PROFACILITY / Workplace Showcase 2015 nl

4e

2015 / WORKPLACE

Business Interactive Media bvba - Profacility magazine n°47 • Driemaandelijkse publicatie • okt. - nov. - dec. • 2015 • Nederlandstalige uitgave • 12,50 EUR • Afgiftekantoor Leuven Mail • P304098

jaar

Showcase Connect to profacility.be/workplace for workplace interior design, build and management best practices

• FOD MOBILITEIT & VERVOER • LEEFMILIEU BRUSSEL • ALD AUTOMOTIVE • DIMENSION DATA • SILVERSQUARE • PHILIPS (D) 1 PROFACILITY MAGAZINE NR. 35 SEPTEMBER 2012

• MONDELEZ • PWC (LU) • SODEXO • BDO • AXA • DLL

een speciale editie van

Marc Detiffe

CASE STUDIES:

Engagement is a serious, bottom-line issue. That’s because there’s a correlation between employee engagement and performance. It’s also why CEOs are bringing people back to the office.

Read why at steelcase.com/placematters

©2015 Steelcase Inc. All rights reserved. Trademarks used herein are the property of Steelcase Inc. or of their respective owners.

PLACE MATTERS. MORE THAN EVER.

VOORWOORD

De werkomgeving is multifunctioneel, multitechnologisch en bovenal menselijk Met veel trots stellen we u onze speciale editie ‘Workplace Showcase’ voor, waarin de nieuwste kantoorinrichtingsprojecten uitgebreid aan bod komen.

Bij de samenstelling van deze editie en de daarmee gepaard gaande contacten met tal van facility managers, viel ons op dat het begrip ‘werkplek’ dat we zo vaak hanteren te beperkend is voor waar het vandaag om gaat.

Alles draait om het creëren van een aantrekkelijke werkomgeving in zijn totaliteit. Dat omvat meer dan het interne gebeuren in een kantoorgebouw, het gaat ook om externe oplossingen om tijdelijk te werken, om thuiswerken en eventueel een pakket services, die maken dat medewerkers gemotiveerd blijven en zich enthousiast inzetten voor de doelstellingen van de organisatie waarvoor ze werken.

Een kwalitatief concept voor de werkomgeving houdt rekening met het aantrekken van nieuw talent, het behouden van goede krachten, het voorkomen van burn-outs en het ondersteunen van medewerkers die langer zullen moeten werken alvorens pensioengerechtigd te zijn.

Het in de hand werken van een evenwichtige ‘work/life balance’ maakt evenzeer deel uit van het ontwikkelen van een concept voor de werkomgeving als concrete aandacht voor ergonomie. Onder de noemer ‘menselijk’ plaatsen we ook de bewustwording dat het niet langer volstaat om medewerkers een waaier aan werkplektypes voor te schotelen, maar dat de organisatie ook moet voorzien in coaching bij het gebruik van die keuzemogelijkheden in functie tot het moment en de uit te voeren taken.

De werkplek is niet langer een enkelvoudig gegeven, want in een moderne werkomgeving beschikt elke werknemer over een aantal werkplekken, stuk voor stuk maximaal afgestemd op de uit te voeren taken, zodat hij of zij meermaals per dag kunnen opteren voor een andere werkplek.

De hedendaagse werkomgeving is kantoorgrensoverschrijdend en moet daarom ‘multitechnologisch’ zijn, optimaal afgestemd op het 'tijds- en plaatsonafhankelijk werken'. Computer en telefonie-oplossingen versmelten in communicatietools die de medewerkers altijd connecteren met de backbone van de organisatie, ongeacht waar ze plaats nemen om aan de slag te gaan. Die communicatietools zijn zeer vaak mobiel – smartphone en tablet – en naar eigen smaak van de werknemer uitgezocht (BYOD – Bring Your Own Device) wat de hoogste alertheid vereist met betrekking tot de beveiligingsproblematiek. Videoconferencing wordt een alledaags gegeven, hoeft zelfs niet langer in speciaal uitgeruste vergaderzalen plaats te vinden, maar ent zich ook met gemak op mobiele toestellen.

Coaching is eveneens onmisbaar voor wat het thuiswerken betreft. Niet alle werknemers slagen erin om werk en privé goed te scheiden, er thuis een gestructureerde tijdsindeling op na te houden, genoeg maar ook niet teveel pauzes nemen… De werknemers genieten een veel grotere vrijheid in een hedendaagse werkomgeving en moeten daar leren mee omgaan.

Dat betreft zowel een aangepaste managementsvorm als respect voor de directe collega’s. De eigen vrijheid moet afgewogen worden t.o.v. de vrijheid van de collega’s, mag hun functioneren noch het verzekeren van de dienstsverlening t.o.v. de klanten – extern en intern – in het gedrang brengen.

De nieuwe werkomgeving stelt de mens centraal. De inrichting is een doordacht architecturaal concept met aandacht voor welzijn en samenwerking. Iedereen moet zijn plaats vinden in de nieuwe werkomgeving.

En hoewel besparen wat minder luid geroepen wordt dan enkele jaren geleden, is ook dat nog steeds een factor die meespeelt bij de inrichting van een hedendaagse werkomgeving. Het gaat er nu vooral om meer te doen met minder: meer mensvriendelijk welzijn en comfort bieden tijdens de werkuren, meer arbeidstevredenheid aanwakkeren, dat alles met minder budgetbedreiging.

Eduard Coddé Hoofdredacteur Profacility Magazine redactie@profacility.be

De Profacility media zijn publicaties van

Uitgever : Business Interactive Media bvba Louisalaan, 523 -1050 Brussel Tel. +32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be - www.bimedia.be Directeur van de uitgave Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@bimedia.be ADVERTENTIE & BUSINESS PARTNERSHIPS Business Development Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@profacility.be

DIMENSION DATA

Technologische showcase

PWC LUX

Gezelligheid troef in het atrium

Klantenrelatie - coördinatie productie advertorials Kim VERHEGGE - kverhegge@bimedia.be Advertentietarieven beschikbaar op www.profacility.be/advertising REDACTIE Hoofdredacteur Eduard CODDÉ - redactie@profacility.be Redacteurs en medewerkers Patrick BARTHOLOMÉ, Bruno HODITTE, Tim HARRUP, Kim VERHEGGE Vertalers Michel BUCKINX, Annelies VERBIEST, Hilde VAN RAEMDONCK Fotografen Bernard DE KEYZER, Stijn BOLLAERT, Marc DETIFFE, Geoffrey FRITSCH, Yvan GLAVIE, Olivier TOUSSAINT, Léon VAN WOERKOM

THINK TANK

FOD MOBILITEIT EN VERVOER

Flexibility@work

Smart offices voor 1.100 ambtenaren

Stuur ons u persbericht naar redaction@profacility.be (FR) redactie@profacility.be (NL) PRODUCTIE Lay-out Kurt THYS - Str8 - www.str8.be ABONNEMENTEN Inschrijven op www.profacility.be/abo contact: abo@profacility.be Uitgever Didier VAN DEN EYNDE, Louisalaan, 523 -1050 Brussel © Alle rechten voor overname van teksten, advertenties of illustraties voorbehouden en dat voor alle landen. Ontvangen documenten worden niet teruggezonden.

Hun toezending sluit het akkoord van de auteur in voor vrije publicatie.

4 WORKPLACE SHOWCASE 2015

PHILIPS LIGHTING

Visie op het omvormen van een industriële hal

SHOWROOM

Nieuwigheden voor de inrichting van de werkplek

INHOUD

07

MEER MOBIELE WERKLOCATIES De netwerkstrategie van Regus

14

BUSINESS CASE: DIMENSION DATA Een nieuwe technologische showcase voor het bedrijf

21

BUSINESS CASE: PWC LUX Grotere synergie en transversaliteit dankzij de verhuizing naar het Crystal Park

28

THINK TANK: FLEXIBILITY@WORK Gebundelde uitdaging voor FM, HR en ICT

31

BUSINESS CASE: AXA Een unieke kans om te veranderen voluit aangrijpen

AXA SMART OFFICE

Strategische visie op de werkomgeving voor 4.100 medewerkers

40 LEEFMILIEU BRUSSEL

Het eco-dynamic-office

FM BUSINESS CASE: MONDELEZ INTERNATIONAL Stapsgewijs evolueren naar integrated facility management

42

BUSINESS CASE:

FOD MOBILITEIT EN VERVOER

Met het project Mobi4U toont de FOD

Mobiliteit en Vervoer de weg aan hun collega-overheidsadministraties

R

48

WORKPLACE CONCEPT TRENDS Noodkreet voor meer privacy op de werkvloer

52

WORKPLACE & HR Powernapping: 20 waardevolle minuten voor de productiviteit

53

ALD AUTOMOTIVE

BUSINESS CASE: LEEFMILIEU BRUSSEL Het ‘eco-dynamic-office’: geen theoretisch model, maar zelf gedefinieerd maatwerk

58

BUSINESS CASE: PHILIPS OLED R&D Een nieuw licht op de werkplek

60

WORKPLACE CONCEPT TRENDS 5 hoofdtendensen voor het ontwerpen van de werkomgeving in de toekomst

63 SHOWROOM

Nieuwigheden voor de inrichting van de werkplek

84

BUSINESS CASE: PHILIPS LIGHTING

Oude fabriekshal wordt inspirerende werkomgeving

88

BUSINESS CASE: SILVERSQUARE De sterkte van ruimten voor co-working

91

BUSINESS CASE: ALD AUTOMOTIVE Communicatieve upgrade met de ALD Lounge

96

WORKPLACE & HR ‘Best Workplaces’: tevredenheid als maatstaf

98

BUSINESS CASE: BUILDING GROUP JANSEN Smart gebouwbeheersysteem voor een state of the art interieurinrichting

100 BUSINESS CASE: DLL

Consequent MVO-beleid stuurt opmerkelijk huisvestingsproject 104 BUSINESS CASE: BDO

De wisselwerking tussen twee teams verhogen

107 PROFACILITY.BE/WORKPLACE:

PLUS D’ÉTUDES DE CAS Ontex, JBC, VAC Gent, Jones Day, BIVV, bpost bank, Spadel, Ibecor, Co-Station, Veritas, …

HR-programma: One, Ready, Smile

WORKPLACE SHOWCASE 2015 5

www.profacility.be/abo

→ m.profacility.be volg de actualiteit ook op uw smartphone

Blijf verbonden met de actualiteit in facility & workplace management Schrijf u in via profacility.be/newsletter om de maandelijkse nieuwsbrief te ontvangen

Blijf als eerste op de hoogte: @ProfacilityBE

WORKPLACES NETWORK & MOBILITY

Meer mobiele werkplekken: de netwerkstrategie van Regus Regus is volop zijn netwerk aan het uitbreiden in België, vooral op strategische knooppunten zoals treinstations, waarmee het tegemoetkomt aan de vraag van de NMBS. William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg bij Regus, geeft ons zijn visie op de toekomst van de gedeelde business centers en op de gedragsverandering bij telewerkers.

Het gesprek voor dit interview gaat niet door in het kantoor van William Willems, want net als 1,3 miljard andere mensen in de wereld heeft hij zijn kantoor nergens en overal. Een organisatiewijze die de diensten van zijn bedrijf mee faciliteren. Regus werd in 1989 opgericht aan de Louizalaan en stelt vandaag 3.000 kantoorgebouwen in 900 steden en 120 landen ter beschikking voor flexibele verhuur.

Van al deze locaties nemen in België de grote treinstations een prominente plaats in. Ze maken deel uit van een netwerk van 23 flexibele business centers, dat nog verder uitgebreid zal worden, meer in het bijzonder in middelgrote treinstations, luchthavens, tankstations, universiteitsbibliotheken, winkelcentra, enz.

Voor dit interview koos de Regional General Manager Belgium & Luxembourg bij Regus het Regus Express Center in het station LuikGuillemins uit.

Om het fenomeen van het telewerken, dat mogelijk gemaakt wordt door mobiele communicatietechnologieën, in cijfers uit te drukken, vermeldt hij verschillende studies, zoals 'IDC worldwide work mobile population' die aantoont dat 1,3 miljard mensen van de beroepsbevolking tegenwoordig geen vast kantoor hebben. Het rapport van Regus 'Agility at work' bevestigt op zijn beurt dat 70% van de klanten van het bedrijf van mening is dat ze nagenoeg overal kunnen werken.

Ten slotte verzekert een studie van Forbes uit 2014 dat tegen 2020 één aangeworven persoon op drie niet fysiek aanwezig zal moeten zijn.

"De arbeidswereld is volop aan het veranderen", aldus William Willems. "En dan zijn er nog enkele 'verstorende' externe factoren die ervoor zorgen dat deze tendens zich nog sneller doorzet. We denken aan de alsmaar moeilijkere mobiliteit, de druk op het milieu en de komst van de generaties Y en Z op de arbeidsmarkt. Die generaties hebben een heel andere opvatting over werken dan wij. Ze zijn multifunctioneel en zijn opgegroeid met een zekere toegang tot technologie. Ze werken altijd, wanneer en waar dan ook. Ze hebben er nood aan om samen te zijn. Ze zijn zogezegd zeer onafhankelijk maar eigenlijk zijn ze zeer groepsgericht. Ze hebben ruimten voor samenwerking nodig, met een positieve energie die hun creativiteit en de ontwikkeling van projecten stimuleert. Dit verklaart dan ook het succes van de bedrijfsincubatoren en co-workingruimten. Ten slotte hebben ze coaching en aandacht nodig. Ik merk dat aan de reacties van mijn jonge medewerkers wanneer ik niet genoeg naar hen luister".

William Willems wijst ook op economische factoren in het kader van de evolutie naar mobiliteit: "De economie is een wereldeconomie geworden op hetzelfde moment als de ontwikkeling naar een diensteneconomie, vooral in Europa, en dat zorgt ervoor dat de arbeidsmarkt compleet verandert, want de werkgever is vrij om zich waar dan ook te vestigen. Maar een kernelement van NWOW is dat het in de eerste plaats deel uitmaakt van een financiële strategie.

William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg bij Regus: “Het doel van onze netwerkstrategie is om een groot aantal strategische plaatsen te dekken tussen de woonplaats van de telewerkers en de hoofdzetel van het bedrijf, plaatsen waar ze 'on the road' productief kunnen zijn.”

WORKPLACE SHOWCASE 2015 7

WORKPLACES NETWORK & MOBILITY

De bedrijven zijn tot het besef gekomen dat de helft van de werkplekken niet bezet was, dat zo'n werkplek 15.000 tot 25.000 euro per jaar kost en dat er dus grote besparingen gerealiseerd konden worden. Want voor dienstenondernemingen zijn de gebruikskosten van de ruimten de tweede grootste kostenpost. Alle grote bedrijven met wie ik gepraat heb, hebben het bevestigd: de initiële reden is van financiële aard. En in een meer concurrerende economie biedt NWOW de mogelijkheid om de oppervlakte met 30% te verkleinen".

Een veranderend en algemeen toegankelijk aanbod In deze context heeft Regus zijn aanbod strategisch veranderd sinds 1989. Het aanbod is groter geworden, want het traditionele business center voldoet niet langer aan alle eisen van de huidige arbeidswereld.

In het begin was het voorstel heel eenvoudig: flexibele huurcontracten en kleine oppervlaktes, tegenover het economische model van het conventionele bedrijfsvastgoed onder leiding van institutionele investeerders die streven naar een stabiele ROI en dus naar grote huurders op lange termijn.

Voortaan houdt Regus ook rekening met de leef- en verplaatsingswijze: "We willen een netwerk van werkplekken aanbieden met betere faciliteiten dan de faciliteiten waarover thuiswerkers beschikken: printdiensten, exprespostdiensten, secretariaat, enz. Het doel van onze netwerkstrategie is om een groot aantal strategische plaatsen te dekken tussen de woonplaats van de telewerkers en de hoofdzetel van het bedrijf, plaatsen waar ze 'on the road' productief kunnen zijn".

Concreet kunnen de klanten van Regus voor 29 euro per maand excl. btw toegang krijgen tot de 23 business centers van het netwerk in heel België en voor 39 euro per maand in heel de wereld. Voor dat bedrag krijgen ze een werkplek in het gemeenschappelijke deel, koffie, kranten en toegang tot het netwerk. Voor vergaderzalen moeten ze extra betalen. Als ze geen maandabonnement willen aangaan, betalen ze 12 euro per dag of 6 euro per uur.

"We willen de werkruimte algemeen toegankelijk maken" zegt William Willems. "Zelfs studenten beginnen gebruik te maken van dit Express Center in het station Luik-Guillemins, terwijl ze op hun trein aan het wachten zijn".

8 WORKPLACE SHOWCASE 2015

“ Tegen 2020 zal één aangeworven persoon op drie niet meer fysiek aanwezig moeten zijn “ Wie zijn de klanten?

"In België zijn er momenteel 10.000 mensen met een mobiliteitskaart" aldus William Willems. "Tot die mensen behoren alle klanten van Regus, want zij krijgen die kaart gratis wanneer ze een van de andere diensten (kantoren, virtuele kantoren, vergaderzalen, enz.) kopen. De rest zijn commerciële vertegenwoordigers en begunstigden van samenwerkingsakkoorden, bijvoorbeeld met Thalys en de Kamers van Koophandel, waarvan de leden of klanten onze kaart krijgen in het kader van promotieacties of getrouwheidsprogramma's".

Regus en de NMBS werken samen voor de maatschappelijke aanvaardbaarheid van deze werkwijze... of trachten meer mensen bewust te maken van deze mogelijkheid. "De generaties X en Y werken sowieso al op deze manier" argumenteert William Willems.

"Door in treinstations aanwezig te zijn, kunnen we het Belgische publiek tonen dat ze flexibel kunnen werken op strategische plaatsen, rekening houdend met de verplaatsingsplannen en de dynamische mogelijkheden van de regio's waar men zich vestigt".

Telewerkers naar stations trekken In een vorig artikel (zie kader) zeiden we al dat de NMBS het treinstation wil herpositioneren als een multifunctioneel centraal element. William Willems wijst erop dat dit eigenlijk een vrij natuurlijke rol is: "Overal ter wereld weet iedereen waar het station is. Bovendien is het altijd goed bereikbaar via andere vervoermiddelen dan de trein. Vaak bevindt het zich al honderd jaar op dezelfde plaats... In de huidige mobiliteitscontext kan het een alternatief worden voor plaatsen in randgebieden die enkel bereikbaar zijn met de wagen. Daarom wil de NMBS werkruimten aanbieden ter aanvulling op de aangeboden transportdiensten. Het is ook een kans om te weinig gebruikte of overtollige ruimten te benutten. Er moest echt gezocht worden naar een synergie met het aanbod van Regus, want een station dat zich wil positioneren als werkplaats kan niet dezelfde werk- en vergaderfaciliteiten aanbieden dan wij".

In samenwerking met de NMBS is Regus momenteel aanwezig in acht treinstations die beschouwd worden als prioritair wegens hun groot aandeel in het verkeer. De andere stations werden verdeeld over 'nice to have' (kleinere stations in regio's waar Regus nog niet aanwezig is, zoals Sint-Niklaas) en 'optioneel'.

Voor de inrichting en het beheer van deze telewerkplekken werd een beroep gedaan op de ervaring van Regus. De NMBS had een dwingend bestek opgemaakt met betrekking tot het type ruimte, de stijl en de functiemenging die de NMBS wenste aan te bieden, en met voorwaarden op het vlak van co-branding, geografie, aanwezigheid van onthaalpersoneel en netwerkvorming, zelfs in stations waar minder activiteit verwacht wordt. Het hoofddoel was om de klanten van het station extra diensten aan te bieden. Maar het is ook al gebleken dat heel wat gebruikers van de Regus Express Centers daarom nog niet de trein nemen!

De uitbreidingsmogelijkheden van Regus Flexibele klassieke kantoren vormen sinds 1989 de corebusiness van Regus. Daarnaast zijn er de 23 (op dit moment) Express Centers van 80 tot 300 m². Ook ontwikkelt Regus, naar het voorbeeld van de hotelketens en luchtvaartmaatschappijen, Budget Centers: hetzelfde concept maar tegen nog betaalbaardere prijzen. Ten slotte verkent Regus een nieuwe mogelijkheid tot diversificatie met de overname van het Nederlandse bedrijf SPACES (de overname van concurrenten maakt deel uit van zijn groeistrategie). Het concept van dit bedrijf: grote gebouwen van 2.000 tot 3.000 m² die co-working stimuleren, met de oprichting van een club met een lidmaatschap en met private ruimten, maar waar de gemeenschappelijke delen groter zijn dan elders. Doel: een arbeidsgemeenschap oprichten met ruimten voor co-working en networking, een concept dat al zeer populair is in de VS, waar concurrenten naast elkaar werken in dezelfde centers, waar ze met elkaar praten en elkaar stimuleren. www.spacesworks.com

tot vrijdag geopend zijn. Maar op bepaalde plaatsen, zoals het station van Brussel-Zuid en Brussel-Nationaal-Luchthaven, stellen we al een behoefte aan flexibele openingsuren vast. We hebben ook regelmatige klanten die gebruikmaken van de Express Centers maar ook van onze kantorencentra. Met hun kaart hebben ze namelijk toegang tot de werkruimte, zelfs als ons personeel niet meer aanwezig is, maar weliswaar binnen de openingsuren van het station".

Naast de Express Centers lanceerde Regus een B2B-programma voorbehouden aan de 9.000 corporate klanten van de Belgische spoorwegen. Elke bedrijfsklant krijgt kaarten op naam of bedrijfskaarten die uitgedeeld worden aan de werknemers van het bedrijf.

Het bedrijf ontvangt één maandelijkse factuur voor het gebruik van de vergaderzalen en andere kantoren van het hele Regus-netwerk, al dan niet in treinstations. De berekening gebeurt op uurbasis.

Het Regus Express Center in het station Luik-Guillemins werd dit jaar als eerste geopend in een Belgisch treinstation.

Om dit aanbod verder uit te diepen, hielp de NMBS Regus onder meer door cijfermateriaal over de pendelaars te verschaffen en door aan te geven waar er volgens haar mogelijkheden waren vanuit de verkeersdensiteit. Zo kwam bijvoorbeeld naar voren dat Sint-Niklaas een stad is van waaruit veel pendelaars richting Brussel reizen.

In combinatie met de mapping van België die Regus opmaakte op basis van de honderden verzoeken die het iedere maand krijgt, en met zijn perceptie van de markten, konden zo diverse lokalisatiemogelijkheden vooruitgeschoven worden.

Een verrassende toename van de activiteit "In Luik alleen al noteren we tot onze verbazing 15 tot 25 bezoeken per dag" licht William Willems toe. "Op maandbasis is het ons doel om onze vergaderzalen minstens vijf dagen per maand te verhuren en 200 tot 250 gebruikers te noteren, waarbij we slechts van maandag

Flexibele kantoren: een troef voor HR? Is het einde van het kantoor dan in zicht? "Neen!" verzekert William Willems. "Bedrijven zullen altijd een hoofdzetel nodig hebben voor hun corporate identity, branding en opleidingen, maar ze hoeven in het kader van hun uitbreiding geen geld meer te verliezen aan het huren of bouwen van satellietkantoren: ze moeten uitbesteden en hun werknemers flexibele oplossingen zoals de onze aanbieden.

Het is zelfs mogelijk een ruimte voor te behouden voor hen, zodat ze samen kunnen blijven. Het is voor HR ook een concurrentievoordeel bij aanwervingen: een werkplek dicht bij huis, die een betere levenskwaliteit biedt. Waarom geven bedrijven geen mobiliteitskaart in plaats van een bedrijfswagen?".

Patrick Bartholomé ✍

Extra leesvoer Download via www.profacility.be/references • Studie ‘IDC worldwide work mobile population’ • Rapport van Regus 'Agility at work' Download via www.profacility.be/biblio • Artikel 'Op naar het station, maar niet om er de trein te nemen!', een interview met Koen Van De Putte, hoofd van de afdeling Change & Corporate Office van de NMBS-Holding.

Jacqueline Galant, Minister van Mobiliteit, Vincent Bourlard, Algemeen Directeur 'Stations' van de NMBS, en William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg van Regus feliciteren elkaar met het akkoord dat gesloten werd voor de oprichting van Regus Express Centers in treinstations.

Het Regus Express-netwerk Eind 2014 kondigden Regus en de NMBS aan dat ze samen gedeelde werkruimten wilden openen in acht Belgische treinstations.

Dat bleek geen vrome wens geweest te zijn, want deze flexibele werkruimten zijn er effectief gekomen in de treinstations. Het eerste Regus Express Center opende eind januari de deuren in het prachtige station Luik-Guillemins dat ontworpen werd door Santiago Calatrava. Daarna volgde de opening van een Regus Express Center in de stations Leuven, Brugge, Sint-Niklaas, Brussel-Luxemburg, Brussel-Zuid en Brussel-Centraal. En binnenkort gaat er ook eentje open in Antwerpen-Centraal.

De voorbije jaren kenden de treinstations een sterke evolutie.

Ze bieden nu niet alleen een brede waaier aan diensten aan, maar ze zijn ook knooppunten geworden voor verschillende mobiliteitsalternatieven zoals gedeelde auto's en fietsen, parkings, enz. Door gedeelde werkruimten in treinstations aan te bieden, kiest Regus voor een totaal andere aanpak dan de aanpak die business centers traditiegetrouw volgen door te opteren voor plaatsen die veel mensen trekken.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 9

new showroom concept by kinnarps belgium

The Lounge by Kinnarps nv - Heide 15 - 1780 Wemmel - 02 456 0 456 - info@kinnarps.be - www.kinnarps.be

PUBLIREPORTAGE

Marc Detiffe

Sodexo Headquarter België, Brussel

VAN BUREAU TOT STRATEGISCHE HEFBOOM WORKPLACE SHOWCASE 2015 11

Nederland, Zweden, Singapore, … Medewerkers van Sodexo maken van hun passage in België gebruik om bij te leren over de best practices inzake inrichting van de werkplaats. En dat is terecht: de nieuwe kantoren op de Pleinlaan in Brussel vormen een perfecte mix van strategie, branding en ‘NWOW’ (New Ways of Working).

GLOBAL heeft Sodexo tijdens het hele Happy Move-project begeleid. Met het oog op een optimale zoektocht naar geschikt vastgoed werden eerst de visie van de nieuwe werkomgeving en de noden die daaruit voortvloeien gedefinieerd. Vervolgens kwamen het ontwerp en de uitwerking van de ruimte en de ‘new ways of working’ in de nieuwe zetel aan de beurt.

Volgens de NWOW-principes werd geopteerd voor een mix van ruimten: open bureau-eilanden worden gescheiden door specifieke ruimten (bubbles, cocoons, lounges, creative rooms, think tanks, cafetaria’s, copy corners en vergaderzalen). Er is geen enkel individueel, persoonlijk bureau aanwezig, zelfs niet voor de CEO. Hij gaat immers volledig mee in een cultuur van toegankelijk management.

Prachtige etalage De nieuwe maatschappelijke zetel biedt vandaag 13% minder werkposten op een oppervlakte die netto met 19% afnam. Die aanzienlijke winst op het vlak van ruimtelijke rendabiliteit gaat gepaard met een ongeziene flexibiliteit, wat de structurele evolutie en strategische richting van de onderneming ondersteunt.

De kantoren op de Pleinlaan zijn ook een prachtige etalage voor de diensten van Sodexo geworden: restauratie, conciërgediensten, wasdiensten, groenonderhoud ... Er werd trouwens een speciale ruimte toegevoegd op verdieping -1, waar een ruim, moduleerbaar en zeer goed verlicht restaurant werd ingericht.

Duurzame ontwikkeling Architecturaal gezien worden in de zetel van Sodexo veel ‘groene” oplossingen gebruikt: vloerbekleding, meubels, beheer van de verlichting door daglichtsensoren … Deze designkeuzes passen in een bredere samenwerking die van duurzame ontwikkeling een dagelijkse realiteit wil maken in de onderneming, door te opteren voor een gezondere levensstijl (promoten van fiets en trap, een moestuin, insectenhotel, bijenkasten …). Toegankelijkheid van de kantoren, parkeermogelijkheid en nabijheid van het openbaar vervoer behoorden uiteraard tot het eisenpakket van Sodexo.

Marc Detiffe

De Brusselse kantoren van Sodexo vormen een precedent voor de groep. Daarom worden ze regelmatig bezocht door medewerkers van andere vestigingen. Een road book werd uitgewerkt, zodat de klanten van de groep de nieuwe zetel kunnen ontdekken. De medewerkers zijn trots op hun nieuwe zetel en nodigen er graag klanten en journalisten uit…

12 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Marc Detiffe

Toen het einde van het huurcontract naderde, moest Sodexo op zoek naar een nieuwe vestiging voor zijn vennootschapszetel. Dat vormde voor het bedrijf de aanleiding om de werkorganisatie en de werkruimte te herdenken. Hieruit werd het ‘Happy Move’-project geboren. Doel: een moderne en aantrekkelijke werkomgeving creëren, maar ook een uitstalraam vormen voor de vele ‘Quality of Life’-diensten van Sodexo, met het concept van duurzame ontwikkeling als leidraad.

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Sodexo wilde investeren in een ‘modelkeuken’ voor zijn klanten.

Deze omvat tal van innovatieve en technologische oplossingen.

Iedere medewerker beschikt over een locker voor zijn persoonlijke bezittingen en kiest elke dag zijn werkpost op basis van de activiteiten waar hij mee bezig is.

Think tank.

In een complexe economische wereld moet de werkruimte aansluiten bij de strategie van de onderneming.

Ze moet het interne en externe imago van de onderneming versterken, waarbij de mens weer centraal komt te staan in het economische gebeuren. Dergelijke werkruimte heeft een naam: ‘intelligent workplaces’.

Global is een leidende onderneming in consultancy inzake organisatie en herinrichting van werkruimte.

Global biedt 4 diensten aan: consult (bepaling van de werkmethoden), design (ontwerp van het architecturaal plan en branding van de ruimte), build (uitvoering van het architecturaal plan, instapklaar) en change (begeleiding bij de uitvoering en de stabilisatie van de nieuwe werkmethode).

Bijzondere aandacht werd besteed aan de akoestiek om het comfort van de medewerkers te garanderen, zowel in de open eilanden als in het restaurant of callcenter.

voor

na

Onthaalcapaciteit (aantal personen)

520

520

Werkposten

460

447

303

0

157

447

8.814 m2

7.118 m2 (-19%)

waarvan: Afgescheiden bureaus Open werkposten Netto-oppervlakte

WORKPLACE SHOWCASE 2015 13

Marc Detiffe

Marc Detiffe

14 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/DIMENSION DATA, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Light House Building, een nieuwe technologische showcase voor het bedrijf

De verhuis van Dimension Data naar het Light House in Diegem is een rechtstreeks gevolg van de overname van netwerkintegrator NextiraOne. De overname gebeurde in februari 2014: de 140 medewerkers van NextiraOne werden samengebracht met de teamleden van Dimension Data.

De verhuis was nodig om de integratie van de twee teams te versnellen en de interactie te bevorderen. Verhuizen was des te dringender omdat de autonome groei van Dimension Data in een gestaag tempo evolueerde en het bedrijf nog eens honderd nieuwe medewerkers verwelkomde in amper één jaar tijd.

Dubbele uitdaging Chantal Olivier, Chief Financial Officer van Dimension Data herinnert het zich nog goed: “Wij werden geconfronteerd met een dubbele uitdaging op het vlak van human resources. We moesten een groot, multidisciplinair team integreren, waardoor het ook nodig was om de samenwerking tussen mensen van twee bestaande structuren te bevorderen. Om dit te concretiseren, moesten we al deze mensen samenbrengen op een zelfde locatie. Maar – en dat was de tweede uitdaging – geen van beide bestaande sites voldeden aan de vereisten, alleen voor wat de leefruimte betrof. We moesten dus op zoek naar een groter gebouw, dat de ontmoetingsplaats, de plaats voor onze samenwerking, zou worden”.

De CFO kadert twee fundamentele voorwaarden voor deze verhuis.

De nabijheid van de historische sites (ten zuidoosten van Brussel) en de zichtbaarheid. “Wij beschikten over een studie over de ligging van de woonplaatsen van het personeel en we wilden vermijden dat onze medewerkers met nieuwe verplaatsingsproblemen geconfronteerd zouden worden. We wilden ook zichtbaarheid, op een belangrijke verbindingsas. Ik denk dat ik - op basis van deze twee criteria - zowat alle leegstaande gebouwen tussen het Meiserplein en Zaventem bezocht heb”.

Voorselectie van de gebouwen voor de nieuwe vestiging Op het vlak van timing is alles zeer snel gegaan. “Wij hebben samengewerkt met Maximilien Mandart, van Cushman & Wakefied”, verduidelijkt Chantal Olivier. “We hadden drie gebouwen uitgezocht die konden voldoen aan onze verwachtingen en hebben een vergelijkend dossier opgemaakt dat we voorgesteld hebben aan onze aandeelhouders. Dit dossier bevatte onze behoeften voor wat betreft oppervlakte, de toekomstige ontwikkeling en de lokalisatie.

We hadden ook al snel architectenbureau Admos ingeschakeld voor de voorbereidende werkzaamheden. In juli 2014 hebben we gekozen voor het Light House in Diegem en in oktober 2014 hadden we toegang tot het gebouw om de werf voor te bereiden.

De eigenlijke werken zijn gestart medio januari en op 6 april laatstleden zijn we verhuisd”.

Christophe Erkens, Chief Executive Officer en Co-founder van Admos, herinnert zich de vereiste snelheid voor de uitvoering: “Van oktober tot december hebben we gewerkt aan de inrichting van de locatie. Het was erg kort dag. Gelukkig konden we al die tijd rekenen op de grote reactiviteit van Dimension Data.

Marc Detiffe

Tussen het besluit van Dimension Data om te verhuizen en de effectieve bezetting van de 6.500 m² kantoorruimte verstreken slechts enkele maanden... Het resultaat is verbluffend, met een gebouw dat een nieuwe organisatie inzake flexdesk integreert, ondersteund door de meest geavanceerde technologieën op het vlak van netwerken en communicatie, ontwikkeld door Dimension Data. Dat alles in vijf architecturale sfeerwerelden, gecreëerd door Admos.

Chantal Olivier Chief Financial Officer Dimension Data: “We hadden dubbele vereisten opgegeven aan Admos: een ruimte die samenwerking zou bevorderen en een gegarandeerde efficiëntie op budgettair vlak.

We zijn zeker niet ontgoocheld”.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 15

/DIMENSION DATA, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Marc Detiffe

Er zijn projecten die belangrijk zijn in de historiek van een onderneming.

Het project van Dimension Data was er zo eentje voor Admos, niet in het minst omwille van de grote betrokkenheid van de mensen bij onze opdrachtgever”.

Alle vergaderruimten - van de kleinste tot de grootste - zijn uitgerust met videoconferencing-systemen.

Architectuursfeer ‘Technology’

Yvan Glavie

Eric Van Lint, Senior Alliance Manager Dimension Data : “De complementariteit tussen het architecturale concept en onze IT-technologieën was bijzonder sterk”.

Specifieke vereisten Chantal Olivier gaat verder: “We hadden een aantal vereisten opgegeven aan Admos, onze partner voor de architectuur. We wilden ruimten waar mensen elkaar konden ontmoeten en met elkaar praten om zo de samenwerking te bevorderen. We wensten ook een garantie voor efficiëntie op het vlak van de kosten. En ik moet toegeven dat we niet ontgoocheld werden. We bezetten intussen 6.500 m² van het Light House, of tweeëneenhalve verdieping, waarover de 600 medewerkers van Dimension Data verspreid zitten.

Er zijn 320 werkplekken, maar wel 720 zitplaatsen, als je de vergaderruimten en de ruimten voor informele contacten erbij telt.

We hebben een werkelijke herverdeling van de werkruimte doorgemaakt: de flexdesk-formule is ingevoerd, we beschikken over aparte bubbles, tal van vergaderruimten voor face-to-face meetings

of voor vier, zes tot 10 mensen. We evalueren als zodanig ook voortdurend het gebruik van deze ruimten en hebben vastgesteld dat de grote zalen steeds minder bezet zijn en de kleinere steeds vaker”.

Christophe Erkens: “We hebben de vereisten van Dimension Data zo goed mogelijk proberen te integreren door een architecturale oplossing te formuleren gebaseerd op het creëren van vijf sfeerwerelden, die evenveel geïdentificeerde businesszones afdekken: Creativity, Technology, Ecology, Lifestyle en Sociability. We hadden een team van vijf medewerkers die het project op de voet opgevolgd hebben. Ikzelf speelde de rol van SPOC (Single Point of Contact) om de vlotte afwikkeling van het dossier in de hand te werken”.

