Secretaria de Comunicaciones y Transportes
Mejora de las Metas Individuales establecidas Meta 1 Integrar al 100% los expedientes generados en el Área de permisos. Ing. Blanca Magdalena Jiménez Quintero Técnico especializado Operativo Base Lugar de adscripción: Departamento de Autotransporte Federal Durango Centro SCT Durango 630
Victoria de Durango a 01 de Agosto del 2016
1
Índice I. Introducción ...................................................................................................3 II. Objetivo general .............................................................................................4 III. IV.
Objetivos específicos .................................................................................4 Desarrollo del tema ......................................................................................5
V. Conclusión .....................................................................................................9 VI.
Fuente bibliografía ..................................................................................... 10
2
I.
Introducción México está inmerso en una sociedad globalizada que demanda comunicación y que en
todo momento intercambia y comparte información, ante esta realidad, han surgido nuevas tecnologías, herramientas y lineamientos que facilitan mediante su implementación y us o, el fortalecimiento de la sociedad de la información. En la en la elaboración del presente trabajo mejora para la medición de la meta en el desempeño de mis funciones, la Meta 1. Integrar al 100%
los expedientes generados en el Área de permisos , área donde las
actividades se realizan de manera dinámica, realizando las tareas en un tiempo establecido, el diseño del instrumento para la mejora de esta meta es la integración de expedientes digitalizados, evitando así la posible procrastinacion, apilación de documentos, en la actualidad existen expedientes de años muy atrás en el área de archivo primario así como también ubicados en un lugar distante al área correspondiente, con la mejora de la meta 1, los trámites son más rápidos y económicos, la gestión más eficiente, evitando el posible extravío de expedientes en papel, lo que usualmente genera grandes retrasos, así la búsqueda y recuperación de los expedientes deja de ser un problema, dando valor al tiempo en la agilización e integración de expedientes digitalizados de los usuarios transportistas, que va dentro de tres a cuatro días hábiles el tramite e integración del expediente físico y tan solo unas horas en la integración de un expediente electrónico de trámite autorizado por los superiores al cierre de estos. Es importante señalar que, durante el desempeño laboral, para alcanzar las metas establecidas, es indispensable llevar a cabo la evaluación en base a resultados de las metas individuales establecidas por el evaluado, para contribuir al alcance de las metas de la organización, ya que, las metas personales son más fáciles de conjugar cuanto a criterios para medir esas tareas y competencias requeridas, definir el trabajo, revisar el desempeño y, consecuentemente, la fijación anual de metas establecidas para su evaluación, donde el jefe informa a los empleados sobre el progreso alcanzado frente a las metas fijadas; llevando a cabo la retroalimentación personal o impersonal, absoluta o comparativa e incrementar la productividad, sin omitir los diálogos de desarrollo entre el superior jerárquico y el evaluado, para su retroalimentación, medición y mejora de la metas.
3
II.
Objetivo general Diseñar el instrumento para la medición de la mejora de la meta 1. Integración al 100% de los expedientes del área de permisos del departamento de autotransporte federal, llevando a cabo la digitalización de los documentos que conforman cada expediente y subir a la nube institucional para la localización expedita digital y física de los expedientes, evitando pérdidas de tiempo y posibles pérdidas de documentos de valor.
III.
Objetivos específicos
Evitar la compilación de expedientes físicos en el área de archivo primario
Agilización en la búsqueda del o de los expedientes que se requieran just in time
Disminuir el gasto de papel, tóner.
Disminuir el mobiliario archiveros
Dar valor al tiempo
4
IV.
