pour éviter toute frustration personnelle à l’égard d’une idée non reprise, le système supporte les « like », mais pas les « unlike ».

Interrogé sur la mesure de l’efficacité de la gamification de la boîte à idées en entreprise, Yoeri Roels répond que, pour la solution classique, l’idée une fois émise disparaît dans une boîte noire pour suivre un processus inconnu. « Avec Yambla, le partage de l’idée lui donne de la transparence en la socialisant. Les employés ont le droit de savoir ce qui se passe ». n

Success story née d’une rencontre C’est chez son employeur (prestataire de services informatiques) que Yoeri Roels identifie, en 2012, la difficulté de partager efficacement des idées au sein d’une entreprise. Il profite alors de ses loisirs pour développer un concept d’idéation, et c’est lors d’un événement organisé par le magazine Data News qu’il saisit l’occasion d’en parler avec Saskia Van Uffelen, CEO belge de Bull. Alors en pleine refonte de la culture de son entreprise (voir notre article dans cette édition ) celle qui fut la Femme IT de l’année 2011 va proposer à Yambla d’élaborer un projet pilote durant un mois. « Quand elle nous a demandé combien cela allait coûter, nous nous sommes aperçu qu’on n’en savait rien », se souvient Yoeri Roels. Mais très vite, la boîte à idées sociale mûrit pour se transformer en une application finalisée, et désormais utilisée par le personnel de Bull.

Lancée fin 2012 par Yoeri Roels et Jordan Vermeir, la jeune Starter IT vient de remporter le Prix de l’Innovation de Microsoft dans la catégorie des jeunes entreprises et a été sélectionnée par iMinds qui pointe les entreprises qu’il faut faire connaître aux USA. www.yambla.com

Workplace Showcase 2013 71

LEADER SPÉCIALISÉ DE LA GESTION D’ARCHIVES

Merak est le spécialiste par excellence de l’archivage professionnel.

Les différents établissements de l’entreprise prennent soin de millions de documents papier. Le stockage électronique de données fait également partie du package de services proposé. Les sociétés commerciales et les institutions peuvent faire appel à Merak pour héberger en toute sécurité leurs supports magnétiques et optiques, qu’il s’agisse de bandes, de disques durs, etc. Dans le cadre de ce même package de services, les firmes pharmaceutiques peuvent également confier le matériel de référence de leurs laboratoires.

Les entreprises qui souhaitent effectivement externaliser la gestion de leurs archives bénéficient d’un accompagnement professionnel assuré par les spécialistes de Merak tout au long du parcours menant à un stockage sécurisé optimal dans les systèmes de la société. Chaque étape est soigneusement détaillée et s’inscrit dans un cadre plus large.

Il est à noter que la qualité des services fournis par Merak et la pérennité des systèmes sont certifiées conformément aux normes ISO 9001 et ISO/IEC 27001.

OPTIONS Dans un premier temps, une analyse exhaustive de la situation est réalisée. L’archivage est en effet un travail sur mesure, parfaitement configuré en fonction de la nature et des besoins propres au client. En outre, la planification revêt un caractère essentiel. La budgétisation des coûts est une facette intégrée à la préparation du projet. Les spécialistes de Merak compilent minutieusement toutes les données afin que les clients puissent décider en pleine connaissance de cause quelles options ils vont sélectionner.

LA FOURNITURE DE DOCUMENTS PAPIER La fourniture de documents papier peut être configurée par projet. Une fois qu’un projet est finalisé, les documents s’y rapportant peuvent être sauvegardés en toute sécurité. Les coursiers de Merak se déplacent auprès des entreprises pour y prendre en charge les dossiers. Les clients peuvent néanmoins choisir d’amener eux-mêmes leur matériel d’archivage sur papier dans l’un des établissements de Merak. Le phasage du transfert est totalement facultatif.

Le client qui opte pour cette solution peut même décider de transférer ses données sur une base journalière.

Ou hebdomadaire. Arrivés dans la zone de stockage, les documents sur papier sont rangés dans des boîtes anonymes assorties d’un code-barres. Seul l’ordinateur permet de les retrouver rapidement.

NUMÉRISATION Une fois que l’on a identifié quels documents papier peuvent être digitalisés, ces derniers sont scannés par Merak à la vitesse de 210 pages par minute. Les documents numérisés sont ensuite indexés et authentifiés afin que les utilisateurs puissent les retrouver rapidement par la suite. L’archivage numérique réalisé par Merak est d’une convivialité hors pair. En un seul clic de souris, l’utilisateur peut afficher ses documents à l’écran et retrouver ses données originales.

Ces dernières peuvent être téléchargées, travaillées puis rechargées. L’avantage de l’archivage numérique résulte du fait que les données sont accessibles en quelques secondes via une connexion internet et la saisie d’un code.

DOCUMENTS PAPIER APRÈS SCANNING Une fois que toutes les données ont été scannées, les documents papier sont détruits, à moins que le client ne choisisse de les conserver malgré tout. Dans ce cas, ils sont ramenés à l’expéditeur par les coursiers de Merak.

D’autres clients préfèrent en confier la garde à Merak, selon des normes de sécurité convenues au préalable.

REMISE DES DOCUMENTS NUMÉRIQUES Merak propose différentes options pour la remise des documents numérisés. L’opération peut se faire sur CDRom ou DVD, par intégration directe dans les systèmes informatiques du client via les services web ou par stockage sur le site web sécurisé de Merak. Ce dernier - le Merak Archive Online (MAO) – offre la possibilité de consulter les documents après s’être dûment identifié par token, digipass et code PIN. Le chargement de documents numériques sur le MAO est un jeu d’enfant. L’envoi de documents numérisés s’effectue via une liaison FTPS sécurisée.