Anthony Shaikh, CEO en Co-founder van Admos, commentarieert verder: “We hebben per afdeling een typologie van de werknemers uitgewerkt om de reële behoefte aan werkruimte te bepalen. Dat was een hele uitdaging: ons werk gaf een bijkomende dimensie aan een klassieke verhuisoperatie. We werden hier geconfronteerd met de integratie van een nieuwe entiteit binnen Dimension Data, een entiteit met haar eigen waarden en eigen cultuur. Het project werd hierdoor van kapitaal belang: we moesten zowel de integratie van de mensen

16 WORKPLACE SHOWCASE 2015

als van de werkplekken combineren. Dat vroeg nogal wat werk op het vlak van analyse van de bedrijfscultuur en de werkorganisatie”.

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Een technologische showcase voor Dimension Data Bart Guelinckx is Project Manager bij Dimension Data. Hij heeft actief meegewerkt aan het hele verhuisproject. “Alle onderliggende IT-aspecten van een dergelijke verhuis zitten van nature in onze corebusiness. Een heel team van deskundigen van Dimension Data was op een heel natuurlijke manier betrokken bij het project”.

Een element dat volgens Christophe Erkens mee aan de basis lag van het succes van het project. “Het team van Dimension Data heeft meteen het belang ingezien om van het Light House een showcase

te maken van hun competentie en van de manier waarop Dimension Data functioneert, innovatieve netwerkoplossingen kan bieden én tegelijk de kosten onder controle houdt”.

Wat bevestigd wordt door Eric Van Lint, Senior Alliance Manager bij Dimension Data: “Wij hebben hier de technologieën toegepast zoals we die aan onze klanten voorstellen, maar nu in het voordeel van onze eigen diensten. De complementariteit tussen het architecturale concept, ontwikkeld door Admos, en de geïmplementeerde communicatietechnologieën was bijzonder sterk. Elke medewerker heeft dezelfde uniforme communicatietools op zijn laptop en smartphone. Alle vergaderruimten zijn uitgerust met een systeem voor videoconferencing, aangepast aan de beschikbare ruimte.

De reservaties van de vergaderruimten worden geregeld via PC of rechtstreeks met een aanraakscherm naast elke inkomdeur.

Het aspect ‘technologische showcase’ wordt vaak gebruikt voor commerciële doeleinden: Dimension Data organiseert voortaan in-house seminaries voor de klanten en gebruikt het Light House voor het demonstreren van geïmplementeerde technologische oplossingen, vooral voor wat netwerken betreft, videocommunicatie en het virtualiseren van datacenterinfrastructuur.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 17

/DIMENSION DATA, BRUSSEL

verandering te overwinnen, inherent aan projecten van dergelijke omvang, hebben we een waaier aan middelen ingezet: nieuwsbrieven, teasers, sneak peek, quizz... Het in gebruik nemen van het gebouw blijkt in de praktijk een succes op menselijk vlak”.

Een succes op menselijk vlak, maar ook een financieel succes.

Chantal Olivier geeft enkele cijfers: “De teams waren verdeeld over twee gebouwen. Het historische gebouw van Dimension Data telde 5.000 m² in de Raketstraat, dat van NextiraOne 2.000 m² in de Excelsiorlaan. In het Light House beschikken we over 6.500 m², zonder onze maximale opvangcapaciteit te bereiken. Een aanzienlijke daling dus van de ingenomen oppervlakte, maar met een veel beter gebruik van elke vierkante meter. Na enkele maanden hebben we vastgesteld dat de gebruikskosten vergelijkbaar zijn met vroeger, terwijl het elektriciteitsverbruik een lichte daling vertoont”.

We kunnen alleen maar vaststellen dat dit een verhuisproject was waarvan de timing en de uitvoering perfect samengingen.

Bruno Hoditte ✍

Het project intern verkopen “Admos had ons ook aanbevolen om een comité ter ondersteuning op te richten” vertelt Chantal Olivier. “Er werd – op vrijwilligersbasis – een team van 22 ambassadeurs gemobiliseerd, dat uitgebreid werd tot 50 voor de eigenlijke verhuis. Dat team heeft bijgedragen om het project intern te ‘verkopen’. Bedoeling was de mensen er zin in te doen krijgen, het project op te tillen. Door te evolueren naar een flexdesk-formule, hebben we een belangrijke verandering in de bedrijfscultuur ontketend. Om de gebruikelijke weerstand tegen

18 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Dimension Data in het kort Dimension Data is wereldleider in het implementeren en het beheren van diensten en gespecialiseerde informatica-infrastructuuroplossingen. Als netwerkintegrator met 26.000 medewerkers in 58 landen, waarvan 600 in België, stelt het bedrijf diensten en IT-oplossingen voor aan meer dan 6.000 klanten wereldwijd. Doel: de activiteiten van elke klant ondersteunen met een robuust netwerkplatform en de prestaties en de beschikbaarheid optimaliseren van de tools voor samenwerking en communicatie die uitgerold worden.

Dimension Data biedt de implementatie aan van de nieuwste generatie gegevenscentra, zorgt voor begeleiding bij de migratie naar cloud computing en de beveiliging van infrastructuren. Dimension Data maakt deel uit van de NTT Groep (Nippon Telegraph and Telephone Corporation). www.dimensiondata.com

Architectuursfeer ‘Creativity’

Yvan Glavie

“ Door te evolueren naar een flexdesk-formule, hebben we een belangrijke verandering in de bedrijfscultuur ontketend “

Er zijn 440 lockers vlakbij de coffee corners. Deze kleine kastjes worden vergrendeld en ontgrendeld met een badge. Dezelfde badge wordt gebruikt als toegangscontrole tot het gebouw, het overal in het gebouw afdrukken en verzekert ook de toegang tot de parking. Er is geen enkele klassieke fysische sleutel nodig, wat sleutelbeheer overbodig maakt.

Yvan Glavie

Het draadloos netwerk (WLAN) is zo performant, dat het mogelijk is om zelfs de meest veeleisende toepassingen te gebruiken in heel het gebouw, en dat bovendien terwijl men zich verplaatst.

Ook de verhuisactiviteiten zelf werden aanzienlijk vergemakkelijkt door technologie-oplossingen: op vrijdag werkten de teams nog op de twee oude locaties. De maandag erop konden ze zonder problemen aan de slag in het nieuwe gebouw. De papierloze technologie in de cloud van Dimension Data heeft zijn nut bewezen.

Liefst 600 mensen verhuisden in één weekend, op het moment van de halfjaarlijkse boekhoudkundige verslaggeving aan de groep!

Dat heeft bijgedragen om de ondersteunende diensten beter het belang te laten inzien van de technologische aspecten die hun vakgebieden ondersteunen”.

Het aspect ‘technologische showcase’ wordt vaak gebruikt voor commerciële doeleinden: Dimension Data organiseert voortaan inhouse seminaries voor de klanten en gebruikt het Light House voor het demonstreren van geïmplementeerde technologische oplossingen, vooral voor wat netwerken betreft, videocommunicatie en het virtualiseren van datacenterinfrastructuur.

Marc Detiffe

BUSINESS CASE

De interne communicatie steunt op de vermenigvuldiging van het aantal plekken voor informele ontmoetingen, wat de samenwerking stimuleert.

Marc Detiffe

Marc Detiffe

ld le ot

Architectuursfeer ‘Lifestyle’

Light House Het Light House, waar de hoofdzetel van uitgeverij Sanoma gevestigd was, is een recent gebouw gelegen in Diegem, met een totale oppervlakte van 12.727 m². 6.500 m² daarvan worden verhuurd aan Dimension Data. AON is er net ingetrokken en bezet 4.100 m2. Er is dus nog iets meer dan 1.500 m² beschikbaar. Eigenaar van het pand is de Duitse investeerder Hansalnvest.

Architectuursfeer ‘Sociability’

Marc Detiffe

Yvan Glavie

Stakeholders voor de inrichting van Dimension Data • Vastgoed consultancy: Cushman & Wakefield • Workplace Design & Build: Admos www.profacility.be/admos • Lockers: Nedap www.profacility.be/nedap R2use na de verhuis Om de oude gebouwen van Dimension Data leeg te maken, werden de werken uitbesteed aan Return 2 Use (R2use), een sociale onderneming uit de omgeving van Namen, gespecialiseerd in het duurzaam B2B-beheer van goederen die veel plaats innemen. R2use maakt de meubelen klaar voor een nieuw leven als tweedehandsmeubelen, met een compensatie voor de oorspronkelijke klant. Bij Dimension Data werd de opbrengst gebruikt voor sociale werken die het bedrijf ondersteunt. l’entreprise. www.r2use.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 19

www.pro-realestate.be

Connect to www.pro-realestate.be NEWS → news on market trends and transactions

PROJECTS → town planning master plans; offices, logistics & retail projects

LIBRARY → trends & best practices in property, building, workplace and facility management

NETWORK → coordinates & company profiles of key players in the Belgian real estate industry, along with suppliers © Pro-Realestate a trademark of Business Interactive Media (Bimedia) I www.pro-realestate.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: www.pro-realestate.be/advertising I advertising@bimedia.be

/PWC, LUXEMBURG

BUSINESS CASE

Gezelligheid troef in het atrium WORKPLACE SHOWCASE 2014 21

/PWC, LUXEMBURG

BUSINESS CASE

Het verticale verkeer, dat via trappen en liften verloopt, moet het informeel communicatie stimuleren.

Enkele maanden geleden verhuisden alle personeelsleden van PwC Luxemburg naar het Crystal Park. Dit gloednieuwe vastgoedpareltje in Luxemburg is voor de 2.450 medewerkers veel meer dan alleen maar een nieuwe werkplek: het gebouw is heel leefbaar en gezellig, met een lichtrijk atrium van 1.000 m2, en moet op dagelijkse basis een meerwaarde bieden voor de klanten en medewerkers van de Big Four in het Groothertogdom Luxemburg.

Achttien maanden duurden de werken voordat de 2.450 medewerkers van PwC Luxemburg hun intrek konden nemen in het nieuwe kantoor in de Rue Gerhard Mercator in de Ban de Gasperich.

De bouw is vlot verlopen, doordat er weinig vertraging geduld werd. Maar eigenlijk speelde de bedrijfstop in 2005 al met het idee om te verhuizen.

We hadden een gesprek met Patrice Waltzing, Partner, Corporate Services Leader en bezieler van het project: “In 2005 hadden we net de kaap van de 1.000 medewerkers bereikt en de groeiperspectieven deden ons vermoeden dat we snel aan 1.300 zouden zitten. Volgens onze ramingen zouden we 2.500 medewerkers hebben tegen 2020. We zaten er een beetje naast” glimlacht Patrice Waltzing, “want dat cijfer halen we binnenkort al, met maar liefst vijf jaar voorsprong op de voorspellingen!”.

Het kernidee voor de Crystal Park : alle medewerkers van het bedrijf te verenigen onder hetzelfde dak volgens een ‘One Firm’-concept en op die manier het gevoel van verbondenheid tussen alle bedrijfsmedewerkers te versterken. Door plaatsgebrek werkte het personeel verdeeld over drie huurgebouwen in Luxemburg-Stad. Het resultaat ? Een ruimte van 30.000 m² met veel lichtinval, of 5.000 m² meer dan de oppervlakte waarover de medewerkers van PwC tot dan toe beschikten.

Het gebouw, waarvan het ontwerp gebaseerd is op een chromosoom vorm, telt vijf verdiepingen.

De benedenverdieping bestaat uit een groot, lichtrijk atrium, eetgelegenheden, de PwC Academy, de onthaalruimte voor de klanten, de conciërge en verschillende vergaderzalen. Op de twee ondergrondse verdiepingen vinden we een auditorium, een fitnessruimte en parkeerplaatsen die verdeeld zijn over de twee plateaus. Op de vier bovenverdiepingen bevinden zich de werkplekken: kantoren en open spaces.

Het atrium, een echt plein in het PwC-dorp PwC is de zesde grootste private werkgever van het land en vervult in meerdere opzichten een voortrekkersrol. De nieuwe zetel van het bedrijf, die zowel qua toegepaste technologieën als qua ontwerp van de werkruimte vernieuwend is, staat helemaal in het teken van innovatie en gezelligheid.

Het kernidee was om de werkomgeving te herdefiniëren. De gemeenschappelijke ruimten zijn dan ook allen multifunctioneel ingericht. Het atrium dat 1.000 m² telt, vormt het hart van het nieuwe gebouw.

Net als een dorpsplein is het een plaats voor communicatie en uitwisseling tussen de medewerkers.

Er werd ook gedacht aan hun welzijn op het werk, met onder meer een fitnessruimte, een bar, een bedrijfsrestaurant en een hypermodern auditorium met bijna 200 zitplaatsen voor de opleidingen van de werknemers en de klanten van het bedrijf.

22 WORKPLACE SHOWCASE 2015

De bezorgdheid om de veiligheid en het vertrouwen was aanleiding om de stroom van klanten en medewerkers anders te bekijken. Op het gelijkvloers en het niveau -1 kunnen klanten ontvangen worden, terwijl alle overige verdiepingen uitsluitend voorbehouden zijn aan de eigen PwC-personeelsleden. De achterliggende gedachte was om de gebruiksvriendelijkheid voor allen op de benedenverdieping een boost te geven en tevens een maximale beveiliging te verzekeren op de verdiepingen. Het dominerende horizontale verkeer wordt mogelijk gemaakt via loopbruggen, terwijl het verticale verkeer via trappen en liften verloopt en tevens het teamwerk moet stimuleren.

Tijdens hun verplaatsingen naar een hogere of lagere verdieping komen de meeste werknemers 50% van alle bedrijfsmedewerkers tegen.

Het restaurant en de grote bar van het atrium werden, net als andere elementen, ontworpen door het Luxemburgse ontwerpbureau Moreno.

Het gebouw heeft een hypermodern auditorium met 200 zitplaatsen voor de opleidingen van de medewerkers en klanten van het bedrijf.

Op de verschillende verdiepingen zijn overlegplekken ingericht, die uitkijken over het atrium.

“Voor de interieurinrichting hebben we veel samengewerkt met het Luxemburgse ontwerpbureau Moreno, vooral voor de coffee corners, de grote bar in het atrium, het restaurant, de receptieruimte en de PwC Academy. Het resultaat mag er zijn” klinkt het tevreden bij Patrice Waltzing. “Voor de kantoren en werkruimten hebben we de keuze intern gemaakt, gevolgd door het uitschrijven van een aanbesteding. TDS Office Design kreeg uiteindelijk de opdracht toegewezen met een voorstel dat op maat uitgewerkt was voor ons.

TDS heeft onze behoeften het best begrepen en ze esthetisch helemaal tot onze grote voldoening vertaald”.

De moduleerbare werkruimten zijn gericht op flexibiliteit en efficiëntie.

Het Crystal Park combineert dan ook avant-gardistische architectuur, innovatie en gezelligheid aan de rand van een 16.000 m² groot park.

In het park, dat een groen amfitheater omvat, kunnen 400 personen genieten van hun lunchpauze in de buitenlucht of gewoon even ontspannen.

Office Hoteling als weerhouden optie Om de medewerkers te begeleiden in hun zoektocht naar interne mobiliteit binnen het Crystal Park, heeft het bedrijf een reservatiesysteem voor de werkplekken en vergaderzalen uitgerold dat gebaseerd is op het ‘Office Hoteling’-principe. Met een bedrijfsapplicatie kunnen de werknemers via hun smartphone die PwC ter beschikking stelt een werkplek reserveren in functie tot de

Het atrium van 1.000 m² vormt het hart van het Crystal Park. Net als een dorpsplein is het een plaats voor communicatie en uitwisseling tussen de medewerkers.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 23

/PWC, LUXEMBURG

BUSINESS CASE

“Het nieuwe hoofdkwartier van PwC in Luxemburg, waar innovatie en gezellige huiselijkheid samengaan“ uit te voeren taak - bijvoorbeeld in de buurt van een collega met wie ze voor die opdracht samenwerken of van hun manager - maar ze kunnen evenzeer de QR-code van elke werkplek of vergaderzaal ‘flashen’ om onmiddellijk te weten of deze beschikbaar is, dan wel wanneer ze beschikbaar zal zijn. Vervolgens kan de ruimte gereserveerd worden.

In dezelfde optiek heeft PwC Luxemburg ook gekozen voor een mobiele printoplossing (zoals Follow-me Printing), zodat de werknemers hun documenten met gelijk welke printer in het bedrijf kunnen afdrukken. Afdrukken verloopt via het beveiligde netwerk van het bedrijf. Om de afgedrukte documenten te verkrijgen, volstaat het dat de medewerker zijn badge voor om het even welke printer binnen het gebouw houdt, waarna deze uitstromen voor de badgehouder. Hierdoor wordt de vertrouwelijkheid, een essentieel aspect binnen PwC, nog meer versterkt.

De onthaal-, gespreks- en opleidingsruimten van de Pwc Academy op de benedenverdieping werden ontworpen en ingericht door het interieurarchitectenbureau Moreno.

De bureaus en werkplekken werden op maat geproduceerd en aangepast door TDS Office Design. Het ontwerp van de opbergkasten voorziet in een dubbele beveiliging: met sleutel en via cijfercode.

24 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Change Management Patrice Waltzing, PwC Partner en gelast met het project, benadrukt de noodzaak van een aangepaste begeleiding voor de verandering: “Met onze verhuizing naar het Crystal Park hebben we resoluut gekozen voor een culturele en technologische verandering met het oog op een grotere synergie en transversaliteit” legt de PwC Partner en projectleider uit. “Want het moeilijkste aan zo’n groot verhuisproject als dit is niet zozeer de keuze voor een bepaalde technologie of organisatiewijze, maar wel dat er rekening gehouden moet worden met de emoties en de gevoeligheden van elk van de medewerkers.

Er moet samengewerkt worden met de mannen en vrouwen die PwC vormen. Daarom hebben we al onze medewerkers betrokken bij dit project. We hebben in 2012 een grote interne communicatiecampagne gelanceerd, waarmee elke maand een specifiek onderwerp werd aangekaart via ons interne informatieplatform PiwiC, zodat het personeel vertrouwd kon raken met het project”.

Energiebeheer als uitstalraam Als leefruimte houdt het Crystal Park rekening met alle milieuoverwegingen. PwC Luxemburg heeft van zijn waarden op het vlak van energiebeheer een echt uitstalraam gemaakt.

Door de dubbele buitenwand van glas en hout kan de warmteoverdracht geregeld worden en door de natuurlijke lichtinval blijft het energieverbruik voor verlichting beperkt, want de werkplekken staan zoveel mogelijk in het daglicht. De energiezuinige kunstverlichting kan bovendien gedimd worden en wordt aangestuurd door een netwerk van aanwezigheidsdetectoren.

Diverse systemen monitoren op dagelijkse basis het afvalbeheer evenals het water- en energieverbruik. Wat het Crystal Park zo

die de voorbije vier jaar ontwikkeld en uitgetest werden. We moedigen ook verplaatsingen met het openbaar vervoer aan. Al onze werknemers hebben een JobKaart* en we komen voor 50% tegemoet in de jaarlijkse kosten voor hun M-Pass**” verduidelijkt Patrice Waltzing. “We beschikken ook over een wagenpark van tien voertuigen die we via ons platform FlexiCar in samenwerking met Avis ter beschikking stellen voor specifieke gelegenheden.

Steeds meer werknemers zien af van een bedrijfswagen in hun loonpakket en geven de voorkeur aan het openbaar vervoer.

Maar voor specifieke opdrachten hebben zij soms een wagen nodig, voor één avond of een weekend. FlexiCar voorziet in die behoefte aan optimalisering van hun mobiliteit”.

bijzonder maakt, is dat een van de data centers van het bedrijf er is ondergebracht en de hier vrijgegeven warmte opgevangen wordt voor het verwarmen van het gebouw. De warmterecuperatie uit het data center volstaat voor een derde van de totale energiebehoefte voor verwarming. Als bewijs voor de doeltreffendheid van de ingevoerde milieumaatregelen scoorde het Crystal Park een BREEAM ‘Excellent’-certificaat.

Multimodale organisatie van de mobiliteit “Dankzij de energieprestaties en de algemene ergonomie van het gebouw halen we een van de beste ratio’s op de markt op het gebied van vastgoedkosten per werknemer” aldus Patrice Waltzing. “Om onze milieuverbintenis na te komen, heeft PwC Luxemburg een innovatieve interne oplossing voor multimodaal vervoer ingevoerd, met platforms voor carpooling en carsharing

Maar gezien het alsmaar drukkere verkeer in het Groothertogdom Luxemburg geeft Patrice Waltzing toe dat PwC er momenteel over nadenkt om satellietkantoren op te richten aan de Belgische en Franse grens: kleine, gedecentraliseerde locaties waar de medewerkers uit de grensgebieden kunnen werken. “Telewerken en de invoering van gespreide werkuren zijn ook oplossingen die we aan het bestuderen zijn” gaat hij verder. “De bedoeling is om de tijd en energie van onze medewerkers te optimaliseren, om te vermijden dat ze onnodig vast moeten staan in de file”.

Uiteindelijk toont het Crystal Park zich als een project dat met meesterhand geleid werd en waarbij niets aan het toeval werd overgelaten. Alles werd zodanig uitgedacht om de meerwaarde te verbeteren die de medewerkers van PwC bieden aan een van nature veeleisende klantengroep. Een prachtige realisatie.

* Met de Jobkaart geven bedrijven hun werknemers de mogelijkheid om gratis gebruik te maken van het busnetwerk van Luxemburg-Stad. ** Het M-Pass-abonnement is geldig voor een onbeperkt aantal ritten met alle openbare vervoersmiddelen in Luxemburg en voor grensoverschrijdende verplaatsingen tegen het nationale tarief. Dit abonnement is voorbehouden aan bedrijven.

Een dubbele schil uit glas en hout laat de regeling van de thermische uitwisseling toe en vermindert het energieverbruik voor de verlichting door maximaal daglicht te laten binnenstromen

WORKPLACE SHOWCASE 2015 25

Photo courtesy of IttenBrechbühl Architects

“Als bewijs van de grote inspanningen die PwC zich getroost heeft op het vlak van duurzaam bouwen, verwierf het Crystal Park een BREEAM - Excellent certificatie.“

/PWC, LUXEMBURG

BUSINESS CASE

De uitdaging van de Ban de Gasperich PwC is zowat het eerste bedrijf dat zijn intrek neemt in de Ban de Gasperich, wat een belangrijke economische en residentiële cluster moet worden, met restaurants, winkels, een grootwarenhuis, kantoren, woningen, enz. Voor PwC is Ban de Gasperich een optimale keuze in functie tot de toegankelijkheid, het woningaanbod en uiteraard ook de huurprijs die voordeliger uitvalt dan op andere locaties zoals bv. het stadcentrum of de Kirchberg. Een ideale omgeving voor de PwC-medewerkers.

Patrice Waltzing, commentarieert de keuze van de locatie als volgt: “We hebben verschillende mogelijke locaties bestudeerd, waarbij we rekening hielden met onze eigen situatie. Ons personeelsbestand bestaat voor 65% uit grensbewoners en de parkeer- en mobiliteitsproblemen zijn nu eenmaal elementen die we absoluut niet kunnen negeren. Uiteindelijk hebben we ervoor gekozen om in LuxemburgStad te blijven, in de directe nabijheid van onze klanten, die voor het grootste deel in de hoofdstad gevestigd zijn. De nabijheid van de autosnelweg was een belangrijke factor, zodat onze medewerkers tijd kunnen winnen om naar het werk te rijden, maar we hebben ook aandacht voor andere oplossingen om de tijd die verloren gaat door verplaatsingen te beperken. De bestaande of verwachte infrastructuur, zoals een nieuw treinstation in Howald, een P+R parking en een uitbreiding van het openbaar vervoersaanbod, waaraan de tram mogelijke toegevoegd kan worden, woog eveneens door ”.

Voor de bouw van Crystal Park heeft PwC een offerteaanvraag uitgestuurd die leidde tot de keuze van Promobe, de belangrijkste projectontwikkelaar voor Ban de Gasperich. Het ontwerp voor het gebouw is het werk van architectenbureau P.ARC. Na de ontwikkeling werd Crystal Park opgenomen in de portefeuille van AG Real Estate. PwC huurt 30.000 m² van het Crystal Park via een huurovereenkomst van 9 – 12 jaar. Het ontwerp van het gebouw is een gelukkig compromis tussen enerzijds de verwachtingen van PwC op basis van hun interne organisatie, gesteund op hun productlijnen en diensten, en anderzijds de noodzaak om te voorzien in de mogelijkheid tot herbestemming van het gebouw, eigen aan het statuut van huurder. Desondanks heeft PwC Luxemburg bijna 18 miljoen euro geïnvesteerd in de inrichting en uitrusting van hun nieuwe hoofdkwartier.

Bruno Hoditte ✍ Olivier Toussaint 

26 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Steakholders voor de bouw en inrichting van het Crystal Park • Architect: P.ARC (Partnership for Architecture, Schemel Wirtz

Architectes, IttenBrechbühl) • Bouw: CBL-Cit BLATON • Eigenaar: AG Real Estate www.pro-realestate.be/agrealestate.be • Binnenhuisarchitect: Moreno Architecture • Inrichting en meubilair voor de werkplekken: TDS Office Design • Bar, bedrijfsrestaurant en conciërge: Sodexo www.profacility.be/sodexo

Dankzij de verhuizing naar het Crystal Park kunnen alle 2.450 medewerkers van PwC Luxemburg op dezelfde locatie werken.

Door de grondreserve is er nog een uitbreiding met 20.000 m² mogelijk. Het gebouw valt op door zijn emblematische architectuur die geïnspireerd is op de vorm van een chromosoom.

›mastermind high desk‹

›turn around‹

Sedus Stoll b.v.b.a./s.p.r.l. | Tel. (09) 369 96 14 | www.sedus.com

/THINK TANK

CHANGE MANAGEMENT

Flexibility@Work: gebundelde uitdaging voor FM, HR en ICT Het ‘nieuwe werken’ is al lang niet meer zo nieuw, maar blijft wel brandend actueel binnen tal van organisaties, die er een eigen interpretatie aan geven, op maat van de eigen doelstellingen. Het draait nu vooral rond ‘anders werken’ in functie tot de hedendaagse werking van elke onderneming en de randvoorwaarden waarmee ze geconfronteerd worden.

Dat was de rode draad doorheen het 8e Interactief Facility Management Congres, georganiseerd door Ki’ Communications.

‘Verandering van bedrijfscultuur en gedrag bij de medewerkers’ vat het ‘smart way of working’ (SWOW), alias het ‘nieuwe werken’ vandaag, beter samen en dat leidt ook tot het bedenken van individuele projectnamen bij wie de uitdaging aangaat.

De overal opduikende gemeenschappelijke doelstelling is ‘tijd- en plaatsonafhankelijk werken’, wat voor heel wat bedrijven een belangrijke uitdaging vormt die ze spoedig wensen aan te gaan.

Besparen staat nog steeds op de agenda bij elke uitrol van een SWOW-project, maar is niet langer hoofddoel. Centraal staan vandaag een reeks HR-doelstellingen. Naast het al langer bekende aantrekken van nieuw talent, verschijnen het behouden van de medewerkers op het lijstje, het optimaliseren van de werk/privébalans om aldus burn-outs te voorkomen, het terugdringen van het absenteïsme door ziekte, tot en met het bijdragen om mensen langer aan het werk te houden, nu de pensioengerechtigde leeftijd stapsgewijs wordt opgetrokken.

Fysische en virtuele werkomgeving Het actuele werken is veel meer dan het creëren van een nieuwe werkomgeving binnen het kantoorgebouw, het gaat om anders samenwerken, een andere collegiale omgang, een aangepaste managementstijl en vooral het naar buiten spiegelen van de kantooromgeving, in casu naar het thuiskantoor of gedeeld kantoor onderweg.

28 WORKPLACE SHOWCASE 2015

De beoogde cultuurverandering omvat ‘bricks - bytes – behaviour’ (het gebouw - de ICT-ondersteuning - het gedrag van de medewerkers). Daarom is het invoeren van het ‘Smart Way Of Working’ (SWOW) vandaag ook niet langer een soloproject van de Facility Manager, maar een goed te orkestreren gezamenlijke uitdaging voor FM, HR en ICT. ICT in de spots De rol van de ICT-ondersteuning is van cruciaal belang geworden voor het plaats en tijdsonafhaneklijk werken. De bedrijfsnetwerkinfrastructuur moet altijd 100% operationeel zijn, moet zowel binnen de kantooromgeving, onderweg als thuis bij elke individuele werknemer permanent toegankelijk zijn. Maar evenzeer moet deze netwerkinfrastructuur naast de noodzakelijke openheid een nog meer noodzakelijke beveiliging bieden tegen ongewenst gebruik.

De beveiligingseisen worden exponentieel groter omwille van een wereldwijd stijgend aantal cyberaanvallen, het algemeen gebruik van mobiele toestellen en in het bijzonder doordat met toestellen die niet door de werkgever ter beschikking werden gesteld wordt ingelogd. ‘Bring Your Own Device’ (BYOD) is hoogst actueel en een niet geringe uitdaging voor de ICT-specialisten. Voor 72% van de ICT-leveranciers staat vast dat hun grootste uitdaging het beveiligen van bedrijfsinformatie is voor mobiele toestellen, gevolgd door het managen van persoonlijke apparaten die zowel zakelijke als persoonlijke gegevens opslaan.

Begeleide cultuurverandering Dat het overschakelen van een traditionele werkomgeving naar een moderne, dynamische omgeving met een keuzewaaier aan werkplektypes best gepaard gaat met een goed uitgekiend communicatieplan, is algemeen doorgedrongen.

Beter nog is naast een communicatieplan ook een begeleidingstraject te voorzien om de medewerkers wegwijs te maken in het gebruik en de keuze van de werkplek in functie tot de te verrichten taken.

Ook het gebruik van nieuwe technische uitrustingen als bv. videoconferencing of het reserveringssysteem voor de vergaderzalen zullen vlotter ingeburgerd geraken met een aangepast begeleidingstraject.

Telewerken is een efficiënt verweer tegen het mobiliteitsprobleem maar vereist een begeleid gewenningstraject om er maximaal voordeel uit te halen voor zowel werknemer als werkgever.

Eduard Coddé ✍

“De beoogde cultuurverandering omvat ‘bricks, bytes, behaviour’ (het gebouw, de ICTondersteuning, het gedrag van de medewerkers)“

Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen gaat Overstag Het Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen telt ongeveer 1600 mede-werkers.

De beslissing voor de bouw van het nieuwe Havengebouw, een ontwerp van het beroemde Britse architectenbureau Zaha Hadid Architects, was aanleiding voor het uitwerken van het veranderingsproject ‘Overstag’. Deze doopnaam is ontleend aan het zeilen en slaat o.a. op tegen de wind in zeilen, het overwinnen van weerstand.

Ongeveer 500 medewerkers zullen gehuisvest worden in het nieuwe Havengebouw. De doelstellingen van ‘Overstag’ zijn: transparantie, informatie delen en NWOW invoeren, met meer specifiek het ‘tijds- en plaatsonafhankelijk werken’.

Het businessplan voor de periode 2014 - 2018 beschrijft dat het Havenbedrijf van een functie als beheerder moet evolueren naar een actieve facilitator’ voor de optimale werking van de Antwerpse haven. Dat houdt in dat er minder operationele taken worden ondergebracht (technici) en meer kenniswerkers deel zullen uitmaken van het Havenbedrijf. Deze ingrijpende functionele verandering gaat gepaard met een cultuurverandering binnen de organisatie.

Het succesverhaal van thuiswerken ’PLATO’ staat bij KBC voor ‘tijds- en plaatsonafhankelijk werken’. De doelstelling voor het concept was om de arbeidstevredenheid bij de medewerkers te laten stijgen. KBC wil een aantrekkelijke werkgever zijn. Het aantrekken van jong talent werd ondergeschikt gesteld aan het behoud van de medewerkers.

Het succes van ‘tijds- en plaatsonafhankelijk werken’ liet zich al snel opmeten.

Bij de start in 2011 maakten 1241 medewerkers gebruik van de mogelijkheid om thuis te werken. Hun aantal steeg stelselmatig tot 5.767 in 2014. Eind juni dit jaar werden al 5.993 thuiswerkers geteld. Niet alleen het aantal thuiswerkers stijgt, ook het aantal telewerkdagen: van 13.458 dagen in 2011 naar 157.275 telewerkdagen in 2014!

Een interne enquête wijst uit dat 91% van de medewerkers een betere work/ life balans ervaart. Liefst 94% slaagt erin om werk en privé goed te scheiden.

De arbeidstevredenheid - hoofddoel voor ‘PLATO’ gaat er volgens 90% van de medewerkers op vooruit. Bijna driekwart (74%) voelt zich meer gemotiveerd.

Een belangrijke vaststelling is dat 73% van wie gebruik maakt van telewerken aangeeft later met pensioen te zullen gaan. Iedereen geeft aan ondanks thuiswerk in contact te blijven met de collega’s.

De nieuwe focus ligt op kennis en samenwerking. De hoofdtaken voor het team dat in het nieuwe gebouw wordt gehuisvest zijn: informatie verzamelen, informatie verwerken, informatie maken en informatie delen.

Voor het optimaal faciliteren van de medewerkers in functie tot hun nieuwe takenpakket wordt afgestapt van E-mail als het belangrijkste communicatiemiddel.

Het Havenbedrijf voert ‘Wiki’ in, de koosnaam die het gaf aan Microsoft Lync.

Het betreft een programma voor instant messaging, videoconferencing en telefonie, ontwikkeld voor de professionele markt. Met ‘Wiki’ wordt alle informatie gecentraliseerd, zodat alle content op één enkele plaats is terug te vinden voor raadpleging, bewerking en delen. Iedereen beschikt hierdoor over één universele werkomgeving met op elk ogenblik de meest actuele informatie. Eerst werd een proefproject met een klein team opgezet. Daarna is het gebruik van ‘Wiki’ organisch gegroeid. De teams werken in ‘spaces’, wat staat voor een digitale werkgroep binnen de universele werkomgeving, aan hun projecten. Eventueel kunnen de ‘spaces’ ook opengesteld worden voor niet-teamleden.

Marleen Eyssen Projectmanager Overstag Gemeentelijk Havenbedrijf Antwerpen

Minder positieve effecten van de mogelijkheid tot thuiswerken is dat 25% van wie er gebruik van maakt thuis niet genoeg te pauzeren. Voor 28% van de thuiswerkers blijkt stoppen met werken een probleem. Vooral ouderen reageren positief op de mogelijkheden tot thuiswerken. De 40+ers reageren het meest positief. Jongeren denken no te vaak dat ze moeten gezien worden door hun manager(s) en komen daarom vaker naar kantoor.

KBC hanteert geen strikte policy rond thuiswerken. Thuiswerken is in principe toegestaan voor elke functie voor zover collega’s of klanten er geen hinder van ondervinden. Iedereen mag telewerken ontdekken en voor zichzelf inrichten tot het lukt. Er is geen arbitrair optreden vanuit het management.

“Het potentieel voor telewerken is nog zeer hoog” stelt Ludwig Huybrecht.

“Wanneer nog meer mensen gebruik maken van de mogelijkheid tot thuiswerken, komt er meer ruimte vrij op de locaties waar we extra services voor onze mensen kunnen installeren”.

Ludwig Huybrecht Program Manager Medische dienst KBC Bank en Verzekeringen

WORKPLACE SHOWCASE 2015 29

/THINK TANK

CHANGE MANAGEMENT

Kiezen voor een zachte veranderingsaanpak Bij BNP Paribas Fortis worden 9000 collega’s begeleidt naar ‘het nieuwe werken’.

De verandering is een proces dat 6 tot 12 maanden in beslag neemt. “Iedereen is change ambassador” benadrukt Christine Arys. “Iedereen moet zijn plaats vinden in de nieuwe werkomgeving. Er worden nauwelijks regels opgelegd, maar iedereen voedt iedereen op!“.

