CONSULTORIA CONTABLE DÉCIMO SEMESTRE

COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES HACARITAMA LIMITADA

BRANDON MIGUEL LOZANO ALVAREZ 221289 CRISTIAN LEONARDO DURAN ALVAREZ 221313 FERNANDO ANDRES RINCON TORO 221336

ROCIO PEREZ CONTRERAS DOCENTE

UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA CONSULTORIO CONTABLE X SEMESTRE OCAÑA 2019

CONSULTORÍA CONTABLE, FINANCIERA Y TRIBUTARIA

COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES HACARITAMA LIMITADA UNIVERSIDAD FRANCISCO DE PAULA SANTANDER OCAÑA FACULTAD DE CIENCIAS ADMINSTRATIVAS Y ECONÓMICAS CONTADURÍA PÚBLICA CONSULTORIO CONTABLE X SEMESTRE OCAÑA 2019

Contenido 1. Alcance, aplicación y definiciones 1.1 Alcance 1.2 Aplicación 1.3 Definiciones 2. Identificación, análisis y diagnóstico de la situación y perspectiva del entorno social y económico de la empresa.

2.1 Información de entorno socioeconómico de la empresa 3. Implementación del plan de trabajo de la consultoría 3.1 Título 3.2 Objetivos 3.3 Descripción del problema 3.4 Justificación 3.5 Criterios 3.6 Diseño del plan de trabajo 4. Ejecución y desarrollo del plan de trabajo 4.1 Evidencia y papeles de trabajo 5. Plan aplicado de recomendaciones derivadas de la consultoría en el marco de procesos contables, financieros y tributarios 5.1 Recomendaciones 5.2 Demostración de la conveniencia de las recomendaciones 6. Informe técnico de la consultoría en el marco de procesos contables, financieros y tributarios.

7. Conclusiones

Contenido 1. Alcance, aplicación y definiciones

1.1 Alcance

La consultoría en el marco de procesos contables, financieros y tributarios adelantado por el consultorio contable del centro de proyección empresarial, adscrito a la facultad de ciencias administrativas y económicas de la UFPSO, realizada y desarrollada a la empresa objeto de la misma (en un proceso específico de acuerdo al marco contable, financiero y tributario); comprendió un ejercicio metodológico que agrupó etapas de identificación, análisis, diagnóstico, implementación y plan aplicado de recomendaciones. La consultoría se constituye en una fuente de contribuciones sustanciales que sugieren información de valor agregado, determinando de manera responsable un apoyo y aporte independiente y objetivo para el mejoramiento continuo de la empresa.

1.2 Aplicación

Todo el esfuerzo desarrollado por la consultoría en el marco de procesos contables, financieros y tributarios debe tender a brindar respuestas y soluciones con responsabilidad social a empresas de la región; en temas relacionados con el área.

En cuanto al concepto de consultoría Quijano (p.49) indica que la consultoría es un tipo de relación de ayuda establecida entre diferentes actores -el consultor y la organizaciónbasada por un lado sobre los conocimientos, las habilidades y las acciones del consultor, y

por otro sobre el conocimiento, la colaboración y la necesidad de la empresa-cliente. Ribeiro (p.7), citando a otros autores, expone que la consultoría es: La ayuda que presta un experto para resolver un problema empresarial, basándose en su experiencia, habilidad y oficio.

Este trabajo de consultoría en el marco de procesos contables, financieros y tributarios tiene como propósito intervenir a la empresa desde el criterio contable y financiero, con el objetivo de identificar riesgos, problemas existentes o situaciones de mejoramiento y crecimiento, con la intención de recomendar medidas adecuadas y suficientes que propicien soluciones.

El trabajo fue adelantado desde una dinámica académica, investigativa y de proyección social, por parte de los estudiantes del programa de contaduría pública que cursan la asignatura de consultorio contable tributario perteneciente al décimo semestre del pensum académico y/o los estudiantes de los semilleros de investigación de la línea de investigación en Gestión Financiera del grupo de investigación en Desarrollo Socio Empresarial GIDSE; contando con la asesoría, acompañamiento y seguimiento de los investigadores y directores de los semilleros, del coordinador del consultorio contable y de los docentes que orientan la asignatura.

