Reporte base de datos

REPORTE DE BASE DE DATOS Instituto Kórima de Puebla A.C Ing. Lilia Rivera Gonzales Informática II Carolina Aguilar Rivera 2° “A” 2014-2015

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Introducción Una Base d Datos es un conjunto de datos, los cuales están organizados en tablas para un manejo, uso y registro más fácil, todas las tablas están relacionadas a un solo tema, en este caso fue de una vinatería.

Las bases de datos pueden ser muy grandes o pequeñas, dependiendo los daos que tengamos que vamos a registrar.

Para poder hacer una base de datos se necesita saber cuáles son los datos que tenemos y debemos ver como ordenar cada uno en sus tablas respectivas.

Para una mejor organización y manejo se utilizan varas herramientas, como las funciones de Base de Datos, Búsqueda y referencia, Lógicas, fórmulas, gráficos, tablas dinámicas y macros.

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Índice Diseño y construcción de Base de Datos .......................................................................................................5 Funciones Búsqueda, Referencia y Base de Datos .................................................................................... 10 Funciones lógicas, agrupar datos y tablas dinámicas ................................................................................. 18 Macros ........................................................................................................................................................ 26

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PRIMER PARCIAL

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Diseño y construcción de Base de Datos Identificación de tablas y campos Objetivo: Identificar las tablas y campos que agregaremos en las hojas de Excel, dependiendo de los datos e información que tengamos.

Herramientas:   

Autorrelleno: Utilizada para llenar celdas de ciertos campos.

Fuente: Escoger el color tamaño y estilo de los campos en las tablas Alineación:

Descripción: Antes de empezar a trabajar en Excel hicimos un borrador de las tablas con los campos que necesitaríamos dependiendo de los datos y toda la información que tengamos.

Después de tener las tablas correctamente las creamos en Excel, incluyendo ahora todos los datos que ya teníamos.

Les dimos formato de tabla para que tuvieran una buena presentación y quedaron listas.

Imagen 1 Identificación de tablas y campos

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Conclusión: La identificación de tablas puede ser un poco difícil si no sabemos qué información y datos tenemos y necesitamos; por eso hay que saber identificar y observar cuidadosamente cada dato que tenemos.

Inserción de datos Objetivo: Insertar la información y datos en las tablas en los campos correspondientes.

Herramientas:    

Bordes: Agregar bordes a las tablas. Para una mejor presentación y diferencias cada celda mejor.

Formato como tabla: Dar formato de tabla para darle una mejor presentación a la tabla y al trabajo.

Alineación: Alinear los datos de las tablas para que se vea todo ordenado.

Fuente: modificar el color, tamaño, estilo, y forma de los datos de las tablas.

Descripción: Después de haber identificado las tablas,Identificamos la llave primaria(Imagen1.1.1Inserción de Datos), después le insertamos los datos correspondientes de cada campo de las tablas. Después de haber agregado todos los datos le dimos formato de tabla a las tablas para darles una mejor presentación y vista.(Imagen1.1 Inserción de Datos)

Imagen1.1.1Inserción de Datos

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Imagen 1.1 Inserción de Datos

Conclusión: La inserción se datos puede ser muy fácil si ya tenemos bien identificado que dato va en cada campo de la tabla.

Ordenar y filtrar Objetivo: Ordenar y filtrar los datos de las tablas de la mejor forma conveniente para poder tener un mejor manejo de toda la información.

Herramientas: 

Ordenar y filtrar: Ordenar de la A a la Z, personalizadamente los datos de las tablas.

viceversa u ordenar

Descripción: Ya hechas las tablas con los datos correspondientes ordenamos los datos para que la organización, búsqueda y manejo sea más fácil y mejor. (Imagen1 Ordenar y filtrar)

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Imagen 1 Ordenar y filtrar

Para poder ordenar en la celda de cada campo se puede observar un pequeño cuadro con un triangulo en el, al darle clic veremos las opciones que hay de ordenamiento.

(Ejemplo imagen 1.1 Ordenar y filtrar). Esta tabla la ordenamos de la A a la Z.

Imagen 1.1 ordenar y filtrar

Concusión: Ordenar y filtrar los datos de las tablas es una forma en la que la organización y manejo de los datos es más fácil y sencilla para el usuario, sobre todo si es una tabla con muchos datos.