Christine Arys HR Change Manager Smart Working BNP Paribas Fortis

Opmerkelijk: de overstap naar het anders werken wordt niet als een HR, FM of ICT project gecommuniceerd, maar als een project van het ganse bedrijf. Iedereen is medeverantwoordelijk voor het gezamenlijk resultaat. Hoofddoel is de geest van samenwerken als team aan te zwengelen bij alle medewerkers. Clean & clear desk is zowat de enige regel die echt voor iedereen geldt. Verder draait alles rond verdraagzaamheid, het optimaal leren omgaan met elkaar in de geest van ‘Ken uzelf - Ken de anderen’. Voor een goed verloop van de verandering en de begeleiding van de medewerkers wordt veel belang gehecht aan een ‘Smart Coach Community’. Per werkvloer in het gebouw is er één aanspreekpunt voor de medewerkers.

Flexibiliteit bieden in werken en verloning Vanuit haar functie als complete dienstverlener op het vlak van payroll, HR, fiscaliteit en sociale wetgeving, weet SD Worx dat 21% van de bedrijven vandaag te maken krijgt met goede kandidaat werknemers die afhaken omwille van de onbereikbaarheid en/of mobiliteitsproblematiek. Liefst 50% van de ondernemingen vreest onvoldoende parkeergelegenheid te kunnen aanbieden.

Cathy Geerts HR Manager Compensation & Benefits & Operations SD Worx

30 WORKPLACE SHOWCASE 2015

SD Worx heeft vandaag zelf een wagenpark van 1100 auto’s en stelt zich tot doel dit aantal te verminderen. Van de eigen medewerkers komt 67,3% met de auto, 16,1% kiest voor het openbaar vervoer, 8,7% neemt de fiets en 2,3% gaat te voet.

Om het mobiliteitsprobleem aan te pakken en vooral het doorwegen van de bedrijfsauto in te dijken, werd het ‘Flex Income Plan’ ontwikkeld. Doelstelling van SD Worx is om tegen dezelfde kostprijs een hogere waarde te geven aan het loonpakket voor de werknemers. Het ‘Flex Income Plan’ biedt allerhande voordelen in ruil voor toegaven op het vlak van de conventioneel geboden mobiliteitsvoordelen. Dit plan ging voor alle medewerkers van SD Worx van start in mei 2015.

In België werd een collectieve arbeidsovereenkomst afgesloten rond telewerken.

Het is een recht, geen verplichting. Thuiswerken kan wel enkel voor een halve of hele dag en de medewerkers moeten hun taken bundelen in functie tot deze tijdslots. Principieel kan telewerken wel tot 4/5 dagen toegestaan worden.

BNP Paribas Fortis kiest voor een zachte veranderingsaanpak. Als eerste stap evolueren de medewerkers naar ‘shared working’. Ze krijgen de tijd om zich aan te passen en de nieuwe werkomgeving te leren gebruiken. Daarna is er een doorgroei naar shared+, wat inhoudt dat extra elementen worden toegevoegd aan de werkomgeving, zoals bv. een zitzak of aangepast meubilair om recht-staand te werken. Feedback vanuit de gebruikers wordt verzameld om per zone de optimale inrichting te bepalen.

Het hoger management heeft de keuze tussen meestappen in het project of het behoud van een eigen kantoor. De uiteindelijk gemaakte keuze was 50/50 verdeeld. Sommigen houden krampachtig vast aan de eigen kantoorruimte met liefst zo groot mogelijke oppervlakte. De projectmanager probeert hier te motiveren op basis van de gemeten aanwezigheid en het gebruik van een eigen kantoor.

Binnen het programma kan gekozen worden tussen een reeks mobiliteitsitems en cash geld. Mobiliteitsitems zijn de leaseauto, een fiets, openbaar vervoer, parkeerfaciliteiten, een mobiliteitsbudget. Het flex budget kan opgebouwd worden uit een halve eindejaarspremie, aanwervingspremies, e.a. De werknemers maken jaarlijks hun keuze, behalve voor de items met een langere looptijd, zoals leasewagens.

De helft van de SD Worx werknemers is ingegaan op het Flex Income Plan.

Eén op vijf opteerde voor een auto uit een lagere categorie. Honderd medewerkers kozen voor een fietsvergoeding, terwijl 70 collega’s de voorkeur gaven aan een leasefiets. Overstappen op het openbaar vervoer was voor 20 mensen een optie.

Cathy Geerts benadrukte de complexe uitrol van het programma, daar HR, aankoop en juridische dienst intens betrokken zijn. Maar ze wees er ook op dat jonge medewerkers vooral zelf willen kunnen kiezen hoe ze hun mobiliteit invullen.

Daaraan tegemoet komen geeft extra troeven voor het imago van de werkgever.

/AXA BELGIUM, BRUSSEL

BUSINESS CASE

AXA Smart Office Een unieke kans om veranderingen voluit aan te grijpen WORKPLACE SHOWCASE 2015 31

/AXA BELGIUM, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Het project voor de invoer van het ‘nieuwe werken’ bij AXA Belgium ontkiemde in 2012.

Gezien het grote aantal betrokken medewerkers – 4.100 – en de evidentie dat het voor AXA Belgium vooral om een cultuuromslag gaat, lag het voor de hand dat dit project een vrij lange looptijd zou krijgen. 2017 is de einddatum en momenteel genieten al meer dan 1300 medewerkers dagelijks van wat AXA Smart Office hen te bieden heeft.

Bij AXA Belgium lopen twee bewegingen naast elkaar: een intrek naar en een wegtrekken uit Brussel. Dat het fileprobleem zowat dagelijks aangroeit en MVO niet meer weg te denken is uit een onderneming met deze schaalgrootte, beïnvloedt vanzelfsprekend een project dat een werkzame en toekomstgerichte visie op een nieuwe werkomgeving nastreeft. Elly Swalens, project manager binnen het departement HR: “De wereld verandert snel en ook wij veranderen.

Een aantal huurcontracten van door AXA betrokken gebouwen lopen af. Dit is een unieke kans om veranderingen door te voeren, een kans die we absoluut met beide handen moesten grijpen!”.

En zoals altijd en overal moest er ook bij AXA Belgium bespaard worden, maar dat gegeven op

“Tijd- en plaatsonafhankelijk werken waren inherent aan de beoogde verandering. AXA Smart Office zou gaan over bricks, bytes en behaviour “ Elly Swaelens, project manager binnen het departement HR, AXA Belgium: “ Voor AXA Smart Office diende met zoveel factoren rekening te worden gehouden, zoals het digitaliseringsproces, de connectiviteit van alle medewerkers, de verloning, de interne cultuur en niet het minst de mobiliteit“

zich kon nooit de motor zijn voor een veranderingsproject dat scoort op lange termijn. De weg naar het ‘AXA Smart Office’ voorzag dan ook in vele trajecten, omdat er met zoveel factoren diende rekening te worden gehouden, zoals het digitaliseringsproces, de connectiviteit van alle medewerkers, de verloning, de interne cultuur en niet het minst de mobiliteit. Liefst 3.000 medewerkers komen immers vanuit alle hoeken van het land naar Brussel.

Strategische visie op een verre toekomst Elly Swalens: “We stelden een projectteam AXA 2020 – 2025 samen, want het was de bedoeling een strategische visie te ontwikkelen in de verre toekomst. Dat moest vooreerst in de grootste discretie en geheimhouding gebeuren”.

Na een half jaar lagen drie hoofdobjectieven op tafel: AXA wil een aantrekkelijke, toegankelijke en flexibele werkgever zijn voor alle medewerkers, mensen die steeds meer diversiteit vertonen.

Bij AXA Belgium werken vandaag 4 generaties samen. De gemiddelde leeftijd bedraagt 47 jaar en de gemiddelde anciënniteit haalt een respectabele 22 jaar.

Een bedrijfscultuur verder bouwend op vertrouwen en toewijding werd net zo belangrijk geacht als het aangaan van de uitdaging een moderne, digitale en collectieve werkomgeving te creëren. Tijd- en plaatsonafhankelijk werken waren inherent aan de beoogde verandering. “Telewerken moest voor iedereen gefaciliteerd worden, met uitzondering van die functies waar dat echt niet kan, zoals het onthaal, dat we heel bewust menselijk willen houden” commentarieert Elly Swalens. “Anderzijds mocht telewerken ook geen verplichting zijn. AXA Smart Office zou gaan over bricks, bytes en behaviour.

Vooral dat laatste krijgt zowat 80% van onze aandacht!”. Dat het AXA Smart Office een onherroepelijk einde maakt aan het individueel kantoor kreeg de volle steun van de directie.

Aanbevelingen Hoewel de uitrol van het AXA Smart Office nog volop doorgaat, resulteren de eerste ervaringen in enkele interessante aanbevelingen: • Waak over een geïntegreerde aanpak - bricks, bytes en behavior • Leiders in de groep worden ambassadeurs en daardoor sleutelfiguren voor het welslagen van het project • De gekozen en geïnstalleerde ‘tooling’ moet gebruiksvriendelijk en betrouwbaar werken • Er moeten altijd en voor alles duidelijke afspraken gemaakt worden • Papierloos werken is haalbaar en een aanrader

WORKPLACE SHOWCASE 2015 33

/AXA BELGIUM, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Elke verdieping heeft een ‘hart’ nabij de inkom, wat bedoeld is om de overgang tussen buiten en binnen te maken, maar ook veelvuldig als ontmoetingsplek dienst doet.

Gefaseerde uitrol tot 2017 AXA Belgium opteerde voor een geïntegreerde aanpak en installeert directie per directie en dus niet gebouw per gebouw, wat het voor facility management zeker niet gemakkelijker maakt. Jaarlijks stappen ongeveer 1200 medewerkers over naar het nieuwe werken, alias het AXA Smart Office.

De vergaderzalen zijn uitgerust met nog meer gesofisticeerde technologie als volgcamera’s, zodat altijd de zaal met de meest geschikte technologie kan worden gereserveerd voor een bepaalde meeting. Er is ook een ‘dynamic room’ voor snelle vergaderingen en brainstormsessies.

Om het nieuwe werken te faciliteren is het essentieel om iedereen altijd en overal met alle andere medewerkers veilig te kunnen connecteren. Met de HR-dienst heeft AXA Belgium een policy opgesteld voor BYOD (Bring Your Own Device) wat bijkomende beveiligingsmaatregelen vereist.

Alle medewerkers beschikken over een laptop, Office 365 als universeel softwarepakket voor mobiel werken, een softphone voor VoIP telefonie en Skype for business om televergaderen met collega’s en teams vlot te laten verlopen.

Flex-werken is de basis voor het AXA Smart Office Er werd rekening gehouden met gemiddeld 70% bezetting. Iedereen zoekt steeds de werkplek op die best past bij de activiteit van dat ogenblik. Het project omvat ook de evolutie naar papierloos werken. De kastruimte per medewerker is beperkt tot slechts 1m.

Het digitaliseringsproces en daarmee gepaard gaand uitdunnen van de papieren archieven loopt overigens al langere tijd bij AXA Belgium.

Verleden jaar werd het Marnix-gebouw aan de Troonlaan in 120 dagen gebruiksklaar gemaakt voor de inhuizing van 1.000 AXA-

34 WORKPLACE SHOWCASE 2015

medewerkers. Dat laatste gebeurde in 2 weken, telkens per 500 collega’s. Elly Swalens: “De eerste dagen kwam iedereen te vroeg op het werk, bang om geen beschikbare werkplek te vinden”.

De indeling van de betrokken verdiepingen is gestandaardiseerd.

Elke verdieping heeft een ‘hart’ nabij de inkom, wat bedoeld is om de overgang tussen buiten en binnen te maken, maar ook veelvuldig als ontmoetingsplek dienst doet. De vergaderzalen met verschillende capaciteit zijn rond dit centrum ingericht. Centraal op het vloeroppervlak vinden we ‘bubbels’ en het verst van de ingang gelegen zijn de concentratiewerkplekken uitgezet.

Verandering voor iedereen Het aspect ‘behaviour’ kreeg voor AXA Belgium topprioriteit binnen het totale veranderingsproces dat zal afgesloten zijn na de volledige uitrol van het AXA Smart Office, midden 2017.

De indeling van de in het Marnix Gebouw betrokken verdiepingen is gestandaardiseerd. De vergaderzalen met verschillende capaciteit zijn telkens rond de toegangszone ingericht. Centraal op het vloeroppervlak zijn er ook bubbels en de concentratiewerkplekken zijn het verst van de ingang uitgezet.

Een ‘dynamic room’ voor snelle vergaderingen en brainstormsessies.

Het belang van opleiding Bij de uitrol van het AXA Smart Office gaat bijzonder veel aandacht naar diverse opleidingsprogramma’s voor alle medewerkers. Voor elk directiecomité werd een seminarie georganiseerd met als doel een concrete invulling te geven aan leiding geven in de nieuwe werkwereld.

Iedere equipe werd naar hun NWOW doel toe gecoached en ging duidelijke teamafspraken maken Ook de people managers kregen een aangepaste training om hun mensen te leren aansturen op resultaat. Daarnaast is er een virtueel opleidingsprogramma uitgewerkt onder de vorm van een ‘game’ om de medewerkers te leren omgaan met flex-werken, het gebruik van de verschillende types werkplekken, het thuiswerken, enz.

Op de werkvloer staan ergonomiecoaches ter beschikking om waar nodig het gebruik van de beschikbare uitrusting door de collega’s te optimaliseren.

Alle werkplekken zijn voorzien van elektrische hoogteregeling voor het werkblad en ergonomische kantoorstoelen.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 35

/AXA BELGIUM, BRUSSEL

Elly Swalens: “Controle op aanwezigheid maakt plaats voor resultaat gericht werken en dat is een hele verandering voor de volledige hiërarchie binnen de medewerkers. Het management moet vertrouwen schenken aan de medewerkers, ze durven loslaten, maar ze daarvoor ook gericht coachen. De medewerkers op hun beurt moeten het vertrouwen van het management verdienen, meer autonoom werken en zelforganisatie aan de dag leggen. Dat is een grote stap!”.

Thuiswerken en televergaderen worden volop opgenomen en aangemoedigd voor zover de klant altijd centraal blijft staan en het goed functioneren van de groep niet ondermijnd wordt door individuele keuzes. “In principe krijgt iedereen de eigen regie over zijn werkweek in handen” vat Elly Swalens samen.

Een interne enquête brengt aan het licht dat 48% van de medewerkers vindt dat de work/life-balans er op vooruit gaat. Slechts 6% ervaart het omgekeerde. Elly Swalens: “Dat is een belangrijk aandachtspunt voor ons. Sommige medewerkers moeten begeleid worden om te kunnen de-connecteren in een wereld waarin je 24/24u en 7/7 dagen verbonden kan zijn met je werk”.

Liefst 70% ervaart het werken in de nieuwe werksfeer beter dan verwacht en 72% van de medewerkers ziet AXA nu als een veel attractievere werkgever. Tenslotte voelt 76% zich ambassadeur en beveelt anderen warm aan om ook over te stappen naar deze nieuwe vorm van werken en samenwerken.

Het mooiste compliment dat Elly Swalens en haar projectteam kunnen krijgen is allicht dat de geboekte resultaten nu ook de collega’s in Frankrijk stimuleren om de overstap te maken naar cocreatief samenwerken. Het Belgische projectteam zal zelfs betrokken zijn bij de uitrol in Frankrijk.

Eduard Coddé ✍ Marc Detiffe 

36 WORKPLACE SHOWCASE 2015

© A2RC Architects

BUSINESS CASE

AXA Belgium

AXA – Marnix Building

AXA Belgium bekleedt op Belgisch niveau een tweede plaats bij de levensverzekeraars en is marktleider P&C verzekeringen. De onderneming telt 4.100 eigen medewerkers en biedt haar producten aan via 4000 makelaars en 700 bankagenten.

Consultants en toeleveranciers en voor het HR & Workplace project • Bricks - Interieurarchitect / Look & feel: Colliers International in samenwerking met NC-Bham - Workplace design consultancy & project management: Colliers International www.profacility.be/colliersbelgium - Lockers: NEDAP www.profacility.be/nedap • Bytes - Alcatel (Softphone) - VCS (wayfinding & video) - Pronestor (room reservation) - Xylos (technology training) • Behavior - Unicorn: Leading in the new world - Consortium Unicorn / Cute Solutions: NWOW principles & behavior for teams & employees

In 2017 zal AXA Belgium zijn historische Brusselse hoofdzetel, gevestigd aan de Vorstlaan in Watermaal-Bosvoorde en bekend als het ‘Royal Belge’-gebouw, verlaten.

De nieuwe hoofdzetel kiest voor het Brusselse stadscentrum, meer bepaald voor de Regentlaan, zowat tegenover het ‘Marnix’-gebouw waar AXA de betrokken kantoren onderwierp aan een grondige herinrichting.

De afbraakwerken van het gebouw aan de Regentlaan zijn gestart.

De heropbouw voorziet 48.000m² kantooroppervlakte.

Flexibel werken vraagt om efficiënt ruimtegebruik.

Of het nou gaat om toegangsdeuren of lockers, postvakken en kasten; Nedap is de expert op het gebied van toegangscontrole. Je komt ons in België en de rest van Europa tegen in diverse kantoren waar volgens het NWOW principe wordt gewerkt, zoals AXA, Baloise, Getronics, Deloitte, PWC en Sanoma. Maar ook in ziekenhuizen, waar gewerkt wordt in diensten, zijn onze oplossingen vertegenwoordigd. Waar je ons ook tegenkomt, wij helpen om efficiënter met ruimtes en het beheer daarvan om te gaan.

Zo helpen wij bedrijven tot 50% ruimte te besparen met onze flexlockers. Medewerkers en bezoekers kunnen de lockers claimen voor de duur van hun verblijf op de door hen gewenste plek. Bij vertrek komt de locker vrij voor iemand anders. Gebruikers kunnen de lockers bedienen met dezelfde toegangspas die ze gebruiken om het pand mee binnen te komen, te betalen in het bedrijfsrestaurant, te follow-me printen en de parkeerplaats mee op te komen. Sleutels (en het tijdrovende beheer ervan) zijn dus niet meer nodig!

Benieuwd hoe Nedap kan helpen de efficiëntie van uw organisatie te verhogen?

Bezoek www.nedapsecurity.com/nl/lockers.

www.nedapsecurity.com

201510 Advertentie_Format_300x230_2.indd 1

02-11-15 09:09

/MONDELEZ INTERNATIONAL

FM BUSINESS CASE

Stapsgewijs evolueren naar integrated facility management Mondelēz International is een Amerikaans multinationaal voedselconglomeraat dat 107.000 werknemers telt. Vijf jaar geleden verhuisde de Belgische administratieve zetel vanuit een verdeeldheid over twee productiesites naar één centrale locatie in Mechelen. De facilitaire diensten die voordien vanuit de productiebedrijven verzekerd werden, moesten nu zelf ingekocht worden.

Bernard de Keyzer

Bij de verhuis van de administratieve diensten stond de keuze voor één service provider voor de Benelux voorop als ideale situatie.

Er werd een tender naar Europees model uitgeschreven voor een aantal basisservices zoals cleaning, catering, security en onthaal (receptie). De bedoeling was om een ‘multiservice’-contract af te

sluiten met een looptijd van vijf jaar en de verbintenis jaarlijks een vastgelegde procentuele besparing te realiseren. Waar en hoe de besparing gerealiseerd wordt kan door de weerhouden provider zelf bepaald worden.

Een moeilijkheid bij het uitschrijven van de tender was dat het gebouw waarin de services moesten geleverd worden nog niet beschikbaar was en het bijgevolg om een theoretische aanvraag handelde.

- International: “Alle ons uit Gino Cauwel, Facility Manager Mondelez de productiesites bekende leveranciers kregen een kans om mee te dingen naar het beoogde multiservicecontract. Voorwaarde was wel dat ze twee derde van de verwachte services met eigen mensen zouden verzekeren en een identieke service bij onze Nederlandse collega’s in Oosterhout zouden leveren”.

Het laten uitgroeien van een partnership met voortdurende verbeteringen, wordt gedragen door Gino Cauwel, Facility Manager Mondelēz International en Claudia Struyf, Facility & Operations Manager bij Facilicom.

38 WORKPLACE SHOWCASE 2015

De tender werd verbonden aan een vijftiental intern opgestelde KPI’s, waarvan de gehanteerde weging in de uiteindelijke beslissing niet naar buiten werd gebracht.

Om het beschikbare budget te optimaliseren voor de inrichting van de nieuwe kantoorruimte, was het een uitdaging om extra financiële middelen vrij te maken. Beoogd werd de investering in de keukenuitrusting voor zowel België als Nederland.

Op de tender volgden 16 kandidaturen. Facilicom sleepte uiteindelijk het contract in de wacht.

Groeiproces Facilicom investeerde in de keukenuitrusting met een afschrijvings- en terugbetalingsplan op vijf jaar. Na de aanvang van de samenwerking voor de diensten cleaning, catering, security en onthaal, werden stelselmatig meer services toegevoegd om alle aanwezige behoeften op het vlak van facility management af te dekken.

Gino Cauwel: “Vier jaar na de start van onze samenwerking met Facilicom hebben we het aantal eigen leveranciers teruggebracht tot amper drie, waaronder de verhuurder van het gebouw”.

Voor de toelevering van diensten zijn er nochtans ook internationaal op Europese schaal vastgelegde contractors, waaraan niet mag worden geraakt. Anderzijds is het mogelijk tal van lokale behoeften te detecteren waarvoor geen prefered partner is opgelegd. Daar speelt bijgevolg de vrije markt.

“In de loop der jaren hebben we steeds meer diensten gecentraliseerd bij Facilicom. Dat geldt voor de meest uiteenlopende zaken, waaronder bv. drukwerk en het economaat. België neemt hier het voortouw voor onze andere Europese collega’s en vandaag is het zo dat we onze ervaringen en kennis uitwisselen met het oog op eenzelfde evolutie in de andere landen”.

De facilitaire dienst beperkt zich tot een handvol mensen waaronder onthaalmedewerkers, een facility coördinator voor Mechelen en Nederland, een facility operator en een handymen.

Levendig FM-contract Dat het contract een initieel vooropgestelde duurtijd van vijf jaar werd aangemeten beoogde expliciet het laten uitgroeien van een partnership. In de praktijk wijzigt de samenwerking voortdurend, worden er halfjaarlijks zaken toegevoegd en ook geschrapt uit het samenwerkingscontract, waarbij het leveren van maatwerk door Facilicom cruciaal is. Zo is de catering een voortdurend aandachtspunt, waarbij zowel het voedingsaanbod als de beleving aan bod komen. Zowat twee jaar geleden al is gekozen om te focussen op gezonde voeding. Er is mogelijkheid tot ontbijt opgenomen en in augustus werd een broodjesbar toegevoegd, waar de medewerkers à la carte broodjes kunnen laten bereiden.

De keukenbrigade verwerkt waar mogelijk ook maximaal producten uit het eigen Mondelez-portfolio.

Opvallend is verder de keuze voor self scan in het bedrijfsrestaurant. De uitgespaarde personeelskost komt ten goede van de medewerkers onder de vorm van een breder aanbod.

Weer een ander initiatief is de inrichting van een fitnesszaal en brainstormruimte. Gino Cauwel: “Fit to win maakt deel uit van onze bedrijfsfilosofie. De ter beschikkingstelling van fitnessfaciliteiten kadert daarin. Facilicom heeft ons een volledig voorstel voorgelegd voor de inrichting van deze ruimten en heeft na ons akkoord werkelijk voor alles gezorgd: verbouwing, aankleding, het installeren van douches, de aankoop van de fitnesstoestellen, de installatie, kortom een gebruiksklare oplevering”. De fitnessruimte staat zowel voor als na de werkuren ter beschikking, evenals onder de middagpauze. Nog een toevoeging aan het contract is het onderhoud van de 2 poolwagens via One FleetService.

Integrated facility management zonder dwang.

Wat al als een multiservice contract voor facilitaire services startte, is vandaag uitgegroeid tot een bijna volledig integrated facility management. Zo is er één gecentraliseerd maandelijks rapport.

Claudia Struyf, Facility & Operations Manager bij Facilicom voert op - International in Mechelen. regelmatige basis overleg bij Mondelez Zij informeert de klant over nieuwe ontwikkelingen en onderzoekt voortdurend wat voor de klant nuttig kan zijn om toe te voegen of te veranderen aan de samenwerkingsovereenkomst. Gino Cauwel: “Wij vinden het belangrijk om stapsgewijs te groeien, niet alle denkbare services ineens op te nemen. Dat zou niet alleen een risico met zich meebrengen, wij hechten er ook groot belang aan dat het vertrouwen telkens opnieuw wordt verdiend”. De samenwerking met Facilicom als partner streeft constant naar beter doen voor zowel medewerkers als bezoekers. “Wij werken vanuit de behoeften en werken dat strategisch uit” geeft Gino Cauwel aan. Claudia Struyf: “Dat stoppen we in een raamcontract waarachter maximaal flexibiliteit schuil gaat, zodat we snel kunnen reageren op veranderingen”.

Synergie zoeken In de bekend nooit eindigende zoektocht naar besparingen door facility management, wordt ook gezocht naar synergiën met naburige bedrijven. Een aanrader zo blijkt. “Het gaat telkens om een gentlemen agreement, geen contractuele verbintenis” commentarieert Gino Cauwel. “Zo hebben we met onze buur OVAM afspraken om elkaar te helpen met onze vergadercapaciteit: we bieden elkaar een ‘overloop’ zodat niet extern moet worden uitgeweken. Ik geloof zeker dat er nog meer kan en ervaar dat we naar elkaar toegroeien. Ook hier is het Facilicom die alle services overkoepelt en in goede banen leidt”.

Synergie schuilt ook in het flexibel inzetten van mensen. Zo zorgt de schoonmaakploeg eveneens voor een check-up van de vergaderzalen, zetten ze alles klaar en ruimen nadien ook weer op.

- International wil zijn medewerkers wereldwijd ‘a nice place “Mondelez to work’ aanbieden” besluit Gino Cauwel. “Onze samenwerking met Facilicom als service provider is gericht op een maximale ondersteuning van deze doelstelling”.

Eduard Coddé ✍

Bernard de Keyzer

Het contract met Facilicom werd recent met twee jaar verlengd, een gevolg van de succesrijke samenwerking en de mogelijkheid om het huurcontract en het contract voor facilitaire dienstverlening synchroon te laten verlopen.

Mondelēz International Inc. Mondelēz International Inc. is een wereldwijd snacking bedrijf, met een pro forma omzet van meer dan $30 miljard. Het bedrijf is aktief in 165 landen en voorziet consument van de meest lekker momenten als wereldleider in koekjes, chocolade, kauwgom, snoep en poederdrankjes, met miljardenmerken als Oreo, LU en Nabisco koekjes, Cadbury en Milka chocolade, Tang poederdrankjes en Trident kauwgum. Het bedrijf is een trots lid van de Standard and Poor’s 500, NASDAQ 100 en Dow Jones Sustainability Index.

Mondelēz International heeft sterke roots in België en is er al sinds 1870 actief. België is de bakermat van iconische merken van Mondelēz zoals TUC, LU Prince, Pims, LEO en Côte d’Or. Mondelēz International is er uniek gepositioneerd daar de voedingsproducent nr. 1 is in alle categorieën waar het aanwezig is (chocolade, koekjes, kauwgom en cream cheese). De onderneming stelt in de Benelux ruim 2500 mensen te werk en is gebaseerd in Mechelen. In België heeft de onderneming 4 productiefaciliteiten: een koekjes- en chocoladesite in Herentals (LU & Milka), 1 chocoladefabriek in Halle (Côte d’Or) en 1 fabriek in Namen voor smeltkaas. De koekjesfabriek in Herentals is de grootste koekjesfabriek in Europa met een jaarlijkse productie van 72.000 ton koekjes.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 39

PUBLI-VIEW

Colliers International Belgium

BOOST YOUR STRATEGY WITH YOUR WORKPLACE Deze slogan vat perfect de verschillende taken samen die Colliers International Belgium, vroegere AOS Belgium, verzorgt voor haar klanten in België. De multidisciplinaire teams begeleiden ondernemingen en organisaties bij de optimalisering van hun vastgoedkeuzes. Colliers helpt ze om een efficiënte en flexibele werkomgeving uit te werken die zinvol is voor de medewerkers en de ‘corporate identity’ van de onderneming verstevigt. Het onmisbare ‘change management’ maakt ook deel uit van het voorgestelde serviceaanbod.

AXA

40 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Danone

ClubMed

De identiteit van een onderneming vertalen in haar kantoorruimte is een kwestie van coherentie en erop toezien dat alle teams zich echt thuis voelen in de ruimte. Colliers ontpopt zich tot een waardevolle en inventieve partner om werkomgeving en kantoren in te richten met respect voor het merkimago en de waarden van de onderneming.

Een goed uitgedachte werkomgeving stimuleert de synergie tussen de teams, zorgt dat mensen elkaar beter begrijpen, bevordert kennisen ideeënuitwisseling, lost problemen op een meer informele manier op en brengt soms meer flexibiliteit met zich mee in de werkregeling.

Een geslaagd ontwerp en design versterken het gevoel van ‘erbij te horen’, de betrokkenheid, de innovatie, de prestaties van de medewerkers en dus ook van de onderneming.

Design& Build Op basis van een vast budget en een uitgewerkte planning neemt Colliers de verwezenlijking en het beheer van het project volledig op zich: ontwerp van het concept, design en ‘look & feel’, inrichtingswerken, installatie van het meubilair, verhuizing, planning en budgetbeheer. De klant kan zich zo focussen op zijn eigen core business terwijl hij tegelijk betrokken blijft bij het concept van zijn nieuwe werkomgeving.

CNA

Verhuizen naar een optimale bedrijfslocatie zonder zorgen De zoektocht naar het ideale bedrijfsgebouw aan de beste (huur) voorwaarden vergt heel wat kennis en expertise. Om dat zo efficiënt mogelijk te laten verlopen zonder onaangename verrassingen, neem je best een expert onder de arm. De consultants van Colliers begeleiden je onderneming in alle vastgoedprojecten van idee tot realisatie, zodat je zelf als ondernemer één aanspreekpunt hebt, en zonder zorgen verder kan ondernemen. Gespecialiseerde commerciële verzekeraar CNA liet zich zo begeleiden door Colliers mét succes. “We wilden ons oud bedrijfsgebouw in het Researchpark in Zellik verlaten omdat we op zoek waren naar een meer moderne werkplek voor onze 14 medewerkers”, zegt algemeen directeur Dominique Depondt van CNA Belgium. “Het nieuwe kantoor moest ruimer zijn, er moest een aangename sfeer zijn, en het moest ook een upgrade zijn van ons imago. Daarom gingen we te rade bij Colliers. Een uitstekende keuze, zo blijkt nu, want in amper 7 maanden tijd is de hele verhuis volgens onze wens gerealiseerd, zonder dat wij ons zorgen moesten maken.”

Biocodex

uitvoeren van de werken en de verhuis: wij zijn voor de klant het aanspreekpunt dat alles in goede banen leidt, binnen de afgesproken timing en budget,” zegt Annick Vandenbulcke, Director Design & Build van Colliers.

Over Colliers International Belgium In België stelt Colliers zo’n 40 mensen te werk. Haar multidisciplinaire teams (vastgoedspecialisten, werkplekadviseurs, ingenieurs, ontwerpers, project managers, …) bieden in een integrale aanpak een antwoord aan elk vastgoedvraagstuk van een eindgebruiker.

Colliers International Belgium nam op 13 juli 2015 IDB Management (IDB) over, een toonaangevende Belgische speler op het vlak van vermogens- en vastgoedbeheer. Als gevolg van de transactie verandert IDB van naam en heet het voortaan Colliers International Asset Management Belgium.

Zoals CNA zijn er in België jaarlijks 10-tallen klanten jaarlijks die met succes beroep doen op Colliers. “Elk vastgoedproject wordt bij ons met de grootste zorg begeleid: van het zoeken naar een geschikte locatie en gebouw, onderhandelen van het huurcontract tot het Charles Schallerlaan 54 - 1160 Brussel +32 (0)2 775 95 11 belgium@colliers.com www.colliers.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 41

/FOD MOBILITEIT EN VERVOER, BRUSSEL

FOD Mobiliteit en Vervoer

BUSINESS CASE

42 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Mobi4U wint Facility Award en wijst de weg voor andere openbare administraties

In het City Atrium aan de Vooruitgangstraat 56 in Brussel werkten 750 mensen. Elk van de betrokken verdiepingen was gecompartimenteerd in kantoorhokjes met daartussen veel gangen. Het leek wel op ziekenhuisgangen met heel veel ziekenkamers. “Er kan nog geen blad papier meer bij” luidde het commentaar op de gegeven werksituatie. Toch was het de bedoeling dat 250 collega’s uit andere vestigingen hier zouden intrekken.

Jan Mathu, Facility Manager- en Projectleider Mobi4U: “Het Mobi4U project werd gevoed vanuit verschillende vaststellingen. De mobiliteit voor onze mensen - en in België in het algemeen - ging er op achteruit, wat als een aanzwellend probleem werd ervaren. De druk om te besparen nam toe. Onze tweejaarlijkse tevredenheidsenquête bij de medewerkers was weinig bemoedigend en tenslotte was er nog een problematische situatie voor wat het aantrekken van jong talent betrof, in het bijzonder technisch hoog geschoolde medewerkers. Onze FOD moest zich absoluut als een aantrekkelijke werkgever aandienen”.

Een duw in de rug In 2012 werd ‘Optifed’ gelanceerd, een programma dat projecten stimuleerde die meer efficiëntie en besparingspotentieel bij de overheidsdiensten zouden implementeren. Véronique Lagrange, die samen met Jan Mathu het Mobi4U project management op zich nam: “In 2008 lag er al een plan klaar voor onze FOD, maar dat was

op dat ogenblik niet financierbaar. Met Optifed diende zich een mooie kans aan, die we met beide handen grepen”. Er was echter een niet geringe uitdaging aan verbonden: indien het ingediende plan de goedkering zou wegdragen, moest het binnen één budgetjaar worden afgerond. “Slechts 10 maanden verliepen tussen de toekenning van het budget en de oplevering” klinkt het trots.

Niet alleen de tijdsdruk vormde een beangstigende uitdaging, het ganse project moest ook nog als één overheidsopdracht worden behandeld, m.a.w. de potentiële partijen voor de realisatie moesten in staat zijn om architectuur, aanpassingswerken, elektriciteit, HVAC, ICT-netwerken, vloeren en meubels tot een goed einde te brengen.

Dat betekende dat ook de gewenste types werkplek vooraf moesten gedefinieerd worden. “Wij eisten een offerte in nauwelijks 4 weken” blikt Jan Mathu terug. “We gaven ons 1 maand om de inzendingen te evalueren”. Drie kandidaten dienden uiteindelijk een offerte in, nadat op hun vraag de indieningstermijn met twee weken werd verlengd.

Visie als motor voor Mobi4U Het nieuwe werken doorvoeren bij de FOD Mobiliteit en Vervoer was eigenlijk het hoofdopzet. De concentratie naar City Atrium werd daaraan gekoppeld. Er werd een oproep uitgestuurd aan de medewerkers om mee te werken aan de ontwikkeling van een eigentijdse visie op het werken. Thomas De Spiegelaere, persverantwoordelijke: “Liefst 200 mensen stelden zich kandidaat.

Zij gaven via 3 workshops in amper 1 maand tijd de aanzet tot een visietekst die kon worden voorgelegd aan de directie”. Bij de visieontwikkeling stond voorop dat het niet mocht ophouden bij ‘wat willen we’; hoe de visie realiseren was een conditio sine qua non.

Bij de visieontwikkeling kwam op het voorplan dat mensen verantwoordelijkheid willen, resultaat gericht werken en flexibele werktijden.

Het City Atrium

Marc Detiffe

Het project begon als een ‘mission impossible’ omdat het beoogde ‘doelgebouw’ – City Atrium - op de gebruikers al een overvolle indruk maakte nog voor de collega’s van twee andere vestigingen er zouden intrekken. Het opzet om alle medewerkers van de FOD Mobiliteit en vervoer in een gebouw te concentreren gaf aanleiding om een totaal nieuwe visie op werken te ontwikkelen.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 43

/FOD MOBILITEIT EN VERVOER, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Zes projectgroepen Véronique Lagrange: “Er werden 6 projectgroepen samengesteld die elk binnen hun domein de realisatie van de visienota moesten concretiseren. Zo boog de projectgroep ICT zich over het toekennen van een laptop aan elke medewerker, het faciliteren van thuiswerken, het algemeen gebruik van Windows 8 en de latere keuze voor Office 365 als universeel platform om overal te kunnen werken.