Desarrollo del tema
La mejora de la meta 1. Integrar al 100% los expedientes generados en el área de permisos, el diseño instrumento para la medición de la meta 1., es que los documentos originales con sus respectivas firmas de cada expediente, se digitalicen para su integración de y guardar en la nube de la Secretaria de Comunicaciones y Transportes con fundamento en lo dispuesto en la ley de transparencia, como respaldo digital de los expedientes físicos de los trámites correspondientes para guarda y custodia en el área correspondiente ya que contienen valiosa información, el proceso de digitalización se almacena en una base de datos, actualmente los expedientes se capturan en una hoja Excel, sin embargo se requieren digitalizar cada documento que compone cada expediente. El proceso de digitalización de documentos es un respaldo digital ubicado en la nube institucional, de los fieles documentos en papel. En la meta 1. integrar al 100% los expedientes generados en el área de permisos, es su mayoría, la información o los datos se han conservado en forma de archivos de papel que se han acumulado en los últimos años, dando lugar a archivos de documentos en papel difícilmente accesibles y la posible consecuente pérdida de datos, la obtención de los documentos o datos necesarios cuando se necesitan, a veces es difícil de su localización y una gran pérdida de tiempo por tener que andar buscando en archivos.
El Proceso de digitalización
de documentos es la solución a este problema con este proceso se obtienen las herramientas para hacer más ágil y accesible el acceso a la información del área de permisos del Departamento de autotransporte federal, con el uso de la tecnología de digitalización de documentos pone al alcance todos los expedientes y documentos. La digitalización y conversión de documentos permite y proporciona a las empresas públicas y privadas diversas ventajas, principalmente en productividad y seguridad al permitir el rápido y eficiente acceso y evitar posibles pérdidas de documentos y expedientes de gran valor documental. La digitalización de documentos de los expedientes es uno de los medios que permitirán lograr la mejora del alcance de la meta 1, se debe de contar con el equipo necesario para realizar la conversión de los documentos en expedientes y debidamente clasificados dentro de un plan de desarrollo archivístico, uso y control de los documentos, mediante la aplicación de los procesos técnicos archivísticos que garanticen al área de permisos su ubicación tecnológica digital en la nube institucional, la administración de documentos consiste en agruparlos de 5
acuerdo con el fondo, la sección, la serie y la subserie a la que pertenecen, según ha sido definido en el cuadro de clasificación archivística. Dentro de cada serie, los expedientes que la forman deberán ser individualizados, pues cada uno se refiere al cumplimiento de funciones específicas, al referir a un documento, es un soporte material: papel, cintas magnéticas de audio y video, acetatos, papel fotográfico, películas, discos magnéticos, etcétera. Un documento posee características y estructuras determinadas, las cuales le dan formalidad como documento de archivo físico y la información que ha sido creada y procesada por una institución pública o privada a lo largo del tiempo, años, siglos, los expedientes digitalizados se mantendrán guardados en la nube institucional al alcance de quien esté autorizado para consulta de datos. El uso de la tecnología de digitalización y conversión de documentos para la mejora y alcance de la meta 1, integración de todos los expedientes y documentos con los que regularmente trabajo, proporciona diversas ventajas, principalmente en la productividad y seguridad al permitir el rápido y eficiente acceso y evitar posibles pérdidas de documentos y expedientes correspondientes y al alcance del personal autorizado, uno de los medios que permitirán lograr estos objetivos con la capacidad de manejar casos especiales, consultas urgentes y documentos aislados.
Ventajas de la Mejora en digitalizar los documentos Mejora y agilidad de Reducción del espacio
Ahorro de costes/tiempos
Mejora de la seguridad
acceso a la información
al
El conjunto de ventajas
Disponer de varias copias
La facilidad de acceso a los
la
que ofrece los procesos de
de
expedientes
documentación y formatos
digitalización llevando a un
documentos evitando así
usuarios permisionarios de
se almacena gran cantidad
ahorro
riesgo
las opciones de búsqueda,
de información en soportes
reducción
informáticos como DVD’s,
físico Espacio
destinado
almacenamiento
de
de
costes:
de
de
pérdida
los o
de
los
deterioro, implementando
recuperar
almacenamiento necesario,
un
cualquier documento por
discos duros, red etc. y
tiempos necesarios para
restringido por usuarios a
tipo,
contenido,
realizar la búsqueda de los
realizar gestiones, ahorro
los
etc.;
mejorando así, los
expedientes
en papel, envíos etc., ya
información oficial.
