Profacility magazine #46 nl juni 2015

Business Interactive Media bvba- Profacility Magazine Nr 46 • Driemaandelijkse publicatie • juni - juli - augustus 2015 • Nederlandstalige uitgave • 7,50 EUR • Afgiftekantoor Leuven Mail • P304098

Efficiency in building, workplace, facilities and mobility management

Monique Kallen, Division Manager Facility Management Head of Logistics BNP Paribas Fortis

De klemtoon op

Service Level Agreement

voor het uitbesteden van het beheer van de archieven van de bank BNP Paribas Fortis

Dimension Data new offices by Admos ChaussĂŠe de Bruxelles 135A, 1310 La Hulpe T +32 2 634 30 10 - contact@admos.be - www.admos.be

VOORWOORD

Facility management op twee snelheden

D

eelname aan binnen- en buitenlandse evenementen m.b.t. de facilitaire wereld maken steeds duidelijker dat België op dit vlak niet langer achterophinkt, maar facility management stevig op de kaart heeft gezet.

Anderzijds valt evenzeer op hoe verschillend de invulling van het begrip en de beleving ervan is van bedrijf tot bedrijf of ook nog van sector tot sector.

Enerzijds zijn er de grote organisaties waar facility management zeer ernstig wordt genomen, waar een snelle professionalisering zichtbaar is. Binnen deze organisaties wordt gestreefd naar een harmonisch evenwicht tussen kostenbesparing en maximaliseren van de services. Er is al een tijd afstand genomen van single service outsourcing en er is een toenemende bereidheid om steeds meer services bij één leverancier in te kopen. Integrated facility management ligt nog net een stap te ver, maar het multidisciplinair outsourcen evolueert wel nadrukkelijk in die richting. Het bundelen van outsourced services leidt ook tot meer vraag naar ‘partnership’, al blijft het daartoe noodzakelijke wederzijdse vertrouwen nog altijd erg gevoelig liggen. Van een leverancier wordt vandaag ‘meerwaarde’ verwacht en dat is veel meer dan ‘de beste prijs’ voorleggen. Expertise, meedenken en een niet aflatende inspanning over de ganse contractduur om de dienstverlening te optimaliseren, wegen steeds zwaarder door.

In de grotere organisaties evolueert de Facility Manager stilaan naar een strategische functie-invulling, waardoor het tactische facility management naar de outsource-partner wordt doorgeschoven.

Ook sectoren die lange tijd afwezig bleven of hooguit op de achtergrond zichtbaar waren, zoals onze steden en gemeenten, laten zich vandaag opmerken met een gedreven inhaalbeweging. Het ‘FaKL benchmarkproject’ voor steden en gemeenten volgens de nieuwste Europese norm EN 15221-7, waarvoor midden april de officiële aftrap werd gegeven, zal een aanzienlijke bijdrage kunnen leveren tot deze inhaalbeweging.

Maar België is vooral een land van kleine organisaties, met ongeveer 1 miljoen KMO’s volgens een recent rapport van Unizo, UCM en Graydon. Hoewel het ‘KMO-Rapport’ alle vennootschappen en eenmanszaken tot 50 werknemers als KMO definieert, blijkt in de praktijk dat slechts 1% van deze organisaties meer dan 10 medewerkers telt! In sommige gevallen zijn deze ‘mini-organisaties’ een filiaal van bekende grote internationale spelers, die met hun hoofdzetel tal van interessante FM-cases kunnen presenteren.

In de kleine KMO-organisaties is facility management een nog onbekend begrip, hoewel de noden, zij het op een vele malen kleinere schaalgrootte, niet zozeer verschillen.

Facility management wordt er – vaak onbewust – bedreven door mensen die acteren naar eigen goeddunken, op het gevoel af en met de beste bedoelingen. Hun acties en interventies zijn meestal ‘ad hoc’, weinig theoretisch onderbouwd, maar de brandjes worden geblust als ze zich voordoen. Veel van deze ‘verborgen’ FM-ers nemen facility management er snel even bij naast hun hoofdtaak binnen de kleine organisatie, waar geen plaats is voor een full time Facility Manager.

Ook binnen de KMO’s is er een groeiend besef van het belang van facility management, of welke naam dat daar ook mag hebben, niet alleen vanwege het kostenaspect, maar evenzeer vanwege de impact op de medewerkers. Misschien moeten service providers zich hier ook eens over buigen?

Eduard Coddé Hoofdredacteur Profacility Magazine redactie@profacility.be

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 3

De Profacility media zijn publicaties van

Uitgever : Business Interactive Media bvba Louisalaan, 523 -1050 Brussel Tel. +32(0)2 669 77 65 - Fax +32(0)2 626 37 17 info@bimedia.be - www.bimedia.be Directeur van de uitgave Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@bimedia.be ADVERTENTIE & BUSINESS PARTNERSHIPS Business Development

Didier VAN DEN EYNDE - dvandeneynde@profacility.be Klantenrelatie - coördinatie productie advertorials Kim VERHEGGE - kverhegge@bimedia.be Advertentietarieven beschikbaar op www.profacility.be/advertising REDACTIE

Hoofdredacteur Eduard CODDÉ - redactie@profacility.be Redacteurs en medewerkers Patrick BARTHOLOMÉ, Bruno HODITTE, Tim HARRUP, Kim VERHEGGE

Be smart in town planning, building & working

Vertalers Michel BUCKINX, Annelies VERBIEST Fotografen Bernard DE KEYZER, Martin DE BAERDEMAEKER, Yvan GLAVIE, Léon VAN WOERKOM

16

Stuur ons uw persbericht naar redaction@profacility.be (FR) redactie@profacility.be (NL) PRODUCTIE

24

Lay-out

Kurt THYS - Str8 - www.str8.be ABONNEMENTEN

Mobiliteit, een essentiële pijler voor een intelligente stad

Veranderen van locatie en aanpak: Leefmilieu Brussel wijst de weg met zijn nieuwe hoofdkantoor

Inschrijven op www.profacility.be/abo

43

contact : abo@profacility.be Uitgever Didier VAN DEN EYNDE,

• Bureau de dépôt

Leuven Mail •

P304098

Louisalaan, 523 -1050 Brussel

ement and mobility manag

magazine n° 46

ion • juin - juillet • Trimestriel d’informat

- août 2015 •

ne • 7,50 EUR Edition francopho

facilities g, workplace, Efficiency in buildin

Media sprl - Profacility

en, Monique Kall ement Facility Manag

Business Interactive

er Division Manag s Fortis ics BNP Pariba Head of Logist

op reemendet Level Ag eer van Serviceest eden van het beh

De klemtoon

© Alle rechten voor overname van teksten, advertenties of illustraties voorbehouden en dat voor alle landen. Ontvangen documenten worden niet teruggezonden.

Hun toezending sluit het akkoord van de auteur in voor vrije publicatie.

4 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Léon Van Woerkom

voor het uitb Paribas Fortis de bank BNP archieven van

Van gedeelde kantoren tot incubator, de diversificatie van co-working

INHOUD AGENDA

Niet te missen FM, WORKPLACE & REAL ESTATE evenementen

Bernard De Keyzer

→ 31/08 Conferentie ‘De ‘superdiversiteit’ in Brussel’ Georganiseerd door ATO Brussel, BIP

8

→ 09/09 Freestone Facility Cycling Tour Georganiseerd door Ki’Communications Rotselaar

FM & LOGISTICS

Archivering? Een uitgesproken core business bij BNP Paribas Fortis

→ 15/09 Opleiding ‘Hoe de EPB in 2015 toepassen?’

Georganiseerd door Leefmilieu Brussel Brussel, Tour & Taxis

→ 15/09 FM On Site - Bedrijfsbezoek bij Unilin Georganiseerd door IFMA Wielsbeke

19

VASTGOED

De Brusselse kantoormarkt herwint stilaan zijn glans

→ 22 > 25/09 Cleaning Management Services 2015 Duitsland, Berlijn, ExpoCenter City

→ 28/09 Conferentie ‘Een visie op Brussel als ecosysteem’ Georganiseerd door ATO Brussel, BIP

Jaspers-Eyers Architects

33

FM I PROCUREMENT

Het FaKL project of de nood aan het benchmarken van kosten

→ 24/09 BVS Business lunch Brussel, Hotel Le Plaza

→ 15/10 7e Interactief FM Congres Georganiseerd door Ki’Communications Campus Mechelen Noord

40 47

FM I PROCUREMENT

Ideale partners om winst en ethiek met elkaar te verzoenen

WORKPLACE SHOWROOM & PROJECTS ONLINE LIBRARY

Innovaties voor de inrichting van werkruimten

→ 18 > 20/10 European Outsourcing Summit 2015 Georganiseerd door IAOP Duitsland, Frankfurt, Marriott Hotel

Meer informatie en volledige agenda: www.profacility.be/agenda PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 5

/

NEWS WWW.PROFACILITY.BE/FM

MVO in de zorg: veelzijdig actueel Voor het zesde jaar op rij organiseerde Ki’ Communications het ‘Interactief Congres Facility Management in de zorg’. Het thema van dit congres wordt bepaald vanuit de zorgsector zelf. Voor de zesde editie was ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ de thematiek die ook binnen de zorgsector zeer veelzijdig aan bod blijkt te komen. Het onderwerp ‘green en clean’ toonde aan dat vergroening mogelijk is tegen dezelfde prijs en bij gelijkblijvende kwaliteit. Daarnaast werden de ingeburgerde methodologie en processen alsook de frequentie van het schoonmaken in vraag gesteld. Het thema ‘Smart Hospital’ pleitte dan weer voor het enten van de technische revolutie die de industrie doormaakt op ziekenhuizen en de zorgsector in het algemeen. Kurt Stabel, directeur WZC Buitenhof in Brasschaat, zette het ‘maatschappelijk verantwoord ondernemen’ af tegen ‘maatschappelijk verantwoorde zorg’. Bij maatschappelijk verantwoord ondernemen wordt het ondernemingsaspect te vaak vergeten. Bij ‘maatschappelijk verantwoorde zorg’ gaat het om de relevantie van het aanbod, het nastreven van kwaliteit voor bewoners en personeel.

Bernard De Keyzer

Meer lezen en andere getuigenissen ontdekken

Bedrijfscultuur moet meer aandacht voor veiligheid op de werkplek hebben Elke drie-en-een-halve minuut overlijdt iemand door een arbeidsongeval of beroepsziekte. Gezien deze verpletterende cijfers wil de ‘Werelddag voor Veiligheid en Gezondheid op het Werk’, die op 28 april plaatsvond, iedereen bewust maken van dit probleem.

De Europese cijfers zijn confronterend, maar ook op Belgisch niveau liggen de cijfers niet veel beter. In 2013 alleen al werden in ons land zo’n 150.519 arbeidsongevallen geregistreerd. Naar aanleiding van het evenement lanceerde Initial, marktleider op het gebied van verhuur en onderhoud van werkkleding, een interessante website waar bezoekers onder meer tips en aanbevelingen vinden om hun werkomgeving veiliger te maken.

Ontdekken

‘Global Outsourcing 100’: ISS bij de wereldtop Voor het tiende jaar op rij heeft de ‘International Association of Outsourcing Professionals’ (IAOP) een jaarlijkse rangschikking uitgebracht – The Global Outsourcing 100 – van de beste dienstverleners op vlak van outsourcing van diensten, en dat in alle sectoren. Voorgaande jaren heeft de IAOP de bedrijven op een wereldwijde lijst gerangschikt, met ISS als ‘s werelds nummer 1 in 2013 en 2014. Ongeacht hun oorsprong, sector (vastgoed, facility management, logistiek, …) of grootte kunnen bedrijven van over de hele wereld zich inschrijven voor deze evaluatie. De uiteindelijke lijst bevat de 75 beste ‘Leaders’ – de grote bedrijven – en de 25 beste opkomende bedrijven, de ‘Rising Stars’. Dit jaar is de organisatie van een klassement naar een sterrenwaardering overgeschakeld, en opnieuw heeft ISS, met vier volle sterren, de hoogst mogelijke erkenning gekregen.

Meer weten 6 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

FOD Mobiliteit en Vervoer in de bloemetjes gezet op de Facility Awards 2015 Zo kon de FOD Mobiliteit en Vervoer aanzienlijke kostenbesparingen doorvoeren. Door het aantal werkplekken met bijna een derde en de gemiddelde oppervlakte van elke werkplek met bijna 35% te verlagen, heeft de FOD, die vroeger bijna 39.000 m² verspreid over drie gebouwen inpalmde, nu nog maar zo’n 20.000 m² nodig voor zijn kantoren in het gebouw City Atrium in Brussel-Stad, vlak bij het Noordstation. De werkruimten in de twee andere gebouwen (CCN en Haren) bleken overbodig te zijn en werden ter beschikking gesteld van de Regie der Gebouwen. Door deze verhuizing kan 2,8 miljoen euro per jaar aan huurgeld bespaard worden, naast de 1 miljoen euro voor de exploitatiekosten van die gebouwen en 300.000 euro personeelskosten (schoonmaak, logistiek, onderhoud,...). Samen resulteert dit in een totale besparing van 4,1 miljoen euro per jaar!

De FOD Mobiliteit en Vervoer investeerde 5,7 miljoen euro in de herinrichting van het City Atrium en de implementatie van het Mobi4U-project. Een investering die in amper anderhalf jaar terugverdiend zal zijn! Deze uitzonderlijke resultaten op het vlak van goed beheer zouden andere overheidsdiensten tot nadenken moeten stemmen. In dat opzicht heeft Mobi4U het absoluut verdiend om door de jury van de Facility Awards uitgeroepen te worden tot FM-project van het jaar.

Lees de reportage van IFMA en de voorstelling van het project door de FOD Mobiliteit en Vervoer.

Bernard De Keyzer – courtesy of IFMA

Op 12 mei heeft een vakjury tijdens de uitreiking van de IFMA Facility Awards het project Mobi4U van de Federale Overheidsdienst Mobiliteit en Vervoer verkozen tot ‘FM Project of the Year 2015’. De FOD viel in de prijzen door de principes en best practices van de NWOW binnen zijn administratie toe te passen. Dankzij het Mobi4U-project kunnen de circa 1.200 medewerkers van de FOD Mobiliteit en Vervoer één tot twee dagen per week telewerken vanuit één van de twintig interfederale satellietkantoren. En daar maken heel wat medewerkers gretig gebruik van, want het aandeel telewerkers steeg van 8% naar liefst 50%! De FOD heeft zijn werkorganisatie en de indeling van de werkruimten dan ook grondig herzien.

Naar aanleiding van een studie door een extern consultancybureau werd vastgelegd dat maximaal 67% van het personeel op het zelfde ogenblik aanwezig is op kantoor. Deze effectieve bezettingsgraad van de werkplekken stimuleerde de FOD om na te denken over het strategische aspect. Uiteindelijk werd besloten om de indeling van de werkruimten aan te passen: individuele kantoren veranderden in gedeelde kantoren en tussenwanden verdwenen ten voordele van open landschapskantoren. Resultaat: 750 flex desks in plaats van 1.100 individuele kantoren. In het kader van deze reorganisatie werd het standaardgemiddelde van 18 m² per werkplek teruggeschroefd naar 11,5 m² (referentienorm die al bijna twee jaar toegepast wordt door de Regie der Gebouwen voor overheidsdiensten).