BACK-UP Les entreprises soucieuses d’éviter toute interruption totale de leurs activités peuvent faire héberger leurs backups extérieurs en offline chez Merak. Les possibilités de stockage dans l’e-bunker de Merak, à l’abri derrière d’épais murs de béton et profondément enfouis en sous-sol dans des coffres anonymes, leur garantissent une sécurité absolue. Même un incendie, un tremblement de terre ou un accident d’avion ne pourra détruire les informations qui y sont entreposées !

SOFTWARE ESCROW Les entreprises peuvent abriter les codes source de leurs logiciels chez Merak. La convention de délivrance sous condition (escrow) définit quand et à qui le code source peut être remis. L’objectif est de faire en sorte que les packages restent disponibles à tout moment, même si le créateur du logiciel cesse ses activités.

Vous voulez en savoir plus ?

Appelez le 078 15 31 61 ou envoyez un e-mail à info@ merak.be pour un entretien sans le moindre engagement. www.merak.be

Workplace I BUSINESS CASE I ELO TOUCH SOLUTIONS, LEUVEN I

Le but de ce nouvel aménagement était entre autres de permettre aux clients et invités de vivre une expérience agréable, un concept ludique et étonnant.

74 Workplace Showcase 2012

« Celebrate Touch » Déménagement et hébergement avec un regard propre sur le travail flexible « Si vous reveniez demain, cela pourrait être très différent ici », déclare Servaas Kamerling, Président EMEA d’ELO en nous accueillant. Le nouveau « domicile » devait surtout permettre d’exploiter l’espace de manière flexible afin de répondre aux attentes et aux besoins des collaborateurs. Si l’organisation et l’aménagement répondent à cette exigence, ils s’écartent considérablement de ce que l’on entend généralement par travail flexible. n Eduard Coddé

E

LO Touch Solutions est une entreprise totalement orientée B2B, spécialisée dans les solutions d’écrans tactiles pour les applications les plus diverses : commerce de détail, gaming/kiosque, médical/secteur des soins, aéroports, etc. Les écrans sont fournis comme produits opérant de façon indépendante ou comme éléments servant de base aux entreprises pour le développement de machines ou applications propres.

Jusqu’il y a peu, ELO Touch Solutions faisait partie de la société TE Connectivity établie à Kessel-Lo. La société-mère américaine a décidé de vendre cette activité et aujourd’hui ELO Touch Solutions est indépendante. C’est pourquoi ELO Touch Solutions a dû s’employer à trouver un nouvel hébergement. Servaas Kamerling : « La Belgique abrite le siège européen d’où nous desservons les marchés EMEA avec quelque 80 collaborateurs. La moitié d’entre eux travaille ici et s’occupe du support produit et commercial. Seize langues différentes se côtoient et notre entreprise présente un important métissage

culturel. La recherche d’un nouvel hébergement devait tenir compte du potentiel de croissance et la région de Louvain avait notre préférence. » L’accessibilité aisée, quel que soit le moyen de transport – auto, train, bus – ainsi que l’aspect écologique étaient les facteurs déterminants dans le choix du bâtiment. ELO Touch Solutions a ainsi découvert l’immeuble « Vander Elst » rénové en profondeur par Ghelamco et situé Kolonel Begaultlaan à Louvain, parallèle au canal.

Premier choix ELO Touch Solutions a été le premier locataire à s’être présenté pour le bâtiment et a eu par conséquent le choix du plateau. Des relations existantes ont mis ELO Touch Solutions en contact avec Buroconcept.

Ariane Van Cappellen, Project Manager chez Buroconcept : « Le bâtiment a été proposé en “gros œuvre fermé” et ensemble nous avons cherché l’emplacement idéal dans le bâtiment. Il s’agit d’une surface de 1.100 m2, la plus grande partie du premier étage, qui profite au mieux de la lumière naturelle et des vues sur l’environnement. »

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Workplace I BUSINESS CASE I ELO TOUCH SOLUTIONS, LEUVEN I

Le déménagement vers un nouveau bâtiment en début d’année a également entraîné la décision de procéder à un type d’aménagement totalement différent. Servaas Kamerling : « Notre but n’était pas d’implanter un grand bureau paysager, mais bien de créer une culture de la communication entre les divisions et de rapprocher logiquement celles qui sont souvent en rapport les unes avec les autres. Le but étant de permettre aux clients et invités de vivre une expérience agréable, un concept ludique et étonnant fut le bienvenu. »

Cuisine Lounge

L’espace ne manquait pas et l’aménagement flexible en fonction des souhaits et besoins de chaque instant était prioritaire. De plus, une utilisation active des propres produits et technologies de l’entreprise dans sa pratique quotidienne a été préférée à un show-room statique. « Nos écrans tactiles font partie du travail », témoigne Servaas Kamerling. « Nous utilisons un grand écran pour accueillir et diriger les visiteurs ; à d’autres endroits, ils informent les collaborateurs sur les KPI de notre entreprise et, dans les salles de réunion, ils sont

utilisés pour le teleconferencing et le travail collaboratif. Dans le futur, nous envisageons également un “partner wall”, une mosaïque d’écrans qui présente nos clients. En touchant ces écrans, ils donnent des informations sur leur entreprise. » « Celebrate Touch » Le fil conducteur du projet était « Celebrate Touch » et cet élément « Touch » apparaît partout. Des slogans et citations sont repris sur les murs, les salles de réunions portent des noms qui intègrent la notion de « Touch » en latin, esperanto, swahili, référant ainsi à l’activité de la société.

Les perspectives et les vues vers l’extérieur qu’offre le plateau ont été exploitées dans un concept fluide et transparent. A la demande du client, de multiples espaces adaptés à la vidéoconférence ont été intégrés.