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Funciones Búsqueda, Referencia y Base de Datos PRÁCTICA 1.3 FUNCIONES DE BÚSQUEDA Y REFERENCIA Objetivo: Aprender a usar funciones de búsqueda y referencias con las que cuenta Excel para manipular la información; así como técnicas eficientes para buscar valores en un rango de datos en Excel las funciones que permiten ubicar, encontrar y mostrar datos.

Herramientas:   

Búsqueda y referencia: Seleccionar las opciones de búsquedas según sea necesario.

Fuente: Modificar el texto de las tablas Ficha fórmulas: la utilizamos para seleccionar la fórmula que sea necesaria para hallar lo que estamos buscando

Descripción: Funciones para la base de datos De las funciones de base de datos se utilizaran BDMAX, BDMIN, DBSUMA y BDPROMEDIO. Hicimos una pequeña tabla en la que para encontrar lo que queremos que aparezca en las celdas utilizaremos las funciones mencionadas anteriormente. Empezaremos con BDMAX. BDMAX La utilizamos para encontrar el precio más alto que hay en la base de datos, su síntesis fue =BDMAX(base_de_datos,nombre_del_campo,criterios) y así quedo =BDMAX(Tabla6[#Todo],"Precio",Tabla6[Precio]) y nos dio el resultado esperado.(Imagen 1.0 BasedeDatos)

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Imagen 1.0 BasedeDatos

Después usaremos BDMIN para obtener el precio más pequeño en la base de datos, la elaboración fue igual a l de BDMAX, pero en lugar de poner BDMAX podremos BDMIN. (Imgen 1.1 BasedeDatos).

Imgen 1.1 BasedeDatos

BDSUMA Esta la usamos, como su nombre lo dice, para sumar, sumamos cuanto se vendió de todos los productos de las ventas de cada semana, su síntesis es =BDSUMA(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios) y así en la tabla: =BDSUMA(Tabla3[#Todo],"TOTAL",Tabla3[[#Todo],[TOTAL]]), este lo usamos en varias tablas de cada semana de cada mes. (Imagen 1.2 BasedeDatos, Imagen 1.3 BasedeDatos, Imagen 1.4 BasedeDatos, Imagen 1.5 BasedeDatos, Imagen 1.5 BasedeDatos)

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Imagen 1.2 BasedeDatos

Imagen 1.3 BasedeDatos

Imagen 1.4 BasedeDatos

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Imagen 1.5 BasedeDatos

Imagen 1.6 BasedeDatos

Imagen 1.7 BasedeDatos

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BDPROMEDIO Se utilizo para sacar el promedio de dos precios, el mayor y e menor. Su síntesis es =BDPOMEDIO(base_de_datos,nombre_de_campo,criterios) y así: =BDPROMEDIO(A1:C3,"Precio",C1:C3). (Imagen 1.8 BasedeDatos)

Imagen 1.8 BasedeDatos

Funciones de Búsqueda y Referencia BUSCARH- CONSULTARH Con esta función buscamos el precio y el código del producto ubicado en la celda C2 (TEQUILA1), seleccionamos la celda en donde nos aparecerá el primer resultado que es el precio.

1. Primero empezaremos con escribir la fórmula. (Imagen1 Búsqueda y ref)

Imagen1 Búsqueda y ref.

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2. La fórmula nos pide poner el valor que estamos buscando, entonces será la celda C2. (Imagen1.1 Búsqueda y ref.)

Imagen1.1 Búsqueda y ref.

3. Ahora debemos poner la matriz en donde lo buscaremos, la matriz es la tabla, y seleccionaremos en nuestra base de datos la columna de precio. (Imagen1.2 Búsqueda y ref.)

Imagen1.2 Búsqueda y ref.

4. Después nos dice que indiquemos las filas y escribiremos el número de fila en el

que se encuentra el producto, es decir, la fila 3, cerramos con paréntesis la fórmula y al darle Enter nos regresará a la hoja donde está la tabla de búsqueda y referencia y en la celda donde queríamos que apareciera el precio aparecerá.

(Imagen1.3 Búsqueda y ref.)