Het topteam achter het project, met als projectleider Jan Mathu, Diensthoofd Budget, Beheercontrole en Logistiek, Véronique Lagrange, experte in organisatiebeheer, en Doreen Coppens, Project & Communication Manager bij de FOD Mobiliteit en Vervoer.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 7

/

FM & LOGISTICS OUTSOURCING / CASE STUDY: BNP PARIBAS FORTIS

Archivering: een uitgesproken core business Sinds kort werkt BNP Paribas Fortis samen met een gespecialiseerde partner voor

het zeer gevoelige beheer van de fysieke archieven. Een outsourcingproject dat onder de meesterlijke leiding stond van de afdeling ‘Head of Logistics’ van de bank.

De resultaten zijn indrukwekkend, zowel financieel als operationeel. Dit toonbeeld

van best practices voor wat het beheer betreft, werd bekroond met de publieksprijs tijdens de IFMA Facility Awards 2015.

M

In mei laatstleden, ontving Monique Kallen, Head of Logistics Facility Management Belgium bij BNP Paribas Fortis, tijdens de plechtige uitreiking van de IFMA Facility Awards 2015, de publieksprijs ‘FM Project of the Year 2015’. Deze erkenning gaat naar het volledige team dat dit project voor het uitbesteden van de opslag en het dynamisch beheer van de bankarchieven tot een goed einde bracht.

onique Kallen is Division Manager Head of Logistics binnen de FMafdeling van BNP Paribas Fortis.

Ze heeft zojuist een strategisch project afgerond m.b.t. de optimalisering van de fysieke archivering van de Belgische bank en licht ons graag het algemene kader toe: “Hoewel we steeds meer archieven digitaliseren en de hoeveelheid papieren archieven geleidelijk aan afneemt, is de bank wettelijk verplicht om bepaalde gegevens op papier te bewaren, vaak tien jaar en soms zelfs vijftig jaar lang! Archivering is bijgevolg uiterst belangrijk voor de bank en wordt dan ook beschouwd als een core business. Ieder jaar raadplegen nog honderden collega’s van verschillende afdelingen binnen de bank de fysieke archieven”.

Tot 2014 werden die archieven bewaard in Gosselies. Verspreid over drie magazijnen, met een totale oppervlakte van meer dan 13.000 m², werden 750.000 dozen opgeslagen.

“750.000 dozen, dat cijfer zegt op zich niet veel” glimlacht Monique Kallen. “Maar zet al die dozen eens achter elkaar en je overbrugt de afstand van Oostende tot Arlon!”.

Vijf mensen van de entiteit Logistics stonden in voor het dagelijkse beheer van de archieven die een eigen leven leidden: ieder jaar moesten zij ongeveer 25.000 dozen of dossiers verzenden en ophalen, 35.000 nieuwe dozen stockeren en alle dozen vernietigen waarvan de bewaartermijn verstreken was.

“Door de digitalisering werd het totale volume van de archieven kleiner” aldus Monique Kallen. “Er moest dan ook dringend nagedacht worden over een archiveringsoplossing die aangepast zou zijn aan het terugvallend volume te archiveren papieren documenten, maar die tevens rekening moet houden met de vertrouwelijkheid en de veiligheid van de informatie. Dit alles gaf in januari 2013 aanleiding tot een RFI (Request For Information)”.

Bernard De Keyzer - courtesy of IFMA

Eerst en vooral het project afbakenen

Het doel van het archiveringsproject was de procedures en instrumenten stroomlijnen, standaardiseren en verbeteren, maar ook de kosten drukken. Die taak werd toevertrouwd aan een projectteam van deskundigen uit verschillende afdelingen binnen de bank, die bij het archiveringsproces betrokken waren. De provider moest betrokken worden bij de opstelling van de verschillende hoofdstukken van het project opdat zijn expertise en ‘best practices’ optimaal benut zouden worden.

Financiële opbrengsten als gevolg van het outsourcen van de activiteiten

2013

→

‘Inhouse’-beheer van de opslag en archivering

2015 Uitbesteden van de activiteiten voor opslag en archivering Opbrengsten

“De hoeksteen van dit project was een specialist in archivering vinden met informatiebeheer en beveiliging als core business. Bovendien was het de wens van de bank om de Service Level Agreements (SLA’s) en de processen voor interne klanten te behouden en, indien mogelijk, te optimaliseren. Dat alles zonder toegevingen te doen op het vlak van veiligheid, vertrouwelijkheid en procedures. En uiteraard met een betere prijskwaliteitverhouding”.

In de praktijk liggen de kosten van de uitbestede archiveringsdienst bijna 40% lager dan bij het vorige systeem. Het kostenplaatje is nu gebaseerd op een dynamische kostenstructuur (betaling volgens het aantal dozen) in plaats van een statisch systeem (betaling van vaste kosten voor huur, verwarming,...).

Samenwerking voor 15 jaar

Om dit doel te bereiken, was de bank vanaf het begin van het project op zoek naar een partner voor langdurige samenwerking. De keuze viel op een toonaangevend archiveringsbedrijf, Iron Mountain, waarmee een contract gesloten werd voor minstens 15 jaar, wat op zijn minst een uitzondering genoemd kan worden in de banksector.

FM bij BNP Paribas Fortis BNP Paribas Group is de grootste depositobank in de eurozone en behoort volgens Standard & Poor’s tot de zes meest solide banken wereldwijd. In België is BNP Paribas Fortis voor meer dan 99% in handen van de BNP Paribas Group en biedt het bedrijf een volledig scala van producten en diensten via zijn drie core businesses: Retail Banking, Corporate & Investment Banking en Investment Solutions. De entiteit Logistics (115 medewerkers), die het archiveringsproject gestuurd heeft, valt onder de afdeling Facility Management die op haar beurt deel uitmaakt van de entiteit TOPS (Technology, Operations & Property Services) van de Functions Group van BNP Paribas Fortis. Monique Kallen is Head of Logistics Facility Management Belgium bij BNP Paribas Fortis. Als industrieel ingenieur van opleiding, werkt ze al heel haar beroepsleven bij BNP Paribas Fortis, dat aan het begin van haar carrière nog een andere naam droeg. Ze groeide er door naar de ondersteunende diensten. Eind februari 2015 telde de afdeling Facility Management zo’n 560 medewerkers.

PROFACILITY MAGAZINE NR 46 JUNI 2015 9

/

FM & LOGISTICS OUTSOURCING | CASE STUDY: BNP PARIBAS FORTIS

De partner voor de externe dienstverlening werd gekozen op basis van een grondige kwaliteitsanalyse. Monique Kallen licht de keuze voor deze partner toe: “Er hebben verschillende zaken in het voordeel van Iron Mountain gepleit: de prijskwaliteitverhouding natuurlijk, maar dat niet alleen. Ook hun duidelijke en procesgerichte aanpak, hun wereldwijde expertise (155.000 klanten in 34 landen) en hun ervaring met andere grote financiële instellingen waren doorslaggevend. Bovendien hadden ze ervaring met de overdracht van zeer grote hoeveelheden fysieke archieven met migratie van onze metadata in hun systeem”.

Voor Iron Mountain bestond de uitdaging erin de activiteiten van de opslagsite in Gosselies over te nemen, rekening te houden met de interne veiligheids- en voorzieningseisen voor de overdracht van de archieven en 750.000 dozen te verhuizen van de opslagsite van BNP Paribas Fortis naar de verschillende sites van Iron Mountain. Dat alles moest afgerond worden binnen de vier maanden van de voorziene verplaatsingsfase van het project.

Dat betekende dat niet alleen de infrastructuur operationeel gemaakt moest worden, maar dat ook de databases van BNP Paribas Fortis omgeschakeld moesten worden naar het beheersysteem van zijn nieuwe partner.

De ultieme uitdaging was om gedurende het hele project 100% kwaliteit te garanderen, zowel in de goede uitvoering van de overdracht

De archieven van de bank werden overgebracht naar gebouwen van Iron Mountain, die hiervoor speciaal zijn ontworpen en beschikken over een strikt beveiligde toegang en optimale bescherming bieden tegen risico’s als brand en overstromingen. Iron Mountain heeft de archieven eerst beheerd op de opslagsite van BNP Paribas Fortis en vervoerde nadien pas alles naar zijn eigen magazijnen.

10 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

van de archieven als op het vlak van toegankelijkheid van de gegevens en informatie voor de bank. Tijdens de transportperiode werd wel een extra termijn van 24 uur geaccepteerd om de archieven aan de interne klanten te bezorgen.

In de praktijk

Elk archief dat het magazijn in Gosselies verliet, moest verschillende kwaliteitscontrolefases doorlopen. Idem bij de inontvangstneming van de archieven in de nieuwe magazijnen, waarbij twee controles via het scannen van streepjescodes plaatsvonden om een 100% gecontroleerd proces te garanderen met volledige tracering. Iron Mountain heeft twee interimkantoren in de buurt van Gosselies ingeschakeld om over voldoende tijdelijke werkkrachten te kunnen beschikken voor de uitvoering van het project op de archiveringssite van de bank. Voor een vlot verloop van het vervoer van circa 10.000 dozen per dag werd gebruikgemaakt van speciale voertuigen en een nauwkeurig rotatieschema gedurende de hele fase van de fysieke overdracht van de archieven.

Het externe transportbedrijf werd vooraf goedgekeurd door BNP Paribas Fortis en geauditeerd volgens de vereiste kwaliteitsnormen van de provider. Het fysieke transport van de archieven vond plaats van 1 juli tot half november, in precies 84 dagen, wat een voorsprong van een veertigtal dagen opleverde t.o.v. de oorspronkelijke planning.

Interne kostenstructuur voor archivering (voor uitbesteding)

2% 1%

1% jaarlijks transport

4% 32%

6%

2% IT 4% dagelijkse transporten 6% vernietiging van archieven 25% behandelingskosten

25% 30% werkingskosten voor de gebouwen

30% 32% huur van de gebouwen

Positieve evaluatie

Zodra het project uitgevoerd was, heeft BNP Paribas Fortis het geëvalueerd bij de voornaamste gebruikers. Die waren heel tevreden over het project. Kleine wijzigingen in het algemene kader werden positief onthaald.

Het project wordt ook beschouwd als een voorbeeld van een ‘best practice’, dat als referentie kan dienen voor de andere entiteiten in de groep door de pragmatische projectaanpak waarbij de deskundigen en belangrijkste gebruikers al vanaf het begin betrokken werden, zodat alle behoeften en mogelijke risico’s meteen in kaart gebracht konden worden. Het hele project werd door de verschillende afdelingen van de bank gevalideerd, waardoor zij er snel van overtuigd raakten. Een ander essentieel gegeven was de precieze bepaling van de behoeften in samenwerking met de gebruikers - die hun fiat gegeven hebben - en het transparante en transversale beheer van het project.

Optimalisering van de dienstverlening en kostenverlaging

De verbetering van de beveiligingsnormen voor de opslag van de papieren archieven was het belangrijkste niet-financiële resultaat van het project. De archieven werden overgebracht naar speciaal hiervoor ingerichte opslagruimten met perfect beveiligde toegang en gespecialiseerde systemen tegen risico’s zoals voornamelijk brand en overstroming.

Monique Kallen: “Dankzij dit project hebben we de opslag kunnen stroomlijnen en de kosten kunnen verlagen en vooral beter beheersen door over te schakelen van een statisch systeem, waarbij gewerkt werd met vaste kosten, op een dynamisch systeem, waarbij de kosten afgestemd zijn op het volume en de daarmee samenhangende activiteiten.

We hebben ook grote investeringen vermeden in ons opslagcentrum als gevolg van de normale slijtage van het gebouw. De Return on Investment is daardoor direct, aangezien er geen noemenswaardige investering vereist was door de bank”.

Door samen te werken met een gespecialiseerde partner, is de kwaliteit, de beveiliging en de efficiëntie van de opslag er bovendien op vooruitgegaan, maar ook het niveau van de diensten zoals raadpleging van archieven, herordening, vervoer...”.

En tot besluit: “Ons archiveringssysteem heeft nu een kleinere en beter gecontroleerde impact op het milieu: ‘groen’ transport met milieuvriendelijke voertuigen, beter aangepaste gebouwen van de provider op het vlak van verwarming en energieverbruik, kleinere afstand tussen de opslaglocatie en het centrale leveringspunt,... En last but not least, alle medewerkers van het archiefteam van de bank kregen een nieuwe functie binnen het bedrijf”.

Bruno Hoditte ✍

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 11

/

FM & LOGISTICS OUTSOURCING | CASE STUDY: BNP PARIBAS FORTIS

Project Management: objectieven uitzetten, structureren en verenigen voor een geslaagde implementatie De taak werd toevertrouwd aan een projectteam van deskundigen uit verschillende afdelingen binnen de bank die bij het archiveringsproces betrokken waren: Procurement (aankoopregels en contractbeheer), Logistics Coordination (archivering en beheer), Credits (belangrijkste interne klanten van de archiveringsdienst) en ten slotte IT (technische ondersteuning).

Het projectteam stond onder leiding van een beslissingsinstantie, het project board, en kreeg ondersteuning van de dienst Project Management Pool.

Aan het hoofd van dat projectteam stond Monique Kallen. Ze herinnert zich nog goed: “Eerst hebben we de bestaande situatie zeer gedetailleerd beschreven in samenwerking met alle betrokken afdelingen en gebruikers. Parallel hiermee hebben we een ‘business case’ uitgevoerd, die onze aanpak en de relevantie van het project moest bevestigen. Onder toezicht van Procurement, Contracting & Risk en volgens de Procurementmethodologie, werden alle behoeften en risico’s nauwkeurig opgenomen in een kaderovereenkomst ‘Managed Services Agreement’ met een specifiek hoofdstuk per onderwerp: Beschrijving van de diensten, Governance, Transition, Reporting, Business Continuity, Pricing,… Al dit voorbereidende werk heeft verschillende maanden in beslag genomen maar was essentieel voor het goede verloop van het project”.

De provider moest betrokken worden bij de opstelling van de verschillende hoofdstukken van het project opdat zijn expertise en ‘best practices’ optimaal benut zouden worden.

De kunst van goed communiceren om instemming te verkrijgen

Het management van de FM-afdeling van BNP Paribas Fortis werd regelmatig op de hoogte gehouden van de voortgang van het project, onder meer tijdens drie presentaties in het Procurement Decision Committee: • De presentatie ‘project intake’ om het management over het project te informeren en zijn goedkeuring te verkrijgen om het project op te starten: scoop, kosten, besparingen, gevolgen voor de diensten,...

• De presentatie ‘project update’ om het Decision Committee te informeren over

12 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

elke verandering in het oorspronkelijke project.

• De laatste fase, ‘project closing’, om de uitvoering van het project te valideren en het einde van het project te bevestigen.

De interne diensten van de bank en Iron Mountain werden geïnformeerd tijdens thematische vergaderingen, conference calls, via mail,... Die communicatie werd systematisch geformaliseerd in vergaderverslagen en gevalideerd binnen de ‘project board’.

De gebruikers (interne klanten) werden op de hoogte gehouden van het verloop via berichten op het intranet van de bank, de actualisering en de mededeling van procedures, opleidingen voor de gebruikers op de site (in samenwerking met Iron Mountain) en de aanstelling van verantwoordelijken per dienst en van een aanspreekpunt binnen de afdeling Facility Management.

