PROFACILITY / Workplace Showcase 2015 fr

4e

2015 / WORKPLACE

Business Interactive Media sprl - Profacility magazine n°47 • Trimestriel d’information • oct. - nov. - déc. • 2015 • Edition francophone • 12,50 EUR • Bureau de dépôt Leuven Mail • P304098

année

Showcase Connect to profacility.be/workplace for workplace interior design, build and management best practices

• BRUXELLES ENVIRONNEMENT • SPF MOBILITÉ & TRANSPORTS • ALD AUTOMOTIVE • DIMENSION DATA • SILVERSQUARE • PHILIPS (D) 1 PROFACILITY MAGAZINE NR. 35 SEPTEMBER 2012

• MONDELEZ • PWC (LU) • SODEXO • BDO • AXA • DLL

une édition spéciale de

Marc Detiffe

CASE STUDIES :

Engagement is a serious, bottom-line issue. That’s because there’s a correlation between employee engagement and performance. It’s also why CEOs are bringing people back to the office.

Read why at steelcase.com/placematters

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PLACE MATTERS. MORE THAN EVER.

ÉDITO

L’environnement de travail est multifonctionnel, multitechnologique et surtout humain C’est avec beaucoup de fierté que nous vous présentons notre édition spéciale « Workplace Showcase » qui traite amplement des concepts et projets d’aménagement intérieur des espaces de bureau. En préparant cette édition et en prenant contact avec de nombreux facility managers, nous avons été frappés du fait que la notion de « lieu de travail » si souvent utilisée est trop limitative pour ce dont on parle aujourd’hui. Il s’agit désormais de créer un environnement de travail attractif dans sa totalité.

Ceci va au-delà de ce qui se passe à l’intérieur d’un immeuble de bureau.

Sont également concernés les solutions externes pour le travail temporaire, le télétravail et éventuellement un ensemble de services qui font que les collaborateurs restent motivés et s’impliquent avec enthousiasme pour atteindre les objectifs de l’organisation pour laquelle ils travaillent.

Le lieu de travail n’est plus une donnée simple. En effet, dans un cadre de travail moderne, chaque travailleur dispose d’un certain nombre de postes de travail, tous adaptés au maximum aux tâches à effectuer.

Dès lors, il peut changer plusieurs fois par jour de poste de travail.

L’environnement de travail actuel fait tomber les « frontières » entre les bureaux et doit dès lors être « multitechnologique », adapté de façon optimale pour travailler de partout et n’importe quand.» Les solutions informatiques et de téléphonie se fondent en outils de communication qui connectent les collaborateurs en permanence avec l’épine dorsale de l’organisation, quel que soit le lieu où ils travaillent. Ces outils de communication sont très souvent mobiles – smartphone et tablette – et choisis en fonction du goût du collaborateur (BYOD – Bring Your Own Device), ce qui exige la plus grande vigilance par rapport à la problématique de la sécurité. La vidéoconférence devient monnaie courante. Elle ne doit même plus avoir lieu dans des salles de réunion spécialement équipées, mais se greffe aisément sur les appareils mobiles.

Dans le nouvel environnement de travail, l’homme occupe une place centrale. L’aménagement est un concept architectural réfléchi avec une attention pour le bien-être et la collaboration qui doit mener à la co-création.

Chacun doit trouver sa place dans le nouveau cadre de travail. Un concept qualitatif d’environnement de travail tient compte de l’attraction de nouveaux talents, de la fidélisation des bonnes forces vives, vise à éviter les burn-out et à soutenir des collaborateurs qui devront travailler plus longtemps avant d’avoir droit à la pension.

Favoriser l’équilibre « work/life » fait aussi partie du développement d’un concept d’environnement de travail tout comme une réelle attention pour l’ergonomie. Sous le vocable humain, nous plaçons aussi la prise de conscience qu’il ne suffit plus d’offrir aux collaborateurs un éventail de types de postes de travail. L’organisation doit aussi prévoir du coaching pour bien exploiter ces possibilités de choix en fonction du moment et des tâches à effectuer. Le coaching est tout aussi indispensable au niveau du télétravail. Tous les collaborateurs ne réussissent pas à bien séparer le travail de la vie privée, à respecter un aménagement structuré du temps à la maison, à prendre suffisamment de pauses mais pas trop…

Les travailleurs qui bénéficient d’une liberté bien plus grande que dans un environnement de travail traditionnel doivent apprendre à l’utiliser.

Cela concerne tant une forme de management adaptée qu'un respect pour les collègues directs. Sa propre liberté s’évalue par rapport à celle des collègues et ne peut mettre en péril le fonctionnement ni le service aux clients, externes ou internes.

Et bien que la volonté d’épargner soit moins prégnante qu’il y a quelques années, elle joue toujours un rôle important dans l’aménagement d’un environnement de travail actuel. Il s’agit aujourd’hui d’en faire plus avec moins : offrir plus de bien-être convivial et de confort pendant les heures de travail, renforcer la satisfaction au travail, tout cela avec la contrainte d’un budget restreint.

Eduard Coddé Rédacteur en chef Profacility Magazine redaction@profacility.be

Les médias Profacility sont des publications de

Éditeur : Business Interactive Media sprl Avenue Louise, 523 -1050 Bruxelles Tél. +32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be - www.bimedia.be Directeur de la publication Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@bimedia.be PUBLICITE & BUSINESS PARTNERSHIPS Business Development Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@profacility.be

DIMENSION DATA Vitrine technologique

PWC LUX

Convivialité au cœur de l'atrium

Suivi de production advertorials Kim VERHEGGE - kverhegge@bimedia.be Tarifs publicitaires disponibles sur www.profacility.be/advertising RÉDACTION Rédacteur en chef Eduard CODDÉ - redactie@profacility.be Journalistes et contributeurs Patrick BARTHOLOMÉ, Bruno HODITTE, Tim HARRUP, Kim VERHEGGE Traducteurs Michel BUCKINX, Annelies VERBIEST, Hilde VAN RAEMDONCK Photographes Bernard DE KEYZER, Stijn BOLLAERT, Marc DETIFFE, Geoffrey FRITSCH, Yvan GLAVIE, Olivier TOUSSAINT, Léon VAN WOERKOM

THINK TANK

SPF MOBILITÉ & TRANSPORTS

Flexibility@work

Smart offices pour les services publics

Adressez vos communiqués de presse à redaction@profacility.be (FR) redactie@profacility.be (NL) PRODUCTION Graphisme Kurt THYS - Str8 - www.str8.be ABONNEMENTS Formulaire d’abonnement sur www.profacility.be/abo contact : abo@profacility.be Éditeur responsable Didier VAN DEN EYNDE, Avenue Louise, 523 -1050 Bruxelles

© Droits de reproduction (textes, publicités, illustrations) réservés pour tous pays.

Les documents reçus ne sont pas rendus et leur envoi implique l’accord de leur auteur pour leur libre publication.

4 WORKPLACE SHOWCASE 2015

PHILIPS LIGHTING

Vision pour la transformation d’un bâtiment industriel

SHOWROOM

Nouveautés mobiliers et équipements

SOMMAIRE

07

DAVANTAGE DE LIEUX DE TRAVAIL MOBILE La stratégie réseau de Regus

14

BUSINESS CASE : DIMENSION DATA

Une nouvelle vitrine technologique pour l’entreprise

AXA SMART OFFICE

Vision stratégique sur le cadre de travail de 4.100 collaborateurs

21

BUSINESS CASE : PWC LUX Plus de synergie et de transversalité grâce au Crystal Park

28

THINK TANK : FLEXIBILITY@WORK Un défi commun pour le FM, les RH et l’ICT

31

BUSINESS CASE : AXA Saisir à pleines mains une occasion unique de changer

40 BRUXELLES ENVIRONNEMENT L’Eco-dynamic-office

42

TS

48

52

53

ALD AUTOMOTIVE

Programme RH : One, Ready, Smile

FM BUSINESS CASE : MONDELEZ INTERNATIONAL Évoluer progressivement vers l’integrated facility management BUSINESS CASE : SPF MOBILITÉ & TRANSPORTS Le SPF montre la voie à d’autres administrations publiques avec le projet Mobi4U WORKPLACE CONCEPT TRENDS Appel urgent pour plus d’intimité sur le lieu de travail WORKPLACE & HR Powernapping : 20 minutes précieuses pour la productivité

58

BUSINESS CASE : PHILIPS OLED R&D Un nouvel éclairage sur le lieu de travail

60

WORKPLACE CONCEPT TRENDS 5 tendances majeures pour concevoir les espaces de travail du futur

63 SHOWROOM

Innovations pour l’aménagement des espaces de travail

84

BUSINESS CASE : PHILIPS LIGHTING Environnement de travail inspirant intégré dans un ancien bâtiment industriel

88

BUSINESS CASE : SILVERSQUARE La force des espaces de coworking

91

BUSINESS CASE : ALD AUTOMOTIVE Upgrade communicationnel avec l’ALD Lounge

96

WORKPLACE & HR « Best Workplaces » : label de qualité pour la gestion RH

98

100 BUSINESS CASE : DLL

Une politique RSE cohérente à la base du projet d’implantation

104 BUSINESS CASE : BDO

BUSINESS CASE : BRUXELLES ENVIRONNEMENT L’eco-dynamic-office : pas un modèle théorique, mais du sur mesure auto-défini

BUSINESS CASE : BUILDING GROUP JANSEN Automatisation des installations techniques pour un confort maximum

Augmenter l’interaction entre les équipes

107 PROFACILITY.BE/WORKPLACE :

PLUS D’ÉTUDES DE CAS Ontex, JBC, VAC Gent, Jones Day, IBSR, Bpost Banque, Spadel, Ibecor, Co-Station, Veritas …

WORKPLACE SHOWCASE 2015 5

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WORKPLACES NETWORK & MOBILITY

Davantage de lieux de travail mobile : la stratégie réseau de Regus Regus densifie actuellement son réseau en Belgique, notamment dans les nœuds stratégiques que sont les gares, répondant ainsi à la demande de la SNCB. William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg de Regus, nous partage sa vision sur le futur des centres d’affaires partagés et sur l'évolution comportementale des travailleurs nomades.

Pour cette interview, l’entretien n’a pas lieu dans le bureau de William Willems, car comme 1,3 milliard de personnes dans le monde, son bureau est à la fois nulle part et partout. Un mode d’organisation que les services de son entreprise contribuent à rendre possible. Fondée en 1989 avenue Louise, Regus met aujourd’hui en location flexible 3.000 bâtiments de bureaux dans 900 villes de 120 pays.

Parmi ces localisations, en Belgique, les grandes gares figurent désormais en bonne place. Elles font partie d’un réseau de 23 centres de bureaux flexibles appelé à s’étendre encore, notamment dans les gares moyennes, aéroports, stations-services, bibliothèques d’universités, shopping centers… Et c’est au centre d’affaires Regus Express de la gare des Guillemins (Liège) que le Regional General Manager Belgium & Luxembourg de Regus nous accorde un entretien.

Pour quantifier le phénomène de travail nomade rendu possible par les technologies de communication mobile, il mentionne différentes études, notamment « IDC wordwilde work mobile population » qui montre qu’aujourd’hui 1,3 milliard de personnes dans la population active n’ont pas systématiquement un bureau fixe. Le rapport Regus « Agility at work » affirme lui que 70 % de la clientèle de l’entreprise estime qu’ils peuvent travailler d’à peu près partout. Enfin une étude Forbes de 2014, assure que d’ici à 2020, une personne sur trois qui sera recrutée n’aura plus d’obligation de présence physique.

« Le monde du travail est en train de changer, affirme William Willems, et il s’ajoute des facteurs externes, “perturbateurs” qui font que cette tendance s’accélère : une mobilité de plus en plus compliquée, les contraintes sur l’environnement, l’arrivée sur le marché du travail des générations Y et Z. Leur approche du travail est très différente de la nôtre, ils sont multifonctionnels, et un accès à la technologie leur est naturel. Ils travaillent tout le temps, n’importe quand, n’importe où. Ils ont besoin d’être ensemble. Ils sont soi-disant très indépendants mais en fait ils sont très tribaux. Ils ont besoin d’espaces de collaboration où ils trouvent une énergie positive qui favorise leur créativité et le développement de projets. D’où le succès des incubateurs d’entreprises et des espaces de coworking. Et enfin ils ont besoin de coaching et d’attention, je m’en rends compte aux réactions de mes jeunes collaborateurs quand je suis insuffisamment à leur écoute. » Notre interlocuteur identifie aussi des facteurs économiques à l’évolution vers la mobilité : « L’économie devenue mondiale en même temps que la mutation vers une économie de services, surtout en Europe, fait en sorte que le marché de l’emploi change fondamentalement parce qu’il y a une liberté pour l’employeur de s’installer n’importe où. Mais un élément fondamental dans le NWOW, est qu’il fait avant tout partie d’une stratégie financière.

William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg de Regus “Notre stratégie de réseau est de couvrir un grand nombre de lieux stratégiques entre la résidence des travailleurs et le QG de l’entreprise, des lieux qui permettent aux gens d’être productifs “on the road””

WORKPLACE SHOWCASE 2015 7

WORKPLACES NETWORK & MOBILITY

Les entreprises se sont rendu compte que la moitié des postes de travail étaient inoccupés, qu’un tel poste coûte entre 15 et 25.000 euros an et que des économies substantielles peuvent être réalisées.

Parce que pour des entreprises de services le coût d’occupation des espaces est le deuxième plus gros poste de coût des entreprises.

Toutes les grandes entreprises à qui j’ai parlé me l’ont confirmé : la contrainte de départ est financière, et dans une économie plus concurrentielle, le NWOW permet de diminuer les surfaces de 30 %. » Une offre qui évolue et se démocratise Dans ce contexte, stratégiquement, Regus a évolué depuis 1989 dans son offre. Elle s’est étoffée car le centre d’affaires classique ne répond pas à toutes les demandes du monde du travail actuel.

Au départ la proposition était simple : des baux flexibles et des petites surfaces, à rebours du modèle économique de l’immobilier d’entreprise conventionnel régi par des investisseurs institutionnels qui cherchent un ROI stable donc de gros locataires pour de longues durées.

Désormais Regus tient compte aussi du mode de vie et de déplacement : « Nous voulons offrir un réseau de lieux de travail où les facilités sont supérieures à ce que les gens trouvent en home working : services d’impression, courrier express, secrétariat… Notre stratégie de réseau est de couvrir un grand nombre de lieux stratégiques entre la résidence des travailleurs et le QG de l’entreprise, des lieux qui permettent aux gens d’être productifs “on the road” ».

Concrètement, pour 29 euros/mois HTVA les clients de Regus peuvent avoir accès aux 23 centres d’affaires du réseau partout en Belgique et pour 39 euros, partout dans le monde. Ce qu’ils y reçoivent : un poste de travail dans la partie commune, un café, les journaux, un accès au réseau. Les salles de réunion sont payables en plus. Si l’on ne veut pas s’engager mensuellement, l’accès coûte 12 euros /jour ou 6 euros/h. « Nous avons une volonté de démocratiser l’espace de travail, assure William Willems. Même des étudiants commencent à fréquenter, en attendant leur train, ce centre Express de Liège Guillemins où nous sommes. »

8 WORKPLACE SHOWCASE 2015

“ D’ici à 2020, une personne sur trois qui sera recrutée n’aura plus d’obligation de présence physique “ Qui sont les clients ? « Nous avons en Belgique aujourd’hui 10.000 personnes porteuses de la carte de mobilité, explique notre interlocuteur, parmi lesquels tous les clients Regus, qui la reçoivent gratuitement d’office lorsqu’ils achètent un des autres services (bureaux, bureaux virtuels, salles de réunions…). L’autre partie est représentée par des représentants commerciaux et des bénéficiaires d’accords de partenariat, par exemple avec Thalys, les Chambres de commerce, dont les membres ou clients reçoivent notre carte dans le cadre d’actions promotionnelles ou de programmes de fidélité. » Regus et la SNCB travaillent ainsi à l’acceptabilité sociale de ce mode de travail… ou cherchent à en créer le besoin. « Les générations X et Y travaillent de toute façon déjà comme ça, objecte William Willems. Être présent dans les gares c’est pour nous la possibilité de montrer au public belge la possibilité de travailler de manière flexible dans des endroits stratégiques par rapports aux plans de déplacement et aux dynamiques des régions où on s’implante. » Attirer les travailleurs mobiles en gare Nous l’avions évoqué dans un article précédent (voir encadré), il y a une volonté dans le chef de la SNCB de repositionner la gare comme élément central et multifonctionnel. Et c’est un rôle assez naturel car comme le fait remarquer William Willems, « Partout dans la monde, tout le monde sait toujours où est la gare. Elle est toujours bien desservie par d’autres moyens de transport que le train. Elle est souvent au même endroit depuis un siècle… Dans le contexte actuel de mobilité, elle peut devenir une alternative aux localisations périphériques où la voiture est nécessaire. D’où la volonté de la SNCB d’offrir des espaces de travail comme produit complémentaire à l’offre de services de transport. C’est aussi pour elle l’occasion d’exploiter des espaces sous-utilisés ou devenus excédentaires. Il y avait vraiment une synergie à trouver avec l’offre de Regus car la gare ne peut pas offrir les facilités de travail et de réunion que nous proposons, alors qu’elle souhaite se positionner comme lieu de travail. »

En partenariat avec la SNCB, Regus s’est installé jusqu’à présent dans 8 gares considérées comme prioritaires pour l’importance de leur trafic. Les autres stations ont été réparties entre « nice to have » (des gares de moindre importance, mais desservant des régions où Regus n’est pas encore présent, p. ex. Sint Niklaas) et « optional ».

Regus a fourni son expérience de l’aménagement et de la gestion de ces lieux de travail nomade. De son côté, la SNCB avait un cahier des charges contraignant, sur le type d’espace, le style, la mixité d’usage qu’elle voulait offrir, la volonté de co-branding, des exigences géographiques, de présence d’un personnel d’accueil, de constitution de réseau même sur des gares où moins d’activité est prévisible. La première volonté était de donner aux clients de la gare des services supplémentaires. Mais il s’avère aussi que pas mal d’utilisateurs des espaces Regus Express ne prennent pas forcément le train !

Les axes de développement de Regus Les bureaux classiques flexibles sont le core business de Regus depuis 1989. Les 23 (actuellement) points de chute de 80 à 300 m2 de son réseau Express sont un deuxième axe. En plus, Regus développe les Budget Centers : comme le font chaînes hôtelières et les compagnies aériennes : le même concept, mais à des prix plus abordables. Enfin Regus ouvre une nouvelle voie de diversification avec le rachat de la société hollandaise SPACES (le rachat des concurrents fait partie intégrante de sa stratégie de croissance). Le concept de cette entreprise: des bâtiments importants (2 à 3.000 m2) favorisant le coworking, la création d’un club et de membership, des espaces privatifs mais où les parties communes sont plus importantes qu’ailleurs. Objectif : créer une communauté de travail avec des espaces adaptés au coworking, au networking, une conception très répandue aux USA où des concurrents travaillent côte à côte dans les mêmes centres, se fréquentent et se stimulent. www.spacesworks.com

lundi au vendredi seulement. Mais on sent déjà un besoin d’heures d’ouverture flexibles dans des endroits comme la gare du Midi ou l’aéroport de Bruxelles National. Nous avons aussi des clients réguliers qui utilisent les centres Express comme nos centres de bureaux : leur carte leur permet d’accéder à l’espace de travail même quand notre personnel a terminé son service – dans les limites des heures d’ouverture de la gare. » Outre les centres Express, Regus a lancé un programme B2B réservé aux 9.000 clients corporate du rail belge. Chaque société cliente reçoit des cartes nominatives ou de société qui sont distribuées à ses salariés. Une seule facture mensuelle est envoyée à l’entreprise pour l’utilisation à l’heure des salles de réunion et autres bureaux de tout le réseau Regus, en gare ou non.

Le centre Regus Express de Liège-Guillemins fut le premier à être implanté cette année dans une gare en Belgique.

Pour déployer cette offre, la SNCB a aidé Regus notamment en fournissant les chiffres de navetteurs et en mentionnant où elle pensait qu’il y a avait des opportunités liées au trafic. C’est ainsi par exemple que Sint Niklaas a été identifiée comme une ville d’où proviennent beaucoup de navetteurs vers Bruxelles. Ceci, combiné avec le mapping de la Belgique établi par Regus à partir des centaines de demandes reçues chaque mois, et avec sa perception des marchés, a permis de dégager diverses options de localisation.

La croissance de l’activité surprend « Rien que sur Liège nous avons entre 15 et 25 visites par jour, à notre étonnement, explique notre interlocuteur. Notre objectif mensuel est que nos salles de réunion soit louées au minimum 5 jours par mois et que 200 à 250 personnes nous visitent, avec une ouverture du

Le bureau flexible, un outil RH ?

Alors est-ce la fin du bureau ? « Non, assure William Willems, les entreprises auront toujours besoin d’un QG pour leur corporate identity, le branding, la formation, mais dans leur développement, elles ne doivent plus perdre leur argent à louer ou construire des bureaux satellites : elles doivent sous-traiter et offrir à leurs employés des solutions flexibles comme les nôtres. Où nous pouvons même leur réserver un espace pour qu’ils restent ensemble. C’est aussi une façon pour les RH d’offrir un avantage concurrentiel lors des engagements : un lieu de travail proche du domicile qui offre une meilleure qualité de vie. Pourquoi les entreprises, au lieu d’une voiture, n’offrent-elles pas une carte de mobilité ? » Patrick Bartholomé ✍

A lire Ddisponible via www.profacility.be/references • Etude « IDC wordwilde work mobile population » • Rapport Regus « Agility at work » Disponible via www.profacility.be/biblio • Article « Aller à la gare pour éviter de prendre le train! » Interview de Koen Van De Putte chef du département Change & Corporate Office de la SNCB Holding au sein de SNCB Holding.

Jacqueline Galant, ministre de la Mobilité, Vincent Bourlard, directeur général « Stations » à la SNCB, et William Willems, Regional General Manager Belgium & Luxembourg de Regus se félicitent de l’accord conclu pour la création des centres Regus Express dans les gares.

Réseau Regus Express Fin 2014, Regus et la SNCB annonçaient leur intention d’ouvrir des espaces de travail partagés dans 8 gares en Belgique. Ce ne fut pas un vœu pieu. Ces espaces de travail flexibles dans les gares sont bel et bien sur les rails. Le premier centre Regus Express ouvrit ses portes fin janvier dans la superbe gare Liège-Guillemins dessinée par Santiago Calatrava. Se succédèrent ensuite l’ouverture d’un centre Regus Express dans les gares de Louvain, Bruges, Saint-Nicolas, Bruxelles-Luxembourg Bruxelles-Midi et Bruxelles Central. Et sous peu, le Regus Express de la gare d’Anvers-Central sera inauguré.

Les gares ont connu une profonde évolution au cours des dernières années : non seulement, elles offrent une large palette de services mais elles agissent également comme points d’intersection entre plusieurs alternatives de mobilité comme les voitures et vélos partagés, les parkings, etc.

Grâce au développement d’espaces de travail partagés dans les gares, Regus se positionne hors des sentiers battus, traditionnellement suivis par les centre d’affaires, dans des lieux de forte affluence.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 9

new showroom concept by kinnarps belgium

The Lounge by Kinnarps nv - Heide 15 - 1780 Wemmel - 02 456 0 456 - info@kinnarps.be - www.kinnarps.be

PUBLIREPORTAGE

Marc Detiffe

Sodexo Headquarter Belgique, Bruxelles

DU BUREAU AU LEVIER STRATÉGIQUE WORKPLACE SHOWCASE 2015 11

Pays-Bas, Suède, Singapour… Aujourd’hui, les antennes de Sodexo profitent de leur passage en Belgique pour faire le plein de « best practices » en matière d’aménagement d’espaces de travail.

Pour cause : les nouveaux bureaux du Boulevard de la Plaine, à Bruxelles, mêlent parfaitement stratégie, branding et « NWOW » (New Ways of Working).

GLOBAL a accompagné Sodexo dans l’entièreté du projet Happy Move, partant de la définition de la vision du nouvel environnement de travail et des besoins qui en résultent, permettant une recherche immobilière optimale, jusqu’à la conception et à l’implémentation des espaces et des « new ways of working » dans le nouveau siège sélectionné.

Selon les principes du NWOW, un mixage des espaces a été mis en place ; les îlots de bureaux ouverts sont séparés par des espaces spécifiques (bubbles, cocoons, lounges, creative rooms, think tank, cafétérias, copy corners et salles de réunion). Aucun bureau individuel dédié n’a été prévu, pas même pour le CEO. Ce parti-pris s’inscrit directement dans une culture de proximité managériale.

Vitrine pour l’entreprise Le nouveau siège social propose aujourd’hui 13% de postes de travail en moins sur une surface nette diminuée de 19%. Ce gain important en termes de rentabilité des espaces s’accompagne d’une flexibilité inédite, venant soutenir les évolutions structurelles de l’entreprise et sa direction stratégique. Les bureaux du Boulevard de la Plaine sont aussi devenus une vitrine fantastique pour les services développés par Sodexo : restauration, conciergerie, laverie, entretien des abords verts. Une extension a d’ailleurs été spécialement conçue au niveau -1 pour accueillir un restaurant spacieux, modulable et très lumineux.

Responsabilité sociétale D’un point de vue architectural, le siège Sodexo fait aujourd’hui intervenir de nombreuses solutions « vertes » : revêtements de sol, mobilier, gestion de l’éclairage par détecteurs de lumière du jour.

Ces choix en termes de design rejoignent un projet de collaboration plus global, qui vise à faire du développement durable une réalité quotidienne dans l’entreprise passant par l’adoption d’un mode de vie plus sain (promotion du vélo, utilisation des escaliers, potager, hôtel à insectes, ruches). L’accessibilité des bureaux, les possibilités de parking et la proximité de transports en commun figuraient naturellement au cœur des impératifs de Sodexo.

Marc Detiffe

Les bureaux bruxellois de Sodexo constituent un précédent pour le groupe et sont régulièrement visités par ses différentes antennes. Un road book a été développé à l’attention des clients du groupe pour découvrir les nouvelles installations. Les collaborateurs sont fiers de leur nouveau siège et n’hésitent pas à inviter clients et journalistes.

12 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Marc Detiffe

À l’approche de sa fin de bail, Sodexo devait trouver un nouveau site pour y installer son siège social ; l’occasion, pour elle, de repenser l’organisation du travail et des espaces. De cette volonté est né le projet « Happy Move ». Son objectif : créer un environnement de travail moderne et attractif, mais aussi une vitrine représentative de ses nombreux services « Quality of Life », sur fond de développement durable.

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Sodexo a voulu investir dans une cuisine « vitrine » pour ses clients.

De nombreuses solutions innovantes et technologiques ont été retenues.

Chaque collaborateur dispose d’un locker où il consigne ses effets personnels et choisit son poste de travail au jour le jour, en fonction de ses activités du moment.

Think tank.

Dans un monde économique complexe, les espaces de travail doivent accompagner la stratégie de l’entreprise, en renforçant son image interne et externe, tout en replaçant l’humain au cœur de la performance économique. Ces espaces portent un nom : ‘intelligent workplaces’. Global est une société leader de consultance en organisation et réaménagement d’espaces de travail. Elle propose 4 services : ‘consult’ (définition des modes de travail), ‘design’ (conception du projet architectural et branding des espaces), ‘build’ (réalisation du projet architectural, clé sur porte) et ‘change’ (accompagnement à la mise en œuvre et la stabilisation du nouveau mode de travail).

Une attention toute particulière a été apportée à l’acoustique des lieux, pour garantir le confort des collaborateurs tant dans les îlots ouverts qu’au restaurant ou call center.

avant

après

Capacité d’accueil (nombre de personnes)

520

520

Postes de travail

460

447

303

0

157

447

8.814 m2

7.118 m2 (-19%)

dont bureaux cloisonnés postes de travail en espace ouvert Superficie nette

WORKPLACE SHOWCASE 2015 13

Marc Detiffe

Marc Detiffe

14 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/DIMENSION DATA, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Entre la décision de relocalisation de Dimension Data et l’occupation effective des 6500 m2 de bureaux, il aura fallu quelques mois à peine… Le résultat est bluffant, avec un bâtiment intégrant une nouvelle organisation en flexdesk, soutenue par les technologies les plus avancées en matière de réseau et de communication développées par Dimension Data. Le tout dans cinq atmosphères architecturales créées par Admos.

La CFO identifie deux prérequis fondamentaux pour cette relocalisation. Proximité avec les sites historiques (sud-est de Bruxelles) et visibilité. « Nous disposions d’une étude de géolocalisation des domiciles du personnel et nous voulions éviter à nos employés de nouvelles contraintes de déplacement. Nous souhaitions également de la visibilité, sur un grand axe de communication. Je pense que, sur la base de ces deux critères, j’ai dû visiter tous les bâtiments vides entre Meiser et Zaventem. »

L’emménagement par Dimension Data dans la Light House de Diegem est une conséquence directe de l’acquisition de l’intégrateur de réseau NextiraOne. C’était en février 2014 : les 150 collaborateurs de NextiraOne rejoignaient les 350 membres de l’équipe Dimension Data. La relocalisation s’imposait, afin d’accélérer l’intégration des deux équipes et favoriser les interactions. Relocalisation d’autant plus urgente que la croissance organique de Dimension Data se poursuivait à un rythme soutenu, l’entreprise accueillant encore une centaine de nouveaux collaborateurs en une année à peine.

Présélection d’immeubles pour la nouvelle implantation Au niveau timing, tout a été très vite. « Nous avons travaillé avec Maximilien Mandart, de Cushman & Wakefied, explique Chantal Olivier. Nous avions identifié ensemble trois bâtiments qui pouvaient rencontrer nos attentes et monté un dossier comparatif que nous avons présenté à notre actionnaire. Ce dossier exposait nos besoins, en termes de surface, de développement futur et de localisation.

Nous avions très rapidement associé le bureau d’architecture Admos à ces travaux préparatoires. La Light House de Diegem a été sélectionnée en juillet 2014, nous avons eu accès au bâtiment en octobre 2014 afin de préparer le chantier. Les travaux proprement dits ont commencé à la mi-janvier. Quant au déménagement, il a eu lieu le 6 avril dernier. » Christophe Erkens, Chief Executive Officer et Co-founder d’Admos, se souvient de la rapidité d’exécution exigée : « D’octobre à décembre 2014, nous avons travaillé à la conception des lieux. C’était un délai court. Heureusement, nous avons pu compter sur une grande réactivité du côté de Dimension Data, tout au long du cursus. Il y a des projets qui marquent au cours de la vie d’une entreprise.

Pour Admos, le projet Dimension Data en fait partie, de par la fantastique implication humaine des services de notre donneur d’ordre. »

Double défi Chantal Olivier, Chief Financial Officer de Dimension Data se souvient : « Nous étions confrontés à un double défi en matière de ressources humaines. Nous intégrions une large équipe pluridisciplinaire, ce qui impliquait la nécessité de stimuler les interactions entre les personnes issues des deux structures existantes. Pour matérialiser cela, il fallait rassembler tout ce petit monde dans un même lieu. Mais – second défi – aucun des deux sites existants ne répondait aux exigences ne fût-ce qu’en termes d’espace vital.

Il nous fallait trouver un bâtiment plus grand, qui deviendrait ce lieu de rencontre, de collaboration. »

Marc Detiffe

Light House Building, une nouvelle vitrine technologique pour l’entreprise

Chantal Olivier, Chief Financial Officer Dimension Data : “Nous avions exprimé une double exigence à Admos : des espaces stimulant les interactions et une garantie d’efficience budgétaire. Nous n’avons pas été déçus”.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 15

/DIMENSION DATA, BRUXELLES

Marc Detiffe

BUSINESS CASE

Christophe Erkens : « Nous avons tâché d’intégrer au mieux les demandes de Dimension Data et nous avons formulé une réponse architecturale reposant sur la création de cinq ambiances, couvrant autant d’espaces business identifiés : Creativity, Technology, Ecology, Lifestyle et Sociability. Nous avions une équipe de cinq collaborateurs qui ont suivi la vie du projet. Quant à moi, je jouais le SPOC (single point of contact) afin de faciliter la bonne évolution du dossier. » Anthony Shaikh, CEO et Co-founder d’Admos, précise encore : « Nous avons établi une typologie des travailleurs par département afin de définir les besoins réels en espace de travail. C’était un gros challenge : notre travail intégrait une dimension supplémentaire à une relocalisation classique. Ici, nous étions face à l’intégration d’une nouvelle entité, avec ses valeurs propres, sa culture intrinsèque, au sein de Dimension Data. Le projet acquérait dès lors une importance capitale : il nous fallait combiner tant l’intégration people que l’intégration workplace. Cela représentait un important travail d’analyse de la culture d’entreprise et de l’organisation du travail. »

Toutes les salles de réunion - de la plus petite à la plus grande - sont équipées de systèmes de vidéo-conférence

Atmosphère architecturale ‘Technology’

Yvan Glavie

Eric Van Lint, Senior Alliance Manager Dimension Data : “La complémentarité s’est révélée particulièrement forte entre le concept architectural développé et nos technologies IT. C’est une des clés du succès de ce projet.”