De projectgroep document management bepaalde dat elke dienst per medewerker nog 3 m kastruimte mocht behouden en bereidde de selectieprocedure voor het uitdunnen van de papieren archieven voor. Er was een projectgroep die de processen analyseerde en vervolgens stroomlijnde, een andere effende het pad voor het implementeren van de nieuwe bedrijfscultuur en het overdragen daarvan, zonder de groep ‘mobicom’ te vergeten die instond voor alle communicatie tussen de projectgroepen en intern naar alle collega’s toe”.

Jan Mathu: “Eerst waren de 5e en 6e verdieping aan de beurt.

Iedereen moest in het gebouw gehuisvest blijven tijdens de verbouwings- en herinrichtingswerken. Het was een onvoorstelbaar puzzelwerk om alles georganiseerd te krijgen. Er was al plek tekort en het was dan ook echt knarsetanden bij de mensen. Gelukkig deden de diensten ICT en Logistiek wonderen om de boel draaiende te houden”. De parking diende als uitwijk voor het tijdelijk opslaan van meubels, zodat in de buurt naar uitwijkmogelijkheden diende gezocht voor de auto’s.

Voordelen bij de vleet De realisatie van dit project heeft op vele vlakken voordelen opgeleverd, die veel verder gaan dan de voorspelbare besparing door de aanzienlijk lagere huurkost. Zo moeten er niet langer voortdurend ‘kantoorhokjes’ verbouwd worden op de kantoorvloeren.

In gans het gebouw zijn WiFi-netwerken uitgerold, gescheiden voor

“Voor de inrichting werd de actueelste norm van de Regie der Gebouwen gehanteerd: < 12m²/persoon, geen individuele kantoorruimten en geen wanden. De initieel 1100 werkplekken, verspreid over drie gebouwen, werden gereduceerd tot 750 flex-desk werkplekken“ De 6 projectgroepen vergaderden wekelijks. Voor de inrichting werd de actueelste norm van de Regie der Gebouwen gehanteerd: < 12m²/persoon, geen individuele kantoorruimten en geen wanden.

De initieel 1100 werkplekken, verspreid over drie gebouwen, werden gereduceerd tot 750 flex-desk werkplekken.

bezoekers en medewerkers, terwijl een bedraad netwerk de stabiliteit verhoogt. Dankzij het clean desk principe wordt bespaard op schoonmaakkosten, nogmaals versterkt doordat er niet langer individuele vuilnisemmers zijn, maar centrale afvaleilanden de dienst overnemen.

Organisatorische uitdaging Dit project stond onafgebroken onder hoogspanning en hoewel elk onderdeel op zich al genoeg professionalisme en doorzettingsvermogen vergde, was de organisatie van alle noodzakelijke verhuisbewegingen waarschijnlijk de grootste uitdaging.

Door de nauwe betrokkenheid bij de visieontwikkeling evenals bij de concretisering via de projectgroepen, groeide er meer inzicht en waardering voor facility management. Véronique Lagrange: “Bij de aanpak van de eerste verdieping kregen we flink tegenwind, maar een bezoek aan de werf keerde het tij. De mensen zagen plots hoe

44 WORKPLACE SHOWCASE 2015

ruim en licht de verdieping was. Zodra iedereen opnieuw geïnstalleerd was, overtuigde het geheel”.

Mobi4U, het nieuwe werken bij de FOD Mobiliteit en Vervoer laat 2 dagen thuiswerk per week toe, maar in de praktijk blijft het meestal bij één dag. Naast thuiswerken is er ook de mogelijkheid gebruik te maken van een satellietkantorennet, 16 locaties in de nabijheid van een station, die gedeeld worden met andere FOD’s.

Met een gerealiseerde besparing van 4,1 miljoen euro/jaar heeft de FOD Mobiliteit en Vervoer een voorbeeldstatus verworven t.o.v. de andere FOD’s. Indien hun collega’s dit voorbeeld zouden volgen, zou dat een besparing van miljoenen euro’s per jaar opleveren, zonder aan de dienstverlening noch het personeelsbestand te raken!

Eduard Coddé ✍

Indrukwekkende besparing • in het City Atrium werd de gehuurde oppervlakte van 24.000m² teruggebracht naar 20.000m². Bovendien werd de huur van de CCN-locatie (11.000m²) en de vestiging te Haren (4.000m²) per 1 juni 2014 stopgezet. De gehuurde oppervlakte bedraagt vandaag 20.000m² i.p.v. 39.000m² voordien • 17 FTE medewerkers van de eigen schoonmaakdienst werden

omgeschoold voor nieuwe taken • het aantal koelkasten in gebruik daalde van 100 naar 30 • 2.000 vuilnisemmers maakten plaats voor 40 afvaleilanden • de bedeling van 600 postvakken werd teruggebracht tot 20 postcenters bij de lockers • het printerpark met o.a. 580 individuele printers werd gereduceerd tot 30 multifunctionele printers De gerealiseerde financiële besparing bedraagt liefst 4,1 miljoen euro/jaar (2,8 miljoen voor de huurkosten en 1 miljoen voor de exploitatiekosten) t.o.v. een eenmalige investering van 5,7 miljoen euro.

FOD Mobiliteit en Vervoer

Er werd een waaier werkplektypes geselecteerd: werkplekken met en zonder tussenschot, eenpersoonswerkplekken, stille ruimten, ‘overflow’ruimte, vergaderzalen…

FM Project of the Year

De bedeling van 600 postvakken werd teruggebracht tot 20 postcenters bij de lockers

De medewerkers van de FOD Mobiliteit en Vervoer genieten nu van een aangename werkomgeving met ergonomische werkplekken (hoogteregeling werkblad, ergonomische stoelen). Elke medewerker beschikt over een laptop met docking station, een computermonitor met hoogteregeling, alsook VoIP-telefonie, wat voordien al was ingevoerd.

80% van de mensen beschikt over een smartphone.

Bernard De Keyzer - courtesy of IFMA

FOD Mobiliteit en Vervoer

FOD Mobiliteit en Vervoer

Op 12 mei heeft een vakjury tijdens de uitreiking van de IFMA Facility Awards het project Mobi4U van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer verkozen tot ‘FM Project of the Year 2015’. De FOD viel in de prijzen door de principes en best practices van de NWOW binnen zijn administratie toe te passen.

Voor Jan Mathu, Facility Manager-Adviseur-generaal en Projectleider Mobi4U, was het niet de eerste bekroning. Tijdens de Facility Awards 2012 werd hij bekroond voor de ‘Best FM Thesis 2012’ aan het einde van zijn studies facility management aan Odisee (voorheen KaHo Sint-Lieven).

Zijn thesis vormde de ingang punt voor het nieuwe werken bij de FOD Mobiliteit en Vervoer. Op dat ogenblik werd nog uitgegaan van de integratie van één gebouw.

Het topteam achter het project, met als projectleider Jan Mathu, Diensthoofd Budget, Beheercontrole en Logistiek, Véronique Lagrange, experte in organisatiebeheer, en Doreen Coppens, Project & Communication Manager bij de FOD Mobiliteit en Vervoer.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 45

Innovatie troef bij PROCOS Group!

Als studie- en adviesbureau in bedrijfshuisvesting heeft PROCOS Group het voorbije jaar hard geĂŻnvesteerd in innovatie. Onze teams in Lissabon, Arhnem, Hasselt en Antwerpen zijn voor onze klanten op zoek gegaan naar nog betere antwoorden op hun vragen. Deze innovatie is duidelijk zichtbaar in onze twee activiteiten: SPACE waarbij we adviseren bij het ontwikkelen en implementeren van een nieuwe werkomgeving, Facility Management en Project Management SOFTWARE waarbij we tools ontwikkelen en implementeren om het documentenbeheer, het bouwproces en de facilitaire processen te ondersteunen.

Vanaf september 2015 start PROCOS Group met het implementeren van de nieuwste versie van ARCHIBUS. ARCHIBUS introduceert met een reeks nieuwe functionaliteiten de nieuwe principes van Asset Management, zoals vastgelegd in de recent gepubliceerde standaard ISO55000. Voor de Facility Manager zal het gebruik van deze standaard een enorme toegevoegde waarde opleveren bij het beheer van de assets, lifecyle managent, risicobeheersing en planning. De nieuwe release bevat ook een reeks extra mobile appâ&#x20AC;&#x2122;s.

PROCOS Group voegde aan het al uitgebreid gamma de app voor conditiestaatmeting op basis van de Nederlandse standaard NEN2767 toe.

De integratie van BIM (Revit) met ARCHIBUS sluit vandaag reeds naadloos aan op de vragen van onze klanten. Steeds meer zijn ze zich ervan bewust dat het korte termijn denken niet rendeert. Het integreren van alle partijen is een voordeel voor de opdrachtgevers, investeerders, ontwerpers, bouwers

en facility manager. Met ons advies en de ondersteuning via ARCHIBUS en BIM (Revit) garanderen we dat de gebouwde omgeving beter is afgestemd op de eisen en noden van de gebruikers. Het PROCOS Group team werkt hard om de integratie van ARCHIBUS met BIMsystemen te verbeteren. Dit zal leiden tot een meer gestroomlijnd ontwerp- en bouwproces en een betere afstemming tussen ontwerp en gebruik.

Het “nieuwe werken” is “out”; wel in de oude vorm maar zeker niet in de nieuwe. Vaak percipiëren organisaties open space, telewerk, desk sharing en clean desk als het “nieuwe werken”. Het team van PROCOS Group, met 25 jaar ervaring in het ontwikkelen en implementeren van werkomgevingen, is ervan overtuigd dat

in de geschiedenis wordt de Belgische Facility Management markt in kaart gebracht en de trends en evoluties benoemd. In samenwerking met IFMA Belgian Chapter werkt een team van PROCOS Group consultants aan dit onderzoek.

De resultaten zullen zeker bijdragen tot een verdere professionalisering van het vakdomein.

"Het voorbije jaar was voor PROCOS Group een jaar vol innovatie."

Ook in onze communicatie innoveren we.

Zo creëerden we een nieuwe virtual identity, die beter aansluit bij onze waarden en onze manier van werken met een nieuw logo, nieuwe communicatietools en een update van onze website. Het voorbije jaar was voor PROCOS Group een jaar vol innovatie. We zijn ervan overtuigd dat dit bijdraagt tot het optimaliseren van onze dienstverlening in SPACE en SOFTWARE.

er geen standaard voor “het nieuwe werken” bestaat. Iedere organisatie heeft haar cultuur, haar managementstijl, haar historiek en haar medewerkers. Er zijn een reeks uitgangspunten die de basis vormen voor een nieuwe werkomgeving maar deze stemmen we steeds af op de organisatie en haar medewerkers. Samen met een goede begeleiding van de verandering garandeert dit het succes.

PROCOS Group innoveert ook in het Facility Management vakgebied. Voor de eerste keer

Wilt u kennismaken met onze innovatie, kijk dan op www.procosgroup.com of neem contact op met info@procosgroup.com of bel het nummer +32 3 2429460.

/DESIGN MANAGEMENT TRENDS

WORKPLACE

Noodkreet voor meer privacy op de werkvloer Wereldwijd blijken slechts 11% van de kantoorwerkers zeer tevreden te zijn met hun werkomgeving, terwijl 69% van hun collega’s zich weinig tot zelfs zeer ontevreden uitlaat over hun werkomgeving. Deze ontevredenheid resulteert in het mentaal afhaken van de werknemers en toenemende onverschilligheid tegenover het gebeuren in de onderneming.

Een wereldwijd en kwaadaardig virus zo blijkt uit een recente studie door Gallup in 14 landen1.

goed voelt, niet omdat ze daar moeten zijn. Het gaat om fysiek, emotioneel en bewust welzijn op de werkplek. De meest gehoorde klacht bij kantoorwerkers is een gebrek aan privacy. In een open space werkomgeving wordt de concentratie snel verstoord.

De werkomgeving is een bron van stress en bemoeilijkt het om individueel werk goed te doen. Maar ook teamwork wordt te vaak verstoord. Herhaald luidt de noodkreet: ‘Ik kan mezelf niet meer horen denken!’.

Geëngageerde en gemotiveerde medewerkers zijn productiever, tonen meer trouw aan de werkgever, veroorzaken minder absenteïsme en dragen bij tot hogere winsten voor de onderneming.

‘Wellbeing’ voor de werknemers is het sleutelwoord om het tij te keren volgens Gallup.

Onderzoek van Steelcase2 toont bovendien aan dat de fysieke werkomgeving een bijzonder grote impact heeft op de ‘Wellbeing’ervaring en bijgevolg op het engagement van de medewerkers.

Zo klaagden 53% van de respondenten in België erover niet in teamverband te kunnen werken zonder gestoord te worden.

Bij 56 % luidde de klacht niet te kunnen bepalen waar te werken in functie tot de uit te voeren taken. Voor 46% van de bevraagden laat de werkomgeving niet toe zich gemakkelijk te concentreren.

Een gelijk percentage geeft aan zich niet rustig en relaxed te voelen op de werkplek. 51% Voelt zich niet betrokken bij het bedrijf en de bedrijfscultuur. 38% betreurt niet de eigen ideeën te kunnen delen.

Tenslotte geeft 58% aan geen aangepaste accommodatie aan te treffen voor mobiele werkers.

Kantoorwerkers worden alle 3 minuten gestoord door zowel menselijke als digitale afleidingen. Zodra een activiteit verstoord werd, duurt het tot 23 minuten om zich terug te kunnen concentreren.

Bovendien valt het daarna telkens moeilijker om zich af te sluiten van een volgende verstoring. Mensen kunnen niet gemakkelijk - eigenlijk nauwelijks - multitasken. Meer zelfs, de mens kan slechts zijn volle aandacht schenken aan één enkele cognitieve taak.

Wanhopig op zoek naar privacy Er is nood aan een herwaardering van het kantoor, het opnieuw bedenken en uitvinden van de werkomgeving. Er moet een sfeer gecreëerd worden waar mensen graag willen werken omdat het

“De noodroep om ‘Privacy’ is niet de roep om terug te keren naar het eigen kantoor“ De meeste kantoorwerkers worden overdonderd door de alsmaar toenemende hoeveelheid informatie waarvan ze dagelijks geacht worden die te verwerken. En de grotendeels open kantooromgevingen veroorzaken bovendien een massa stooraanvallen op de concentratie.

‘Privacy’ opnieuw uitgevonden De noodroep om ‘Privacy’ in de werkomgeving is veelzijdig en gaat over geluidshinder, visuele afleiding, het afbakenen van de eigen ruimte en de overvloed aan ontvangen en op te nemen informatie.

Kantoorwerkers worden gestoord door de werkomgeving, maar ook extern door het ‘connected’ zijn. Opmerkelijk is dat de schreeuw om privacy wereldwijd wordt gehoord, los van landen en culturen.

Mensen schreeuwen om privacy, maar willen evenzeer met anderen samen zijn, hebben behoefte om dingen samen te doen.

‘Werkruimte’ is waar mensen zich goed voelen om met anderen samen te werken. Er zijn weliswaar internationale verschillen, maar algemeen worden 4 zones in de ruimte erkend: intieme ruimte, persoonlijke ruimte, sociale ruimte en publieke ruimte. In NoordAmerika worden respectievelijk 46 cm t.o.v. het eigen lichaam als intieme ruimte beschouwd, 1,25 m als persoonlijke zone, tot 4 m als sociale ruimte en daarbuiten als publieke ruimte geïnterpreteerd.

De door elk individu gewenste privacy varieert volgens persoonlijkheid, de ingesteldheid, maar ook volgens het ogenblik en de taak waarmee men bezig is. De Steelcase-studie benadrukt ook dat de mentale en fysieke privacy - hoewel vaak met elkaar verstrengeld - toch behoorlijk verschillend zijn. Heel wat respondenten gaven aan nood te hebben aan ‘eigen ruimte’, waarmee ze bedoelden de vrijheid en veiligheid te zoeken om te doen en denken wat ze zelf voor correct houden zonder beoordeling door anderen.

Gallup-studie: ‘The State of the Global Workplace’. De kost van niet geëngageerde medewerkers wordt op jaarlijks 450 tot 550 miljard dollar geschat.

Voor een land als Duitsland wordt een jaarlijkse kost van 100 miljard euro gespecificeerd.

2 Steelcase / IPSOS onderzoek bij 10.500 werknemers in 17 landen (2014).

1

48 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Het advies luidt om kantoorinrichtingen te bedenken waarin medewerkers vrij kunnen bewegen en kunnen kiezen tussen een waaier interacties met hun omgeving en collega’s, maar waar nodig zich ook kunnen terugtrekken in een eerder gesloten ruimte voor geconcentreerd en individueel werken.

Betrokkenheid

11% zeer tevreden

20 % tevreden

33 %

enigszins tevreden

69 27 %

Werknemers die niet volledig betrokken zijn op het werk zijn ook het minst tevreden met hun werkomgeving

ontevreden

9%

%

zeer ontevreden

Tevredenheid over de werkplek

Privacy is zeer gediversifieerd De noodroep om ‘Privacy’ is niet de roep om terug te keren naar het eigen kantoor. Het gaat niet om muren en een deur, maar om een gevoel dat kan ervaren worden in een afgesloten, half open of publieke ruimte, afhankelijk van welke ervaring men nastreeft. Elke mens zoekt ‘Privacy’ om verschillende redenen en op verschillende momenten.

Soms kan een uur gewenst zijn, dan weer kan een kwartier volstaan om tot rust te komen tussen een paar drukke vergaderingen.

Het is opportuun om ‘Privacy ruimte’ te creëren in het grote landschap van de werkomgeving. Medewerkers moeten keuze en controle hebben over de beleving van de werksfeer, wat essentieel is voor de nagestreefde ‘Wellbeing’-ervaring. Soms kan een hoge rug van een kantoorstoel al volstaan om een privacy gevoel op te wekken.

< Uit het onderzoek dat door internationaal onderzoeksbureau IPSOS in opdracht van Steelcase onder 10.500 werknemers is uitgevoerd blijkt dat er een sterk verband is tussen tevredenheid van werknemers over de werkplek en hun mate van betrokkenheid. De meest betrokken werknemers waren ook het meest tevreden met hun werkomgeving.

De werkomgeving moet inspelen op diverse vormen van aanwezigheid: ze moet teams verbinden die zich in dezelfde ruimte verbinden en op afstand via communicatietechnologie, inspelen op de nood aan samenwerking en respect voor de ‘Privacy’-afbakening.

Elk bedrijf moet maximaal trachten te begrijpen wat de individuele verwachtingen t.o.v. de werkplek zijn. Elke medewerker is verzadigd met technologische verbindingen en persoonlijke connecties, wat eigen is aan ons zeer dicht verweven informatielandschap. Daaruit ontstaat de nood aan ontsnappingsmogelijkheden. Het zoeken naar evenwicht tussen ‘Privacy’ en samenwerking leidt tot het aanbieden van individuele keuze en controle over de werkomgeving, krijgt een antwoord via een waaier aan plekken en gerelateerde zones die de ‘Wellbeing’-ervaring ondersteunen.

Hoe ‘De ‘Renaissance’ van het kantoor’ er kan uitzien, geruggesteund door de resultaten uit de studies door Gallup en Steelcase, wordt gevisualiseerd en gecommentarieerd in het Steelcase Magazine ‘360°’ # 368 p.36-47 , beschikbaar via www.steelcase.com of www.profacility.be/references

Brain chains

Lees ook het artikel ‘Bedreiging voor de productiviteit bij kenniswerkers’ n.a.v. een interview met Prof Dr. Theo Compernolle voor Profacility Magazine, evenals zijn boek ‘Brain chains’.

Download het artikel via onze online bibliotheek www.profacility.be/biblio op 03/10/2014

Eduard Coddé ✍

WORKPLACE SHOWCASE 2015 49

PUBLI-VIEW

ADMOS

Marc Detiffe

NWOW EN ARCHITECTUUR ONDER DE KNIE

Dimension Data, Brussel

50 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Admos, dat op het kruispunt tussen binnenhuisarchitectuur en ‘design & build’ actief is, stelt bedrijven die hun kantoorruimtes willen vernieuwen of compleet nieuwe kantoorruimtes wensen, een begeleiding van A tot Z voor.

Admos heeft zich gespecialiseerd in het ontwerp en de vormgeving van werkomgevingen waarin de principes van het NWOW geïntegreerd zijn en die de waarden van het bedrijf weerspiegelen.

Een verhuizing of een doorgedreven renovatie verplicht een bedrijf ertoe na te denken over wat zijn reële behoeften zijn. “Het klopt dat een verhuizing vaak aan de basis van een project ligt” stelt Anthony Shaikh vast, vennoot van Admos. “En het is vanuit dat vertrekpunt dat we onze klanten bijstaan. We beginnen met hun behoeften en de bestaande situatie te analyseren en op basis daarvan helpen we ze om een overwogen keuze te maken tussen ‘stay or leave’. We denken vervolgens na over de manier waarop we de werkomgeving kunnen optimaliseren om tot een echt noodzakelijke indeling van het werkoppervlak te komen. Daarvoor moeten we de organisatie van het bedrijf onderzoeken, de verplaatsingen en de stromen tussen de afdelingen en lokalen vaststellen … Hoe functioneren de mensen in hun omgeving, hoe gebruiken ze de ruimte en hoe kunnen we dat gebruik verbeteren door de indeling te optimaliseren?”.

Dechert LLPP, Luxemburg

One-stop shopping Van de analyse ‘stay or leave’, het bepalen van de inrichting, de verhuizing tot en met het betrekken van de nieuwe werkomgeving, biedt Admos een ‘one-stop shopping’-oplossing, zodat de klant heel precies de kosten van de voorgestelde aanpak kan berekenen en met kennis van zaken een keuze kan maken.

Christophe Erkens, vennoot en oprichter van Admos: “We ontwerpen niet alleen ruimten maar vullen ze ook concreet in volgens een correct evenwicht tussen design en duurzaamheid, rekening houdend met de functie van de ruimte. We leggen een grote realiteitszin aan de dag voor wat de budgetbewaking betreft, in het kader van ‘design & build’projecten zorgen we voor de volledige uitvoering, tot de overhandiging van de sleutels. De uitvoering gebeurt snel, de deadlines en budgetten worden gerespecteerd... en het resultaat is gegarandeerd!”.

Maatwerk Het is een constante uitdaging voor Admos om op tijd en binnen de toegekende budgetten voor kantoorinrichtingsprojecten op maat te leveren, maar evenzeer om state of the art concepten uit te werken die uitzonderlijke werkomgevingen creëren om de communicatie en productiviteit te stimuleren. Om de samenwerking te stimuleren, nemen vandaag de zones voor informele uitwisselingen binnen de betrokken kantooroppervlakte een centrale plaats in, terwijl de individuele werkplekken errond worden uitgezet. De voorgestelde

Yvan Glavie

Yvan Glavie

Yvan Glavie

ALD Automotive, Brussel

Jones Day, Brussel

oplossingen beantwoorden aan de verwachtingen van de medewerkers die meer mobiel zijn, meer verbonden, maar evenzeer aan een meer internationaal en multicultureel karakter van de bedrijven.

Anthony Shaikh benadrukt één van de belangrijkste voordelen van Admos: “De oplossingen voor de kantoorinrichting die wij aanreiken zijn altijd anders, omdat de cultuur en de waarden van de onderneming er altijd integraal deel van uitmaakt. We zijn er trots op dat we telkens weer nieuwe ideeën uitwerken, dat we kunnen vernieuwen maar tegelijk toch onze persoonlijkheid weten te behouden. De lijnen die we voorstellen zijn jong, nieuw en innovatief!”.

Begin 2010 werd Admos opgericht door Christophe Erkens en Anthony Shaikh. Vandaag telt het bedrijf 25 medewerkers, verdeeld over de vestigingen in Brussel en Luxemburg. De ambities van Admos zijn duidelijk: hun activiteiten op internationaal niveau uitbreiden en creatieve oplossingen aanbieden die Admos positioneren als bezieler van trends op het vlak van kantoorinrichting.

Brusselsesteenweg 135A 1310 Terhulpen T +32 (2) 634 30 10 contact@admos.be www.admos.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 51

/ WELZIJN OP HET WERK

HR

20 waardevolle minuten voor de productiviteit HR-managers zijn ervan overtuigd: je goed voelen op je werk vergroot de productiviteit en vermindert de ‘psychosociale risico’s’, waar de wet van september 2014 een preventieplan voor oplegt. Concreet is het aan de facility managers om een adequate uitrusting te voorzien, bijvoorbeeld een ruimte voor ‘powernapping’. Een siësta-professional is klaar om er zich over te ontfermen.

De siësta-bars floreren in de grote steden, zelfs in Brussel1, en het idee begint ook z’n weg te vinden naar de bedrijven. Heel wat meubelfabrikanten bieden hiervoor cocon-zetels aan. Maar de culturele remmingen zijn groot, vooral in het werkmilieu. Toch begint er een mentaliteitswijziging te komen, met de zegen van de medische faculteiten: nee, slapen in het midden van de dag is geen uiting van luiheid, maar een gezond beheer van het vierentwintiguursritme en een zweepslag voor het metabolisme.

Een middagdutje, dat moet je aanleren Sophie Geilenkirchen is overtuigd van de voordelen van een middagdutje voor de productiviteit en de creativiteit. Als beheerder van bedrijven overdag, lesgever in body balance ’s avonds, actief beoefenaar van powernapping en mindfullness tussendoor, vindt ze ook nog de tijd om ‘Work In Joy’ te lanceren, een dienstenbedrijf dat een plaats van herbronning wil creëren binnen het bedrijf.

“Al wat we nodig hebben, is een klein, specifiek toegewezen lokaaltje. We kleden het aan, rusten het uit met massagezetels en accessoires voor het stimuleren met auditieve prikkels, licht, geuren en muziek. Daarna moet je de gebruikers begeleiden in het effectief gebruik van de siësta (kort, maximum 20 minuten), die relaxerend en stimulerend is, zonder een van de neveneffecten waar sommigen bang voor zijn, zoals het gevoel van tijdverlies. Zoiets leer je aan, dat perfectioneer je, onder meer met een specifieke mobiele app”.

52 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Betaald worden om te slapen?

Guust Flater zou in de wolken zijn…

“Bedrijven weten wat het collectief absenteïsme (6 personen op 100, dagelijks) en de burn-outs (19.000 gevallen in België) hen kosten: 250 tot 300 euro per persoon per dag” argumenteert Sophie Geilenkirchen. “Daar staat tegenover dat de installatiekost voor een ruimte waar men aan preventie kan doen, voorgefinancierd door Work In Joy, het equivalent kost van een maaltijdcheque per persoon per maand” argumenteert ze. De berekening is snel gemaakt.

En EEBIC heeft dat intussen gedaan voor z’n nieuw business center in Anderlecht (opening in november 2015). Alle aanwezigen zullen toegang hebben tot dit lokaal van 38 m2, uitgerust met relaxzetels, waarvan twee met massagefunctie. Het ‘Cercle de Wallonie’ in Seraing opent in september een lokaal van 24 m2 dat uitgerust is om alle leden van de zakenkring zelf ervaring te laten opdoen. Nog in Luik opende het IT-bedrijf AFELIO in oktober een ruimte met relaxzetels, zodat haar geeks kunnen herbronnen in informatica-creativiteit.

De interesse van het bedrijfsleven voor dit gegeven luwt niet: de volgende Topontmoetingen van Deauville 2 hebben als thema ‘creativiteit’. Een sterk signaal is dat de oprichtster van Work In Joy een van de gastsprekers is...

Patrick Bartholomé ✍

Te lezen • Daily Mail: “A 30-minute snooze can repair the damage caused by a lack of sleep” : http://goo.gl/qugThk • De ontelbare artikels en wetenschappelijke studies over de siësta: • http://www.itam.be/mindfulness.html • www.workinjoy.be

Sophie Geilenkirchen

Power nap : gebruiksaanwijzing 1 Leg dit magazine weg 2 Dim het licht (bril, sjaaltje, gordijnen…)

3 Drink eventueel wat koffie of thee voor je begint Het effect zal zich pas na je ‘terugkomst’ manifesteren 4 Zet je smartphone in vliegtuigmodus en stel 20 minuten later een alarm in 5 Installeer je comfortabel (zetel, bed…) en ontspan je 6 Sluit de ogen, adem rustig en concentreer je op je ademhaling 7 Probeer niet noodzakelijk te slapen. Laat enkel je gedachten de vrije loop, het effect zal hetzelfde zijn, of je bij bewustzijn blijft of niet 8 Als het alarm afgaat, sta dan op, stel je bloot aan het licht, klets wat water in je gezicht en wandel snel of spring ter plaatse.

Geniet van je nieuwe energie

1

Voor meer informatie, ga naar www.pauz.be

2

http://rencontresausommet.be

/LEEFMILIEU BRUSSEL

BUSINESS CASE

Leon Vanwoerkom

Leon Vanwoerkom

Het ‘eco-dynamic-office’ Geen theoretisch model, maar zelf gedefinieerd maatwerk

WORKPLACE SHOWCASE 2015 53

/LEEFMILIEU BRUSSEL

BUSINESS CASE

Rendering CEPEZED Architects

Het besluit tot verhuizen en centraliseren van de verschillende afdelingen en teams was voor Leefmilieu Brussel het spreekwoordelijke ‘vuur aan de lont’ om zich grondig te bezinnen over de optimale werkomgeving voor de medewerkers en in het bijzonder over de onderlinge samenwerking en stimulerende kruisbestuivingen. Lang voor de nieuwe thuis geconcretiseerd werd, vervoegde een expert voor change management de interne project manager.

Studies hielpen om vast te leggen hoe de verschillende teams optimaal werden ondergebracht in het gebouw. Het ontwikkelde werkplekconcept werd geprojecteerd op een leeg vloerplan om tot de optimale indeling te komen, die nadien werd overgemaakt aan de interne architecte.

54 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Barbara Dewulf, Afdeling Informatie, Algemene coördinatie, Circulaire economie, Duurzame stad en projectverantwoordelijke: “We zaten voordien aan de rand van de stad, verspreid over een aantal oude gebouwen die niet meer in overeenstemming konden gebracht worden met het ecologisch management dat wij als organisatie uitdragen. Wij hebben van meetaf beslist om van dit project veel meer te maken dan een verhuis met keuze voor een nieuw gebouw. De nieuwe thuis moest in lijn liggen met waar we voor staan, m.a.w. de passief standaard was zowat een conditio sine qua non. Daarnaast zijn transparantie en performantie kernwaarden voor onze organisatie”.

Het volledig passief kantoorgebouw voor ongeveer 650 medewerkers, dat inmiddels met de bijnaam ‘broodrooster’ werd gedoopt, is gebouwd volgens de door Leefmilieu Brussel als huurder opgelegde prestatieverwachtingen. Barbara Dewulf: “Voor ons was het o.a. zeer belangrijk dat er maximaal daglicht zou doordringen tot op elke plek in het gebouw, maar ook het akoestisch comfort was een absolute topprioriteit”.

Het ‘eco-dynamic-office’ Bij de start van het project lagen twee grote aanpassingen voor de medewerkers op tafel: mobiliteit en een totaal nieuwe werkwijze.

“Een betere werkomgeving bieden” vat Barbara Dewulf het ‘ecodynamic-office’-project zo beknopt mogelijk samen. “Elke keuze werd getoetst aan dit gegeven. We waren ervan overtuigd dat het inroepen van externe expertise essentieel was voor het welslagen van ons project”.

“De nieuwe thuis moest in lijn liggen met waar we voor staan, m.a.w. de passief standaard was zowat een conditio sine qua non“

Multifunctionele terrassen Een heel bijzonder kenmerk van het gebouw zijn de terrassen die voor elke verdieping een verlengstuk vormen. Ze lenen zich bij uitstek voor spontane ontmoetingen, omdat er niet moet gereserveerd worden en zijn tevens voorzien van een coffee corner. “Er zijn altijd wel medewerkers aanwezig op de terrassen, die bovendien ook

alternatieve werplekken bieden” commentarieert Barbara Dewulf.

“Bovendien werden alle medewerkers gesensibiliseerd om de normale kantoorruimte te verlaten wanneer ze anderen zouden hinderen met lawaaierige bezigheden als bv. het voeren van telefoongesprekken”.

Grote betrokkenheid Binnen alle teams werden ‘ambassadors’ aangesteld als vertegenwoordigers van hun collega’s. Zij droegen intensief bij tot het finetunen van de verschillende werkplekconcepten, zowel op het vlak van opbouw, plaatsing als gebruik. Barbara Dewulf: “We hebben de nieuwe werkomgeving maximaal laten groeien vanuit de gebruikers.

De ‘ambassadors’ gaven nadien ook de opleiding aan de gebruikers.

De grote betrokkenheid van de mensen heeft de aanvaarding van de verandering in belangrijke mate bespoedigd”.

Een zeer uitgebreid communicatieplan stimuleerde die betrokkenheid: informatieverstrekking via diverse kanalen (gedrukt en online), verschillende werf- en wijkbezoeken met alle collega’s, uitgebreide opleidingssessies en voor alle gebruikers een duidelijk opgestelde en vlot begrijpbare handleiding bij elk type werkplek.

Brussels Lexicon • ‘De Broodrooster’: het gebouw waarin Leefmilieu Brussel / Bruxelles Environnement zijn nieuwe thuis heeft ingericht.

• ‘Den bazar’: locker • ‘Babbelkot’: overlegplek • ‘Mét’: vergaderzaal • ‘Quartier’: een ‘vlek’ toegewezen aan een team binnen Leefmilieu Brussel

Yvan Glavie

Anton Maes, expert change management bij D&C Services: “Vooreerst werd een visie bepaald, waarin de nadruk werd gelegd op duurzaamheid, flexibiliteit en transparantie naar de omgeving en de collega’s. Vervolgens werd een werkplekconcept uitgewerkt op maat van de activiteiten van de organisatie. De nadruk op open samenwerking en wendbaarheid leidde uiteindelijk tot een open werkomgeving gekenmerkt door flex-desk en clean-desk Niemand heeft nog een vaste werkplek”.

Praktijkmetingen aan de bestaande werkplekken over een periode van twee weken lieten toe om het reëel benodigde aantal werkplekken zo precies mogelijk te bepalen.

Anton Maes: “Studies hielpen om vast te leggen hoe de verschillende teams optimaal werden ondergebracht in het gebouw”. Het ontwikkelde werkplekconcept werd geprojecteerd op een leeg vloerplan om tot de optimale indeling te komen, die nadien werd overgemaakt aan de interne architecte. Anton Maes: “Aan de hand van een proefproject op de oude locatie onderzochten we de invloeden van het anders werken, om aldus de benodigde werkplektypes te kunnen definiëren”.

De werkomgeving oogt groots, haast overgedimensioneerd, terwijl juist het oppervlaktegebruik optimaal werd uitgekiend. Elke werkplek beschikt over een scherm, toetsenbord, muis, een handsfree telefoonset en een docking station voor de laptop waarover alle medewerkers beschikken.

De onderste bouwlagen van het gebouw zijn toegankelijk voor het publiek, met o.a. een ruim auditorium, tentoonstellingsruimte, congresfaciliteiten, een informatie& documentatiecentrum.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 55

/LEEFMILIEU BRUSSEL

Leon Vanwoerkom

BUSINESS CASE

Barbara Dewulf: “Het was ongetwijfeld een bijzondere troef dat we over ruimschoots voldoende tijd konden beschikken om het project grondig voor te bereiden en te detailleren”. Anton Maes: “Het volledige change management traject is over bijna drie jaar uitgespreid in hechte samenwerking met een vijfkoppig intern projectteam”. Nu de nieuwe werkomgeving volledig operationeel is, ‘waken’ er per verdieping een soort ‘floorstewards’ over het blijvend goed functioneren en omgaan met de werkomgeving.

Aangenamer werken Naast de uitwerking van een betere werkomgeving resulteerde dit project ook in ‘aangenamer’ werken door meer flexibiliteit t.o.v. telewerken. Barbara Dewulf: “Het management evalueert voortaan resultaatgericht en niet langer op aanwezigheid. Deze verandering ging gepaard met een aangepaste begeleiding en opleiding, in het bijzonder naar het middenmanagement, dat kritisch en cruciaal is voor het welslagen”.

56 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Een grondige analyse van het welbevinden op de werkplek staat eveneens op de agenda, zodat de verschillen tussen de oude en nieuwe werkomgeving kunnen geëvalueerd worden. Hiervoor werd de geijkte analysetool ‘WODI’ ingezet (WerkOmgevingsDiagnose).