Ariane Van Capellen : « Le bâtiment est pourvu de plafonds froids, très confortables pour les utilisateurs, mais dont la trame rigide offre peu de souplesse. Nous nous sommes donc concentrés sur le travail des volumes, la mise en place de fuyantes et l’utilisation de cloisons vitrées pour animer l’espace, créer un environnement transparent et permettre à la lumière naturelle de pénétrer dans le bâtiment. » En ce qui concerne les techniques, la flexibilité souhaitée est assurée grâce à un faux-plancher technique, l’éclairage d’origine du bâtiment est modulé en fonction de l’intensité de la lumière naturelle et commandé par des détecteurs de mouvement.

Servaas Kamerling : « Bien que les collaborateurs aient dû renoncer à leur bureau fermé au profit d’un bureau paysager, chacun, en découvrant le concept, a d’emblée perçu le côté positif de ce nouvel environnement. Depuis le déménagement et la mise en place de la nouvelle infrastructure et des nouveaux systèmes IT, aucun absentéisme n’a été constaté. La transition s’est donc déroulée de façon fluide. » n Cuisine Lounge Une curiosité au sein du projet : la cuisine lounge, un espace multifonctionnel ouvert avec tables mobiles où tout le monde se réunit volontiers pour prendre le lunch, mais où les clients sont aussi accueillis, où des présentations sont données… C’est un exemple du mobilier réalisé sur mesure pour ce projet. Tous les éléments de l’aménagement sont rapidement déplaçables et les collaborateurs n’hésitent pas utiliser cette possibilité.

Des configurations naissent ainsi pour les concertations, les réunions, et les visiteurs peuvent aisément y travailler. Le bloc cuisine lui-même se transforme en banquette et délimite une voie de circulation. Il est ainsi possible d’utiliser activement tout l’espace disponible, ce qui contribue à la communication interne.

76 Workplace Showcase 2013

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PUBLI-REPORTAGE

Logistique et déménagement : deux faces d’une même réalité Comme celles des transporteurs, les missions des entreprises de déménagement ont évolué depuis longtemps déjà vers plus de complexité et de responsabilités. C’est en tant que partenaire technique spécialisé que Mozer intervient dans de nombreux chantiers de déménagement. En voici trois exemples tout récents.

Mozer s’est vu confier récemment deux nouvelles missions spécialisées impliquant bien plus que le simple transport de mobilier : un fabricant d’appareils électroniques grand public d’envergure mondiale a chargé l’entreprise d’installer dans des points de vente en Belgique et au Luxembourg le mobilier dans lequel sont présentés et encastrés tous les appareils de la gamme. « Cela paraît simple mais ne l’est pas du tout », commente Marc Nahon, Sales manager. « Nous devons effectuer une pré-visite dans chacun des magasins car ce mobilier est fabriqué sur mesure à l’étranger. À sa réception, nous vérifions la conformité du mobilier par rapport aux dimensions du magasin. Bien souvent, on se trouve face à quelques problèmes qui nous obligent à adapter le câblage, les dimensions… C’est un travail très délicat : il s’agit d’un mobilier de présentation qui doit être impeccable. » Ce contrat a commencé au printemps 2013 et s’étend au réseau TENESO (Technical Network Solutions) dont Mozer est actionnaire. Il regroupe des partenaires dans toute l’Europe. Dans chaque pays concerné par ce contrat, un membre de TENESO remplit la même mission.

Une réputation dans le secteur médical En Belgique, Mozer a également pris en charge pour le compte d’Essilor l’installation chez les opticiens d’appareils servant à mesurer

divers paramètres de la vision. Marc Nahon : « Nous avons démarré début août avec pour objectif d’en installer un maximum d’ici à la fin de l’année. Ces appareils nécessitent en plus de leur placement une installation informatique. Nous réalisons de plus en plus d’installations d’équipements pour différentes grandes firmes dans les secteurs médical, ATM, informatique… Le matériel médical est en effet devenu une spécialité de la maison Mozer. C’est dû notamment à General Electric, un client historique depuis 40 ans, pour qui Mozer transporte et conditionne des scanners représentant un poids très important et exigeant d’être maintenu à basse température.

Mozer installe également des « ATM », c’est-à-dire les distributeurs de billets. « Il existe trois grands fournisseurs d’ATM sur le marché », explique Marc Nahon. « Nous travaillons déjà avec deux d’entre eux.

Et nous espérons bien entendu travailler un jour avec le troisième. » Déménager par tranche d’un étage En juin dernier, une aile d’un hôpital a dû être déménagée, étage par étage. Marc Nahon : « La clinique André Renard à Herstal (Liège) est en rénovation et nous avons dû tout d’abord vider complètement un étage, puis entreposer le mobilier et le matériel médical dans des containers qui ont été emportés dans nos installations d’Alleur pour stockage.

Il a fallu tout étiqueter pièce par pièce, pour pouvoir procéder à un inventaire complet et précis. Puis quand l’entrepreneur a eu terminé la rénovation de l’étage, notre rôle a été de tout remettre en place.

L’opération a duré deux mois en tout mais notre intervention a pris deux ou trois jours à une dizaine de personnes de nos équipes. Nous devrons répéter l’opération sur différents étages successifs. À ce stade, deux étages ont été rénovés. » Déménager dans un hôpital, qui fonctionne 24h/24, c’est toujours un peu particulier : il faut tenir compte de certains impératifs, comme le silence, le respect de certaines règles d’organisation intérieure, par exemple liées à l’usage des ascenseurs, lesquels sont évidemment affectés en priorité au déplacement des malades. Il faut quelquefois suivre un itinéraire bien particulier. « Et puis certaines activités y sont plus sensibles », commente Marc Nahon. « On ne pénètre pas dans un hôpital comme dans une aile de bureaux. En ce qui concerne l’inventorisation du mobilier et du matériel médical, nous travaillons avec un système de scanning portable. Toutes les identifications sont introduites dans notre système informatique. L’opération est courante pour nous et ne représente pas de difficultés particulières liées au milieu hospitalier. Nous appliquons cette méthode aussi pour le mobilier de bureaux. »

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Mise en place de matériel chez des opticiens pour Essilor.