Exigences spécifiées Chantal Olivier poursuit : « Nous avions exprimé plusieurs exigences à Admos, notre partenaire architecte. Nous voulions des espaces où les gens se rencontrent et se parlent, de manière à stimuler les interactions. Nous voulions également une garantie d’efficience en matière de coûts. Et je dois avouer que nous n’avons pas été déçus.

Nous occupons désormais 6500 m2 du Light House. Soit 2 étages et demi où se répartissent les 600 collaborateurs de Dimension Data.

Il y 320 bureaux, mais 720 sièges, si l’on prend en compte les salles de réunion et les espaces de rencontres informelles. Nous avons vécu une véritable redistribution de l’espace de travail : la formule de flexdesk s’est imposée, nous disposons de ‘bubbles’, de multiples salles de réunion face-to-face, à quatre, à six, jusqu’à dix. À ce titre, nous évaluons en permanence l’occupation réelle des salles, et nous avons constaté que les grandes salles sont de moins en moins occupées, alors que les petites le sont de plus en plus. »

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Eric Van Lint, Senior Alliance Manager chez Dimension Data le confirme : « Nous avons pu mettre en œuvre les technologies que nous proposons à nos clients, mais au bénéfice de nos propres services. La complémentarité s’est révélée particulièrement forte, entre le concept architectural développé par Admos et les technologies de communication implémentées. Chaque collaborateur dispose des outils de communication unifiés sur son ordinateur portable et son smartphone. Toutes les salles de réunion sont équipées d’un système de vidéo-conférence adapté à l’espace disponible. Le réseau sans fil (WLAN) offre une telle performance qu’il est possible d’utiliser les applications les plus exigeantes dans l’ensemble du bâtiment, et ce, même en se déplaçant.

Marc Detiffe

Une vitrine technologique pour Dimension Data Bart Guelinckx est Projet Manager chez Dimension Data. Il a participé activement aux opérations de relocalisation : « Tous les aspects IT qui sous-tendent une relocalisation sont par nature dans notre core business. C’est toute une équipe d’experts Dimension Data qui s’est tout naturellement impliquée dans le projet. » Un élément qui, de l’avis de Christophe Erkens, fut une des clés de la réussite du projet : « L’équipe Dimension Data a tout de suite perçu l’intérêt de faire de la Light House une vitrine de leur compétence, de la manière dont Dimension Data fonctionne et peut fournir des solutions réseau innovantes tout en gardant les coûts sous contrôle. »

Les réservations des salles de réunion sont assurées par PC ou directement via l’écran tactile disposé à côté de chaque porte d’entrée.

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Marc Detiffe

tite mes

Le côté « vitrine technologique » des nouveaux bureaux de Dimension Data est fréquemment utilisé à des fins commerciales. Ils organisent régulièrement dans leur murs des séminaires à l’attention des clients et utilisent la Light House pour illustrer les solutions technologiques mises en place, notamment en matière de réseau, de communication vidéo et de virtualisation d’infrastructure de Centre de Données.

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/DIMENSION DATA, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Vendre le projet en interne « Admos nous avait également recommandé la création d’un comité d’accompagnement, détaille Chantal Olivier. Sur une base volontaire, un team de 22 ambassadeurs s’est mobilisé – élargi à 50 pour le déménagement proprement dit – et a contribué à ‘vendre’ le projet en interne. Il fallait donner envie, faire mousser le projet. En évoluant vers une formule flex desk, nous vivions un changement culturel majeur. Pour vaincre la résistance au changement inhérente à des projets de cette envergure, nous avons mis en œuvre une batterie de moyens : newsletter, teasing, sneak peek, quizz…

La prise de possession des lieux se révèle, à l’usage, être une réussite humaine. »

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Bruno Hoditte ✍

440 lockers ont été installés aux différents étages. Ces petites armoires sont verrouillées (et déverrouillées) par badge. C’est la même carte d’accès que celle utilisée pour entrer dans le bâtiment, imprimer partout dans le bâtiment ou encore accéder au parking.

Dimension Data, en bref Dimension Data est leader mondial dans la mise en œuvre et la gestion de services et de solutions d’infrastructure informatique spécialisés. Intégrateur de réseaux, avec ses 26.000 collaborateurs opérant dans 58 pays - dont 600 en Belgique l’entreprise propose des services et solutions IT à plus de 6000 clients à travers le monde.

Objectif : faire bénéficier l’activité de chaque client du soutien d’une robuste plate-forme réseau et optimiser les performances et la disponibilité des outils de collaboration et de communication unifiée s’exécutant sur celle-ci. Dimension Data propose la mise en place de centres de données de nouvelle génération, assure l’accompagnement dans la migration vers le cloud computing, et la sécurisation des infrastructures.

Dimension Data fait partie du groupe NTT (Nippon Telegraph and Telephone Corporation). www.dimensiondata.com

Atmosphère architecturale ‘Creativity’

Yvan Glavie

“En évoluant vers une formule flex desk, nous vivions un changement culturel majeur“

On ne peut que le constater, voilà un projet de relocalisation dont la partition et l’exécution sonnent décidément très juste !

Marc Detiffe

Ce côté « vitrine technologique » est fréquemment utilisé à des fins commerciales : Dimension Data organise désormais en ses murs des séminaires à l’attention des clients et utilise la Light House pour illustrer les solutions technologiques mises en place, notamment en matière de réseau, de communication vidéo et de virtualisation d’infrastructure de Centre de Données.

Réussite humaine, mais financière aussi. Chantal Olivier livre quelques chiffres : « Les équipes étaient réparties sur deux bâtiments.

Le bâtiment historique de Dimension Data couvrait 5000 m2 rue de la Fusée, celui de NextiraOne couvrait 2000 m2 sur l’Excelsiorlaan.

Au sein de la Light House, nous occupons 6500 m2, sans atteindre notre capacité d’accueil maximale. Soit une diminution sensible de la surface occupée, mais une meilleure utilisation de chaque mètre carré. Après quelques mois d’utilisation, nous constatons des coûts d’utilisation comparables à ce que nous connaissions auparavant, et une légère diminution en termes de consommation électrique. »

Yvan Glavie

Les opérations d’emménagement ont aussi été grandement facilitées par les solutions technologiques : le vendredi, nos équipes travaillaient encore sur les deux anciennes implantations. Le lundi suivant, elles ont pu reprendre dans le nouveau bâtiment sans le moindre problème. Notre technologie de dématérialisation des données dans le cloud a démontré toute sa pertinence. 600 personnes déménagées en un week-end, au moment du reporting comptable semestriel au groupe : les services support ont mieux compris l’importance des aspects technologiques qui sous-tendent leurs métiers. »

La communication interne repose sur la multiplication des espaces de rencontre informelles qui stimulent les interactions

Marc Detiffe

Marc Detiffe

Atmosphère architecturale ‘Lifestyle’

Light House La Light House fut précédemment le QG des éditions Sanoma.

Cet immeuble récent est situé à Diegem à proximité des de l’OTAN. D’une superficie totale de 12.727 m2, 6.500 m2 ont été pris en location par Dimension Data. AON vient d’y emménager sur 4.100 m2. Restent un peu plus de 1.500 m2 encore disponibles. Le propriétaire des lieux est l’investisseur allemand HansaInvest.

Atmosphère architecturale ‘Sociability’

Marc Detiffe

Yvan Glavie

Stakeholders pour l’installation de Dimension Data • Consultance immmobilière : Cushman & Wakefield • Workplace Design & Build : Admos www.profacility.be/admos • Lockers : Nedap www.profacility.be/nedap R2Use en post-déménagement Pour vider les anciens bâtiments occupés par Dimension Data, les opérations ont été assurées par Return2use, une entreprise de la région namuroise spécialisée en gestion durable des encombrants en B2B. R2use reconditionne le mobilier pour une nouvelle vie en tant que mobilier de deuxième main, avec une rétribution sur les ventes pour le client originel. Chez Dimension Data, les recettes générées sont consacrées à alimenter les œuvres sociales soutenues par l’entreprise. www.r2use.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 19

www.pro-realestate.be

Connect to www.pro-realestate.be NEWS → news on market trends and transactions

PROJECTS → town planning master plans; offices, logistics & retail projects

LIBRARY → trends & best practices in property, building, workplace and facility management

NETWORK → coordinates & company profiles of key players in the Belgian real estate industry, along with suppliers © Pro-Realestate a trademark of Business Interactive Media (Bimedia) I www.pro-realestate.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: www.pro-realestate.be/advertising I advertising@bimedia.be

/PWC, LUXEMBOURG

BUSINESS CASE

Convivialité au cœur de l’atrium WORKPLACE SHOWCASE 2014 21

/PWC, LUXEMBOURG

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La circulation verticale surplombant l’atrium, garantie par un jeu d’escaliers et d’ascenseurs, vise à encourager les rencontres informelles.

Fin de l’année passée, tout le personnel de PwC Luxembourg rejoignait le site du Crystal Park. Ce nouveau joyau de l’immobilier luxembourgeois se veut bien plus qu’un nouveau lieu de travail pour les 2450 collaborateurs de PwC Luxembourg : conçu comme un lieu de vie et de convivialité, caractérisé par un lumineux atrium de 1000 m2, il doit contribuer à générer au quotidien de la valeur pour les clients et collaborateurs du Big Four au GrandDuché.

Il aura fallu 18 mois de chantier depuis la pose de la première pierre pour voir les 2.450 collaborateurs de PwC prendre leurs quartiers Rue Gerhard Mercator sur le Ban de Gasperich. Soit une construction menée à un rythme soutenu et où peu de retards auront été concédés. Mais la genèse du projet de relocalisation remonte à… 2005. Pour nous en parler, Patrice Waltzing, associé, responsable des opérations et grand ordonnateur de ce projet : « En 2005, nous venions de franchir le cap des 1.000 collaborateurs et les perspectives de croissance nous laissaient entrevoir que nous serions rapidement 1.300. Nous avons établi des projections qui nous laissaient augurer 2.500 collaborateurs à l’horizon 2020. Nous nous trompions, sourit Patrice Waltzing : nous allons franchir ce cap sous peu, avec 5 ans d’avance sur les perspectives ! » Idée de base pour la conception du Crystal Park : regrouper tous les collaborateurs de l’entreprise sous un même toit, dans un concept One Firm intégrant une dimension de reconnexion entre tous les acteurs de l’entreprise. Le manque de place induisait en effet une dispersion des ressources dans trois bâtiments pris en location sur Luxembourg-Ville.

Le résultat ? 30.000 m² d’espace lumineux, soit 5.000 m² de plus que la surface dont disposaient jusque là les collaborateurs de PwC. L’édifice, qui emprunte au dessin d’un chromosome, compte 5 niveaux. Le rez-de-chaussée accueille un vaste et lumineux atrium, les points de restauration, la PwC Academy, l’accueil client, la conciergerie, de nombreuses salles de réunion. En sous-sol, 2 étages accueillant un auditorium, une salle de fitness et des places de parking réparties sur deux niveaux. Quant aux quatre étages supérieurs, ils abritent les postes de travail : bureaux et openspaces.

L’atrium, véritable place du village PwC PwC est le sixième employeur privé du pays et est à l’avant-garde à de multiples égards. Novateur tant par les technologies auxquelles il recourt que par sa conception de l’espace de travail, le nouveau siège de la firme est un condensé d’innovation et de convivialité.

L’idée centrale était de redéfinir l’environnement de travail. À ce titre, tous les espaces communs sont multifonctionnels. L’atrium de 1.000 m² est au cœur de cette nouvelle conception. Véritable place du village, il constitue un espace de communication propice aux échanges entre collaborateurs.

Le bien-être au travail a également été pensé avec notamment l’intégration d’une salle de sport, d’un

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Le restaurant et le grand bar, espaces de convivialité donnant sur l’atrium, ont été dessinés par le bureau de design luxembourgeois Moreno.

bar et d’un restaurant d’entreprise et d’un auditorium ultramoderne de près de 200 places dédié à la formation des collaborateurs et des clients de la firme.

Un auditorium ultramoderne a été aménagé dans les sous-sols du bâtiment.

D’une capacité de 200 places, il est dédié à la formation des collaborateurs et des clients de la firme.

Des espaces pour des discussions ont été aménagés aux différents étages avec vue sur l’atrium.

Dans un souci de sécurité et confidentialité, les flux de circulation clients/employés ont été repensés. Le rez et le -1 peuvent accueillir les clients, tandis que les étages sont réservés aux collaborateurs PwC. L’idée maîtresse restant de dynamiser la convivialité pour tous au rez, tout en garantissant une sécurité parfaite aux étages.

La circulation horizontale dominante est assurée par un ensemble de passerelles. Quant à la circulation verticale, garantie par un jeu d’escaliers et d’ascenseurs, elle vise également à encourager le travail d’équipe. En se déplaçant d’un étage vers le haut ou vers le bas, la plupart des employés sont amenés à rencontrer 50 % de l’ensemble des collaborateurs de la firme. « En termes d’aménagements d’intérieur, nous avons beaucoup travaillé avec le bureau de design luxembourgeois Moreno. Sur les coffee-corners, le grand bar de l’atrium, le restaurant, la zone de réception ou encore sur la PwC Academy. Pour les bureaux et les espaces de travail, nous avons fait notre choix en interne, après un appel d’offres. C’est TDS Office Design qui a emporté le marché, avec une proposition développée sur mesure pour nous. C’est TDS qui a le mieux compris nos besoins, tout en les interprétant esthétiquement à notre plus grande satisfaction. » Les espaces de travail, modulables, sont gages de flexibilité et d’efficacité. Crystal Park conjugue ainsi architecture avant-gardiste, innovation et convivialité, à l’orée d’un parc de 16.000 m². Un parc intègrant un amphithéâtre de verdure, qui permettra d’accueillir 400 personnes en extérieur, pour une pause déjeuner ou simplement un moment de détente.

Option retenue : Office-Hoteling Pour accompagner ses collaborateurs en quête de mobilité interne dans le Crystal Park, un système de réservation des espaces de travail et des salles de réunion fonctionne sur la base du principe d’Office-Hoteling : un applicatif maison permet de réserver son

L’atrium de 1.000 m² est au cœur de la conception du Crystal Park. Véritable place du village, il constitue un espace de communication propice aux échanges entre collaborateurs.

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/PWC, LUXEMBOURG

BUSINESS CASE

“Le nouveau quartier général de PwC est un condensé d’innovation et de convivialité“ espace de travail en fonction de sa mission ponctuelle – à proximité d’un collègue de mission ou de son manager, par exemple –, mais il permet également de flasher le QR-code de chaque poste de travail ou salle de réunion pour en connaître la disponibilité immédiate.

Ou future. Et de procéder à la réservation de l’espace. À cet effet, PwC a fourni à chaque employé un iPhone équipé avec cette application maison.

Dans la même veine, PwC Luxembourg a également opté pour une solution d’impression mobile (type Follow-me Printing) permettant de récupérer ses documents sur n’importe quelle imprimante de l’entreprise. Les documents à imprimer sont envoyés sur le réseau sécurisé de l’entreprise. Pour les récupérer, il suffit de badger devant n’importe quelle imprimante du bâtiment, celle-ci va délivrer les documents imprimés par le titulaire du badge. La confidentialité, inhérente aux métiers de PwC, en sort encore renforcée.

Les espaces d’accueil, de discussions et de formation de la PwC Academy installée au rez-de-chaussée ont été dessinés et aménagés par le bureau d’architecture intérieure Moreno.

Les bureaux et espaces de travail ont été fabriqués et adaptés sur mesure par TDS Office Design. La conception des armoires de rangements intègre un double système de sécurité : par clé et par code à chiffres.

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Change management Patrice Waltzing, l’associé de PwC chargé du projet souligne le nécessaire accompagnement au changement : « Avec l’entrée dans le Crystal Park, nous opérons un véritable changement sur le plan culturel et technologique permettant de dégager plus de synergie et de transversalité. En effet, le plus délicat sur un projet comme celui d’une telle relocalisation, ce n’est pas tant le choix d’une technologie ou d’un mode organisationnel, mais bien la prise en compte des émotions et de la sensibilité de chacun des collaborateurs de la firme. Il faut composer avec les hommes et les femmes qui font PwC. C’est en ce sens que tous nos collaborateurs ont été impliqués dans ce projet. Nous avons lancé une grande campagne de communication interne dès 2012, avec un sujet abordé et développé mensuellement sur notre plate-forme d’information interne PiwiC, permettant à tout le personnel de s’approprier le projet. »

Vitrine énergétique L’espace de vie que constitue Crystal Park prend en considération toutes les préoccupations environnementales. PwC Luxembourg en a fait la vitrine de ses valeurs en matière de gestion énergétique.

Une double peau de verre et de bois permet de réguler les échanges thermiques et de réduire la consommation due à l’éclairage en profitant de la lumière naturelle : les postes de travail sont localisés au maximum en première lumière. L’éclairage artificiel est à basse consommation, dimmable, et est piloté par un réseau de détecteurs de présence. Des équipements visant à maîtriser au quotidien la gestion des déchets et la consommation

éprouvées depuis 4 ans. Nous encourageons également les déplacements par les transports en commun. Tous nos employés sont titulaires d’une JobKaart* et nous participons à hauteur de 50 % de la cotisation annuelle de leur M-Pass**, précise Patrice Waltzing. Nous avons également en parc dix véhicules pour des mises à disposition ponctuelles via notre plate-forme FlexiCar, développée avec Avis. De plus en plus de collaborateurs abandonnent l’option véhicule de société’ dans leur package salarial, préférant recourir aux transports en commun. Mais ils peuvent avoir besoin d’un véhicule pour des missions ponctuelles, pour une soirée ou pour un week-end. FlexiCar répond à ce besoin d’optimisation de leur mobilité. »

d’énergie et d’eau ont été intégrés. Crystal Park a la particularité d’abriter l’un des data centers de la firme. La chaleur qu’il dégage est récupérée pour assurer un tiers des besoins du bâtiment en chauffage. Pour attester de la qualité des démarches environnementales mises en œuvre, Crystal Park a obtenu une certification BREEAM avec mention « excellent ».

Organisation multimodale de la mobilité « Grâce à ces performances énergétiques et à l’ergonomie générale du bâtiment, nous obtenons un ratio de coût immobilier par employé parmi les plus performants du marché, ajoute Patrice Waltzing. Pour compléter notre engagement environnemental, PwC Luxembourg a mis en place une solution interne de transport multimodale et innovante, grâce à des plates-formes de covoiturage et de car-sharing qui ont été développées et

D’autre part, au vu de l’encombrement routier toujours plus important sur le territoire grand-ducal, Patrice Waltzing avoue que PwC réfléchit actuellement à des bureaux satellites à créer aux frontières belges et françaises : de petits sites décentralisés susceptibles d’accueillir les collaborateurs frontaliers. « Le télétravail ou la mise en place d’horaires décalés sont également des solutions que nous étudions, poursuit-il. De quoi permettre d’optimiser le temps et l’énergie de nos collaborateurs plutôt que de les retrouver bloqués inutilement dans les bouchons. » Au bilan, Crystal Park se révèle être un projet mené de main de maître où rien n’a été laissé au hasard. Où tout a été pensé pour améliorer la plus-value que les collaborateurs de PwC apportent à une clientèle par nature exigeante. Une magnifique réalisation.

*La Jobkaart permet aux entreprises d’offrir à leurs employés le transport en commun sur le réseau d’autobus de la Ville de Luxembourg. ** L’abonnement mPass est valable pour un nombre illimité de voyages dans tous les moyens de transports publics au Luxembourg et dans les transports transfrontaliers à tarification nationale.

Cet abonnement est réservé aux entreprises.

Une double peau de verre et de bois permet de réguler les échanges thermiques et de réduire la consommation due à l’éclairage en profitant au maximum de la lumière naturelle.

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Photo courtesy of IttenBrechbühl Architects

“Pour attester de la qualité des démarches environnementales mises en œuvre par PwC, Crystal Park a obtenu une certification BREEAM avec mention “excellent”“

/PWC, LUXEMBOURG

BUSINESS CASE

Le pari du Ban de Gasperich PwC est quasiment un des premiers occupants du Ban de Gasperich appelé à devenir un pôle d’activité économique et résidentielle important au Luxembourg avec restaurants, commerces, hypermarché, bureaux, logements… .La zone du Ban de Gasperich constitue pour PwC un choix optimal en termes d’accessibilité, de logements et bien sûr de coûts de location qui sont plus avantageux que dans d’autres quartiers tels que le centre-ville ou le Kirchberg. Un environnement idéal pour les collaborateurs de PwC. Patrice Waltzing, associé chez PwC Luxembourg chargé du projet, commente leur choix de localisation : « Nous avons mené une étude sur les divers sites potentiels en prenant en compte notre réalité.

Nous employons 65 % de frontaliers, et les problèmes de parking et de mobilité constituent des données dont nous devions impérativement tenir compte. Au bilan, nous avons choisi de rester sur Luxembourg-ville dans un souci de proximité de nos clients. Ceux-ci sont installés en majorité dans la capitale. La contiguïté des autoroutes était importante afin de permettre à nos collaborateurs de gagner du temps pour rejoindre leur lieu de travail, même si nous sommes attentifs à d’autres solutions afin de limiter le temps perdu dans les déplacements. Les infrastructures existantes ou attendues, soit une nouvelle gare à Howald, un parking P+R et une offre enrichie en matière de transports en commun – pouvant s’étendre au tram – ont également pesés. » Pour la construction du Crystal Park, PwC a lancé un appel d’offres qui a été remporté par Promobe, principal artisan du développement du Ban de Gasperich. Le bâtiment a été conçu par le cabinet d’architectes P.ARC. Après développement, le Crystal Park a rejoint le portefeuille d’AG Real Estate. Même si PwC est locataire des 30.000 m2 du Crystal Park (bail de 9-12 ans), la conception du bâtiment est un heureux compromis. Entre d’une part les exigences de PwC, basées sur leur organisation interne reposant sur leurs lignes de produits et de services et, d’autre part, l’obligation d’intégrer une possibilité de reconditionnement induite par le statut de locataire. Pwc Luxembourg à cependant investi près de 18 millions d’euros pour aménager et équiper sont nouveau quartier général.

Bruno Hoditte ✍ Olivier Toussaint 

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Acteurs de la construction et aménagement du Crystal Park • Architecte : P.ARC (Partnership for Architecture, Schemel Wirtz Architectes, IttenBrechbühl) • Construction : CBL-Cit BLATON • Propriétaire : AG Real Estate www.pro-realestate.be/agrealestate.be • Architecte d’intérieur : Moreno Architecture • Aménagement et mobilier pour les espaces de travail : TDS Office Design • Bar, restaurant d’entreprise et conciergerie : Sodexo www.profacility.be/sodexo

Le Crystal Park permet de réunir sur un même site les 2.450 employés de PwC Luxembourg. Une réserve foncière permet d’envisager encore un développement de 20.000 m². Le bâtiment se distingue par son architecture emblématique inspirée par la forme d’un chromosome.

›mastermind high desk‹

›turn around‹

Sedus Stoll b.v.b.a./s.p.r.l. | Tel. (09) 369 96 14 | www.sedus.com

/THINK TANK

CHANGE MANAGEMENT

Flexibility@Work : défi commun pour le FM, les RH et l’ICT Voici déjà un certain temps que le « Nouveau Travail » n’est plus si neuf que ça, mais il reste d’actualité au sein de nombreuses organisations qui en donnent une interprétation propre, en fonction de leurs objectifs. On parle aujourd’hui plutôt de « travailler autrement », selon le fonctionnement actuel de chaque entreprise et des conditions périphériques auxquelles elles sont confrontées. Tel fut le fil rouge du 8e Congrès Interactif de Facility Management organisé en octobre dernier par Ki’ Communications..

Le changement de culture visé englobe les dimensions « bricks – bytes – behaviour » (le bâtiment – le support ICT – le comportement des collaborateurs). C’est pourquoi l’introduction du Smart Way Of Working (SWOW) n’est plus aujourd’hui un projet en solo du Facility Manager, mais un défi commun à orchestrer par le FM, les RH et l’ICT.

Économiser figure toujours à l’agenda lors de tout déploiement d’un projet SWOW, mais ne constitue plus l’objectif principal. Aujourd’hui, une série d’objectifs RH sont au cœur des préoccupations. En plus d’attirer de nouveaux talents, la fidélisation des collaborateurs apparaît dans la liste des priorités ainsi que l’optimisation de l’équilibre travail/ vie privée pour éviter les burnout, réduire l’absentéisme pour maladie, voire contribuer à maintenir les personnes plus longtemps au travail, dès lors que l’âge de la pension recule progressivement.

L’ICT à l’honneur Le rôle du support ICT est d’une importance cruciale pour permettre de travailler en tous temps et lieux. En conséquence, l’infrastructure réseau de l’entreprise doit toujours être à 100 % opérationnelle.

Elle doit être accessible en permanence aussi bien au sein de l’environnement de travail qu’en déplacement ou à la maison chez chaque travailleur individuel. Mais en plus de l’ouverture nécessaire, cette infrastructure réseau doit offrir la protection, encore plus nécessaire, contre l’utilisation indésirable. Les exigences de sécurité grandissent de façon exponentielle en raison d’un nombre de cyberattaques en croissance dans le monde, de l’utilisation généralisée d’appareils mobiles et en particulier du fait de connexions avec des appareils qui ne sont pas mis à disposition par l’employeur.

Le phénomène Bring Your Own Device (BYOD) est extrêmement actuel et constitue un défi non négligeable pour les spécialistes ICT. Pour 72 % des fournisseurs ICT, il est clair que leur plus grand défi est la protection de l’information de l’entreprise sur les appareils mobiles, suivi de la gestion des appareils personnels qui stockent aussi bien des données professionnelles que personnelles.

Cadre de travail physique et virtuel Le travail actuel dépasse de loin la création d’un nouvel environnement de travail au sein d’un immeuble de bureau. Il s’agit de collaborer autrement, d’un autre rapport collégial, d’un style de management adapté et surtout de reproduire le cadre de travail à l’extérieur, in casu au bureau à domicile ou dans un bureau partagé (business centers et espaces de co-working).

Changement de culture Tout le monde reconnaît que le passage d’un cadre de travail traditionnel à un environnement moderne et dynamique avec un éventail de types de postes de travail doit s’accompagner d’un plan de communication bien conçu.

Mieux encore, outre un plan de communication, il faut aussi prévoir un processus d’accompagnement pour orienter les collaborateurs

« La modification de la culture d’entreprise et du comportement des collaborateurs », voilà qui résume mieux aujourd’hui le « Smart Way Of Working » (SWOW), alias le « nouveau travail » : il débouche sur des projets individuels dans les entreprise et organisations qui relèvent le défi. L’objectif, et commun dénominateur de ces projets, est de permettre de travailler à n’importe quel moment et de n’importe où : un défi important pour un grand nombre d’entreprises.

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dans l’utilisation et le choix du poste de travail en fonction des tâches à réaliser. L’utilisation de nouveaux équipements techniques comme la vidéoconférence ou le système de réservation des salles de réunion par exemple sera aussi plus rapidement assimilée avec un processus d’accompagnement adapté. Le télétravail est une réplique efficace au problème de mobilité mais il exige un processus de familiarisation accompagné pour en tirer pleinement avantage tant pour l’employé que l’employeur.

“ Le changement de culture visé englobe les dimensions « bricks – bytes – behaviour » (le bâtiment - le support ICT le comportement des collaborateurs) “

La Société portuaire d’Anvers introduit « Overstag » Le nouveau bâtiment portuaire, un concept du célèbre bureau d’architectes britannique Zaha Hadid Architects, fut l’occasion de développer le projet de changement « Overstag ». Ce nom de baptême est emprunté au monde nautique et fait référence entre autres au vent dans les voiles, au fait de vaincre la résistance. Environ 500 collaborateurs travailleront dans ce nouveau bâtiment portuaire. Les objectifs d’Overstag sont la transparence, le partage de l’information et l’innovation NWOW avec plus spécifiquement le travail « indépendant du temps et du lieu ». Le business plan pour la période 2014-2018 prévoit que la société portuaire doit évoluer d’une fonction de gestionnaire à un facilitateur actif pour le fonctionnement optimal du port d’Anvers. Ceci implique moins de tâches opérationnelles (techniciens) et l’intégration de davantage de travailleurs de la connaissance dans la société portuaire. Ce changement fonctionnel radical va de pair avec un changement de culture au sein de l’organisation. Le nouveau focus porte sur la connaissance et la collaboration. Les tâches principales pour l’équipe localisée dans le nouveau bâtiment sont : la collecte d’informations, le traitement de l’information, l’information proprement dite et le partage de celle-ci.

Pour optimiser le travail des collaborateurs en fonction de leurs nouvelles tâches, l’e-mail n’est plus le principal moyen de communication. La société portuaire a introduit « Wiki », le petit nom qu’elle a donné à Microsoft Lync. Il s’agit d’un programme de messagerie instantanée, vidéoconférence et téléphonie, développé pour le marché professionnel. Avec Wiki, toute l’information est centralisée de sorte que la totalité du contenu soit disponible en un seul lieu pour consultation, traitement et partage. Chacun dispose ainsi d’un seul environnement travail universel avec, à tout moment, l’information la plus actuelle.

Tout d’abord, un projet-pilote a été mis sur pied avec une petite équipe.

Ensuite, l’utilisation de Wiki a connu une croissance organique. Les équipes travaillent à leurs projets en « espaces » – comprenez un groupe de travail numérique au sein du cadre de travail universel. Éventuellement, les « espaces » peuvent être ouverts aux non-membres de l’équipe.

Le succès du travail à domicile

Parmi les effets moins positifs de la possibilité d’effectuer du télétravail, 25 % pointent le fait qu’à la maison ils ne font pas suffisamment de pause. Pour 28 % des télétravailleurs, il est difficile d’arrêter de travailler. Ce sont surtout les plus âgés qui réagissent positivement aux possibilités du télétravail. Les 40 ans et plus se montrent les plus positifs. Les jeunes pensent encore trop souvent qu’ils doivent être vus par leur(s) manager(s) et viennent dès lors plus fréquemment au bureau.

« PLATO » signifie chez KBC « le travail indépendant du temps et du lieu ». L’objectif du concept était d’accroître la satisfaction au travail des collaborateurs. KBC veut être un employeur attractif. L’attraction de jeunes talents a été subordonnée au maintien des collaborateurs.

Le succès du « travail indépendant du temps et du lieu » s’est rapidement fait sentir.

Au début, en 2011, 1.241 collaborateurs ont utilisé la possibilité de télétravailler à partir de leur domicile. Leur nombre a augmenté progressivement pour atteindre 5.767 en 2014. Fin juin de cette année, 5.993 télétravailleurs avaient déjà été recensés. Non seulement le nombre de travailleurs à domicile augmente, mais aussi celui des jours de télétravail : de 13.458 jours en 2011 à 157.275 en 2014 !

Une enquête interne montre que 91 % des collaborateurs vivent un meilleur équilibre travail/vie privée. Pas moins de 94 % réussissent à bien scinder le travail de la vie privée. La satisfaction au travail – objectif principal de PLATO – progresse selon 90 % des collaborateurs. Près de trois quarts (74 %) se sentent très motivés. Constatation importante : 73 % de ceux qui utilisent le télétravail indiquent qu’ils prendront leur retraite plus tard. Chacun souligne rester en contact avec les collègues malgré le télétravail.