Barbara Dewulf: “Meestal hoor je enkel de stem van klagers; wie tevreden is roert zich niet. Daarom is een objectieve evaluatie belangrijk”.

Op 12 november 2014 was het D-day voor de verhuis en het feit dat alles werkte, zorgde meteen voor de goede stemming. “Tijdens de hittegolf die ons land begin juli 2015 trof, werden we van alle kanten bestookt met vragen over de binnentemperatuur, gezien het ontbreken van airco” getuigt Barbara Dewulf. “We hebben die hittegolf perfect doorstaan en niemand horen klagen over een verminderd comfort. Het passief kantoor en ons ‘eco-dynamic-office’ werken echt!”.

Eduard Coddé ✍

Een heel bijzonder kenmerk van het gebouw zijn de terrassen die voor elke verdieping een verlengstuk vormen. Ze lenen zich bij uitstek voor spontane ontmoetingen omdat er niet moet gereserveerd worden en zijn tevens voorzien van een coffee corner.

Tweewielers troef Door de verhuis van Leefmilieu Brussel naar de stadskern, vormde mobiliteit een belangrijke uitdaging. De organisatie zette maximaal in op de tweewieler en stelt bedrijfsfietsen ter beschikking.

Wie meer dan 10 km aflegt heeft recht op een elektrische fiets.

Wie fietsen en openbaarvervoer combineert, krijgt een plooifiets aangeboden. Voor anderen is er een conventionele stadsfiets.

Er zijn ook tweedehandsfietsen afkomstig uit de sociale economie, voor wie de fiets achterlaat aan een station om daar met de trein verder te reizen. Er zijn amper 30 parkeerplaatsen, waarvoor een systeem bestaat dat medewerkers max. 10 dagen/jaar toelaat een plekje te reserveren.

Vastgoed policy

Stakeholders van het nieuwe hoofdkantoor voor Leefmilieu Brussel

Het door Leefmilieu Brussel betrokken gebouw maakt deel uit van de immense Tour & Taxis site, waar o.a. een 20 hectare groot stadspark wordt aangelegd, een unicum in de voorbije 100 jaar en één van de bevoegdheden die onder Leefmilieu Brussel vallen. De onderste bouwlagen van het gebouw zijn toegankelijk voor het publiek, met o.a. een ruim auditorium, tentoonstellingsruimte, congresfaciliteiten, een informatie- & documentatiecentrum. Ook het bedrijfsrestaurant staat open voor externen die er kunnen komen lunchen. De faciliteiten gericht op het publiek kregen de benaming “BEL”. De waarden van Leefmilieu Brussel werden coherent doorgezet in alle facetten, zo ook in de catering die 100% focust op biologisch en ecologisch.

Adres: Certificatie:

Extensa, als vastgoedontwikkelaar voornamelijk actief in België en Luxemburg , verwierf in januari 2015 100% van de vennootschappen die eigenaar zijn van de site Tour & Taxis. Extensa heeft het door Leefmilieu Brussel voor 3.065.000 euro per jaar gehuurde gebouw verkocht aan de verzekeringsmaatschappij Intégrale. Het hernieuwbare huurcontract heeft ene looptijd van 18 jaar. Frédéric Fontaine, directeur van Leefmilieu Brussel, is tevreden dat hij op die manier kan bewijzen dat een passiefgebouw met €183/m²/jaar betaalbaar kan zijn zonder meerkosten in vergelijking tot de prijzen die gehanteerd worden in dit deel van Brussel voor kantoorgebouwen en die variëren van €185 tot €195/m²/jaar. Het gebouw zal trouwens een besparing van €214.000 euro aan verwarmingskosten (-96% gasverbruik in vergelijking met de oude gebouwen) opleveren, terwijl de jaarlijkse energiekosten dalen van €19,88 naar €4,54/m². @

‘Lees ook de reportage over de constructie en de technische specificaties van het passief gebouw’.

Het artikel is gepubliceerd in de online bibliotheek www.profacility.be/biblio op 17/06/2015

Gebouw Bouwheer: Architecten: Studiebureau: Hoofdaannemer: Metalen constructies: Gevels en dak: Glazen binnenwanden: Beglazing (met geïntegreerde fotovoltaïsche cellen):

Tour & Taxis site, Havenlaan 86c, 1000 Brussel BREEAM « Excellent »

Project T&T Cepezed, Delft (NL) en Philippe Samyn & Partners (BE) Meijer, Wilrijk Van Laere, Zwijndrecht CSM Steelstructures, Hamont-Achel Hafkon, Zaltbommel (NL) en Belgo Metal, Wetteren Maars Janssens Partitioning systems www.profacility.be/maars-janssens

ISSOL, Luik

Workplace / auditorium / bedrijfsrestaurant Look en feel: Rosestudio www.profacility.be/rosestudio Kantoor meubilair: Bedimo / TDS Office Design / Pami / Drisag / NNOF Verrijdbare archiefkasten: Bruynzeel Storage www.profacility.be/bruynzeelstorage IT Materiaal voor werkplekken: Systemat, Dell multifunctionele printers: Konica Minolta Audiovisuele installaties: De Graeve, Dialog Keukenuitrusting: Metos Koelkamers: Cooltech Koffieautomaten en waterfonteinen: De Rode Pelikaan

Leon Vanwoerkom

Diensten Change management consultancy:

D&C services www.profacility.be/dcservices Verhuisbedrijf: Team Relocations Catering: Biorganic Factory Afvalverwerking: MCA Recycling Netwerkinstallatie, data-infrastructuur: IRISnet GSM Telefonie: Mobistar Site survey Wi-Fi: Imtech Migratie van het datacenter: CIBG IT-assistentie: Dimension Data Netwerkbekabeling: Cofely Fabricom (GDF suez)

WORKPLACE SHOWCASE 2015 57

/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / OLED BUSINESS UNIT PRODUCTIE & SALES

BUSINESS CASE

Een nieuw licht op de werkplek LED-verlichting kent de laatste jaren een opmerkelijke doorbraak. Bij lichtspecialisten als Philips Lighting wordt al druk werk gemaakt van de volgende technologie: OLED, wat staat voor een Organische Licht Emitterende Diode. OLED is een grote-vlakkenstraler in tegenstelling tot de LED die een felle puntbron is. In het Duitse Aken, op de site ‘Rothe Erde’, heeft Procos group voor de Philips OLED Business Unit een nieuwe werkomgeving gecreëerd.

De opdracht van Procos group kaderde in de renovatie van een verouderd kantoorgebouw op de site. De oorspronkelijke werkomgeving van de business unit bestond hoofdzakelijk uit verouderde individuele kantoren of groepskantoren. De business unit hield aanvankelijk vast aan deze traditionele werkomgeving. “Werkplekken in open space werden zeer sceptisch onthaald” lichten Nele Vangeneugden en Jos Duchamps toe. “We kozen daarom voor een half open concept als aanvaardbaar compromis met scheidingswanden zonder deuren”.

De gebruikers hadden behoefte aan veel whiteboards. Zij werden in de scheidingswanden geïntegreerd door het gebruik van beschrijfbaar glas. Dit zorgt ook voor een extra dynamiek tijdens vergaderingen en overlegmomenten.

In een volume werden kleine ruimtes, vergelijkbaar met treincoupés ondergebracht. Hierin kan men vergaderen of geconcentreerd werken. Het volume heeft een speelse uitsnijding als toegang, geïnspireerd op de vorm van een OLED-lichtplaatje. De kleine ruimtes hebben een donkere binnenafwerking om de OLED verlichting nog meer te benadrukken.

De coffee corners werden multifunctioneel ontworpen, zodat ze ook dienst doen voor overleg en vergaderen. In die geest zijn ook hier de wanden uitgevoerd in een beschrijfbaar materiaal.

Bij de kleurkeuze voor de afwerking van de nieuwe werkomgeving werden een aantal kleurthema’s voorgesteld waaruit de klant een keuze kon maken.

De belangrijkste drijfveren van het nieuwe werkplekconcept zijn het stimuleren van samenwerking en overleg door een dynamische werkomgeving te creëren. Bovendien zal deze nieuwe omgeving de processen meer ondersteunen. Het resultaat is een representatieve werkomgeving op maat van de eigen business met een integratie van de OLED technologie.

Eduard Coddé ✍

Ontdek de fotogalerij van dit project via www.profacility.be/workplace/philips-aachen-oled

WORKPLACE SHOWCASE 2015 59

/WORKPLACE DESIGN TRENDS

THINK TANK

Inclusief ontwerp voor de werkplek van morgen De bedrijfswereld is nog nooit zo gediversifieerd geweest als nu. De geografische maar ook fysieke, psychische, leeftijd- en geslachtsgebonden grenzen lijken te vervagen en de eisen voor de werkomgeving worden alsmaar specifieker om talenten aan te trekken en te behouden.

Deze ontwikkelingen betekenen niet alleen een radicale verandering op het vlak van personeelsbeheer, maar ook qua inrichting van de werkomgeving.

Naar aanleiding van de meubelbeurs van Stockholm publiceerde Kinnarps als bekend fabrikant van kantoormeubilair een rapport met de trends voor wat de inrichting van de werkplek betreft. In de analyse worden vijf grote trends aangekaart.

1. Divers design

Gelijkheid in het ontwerp van werkplekken en inclusieve omgevingen zijn heel belangrijke aspecten met betrekking tot de vergrijzing van de bevolking, of ‘The Silver Tsunami’ zoals die in de Verenigde Staten genoemd wordt. Door de evolutie van de werkomgeving en de stijging van de pensioenleeftijd moeten in bedrijven soms wel vier generaties zij aan zij werken. De werkplek dient qua ontwerp en indeling dan ook te beantwoorden aan de behoeften van elke leeftijdscategorie, zonder daarbij de behoeften van de ene of de andere categorie te discrimineren of te bevoordelen.

Een verhaal dat tot nadenken stemt in het rapport, hoewel het op het eerste gezicht banaal lijkt, komt van Sheryl Sandberg, huidige COO van Facebook. Toen ze op een dag bij Google aankwam voor een vergadering, moest ze door plaatsgebrek haar wagen erg ver van het kantoor parkeren. Ze was toen hoogzwanger en het was dus een hele opgave voor haar om de lange wandeling naar de plaats van afspraak te maken. Ze sprak de directie hierover aan en sindsdien voorziet Google speciale parkeerplaatsen voor zwangere vrouwen. Het is interessant om vast te stellen dat de normen voor werkplekken nog altijd voornamelijk inspelen op mannelijke criteria, hoewel vrouwen al jarenlang tot de beroepsbevolking behoren.

Ook beantwoordt de almacht van de open spaces vooral aan het ideaal van extraverte werknemers. Een ideaal dat intussen achterhaald is, want werkgevers zien eindelijk de troeven van introverte medewerkers in voor het bedrijf. Maar zij hebben wel heel andere noden op de werkvloer.

60 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Het ontwerp en de inrichting van de werkomgeving moeten rekening houden met de verschillen van iedereen en moeten aangepast zijn aan de medewerkers, niet omgekeerd. De diversiteit van de werknemers onderstreept het belang van een inclusief ontwerp, een ontwerp dat net rekening houdt met de diversiteit van de werknemers en dat hun capaciteiten, taal, cultuur, geslacht, leeftijd en elk ander verschil respecteert. Volgens de gegevens die door de Leesman Index, een onafhankelijk meetinstrument voor de effectiviteit van de werkplek, verzameld werden bij zo’n 70.000 mensen, is slechts 54% de mening toegedaan dat de indeling van hun werkplek .

2. Welzijn, een nieuwe vorm van duurzaamheid

‘Wellness is the new green’ beweren sommige experts die voor deze studie geraadpleegd werden. We werken langer en bedrijven moeten dan ook het welzijn van hun werknemers veiligstellen, zodat zij zo lang mogelijk operationeel en efficiënt blijven. Dit welzijn wordt deels gegarandeerd door het ontwerp van de werkomgeving, in het bijzonder door de keuzes van het meubilair. Om aangename werkomgevingen voor lichaam en geest te creëren, proberen de bedrijven elementen te ontlenen aan omgevingen die wij leuk vinden, meer specifiek deze uit ons privéleven, zoals bars en salons. Tal van studies hebben aangetoond dat zit- en stahouding afgewisseld moeten worden om gezondheidsproblemen te vermijden. Een bureau dat verstelbaar is in de hoogte is dus niet alleen een keuze op het vlak van design maar ook een keuze die bepalend is voor het welzijn van de werknemers. Ergonomie op kantoor krijgt op die manier een interessante psychologische dimensie.

Het stimuleren van beweging, afwisseling van lichtinval en kleuren, achtergrondmuziek op bepaalde plaatsen... Bedrijven investeren in persoonlijke interieurs die beweging en creativiteit stimuleren maar die ook afgestemd blijven op de behoeften van de werknemer. Om dit te realiseren, moeten de interieurarchitecten de mentaliteit begrijpen van de personen voor wie ze gediversifieerde ruimtes ontwerpen.

3. ‘Techiture’: de invloed van technologie op architectuur

Wat in het Engels ‘tech fatigue’ genoemd wordt, is niet gewoon maar het resultaat van de hyperconnectiviteit die spanning creëert tussen werk- en privésfeer.

Het blijkt ook een echt probleem op de werkvloer te zijn. Pop-ups van mailboxen,

instant messaging, smartphones en sociale media... allemaal zorgen ze ervoor dat we minder efficiënt werken. Ze werken die ‘tech fatigue’ in de hand. Het is een probleem waarmee alle bedrijven te maken hebben, zelfs bedrijven met de grootste connectiviteit. Bij Google bijvoorbeeld is de bedrijfscultuur zodanig geëvolueerd dat er vergaderingen zonder laptops ingevoerd werden. De voorkeur gaat er ook uit naar het nemen van aantekeningen met een pen in plaats van op de computer.

Een van de grootste uitdagingen bij het ontwerpen van werkomgevingen die meer en meer geïnspireerd zijn op een thuisomgeving is wellicht inzien dat deze hyperconnectiviteit een probleem is met reële gevolgen voor het welzijn. Technologie is er bewust minder zichtbaar. Vooral nu het mogelijk is om interieurkeuzes te maken waarbij meer met het design van de technologische hulpmiddelen rekening gehouden wordt dan met de vragen en behoeften die zij meebrengen. Dat noemen we ‘techiture’.

Gezien deze maatschappelijke, culturele en leidinggevende veranderingen moeten we vaststellen dat psychologie een alsmaar belangrijker aspect wordt bij het ontwerpen van de werkplek van morgen. Met de alomtegenwoordige technologie en steeds meer virtuele kantoren wordt het alsmaar belangrijker dat kenniswerkers weer een centrale rol krijgen bij het ontwerpen van de werkomgeving. Een inclusief ontwerp, dat ver weg blijft van gestandaardiseerde oplossingen, zal dan ook de kern van de toekomstige werkplek worden.

4. Co-creatie is de toekomst

Samenwerking en volledige openheid zijn de sleutelwoorden van deze vierde trend. De tijd dat bedrijven hun productiemethoden achter slot en grendel bewaarden, ligt achter ons. Vandaag slaan bedrijven en klanten de handen in elkaar tijdens het ontwerpproces. Voor de werkplek betekent deze trend dat het personeel op een heel andere manier betrokken zal worden bij het ontwerp van de werkomgeving.

“Een moderne werkplek creëren is een complex proces, waarbij het hele bedrijf betrokken wordt. Wie wil dat zijn organisatie samenwerkt, moet samenwerking cultiveren. Daar is geen magische formule voor en onze uitdaging bestaat erin om te kijken naar de specifieke kenmerken van het bedrijf en de ruimtes daarop af

te stemmen. Daarbij spelen organisatie, technologie en leiderschap een belangrijke rol” aldus Per-Arne Andersson, CEO van Kinnarps. In dat kader is het cruciaal om documenten en informatie te delen. Om flexibeler en efficiënter te kunnen werken, moeten er instrumenten ontwikkeld worden zodat de informatie vlotter kan doorstromen tussen de medewerkers van een bedrijf.

5. De micro-multinational of de vervaging van de grenzen

De voorbije twintig jaar is de technologie enorm geëvolueerd, waardoor de werkomstandigheden voor de meesten onder ons compleet veranderd zijn. “Work, in the future, will be only a verb. It is becoming a process, not a place” bevestigde Philippe Ross, CEO van Cordless Group, enkele jaren geleden. Op afstand werken met collega’s van andere afdelingen, plaatsen en culturen, vergaderingen via videoconferentie organiseren, kiezen voor satellietkantoren of co-workingruimtes... in de toekomst wordt het allemaal de norm. In de Verenigde Staten brengt een derde van de kantoormedewerkers meer dan de helft zijn tijd buiten de werkvloer door. De virtualisering van de werkomgeving maakt thuiswerken mogelijk, en tegelijkertijd probeert men bij de inrichting van vele werkplekken een ‘look & feel’ te creëren die alsmaar nauwer aanleunt bij de thuisomgeving. Het wordt een grote uitdaging om een werkomgeving te ontwerpen die even comfortabel is als onze thuisomgeving. Meer nog, om goede werkkrachten te blijven aantrekken en motiveren, is het cruciaal dat de werkomgeving een extra troef biedt, namelijk het groepsgevoel. De grootste uitdaging van architecten en ontwerpers bij de interieurinrichting van kantoren is om een omgeving te creëren die de bedrijfscultuur en -waarden uitdraagt, wat belangrijk is voor het groepsgevoel, terwijl de werkplek als begrip alsmaar minder tastbaar wordt. .

Kim Verhegge ✍

Het rapport ‘Workplace and lifespace design for the diverse decade’ kan opgevraagd worden via www.kinnarps.com/trend.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 61

U bent misschien de persoon die wij zoeken…

Hebt u ervaring en referenties in facilitair beheer en vastgoed?

Dan beantwoordt u misschien aan het gewenste profiel van één van de vacatures die in de Profacility media verschijnen.

Blijf als eerste op de hoogte en overloop de FM - RE werkaanbiedingen op www.profacility.be/jobs

www.profacility.be/jobs

S SHOWROOM

NIEUWIGHEDEN OP VLAK VAN MEUBILAIR VOOR HET INRICHTEN VAN DE WERKPLEK

WORKPLACE SHOWCASE 2015 63

SHOWROOM

Capella by Kinnarps

NIEUWE BUREAUSTOEL STIMULEERT HET ACTIEVE ZITTEN

Kinnarps breidt zijn assortiment uit met een nieuwe bureaustoel, Capella, die genoemd werd naar de helderste ster aan ons firmament. Wat Capella speciaal maakt, is het nieuwe FreeMotion mechanisme.

Bij FreeMotion bewegen zit en rug onafhankelijk van elkaar, maar kan u de zit nooit blokkeren. Dit alles is het resultaat van zorgvuldig onderzoek in samenwerking met de gerenommeerde Chalmers University of Technology in Götebörg. Zij beweren dat een stoel pas ergonomisch is wanneer hij ook correct wordt gebruikt. Dankzij Capella blijft u tijdens de dag altijd in beweging, wat een positieve invloed heeft op de productiviteit. Nieuw bij Kinnarps is ook de ‘White Edition’, waarbij mechanisme en armleggers uitgevoerd zijn in stijlvol wit. www.kinnarps.be

64 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Aircone by Abstracta

SCANDINAVISCH DESIGN IN DIENST VAN DE AKOESTIEK

Met zijn strak en grafisch design draagt Aircone bij tot een goede akoestiek van de werkomgeving. De hoeken verspreiden de geluidsgolven en dragen zo bij tot een beter akoestisch comfort in de omgeving. Het toestel kan aan het plafond bevestigd worden, tegen een muur of op een aluminium rail. Het motief, gecreëerd door het samenvoegen van verschillende modules, waarvan de vilten elementen beschikbaar zijn in een zeer uitgebreid kleurenpalet, kan eindeloos variëren en zorgt voor een bijzonder trendy look & feel, wat perfect aansluit bij de wens om de sfeer op kantoor dichter te doen aansluiten bij de sfeer thuis. www.abstracta.se

Uniline by Deltalight

ONEINDIGE MOGELIJKHEDEN VOOR EEN SPEELSE OMGANG MET LICHT

Het gamma Delta Light profielen bestaat uit verschillende lichtelementen en lichtconcepten in verschillende stijlen en groottes en een groot aantal accessoires. Pendelarmaturen of inbouwprofielen, naadloos ge誰ntegreerd in wanden, vloeren of plafonds, binnen of buiten; alles is mogelijk. Uniline is zonder twijfel het meest veelzijdige gamma onder de verschillende profielcollecties van Delta Light.

Dankzij verschillende toepassingen en groottes biedt Uniline een oneindig aantal mogelijkheden voor een speels gebruik van licht. Er zijn geen beperkingen, zelfs als het slechts over een paar centimeter gaat. www.deltalight.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 65

SHOWROOM

Set by Vibia

WANNEER LICHT EEN ARCHITECTURAAL ELEMENT WORDT

Het spel van licht en schaduw, van volumes… Of het nu gaat om de aankleding van een ruime inkomhall van een hotel, van vergader- of kantoorruimten, de verlichtingsproducten van Vibia spelen zowel in op de behoeften aan licht als op het esthetische aspect van de interieurinrichting. Verlichting brengt een extra dimensie in elke ruimte door z’n vorm, de sfeer en het gevoel dat ze creëert. De missie die Vibia voor zich bepaalde is om ons op een eenvoudige manier te laten identificeren met de ruimten waarin we leven en werken dankzij een uniek en zeer breed gamma van uiterst creatieve verlichtingsproducten en oplossingen. www.vibia.com

66 WORKPLACE SHOWCASE 2015

T-Bom by Kinnarps

DYNAMISCH WERKEN MET ONEINDIG VEEL MOGELIJKHEDEN

De laatste aanwinst in de Twinform tafelcollectie van Kinnarps, T-Bom, bestaat uit werk-, directie- en vergadertafels en biedt eindeloze mogelijkheden: een ruime keuze aan onderstellen kan worden gecombineerd met verschillende tafelbladvormen en afwerkingen. Bovendien zijn alle T-Bom tafels voorzien van een hoogteregeling, zowel individuele werkplekken als duo-werkplekken, presentatie- en vergadertafels. Dankzij deze instelbaarheid kan iedereen op een dynamische manier aan de slag gaan en ook tijdens de dag gemakkelijk van positie wisselen. De tafels zijn elektrisch instelbaar van 62 tot 100/125 cm. De wigvormige presentatietafels, die door hun karakteristieke vorm ideaal zijn voor opleidingen of allerhande presentaties, zorgen ervoor dat alle deelnemers oogcontact kunnen behouden. www.kinnarps.be

Lateralo Ring LED by Trilux LICHTDESIGN

Innovatieve techniek, hoogste kwaliteit, perfecte vormen, uniek design… de jongste telg uit de ‘Lateralo’-familie van lichtspecialist Trilux sleepte een Red Dot Award 2015 in de wacht. De Lateralo Ring LED, die in samenwerking met designer Hartmut S. Engel ontwikkeld werd, is ultravlak en lijkt door haar transparante voorkomen gewichtloos in de ruimte te zweven. Deze indruk wordt nog versterkt door het feit dat er geen afzonderlijk netsnoer zichtbaar is. In plaats daarvan wordt de verlichting gevoed via de dunne draadophangingen. Dankzij haar ronde vorm past het extreem vlakke pendelarmatuur elegant in elk ruimteconcept, maar de grootste troef van de Lateralo Ring LED komt pas tot uiting na het aanschakelen. Het armatuur biedt een optimaal visueel comfort en een nagenoeg schaduwvrij uitgespreid licht. www.trilux.com WORKPLACE SHOWCASE 2015 67

SecrĂŠtair by Sedus

AUTONOMIE DANKZIJ MEUBELSTUKKEN

Sedus cultiveert de renaissance van een oud meubeltype bedoeld voor incidentele werkplekken, als uitwijkplaats in de open space werkomgeving of als gerieflijke oplossing voor het thuiskantoor. Deze eenpersoonswerkplek, ontworpen door designer RĂźdiger Schaack, is compact, performant, mobiel en beschikt over een afschermingselement van textiel. De dragende structuur bestaat uit een buisframeconstructie die bekleed is met een netachtig textiel dat fungeert als akoestische en visuele afscherming. Daardoor ontstaat een kleine feelgood-oase waarin geconcentreerd kan worden gewerkt. www.sedus.com

68 WORKPLACE SHOWCASE 2015

SHOWROOM

Baffle Ceiling by Hunter Douglas AKOESTISCHE INNOVATIE

Met hun industriële uitstraling combineren de plafondlamellen van de ‘Baffle Ceiling’ hoge akoestische prestaties met een grote ontwerpvrijheid. Dit product van Hunter Douglas speelt in op de groeiende wens van architecten naar plafonds die een industriële look uitstralen zonder te moeten inboeten aan hoogwaardige akoestische prestaties. Dankzij een akoestisch vlies, dat in de U-vormige ‘baffles’ is toegepast, en perforaties in het staal, ontstaat een uitstekende geluidsdemping. De Baffle Ceiling is een modulair systeem waardoor architecten een grote ontwerpvrijheid genieten. Dankzij de 45 perforatiepatronen en een variëteit aan breedtes en hoogtes, de veelheid aan kleuren, aangevuld met een houtlook, biedt de Baffle Ceiling een brede waaier aan mogelijkheden. www.helioscreenprojects.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 69

SHOWROOM

Virtual PUCK by Steelcase OPENEN. VERBINDEN. DELEN.

Net zoals de ‘media:scapes’-producten van Steelcase biedt de nieuwe virtuele PUCK een eenvoudig en intuïtief gebruik dat toestaat om draadloos de content van een computer of tablet te delen. Het is niet meer nodig om de PUCK met de computer te verbinden. Tijdens een vergadering kunnen alle deelnemers eenvoudig mappen en documenten delen, ongeacht waar zij zich in de ruimte bevinden. Dankzij een simpele, intuïtieve en gebruiksvriendelijke user interface kan elke deelnemer de gewenste content delen door op het icoon te klikken dat zich op de desktop van zijn of haar computer bevindt. www.steelcase.com

Get together by Sedus GEBRUIKERSGERICHTE ANTWOORDEN

Het nieuwe ‘get together’- benchsysteem biedt alle voorwaarden voor een mobiele en flexibele manier van samenwerken. Conceptueel is ‘get together’ uitgevoerd als een doorlopend modulair systeem in vier systematische uitbreidingsfasen. Planners hebben de mogelijkheid om werkplekken optimaal af te stemmen op de gebruikers en de klantenbehoeften. Door de comfortabele aansluiting van accessoires als koppelelementen, kabelgoten, zichtschotten, monitorhouders, hangelementen, tijdschrifthouders, bureau-organizers en ook adapterlampen, kan de werkplek snel en eenvoudig aan wisselende omstandigheden worden aangepast. www.sedus.com

70 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Gravity Balans by Varier ERVAAR GEWICHTLOOSHEID

Bij het ontwerpen van elk product van Varier draait alles om beweging. Om zowel aan de professionele als de ontspanningsbehoeften van ons hectisch leven te voldoen, moet design gediversifieerd zijn. De Varier stoelen zijn gemaakt om met uw lichaam te bewegen. In rechte positie kantelt de Gravity Balans van Varier het bekken naar voren en verplicht zo het lichaam om een goede zithouding aan te nemen. Als u de stoel naar achteren kantelt, is het mogelijk om volledige gewichtloosheid te ervaren en even totaal weg te dromen tijdens uw pauze. www.varierfurniture.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 71

SW_1 by Coalesse

OP EEN ANDER NIVEAU VERGADEREN

Met een hoogte die zeven centimeter lager is dan tafels met standaardhoogte, bevordert en verbetert de tafel ‘Collaborative SW_1’ de samenwerking. Dankzij het uitschuifbare tablet kunt u uw werkmateriaal bij de hand houden en terwijl comfortabel tegen de rugleuning van de zetel blijven aanleunen. In optie is er een kabelgeleider en -beheerder beschikbaar, die ontworpen is om er de PowerPod aan te koppelen, een mobiele stekkerdoos, die ook nog eens vermomd is als gecompartimenteerd en wegneembaar accessoirepotje. Het topgamma uit de SW_1-lijn, de ‘Collaborative’ tafel, is verkrijgbaar in een breed scala aan afwerkingen (laminaat, hout en glas). www.coalesse.fr

72 WORKPLACE SHOWCASE 2015

SHOWROOM

Stand-Up by Wilkhahn LUDIEK EN TRENDY

Met hun kleurrijke, vrolijke en opvallende vorm zijn de Stand-Up krukjes echte eyecatchers. Ze nodigen uit tot het ontdekken van een product dat niet enkel leuk is maar ook de spieren stimuleert en bijdraagt tot het welzijn. Door plaats te nemen aan de kant waar het krukje kantelt, op het bolle vlak, neemt het lichaam spontaan een dynamische houding aan. Lichaam en geest worden gestimuleerd door in te werken op de flexibiliteit van spieren en gewrichten. Perfect om even de gedachten te verzetten tussen twee vergaderingen in. www.wilkhahn.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 73

SHOWROOM

Trixagon by Kinnarps ONTWERP VAN MOEDER NATUUR

De Trixagon-serie grijpt terug naar de zeshoek, een van de meest harmonieuze vormen in de natuur. U kan het meubilair uit deze reeks dan ook tot in het oneindige samenvoegen en allerhande combinaties laten ontstaan. Elke zijde van een meubel sluit immers perfect aan op het volgende element. Deze serie die tafels, opbergelementen en krukken omvat, is tegelijkertijd innovatief, flexibel en stimulerend. De verschillende stukken kunnen gemakkelijk onderling worden gecombineerd om een mooi geheel te vormen. Hierdoor kan u Trixagon perfect gebruiken in verschillende ruimtes: Trixagon past zich immers aan aan zijn omgeving en niet omgekeerd. Bovendien zet het Trixagongamma mensen aan om zowel spontaan als georganiseerd in grote of kleine groepen samen te komen, wat het ideaal maakt voor briefings of projectwerk. Trixagon is dan ook de perfecte oplossing voor Activity Based werkomgevingen, waar werknemers een plek kiezen naargelang hun takenpakket van de dag. www.kinnarps.be

ID Chair by Vitra

FUTURISTISCHE LOOK VOOR EEN OPTIMALE CONCENTRATIE

Deze hedendaagse stoel laat toe om zich in zekere mate af te zonderen van eventuele geluidshinder in open space kantoren. De onconventionele look van de ‘ID Chair Concept’ van Vitra staat ook voor technologische innovaties.

Met het nieuw ontwikkelde ‘ProMatic’ is er nu naast het bestaande ‘FlowMotion’ een ander mechanisme beschikbaar dat zich automatisch aanpast aan het gewicht van de gebruiker. Dit laat dynamisch zitten toe, wat het lichaam stimuleert.

Uit EMG-metingen (Elektromyografie) blijkt dat het intuïtief gebruik van de gewichtsafhankelijke voorwaartse kanteling de buik- en rugspieren activeert. Uit MRI-metingen volgt dat bij een voorwaartse kanteling alle segmenten in het onderste deel van de wervelkolom in beweging worden gebracht. Dankzij de verschillende rugleuningen, armleuningen en onderstellen, evenals de ruime keuze aan kleuren en bekledingen, kan elke gebruiker zijn persoonlijke ID Chair samenstellen. www.vitra.com

74 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Colani Collection by Kusch+Co EEN KUSTWERK ALS ZITPLAATS

Dit geheel is synoniem van een aangename en moderne inrichting. De zetels en langere zitbanken hebben beide een ergonomische en zeer comfortabele vorm.

Dankzij hun harmonieuze contouren en felle kleuren ogen deze sobere stukken nadrukkelijk â&#x20AC;&#x2DC;designâ&#x20AC;&#x2122; en vrolijken ze de sfeer van om het even welke ruimte op. www.kusch.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 75

SHOWROOM

Vind de nieuwigheden op vlak van meubilair en apparatuur voor het inrichten van de werkplaats terug in de toonzalen van de fabrikanten en de multi-brand winkels.

BRUSSEL ALL OFFICE CONCEPT INTERNATIONAL Nieuwe Gentsesteenweg 10/4 1702 Groot Bijgaarden TEL (0)2 469 11 84 info@allofficeconcept.com ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS Zomerstraat, 15 1050 Brussel TEL (0)2 627 18 55 tania@alternativ.be www.profacility.be/alternativ BENE Corporate Village Da Vincilaan 2/b7 Business Centre -1 1935 Zaventem TEL (0)2 421 41 80 office@bene.com BRUYNZEEL STORAGE SYSTEMS Buro & Design Center boîte 50 Heysel Esplanade 1020 Brussel TEL (0)2 479 42 42 info@bruynzeelstorage.be www.profacility.be/bruynzeelstorage FORMA Alsembergse Steenweg, 993 1180 Brussel TEL (0)2 332 15 11 office@forma.be

76 WORKPLACE SHOWCASE 2015

GIROFLEX Neerveldstraat 109 1200 Brussel TEL(0)2 761 20 20 sav@giroflex.be GISPEN Waversesteenweg, 1509 1160 Brussel TEL (0)2 660 00 60 info@gispen.be KINNARPS Heide 15 1780 Wemmel TEL (0)2 456 04 56 info@kinnarps.be www.profacility.be/kinnarps NOWY STYL Buro & Design Center Esplanade Heysel 1020 Bruxelles koen.cobben@nowystylgroup.com PAMI - Tour & Taxis Havenlaan 86 Showroom B4 1000 Brussel TEL (0)2 475 22 40 info@pami.be SMETS PREMIUM STORE Leuvensesteenweg 650-652 1030 Brussel TEL (0)2 325 12 30 info@smets-store.com

VITRA Woluwelaan 137 1831 Diegem TEL (0)2 725 84 00

BENJO Italiëlei 207A 2000 Antwerpen TEL (0)3 326 76 66

VITRA POINT Louizalaan 154 1050 Brussel TEL (0)2 242 02 02 info@brussels.vitrapoint.net

BENJO Voskenslaan 232 9000 Gent TEL 0(9) 321 91 90

VLAANDEREN ART NIVO WORKSPACES Jan Van Gentstraat 3-5 2000 Antwerpen TEL (0)3 216 16 19 info@artnivo.be ART NIVO Onderbergen 76 9000 Gent TEL. (0)9 233 30 35 BEDDELEEM Venecoweg 14 A 9810 Nazareth TEL (0)9 221 89 21 info@beddeleem.be BENJO F. Aertgeertsstraat 21 3128 Baal – Tremelo TEL (0)16 5303 81 info@benjogroep.be

BENJO Kuringersteenweg 514 3511 Hasselt – Kuringen TEL (0)11 253 206 BIS Wayenborgstraat 1 2800 Mechelen TEL 0(15) 287 487 info@bis.be BULO Blarenberglaan 6 Industriezone Noord B 2800 Mechelen TEL (0)15 28 28 28 info@bulo.be BULVANO Koralenhoeve 20 Industriepark Kapelleveld 2160 Wommelgem TEL (0)3 355 37 40 info@bulvano.be BURODEP/GISPEN Grote Steenweg Noord 2 9052 Gent TEL (0)9 220 53 71 info@gispen.be

BUROPROJECT Korte Keppestraat 9/41 9320 Alost/ Erembodegem TEL (0)53 605 646 info@buroproject.be

INTERFACE Industrielaan 15 – bus 16 3925 Scherpenzeel TEL (0)2 475 27 27 Interface.be@interface.com

BURO INTERNATIONAL Industriepark-Drongen 4 9031 Drongen TEL (0)9 233 45 96 info@burointernational.be

JORI Hoogweg 52 8940 Wervik TEL (0)56 313 501 jori@jori.com

BURO INTERNATIONAL Galgenveldstraat 6 8700 Tielt TEL (0)51 404 411

JOYE KANTOOR Ter Donkt 30 8540 Deerlijk TEL 0(56) 707 000 info@joyekantoor.be

BUZZISPACE Groeningenlei 141 2550 Antwerpen - Kontich TEL (0)3 846 10 00 info@buzzispace.com DELTA LIGHT Muizelstraat 2 8560 Wevelgem TEL (0)56 435 735 info@deltalight.com DOX ACOUSTICS Starrenhoflaan 43-04 2950 Kapellen TEL (0)3 309 14 22 info@doxacoustics.be DRISAG Diamantstraat 4 2200 Herentals TEL (0) 14 23 11 11 drisag@drisag.be

PAMI Industrielaan 20 Nolimpark 1408 3900 Overpelt TEL (0)11 800 700 info@pami.be PAMI Overzet 16/A 9000 Gent TEL (0)9 222 44 32 SEDUS STOLL Korte Massemensesteenweg 58/2 9230 Wetteren TEL (0)9 369 96 14 sedus.be@sedus.com www.profacility.be/sedus-stoll

NEW → Het e-magazine ‘Best Workplaces’ verschijnt op 26 januari 2016

SICAME Mallaardstraat 37 9400 Ninove TEL (0)54 333 011 sales@sicame.be www.sicame.be STEELCASE RE:FLEX Business hub & Steelcase Showroom Mechelen Campus Toren Schaliënhoevedreef 20 2800 Mechelen TEL (0)15 644 344 www.profacility.be/steelcase SV Eikerlandstraat 118 2870 Ruisbroek TEL (0)3 866 53 26 info@sv.be ZUMTOBEL LIGHTING Light Centre Rijksweg 47 Industriezone Puurs 442 2870 Puurs TEL (0)3 860 93 93 info@zumtobel.be WILKHAHN The Lofthouse Oude Leeuwenrui 7-11 2000 Antwerpen TEL (0)3 232 93 91 info@wilkhahn.be

WALLONIË BEDIMO Zoning Sainte Henriette 7140 Morlanwelz TEL (0)64 238 330 info@bedimo.com BERHIN Avenue Prince de Liège 205 5100 Jambes TEL 0(81) 310 510 info@berhin.be MOBELSA Avenue du Faucon 39 1410 Waterloo TEL (0)2 354 15 73 info@mobelsa.be WOOH Chaussée de Nivelles 26 1420 Braine L’Alleud TEL 0(2) 389 10 60 info@wooh.be

BEST WORKPLACES

WOOH Chaussée de Bruxelles 716 1410 Waterloo TEL (0)2 389 10 60 info@wooh.be www.profacility.be/guide Dit adressenboekje omvat een selectie van multi-brand winkels en toonzalen van fabrikanten.