Installation d’un « ATM » (distributeur de billets).

Marc Nahon, Sales manager chez Mozer

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Workplace I BUSINESS CASE I MELEXIS, YPRES I

organisation évolutive

Melexis parie sur la croissance

Quelques dizaines de mètres à peine séparent les anciens bureaux de Melexis du nouveau bâtiment de trois étages inauguré en avril dernier. Un immeuble ambitieux dont les larges espaces illustrent les ambitions de croissance de cette entreprise active dans 11 pays. Créé à Ypres en 1989 autour d’un projet de micro-électronique, la start-up de l’époque s’est rapidement spécialisée dans la production de capteurs destinés au secteur automobile. Une activité qui représente aujourd’hui 80% de son chiffre d’affaires. n Propos recueillis par Jean-Claude Verset Photos : Thomas Vanhaute

P

our Melexis, le déménagement devait être l’occasion de créer une nouvelle atmosphère de travail. « Nous voulions innover et nous remettre en cause dans notre manière de travailler », argumente Arnaud Devos, Senior Project Manager chez Melexis, fortement impliqué dans le suivi du déménagement. La première volonté de la direction était de se distancer de l’environnement de travail traditionnel et de répondre aux besoins des employés. « Nous manquions d’espace pour nos zones de test. Nous avons accru la capacité de production et donc aussi l’activité desk (planning, logistique, contrôle de qualité et développement) ».

Arnaud Devos Senior Project Manager, Melexis « Chez Melexis, nous sommes ouverts aux idées du NWOW mais cela correspond peu à notre activité de production qui compte peu de tâches marketing et de vente.

Le concept de flexible desk ne se justifie donc pas chez nous. »

80 Workplace Showcase 2013

Ecologie à tous les étages Le déménagement fut aussi l’occasion de construire un bâtiment écologique et peu énergivore. Le nouveau bâtiment s’inscrit dans cette approche résolument verte.

Le préchauffage du bâtiment est assuré par les calories émises dans la zone de test située au rez-de-chaussée. L’air conditionné est de type Water cool. Des serpentins à eau froide circulent dans les plafonds, modulant la température ambiante

sans provoquer de courants d’air. La moquette produite selon le mode « cradle to cradle » (C2C) est recyclable en une nouvelle génération de moquette. Les panneaux solaires sont en cours d’installation et le toit vert commence à prendre des couleurs. Et pour la construction du bâtiment, Melexis a volontairement sélectionné des entreprises locales situées à proximité du chantier.

Le projet a été chapeauté par le directeur du site Bertrand Leterme bientôt rejoint par plusieurs personnes chargées de la coordination pour chacune des parties du bâtiment. Pour déterminer l’agencement des lieux Melexis s’est attaché à cinq critères. « D’abord, nous avons observé ce qui se faisait dans les sociétés à forte innovation telles que Google, Microsoft et Getronics. Ensuite, nous avons voulu y intégrer nos propres valeurs que sont l’orientation client, le leadership et le plaisir ». Le personnel a été impliqué par la création d’une équipe multidisciplinaire réunissant des représentants des différents départements. Sorte de groupe référent chargé de faire remonter les attentes des équipes. Les deux derniers critères d’importance étaient la contrainte du bâtiment et l’aspect budgétaire. L’immeuble a coûté 9 millions d’euros, dont pratiquement 300.000 euros pour l’aménagement.

Pour répondre à la philosophie « Un espace pour chaque tâche », à proximité des espaces de bureaux paysagers des mini-salons ont été installés. Ils sont destinés aux discussions informelles en tête-à-tête ou en petit groupe. D’autres espaces insonorisés sont conçus pour travailler seul, converser par téléphone ou participer à des réunions virtuelles devant son ordinateur.

Workplace Showcase 2013 81

Workplace I BUSINESS CASE I MELEXIS, YPRES I

14 m² par employé Le vaste bâtiment s’élève sur trois niveaux, sur un périmètre de 35 x 36 mètres, Le premier pour la production et le second pour l’activité desk. Le troisième plateau, actuellement inutilisé, permet d’anticiper le développement de l’entreprise.

A lui seul, l’espace de bureaux est passé de 400 à 1.200 mètres carrés.

A contrario de la tendance actuelle de réduction des mètres carrés par poste de travail, le nouvel aménagement a plus que doublé l’espace disponible pour chaque individu, pour passer de 6 à 14 m². Au niveau Desk, il existe actuellement 80 bureaux pour 65 employés. Car c’est la perspective de croissance qui a fixé les dimensions de l’immeuble. « Nous sommes 65 employés, mais le bâtiment est conçu pour en accueillir 120. » L’espace individuel est donc appelé à se resserrer, même si, précise Arnaud Devos, un espace ouvert implique des distances accrues entre les individus. « La proximité des gens ajoute une contrainte sonore.

Notamment pour les conversations téléphoniques. En augmentant les distances, on agit sur le bruit ». C’est pourquoi le type d’aménagement en espaces paysagers a impliqué la pose de moquette, l’insonorisation de tous les plafonds et l’usage d’armoires traitées au niveau acoustique.

Dans ces nouveaux bureaux, Melexis dispose d’un réseau filaire « power over ethernet » qui permet d’alimenter les téléphones VoIP sans recours au réseau électrique. Ce qui permet de faire l’économie des adaptateurs électriques. Plus tard, l’entreprise devrait basculer la fonction téléphonique vers les ordinateurs. Le réseau filaire se double du Wi-Fi. Le Byod (Bring your own device) a également fait son apparition.

Pour l’aménagement des nouveaux espaces de travail, la volonté de la direction de Melexis était de se distancer de l’environnement de travail traditionnel

82 Workplace Showcase 2013

« Lean » et « 5S » pour chasser le gaspi Le leitmotiv de Melexis a été d’intégrer le nouvel aménagement dans deux thèmes propres au milieu automobile : le « Lean » et le « 5S ».

