Zielvereinbarungsgespräche richtig führen

Text Jonathan Schneidemesser

Wer erfolgreich sein möchte, sollte sich Ziele setzen. Optimalerweise aber auch seinen Mitarbeitern, denn nur so kann das Gesamtunternehmen erfolgreich werden. Ziele können in Zielvereinbarungsgesprächen mit Mitarbeitern geführt werden. Das ist aber gar nicht so einfach. Wie das gemacht wird, und vor allem wie man sich darauf vorbereitet, schauen wir uns in diesem Artikel an.

Eine der wichtigsten Aufgaben bei der Praxisleitung ist es, Mitarbeitergespräche zu führen. Anlässe dafür gibt es immer wieder: Feedbackgespräche, Konfliktgespräche, Jahresgespräche und, und, und. Ein Gespräch, das im Normalfall einmal jährlich stattfinden sollte, ist das sogenannte Zielvereinbarungsgespräch. Das Ziel dieses Gesprächs ist, gemeinsam mit dem Mitarbeiter Ziele für die kommende Zeit zu definieren, an denen sich beide Seiten orientieren können und die im Optimalfall auch erreicht werden. Für den Praxisinhaber erleichtert das die strategische Planung.

Eine gute Vorbereitung ist alles Nun gehört das Aufstellen und Vereinbaren von Zielen nicht unbedingt zu den Stärken von vielen Mitarbeitern. Daher werden diese gemeinsam im Zielvereinbarungsgespräch beschlossen und verabschiedet. Wie bei allen Mitarbeitergesprächen gilt auch hier, dass eine gute Vorbereitung den Gesprächsverlauf effizienter werden lässt. Gerade Zielvereinbarungsgespräche erfordern einiges an Vorbereitung, weswegen man sie nicht mal schnell zwischen Tür und Angel führen sollte. Der Inhaber der Praxis bzw., falls es ihn gibt, der Personalverantwortliche sollte den Mitarbeiter rechtzeitig darüber informieren, dass ein Gespräch geplant ist. Gab es vorher noch kein Zielvereinbarungsgespräch, kann es sogar Sinn machen, diesen ganz kurz drüber aufzuklären, was es bedeutet und wie es abläuft. Gespräche mit Mitarbeitern können lange dauern, manche sogar sehr lange, daher sollte man sich ein maximales Zeitfenster von zwei Stunden dafür nehmen. Länger sollte

es nicht werden, da es ansonsten ineffizient werden könnte, und sollte es schneller gehen, ist es eben so.

Mitarbeitergespräche sind nicht immer angenehm für den Mitarbeiter, daher sollte man möglichst angenehme Rahmenbedingungen schaffen. Ein sehr wichtiger Faktor ist hierbei der Termin. Unternehmer legen diese gerne in Richtung Feierabend, da sie hier etwas mehr Ruhe haben und die Herausforderungen des Tages bereits überwunden sind. Je nach Arbeitszeit des Mitarbeiters ist das jedoch eher weniger mitarbeiterfreundlich. Es kann durchaus Sinn machen. das Gespräch, das zwei Stunden nicht überschreiten sollte. so zu legen, dass es passend zum Feierabend des Mitarbeiters endet. In der Physiotherapie kann das durchaus etwas später am Abend oder auch mittags sein. Ist man selbst recht flexibel, kann man auch einfach den Mitarbeiter mitbestimmen lassen. Da Zielvereinbarungsgespräche durchaus energieraubend sein können, empfiehlt es sich, einen Zeitpunkt zu wählen, an dem beide Parteien noch fit sind. Was möglichst vermieden werden sollte, ist, das Gespräch zu verschieben. Daher sollte man mögliche Störfaktoren, die dazwischen „schießen“ können, im Vorfeld ausschalten.

Auch Mitarbeiter sollten Ziele haben Nicht nur Unternehmer, sondern auch Mitarbeiter haben Ziele. Im Vorfeld sollte sich also nicht nur der Inhaber Gedanken über mögliche Ziele gemacht haben, sondern auch der Mitarbeiter. Für

diesen ist das nicht immer ganz einfach, daher sollte man eine kleine Hilfestellung geben, ohne gleich Ziele vorzugeben. Optimalerweise verrät man dem Mitarbeiter in welche Richtung er denken kann und wie ein Ziel aussehen kann. War in früheren Physiotherapiepraxen kein richtiger Raum für den Aufenthalt des Physio-Teams eingeplant, so hat sich das in den letzten Jahren deutlich geändert. Was früher eine kleine Küchenzeile war, ist heute ein eigener Besprechungsraum. Dieser sollte eine angenehme Atmosphäre ausstrahlen, sodass man sich darin wohlfühlt. Hier können die Zielvereinbarungsgespräche geführt werden und es sollte sichergestellt werden, dass niemand stört. Damit wäre der organisatorische Rahmen für das Gespräch geschaffen. Nun stellt sich die Frage, wie man sich am besten auf solch ein Gespräch vorbereitet.

Mitarbeitergespräche sind nicht immer angenehm für den Mitarbeiter, daher sollte man möglichst angenehme Rahmenbedingungen schaffen

Meistens hat man als Unternehmer die eigenen Ziele klar vor Augen: Anzahl der Selbstzahler auf x Personen steigern, 50 % mehr 30-Minuten-Termine ermöglichen, Fortbildungen in Segment y für alle Mitarbeiter usw. Nun muss man sich aber die Frage stellen, ob diese Ziele und deren Ursprung allen Angestellten klar sind. Was pas-

Ziele sollten immer SMART formuliert werden

siert, wenn jemand Bedenken gegen diese Ziele äußert? Und verstehen sie überhaupt den Nutzen von Zielen? Das wird individuell für jeden Mitarbeiter überlegt, da alleine diese Information das Gespräch verändern kann. Je nachdem, wie „weit“ ein Mitarbeiter ist, muss man mehr oder weniger Aufklärungsarbeit leisten. Mit diesem Wissen kann man den groben Ablauf eines Zielvereinbarungsgesprächs planen.

