LA SIMULACIÓN DE PROCESOS

LA SIMULACIÓN DE PROCESOS Para tu caja de herramientas, ingeniero:

Escribe: Selene Seclén

Esta es la historia de Pablo, un empresario que tenía gran afluencia de clientes, porque logró dar en el clavo respecto a las necesidades que estos tenían. No obstante, aunque encontró la oportunidad de negocio y los primeros meses “la hizo linda”, en la actualidad está a punto de decirle a su equipo: “gracias por su talento muchachos” y dar un paso al costado ¿Qué pasó? Simple: no le echó un vistazo a cómo se estaban desarrollando sus procesos. Encontró el problema cuando ya la empresa enfrentaba largas colas, clientes insatisfechos y muchas actividades que en vez de generar valor lo restaban. Para colmo, José, su compañero de universidad que sí había considerado desde el principio la importancia que tenían los procesos en el éxito del negocio y, en adición, ofrecía un producto similar al que ofrecía Pablo, conquistó todos los clientes que alguna vez fueron de él. Sé inteligente, sé como José. En nuestros días, no es descubrir la pólvora el hecho de hablar de procesos y la importancia que tiene gestionar la empresa sobre la base de estos. Existen muchas herramientas que facilitan el manejo, control e incluso mejoras de los procesos y tú ingeniero UP debes conocerlas ya casi como la palma de tu mano. Una de esas es BIZAGI. Si escuchas esa palabra estoy más que segura que lo primero que se te viene a la mente es la modelación de procesos. Este artículo te trae algo nuevo: ¿sabías que en BIZAGI puedes también simular procesos?

FOTO: STEPHANI MARQUINA

Antes que todo, ¿qué es simular un proceso? La simulación es una herramienta de verdadera utilidad para el análisis y evaluación tanto de los sistemas nuevos así como los ya existentes. Permite anticiparse al proceso real; así como, hacer evaluaciones comparativas a través de distintos escenarios: “análisis What If”. Buscando, de este modo, conseguir los mejores resultados, “la mejor configuración” y optimizando recursos. Es decir, consiguiendo tanto eficiencia como eficacia.

Como podemos ver es una herramienta muy potente, que da grandes ventajas. La principal es que te permite experimentar sin incurrir en costos de lo que significaría el experimento a escala real. A los beneficios se suma también la optimización de recursos, validación de inversión a realizar (en condiciones de negocio o procesos nuevos), análisis de puntos críticos como los cuellos de botella (le pudo haber salvado la vida a Pablo), evaluación de alternativas de diseño de los proceso, análisis de la capacidad máxima, entre otros.

Si te estás animando en este momento a probarla, ¡puedes hacerlo! Aquí encontrarás el paso a paso para poder empezar a hacer tus “primeros pininos” simulando procesos.

Primero, es importante que sepas que la simulación en BIZAGI posee cuatro niveles. Cada nivel solicita información adicional, mas no implica restricción. Es decir, no es como en un juego que si pasas al nivel 1 recién se te abre “la puerta mágica” para el nivel 2. Aquí puedes interactuar libremente con cada nivel, de acuerdo a la información que poseas y lo que quieras analizar.

Habiendo mencionado aquella acotación, aquí va la guía “Descubriendo el simulador de BIZAGI”

1. DIAGRAMAR UN PROCESO: ¿Puede ser cualquiera? ¿Tiene que ser el “to be” o el “as is”? ¿Qué pasa si no tengo uno? El primer paso es uno que no es novedad para nosotros: lo venimos haciendo desde que éramos “fetos UP”. La diagramación puede ser de cualquier proceso. Lo importante es que muestre problemas reales del proceso que con esta herramienta buscamos sean solucionados. Recordemos a Pablo, del inicio del texto, dentro de sus problemas estaban las largas colas en su empresa. Probablemente, en la diagramación de sus procesos, encontraremos actividades repetitivas, burocráticas, etc.

2. DAR “CLICK” EN VISTA DE SIMULACIÓN O “SIMULATION VIEW”: La encuentras en la parte superior izquierda, dentro de la pestaña “inicio”.

3. SUMERGIÉNDONOS EN LOS NIVELES:

1. NIVEL 1 – VALIDACIÓN DEL PROCESO: Es el “nivel cachimbo” de simulación, el más básico. En este se evalúa la estructura del proceso. ¿Qué datos debo completar? Se solicitará los porcentajes estimados para los flujos de secuencia de las compuertas. Estas, como sabemos, determinan ramificaciones, uniones, bifurcaciones y combinaciones en el proceso.

2. NIVEL 2 – ANÁLISIS DE TIEMPO: Ahora, es momento de asignarle un tiempo estimado a cada actividad. ¡Dato! BIZAGI no solo te permite introducir tiempo, sino también distribuciones estadísticas. Así que si eres flamante alumno de Esta 2, tú mismo eres.

3. NIVEL 3 – ANÁLISIS DE RECURSOS: este nivel nos acerca más a cómo se ejecutará el proceso en la realidad, pues incluye a los participantes del proceso así como los recursos empleados, veremos cuántos están disponibles y dónde se utilizan. Ya

que ahora tenemos recursos y/o roles, los tiempos de actividad deben ser precisados según el tiempo de trabajo real. Gracias a ello podremos tener noción al tiempo ocupado o libre para cada recurso, por ejemplo.

4. NIVEL 4 – ANÁLISIS DE CALENDARIOS: En este nivel, a diferencia de los datos introducidos en “análisis de recursos” se brinda información sobre los turnos en los que se emplean los recursos, “el calendario de los recursos”. Ello refleja el rendimiento de los procesos de acuerdo a los turnos de trabajo (considerar, descansos, vacaciones, fines de semana). ¡Importante! BIZAGI por default considera que los recursos pueden ser empleados todo el tiempo. Se debe para ello asignar un calendario específico.

5. “RUN”: La simulación reflejará los problemas reales: podrás tener acceso a un reporte en el que se hará visible todos aquellos inconvenientes que se desencadenarán por la forma en que se está llevando el proceso actual; por ejemplo, recursos sobre-utilizados, grandes retrasos de tiempo, falta de personal, entre otros. A partir de ello, podrás tomar “cartas en el asunto” y plantearte nuevos escenarios (análisis “What If”) reduciendo tales niveles de ineficiencia, hasta encontrar una configuración que se aproxime más a un escenario ideal. Como podemos ver la simulación de procesos permite tener un panorama artificial el cual es un gran apoyo para la toma de decisiones futuras. Evidentemente, esta herramienta debe estar acompañada de muchas otras; por ejemplo, para plantear un nuevo escenario debo partir de corregir aquella actividad que más ralentizaba mi proceso. Si me quiero preguntar: ¿por qué lo ralentizaba? Puedo acompañar tal análisis con un análisis de los 5 por qué o un diagrama de Ishikawa para ver las causas de tal problema.

Asimismo, no es únicamente BIZAGI el único software de simulación, existen muchos otros tales como: Arena, Flexsim, ProModel, Simul8 y Stella.

Entonces, Ingeniero UP, no hay excusa para no aprovechar todas las oportunidades tecnológicas que hoy en día tienes. Mete a tu caja de herramientas esta nueva que te acabamos de mostrar o si ya la conocías, ¿qué esperas? Utilízala y no dejes que se oxide.

Entonces, Ingeniero UP, no hay excusa para no aprovechar todas las oportunidades tecnológicas que hoy en día tienes. Mete a tu caja de herramientas esta nueva que te acabamos de mostrar o si ya la conocías, ¿qué esperas? Utilízala y no dejes que se oxide.