Le « Lean » correspond à la notion de réduction de gaspillage : faire ce qui est nécessaire, mais pas davantage. 5S désigne un processus de standardisation développé à l’origine par Toyota. D’abord lié à la production, le 5S a ensuite été adapté à l’environnement de travail, y compris la propreté. Le principe est que chaque tâche à exécuter doit disposer d’un espace dédié. « Si je dois travailler devant un bureau, il me faut une table et une chaise réglable ergonomiquement.

En revanche, pour participer à un webinar, une salle de réunion n’est pas nécessaire, argumente Arnaud Devos. » C’est pour répondre à la philosophie « Un espace pour chaque tâche» qu’ont été installés des mini-salons destinés aux discussions informelles en tête-à-tête et d’autres espaces insonorisés conçus pour travailler seul, converser par téléphone ou participer à des réunions virtuelles devant son ordinateur. « Le but est d’utiliser les salles de réunion le moins possible et cela fonctionne » résume Arnaud Devos.

Une zone de projet a aussi été créé qui permet à ceux qui s’y rendent de créer leur propre environnement grâce à un mobilier équipé de roulettes. « C’est un investissement et nous poussons dans cette direction mais c’est une zone en gestation. Nous sommes de plus en plus dans des processus d’innovation. C’est une manière de conserver notre esprit start-up » précise Arnaud Devos.

Innovation et écologie pour le choix du mobilier Melexis voulait à l’origine se limiter à une liste de trois fournisseurs pour l’achat du mobilier, mais les offres spontanées ont mis sept candidats en lice : « Pour nos anciens fournisseurs, la situation a été compliquée par le fait que nous avons longtemps suivi une politique de bureau austère, sans perspective environnementale ». Or, la direction voulait profiter du déménagement pour créer un choc positif et rendre l’environnement de travail plus agréable. « Nous avions été très ouverts dans nos exigences, en laissant toute latitude pour nous étonner. Les projets se sont donc révélés très différents ».

Le choix final a été défini lors d’une réunion avec Françoise Chombar, PDG de Melexis, le directeur du site, les représentants des employés et une personne du Senior Management désignée pour challenger la décision. N’ayant pas été directement impliqué dans le projet, il devait apporter une vision extérieure bénéficiant d’un plus grand recul. Et le choix fut porté sur Pami. Trois mois après avoir investi les nouveaux locaux, Arnaud Devos tire un bilan positif de l’expérience : « Pami a vite compris les valeurs auxquelles nous étions attachés. Nous avons impliqué le personnel qui a donné son avis sur tous les projets et cela nous a permis de faire la synthèse pour adapter la proposition originale de Pami et obtenir l’environnement de travail qui répond aujourd’hui aux attentes de nos collaborateurs. » n

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Les pauses-café au bureau

Investir dans les pauses-café pour le personnel est l’une des choses les plus utiles que vous puissiez faire en tant qu’employeur ! En effet, les pauses-café sur le lieu de travail sont d’une grande importance pour le bien-être et la productivité de vos employés. Il s’agit d’un moment de calme (relatif), d’une occasion de faire le point et d’avoir un aperçu de la journée de travail. En outre, le caractère informel des conversations aux côtés du distributeur de café renforce la collaboration entre les collègues.

Vous le voyez, désigner un fournisseur de café, c’est plus que simplement opter pour une délicieuse tasse de café... Il vaut donc mieux ne pas s’engager à la légère. Nous vous donnons ici quelques conseils pour une décision mûrement réfléchie.

• Pour vos collaborateurs, le café en gobelet est bien entendu le plus pratique. Peut-être préférez-vous offrir un café à vos clients et fournisseurs dans une tasse en porcelaine. Un distributeur de café avec gobelets et capteur automatique représente dans ce cas une solution optimale : le café est normalement préparé dans un petit gobelet, à moins que vous ne mettiez une tasse en porcelaine.

CONSEIL Les gobelets biocompostables sont une solution écologique et représentent un parfait compromis entre gobelets en plastique et tasses en porcelaine.

• Des distributeurs de boissons chaudes préparent le café avec des grains espresso, du café fraîchement moulu (Fresh Brew) ou du café instantané. Pour absorber les pics, par exemple les pauses café dans un environnement de production, le mieux est encore d’opter pour le café lyophilisé.

Si le café est consommé pendant toute la journée, vous opterez pour un délicieux café à partir de grains pour espresso.

CONSEIL De nombreux distributeurs permettent de remplir une cruche de café, ce qui est pratique dans les réunions. Un système thermos avec sachets à filtres pré dosés est idéal pour avoir toujours du café frais dans les salles de réunion.

• Votre entreprise attache une très grande importance à l’Entreprise Socialement Responsable (ESR) ? Avec le café durable portant le label Max Havelaar pour le commerce équitable, vous faites en sorte que votre engagement soit bien visible. Bien entendu, vous optez pour un distributeur économe en énergie, avec notamment éclairage par LED et mode stand-by.

CONSEIL Les cafés de qualité fraîchement torréfiés et la fraîcheur qui se dégage des distributeurs de Puro Fairtrade Coffee indiquent d’un seul coup d’œil votre engagement pour l’ESR.

• Vous offrez uniquement du café pendant la pause ? Non : sans doute d’autres boissons sont-elles aussi demandées, comme du thé, des potages et des boissons fraîches. Prolongez le coin café par des distributeurs d’eau économiques et écologiques, raccordés à l’alimentation en eau. Tandis qu’un distributeur de snacks offre à nouveau des petites choses délicieuses pour donner un supplément d’énergie à vos collaborateurs.

CONSEIL Rendez-vous la vie plus facile et optez pour un fournisseur qui couvre la gamme complète pour les pauses.