tiempos
contratiempos y demoras
que
se
Evitan los problemas de
facilitando los tramites.
en
puede transmitir por otros
deterioro y conservación
medios digitales
de los documentos físicos.
la
búsqueda
información oficial.
sin de
la
del
seguridad
información
sistema
de
mismos
acceso de
la
rápidamente
de
datos,
gestión
y
6
El diseño del instrumento de medición para la mejora de la meta 1, mediante la digitalización de expedientes con la finalidad de optimizar un flujo de trabajo para un proceso en específico; es decir, se busca sistematizar la secuencia de tareas, acciones o actividades para ejecutar el proceso, con el seguimiento de cada una de las etapas y e l estado en que se encuentran, con ello es posible reducir el tiempo y acelerar la realización de un trámite, la digitalización de los documentos solicitados para realizar el trámite, es posible evitar la acumulación de los documentos físicos, originales o copias, los cuales tienen un valor determinado por la naturaleza del trámite en cuestión. En el área de permisos es una oficina de atención al público, las cuales requieren control y trámite inmediato, pues generan altos volúmenes de documentación, estos trámites se integran en expedientes al cierre del mismo, en un expediente de material de cartulina en forma de folder tamaño oficio, contenido de los siguientes documentos: ficha de seguimiento del trámite, solicitud de permiso llenada por el permisionario, formato alta donde se especifica el domicilio fiscal o particular, factura de pago, pólizas de seguro de la carga o pasaje, el dictamen de aprobación de condiciones físico-mecánicas de los vehículos de carga, titulo o certificado de propiedad en caso de ser vehículo importado, carta factura del vehículo, documento que ampara su inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, o en su caso, modificación, donde conste como actividad la prestación del servicio de autotransporte federal o servicio auxiliar solicitado, acta de nacimiento, cartilla, certificado de nacionalidad, carta de naturalización o pasaporte, en caso de que el solicitante sea persona física, identificación del solicitante. Los anteriores documentos conforman el expediente de los solicitantes de permisos y los vehículos con los que se prestará el servicio, los requisitos legales, técnicos y de seguridad que se requieren en el otorgamiento de permisos para la explotación de los servicios de autotransporte federal y la operación de transporte privado. Cartas poder otorgados ante fedatario público, la representación legal del promovente, identificación del promovente, documento que ampara la inscripción en el Registro Federal de Contribuyentes, o en su caso, modificación, comprobante de domicilio vigente a nombre del promovente, tarjeta de circulación copia y original para la entrega esta última junto con la placa metálica al permisionario persona moral o física o transporte privado. En general los expedientes contienen documentación de alto valor documental.