De relevantie van de beslissing om het project te outsourcen

De gedetailleerde analyse van de uitgangssituatie liet toe om de kostenstructuur te identificeren en de relevantie aan te tonen om het project voor opslag en beheer van de archieven van BNP Paribas Fortis uit te besteden. Volgens Monique Kallen werd de beslissing tot outsourcen krachtig gemotiveerd door de mogelijkheid om met een externe partner de overstap te maken van een statisch systeem, wat voor de bank gepaard ging met een reeks vaste kosten (personeel, huur, verwarming, elektriciteit, rollend materieel,…), naar een dynamische oplossing waarbij de kosten in proportie staan tot het opgeslagen volume en de daarmee gepaard gaande behandelingen. Dit was een cruciale factor want de voorzieningen voor deze logistieke dienst gaven een fors dalende tendens aan voor wat het op te slagen archiefvolume betreft.

Indien de bank voor de bewaring en het beheer van de archieven verder gebruik zou blijven maken van eigen gebouwen, zou dat onvermijdelijk gepaard gaan met een stijgende kost per opgeslagen eenheid. ■

www.profacility.be/guide

www.profacility.be/guide

dé ontmoetingsplaats voor vraag en aanbod Laat deze kans niet liggen!

In de volgende Profacility Guide, die begin december zal verschijnen, krijgen leveranciers, consultants en dienstverleners de mogelijkheid om een bedrijfsprofiel te publiceren met de beschrijving van hun activiteiten, producten en diensten, alsook alle andere nuttig geachte inlichtingen en referenties. Met een oplage van 7.000 exemplaren (2 edities: Nederlands & Frans) wordt de gedrukte gids per post verzonden naar de verantwoordelijken voor gebouwen en facilitaire diensten van alle bedrijven die minstens 50 personen tewerkstellen. In de loop van 2016 zal de Profacility Guide ook verspreid worden op de belangrijkste FM en Real Estate evenementen.

Indien u interesse hebt in de publicatie van uw bedrijfsprofiel in deze gids, aarzel dan niet om contact op te nemen via advertising@bimedia.be, of per telefoon: Didier Van den Eynde - Tel. +32 (0)2 669 77 65.

De deadline voor de reservatie van publicitaire inlassingen is 09/10/2015.

Ontdek de laatste editie van de Profacility Guide - Speciale editie B2B Services Showcase via www.profacility.be/guide/2015_nl De online leveranciersgids op profacility.be/guide stelt meer dan 1.140 gespecialiseerde leveranciers en dienstverleners voor volgens hun activiteitensector. Zij bieden u hun knowhow om het beheer van uw gebouwen, werkomgevingen, facilitaire diensten, wagenpark en mobiliteit te optimaliseren.

© ‘Profacility Guide / B2B services Showcase’ is een uitgave de Business Interactive Media (Bimedia) www.profacility.be I info@bimedia.be I TEL. +32 (0)2 669 77 65 I advertising@bimedia.be

PUBLIREPORTAGE

KLANTGERICHTHEID, EEN NOOIT EINDIGENDE UITDAGING Facilicom, gespecialiseerd in zeer uiteenlopende en alles omvattende facilitaire dienstverlening via de onderliggende bedrijven Facilicom Facility Solutions, Gom, One Building Maintenance, Prorest, Trigion

en Axxicom, wil tegen eind 2016 de meest klantgerichte facilitaire

onderneming zijn. Deze ambitieuze doelstelling is een vervolg op het begin 2013 geïntroduceerde ‘Hostmanship’-concept. Hostmanship is

het gastvrij omgaan met klanten en medewerkers, mensen zich welkom

laten voelen, net dat ietsje meer doen dan verwacht wordt en zo een ‘wow’-effect realiseren.

Hostmanship scan Binnen de Nederlandse Facilicom-organisatie had men in de loop van 2012 al ervaring vergaard. België volgde een jaar later. Om als facilitaire dienstverlener alles in het werk te kunnen stellen om het goed gevoel op de werkplek te ondersteunen, stelde Facilicom haar klanten een ‘Hostmanship scan’ voor.

Via deze scan werd bij de werknemers van de klant gedetecteerd welke wensen er bij hen op de werkvloer leven m.b.t. het beschikbaar stellen van bepaalde services. De ‘Hostmanship scan’ resulteerde in een grote hoeveelheid informatie van waaruit een werk- en adviesdocument werd opgesteld.

Het verankeren van het ‘Hostmanship’-concept heeft een attitudeverandering binnen het bedrijf teweeggebracht. Mensen gaan anders met elkaar om, er is meer herkenning, wat ook resulteert in meer erkenning. De ervaringen met het ‘Hostmanship’-concept, dat overigens nog altijd doorloopt, gaven aanleiding om de geboden dienstverlening nog verder door te lichten. Het project ultieme klantgerichtheid is daar een logisch gevolg van.

Meerwaarde laten ervaren Het ‘Hostmanship’-concept focust op operationele en relationele klantgerichtheid, waardoor het de passende aanloop biedt naar de nieuwe bedrijfsdoelstelling voor Facilicom. ‘Klantgerichtheid’ streeft een ruimere bewustwording na van wat de klant wenst, evenals een wijziging in attitude bij de dienstverleners.

Actief luisteren naar de klant en de ontvangen signalen omzetten in concrete aandachtspunten is de sleutel voor een klantgerichte aanpak die resulteert in een continu ervaren meerwaarde door de klant. Oplossingen groeien vanuit de dialoog met de klant en staan in functie tot de uitdagingen van de klant.

Klantgerichtheid is voor Facilicom een onophoudelijk zoeken naar waar klanten mee bezig zijn en wat hen beweegt, om zo beter te kunnen beantwoorden aan de verwachtingen en een hogere klantentevredenheid te scoren. Flexibiliteit en maatwerk, evenzeer als competentie en ervaring in de verschillende facilitaire disciplines vormen de hoekstenen voor een klantgerichte aanpak.

Verandering gestuwd door vooruitgang “Er heeft zich de voorbije jaren een serieuze verandering voorgedaan bij Facilicom” stelt Guy Claes, Alliance Manager bij Facilicom en tevens verantwoordelijk voor het traject klantgerichtheid bij Facilicom in België. “De manier waarop we met onze klanten omgaan is vandaag veel opener en persoonlijker dan vroeger.

14 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

“ Onze klantgerichtheid zal de grenzen in de wereld van de facilitaire dienstverlening verleggen ” Deze directheid laat ons toe meer rekening te houden met de waarden van de klant.

Drie jaar geleden zette deze mentaliteitsverandering in. Het begon met vaak kleine uitingen zoals een begroeting of het openen van een deur door één van onze mensen op de werkvloer. Klantgerichtheid is voor ons een uitdaging voor iedereen die deel uitmaakt van onze Facilicom-familie, ongeacht rang of functie. Klantgerichtheid begint bij een mentale ingesteldheid, bij de wil om beter te doen voor de klant, de inzet om op elk ogenblik concreet meerwaarde te creëren voor de klant. Een klantgerichte houding lokt aan klantzijde ook vrij veel positieve reacties uit!”.

Klantgerichtheid voor iedereen, door iedereen Om tegen eind 2016 door te groeien tot ‘de meest klantgerichte facilitaire onderneming’, heeft de Facilicom-organisatie een specifiek programma ontwikkeld. Dat programma omvat naast een online kenniscentrum met cases en allerlei informatie, het opzetten van zogeheten ‘klantenarena’s’, bijeenkomsten met Facilicom-medewerkers, klanten en niet-klanten, die in een ongedwongen open sfeer polsen naar de verschillende opvattingen rond klantgerichtheid. De sessies zullen niet alleen de meest actuele klantenbehoeften aan de oppervlakte brengen, ze zullen ook het begrip klantenrelatiemanagement uitdiepen. De registratie van deze sessies vormt uiteindelijk de belangrijke basis voor het optimaliseren van een maximaal klantgerichte facilitaire dienstverlening.

Alain Vandenbrande, CEO Facilicom:

www.facilicom.be

“Voor Facilicom is de doelstelling de meest klantgerichte facilitaire onderneming te worden, een grote, maar logische stap. Wij zijn ervan overtuigd dat we, door aandachtig en persoonlijk te luisteren naar onze klanten en hun waarden centraal te stellen, niet alleen het meest klantgerichte facilitair bedrijf zullen worden, maar ook de grenzen in de wereld van de facilitaire dienstverlening zullen verleggen”

PROFACILITY MAGAZINE N° 46 JUIN 2015 15

TOWN PLANNING & MOBILITY

Mobiliteit, een essentiël Onze steden en gemeenten kunnen niet anders of ze nu groot of wat kleiner zijn - dan ‘smart’ te

worden om aantrekkelijk te blijven. Het is belangrijk

om iedereen bewust te maken van de uitdagingen en de mogelijkheden van deze zogenaamde ‘slimme steden’. Om het concept meer naamsbekendheid te

geven, lanceerde Belfius enkele maanden geleden voor het eerst de ‘Belfius Smart City Awards’.

O

Connect to www.pro-realestate.be → NEWS

news on market trends, projects and transactions

→ PROJECTS LIBRARY

town planning master plans, offices, logistics & retail projects

→ LIBRARY

trends & best practices in property,

workplace and facility management

→ NETWORK

coordinates & company profiles of key players in the Belgian real estate industry, along with suppliers

www.pro-realestate.be

© Pro-Realestate a trademark of Business Interactive Media (Bimedia) www.pro-realestate.be I info@bimedia.be I TEL. +32 (0)2 669 77 65 www.pro-realestate.be/advertising I advertising@bimedia.be 16 PROFACILITY MAGAZINE N° 46 JUIN 2015

m andere steden te inspireren, selecteerde een vakjury tien projecten van steden en gemeenten uit de drie gewesten, die zich onderscheiden door hun inspanningen op het vlak van duurzaamheid, innovatie en integratie in domeinen als mobiliteit, goed bestuur, huisvesting, milieu, economie en welzijn van de burgers. Het hele jaar door wordt elk project in de kijker geplaatst in een reportage die zal verschijnen in de populaire tijdschriften Le Vif/L’Express en Knack, partners van deze verkiezing. Elk project speelt in op een of meerdere onderdelen en aspecten van een slimme stad.

In november zal het publiek kunnen stemmen voor zijn favoriet. De vakjury zal rekening houden met de resultaten van die stemming bij de toekenning van de prijs voor het beste ‘Smart City’-project. De winnaar wordt bekendgemaakt tijdens een avondfeest dat op 2 december in Brussel zal plaatsvinden op de site van Tour & Taxis.

“ Elk project van de ‘Belfius Smart City Award’ speelt in op een of meerdere onderdelen en aspecten van een slimme stad “ Slimme en duurzame mobiliteit in Deinze

Een van de tien kanshebbers op die titel is de stad Deinze met een vindingrijk mobiliteitsproject. De stad is sinds 2011 aangesloten op het Blue-Bike-netwerk, een systeem van deelfietsen dat Blue Mobility organiseert in samenwerking met de NMBS, en het gemeentebestuur zag hierin al gauw een gedeeltelijke oplossing voor de mobiliteitsproblemen binnen de stad. Deinze was de eerste Belgische stad die besloot zelf de verplaatsingen met een Blue-Bike te financieren door een derdebetalerssyteem op maat in te voeren: het tarief van 10 euro voor een abonnement blijft maar de stad neemt, overal waar het systeem bestaat, de huurprijs van 3 euro per rit op zich. De invoering van het systeem was meteen een groot succes. Het aantal trajecten dat per deelfiets wordt afgelegd in Deinze is dan ook exponentieel gestegen: van 3.298 trajecten

in 2012 naar 13.021 in 2013 en zelfs 19.715 in 2014. Sindsdien hebben andere steden als Eeklo en Brugge het voorbeeld van Deinze gevolgd en ook een derdebetalerssysteem ingevoerd voor deelfietsen.

Het derdebetalerssysteem voor de Blue-Bikes was het startschot voor een waar fietsbeleid.

De bevordering van het fietsgebruik speelt voortaan een rol in alle projecten die verband houden met de ruimtelijke ordening en de mobiliteit in de stad. Zo werd er in het bijzonder rekening gehouden met het stalen ros bij de heraanleg van de Grote Markt en het SintPoppoplein. Naar het voorbeeld van wat er al in Kopenhagen gerealiseerd is op dit vlak, wordt er momenteel in samenwerking met de Provincie een ‘fietssnelweg’ aangelegd tussen Deinze, Gent en Waregem. Het grootste deel van het stuk tussen Deinze en Gent is al klaar en werd in oktober van vorig jaar officieel geopend voor fietsen.

Martin De Baerdemaeker

ntiële pijler voor een Smart City

Vélocité in Luik

Een andere genomineerde voor de Belfius Smart City Award is de stad Luik met haar fietsverhuurprogramma ‘Vélocité’. De stad Luik in samenwerking met de vereniging Pro Vélo exploiteert nu al vier jaar een fietsverhuurdienst voor lange of halflange duur, een unicum in Wallonië.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 17

TOWN PLANNING & MOBILITY

Voor de zeer aantrekkelijke prijs van 10 euro per maand tot 80 euro voor een volledig jaar, kunnen de inwoners voor al hun verplaatsingen zonder enige verplichting naar tijdgebruik of stationeren aan een paal, gebruikmaken van een performante en volledig uitgeruste nieuwe stadsfiets. De Stad Luik ziet in dit initiatief een reëel alternatief om het fileprobleem in de stad te helpen oplossen. Gesterkt door het succes van ‘Vélocité’ heeft de stad besloten een versnelling hoger te schakelen en biedt ze voortaan naast de klassieke tweewielers ook fietsen met elektrische trapondersteuning (ETO) aan. De Luikenaars zullen twee maanden lang gratis een e-bike kunnen uitproberen om te zien hoe dit ecologisch stedelijk vervoermiddel hun bevalt.

Terwijl de verplaatsingen in het midden van de Maasvallei gemakkelijk met een gewone fiets kunnen worden afgelegd, blijken de langere of transversale verplaatsingen soms moeilijker als gevolg van het terreinverloop in en rond Luik.

Een fiets met elektrische trapondersteuning biedt in dat geval de ideale oplossing. Het enige echte nadeel blijft de voorlopig vrij hoge aanschafprijs van zo’n elektrische fiets. Met dit initiatief wil de stad Luik de psychologische drempel tegenover e-bikes doorbreken.

Tegen maart 2017 zullen niet minder dan 440 personen of gezinnen de kans krijgen een fiets met ETO te testen. De fietsen worden ver-

vaardigd door de SA Brasseur, een bekende lokale onderneming uit de fietsensector. Ze zijn uitgerust met een Bosch-motor in de trapas, alsook met een boordcomputer die een hele reeks informatie geeft om de gebruiker bij te staan bij het sturen: het vergroten of verkleinen van de elektrische ondersteuning, het soort van ondersteuning, de tijd, de maximumsnelheid, de gemiddelde snelheid, de trajectduur, de afgelegde en de gecumuleerde afstand, de autonomie enz. Die boordcomputer beschikt verder over een USB-poort waarmee bij voorbeeld externe apparaten zoals een smartphone van energie kunnen worden voorzien.