1.3 Definiciones 

Contabilidad: La contabilidad es un sistema de información y de control para la toma de decisiones de las organizaciones.

1.3.1

Teoría contable: La teoría contable es un conjunto cohesivo de proposiciones conceptuales hipotéticas y pragmáticas que explican y orientan la acción del contador en la identificación, medición y comunicación de información económica, es decir, trata de explicar y predecir los fenómenos que se presentan en la práctica contable: Asociación americana de contadores públicos – American Accounting Association.

1.3.2

Empresa.

De

conformidad

con

el

artículo

25

del

código

de

comercio, empresa es "toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o para la prestación de servicios."

1.3.3

Contador público. Según el Artículo 1o. de la ley 43 de 1990 se entiende por Contador Público la persona natural que, mediante la inscripción que acredite su competencia profesional, está facultada para dar fe pública de hechos

propios

del

ámbito

de

su

profesión,

dictaminar

sobre

estados financieros, y realizar las demás actividades relacionadas con la ciencia contable en general.

1.3.4

Consultoría. Es la ayuda que presta un experto para resolver un problema empresarial, basándose en su experiencia, habilidad y oficio.

1.3.5

Consultor.

Persona experta en una materia sobre la que asesora profesionalmente.

1.3.6

Competencia. Atributos personales y aptitud demostrada para aplicar conocimientos y habilidades.

1.3.7

Responsabilidad. Principio que promueve la confianza, derivando la justificación de las actuaciones y haciendo conveniente y pertinente el consecuencialismo. La responsabilidad compromete la capacidad ética y profesional del contador público.

1.3.8

Ética. Es un saber que pretende orientar las acciones de los seres humanos, reflexionando sobre la moral, con la intención de ir aclarando y argumentando la comprensión de la persona humana.

1.3.9

Ética profesional. Conjunto de normas y valores que promueven la conciencia de quien se ocupa en una actividad considerada profesional, valorando la acreditación de su ejercicio, sujetado a los preceptos de la moral.

1.3.10 Fe pública. Según el Artículo 10 de la ley 43 de 1990, la fe pública se representa por la atestación o firma dada por el contador público que determina confiabilidad de que una información se ajusta a los requisitos legales 1.3.11 Independencia. Rasgo esencial, arraigado e imprescindible que propicia el desarrollo de la libertad mental y el criterio íntegro y objetivo; considerado un deber importante para el contador público.

1.3.12 Objetividad. Es la representación decente de la imparcialidad y la actuación libre de prejuicios en todos los asuntos; considerado un principio importante para el contador público.

1.3.13 Integridad. Referente importante de la moral, motivada por la rectitud, honestidad, dignidad, sinceridad, lealtad, justicia y equidad; considerado un valor importante para el contador público.

1.3.14 Confidencialidad. Obligación asumida que desarrolla la abstención de divulgar información privada que comprende un carácter de reserva en asuntos legales, administrativos, comerciales, entre otros; y que podría ser utilizada para el beneficio propio o de terceros. La confidencialidad debe guardarse aun el entorno no laboral y constituye un comportamiento importante para el contador público.

1.3.15 Escepticismo profesional. Según la NIA 200, es la actitud que incluye una mente inquisitiva, e implica estar alerta a condiciones y circunstancias que puedan indicar una afectación operativa, o posible representación errónea debido a error o fraude, y consecuentemente una valoración crítica de la evidencia.

1.3.16 Criterios. Haciendo mención a la ISO 19011 y generando una consecuente adaptación, los criterios son el conjunto de leyes, normas reglamentarias o estándares de aceptación general, así como las políticas, procedimientos o requisitos, los cuales se utilizan como referencia frente a la cual se compara la evidencia.

1.3.17 Evidencias. En adaptación de la ISO 19011, las evidencias se refieren a los rregistros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son verificables y pertinentes para los criterios utilizados. La evidencia de la auditoría puede ser cualitativa y se reconoce como evidencia adecuada o cuantitativa siendo reconocida como información suficiente.