Een meer uitgebreide lijst van showrooms en verkooppunten is online beschikbaar op www.profacility.be/guide.

→ Speciale uitgave van PROFACILITY magazine ter aanvulling van de editie ‘WORKPLACE SHOWCASE’. Deze editie belicht de mooiste en meest vernieuwende realisaties op het vlak van het ontwerp en de inrichting van kantoren, onthaal-, vergader- en receptieruimten. © De ‘Best Workplaces’ is een publicatie van Business Interactive Media (Bimedia) www.profacility.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: Uw aanwezigheid in deze speciale editie: voor alle advertisingmogelijkheden, het publiceren van een bedrijfsprofiel en case study’s m.b.t. interieurinrichting, contacteer ons via advertising@bimedia.be.

Advertentietarieven zijn beschikbaar via www.profacility.be/advertising

WORKPLACE SHOWCASE 2015 77

/ WWW.PROFACILITY.BE/GUIDE

B2B SERVICES

Adviesverlening en dienstverleners aanbieden hun expertise en vakkennis voor: → het kiezen van het geschikte gebouw voor uw kantoren → het ontwerpen en beheren van de binneninrichtingsprojecten van uw kantoren, vergaderzalen en onthaalruimten → het organiseren en sturen van uw verhuizing

WORKPLACE CONCEPT & DESIGN, CHANGE & PROJECT MANAGEMENT ADMOS DESIGN & BUILD Zie reportage pagina’s 14>19, 91>95, 109 Bedrijfsprofiel pagina’s 50-51 & advertentie pagina 124

www.profacility.be/admos

AREMIS

www.profacility.be/aremis

A2RC ARCHITECTS ART & BUILD ARCHITECTS

Deze dienstverleners worden gerangschikt volgens de aard van de diensten die ze aanbieden.

Hun contactgegevens – en voor sommige een contactpersoon en een bedrijfsprofiel – zijn beschikbaar op www.profacility.be/guide. We publiceren hieronder een selectie van de belangrijkste dienstverleners per sector. In de online leveranciersgids is een uitgebreide lijst beschikbaar. De informatie die er gepubliceerd is, wordt dagelijks bijgewerkt door de redactie van Profacility.

ART NIVO WORKSPACES ASSAR ARCHITECTS BUROCONCEPT BURO PROJECT CBRE COLLIERS INTERNATIONAL BELGIUM Zie reportage pagina’s 31>36, 116, 118 Bedrijfsprofiel pagina’s 40-41

CONSULTANCY & VASTGOEDDIENSTEN

www. www.profacility.be/colliersbelgium

ANIXTON

D&C SERVICES Zie reportage pagina’s 53>57, 100>103, 110, 120

AXIMAS

DE CORT & DERVICHIAN

BEL SQUARE

EXODE ARCHITECTURE

www.profacility.be/exode

BELTICO

FREESTONE Zie reportage pagina 114

www.profacility.be/freestone

ALLTEN

BNP PARIBAS REAL ESTATE BUSINESS SPACE CAMELOT VASTGOEDBESCHERMING

www.profacility.be/camelot

GLOBAL DESIGN, PROJECT & FM Zie reportage pagina 115 & publireportage 11>13

www.profacility.be/dcservices

www.profacility.be/global

CBRE

K-ONCEPT

www.profacility.be/k-oncept

COLLIERS INTERNATIONAL BELGIUM Zie bedrijfsprofiel pagina’s 40-41

KINNARPS Zie advertentie pagina 10 & artikel pagina 60-61

www.profacility.be/kinnarps

www.profacility.be/colliersbelgium

L.O.G

CUSHMAN & WAKEFIELD

ROSESTUDIO

DE CROMBRUGGHE & PARTNERS CRESA

www.profacility.be/cresa

IMMOBILIEN HUGO CEUSTERS IMMOQUEST

PROJECTATELIER

JLL

TETRIS / JLL

KEY ESTATE

VK STUDIO

KNIGHT FRANK

WORKING TOMORROW

78 WORKPLACE SHOWCASE 2015

www.profacility.be/quares

www.profacility.be/rosestudio

POLO ARCHITECTS PROCOS GROUP Zie reportage pagina’s 58>59, 84>87 & advertentie pagina’s 46-47

QUARES PROPERTY & FACILITY MANAGEMENT

www.profacility.be/log

www.profacility.be/procos

www.profacility.be/vk

Leveranciers en installateurs van uitrusting voor de binneninrichting van uw kantoren, vergaderzalen, recepties en onthaalruimten.

STUDIE- EN ENGINEERINGSBUREAUS | TECHNIEKEN ABT B SOLUTIONS INGENIUM

www.profacility.be/ingenium

M&R ENGINEERING TECHNUM - TRACTEBEL ENGINEERING VK ENGINEERING

www.profacility.be/vk

FMIS-SOFTWARE: MOVE & WORKPLACE MANAGEMENT

SCHEIDINGSWANDEN

AREMIS

www.profacility.be/aremis

ARCHIBUS via PROCOS GROUP Zie advertentie pagina 46-47

www.profacility.be/procos

ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS Zie reportage pagina 108

www.profacility.be/alternativ

BEDDELEEM

AXXERION MCS

Deze dienstverleners worden gerangschikt volgens de aard van de diensten die ze aanbieden.

Hun contactgegevens – en voor sommige een contactpersoon en een bedrijfsprofiel – zijn beschikbaar op www.profacility.be/guide. We publiceren hieronder een selectie van de belangrijkste dienstverleners per sector. In de online leveranciersgids is een uitgebreide lijst beschikbaar.

LINDNER www.profacility.be/mcs

PLANON TOPDESK

MAARS JANSEN PARTITIONING SYSTEMS Zie reportage pagina’s 98-99 PAN-ALL Zie reportage pagina 118 & advertentie pagina 119

ULTIMO

www.profacility.be/maars-jansen www.profacility.be/panall

PROSIGNS (AMBIWALL) RENOVATIE & INTERIEURBOUW

PANISOL

ACVAN

TECNIBO

BEDDELEEM

TECNOSPACE

www.profacility.be/panisol

JANSEN FINISHINGS VERLICHTING VERHUIZING ARTHUR PIERRE L.O.G MOZER GROUP POTIEZ-DEMAN YOUR MOVER VANDERGOTEN

BELUX www.profacility.be/alliedarthur www.profacility.be/log

BIS LIGHTING DARK

www.profacility.be/mozer

DELTA LIGHT

www.profacility.be/potiez

ETAP

www.profacility.be/vandergoten

MODULAR LIGHTING PHILIPS Division Lighting TRILUX VIBIA ZUMTOBEL LIGHTING VERLAAGDE PLAFONDS / KLIMATISERENDE PLAFONDS ANBICO BEDDELEEM

WORKPLACE SHOWCASE 2015 79

/ WWW.PROFACILITY.BE/GUIDE

B2B SERVICES

JANSEN FINISHINGS HUNTER DOUGLAS Zie showroom pagina 70

GETRONICS www.profacility.be/hunterdouglas

MEDIATONE POLYCOM

INTERALU

SIEMENS

LINDNER

EVOKO

TECNOSPACE

SPIKES

BINNENJALOEZIEËN EN ZONWERING

TOEGANGSCONTROLE - INSTALLATEURS AMANO ELECTRONICS

HAROL PROJECTS HUNTER DOUGLAS / Helioscreen Projects

www.profacility.be/hunterdouglas

AUTOMATIC SYSTEMS

LUXASOLAR

GET

SOLIFLEX

NEDAP SECURITY MANAGEMENT Zie advertentie pagina 37

SOMFY

www.profacility.be/nedap

RISCO GROUP WAND- EN VLOERBEKLEDING DESSO

SIGNALISATIE

FORBO

APL

IDEAL FLOORCOVERINGS

EVOKO

INTERFACE

PUBLI-COEN SAFETY & SIGN

STO

PROSIGNS (DIREXIONS)

TARKETT

SIGNTEC

AKOESTIEK

KUNST EN DECORATIE

ABSTRACTA

BERNICE

DOX ACOUSTICS

BUSINESS ART SERVICE

BUZZISPACE

KUNST EN BEDRIJF

ENVIRONMENT ACOUSTICS

KUNST IN HUIS

SEDUS STOLL

www.profacility.be/sedus-stoll

LITTLE VAN GOGH

www.profacility.be/littlevangogh

ZEBRA GRAPHICS AUDIO - VIDÉOCONFERENTIE - INSTALLATEURS - ICT AUDIOVISUAL LINE

COFFEE CORNERS

AVEX

DOUWE EGBERTS PROFESSIONAL

BARCO

KOFFIE ROMBOUTS

CASIO BIS

MIKO COFFEE SERVICE Zie publireportage pagina’s 112-113

DIALOG

NESPRESSO BUSINESS SOLUTIONS

DIMENSION DATA

PELICAN ROUGE Coffee solutions

80 WORKPLACE SHOWCASE 2015

www.profacility.be/miko

www.profacility.be/guide

m.profacility.be Zoek een leverancier via uw smartphone

www.profacility.be/guide

dé ontmoetingsplaats voor vraag en aanbod De online leveranciersgids op profacility.be/guide stelt meer dan 1.230 gespecialiseerde leveranciers en

dienstverleners voor volgens hun activiteitensector. Zij bieden u hun knowhow om het beheer van uw gebouwen, werkomgevingen, facilitaire diensten, wagenpark en mobiliteit te optimaliseren.

© ‘Profacility Guide’ is een uitgave de Business Interactive Media (Bimedia) www.profacility.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: Om een bedrijfsprofiel in de online leveranciersgids te publiceren, gelieve contact met ons op te nemen via advertising@bimedia.be. De tarieven voor publicitaire inlassingen zijn beschikbaar op www.profacility.be/advertising.

PUBLIREPORTAGE

DOORGROEIEN TOT DE MEEST KLA N Dat is de ambitieuze doelstelling die Facilicom zich als facilitaire dienstverlener stelt voor 2016. Het is een vervolg op het begin 2013 geïntroduceerde ‘Hostmanship’-concept, wat stond voor een gastvrije omgang met klanten en medewerkers, het creëren van een welkom gevoel. Waar het ‘Hostmanship’-concept focust op operationele en relationele klantgerichtheid, streeft ‘Klantgerichtheid’ een ruimere bewustwording na van wat de klant wenst.

Het programma ‘Klantgerichtheid’ ging eerst in Nederland van start, waar via een aantal klantenarena’s werd gepeild naar hoe de klant het begrip ‘klantgerichtheid’ bij zijn facilitaire dienstverlener invult. Daarnaast werd Synergy Consulting (Amersfoort, NL) ingeschakeld om de plaats van Facilicom te bepalen als service provider. Tenslotte werd de afdeling Management Development bij Facilicom Nederland gelast met een onderzoek naar de impact van klantgerichtheid op de medewerkers.

Vier pijlers De vier pijlers van ‘Klantgerichtheid’ zijn in eerste instantie weten wat de klant beweegt. Vervolgens is het belangrijk te weten waar men als facilitaire dienstverlener voor staat. ‘Klantgerichtheid’ betekent ook samen bewegen, een partnershiprelatie uitbouwen die leidt tot een betere dienstverlening en tegemoetkoming aan de verwachtingen.

Tenslotte is het van groot belang als service provider goed te doen wat men belooft te zullen doen.

Guy Claes, Alliance Manager bij Facilicom en tevens verantwoordelijk voor het traject klantgerichtheid bij Facilicom in België: “Klantgerichtheid staat heel hoog op de agenda en in samenwerking met enkele partners willen wij eind 2016 het meest klantgerichte facilitaire bedrijf van België worden”

82 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Het onderzoek van Synergy Consulting toonde aan dat Facilicom zeer goed is in wat ze beloven te doen (7,5), evenals goed weten waar ze als dienstverlener voor staan (6,4). Facilicom wordt gezien als een organisatie met een duidelijke identiteit en stijl. Heldere kernwaarden, een herkenbare cultuur en duidelijke visie komen op het voorplan.

Weten wat de klant beweegt scoort zwakker, maar kan sterk schommelen per divisie. Ruimte voor verbetering is er ook voor de pijler ‘samen bewegen’. Hier blijkt de relatie opdrachtgever – opdrachtnemer te beperkend.

Bewustwordingsproces Na de uitrol van het programma ‘Klantgerichtheid’ bij de Facilicommedewerkers in Nederland werd via een dertigtal interviews van telkens een uur een kwalitatief onderzoek opgezet. Hiervoor werden verschillende lagen uit het personeelsbestand bevraagd, met respect voor een evenwichtige verdeling tussen mannen en vrouwen.

Op de vraag naar het bewustzijn m.b.t. ‘Klantgerichtheid’ gaf 71% van de bevraagde medewerkers een nadrukkelijk ‘ja’. Zij vinden het evident voor hun functie, persoonlijkheid en competentie. Een kwart gaf aan onbewust klantgericht bezig te zijn.

‘Weten wat de klant beweegt’ is bij 52% van de ondervraagden een bewustwordingsproces. Onder bewustwording verstaan zij het belang te achterhalen wat de klant werkelijk wenst, het belang aandacht te schenken aan de persoon die de vraag stelt. Voor bijna 1 op 5 (18%) is er een gedragsverandering nodig in de zin van tijd nemen voor de klant en het achterhalen van de vraag van de klant.

‘Weten waar we voor staan’ is voor één op vijf een punt waar bewustwording nodig is: voor de klant duidelijk maken wat mogelijk is en wat niet, meer vertellen waar ik voor sta. Eveneens 1 op 5 geeft een gedragsverandering aan, met o.a. prioriteiten stellen voor strategie en werkzaamheden, krachtig overkomen als persoonlijkheid.

A NTGERICHTE FACILITAIRE ONDERNEMING de klant. Ruim een kwart (26%) geeft een gedragsverandering aan, met o.a. het aannemen van een proactieve houding, het toepassen van verwachtingsmanagement en het bespreken van een toekomstperspectief met de klant.

De algemene conclusie is dat het programma ‘Klantgerichtheid’ wel degelijk impact heeft gehad op de vier gedefinieerde pijlers voor ‘Klantgerichtheid’. De pijlers waar Facilicom bij de aanvang van het project zwakker scoorde kwamen er nadien versterkt uit. Vanzelfsprekend komt het er nu op aan de aandacht voor ‘Klantgerichtheid’ verder levendig te houden.

Klantgerichtheid voor iedereen, door iedereen Guy Claes, Alliance Manager bij Facilicom en tevens verantwoordelijk voor het traject klantgerichtheid bij Facilicom in België: “Voor onze Belgische organisatie hebben we nog een weg af te leggen. De interne klantenarena’s of ‘clientology’-sessies zijn nog maar net achter de rug en werden hartelijk ontvangen door de Facilicom medewerkers.

In december gaan we aan de slag met de externe klantenarena’s en zullen we in navolging van onze Nederlandse collega’s, klantgerichtheid definiëren en vertalen naar onze organisatie”.

‘Goed doen wat we beloven’ kwam als sterke troef voor Facilicom aan de oppervlakte. Toch geeft 13% van de bevraagde Facilicommedewerkers aan dat er een bewustwording nodig is om meer te investeren in de relatie met de klant. Voor 22% is een gedragsverandering nodig, om de klanten duidelijker aan te geven wat de mogelijkheden zijn, maar ook om frequenter te polsen naar tevredenheid op strategisch en procesmatig niveau.

Voor bijna één op drie (32%) is een bewustwording nodig voor wat ‘samen bewegen’ betreft. Zij vernoemen het belang om door te vragen tijdens gesprekken met de klant, hebben het over focussen op tijdsmanagement en het belang van de relatie met

Facilicom is ervan overtuigd dat de impact van deze sessies ook in België zeer groot zal zijn en een attitudeverandering met zich gaat meebrengen. Naast de klantenarena’s zijn er verdiepingssessies voorzien om het programma verder uit te bouwen en over te brengen naar alle lagen van de medewerkers. Op 17 november organiseerde Facilicom een klantgerichtheidsevent met als doel klanten en nietklanten te informeren over deze innoverende bedrijfsvisie.

www.facilicom.be

De personen die aan dit intern onderzoek bij Facilicom Nederland hebben gewerkt: Seppe Decabooter (Management Trainee Facilicom België) Anna Boss (Management Trainee Facilicom Nederland) Franca Van Helvert (Management Trainee Facilicom Nederland)

WORKPLACE SHOWCASE 2015 83

De werkomgeving bestaat uit een stadspark en een zone met de standaard werkplekken. De â&#x20AC;&#x2DC;blauwe autosnelwegâ&#x20AC;&#x2122; door het ganse gebouw dient als hoofdcirculatie en vormt de verbinding tussen het standslandschap en de werkplekken. Langs deze autosnelweg staan straatverlichtingspalen met de technologie van Philips City Touch.

84 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / LABO R&D EN ‘CITY TOUCH’

BUSINESS CASE

Oude fabriekshal wordt inspirerende werkomgeving De toegewezen locatie is een indrukwekkende fabriekshal met een ruwe look gevestigd op de ‘Rothe Erde’-site in Aachen.

Op dezelfde site waar Procos Group eerder ook de nieuwe werkplekken voor de OLED business Unit heeft ontwikkeld.

De bovenste verdieping van het enorme gebouw stond al jaren leeg en zou de nieuwe werkplek voor OLED R&D en City Touch worden.

Philips had voor de start van de opdracht van Procos Group de intentie om de ruimte op te splitsen in twee onafhankelijke verdiepingen.

Een lokaal studiebureau had hiervoor reeds plannen klaar en voorzag een extra vloerplaat. Hierdoor zou het mooie boogvormige plafond enkel nog zichtbaar zijn op de bovenste verdieping. Bovendien zou door deze ingreep het ruimtegevoel, de natuurlijke lichtinval en het

ondersteunen. De R& D afdeling had in een mindere mate behoefte aan een vernieuwing of verandering van hun werkomgeving.

Hun focus lag vooral op de labo’s waar de nieuwe technologie geboren wordt.

De bouwkundige ingrepen moesten voorkomen dat de ruimte ingedeeld werd in twee aparte verdiepingen en niet meer als één geheel kan beleefd worden. De open structuur behoudt het industriële karakter van het gebouw en garandeert een optimale lichtinval via het dak tot op de onderliggende verdieping.

Inspirerende architectuur Procos Group had een andere visie op het omvormen van de industriële hal tot R&D en kantooromgeving. Het ontwerpteam zag het als een uitdaging om een concept te creëren dat voldeed aan de behoeften van beide afdelingen zonder hierbij de ruimtelijke troeven van het bestaande gebouw te vernietigen. De bouwkundige ingrepen moesten voorkomen dat de ruimte ingedeeld werd in twee aparte verdiepingen en niet meer als één geheel kan beleefd worden.

Deze open structuur behoudt het industriële karakter van het

“ De grote uitdaging lag nog niet zozeer in de bouwtechnische aanpak, maar wel in het verzekeren van een werkomgeving met optimaal akoestisch en visueel comfort “ industriële karakter van de oorspronkelijke ruimte verloren gaan.

Het project brengt twee afdelingen van Philips samen. OLED R&D en City Touch hebben een verschillende cultuur. De gebruikers van de R&D afdeling voor de nieuwste OLED-lichttechnologie zijn wetenschappers die toegepast onderzoek doen. De medewerkers van de ‘City Touch’-afdeling zijn hoofdzakelijk software ontwikkelaars, die het besturingssysteem van de straatverlichting ontwikkelen.

De leeftijd van de medewerkers van deze laatste afdeling was gemiddeld lager en zij waren zeer enthousiast om mee te werken aan de ontwikkeling van een nieuwe werkomgeving. Ze stonden open voor een hedendaagse aanpak die hun processen optimaal kan

gebouw en garandeert een optimale lichtinval via het dak. De nieuwe verdieping bestaat uit een stadslandschap dat met loopbruggen verbonden is met de standaard werkomgeving.

“De grote uitdaging lag nog niet zozeer in de bouwtechnische aanpak, maar wel in het verzekeren van een werkomgeving met optimaal akoestisch en visueel comfort” verduidelijkt Jos Duchamps, gedelegeerd bestuurder van Procos Group. Dat was ook de bekommernis van de klant, die niet vertrouwd was met open space en landschapskantoren en daardoor zeer kritisch het voorgestelde concept evalueerde.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 85

Ambitie aanwakkeren De oorspronkelijke briefing was vooral functioneel. OLED R&D vroeg naar een traditionele omgeving en was minder gevoelig voor de look en feel van het interieurdesign. De medewerkers van ‘City Touch’ daarentegen stonden open voor nieuwe ideeën. “Beide doelgroepen lagen eigenlijk mijlenver uit elkaar” herinnert Nele Vangeneugden, interior designer en projectleider bij Procos, zich nog goed. “Toch waren we in staat om de soms schijnbaar tegengestelde belangen te verzoenen in één concept”.

Dynamiek troef De City Touch medewerkers waren enthousiast over de voorgesteld zeer dynamische inrichting. De werkomgeving bestaat uit een stadspark en een zone met de standaard werkplekken.

In het stadslandschap wordt je eerst ontvangen in het park dat gecreëerd wordt door een grasveld en zitbanken. In de uithoek van het landschap werd op een platform een creatieve ruimte ingericht.

Hier komen de medewerkers in een informele sfeer samen om te brainstormen en ideeën uit te wisselen.

De gesloten muur simuleert de skyline van verschillende grote steden waar de Philips City Touch technologie gebruikt wordt. Een picknick plek werd ver van de werkplekken ingericht. Dit voorkomt dat de medewerkers op de werkplekken gestoord worden.

Philips City Touch medewerkers komen in een informele sfeer samen in dit creatieve ingericht ruimte om te brainstormen en ideeën uit te wisselen.

86 WORKPLACE SHOWCASE 2015

De ‘blauwe autosnelweg’ door het ganse gebouw dient als hoofdcirculatie en vormt de verbinding tussen het standslandschap en de werkplekken. Langs deze autosnelweg staan straatverlichtingspalen met de technologie van Philips City Touch. Tussen de looppaden en de zones met werkplekken vormen de maatkasten een akoestische en visuele scheiding. Deze kasten lijken stapelbare blokken in verschillende kleuren, waarvan de rug bekleed is met akoestisch absorberend materiaal. De blokken zijn zo gestapeld dat ze afwisselend aan gangpadzijde of aan werkplekzijde openen. De wisselende hoogtes creëren een leuke dynamiek. Hogere delen zorgen voor afscheiding en privacy, lage blokken nodigen uit om op te zitten en ad hoc iets te bespreken met een collega. De nodige copy- en coffee corners zijn langsheen de gangpaden ingeplant.

In het stadslandschap zijn bovendien verschillende support functies in boxen ondergebracht. Procos Group ontwikkelde deze in samenwerking met de teams van City Touch. Op die manier werd er gezocht naar de best mogelijke oplossingen voor het ondersteunen van specifieke taken en processen. Procos ontwikkelde bijvoorbeeld een werkplek voor ‘pair computing’. Het resultaat is een box met een open kijkvenster op verschillende hoogte. De boxen zijn bekleed met akoestisch absorberend materiaal. Een testbox voor verlichting en een werkatelier werden samen met de andere elementen en boxen als huisjes in de ruimte uitgezet, zodat een soort stadslandschap ontstaat, wat weer verwijst naar de business van City Touch.

De verlichting is gekozen uit het Lucepan- en Philipsgamma. Het betreft onder andere honingraatpanelen, samengesteld uit lichtmodules zodat een optisch uniform geheel ontstaat en toch op elke plek de optimale verlichting kan verzekerd worden.

Isolement doorbroken Door de loopbruggen en vides tussen de vloervlakken op de hoogste verdieping kan maximaal daglicht doorstromen tot op de onderliggende verdieping, waar de labo’s tegen de gesloten muur zijn aangebouwd. Deze afdeling had minder vertrouwen in een volledig open inrichting. Procos Group zorgde daarom voor een hogere afscheiding tussen de werkplekken en de open ruimte. Vermits de researchafdeling minder behoefte had aan verschillende werkplektypes werd er meer ruimte gegeven aan de individuele werkplek.

Er werd ook aandacht geschonken aan het feit dat de medewerkers constant in de weer zijn met materialen en testen. Hiervoor werd er achteraan de ruimte een labo-werkplek ingericht.

Eduard Coddé ✍

/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / LABO R&D EN ‘CITY TOUCH’

BUSINESS CASE

De technieken - hoofdzakelijk distributieleidingen voor de verwarming en verluchting - zijn zichtbaar gelaten om het oorspronkelijk industriële karakter van het gebouw te bewaren.

Vrij hangende kubussen dragen bij tot een aangenaam akoestisch leefklimaat.

Tussen de looppaden en de zones met werkplekken vormen de maatkasten een akoestische en visuele scheiding. Deze kasten lijken stapelbare blokken in verschillende kleuren, waarvan de rug bekleed is met akoestisch absorberend materiaal.

Het ontwerp, de keuze van de materialen, de opvolging van de productie van het maatmeubilair en uiteindelijke plaatsing waren in handen van Procos Group.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 87

/COSHARING SPACES

WORKPLACES

Inspireren door het co-creëren van een ondernemende dynamiek De oprichters van de Silversquare business centers hebben een gedurfde gok gewaagd door in april laatstleden een bedrijvencentrum te openen van meer dan 3.000 m2, waarbij de gedeelde ruimten bijna 70 % vertegenwoordigen ten opzichte van de privékantoren. Een geslaagde missie. Zes maanden na de opening van het centrum is het aantal leden toegenomen met bijna 50 % ten opzichte van het oude bedrijvencentrum op nummer 475 aan de Louisalaan.

Alexandre Ponchon, co-beheerder van Silversquare, onthult enkele elementen die bijgedragen hebben tot dit succes.

Door het eerste Silversquare business center te creëren aan de Louisalaan 475 zorgde oprichter Axel Kuborn in 2008 voor vernieuwing ten opzichte van het traditionele concept en de exploitatie van bedrijvencentra. Hij werd immers zelf geconfronteerd met de problematiek van ondernemers die op thuisbasis werken, met onder meer geen duidelijke scheiding tussen werk en privé en met het gebrek aan een ontvangstruimte voor het onthaal van klanten en leveranciers. Om tegemoet te komen aan de behoeften van jonge bedrijven, in opstartfase of in volle groei, besloot Axel Kuborn een competitieve ‘all inclusive’ formule aan te bieden, door zowel gemeenschappelijke als privékantoorruimte ter beschikking te stellen.

Hij stelde daarbij vast dat het huren van een traditioneel kantoor van ongeveer 50 m² in Brussel, voor 1 of 2 personen, onder huurcontract voor minimum 3 jaar, een gemiddelde kostprijs vertegenwoordigde van 1.500 euro/maand (werkingskosten inbegrepen: telefoon, verzekering, onderhoud, belasting…). Door toegang te verschaffen tot gemeenschappelijke kantoren bij Silversquare tegen 295 euro/maand/persoon, hoopte Axel Kuborn kleine bedrijven, consultants en starters een oplossing te kunnen bieden, die beantwoordde aan hun budgettaire verwachtingen en hun behoefte aan flexibiliteit. En dat bovendien op een prestigieus adres: de Louisalaan. Zeven jaar later zijn er bijna 520 bedrijven en zelfstandigen

De gedeelde ruimten vertegenwoordigen 70 % van de totale ruimte in bedrijvencentrum Silversquare Louise.

88 WORKPLACE SHOWCASE 2015

die hun activiteiten onderbrengen in één van de twee bedrijvencentra: Silversquare Louise 523 en Silversquare De Meeus, in het hart van de wijk van de Europese instellingen.

Gedurfde indeling In april laatstleden, toen er verhuisd werd van het gebouw aan de Louisalaan 475 naar nummer 523, waagden Axel Kuborn en Alexandre Ponchon – bijgestaan door advies en ondersteuning van Anouk Van Oordt van de firma Out of Office, consultant in change management, design en de inrichting van een werkomgeving – een gedurfde gok, door slechts 30 % privékantoren te voorzien en 70 % gedeelde kantoorruimte. Het geheel werd ingericht volgens het principe van Activity Based Workplace. Volgens dit concept mag een gebruiker van de faciliteiten op elk moment die werkplek kiezen die het meest geschikt is voor de taak die hij moet uitvoeren. Zo zijn er ruimten voor besprekingen en vergaderingen, kleine gesloten kantoorboxen voor taken die concentratie vereisen of afzondering vragen voor een telefoon- of Skypegesprek, plaatsen om in teamverband te werken in functie van specifieke projecten… of gewoon ontspanningsruimten om even uit te blazen tussen twee vergaderingen.

De gok betreft zowel de indeling van de ruimten als hun design.

Geïnspireerd op de netwerken van de erg trendy business centers We Work (USA) en Spaces (NL)1, werd alles ontworpen om de leefen werkruimten aangenaam en gezellig te maken. Wie Silversquare Louise bezoekt, ontdekt er ruimten met een vertrouwde en intieme sfeer, zoals we die ook thuis op prijs stellen. De kleurrijke inrichting staat veraf van de kille en steriele kantoren die je dikwijls in bedrijvencentra aantreft. Muurbekleding, intieme verlichting, nissen, wandtegels, het gebruik van ruwe materialen zoals beton, hout, leder, veel met fluweel beklede zetels... Ze zorgen voor een zeer gevarieerde sfeerbeleving op de twee ingerichte kantoorverdiepingen.

Om de interactie van de mensen die deze gemeenschap vormen, te bevorderen, zijn de gespreksruimten ingericht op een oppervlakte van meer dan 200 m2. Er worden regelmatig voorstellingen en

informele evenementen georganiseerd in de belangrijkste ruimte, die uitgerust is met tribunes en projectie-apparatuur. Daarnaast is er de binnentuin, toegankelijk voor de leden, die de gedeelde ruimten nog aantrekkelijker maakt.

Muurbekleding, intieme verlichting, het gebruik van ruwe materialen zoals beton, hout, leder… Alles is ontworpen om de leef- en werkruimten aangenaam en gezellig te maken.

Ondernemende dynamiek De gediversifieerde inrichting en de warme uitstraling van de ruimten zijn nochtans niet de belangrijkste troef van Silversquare.

De initiatiefnemers hopen dat deze bedrijvencentra een actieve rol zullen spelen als incubator en start-up accelerator voor deze kleine en jonge bedrijven die deel uitmaken van deze gemeenschap van ondernemers. Door geen enkele sector uit te sluiten bij het verwelkomen van nieuwe bedrijven bij Silversquare, is het een enorme poel geworden van beroepen en competenties, die zich ontwikkeld hebben in het hart van het business center (juridisch en financieel advies, grafisch ontwerpers en webdesigners, communicatieexperts, vastgoedadviseurs, rekruteringskantoren…).

De onderlinge interactie wordt gestimuleerd door het organiseren van presentaties van nieuwe leden, die hun bedrijf en bedrijfsactiviteiten voorstellen (business selfies), door het delen van expertise van ervaren ondernemers (Presentatie Show & Tell), maar ook door conferenties, rondetafelgesprekken en opleidingen georganiseerd in samenwerking met ICHEC-KMO. Om nog meer interactie te krijgen, is dit informatie- en opleidingsprogramma eveneens toegankelijk voor niet-leden.

In het coaching-programma is de ‘starter pitch’ een bijzonder waardevolle tool voor start-ups en jonge ondernemingen. Het gaat om een starter die zijn project voorstelt aan een panel van deskundigen, samengesteld door Silversquare. Via dit rondetafelgesprek is het de bedoeling het project uit te dagen en in vraag te stellen en de starter deskundig advies mee te geven, gebaseerd op de ervaring van de experts. Zo kunnen bepaalde valkuilen bij het opstarten van een activiteit vermeden en de kans op succes vergoot worden. Tijdens dit coaching-proces wordt deze oefening twee keer gemaakt, met zes maanden tussentijd.

Om de interactie van de mensen die deze gemeenschap vormen te bevorderen, zijn de gespreksruimten ingericht op een oppervlakte van meer dan 200 m2.

1 Meer informatie : www.wework.com & www.spacesworks.com WORKPLACE SHOWCASE 2015 89

/COSHARING SPACES

WORKPLACES

Kleine gesloten kantoren worden gebruikt voor taken die concentratie vereisen of afzondering vragen voor een telefoongesprek.

De binnentuin maakt de gedeelde ruimten nog aantrekkelijker.

Oproep tot samenwerking met de overheid Het netwerk van de centra en ruimten voor coworking kent de voorbije jaren een aanhoudende groei en ontwikkeling. Met de feedback van ervaringen uit het verleden, pleit Alexandre Ponchon voor het samenvoegen van de belangen van private en openbare initiatieven en voor de oprichting van een dynamisch netwerk van bedrijvencentra: “In het verleden hebben de overheden een groot aantal bedrijvencentra ontwikkeld en/of gefinancierd. Deze centra hebben als doel betaalbare kantooroplossingen bieden aan bedrijven in hun opstartfase en aan sectoren met specifieke activiteiten2. Hun werking wordt normaal gezien geleid door een charter en gefinancierd door onze belastingen. Wij hebben kunnen vaststellen dat deze charters niet altijd gerespecteerd worden. Het resultaat daarvan is dat bedrijven, die volledig self-supporting zijn, soms langer van het systeem en van de subsidies profiteren. Deze subsidies worden dan omgezet in inkomsten, wat onaanvaardbaar is voor de gemeenschap in het algemeen. Vandaag is onze visie en positie volledig veranderd, want we beseffen dat de overheden en Silversquare een gezamenlijke missie hebben: namelijk het ondernemerschap stimuleren om banen te creëren en een nieuwe economische structuur ontwikkelen die

De kleurrijke inrichting staat veraf van de kille en steriele kantoren die je dikwijls in bedrijvencentra aantreft.

Privékantoor.

de toekomst van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest zal veilig stellen.“ Opdat deze vrome wens geen intentieverklaring zou blijven, hebben de initiatiefnemers van Silversquare al een concreet voorstel ter discussie op tafel liggen: de kantoorcheque. Ondernemers, die voldoen aan de criteria van de overheid om toegang te krijgen en gebruik te maken van de diensten van een incubator en bedrijvencentrum, zouden dan een bepaald aantal kantoorcheques krijgen. Deze cheques zouden ingeruild kunnen worden bij Silversquare.

Alexandre Ponchon zet een belangrijk voordeel van deze ondernemende dynamiek ‘made by’ Silversquare voorop: “Het bedrijf zou ondergedompeld zijn in een groot aantal van de self-supporting bedrijven. Het zou er eventueel klanten, leveranciers of partners kunnen vinden.“ In een tijd waarin de PPP -en (Publiek-Private Partnerschappen) legio zijn, en dit op de meest uiteenlopende domeinen (constructie en exploitatie van gevangenissen, scholen, rusthuizen...), zou deze oproep tot samenwerking met de overheden logischerwijs gehoord moeten worden.