De stad Luik heeft ook een speciale toepassing ontwikkeld voor het beheer van de verhuring.

Deze app biedt een overzicht op de vloot huurfietsen, de duurtijd van de huur, of wanneer iemand zijn fiets te laat heeft ingeleverd en de eventueel aan te rekenen boetes.

Het ‘Vélocité’-programma past perfect in de stedelijke ontwikkelingen van de “Cité Ardente”, die zachte en multimodale mobiliteitsbehoeften integreren. De herontwikkeling van de oevers van de Maas met fietspaden en de langverwachte komst van de tram in 2017, zijn twee belangrijke elementen voor deze ontwikkelingen.

Kim Verhegge ✍

Philips

Tien gemeenten en projecten zijn in de running voor de eerste ‘Belfius Smart City Award’

• • • •

•

Met het project Luna Vision wordt Mechelen de eerste Belgische stad die op LED-verlichting overschakelt.

Lier I Automatisering notariële inlichtingen Luik I Elektrische fietsen en Vélocité Mechelen I Maneblussers gaan voor LunaVision Oostende I Opbrengsgarantie voor energiebesparende investeringen bij gezinnen in armoede Terhulpen I Terhulpen aan de vingertoppen

•

• • •

•

Antwerpen I Stadslab 2050, energie voor het Antwerpse hart Brussel I OpenData.Bruxelles.be Deinze I Blue-Bike Deinze Gent I Energiecoaching op maat van uw bedrijf Herstal I Herstal Ré-Évolution

Het online stembureau voor de publieksstemming is geopend van 5 tot 22 november op www.knack.be/belfiussmartcity

18 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

FM & PROPERTY MANAGEMENT

/BENCHMARK

Nood aan het benchmarken voor een professioneel beheer van gebouwen De gemeente Heist-op-den-Berg telt 42.000 inwoners en kent een aanzienlijke

jaarlijkse bevolkingsaangroei. De bevolkingsaangroei weerspiegelt zich ook in een uitbreiding van het patrimonium om te kunnen voorzien in de nodige dienstverlening

naar de bevolking, wat dan weer resulteert in een complexere boekhouding, in casu kostenbewaking. Deze situatie is allicht herkenbaar voor zowat alle steden en gemeenten en dwingt tot een professionaliseren van het gebouwenbeheer.

H

eist-op-den-Berg beschikt over een uitgebreid patrimonium, waarbij prioriteiten in beheer in het verleden vooral politiek gestuurd werden. Traditioneel is er bij openbare besturen veel aandacht voor investeringen in infrastructuur, waardoor er bij technische diensten meer ervaring in dit domein aanwezig is en minder op het gebied van effectief gebouwenbeheer.

Het onderhoud van alle gebouwen - een 80-tal - is een behoorlijke kost waarvan het resultaat nauwelijks zichtbaar is voor de buitenwereld en bijgevolg politiek minder interessant.

Er wordt ook nieuw gebouwd, waaronder een sporthal als PPS-project en een cultureel centrum. Nieuwbouwprojecten zijn veel zichtbaarder voor de buitenwereld en wegen

in belang traditioneel zwaarder door bij een bestuur. Tegen 2019 moeten de OCMW’s integreren in de gemeentelijke organisatie, wat voor Heist-op-den-Berg betekent dat het vastgoed-patrimonium met een 30-tal gebouwen zal aangroeien.

Ing. Guy Van der Veken trad na een loopbaan bij Siemens ICT in dienst als afdelingshoofd Technische Zaken bij de gemeente Heist-opden-Berg: “De vraag stelt zich dan ook of het zinvol is om een eigen dienst voor Facility Management voor het geheel op te zetten”.

Het nieuwe gemeentelijke boekhoudsysteem (BBC) regelt de gespreide budgettoekenning per jaar voor het ganse patrimonium.

De autofinancieringsmarge moet positief zijn.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 19

FM & PROPERTY MANAGEMENT

/BENCHMARK

Binnen de gemeentelijke vastgoedportefeuille zit heel veel variatie, inclusief leegstaande gebouwen. Moeten ze idealiter verkocht worden, is herbestemming een optie of is afbreken de juiste keuze? De probleemstelling is vrijwel identiek voor alle gemeenten, ongeacht hun schaalgrootte.

Nood aan het benchmarken van kosten

De kosten kennen is een prioritaire zaak, maar wat doe ik daar vervolgens mee? Wat stellen die cijfers voor? De informatie kunnen vergelijken is belangrijk om de juiste beslissingen te nemen. Dan spreekt het belang van benchmarken voor zich.

Johan Ryckx, Docent Hogeschool Odisee en bezieler van het FaKL benchmarkproject.

Kiezen voor professionalisering

De kosten voor de gebouwen zitten sterk verspreid over een groot aantal diensten.

Iedereen heeft wat onder zijn vleugels en doet daar wat mee. Guy Van der Veken: “Er was echt nood aan een gecentraliseerde administratie voor de gebouwen. Daarom gingen

“In Nederland doen steden en gemeenten al meer dan tien jaar aan benchmarken” benadrukt Johan Ryckx, Docent Hogeschool Odisee en bezieler van het FaKL bench-markproject voor steden en gemeenten volgens de nieuwste Europese norm EN 15221-7 (Performance benchmarking; 2013). “De eerste stap is de algemene bewustmaking van de kosten die verbonden zijn aan gebouwen en de noodzaak om deze professioneel te beheren”.

“ Voor het benchmarken van kosten vormt een objectieve conditiestaatmeting van de gebouwen een waardevolle basis “ we op zoek naar een geschikt gebouwenbeheersysteem om het beheer van de kosten te centraliseren en kwamen zo uit bij Archibus – Procos”. Er is niet alleen nood aan het centraliseren van de gegevens, het is tevens belangrijk dat die gegevens zo precies mogelijk zijn.

Een objectieve conditiestaatmeting van de gebouwen vormt daartoe een waardevolle basis. De vraag stelt zich dan of dit zelf kan worden aangepakt, dan wel of outsourcen de betere optie is. Kleinere gemeenten beschikken niet over de nodige mensen om dit aan te pakken en zullen dit zeker uitbesteden.

20 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Een rondvraag bij Vlaamse gemeenten bracht in 2011 aan het licht dat 80% belangstelling heeft voor het benchmarken van de facilitaire kosten van gebouwen. De grootste belangstelling gaat uit naar het benchmarken van de kosten voor gemeentehuizen/ administratieve centra en zwembaden. Dezelfde rondvraag toonde ook aan dat er veelal informatie aanwezig is over herstellings- en renovatiekosten, echter niet over de exploitatiekosten – het werkterrein van facility management – terwijl juist overal besparingen gevraagd worden op dit vlak.

Online benchmarktool

Johan Ryckx: “Om de instap in het benchmarkproject FaKL (Facilitaire Kengetallen Lokale Overheden) zo laagdrempelig mogelijk te maken en de deelnemers tevens maximaal praktische waarde te verzekeren, werd de EN 15221 norm, die als uitgangsbasis dient,

van de gegevens in het online benchmarktool, een investering die beloond wordt met heel wat nuttige informatie om de eigen situatie te evalueren en te verbeteren. “Wie de moeite neemt ziet ook onmiddellijk resultaat, één van de vele voordelen van FaKL-benchmark.be, het online benchmarktool” benadrukt Johan Ryckx.

“ Om de vergelijking van kosten mogelijk te maken met de online FakL benchmarktool, werd de EN 15221 Norm als basis van 33 naar 18 kostencategorieën teruggebracht “ vereenvoudigd van 33 kostencategorieën naar 9 verplicht en 9 optioneel in te vullen.”

De ingevoerde gegevens worden na verificatie opgenomen in de database. Gegevens zoals het bouwjaar, huur of eigendom, enz. maken het samen met de basiskenmerken zoals de oppervlakte in m² mogelijk om bij het benchmarken het beschikbare cijfermateriaal te filteren zodat kan vergeleken worden met gebouwen die gelijkaardig zijn aan het door de deelnemer ingebrachte gebouw. Een tijdsinvestering van ongeveer 30 uur volstaat voor het opzoeken en invoeren

“Uit de testbevraging blijken de ingevoerde gegevens per kostencategorie te variëren in een vork van 60 tot 150% rond een gemiddelde van 100 %”.

Een variatie van 2,5 tussen de laagste en hoogste geregistreerde kost maakt duidelijk dat er heel wat ruimte voor optimalisatie ligt.

Hoe meer steden en gemeenten deelnemen, hoe preciezer de benchmarkinformatie zal zijn en hoe waardevoller de tool zich zal bewijzen.

Eduard Coddé ✍

Benchmarkproject FaKL De nieuwste Europese norm EN 15221-7 (Performance benchmarking; 2013) dient als uitgangsbasis voor het benchmarken van de facilitaire kosten van gebouwen. De oorspronkelijke 33 kostencategorieën werden teruggebracht naar 9 verplicht en 9 optioneel in te vullen categorieën.

De eerste 9 categorieën dekken ongeveer twee derde van de totale kosten. Wie de moeite neemt de 18 categorieën te delen met andere deelnemers verhoogt de dekking tot 90% van de totale kosten.

Ruimte en infrastructuur • Gebouw * • Technisch onderhoud * • Energieverbruiken * • Schoonmaak * • Werkplekinrichting * • Preventie en bescherming * • Beveiliging * • Onthaal * • Catering en vergaderzalen *

Personeel en organisatie

• Helpdesk • Hard en software voor eindgebruikers • Beheer netwerk • Opleiding • Kantoorbenodigdheden • Documentbeheer • Mobiliteit * 9 verplicht in te vullen categorieën van de EN 15221-7 norm

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 21

FM & PROPERTY MANAGEMENT

/BENCHMARK

FaKL-benchmark.be uit de startblokken Op 16 april 2015 werd het definitieve startschot gegeven voor het FaKL benchmarkproject voor steden en gemeenten. Van de 308 uitgenodigde Vlaamse steden en

gemeenten waren er meer dan honderd present. De aanwezigen kregen een bondig overzicht van de resultaten verzameld in de voorafgaande testfase en werden wegwijs gemaakt om zelf aan de slag te gaan.

I

n het najaar 2014 werden op een tiental testlocaties de kosten en uitbatingsgegevens van gemeentehuizen en/of andere vastgoedobjecten die door lokale besturen beheerd worden in kaart gebracht.

De resultaten van dit het testonderzoek werden gebundeld en voorgesteld aan de aanwezigen op de bijeenkomst in Temse.

of 38,52 euro/m² *. Vijf gemeenten zitten met een routineschoonmaakkost per werkplek die beduidend hoger zit dan het gewogen gemiddelde van 766,99 euro/WP. De spreiding van de kost voor de ICT-helpdesk blijkt in het testonderzoek niet alleen redelijk hoog te liggen, de hoogste kost is bovendien 5,4 (indien per WP) tot 6,5 (indien per VTE)

“ Het is duidelijk dat benchmarken heel wat ruimte voor verbetering aantoonbaar maakt “ Ondanks de beperkte schaalgrootte van een testonderzoek leverde dit opmerkelijke resultaten op en ruimschoot stof voor discussie en verbeteracties, wat het uiteindelijke doel van dit benchmarkproject is.

Ruimte voor verbetering

Bij de kost per m² voor de gebouwen blijkt dat de minst goed presterende gemeente een verbeterpotentieel van 87 euro/m² kan exploreren t.o.v. de best presterende gemeente.

Gezien de kost voor gebouwen 20% aandeel heeft in de totale bevraagde facilitaire kost, loont het de moeite dit gegeven aan te pakken.

De kost voor technisch onderhoud, inclusief de kost voor aanpassingen en optimalisatie van gebouwen en installaties, vertoont een spreiding van 136,7 euro/WP* voor de 5 meest vergelijkbare gemeenten, wat neerkomt op een verbeterpotentieel met een factor 1,5.

Voor wat het verbeterpotentieel voor het energieverbruik per werkplek betreft, loopt dit op tot een factor 3.

De spreiding tussen de gemeente met de hoogste routineschoonmaakkost per werkplek en de laagste is aanzienlijk: 1.461,66 euro/WP

22 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

keer hoger dan de laagst genoteerde kost.

Een bijna even grote variatie tussen laagste en hoogste kost tekent zich af bij de ICT hard- en software, evenals het ICT-netwerkbeheer.

Hoewel het beperkt aantal deelnemers aan het testonderzoek ongetwijfeld de variatie tussen hoogste en laagste kost sterker laat uitslaan, is het duidelijk dat benchmarken heel wat ruimte voor verbetering aantoonbaar maakt.

Navolging voor verder verrijking

In navolging van dit lanceringsmoment werden in de vijf Vlaamse provincies opvolgvergaderingen georganiseerd. Voor deze werkvergaderingen schreven bijna zestig deelnemers in, waarvan meer dan de helft nieuwe contacten. Nu wordt met spanning gewacht op de steden en gemeenten die voor eind juni hun cijfermateriaal moeten verzamelen en invoeren om de broodnodige managementinformatie te vergaren die zal toelaten om tot praktisch bruikbare benchmarkresultaten te komen.

Eduard Coddé ✍ * WP = Werkplek . vermelde bedragen zijn per jaar.

Resultaten van de testbevraging bij 10 steden en gemeenten Gewogen gemiddelde facilitaire kosten: 6.521 € per werkplek per jaar

I. verdeling

per hoofdrubriek

Personeel en organisatie / 3.640 € - 55,8 % Ruimte en infrastructuur / 2.881 € - 44,2 % 2.881 €

3.640 €

II. verdeling 599 €

per subrubriek

Ruimte > 2.345 € - 36 %

Gebouw (19,7 %), technisch onderhoud (inclusief aanpassingen, vervangingen en optimalisatie voor het gebouw en installaties) (6,9 %), energieverbruik (8,8 %), administratie gebouwenbeheer (0,6 %)

1.257 €

Parkings > 122 € - 1,9 % Schoonmaak > 767 € - 11,7 %

594 €

Werkplek inrichting > 406 € - 6,2 % 2.345 €

Veiligheid > 461 € - 7,1 %

Preventie en bescherming (2,8 %), beveiliging (4,3 %)

467 €

Werkomgeving en gastvrijheid > 564 € - 8,6 % Onthaal (4,8 %), catering en vergaderzalen (3,8 %)

406 €

ICT > 1.257 € - 19,3 %

Help desk (2 %), hard en software voor eindgebruikers (11,1 %), beheer netwerk voor eindgebruikers en op organisatieniveau (5,4%), opleiding (0,8 %)

767 €

Logistiek / 599 € - 9,2 %

Kantoorbenodigdheden (3,4 %), documentbeheer (4,2 %), mobiliteit (1,6 %)

122 €

FaKL-project’s stakeholders Het project ‘Benchmarking van Facilitaire Kengetallen van steden en gemeenten’ (FaKL-benchmarkproject) is een initiatief van Odisee hogeschool in samenwerking met de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten (VVSG); de beroepsvereniging facility managers IFMA Belgian Chapter; en een aantal partners uit het facilitaire werkveld, zoals Uitgeverij Vanden Broele, Procos en Fier.fm (Nederland). Ook vertegenwoordigers uit een aantal steden en gemeenten werkten nauw samen met de projectgroep en zorgden voor de nodige input vanuit het werkveld. Via een webtoepassing tool worden op een gestructureerde manier kostenkengetallen van een aantal gebouwen uit de vastgoedportefeuille van steden en gemeenten verzameld.