Marleen Eyssen Project manager Overstag Société Portuaire Communale

KBC n’applique pas de police stricte en matière de télétravail. Le travail à domicile est en principe autorisé pour chaque fonction pour autant que les collègues ou les clients n’en subissent aucun inconvénient. Chacun peut découvrir le télétravail et l’aménager pour lui-même jusqu’à ce que cela fonctionne. Il n’y a pas d’intervention arbitraire de la part du management. « Le potentiel du télétravail est encore très élevé », affirme Ludwig Huybrecht. « Quand davantage de personnes utiliseront la possibilité du télétravail, de l’espace se libérera dans les implantations où nous pourrons installer des services supplémentaires pour notre personnel. » Ludwig Huybrecht Program Manager Service Médical KBC Banque et Assurances

WORKPLACE SHOWCASE 2015 29

/THINK TANK

CHANGE MANAGEMENT

Choisir une approche progressive du changement Chez BNP Paribas Fortis, 9.000 collègues sont accompagnés vers le Nouveau Travail. Le changement est un processus qui prend 6 à 12 mois. « Chacun est ambassadeur du changement », souligne Christine Arys. « Chacun doit trouver sa place dans le nouvel environnement de travail. Peu de règles sont imposées, mais tout le monde y contribue ! ».

Christine Arys HR Change Manager Smart Working BNP Paribas Fortis

À noter que le passage vers un autre travail n’est pas présenté comme un projet des RH, du FM ou de l’ICT, mais comme un projet de l’ensemble de l’entreprise.

Chacun est coresponsable du résultat commun. Le but principal est d’inculquer l’esprit de coopération en équipe à tous les collaborateurs. Clean & clear desk est à peu près la seule règle qui vaille pour chacun. Au-delà, tout tourne autour de la tolérance, de l’interaction optimale avec les autres dans l’esprit « Connais-toi toi-même – connais les autres ». Pour un bon déroulement du changement et de l’accompagnement des collaborateurs, l’entreprise attache beaucoup d’importance à une « Smart Coach Community ». Chaque département d’un bâtiment compte un seul interlocuteur pour les collaborateurs.

Offrir de la flexibilité dans le travail et le salaire

Cathy Geerts HR Manager Compensation & Benefits & Operations SD Worx

30 WORKPLACE SHOWCASE 2015

En Belgique, une convention collective de travail a été conclue concernant le télétravail. Il s’agit d’un droit, pas d’une obligation. Le télétravail est possible juste pour une demi-journée ou une journée entière et les collaborateurs doivent regrouper leurs tâches en fonction de ces créneaux horaires. Le télétravail peut en principe être autorisé jusqu’à 4-5 jours.

BNP Paribas Fortis opte pour une approche en douceur du changement.

Première étape : les collaborateurs évoluent vers le « shared working ». Ils ont le temps de s’adapter et d’apprendre à utiliser le nouvel environnement de travail.

Ensuite, il y a une progression vers le shared+, ce qui implique l’ajout d’éléments supplémentaires au cadre de travail, comme par exemple un pouf ou un mobilier adapté pour travailler debout. Le feedback provenant des utilisateurs est rassemblé pour déterminer l’aménagement optimal par zone.

Le haut management a le choix entre participer au projet ou conserver un bureau propre. Le choix final était partagé à 50/50. Certains se cramponnent à un bureau propre avec, de préférence, une superficie aussi grande que possible. Le project manager essaie ici de motiver sur la base de la présence mesurée et de l’utilisation d’un propre bureau.

En qualité de prestataire de service complet sur le plan du payroll, des RH, de la fiscalité et de la législation sociale, SD Worx sait que 21 % des entreprises ont aujourd’hui affaire à de bons candidats qui déclinent une proposition d’emploi à cause de l’inaccessibilité et/ou de problèmes de mobilité. De plus, pas moins de 50 % des entreprises craignent de ne pouvoir offrir assez de possibilités de parking.

mai 2015. Le programme permet de choisir entre une série d’éléments de mobilité et de l’argent cash. Les éléments de mobilité sont la voiture de leasing, un vélo, le transport public, les facilités de stationnement, un budget mobilité. Le flex budget peut s’appuyer sur une demi-prime de fin d’année, des primes d’engagement, etc. Les travailleurs font leur choix chaque année, sauf pour les éléments avec une durée de validité plus longue, comme les contrats pour des voitures de leasing.

SD Worx possède aujourd’hui un parc de 1.100 voitures et s’est fixé comme objectif de réduire ce nombre. 67,3 % des collaborateurs viennent au travail en voiture. 16,1 % choisissent le transport public, 8,7 % prennent le vélo et 2,3 % viennent à pied. Pour attaquer le problème de la mobilité et surtout endiguer la prépondérance de la voiture de société, SD Worx a développé le « Flex Income Plan ». Objectif : pour un coût identique, donner une valeur plus élevée au package salarial des travailleurs. Le « Flex Income Plan » offre toutes sortes d’avantages en échange de concessions sur le plan des avantages conventionnels de mobilité. Ce plan a débuté pour tous les collaborateurs de SD Worx en

La moitié des collaborateurs de SD Worx ont opté pour le Flex Income Plan.

Un sur cinq a choisi une voiture d’une catégorie inférieure. Cent collaborateurs ont opté pour une indemnité vélo, tandis que 70 collègues ont préféré un vélo de leasing. Passer au transport public a séduit 20 personnes.

Cathy Geerts a souligné le déploiement complexe du programme dans la mesure où les RH, l’achat et le service juridique sont intensivement impliqués. Mais elle indique aussi que les jeunes collaborateurs veulent surtout choisir eux-mêmes la manière d’assurer leur mobilité. Satisfaire cette demande génère des atouts complémentaires pour l’image de l’employeur.

/AXA BELGIUM, BRUSSELS

BUSINESS CASE

AXA Smart Office Saisir à pleines mains une occasion unique de changer WORKPLACE SHOWCASE 2015 31

/AXA BELGIUM, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Le projet d’introduction du « Nouveau Travail » chez AXA Belgium a germé en 2012.

Vu le grand nombre de collaborateurs concernés – 4.100 – et parce qu’il s’agit clairement pour AXA Belgium d’un changement de culture, il était évident que ce projet allait s’étaler sur un période assez longue. L’année 2017 est l’échéance butoir et actuellement plus de 1.300 collaborateurs bénéficient déjà de ce qu’AXA Smart Office a à leur offrir.

Chez AXA Belgium, deux mouvements ont eu lieu simultanément : une arrivée et un départ de Bruxelles. Le fait que le problème des embouteillages croisse quasi quotidiennement et qu’une entreprise de cette taille ne peut plus être que socialement responsable influence évidemment un projet qui entend développer une vision sur le nouveau cadre de travail à la fois active et axée sur l’avenir. Elly Swalens, project manager au sein du département RH : « Le monde évolue très vite et nous changeons également. Un certain nombre de contrats de location de bâtiments occupés par AXA s’achèvent. C’est une occasion unique d’introduire des changements, une occasion que nous devions absolument saisir à pleines mains ! »

“Travailler indépendamment du temps et du lieu fut inhérent au changement recherché. AXA Smart Office concernerait donc les “bricks, bytes & behaviour”“ Elly Swaelens, project manager au sein du département RH : “La mise en route de « AXA Smart Office » a pris en compte énormément de facteurs comme la numérisation, la connectivité de tous les collaborateurs, la rémunération, la culture interne et surtout la mobilité“

Et comme toujours et partout, AXA Belgium devait également procéder à des économies.

Mais cette donnée ne pouvait pas constituer, en soi, le moteur d’un projet de changement efficace à long terme. La route vers « AXA Smart Office » a dès lors emprunté de nombreux chemins, parce qu’il a fallu tenir compte d’énormément de facteurs, comme le processus de numérisation, la connectivité de tous les collaborateurs, la rémunération, la culture interne et surtout la mobilité. Pas moins de 3.000 collaborateurs viennent en effet de tous les coins du pays à Bruxelles.

Vision stratégique très long terme Elly Swalens : « Nous avons rassemblé un équipe de projet AXA 2020-2025, car le but était de développer une vision stratégique sur le long terme. Ceci devait tout d’abord se faire dans la plus grande discrétion et confidentialité. » Après six mois, trois objectifs principaux ont été retenus : AXA veut être un employeur attrayant, accessible et flexible pour tous les collaborateurs, ceux-ci montrant toujours plus de diversité. AXA Belgium emploie aujourd’hui 4 générations. L’âge moyen est de 47 ans et l’ancienneté moyenne atteint un respectable 22 ans.

Une culture d’entreprise qui s’appuie sur la confiance et le dévouement a été perçue comme tout aussi importante que le défi de créer un cadre de travail moderne, numérique et collaboratif. Travailler indépendamment du temps et du lieu fut inhérent au changement recherché. « Le télétravail devait être facilité pour tout le monde, à l’exception des fonctions où c’est vraiment impossible, comme l’accueil », commente Elly Swalens. « D’autre part, le télétravail ne devait pas non plus être une obligation.

AXA Smart Office concernerait donc les bricks, bytes & behaviour. Ce dernier surtout a mobilisé environ 80 % de notre attention ! » Le fait qu’AXA Smart Office marque la fin définitive du bureau individuel a bénéficié du soutien total de la direction.

Retour d’expérience Bien que le déploiement d’AXA Smart Office soit toujours en cours, les premières expériences et observations aboutissent à ces recommandations intéressantes : • Veillez à appliquer une approche intégrée - bricks, bytes & behaviour • Les leaders du groupe deviennent des ambassadeurs et, de ce fait, des figures-clés pour la réussite du projet • Le tooling choisi et installé doit fonctionner de façon conviviale et fiable • Il faut conclure des accords clairs, toujours et pour tout

WORKPLACE SHOWCASE 2015 33

/AXA BELGIUM, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Chaque étage possède un « cœur » à proximité de l’entrée, destiné à permettre les transitions entre l’intérieur et l’extérieur mais qui sert aussi fréquemment de lieu de réunion.

Déploiement par phases jusqu’en 2017 AXA Belgium a opté pour une approche intégrée et une installation direction par direction et non pas bâtiment par bâtiment, ce qui ne rend certainement pas la gestion facilitaire aisée. Chaque année, quelque 1.200 collaborateurs passent au « nouveau travail », comprenez l’AXA Smart Office.

Pour faciliter le nouveau travail, il est essentiel de pouvoir connecter tout le monde, toujours, partout et en toute sécurité. Avec le département RH, AXA Belgium a rédigé une police BYOD (Bring Your Own Device), qui exige des mesures de sécurité et de protection supplémentaires. Tous les collaborateurs disposent d’un ordinateur portable, d’Office 365 en guise de logiciel universel pour le travail mobile, d’un softphone pour la téléphonie VoIP et de Skype for business pour faciliter les téléconférences avec des collègues et groupes de travail.

34 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Les salles de réunions sont équipées de dispositifs technologiques sophistiqués comme des caméras suiveuses, de manière à toujours pouvoir réserver la salle avec la technologie la plus adaptée pour un type de réunion déterminé. Sans oublier une dynamic room pour des réunions rapides et des sessions de brainstorming.

Les bureaux partagés constituent la base d’AXA Smart Office L’aménagement tient compte d’une occupation moyenne de 70 % des postes de travail. Chacun cherche toujours le poste de travail qui convient le mieux à l’activité du moment. Tous les postes de travail sont dotés d’un réglage en hauteur électrique de la tablette et de sièges de bureau ergonomiques. Le projet prévoit aussi l’évolution vers le travail sans papier. L’espace de rangement est limité à un mètre à peine par collaborateur. Le processus de numérisation, et la

réduction des archives papier qui va de pair, est en cours depuis un certain temps déjà chez AXA Belgium.

Le bâtiment Marnix le long de la rue du Trône a été rendu opérationnel en 120 jours pour l’emménagement de 1.000 collaborateurs AXA. Ce dernier a duré deux semaines, par groupe de 500 collègues.

Elly Swalens : « Les premiers jours, chacun arrivait trop tôt au travail, de peur de ne pas trouver de poste disponible. » L’aménagement des étages concernés est standardisé. Chaque étage possède un « cœur » à proximité de l’entrée, destiné à permettre les transitions entre l’intérieur et l’extérieur mais qui sert aussi fréquemment de lieu de réunion. Les salles de réunions de différentes capacités sont organisées autour de ce centre tandis que les postes prévus pour le travail nécessitant de la concentration sont les plus éloignés de l’entrée.

Tous les postes de travail sont dotés d’un réglage en hauteur électrique de la tablette et de sièges de bureau ergonomiques

Une dynamic room pour des réunions rapides et des sessions de brainstorming.

L’importance de la formation Lors du déploiement d’AXA Smart Office, différents programmes de formation des collaborateurs ont fait l’objet d’une attention particulière.

Un séminaire a été organisé pour chaque comité de direction avec pour but de donner un contenu concret à la formation dans le monde du nouveau travail. Chaque équipe a été coachée en fonction de son objectif NWOW et a passé des accords clairs. Les people managers ont eux aussi bénéficié d’une formation adaptée afin d’apprendre à gérer les collaborateurs en fonction des résultats.

Par ailleurs, un programme de formation virtuel a été concocté sous forme de jeu afin d’apprendre aux collaborateurs à utiliser le travail flexible, les différents types de postes de travail, le télétravail, etc.

Sur le lieu de travail, des coaches en ergonomie sont à disposition afin d’optimaliser, si nécessaire, l’utilisation par les collègues de l’équipement disponible.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 35

/AXA BELGIUM, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Changement pour tous La composante behaviour fut la priorité absolue pour AXA Belgium au sein du processus de changement global qui sera achevé après le déploiement complet d’AXA Smart Office mi-2017. Elly Swalens : « Le contrôle de présence fait place au travail orienté résultat, et c’est un changement radical pour l’ensemble de la hiérarchie. Le management doit accorder sa confiance aux collaborateurs, oser lâcher la bride tout en les coachant de manière ciblée. Les collaborateurs doivent, à leur tour, mériter la confiance du management, travailler de manière plus autonome et montrer une capacité d’organisation.

C’est un pas important ! » Le télétravail et la téléréunion sont totalement intégrés et encouragés pour autant que le client reste toujours au cœur des préoccupations et que des choix individuels n’entravent pas le bon fonctionnement du groupe. « En principe, chacun régit sa propre semaine de travail », résume Elly Swalens.

Une enquête interne montre que 48 % des collaborateurs estiment que l’équilibre « work/life » progresse. À peine 6 % pensent le contraire. Elly Swalens : « C’est un point important pour nous.

Certains collaborateurs doivent être accompagnés pour pouvoir déconnecter dans un monde où le lien avec le travail est permanent, 24h/24 et 7j/7. » Pas moins de 70 % d’entre eux jugent la nouvelle atmosphère de travail meilleure que prévue et 72 % des collaborateurs voient désormais AXA comme un employeur beaucoup plus attractif. Enfin, 76 % se sentent ambassadeurs et recommandent chaudement à d’autres de passer à cette nouvelle forme de travail et de collaboration.

Le plus beau compliment qu’Elly Swalens et son équipe de projet peuvent recevoir est sans doute que les résultats enregistrés incitent aussi les collègues en France à faire le pas vers la collaboration co-créative. L’équipe de projet belge sera même impliquée dans le déploiement en France.

Eduard Coddé ✍ Marc Detiffe 

36 WORKPLACE SHOWCASE 2015

AXA Belgium

AXA Smart Office – Marnix Building

AXA Belgium occupe la 2e place des assureurs-vie en Belgique et est leader de marché des assurances dommages. L’entreprise compte 4.100 collaborateurs et propose ses produits par le biais de 4.000 courtiers et 700 agents de banque.

Fournisseurs et consultants pour le projet • Bricks - Architecte d’intérieur / Look & feel : Colliers International en partenariat avec NC-Bham - Workplace design consultancy & project management : Colliers International www.profacility.be/colliersbelgium - Lockers/casier : NEDAP www.profacility.be/nedap • Bytes - Alcatel (Softphone) - VCS (wayfinding & video) - Pronestor (réservation de salles de réunion) - Xylos (technologies de formation) • Behavior - Consortium Unicorn / Cute Solutions : concept et principes du NWOW & changement comportemental pour les collaborateurs et les équipes.

- The Output Academy: Gestion sur base des résultats

En 2017, Axa Belgium quittera son siège historique bruxellois situé actuellement à Watermael Boitsfort, boulevard du Souverain (bâtiment connu sous le nom de la Royale Belge) pour installer son quartier général dans le centre de Bruxelles, boulevard du Régent, presqu’en face de l’immeuble Marnix où Axa vient de réaménager les bureaux qu’elle y occupe.

Les travaux de démolition de l’immeuble du boulevard du Régent ont commencé. La reconstruction prévoit 48.000 m2 de bureaux.

Une gestion flexible nécessite une utilisation efficace de l’espace.

Qu’il s’agisse de portes d’accès ou de casiers, boîtes aux lettres et armoires, Nedap est l’expert du contrôle d’accès.

Vous nous trouvez en Belgique et dans le reste de l’Europe dans différents bureaux appliquant le principe du NWOW, comme A XA, Baloise, Getronics, Deloitte, PWC et Sanoma. Mais nos solutions sont également présentes dans des hôpitaux. Partout où nous sommes, nous aidons à gérer les espaces de manière plus efficace.

Ainsi, nous aidons les entreprises à économiser jusqu’à 50% de place avec nos casiers flexibles. Les collaborateurs et les visiteurs peuvent s’approprier les casiers pour la durée de leur séjour à l’endroit qu’ils souhaitent. À leur départ, le casier se libère pour quelqu’un d’autre. Les utilisateurs peuvent accéder aux casiers avec la même carte d’accès que celle utilisée pour entrer dans le bâtiment, payer dans le restaurant d’entreprise, imprimer Follow-Me et accéder au parking. Ainsi, vous vous libérez des clés physiques (et de leur gestion chronophage)!

Vous êtes curieux de savoir comment Nedap peut aider à optimiser l’efficacité de votre organisation?

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/MONDELEZ INTERNATIONAL

FM BUSINESS CASE

Évoluer progressivement vers l’integrated facility management - International est un conglomérat multinational Mondelez américain actif dans le secteur alimentaire qui emploie 107.000 personnes. Voici 5 ans, le siège administratif belge a déménagé, passant d’une entité localisée sur deux sites de production à un seul emplacement central situé à Malines. Les services facilitaires qui étaient auparavant assurés à partir des sites de production ont dû désormais être achetés.

Bernard de Keyzer

Lors du déménagement des services administratifs, le choix d’un seul fournisseur de services pour le Benelux s’est imposé comme étant la situation idéale. Un appel d’offres a été rédigé selon le modèle européen pour un certain nombre de services de base comme le nettoyage, le catering, la sécurité et l’accueil (réception). Le but était de conclure

un contrat multiservices d’une durée de 5 ans avec l’engagement de réaliser un pourcentage d’économie annuelle fixe. Le prestataire de services retenu détermine lui-même où et comment réaliser cette économie.

Une difficulté lors de l’établissement de l’appel d’offres fut que le bâtiment dans lequel les services devaient être délivrés n’était pas encore disponible et qu’il s’agissait par conséquent d’une demande - International : théorique. Gino Cauwel, Facility Manager de Mondelez « Tous les fournisseurs de nos sites de production ont eu une chance de concourir en vue de décrocher le contrat multiservices visé.

La condition était qu’ils assurent deux tiers des services attendus avec leur propre personnel et délivrent un service identique à nos collègues néerlandais d’Oosterhout. »

L’esprit d’un partenariat avec améliorations continues portés par Gino Cauwel, Facility Manager chez Mondelēz International et Claudia Struyf, Facility & Operations Manager chez Facilicom.

38 WORKPLACE SHOWCASE 2015

L’appel d’offres a été lié à une quinzaine de KPI établis en interne dont la pondération appliquée pour la décision finale n’a pas été dévoilée.

Libérer des moyens financiers pour optimaliser le budget disponible dans le cadre de l’aménagement de l’espace de bureau fut un défi.

L’objectif : investir dans le restaurant d’entreprise tant pour la Belgique que pour les Pays-Bas. Seize candidatures ont été enregistrées dans l e cadre de l’appel d’offres. Facilicom a finalement remporté le contrat.

Processus de croissance Facilicom a investi dans l’équipement de cuisine avec un plan d’amortissement et de remboursement sur 5 ans. Après le début de la collaboration pour les services de nettoyage, catering, sécurité et accueil, d’autres services ont été ajoutés pour couvrir tous les besoins relevant du domaine du facility management.

Gino Cauwel : « Quatre ans après le lancement de notre collaboration avec Facilicom, nous avons ramené le nombre de nos propres fournisseurs à seulement trois, dont le bailleur du bâtiment. » Pour la fourniture de services, il y a aussi des contractants opérant sur un plan international, à l’échelle européenne, qui sont indérogeables.

D’autre part, pour de nombreux services de proximité aucun partenaire attitré n’est imposé. En ce cas, c’est le libre marché qui dicte sa loi. « Au fil des ans, nous avons centralisé toujours plus de services chez Facilicom. Dans les domaines les plus divers, comme par exemple l’imprimerie et l’économat. La Belgique prend ici les devants par rapport à nos autres collègues européens et aujourd’hui, nous échangeons nos expériences et connaissances dans le but d’arriver à une évolution identique dans les autres pays. » La division facility management se limite à une poignée de personnes dont les collaborateurs chargés de l’accueil, un coordinateur facilitaire pour Malines et les Pays-Bas, un facility operator et un homme à tout faire.

Un contrat FM dynamique Le fait que le contrat portait initialement sur une durée de 5 ans avait explicitement pour but de permettre le développement d’un partenariat.

Dans la pratique, le contrat de collaboration évolue constamment, avec des ajouts et suppressions de certains services fournis ponctuellement.

Le travail sur mesure produit par Facilicom est essentiel. Ainsi, le catering constitue une question prioritaire permanente avec la prise en compte de l’offre alimentaire mais aussi des retours d’expérience. Voici environ 2 ans, la société a choisi de se concentrer sur une alimentation saine et équilibrée. Elle a intégré la possibilité de prendre un petit déjeuner et en août, une sandwicherie a été ajoutée où les collaborateurs peuvent demander des sandwiches à la carte. La brigade culinaire intègre aussi, le cas échéant, un maximum de produits provenant du portefeuille - À noter par ailleurs le choix du self scan dans le restaurant Mondelez. d’entreprise. Le coût de personnel ainsi économisé bénéficie aux collaborateurs sous la forme d’une offre plus large.

Autre initiative : l’aménagement d’une salle de fitness et d’un espace de brainstorming. Gino Cauwel : « Fit to win fait partie de notre philosophie d’entreprise. La mise à disposition des équipements de fitness entre dans ce cadre. Facilicom nous a présenté une proposition complète pour l’aménagement de ces espaces et a pris en charge, après notre accord, tous les aspects relatifs à cet aménagement : transformation, revêtement, installation des douches, achat des appareils de fitness, installation de l’ensemble, bref une livraison clés-en mains. » La salle de fitness est à disposition pendant mais aussi après les heures de travail, y compris pendant la pause de midi.

L’entretien des deux voitures de pool via One FleetService est un autre ajout au contrat.

Integrated facility management sans contrainte Ce qui a commencé comme un contrat multiservice pour les services facilitaires, s’est transformé aujourd’hui en integrated facility management quasi total. Avec un seul rapport mensuel centralisé.

Claudia Struyf, Facility & Operations Manager de Facilicom, mène - International à régulièrement des concertations chez Mondelez Malines. Elle informe le client des nouveaux développements et recherche constamment ce que l’on peut ajouter ou changer au contrat de collaboration et qui est peut-être utile au client. Gino Cauwel : « Nous trouvons important d’évoluer progressivement, de ne pas intégrer tous les services possibles d’un coup. Ce serait risqué, et puis nous attachons aussi une grande importance à ce que la confiance soit sans cesse méritée. » La collaboration avec Facilicom en tant que partenaire vise constamment à faire mieux tant pour les collaborateurs que les visiteurs. « Nous travaillons sur la base des besoins pour ensuite élaborer une stratégie », indique Gino Cauwel. Claudia Struyf : « Nous intégrons cela dans un contrat-cadre qui permet une flexibilité maximale, de manière à pouvoir réagir rapidement aux changements. » Chercher la synergie Dans sa quête incessante d’économies, le facility management cherche aussi des synergies avec les entreprises voisines. « Il s’agit chaque fois d’un gentlemen agreement, pas d’un engagement contractuel », commente Gino Cauwel. « C’est ainsi que nous avons décidé une aide mutuelle avec notre voisin OVAM au niveau de l’infrastructure de réunion : nous avons aménagé un passage commun de manière à ne pas devoir transiter par l’extérieur. En outre, nous avons des accords relatifs au stock de sel d’épandage, au déneigement, aux premiers soins, nous avons aussi sélectionné un fournisseur commun pour les paniers de fruits. Je crois que nous pouvons faire encore davantage et je constate une croissance convergente. Ici aussi, c’est Facilicom qui chapeaute tous les services et les mène à bien. » La synergie se situe également dans la mobilisation flexible des personnes. L’équipe de nettoyage se charge ainsi d’un check-up des salles de réunion, prépare tout et les nettoie ensuite.

- International veut offrir à ses collaborateurs “a nice place to « Mondelez work” », conclut Gino Cauwel. « Notre collaboration avec Facilicom en tant que fournisseur multiservices est axée sur un support maximal pour atteindre cet objectif. »

Bernard de Keyzer

Le contrat avec Facilicom a récemment été prolongé de 2 ans, faisant suite à la collaboration fructueuse ainsi qu’à la possibilité de synchroniser le contrat de location avec le contrat de service facilitaire.

Mondelēz International Inc. Mondelēz International Inc. est une entreprise mondiale de snacking, avec un chiffre d’affaires pro forma 2014 de plus de 30 milliards $.

La société est active dans 165 pays et assure aux consommateurs les moments les plus délicieux en tant que leader mondial dans les biscuits, le chocolat, le chewing-gum, les bonbons et les boissons en poudre, avec des marques qui pèsent des milliards telles que les biscuits Oreo, LU et Nabisco, le chocolat Cadbury, Cadbury Dairy Milk et Milka, les boissons en poudre Tang et le chewing-gum Trident. Mondelēz International fait partie du Standard and Poor’s 500, NASDAQ 100 et Dow Jones Sustainability Index. L’entreprise possède des racines solides en Belgique où elle est active depuis 1870. La Belgique est le berceau de marques emblématiques de Mondelēz telles que TUC, LU, Prince, Pims, LEO et Côte d’Or. Mondelēz International y occupe une position unique puisque le producteur alimentaire est numéro 1 dans toutes les catégories où il est présent (chocolat, biscuits, chewing-gum et fromage fondu).

L’entreprise basée en Belgique à Malines emploie 2.500 personnes.

En Belgique, elle possède 4 usines de production : un site pour les biscuits et le chocolat à Herentals (LU & Milka), une usine de chocolat à Halle (Côte d’Or) et une usine à Namur pour le fromage fondu.

L’usine de biscuits de Herentals est la plus grande d’Europe avec une production annuelle de 72.000 tonnes.

Eduard Coddé ✍

WORKPLACE SHOWCASE 2015 39

PUBLI-VIEW

Colliers International Belgium

BOOST YOUR STRATEGY WITH YOUR WORKPLACE Ce slogan synthétise parfaitement les missions multiples que Colliers International Belgium assure pour ses clients en Belgique. Ses équipes pluridisciplinaires guident les entreprises et organisations dans l’optimisation de leurs choix immobiliers. Colliers les aide à concevoir un environnement de travail efficient et flexible qui soit porteur de sens pour les collaborateurs et renforce la « corporate identity » de l’entreprise. L’indispensable « change management » fait partie de la palette de services proposée.

AXA

40 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Danone

ClubMed

Décliner l’identité d’une entreprise dans ses espaces de bureaux est source de cohérence et d’appropriation de ces espaces par l’ensemble des équipes. Colliers représente pour cela une réelle force de proposition pour aménager l’environnement de travail et les bureaux dans le respect de l’image de(s) marque(s) et des valeurs de l’entreprise.

Bien conçu, l’environnement de travail stimule les synergies entre les équipes, apporte une meilleure compréhension entre les personnes, favorise l’échange de connaissances et le partage d’idées, permet une résolution des problèmes de manière plus informelle et induit parfois plus flexibilité au niveau des horaires de travail. Une conception et un design réussis renforcent le sentiment d’appartenance, l’implication, l’innovation, la performance des collaborateurs et donc celle de l’entreprise. Pour Colliers la conception d’un nouvel aménagement de bureaux, de lieux de réception et d’espaces de discussions informelles représente donc une réelle opportunité pour renforcer la culture d’entreprise en veillant à ce que ces espaces expriment de manière forte les valeurs de l’entreprise.

Design & Build Partant d’un budget fixe et d’un planning défini, la réalisation et la gestion de projet sont prises en charge par Colliers de A à Z : création du concept, design et « look & feel », travaux d’aménagement, installation et montage du mobilier, déménagement, planning et gestion budgétaire. Le client peut ainsi se concentrer sur son propre core business tout en restant impliqué dans la conception de son nouvel environnement de travail.

CNA

Biocodex

Déménager vers une localisation optimale en toute sérénité La quête d’un immeuble de bureau idéal aux meilleures conditions (de location) requiert une bonne dose de savoir et d’expertise.

Pour en garantir l’efficacité sans mauvaises surprises, il est préférable de faire appel à un expert. Les consultants de Colliers accompagnent votre entreprise dans tous les projets immobiliers, de l’idée à la réalisation. En disposant d’un interlocuteur unique, le chef d’entreprise peut dès lors poursuivre ses activités en toute sérénité.

L’assureur commercial spécialisé CNA s’est ainsi laissé guider par Colliers, avec succès.

Pour le client, nous sommes l’interlocuteur qui mène le projet à bien, en respectant les délais et le budget », précise Annick Vandenbulcke, Director Design & Build de Colliers.

« Nous voulions quitter notre vieux bâtiment situé dans le Researchpark de Zellik car nous étions à la recherche d’un lieu de travail plus moderne pour nos 14 collaborateurs », déclare Dominique Depondt, directeur de CNA Belgium. « Les nouveaux bureaux devaient être plus vastes, plus agréables et aussi présenter une image plus dynamique de notre entreprise. C’est pourquoi nous avons demandé conseil à Colliers. Un choix qui s’est avéré excellent : en 7 mois à peine, la totalité du déménagement et de l’emménagement s’est déroulée selon nos souhaits, sans que nous ayons à nous en soucier. »

Le 13 juillet 2015, Colliers International Belgium a repris IDB Management (IDB), un acteur belge de référence dans le domaine de la gestion d’actifs immobiliers. Désormais IDB a changé de nom et s’appelle Colliers International Asset Management Belgium.

À l’instar de CNA, des dizaines de clients font chaque année appel à Colliers. « Chaque projet immobilier est suivi chez nous avec la plus grande attention : de la recherche d’une localisation et d’un bâtiment adaptés au déménagement en passant par les négociations du contrat de location et la réalisation des travaux d’aménagement.

À propos de Colliers International Begium En Belgique, Colliers emploie 40 personnes. Ses équipes multidisciplinaires (experts immobiliers, conseillers en space management, ingénieurs, concepteurs, project managers …) apportent, dans le cadre d’une approche globale, une réponse à toute question immobilière de l’utilisateur final.

Avenue Charles Schaller 54 - 1160 Bruxelles +32 (0)2 775 95 11 belgium@colliers.com www.colliers.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 41

/SPF MOBILITÉ & TRANSPORTS, BRUXELLES

SPF Mobilité & Transports

BUSINESS CASE

42 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Mobi4U remporte le Facility Award et montre la voie à d’autres administrations publiques

Sept cent cinquante personnes travaillent dans le City Atrium situé au 56 de la rue du Progrès à Bruxelles. Chacun des étages occupés était comparti-menté en petits bureaux fermés et parcouru de nombreux couloirs. L’ensemble ressemblait à des couloirs d’hôpital donnant sur une multitude de chambres. « Il n’y a même plus de place pour une feuille de papier », entendait-on par rapport aux conditions de travail. Le but était pourtant d’y installer 250 collègues supplémentaires en provenance de deux autres immeubles.

Jan Mathu, Facility Manager et chef de projet Mobi4U : « Le projet Mobi4U a été nourri par différentes constatations. La mobilité de notre personnel – et en Belgique en général – s’est dégradée, un problème perçu comme allant en s’amplifiant. La pression pour réaliser des économies a augmenté. Notre enquête de satisfaction bisannuelle auprès des collaborateurs a été peu encourageante et l’attraction de jeunes talents était problématique, en particulier les collaborateurs techniques hautement qualifiés. Notre SPF devait absolument se présenter comme un employeur attrayant. » Coup de pouce « Optifed » a été lancé en 2012. Il s’agit d’un programme qui stimule les projets visant à implémenter davantage d’efficacité et de potentiel d’économie dans les services publics. Véronique Lagrange, qui s’est chargée avec Jan Mathu de la gestion du projet Mobi4U : « En 2008, il existait un plan pour notre SPF, mais il n’était pas finançable à l’époque. Avec Optifed, une belle opportunité s’est présentée,

opportunité que nous avons saisie à deux mains. » Un défi de taille y était toutefois lié : si le plan présenté emportait l’adhésion, il devait être mené à bien dans les limites d’un seul budget annuel. « Dix mois seulement se sont écoulés entre l’attribution du budget et la réception », indique-t-elle fièrement.

