Unidad 1 optimizacion de procesos 2 by Carmen Elena Pérez Daza

Ing. Carmen Elena PĂŠrez Daza

CONTENIDO

Unidad 1: Sistema organizacional

26-09-2015

Ing. Carmen Elena PĂŠrez

Sistema organizacional La organización como sistema. Hoshin Kanri, Organización de la función Calidad Sistemas de producción y la Calidad Definiciones y tipología (mapas de procesos) 26-09-2015

Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema Organizacional

La organizaci贸n como sistema.

Sistema organizacional

La OrganizaciĂłn como sistema Las organizaciones son unidades sociales intencionalmente construidas para lograr objetivos especĂficos.

26-09-2015

Ing. Carmen Elena PĂŠrez

Sistema organizacional

LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA Sistema Abierto: Conjunto de elementos dinámicamente relacionados, en interacción que desarrollan una actividad para lograr un objetivo o propósito, operando con datos energía, materia, unidos al ambiente que rodea el sistema y para suministrar información, energía, materia. Posee numerosas entradas y salidas. Para relacionarse con el ambiente externo, sus relaciones de causa y efecto son indeterminados. Un sistema consta de cuatro elementos primordiales: 1.Entradas: Mediante ellas el sistema consigue los recursos e insumos necesarios para su alimentación y nutrición.

2.Procesamiento: Transforma las entradas en salidas o resultados 3.Salidas: Resultado de la operación del sistema. Por medio de ella el sistema envía el producto resultante al ambiente externo. 4.Retroalimentación: Constituye una acción de retorno 26-09-2015

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Sistema organizacional LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA Existen dos tipos de sistemas: ABIERTOS Y CERRADOS

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Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional LA ORGANIZACIÓN COMO SISTEMA Identificación de los Elementos de la Organización y las Características del Proceso de transformación que realiza

PROVEEDOR

Quien suministra las entradas

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ENTRADA

RECURSOS: •Materias primas •Financieros •Humanos •Equipos •Servicios •Infraestructura •Mobiliario •Información •Normas/Leyes

PROCESO

CLIENTE

SALIDA

Secuencia de actividad MERCADEO DISEÑO COMPRAS PRODUCCION ALMACENAMIENTO VENTAS DISTRIBUCION MANTENIMIENTO DISPOSICION.FINAL

Quien utiliza el resultado o salida

PRODUCTO •Bien tangible •Servicio •Impacto •Desperdicios

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Sistema Organizacional

Hoshin Kanri, Gesti贸n por Estrategias

Gestión por Estrategias

Hoshin significa Estrategias, mientras que Kanri significa administración. De manera que en esencia Hoshin Kanri significa administración de políticas o

GESTION POR ESTRATEGIAS 26-09-2015

Ing. Carmen Elena Pérez

Gestión por Estrategias

HOSHIN KANRI

es un sistema gerencial, proveniente de Japón, que

permite establecer, desplegar y controlar los objetivos de la alta dirección y los correspondientes medios para

asegurar

logro

todos

los

niveles

organización, basándose en el ciclo PHVA (Planear Hacer - Verificar - Actuar).

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Ing. Carmen Elena Pérez

Gestión por Estrategias HOSHIN KANRI Como establecer estrategias y definir como unir y engranar todas las herramientas, con el propósito y el día a día de las organizaciones. Desarrollar los vínculos entre la estrategia y su puesta en práctica y un proceso detallado de planeación para convertir esos objetivos a acciones prácticas. Desarrollar una jerarquía de objetivos. Así que cada gerente, cada supervisor, o departamento establece sus objetivos según un marco de referencia para un proceso de revisión formalizado para vigilar y asegurar el éxito. Hacer que haya objetivos que realmente permitan al gerente mantener un enfoque. 26-09-2015

Ing. Carmen Elena Pérez

Gestión por Estrategias HOSHIN KANRI

La gerencia por Directrices cubre los aspectos mencionados pues parte de la Planificación Estratégica de la empresa y de la revisión de los siguientes puntos: • Propósito y Visión • Orientación al Cliente (que aporte se deben hacer para mejorar la satisfacción del cliente) • Revisión de la situación Económica actual. (donde estamos y hacia donde queremos ir). • Revisión del plan del año anterior.