Eind juni 2015 is als deadline gesteld om tijdens de zomermaanden een rapport te destilleren uit de verzamelde gegevens. Het systeem blijft echter verder open, waardoor de waarde ervan nog zal stijgen. Alle financieel verantwoordelijken en Facility Managers bij steden en gemeenten die kostkengetallen willen vergelijken of meer informatie over dit project wensen te ontvangen, kunnen zich aanmelden via www.FaKL-benchmark.be of contact opnemen via info@FaKL-benchmark.be

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 23

/

Veranderen van locatie en aanpak: Leefmilieu Brussel toont hoe het moet met zijn nieuwe hoofdkantoor De Brusselse milieu- en energieadministratie is half november verhuisd naar een gebouw dat niet alleen dient als

werkplek voor het personeel maar ook als uithangbord. Tijdens de officiële opening half januari benadrukte minister

Fremault de voorbeeldwaarde van het nieuwe gebouw. Door op zijn eigen vestiging alle principes toe te passen voor een rationeel gebruik van energie en duurzame mobiliteit, zoals het dit zelf promoot bij Brusselse bedrijven, inwoners en pendelaars, kiest het bedrijf resoluut voor een voorbeeldfunctie en innovatie.

H

Yvan Glavie

et nieuwe hoofdkantoor van Leefmilieu Brussel staat voorlopig nog een beetje alleen, zwart en sober, nieuw en protserig, omgeven door modderige, braakliggende terreinen. Dit contrast is echter maar tijdelijk, want Tour & Taxis is dé wijk voor stedelijke renovatie: door de huidige tabula rasa zijn er weinig verplichtingen en de mogelijkheden bijna eindeloos. Als we de beleidsverklaringen mogen geloven, zou de hoofdzetel van Leefmilieu Brussel tegen het einde van de bestuursperiode het gezelschap moeten krijgen van 370.000 m2 nieuwe gebouwen, waaronder kantoren, handelszaken en 1.500 nieuwe woningen. Er komt ook een nieuw park van 9,15 ha, waarvan de eerste stukken in het voorjaar 2015 aangelegd worden. Het personeel van Leefmilieu Brussel zal er zijn kennis kunnen etaleren in de aanleg en het beheer van groenruimte. Dit gigantisch stedelijke renovatieproject van 35 ha is beslist een pareltje in wording, want met zijn 16.750 m² is dit gebouw het grootste passieve kantoorgebouw van België en het tweede grootste van Europa.

Leon Van Woerkom

REAL ESTATE SMART & GREEN BUILDINGS

Leon Van Woerkom

Yvan Glavie

Leon Van Woerkom

/

REAL ESTATE SMART & GREEN BUILDINGS

Vanaf Anders werken voor een optimaal gebruik van de werkruimte

De verhuis en de inrichting van het nieuwe hoofdkantoor voor Leefmilieu Brussel bracht de medewerkers in de wereld van het nieuwe werken. De nieuwe organisatie laat onder meer toe om de ruimtelijke planning en de inplanting van de werkplekken te optimaliseren in functie tot het aantal medewerkers die fysiek aanwezig zijn. Aldus kon door het toepassen van het flex desk principe (de werkplek behoort niet langer aan één persoon toe, maar wordt gedeeld met anderen) het aantal werkplekken drastisch verlaagd worden evenals de totale ingenomen oppervlakte (m²).

“We weten dat een werkplek gemiddeld 70% van de tijd bezet is. In het nieuwe gebouw zijn er maar 557 werkplekken voor 636 medewerkers” aldus Frédéric Fontaine, directeur van Leefmilieu Brussel. Er zijn dus 88 werkplekken per 100 werknemers, wat een comfortabele marge geeft. In dat kader is het bedrijf overgeschakeld van een ‘control & command’-managementstijl op basis van aanwezigheid op een managementstijl op basis van doelstellingen en resultaten.

De nieuwe organisatie gaat voor ‘zero papier’ door de documentenstroom maximaal te digitaliseren, een maatregel in het belang van het milieu, maar evenzeer een logisch gevolg en noodzakelijk in het kader van de keuze voor het ‘clean desk’ principe. Dit vergemakkelijkt een gedeelde toegang tot documenten, ook op afstand, wat een essentiële ondersteuning voor

telewerken inhoudt, een andere geïntegreerde component in de nieuwe werkorganisatie binnen Leefmilieu Brussel.

We komen nog terug op deze nieuwe organisatie en de NWOW-inrichting van de werkruimten in een specifiek artikel van Profacility dat zal verschijnen in het speciale nummer ‘Workplace Showcase’, dat innovatie en best practices op dit vlak in de kijker plaatst.

Amper 33 parkeerplaatsen

De mobiliteit van de 636 werknemers die op de nieuwe hoofdzetel werken, werd ook duurzamer gemaakt. “We hebben een zeer ambitieus verplaatsingsplan” benadrukt Frédéric Fontaine. “Dat er maar 33 parkeerplaatsen voor auto’s en 210 parkeerplaatsen voor fietsen zijn, maakt duidelijk welke richting we willen uitgaan.

Afhankelijk van hun mobiliteitsprofiel bieden we onze medewerkers een bedrijfsfiets aan”.

Verder is er het feit dat vestigingen, die vroeger verspreid lagen, nu samengevoegd zijn op één locatie, ligt de excentrisch gelegen hoofdzetel dichter bij het stadscentrum en is er een treinstation vlakbij. Het is duidelijk: door de nieuwe locatie is het gebruik van de auto beperkt tot het strikt noodzakelijke en wordt zachte mobiliteit sterk gestimuleerd. Er kan naar keuze gebruik gemaakt worden van het openbaar vervoer, de fiets (plooifiets of elektrische fiets voor wie verder van zijn werkplek woont) of men kan natuurlijk ook gewoon te voet naar het werk komen. Opfrissen kan in de kleedkamers met douches.

950 personen in dienst van de duurzame ontwikkeling van Brussel De Brusselse milieuadministratie is een sleutelelement in het realiseren van het doel om in Brussel de grote sociale, economische en ecologische uitdagingen van de 21e eeuw aan te gaan. Het instituut bestaat nu 25 jaar en is actief in een verrassend gevarieerd aantal gebieden: energie, klimaat, ecologisch bouwen, lucht, afval, water, groene ruimten en biodiversiteit, geluidshinder, bodemsanering, ecologische mobiliteit, duurzame voeding, gezondheid, overgang naar een duurzamere economie, enz. Het takenpakket is heel uitgebreid, gaande van adviseren, sensibiliseren en informeren tot premies toekennen, opleidingen voor deskundigen organiseren en pedagogisch materiaal aan docenten bezorgen. Leefmilieu Brussel richt zich tot de Brusselaars ongeacht hun identiteit: burgers uit binnen- en buitenland, werknemers en bedrijfsleiders, leden van verenigingen, openbare gezagsdragers,...

Op de tweetalige website van Leefmilieu Brussel kan men alle informatieve of reglementaire referentiedocumenten terugvinden over opleidingen en seminaries, evenals over alle milieuzaken.

Te raadplegen op www.environnement.brussels en www.leefmilieu.brussels

26 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Yvan Glavie PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 27

/

REAL ESTATE SMART & GREEN BUILDINGS

Vanaf de ontwerpfase past het gebouw duurzame ontwikkelingsprincipes toe, zoals de korte keten. Zo werden de meeste verwerkte materialen in België gefabriceerd op basis van lokale grondstoffen of werden ze geïmporteerd vanuit de buurlanden. De voorkeur ging uit naar producten met een milieulabel, vooral voor verf, thermisch isolatiemateriaal, vloerbekleding en houtproducten.

Terugwinning van energie en regenwater

Wat de terugwinning van energie betreft, is de thermische isolatie (met onder meer driedubbele beglazing) uiteraard zeer geavanceerd, net als de luchtdichtheid. Beide elementen worden gecombineerd met een balansventilatiesysteem met warmterecupe-ratie uit de afgevoerde lucht. Onnodig elektriciteitsverbruik wordt vermeden door de overvloedige natuurlijke lichtinval maar ook door aanwezigheidsdetectoren in de ruimten.

Het energieverbruik optimaliseren vormde de kerngedachte van het gedurfde ontwerp van architectenbureau Cepezed. Er ging ook veel aandacht naar het verbruik van een andere natuurlijke hulpbron: de terugwinning van het regenwater voorziet in de behoefte aan nietdrinkbaar water, zoals voor de toiletspoeling.

Yvan Glavie

Een aanzienlijke eigen energieproductie Het gebouw beschikt over drie energiebronnen, waarvan twee actieve: 700 m² zonnepanelen leveren bijna 88.000 kWh elektriciteit per jaar, terwijl vier geothermische putten op een diepte van 80 m onder de grond en gekoppeld aan warmtepompen, de nodige aanvullende calorieën verschaffen voor verwarming en in de zomer de eventuele overtollige calorieën uitwisselen met de ondergrond (die het hele jaar een gemiddelde temperatuur van 12°C heeft). Het glazen dak van 3.200 m² ten slotte

biedt warmte zodra de zon schijnt, zelfs in de winterperiode. Een leger automatische stores moet vermijden dat het in de zomer binnen teveel opwarmt.

Image courtesy of CEPEZED

Balansventilatiesysteem met warmterecuperatie uit de afgevoerde lucht

28 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Yvan Glavie

Voorkeur voor een korte keten

Architecturale en functionele openheid naar het publiek

Het gebouw is niet alleen visueel open maar ook qua werking: de benedenverdieping en de eerste verdieping zijn, ook op zaterdag, toegankelijk voor bezoekers, die dan contact moeten opnemen met de dienst waarop hun activiteiten betrekking hebben. Daarnaast komen een gespecialiseerd informatie- en documentatiecentrum, een auditorium met 415 plaatsen, modulaire vergaderzalen en een restaurant dat duurzame fair trade voeding aanbiedt tegemoet aan de behoeften op het vlak van onthaal, opleiding, informatie en sensibilisering. (1)

Patrick Bartholomé ✍

(1)

Meer informatie over het ‘Bel’: http://bel.brussels

Op de eerste verdieping van het gebouw is een informatie- en documentatiecentrum ingericht dat toegankelijk is voor het publiek.

Conferenties en seminaries vinden een passend onderkomen in het auditorium met 415 plaatsen.

Yvan Glavie

Yvan Glavie

Yvan Glavie

In 2016 komt daar nog een permanente tentoonstelling van 700 m² bij over de stedelijke uitdagingen in de 21ste eeuw, maar er zullen ook tijdelijke exposities georganiseerd worden.

Er worden vooral jonge mensen verwacht, hoewel dit glazen huis openstaat voor alle Brusselaars en uiteraard vanuit dat oogpunt

ontworpen werd. Het gebouw laat trouwens niet bepaald onverschillig, want grapjassen hebben er al een koosnaam voor bedacht, zoals vaak het geval is in grootsteden die zich kenmerken door een opvallende architectuur.

Etnologen bevestigen het fenomeen: wanneer een groep mensen een nieuwe naam bedenkt, betekent dit dat ze het nieuw benoemde gegeven opnemen in hun dagelijkse leven, het bestaan ervan erkennen en het een unieke plaats willen geven in de gemeenschap. En dat is precies wat nu al gebeurd is met het nieuwe hoofdkantoor van Leefmilieu Brussel, ook al is het nog maar net in gebruik genomen.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 29

/

Leon Van Woerkom

REAL ESTATE SMART & GREEN BUILDINGS

Stakeholders van een voorbeeldbouwproject Certificatie

site Tour & Taxis

Havenlaan 86c, 1000 Brussel

BREEAM ‘Excellent’

Bouwheer

Project T&T

Architecten

Cepezed, Delft (NL) et Philippe Samyn & Partners (BE)

Studiebureau

Meijer, Wilrijk

Hoofdaannemer

Van Laere, Zwijndrecht

Metalen constructies

CSM Steelstructures, Hamont-Achel

Gevels en dak

Hafkon, Zaltbommel (NL) et Belgo Metal, Wetteren

Glazen binnenwanden

Maars Janssens Partitioning systems www.profacility.be/maars-janssens

Beglazing met geïnte-

ISSOL, Luik

greerde fotovoltaïsche cellen Extensa, als vastgoedontwikkelaar voornamelijk actief in België en Luxemburg, en voor 100% in handen van de groep Ackermans & van Haaren, verwierf in januari 2015 100% van de vennootschappen die eigenaar zijn van de site Tour & Taxis, door overname van de resterende 50% van de aandelen van zijn joint venture-partners IRET (groep De Vocht) en STAK REI (groep Lisman).

Bovendien heeft Extensa het door Leefmilieu Brussel voor 3.065.000 euro per jaar gehuurde gebouw verkocht aan de verzekeringsmaatschappij Intégrale. Het hernieuwbare huurcontract heeft ene looptijd van 18 jaar. Frédéric Fontaine, directeur van Leefmilieu Brussel, is tevreden $dat hij op die manier kan bewijzen dat een passiefgebouw met €183/m²/jaar betaalbaar kan $zijn zonder meerkosten in vergelijking tot de prijzen die gehanteerd worden in dit deel van Brussel voor kantoorgebouwen en die variëren van €185 tot €195/m²/jaar. Het gebouw zal trouwens een besparing van €214.000 euro aan verwarmingskosten (-96% gasverbruik in vergelijking met de oude gebouwen) opleveren, terwijl de jaarlijkse energiekosten dalen van €19,88 naar €4,54/m².

30 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

1 Lees hierover het interview met Michel de Bièvre, CEO van Project T&T, een filiaal van Extensa.

Hij verklaart en gaat dieper in op de ambitieuze toekomstige ontwikkelingen op de site van Tours & Taxis. Het artikel is gepubliceerd in de online bibliotheek www.profacility.be/biblio, op 20/05/2015.

OM STERK TE STAAN OP DE MARKT VAN MORGEN Opleidingen en diensten op maat van de bouwprofessional actief in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest

OPLEIDINGEN DUURZAME GEBOUWEN

• Passief en (zeer) lage energie // 7 d • Diagnosetools voor renovatie // 2 d • Gedeeltelijke en gefaseerde renovatie // 2 d • Hernieuwbare energiesystemen (HER) : ontwerp en afstelling // 2 d • Verwarming en sanitair warm water: ontwerp en afstelling // 4 d • Ventilatie : ontwerp en afstelling // 4 d • Verlichting : ontwerp en afstelling // 2 d • Hergebruik van materialen en bouwelementen // 1,5 d • Energiebeheer (energieverantwoordelijke) // 3 d • Stimuli en hinderpalen voor doeltreffende renovaties // 1,5 d • Hoe de EPB in 2015 toepassen ? // 1 d

100€/DAG · SEPT › DEC 2015 WWW.LEEFMILIEU.BRUSSELS/ OPLEIDINGENDUBO

© Architect : Conix Architects · Foto : Yvan Glavie

FACILITATOR DUURZAME GEBOUWEN Een gratis helpdesk met experten voor uw projecten in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest 0800 85 775 facilitator@leefmilieu.irisnet.be

GIDS DUURZAME GEBOUWEN Ontwerphulp voor de professional www.leefmilieu.brussels/ gidsduurzamegebouwen

6th

year

Discover this ed ition online via www.pro-reale state.be/bres2 015

Belgium Real Estate Showcase 2015 → SHOWCASE Major town planning projects fitting with the objectives of creating dense and mixed-use districts,

rehabilitating old industrial wastelands and enhancing mobility. The construction or renovation of an office or residential building, of a shopping centre; a hospital, public buildings, logistics or semi-industrial parks have to fit into the vision of the sustainable development of a district, a city and a region.