La pression des délais n’était pas le seul paramètre stressant. Tout le projet devait aussi être traité comme une mission publique, en d’autres termes les parties prenantes pour sa réalisation devaient être en mesure de se charger de l’architecture, des travaux d’adaptation, de l’électricité, du HVAC, des réseaux ICT, des sols et du mobilier.

Cela signifiait aussi que les types de postes de travail souhaités devaient être définis au préalable. « Nous avons exigé une offre en 4 semaines à peine », se souvient Jan Mathu. « Nous nous sommes donné un mois pour évaluer les dossiers ». Trois candidats ont finalement fait une offre après que le délai de soumission ait été prolongé de deux semaines, à leur demande.

La vision, moteur de Mobi4U Introduire le « Nouveau Travail » au sein du SPF Mobilité & Transports était in fine le dessein principal. Le regroupement dans le City Atrium y a été associé. Un appel a été lancé aux collaborateurs pour plancher sur le développement d’une vision contemporaine du travail.

Thomas De Spiegelaere, responsable presse : « Pas moins de 200 personnes se sont portées candidats. En un mois à peine et après trois workshops, elles ont ébauché une vision qui pouvait être présentée à la direction. » Lors du développement de la vision, la question « Que voulonsnous ? » a été constamment posée ; la manière de réaliser la vision fut une condition sine qua non. Le déploiement de cette vision tenait compte de la volonté des personnes d’avoir des responsabilités, de se concentrer sur les résultats et de bénéficier de temps de travail flexibles.

City Atrium

Marc Detiffe

Le projet a débuté comme une « mission impossible » car le bâtiment visé – le City Atrium – donnait déjà aux utilisateurs l’impression d’être plein comme un œuf avant même que les collègues de deux autres implantations s’y installent.

L’intention de rassembler tous les collaborateurs du SPF Mobilité & Transports dans un seul bâtiment a engendré une toute nouvelle vision sur les travaux à entreprendre.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 43

/SPF MOBILITÉ & TRANSPORTS, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Six groupes projet Véronique Lagrange : « Six groupes ont été composés pour le projet, chacun d’entre eux devant concrétiser la réalisation de la vision au sein de son domaine. C’est ainsi que le groupe ICT s’est penché sur l’attribution d’un laptop à chaque collaborateur, la favorisation du travail à domicile, l’utilisation généralisée de Windows 8 et le choix ultérieur d’Office 365 en guise de plate-forme universelle afin de

persévérance, l’organisation de tous les déménagements indispensables a probablement constitué un des principaux défis.

Jan Mathu : « Ce fut d’abord le tour des 5e et 6e étages.

Chacun devait rester dans le bâtiment pendant les travaux de transformation et de réaménagement. C’était un puzzle incroyable pour arriver à tout organiser. La place manquait déjà, causant quelques grincements de dents. Heureusement, les services ICT

“ La norme la plus récente de la Régie des Bâtiments a été appliquée pour l’aménagement : 12 m2/personne, pas d’espace bureau individuel et pas de parois.

Les 1.100 postes de travail initiaux, répartis sur trois bâtiments, ont été réduits à 750 postes « flex-desk. “ pouvoir travailler partout. Le groupe Document management a déterminé que chaque service pouvait conserver un espace-armoire de 3 m par collaborateur et a préparé la procédure de sélection pour la réduction des archives papier. Un autre groupe a analysé les processus pour ensuite les rationnaliser. Un autre encore a préparé le terrain pour l’implémentation de la nouvelle culture d’entreprise et sa transmission, sans oublier le groupe Mobicom chargé de toute la communication entre les groupes et, en interne, vers tous les collègues. » Les six groupes se réunissaient chaque semaine. La norme la plus récente de la Régie des Bâtiments a été appliquée pour l’aménagement : 12 m2/personne, pas d’espace bureau individuel et pas de parois. Les 1.100 postes de travail initiaux, répartis sur trois bâtiments, ont été réduits à 750 postes « flex-desk ».

et Logistique ont accompli des miracles pour que tout continue à fonctionner. » Le parking a servi d’espace de stockage temporaire pour les meubles. Il a donc fallu trouver une autre solution dans le quartier pour les voitures.

Casse-tête organisationnel Ce projet a été constamment mis sous haute pression et bien que chaque partie requérait déjà beaucoup de professionnalisme et de

L’implication étroite au moment de la mise en œuvre de la vision et de la concrétisation via les groupes, a permis d’accroître la compréhension et l’appréciation du facility management.

44 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Des avantages multiples La réalisation de ce projet a généré des avantages sur tous les plans, avantages qui vont bien plus loin que l’économie prévisible due au coût de location nettement plus bas. Il ne faut plus constamment réaménager les bureaux fermés qui étaient attribués à une personne.

Grâce au principe du clean desk, des économies sont réalisées au niveau des coûts de nettoyage, renforcées par le fait qu’il n’y a plus de poubelles individuelles. Celles-ci ont été remplacées par des îlots centraux pour déchets.

Véronique Lagrange : « Quand nous avons attaqué le premier étage, nous avons été confrontés à un sérieux vent contraire, mais une visite du chantier a permis de renverser la situation. Les gens ont pu voir à quel point l’étage était spacieux et lumineux. Une fois installé, chacun était convaincu. » Mobi4U, le nouveau travail au sein du SPF Mobilité & Transports, permet deux jours de travail à domicile, mais dans la pratique, il s’agit le plus souvent d’un jour. Outre le travail à domicile, le collaborateur a la possibilité d’utiliser un réseau de bureaux satellites, 16 emplacements à proximité d’une gare et partagés avec d’autres SPF. Avec une économie annuelle de 4,1 millions €, le SPF Mobilité & Transports a acquis un statut d’exemple par rapport aux autres SPF. Si ceux-ci suivaient cet exemple, cela générerait une économie se chiffrant en millions d’euros par an, sans toucher au service ni au personnel !

Eduard Coddé ✍

Économies substantielles • La surface louée dans le City Atrium est passée de 24.000 à 20.000 m2.

De plus, la location de l’emplacement CCN (11.000 m2) et de l’implantation de Haren (4.000 m2) a pris fin le 1er juin 2014.

La superficie louée atteint aujourd’hui 20.000 m2 au lieu de 39.000 m2 auparavant.

• 17 ETP du service de nettoyage interne ont été recyclés pour d’autres tâches.

• Le nombre de frigos utilisés est passé de 100 à 30.

• 2.000 poubelles ont fait place à 40 îlots pour déchets.

• Les 600 boîtes aux lettres ont été remplacées par 20 centres postaux au niveau des casiers.

• Le parc d’imprimantes avec entre autres 580 imprimantes individuelles a été réduit à 30 imprimantes centrales multifonctions

SPF Mobilité & Transports

Un éventail de types de postes de travail a été sélectionné : postes avec et sans cloisons de séparation, postes individuels, espaces de repos, espace « overflow », salles de réunion,…

FM Project of the Year

Les 600 boîtes aux lettres ont été remplacées par 20 centres postaux au niveau des casiers.

Les collaborateurs bénéficient d’un cadre de travail agréable avec des postes ergonomiques (réglage en hauteur de la tablette, sièges ergonomiques). Chaque collaborateur du SPF Mobilité & Transports dispose d’un laptop avec docking station, d’un écran d’ordinateur réglable en hauteur, ainsi que de la téléphonie VoIP, qui avait déjà été introduite auparavant. Et 80 % des gens disposent d’un smartphone.

Bernard De Keyzer - courtesy of IFMA

SPF Mobilité & Transports

SPF Mobilité & Transports

Le 12 mai, lors de la soirée de remise des trophées des IFMA Facility Awards, le projet Mobi4U du Service Public Fédéral Mobilité et Transport a été élu « FM Project of the Year 2015 » par un jury professionnel. Le SPF s’est illustré par l’application au sein de son administration des préceptes et bons usages du NWOW. Jan Mathu, Facility Manager-Conseiller général et Chef de projet Mobi4U, a été élu « Best FM Thesis 2012 » au cours des Facility Awards 2012.

Ce ne fut pas seulement le couronnement de ses études en facility management à Odisee (auparavant KaHo Sint-Lieven), puisque sa thèse a également constitué la base de l’application du « Nouveau Travail » au sein du SPF Mobilité & Transports. À ce moment-là, le regroupement dans seul bâtiment n’était pas encore envisagé.

L’équipe porteuse du projet avec à sa tête Jan Mathu, responsable du Services du Budget, du Contrôle et de la Gestion de la Logistique ; Véronique Lagrange, expert en gestion de l’organisation ; Doreen Coppens, Project & Communication Manager au sein du SPF mobilité et Transport.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 45

L’innovation : l’atout du PROCOS Group!

PROCOS Group, bureau d’études et de conseils dans l’immobilier des entreprises, a fort investi dans l’innovation l’an dernier. Nos équipes de Lisbonne, Arnhem, Hasselt et Anvers ont cherché à améliorer les réponses apportées aux demandes de nos clients.

Cette innovation se voit clairement dans nos deux pôles d’activités : SPACE dans le cadre duquel nous donnons des conseils lors de la conception et de la mise en œuvre d’un nouvel environnement de travail, le Facility Mangement et de la gestion de projets.

SOFTWARE dans le cadre duquel nous développons et implémentons des outils destinés à venir en aide à la gestion des documents, au processus de construction et aux processus liés aux Facility Management.

Depuis septembre 2015, PROCOS Group a lancé la mise en œuvre de la toute dernière version d’ARCHIBUS. ARCHIBUS propose, par le biais d’une série de nouvelles fonctionnalités, les nouveaux principes en termes de gestion des biens, tels qu’ils ont été stipulés dans la norme ISO55000 récemment publiée. L’utilisation de cette norme offrira au responsable de Facility Mangement une très grande valeur ajoutée en termes de gestion des biens, gestion du cycle de vie, gestion des risques et planification.

La nouvelle édition contient aussi une série de nouvelles applis mobiles.

PROCOS Group a ajouté à la gamme existante, déjà importante, une application destinée à la mesure de l’état d’entretien, basée sur la norme néerlandaise NEN2767.

L’intégration de la modélisation des données du bâtiment (BIM - Revit) à ARCHIBUS correspond d’ores et déjà aux demandes de nos clients. Ils sont de plus en plus nombreux à comprendre qu’une vision à

court terme n’est pas rentable. L’intégration de toutes les parties est un avantage pour les maîtres d’ouvrage, les investisseurs, les développeurs, les constructeurs et le responsable de la gestion. Grâce à nos conseils et au support offert par le biais d’ARCHIBUS et de BIM (Revit), nous garantissons que l’environnement construit est mieux adapté aux exigences et aux besoins des utilisateurs.

L’équipe de PROCOS Group met tout en œuvre pour améliorer l’intégration d’ARCHIBUS aux systèmes BIM. Cela conduira à un processus de conception et de construction mieux harmonisé et à une meilleure adéquation entre conception et utilisation.

"L’an dernier fut une année pleine d’innovations pour PROCOS Group."

Le « new way of work » est certes « périmé » sous l’ancienne forme, mais pas sous la nouvelle. Les sociétés perçoivent souvent l’espace ouvert, le télétravail, le partage de bureaux et le bureau de travail rangé comme étant le «new way of work». L’équipe de PROCOS Group, forte de 25 années d’expérience dans la conception et la mise en œuvre d’environnements de travail, est convaincue qu’il n’existe pas de norme pour « new way of working ». Chaque société a sa culture, ses pratiques de gestion, son histoire et ses employés. Il y a une série de principes qui constituent la base d’un nouvel environnement de travail, mais nous l’adaptons toujours à la société et à ses employés. C’est cela, ainsi qu’un bon accompagnement du changement, qui constitue une garantie de réussite.

PROCOS Group innove aussi dans le domaine de Facility Management. Pour la première fois dans l’histoire, le marché belge de Facility Management sera identifié et les tendances et évolutions seront définies. Une équipe de consultants de PROCOS

Group travaille à cette étude en collaboration avec l’IFMA Belgian Chapter. Les résultats contribueront certainement à la poursuite de la professionnalisation du secteur.

Nous innovons également au niveau de notre communication. Nous avons notamment créé une nouvelle identité virtuelle qui correspond mieux à nos valeurs et à notre manière de travailler. Nous avons ainsi conçu un nouveau logo, de nouveaux outils de communication et avons mis notre site Web à jour.

L’an dernier fut une année pleine d’innovations pour PROCOS Group. Nous sommes convaincus que cela contribue à optimaliser notre prestation de services SPACE et SOFTWARE. Pour découvrir nos innovations, rendez-vous sur le site www.procosgroup.com, prenez contact en écrivant à info@procosgroup. com ou encore téléphonez au numéro +32 3 2429460.

/DESIGN MANAGEMENT TRENDS

WORKPLACE

Appel urgent pour plus d’intimité sur le lieu de travail Dans le monde, seulement 11 % des employés de bureau semblent satisfaits de leur cadre de travail, tandis que 69 % se disent peu satisfaits voire très mécontents de leur environnement de travail. Cette insatisfaction débouche sur un décrochage mental des travailleurs et sur une indifférence croissante par rapport à ce qui se passe dans l’entreprise.

Un virus mondial et malveillant, comme le montre une récente étude de Gallup réalisée dans 14 pays1 Les collaborateurs engagés et motivés sont plus productifs, plus fidèles à l’employeur, causent moins d’absentéisme et contribuent à l’accroissement des bénéfices de l’entreprise. Selon Gallup, le bienêtre des travailleurs est donc le mot-clé pour renverser la situation.

Une enquête de Steelcase2 montre en outre que le cadre de travail physique a un impact important sur ce bien-être et par conséquent sur l’engagement des collaborateurs. C’est ainsi que 53 % des personnes interrogées en Belgique se plaignent de ne pas pouvoir travailler en équipe sans être dérangés. Pour 56 % d’entre elles, leur mécontentement porte sur le fait de ne pas savoir où travailler en fonction des tâches à effectuer. Pour 46 % des participants à l’enquête, le cadre de travail ne permet pas de se concentrer facilement. Un pourcentage identique indiquent ne pas sentir calmes et détendus sur le lieu de travail. 51 % ne se sentent pas concernés par la société ni par la culture d’entreprise. 38 % regrettent de ne pas pouvoir partager leurs propres idées. Enfin, 58 % signalent ne pas disposer d’installations adaptées pour les travailleurs nomades.

Recherche intimité désespérément Un besoin de revalorisation du bureau se fait jour : il faut repenser et réinventer le cadre et l’environnement de travail, créer une « sphère » où les gens aiment travailler parce qu’ils s’y sentent bien, pas parce qu’ils doivent y être. On parle ici de bien-être physique, émotionnel

et conscient. La plainte la plus courante chez les employés de bureau concerne un manque d’intimité lorsque cela est nécessaire.

Dans des espaces de bureau paysagers, la concentration est vite perturbée. Le cadre de travail est dès lors une source de stress qui complique l’accomplissement d’un travail individuel de qualité.

Mais le travail en équipe est lui aussi souvent perturbé. Le cri d’alarme se fait entendre : « Je ne m’entends plus penser ! ».

Les travailleurs sont dérangés toutes les 3 minutes, tant par des distractions humaines que numériques. Dès qu’une activité est perturbée, il faudrait près de 23 minutes pour se reconcentrer.

De plus, il est toujours plus difficile d’échapper à la perturbation suivante. Les gens ont du mal à être multitâches. Pire même, un être humain peut à peine accorder toute son attention à une seule tâche cognitive.

La plupart des employés de bureau sont inondés par une quantité d’information toujours plus importante qu’ils sont censés traiter quotidiennement. Et la majeure partie des espaces de bureaux

“Le cri pour plus d’intimité n’est pas un appel pour le retour au bureau individuel“ aménagés en paysager perturbent la concentration. Pour y pallier, il est recommandé de concevoir des espaces dans lesquels les collaborateurs peuvent être nomades. Un environnement de travail leur permettant de choisir entre être en interaction avec cet environnement et leurs collègues, mais aussi de se retirer dans un espace plutôt clos facilitant un travail individuel demandant de la concentration.

L’intimité souhaitée par tout individu varie selon sa personnalité, son attitude mais aussi selon le moment et la tâche qui l’occupe. L’étude de Steelcase souligne aussi que l’intimité mentale et l’intimité physique – bien que souvent entremêlées – sont assez différentes l’une de l’autre. Un grand nombre de personnes interrogées ont indiqué avoir besoin de leur « propre espace » faisant référence à la liberté et à la sécurité de faire et penser de la manière qu’elles considèrent comme correcte sans être subordonnées au jugement des autres.

La vie privée est très diversifiée Le cri pour plus d’intimité n’est pas un appel pour le retour au bureau individuel. On ne parle pas de murs et de portes, mais d’un sentiment qui peut être vécu dans un espace fermé, mi-ouvert ou public.

Étude Gallup : “The State of the Global Workplace”. Le coût estimé des collaborateurs non intégrés varie de 450 à 550 milliards de dollars par an.

Pour un pays tel que l’Allemagne, un coût de 100 milliards d’euros est spécifié.

2 Enquête Steelcase auprès de 10.500 employés dans 17 pays (2014).

1

48 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Intimité réinventée Le besoin d’une certaine « vie privée » dans l’environnement de travail est multifacettes. Il est relatif aux nuisances sonores, aux distractions visuelles, à la délimitation de son propre espace et à l’abondance d’informations reçues et à enregistrer. Les collaborateurs sont dérangés tant par l’environnement de travail, que par des stimuli externes en étant « connectés ». À noter que cet appel à plus d’intimité est mondial, quels que soient les pays et les cultures.

Les travailleurs réclament de l’intimité, mais veulent tout autant faire partie d’une communauté collaborative. L’espace de travail est le lieu où les personnes se sentent à l’aise pour collaborer avec d’autres.

Il existe bien des différences de pays à pays, mais cet espace compte en général 4 zones : intime, personnelle, sociale et publique.

En Amérique du Nord, on estime à 46 cm l’espace intime par rapport à son propre corps, à 1,25 m la zone personnelle et à 4 m l’espace social. Au-delà, c’est l’espace public.

Engagement et motivation

11% très satisfait

20 % satisfait

33 %

± satisfait

69 27 %

Les travailleurs peu motivés au travail sont aussi ceux qui sont les plus insatisfaits de leur environnement de travail

insatisfait

9%

%

très insatisfait

Appréciation de l’environnement de travail

Chaque individu aspire à une « vie privée » pour différentes raisons et à différents moments. Parfois, cela peut être pour une heure, ou même un quart d’heure, ne serait-ce que pour se reposer entre deux réunions animées. Il est opportun de créer un espace « privé » dans le vaste paysage de l’environnement de travail. Les collaborateurs doivent avoir le choix et le contrôle sur l’expérience liée à l’ambiance de travail, ce qui est essentiel pour leur bien-être.

Parfois, un siège de bureau à dossier haut peut suffire pour générer un sentiment d’intimité.

Le cadre de travail doit tenir compte des diverses formes de présence : elle doit consolider les équipes qui se réunissent dans le même espace et à distance via la technologie de communication,

< Steelcase a mandaté l’entreprise de sondage IPSOS pour mener une enquête mondiale auprès de 10.500 travailleurs.

Les résultats de cette enquête démontrent une forte corrélation entre la satisfaction des travailleurs, leur niveau d’engagement et leur environnement de travail. Les travailleurs les plus motivés sont aussi les plus satisfaits de leur cadre de travail.

tenir compte du besoin de collaboration et du respect des limites de la vie privée. Chaque entreprise doit s’efforcer de comprendre les attentes individuelles par rapport au lieu de travail.

Chaque collaborateur est saturé de liens technologiques et de connexions personnelles, ce qui est propre à notre univers très interconnecté. Il en résulte un besoin de pouvoir s’évader.

La recherche d’équilibre entre vie privée et collaboration mène à des choix individuels et à un contrôle possible du cadre de travail.

La réponse passe par un éventail de lieux et de zones qui contribuent au bien-être sur le lieu de travail.

Ce à quoi peut ressembler « la Renaissance du bureau » adossée aux résultats des études réalisées par Gallup et Steelcase, est visualisé et commenté dans le magazine Steelcase ‘360°’ # 368 téléchargeable via www.profacility.be.references (voir pages 36 > 48)

Brain chains

Lisez aussi l’article « Menace pour la productivité des travailleurs du savoir » à l’occasion une interview du Professeur Dr Theo Compernolle publié dans le magazine Profacility, ainsi que le livre “Brain chains”.

Téléchargez l’article via www.profacility.be/biblio op 03/10/2014

Eduard Coddé ✍

WORKPLACE SHOWCASE 2015 49

PUBLI-VIEW

ADMOS

Marc Detiffe

NWOW ET ARCHITECTURE MAITRISEE

Dimension Data, Bruxelles

50 WORKPLACE SHOWCASE 2015

À la croisée des chemins entre architecture d’intérieur et « Design & Build », Admos propose un accompagnement complet aux entreprises qui souhaitent créer ou refondre leurs espaces de bureaux. Admos s’est spécialisé dans la conception et le design d’environnements et espaces de travail qui intègrent les principes du NWOW et reflètent les valeurs de l’entreprise.

L’occasion d’une relocalisation ou d’une rénovation lourde impose à une entreprise de se poser la question fondamentale de ses besoins réels. « C’est vrai qu’à la base des projets se pose souvent la question du déménagement, observe Anthony Shaikh, associé de Admos. Et c’est dès ce point de départ que nous assistons les clients. Nous commençons par analyser leurs besoins, la situation existante et sur cette base nous les aidons à une décision judicieuse entre “stay or leave”. Nous réfléchissons ensuite à la façon d’optimiser l’environnement de travail pour mettre en place une typologie et évaluer la surface vraiment nécessaire. Il est important pour cela d’étudier l’organisation de l’entreprise, d’observer les déplacements et les flux entre services et locaux… Comment les gens fonctionnentils dans leur environnement, comment utilisent-ils leur espace et comment nous pouvons améliorer cette utilisation en optimalisant l’agencement de ces espaces ? »

Dechert LLPP, Luxembourg

One-stop shopping De l’analyse immobilière « stay or leave », du déménagement et emménagement en passant par… l’aménagement Admos présente une solution « one-stop shopping » qui permet au client de chiffrer avec précision le coût de la solution recommandée et de prendre une décision éclairée. Christophe Erkens, associé fondateur de Admos : « Non seulement nous imaginons des espaces, mais nous les concrétisons, dans un juste équilibre entre design et durabilité, sans jamais oublier la fonction des lieux. Tout en assumant la réalité budgétaire : dans le cadre de missions « design & build », nous nous chargeons de toute la réalisation jusqu’à la remise des clés. Rapidité de mise en œuvre, respect des délais et des budgets … le résultat est garanti ! » Du sur mesure Admos réalise des projets d’aménagement de bureau sur mesure, mais aussi ‘state of the art’ qui permettent l’éclosion de cadres de vie professionnelle exceptionnels, stimulant communication et productivité. Aujourd’hui pour stimuler le travail collaboratif, dans l’occupation des espaces de travail, les zones d’échanges informels sont centrales et les postes de travail individuels gravitent tout autour.

Les solutions proposées répondent aux attentes de collaborateurs plus mobiles, plus connectés, mais aussi au caractère de plus en plus international et multiculturel des entreprises.

Yvan Glavie

Yvan Glavie

Yvan Glavie ALD Automotive, Bruxelles

Jones Day, Bruxelles

Anthony Shaikh met en avant un des atouts majeur d’Admos : « Les solutions d’aménagement que nous proposons sont toujours différentes car elles intègrent la culture et les valeurs de l’entreprise.

Nous sommes fiers d’être une force de proposition, capable de se renouveler, tout en gardant aussi une personnalité et en pouvant proposer une ligne jeune, nouvellle et innovante. »

Début 2010, Christophe Erkens et Anthony Shaikh créaient Admos.

Aujourd’hui, l’entreprise compte 25 collaborateurs, répartis entre Bruxelles et Luxembourg. L’ambition d’Admos est clairement de prolonger et étendre leur activité au niveau international en proposant des solutions créatives et en positionnant Admos comme inspirateur de tendances en matière d’aménagement intérieur d’espaces de bureaux.

Chaussée de Bruxelles 135A 1310 La Hulpe T +32 (2) 634 30 10 contact@admos.be www.admos.be

WORKPLACE SHOWCASE 2015 51

/ BIEN-ÊTRE AU TRAVAIL

HR

20 minutes précieuses pour la productivité Les DRH en sont convaincus : le bien-être au travail accroît la productivité et réduit les « risques psycho-sociaux », ceux pour lesquels la loi de septembre 2014 impose désormais un plan de prévention. Concrètement, c’est aux facility managers à mettre en place les équipements adéquats, par exemple un espace de « Powernapping ». Une pro de la sieste est prête à s’en charger.

Les bars à sieste fleurissent dans les grandes villes, même à Bruxelles1 et l’idée fait son chemin dans les entreprises. De nombreux fabricants de mobilier proposent des fauteuils-cocons conçus pour cet usage. Mais les freins culturels sont nombreux, a fortiori dans le milieu de travail. Pourtant les mentalités évoluent, avec la bénédiction de la Faculté de médecine : non, dormir en milieu de journée n’est pas une manifestation de paresse, mais une saine gestion du rythme circadien et un coup de fouet au métabolisme.

La sieste, ça s’apprend Sophie Geilenkirchen est convaincue des bénéfices de la sieste sur la productivité et la créativité. Administratrice de sociétés le jour, formatrice en body balance le soir, pratiquante du powernapping et du Mindfulness entre les deux, elle trouve encore le temps de lancer Work In Joy, une société de services qui se propose de créer un lieu de ressourcement au sein de l’entreprise : « Tout ce qu’il nous faut, c’est un petit local dédié. Nous le décorons, l’équipons de fauteuils massants, d’accessoires pour la stimulation auditive, lumineuse, aromatique, musicale. Il faut ensuite éduquer et accompagner les utilisateurs à une pratique efficace de la sieste : brève (20 minutes maximum), relaxante et énergisante, sans aucun des effets secondaires que certains redoutent, comme la sensation de décalage. Cela s’apprend, cela se perfectionne, notamment avec une app mobile dédiée. »

52 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Payé pour dormir ? Gaston Lagaffe serait ravi… « Les entreprises savent ce que leur coûtent l’absentéisme (6 personnes sur 100, chaque jour) et le burnout (19.000 cas en Belgique) : 250 à 300 euros /personne/jour », insiste Sophie Geilenkirchen. En contrepartie, les frais d’installation d’un lieu où l’on peut faire de la prévention, préfinancés par Work In Joy, sont « équivalents à un chèque-repas par mois et par personne », dit-elle.

Le calcul est vite fait. Et EEBIC l’a fait pour son nouveau business center en construction à Anderlecht (ouverture en novembre 2015) : tous les occupants auront accès à ce local de 38 m2 équipé de trois fauteuils de relaxation dont deux massants.

Le Cercle de Wallonie de Seraing à ouvert en septembre un local de 24 m2 équipé où tous les membres de ce cercle d’affaires peuvent faire l’expérience eux-mêmes. À Liège toujours, l’entreprise d’IT AFELIO ofrre un espace équipé de fauteuils relaxants pour que ses geeks y ressourcent leur créativité informatique. En outre, Regus va équiper son express Center des Guillemins d’un siège et Lampiris a manifesté son intérêt.

L’intérêt des entreprises belges pour la question ne se relâche pas : les prochaines Rencontres au Sommet de Deauville 2 auront pour thème la créativité. Signe fort, la fondatrice de Work In Joy fait partie des conférencières invitées…

Patrick Bartholomé ✍

À lire • Daily Mail : « A 30-minute snooze can repair the damage caused by a lack of sleep» : http://goo.gl/qugThk • Les innombrables et études scientifiques sur les bienfaits de la sieste • FR : www.pleine-conscience.be/ • www.workinjoy.be

Sophie Geilenkirchen

Power nap : mode d’emploi 1 Posez ce magazine 2 Diminuez la lumière (lunettes, foulard, tentures…)

3 Buvez éventuellement café ou thé, juste avant de commencer, l’effet ne se manifestera qu’au « retour » 4 Mettez votre smartphone en mode « avion » et programmez une alarme 20 minutes plus tard.

5 Installez-vous confortablement (fauteuil, lit) et détendez-vous.

6 Fermez les yeux, respirez calmement et concentrez-vous sur votre respiration.

7 Ne cherchez pas nécessairement à dormir. Laissez juste passer vos pensées, le bénéfice restera le même, que vous perdiez conscience ou non.

8 Quand l’alarme sonne, levez-vous, exposez-vous à la lumière, passez-vous un peu d’eau sur le visage, marchez rapidement ou sautez sur place. Appréciez votre nouvelle énergie.

1

plus d’informations, consultez www.pauz.be

2

http://rencontresausommet.be

/BRUXELLES ENVIRONNEMENT

BUSINESS CASE

Leon Vanwoerkom

Leon Vanwoerkom

L’Eco-dynamic-office Pas un modèle théorique, mais du sur mesure auto-défini

WORKPLACE SHOWCASE 2015 53

/BRUXELLES ENVIRONNEMENT

BUSINESS CASE

Rendering CEPEZED Architects

La décision de déménager et de centraliser les différentes divisions et équipes a véritablement été, pour Bruxelles Environnement, l’occasion de s’interroger sur un cadre de travail optimal et en particulier sur la collaboration mutuelle et les pollinisations croisées stimulantes. Bien avant la concrétisation du nouvel hébergement, un expert a rejoint le gestionnaire du projet interne pour la gestion de ces changements.

Des études ont contribué à déterminer la manière dont les différentes équipes devaient être positionnées et réparties de façon optima le dans le bâtiment. Le concept de poste de travail ainsi imaginé a été projeté sur un plan d’étage vierge pour arriver à l’aménagement optimal, plan ensuite transmis à l’architecte interne.

54 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Barbara Dewulf, Division Information, Coordination générale, Économie circulaire, Ville durable et responsable de projet : « Nous étions auparavant à la périphérie de la ville, répartis dans un certain nombre de vieux bâtiments qui ne pouvaient plus être en accord avec le management environnemental que nous portons en tant qu’organisation. Nous avons décidé dès le début de faire de ce projet bien plus qu’un déménagement vers un nouveau bâtiment. Le nouvel hébergement devait être en phase avec ce que nous représentons, en d’autres termes le standard passif était une condition sine qua non. Par ailleurs, la transparence et la performance constituent pour nous des valeurs-clés. » L’immeuble de bureau totalement passif pour environ 650 collaborateurs, entre-temps malicieusement surnommé « le Grille-pain » en raison de l’architecture et des formes du bâtiment, est construit selon les attentes en termes de prestations imposées par Bruxelles Environnement en qualité de locataire.

Barbara Dewulf : « Pour nous, il était notamment très important que la lumière du jour pénètre un maximum pour atteindre tous les recoins du bâtiment, mais le confort acoustique fut aussi une priorité absolue. » L’eco-dynamic-office Au moment du lancement du projet, deux grandes adaptations concernaient les collaborateurs : la mobilité et une toute nouvelle façon de travailler. « Offrir un meilleur environnement de travail », déclare Barbara Dewulf pour résumer le projet « eco-dynamicoffice » de manière aussi concise que possible.

Terrasses multifonctionnelles Parmi les caractéristiques très particulières du bâtiment, citons les terrasses qui prolongent chaque étage. Elles se prêtent parfaitement à des rencontres spontanées car elles ne nécessitent pas de réservation et sont en outre dotées d’un distributeur de café. « Il y a toujours des collaborateurs présents sur les terrasses qui offrent en

outre des postes de travail alternatifs », commente Barbara Dewulf. « Tous les collaborateurs ont été sensibilisés au fait de quitter l’espace de bureau paysager quand ils sont susceptibles de déranger les autres par exemple lors de conversations téléphoniques. » Grande implication Des ambassadeurs ont été désignés dans chaque équipe pour représenter leurs collègues. Ils ont largement contribué au fine tuning des différents concepts de postes de travail, tant sur le plan de la construction que de leur placement ou de leur utilisation. Barbara Dewulf : « Nous avons fait en sorte que le nouvel environnement de travail se développe au maximum en fonction des besoins des utilisateurs. Les ambassadeurs ont également délivré une formation aux utilisateurs. La grande implication des personnes a largement contribué à l’acceptation rapide du changement. » Un vaste plan de communication a stimulé cette implication : diffusion d’informations via divers canaux (imprimés et en ligne), différentes visites de chantier et de quartier avec tous les collègues, sessions de formation et un manuel clair et compréhensible pour chaque type de poste de travail fourni à tous les utilisateurs.