1.3.18 Papeles de trabajo. Según el Artículo 9. de la ley 43 de 1990 se expresa que son documentos que prueban y/o dejan constancia de las labores realizadas y dan oportunidad y capacidad a la emisión de un juicio profesional. Son soportes

elaborados por el profesional responsable. Estos deben ser completos, claros y cumplidores de disposiciones legales. Son una guía para la realización de un trabajo realizado y trabajos posteriores que se realicen de manera relacionada.

1.3.19 Plan de trabajo. Es un documento guía, utilizado como herramienta que permite ordenar y sistematizar información relacionada con la realización de un conjunto de actividades que interrelación de manera coherente recursos humanos y materiales, así como un cronograma para la ejecución de un trabajo en el marco de unos objetivos propuestos.

1.3.20 Riesgos. la posibilidad de que suceda algo que tendrá un impacto sobre los objetivos. Se lo mide en términos de consecuencias y probabilidades.

1.3.21 Finanzas. Es un conocimiento perteneciente a la economía que aplica y desarrolla la gestión de los recursos; en actividades específicas de inversión, financiación, recaudos y pagos. Es considerado un saber que contribuye al profesional contable para un desempeño integral con efectividad.

1.3.22 Tributaria. Es un conocimiento que se encarga del estudio, gestión y cumplimiento de los tributos. Es considerado un saber que contribuye al profesional contable para un desempeño integral con efectividad.

1.3.23 Auditoría. Es un conocimiento que se ocupa en el diseño, implementación y comunicación de un proceso de evaluación; aplicado desde un enfoque sistemático que ayuda al cumplimiento de objetivos y beneficia el mejoramiento continuo. Es considerado un saber que contribuye al profesional contable para un desempeño integral con efectividad.

1.3.24 Sistema: Conjunto de elementos que se relacionan e interactúan entre sí. El sistema propicia el pensamiento sistémico, determinando que se deben conocer

los elementos que conforman un sistema y las relaciones e interacciones que surgen entre ellos.

1.3.25 Administración. Ciencia que estudia el conjunto de funciones que se realizan para administrar. Administrar establece las funciones de planeación, organización, dirección y control y es asimilable a un enfoque de gobernanza.

1.3.26 Control interno. Sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una empresa, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos previstos.

1.3.27 Entorno socioeconómico: Hace referencia en el enfoque de las empresas, al ambiente y el conjunto de elementos y agentes del orden microeconómico y macroeconómico que influyen en el desempeño de la actividad.

1.3.28 Estrategias: Hace referencia al conjunto de procedimientos y técnicas que se planean y ejecutan para conseguir un fin.

1.3.29 Mejoramiento continúo. En el marco de las empresas y desde el concepto japonés denominado kaizen, comprende y determina una perspectiva y práctica que consiste en buscar continuamente la forma de mejor los procesos. El mejoramiento continuo es fundamento para la estrategia y el desempeño de una empresa, con el ánimo de garantizar dentro sus procesos: la idoneidad, adecuación, suficiencia, eficacia, eficiencia y efectividad.

1.3.30 Recomendaciones. Aporte intelectual para la aplicación y desarrollo de aspectos pertinentes y convenientes que fomenten la obtención de mejores resultados en el desarrollo de actividades.

1.3.31 Sostenibilidad. Entre tantas definiciones, la sostenibilidad es conceptuada como la satisfacción de las necesidades actuales sin comprometer la capacidad de las generaciones futuras de satisfacer las suyas, garantizando el equilibrio entre crecimiento económico, cuidado del medio ambiente y bienestar social.

1.3.32 Grupos de interés. Según Freeman en su teoría de los stakeholders o grupos de interés, los define como cualquier grupo o individuo que puede afectar o ser afectado por el logro de los objetivos de la empresa.

1.3.33 Responsabilidad social empresarial. Capacidad ética de las empresas y de sus líderes para responder ante el entorno y la sociedad, desde la integralidad de las dimensiones económicas, sociales y medioambientales.

1.3.34 Modelo mental. Para Peter Senge; son supuestos profundamente arraigados, generalizaciones, ilustraciones, imágenes o historias que influyen sobre cómo entendemos al mundo y como actuamos en él.