Vorteile von Zielen Mitarbeiter, denen noch nicht bewusst ist, wie sie von Zielvereinbarungen profitieren können, sollte man zu Beginn des Gesprächs entsprechende Vorteile kommunizieren. Mögliche Punkte, die man als Inhaber dabei anbringen kann, sind: • Kenntnis darüber, welche Leistung erwartet wird und was vom

Mitarbeiter erwartet wird • Die eigene Leistung selbst überprüfen zu können • Den Beitrag zum Unternehmenserfolg einschätzen können • Den besseren Einsatz der eigenen

Fähigkeiten • Die Motivation durch das Erreichen von Teilzielen erhöhen • Möglichen Bedarf von Weiterbildungsmöglichkeiten besser einschätzen können

Ebenso wie der Inhaber macht sich auch der Mitarbeiter Gedanken darüber, welche Ziele für ihn, aber auch das Team, in dem er arbeitet, sinnvoll wären. Nach all der Vorbereitung findet dann das Gespräch statt – worauf man dabei achten sollte, schauen wir uns jetzt an.

Ein Zielvereinbarungsgespräch ist nicht dazu da, um Probleme aus dem Arbeitsalltag heraus zu besprechen, sondern sich auf Ziele zu verständigen. Daher sollte man sich wirklich nur darauf fokussieren. Am Anfang steht natürlich eine kurze Begrüßung des Mitarbeiters und darauffolgend die Benennung des Gesprächsziels, des Zeitrahmens und

Mitarbeiter, denen noch nicht bewusst ist, wie sie von Zielvereinbarungen profitieren können, sollte man zu Beginn des Gesprächs entsprechende Vorteile kommunizieren

des Ablaufs durch den Inhaber. Es ist durchaus möglich, kurz zu referenzieren, welche Ziele im letzten Jahr erreicht wurden, um so die Brücke für die kommenden Ziele zu schlagen. Eine Festigung des Wissens, wie wichtig Ziele sind, kann, je nach Mitarbeiter, auch sinnvoll sein.

Ziele sollten SMART sein Nun geht es darum, die Ziele des Mitarbeiters mit den eigens gesteckten abzugleichen und mögliche Gemeinsamkeiten und Unterschiede aufzudecken. Dabei muss immer die Frage, was erreicht werden soll, im Vordergrund stehen. Wenn das beide Gesprächspartner erkannt haben, wird überlegt, welche Ziele dem großen Ziele dienen und welche eher nicht. Wer etwa seine Wirtschaftlichkeit steigern möchte, sollte sich z. B. Ziele in Richtung Zusatzverkäufe stellen. Wer ein angenehmeres Arbeitsklima für seine Mitarbeiter schaffen möchte, sollte Ziele verfolgen, die das möglich machen. Wichtig dabei ist, dass die Ziele immer SMART formuliert werden. Sie sollten also spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und auf einen bestimmten Zeitpunkt terminiert sein. Es kann auch sinnvoll sein, die Ziele zu priorisieren, sodass der Mitarbeiter weiß, welches höher steht. Die Menge an Zielen sollte außerdem überschaubar sein, da sich die Mitarbeiter ansonsten in einem Wirrwarr verlieren. Der Inhaber muss zudem sicherstellen, dass Ziele einzelner Mitarbeiter nicht kollidieren. So könnte es passieren, dass die Praxis einerseits expandieren soll, gleichzeitig aber viel Geld in neue Geräte investiert wird, was zu einem Liquiditätsengpass führen könnte. Um das zu vermeiden, kann mit dem Team und den Zielen ganz transparent umgegangen werden. So werden Zielkonflikte eher vermieden.

Was aber passiert, wenn der Mitarbeiter mit seinen Zielen überfordert ist oder ihm gar das Verständnis dafür fehlt, warum er sich an diesen orientieren sollte? Das sollte durch die richtige Vorbereitung und das Festigen des Nutzens der Ziele eigentlich vermieden werden. Trotzdem kann es sein, dass sich der Mitarbeiter überfordert fühlt oder keinen Bezug zu den Zielen bekommt. Die positive Gesprächsatmosphäre sollte nicht gekippt werden. Das verunsichert den Mitarbeiter nur weiter. Wichtiger ist es, dass der Inhaber aufzeigt, welche Ressourcen dem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, die ihm bei der Zielerreichung helfen, sodass er sich nicht alleine gelassen fühlt. Auch der Hinweis wie wichtig die Zielerreichung für den Erfolg des Unternehmens ist, kann dabei helfen. Ein Mittel, auf das ebenfalls viele Unternehmen zurückgreifen, sind Boni, die versprochen werden. Hier muss jeder Praxisinhaber aber selbst entscheiden, ob das im Budget ist oder nicht. Zudem sind Mitarbeiter einfach unterschiedlich belastbar – hier muss sich der Inhaber also schon vor dem Gespräch Gedanken darüber machen, wem er was auflasten kann und will.

Fazit Zielvereinbarungsgespräche zu führen ist nicht so trivial, wie es sich möglicherweise anhört. Es erfordert vom Inhaber als auch von den Mitarbeitern ein gutes Verständnis für Ziele, die erreicht werden sollen. Um sinnvolle Ziele zu vereinbaren, sollte der Inhaber darauf achten, dass sie SMART sind und nicht mit anderen Zielen kollidieren. Während des Gesprächs sollte eine gute, produktive Atmosphäre bestehen, die nicht von außen gestört wird.