650 personnes au service du développement durable de Bruxelles L’administration bruxelloise de l’environnement est un élément clé pour concrétiser la volonté qu’a Bruxelles de relever les grands défis sociaux, environnementaux et économiques du XXIe siècle. Cette institution existant depuis 25 ans intervient dans un nombre étonnamment varié de domaines : l’énergie, l’air, l’eau, la gestion des déchets, l’alimentation durable, le bruit, l’éco-construction, le climat, les espaces verts et la biodiversité, l’éco-mobilité… et toutes les matières relatives à la transition vers une économie plus durable. Ses missions sont nombreuses : depuis le conseil, la sensibilisation et l’information, en passant par l’octroi de primes, l’organisation de formations pour les professionnels, la fourniture de matériel pédagogique aux enseignants. Elle s’adresse aux Bruxellois dans leurs multiples identités : citoyens, résidents ou non, salariés ou dirigeants d’entreprises, membres d’association, responsables publics…

Yvan Glavie

« Chaque choix a été confronté à cette donnée. Nous étions persuadés que le recours à une expertise externe était essentiel pour la réussite du projet ».

Anton Maes, expert en change management chez D&C Services : « Tout d’abord, nous avons défini une vision mettant l’accent sur la durabilité, la flexibilité et la transparence vis-à-vis de l’entourage et des collègues. Ensuite, un concept de poste de travail a été conçu sur mesure pour les activités de l’organisation. L’accent sur le travail collaboratif et la souplesse de fonctionnement a finalement abouti à la conception d’un cadre de travail ouvert caractérisé par des bureaux partagés (flex-desk) et une politique de clean desk. Personne ne dispose plus d’un poste de travail fixe. » Des mesures pratiques effectuées sur les postes de travail existants sur une période de deux semaines ont permis de déterminer avec précision le nombre réellement nécessaire de postes de travail.

Anton Maes : « Des études ont contribué à déterminer la manière dont les différentes équipes devaient être positionnées et réparties de façon optimale dans le bâtiment. ». Le concept de poste de travail ainsi imaginé a été projeté sur un plan d’étage vierge pour arriver à l’aménagement optimal, plan ensuite transmis à l’architecte interne.

Anton Maes : « Au moyen d’un test-pilote dans l’ancienne implantation, nous avons étudié les influences d’une nouvelle organisation du travail afin de pouvoir définir les types de postes de travail nécessaires. » Le cadre de travail est grandiose, presque surdimensionné, tandis que l’utilisation de la superficie a été optimisée. Chaque poste de travail dispose d’un écran, d’un clavier à touches, d’une souris, d’un téléphone mains libres et d’une station d’accueil pour l’ordinateur portable dont dispose chaque collaborateur.

Les étages inférieurs du bâtiment sont accessibles au public, avec notamment un vaste auditorium, un espace d’exposition, des facilités de congrès, un centre d’information et de documentation.

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/BRUXELLES ENVIRONNEMENT

Leon Vanwoerkom

BUSINESS CASE

Barbara Dewulf : « Le fait de pouvoir disposer de suffisamment de temps pour préparer et détailler le projet a été sans conteste un atout. » Anton Maes : « Le change management complet a pris presque trois ans en collaboration étroite avec une équipe de projet interne composée de cinq personnes. » Maintenant que le nouveau cadre de travail est totalement opérationnel, une sorte de « floor steward » supervise, à chaque étage, le bon fonctionnement et la bonne utilisation de l’environnement de travail.

Travailler plus agréablement Outre la mise en place d’un meilleur cadre de travail, ce projet a aussi permis de travailler de façon plus agréable grâce à davantage de flexibilité offerte par rapport du télétravail. Barbara Dewulf : « Le management évalue désormais en fonction du résultat et non plus de la présence. Ce changement est allé de pair avec un accompagnement adapté et une formation, en particulier du middle management, qui est critique et cruciale pour la réussite. »

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Une analyse approfondie du bien-être au travail est également à l’agenda, afin de pouvoir évaluer les différences entre l’ancien et le nouveau cadre de travail. Pour cela, la société compte sur l’outil d’analyse étalonné « WODI » (WerkOmgevingsDiagnose). Barbara Dewulf : « Le plus souvent, on n’entend que ceux qui se plaignent, celui qui est satisfait ne s’exprime pas. C’est pourquoi une évaluation objective est importante. » Le jour J du déménagement était fixé au 12 novembre et le fait que tout se soit bien déroulé a engendré une bonne ambiance. « Pendant la vague de chaleur qui a frappé notre pays au début juillet 2015, nous étions assaillis de questions concernant la température ambiante, étant donné l’absence de systèmes d’air conditionné », témoigne Barbara Dewulf. « Nous avons parfaitement supporté cette canicule et n’avons entendu personne se plaindre d’une perte de confort. Le bureau passif et notre eco-dynamic-office fonctionnent donc vraiment ! » Eduard Coddé ✍

Les terrasses qui prolongent chaque étage sont une caractéristique très particulière du bâtiment. Elles se prêtent parfaitement à des rencontres spontanées car elles ne nécessitent pas de réservation et sont en outre dotées d’un distributeur de café.

L’atout deux-roues Suite au déménagement de Bruxelles Environnement vers le centre-ville, la mobilité constitue un défi de taille. L’organisation a fortement misé sur le deux-roues et met des vélos à disposition. Celui qui parcourt plus de 10 km a droit à un vélo électrique. Celui qui combine vélo et transport public, reçoit un vélo pliant. Il y a aussi des vélos d’occasion provenant de l’économie sociale pour celui qui laisse le vélo à une gare pour poursuivre le trajet en train. De plus, il y a à peine 30 places de parking avec un système qui permet aux collaborateurs de réserver un emplacement au maximum 10 jours par an.

Choix immobiliers

Carte d’identité du nouveau QG de Bruxelles Environnement

Le bâtiment investi par Bruxelles Environnement fait partie de l’immense site de Tour & Taxis où un parc urbain de 20 ha environ a été aménagé – fait unique au cours des 100 dernières années – et c’est une des compétences qui relèvent de Bruxelles Environnement. Les étages inférieurs du bâtiment sont accessibles au public, avec notamment un vaste auditorium, un espace d’exposition, des facilités de congrès, un centre d’information et de documentation. Le restaurant d’entreprise est également ouvert aux externes qui peuvent y prendre leur lunch. Les facilités axées sur le public ont été désignées par l’appellation « BEL ». Les valeurs de Bruxelles Environnement ont été intégrées de manière cohérente à tous les niveaux, y compris le catering, totalement biologique et écologique.

Localisation : Certification :

Extensa, promoteur immobilier actif principalement en Belgique et au Luxembourg a acquis, en janvier 2015, 100 % des sociétés propriétaires du site de Tour & Taxis. Extensa a vendu à la compagnie d’assurances Intégrale le bâtiment loué à Bruxelles Environnement pour 3.065.000 euros par an et pour un bail renouvelable de 18 ans. Frédéric Fontaine, directeur de Bruxelles Environnement se réjouit de « démontrer ainsi qu’avec un coût de 183 €/m2 par an, un bâtiment passif peut être accessible sans surcoût, si on le compare aux prix pratiqués dans cette zone de Bruxelles pour des immeubles de bureaux et qui s’échelonnent entre 185 à 195 €/m2 par an. » Le bâtiment générera par ailleurs une économie de 214.000 € de frais de chauffage (- 96% de consommation de gaz par rapport aux anciens bâtiments), le coût annuel de la consommation d’énergie passant de 19,88 à 4,54 €/m2.

Lire à ce sujet le reportage déjà publié dans le magazine PROFACILITY relatif à la construction du bâtiment passif et ses caractéristiques. Article publié dans la bibliothèque en ligne www.profacility.be/biblio à la date du 17/06/2015.

Bâtiment Maître d’ouvrage : Architectes : Bureau d’études : Entrepreneur général : Constructions métalliques : Façades et toiture : Cloisons vitrées intérieures : Vitrages avec panneaux (photovoltaïques intégrés) :

Project T&T Cepezed, Delft (NL) et Philippe Samyn & Partners (BE) Meijer, Wilrijk Van Laere, Zwijndrecht CSM Steelstructures, Hamont-Achel Hafkon, Zaltbommel (NL) et Belgo Metal, Wetteren Maars Janssens Partitioning systems www.profacility.be/maars-janssens ISSOL, Liège

Workplace / Auditorium / Restaurant d’entreprise Look & feel : Rosestudio www.profacility.be/rosestudio Mobilier de bureau : Bedimo / TDS Office Design / Pami / Drisag / NNOF Armoires d’archives : Bruynzeel Storage www.profacility.be/bruynzeelstorage Hardware IT pour les postes de travail : Systemat, Dell Imprimantes multifonctions : Konica Minolta Audiovisuel : De Graeve, Dialog Cuisine industrielle : Metos Chambres froides : Cooltech Distributeurs de café et fontaines d’eau : De Rode Pelikaan Services Change management consultancy :

Leon Vanwoerkom

site Tour & Taxis, Avenue du port 86c, 1000 Bruxelles BREEAM « Excellent »

Déménagement : Catering : Gestion des déchets : Réseau IT : Téléphonie mobile: Surveillance du réseau Wi-Fi : Migration du datacenter : Assistance IT : Câblage réseau :

D&C services www.profacility.be/dcservices Team Relocations Biorganic Factory MCA Recycling IRISnet Mobistar Imtech CIBG Dimension Data Cofely Fabricom (GDF suez)

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/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / OLED BUSINESS UNIT PRODUCTIE & SALES

BUSINESS CASE

Un nouvel éclairage sur le lieu de travail L’éclairage LED connaît ces dernières années une percée remarquable, mais des spécialistes de l’éclairage tels que Philips Lighting planchent déjà sur la technologie suivante : OLED ou Organic Light Emitting Diode. Il s’agit d’un éclairage à surface large contrairement au LED qui est un point lumineux intense. Sur le site industriel « Rothe Erde » à Aachen, Procos a imaginé et conçu un environnement de travail innovant pour la Business Unit chargée du développement et application de cette technologie. À l’origine, la mission de Procos était limitée à la modernisation d’un immeuble de bureau.

L’environnement de travail de la division était principalement composé de bureaux individuels vétustes et de bureaux pour plusieurs. Cette division s’accrochait fermement à ce cadre de travail traditionnel. « L’open space a dès lors été accueilli avec beaucoup de scepticisme », expliquent Nele Vangeneugden et Jos Duchamps. « C’est pourquoi nous avons opté pour un compromis : un aménagement semi-ouvert avec des cloisons mais sans portes ». Pour les bureaux et espaces de réunions, les cloisons intègrent un vitrage sur lequel on peut écrire.

Cette solution a permis de supprimer les traditionnels tableaux blancs et contribué à apporter plus de dynamique lors des réunions et discussions.

Un certain nombre de petites alcoves, similaires à des compartiments de train, ont été installées. Elles sont destinées à des réunions en petit comité ou à des travaux nécessitant de la concentration. Ces alcoves ont un look ludique avec pour y accéder la découpe de la paroi en forme inspirée d’une ampoule OLED. Une finition intérieure foncée a été choisie pour mieux souligner cet éclairage OLED. Les coffee corners aménagés dans ces espaces sont multifonctionnels. Ainsi peuvent-ils servir de lieux de discussion et réunion. Dans cet esprit, les parois sont parachevées pour être inscriptibles. Pour ce qui est du choix des couleurs de finition une palette de couleurs a été proposée au client parmi laquelle il pouvait choisir.

Les éléments moteurs qui ont présidé à ce concept d’aménagement sont la simulation des collaborations et les échanges en créant un environnement de travail dynamique. De plus ce nouveau cadre de travail soutient encore mieux les procédures. Le résultat ? Un environnement de travail sur mesure représentatif des activités de la division, avec bien entendu, l’intégration de la technologie OLED pour l’éclairage.

Eduard Coddé ✍

Découvrez la galerie de photos via www.profacility.be/workplace/philips-aachen-oled

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/WORKPLACE DESIGN TRENDS

THINK TANK

Design inclusif pour les espaces de travail du futur À l’heure actuelle, le monde de l’entreprise est plus diversifié que jamais.

Alors que les frontières - qu’elles soient géo-graphiques, physiques, psychiques ou encore liées à l’âge ou au sexe - semblent s’estomper, les exigences liées à l’environnement de travail se font de plus en plus précises pour attirer et fidéliser les talents. Ces changements impliquent non seulement une évolution de la gestion RH mais également de l’environnement de travail. À l’occasion du Salon du meuble de Stockholm le fabricant de mobilier de bureau Kinnarps a publié un rapport mettant en exergue les tendances au niveau de la conception du lieu de travail.

Voici cinq conclusions majeures identifiées dans cette analyse.

1. Design varié

L’égalité du design et les environnements inclusifs sont des aspects particulièrement importants face au vieillissement de la population, un phénomène baptisé « The Silver Tsunami » aux États-Unis. Avec l’évolution de la sphère de travail et le recul de l’âge de la pension, jusqu’à 4 générations différentes peuvent donc être amenées à collaborer au sein d’une entreprise. La conception et l’agencement du lieu de travail doit donc répondre aux besoins de chaque catégorie d’âge, sans discriminer ou favoriser les besoins des uns et des autres.

Dans le rapport de Kinnarps, Sheryl Sandberg, aujourd’hui directrice des opérations de Facebook, fait part d’une réflexion importante au travers d’une anecdote en apparence banale. Alors qu’elle se rendait chez Google pour une réunion, le manque de places de stationnement l’a obligée à se garer à l’autre bout du parking. Étant enceinte de plusieurs mois à cette époque, c’est non sans peine qu’elle a effectué le trajet la séparant de son lieu de rendez-vous. Après avoir abordé ce point avec la direction, Google a créé des places de parking réservées aux femmes enceintes. Il est intéressant de noter que bien que les femmes soient entrées dans la vie active depuis des années, les standards des lieux de travail répondent encore essentiellement à des critères masculins. De la même façon, la toute-puissance des open spaces répond à l’idéal de collaborateurs extravertis. Un idéal aujourd’hui dépassé puisque les employeurs reconnaissent enfin les atouts forts des personnalités introverties au sein d’une entreprise. Ils ont toutefois des besoins très différents sur le lieu de travail.

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La conception et l’agencement du cadre de travail doivent prendre en compte les différences de chacun et s’adapter aux collaborateurs, et non l’inverse. La mixité des travailleurs souligne l’importance d’un design inclusif, c’est-à-dire qui prend en considération la diversité des personnes en respectant leurs capacités, langues, cultures, sexes, âges et toute autre forme de différence. Selon des données récoltées par le Leesman Index – un outil indépendant d’analyse de l’efficience du lieu de travail – auprès de quelque 70.000 personnes, seulement 54 % estiment que l’agencement de leur lieu de travail permet de travailler de façon productive.

2. Le bien-être, une nouvelle forme de durabilité

« Wellness is the new green » affirment certains experts consultés pour cette étude.

La durée des carrières se rallonge, les entreprises doivent dès lors s’assurer du bien-être des employés afin que ceux-ci restent opérationnels et performants le plus longtemps possible. Ce bien-être passe en partie par la conception de l’environnement de travail, et notamment des choix en matière de mobilier.

Pour créer des environnements agréables, à la fois pour le corps et pour l’âme, les entreprises s’inspirent et cherchent à imiter les environnements que nous apprécions, notamment ceux de notre sphère privée comme les cafés ou salons.

De nombreuses études ont démontré qu’il était important de varier la position assise/debout pour éviter des problèmes de santé. L’intégration d’un bureau adaptable en hauteur est donc non seulement un choix en matière de design mais aussi un choix déterminant au niveau du bien-être des travailleurs. Il est intéressant de noter que l’ergonomie au bureau devient tout autant psychologique. Favoriser le mouvement, varier les lumières, les coloris, inclure de la musique en fond sonore dans certains endroits… Les entreprises investissent dans des intérieurs personnalisés qui encouragent le mouvement et la créativité, en restant toujours en adéquation avec les besoins des employés. Pour ce faire, les architectes d’intérieur doivent comprendre l’état d’esprit des personnes pour lesquelles ils doivent concevoir des espaces diversifiés.

3. « Techiture » : l’influence de la technologie sur l’architecture

Ce que les Anglo-Saxons appellent la « tech fatigue » n’est pas seulement le fruit de l’hyper-connectivité qui crée des tensions entre les sphères privée et professionnelle.

Elle s’avère également un réel problème sur le lieu de travail. Les pop-ups des boîtes mails, les messages instantanés, les smartphones, les médias sociaux sont autant de sollicitations qui nous empêchent de travailler de façon efficace.

Ils engendrent cette « tech fatigue ». Ce problème touche toutes les entreprises, même les plus connectées. Chez Google, par exemple, la culture d’entreprise a évolué pour favoriser les réunions sans ordinateurs portables. La prise de notes manuelle y est également préférée à la prise de notes sur ordinateur.

Comprendre que cette hyper-connectivité est un vrai problème avec de réelles conséquences sur le bien-être est sans doute un des facteurs majeurs dans la création d’environnements de travail qui s’inspirent de plus en plus des environnements domestiques. La technologie y est volontairement moins visible.

D’autant qu’il est aujourd’hui possible de faire des choix d’architecture intérieure en prenant en compte le design qu’offrent les outils technologiques, plutôt que les demandes et besoins qu’elles amènent. C’est ce qu’on appelle la « techiture ».

Au travers de ces diverses évolutions sociétales, managériales et culturelles, force est de constater que la psychologie prend une part de plus en plus importante dans la conception des espaces de travail de demain. Alors que la technologie devient omniprésente et que le bureau se virtualise, il devient de plus en plus important de remettre les travailleurs de la connaissance au centre lors de la conception des environnements de travail. Le design inclusif – loin des solutions standardisées – se profile dès lors comme la base des espaces de travail du futur.

4. L’avenir est à la co-création

Collaboration et transparence totale sont les maîtres mots de cette quatrième tendance. L’époque où les entreprises tentaient de dissimuler leurs méthodes de production derrière des portes closes semble bel et bien révolue. Aujourd’hui, les entreprises et les clients collaborent afin de faire progresser le processus de conception. Transposée aux lieux de travail, cette tendance entraîne que le personnel sera impliqué dans la conception de son environnement professionnel d’une toute autre manière. « Créer un lieu de travail moderne est un vaste processus pour l’ensemble de l’entreprise. Une culture de la collaboration est indispensable à la construction d’une organisation collaborative. Il n’existe pas de formule magique en la matière et

la difficulté est toujours de créer des espaces adaptés aux caractéristiques particulières de chaque entreprise. L’organisation, la technologie et la direction ont toutes un rôle à jouer dans ce processus », explique Per-Arne Andersson, le PDG de Kinnarps. Dans cette optique, le partage de documents et informations devient crucial. Afin de mettre en place un travail plus flexible et efficace les outils doivent être pensés pour permettre aux informations de circuler de façon plus fluide entre les collaborateurs d’une même entreprise.

5. Le micro-multinational ou l’effacement des frontières

Au cours de ces vingt dernières années, la technologie a évolué à un rythme intense, révolutionnant les conditions de travail de la plupart d’entre nous. « Work, in the future, will be only a verb. It is becoming a process, not a place » affirmait Philippe Ross, CEO de Cordless Group, voici quelques années. Travailler à distance avec des collègues se trouvant dans d’autres départements, d’autres lieux, d’autres cultures, organiser des réunions en visioconférence, opter pour les bureaux satellites ou encore les espaces de co-working sont autant d’éléments qui seront la norme à l’avenir. Aux États-Unis, un tiers des employés de bureau passe plus de la moitié de son temps en dehors de son lieu de travail. La virtualisation de l’environnement de travail permet le travail à domicile, et en même temps, beaucoup de lieux de travail tentent d’adopter au niveau de leur aménagement un look & feel qui se rapproche de plus en plus de l’univers de la maison. Créer un environnement aussi confortable que nos univers domestiques devient un enjeu majeur. Plus encore, pour continuer à attirer et motiver de bons éléments, il est primordial que les environnements de travail offrent un atout supplémentaire : la sensation d’appartenance à une communauté. Le défi principal des architectes et designers en matière d’aménagement intérieur de bureaux réside dans la création d’un environnement qui transpose la culture et les valeurs d’entreprise, nécessaires à tout sentiment d’appartenance, alors que la notion même de lieu de travail se dématérialise.

Kim Verhegge ✍

Le rapport « Conception du lieu de travail et de l’espace de vie dans une décennie diversifiée » est disponible sur demande via www.kinnarps.com/trend.

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Vous êtes peut-être celui ou celle que nous recherchons…

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S SHOWROOM

NOUVEAUTÉS EN MOBILIER ET ÉQUIPEMENT POUR L’AMÉNAGEMENT DES BUREAUX, SALLES DE RÉUNIONS ET ESPACES D’ACCUEIL

WORKPLACE SHOWCASE 2015 63

SHOWROOM

Capella de Kinnarps FAVORISER UNE ASSISE ACTIVE

Kinnarps agrandit son assortiment avec une nouvelle chaise de bureau, Capella, nommée d’après l’étoile la plus claire de notre firmament. Capella se démarque de l’offre existante par son nouveau mécanisme innovant : FreeMotion. L’assise et le dossier bougent indépendamment l’un de l’autre. En plus, vous ne pouvez jamais bloquer l’assise. Le placement est le résultat d’une enquête approfondie en collaboration avec Chalmers University of Technology, une université renommée à Götebörg. Les chercheurs affirment qu’une chaise est seulement ergonomique quand elle est utilisée d’une manière correcte. En restant en mouvement grâce à Capella, vous agissez positivement sur votre productivité. Une nouveauté chez Kinnarps est « l’Édition Blanche », où le mécanisme et les accoudoirs sont exécutés dans un blanc élégant. www.kinnarps.be

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Aircone by Abstracta

DESIGN SCANDINAVE POUR L’ACOUSTIQUE

Avec son design à la fois graphique & épuré, Aircone contribue à la bonne acoustique des environnements de travail. Les angles diffusent les ondes sonores, contribuant ainsi à un meilleur environnement sonore. Le dispositif peut être suspendu au plafond, contre un mur ou sur un rail en aluminium. Le motif créé par l’assemblage de divers modules – dont les éléments en feutre sont disponibles dans une très large palette de couleur – peut varier à l’infini et offre un look & feel très tendance, s’inscrivant dans la volonté de rapprocher l’ambiance du bureau de celle du de la maison. www.abstracta.se

Uniline by Deltalight

FAIRE JAILLIR LA LUMIÈRE SANS RESTRICTIONS

La gamme de profils lumineux de Deltalight se compose de différentes dimensions, styles, lampes et modules lumineux, de diverses possibilités de réglage et d’un grand nombre d’accessoires. Suspendus, encastrés ou montés en surface, que ce soit sur les murs, sols ou plafonds, à l’intérieur ou à l’extérieur, tout est possible. Uniline est sans aucun doute la gamme la plus versatile parmi les différentes collections de profils de Delta Light. Grâce à ses différentes applications et dimensions, les combinaisons Uniline permettent de faire jaillir la lumière partout. Il n’y pas de restrictions, même s’il ne s’agit que de quelques centimètres. www.deltalight.com

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SHOWROOM

Set by Vibia

QUAND LA LUMIÈRE DEVIENT ÉLÉMENT ARCHITECTURAL

Jeu de lumières et d’ombres et de volumes… Qu’il s’agisse d’habiller l’entrée spacieuse d’un hall d’hôtel, des salles de réunions ou des espaces de bureau, les luminaires conçus par Vibia servent autant l’éclairage que la décoration. L’éclairage est un apport à chaque espace, car il joue sur son aspect, son ambiance et les sensations qu’il crée. La mission que s’est attribuée Vibia est de faciliter l’identification de chacun avec l’environnement où il vit et travaille, au moyen d’une gamme unique et très étendue de luminaires et de solutions d’éclairage laissant libre cours à la créativité. www.vibia.com

66 WORKPLACE SHOWCASE 2015

T-Bom de Kinnarps

TRAVAIL DYNAMIQUE AVEC POSSIBILITÉS INFINIES

La nouvelle collection de tables Twinform distribuée par Kinnarps, T-Bom, se compose de tables de travail, de direction et de réunion et offre de nombreuses possibilités : un vaste choix de piètements qui se combinent avec des plateaux de différentes formes et finitions. Toutes les tables T-Bom – que ce soit un poste de travail individuel, un bench duo ou une table de réunion et de présentation – sont réglables en hauteur. La possibilité d’ajuster la hauteur du plan de travail permet à tout le monde de travailler de manière dynamique et de facilement changer de position de travail pendant la journée. Les bureaux assis-debout s’ajustent de façon électrique de 62 à 100/125 cm. La forme de trapèze caractéristique de ces tables est idéale pour les formations et toute autre présentation car elle offre une vue libre avec un échange de regards aisé entre tous les participants. www.kinnarps.be

Lateralo Ring LED by Trilux DESIGN DE LA LUMIÈRE

Technique innovante, grande qualité, formes parfaites, design unique… le dernier-né de la famille Lateralo du spécialiste en éclairage Trilux a remporté un Red Dot Award 2015. Le Lateralo Ring LED, développé en collaboration avec le designer Hartmut S. Engel, est extrêmement plat et paraît, par sa transparence, flotter dans l’espace. Cette impression est davantage soulignée par l’absence d’un cordon d’alimentation visible. Pour ce faire, le luminaire est alimenté par de fins fils de suspension. Avec sa forme ronde et élégante, cette armature particulièrement plate se fond parfaitement dans tous les concepts d’aménagement intérieur. La véritable force du luminaire se révèle toutefois lorsqu’il est allumé : grâce à son armature, le luminaire offre un confort visuel optimal et une luminosité étendue et presque sans ombre. www.trilux.com WORKPLACE SHOWCASE 2015 67

Secrétair by Sedus

LE MOBILIER AU SERVICE DE L’AUTONOMIE

Sedus célèbre la renaissance d’un ancien modèle de meuble pour les postes de travail occasionnels – comme un lieu d’isolement dans l’open space ou comme solution cosy quand on travaille à domicile. Le Secrétair, conçu par le designer Rudiger Schaack, est compact, performant et mobile avec un panneau de courtoisie en textile. La structure porteuse est composée d’une construction en cadre tubulaire revêtue de résille qui fait office de séparation visuelle et acoustique. Le bénéfice est de créer un oasis de bien-être qui permet un travail concentré. www.sedus.com

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SHOWROOM

Baffle Ceiling by Hunter Douglas INNOVATION ACOUSTIQUE

Sous un look industriel, les lamelles de plafond du Baffle Ceiling allient grande liberté de conception et hautes performances acoustiques. Ce produit de Hunter Douglas répond au souhait de plus en plus prononcé des architectes cherchant des plafonds dotés d’un look industriel, mais assurant d’excellentes performances acoustiques. La membrane acoustique et les perforations dans l’acier du produit garantissent une excellente atténuation des bruits. Grâce aux lamelles en forme de « U » qui se composent d’un système modulaire, les architectes jouissent d’une grande souplesse de conception. Avec ses 45 schémas de perforation et une grande diversité de largeurs et de hauteurs, sans oublier les couleurs en plus d’une finition bois, le Baffle Ceiling offre un large éventail de possibilités. www.helioscreenprojects.be

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SHOWROOM

Virtual PUCK by Steelcase OUVREZ. CONNECTEZ. PARTAGEZ.

Comme les produits media:scapes développés par Steelcase, le nouveau PUCK virtuel offre un usage simple et intuitif permettant à tout utilisateur de partager sans fil le contenu de son ordinateur ou de sa tablette. Il n’est plus nécessaire de connecter le PUCK à l’ordinateur.

En réunion, n’importe qui peut dès lors facilement partager des fichiers ou documents peu importe où il se trouve. L’interface simple, intuitive et facile d’utilisation du Virtual PUCK permet aux utilisateurs de partager le contenu souhaité simplement en cliquant sur l’icône présente sur le bureau de leur ordinateur. www.steelcase.com

Get together by Sedus RÉPONSES ORIENTÉES UTILISATEURS

La nouvelle gamme de benches get together offre toutes les conditions pour permettre un mode de collaboration mobile et flexible. get together a été pensé comme un système modulaire complet décliné sur quatre niveaux d’extension. Les concepteurs peuvent agencer les postes de travail de manière optimale pour les adapter aux utilisateurs. La fixation des accessoires – ponts fonctionnels, goulotte à câbles, cloisonnettes de séparation visuelle, supports écran, éléments suspendus, tablettes, luminaires – permet d’adapter rapidement et facilement le poste de travail aux changements de circonstances. www.sedus.com

70 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Gravity Balans by Varier FAITES L’EXPÉRIENCE DE L’APESANTEUR

Le mouvement est l’élément clé de la conception de chaque produit chez Varier. Pour répondre à la fois aux besoins professionnels, de plaisir et de détente de notre mode de vie rythmé, le design se doit d’être varié. Les chaises Varier sont faites pour bouger avec votre corps.

En position droite, Gravity Balans de Varier fait basculer le bassin vers l’avant et poussant le corps à une bonne posture. Incliné, le fauteuil permet de totalement basculer dans l’apesanteur et vous berce le temps d’une pause. www.varierfurniture.com

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SW_1 by Coalesse SE RÉUNIR À UN AUTRE NIVEAU

Sept centimètres plus basse que les tables de hauteur standard, la table Collaborative SW_1 favorise et accroît la collaboration. La tablette coulissante permet de rapprocher vos outils de travail au plus près de vous tout en restant confortablement adossé à votre siège. Disponible en option, le passe-câble et la gestion de câbles ont été conçus pour accueillir PowerPod, un boîtier prises mobile, élégamment dissimulé sous la forme d’un pot à fournitures compartimenté et amovible. Pièce maitresse de la gamme SW_1, la table Collaborative est disponible dans un vaste choix de finitions (stratifié, ébénisterie et verre). www.coalesse.fr

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SHOWROOM

Stand-Up by Wilkhahn LUDIQUE ET TENDANCE

Avec leurs couleurs vives et sympathiques, les sièges Stand-Up attirent immanquablement le regard.

Elles sont une véritable invitation à découvrir un objet qui, loin d’être simplement amusant, stimule la musculature et contribue au bien-être. En prenant place du côté où il s’incline, sur l’assise bombée, le corps prend tout naturellement une posture dynamique en trépied. Elle active le corps et l’esprit en faisant travailler en souplesse les muscles et les articulations. De quoi se changer les idées et se revitaliser de manière ludique entre deux réunions. www.wilkhahn.com

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SHOWROOM

Trixagon de Kinnarps CRÉATION DE DAME NATURE

La gamme de mobilier Trixagon se base sur la forme d’un hexagone, l’une des formes les plus harmonieuses de la nature. Vous pouvez combiner tout le mobilier de cette série et l’assembler à l’infini. Chaque côté d’un meuble sert de lien avec le suivant.

Cette gamme de mobilier composée de tables, de rangements et de poufs est à la fois innovante, flexible et stimulante.Tous les éléments sont compatibles et peuvent être combinés pour créer un environnement attrayant. De ce fait, Trixagon peut être utilisé en différents espaces : Trixagon s’adapte à l’environnement et non inversement.

En plus, Trixagon invite à se rencontrer en petits ou grands groupes, de façon spontanée ou programmée, ce qui le rend idéal pour des briefings ou des projets. Trixagon est donc la solution idéale pour un environnement de travail Activity Based, où les employés choisissent leur lieu de travail en fonction de leurs activités journalières. www.kinnarps.be

ID Chair by Vitra

ÉLÉGANCE FUTURISTE POUR UNE CONCENTRATION OPTIMALE

Ce fauteuil contemporain permet un isolement relatif par rapport aux éventuelles nuisances sonores de certains espaces paysagers. Sous ce look non conventionnel L’ID Chair Concept de VITRA comprend des innovations technologiques.

Les mécanismes ProMatic – qui s’adaptent automatiquement au poids de l’utilisateur – et FlowMotion permettent de se mouvoir facilement et stimulent le corps. Selon des mesures EMG, l’utilisation intuitive de l’inclinaison avant en fonction du poids entraîne une plus grande activité des muscles abdominaux et dorsaux tandis que l’inclinaison avant engendre des mouvements au niveau de tous les segments du bas de la colonne vertébrale. Les personnalisations de l’ID Chair sont multiples au niveau des dossiers, accoudoirs et piètements ainsi que des revêtements, de la taille, de la couleur et de l’aménagement. www.vitra.com

74 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Colani Collection by Kusch+Co UNE ŒUVRE D’ART COMME ASSISE

Cet ensemble est synonyme d’un aménagement agréable et moderne. Le siège de même que le canapé long ont une forme ergonomique très confortable. Ses formes gracieuses rendent des pièces sobres plus vivantes et égaient l’ambiance. www.kusch.com

WORKPLACE SHOWCASE 2015 75

SHOWROOM

Découvrez les dernières nouveautés en mobiliers et équipements pour l’aménagement des espaces de travail dans les salles d’exposition des fabricants et magasins multi marques.