2 Identificación, análisis y diagnóstico de la situación y perspectiva del entorno social y económico de la empresa.

2.1 Información de entorno socioeconómico de la empresa

2.1.1

Razón social: COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES HACARITAMA LIMITADA.

2.1.2

Breve reseña histórica: La

COOPERATIVA

DE

TRANSPORTADORES

HACARITAMA

LIMITADA, fue fundada el 23 de febrero de 1976, mediante escritura pública y según Personería Jurídica número 73 del 28 de enero de 1976 expedida por el Departamento Nacional de Cooperativas, DANCOOP, hoy Superintendencia de Economía Solidaria, aunque su existencia data del 19 de julio de 1975. “Es un organismo cooperativo de primer grado, de derecho privado, sin ánimo de lucro, con un número de personas asociadas y patrimonio social variable e ilimitado”.

La Empresa inició con un gerente, una secretaria y un despachador.

Actualmente genera 27 empleos directos y 500 indirectos. La evolución de la Cooperativa se puede resumir en lo siguiente: En 1975: Prestación del Servicio de Transporte de Pasajeros por carretera mediante permisos.

En 1976: Reestructuración del Servicio, autorización de Rutas y Horarios, mediante la Resolución número 1961.

En 1982: Reclasificación.

Se otorga Licencia de Funcionamiento en la

Categoría “A”, mediante la Resolución número 8912 del mes de abril, y con esta misma resolución, se otorga Licencia de Funcionamiento para la Prestación del Servicio Colectivo Urbano de Pasajeros.

En 1989: La Resolución 2593, autoriza la reestructuración del servicio.

En 1991: Renovación de la Licencia de Funcionamiento, mediante la Resolución número 009, y se le da una calificación de 837 puntos sobre 1000.

En 1993: Renovación de la Licencia de Funcionamiento para la Prestación del Servicio de Transporte Colectivo Urbano de Pasajeros, mediante la Resolución número 3371.

Mediante la Resolución número 04840 del mes de diciembre, se le adjudican las siguientes rutas: Ocaña – Valledupar y Viceversa Ocaña – Palitas y Viceversa Ocaña – El Banco y Viceversa Ocaña – Convención y Viceversa Ocaña – Aguachica y Viceversa Mediante la Resolución 0046, se le otorga a la Cooperativa 904 puntos sobre 1000, este puntaje es asignado por el Ministerio de Transporte al realizar una evaluación de las empresas transportadoras en la que se refiere a: - Condiciones en materia de organización - Condiciones de carácter técnico - Condiciones en materia de seguridad - Condiciones de carácter financiero y de origen de los recursos.

El objetivo fundamental de lo anterior es la renovación de la habilitación para la prestación del servicio de acuerdo al objeto de la Cooperativa.

En 1997: Mediante la Resolución 101 del mes de diciembre, la Alcaldía Municipal de Ocaña, le adjudica a la Cooperativa, nueva capacidad

transportadora para la vinculación de vehículo tipo Microbús y Automóvil, para prestar el Servicio Colectivo Urbano.

En 1999: En diciembre, el Ministerio de Transporte, Seccional Cúcuta, emite la Resolución número 00426, donde le adjudican a la Cooperativa, cinco horarios para servir la ruta Ocaña - Cúcuta y Viceversa. Este es uno de los máximos logros de la Empresa, ya que llevaban más de diez años para su consecución.

Actualmente, la Cooperativa tiene un total de 320 asociados y 276 vehículos afiliados.

Se han presentados otras resoluciones de gran importancia para la Cooperativa entre las cuales se encuentra la Nº 00021 Del 22 de Febrero de 2006 “por la cual se ajusta y modifica la capacidad de la empresa de transporte terrestre automotor Especial

Cooperativa de Transportadores Hacaritama Ltda...

COOTRANSHACARITAMA”.

Desde el 10 de enero del presente año, viene funcionando en el centro de la ciudad, una oficina donde los socios pueden hacer los pagos que deseen y además se presta el servicio de encomiendas y giros para todo el personal que así lo requiera, con esto la Empresa a buscado mejorar y ampliar la calidad de los servicios que desde hace 39 años ha prestado a la provincia y pueblos circunvecinos.