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86 Workplace Showcase 2013

Photo : Yvan Glavie

De grands bureaux ouverts et lumineux agencés autour d’espaces de convivialité et d’échange ont dynamisé les locaux d’Euler Hermes.

Clear2Pay, Diegem

Photo : Marie Bourgonjon

Pour rapprocher ses collaborateurs, le groupe Sibelco a décidé de réunir sur un seul site le management autrefois réparti dans plusieurs bâtiments. C’est finalement en face du Stadspark, à la Plantin en Moretiuslei à Anvers, que Sibelco a emménagé.

Euler Hermes, Bruxelles

Photo : Marc Detiffe

Sibelco, Anvers

Le « Clear2pay Village » installé au cœur de l’entreprise est l’endroit par excellence où les idées s’échangent de façon informelle et où le dialogue s’engage naturellement.

WORKPLACE I À DÉCOUVRIR SUR

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

AUTRES ÉTUDES DE CAS PUBLIÉES PRÉCÉDEMMENT DANS LE MAGAZINE PROFACILITY SiBELCo, AnVErS

EuLEr HErMES, BruxELLES

CLEAr2PAy, DiEgEM

favoriser des connexions naturelles en interne

L’agencement de l’espace : moteur du changement

Hub international et multiculturel au cœur de l’entreprise

Le groupe Sibelco a décidé de réunir sur un seul site anversois le management autrefois réparti dans plusieurs bâtiments. Cette volonté de rassembler plusieurs entités sous le même toit est née d’un constat : une partie importante des collaborateurs sont appelés à voyager régulièrement.

Et le temps passé au pays ne leur permet pas – ou peu – de suivre et participer à l’actualité de leur entreprise. En les rapprochant, Sibelco souhaitait resserrer ses rangs, soit « plus se voir pour mieux communiquer ».

Afin d’adapter les nouveaux locaux à ses besoins spécifiques, Sibelco a mandaté Global, bureau d’études spécialisé dans le design, la conception et l’aménagement d’espaces de travail. Dans un espace réparti sur trois niveaux, le défi de Global a consisté à favoriser des connexions naturelles en interne. Un escalier intérieur a été créé pour relier les trois étages entre eux ainsi qu’un bar/coffee corner unique pour ces trois niveaux. Global a également proposé de réunir tous les postes de travail sur deux étages et de consacrer le demi-niveau restant aux fonctions périphériques (salles de réunion, accueil des visiteurs…).

Euler Hermes, fournisseur mondial de solutions d’assurance, voulait se doter d’une nouvelle image, tant en interne qu’en externe.

Dépoussiérer, moderniser, repenser complètement l’espace et le fonctionnement de l’entreprise, tels étaient les objectifs voulus pour la nouvelle implantation. Les sept étages cloisonnés de l’ancien bâtiment, qui donnaient une image désuète ont cédé la place à un nouvel espace moderne et innovant : 4.000 m2 de bureaux presque totalement ouverts, entièrement éclairés par la lumière du jour, agencés sur deux étages autour d’espaces de convivialité et d’échange.

En croissance continue, l’entreprise de services informatiques financiers Clear2Pay voulait rassembler en un seul site des activités réparties entre Zaventem et Malines. Autres exigences : la proximité d’une gare et d’un aéroport, un environnement de travail agréable et une bonne image, en vue du recrutement de nouveaux talents. Une fois le site choisi, le Pegasus Park à Diegem, l’entreprise Admos s’est vu confier la mission de rénovation des 3.800 m2 pris en location. Admos a conseillé une répartition sur trois plateaux avec une décoration des étages selon des thèmes culturels : Londres, Shangaï, New York. Les espaces de bureaux sont organisés en zones à fonctions diverses (bubble, rencontre, réunion, café...) entre lesquelles ce sont les postes de travail qui occupent l’espace restant.

En collaborant avec Global, Sibelco a résolument opté pour la transparence et l’ouverture de sa ligne hiérarchique. Aujourd’hui, tous les collaborateurs de Sibelco disposent d’un poste de travail en open space et d’espaces partagés qu’ils peuvent occuper si leur activité du moment le nécessite.

Leurs nouveaux bureaux lui permettent d’assurer l’évolution naturelle de sa structure et d’accueillir les fonctions nomades de façon parfaitement intégrée.

Euler Hermes a fait appel à Rosestudio, un bureau d’architecture spécialisé dans l’agencement des bureaux, pour mettre en œuvre cette métamorphose. Transparence, synergie, flexibilité étaient les trois mots-clés qui ont présidé à cet aménagement. Rosestudio est parti d’une idée forte qui a servi de ligne conductrice pour le projet et qui a été déclinée formellement à tous les niveaux dans l’espace : un motif dynamique décliné tant dans le cloisonnement, le sol, le mobilier que la signalétique. Hormis les grandes salles de réunion, l’espace est ouvert et transparent. Chacun des sept départements est organisé autour de zones de rencontres, appelées « hubs », dessinées à l’image d’une vague sur laquelle chacun peut surfer, échanger ou prendre du recul. Les nouveaux bureaux reflètent maintenant mieux la culture d’entreprise et les valeurs qu’Euler Hermes défend tant vis-à-vis de ses collaborateurs que de ses clients.

Les aménagements sont centrés sur l’aspect collaboratif du travail. C’est pourquoi Admos a proposé un concept de « Clear2pay Village », une zone à la décoration très soignée, chaleureuse, complètement ouverte et plurifonctionnelle comprenant des tables, utilisées pour déjeuner ou travailler, un coin bar pour tenir des réunions informelles, une machine à café, des écrans, un snooker, un espace lounge. Le tout est installé au 4e étage, où se trouve la Direction, pour ne pas en faire un espace fermé, « de direction ». Ce lieu original devient le cœur de l’entreprise, l’endroit où les idées s’échangent, où le dialogue a lieu. Aux autres étages, à des endroits stratégiques, on a reproduit en partie cet esprit « village » dans une zone lounge d’échanges informels.