BRUXELLES ALL OFFICE CONCEPT INTERNATIONAL Nieuwe Gentsesteenweg 10/4 1702 Grand-Bigard TEL (0)2 469 11 84 info@allofficeconcept.com ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS Rue de l’été, 15 1050 Bruxelles TEL (0)2 627 18 55 tania@alternativ.be www.profacility.be/alternativ BENE Corporate Village Da Vincilaan 2/b7 Business Centre -1 1935 Zaventem TEL (0)2 421 41 80 office@bene.com BRUYNZEEL STORAGE SYSTEMS Buro & Design Center boîte 50 Esplanade Heysel 1020 Bruxelles TEL (0)2 479 42 42 info@bruynzeelstorage.be www.profacility.be/bruynzeelstorage FORMA Chaussée d’Alsemberg 993 1180 Bruxelles TEL (0)2 332 15 11 office@forma.be

76 WORKPLACE SHOWCASE 2015

GIROFLEX Neerveldstraat 109 1200 Bruxelles TEL(0)2 761 20 20 sav@giroflex.be GISPEN Chaussée de Wavre, 1509 1160 Bruxelles TEL (0)2 660 00 60 info@gispen.be KINNARPS Heide 15 1780 Wemmel TEL (0)2 456 04 56 info@kinnarps.be www.profacility.be/kinnarps NOWY STYL Buro & Design Center Esplanade Heysel 1020 Bruxelles koen.cobben@nowystylgroup.com PAMI - Tour & Taxis Avenue du Port 86 Showroom B4 1000 Bruxelles TEL (0)2 475 22 40 info@pami.be SMETS PREMIUM STORE Leuvensesteenweg 650-652 1030 Bruxelles TEL (0)2 325 12 30 info@smets-store.com

VITRA Woluwelaan 137 1831 Diegem TEL (0)2 725 84 00

BENJO Italiëlei 207A 2000 Antwerpen TEL (0)3 326 76 66

VITRA POINT Avenue Louise 154 1050 Bruxelles TEL (0)2 242 02 02 info@brussels.vitrapoint.net

BENJO Voskenslaan 232 9000 Gent TEL 0(9) 321 91 90

FLANDRE ART NIVO WORKSPACES Jan Van Gentstraat 3-5 2000 Antwerpen TEL (0)3 216 16 19 info@artnivo.be ART NIVO Onderbergen 76 9000 Gent TEL. (0)9 233 30 35 BEDDELEEM Venecoweg 14 A 9810 Nazareth TEL (0)9 221 89 21 info@beddeleem.be BENJO F. Aertgeertsstraat 21 3128 Baal – Tremelo TEL (0)16 5303 81 info@benjogroep.be

BENJO Kuringersteenweg 514 3511 Hasselt – Kuringen TEL (0)11 253 206 BIS Wayenborgstraat 1 2800 Mechelen TEL 0(15) 287 487 info@bis.be BULO Blarenberglaan 6 Industriezone Noord B 2800 Mechelen TEL (0)15 28 28 28 info@bulo.be BULVANO Koralenhoeve 20 Industriepark Kapelleveld 2160 Wommelgem TEL (0)3 355 37 40 info@bulvano.be BURODEP/GISPEN Grote Steenweg Noord 2 9052 Gent TEL (0)9 220 53 71 info@gispen.be

BUROPROJECT Korte Keppestraat 9/41 9320 Alost/ Erembodegem TEL (0)53 605 646 info@buroproject.be

INTERFACE Industrielaan 15 – bus 16 3925 Scherpenzeel TEL (0)2 475 27 27 Interface.be@interface.com

BURO INTERNATIONAL Industriepark-Drongen 4 9031 Drongen TEL (0)9 233 45 96 info@burointernational.be

JORI Hoogweg 52 8940 Wervik TEL (0)56 313 501 jori@jori.com

BURO INTERNATIONAL Galgenveldstraat 6 8700 Tielt TEL (0)51 404 411

JOYE KANTOOR Ter Donkt 30 8540 Deerlijk TEL 0(56) 707 000 info@joyekantoor.be

BUZZISPACE Groeningenlei 141 2550 Antwerpen - Kontich TEL (0)3 846 10 00 info@buzzispace.com DELTA LIGHT Muizelstraat 2 8560 Wevelgem TEL (0)56 435 735 info@deltalight.com DOX ACOUSTICS Starrenhoflaan 43-04 2950 Kapellen TEL (0)3 309 14 22 info@doxacoustics.be DRISAG Diamantstraat 4 2200 Herentals TEL (0) 14 23 11 11 drisag@drisag.be

PAMI Industrielaan 20 Nolimpark 1408 3900 Overpelt TEL (0)11 800 700 info@pami.be PAMI Overzet 16/A 9000 Gent TEL (0)9 222 44 32 SEDUS STOLL Korte Massemensesteenweg 58/2 9230 Wetteren TEL (0)9 369 96 14 sedus.be@sedus.com www.profacility.be/sedus-stoll

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WORKPLACE SHOWCASE 2015 77

/ WWW.PROFACILITY.BE/GUIDE

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A2RC ARCHITECTS ART & BUILD ARCHITECTS ART NIVO WORKSPACES

Ces prestataires sont référencés selon la nature des prestations et services proposés.

Leurs coordonnées ainsi que pour certains les personnes de contacts et un profil d’entreprise, sont consultables sur www.profacility.be/guide. Nous publions ici une sélection des principaux prestataires par catégorie d’activités. Dans le guide des fournisseurs en ligne, la liste plus complète est consultable.

Les informations qui y sont publiées sont mises à jour régulièrement par la rédaction de PROFACILITY.

ASSAR ARCHITECTS BUROCONCEPT BURO PROJECT CBRE COLLIERS INTERNATIONAL BELGIUM Voir reportages pages 31>36, 116, 118 Profil d’entreprise pages 40-41

CONSULTANCE & SERVICES IMMOBILIERS ANIXTON

D&C SERVICES Voir reportage pages 53>57, 100>103, 110, 120

AXIMAS

DE CORT & DERVICHIAN

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BELTICO

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ALLTEN

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GLOBAL DESIGN, PROJECT & FM Voir reportage pages 115 & Publireportage 11>13

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CBRE

K-ONCEPT

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COLLIERS INTERNATIONAL BELGIUM Voir publireportage pages 40-41

KINNARPS Voir publicité page 10 & article page 60-61

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PROJECTATELIER

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78 WORKPLACE SHOWCASE 2015

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POLO ARCHITECTS PROCOS GROUP Voir reportages pages 58>59, 84>87 & publicité pages 46-47

QUARES PROPERTY & FACILITY MANAGEMENT

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CLOISONS

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ALTERNATIV WORKSPACE SOLUTIONS Voir reportage page 108

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BEDDELEEM

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Dans le guide des fournisseurs en ligne, la liste plus complète est consultable.

LINDNER www.profacility.be/mcs

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MAARS JANSEN PARTITIONING SYSTEMS Voir article pages 98-99 PAN-ALL Voir reportage page 118 & publicité page 119

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WORKPLACE SHOWCASE 2015 79

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80 WORKPLACE SHOWCASE 2015

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www.profacility.be/guide le lieu de rencontre de l’offre et de la demande Le guide des fournisseurs www.profacility.be/guide publie les coordonnées de 1.230 fournisseurs

référencés par secteurs d’activités, dans les domaines liés à la gestion de l’immobilier, des bâtiments, environnements de travail, services facilitaires, flotte automobile et mobilité.

© Les médias Profacility sont des publications de Business Interactive Media (Bimedia) I www.profacility.be I info@bimedia.be I tél. +32(0)2 669 77 65 Advertising : pour publier un profil d’entreprise dans le Guide des fournisseurs en ligne, contactez-nous via advertising@bimedia.be. Tarif publiictaire disponible via www.profacility.be/advertising.

PUBLIREPORTAGE

DEVENIR L’ENTREPRISE FACILITAIRE L Tel est l’objectif ambitieux que le prestataire facilitaire Facilicom s’est fixé pour 2016. Il s’agit d’un prolongement du concept « Hostmanship » introduit début 2013 et qui recouvrait une relation hospitalière avec les clients et collaborateurs créant chez eux la sensation d’être le bienvenu. Alors que le concept « Hostmanship » se concentre sur l’approche client opérationnelle et relationnelle, l’Orientation client vise une prise de conscience plus vaste de ce que souhaite le client.

Le projet « Orientation client » a d’abord débuté aux Pays-Bas où, au travers d’un certain nombre de tables rondes clients, un sondage a été effectué sur la façon dont le client perçoit l’Orientation client de son prestataire facilitaire. Par ailleurs, Synergy Consulting (Amersfoort, NL) a été sollicité pour déterminer la position de Facilicom en tant que fournisseur de services. Enfin, la division Management Development de Facilicom Nederland a été chargée d’une enquête sur l’impact de l’orientation client sur les collaborateurs.

Quatre piliers « L’Orientation client » s’appuie sur 4 piliers. Tout d’abord, savoir ce qui fait avancer le client. Ensuite, savoir ce que recouvre la prestation de services facilitaires. L’Orientation client signifie aussi évoluer ensemble, bâtir une relation de partenariat qui mène à un meilleur service et à la rencontre des attentes. Enfin, il est crucial pour un fournisseur de services de bien faire ce qu’il a promis de faire.

Guy Claes, Alliance Manager de Facilicom et responsable de la procédure Orientation client au sein de Facilicom Belgique : “L’orientation client est en très bonne place dans l’agenda et nous voulons, en collaboration avec quelques partenaires, devenir pour la fin 2016 l’entreprise facilitaire la plus orientée client de Belgique”

82 WORKPLACE SHOWCASE 2015

L’enquête de Synergy Consulting a montré que Facilicom est très bon dans ce qu’il promet de faire (7,5), et connaît aussi très bien sa tâche en tant que prestataire de services (6,4). Facilicom est considérée comme une organisation avec une identité et un style clairs.

Des valeurs de base limpides, une culture reconnaissable et une vision nette sont mises en avant. Savoir ce qui fait avancer le client obtient un score plus faible, mais peut fortement varier d’une division à l’autre.

Il existe aussi un potentiel d’amélioration pour le pilier « évoluer ensemble ».

Ici, la relation donneur d’ordre-chargé de mission est trop restrictive.

Processus de conscientisation Après le déploiement du projet ‘Orientation client’ parmi les collaborateurs Facilicom aux Pays-Bas, une enquête qualitative a été mise sur pied par le biais d’une trentaine d’interviews d’une heure.

Pour cela, diverses catégories du personnel ont été interrogées, avec le respect d’une répartition équilibrée entre hommes et femmes.

Concernant la question de la prise de conscience relative à l’Orientation client, 71 des collaborateurs interrogées ont exprimé un « oui » franc et massif. Ils trouvent cela évident pour leur fonction, leur personnalité et leur compétence. Un quart ont indiqué pratiquer une orientation client non consciente. « Savoir ce qui fait avancer le client » constitue pour 52 % des personnes interrogées un processus de conscientisation. Ceci suppose l’importance de découvrir ce que le client veut réellement et d’accorder de l’attention à la personne qui pose la question. Pour près d’une personne sur cinq (18 %), un changement de comportement est nécessaire, comprenez prendre du temps pour le client et saisir sa demande. « Savoir ce que l’on représente » est pour 1 personne sur 4 un point qui nécessite une conscientisation : expliquer clairement au client ce qui est possible et ce qui ne l’est pas, en dire davantage sur ce que je fais.

Une personne sur 5 indique un changement de comportement, avec notamment l’établissement de priorités pour la stratégie et les activités, l’affirmation de son identité.

E LA PLUS ORIENTÉE CLIENTS relation avec le client. Plus d’un quart (26 %) indiquent un changement de comportement avec, entre autres, l’adoption d’une attitude proactive, l’application de la gestion des attentes et la discussion sur les perspectives d’avenir avec le client.

La conclusion générale est que le projet « Orientation client » a bel et bien eu un impact sur les 4 piliers définis. Les piliers pour lesquels Facilicom obtenait au début du projet un score plus faible se sont ensuite renforcés. Évidemment, il s’agit maintenant de maintenir l’attention sur l’Orientation client.

« Bien faire ce que nous promettons » est apparu comme le principal atout de Facilicom. Pourtant, 13 % des collaborateurs Facilicom interrogés indiquent qu’une conscientisation est nécessaire pour investir davantage dans la relation avec le client. Pour 22 %, un changement de comportement est nécessaire afin de mieux indiquer aux clients quelles sont les possibilités, mais aussi pour sonder plus fréquemment la satisfaction au niveau stratégique et en termes de processus.

Pour près d’une personne sur trois (32 %), une prise de conscience est nécessaire au niveau du « évoluer ensemble ». Ils mentionnent l’importance de questionner le client lors de conversations avec lui, parlent de focus sur la gestion du temps et de l’importance de la

Orientation client pour tous, par tous Guy Claes, Alliance Manager de Facilicom et responsable du processus Orientation client chez Facilicom en Belgique : « Pour notre organisation belge, il y a encore du chemin à parcourir. Les tables rondes clients internes ou sessions « clientology » viennent tout juste d’avoir lieu et ont été accueillies chaleureusement par les collaborateurs Facilicom. En décembre, nous travaillerons avec les tables rondes clients externes et nous allons définir, à l’instar de nos collègues néerlandais, l’orientation client pour la traduire dans notre organisation. » Facilicom est persuadé que l’impact de ces sessions sera aussi très important en Belgique et entraînera un changement d’attitude.

Outre les tables rondes clients, des sessions d’approfondissement sont prévues pour continuer à développer le programme et le transmettre à toutes les couches du personnel. Le 17 novembre, Facilicom a organisé un évènement Orientation client avec pour but d’informer les clients et les autres sur cette vision d’entreprise innovante.

www.facilicom.be

Les personnes qui ont participé à cette enquête interne de Facilicom Nederland : Seppe Decabooter (Management Trainee Facilicom Belgique) Anna Boss (Management Trainee Facilicom Nederland) Franca Van Helvert (Management Trainee Facilicom Nederland)

WORKPLACE SHOWCASE 2015 83

L’environnement de travail consiste en un parc urbain et en une zone avec postes de travail classiques. L’« autoroute bleue » qui court à travers tout le bâtiment sert de circulation principale et assure la liaison entre les postes de travail et le paysage urbain. Le long de cette autoroute sont implantés les poteaux d’éclairage avec technologie City Touch de Philips.

84 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / LABO R&D ET ‘CITY TOUCH’

BUSINESS CASE

Reconversion d’un ancien bâtiment industriel en un environnement de travail inspirant Le site choisi est un impressionnant hall industriel au look « brut » bâti sur le site « Rothe-Erde » à Aix-la-Chapelle.

C’est sur le même site que Procos Group a précédemment conçu les nouveaux espaces de travail pour y accueillir la business unit OLED. Les derniers étages de cet énorme bâtiment vide depuis des années, sera le nouvel espace de travail pour la R&D OLED et City Touch.

Avant le début de la mission de Procos Group, Philips avait l’intention de diviser les espaces en deux étages indépendants. Un bureau d’études local avait déjà établi des plans et prévoyait un plancher supplémentaire. De cette manière, le beau plafond arqué n’aurait plus été visible que du dernier étage. En outre, avec cette intervention, le sentiment d’espace, l’entrée de lumière naturelle et le caractère industriel auraient été perdus.

Les interventions constructives devaient éviter que l’espace soit divisé en deux étages séparés et ne puisse plus être considéré comme un tout. La structure ouverte conserve le caractère industriel du bâtiment et assure à l’étage inférieur une entrée de lumière optimale par le toit.

qui pourrait soutenir de façon optimale leurs processus de travail.

Le département R&D avait dans une moindre mesure besoin d’une rénovation ou d’une modification de son environnement de travail.

Leur focus portait surtout sur les laboratoires ou naîtraient les nouvelles technologies.

Une architecture inspirante Procos a opté pour une autre approche et s’est inspiré de l’architecture industrielle. L’équipe de développement a considéré comme un défi de pouvoir créer un concept qui réponde aux besoins des deux départements, sans pour autant anéantir le charme des espaces du bâtiment existant. Les interventions constructives devaient éviter que l’espace soit divisé en deux étages séparés et ne puisse plus être considéré comme un tout. La structure ouverte conserve le caractère industriel du bâtiment et assure une entrée

“Le grand défi ne se situait pas tant dans l’approche en termes de technique constructive, mais bien dans la capacité d’assurer un environnement de travail doté de confort acoustique et visuel“ Le projet réunissait deux départements de Philips, OLED R&D et City Touch, caractérisés par deux cultures différentes. Les utilisateurs du département R&D lequel travaille sur la dernière technologie d’éclairage OLED, sont des scientifiques qui font de la recherche appliquée. Les collaborateurs de la division City Touch sont principalement des développeurs d’application qui conçoivent les systèmes de gestion de l’éclairage public. L’âge des collaborateurs de ce dernier département est en moyenne plus bas et ils étaient très enthousiastes pour collaborer au développement d’un nouvel environnement de travail. Ils étaient ouverts à une approche actuelle

de lumière naturelle par le toit. Le nouvel étage consiste en une sorte de paysage urbain relié par des passerelles à l’environnement de travail standard. « Le grand défi ne se situait pas tant dans l’approche en termes de technique constructive, mais bien dans la capacité d’assurer un environnement de travail doté de confort acoustique et visuel », explique Jos Duchamps, administrateur délégué de Procos Group.

C’était aussi la préoccupation du client qui n’était pas habitué à l’open space et aux bureaux paysagers et qui, pour cette raison, s’était montré très critique vis-à-vis du concept présenté.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 85

Susciter l’ambition Le briefing original était avant tout fonctionnel. La division R&D demandait un environnement traditionnel et elle était peu sensible au look & feel de la décoration intérieure. Par contre, les collaborateurs de City Touch étaient ouverts aux nouvelles idées. « Les deux groupes cibles étaient en réalité à mille lieues l’un de l’autre », se souvient bien Nele Vangeneugden, architecte d’intérieur et responsable de projet chez Procos. « Pourtant, nous avons pu faire en sorte d’unifier en un concept unique des intérêts qui semblaient parfois opposés. » Atout dynamique Les collaborateurs City Touch étaient d’accord pour un aménagement très dynamique tel que présenté. L’environnement de travail consistait en un parc urbain et en une zone avec des postes de travail classiques. Dans ce paysage urbain, on est d’abord accueilli dans un parc créé par un gazon et des bancs. Aux confins de ce paysage, un espace créatif est aménagé sur une plateforme.

C’est ici que les collaborateurs se rassemblent dans une ambiance informelle pour faire des brainstormings et échanger des idées.

Les collaborateurs Philips City Touch se rassemblent dans une ambiance informelle pour faire des brainstormings et échanger des idées.

86 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Le mur fermé simule la « skyline » de différentes villes du monde où la technologie City Touch de Philips est mise en œuvre. Un espace de pique-nique a été aménagé à l’écart des postes de travail afin d’éviter que les collaborateurs qui y sont occupés soient dérangés. L’ « autoroute bleue » qui court à travers tout le bâtiment sert de circulation principale et assure la liaison entre les postes de travail et le paysage urbain. Le long de cette autoroute sont implantés les poteaux d’éclairage avec technologie City Touch de Philips. Entre les passerelles et les zones des postes de travail, les armoires personnalisées forment une séparation acoustique et visuelle. Ces armoires prennent la forme de blocs empilables de différentes couleurs, dont le dos est recouvert d’un matériau d’isolation acoustique. Les blocs sont empilés de telle sorte qu’ils s’ouvrent, en alternance, sur le couloir ou les postes de travail.

Les hauteurs variables créent une dynamique amusante. Les parties les plus hautes assurent séparation et caractère privatif, tandis que les plus bas servent à s’asseoir pour discuter avec un collègue.

Les coins copy et coffee nécessaires sont implantés le long des couloirs. Dans le paysage urbain sont surtout logées différentes fonctions support. Procos Group les a développées en collaboration avec l’équipe City Touch. On a cherché de cette manière à obtenir les meilleures solutions possibles pour le support de différentes tâches et processus. Procos a développé par exemple un poste de travail pour le « pair computing ». Le résultat est une « box » doté d’une fenêtre d’observation ouverte à différentes hauteurs. Les box sont habillés d’un textile insonorisant. Une box expérimentale pour l’éclairage ainsi qu’un atelier ont été agencés en combinaison avec les autres éléments et box pour former des petites « maisons » de manière à former une sorte de paysage urbain qui fait référence aux activités de City Touch.

L’éclairage est choisi dans les gammes Lucepan et Philips. Il s’agit de panneaux en nid d’abeille composés de modules de lumière créant un ensemble optique uniforme tout en assurant un éclairage optimal sur chaque poste.

Rompre l’isolement Grâce aux passerelles et aux vides entre les planchers au niveau de l’étage supérieur, il est possible de faire entrer un maximum de lumière naturelle, et ceci jusqu’à l’étage inférieur, où les labos sont construits contre le mur fermé. Cette division avait moins de confiance dans l’idée d’un aménagement ouvert. C’est pourquoi Procos a veillé à une séparation plus haute entre les postes de travail et l’espace ouvert.

Comme le département de recherche avait moins besoin de postes de travail différents, davantage d’espace a été alloué aux postes de travail individuels. L’attention a également été portée sur le fait que les collaborateurs sont en permanence occupés avec des matériaux et des tests. C’est pourquoi une zone de travail de laboratoire a été aménagée derrière ces espaces.

Eduard Coddé ✍

/PHILIPS LIGHTING, AACHEN / LABO R&D ET ‘CITY TOUCH’

BUSINESS CASE

Les techniques – principalement les tuyauteries de distribution de chauffage et de ventilation – ont été laissées visibles afin de conserver le caractère industriel d’origine du bâtiment.

Des cubes suspendus librement confèrent une ambiance acoustique agréable.

Entre les passerelles et les zones des postes de travail, les armoires personnalisées forment une séparation acoustique et visuelle. Ces armoires prennent la forme de blocs empilables de différentes couleurs, dont le dos est recouvert d’un matériau d’isolation acoustique.

La conception, le choix des matériaux, le suivi de production du mobilier sur mesure et le placement final étaient assurés par Procos Group.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 87

/COSHARING SPACES

WORKPLACES

Inspirer par la co-création d’une dynamique entrepreneuriale Les fondateurs des centres d’affaires Silversquare ont fait un pari audacieux en ouvrant en avril dernier un business center de plus de 3.000 m2 dans lequel les espaces partagés représentent près de 70 % par rapport aux bureaux privatifs.

Pari réussi. Six mois après l’ouverture du centre, le nombre de memberships a augmenté de près de 50 % par rapport à l’ancien centre d’affaires du 475 de l’avenue Louise. Alexandre Ponchon, coadministrateur de Silversquare, lève le voile sur les éléments qui ont façonné ce succès.

En 2008, en créant le premier centre d’affaires Silversquare au 475 de l’avenue Louise, son fondateur Axel Kuborn innovait par rapport à la conception et à l’exploitation traditionnelle de centres d’affaires.

Il était alors lui-même confronté à la problématique d’entrepreneurs travaillant à partir de leur domicile avec entre autres problèmes l’absence de limite claire entre le privé et le professionnel et de lieux de réception professionnels pour accueillir clients et fournisseurs.

Pour répondre aux besoins de jeunes entreprises en phase de démarrage ou en croissance, Axel Kuborn décida de proposer une

formule compétitive « all-inclusive » pour la mise à disposition d’espaces de bureaux partagés et de bureaux privatifs.

Au départ un constat : la location à Bruxelles d’un bureau traditionnel de ± 50 m2 pouvant accueillir 1 ou 2 personnes, sous contrat de bail de minimum 3 ans, représentait un coût moyen de 1.500 euros/ mois (frais de fonctionnement inclus : téléphone, assurance, nettoyage, taxes…).

Les espaces partagés représentent 70 % des espaces du centre d’affaires Silversquare Louise.

88 WORKPLACE SHOWCASE 2015

En offrant l’accès à des bureaux partagés chez Silversquare pour 295 euros/mois/personne et un engagement minimum de seulement 3 mois, Axel Kuborn entendait répondre aux attentes budgétaires et au besoin de flexibilité de petites entreprises, consultants et starters. Et ce, avec une adresse prestigieuse : l’Avenue Louise. Sept ans plus tard, ce sont près de 520 entreprises et indépendants qui abritent leurs activités dans l’un des deux centres d’affaires : Silversquare Louise 523 et Silversquare Square de Meeûs au cœur du quartier des institutions européennes.

Aménagement audacieux En avril dernier, en migrant de l’immeuble du 475 avenue Louise au 523, Axel Kuborn et Alexandre Ponchon, avec les conseils et l’accompagnement prodigués par Anouk Van Oordt de l’entreprise Out of Office – consultante en change management, design et aménagement d’environnements de travail – faisaient un pari audacieux en ne prévoyant que 30 % de bureaux privatifs et 70 % d’espaces de bureaux partagés aménagés selon le principe de l’Activity Based Working. Selon ce concept, un travailleur du centre peut à tout moment y choisir l’espace de travail qui convient le mieux à la tâche qu’il a à effectuer : espaces de discussion et de réunion, petits bureaux fermés pour des tâches nécessitant de la concentration ou un isolement pour une conversation par téléphone ou via Skype, lieux pour travailler en équipe en fonction de projets spécifiques… ou tout simplement espaces de détente pour souffler entre deux réunions.

Le pari est autant dans l’agencement des lieux que dans leur design.

S’inspirant des réseaux de centres d’affaires très tendance We work (USA) et Spaces (NL)1 tout a été conçu pour rendre ces espaces de vie et de travail agréables et chaleureux. Le visiteur de Silversquare Louise découvre des décors familiers et intimistes tels ceux que nous apprécions dans notre sphère privée. Les aménagements colorés se démarquent de bureaux froids et aseptisés qui caractérisent souvent les business centers. Papiers peints, éclairages intimistes, alcôves, carrelage muraux, utilisation de matières brutes comme le béton, le bois, et le cuir, fauteuils revêtus de velours foisonnent. Ils diversifient

les ambiances des deux plateaux de bureaux ainsi habillés.

Pour favoriser les échanges et les rencontres des membres formant cette communauté, plusieurs espaces de discussions ont été aménagés sur plus de 200 m2. Des présentations et évènements informels sont régulièrement organisés dans l’espace principal équipé de gradins et d’équipements de projection. De plus, un jardin en intérieur d’îlot accessible aux membres renforce encore l’attrait de ces espaces partagés.

Dynamique entrepreneuriale L’aménagement diversifié et chaleureux des espaces n’est cependant pas l’atout majeur de Silversquare. Ses dirigeants entendent faire jouer au centre d’affaires un rôle actif d’incubateur et d’accélérateur de croissance pour les TPE et jeunes sociétés faisant partie de cette communauté d’entrepreneurs. N’appliquant aucun filtre sectoriel pour l’accueil des entreprises au sein de Silversquare, c’est un formidable vivier de métiers et de compétences qui s’est créé dans le centre d’affaires (conseils juridiques et financiers, graphistes et webdesigners, experts en communication, consultants immobiliers, bureaux de recrutement…).

Les échanges sont stimulés par l’organisation de présentations par les nouveaux membres de leur entreprise et de leur métier (business selfies), par le partage d’expertise d’entrepreneurs chevronnés (présentation Show & tell) ainsi que par des conférences, tables-rondes et formations organisées en collaboration avec ICHECPME. Pour enrichir encore plus ces échanges, l’accès à ce programme d’information et de formation est accessible également aux non-membres.

Dans ce programme d’accompagnement, le « starter pitch » est un outil particulièrement précieux pour des start-ups et des jeunes entreprises. Il consiste en la présentation par le starter de son projet à un panel d’experts rassemblés par Silversquare. Via cette table ronde, l’objectif est de challenger le projet et, pour le starter, de recueillir des conseils avisés basés sur l’expérience de ces experts afin d’éviter certains écueils liés au démarrage de l’activité et d’augmenter les chances de succès. Dans ce processus de coaching, cet exercice est réalisé deux fois à 6 mois d’intervalle.

Papiers peints, éclairage intimiste, utilisation de matières brutes comme le béton, le bois, et le cuir ; tout a été conçu pour rendre les espaces de vie et de travail agréables et conviviaux.

Pour favoriser les échanges et les rencontres des membres formant cette communauté d’entrepreneurs, plusieurs espaces d’accueil, de discussions et de rencontres ont été aménagés sur plus de 200 m2.

1 Plus d’informations : www.wework.com & www.spacesworks.com WORKPLACE SHOWCASE 2015 89

/COSHARING SPACES

WORKPLACES

Petits bureaux fermés utilisés pour des tâches nécessitant de la concentration ou un isolement pour une conversation téléphonique.

Un jardin en intérieur d’îlot renforce l’attrait des espaces partagés.

Appel à collaboration avec les pouvoirs publics Le réseau des centres et espaces de coworking connaît une croissance et une évolution soutenues ces dernières années.

Avec le retour d’expériences du passé, Alexandre Ponchon, plaide en faveur d’une convergence d’intérêt entre initiatives privées et publiques pour l’établissement d’un réseau dynamique de centre d’affaires: « Par le passé, les pouvoirs publics ont développé et/ou subventionné un grand nombre de centres d’entreprises. Ces centres ont pour but d’offrir des solutions de bureaux à prix modérés pour les entreprises en phase de démarrage et de secteurs d’activité spécifiques2. Leur action est normalement guidée par une charte et financée par nos impôts à tous. Nous avons pu constater que ces chartes ne sont pas toujours respectées. Il en résulte parfois que des entreprises tout à fait autoportantes financièrement profitent plus longtemps du système et des subsides. Ces subsides se transforment alors en revenus, ce qui n’est pas acceptable pour la communauté en général. Aujourd’hui, notre vision et notre position ont totalement changé, car nous avons réalisé que les pouvoir publics et Silversquare ont une mission commune : celle de stimuler l’entrepreneuriat en vue de générer de l’emploi, et de créer le nouveau tissu économique qui garantira l’avenir de la région de Bruxelles-Capitale ».

Les aménagements colorés se démarquent de bureaux froids et aseptisés qui caractérisent souvent les business centres.

Bureau privatif.

Pour que ce vœu ne reste pas une déclaration d’intention, les dirigeants de Silversquare mettent dès lors sur la table de discussion une proposition concrète : le Chèque-bureau. Les entrepreneurs qui répondraient aux critères des pouvoirs publics pour bénéficier de l’accès et des services d’un incubateur et centre d’affaires se verraient attribuer un certain nombre de Chèques-bureau.

Ces chèques pourraient être échangés chez Silversquare.

Alexandre Ponchon met en avant un avantage important de la dynamique entrepreneuriale « made by » Silversquare : « L’entreprise serait en immersion au sein d’un grand nombre d’entreprises autoportantes. Elle pourra éventuellement y trouver des clients, des fournisseurs ou des partenaires. ». À l’heure où les PPP – Partenariats Public Privé – sont légions et dans les domaines les plus variés (construction et exploitation de prisons, écoles, maison de repos…), cet appel à collaboration avec les pouvoirs publics devrait logiquement être entendu.

Avec la création du nouveau centre d’affaires de l’avenue Louise, Silversquare s’engage résolument dans le lancement d’une nouvelle génération d’espaces de travail partagés, où les collaborateurs des entreprises membres disposent non seulement d’espaces de travail

“Au sein de Silversquare, le starter est en immersion au sein d’un grand nombre d’entreprises autoportantes.“

agréables et bien équipés, mais bénéficient aussi de l’énergie et dynamique entrepreneuriale insufflée au travers des rencontres et d’échanges facilités lors de conférences, formations et events qui y sont organisés. Le centre d’affaires Silversquare De Meeus va connaître la même évolution que celui de l’avenue Louise. Et un 3e business centre de cette nouvelle génération pourrait bientôt faire son apparition au cœur de Bruxelles.