Actualmente la COOPERATIVA es una Empresa ejemplo, ya que cuenta con las rutas organizadas y cumpliendo con lo establecido en la ley, aún más con el servicio Especial y de TURISMO, que se ofrece a toda la población de la provincia y para los socios y conductores de la empresa se permite que por

medio de un crédito interno puedan disfrutar de un fin de semana en las playa de Santa Marta, y se proyecta involucrar a toda la provincia de tal forma que a un bajo costo se desplace a otros sitios de nuestra bella COLOMBIA. (LTDA, 2011)

2.1.3

Actividad Económica: LA

COOPERATIVA

DE

TRANSPORTADORES

HACARITAMA

LIMITADA, tiene como actividad económica principal el transporte de pasajeros según la Clasificación Industrial Internacional Uniforme (CIIU) con el código 4921

regida por el Ministerio de Transporte y como actividades

secundarias tiene el comercio al por menor de combustible para automotores con su respectivo código 4731 regida por el Ministerio de Minas y Energía, con el fin de que los conductores sean los principales beneficiados de dichos servicios, logrando que sea más fácil la adquisición de combustibles, además que genere la oportunidad de aumentar ganancias en la organización.

2.1.4

Situación general de la economía: La economía colombiana comenzó a repuntar, después de tres años de desaceleración, varias cifras conocidas en los últimos meses confirman un cambio en la tendencia; cómo lo son el aumento del precio del petróleo, el

crecimiento de las exportaciones en un 19% así como la cifra de inflación anual llegó a 3,68 por ciento en enero, según el Dane, lo que mejora la capacidad de compra de los colombianos, y se suma a la decisión del Banco de la República de recortar la tasa de interés de intervención hasta el 4,5 por ciento para empujar el crecimiento, la mayor urgencia económica del país. (REVISTA SEMANA, 2018) Existen algunos factores que pueden tener una influencia negativa en el país, por un lado se encuentra el tema fiscal (Pordominsky, 2014) por la falta de equilibrio entre ingresos y gastos lo que genera un gran impacto. Sin dejar a un lado la reforma tributaria y la subida del IVA. A nivel departamental la economía se ha visto afectada por la llegada continua de migrantes del vecino país lo que ha generado problemas de desempleo, informalidad, delincuencia común y aparición de bandas criminales. (CARLOS GARCÍA, 2018). Todo lo anterior genera gran impacto en la economía pues aumenta el desempleo y la informalidad.

Carlos Luna, presidente de la Cámara de Comercio de Cúcuta, asegura que estos problemas se deben a que las empresas contratan de manera ilegal a personas llegadas del vecino país con la mitad del salario mínimo en Colombia y sin ningún tipo de prestación social.

Asimismo la economía en Ocaña está liderada por actividades comerciales y a agropecuarias, su ubicación la hace ser una región de gran importancia económica, se reconoce el desarrollo de un cordón de economía campesina, vinculada a la producción agropecuaria, con actividades productivas tradicionales que han sido el soporte de la economía regional, paulatinamente

han evolucionado y recientemente se han articulado a los mercados nacionales a través de redes de intermediación comercial. (CAMARA DE COMERCIO OCAÑA, 2017) Para finalizar, la economía local se ha visto afectada por la informalidad pues en la gran mayoría de los casos las empresas no se encuentran constituidas legalmente y son estas empresas las que generan empleo en el desarrollo de actividades informales a la mayoría de la población, por lo tanto la economía se ve afectada de igual forma por el desempleo y la pobreza según la cámara de comercio hay un alto índice de pobreza lo que hace que la economía no valla en crecimiento.

2.1.5

Situación del sector: El sector transporte es un componente importante dentro de toda economía ya que permite conectar las diferentes actividades sociales y económicas de un país. (CAICEDO, 2015) En Colombia el sector transporte registró un pobre crecimiento del 0,3% anual durante el año 2017, aunque se aceleró frente al crecimiento nulo observado un año atrás .Así, el desempeño del sector transporte fue incluso inferior al de la economía como un todo, la cual se expandió tan solo un 1,8% anual en 2017 (vs. el 2% en 2016).Lo anterior se debe a falta de iniciativas del gobierno en sus distintos planes de desarrollo por tratar de implementar políticas públicas encaminadas a mejorar el crecimiento económico y el desarrollo del servicio de transporte. (DANE, 2017)

Sin dejar a un lado que la apertura económica le ha permito a las empresas del sector de transporte adquirir nuevos vehículos a un menor costo y con una tecnología más avanzada, con el objetivo de minimizar los costos y prestar un mejor servicio acorde a las necesidades actuales.