“Binnen Silversquare wordt de starter ondergedompeld in een groot aantal van de self-supporting bedrijven“ Met de oprichting van een nieuw bedrijvencentrum aan de Louisalaan engageert Silversquare zich resoluut voor de lancering van een nieuwe generatie gedeelde werkplekken, waar de werknemers van de aangesloten bedrijven niet alleen beschikken over aangename en goed ingerichte werkruimten maar ook over de energie en de ondernemende dynamiek, die hen ingeblazen wordt tijdens ontmoetingen en bij kruisbestuiving tijdens conferenties, opleidingen en evenementen die er worden georganiseerd. Business center Silversquare De Meeus zal dezelfde evolutie kennen als dat van de Louisalaan. En een derde bedrijvencentrum van de nieuwe generatie zou binnenkort zijn opwachting maken in hartje Brussel.

2 De ‘Smart Work Centers’ zijn een initiatief van de overheden, gericht op het creëren van een netwerk van bedrijvencentra en gemeenschappelijke werkruimten in Wallonië. Vandaag is hun succes erg gemengd. Lees in dit verband het artikel dat eerder gepubliceerd werd in het PROFACILITY-magazine «Smart Work Centers : Uniek aanbod voor een veelzijdige service», te downloaden in de online bibliotheek > www.profacility.be/biblio > 06/09/2012 90 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/ALD AUTOMOTIVE, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Communicatieve upgrade dankzij ALD Lounge

WORKPLACE SHOWCASE 2014 91

/ALD AUTOMOTIVE, BRUSSEL

BUSINESS CASE

ALD Automotive Belgium is nationaal marktleider voor de verhuur van auto’s en bestelwagens op lange termijn.

De afdeling Office Management heeft zopas haar ‘ALD Lounge’-project beëindigd, een ingrijpende transformatie van de onthaal- en restaurantruimte in het hoofdkantoor te Evere. Een interieurarchitectuurproject dat erop gericht is de communicatie, het welzijn en de betrokkenheid van de medewerkers te verbeteren.

De Kolonel Bourgstraat in Evere: de kantoren van ALD Automotive herinneren aan de architectuur van eind de jaren tachtig. Maar die indruk verandert grondig bij het onthaal. Thierry Haesen, Facility Operator, verwelkomt ons. Hij glimlacht en neemt ons mee naar een keurig klein cafeetje in de restaurantruimte. Een paar meter verder krijgen we de kern van het ‘ALD Lounge’-project te zien: ogenblikkelijk zijn we het gebouw uit de jaren ‘80 met zijn ietwat sombere betonlook vergeten. We bevinden ons wel degelijk in 2015, met wit en rood, organische vormen en vooral met veel licht. De infrastructuur is grondig gewijzigd en de aangename sfeer straalt af op de medewerkers die tijdens onze ontmoeting bij de koffie en ook daarna tijdens de fotosessie elkaar kruisen, met elkaar praten en elkaar afwisselen.

De restaurantruimte biedt ook plaats voor meer feestelijke evenementen, zoals dat het geval was tijdens het Wereldkampioenschap voetbal.

92 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Onthaal en restaurant opnieuw in trek Pascale Huppertz, Office Manager bij ALD Automotive Belgium, vertelt ons hoe de ‘ALD Lounge’ is ontstaan. “De kern van het project was de inrichting en uitbreiding van de ontvangst- en restaurantruimte, die de ontmoetingsruimten geworden zijn voor onze teams, maar ook voor onze klanten en leveranciers. De werken werden uitgevoerd tussen oktober 2013 en juni 2014, in samenwerking met architectenbureau Admos. Maar om de filosofie van het project goed te begrijpen moeten we terugkeren naar hoe het is ontkiemd.

Zo voerden we in 2012 een intern tevredenheidsonderzoek uit.

Daaruit bleek de behoefte aan een betere interne communicatie en de noodzaak om meer informele onderlinge contacten tussen de medewerkers te bevorderen. Het onderzoek bracht eveneens de vraag naar een gezellige omgeving om te lunchen aan de oppervlakte, zonder echter verplicht te worden om die maaltijd eerst buiten het bedrijf te gaan aankopen”.

Dat viel niet in dovemans oren bij Miel Horsten, die sinds drie jaar de Belgische tak van ALD Automotive leidt. Het reflecteert de wens om de communicatie binnen het bedrijf te verbeteren. “Het is zo dat het idee ontstond om werknemers en managers tijdens de koffiepauze of tijdens de lunch in een gezamenlijke ruimte samen te brengen” gaat Pascale Huppertz verder. Gedaan met de afgesloten afdelingen die zich isoleerden rond hun eigen coffee corners, gedaan met de individuele koffiemachines. Medewerkers hebben er behoefte aan om zich van af en toe te kunnen loskoppelen en een pauze in te lassen. Hun welzijn hangt er van af”.

One, Ready, Smile Het ‘ALD Lounge’-project maakt deel uit van het programma One, Ready, Smile dat bij ALD Automotive Belgium geïmplementeerd werd. Het is bedoeld om het bedrijf om te vormen tot een klantgerichte en meer toegankelijke organisatie, waarmee het vlot samenwerken is. Een organisatie die de klantenervaring op het voorplan zet. One slaat op de interne samenwerking om een unieke service te bieden. Ready verwijst naar de expertise, de snelle uitvoering en het proactief ageren. Smile tenslotte staat voor de glimlach en de motivatie die kenmerkend is voor het werken bij ALD. Pascale Huppertz : “Deze drie aspecten vinden we terug in het ALD Lounge project. De dimensie One, met een plek waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten en samen tijd doorbrengen.

Dat betreft zowel interne als externe vergaderingen, maar eveneens voor meer feestelijke evenementen, zoals de Wereldbeker voetbal.

De dimensie Ready, in een doordachte, milieuvriendelijke omgeving, aangepast aan de uitdagingen van morgen. Smile tenslotte, vindt zijn plaats in een moderne omgeving, aangenaam en inspirerend, met een uitgebreide cateringservice. Ik hou van de gedachte dat het ook af te lezen is van de gezichten van onze medewerkers die u hier ontmoet in onze ALD Lounge”.

Tijdens de werken gaat het rijpingsproces verder Er werden bijna 200 mensen gemobiliseerd rond dit project in Evere.

Vijf interne medewerkers hebben zich ingezet voor het beheer en de implementatie van het project, dit in samenwerking met de externe partners, architectenbureau Admos en traiteurservice Horeservi.

Pascale Huppertz, Office Manager, ALD Automotive Belgium: “Het ALD Lounge project wil vooral de communicatie bevorderen binnen het bedrijf“

FM bij ALD Bij ALD Automotive Belgium is de organisatie van Facilities geïntegreerd in de afdeling Office Management, één van de activiteiten van de afdeling Operations. Office Management (11 medewerkers) omvat de afdelingen onthaal, postkamer, documentbeheer en data quality.

Aan het hoofd van de afdeling Office Management staat Pascale Huppertz. Het is aan haar dat Thierry Haesen, Facility Operator van het bedrijf, rapporteert. De afdeling Facilities beheert drie gebouwen, in Evere, Asse en Ternat, en is verantwoordelijk voor alle aspecten van de werkomgeving.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 93

/ALD AUTOMOTIVE, BRUSSEL

BUSINESS CASE

Architectenbureau Admos heeft een heldere en warme ontvangstruimte ontworpen met organische vormen, waarin veel hout is verwerkt. De restaurantruimte kreeg een verlengstuk naar de tuin via een houten terras.

“Blijven werken in een gebouw waar ingrijpende renovatiewerken aan de gang zijn, was een hele uitdaging” herinnert Pascale Huppertz zich. Het lawaai, het stof, de beschikbaarheid van de diensten...

Maar alles, met inbegrip van de timing, werd in goede banen geleid door de mensen van Admos. Het personeel werd ondergedompeld in het project en de werken in uitvoering leidden tot een intense beleving. We hebben ook massaal gecommuniceerd om de betrokkenheid van alle medewerkers bij dit project te intensifiëren.

De communicatie richtte zich tot alle partijen: directie, personeel en leveranciers, en dit via interne nieuwsbrieven en ons eigen sociaal netwerk, ALD Buzz”.

Uiteindelijk werd bijna 500 m² volledig vernieuwd. De restaurantruimte werd uitgebreid en sluit dankzij een glasuitbouw mooi aan op de tuin, wat van bij de eerste zonnige dagen erg op prijs wordt gesteld door het personeel. Het aanbod in het restaurant werd grondig herzien en biedt nu ook de keuze tussen warme en koude maaltijden, op basis van gezonde en eerlijke producten.

Ook het personeel is tevreden Pascale Huppertz: “De tevredenheid van het personeel is, volgens onze tweejaarlijkse tevredenheidsenquête, tussen 2012 en 2014, gestegen van 88% naar 94%. Wat de welzijnsindex betreft (PPI Care), is die verhoogd van 75% naar 81%. Een andere maatstaf voor de tevredenheid: midden maart werd ons bedrijf opnieuw beloond in het kader van de Best Workplaces, georganiseerd door de vereniging Great Place to Work, met een achtste plaats in de Belgische top tien. Dit alles zou ook moeten helpen om nieuw talent aan te trekken naar ons bedrijf”.

Het concept en de realisatie van de ALD Lounge behoorde dit jaar ook tot de zes projecten die genomineerd werden voor de verkiezing van het ‘Facility Management Project of the Year’, georganiseerd door de beroepsvereniging IFMA. Prachtige resultaten voor een mooi FM-project.

Bruno Hoditte ✍ Yvan Glavie 

94 WORKPLACE SHOWCASE 2015

ALD Automotive: 1e verhuurbedrijf van België ALD Automotive Belgium (Axus nv) is marktleider in België voor de verhuur van auto’s en bestelwagens op lange termijn. Het bedrijf heeft de voorbije twaalf jaar de sterkste groei genoteerd op de Belgische markt. Dit jaar viert het haar vijftigste verjaardag. Sinds 2003 maakt het bedrijf deel uit van de groep ‘Société Générale’, waarvan het de bedrijfstak ‘Verhuur op lange termijn en fleetbeheer’ vormt.

ALD Automotive, de nummer twee in Europa en nummer drie op wereldvlak, is vandaag aanwezig in 39 landen, met 4.500 medewerkers.

Samen beheren ze een totale vloot van meer dan 1 miljoen voertuigen.

In België staat ALD Automotive voor: • 230 medewerkers • 68.000 leasingwagens • 12.300 aangekochte auto’s • 10.144 verkochte auto’s.

De kern van het project was de inrichting en uitbreiding van de ontvangst- en restaurantruimte, die de ontmoetingsplaats geworden zijn voor de teams, maar ook voor de klanten en leveranciers.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 95

/BEST PRACTICES

HR

Best Workplaces 2015: tevredenheid als maatstaf Het Great Place to Work Institute, in samenwerking met de Vlerick Business School en mediapartner Jobat, werkt jaarlijks aan een ranglijst van de Best Workplaces in België en tevens een soort van kwaliteitslabel. In ‘great workplaces’ gebeurt er iets dat het beleid en de gebruikelijke praktijken van de onderneming overstijgt. Het is niet zozeer wat de bedrijven doen, maar vooral hoe de leiders het uitvoeren.

‘Best Workplaces‘ blinken uit in het creëren van een toegevoegde waarde door hun HR-praktijken. Ze doen veel meer dan wat er verwacht wordt om de organisatiedoelstellingen te bereiken, waardoor ze opportuniteiten creëren om een sterke vertrouwensrelatie op te bouwen met hun medewerkers. Dit jaar staan EASI in de categorie bedrijven met minder dan 500 werknemers en Torfs in de categorie bedrijven met meer dan 500 medewerkers op nummer 1 in de top 10 van de Belgische Best Workplaces. Dit uitstekend resultaat hebben beide bedrijven te danken aan de tevredenheid van hun medewerkers. Het resultaat van dit grootschalig jaarlijks onderzoek is immers gebaseerd op een enquête bij de werknemers die voor twee derden de eindscore bepaalt en waarin wordt gepeild naar 3 belangrijke aspecten: het vertrouwen van de werknemers in hun management, de trots van de werknemers over hun prestaties en het plezier dat ze beleven op de werkvloer. De resultaten worden aangevuld met een analyse van het personeelsbeleid, gebaseerd op een enquête bij management en HR. De troeven van de ‘Best Workplaces’ Met hun titel van ‘Best Workplace 2015’ zijn EASI en Torfs een voorbeeld voor een mensgericht en kwalitatief personeelsbeleid in België. Bij de kleinere bedrijven kende winnaar EASI de voorbije twee jaar een grote evolutie. Vorig jaar scoorde deze uitgever van business software en apps meteen een vijfde plaats en dit jaar staan ze al aan de top.

96 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Het bedrijf beschouwt de werknemers als de belangrijkste driver voor hun organisatie. Zo bieden ze hen bijvoorbeeld de mogelijkheid om aandeelhouder te worden in de onderneming. Torfs staat net als vorig jaar op de eerste plaats in de top 10 van grote bedrijven.

Het bedrijf zet al jaren in op tevreden medewerkers en is een vaste waarde in de top 3. Van bij de oprichting van het bedrijf ligt de focus op de mensen. Torfs streeft voortdurend naar tevreden klanten en medewerkers, iets wat volgens hen hand in hand gaat. Dit jaar lag de focus vooral op leiderschap. Alle shop managers en hun assistenten doorliepen het afgelopen jaar de ‘Expeditie 360°’, een opleiding die het zorgende leiderschap moet verhogen.

Special Awards Ook dit jaar werden ‘Special Awards’ toegekend aan drie uitmuntende bedrijfscases. AE wordt dit jaar beloond voor zijn inspanningen op het vlak van welzijn op het werk met de ‘Wellbeing Award’. Volgens hen wordt de gezondheid van een bedrijf te vaak bekeken vanuit louter economisch of financieel standpunt. Om de gezondheid van hun bedrijf te meten, hebben ze een barometer ontwikkeld die bedoeld is om het ‘Bedrijfsgeluk’ te meten, waarvoor ze zich baseerden op het concept van Bruto Nationaal Geluk. Concreet streeft AE naar een continue verbetering van elementen als de bedrijfscultuur, het MVO, de flexibiliteit en de vitaliteit van de onderneming.

Winnaar Torfs ging aan de haal met de ‘Employee Involvement’ award, het gevolg van de manier waarop het bedrijf zijn medewerkers bij het beslissingsproces betrekt. Zo is het management o.a. ook bereikbaar voor vragen van alle medewerkers. Tijdens de personeelsdagen werd de politiek van duurzame ontwikkeling bij Torfs bottom-up vorm gegeven door de werknemers te laten brainstormen rond het begrip duurzaamheid. Hieruit ontwikkelde zich een concreet actieplan voor zowel personeel, leveranciers, klanten, milieu als maatschappelijke partners.

“Best Workplaces ‘blinken uit in het creëren van een toegevoegde waarde door hun HR-praktijken“

Laureaten 2015

Minder dan 500 werknemers

• • • • • • • • • •

EASI AE Protime Handson & Partners Ormit SAS Institute Mars Belgium ALD Automotive NEW CTG Belgium Abbvie NEW

Meer dan 500 werknemers

• • • • • • • • • •

Torfs Accent Jobs McDonald’s Belgium Adecco KBC Groep Monsanto Carglass NEW Start People NEW Dow Corning NEW Media Markt - Saturn Belgium NEW

Zin om te weten of uw bedrijf in aanmerking komt voor deelname aan de ‘Best Workplaces 2016’? Zie www.greatplacetowork.be

ALD Automotive werd gekroond met de ‘Giving Back’ prijs. Om de motivatie en het engagement van de medewerkers te verhogen en meer bruggen te bouwen tussen departementen en functieniveaus, werden drie ‘Inspiration Teams’ opgericht: ALD Sport, ALD Eco en ALD Gives Back. De nieuwe ‘Giving Back’ aanpak van het bedrijf - die de werknemers betrok bij de keuze van CSR-projecten – bracht mensen samen en beïnvloedde de manier waarop mensen dagelijks met elkaar samenwerken.

Kim Verhegge ✍

Waarin verschillen ‘Best Workplaces’ van andere bedrijven?

• top 10 bedrijven scoren gemiddeld genomen 14% hoger op respect, geloofwaardigheid, eerlijkheid, trots en kameraadschap. Ondanks het moeilijke economische klimaat zijn vooral de scores op trots en geloofwaardigheid hoog • deze bedrijven ontvangen ongeveer dubbel zoveel sollicitaties • ‘Best Workplaces’ hebben een lager cijfer voor absenteïsme • medewerkers van Top 10 bedrijven krijgen gemiddeld meer uren opleiding • het vertrouwen van medewerkers van deze bedrijven in zowel bedrijf als management ligt hoger • medewerkers van ‘Best Workplaces’ ervaren meer rechtvaardigheid • top 10 bedrijven worden gekenmerkt door een groot familiegevoel en een warme en aangename werksfeer

De sleutel tot een ‘Great Place to Work’ is de graad van vertrouwen tegenover de relaties in de kern van het bedrijf.

Lees ook • Tevredenheid als kwaliteitslabel Interview met K. Van Bruystegem, Senior Research Associate van het Great Place to Work Insitute.

Beschikbaar op www.profacility.be/biblio > 25/11/2013 • Best Workplaces 2014 Beschikbaar op www.profacility.be/biblio > 26/01/2014

WORKPLACE SHOWCASE 2015 97

/BUILDING TECHNOLOGIES

SMART WORKPLACES

Nieuw hoofdkantoor is levende showroom vo De klimaateilanden zijn een designproduct ontwikkeld door Building Group Jansen zelf. Akoestiek, klimaat, ventilatie, verlichting zijn geïntegreerd in één product voor een optimaal comfort.

Begin 2015 opende Building Group Jansen de deuren van haar nieuwe hoofdzetel in Zonhoven. Omdat de kantoren in Meeuwen te klein waren geworden voor alle medewerkers, namen hoofdzakelijk de overkoepelende stafdiensten hier hun intrek. Voor de binnenafwerking van haar nieuwe hoofdkantoor heeft Building Group Jansen dan ook letterlijk alles uit de kast gehaald. Paradepaardje zijn de eigen ontwikkelde en energiezuinige klimaatplafondeilanden die tevens zorgen voor het hoogste comfort in de werkomgeving. Uiteraard was de centrale ligging en zeer makkelijke bereikbaarheid een extra troef voor deze levende showroom.

De nieuwe kantoren zijn gevestigd in een bestaand gebouw, waarvan het oorspronkelijke isolatiepeil niet aan de huidige normen voldeed.

Bij de inrichting werd speciale aandacht besteed aan energieaspecten, zodat het gebouw nu al voldoet aan de BEN eisen voor 2018. Alvorens de eigenlijke architecturale opdracht van start ging, werd samen met het studiebureau AE+ Engineering en een EPB specialist onderzocht hoe het gebouw optimaal geïsoleerd en luchtdicht kon worden gemaakt.

De ronde onthaalbalie, ronde vestiairekast uit massief dennenhout en de toog in de bar werden vervaardigd in de eigen schrijnwerkerij van Building Group Jansen

98 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Architectenbureau a2o uit Hasselt nam de taak aan om het gebouw, samen met een technisch team van Building Group Jansen optimaal te renoveren. Aangezien het volledige gebouw over een onderliggende parking beschikt, kon de vloerplaat van het gelijkvloers probleemloos van isolatie worden voorzien. Vervolgens kregen alle kolommen van de dragende buitenstructuur, door ze te omboorden met vacuüm isolatieplaten, een isolerende behandeling. De buitengevel van het aangekochte gebouw bestond aanvankelijk voor het grootste deel uit grote ramen. De keuze om een deel van de ramen te vervangen door geïsoleerde ‘shadow boxen’, was dan ook evident. Als kers op de taart werden ook de resterende kieren in het metalen bouwskelet gedicht.

Smart binnen klimaatregeling “Building Group Jansen streeft ernaar mee te denken in nieuwe vooruitstrevende technieken en hierin mee te werken vanaf het concept tot en met de nazorg. Dit wilden we ook uitdragen in ons nieuw hoofdkantoor” stelt Nadia Jansen, CEO Building Group Jansen.

Het gebouwbeheersysteem zorgt voor de sturing van het volledige gebouw vanuit één centraal systeem. Zowel verlichting, ventilatie en klimaat zijn hierdoor op elkaar afgestemd en worden afhankelijk van interne en externe condities bediend. De klimaatplafonds en klimaateilanden vormen een onmisbaar onderdeel in de werking van de klimaatregeling in het gebouw. De plafondelementen zijn voorzien van een watervoerend buizennet. De techniek heeft een aantal voordelen: het is discreet en geluidsarm, en het stralingseffect garandeert een hoog comfort. Bovendien zijn er tal van plafondafwerkingen mogelijk, zowel in metaal als in gipskarton. Door de temperatuur van het water te variëren kan men de ruimte verwarmen of koelen. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van warmtepomptechnologie. De slimme regeling benut daarbij in de eerste plaats de overtollige warmte of koude die in het gebouw beschikbaar is. Door deze energierecuperatie kunnen er hoge rendementen worden gehaald. De zonnepanelen op het dak compenseren het energieverbruik. ‘state of the art’ inrichting Om de inrichting te bepalen, zijn de bouwheer en het architectenbureau vertrokken vanuit het praktische gebruik van het gebouw.

De kantoorruimtes en de vergaderzalen zijn aan de buitenzijden gesitueerd, om het invallend daglicht maximaal te benutten. Voor de ruimtelijke indeling van de beschikbare oppervlakte werd er gebruikt gemaakt van veelzijdige systeemwanden om functionele ruimtes te creëren. Deze puzzelsystemen hebben akoestische en brandwerende eigenschappen en ze laten later eventueel ook toe om de ruimtes vlot te herschikken. De flexibiliteit van deze verplaatsbare wanden wordt ondersteund door verhoogde vloeren.

m voor Building Group Jansen

Beleving van de werkomgeving De aankleding en de inrichting van de benedenverdieping zijn erop gericht alle zintuigen te prikkelen en de beleving van de werkomgeving te optimaliseren. Er is gestreefd naar een totaalpakket aan comfort, inclusief geuren, licht en akoestiek. De vergaderzalen op het gelijkvloers zijn aanvullend ook te huur voor externe bedrijven of freelancers. Met haar centrale ligging en ‘state of the art’ inrichting is dit de ideale plek om klanten te verwelkomen of om een vergadering te organiseren. Nadia Jansen: “Het is de bedoeling om al onze knowhow en creativiteit emotioneel over te brengen op onze bezoekers. Ons bedrijf wordt hier als een mooi verpakt cadeau vol meerwaarde gepresenteerd!”.

Eduard Coddé ✍ Alain Franzolini 

“Onze nieuwe hoofdzetel is een showroom waarin we onze activiteiten, producten en knowhow als algemeen gespe-cialiseerd aannemer tentoonstellen en de sfeerschepping creëren waarmee Building Group Jansen de markt aanspreekt. De volledige inrichting, van technieken tot schilder-werken, is door onze eigen mensen uitgevoerd.“

Stakeholders voor het bouw en inrichting van het nieuwe hoofdkantoor • Architect: • Studiebureau: • Aannemer: • Systeemwanden:

• Klimaatplafonds: • Maatwerk: • Verlichting: • Verhoogde vloeren:

a2o-architecten, Hasselt AE+ Engineering Jansen Finishings Maars Jansen Partitioning Systems www.profacility.be/maars-jansen Alura®, Jansen Finishings Jansen Finishings Delta Light & Etap Lighting Jansen Products

Nadia Jansen, CEO Building Group Jansen’

Raf Ketelslagers

Verder werd het volledige schrijnwerk: zoals de onthaalbalie, de toog in de gezellige bar, het sanitair, de kasten, de bureaus… door Jansen zelf gefabriceerd en geïnstalleerd. “Daarbij kunnen bezoekers de verschillende klimaatplafondsystemen vergelijken in ‘real life’-omstandigheden. Dit door van de ene vergaderzaal naar de andere over te stappen en het verschil in comfort te ervaren” vertelt Nadia Jansen.

De klimaateilanden zijn ontwikkeld als een designproduct, waarin akoestiek, verlichting, geluid, klimaattechnieken en geurverspreiding geïntegreerd zijn.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 99

/DLL, MECHELEN

BUSINESS CASE

Consequent MVO- b In de DLL- filosofie van circulaire economie genoot het hergebruik van een bestaand gebouw de voorkeur boven het neerzetten van een nieuwbouw, evenals het maximaal onaangeroerd laten van de omliggende natuur.

In 2008 werd door DLL, een volle dochter van Rabobank, de basis gelegd voor de huidige totaalvisie op MVO, in functie tot de klanten en de aangeboden productportefeuille en met als doelstelling voorloper te zijn in zijn sector.

“Minder impact op het milieu, minder doorwegen op het mobiliteitsinfarct door minder kilometers te rijden, stonden voorop bij het maken van de juiste keuzes” blikt Erwin Ollivier, Managing Director DLL België, terug. “Vanuit deze eerste reflecties is ons denken rond MVO verder geëvolueerd en vormt het een basisbekommernis bij alles wat we doen. Zo wensten we dat ons nieuwe huisvestingsproject zou bijdragen tot een betere work/life-balans voor al onze medewerkers.

Gelukkige medewerkers zijn de basis voor ons ondernemen”.

De medewerkers van DLL in België zijn mooi gelijk verdeeld wat mannen en vrouwen betreft, met een brede waaier aan leeftijden, wat resulteert in een gemiddelde van 38 jaar.

Het huisvestingsproject werd bewust niet vanuit de directie opgelegd, maar zou ontkiemen vanuit alle lagen van de medewerkers.

Daartoe werd in november 2013 een meeting opgezet met alle gebruikers, die de vraag kregen voorgelegd: “Wat verwachten jullie van de toekomstige werkplek?”. Het antwoord was eensluidend: “De eigenheid van het bedrijf moest maximaal op het gebouw geënt worden”. Dat resulteerde vooreerst aan het ontvluchten van een bedrijvenpark. Erwin Ollivier: “Wij zijn deel van de maatschappij en willen tussen de mensen zitten, wat onze keuze voor een woonwijk verklaart”.

Anders durven denken dan gebruikelijk In de zomer van 2013 werd besloten tot het project en in de herfst lag de keuze van het gebouw vast. Het gespotte gebouw dateerde uit de jaren ‘70 en was het voormalige hoofdkantoor geweest van retailer Nopri. Het was na 10 jaar leegstand behoorlijk toegetakeld.

De natuur had zich opnieuw meester gemaakt van het grote omliggende terrein…

100 WORKPLACE SHOWCASE 2015

- beleid stuurt opmerkelijk huisvestingsproject “De structuur van het gebouw was goed. Dit was belangrijk omdat in onze filosofie van circulaire economie we een bestaand gebouw wilden hergebruiken in plaats van een nieuwbouw neer te zetten. Het bestaande gebouw werd dus tot op de basisstructuur gestript zodat we het konden opbouwen volgens onze noden” commentarieert Erwin Ollivier. “Bij de renovatie werd maximaal rekening gehouden met een mogelijk verder leven na afloop van onze 15-jarige leasetermijn.

Voor de groenzone rond het gebouw wonnen we advies in, wat eerst leidde tot het verdict dat er meer dan 40 bomen moesten sneuvelen die hun beste tijd hadden gehad. Via een relatie kwamen we bij Natuurpunt terecht, waar men juist heel enthousiast reageerde op de gegeven situatie en aanraadde om ook de zieke en afstervende bomen te behouden wegens hun waarde voor de biodiversiteit”.

Behalve voor de bezoekers zijn er geen parkeerfaciliteiten bij het gebouw. De parking ligt enkele honderden meters verderop, verscholen achter groen, en zet dus aan tot een kleine wandeling.

De ingrijpende renovatiewerken gingen in januari 2014 van start en eind dat jaar was de nieuwe werkomgeving een feit.

Het recycleren van het gebouw en maximaal ongemoeid laten van de

Cultuur management “Na een screening van de markt viel voor de uitwerking van dit hele project de keuze op Out Of Office bvba.” Managing Director Anouk Van Oordt begeleidde het hele voorbereidende traject om het werken in de nieuwe thuis te laten ontkiemen. Ze ging voor ‘cultuur management’ en niet voor een facilitaire benadering van de werkomgeving. Vanuit de betrokkenheid van de medewerkers groeide ‘Our Way Of Working’ als het nieuwe werken volgens DLL. De medewerkers van DLL werden in de talrijke gespreksrondes uitgedaagd om deze unieke kans aan te grijpen en verder te gaan in het concept, verder te denken en durven buiten de traditionele lijntjes te kleuren. “Dit is geen copy-paste-verhaal, noch een van bovenuit opgedrongen concept” benadrukt Anouk Van Oordt. “Goed luisteren naar zowel voor- als tegenstanders maakt het project sterker. Er is altijd in vraag gesteld waarom iets gewenst werd. Finaal maakt dit iedereen trots over wat er gerealiseerd is”.

Erwin Ollivier: “Dit project kon moeilijk tot een goed einde gebracht worden zonder externe partner. Van buitenaf ontwikkelt men een

“Our Way Of Working: de leefbaarheid van het nieuwe hoofdkantoor stond centraal bij het uitwerken van de inrichting“ natuur eromheen leidde naar NNOF (Nearly New Office Facilities) voor een vervolg op het circulaire denken bij de inrichting van het gebouw.

Alle bestaande kantoormeubilair zou onder handen genomen worden, waar nodig aangevuld met stukken uit het NNOF-aanbod.

Van meetaf werd contact gezocht met de buurt en een positieve dialoog ontwikkeld. Dat verloopt online via www.dllconnect.be, maar ook via uitnodiging op de jaarlijkse familiedag.

andere kijk op de onderneming en begint men er ook volledig neutraal aan”. Het traject dat afgelegd wordt om vanuit de gebruikers een concept te laten groeien, moet tijd krijgen, maar mag ook niet te lang uitgesponnen worden. In dit geval gebeurde de creatie tijdens het afleggen van het veranderingstraject, wat het niet bepaald gemakkelijk maakte voor het project management.

Erwin Ollivier, Managing Director DLL: “Alle medewerkers gaven hun visie op het werken in de nieuwe hoofdzetel als basisverhaal voor het laten ontkiemen van het uiteindelijke concept“

WORKPLACE SHOWCASE 2015 101

/DLL, MECHELEN

BUSINESS CASE

Klantenvergaderzalen zijn voorzien van glazen vensters, een uitdrukking van de transparantie van de onderneming

102 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Our Way Of Working De leefbaarheid van het nieuwe hoofdkantoor stond centraal bij het uitwerken van de inrichting. De mogelijkheid tot thuiswerken is opgenomen in het kader van ‘Our Way Of Working’, maar vandaag blijkt dat de meeste mensen hier geen gebruik van maken en de voorkeur geven aan werken op kantoor.

De voordien verkavelde werkvloeren zijn nu volledig open gelaten, zonder te vervallen in een open space concept. De grote vloervlakken zijn visueel gecompartimenteerd door het strategisch inplanten van vergaderruimtes. Via kleur- en materiaalkeuzes worden dan telkens andere sferen gecreëerd. Maar door slimme doorkijken sluit elke cluster werkplekken aan op de volgende en hebben collega’s altijd visueel contact met elkaar. Zo worden ze uitgenodigd om naar elkaar toe te stappen in plaats van mail of telefoon te gebruiken.

Niemand heeft nog een eigen kantoor of werkplek, inclusief de directie. Elke medewerker kiest op elk ogenblik gewoon de werkplek die best geschikt lijkt in functie tot het werk. Er is dan ook een heel grote variatie aan werkplekken, voor zittend of staand werken, zodat het totaalbeeld alles behalve steriel en uniform oogt. Hetzelfde geldt voor de vergaderplekken, die er in open en gesloten varianten zijn.

Er is zelfs heel bewust afgestapt van een indeling per afdeling.

Erwin Ollivier : “Er wordt meer en meer projectmatig gewerkt, wat maakt dat mensen uit verschillende afdelingen gaan samenzitten.

Toch kunnen afdelingen op bepaalde momenten een zone reserveren. De boekhouding bijvoorbeeld zit elk maandeinde enkele dagen samen om de maandcijfers af te ronden”.

die in zeer verschillende kleurschakeringen voorkomen. De keuze voor het NNOF-en van het bestaande meubilair bracht wel wat stress teweeg bij de medewerkers en vormde ook een niet geringe logistieke uitdaging. Een heel bijzondere ‘vlek’ in de inrichting is de bibliotheek, een donkere maar uiterst gezellig ingerichte werkruimte met tal van werkplekken, waar een absoluut stiltegebod geldt.

Huiselijke gezelligheid en sfeer Iedereen beschikt over een persoonlijke locker waarop een persoonlijke spreuk of quote staat i.p.v. de steriele nummers.

Huiselijkheid en gezelligheid zit ook in details als losse kussens, een piano, gebruik van behangpapier en staande lampen. Midden in het gebouw staat een trap, die een dubbele functie heeft: mensen verbinden en aansporen tot bewegen. Nog een sfeervol detail is de verscheidenheid aan lampjes die hier overal opduiken.

De NNOF-filosofie - hergebruik en recyclage van uitgediend kantoormeubilair - is hier zelfs doorgetrokken voor de kantoorstoelen, die een grote variatie aan kleuren laten zien, evenals de werkbladen

Anouk Van Oordt: “Het potentieel aan mogelijkheden dat een gebouw en een organisatie bieden moeten altijd de uitgangsbasis vormen.

Hindernissen mogen niet afschrikken”.

De hele operatie heeft tevens geresulteerd in een meerwaarde voor het gebouw, omdat er een ziel werd ingestopt. “Sinds we hier onze intrek hebben genomen, ontvangen we heel wat spontane sollicitaties” klinkt het tevreden bij Erwin Ollivier. “Het zijn heel vaak goede profielen, die groot belang hechten aan de cultuur van het bedrijf”.

Dat is uiteraard helemaal anders voor de ruim bemeten cafetaria, waar achtergrondmuziek speelt en de warme aankleding de functie als ontmoetingsplek extra ondersteunt. Toch kan ook hier gewerkt worden. Erwin Ollivier glimlacht: “Werken op café, bij ons kan en mag het!”.

Klantenzone Op het gelijkvloers, aansluitend op de receptie, is een ruim bemeten klantenzone ingericht. Hier was de uitstraling van de corporate identity erg belangrijk. Er zijn verschillende salons in de ruimte gezet, waarbij zitbanken met hoge en lage ruggen afwisselen, wat de nodige privacy verzekert en toelaat dat kleinere groepjes hier rustig kunnen vergaderen. Verder zijn er veelhoekige cabines verspreid in deze zone, bedoeld voor vergaderingen waar meer discretie gewenst is. De cabines zijn voorzien van glazen vensters, een uitdrukking van de transparantie van de onderneming. Voor een groter gezelschap is er de klantenvergaderzaal met een cirkante tafelvorm en afsluitbaar van de rest van de klantenzone. Er is zelfs een lange vlakbedhaard als symbool van een ‘warm bedrijf’.

Eduard Coddé ✍ Stijn Bollaert 

Huiselijkheid en gezelligheid zit ook in details als losse kussens, gebruik van behangpapier en staande lampen

De grote vloervlakken zijn visueel gecompartimenteerd door het strategisch inplanten van vergaderruimtes. De tapijtvloer is niet uniform doorgetrokken, maar wisselt van kleur, wat de grote open ruimte niet alleen gezelliger laat ogen, maar het ook gemakkelijk maakt om collega’s aan te wijzen waar men zich bevindt.

Stakeholders van het nieuwe DLL hoofdkantoor Projectontwikkelaar & hoofdaannemer:

Architect: Interieurdesign: Kantoormeubilair:

Groep Heylen (eigenaar van het gebouw)

Wastiau & Co, Westerlo Out Of Office, Brussel Satelliet, Nederland Ahrend NNOF, Vilvoorde

De Lage Landen

Een heel bijzondere ‘vlek’ in de inrichting is de bibliotheek, een donkere maar uiterst gezellig ingerichte werkruimte met tal van werkplekken, waar een absoluut stiltegebod geldt

Elke medewerker beschikt over een locker waarop een persoonlijke spreuk of quote staat i.p.v. de steriele nummers

DLL is een volle dochter van Rabobank en wereldwijd vertegenwoordigd in 36 landen. De kernactiviteit is het leasen van uitrusting voor diverse economische activiteiten, met specialisatie in de sectoren gezondheidszorg, landbouw, transport, industrie, bouw en ‘cleantech’.