Didier Van den Eynde ✍ Marc Detiffe 

2 Les « Smart Work Centers » sont une initiative des pouvoirs publics visant à la création d’un réseau de centres d’affaires et d’espaces de travail partagés en Wallonie. Aujourd’hui leur succès est très mitigé. Lire à cet égard l’article publié précédemment dans le magazine PROFACILITY « Smart Work Centers : offre unique pour un service multiple » à télécharger dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/biblio > 06/09/2012 90 WORKPLACE SHOWCASE 2015

/ALD AUTOMOTIVE, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Upgrade communicationnel via ALD Lounge

WORKPLACE SHOWCASE 2014 91

/ALD AUTOMOTIVE, BRUXELLES

BUSINESS CASE

ALD Automotive Belgium est le premier loueur long terme de voitures et de véhicules utilitaires du pays. Le département Office Management vient de mener à son terme le projet ALD Lounge, une importante transformation des espaces accueil et restauration, au siège d’Evere. Un projet d’architecture intérieure qui vise à améliorer la communication, le bien-être et l’engagement des collaborateurs dans l’entreprise.

Rue Colonel Bourg, à Evere. Les bureaux d’ALD Automotive fleurent bon l’architecture de la fin des eighties. Mais l’impression change dès la réception. Thierry Haesen, Facility Operator nous accueille.

Sur ses lèvres se succèdent un sourire et une proposition pour un honnête petit café dans l’espace de restauration. Sur quelques mètres nous est dévoilé le cœur du projet ALD Lounge : oublié, le bâtiment des années 80 et son béton un tantinet austère. Ici, on est résolument en 2015, avec du blanc, du rouge, de l’organique et – surtout – de la lumière. L’infrastructure a changé en profondeur et cette agréable atmosphère déteint sur les collaborateurs qui vont se croiser, se parler, échanger tout au long de notre séance café, puis photo.

L’espace restauration accueille des événements plus festifs, comme ce fut le cas lors de la Coupe du Monde de football.

92 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Accueil et restauration revisités Pascale Huppertz, Office Manager d’ALD Automotive Belgium, nous raconte la genèse de l’ALD Lounge : « Le cœur du projet, c’était l’aménagement et l’extension des zones accueil et restauration, qui sont devenues des espaces de rencontre pour nos équipes, mais aussi pour nos clients et fournisseurs. Les travaux ont été menés entre octobre 2013 et juin 2014 en association avec le bureau d’architecture Admos. Mais pour bien comprendre la philosophie du projet, il faut remonter à sa genèse. En 2012, nous menons une enquête de satisfaction interne, qui révèle la perfectibilité de la communication interne et la nécessité de favoriser les échanges informels entre collaborateurs. Cette enquête a également mis en lumière leur souhait de bénéficier d’un endroit convivial pour le déjeuner, sans être contraints de sortir de l’entreprise pour acheter un repas. »

L’enquête va trouver une oreille attentive chez Miel Horsten, qui dirige depuis 3 ans la branche belge d’ALD Automotive. Elle fait écho à son souhait d’amélioration de la communication dans l’entreprise. « C’est de la sorte qu’a germé l’idée de faire se côtoyer collaborateurs et managers lors de la pause-café ou de midi, en un endroit commun, poursuit Pascale Huppertz. Adieu départements cloisonnés autour de leurs propres coffee corners, adieu machines à café individuelles. Les collaborateurs ont besoin de déconnecter de temps à autre et de faire des pauses. Leur bien-être en dépend. » One, Ready, Smile Le projet ALD Lounge s’inscrit dans le programme One, Ready, Smile mis en œuvre chez ALD Automotive Belgium et qui vise à transformer l’entreprise en une organisation centrée sur le client, plus accessible, avec qui il est facile de collaborer. Une organisation favorisant l’expérience-client.

Le One renvoie à la collaboration interne pour offrir un service unique. Ready à l’expertise, à la rapidité d’exécution et à la proactivité.

Quant au Smile, il fait écho au sourire et à la motivation qui doivent caractériser le travail chez ALD. Pascale Huppertz : « Ces trois axes, on les retrouve dans le projet ALD Lounge. La dimension One, avec la création d’un lieu où les collaborateurs peuvent se rencontrer et passer du temps ensemble.

Le FM chez ALD

Tant pour des réunions internes qu’externes, ou encore pour des événements plus festifs, comme la Coupe du Monde de football.

La dimension Ready, dans un environnement écologiquement bien pensé, adapté aux défis de demain. Quant au Smile, il se retrouve dans l’environnement moderne, agréable et inspirant, dans le large service de restauration. J’aime à penser qu’il se matérialise aussi sur les visages des collaborateurs que vous croiserez dans notre ALD Lounge. » Pendant les travaux, l’exposition continue Près de 200 personnes se sont mobilisées autour de ce projet sur Evere. Cinq collaborateurs internes se sont attelés à la gestion et à l’implémentation du projet, en collaboration avec les partenaires externes, le bureau d’architecture Admos et le service traiteur Horeservi.

Pascale Huppertz, Office Manager, ALD Automotive Belgium : “ Le projet ALD Lounge vise surtout à favoriser la communication au sein de l’entreprise “

Chez ALD Automotive Belgium, l’organisation Facilities est intégrée dans le département Office Management, une des activités du département Operations. L’Office Management (11 collaborateurs) englobe les départements Réception, Mailroom, Gestion documentaire et Qualité des données (data). À la tête de l’Office Management, Pascale Huppertz. C’est à elle que rapporte Thierry Haesen, le Facility Operator de l’entreprise. Le département Facilities assure la gestion de trois bâtiments situés à Evere, Asse et Ternat, et se charge de tous les aspects liés à l’environnement de travail.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 93

/ALD AUTOMOTIVE, BRUXELLES

BUSINESS CASE

Le bureau d’architecture intérieure Admos a conçu un espace d’accueil lumineux, chaleureux, organique grâce à l’utlisation un importante du bois et au prolongement de l’espace de restauration intérieur vers une terrasse en bois et un jardin extérieur.

« Continuer de travailler dans le bâtiment en travaux constituait un véritable défi, se souvient Pascale Huppertz. Le bruit, la poussière, la disponibilité des services… Mais tout a été bien géré par les gens d’Admos, y compris le timing. Le personnel était immergé dans le projet, de par les travaux que chaque collaborateur était amené à vivre. Nous avons aussi énormément communiqué afin d’assurer l’adhésion de tous les collaborateurs au projet. La communication a impliqué toutes les parties : direction, personnel et fournisseurs, via les newsletters internes, et à travers notre réseau social propre, l’ALD Buzz. » Au total, près de 500 m² ont été entièrement rénovés. L’espace restauration a été agrandi, et donne désormais à travers une nouvelle verrière sur un jardin très apprécié par le personnel dès que les beaux jours reviennent. L’offre de restauration a été revue en profondeur, elle intègre à présent un choix de repas chauds et froids à base de produits sains, ainsi que des produits équitables.

Quant à la satisfaction du personnel, elle est au rendez-vous.

Pascale Huppertz : « Concrètement, la satisfaction du personnel a grimpé de 88 à 94 % entre 2012 et 2014 selon notre enquête de satisfaction bisannuelle. Quant à l’indice bien-être (PPI Care), il est passé de 75 % à 81 %. Autre mesure de satisfaction : à la mi-mars, notre entreprise a de nouveau été récompensée dans le cadre des Best Workplaces organisées par l’association Great Place to Work, avec une huitième place dans le top 10 belge. Voilà qui devrait également contribuer à attirer de nouveaux talents dans l’entreprise. » La conception et la réalisation de l’ALD lounge figuraient également cette année parmi les six projets nominés pour l’élection du « Facility Management Project of the Year » organisée par la fédération professionnelle IFMA. De bien beaux résultats pour un beau projet FM. Bruno Hoditte ✍ Yvan Glavie 

94 WORKPLACE SHOWCASE 2015

ALD Automotive : 1er loueur de Belgique ALD Automotive Belgium (Axus SA) est le leader du marché belge pour la location à long terme de voitures et de véhicules utilitaires.

L’entreprise a enregistré la plus forte croissance sur le marché belge du leasing au cours des douze dernières années. Elle célèbre son cinquantième anniversaire cette année. Depuis 2003, elle fait partie du groupe Société Générale, dont elle constitue la ligne de métier « Location longue durée et Gestion de parcs automobiles ». Numéro deux en Europe et numéro trois au niveau mondial, ALD Automotive est aujourd’hui présente dans 39 pays avec 4.500 collaborateurs et gère une flotte totale de plus d’un million de véhicules.

En Belgique, ALD Automotive c’est : • 230 personnes employées • 68.000 véhicules en leasing • 12.300 voitures achetées • 10.144 voitures vendues.

Le cœur du projet, c’était l’aménagement et l’extension des zones accueil et restauration, qui sont devenues des espaces de rencontre pour les équipes, mais aussi pour les clients et fournisseurs.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 95

/BEST PRACTICES

HR

Best Workplaces 2015, l’indice satisfaction Le Great Place to Work Institute, en collaboration avec la Vlerick Business School et leur partenaire médiatique Jobat, établit chaque année le classement « Best Workplaces » en Belgique, sorte de label de qualité pour la gestion RH des entreprises. Dans les great workplaces se passe quelque chose qui dépasse la politique et les pratiques d’entreprise.

Ce n’est pas tellement ce que font les entreprises qui est déterminant, mais davantage la façon dont les dirigeants l’exécutent.

Les « Best Workplaces » se distinguent par leur capacité à créer de la valeur ajoutée par le biais de leur pratiques RH. Elles font beaucoup plus que ce que l’on attend d’elles pour atteindre les objectifs de l’entreprise. Ce faisant, elles ont l’opportunité de construire une relation de confiance importante avec leurs collaborateurs. Cette année, ce sont EASI, pour les entreprises de moins de 500 employés, et Torfs, pour les entreprises de plus de 500 employés, qui décrochent la 1ère place. Les deux entreprises ont obtenu un tel score grâce à la grande satisfaction de leurs collaborateurs. Le résultat de cette analyse annuelle à grande échelle se base notamment sur une enquête effectuée auprès du personnel. Cette évaluation compte pour 2/3 du score final et se base sur 3 piliers importants : la confiance des employés envers leur management, la fierté des collaborateurs au sujet de leurs prestations et le plaisir qu’ils éprouvent sur leur lieu de travail. Ces résultats sont complétés par une analyse de la gestion du personnel, basée sur une enquête menée auprès du management en ressources humaines.

Les atouts des Best Workplaces Grâce à leur titre Best Workplace 2015, EASI et Torfs représentent des exemples de gestion qualitative du personnel en Belgique.

Parmi les petites entreprises, le gagnant EASI a connu une grande évolution au cours des 2 dernières années. L’année dernière, ce créateur de logiciels et applications professionnels entrait à la 5e place du classement pour déjà atteindre le sommet cette année.

96 WORKPLACE SHOWCASE 2015

La société considère les employés comme le principal moteur de son organisation, c’est pourquoi ils leur offrent par exemple la possibilité de devenir actionnaires de la société.

Tout comme l’année dernière, Torfs se classe à la première place du top 10 des grandes entreprises. Depuis des années, la société mise sur la satisfaction de ses employés et, ce faisant, est devenue un incontournable du top 3. Dès sa création, la société a mis l’accent sur les personnes. Torfs cherche sans cesse à satisfaire ses clients et employés, les deux seraient d’ailleurs indissociables pour la société. Cette année, l’accent a surtout été mis sur le leadership.

Tous les shop managers et leurs assistants ont ainsi participé à la formation « Expédition 360 ° » dont le but est de générer une direction bienveillante.

Mentions spéciales Comme chaque année, des Special Awards ont été remis à trois entreprises qui se sont distinguées au travers de projets d’entreprise intéressants. AE s’est ainsi vu remettre le Wellbeing Award pour les efforts fournis afin d’améliorer le bien-être du personnel. D’après eux, la santé d’une entreprise est bien trop souvent uniquement considérée sous un angle purement économique ou financier. Pour mesurer la santé de leur organisation, ils ont mis sur pied le baromètre destiné à mesurer le « bonheur en entreprise » en se basant sur le concept Bonheur National Brut. Dans la pratique, AE tend à améliorer des points comme la culture d’entreprise, la RSE, la flexibilité et la vitalité de l’entreprise.

Le gagnant Torfs a également remporté le prix Employee Involvement pour sa façon d’impliquer le personnel dans les processus décisionnels. Par ailleurs, le management reste disponible pour les questions des employés. Pendant les journées du personnel de Torfs, la politique de développement durable a été menée de façon « bottom-up » en laissant les employés faire du brainstorming autour de la notion de durabilité. Ce qui en est ressorti a abouti à un plan d’action concret aussi bien pour le personnel, que les fournisseurs, les clients, l’environnement ou encore les partenaires sociaux.

“ Les “Best Workplaces” se distinguent par leur capacité à créer de la valeur ajoutée par le biais de leurs pratiques RH “

Lauréats 2015

Moins de 500 employés • EASI • AE • Protime • Handson & Partners • Ormit • SAS Institute • Mars Belgium • ALD Automotive NEW • CTG Belgium • Abbvie NEW

Plus de 500 employés • Torfs • Accent Jobs • McDonald’s Belgium • Adecco • KBC Groep • Monsanto • Carglass NEW • Start People NEW • Dow Corning NEW • Media Markt - Saturn Belgium NEW

Vous avez envie de savoir si votre entreprise peut faire partie des Best Workplaces 2016 ? Découvrez-le et inscrivez votre entreprise pour cette élection via www.greatplacetowork.be

Enfin, l’entreprise ALD Automotive a reçu le prix Giving Back.

Afin d’augmenter la motivation et l’engagement de ses collaborateurs et d’établir des liens entre les différents départements et niveaux de fonctions, trois groupes d’inspiration ont été créés : ALD Sport, ALD Eco et ALD Gives Back. La nouvelle approche « Giving Back » de l’entreprise – qui implique les travailleurs dans le choix des projets RSE – a soudé les liens entre les employés ce qui s’est répercuté sur leur façon de travailler ensemble au quotidien.

Kim Verhegge ✍

Que différencie les « Best Workplaces » des autres entreprises ?

• les entreprises du top 10 marquent en moyenne 14 % de plus sur le respect, la crédibilité, l’honnêteté, la fierté et la camaraderie Malgré la conjoncture économique difficile, les scores sur la fierté et la crédibilité y sont particulièrement élevés • ces entreprises reçoivent environ deux fois plus de candidatures.

• les ‘Best Workplaces’ souffrent moins d’absentéisme • les salariés des entreprises du top 10 obtiennent en moyenne plus d’heures de formation • la confiance des collaborateurs dans l’entreprise et la gestion est plus élevée • les employés des « Best Workplaces » ressentent un plus grand sentiment de justice au sein de leur entreprise • un grand sentiment familial ainsi qu’une ambiance de travail agréable et chaleureuse caractérisent ces entreprises

La clé d’un « Great Place to Work » est le degré de confiance régissant les différentes relations au sein de l’entreprise.

À lire aussi • La satisfaction comme label de qualité Interview de Kristien Van Bruystegem, Senior Research Associate du Great Place to Work Insitute.

Article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 25/11/2013 • Best Workplaces 2014 Article à télécharger sur www.profacility.be/biblio > 26/01/2014

WORKPLACE SHOWCASE 2015 97

/BUILDING TECHNOLOGIES

SMART WORKPLACES

Le nouveau siège de Building Group Jansen es Les îlots climatiques sont un produit design développés par Building Group Jansen. L’acoustique, la climatisation, la ventilation et l’éclairage sont intégrés dans un seul ensemble pour un confort optimal.

Début 2015, la société Building Group Jansen a ouvert les portes de son nouveau quartier général à Zonhoven.

Ses bureaux de Meeuwen étaient devenus trop exigus pour y héberger tous les collaborateurs. Ce sont essentiellement les services généraux qui se sont installés dans le bâtiment réaménagé. Pour l’architecture et la finition intérieure, l’entreprise a sorti le grand jeu avec, parmi les fleurons, des îlots de plafond climatique de conception propre et peu énergivores. Ces derniers assurent un haut niveau de confort pour les occupants du bâtiment. Ce nouveau QG est un véritable show-room vivant des savoir-faire et métiers du Groupe.

Les bureaux sont relocalisés dans un bâtiment existant dont le niveau d’isolation initial ne répondait pas aux normes actuelles. Au moment de l’aménagement, une attention particulière a été accordée aux aspects énergétiques, de sorte que le bâtiment satisfait d’ores et déjà aux exigences BEN pour 2018. Avant que la mission architecturale débute, une étude avait été entreprise avec le bureau d’études AE+ Engineering et un spécialiste PEB, sur la manière dont le bâtiment pouvait être isolé et étanchéisé à l’air de façon optimale.

Le bureau d’architectes a2o de Hasselt s’est chargé de rénover le bâtiment, en collaboration avec une équipe technique de Building Group Jansen. Compte tenu du fait que le bâtiment complet dispose d’un parking souterrain, le sol du rez-de-chaussée a pu être doté sans problèmes d’une isolation. Ensuite, toutes les colonnes de la structure portante extérieure ont bénéficié d’un traitement isolant, en les bordant de panneaux d’isolation sous vide. La façade extérieure du bâtiment était constituée à l’origine, pour l’essentiel, de grandes vitres. Le choix de remplacer une partie des vitres par des « shadow boxes » isolés fut dès lors évident.

Le comptoir d’accueil, l’armoire vestiaire et le bar ont été réalisés sur mesure dans les ateliers du Building Group Jansen.

98 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Automatisation de la gestion du climat intérieur « Building Group Jansen cherche à réfléchir en termes de techniques novatrices et à collaborer dès le concept et jusqu’à la maintenance.

Nous voulions que cela transparaisse aussi dans notre nouveau quartier général», affirme Nadia Jansen, CEO de Building Group Jansen. Le système de gestion du bâtiment se charge de piloter l’ensemble du bâtiment au départ d’un seul système central. Tant l’éclairage que la ventilation et le climat sont synchronisés et commandés en fonction des conditions internes et externes.

Les plafonds et îlots climatiques constituent un ensemble indispensable dans le fonctionnement de la climatisation du bâtiment.

Les éléments de plafond sont dotés d’une tuyauterie transportant de l’eau. La technique présente un certain nombre d’avantages : elle est discrète et peu bruyante, et l’effet de rayonnement garantit un confort élevé. De plus, de nombreuses finitions de plafond sont possibles, tant en métal qu’en plâtre. En variant la température de l’eau, il est possible de chauffer ou de refroidir l’espace. On utilise pour ce faire la technologie de la pompe à chaleur. Le réglage intelligent exploite ici en premier lieu la chaleur ou le froid excédentaires disponibles dans le bâtiment. Cette récupération d’énergie permet d’obtenir des rendements élevés. Les panneaux solaires sur le toit complètent les besoins énergétiques.

Aménagement de pointe Pour déterminer l’aménagement, le maître d’œuvre et le bureau d’architectes sont partis de l’utilisation pratique du bâtiment.

Les espaces de bureau et les salles de réunion sont situés du côté extérieur afin d’exploiter au maximum la lumière du jour. Pour la distribution spatiale de la superficie disponible, des cloisons polyvalentes permettent de créer des espaces fonctionnels.

Ces systèmes de puzzle présentent des caractéristiques acoustiques et ignifuges et autorisent un réaménagement ultérieur éventuel des espaces. La flexibilité de ces parois mobiles est soutenue par l’usage de sols surélevés.

n est un show-room vivant

« Notre nouveau siège est un show-room dans lequel nous mettons en avant nos activités, produits et savoir-faire d’entrepreneur général spécialisé. L’aménagement complet, des techniques aux peintures, est réalisé par notre propre personnel. Nous créons ainsi l’ambiance que Building Group Jansen souhaite afficher sur le marché », poursuit Nadia Jansen.

Perception du cadre de travail Le revêtement et l’aménagement de l’étage inférieur visent à stimuler tous les sens et à optimaliser la perception de l’environnement de travail. Le but est d’obtenir un ensemble de confort total, y compris les odeurs, la lumière et l’acoustique.

Les salles de réunion au rez-de-chaussée peuvent aussi être louées par des sociétés externes ou des free-lances. Avec sa situation centrale et son aménagement de pointe, il s’agit du lieu idéal pour accueillir les clients ou pour organiser une réunion.

Nadia Jansen conclut : « Le but est de transmettre émotionnellement tout notre savoir-faire et notre créativité à nos visiteurs. Notre entreprise est ici présentée comme un beau paquet cadeau plein de valeur ajoutée ! » Eduard Coddé ✍ Alain Franzolini 

“Le système de gestion du bâtiment pilote l’ensemble de l’immeuble.

L’éclairage comme la ventilation et le climat sont synchronisés et commandés en fonction des conditions internes et externes.“

Participants à la construction et à l’aménagement du nouveau siège • Architecte : • Bureau d’études : • Entrepreneur : • Systèmes de cloisons :

• Plafonds climatiques : • Menuiserie sur mesure : • Éclairage : • Sols surélevés :

a2o-architecten, Hasselt AE+ Engineering Jansen Finishings Maars Jansen Partitioning Systems www.profacility.be/maars-jansen Alura®, Jansen Finishings Jansen Finishings Delta Light & Etap Lighting Jansen Products

Nadia Jansen, CEO Building Group Jansen’

Raf Ketelslagers

« Les visiteurs peuvent ainsi comparer les différents systèmes de plafonds climatiques en conditions réelles. Ceci en passant d’une salle de réunion à l’autre et en expérimentant la différence de confort », explique Nadia Jansen. Les îlots climatiques sont développés comme un produit design dans lequel l’acoustique, l’éclairage, le bruit, les techniques climatiques sont intégrées.

Par ailleurs, toute la menuiserie comme le comptoir de la réception, le bar, les parois des sanitaires, les armoires, les bureaux… sont fabriqués sur mesure et installés par le groupe Jansen lui-même.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 99

/DLL, MALINES

BUSINESS CASE

Une politique RSE co h En accord avec la philosophie d’économie circulaire à laquelle adhère DLL, ils préféraient réutiliser un bâtiment existant au lieu d’en ériger un nouveau, en profitant au maximum de la nature environnante

En 2008, DLL, filiale à 100 % de Rabobank, a jeté les bases de sa vision globale actuelle sur la RSE (Responsabilité Sociétale d’Entreprise), en fonction des clients, du portefeuille produits offert et avec pour objectif d’être un précurseur dans son secteur. « Moins d’impact sur l’environnement, moins peser sur le chaos lié à la mobilité en parcourant moins de kilomètres, telles furent les préoccupations au moment de faire les bons choix », se rappelle Erwin Ollivier, Managing Director DLL Belgique. « Sur la base de ces réflexions, notre vision de la RSE a évolué pour devenir une préoccupation fondamentale dans tout ce que nous entreprenons.

C’est ainsi que nous souhaitions que notre nouveau projet d’hébergement contribue à un meilleur équilibre “work/life” pour tous nos collaborateurs. Des collaborateurs heureux constituent la base de notre entreprise ».

Le personnel de DLL en Belgique est réparti de façon assez équilibrée entre les hommes et les femmes, avec un large éventail d’âges.

L’âge moyen est de 38 ans. Le projet d’hébergement n’a pas été imposé par la direction mais a germé à partir de toutes les strates du personnel. Une réunion a eu lieu en novembre 2013 avec tous les futurs utilisateurs du bâtiment à qui la question suivante a été posée : « Qu’attendez-vous de votre futur lieu de travail ? ».

La réponse fut unanime : « Le bâtiment devait refléter au maximum la spécificité de l’entreprise ». Excluant par la même occasion l’installation dans un parc industriel. Erwin Ollivier : « Nous faisons partie de la société et nous voulons être parmi les gens, ce qui explique notre choix pour un quartier résidentiel. » Oser penser autrement Au cours de l’été 2013, la société a décidé de mener à bien le projet de relocalisation et le bâtiment a été choisi en automne.

Le bâtiment retenu – l’ex-siège du retailer Nopri – datait des années ’70. Après 10 ans d’inoccupation, il était passablement dégradé.

La nature avait repris ses droits sur le grand terrain avoisinant…

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co hérente à la base d’un projet d’implantation remarquable « La structure du bâtiment était bonne. Ce qui était important car, en accord avec notre philosophie d’économie circulaire, nous voulions réutiliser un bâtiment existant au lieu d’en ériger un nouveau.

Le bâtiment existant a donc été dénudé jusqu’à la structure de base de manière à pouvoir le reconstruire selon nos besoins », commente Erwin Ollivier. « Lors de la rénovation, nous avons intégré la possibilité d’une nouvelle vie pour ce bâtiment après notre contrat de leasing de 15 ans. Pour la zone verte alentour, nous avons demandé conseil et sommes arrivés à la conclusion qu’il fallait supprimer 40 arbres ayant fait leur temps. Par le biais d’une relation, nous sommes arrivés chez Natuurpunt qui a réagi avec beaucoup d’enthousiasme à la situation donnée et a également conseillé de conserver les arbres malades et mourants en raison de leur valeur en termes de biodiversité. » Hormis les places pour les visiteurs, il n’y a pas d’emplacements de parking près du bâtiment. Le parking, situé quelques centaines de mètres plus loin et caché derrière dans la verdure, incite à une petite promenade. Les importants travaux de rénovation ont débuté en janvier 2014 et le nouveau cadre de travail était une réalité à la fin de la même année.

Gestion de la culture « Après un screening du marché, nous avons opté pour la réalisation de l’ensemble du projet d’aménagement pour l’entreprise Out Of Office bvba. » Anouk Van Oordt, son Managing Director, a accompagné toute la procédure de préparation et de réflexion pour le développement du nouvel hébergement. Elle a opté pour une « gestion de la culture », non pas pour une approche facilitaire de l’environnement de travail. Sur la base de l’implication des collaborateurs, « Our Way Of Working » est devenu le « Nouveau Travail » selon DLL. Au cours des nombreuses discussions, les collaborateurs de DLL ont été mis au défi de saisir cette opportunité et de s’impliquer dans le concept, d’y réfléchir en osant sortir des sentiers battus. « Il ne s’agit pas d’un copier-coller, ni d’un concept imposé d’en haut », souligne Anouk Van Oordt. « Bien écouter les partisans comme les opposants renforce le projet. On s’est toujours posé la question de savoir pourquoi on désire quelque chose. Finalement, ceci rend tout le monde fier de ce qui a été réalisé. » Erwin Ollivier : « Ce projet était difficile à mener à bien sans partenaire externe. Le regard extérieur sur l’entreprise est différent et plus

“ Our Way Of Working : la viabilité de notre nouveau quartier général était au cœur du projet d’aménagement “ La réhabilitation du bâtiment et la préservation maximale de la nature environnante a mené à NNOF (Nearly New Office Facilities) pour un prolongement de l’approche circulaire dans l’aménagement intérieur et l’équipement du bâtiment. Tout le mobilier de bureau existant allait être repris en mains, complété le cas échéant par des éléments de l’offre NNOF. Dès le début du projet, les contacts avec le voisinage ont été favorisés pour développer un dialogue positif avec cet entourage.

Ceci s’est fait en ligne via www.dllconnect.be, mais aussi via l’invitation à la journée annuelle de la famille.

neutre. » Le trajet parcouru pour faire éclore un concept à partir de ce que veulent les utilisateurs nécessite du temps. Dans ce cas, la création a eu lieu pendant le processus de changement, ce qui n’a pas vraiment facilité les choses pour la gestion du projet.

Our Way Of Working La viabilité du nouveau quartier général de DLL était au cœur du projet d’aménagement. La possibilité d’effectuer du télétravail est reprise dans le cadre de « Our Way Of Working », mais aujourd’hui il apparaît que la plupart des gens n’y ont pas recours et privilégient le travail au bureau.

Erwin Ollivier, Managing Director DLL: “ Tous les collaborateurs ont présenté leur vision du travail dans ce nouveau quartier général. Ce furent les fondements et le point de départ qui ont permis d’aboutir au concept d’aménagement des espaces .“

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/DLL, MALINES

BUSINESS CASE

Les salles de réunions sont équipées de fenêtres afin d’exprimer la transparence de l’entreprise

L’espace de travail auparavant divisé en îlots est désormais totalement ouvert, sans tomber dans un concept open space. Les grands espaces sont visuellement compartimentés par une implantation stratégique des salles de réunion. Des ambiances différentes ont été créées par le biais de choix de couleurs et de matériaux. Mais via des ouvertures intelligentes, chaque groupe de postes de travail est connecté au suivant et les collègues ont toujours un contact visuel les uns avec les autres. Ils sont ainsi invités à se rencontrer les uns les autres au lieu d’utiliser le mail ou le téléphone.

Personne ne dispose plus de son propre bureau ou poste de travail, pas même la direction. Chaque collaborateur choisit à tout moment le poste de travail le mieux adapté en fonction du travail à effectuer, de sorte que l’ensemble soit tout sauf stérile et uniforme.

Idem pour les salles de réunion, qui existent en versions ouvertes et fermées. On a même délibérément renoncé à une organisation par division. Erwin Ollivier : « Nous travaillons de plus en plus sur la base de projets qui réunissent des personnes de différents départements.

Un département peut à certains moments réserver une zone.

La comptabilité par exemple se réunit chaque fin de mois pour la clôture des chiffres mensuels. » Ambiance chaleureuse Chacun dispose de son propre casier affichant une devise ou une citation personnelle au lieu de numéros stériles. L’intimité et l’aménagement chaleureux des espaces se font sentir par des détails tels que des coussins, un piano, l’utilisation d’un papier peint et des lampes sur pied. Au centre du bâtiment un escalier a une double fonction : relier les gens et les inciter à bouger.

La philosophie NNOF – réutilisation et recyclage du mobilier de bureau usagé – s’applique aux sièges de bureau, qui offrent au regard un vaste éventail de couleurs, et aux tablettes de bureaux qui affichent des nuances très variées. Le choix de NNOF pour le reconditionnement du mobilier existant a généré pas mal de stress parmi les collaborateurs pendant cet aménagement. Cela représentait un défi logistique non négligeable.

La bibliothèque était un objectif particulier de cet aménagement : un espace de travail sombre mais particulièrement agréable avec de nombreux postes de travail où règne un silence absolu. Il en est tout

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évidemment tout autre dans la vaste cafétéria où résonne une musique d’ambiance et l’habillage chaleureux supporte la fonction d’espace de réunion complémentaire. Il est donc aussi possible d’y travailler. Erwin Ollivier sourit : « Travailler au café, chez nous c’est possible ! ».

Espace client Au rez-de-chaussée, jouxtant la réception, on trouve une spacieuse zone client. Ici, le rayonnement de la corporate identity est très important. Différents salons y sont aménagés avec des bancs alternant les dossiers hauts et bas. Ceci garantit l’intimité et permet à de petits groupes de se réunir dans le calme. Par ailleurs, des espaces fermés sont dispersés dans cette zone, destinées à des réunions nécessitant de la discrétion. Ces espaces sont équipés de fenêtres qui expriment la transparence de l’entreprise.

L’aboutissement de ce projet a également créé de la valeur ajoutée pour le bâtiment, parce que nous y avons créé une âme. « Depuis notre emménagement, nous recevons de nombreuses candidatures spontanées », déclare Erwin Ollivier satisfait. « Ce sont souvent de très bons profils qui attachent une grande importance à la culture de l’entreprise. » Eduard Coddé ✍ Stijn Bollaert 

De Lage Landen DLL – filiale à 100 % de Rabobank – est présente dans 36 pays.

L’activité de base est le leasing d’équipements pour diverses activités économiques, avec une spécialisation dans les secteurs des soins de santé, de l’agriculture, du transport, de l’industrie, de la construction et du « cleantech ». En outre, la branche « leasing automobile », active sous le nom d’ATHLON, gère un parc de 44.000 véhicules. ATHLON, présente dans dix pays européens, est spécialisée dans le leasing opérationnel et les solutions de mobilité.

L’intimité et l’aménagement chaleureux des espaces se font sentir par des détails tels que des coussins, l’utilisation d’un papier peint et des lampes sur pied.

Les grandes espaces sont visuellement compartimentés par une implantation stratégique des salles de réunion.

Prestataires et fournisseurs pour l’aménagement du nouveau QG de DLL

La bibliothèque était un objectif particulier de cet aménagement : un espace de travail sombre mais particulièrement agréable avec de nombreux postes de travail où règne un silence absolu.

Chacun dispose de son propre casier affichant une devise ou une citation personnelle au lieu de numéros stériles.

Promoteur & entreprise générale : Architecte : Architecte d’intérieur : Mobilier de bureau :

Groep Heylen (propriétaire du bâtiment) Wastiau & Co, Westerlo Out Of Office, Bruxelles Satelliet, Pays-Bas Ahrend NNOF, Vilvorde

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/BDO

BUSINESS CASE

Augmenter l’interaction entre les équipes : l’ABO vu par BDO L’activity based office (ABO), une des déclinaisons du NWOW, gagne un par un les bureaux de BDO Belgique, le spécialiste des états financiers et des conseils juridiques, fiscaux et de management. Après Anvers et La Hulpe, c’est au tour des sièges de Liège et de Zaventem de réorganiser leurs espaces de travail, avant Namur dans un proche avenir.