→ BAROMETER Real estate market trends for letting and development investment. → REFERENCE Best practices in property, workplace and facility management.

© The ‘Belgium Real Estate Showcase’ and Pro-RealEstate media are published by Business Interactive Media www.pro-realestate.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Advertising: www.pro-realestate.be/advertising

/

REAL ESTATE BRUSSELS OFFICE MARKET

De Brusselse kantoormarkt herwint stilaan zijn glans Was 2014 het jaar van het herstel? Daar lijkt het althans op wanneer we naar de

cijfers kijken, zowel qua take-up als qua investeringsvolume. In tegenstelling tot

2013 is de overheidssector vorig jaar bijzonder actief geweest. Volgens de analyse van de Crombrugghe & Partners zou de overheidssector een aandeel van bijna 50%

vertegenwoordigen in de totale take-up van ongeveer 460.000 m², een stijging van bijna 39% in vergelijking met 2013.

D

e recente en toekomstige vraag vanuit overheidsinstanties en -instellingen is wel degelijk reëel. Enkele van de grote transacties die in 2014 in deze sector geregistreerd werden, zijn de huur van Meander (50.000 m²) in de Noordwijk op de site van Tour & Taxis door de Vlaamse Gemeenschap op basis van een vast huurcontract van achttien jaar; de huur door Actiris-VDAB van 36.000 m² in de Astro Tower langs de Astronomielaan op de grens met de Leopoldwijk en de huur van 16.000 m² in Livingstone II in de Jozef II-straat door de Europese Commissie. Wat de toekomst betreft, maakte de Vlaamse overheid al een behoefte van ± 100.000 m² bekend en de Stad Brussel verwacht ± 15.000 tot 40.000 m² op te nemen.

De Europese Commissie, die momenteel verspreid zit over een vijftigtal gebouwen in Brussel, is van plan om tegen 2025, wanneer de meeste huurcontracten vervallen, circa 300.000 m² van haar vastgoedportfolio te reorganiseren. De bedoeling is om kleine, onaangepaste gebouwen geleidelijk aan in te ruilen voor grotere en efficiëntere gebouwen. Er zouden dit jaar nog aanbestedingen bekendgemaakt worden voor twee gebouwen: één met 30.000 m² en één met 100.000 m²!

In de privésector is de situatie gematigder. Daar is de take-up stabiel gebleven in vergelijking met 2013. Dat heeft onder meer te maken met de gevolgen van de economische crisis, maar ook met de optimalisering van de gebruikte oppervlakte per werkplek (tussen 10 en 12 m²), ofwel een terugval met bijna 25% tegenover de gemiddelde oppervlakte die vroeger als referentie gold.

Voor meer informatie kunt u hier de editie 2014 van het ‘Overzicht van het kantorenpark’ downloaden, dat in mei laatstleden gepubliceerd werd door Citydev.brussels en Brussel Stedelijke Ontwikkeling.

Reconversie van verouderde kantoorgebouwen

Het aantal reconversies van onaangepaste kantoorgebouwen van de tweede generatie neemt alsmaar toe, wat ook blijkt uit de analyses van de voorbije zeven jaar door Citydev.brussels en Brussel Stedelijke Ontwikkeling, de Gewestelijke Overheidsdienst Brussel. In een van hun verslagen, het ‘Overzicht van het kantorenpark’, staat dat in 2013 alleen al ongeveer 137.000 m² kantoorruimte omgevormd werden voor andere bestemmingen, waarvan 72% voor woningen maar toch ook 19% voor voorzieningen. Het rapport ‘Overzicht van het kantorenpark’ schat dat tussen 1997 en 2013 ongeveer 857.500 m² kantoorruimte een nieuwe bestemming kreeg, waarvan 65% voor woningen. Dat komt overeen met een gemiddelde van ± 50.000 m²/jaar voor de voorbije zeventien jaar (2014 niet meegerekend) en bijna het dubbele voor de voorbije vijf jaar alleen al, wat we merken aan de versnelling van het reconversieproces.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 33

/

REAL ESTATE BRUSSELS OFFICE MARKET

De reconversies van verouderde kantoorgebouwen zijn cruciaal om een kantoormarkt gezond en evenwichtig te houden, daar bedrijven en overheidsinstanties die in de hoofdstad op zoek gaan naar kantoorruimte, een duidelijke voorkeur tonen voor nieuwe gebouwen - grondige renovaties of nieuwbouw - die goed gelegen, flexibel, energie- en milieuefficiënt zijn. De auteurs van het ‘Overzicht van het kantorenpark’ meten elk jaar wat zij ‘blijvende leegstand’ noemen. Een vijfde van de gebouwen die op de Brusselse markt maar geen huurder vinden, stond in 2012 al meer dan 6,2 jaar, in 2013 meer dan 7 jaar en in 2014 zelfs meer dan 7,2 jaar leeg!

Het is dan ook goed dat de gemiddelde renovatiesnelheid voor bestaande gebouwen (232.000 m²) gehandhaafd blijft en dat de opvallende bijna-afwezigheid van nieuwe projecten die sinds 2012 op de markt gelanceerd worden voor een zeker hernieuwd evenwicht van de markt zorgt.

Leegstand

Ondanks de stijging van de take-up blijft de leegstand relatief stabiel op ± 10% voor de hele Brusselse markt, onder andere doordat er in deze crisisperiode weinig speculatieve projecten waren. Het mag geen grote verrassing heten dat de grootste leegstand terug te vinden is in de wijken aan de rand (± 22%) en in de gedecentraliseerde wijken (± 15%), gevolgd door de Louizawijk (± 12%).

De vele projecten in de pijplijn en de verwachte of al doorgevoerde herstructureringen in de overheidssector en in de sector van de banken en verzekeringen, die telkens gepaard gaan met een toenemende optimalisering van de gebruikte oppervlakte per werkplek, doen echter vermoeden dat de leegstand in de toekomst eerder zal stijgen.

De FOD Mobiliteit en Vervoer bespaart 19.000 m²

Marc Detiffe

city Atrium

34 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

De herinrichting en verhuizing van de kantoorruimte die de Federale Overheidsdienst voor Mobiliteit en Vervoer inneemt, leveren het spreekwoordelijke bewijs van de grote impact die de vastgoedstrategieën van overheidsdiensten kunnen laten gelden op de kantoormarkt en de leegstand.

De FOD heeft zijn werkorganisatie en de indeling van de werkruimten dan ook grondig herzien.

Naar aanleiding van een studie door een extern consultancybureau werd vastgelegd dat maximaal 67% van het personeel op hetzelfde ogenblik aanwezig is op kantoor. Deze effectieve bezettingsgraad van de werkplekken stimuleerde de FOD om na te denken over het strategische aspect. Uiteindelijk werd besloten om de indeling van de werkruimten aan te passen: individuele kantoren werden omgevormd in gedeelde kantoren en tussenwanden verdwenen ten voordele van open landschapskantoren. Resultaat: 750 flex desks in plaats van 1.100 individuele kantoren.

In het kader van deze reorganisatie werd het standaardgemiddelde van 18 m² per werkplek teruggeschroefd naar 11,5 m² (volgens de referentienorm die al bijna twee jaar toegepast wordt door de Regie der Gebouwen voor overheidsdiensten).

Zo kon de FOD Mobiliteit en Vervoer aanzienlijke kostenbesparingen doorvoeren. Door het aantal werkplekken met bijna een derde en de gemiddelde oppervlakte van elke werkplek met bijna 35% te verlagen, heeft de FOD, die vroeger bijna 39.000 m² verspreid over drie gebouwen innam, nu nog maar zo’n 20.000 m² nodig voor zijn kantoren in het gebouw City Atrium vlak bij het Noordstation. De werkruimten in de twee andere gebouwen (CCN en Haren) bleken overbodig te zijn en werden ter beschikking gesteld van de Regie der Gebouwen. Door deze verhuizing kan 2,8 miljoen euro per jaar aan huurgeld bespaard worden, naast de 1 miljoen euro voor de exploitatiekosten van die gebouwen en 300.000 euro personeelskosten (schoonmaak, logistiek, onderhoud,...). Samen resulteert dit in een totale besparing van 4,1 miljoen euro per jaar!

© JLL

CENTRUM ZUIDWIJK NOORDWIJK LEOPOLDWIJK

Ontdek de gedetailleerde analyse van de evolutie van de kantoormarkt per zakenwijk, uitgevoerd door de Crombrugghe & Partners en in mei gepubliceerd in de ‘Belgium Real Estate Showcase 2015’ die op REALTY verspreid werd.

LOUIZAWIJK DECENTRAAL PERIFERIE

Dashboard van de Brusselse markt in 2014: 14.290.000 m² kantoorruimte KERNCIJFERS

Centrum

Zuidwijk

Leopoldwijk

Noordwijk

Louizawijk

Decentraal

Periferie

Stock

2,376,000

511,000

3,203,000

1,657,000

860,000

3,212,000

2,470,000

Aandeel stock in totale stock

17%

4%

22%

12%

6%

22%

17%

Aandeel

49%

22%

18%

16%

48%

35%

11%

Leegstandsgraad**

5,5%

6,5%

5,5%

5,5%

12%

15,0%

21,5%

Prime rents*

200

185

265

185

210

165

150-125

Prime yields

6%

6,5%

6%

6,5%

6%

7,5-8,5%

8,5%

tweedehandsgebouwen

Sterke en zwakke punten van de verschillende districten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest Voordelige fiscaliteit

-

-

-

--

-

-

++

Toegankelijkheid met openbaar vervoer

++

++

+

++

=

-

--

Kwaliteit van de stock

=

++

+

+

-

=

+

Aanwezigheid van faciliteiten

++

++

++

++

++

+

+

Aanwezigheid van groene ruimtes

-

--

-

-

=

+

++

++ Uitstekend

+ Goed

= Matig

- Slecht

-- zeer slecht

* Beste verkregen huurprijs

** % onmiddellijk beschikbare kantoorruimten

Bronnen: de Crombrugghe & Partners / Expertise News / Citydev.brussels 2014 ‘Overzicht van het kantorenpark’

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 35

/

REAL ESTATE BRUSSELS OFFICE MARKET

Aantrekkelijkheid van het stadscentrum

De laatste editie van het ‘Overzicht van het kantorenpark’ plaatst de mooie prestaties van het stadscentrum, nu en in de toekomst, in de kijker. De Vijfhoek, die het hele gebied binnen de kleine ring omvat, is na de Europese wijk het belangrijkste Brusselse stadsgebied waar banken en overheidsinstanties hun hoofdkantoor gevestigd hebben. Het gebied heeft de laagste leegstand van alle Brusselse zakenwijken: 4,2 %. Terwijl een leegstand van 6% vaak beschouwd wordt als ‘normaal’, is het niet verwonderlijk dat twee derde van de kantoorprojecten - renovaties en nieuwbouw - die dit jaar opgeleverd zouden moeten worden in de Vijfhoek gelegen zijn.

De bouw van het nieuwe hoofdkantoor van BNP Paribas Fortis zou in 2017 van start gaan en in 2021 klaar moeten zijn. Het gebouw met emblematische architectuur werd ontworpen door het Oostenrijkse architectenbureau Baumschlager Eberle in samenwerking met het Belgische bureau Styfhals & Partners.

De sector van de banken, verzekeringen en financiën neemt momenteel bijna 20% van de kantooroppervlakte in de Vijfhoek in beslag.

En dat aandeel zal alleen maar toenemen met de komst van AXA Belgium in 2017. Het bedrijf ruilt zijn historische hoofdkantoor in de Vorstlaan in voor de Regentlaan. AXA Belgium

zal er een kantoorruimte van bijna 48.000 m² in gebruik nemen. De afbraak- en heropbouwwerken van het Regent I-gebouw zijn al van start gegaan, evenals de renovatie met behoud van de geklasseerde gevel voor het blok Regent II/Troon.

In de Vijfhoek staat nog een ander grootschalig project op stapel, namelijk de spectaculaire afbraak en heropbouw van de zetel van BNP Paribas Fortis aan de Warandeberg, tegenover de Bozar. Het huidige gebouw, dat in de jaren zeventig werd opgetrokken door de Generale Maatschappij van België, voldoet niet langer aan de hedendaagse normen op vlak van flexibiliteit, onderhoud, energie- en milieuprestaties. Bijgevolg heeft BNP Paribas Fortis besloten om het te slopen en te vervangen door een modern gebouw met 4.500 werkplekken, ofwel 70% meer dan de huidige capaciteit, zonder echter de huidige oppervlakte van 95.000 m² te vergroten. De bank voorziet een concentratie van het grootste deel van zijn medewerkers dat momenteel in Brussel is tewerkgesteld naar dit gebouw.

Didier Van den Eynde ✍

36 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Buro II – Archi + I for ATENOR

Assar Architects for AXA Real Estate

WWW.PRO-REALESTATE.BE/PROJECTS

TREURENBERG > www.pro-realestate.be/projects/Treurenberg

Op www.pro-realestate.be/projects, de bibliotheek van vastgoedprojecten, ontdekt u de beschrijving van nieuwe kantoorprojecten in Brussel en in gans BelgiĂŤ. Hier zijn ook presentaties van grote stedenbouwkundige projecten voor de (her)ontwikkeling van stadswijken opgenomen, waarbij het vaak gaat om de revitalisatie en herbestemming van voormalige industrieterreinen. Deze masterplannen houden rekening met de belangrijkste elementen van een smart en duurzame stad: een mix van vastgoedontwikkelingen (kantoren, woningen, winkels, infrastructuur (kinderdagverblijven, scholen, rust- en verzorgingstehuizen, ziekenhuizen, groene ruimten,...) en multimodale mobiliteit.

Gebruik de zoekmachine op www.pro-realestate.be/projects om de beschrijving van een project terug te vinden door de naam van het project of de aard van het vastgoedproject (kantoor, retail of residentieel) in te voeren. Alle projectbeschrijvingen zijn in het Engels gepubliceerd.

Architects : Neutelings Riedijk Conix RDBM architects Art & Build Architects for Cofinimmo

NEO > www.pro-realestate.be/projects/NEO

image A2RC Architects

Jaspers-Eyers Architects for Befimmo

BELLIARD 40 > www.pro-realestate.be/projects/Belliard40

WIJK ZUIDSTATION > www.pro-realestate.be/projects/BrusselsMidi

AXA BELGIUM > www.pro-realestate.be/projects/AXABelgium

MEANDER > www.pro-realestate.be/projects/Meander Architects : KCAP | Art & Build Jean-Paul Viguier

Architects: Jaspers-Eyers, A2RC for Allfin

Image courtesy of ADT

CHAMBON > www.pro-realestate.be/projects/Chambon

THE ONE > www.pro-realestate.be/projects/TheOne

QUATUOR > www.pro-realestate.be/projects/Quatuor PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 37

/

NEWS WWW.PROFACILITY.BE/BUILDING

Ingenium installeert KWO-systeem op campus Gasthuisberg van UZ Leuven In april werd een belangrijke stap gezet in de afwerking van de KWO (koudewarmteopslag) installatie op de campus Gasthuisberg van UZ Leuven.

