Organizacijske vještine

www.boostskills.eu

5. ORGANIZACIJSKE VJEŠTINE

Što su organizacijske vještine?

Organizacijske vještine predstavljaju sposobnost učinkovitog korištenja vremena, energije i resursa za postizanje postavljenih ciljeva. To uključuje:

Samodisciplina i organizacijske vještine koje su ključne za uspjeh u svakoj profesiji.

Organizacijsko učenje—proces u kojem menadžeri i zaposlenici unutar tvrtke ili organizacije uče rješavati nove situacije i probleme—kako bi stekli vještine i iskustvo.

Organizacijski modeli: opisi, dijagrami, itd. koji prikazuju strukturu organizacije i odnose između različitih ljudi, odjela ili poslova unutar te organizacije.

Organizacijska planiranje: proces koji se koristi za učenje što organizacija želi postići i odlučivanje kako to postići.

Organizacijska strategija: planovi koje izvršava velika tvrtka ili organizacija kako bi se razvili i napredovali na tržištima u razvoju.

Organizacijska struktura: način na koji je organizirana velika tvrtka ili organizacija (na primjer, vrste odnosa koji postoje između menadžera i zaposlenika). Organizacijske vještine omogućuju vam da učinkovito i djelotvorno koristite svoje resurse. Ostati organiziran znači dobro upravljati svojim vremenom, energijom i radnim prostorom i moći uspješno izvršiti sve dodijeljene zadatke. Organizacijske vještine mogu imati različite oblike ovisno o vašem radnom mjestu i nazivu posla, ali obično uključuju održavanje urednog radnog prostora, poštivanje rokova i dobru komunikaciju s vašim timom.

Ostati organiziran na radnom mjestu uključuje korištenje niza važnih vještina, uključujući:

Upravljanje vremenom Komunikacija Postavljanje ciljeva Delegiranje Rad pod pritiskom Samomotivacija Analitičko razmišljanje Pozornost na detalje Donošenje odluka Strateško planiranje

Zašto su organizacijske vještine važne?

Da biste bili u korak s ubrzanim poslovnim svijetom, morate ostati organizirani. Održavanje vrhunskih organizacijskih vještina može unaprijediti vašu karijeru i učiniti vas neprocjenjivom imovinom za vašeg poslodavca. Organizacijske vještine pomoći će vam da stvari budu ispravne i pojednostavite zadatke za upravljanje radnim opterećenjem, rasporedom i datotekama. Organiziranje također može smanjiti nered na vašem stolu, čineći vas produktivnijim u svom radnom prostoru.

Imaju li organizacijske vještine učinka? U poslu je neorganiziranost rizična igra. Nedostatak odgovarajućih organizacijskih vještina izlaže vas riziku da izgubite dokumente, izgubite vrijedne kontakt podatke o klijentima, zaboravljate sastanke, pogrešno ih procjenjujete i postajete frustrirani neurednim stolom.

Jesu li organizacijske vještine značajne? Organizacija ima puno veze s vašom produktivnošću. Kada ste organizirani, znate koje zadatke trebate obaviti najprije i to možete učiniti učinkovitije.

Ako ste se ikada zapitali jesu li osobna i organizacija zadataka iste, imamo odgovor za vas. Postoje različite vrste organizacije. Osobno organiziranje ima veze s aspektima upravljanja vas kao osobe kao što su vaš ured i papirologija. S druge strane, koristite organizaciju zadataka za stvaranje reda za svoje projekte.

Ostati organiziran dovodi do bolje kvalitete rada jer vam pomaže izbjeći skupe pogreške, kao što su previđanje informacija ili propuštanje sastanaka. Gubitak bilješke vašeg šefa može dovesti do pogrešaka koje gube i vrijeme i novac. Zaboraviti zapisati važne informacije može vas natjerati da ponovno pokrenete projekt od nule. Razmislite koliko je lakše prebukirati se ili zaboraviti sastanak ako vodite više kalendara umjesto da ih objedinjujete u jedan. Organiziranje vam pomaže izbjeći pogreške i omogućuje vam da svoj posao obavite s manje pogrešaka.