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Ing. Carmen Elena Pérez

HOSHIN KANRI ESTRATEGIAS Y

PROPOSITOS CORPORATIVOS,

OBJETIVOS CORPORATIVOS

MODELOS DE NEGOCIO

a largo Plazo

POLITICAS

Estrategia de

PROCESO UNICO a largo Plazo

Visi贸n global

Planes Anuales

Focalizar

y Otros Objetivos Desarrollo y Despliegue de Objetivos

Diario Semanal

Gerenciamiento Diario

Mensual

Multi-Niveles

Auditoria Anual del

Trimestral

Proceso

Chequeos y

Revisiones

Alineaci贸n

Integraci贸n

Revisar

Anual

Excelencia en el proceso 26-09-2015

Ing. Carmen Elena P茅rez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

• Es importantísimo lograr que la empresa sea un sitio donde se trabaje en equipo. • las responsabilidades estén bien definidas.

• las actividades y tareas claramente establecidas, con una actitud de mejora constante. • velando para que los clientes además de satisfechos formen

parte de una relación de largo plazo. Todo esto tiene que ver con GESTIONAR Y MEJORAR LOS PROCESOS 26-09-2015

Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

Cómo opera el despliegue: Una vez definidos los Objetivos Estratégicos anuales, el procedimiento es el siguiente: 1_Se definen las estrategias (actividades básicas) necesarias para llevar a cabo el objetivo. POLITICA DE CALIDAD 2_Se descomponen de acuerdo con la estructura organizacional. 3_Se distribuyen los subelementos de las actividades a las diversas áreas de la organización. 4_Cada área determina su meta y debe trazar y desarrollar los planes para lograr los objetivos asignados.

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Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

Cómo opera el despliegue: De esta forma, los planes son transmitidos a los niveles inferiores de la organización descomponiéndose en cada nivel de la jerarquía hasta que alcancen el punto donde las acciones a ejecutar aparezcan con claridad. Entonces, entre las personas responsables de ponerlos en práctica, se decide qué recursos se requieren y los cronogramas a

seguir. Las acciones planteadas se documentan con el mayor detalle posible para asegurarse que sean comunicadas con precisión. 26-09-2015

Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD Ejemplo de Política de Calidad del SGC

Nuestro compromiso con la calidad esta orientado a satisfacer las necesidades del cliente mediante la prestación de un servicio confiable y eficiente en la recaudación y manejo de los ingresos del Puente General Rafael Urdaneta. Para nosotros, la calidad es fundamental y de carácter obligatorio en cada uno de los procesos de aplicación. Es por ello, que nos esmeramos en hacer de nuestros sistemas, procedimientos y practicas de trabajo un producto que garantice el resultado final de nuestro servicio. En tal sentido, nuestra meta es SUMINISTRAR Y GARANTIZAR un servicio consistente y sostenible para lograr satisfacer las necesidades de nuestros clientes, y sabemos que nuestro comportamiento, acciones y valores organizacionales son fundamentales para ello y para nuestra permanencia en el camino del éxito. De tal manera nos comprometemos a: • Mejorar continuamente nuestros sistemas, procedimientos y prácticas de trabajo. • Garantizar el adiestramiento y desarrollo de nuestro recurso humano. • Divulgar y orientar a nuestros trabajadores las metas, objetivos y política de calidad. • Garantizar los recursos financieros y humanos para el cumplimiento de nuestras metas y objetivos organizacionales. Estamos conscientes que pensar, actuar, trabajar y producir con calidad es el soporte fundamental para llegar a ser... una Organización de Servicios Clase Mundial.

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Ing. Carmen Elena Pérez

Ing. Rino Montiel Director de SARMIPGRU

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD Ejemplo de Matriz de Responsabilidades del SGC MATRIZ DE RESPONSABILIDADES – AUTORIDADES

DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000

26-09-2015

GERENCIAS / OFICINAS cargos DIRECCION

REP DE DIRECCION OPERACIONES ADMINISTRACIÓN MANTENIMIENTO PERSONAL

X X X XX

X X X

XX X XX XX

X X X XX

INFORMATICA

ASUNTOS LEGALES

RELACIONES PUBLICAS

COMPLEJO CULTURAL

7.6 CONTROL DISPOSITIVO DE SEGUIMIENTO Y MEDICION

7.5.5.PRESERVACIÓN DEL PRODCUTOS

7.5.4 PROPIEDAD DEL CLIENTE

7.5.3 IDENTIFICAION Y TRAZABILIDAD

7.5.2 VALIDACIÒN DE LOS PROCESOS D E DE SERVICO

7.5.1 CONTROL DE DE SERVICIO

7.4.2 INFORMACION DE LAS COMPRAS

7.2.3 COMUNICACIÓN CON EL CLIENTE

7.2.2 REVISION DE LOS REQUISITOS RELACIONADO CON EL SERVICIO

7.2.1 DETERMINACION DE LOS REQUISITOS RELACIONADOS CON EL SERVICIO

X: Responsabilidad Principal por los Procesos XX: Responsabilidad Colateral `por los Procesos