7
Los documentos digitalizados formarán parte de expedientes electrónicos, asociando las imágenes a las series documentales; deben ser clasificados a partir del cuadro de clasificación archivística, determinando su valor y vigencia con base en el catálogo; del mismo modo, se deben aplicar los procesos de depuración y transferencia mediante el estudio pormenorizado, de acuerdo con el catálogo, de las series documentales a digitalizar, del cual resultará el establecimiento de los valores primarios y secundarios de éstas. La técnica de valoración documental muestra su utilidad, ya que la asignación de plazos de conservación para los documentos nos permite ajustar y definir estrategias de preservación de materiales electrónicos. Por ejemplo, una serie que tenga un plazo de eliminación de tres años no debería generar ningún problema de conservación o interpretación de esa información. En caso de series documentales cuyo plazo de conservación sea superior, la organización puede adoptar políticas explícitas de conversión o migración de esos documentos digitalizados, con fundamento en lo dispuesto en las políticas para los sujetos obligados, respecto de la digitalización de la información que poseen en sus archivos, el uso de las tecnologías de la información y la implementación de ajustes razonables, de la Ley general de transparencia y acceso a la información pública. El procedimiento de la digitalización debe iniciar por la información del ejercicio actual y entrantes, cuidando que el archivo con sus documentos digitalizados, sea legibles y completos respecto del documento impreso o en medio no electrónico que lo origina, así como identificar, clasificar y organizar los documentos a digitalizar, para determinar el soporte documental de los mismos, la relación de su contenido a efecto de catalogar su pertenencia a una serie documental o a un conjunto de documentos, de forma que se facilite el desarrollo de las etapas posteriores y que se identifique y facilite identificar el documento de archivo electrónico al que pertenezca. Por lo que corresponde a la nueva información que se genere de preferencia a su elaboración en documento de formato electrónico para el seguimiento respectivo en la gestión documental electrónica, representando un valor documental de acuerdo con las políticas y demás disposiciones aplicables en la materia, debiendo incorporar su identificación clara y precisa y en su caso, conservación guardados en la nube institucional con la autorización del superior jerárquico, sin omitir las políticas de la organización, así como la funcionalidad de la gestión documental. El control de calidad es de suma importancia en la mejora. Los archivos 8
electrónicos
generados
con motivo
del proceso de digitalización, cumplirán con los
requerimientos determinados, de acuerdo a los objetivos de la digitalización y guarda en la nube institucional, diseño del instrumento para la medición de la mejora de la meta 1., con el objetivo de alcanzarla en un tiempo específico de la digitalización de 5 expedientes alta vehicular por semana, el factor clave es el tiempo establecido para alcanzar la meta señalada, una vez ese tiempo transcurre, la meta establecida sirve de medida para revisar el trabajo terminado y justo a tiempo.
Diseño del instrumento para la mejora de la meta 1. Diseño del instrumento de medición para la mejora meta 1 Digitalización de los documentos Integración al 100% de que componen cada expediente y Los expedientes del área subir en la nube institucional cada de permisos. expediente para su localización inmediata digital y física Meta actual
V.
Conclusión La mejora de la meta 1 integración al 100% de los expedientes de los permisionarios
del área de permisos, que se ha descrito en este trabajo es una propuesta para mejor de la meta e incrementar la productividad en el desempeño laboral en base a resultados. Es importante recalcar que en el desempeño laboral y principalmente para el alcance de las metas se van incrementando las habilidades y destrezas teórico practico para del desarrollo de las mismas, sin omitir que en el área de permisos como en todo el Departamento de autotransporte federal Durango, somos un equipo de trabajo donde cada quien aporta sus metas, avanzando cotidianamente al alcance de las metas individuales. Siempre en atención a las instrucciones del Jefe de Departamento y Jefe de la Oficina de permisos, el dialogo la comunicación entre el equipo de trabajo intercambiando ideas y aportando retroalimentaciones para el cumplimiento de las metas en el plazo establecido, es importante señalar la gestión y administración del tiempo, donde se le da a cada tarea un tiempo establecido para su terminación. 9
VI.
Fuente bibliografía Dirección General de Autotransporte Federal. (2013). Permiso o alta de vehículo para la operación del servicio de autotransporte federal. 29 de Julio del 2016, de SCT Sitio web: http://www.sct.gob.mx/fileadmin/DireccionesGrales/DGAF/REQUISITOS/Informacion_de _permisos_2013.pdf Secretaria de Gobernación. (16 Abril del 2015). Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. 31 de Julio del 2016, de Diario Oficial de la Federación Sitio web: http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5391143&fecha=04/05/2015 Secretaria de Gobernación. (13 de Mayo del 2014). Reglamento de la Ley Federal de Archivos. 31 de Julio del 2016, de Diario Oficial de la Federación Sitio web: http://www.dof.gob.mx/nota_detalle.php?codigo=5344323&fecha=13/05/2014
10
Firma del evaluador
_______________________________ Ing. Rogelio Roldan Medrano Jefe del Departamento de Autotransporte Federal Durango
11
12