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 15/10/2012

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 24/09/2012

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 03/09/2012

Workplace ShoWcaSe 2013 87

Les surfaces « open spaces » aménagées autour de l’axe central du bâtiment, ainsi que la nouvelle organisation du travail, rendent les collaborateurs plus mobiles ce qui multiplie les contacts informels au cours de la journée.

88 Workplace Showcase 2013

Plancke Tax Consultancy, Courtrai

Fost Plus, Evere

L’accent a été mis sur le côté « lounge », notamment dans la cafétéria avec ses sièges et tables colorés, sa vue splendide sur les environs et sa bibliothèque séparée.

Photo : Thomas Vanhaute

Center for Creative Leadership, Bruxelles

Le maître d’ouvrage tenait à préserver l’esprit industriel des lieux, les lignes sobres et minimalistes de la structure et, par-dessus tout, le sol en béton.

WORKPLACE I À DÉCOUVRIR SUR

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

CEntEr for CrEAtiVE LEADErSHiP,

foSt PLuS, EVErE

PLAnCkE tAx ConSuLtAnCy,

De la culture du « cubicle » à la communauté collaborative

un bureau vert, recyclé et flexible

transformation et réaffectation d’un bâtiment industriel

À l’occasion de son déménagement, le « Center for Creative Leadership » (CCL) a revu radicalement son organisation du travail : espaces ouverts, clean desk, flex desk, cadre propice à la collaboration et au contact, sans oublier le télétravail. Cette réorganisation, le CCL l’a confiée à Buroconcept. Les anciens espaces de bureaux étaient aménagés selon les pratiques américaines : chaque collaborateur occupait son « cubicle », une façon de répartir l’espace peu favorable au contact. Désormais, toutes les installations – locaux de formation, salles de réunion… – sont regroupées sous un seul et même toit. Les collaborateurs voient les clients et les participants aux formations.

Le nouveau bâtiment de Fost plus, promoteur de la collecte sélective, du tri et du recyclage de déchets d’emballages ménagers en Belgique est le résultat d’une combinaison durable et efficace de matériaux et d’espace. Pour favoriser les échanges et le travail collaboratif, il comporte un seul bureau paysager ouvert tant pour les équipes que les directeurs, à l’exception du directeur général. Le système « bench » modulaire convient parfaitement à la nouvelle manière de travailler. Les collaborateurs sont installés par 2, par 4, par 6… en fonction du travail en équipe. Les sièges d’alcôve des lounges multicolores invitent à la discussion. Les « bubbles », mini-salles protégées du bruit, permettent des conversations confidentielles ou de se concentrer. La cafétéria est un espace de rencontre central dans les nouveaux bureaux. Elle ressemble à un « lounge » : sièges et tables colorés, babyfoot, vue splendide et bibliothèque.

Plancke Tax Consultancy devait trouver rapidement un nouveau site pour ses bureaux lorsqu’elle a déniché cet ancien bâtiment industriel.

La transformation a été confiée au bureau d’architecture et space management K-ONCEPT, sur la base de diverses exigences : un délai assez court, le respect de la structure d’origine, une architecture épurée, des solutions peu énergivores et l’intégration d’un petit lieu de vie/de travail. Les lieux se présentaient comme suit : un grand hall entièrement nu au rez-de-chaussée, surmonté d’une mezzanine en bois sur la moitié de la superficie. Les seuls éléments « habillant » l’espace étaient les piliers en béton, le sol en béton d’origine au rez-de-chaussée, de grandes fenêtres et un bloc sanitaire.

Buroconcept a mis au point un cadre de travail plus efficace, qui invite à l’interaction. Les postes de travail sont disposés en clusters de huit (2x4) pour créer une certaine intimité dans l’espace ouvert. Des « Activity Based Stations » ont été créées parmi lesquelles deux sortes de « bubbles », des petits espaces clos pour le travail individuel qui exige de la concentration, des grands pour le travail à deux, trois ou quatre. Les zones ouvertes aménagées entre les casiers personnels sont particulièrement attrayantes. Chacune d’elles a été équipée d’un mobilier distinct, privilégiant les entretiens informels.

Le déménagement a aussi servi de déclencheur pour adopter le « bureau sans papier », un pas technologique important ; et la technologie suit l’utilisateur ce qui est indispensable en flex desk.

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 13/09/2012

Le « flextime » a été instauré : un système de pointeuse, non pas pour contrôler mais pour répondre à la demande de travail plus flexible.

Recycler et réutiliser des matériaux est le core business de Fost plus, et cela devait aussi se voir dans l’aménagement des nouveaux bureaux.

Les parois vertes sont réalisées en bouteilles en plastique recyclé. Dans ses bureaux, Fost plus propose les boissons dans des bouteilles en PMC ou canettes. Ici aussi les emballages sont collectés dans les sacs PMC ou des « îlots déchets » situés à divers endroits. La consommation de papier est découragée par la centralisation d’imprimantes dans des locaux séparés. article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 29/10/2012

Le maître d’ouvrage tenait à préserver l’esprit industriel des lieux, les lignes sobres et minimalistes de la structure et le sol en béton. Cette dernière exigence a posé un défi technique de taille pour les installations HVAC et le câblage. Comme dans les grandes infrastructures sportives, des panneaux chauffants sont installés au plafond. Au rez-de-chaussée, un pan entier d’armoires abrite tous les dossiers, un copieur-imprimante, une kitchenette… et le système de ventilation mécanique : l’air est diffusé via les ouvertures pratiquées sur le dessus, puis réacheminé jusqu’à l’arrière du bâtiment et rejeté. Les fenêtres ont été pourvues de stores motorisés et les vitres ont été recouvertes sur l’intérieur d’un film solaire, ce qui a permis de se passer de la climatisation.