Razvoj organizacijskih vještina pružit će vam značajnu dodanu vrijednost, uključujući uvijek ostavljanje dobrog dojma. Razmislite o sljedećem scenariju: predsjednik vaše tvrtke i ključni klijent prolaze pored vašeg stola, koji izgleda kao područje katastrofe; ili izvršni direktor neočekivano navrati i nađe vaš radni prostor dobro organiziranim i urednim. Ako ostanete organizirani, možete ostaviti pozitivan dojam na nadređene, klijente, suradnike i posjetitelje vaše tvrtke. Možete zaraditi poštovanje u svoje i u ime svoje tvrtke održavanjem organizacijskih navika profesionalne razine.

Priručnik za osobe koje rade s mladima

Kako možete razviti organizacijske vještine?

Upravljanje vremenom Upravljanje vremenom je planiranje i provedba strateške kontrole nečijeg vremena utrošenog na različite aktivnosti. To vam može pomoći da postanete inovativniji i prihvatite nove izazove.

Planiranje Poznata je izreka: “Ako ne planiraš, planiraš propasti.” Uz pomoć pravilnog planiranja za budućnost, možete uvelike smanjiti broj stvari koje mogu poći po zlu i smanjiti rizik od neizvjesnosti koordiniranjem aktivnosti na najbolji mogući način.

Raspored Stvaranje raspored pomoći će vam da se organizirate. Iako je slično planiranju, ono ima svoju važnost kao podcijenjena metoda za poboljšano upravljanje zaposlenicima.

Alokacija resursa Resursi su iznimno vrijedni. Učinkovita raspodjela sredstava potrebna je za isplative strategije koje pomažu projektima da ostanu na proračunu.

Delegiranje Delegiranje je proces dodjele i povjeravanja posla drugoj osobi. Zaposlenici se ne mogu sami nositi sa svim aspektima projekta. Kako to jednostavno zahtijeva previše vremena i energije, delegiranje zadataka je bitna organizacijska vještina.

Određivanje prioriteta Postavljanje prioriteta je organiziranje zadataka tako da se oni najvažniji završe prvi. Zaposlenici bi ovdje trebali imati jasnu informaciju kako bi mogli bolje odrediti prioritete: na taj način zadržati jasnoću krajnjeg cilja.

Suradnja Suradnja je kad skupina zaposlenika rade zajedno i svojim vještinama doprinose ostvarenju zajedničkog cilja. To je korisno i za organizaciju i za zaposlenike. Suradnja s drugima značajno će doprinijeti ishodu svakog projekta. Ipak, to nije nešto što se može silom nametnuti zaposlenicima. Dobra suradnja događa se usred prisutnosti zdrave kulture radnog mjesta.

Postavljanje ciljeva Svaki vođa s dobrim organizacijskim sposobnostima trebao bi biti orijentiran na ciljeve i sposoban razlikovati kratkoročne i dugoročne ciljeve. Ako ostanete usredotočeni na postavljene planove, možete učinkovito postići ciljeve.

Održavanje učinkovitosti Učinkovitost i organizacija idu ruku pod ruku. Učinkovitost zahtijeva planiranje jer što se projekti odvijaju glatko, to će se manje problema pojaviti. Ostati učinkovit omogućuje vam da znate gdje se nalazite u bilo kojem trenutku, jer ste dobro organizirani i stoga možete spriječiti da se problemi pojave na putu.

Komunikacija Unutar svake organizacije učinkovita je komunikacija ključna organizacijska vještina koja potiče produktivnost i snažne odnose među zaposlenicima. Usred izbijanja Covid-19, to je trenutno važnije nego ikad, jer većina zaposlenika mora raditi na daljinu.