Deze belangrijke stap bestond erin de KWO-installatie te testen, in te regelen, uiteindelijk op te starten en volledig operationeel te maken. Het voortraject tot de realisatie van deze uitzonderlijke verwezenlijking loopt al sinds begin 2014. Eerst werden de 8 koude- en warmteopslagbronnen geboord 4 koude- en 4 warmtebronnen. Deze bronnen liggen in vogelvlucht zo’n 500 m uit elkaar. Na de booractiviteit en uitrusting van de putten werd een leidingtraject van ca. 1,5 km aangelegd om de bronnen met elkaar te koppelen en tevens ook een aantal bouwonderdelen – zoals energiecentrales – te koppelen met deze installatie. Dit leidingtraject loopt dwars doorheen de campus via kruipkelders en plafonds. Sindsdien is een nieuwe fase gestart om de rendabiliteit van de installatie verder te maximaliseren om uiteindelijk een maximale energiebesparing te realiseren.

Meer lezen

ARCmain: risico gestuurd beheer van het onderhoud Criteria als zekerheid, hygiëne en duurzaamheid voor het plannen en budgetteren van onderhoud, waren de basis voor de ontwikkeling van de software ARCmain, die werd gecreëerd in nauwe samenwerking met Arcadis en Procos/Archibus en volledig gebaseerd is op de NEN2767 norm. De visie van Arcadis op beheer en onderhoud is vertaald in de zeer flexibele en veelzijdige functionaliteiten van de software. Gebruikers kunnen zelf inspectieprotocollen kiezen, inspecties (laten) uitvoeren, workflows genereren binnen een meerjaren onderhoudsplan (MJOP), enz. Ook is het mogelijk om voor het MJOP verschillende scenario’s te kiezen. Door te schuiven met de benodigde investeringen krijgt men verschillende scenario’s en ziet men onmiddellijk de consequenties ten aanzien van de zelf gekozen risicoparameters. Eens de verschillende opties geanalyseerd werden, kan het definitieve scenario bevestigd worden om het te integreren in het Planmatig Onderhoud. Daarnaast biedt ARCmain de mogelijkheid om in real-time alle AutoCAD- of BIM-data te importeren en integreren. Een uniek voordeel dat 20% tot 30% besparingen oplevert in het beheer en de opvolging van de gegevens.

Leefmilieu Brussel in dienst van de bouwprofessionals Opleidingen en seminaries, informatie over energieprestatie, uitleg over de verschillende premies en subsidies, enz. Via een webportaal, ingericht als centraal informatiepunt, biedt Leefmilieu Brussel bouwprofessionals een aangepast aanbod voor al hun nieuwbouw- en renovatieprojecten. Het luik ‘Gids Duurzame Gebouwen’ reikt de concrete oplossingen aan die men in een stedelijk gebied kan toepassen voor duurzame nieuwbouw en renovatie.

De Brusselse instelling biedt ook de dienst ‘Facilitator Duurzame gebouwen’ aan via het webportaal. Deze dienst bestaat uit een team zelfstandige experten die professionals kunnen begeleiden in elke stap van hun project, zowel voor algemene informatie als met technische raad.

Naar de informatieve website gaan

38 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Meer lezen

/

NEWS WWW.PRO-REALESTATE.BE/NEWS

Cushman & Wakefield en DTZ fuseren Na een overname door het Australische bedrijf UGL in 2011 en een verkoop aan TPG in 2014, het consortium van privé-investeerders, heeft DTZ een definitief akkoord bereikt met Cushman & Wakefield om te fuseren en zo één van de grootste dienstverleners op het gebied van commercieel vastgoed ter wereld te worden.

Het nieuwe bedrijf, dat verder gaat onder de naam Cushman & Wakefield, haalt een omzet van meer dan 4,9 miljard euro, telt meer dan 43.000 medewerkers en beheert een wereldwijde vastgoedportefeuille van zo’n 400 miljoen vierkante meters voor instellingen, bedrijven en privéklanten. Volgens Edward C. Frost, President en CEO van Cushman & Wakefield, zal de transactie C&W toelaten om zijn klanten wereldwijd meerwaarde te bieden via een verbreed en versterkt dienstenplatform. Het uitgebreide complete dienstenpakket zal een unieke combinatie van gevestigde aanwezigheid in lokale markten met significante schaal van core services in grote markten wereldwijd bieden.

Meer lezen

Met Freestone versterkt Cresa zijn positie als ‘tenant only’adviseur in Europa De business unit ‘Real Estate & Workplace Advisory’ van Freestone maakt sinds 1 maart integraal deel uit van de internationale groep Cresa. Met meer dan 60 kantoren en ongeveer 1.000 medewerkers is Cresa een wereldleider op het vlak van ‘tenant-only’-vatgoeddiensten en adviesbureaus, die dus enkel de belangen van de huurder verdedigt en niet deze van huurder en eigenaar. Alle activiteiten van de business unit van Freestone zullen voortaan onder de naam Cresa Belgium lopen.

Anthony Huygen (foto) en Bob Verdonck zorgen voor de ontwikkeling hiervan. De naam Cresa is al goed ingeburgerd in Groot-Brittannië en Nederland. Met Freestone als strategische partner versterkt de groep z’n aanwezigheid in Europa en speelt zo in op de wensen van hun internationale klanten met vastgoed en/of werkplekken in deze landen.

In de Angelsaksische landen is de ‘real estate tenant-only advisory’ al geruime tijd aan een opmars bezig. Het Europese vasteland bleef lange tijd achter, maar o.a. door de aanpak van Freestone wint het model nu ook in België aan belangstelling. Nu de afsplitsing een feit is, zal Freestone zich concentreren op de markt met facilitair advies en ‘expert sourcing’-activiteiten. In september zal Freestone een nieuwe branding onthullen.

Meer lezen

Wereldwijde overname van de ‘Workplace Solutions’ van Johnson Controls door CBRE CBRE Group heeft bekendgemaakt dat het een definitief akkoord gesloten heeft met Johnson Control voor de overname van diens bedrijfsonderdeel Global WorkPlace Solutions. GWS biedt geïntegreerde facility managementoplossingen aan voor grote bedrijven en instellingen met een groot commercieel vastgoedpark. GWS zal zijn activiteiten voortzetten binnen de dochteronderneming van CBRE, Global Corporate Services. Zodra de transactie afgerond is, kunnen de klanten van beide bedrijven genieten van een volledig gamma van geïntegreerde diensten. “Dankzij GWS kunnen wij onze klanten een groter concurrentievoordeel bieden doordat we ieder aspect met betrekking tot hun commercieel vastgoed kunnen integreren” aldus Bob Sulentic, Voorzitter en CEO van CBRE, over de overname.

Meer lezen

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 39

/

FM PROCUREMENT

Ideale partners om winst en ethiek m Maatschappelijke verantwoordelijkheid, goed bestuur, milieu-impact, de invoering van gedragsregels, de aandacht van de directie voor ethische en MVO-zaken, de invoering van interne follow-upindicatoren en sociaal bewuste investeringen…Sinds negen jaar

analyseert het Amerikaanse onderzoeksinstituut Ethisphere de wereldmarkt om per sector te bepalen welke bedrijven het verst staan op dit gebied.

H

oe kan je weten of een leverancier het arbeidsethos respecteert? Het Amerikaanse tijdschrift Ethisphere, dat gepubliceerd wordt door de New Yorkse think thank met dezelfde naam, heeft een lijst van de meest ethische bedrijven ter wereld samengesteld. Ter verduidelijking: het gaat hier niet om een rangschikking in de strikte betekenis van het woord, aangezien alle geselecteerde bedrijven op gelijke voet staan.

(20%), cultuur en ethiek (20%), governance (15%) en leiderschap, innovatie en reputatie (10%). Hoewel de EQ, die verkregen wordt aan de hand van een reeks meerkeuzevragen waarop de bedrijven moeten antwoorden, de basis van de ranglijst vormt, gaat Ethisphere vervolgens over tot onafhankelijke controles om zeker te zijn dat het verkregen ethische quotiënt wel degelijk strookt met de realiteit.

Het instituut kan bijvoorbeeld aanvullend

“ In 2015 werden 15 organisaties voor de negende keer in negen jaar genomineerd en telt de ranglijst 11 nieuwkomers “

2015 World’s Most Ethical Companies

Meer informatie over de methodologie, de selectiecriteria en de samenstelling van het onderzoeks- en analysecomité, evenals de volledige lijst van de meest ethische bedrijven, vindt u op http://ethisphere.com/worldsmost-ethical/

Voor deze selectie legde Ethisphere duizenden bedrijven uit meer dan veertig activiteitensectoren op de rooster. In 2015 werden uiteindelijk 132 bedrijven geselecteerd voor de lijst van de meest ethische bedrijven ter wereld. Het bewijst dat de zaken in de goede richting evolueren, want voor de eerste lijst in 2007 werden iets minder dan 100 bedrijven geselecteerd. Van de laureaten van dit jaar werden 15 organisaties voor de negende keer in negen jaar en 11 bedrijven voor de allereerste keer genomineerd.

Methodologie en analysecriteria De World’s Most Ethical Company-evaluatie van het onderzoeksinstituut Ethisphere is gebaseerd op het rankingsysteem Ethics Quotient™ (EQ), dat na vele jaren onderzoek ontwikkeld werd. De resultaten zijn onderverdeeld in vijf grote categorieën: ethische en compliance programma’s (35%), burgerschap en maatschappelijke verantwoordelijkheid

40 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

onderzoek verrichten, extra documentatie vragen of het bedrijfsmanagement interviewen. De organisatie houdt ook rekening met negatieve criteria, zoals eventuele geschillen of overtredingen van regelgevingen in de sector.

Uiteenlopende nationaliteiten en sectoren Hoewel het tijdschrift van Amerikaanse origine is, werden bedrijven op internationaal niveau geanalyseerd. De lijst van de geselecteerde bedrijven is geografisch dan ook zeer divers, met 32 ondernemingen die in 21 landen buiten de Verenigde Staten gevestigd zijn, gaande van Ierland, Guatemala, het Verenigd Koninkrijk, Polen, Australië, Zweden, Indië, Zwitserland, Panama, Duitsland, Portugal tot... België.

Van de onderscheiden bedrijven komen ook dit jaar verschillende namen uit de sector van de bedrijfsdienstverlening. Dat is ondermeer

ek met elkaar te rijmen het geval voor Johnson Controls (Integrated FM – gebouwen: multitechnisch beheer & energy management), Aramark (catering), Xerox (printoplossingen), SCA (hygiëne), Rezidor Hotel Group (Radisson Blu, Park Inn

by Radisson) en Mariott Hotels (travel, meeting & seminars), Manpower Group (werving & interim management), CBRE & JLL (vastgoedadvies) en Cisco (netwerkuitrustingen, telefonie en telepresentie).

Ethiek en Compliance Program

Verantwoord ondernemen

Ethische cultuur

Bestuur

Ethiek ten dienste van de rendabiliteit “ De bedrijven die wij in onze ranglijst opnemen, weten ethische commerciële praktijken te combineren met geoptimaliseerde prestaties”, aldus Timothy Erblich, Algemeen Directeur van Ethisphere. Zoals deze ranglijst aantoont, geeft een vermelding op de lijst van de meest ethische bedrijven ter wereld de bedrijven een zeker concurrentievoordeel want om een MVO-beleid te voeren, dat rekening houdt met de sociale, economische en ecologische aspecten van de activiteiten

Leadership, Innovatie en Reputatie

van een bedrijf en van de interacties met de leveranciers, is het belangrijk dat er ethische partners gevonden kunnen worden.

De World’s Most Ethical Company onderscheiding bewijst dat een ethische aanpak bepalend is, zowel voor het merkimago als voor de rendabiliteit van het bedrijf.

Kim Verhegge ✍

ManPower voor het vijfde jaar op rij erkend door Ethisphere ManPowerGroup is het enige HR-bedrijf dat al voor het vijfde jaar op rij op de lijst staat. Deze onderscheiding is een bewijs van het engagement van het bedrijf om uiterst strikte deontologische normen en commerciële praktijken te hanteren, aangezien het doel is om waarde te creëren en duurzame relaties op te bouwen met de belangrijkste stakeholders. ManPowerGroup heeft wereldwijd zo’n 26.000 medewerkers en staat, voor het elfde jaar op rij, ook op een andere zeer prestigieuze lijst, namelijk de Fortune-ranking van ‘s werelds meest bewonderde bedrijven.

Om te weten te komen hoe het bedrijf zijn economische, maatschappelijke en ecologische verbintenissen op duurzame wijze realiseert, verwijzen we u naar het duurzame ontwikkelingsverslag ‘Sustainability in The Human Age’ van ManPowerGroup.

www.manpowergroup.se/Global/2014-ManpowerGroup-Corporate-Sustainability-Report.pdf

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 41

4e

op

28

VE RS se CH IJ pt em NIN be G r2 01 5

jaar

Kijk de editie 2014 in via www.profacility.be/workplaceshowcase/2014/NL

2015 / WORKPLACE

Showcase Connect to profacility.be/workplace for workplace interior design, build and management best practices

Werkorganisatie in volle (re)volutie

een speciale editie van

Workplace Showcase 2015 Via tal van reportages en case studies is deze speciale editie WORKPLACE SHOWCASE een echt uitstalraam van vernieuwende werkplek-concepten, innovatieve technologietoepassingen, baanbrekende knowhow in space planning, grensverleggend design en inrichting.

Deze inrichtingen en de interieurvormgeving zijn een weerspiegeling van de veranderingen in de werkorganisatie en vastgoedstrategieën van de bedrijven en organisaties.

De werkplekken muteren. Ze worden gedeeld, zijn ‘activity based’, flexibel, onderling verbonden, soms speels, papierloos, ergonomisch en vooral energiezuinig... De rubriek ‘showroom’ van deze editie zal de laatste nieuwe trends op niveau van bureaumeubilair en uitrusting etaleren.

Een niet te missen ‘collector’-editie. Schrijf u in om ze te ontvangen.

www.profacility.be/workplace-showcase

© De ‘Workplace Showcase’, speciale uitgave van het magazine Profacility, is een publicatie van Business Interactive Media (Bimedia) www.profacility.be I info@bimedia.be I tel. +32(0)2 669 77 65 Publicitaire formules en tarieven zijn te consulteren via www.profacility.be/advertising/WS2014/NL. Deadline reservatie advertenties 28/08/2015 Advertising: advertising@bimedia.be

/

WORKPLACE SMART WORKING NETWORK

Een nieuwe impuls voor Co.Station BXL 3000 vierkante meter in hartje Brussel, 27 jonge ondernemingen met ongeveer

200 starters, een grote community en enorm veel energie: dit zijn de ingrediënten en

sterkte van het nieuwe Co.Station BXL. De incubator en accelerator, die voorbije zomer failliet werd verklaard, kreeg dankzij SocialCom en BNP Paribas Fortis een nieuwe start.

M

et onder meer Silversquare, Regus, Betacowork en het business center Regus Express in het Station BrusselLuxemburg, lijkt het aanbod co-workingruimten in volle opmars te zijn in Brussel.