A nivel local el sector de transporte está liderado por COOTRASUNIDOS LTDA con el 44% del total reportado de transportados, es la empresa que más pasajeros moviliza en la región, seguido de COOTRASHACARITAMA con el 24% y COOPMOTILÓN LTDA con 9%; aún sigue siendo grande la diferencia entre las 3, es visible como estas cooperativas bien administradas pueden convertirse en empresas sólidas, ofreciendo buenas rutas y servicios a los ocañeros. (CAMARA DE COMERCIO, 2017) De igual forma en Ocaña sigue operando el transporte ilegal, lo que tiene afectaciones en el sector, pues además de presentarse el transporte de pasajeros se evidencia

la comercialización ilegal de combustible, contrabando de

mercancías, entre otros; todo esto se lleva a cabo bajo un margen de informalidad, púes normalmente las personas que ejercen la actividad de transporte de pasajeros no cumplen con las disposiciones legales vigentes, ni con los seguros obligatorios. Aspectos en los cuales la Cooperativa de Cootranshacaritama Ltda. cumple a cabalidad con el fin de ofrecer un servicio de calidad que le permita competir y permanecer en el mercado.

2.1.6

El mercado: Un mercado puede ser entendido como un grupo de compradores y vendedores de un determinado bien o servicio. Los compradores determinan conjuntamente la demanda del producto o servicio, y los vendedores, la oferta" (Mankiw, 2012,

pág. 47). De acuerdo con esto, para el mercado de transporte la oferta es el servicio de movilización de pasajeros y la demanda la constituyen los usuarios de una zona determinada.

Actualmente en Colombia existen un total de 538 empresas habilitadas para prestar el servicio público de Transporte Terrestre Automotor de Pasajeros por Carretera. Estas empresas acceden al mercado a través de la habilitación que concede el Ministerio de Transporte para prestar el servicio en una ruta determinada, y bajo un régimen de libertad tarifaria con precios mínimos establecidos periódicamente por el Ministerio de Transporte. (Ministerio de Transporte - Servicio en línea, 2018)

Según las condiciones de mercado definidas por Adam Smith (Smith, 1776), este debe contar con cinco elementos fundamentales para que se materialice: Un comprador como mínimo, en este caso serían los usuarios de servicio público; Un vendedor como mínimo, constituidos aquí por las empresas prestadoras del servicio de transporte público; Oferta, que es el servicio de transporte en sí mismo; Retribución lógica a cambio de la oferta, que en el sector del transporte es conocida como tarifa, la cual se paga por utilizar el servicio y, por último, Un ambiente que permita la interacción positiva entre los elementos, en este caso, las zonas de pago y de compra de los pasajes.

En la Cooperativa de Transportadores Hacaritama Limitada, es importante tener en cuenta tres variables: Las unidades vehiculares; La cantidad de asientos que tiene autorizado cada vehículo (tipología), con el fin de conocer, en una

hora determinada, cuántos asientos puede ofrecer el servicio y así saber si es suficiente para satisfacer la demanda.

La competitividad empresarial es un tema de interés en las empresas de actualidad, gracias a ello ha podido ver crecimiento en el entorno económico y social. El sector de trasporte específicamente de pasajeros en el Municipio de Ocaña está a cargo de dos empresas llamadas COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES

HACARITAMA

LIMITADA

y

SOCIEDAD

TRANSPORTADORA y COMERCIALIZADORA ALFA S.A las cuales están comprometidas con sus clientes a dar el mejor servicio y por ende permanecer en el mercado.

2.1.7

Tecnología: Actualmente el área de cómputo e informática no está a cargo de una persona, en este caso de un Ingeniero en Sistemas o del jefe de personal, por ende se identifican falencias a la hora de presentarse problemas con los medios tecnológicos.