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 17/09/2012

Workplace ShoWcaSe 2013 89

TOUR KBC Artevelde

90 Workplace Showcase 2013

Avec ses 27 étages, la tour KBC Artevelde est à présent la plus haute tour de bureaux de Flandre.

Ecopuur, Nevele

Photo : Tom d’Haenens - Jasper-Eyers Architects

l’établissement d’un siège social commun aux deux marques devait permettre de trouver des synergies utiles et de grouper les avantages de PSA.

Photo : Alexander Von Buxhoeveden

PSA Belux, Braine-l’Alleud

L’omniprésence du bois donne une ambiance chaleureuse aux nouveaux locaux d’EcoPuur.

WORKPLACE I À DÉCOUVRIR SUR

WWW.PROFACILITY.BE/BIBLIO I

PSA BELUX, BRAINE-L’ALLEUD

TOUR KBC ARTEVELDE

ECOPUUR, NEVELE

Une nouvelle organisation, un nouveau lieu de travail

Impact de l’environnement de travail sur la stratégie immobilière

Le souci écologique pour plus de qualité de vie au travail

En juin 2012, PSA Peugeot Citroën adoptait une nouvelle organisation au niveau Belux incluant l’établissement d’un siège social commun dans un seul et même bâtiment. Cette opération devait permettre de trouver des synergies utiles aux deux marques et de grouper les avantages de PSA. Une situation centrale pour le personnel et les clients constituait la priorité dans la recherche du nouvel immeuble. Les divisions RH de Citroën Belux SA et de Peugeot Belgique-Luxembourg SA ont étudié les déplacements effectués quotidiennement par chaque membre du personnel pour évaluer l’impact d’un tel déménagement pour chacun des 260 collaborateurs. Les bâtiments des marques Citroën et Peugeot étaient très différents avec, d’une part, le site historique de Citroën dans le centre de Bruxelles et d’autre part l’immeuble beaucoup plus moderne de Peugeot dans un des parcs industriels de Nivelles. Le choix du nouveau siège central s’est finalement porté sur le Parc de l’Alliance à Braine-l’Alleud.

En 2012 la plus haute tour de bureaux de Flandre - 119 m - devint opérationnelle sous le nom de « Tour KBC Artevelde ». Ce nouveau point de mire de la ville de Gand abrite désormais les services administratifs et de support de KBC Banque et KBC Assurance pour les régions de Flandre Orientale et de Flandre Occidentale, jadis largement disséminés. Pour la seule ville de Gand, on dénombrait six sites différents en activité, d’où l’idée de consolider les bâtiments administratifs. En 2007 déjà, une vaste étude interne et externe avait été réalisée en vue de la centralisation qui s’achève aujourd’hui.

L’étude a démontré qu’il serait non seulement plus intéressant financièrement, mais aussi plus efficient et plus respectueux de l’environnement de réunir tous ces services dans un seul et même bâtiment plutôt que de reconduire les contrats de bail existants et de procéder aux indispensables travaux de rénovation des bâtiments existants. L’avantage cumulé en termes de coûts sur une période de 15 ans a été estimé à 25 millions d’euros.

Quelle est notre vision de la construction durable ? Telle était la question centrale du projet de construction des nouveaux bureaux et entrepôt de la société coopérative EcoPuur. La réponse à cette question se matérialise aujourd’hui véritablement dans les nouveaux bâtiments du bureau passif « De Pit », à Nevele, dans le zoning écoindustriel de Ter Mote. Ventilation équilibrée, énergie solaire, pompes à chaleur, chauffage aux pellets, systèmes de gestion énergétique… Les nouveaux bâtiments d’EcoPuur sont le reflet des qualités écologiques propres à l’entreprise. La société coopérative ne se limite pas à offrir des techniques durables et économes en énergie à ses clients, mais elle les a appliquées pour la construction de ses propres bâtiments et s’inscrit donc dans un cadre beaucoup plus large de responsabilité environnementale et sociétale.

Le nouvel organigramme de PSA Belux a dicté l’aménagement. C’est ainsi que le service après-vente intervient désormais séparément, par marque, auprès des concessionnaires, mais dispose d’autre part d’un back-office interne commun. Un certain nombre de services travaillent spécifiquement pour une des deux marques, ou en alternance par marque et parfois aussi pour les deux marques ensemble. Le service d’études interne de PSA à Paris a analysé le processus de déménagement et déterminé les concepts d’aménagement de bureau tels qu’ils sont déployés au niveau international.

Chez KBC, le « nouveau monde du travail » s’appelle PLATO, ce qui signifie « PLAats en TijdOnafhankelijk werken » (que l’on pourrait traduire par « travailler sans contrainte de lieu ni de temps »). Ce concept a été appliqué à la Tour Artevelde. Le bâtiment offre au total 1.200 postes de travail. La surface utile est de 640 m² par étage, soit 62 postes de travail, dont 6 aménagés sous forme de cockpit pour les activités nécessitant une grande concentration ou les courtes réunions.

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 27/09/2012

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 01/10/2012

Pour la réalisation de leurs nouveaux locaux, l’entreprise s’est associée au bureau d’architecture gantois denc!-studio. Le concept comprend un entrepôt de 700 m² en béton relié à un second bâtiment de bureaux de 600 m², répartis sur deux étages. Les bâtiments se trouvent en bordure d’un ruisseau et l’ensemble du complexe a été délibérément orienté vers les alentours verts. Des systèmes de récupération d’eau, aux bornes de recharge pour véhicules électriques alimentées par les panneaux solaires, à un mobilier de bureau certifié « Cradle to Cradle », en passant par la consommation de produits Oxfam, on ne peut nier qu’EcoPuur ait appliqué la durabilité de façon très large.

article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 15/04/2013

Les articles publiés précédemment dans le magazine Profacility sont consultables et téléchargeables sur www.profacility.be/biblio.

Ils sont classés par ordre décroissant de leur date de publication en line.

WORKPLACE SHOWCASE 2013 91

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