BDO fait partie d’un réseau international fort, d’environ 60.000 partners et collaborateurs actifs dans plus de 150 pays.

En Belgique BDO dispose de neuf implantations qui regroupent 550 collaborateurs. Nathalie Gosse, Head of Procurement nous explique la genèse du projet de réorganisation des espaces de travail : « La volonté de BDO est de se montrer moderne, jeune et dynamique, de faire preuve d’innovation et d’adhérer aux nouvelles tendances. En passant à un mode d’organisation basé sur l’activité (ABO), il ne s’agissait pas d’effectuer des gains en mètres carrés, au contraire, les nouvelles implantations offrent de nouveaux espaces de confort et nous avons voulu voir grand pour préparer l’avenir ».

Quel est le moteur de ce changement culturel dans l’entreprise ?

Pour le comprendre, revenons quelques années en arrière…

Nathalie Gosse, Head of Procurement chez BDO Belgique : “ Une étude confiée à JLL a contribué à la rédaction d’une office policy d’une quarantaine de pages, point de départ important pour ajouter de la légitimité à notre démarche et de la crédibilité à nos analyses internes “

104 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Une visite décisive « C’est dès 2011 que la réflexion sur l’activity based office a démarré chez nous », évoque Nathalie Gosse. « Après la visite de certains bureaux, notamment ceux de nos collègues néerlandais (27 implantations BDO) et londoniens, la décision a été prise de passer à un concept de flex office à chaque déménagement pour fin de bail ou chaque nouvelle implantation ou construction. Une étude a été confiée à Jones Lang Lasalle, qui a contribué à la rédaction d’une office policy d’une quarantaine de pages. Ce point de départ a été important pour ajouter de la légitimité à la démarche et de la crédibilité à nos analyses internes. Et donc favoriser l’adhésion de nos collègues aux changements à venir. Le bureau d’Anvers a été le premier à se convertir au NWOW en 2013, La Hulpe a suivi en 2014, ainsi que Liège-Battice fin 2014. Brussels Airport est opérationnel depuis le début 2015 et la prochaine étape sera Namur avec probablement, d’ici 2 ans, la construction d’un nouveau bâtiment sur le site où nous nous trouvons déjà, le Parc Scientifique Créalys. » Des objectifs très concrets La réorganisation des espaces de travail chez BDO ne se limite pas à répondre à un effet de mode. Des objectifs très clairs étaient en vue pour les équipes concernées : « Il existe une volonté d’augmenter les interactions entre les équipes, explique Nathalie Gosse. Et il est intéressant de créer des opportunités de rencontres entre collègues des différentes business lines pour unir ses compétences au service du client. Avec la nouvelle organisation, les collaborateurs ont à la fois davantage de possibilités d’interaction, des espaces de rencontres informelles et de détente qui n’existaient pas auparavant, mais aussi davantage de possibilités pour se concentrer que dans un open space « à l’ancienne » ou dans des bureaux à quatre comme autrefois. Ils bénéficient aussi d’une plus grande attention accordée à l’ergonomie et à l’acoustique. Enfin, ils ont accès à des technologies qui facilitent la vie : un classement centralisé (par armoires mobiles),

“Le home working, qui n’existait qu’informellement auparavant, est à présent bien ancré dans les habitudes de travail et s’inscrit dans la lignée de l’activity based office“

nouvelles règles et de donner l’exemple. » Parfois même avec un peu de « mise en scène » : notre interlocutrice évoque le cas de ce manager qui systématiquement changeait de poste de travail chaque matin, afin d’éviter que les collaborateurs considèrent le poste de travail qu’il occupe comme « son » poste et donc n’osent pas l’occuper. une numérisation des documents accrue et étendue à tous les départements, ce qui offre aussi plus de service au client pour la consultation en ligne. Ce mode d’organisation concerne tous les sièges. » Empêcher les indiscrétions involontaires Sur le plan de l’aménagement des espaces, les diverses implantations séparent résolument l’accueil et les salles de réunion dédiées aux clients et visiteurs des espaces de travail des collaborateurs. À Anvers, Zaventem et La Hulpe, ces zones sont d’ailleurs situées à des étages distincts, tandis qu’à Battice-Liège, c’est le rez de la nouvelle aile construite en 2014 qui a été réservé aux visiteurs.

Nathalie Gosse explique : « Les besoins de grande confidentialité ne sont pas aussi fréquents que cela, mais par contre, la discrétion jusque dans les détails est à présent strictement applicable.

Un visiteur ne passe plus par les espaces de travail. Un couloir le

mène aux salles de réunion. Ainsi, plus de possibilité de saisir par hasard une bribe de conversation ou de lire un nom sur un classeur.

Par contre, il existe davantage de possibilités pour le personnel d’échanger à propos des dossiers. D’autre part, le home working, qui n’existait qu’informellement auparavant, est à présent bien ancré dans les habitudes de travail et s’inscrit dans la lignée de l’ABO. » Les secrets de la réussite : l’adoption des concepts par le management Les collaborateurs ont tous reçu une présentation expliquant la fonction des différents espaces mis à disposition et un document présentant les bonnes pratiques a été élaboré. « Ces règles gagnent les autres sièges, constate Nathalie Gosse, car les collègues voyagent beaucoup. Aujourd’hui, les bureaux qui ne travaillent pas encore en mode ABO sont devenus demandeurs du flex office.

Mais au début, il faut convaincre le management d’accepter les

A posteriori, la satisfaction est générale pour les sièges BDO qui sont passés à la nouvelle organisation. « Six mois après la conversion du siège d’Anvers, nous avons réalisé une étude de satisfaction dont les bons résultats nous ont servi à communiquer vers les autres sièges », se souvient Nathalie Gosse. « Bien sûr certaines personnes avaient des craintes. Mais toutes ont apprécié de pouvoir désormais choisir un poste de travail différent en fonction du type d’activité du jour.

Pour la réduction des armoires, même les personnes qui avaient pour habitude de conserver des montagnes de documents n’ont pas plus de difficultés que les autres avec les nouvelles façons de faire. Les zones de confort sont très appréciées. Le clean desk également : les gens disent avoir l’impression de commencer chaque journée sur une page blanche. Du côté des points perfectibles, quelques soucis avec l’acoustique de certains locaux ont été relevés, qui ont fait l’objet de mesures de correction. »

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/BDO

BUSINESS CASE

Des solutions devenues classiques Pour l’équipement, BDO recourt à ce qui est à présent devenu classique : « benches » de 2 et 4 personnes au maximum ; « bubbles » (bureaux individuels) où s’isoler quand on ne veut pas déranger ou être dérangé ; salles de réunion internes et externes, dont l’utilisation n’est pas interchangeable ; bibliothèque avec coinlecture, coffee corner avec, pour certains, une terrasse extérieure équipée wifi ; chaises ergonomiques ; bureaux réglables en hauteur (à la demande) ; téléphones VoIP avec oreillette personnelle ; un deuxième écran pour tous les postes de travail, confort très apprécié (quiconque est amené à traiter un document tout en consultant d’autres le comprendra), un clavier et un rehausseur auxquels chaque employé peut connecter son PC portable; un locker pour ranger ses affaires personnelles ; et pour les managers et partners: une armoire avec 1 m linéaire de classement personnel complémentaire.

Soit en tout pour le bureau liégeois, 44 postes de travail pour 55 personnes (capacité extensible à 80). Avec son extension importante (800 m2) les bâtiments du site liégeois totalisent désormais 2.000 m2 de bureaux. À Zaventem, la proportion est différente : sur 2.700 m2 de surface brute se concentrent 105 postes de travail pour 110 personnes. La position géographique centrale de Zaventem fait en sorte que beaucoup de réunions internes se tiennent dans cette implantation située à mi-distance pour la plupart des collaborateurs. Un surcroît de salles de réunion et de postes de travail a donc été prévu. Le siège d’Anvers quant à lui compte 95 postes de travail pour 120 personnes, et La Hulpe, 55 postes pour 75 personnes (sachant que tous les bureaux incluent une zone « buffer » actuellement non aménagée pour répondre à la croissance des années futures).

Patrick Bartholomé ✍ Bernard De Keyzer 

Acteurs de l’aménagement des bureaux de BDO • Architecture et aménagement intérieur : JLL / Tetris, Bruxelles • Mobilier de bureau : Art Nivo Workspaces / Gispen • Archivage : Iron Mountain

106 WORKPLACE SHOWCASE 2015

W

www.profacility.be/workplace Découvrez d’autres reportages publiés précédemment dans le magazine Profacility sur www.profacility.be/workplace et dans les pages suivantes. www.profacility.be/workplace: notre bibliothèque en ligne de projets et réalisations d’architecture intérieure de bureaux, espaces de réunion, espaces de réception et d’accueil.

Chaque reportage est richement illustré par une galerie de photos et/ou vidéo. La liste de principaux consultants, prestataires de services et fournisseurs ayant participé à l’aménagement y est publiée.

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/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

À DÉCOUVRIR SUR

IBSR, BRUXELLES

Maison de la sécurité routière L’IBSR (Institut Belge pour la Sécurité Routière) comprend de nombreux services qui, auparavant, avaient peu de contacts entre eux. Dès lors la décision fut prise d’appliquer pour leur hébergement une approche totalement neuve en phase avec la nouvelle image et les objectifs de l’organisation : créer un cadre de travail plus informel et favorisant les échanges. En outre, l’IBSR était perçu par le monde extérieur comme une sorte d’îlot travaillant insuffisamment avec ses nombreux partenaires. C’est pourquoi le projet de réaménagement a été conçu comme une Maison de la sécurité routière, en modifiant l’infrastructure du bâtiment notamment pour concentrer les espaces de rencontre au rez-de-chaussée pour l’accueil des visiteurs. Un des grands avantages de la rénovation a été aussi de pouvoir conserver dans l’immeuble les fonctions qui ne sont pas relatives aux tâches administratives comme les tests en atelier sur des véhicules.

Grâce aux conseils avisés et à la recommandation d’agencement de l’espace proposés par la société Alternativ Workspace Solutions, les quelque 150 collaborateurs ont pu être hébergés dans un seul bâtiment.

Pour ce faire, il a fallu prendre de la distance par rapport aux petites « cases » habituelles, il n’y a ainsi plus de bureaux individuels. Les transformations radicales du bâtiment ont nécessité un déménagement vers une implantation provisoire. Karin Genoe, administrateur délégué à l’IBSR, considère que cette phase transitoire s’est révélée être un atout important par la suite pour passer plus aisément à une organisation du travail plus flexible, parce que dans ces bureaux de transit le personnel a travaillé dans un environnement open space. Malgré ce déménagement forcé pendant les travaux, le projet complet – rénovation et nouvel aménagement – a été mené tambour battant en six mois à peine.

Karin Genoe, administrateur délégué de l’IBSR

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Marc Detiffe

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/IBSR-BIVV

JONES DAY, BRUXELLES

Un bureau d’avocats opte pour la créativité

Marc Detiffe

Le projet d’aménagement conçu par le bureau d’architecture Admos pour les nouveaux bureaux de Jones Day s’est inscrit dans une approche Design intégrant dans la réflexion l’architecture atypique du bâtiment situé dans le prestigieux quartier du Sablon à Bruxelles. Ainsi on retrouve partout intégrées dans la décoration intérieure les courbes harmonieuses des fenêtres de façade. La colonne vertébrale du projet est sans aucun doute l’escalier monumental conçu pour assurer la communication entre les trois étages. La bibliothèque entoure l’escalier tandis qu’un cube vitré crée une identité visuelle entre les étages.

Geste architectural majeur qui a imposé des calculs en termes de stabilité des dalles et de conformité aux règles de protection incendie. Tout l’intérêt de ce projet est qu’il a été développé sur mesure.

Chaque pièce est unique, chaque meuble est pensé, dessiné, détaillé, le tout guidé par la fonction et la localisation. L’ultime défi pour Admos était de créer un environnement créatif, capable de demeurer pérenne au niveau du look & feel.

Yvan Glavie

Le déménagement répondait à la volonté d’expansion du bureau d’avocats. Le projet visait à accueillir la quarantaine d’avocats actuelle, avec la perspective d’accroître cette capacité à environ 60. Soit autant de bureaux fermés et des espaces étendus pour le personnel chargé du backoffice.

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/jonesday

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/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

À DÉCOUVRIR SUR

VAC, GENT

Le VAC Gent (Vlaams Administratief Centrum), situé à côté de la gare Sint-Pieters, a été officiellement inauguré à la mi-février 2014. Fin 1999, le Gouvernement flamand avait décidé que chaque capitale provinciale devait avoir son propre centre administratif. Avec une superficie de près de 40.000 m2, le VAC de Gand est le 5em, le plus imposant et aussi le moins énergivore de par ses excellentes performances énergétiques dues au concept de construction des architectes Mauro Poponcini et Patrick Lootens (Polo Architects). Le VAC Gent centralise et rassemble désormais en un immeuble quelque 1.300 fonctionnaires flamands provenant de plus de 29 entités. Ce bâtiment baptisé Virginie Loveling du nom de l’écrivaine et poétesse, a vu le jour par le biais d’un Partenariat Public Privé selon la formule DBFM avec comme partenaires Eurostation, Kaïros et l’Agence flamande pour le Management Facilitaire des pouvoirs publics flamands (AFM).

Préalablement au déménagement des 29 entités qui allaient occuper le VAC Gent, un audit a été effectué au niveau du mobilier et des équipements de bureaux pour déterminer quels éléments valaient encore la peine d’être réutilisés et déménagés tels quels, quels étaient ceux qui pouvaient être recyclés pour une réutilisation sous la même forme ou sous une autre, et dans quels cas il fallait acheter du mobilier neuf. Un inventaire minutieux s’imposait, pour lequel un appel d’offres a été lancé et remporté par la société D&C Services. Sur la base de cet audit, trois cahiers des charges ont été rédigés pour les mobiliers et équipements à déménager, le mobilier neuf à acheter et celui à recycler. En adoptant une telle approche, les autorités flamandes ont réussi à économiser plus d’un million d’euros pour l’aménagement du bâtiment. Un exemple à suivre de gestion durable et citoyenne des deniers publics.

Liesbet Goetschalckx - courtesy of POLO ARCHITECTS

Jalon important de la stratégie immobilière du Gouvernement flamand

Polo Architects

Reportage, galerie de photos et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/VAC-Gent

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NEW → Parution de l’édition ‘Best Workplaces’ le 26 janvier 2016

→ Edition digitale complémentaire au ‘WORKPLACE SHOWCASE’, édition spéciale du magazine Profacility. Vous y découvrirez les plus belles et plus innovantes réalisations en matière de conception et aménagement intérieur de bureaux, espaces d’accueil, de réunion et de réception. → Dans sa mise en page, cette édition donne priorité aux photos pour une consultation en ligne via une tablette.

Pour chacun des réalisations est illustrée un encadré présente les facts & figures du projet, le nom des architectes et porteurs du projet. Un hyperlien permet au lecteur de consulter la présentation détaillée du projet tel qu’elle est publiée dans la bibliothèque en ligne www.profacility.be/workplace.

Cette présentation inclus une galerie photos/ vidéo ainsi que la listes de principaux fournisseurs ayant participé au projet.

BEST WORKPLACES © Best Workplaces’ est une publication de Business Interactive Media (Bimedia) I www.profacility.be I info@bimedia.be I tél. +32(0)2 669 77 65 Advertising : pour publier un profil d’entreprise et des études de cas d’aménagement intérieur dans cette édition, contactez-nous via advertising@bimedia.be.

Tarif publicitaire disponible via www.profacility.be/advertising

Puro is committed to protecting the rainforests. We are working alongside World Land Trust and for every cup of coffee sold money is given to buy and protect areas of rainforest in South America.

We believe in paying fair wages to the farmers who grow our coffee. All Puro coffee is certified Fairtrade.

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Une bonne tasse de café pour commencer la journée est une nécessité pour beaucoup de travailleurs.

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La qualité du café La société Miko est active depuis 1801 comme torréfacteur de café. Notre barista fait un choix de l’offre mondiale de café. Ces années d’expertise et de savoir-faire assurent que nous livrons toujours la plus haute qualité. Une visite à notre usine de torréfaction et une dégustation dans notre salle d’exposition vous en convaincront. En dégustant les cafés et en testant les distributeurs d’avance, vous êtes sûr que vous faites le bon choix pour vos employés.

En outre, notre barista fait des contrôles du goût sur place et les compare ensemble avec vous. Ainsi nous investissons dans une relation à long terme.

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La qualité du distributeur Nous sommes toujours à la recherche des dernières dispositifs et techniques pour offrir du café de la meilleure qualité. En outre, nos experts viennent sur place afin de choisir le bon type de distributeur en fonction de vos besoins. Nous offrons une large gamme de distributeurs de boissons chaudes pour du café en grains, du café moulu et du café instantané. Chaque distributeur a des composants durables et est économe en énergie.

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La qualité de l’entretien Chaque distributeur à café et chaque distributeur de boissons chaudes que nous installons est une carte de visite de notre entreprise. Par conséquent, chaque distributeur est accompagné de son propre passeport, dans lequel on retrouve entre autres toutes les révisions d’entretien. Alors que notre technicien est au travail, n’hésitez pas à regarder par-dessus de l’épaule. Ainsi vous pouvez voir par vous-même que l’intérieur de la machine à café est propre tout comme l’extérieur. Ce ‘compterendu à livre ouvert’ offre tant à Miko qu’à vous une garantie de l’équipement bien entretenu!

/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

À DÉCOUVRIR SUR

BPOST BANQUE, BRUXELLES

Analyse « Stay or leave » En mars 2013, le département de facility management de bpost banque initiait la démarche de recherche d’un hébergement qui soit mieux adapté aux besoins actuels de ses 240 collaborateurs. bpost banque louait deux étages et demi dans la tour de Brouckère. Une situation logistique peu attrayante compte tenu de la dispersion dans le bâtiment.

Rester dans ce bâtiment constituait une option, mais le contrat de location pour la tour de Brouckère arrivait à échéance et la question d’un déménagement éventuel était donc bien inscrite à l’agenda. Pour ne rien laisser au hasard, bpost banque a confié l’analyse « stay or leave » à Cresa (ex-Freestone), conseiller « tenant only » et société de sourcing spécialisée dans l’optimalisation du Total corporate building lifecycle (real estate, workplace et facility). Il fallait, en recherchant un nouvel hébergement, respecter non seulement la neutralité budgétaire mais aussi cette règle importante : le nouveau bâtiment de bpost banque devait se situer à cinq minutes à pied du siège central de bpost.

Finalement, le choix s’est porté sur le bâtiment Marquis totalement rénové en 2009 et situé à proximité de la gare centrale.

Geoffrey Fritsch

Après 3 mois d’études et un mois de négociation pour le nouveau contrat de location, le moment était venu de se pencher sur l’aménagement et, début juillet 2014, le nouveau siège de bpost banque était mis en service. Ce projet devait constituer l’épilogue d’un processus de réforme de bpost banque visant à en faire une banque dynamique et moderne. L’équipe de projet, composée de collaborateurs de bpost banque et d’experts Cresa, s’est vu confier un mandat important.

Dans la mesure où une entreprise dispose rarement du temps et de l’expertise nécessaires pour réaliser ce type de projets occasionnels, mais essentiels, Cresa a piloté le projet d’aménagement de A à Z.

Geoffrey Fritsch

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/bpost-bank

114 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Roeland Van Assche, project manager chez Cresa

IBECOR, BRUXELLES

Décloisonnement et ouverture cachés, presque emmurés, derrière un nombre impressionnant d’armoires qui divisaient le lieu de travail en recoins en créant autant de « bastions » individuels. Tous les collaborateurs délimitaient leur propre domaine.

La réflexion et l’intervention de la société Global, spécialisée dans l’architecture, le design et la gestion de projet d’aménagement intérieur de bureaux, a permis la démolition des murs, physiques et psychiques, pour favoriser l’apport de lumière naturelle, d’air et la communication dans un cadre de travail agréable. La phase d’étude a permis à Global d’identifier les besoins des différentes divisions

d’Ibecor et de cerner la philosophie et l’identité de la marque de bière commercialisée. Un concept a dès lors été élaboré, développant une nouvelle vision du cadre de travail, privilégiant l’ouverture, la lumière et l’espace et s’inspirant de l’imagerie de la marque Heineken pour conférer une forte personnalité aux bureaux réaménagés d’Ibecor.

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/ ibecor

Yvan Glavie

La société Ibecor (International Beverages Corporation) s’appuie sur une longue histoire. Au milieu des années ’20, elle lance une activité d’exportation de matières premières, de matériel de conditionnement et de pièces de rechange à destination de l’excolonie congolaise. La nature du commerce et surtout la région d’exportation concernée font que les documents imprimés jouent aujourd’hui encore un rôle important dans l’administration des activités d’Ibecor. Et il est probable que les choses ne changent pas de sitôt. Le directeur général d’Ibecor a initié le mouvement pour dynamiser et mettre au goût du jour le cadre de travail.

Dans l’environnement de travail existant, les collaborateurs étaient

WORKPLACE SHOWCASE 2015 115

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À DÉCOUVRIR SUR

ONTEX, ALOST

3 mois pour déménager, montre en main Deux mois pour concevoir un projet et un trimestre pour assurer sa mise en œuvre : défi risqué relevé par le Groupe Ontex, société belge de stature internationale spécialisée dans les produits d’hygiène jetables. Une réussite attribuée au concept « Design & Build » de Colliers International (ex-AOS Group) qui garantit, contractuellement, le respect du budget et du planning selon un design élaboré spécifiquement pour chaque client. Ontex a déménagé son siège mondial de Zele vers le nouvel immeuble SkylinE40 situé à Alost, à proximité immédiate de l’autoroute Bruxelles-Ostende. Un choix voulu par le P.-D.G. d’Ontex dont le site historique devenait trop étriqué pour répondre à la croissance de l’entreprise. Le projet a démarré avec l’arrivée du nouveau responsable des achats et de la supply chain.

En organisant ce déménagement, Ontex poursuivait trois objectifs : stimuler la collaboration et l’innovation, créer de l’ouverture d’esprit et renforcer l’esprit d’équipe. Une ambition qui passait par une forte implication du personnel dès le début du processus. La première contrainte était de trouver un site dans un rayon maximum de 30 km autour des anciens bureaux de Zele. Dans le nouvel immeuble le choix s’est porté sur 3.500 m2 de bureaux répartis sur trois étages.

Plus de 150 collaborateurs peuvent désormais y disposer d’une meilleure accessibilité tant nationale (autoroute) qu’internationale (aéroport).

Philippe Agostini, responsable des achats et de la supply chain chez Ontex

116 WORKPLACE SHOWCASE 2015

Marc Detiffe

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/ontex

JBC, HOUTHALEN

Ambiance loft et cadre de travail « féminin »

Reportage, galerie de photos et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/jbc

Thomas Vanhaute

En tant que maison-mère et maître d’œuvre, JBC s’est fixé comme objectif de créer un cadre de travail esthétique et inspirant pour son effectif qui dépasse les 200 collaborateurs.

Ann et Bart Claes, les dirigeants de JBC, sont pleinement conscients de la motivation et de la contribution au plaisir de travailler qui découlent d’un cadre de travail agréable où les gens se sentent comme chez eux. Buro B a développé, en collaboration avec Pami, un environnement de travail convivial et chaleureux qui s’intègre parfaitement dans l’architecture du bâtiment. Ils ont privilégié un cadre de travail avec une atmosphère intimiste inspiré des lofts new-yorkais, littéralement développé sur mesure pour les collaborateurs.

Thomas Vanhaute

Le bureau d’architecture Buro B de Genk a conçu et construit pour JBC, fabricant et détaillant belge de vêtements de mode, un nouveau quartier général incluant une infrastructure logistique à HouthalenHelchteren. Ce site abritait déjà le siège central et la direction a choisi expressément d’y rester. Les architectes ont tout d’abord recherché l’emplacement optimal pour les fonctions souhaitées sur le site disponible dans la zone industrielle Centrum Zuid. Héberger l’administration, l’équipe créative et le centre logistique sur un même site était un élément primordial.

WORKPLACE SHOWCASE 2015 117

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À DÉCOUVRIR SUR WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

VERITAS, KONTICH

118 WORKPLACE SHOWCASE 2015

An Desmedt

An Desmedt

An Desmedt

« House of imagineering »

Bart Vandenabeele, Facility Manager & Vanessa Boel, Styling & Visual Branding Manager chez Veritas

L’histoire de Veritas remonte à 1892, lorsque Jean-Baptiste Leestmans achète une vieille mercerie au cœur d’Anvers.

Aujourd’hui, Veritas compte 120 points de vente en Belgique et au Luxembourg. L’essor et la diversification de ce fashion retailer a entraîné un besoin accru d’espace tant pour les bureaux que l’entrepôt. Le site concerné à Kontich ne permettant pas d’extension, Veritas s’est tourné vers la société Deloitte pour identifier différents sites sur la base d’un programme d’exigences établi par Colliers International (ex-AOS Group). Comme ce nouvel hébergement devait rencontrer les ambitions de croissance internationale, en ce compris l’e-commerce, une solution « build to suit » a très vite été privilégiée. Le violent incendie qui a endommagé une partie des bâtiments de Veritas en avril 2013 a mis une pression supplémentaire sur la réalisation du nouveau siège et a obligé le management de Veritas non seulement à mettre en place un scénario d’urgence mais aussi à examiner de près les différentes solutions financièrement et temporellement envisageables. En définitive, Veritas a décidé de scinder le bureau et le centre logistique. Dans cette perspective, la location d’un bâtiment existant semblait être la meilleure solution. En janvier 2014, la nouvelle implantation sélectionnée était prête à être aménagée : une superficie de 3.000 m2 répartie sur deux niveaux. Rapidement, le projet a été baptisé HOI – « House of imagineering » –, un prétexte conceptuel greffé sur l’historique de Veritas, ses valeurs et le fait qu’un travail chez Veritas est plutôt une manière de vivre que simplement un boulot, un « virus ». Les 120 ans d’histoire mais aussi les équipes de Veritas composées à 90 % de collaboratrices se devaient d’être mis en avant dans cet univers.

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/ workplace/Veritas

Systeemwanden Cloisons amovibles OfďŹ ce partitions

PAN-ALL nv Diebeke 13 9500 Geraardsbergen Belgium t +32 54 41 24 71 f +32 54 41 85 06 e info@pan-all.be www.pan-all.be

/WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE

À DÉCOUVRIR SUR

SPADEL, WOLUWE

Fil « vert » pour le nouveau quartier général L’ancien bâtiment de Spadel ne correspondant absolument plus à l’image pétillante des produits de la marque, l’entreprise s’est lancée à la recherche d’une nouvelle localisation pour héberger ses activités. L’entreprenariat socialement responsable et le respect de l’environnement constituent des valeurs essentielles pour l’entreprise.

Ils ont donc très naturellement servis comme autant de « fils verts » directeurs du projet de déménagement et d’aménagement des nouveaux bureaux. Ce déménagement devait aller de pair avec un aménagement de bureaux paysagers, une refonte de l’organisation en fonction des collaborations entre départements et l’introduction d’une « clean desk policy » comme impulsion pour le « nouveau travail ».

L’accessibilité au transport public, l’espace ouvert (un seul plateau) et l’apport maximal de lumière naturelle ont été pris en compte lors de la procédure de sélection d’une nouvelle implantation. Un certificat environnement BREEAM était un des critères pour la sélection finale de l’immeuble.

Bernard De Keyzer

Une longue liste de bâtiments a été établie, mais un seul s’est vraiment imposé : le 5e étage du Woluwe Heights. Il permettait de créer un environnement de travail inspirant aménagé en open space.

L’aménagement du nouveau siège devait refléter au maximum les valeurs de l’entreprise et de ses collaborateurs et incarner le slogan RH « Une seule équipe, une seule entreprise ». Pour ce faire, Spadel a collaboré avec D&C Services, dont l’approche avec réutilisation et recyclage de meubles de bureaux usagés a d’emblée séduit puisque cela correspondait totalement à la philosophie RSE de l’entreprise. « Spadel on the move » ‘a figuré cette année parmi les six projets nominés pour l’élection du « Facility Management Project of the Year » organisée par la fédération professionnelle IFMA. Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/ spadel Erika De Vos, Human Resources Director

120 WORKPLACE SHOWCASE 2015

CO-STATION, BRUXELLES

Incubateur pour starters Trois mille mètres carrés situés à quelques pas de la gare de BruxellesCentral, 27 jeunes entreprises et près de 200 starters, une importante communauté et des tonnes d’énergie : ce sont les ingrédients qui font la force du nouveau Co.Station BXL. Déclaré en faillite en 2014, l’incubateur et accélérateur a redémarré en début d’année sous l’impulsion de SocialCom et de BNP Paribas Fortis.

L’offre d’espaces de coworking est en plein boom à Bruxelles. Entre autres parce que les bureaux partagés offrent une alternative plus séduisante que le travail à domicile. Équipés de façon optimale avec des bureaux paysagers, des bureaux individuels et des salles de réunions, ces espaces offrent une flexibilité maximale. Un poste de travail pouvant être réservé et loué à l’heure, la journée ou la semaine. Avec la multiplication de l’offre sur le marché, ces centres de coworking sont amenés à souligner leurs spécificités afin de se démarquer. Dans le cas de Co.Station BXL, bien que le centre soit accessible à tous les entrepreneurs indépendants à la recherche d’un lieu de travail flexible, le cœur de cible est véritablement composé de jeunes entreprises à forte croissance actives dans le domaine des technologies de l’information. Ces starters sont en quête de la juste expertise et des bonnes personnes pour accompagner leur croissance.

L’orientation de l’incubateur bruxellois prend tout son sens lorsqu’on sait que Bruxelles compte la densité de starters la plus élevée en Belgique.

Reportage, galerie photo et partenaires du projet à découvrir dans la bibliothèque en ligne > www.profacility.be/workplace/co-station

WORKPLACE SHOWCASE 2015 121

WORKPLACE PROJECTS

/LIBRARY

Marc Detiffe

WWW.PROFACILITY.BE/WORKPLACE Via la bibliothèque en ligne www.profacility.be/workplace, découvrez d’autres reportages relatifs aux aménagements intérieurs des bâtiments de ces entreprises et organisations.

BAXTER EUROPE I PARC DE L’ALLIANCE, BRAINE L’ALLEUD www.profacility.be/workplace/baxter

 Bernard De Keyzer

Thomas Vanhaute

SANOMA I MALINES www.profacility.be/workplace/sanoma

BOOKING.COM I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/booking.com

Service de presse OLV Aalst

BEIERSDORF I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/beiersdorf

SIB ww

GDF SUEZ TOWERS I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/GDF-Suez

Marie Bourgonjon

Marc Detiffe

FOST PLUS I EVERE www.profacility.be/workplace/fostplus

EULER HERMES I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/eulerhermes

ME ww

Toon Grobet

Valérie Clarysse

OLV ZIEKENHUIS I ALOST www.profacility.be/workplace/OLV

ECOPUUR I NEVELE www.profacility.be/workplace/ecopuur

122 WORKPLACE SHOWCASE 2015

EDF LUMINUS I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/EDF

ALKEN MAES I MALINES www.profacility.be/workplace/alken-maes

FACILICOM I ANVERS www.profacility.be/workplace/facilicom

ELI ww

Valérie Clarysse

Marc Detiffe

Lars Kaae

Marc Detiffe

 Bernard De Keyzer

NN INSURANCE (ex- ING LIFE & NON-LIFE) I DIEGEM www.profacility.be/workplace/ING-LIFE

CENTER FOR CREATIVE LEADERSHIP I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/CCL

Yvan Glavie

Thomas Vanhaute

ALLER MEDIA I COPENHAGUE www.profacility.be/workplace/allermedia

CLEAR2PAY I DIEGEM www.profacility.be/workplace/clear2pay

ELIA I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/elia

Yvan Glavie

Marc Detiffe

MELEXIS I YPRES www.profacility.be/workplace/melexis

Marc Detiffe

Service de presse OLV Aalst

SIBELCO I ANVERS www.profacility.be/workplace/sibelco

BULL I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/bull

STIB – Royal Atrium I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/stib

GÓMEZ-ACEBO & POMBO I BRUXELLES www.profacility.be/workplace/gomez

WORKPLACE SHOWCASE 2015 123

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