Dentro de su estructura informática física se observó que cuenta con ocho (8) computadores los cuales son utilizados por el recurso humano para el cumplimiento de sus funciones dentro de la Organización. Con respecto a la seguridad de la información, se pudo determinar que no cuentan con un plan de contingencia en caso de problemas de conexión u otros que puedan brindar seguridad a todos los equipos y a la información que estos almacenan y por ende entorpece el normal funcionamiento de las operaciones diarias de la empresa, paralizando todas las actividades que requieran de energía.

2.1.8

Administración: La administración juega un papel importante dentro de una entidad porque es la encargada de organizar los recursos empresariales, humanos y materiales, en vistas a la consecución de sus objetivos, después de conocer las instalaciones y tener contacto con los documentos de la entidad se determinó que la empresa cuenta con un proceso administrativo satisfactorio en su generalidad. Las fases del proceso administrativo se encuentran definidas en orden y por escrito, aunque no todas, así como cada uno de los elementos que los integran, tales como:

objetivos,

políticas,

misión,

visión,

manual

de

funciones,

procedimientos, estándares, manual de inducción, métodos de control, por mencionar algunos. Sin embargo, algunos elementos requieren de revisión y actualización para que contribuyan a la calidad de la empresa.

A pesar de ser una entidad con poca trayectoria, es una empresa que ha realizado una buena administración de los recursos, conforme a las Normas legales y leyes establecidas, generando una buena toma de decisiones todo esto con el fin de alcanzar sus objetivos y maximizar el valor de la empresa.

2.1.9

Relaciones laborales: Asamblea General Revisor Fiscal

Consejo de Administración

Junta de Vigilancia

Gerente Asesor Jurídico

Tesorera

ÁREA FINANCIERA

ÁREA DE OPERACIONES

ÁREA DE SERVICIOS

DIRECCIÓN OPERATIVA

ÁREA ADMINISTRATIVA Y RECURSOS HUMANOS

Contador

Jefe de Operaciones

Administrador Estación y Almacén

Director Operativo

Secretaria General

Auxiliar Contable

Jefe de Cartera Despachador

Islero

Veeduría

Conductor Carrotanque Mensajero

Asociado

Fuente: (COTRANSHACARITAMA LTDA, 2010)

2.1.10 Tamaño de la empresa: Según la ley 905 de Agosto de 2004 que de la cual se modifica la Ley 590 de 2000 sobre promoción del desarrollo del micro, pequeña y mediana empresa colombiana, se puede determinar que la Cooperativa de Transportadores Hacaritama Limitada pertenece a la siguiente clasificación: EMPRESA

MEDIANA

NÚMERO DE TRABAJADORES Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos.

ACTIVOS TOTALES POR VALOR Entre cinco mil uno (5.001) a treinta mil (30.000) SMMLV.

2.1.11 Análisis DOFA: FORTALEZAS (F) 1. Software Contable 2. Estructura Organizacional 3. Tecnología 4. Personal Capacitado 5. Ingresos Administrativos

OPORTUNIDADES (O) 1. Instituciones Educativas 2. Condiciones Climáticas 3. Normas Reglamentarias

AMENAZAS ( A) 1.

2.

3.

4.

Competencia Informalidad Orden Público Precio del Combustible 5. Vías 6. Crédito con Entidades Bancarias

DEBILIDADES (D) 1. Plan de Contingencia 2. Manual de Procedimiento para el cumplimiento de la seguridad social de los conductores.

3. Canales de Comunicación 4. Litigios

ESTRATEGIA (FO)

ESTRATEGIA (DO)

(F3/F4-O1) Aprovechar la tecnología y el personal capacitado para prestar un servicio de calidad.

(D2-O3) Adoptar un manual de procedimientos que se ajusten a las necesidades de la empresa.

(F5-O3) Desarrollar una auditoría de cumplimiento respecto a los ingresos administrativos.

(D4- O3) Cumplir con las normas reglamentarias pertinentes para evitar futuros litigios que puedan afectar la liquidez de la empresa.