Daarnaast is er de tak autoleasing, actief onder de naam ATHLON en goed voor een 44.000 voertuigen tellend wagenpark. ATHLON is aanwezig in tien Europese landen en gespecialiseerd in operationele leasing en mobiliteitsoplossingen.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 103

/BDO

BUSINESS CASE

De wisselwerking tussen twee teams vehogen: het ABO bekeken door BDO Het activity based office (ABO), één van de varianten van NWOW (New World of Work), wint steeds meer terrein binnen de kantoren van BDO België, specialist op het vlak van financiën en juridisch, fiscaal en managementadvies. Na Antwerpen en Terhulpen zijn nu ook de vestigingen in Luik en Zaventem aan de beurt om hun werkruimten te reorganiseren.

Heel binnenkort volgt ook Namen.

BDO maakt deel uit van een sterk internationaal netwerk van zo’n 60.000 partners en medewerkers, actief in meer dan 150 landen.

In België beschikt BDO over negen locaties, die samen 550 medewerkers groeperen.

Nathalie Gosse, Head of Procurement, geeft toelichting bij het ontstaan van het reorganisatieproject van de werkruimten: “BDO wil graag een modern, jong en dynamisch imago uitstralen, wil innovatief zijn en aansluiten bij de nieuwe trends. Door over te stappen naar een organisatiestructuur gebaseerd op activiteit (ABO), ging het er niet om vierkante meters te winnen. Integendeel, de nieuwe inplantingen bieden nieuwe, comfortabele ruimten.

Nathalie Gosse, Head of Procurement bij BDO Belgium: “Een onderzoeksproject toevertrouwd aan Jones Lang Lasalle, heeft bijgedragen tot het uitschrijven van een veertigtal pagina’s tellende office policy als belangrijk uitgangspunt om legitimiteit te geven aan de opbouw en geloofwaardigheid van de eigen interne analyses“

104 WORKPLACE SHOWCASE 2015

We hebben het groot willen zien om ons voor te bereiden op de toekomst”. Wat was dan de drijvende kracht achter deze wijziging in de bedrijfscultuur? Om dat te begrijpen, moeten we een paar jaar terug in de tijd...

Een beslissend bezoek “Het is in 2011 dat het nadenken over een activity based office bij ons begonnen is” vertelt Nathalie Gosse. “Na het bezoek aan een aantal kantoren, meer bepaald die van onze Nederlandse collega’s (27 BDO-vestigingen) en die in Londen, dat we de beslissing genomen hebben om – telkens op het einde van een huurperiode, bij elke nieuwe locatie of bouwproject – over te schakelen naar een flex office concept. Er werd een onderzoeksproject toevertrouwd aan Jones Lang Lasalle, dat bijgedragen heeft tot het uitschrijven van een veertigtal pagina’s tellende office policy. Dit uitgangspunt was belangrijk om legitimiteit te geven aan ons uitgangspunt en de geloofwaardigheid van onze interne analyses. Maar ook om bij de collega’s goodwill te creëren voor de veranderingen die er zaten aan te komen. Het kantoor in Antwerpen was in 2013 het eerste dat aangepast werd aan NWOW. Daarna volgde Terhulpen en in de volgende fase zal Namen aan de orde zijn, met waarschijnlijk – binnen twee jaar – de bouw van een nieuw gebouw op de site waar we nu al gevestigd zijn, het Parc Scientifique Créalys”.

Zeer concrete doelstellingen De reorganisatie van de werkruimten bij BDO beperkt zich niet tot het meegaan met een modetrend. Er waren zeer duidelijke doelstellingen vooropgesteld voor de betrokken teams: “Er is een vraag naar het vergroten van de wisselwerking tussen de teams” legt Nathalie Gosse uit. Bovendien is het interessant om opportuniteiten te creëren om collega’s te ontmoeten vanuit de verschillende business lines, om zo competenties te verenigen in het belang van de klant.

Met de nieuwe organisatie hebben medewerkers niet alleen meer mogelijkheden voor uitwisselingen dankzij informele ontmoetings- en ontspannings-plaatsen die vroeger niet bestonden, maar genieten ze ook meer mogelijkheden om zich te concentreren dan in de ‘ouderwetse’ open space inrichting of in de kantoren voor vier, zoals voordien. Daarnaast komt de grotere aandacht die besteed werd aan ergonomie en akoestiek iedereen ten goede. Tot slot hebben de medewerkers ook toegang tot technologieën die hen het leven een stuk gemakkelijker maken: een gecentraliseerd klassement (met mobiele kasten), een doorgedreven digitalisering van documenten en dat uitgebreid over alle afdelingen, wat tevens meer service biedt aan de klant voor het online raadplegen van documenten.

Deze organisatiestructuur slaat op alle vestigingen”.

Onopzettelijke indiscreties verhinderen Op het plan van de ruimte-indeling worden de verschillende zones voor het onthaal en de vergaderruimten, bestemd voor klanten en

bezoekers, resoluut gescheiden van de werkruimten voor de medewerkers. In Antwerpen, Zaventem en Terhulpen bevinden deze zones zich zelfs op aparte verdiepingen, terwijl in Battice-Luik de benedenverdieping van de nieuwe vleugel, die in 2014 gebouwd is, voorbehouden is voor bezoekers.

Nathalie Gosse licht toe: “Behoefte aan een totale geheimhouding komt niet zo vaak voor, maar daar-entegen is de discretie tot in alle details wel strikt van toepassing. Bezoekers doorkruisen dus niet langer de werkruimten. Een gang leidt hen tot aan de vergaderzalen.

Zo bestaat er niet de minste kans dat nog een flard van een gesprek wordt opgevangen of de naam op een dossier leesbaar is. Voor het personeel echter zijn er juist meer mogelijkheden tot wisselwerking m.b.t. de dossiers. Daarnaast is thuiswerken, wat voordien slechts informeel bestond, vandaag goed verankerd in de werkgewoonten en helemaal in lijn met de gedachte achter ABO”.

Het geheim van het succes: het adopteren van deze concepten door het management De medewerkers hebben allen een presentatie gekregen met toelichting over de verschillende ter beschikking gesteld werkruimten, evenals een document waarin richtlijnen voor het gebruik uitgewerkt zijn. “Deze regels trekken de mensen van andere vestigingen over de streep” stelt Nathalie Gosse vast, want de collega’s reizen veel.

“Vandaag zijn de kantoren die nog niet in ABO-modus werken vragende partij voor een flex office. Aanvankelijk moet je het management overtuigen om de nieuwe regels te aanvaarden en het voorbeeld te geven”. Soms is daarbij zelfs een extra duwtje nodig: onze woordvoerster haalt het voorbeeld aan van de manager, die elke morgen systematisch van werkstation veranderde, om te vermijden dat de medewerkers het werkstation dat hij bezette als het ‘zijne’ zouden beschouwen en het dus niet zouden durven gebruiken.

Achteraf bekeken is iedereen tevreden bij de BDO-vestigingen die de verandering naar de nieuwe organisatie al hebben afgerond.

“Zes maanden na de omvorming van de zetel in Antwerpen hebben we een tevredenheidsonderzoek uitgevoerd, waarvan de goede resultaten ons geholpen hebben voor onze communicatie naar andere vestigingen toe” herinnert Nathalie Gosse zich. “Natuurlijk waren er bepaalde mensen die bedenkingen hadden. Maar allemaal hebben ze het geapprecieerd om voortaan een verschillend werkstation te kunnen kiezen in functie tot het soort werk voor die dag. Wat de vermindering van het aantal kasten betreft, hebben zelfs de mensen die de gewoonte hadden om bergen documenten te bewaren, niet meer moeite dan anderen met de nieuwe manier van werken. De comfortzones worden erg op prijs gesteld. Zo ook de clean desk werkwijze: de mensen zeggen dat ze de indruk hebben om elke dag op een blanco blad papier te beginnen. Wat de voor verbetering vatbare punten betreft, werden een aantal problemen gemeld in verband met de akoestiek in sommige ruimten, wat inmiddels met enkele corrigerende maatregelen is opgelost”.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 105

/BDO

BUSINESS CASE

Klassiek geworden oplossingen Wat uitrusting betreft, grijpt BDO terug naar wat vandaag klassiek geworden is: ‘benches’ van twee tot vier personen maximum; ‘bubbles’ (individuele werkkamers) waar je je kunt afzonderen om niet te storen of niet gestoord te worden; interne en externe vergaderzalen, waarvan het gebruik niet onderling uitwisselbaar is; een bibliotheek met leeshoek, coffee corner met – voor sommigen – een buitenterras met Wifi; ergonomische stoelen; in de hoogte verstelbare werkbladen (op verzoek); VoIP-telefoons met persoonlijke headset; een tweede scherm voor alle werkstations, een zeer gewaardeerde comfortvoorziening (wie gevraagd wordt om een document te behandelen en er tegelijk andere moet raadplegen, zal dit wel begrijpen); een toetsenbord en docking station waar elke werknemer zijn laptop op kan aansluiten; een locker om persoonlijke spullen in op te bergen; en voor de managers en partners nog een kast met 1 meter extra lineair klassement voor persoonlijk gebruik.

In totaal telt het Luikse kantoor 44 werkplekken voor 55 mensen, met de mogelijkheid om uit te breiden naar 80 medewerkers. Met de belangrijke uitbreiding (800 m2) omvatten de gebouwen van de Luikse site nu in totaal 2.000 m2 kantoorruimte. In Zaventem is de verhouding anders: op een bruto oppervlakte van 2.700 m2 zijn 105 werkplekken geconcentreerd voor 110 mensen. De centrale geografische ligging van Zaventem maakt dat er veel vergaderingen gehouden worden op deze locatie, die zich halfweg bevindt voor de meeste werknemers. Er werden bijgevolg extra vergaderzalen en werkplekken voorzien. De vestiging in Antwerpen telt 95 werkplekken voor 120 mensen en die van Terhulpen 55 werkplekken voor 75 mensen. Bovendien beschikken alle kantoren over een bufferzone die momenteel nog niet is ingericht, om tegemoet te komen aan de groei in de komende jaren.

Patrick Bartholomé ✍ Bernard De Keyzer 

Inrichting van de BDO-kantoren, leveranciers en consultants • Interieurdesign en binnenafwerking: JJL / Tetris, Brussel • Kantoormeubilair: Art Nivo Workspaces / Gispen • Archivering: Iron Mountain

106 WORKPLACE SHOWCASE 2015

W

www.profacility.be/workplace Ontdek meer reportages die reeds in Profacility Magazine verschenen via www.profacility.be/workplace en op de volgende paginaâ&#x20AC;&#x2122;s.

www.profacility.be/workplace: onze online bibliotheek voor binnenhuisarchitectuur van kantoren, vergaderruimtes, recepties en onthaalruimtes.

Elke reportage is rijkelijk geĂŻllustreerd door een fotogalerij en/of video.

Ook de lijst van de belangrijkste consultants, dienstverleners en leveranciers die meewerkten aan het project is er beschikbaar..

WORKPLACE SHOWCASE 2015 107

/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

TE ONTDEKKEN OP

BIVV, BRUSSEL

Huis van de verkeersveiligheid Het BIVV (Belgisch Instituut voor de verkeersveiligheid) omvat vele diensten, die vroeger weinig contact hadden met elkaar. Dat deed besluiten om voor de nieuwe huisvesting een resoluut innoverende aanpak door te voeren in de lijn met de nieuwe stijl en doelstellingen van de organisatie: een informelere en contactvriendelijke werkomgeving creëren. Bovendien stond het BIVV naar buiten bekend als een soort eiland, dat geïsoleerd werkte van zijn vele partners. Dat was aanleiding om het gebouw te ontwikkelen als Huis van de verkeersveiligheid, met een andere infrastructuur. Zo werden alle ontmoetingsruimten op de benedenverdieping geconcentreerd voor het ontvangen van bezoekers. Eén van de grote voordelen van de renovatie van het eigen gebouw was het kunnen behouden van de geïntegreerde niet-kantoorfuncties, zoals het testen van voertuigen in het atelier.

Dankzij het goed advies en het concept voor de renovatie van ‘Alternativ Workspace Solutions’ konden een 150-tal medewerkers ondergebracht worden in één gebouw. Dit was slechts mogelijk door afstand te nemen van de vertrouwde ‘hokjes’. Er zijn niet langer individuele kantoren ingericht.

Door de ingrijpende verbouwingen moest iedereen verhuizen naar een tijdelijke locatie. Volgens Karin Genoe, Afgevaardigd Bestuurder BIVV vzw, bleek dit gegeven nadien een belangrijk voordeel om vlotter de overstap te maken naar de nieuwe manier van werken, omdat daar ook al in een open space omgeving werd gewerkt. Ondanks de verplichte extra verhuizing tijdens de werken werd het volledige project – gebouwrenovatie en nieuwe inrichting – in amper een half jaar afgerond.

Karin Genoe, afgevaardigd bestuurder BIVV

108 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Marc Detiffe

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/IBSR-BIVV

JONES DAY, BRUSSEL

Het inrichtingsproject dat door architectenkantoor Admos uitgewerkt werd voor de nieuwe kantoren van Jones Day, sluit aan op een designbenadering die afgestemd is op de architectuur van het gebouw. Zo werd ervoor gekozen om de uitwendige kenmerken van het gebouw dat in de prestigieuze Zavelwijk ligt, naar binnen te brengen, heel in het bijzonder de harmonieuze raambogen. Een unieke centrale trap zorgt voor de communicatie tussen de drie verdiepingen. Deze verticale link tussen de verschillende bouwlagen vormt zonder twijfel de wervelkolom van dit project. De volledig op maat ontworpen bibliotheek werd rond de trap ingericht, terwijl een glazen kubus een visuele identiteit tussen de verdiepingen creëert. Om tot dit spectaculaire resultaat te kunnen komen, moesten heel wat berekeningen gemaakt worden met betrekking tot de stabiliteit van de tegels en het beantwoorden aan de brandregelgeving.

Marc Detiffe

Een advocatenkantoor kiest voor creativiteit

Yvan Glavie

Wat dit project zo interessant maakt, is dat het op maat ontwikkeld is. Elk onderdeel is uniek, elk meubel werd uitgedacht, getekend, gedetailleerd. Functie en locatie zijn vanzelfsprekend hoofdzaak in dit proces.

De ultieme uitdaging voor Admos was om een creatieve omgeving te laten ontstaan, die duurzaam is qua look & feel. Reden voor de verhuizing was de uitbreiding van het advocatenkantoor. De bedoeling van het project was om werkplekken te voorzien voor het huidige personeelsbestand van een veertigtal advocaten, een aantal dat op termijn tot een zestigtal advocaten zal oplopen. Er moesten dus evenveel gesloten kantoren komen, naast enkele grote ruimten voor het backofficepersoneel.

Ontdek de reportage in de online projectenbi bliotheek op > www.profacility.be/workplace/ jonesday

WORKPLACE SHOWCASE 2015 109

/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

TE ONTDEKKEN OP

VAC, GENT

Voor de verhuizing van de 29 entiteiten die in het VAC Gent introkken, werd een audit gemaakt van de kantoorinrichting om te onderzoeken welke inrichtingselementen uit de te ontruimen locaties nog de moeite loonden om mee te verhuizen, wat recycleerbaar was voor hergebruik onder dezelfde of andere vorm en waar nieuwe meubelen moesten aangekocht worden.

Een minutieuze inventarisatie van de bestaande kantoorinrichting in de 29 betrokken entiteiten drong zich op. Hiervoor werd een aanbesteding uitgeschreven, waarop D&C Services de opdracht toegewezen kreeg.

Op basis van deze audit werden drie lastenboeken opgesteld voor de te verhuizen voorwerpen, het nieuw aan te kopen meubilair en de te recycleren elementen. Dankzij deze aanpak kon de Vlaamse Overheid meer dan één miljoen euro besparen bij de inrichting van het gebouw.

Het project is een voorbeeld van duurzaam beheer en maatschappelijk verantwoord ondernemen.

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek > www.profacility.be/workplace/VAC-Gent

110 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Polo Architects

Het VAC Gent (Vlaams Administratief Centrum), gelegen naast het Gentse Sint-Pietersstation, werd midden februari 2014 officieel ingehuldigd. Eind 1999 besliste de Vlaamse Regering dat elke provinciehoofdstad zijn eigen VAC moest krijgen. Met een totale oppervlakte van 40.000 m2 is het VAC het vijfde en grootste provinciaal gecentraliseerde gebouw, maar ook het indrukwekkendste en het milieuvriendelijkste. De basis voor de uitstekende energieprestaties ligt in het architecturaal ontwerp van de architecten Mauro Poponcini en Patrick Lootens (Polo Architects). Het VAC Gent centraliseert 1.300 Vlaamse ambtenaren afkomstig uit 29 entiteiten in één enkel gebouw. Het gebouw dat de doopnaam ‘Virginie Lovelinggebouw’ kreeg, genoemd naar een schrijfster en dichtster, kwam tot stand via een Publiek-Private-Samenwerking volgens de DBFM-formule, met als partners Eurostation, Kaïros en het Agentschap voor Facilitair Management van de Vlaamse Overheid (AFM).

Liesbet Goetschalckx - courtesy of POLO ARCHITECTS

Een mijlpaal in de vastgoedstrategie van de Vlaamse Overheid

NEW → De editie ‘Best Workplaces’ verschijnt op 26 januari 2016 → Speciale uitgave van PROFACILITY magazine ter aanvulling van de editie ‘WORKPLACE SHOWCASE’. Deze editie belicht de mooiste en meest vernieuwende realisaties op het vlak van het ontwerp en de inrichting van kantoren, onthaal-, vergader- en receptieruimten. → De opmaak van deze speciale digitale uitgave legt de klemtoon op visuals voor een comfortabele online-raadpleging via tablets. Elke realisatie wordt geïllustreerd aan de hand van één of meerdere foto’s. Een kaderstuk toont de facts & figures van het project. Via een hyperlink vindt de lezer de gedetailleerde presentatie die werd gepubliceerd in de Profacility online-bibliotheek www.profacility.be/workplace.

Elke online-presentatie omvat een galerij met foto’s/filmpjes en de lijst met de voornaamste leveranciers, consultants en dienstverleners die meewerkten aan het project.

BEST WORKPLACES © De ‘Best Workplaces’ is een publicatie van Business Interactive Media (Bimedia) I www.profacility.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: Uw aanwezigheid in deze speciale editie: voor alle advertisingmogelijkheden, het publiceren van een bedrijfsprofiel en case study’s m.b.t. interieurinrichting, contacteer ons via advertising@bimedia.be. Advertentietarieven zijn beschikbaar via www.profacility.be/advertising

Puro is committed to protecting the rainforests. We are working alongside World Land Trust and for every cup of coffee sold money is given to buy and protect areas of rainforest in South America.

We believe in paying fair wages to the farmers who grow our coffee. All Puro coffee is certified Fairtrade.

www.purocoffee.com - 0800/44 0 88

Een lekkere kop koffie om de dag te starten is voor veel werknemers een must.

1

Kwaliteit van de koffie Miko is al sinds 1801 actief als koffiebrander.

Onze barista maakt een keuze uit het wereldwijde koffieaanbod. Deze jarenlange expertise en knowhow zorgen ervoor dat we steeds de hoogste kwaliteit leveren. Een bezoek aan onze koffiebranderij en een proeverij in de showroom zal u daarvan overtuigen. Door vooraf de koffies te proeven en de automaten te testen, bent u zeker dat u de juiste keuze maakt voor uw medewerkers. Bovendien doet onze barista bij u ter plaatse smaakcontroles en vergelijkt hij samen met u. Zo investeren wij in een langetermijnrelatie.

2

Kwaliteit van de automaat Wij zoeken steeds de laatste nieuwe toestellen en technieken om koffie van de beste kwaliteit te leveren. Onze experten komen bovendien ter plaatse om het juiste type koffieautomaat te kiezen volgens uw behoeften. Wij bieden een breed gamma warme drankautomaten voor bonen, gemalen en instantkoffie. Elke automaat heeft duurzame onderdelen en is energiezuinig.

Meer weten? 0800/44 0 88 - www.mikocoffee.com

3

Kwaliteit van het onderhoud Elke koffie- en warme drankautomaat die wij plaatsen is een uithangbord voor ons bedrijf. Daarom heeft elke automaat een eigen paspoort, dat o.a. alle onderhoudsbeurten vermeldt. Terwijl onze operator aan het werk is, mag u gerust meekijken.

Zo kan u zelf zien dat de binnenkant van de koffiemachine even net is als de buitenkant. Deze â&#x20AC;&#x2DC;openboekrapportageâ&#x20AC;&#x2122; biedt zowel voor Miko als voor u een garantie op goed onderhouden toestellen!

/

À DÉCOUVRIR SUR WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

BPOST BANK, BRUSSEL

Analyse ‘Stay or leave’ In maart 2013 werd vanuit de dienst facility management het verzoek gelanceerd om op zoek te gaan naar een huisvesting die beter aangepast is aan de behoeftes van de 240 medewerkers. bpost bank huurde toen tweeënhalf verdiepingen in de Brouckèretoren. Een logistiek weinig aantrekkelijke werksituatie, gezien de verspreiding in het gebouw. Blijven was eveneens een optie, maar het huurcontract in de Brouckèretoren liep in november 2014 ten einde en de verhuis naar een nieuwe werkomgeving was zeker aan de orde. Om niets aan het toeval over te laten, heeft bpost bank deze ‘stay or leave’ studieopdracht toegewezen aan Freestone, een ‘tenant only’ advies en expert sourcing bedrijf, gespecialiseerd in het optimaliseren van de total corporate building lifecycle (real estate, workplace en facility). Bij het zoeken naar een nieuwe huisvesting gold er naast budgetneutraliteit een belangrijke regel waarvan niet mocht afgeweken worden: de nieuwe thuis voor bpost bank moest op vijf minuten wandelafstand liggen van het bpost hoofdkwartier. Uiteindelijk werd er gekozen voor het in 2009 volledig gerenoveerde Marquis-gebouw, gelegen tussen het centraal station en de Sint-Goedele kathedraal.

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/bpost-bank

114 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Geoffrey Fritsch

Na drie maanden studiewerk en een maand onderhandelen over het nieuwe huurcontract kwam de eigenlijke inrichting aan bod. Begin juli 2014 nam bpost bank de nieuwe thuis in gebruik. Het project moest het sluitstuk vormen in het hervormingsproces van bpost bank tot een dynamische en moderne bank. Het projectteam, dat bestond uit bpost bank medewerkers en Freestone experten, kreeg een groot mandaat toegewezen. Omdat een bedrijf vaak niet over voldoende tijd en expertise beschikt om dergelijke sporadische doch ingrijpende projecten uit te voeren, heeft Freestone voor bpost bank het project van A tot Z aangestuurd en opgevolgd.

Roeland Van Assche, project manager bij Cresa

IBECOR, BRUSSEL

Ontzuiling en openheid

Dankzij de analyse en tussenkomst van Global, gespecialiseerd in architectuur, design en het beheer van interieurprojecten, werden zowel de fysieke als denkbeeldige muren gesloopt zodat een nieuwe werkomgeving kon ontstaan. Natuurlijke lichtinval, openheid en communicatie waren zeer belangrijke factoren van

het totaalconcept. De studiefase leverde Global inzicht in de behoeften van de verschillende entiteiten binnen Ibecor, evenals de filosofie en de identiteit van het gecommercialiseerde biermerk. Er werd een volledig concept uitgewerkt met een nieuwe visie op de werkomgeving, waarin openheid, licht en lucht centraal stonden en waarin de merkidentiteit van Heineken verwerkt werd om de nieuwe kantoren van Ibecor een sterke persoonlijkheid te verlenen.

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/ibecor

Yvan Glavie

de medewerkers verstopt achter een indrukwekkend aantal hoge kastwanden, die de werkvloer bovendien verkavelden in individuele hokjes en ‘bastions’. Alle medewerkers bakenden hun eigen domein af.

Geoffrey Fritsch

Het bedrijf Ibecor (International Beverages Corporation) kan terugblikken op een lange geschiedenis. Al midden de jaren twintig startte het vanuit België de export van grondstoffen, verpakkingsmateriaal en wisselstukken naar de toenmalige kolonie Congo. De aard van de handel en vooral het bewerkte exportgebied, maken dat papieren documenten nog een hoofdrol spelen in de dagelijkse activiteiten van Ibecor en hierin op korte termijn waarschijnlijk ook weinig verandering zal komen. De algemeen directeur zorgde voor een frisse wind en nam zich voor de bestaande situatie drastisch te veranderen. In de bestaande werksituatie zaten

WORKPLACE SHOWCASE 2015 115

/

À DÉCOUVRIR SUR WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

ONTEX, AALST

Drie maanden om te verhuizen, een race tegen de klok!

Twee maanden om een project uit te werken en drie maanden om het uit te voeren... over een strakke timing gesproken! Toch is de Ontex Groep, een Belgisch bedrijf van internationaal niveau, gespecialiseerd in wegwerpproducten voor persoonlijke hygiëne, erin geslaagd. Dit succes is te danken aan het concept ‘Design & Build’ van Colliers International (ex-AOS Group) dat contractueel garandeert om het budget en de planning te respecteren op basis van een specifiek uitgewerkt design voor elke klant. Ontex verhuisde zijn wereldwijde hoofdkantoor in Zele naar het nieuwe gebouw SkylinE40 in Aalst, vlak bij de autosnelweg BrusselOostende. Een keuze van de CEO van Ontex, waarvan de oorspronkelijke vestiging te krap werd om de groei van het bedrijf te kunnen volgen.

Het project ging van start met de komst van de nieuwe Chief Procurement Officer, Philippe Agostini.

Met deze verhuizing beoogde Ontex drie doelstellingen: de samenwerking en innovatie stimuleren, openheid creëren en de teamgeest versterken. Een ambitie die nagestreefd werd door het personeel vanaf het begin bij het proces te betrekken. Eerst moest er een locatie gevonden worden binnen een straal van maximaal 30 km rond de vorige vestiging in Zele. In het nieuwe gebouw viel de keuze op een mooie kantooroppervlakte van 3.500 m² verdeeld over drie verdiepingen. Meer dan 150 medewerkers genieten er van een betere nationale (via de autosnelweg) en internationale (via de luchthaven) bereikbaarheid.

Philippe Agostini, Chief Procurement Officer bij Ontex

116 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Marc Detiffe

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/ontex

JBC, HOUTHALEN

Een ‘loft’ en ‘women friendly’ sfeer bewust van de motiverende waarde en de bijdrage tot de jobtevredenheid die uitgaat van een gezellige werkomgeving waar mensen zich thuis voelen. Buro B heeft samen met Pami een gebruiksvriendelijke en warme werkomgeving ontwikkeld, die perfect aansluit bij de architectuur van het gebouw. Dit werd vertaald naar een sfeervolle werkomgeving geïnspireerd op de New-Yorkse lofts, letterlijk ontworpen op maat van de medewerkers.

Thomas Vanhaute

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/jbc

Thomas Vanhaute

Voor de bekende Belgische modeketen JBC ontwierp Buro B uit Genk een nieuwe hoofdzetel en de nodige logistieke infrastructuur in Houthalen-Helchteren. De site was al de thuisbasis van de modeketen en de directie verkoos ook nadrukkelijk daar te blijven. De architecten onderzochten eerst de optimale inplanting van de gewenste functies op het beschikbare bouwterrein in de industriezone Centrum Zuid.

Het centraliseren van de administratie, het creatief team en de logistiek op één locatie was hierbij een essentieel gegeven.

Als modebedrijf en bouwheer stelde JBC zich tot doel voor de meer dan 200 medewerkers een esthetische en inspirerende werkomgeving te laten ontstaan. Opdrachtgevers Ann en Bart Claes zijn zich ten volle

WORKPLACE SHOWCASE 2015 117

/

À DÉCOUVRIR SUR WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

VERITAS, KONTICH

118 WORKPLACE SHOWCASE 2015

An Desmedt

An Desmedt

An Desmedt

‘House of imagineering’

Bart Vandenabeele, Facility Manager & Vanessa Boel, Styling & Visual Branding Manager bij Veritas

De geschiedenis van Veritas gaat terug tot 1892, toen JeanBaptiste Leestmans een oude merceriezaak kocht in hartje Antwerpen. Vandaag telt Veritas 120 verkooppunten in België en Luxemburg. De bloei en diversificatie van deze fashion retailer leidde tot een ruimtegebrek voor zowel kantoren als magazijn. De betrokken site in Kontich liet geen uitbreiding toe.

Dit zette Veritas aan om Deloitte in te schakelen voor het in kaart brengen van de verschillende sites op basis van een door Colliers International (ex-AOS Group) opgemaakt programma van eisen. Gezien deze nieuwe thuis moest tegemoet komen aan de internationale groeiambities incl. e-commerce, genoot een ‘build to suit’ oplossing al snel de voorkeur. De felle brand eind april 2013 zette echter extra druk op de realisatie van het nieuwe hoofdkantoor en verplichtte het Veritas-management niet alleen tot het uitschrijven van een noodscenario, maar tevens ook tot het opnieuw onder de loep nemen van de verschillende financiële & tijdsgebonden oplossingen.

Uiteindelijk besloot Veritas het kantoor en logistiek centrum op te splitsen, waardoor het huren van een bestaande pand de beste oplossing leek. In januari 2014 was de geselecteerde nieuwe locatie beschikbaar om de inrichting van de 3000m² vloeroppervlakte, gelijk verdeeld over twee niveaus, te starten.

Al snel kreeg het project de naam HOI - ‘House of imagineering’ - een conceptuele kapstok geënt op de Veritas historiek, haar waardes en het feit dat een job bij Veritas eerder een manier van leven is dan zomaar een job; een aanstekelijk ‘Virus’.

De 120-jarige geschiedenis maar ook de Veritas populatie bestaande uit 90% vrouwelijke medewerkers, moest absoluut verwerkt worden in de sfeer van de nieuwe werkomgeving.

Ontdek de reportage in de online projectenbibliotheek op > www.profacility.be/workplace/Veritas

Systeemwanden Cloisons amovibles OfďŹ ce partitions

PAN-ALL nv Diebeke 13 9500 Geraardsbergen Belgium t +32 54 41 24 71 f +32 54 41 85 06 e info@pan-all.be www.pan-all.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 119

/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

TE ONTDEKKEN OP

SPADEL, WOLUWE

Groene draad voor de nieuwe hoofdzetel De uitstraling van het voormalige gebouw van Spadel strookte helemaal niet meer met het sprankelend imago van de producten van het merk. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een nieuwe locatie voor hun activiteiten. Maatschappelijk verantwoord ondernemen en zorgzaam omgaan met het milieu zijn essentiële waarden voor Spadel.

Vanzelfsprekend werden deze waarden nauwlettend bewaakt en als ‘groene draad’ verweven doorheen het verhuisproject en de nieuwe inrichting van de nieuwe hoofdzetel. Het verhuisproces moest ook gepaard gaan met een open space inrichting, een herschikking van de indeling in functie van de onderlinge samenwerkingsverbanden en de invoering van een clean desk policy als aanzet tot het nieuwe werken.

Bij het selectieproces voor een nieuwe locatie kwam de bereikbaarheid met het openbaar vervoer evenzeer aan bod als de open ruimte (één plateau) en de maximale inval van natuurlijk daglicht. Een Breeamcertificatie was wenselijk en gaf de uiteindelijke doorslag in de keuze van het gebouw.

Bernard De Keyzer

Er werd een lange lijst van gebouwen afgewerkt, waarvan slechts één er echt uitsprong: ‘Woluwe Heights’, waar de vijfde verdieping niet alleen veel daglicht maar ook een prachtig rondom zicht biedt en vooral toeliet om een inspirerende werkomgeving te creëren in ‘open space’. De inrichting van de nieuwe thuis moest maximaal de waarden van het bedrijf en zijn medewerkers uitstralen, de HR-slogan ‘Eén team, één bedrijf’ belichamen. Daartoe werkte Spadel samen met D&C Services. Het bedrijf viel voor de voorgestelde aanpak van D&C Services met hergebruik en recyclage van uitgediend kantoormeubilair, wat helemaal aansloot bij de MVO-filosofie van het bedrijf. ‘Spadel on the move’ maakte dit jaar deel uit van de zes genomineerde projecten voor de verkiezing van het ‘Facility Management Project of the Year’ dat georganiseerd werd door de beroepsfederatie IFMA. Reportage, fotogalerij en partners van het project te ontdekken in de online bibliotheek > www.profacility.be/workplace/ Erika De Vos, Human Resources Director

120 WORKPLACE SHOWCASE 2015

CO-STATION, BRUSSEL

Cocon voor digitale starters 3000 vierkante meter in hartje Brussel, 27 jonge ondernemingen met ongeveer 200 starters, een grote community en enorm veel energie: dit zijn de ingrediënten en sterkte van het nieuwe Co.Station BXL. De incubator en accelerator, die in 2014 failliet werd verklaard, kreeg dankzij SocialCom en BNP Paribas Fortis een nieuwe start.

Het aanbod ruimten voor co-working groeit snel in Brussel, omdat gedeelde kantoren (co-working) een verleidelijk alternatief bieden voor thuiswerken.

Deze desk sharing centra zijn optimaal uitgerust met kantoorlandschappen, individuele kantoren en vergaderzalen. Ze bieden de flexibiliteit om een werkplek per uur, per dag of per week te reserveren en te huren. Gezien het sterk toegenomen aanbod benadrukken deze ruimten meer en meer hun specifieke kenmerken om zich te onderscheiden. Co.Station BXL mag dan wel toegankelijk zijn voor alle zelfstandige en freelance ondernemers die op zoek zijn naar een flexibele werkplek, de echte doelgroep zijn jonge en groeiende digitale bedrijven, ook scale-ups genoemd, die proactief op zoek zijn naar de juiste expertise en de juiste personen om de volgende stap te kunnen zetten.

De richting die de incubator koos, wordt nog zinvoller als je weet dat Brussel het grootste aantal starters telt in België.

Reportage, fotogalerij en partners van het project te ontdekken in de online bibliotheek > www.profacility.be/workplace/co-station

WORKPLACE SHOWCASE 2015 121

WORKPLACE PROJECTS

/LIBRARY

Marc Detiffe

WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE Ontdek via de online bibliotheek www.profacility.be/workplace, andere reportages over de binneninrichtingsprojecten van de gebouwen van deze bedrijven en organisaties.

BAXTER EUROPE I PARC DE L’ALLIANCE, EIGENBRAKEL www.profacility.be/workplace/baxter

 Bernard De Keyzer

Thomas Vanhaute

SANOMA I MECHELEN www.profacility.be/workplace/sanoma

BOOKING.COM I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/booking.com

Service de presse OLV Aalst

BEIERSDORF I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/beiersdorf

SIB ww

GDF SUEZ TOWERS I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/GDF-Suez

Marie Bourgonjon

Marc Detiffe

FOST PLUS I EVERE www.profacility.be/workplace/fostplus

EULER HERMES I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/eulerhermes

ME ww

Toon Grobet

Valérie Clarysse

OLV ZIEKENHUIS I AALST www.profacility.be/workplace/OLV

ECOPUUR I NEVELE www.profacility.be/workplace/ecopuur

122 WORKPLACE SHOWCASE 2015

EDF LUMINUS I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/EDF

ALKEN MAES I MECHELEN www.profacility.be/workplace/alken-maes

FACILICOM I ANTWERPEN www.profacility.be/workplace/facilicom

ELI ww

Valérie Clarysse

Marc Detiffe

Lars Kaae

Marc Detiffe

 Bernard De Keyzer

NN INSURANCE (ex- ING LIFE & NON-LIFE) I DIEGEM www.profacility.be/workplace/ING-LIFE

CENTER FOR CREATIVE LEADERSHIP I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/CCL

Yvan Glavie

Thomas Vanhaute

ALLER MEDIA I KOPENHAGEN www.profacility.be/workplace/allermedia

CLEAR2PAY I DIEGEM www.profacility.be/workplace/clear2pay

ELIA I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/elia

Yvan Glavie

Marc Detiffe

MELEXIS I IEPER www.profacility.be/workplace/melexis

Marc Detiffe

Service de presse OLV Aalst

SIBELCO | ANTWERPEN www.profacility.be/workplace/sibelco

BULL I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/bull

MIVB – Royal Atrium I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/stib

GÓMEZ-ACEBO & POMBO I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/gomez

WORKPLACE SHOWCASE 2015 123

Design & Build your workplace with Admos www.admos.be