7.1 PLANIFICACION DE SERVICIO

ENFOQUE SITEMATICO DE CALIDAD

PROCESOS DE REALIZACIÓN, PRESTACIÓN DEL SERVICIO

Ing. Carmen Elena Pérez

X X X

X X X X

X X X

X X X X

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD Ejemplo de Matriz de Responsabilidades del SGC MATRIZ DE RESPONSABILIDADES – AUTORIDADES

DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000

GERENCIAS / OFICINAS cargos

PROCESOS DE LA DIRECCIÓN O CONDUCCION

PROCESOS

DIRECCION

REP DE DIRECCION

OPERACIONES

ADMINISTRACIÓN

MANTENIMIENTO

PERSONAL

6.4 – Ambiente de trabajo

6.3 - Infraestructura

4.2.- Requisitos de la Documentación

y Toma Competencia 6.2.2 – Formación, Conciencia

6.2.1 – Recursos Humanos Generalidades

6.1 – Asignación de los Recursos

8.5.1 – Mejora Continua

7.2.3 – Comunicación con el cliente

5.5.3 – Comunicación Interna

5.5.2 – Representante de

5.5.1 – Responsabilidad y Autoridad

5.4.2 – Planificación del SGC

5.4.1 – Objetivos de la Calidad

5.3 – Política de Calidad

5.1 – Compromiso de la Dirección

4.1 – SGC – Requisitos Generales

5.2 / 8.2.1Retroalimentación

Satisfacción

del

X: Responsabilidad Principal por los Procesos XX: Responsabilidad Colateral `por los Procesos

5.6 – Revisión del SGC y Oportunidades de Mejora

ENFOQUE SITEMATICO DE CALIDAD

cliente.

5.2 / 7.2.1 Enfoque al cliente. Necesidades, Requerimientos y Reglamentaciones

ENTRADAS SGC

PROCESOS DE APOYO X

XX X

ASUNTOS LEGALES

RELACIONES PUBLICAS

INFORMATICA

CCCTP

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Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD Ejemplo de Matriz de Responsabilidades del SGC MATRIZ DE RESPONSABILIDADES – AUTORIDADES DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD ISO 9001:2000

8.5.3 ACCIONES PREVENTIVAS

XX XX XX XX XX XX

X X X X X

X X X XX XX

X X X X X

X X X X X X

XX XX

8.3 CONTROL CONFORME

8.4 ANALISIS DE DATOS, DESEMPEÑO, EFICACIA Y EFICIENCIA DE PROCESOS

PRODUCTO

8.5.2 ACCION CORRECTIVAS

MEDICION 8.2.4 SEGUIMIENTO, DEL PRODUCTO

MEDICION 8.2.3 SEGUIMIENTO, DEL SERVICIO

8.2.2 AUDITORIA INTERNA

8.2.1 SATISFACCION DEL CLIENTE

PROCESOS DE MEDICION, ANALIS Y MEJORA

DIRECCION

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8.5.1 MEJORA CONTINUA

GERENCIAS / OFICINAS cargos

8.1 PLANIFICACION E IMPLEMENTACION DE , ANALISIS Y MEJORA

7.4.3 VERIFICACION PRODUCTOS COMPRADOS

X: Responsabilidad Principal por los Procesos XX: Responsabilidad Colateral `por los Procesos

7.4.1 EVALUACION PROVEEDOR (COMPRAS)

ENFOQUE SITEMATICO DE CALIDAD

REP DE DIRECCION

OPERACIONES ADMINISTRACIÓN MANTENIMIENTO PERSONAL ASUNTOS LEGALES

XX X XX XX X

RELACIONES PUBLICAS

INFORMATICA

CCCTP

X XX XX XX XX XX XX

X X X X X

X X X XX XX

XX XX

X Elena XX Pérez X Ing. Carmen

X X

Sistema Organizacional

Organizaci贸n de la funci贸n Calidad

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD ENA: EQUIPO NATURAL DE ADMINIST RACION ENT: EQUIPO NATURAL DE TRABAJO EMP: EQUIPO DE MEJORA DE PROCESO 26-09-2015

ENA

ENT EMP

Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD Organización para la Calidad

Organización para Dirección Organización para Dirección

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Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

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Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

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Ing. Carmen Elena Pérez

Sistema organizacional ORGANIZACIÓN DE LA FUNCIÓN CALIDAD

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Ing. Carmen Elena Pérez