ESTRATEGIA (FA)

ESTRATEGIA (DA)

(F1/F5-A6/A1) Analizar la capacidad de pago que tiene la empresa con el fin de implementar un plan para acceder a créditos con entidades bancarias.(indicadores de endeudamiento, proyecciones)

(D1/D3- A1/A3) Diseñar un plan de contingencia en caso de presentarse un problema interno o externo a la organización.

3.1 Implementación del plan de trabajo de la consultoría

3.1.1

Título General PLAN DE PROCEDIMIENTO PARA EL CUMPLIMIENTO Y CONTROL DE LA SEGURIDAD SOCIAL DE LOS CONDUCTORES DE LA COOPERATIVA DE TRANSPORTADORES HACARITAMA LIMITADA DEL MUNICIPIO DE OCAÑA, NORTE DE SANTANDER

3.2 Objetivos

3.2.1

General Realizar un manual de procedimiento del cumplimiento y control de la seguridad social de los conductores de la Cooperativa de Transportadores Hacaritama Limitada del municipio de Ocaña, Norte de Santander.

3.2.2

Específicos 

Analizar el impacto que puede acarrear el poco control frente a la seguridad social en los conductores



Aplicar estrategias orientadas a mejorar los procesos en el área de operaciones y seguridad social.



Sensibilizar a los conductores de Cootranshacaritama, de la importancia de la seguridad social.

3.3 Descripción del problema: El área de operaciones y seguridad social es la encargada de llevar el registro de aportaciones y pago de seguridad social, Seguro Obligatorio, Seguro de Responsabilidad civil y Fondo de reposición de cada asociado, debidamente cuadrado con la contabilidad, y pasar los respectivos datos al Auxiliar Contable; realizar las liquidaciones a los conductores. Además de colaborar con el auxiliar contable, en la elaboración de los extractos de cuenta de los asociados. Elaborar las relaciones diarias de planillaje del servicio colectivo urbano. Presentar informes al ministerio de hacienda y llevar actualizada la ficha técnica de los conductores. Actualizar la base de datos de conductores y asociados. Las demás funciones que le delegue la Gerencia.

La empresa Cootranshacaritama debido a la complejidad del sector de transporte, y al gran número de conductores que operan en la misma, no cuenta con los suficientes procesos y controles para verificar el cumplimiento de los requisitos indispensables para manejar los vehículos; como el pago de seguridad social(salud, pensión, riesgos laborales) haciendo

que se puedan presentar

demandas laborales, y por lo tanto estas impidan el buen funcionamiento de la empresa y la consecución de sus objetivos; presentando así un riesgo para la Cooperativa y los asociados, con lo que se generarían gastos legales, los cuales disminuirían en un futuro los ingresos de las partes.

Además de presentarse otros problemas de control en el área administrativa y de operaciones, cómo la elaboración de la liquidación de las prestaciones sociales y la presentación de informes de renta. Se hace necesario la presencia de una persona que apoye en el manejo contable y administrativo del área de operaciones

y seguridad social, para ejercer aún más control; mediante un diagnostico general se ha determinado implementar una política para el cobro de seguridad social y otra serie de mecanismos para la solución de los problemas anteriormente mencionados.

3.4 Justificación La finalidad de la Consultoría es apoyar a la Cooperativa de Transportadores Hacaritama de Ocaña, en sus procesos de control y cumplimiento del pago de la seguridad social por parte de los conductores, dando posibles soluciones a las problemáticas que se puedan presentar dentro de la organización teniendo en cuenta factores externos e internos que pueden ser una amenaza o por el contrario una oportunidad para la entidad.

En este sentido, se hace necesario desarrollar un plan de trabajo el cual permita estructurar las diferentes actividades a ejecutar para darle cumplimientos a los objetivos propuestos y de una u otra manera contribuir con el mejoramiento continuo la organización.

Esta consultoría apoyara al área de operaciones y seguridad social en la realización de un plan de procedimientos para el cumplimiento y control de la seguridad social de los conductores de Cootranshacaritama, con el fin de orientar y hacer cumplir los procesos que rige la cooperativa, logrando detectar incidencias o errores con regularidad evitando duplicidad y optimizando los procesos. En la medida que la cooperativa vaya ingresando nuevo talento humano, este servirá de apoyo dado a que permiten informar sobre todas las normas y procedimientos que