Gedeelde kantoren (co-working) zijn een verleidelijker alternatief dan thuiswerken.

Deze desk sharing centra zijn optimaal uitgerust met kantoorlandschappen, individuele kantoren en ver-gaderzalen. Ze bieden de flexibiliteit om een werkplek per uur, per dag of per week te reserveren en te huren. Er is echter meer dan enkel de organisatorische voordelen.

Co-sharing en co-working worden vaak gelijkgesteld aan elkaar. Nochtans is er wel degelijk een verschil. Terwijl co-sharing voornamelijk verwijst naar een werkruimte die verschillende personen van verschillende bedrijven met elkaar delen, sluit co-working aan op een bepaalde levensfilosofie. Co-working is eerder bedoeld voor individuen dan voor bedrijven en brengt hen samen rond een aantal waarden.

Centraal staan de uitwisseling van ideeën en de opvatting dat een dynamische sfeer bevorderlijk is voor de contacten en uitwisselingen.

Gezien het sterk toegenomen aanbod is het niet verwonderlijk dat deze ruimten hun specifieke kenmerken benadrukken om zich te onderscheiden. Co.Station BXL mag dan wel toegankelijk zijn voor alle zelfstandige en freelance ondernemers die op zoek zijn naar een flexibele werkplek, de echte doelgroep zijn jonge en groeiende digitale bedrijven, ook scale-ups genoemd, die proactief op zoek zijn naar de juiste expertise en de juiste personen om de volgende stap te kunnen zetten. Deze scale-ups hebben meestal al een eerste versie van een product of dienst en zijn volop bezig met verkopen.

De richting die de incubator koos, wordt nog zinvoller als je weet dat Brussel het grootste aantal starters telt in België. In 2014 creëerden 9,3 Brusselaars op 1.000 inwoners een bedrijf, in verhouding tot 6,4 in Vlaanderen en 6,1 in Wallonië. Het Co.Station BXL ecosysteem bestaat niet enkel uit de ondernemers zelf, maar omvat ook de andere drie grote maatschappelijk relevante spelers, meer bepaald het bedrijfsleven, de politieke en academische wereld.

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 43

/

WORKPLACE SMART WORKING NETWORK

Baudouin de Troostembergh, CEO van Co.Station BXL

De Brusselse incubator wil een brug slaan tussen de verschillende stakeholders om op die manier sterk, heterogeen en duurzaam ondernemerschap te stimuleren.

Drie grote pijlers

Het nieuwe Co.Station BXL team heeft vooral geluisterd naar de behoeften van de starters door met meer dan 200 stakeholders te spreken binnen het nationale en internationale ondernemerslandschap. Het resultaat is een aanbod dat integraal gebaseerd is op wat de ondernemende community zoekt en bestaat uit

drie grote pijlers: Co.Station village, de Accelerator en de Virtuology Academy@Co. Station.

De ‘village’ focust op het uitbouwen van een heterogene community van ondernemers. Elk hebben ze de durf om te falen, de ambitie om vooruitgang te boeken en een verantwoordelijkheidsgevoel ten opzichte van de andere starters binnen Co.Station BXL. De ‘Accelerator’ begeleidt digitale scale-ups tijdens hun groeitraject. Zoals Baudouin de Troostembergh, de CEO van Co.Station BXL ook aanhaalt: “De bedrijven in Co.Station BXL hebben een verscheidenheid aan behoeften op het vlak van begeleiding. We gaan dus niet zomaar een programma opleggen zonder eerst na te gaan wat de effectieve noden zijn.

Bijvoorbeeld: als een scale-up klaar is om nieuwe jobs te creëren, zal onze accelerator hen helpen met het uitstippelen van een sterk HRbeleid”.

Het derde en laatste belangrijk onderdeel van het concept is de ‘Virtuology Academy@Co. Station’, een praktisch georiënteerde ondernemersschool, 100% ingebed binnen de 3000 vierkante meter. De ondernemersschool biedt specifieke en relevante knowhow aan een brede waaier van profielen.

Meer ondernemen

Tijdens het lanceringsfeest afgelopen april konden zo’n 200 gasten luisteren naar de zeer inspirerende speech van Minister van Digitale Agenda en Telecom, Alexander De Croo, over ondernemerschap.

Sterk partnerschap voor het nieuwe Co.Station BXL De Brusselse incubator kreeg een tweede kans met de steun van SocialCom, dat gespecialiseerd is in communicatie op sociale media voor kleine en middelgrote bedrijven, en BNP Paribas Fortis.

SocialCom, waarvan oprichter Baudouin de Troostembergh nu CEO van Co.Station BXL is, was al huurder voor het de accelerator van start-ups overnam. De bank en de communicatiespecialist financieren Co.Station BXL elk voor 50%. Voor de bank, waarvan de vastgoedtak trouwens verhuurder is van het gebouw, is deze grote ruimte de ideale plek om interne innovaties in de kijker te plaatsen of ondernemersevenementen te organiseren.

Co.Station BXL Marquis Gebouw 5 Sint-Goedeleplein - 1000 Brussel www.co.station.com

44 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 45

/

WORKPLACE SMART WORKING NETWORK

Alexander De Croo: “ Belgen hebben de neiging om te veel te focussen op de redenen waarom iets niet zou lukken en hebben schrik voor het stigma om te falen “ Toen de Minister aan zijn publiek vroeg wie er ondernemer wilde worden, duurde het enkele seconden voor er enkele handen aarzelend in de lucht gestoken werden. Deze verlegenheid is een duidelijke weerspiegeling van de ietwat terughoudende mentaliteit van de Belgen op het vlak van ondernemerschap.

Volgens Alexander De Croo hebben Belgen de neiging om te veel te focussen op de redenen waarom iets niet zou lukken en hebben zij schrik voor het stigma om te falen. Belgen verdwalen in de zoektocht naar de ‘great idea’ en durven niet zozeer iets te ondernemen zonder kapitaal. Een houding die tot uiting komt in de feiten als je weet dat België drie keer minder start-ups telt dan Israël. Momenteel staat ons land binnen Europa op de 5e plaats wat het aantal start-ups betreft. Het doel is om tegen 2020 in de top 3 te staan. Hiervoor zullen 1.000 nieuwe start-ups en zo’n 50.000 nieuwe jobs moeten gecreëerd worden. De Minister gaf het publiek nog een goede raad: ‘Stay away from the sexy industries’. In de trendy of aantrekkelijke sectoren heb je namelijk veel meer kans om je met concurrerende start-ups te moeten meten. Door zich in iets minder vanzelfsprekende richtingen te verdiepen, krijgen bedrijven meer tijd om zich te focussen op het belangrijkste: het product en de klanten.

Kim Verhegge ✍

Archiassoc for Citydev

Binnenkort een incubator voor ecologische bedrijven

Het aanbod co-workingruimten zal tegen het einde van de zomer nog groter worden door een ander, zeer vernieuwend project: Brussels Greenbizz, de eerste incubator in België voor ondernemingen in de milieusectoren en groene vertakkingen van de economie. De werken schieten goed op en in september zullen de eerste bedrijven er hun intrek kunnen nemen. Met zijn 8.000 m² zal de benedenverdieping van het gebouw plaats bieden aan 19 productieplaatsen van 125 tot meer dan 500 m². Op de eerste verdieping komen 38 incubatiemodules van 11 tot 40 m². De belangrijkste partners van het project zijn Citydev.brussels, Leefmilieu Brussel, Impulse, Innoviris en het WTCB. Brussel Greenbizz is de eerste fase van het uitgebreid gemengd project ‘Tivoli Duurzame Wijk’ die zich over een oppervlakte van ongeveer 4,3 hectare uitstrekt.

Naast de incubator zal het de wijk onder meer productieruimten voor ondernemingen omvatten, alsook middelgrote en sociale woningen, twee kinderdagverblijven, winkels, een openbaar park en diverse faciliteiten.

Ontdek de video die het project voorstelt op www.greenbizz.be

46 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

/

WORKPLACE SHOWROOM

Wanneer licht een architecturaal element wordt Het spel van licht en schaduw, van volumes… Of het nu gaat om de aankleding van een ruime inkomhall van een hotel, van vergader- of kantoorruimten, de verlichtingsproducten van Vibia spelen zowel in op de behoeften aan licht als op het decoratieve aspect van de binneninrichting. Verlichting brengt een extra dimensie in elke ruimte door z’n vorm, de sfeer en het gevoel dat ze creëert.

De missie die Vibia voor zich bepaalde is om ons op een eenvoudige manier te laten identificeren met de ruimten waarin we leven en werken dankzij een uniek en zeer breed gamma van uiterst creatieve verlichtingsproducten en oplossingen.

Ontdekken

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 47

/

WORKPLACE SHOWROOM

Little Van Gogh start met allereerste Euro-tour Gesterkt door het succes van z’n concept in de Benelux – huren, kopen of leasen van kunstwerken om de kantoorruimten op te fleuren –heeft Little Van Gogh zich geïnternationaliseerd. Kunst op kantoor zorgt niet alleen voor een stimulerende en esthetische werkomgeving maar is ook een bron van inspiratie en creativiteit op kantoor. Om haar kunstenaars te promoten gaat het bedrijf nu van start met een origineel initiatief: de Little Van Gogh Euro-tour. Artiesten werden uit de catalogi van de 6 verschillende landen geselecteerd om aan de eerste editie van deze tour deel te nemen.

Het zijn uiteindelijk 18 artiesten waarvan het werk de komende 4 jaar in zo’n 40 verschillende locaties in 4 verschillende landen zal tentoongesteld worden.

Ontdekken

Futuristische look voor concentratiestoel van Vitra Deze hedendaagse stoel staat toe om zich in zekere mate af te zonderen van eventuele geluidshinder in open space kantoren. De onconventionele look van de ‘ID Chair Concept’ van Vitra staat ook voor technologische innovaties. Met het nieuw ontwikkelde ‘ProMatic’ is er nu naast het bestaande ‘FlowMotion’ een ander mechanisme beschikbaar dat zich automatisch aanpast aan het gewicht van de gebruiker. Dit laat dynamisch zitten toe, wat het lichaam stimuleert.

Uit EMG-metingen (Elektromyografie) blijkt dat het intuïtief gebruik van de gewichtsafhankelijke voorwaartse kanteling de buik- en rugspieren activeert. Uit MRI-metingen blijkt dat bij een voorwaartse kanteling alle segmenten in het onderste deel van de wervelkolom in beweging worden gebracht. Dankzij de verschillende rugleuningen, armleuningen en onderstellen en de ruime keuze aan kleuren en bekledingen, kan elke gebruiker en elke gebruiker zijn persoonlijke ID Chair samenstellen.

Meer informatie 48 PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015

Lichtdesign Innovatieve techniek, hoogste kwaliteit, perfecte vormen, uniek design… de nieuwste uit de ‘Lateralo’-familie van lichtspecialist Trilux sleepte een Red Dot Award 2015 in de wacht. De Lateralo Ring LED,, die in samenwerking met designer Hartmut S. Engel ontwikkeld werd, is ultravlak en lijkt door haar transparante voorkomen gewichtloos in de ruimte te zweven. Deze indruk wordt nog versterkt door het feit dat er geen afzonderlijk netsnoer zichtbaar is. In plaats daarvan wordt de verlichting gevoed via de dunne draadophangingen. Dankzij haar ronde vorm past het extreem vlakke pendelarmatuur elegant in elk ruimteconcept, maar de werkelijke sterkte van de Lateralo Ring LED komt pas tot uiting wanneer ze ingeschakeld is. De armatuur biedt een optimaal visueel comfort en een nagenoeg Ontdekken schaduwvrij uitgespreid licht.

Hunter Douglas innoveert met Baffle Ceiling Met hun industriële uitstraling combineren de plafondlamellen van de ‘Baffle Ceiling’ hoge prestaties op akoestisch gebied en een grote ontwerpvrijheid. Dit product van Hunter Douglas speelt in op de groeiende wens van architecten naar plafonds die een industriële look uitstralen zonder te moeten inbinden aan hoge akoestische prestaties. Dankzij een akoestisch vlies, dat in de U-vormige ‘baffles’ is toegepast, en perforaties in het staal, ontstaat een uitstekende geluidsdemping. De Baffle Ceiling is een modulair systeem waardoor architecten een hoge ontwerpvrijheid genieten. Dankzij de 45 perforatiepatronen en een variëteit in breedtes en hoogtes, de veelheid aan kleuren aangevuld met een houtlook, biedt de Baffle Ceiling een brede waaier aan mogelijkheden.

Meer informatie

PROFACILITY MAGAZINE NR. 46 JUNI 2015 49

WORKPLACE PROJECTS LIBRARY

Ontdek via de online bibliotheek www.profacility.be/workplace reportages over de

Marc Detiffe

binneninrichtingsprojecten van de kantoren van deze bedrijven en organisaties.

BEIERSDORF I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/beiersdorf

Lars Kaae CENTER FOR CREATIVE LEADERSHIP I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/CCL

EDF LUMINUS I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/EDF

IBECOR I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/ibecor

IBSR I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/IBSR-BIVV

Yvan Glavie SANOMA I MECHELEN www.profacility.be/workplace/sanoma

Polo Architects

JONES DAY I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/jonesday

Marc Detiffe

 Marc Detiffe

ONZE LIEVE VROUW-ZIEKENHUIS I AALST www.profacility.be/workplace/OLV

ELIA I BRUSSEL www.profacility.be/workp

Marc Detiffe

Service de presse OLV Aalst

ALLER MEDIA I KOPENHAGEN www.profacility.be/workplace/allermedia

50 PROFACILITY GUIDE 2015 VAC GENT I GENT www.profacility.be/workplace/VAC-Gent

BP ww

Toon Grobet

BAXTER EUROPE I PARC DE L’ALLIANCE, EIGENBRAKEL www.profacility.be/workplace/baxter

PWC LUXEMBURG www.profacility.be/workplace/pwc-lux

ING ww

Geoffrey Fritsch

Marie Bourgonjon

Marc Detiffe

CLEAR2PAY I DIEGEM www.profacility.be/workplace/clear2pay

Marc Detiffe

EULER HERMES I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/eulerhermes Thomas Vanhaute

USSEL ility.be/workplace/elia

Marc Detiffe

Valérie Clarysse

ONTEX I AALST www.profacility.be/workplace/ontex

ING LIFE & NON-LIFE I DIEGEM www.profacility.be/workplace/ING-LIFE

JBC I HOUTHALEN www.profacility.be/workplace/jbc

MIVB - Royal Atrium I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/stib

Marc Detiffe

Marc Detiffe

ittem Brechtbühl Architects

-BIVV

ux

SPADEL I BRUSSEL www.profacility.be/spadel Yvan Glavie

Marc Detiffe BPOST BANK I BRUSSEL www.profacility.be/workplace/bpost-bank

SIBELCO I ANTWERPEN www.profacility.be/workplace/sibelco

www.profacility.be/abo

→

m.profacility.be volg de actualiteit ook op uw smartphone

Blijf verbonden met de actualiteit in facility & workplace management Schrijf u in via profacility.be/newsletter om de maandelijkse nieuwsbrief te ontvangen

Blijf als eerste op de hoogte: @ProfacilityBE