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Imagen1.3 Búsqueda y ref.

Conclusión: Algunas funciones de búsqueda y referencia son sencillas de utilizar pero para visualizarlas es algo más difícil, es por eso que es requerido un poco más de ayuda de un experto.

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TERCER PARCIAL Carolina Aguilar Rivera

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Funciones lógicas, agrupar datos y tablas dinámicas Practica 1.5. Función SI-NO Objetivo: Aplicar la funciones lógicas para tomar decisiones de acuerdo al resultado de una función o prueba lógica.

Herramientas: Función SI: usada para saber si la información es verdadera o no.

Función NO: Cambia FALSO por VERDADERO y VERDADERO por FALSO.

Función NO: La usamos para comprobar si la cantidad que nos da a la que pusimos al azar son la misma cantidad. (Imagen 1 FuncionNO)

Imagen 1 FunciónNO

Practica 1.6 Función Lógica Y-O Objetivo: Aplicar las función lógica Y-O para comprender su uso en casos y condiciones de la base de datos en conjunto de la función SI. Herramientas:

Función SI: usada para saber si la información es verdadera o no.

Herramienta de Autorrelleno: utilizada para rellenar las celdas con la misma información.

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Función Y: comprueba si todos los argumentos son ciertos.

Función O: Comprueba si algunos de los argumentos es verdadero y devuelve verdadero o falso.

Descripción:

1. En la base de datos se utilizo la función lógica SI combinada con la función lógica O en la tabla promociones en donde se aplica un descuento del 10% si compras tres o más botellas del mismo producto. (Imagen1 Función SI-NO)

Imagen1 Función SI-NO y Función Y-O

2. Para aplicar la función lógica debemos saber cómo funciona, la función SI la utilizamos para comprobar un valor lógico, si es verdadero nos aparecerá el mensaje que le pongamos, por ejemplo: “si”, “verdadero” o inclusive podemos aplicar una función, los mensajes deben escribirse entre comillas pero las funciones no porque sino indicará error; y si el valor lógico es falso también nos aparecerá un mensaje, el que tú quieras que diga en ambos casos. (si, no; verdadero, falso; etc.).

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En el caso de esta tabla de promociones si el valor es verdadero aparecerรก lo que se deba pagar ya con el descuento, pero si no se cumple aparecerรก SIN DESCUENTO. (Imagen1.1 Funciรณn SI-NO y Funciรณn Y-O)

Imagen1.1 Funciรณn SI-NO y Funciรณn Y-O

Conclusiรณn: Las funciones SI y NO son funciones lรณgicas muy sencillas aunque cuando se combinan con otras funciones pueden llegar a ser mucho mรกs complejas de formar y el resultado que te salga puede ser errรณneo o puede aparecerte un mensaje de error.

Las funciones Y y O sirven para comparar criterios y decirnos si son verdaderos o falsos.

Otra tabla en la que utilizamos la funciรณn lรณgica SI fue en la de PROMOCIร N DE Dร AS FESTIVOS, donde si comprabas 5 o mรกs piezas de un mismo producto te regalamos 2 mรกs y si no sรณlo se da un descuento del 10%. (Imagen 1 Funciรณn SI)

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Imagen 1 Función SI

Practica 1.7. Agrupar Datos y Tablas Dinámicas Objetivo: Aprender cómo utilizar las tablas dinámicas en una tabla de datos.

Herramientas: Herramienta Agrupar: utilizada para visualizar y ocultar un rango de celdas seleccionadas.

Tabla Dinámica: hacen fácil organizar y resumir datos complicados y profundizar los detalles.

Descripción: 1. La herramienta Agrupar se encuentra en la ficha datos, su uso es muy sencillo y aplicamos esta herramienta para que la tabla no sea demasiado larga y así sea más fácil su uso o búsqueda de datos.

2. En esta base de datos agrupamos por productos, agrupamos los rones, los tequilas, etc. (Imagen 2 Agrupación de datos)

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Imagen 2 Agrupación de datos

Tablas dinámicas 1. Para crear tablas dinámicas primero se selecciona toda la tabla de base de datos y en la ficha Insertar escogeremos la opción de Tabla dinámica.(Imagen2.1 Tablas dinámicas)

Imagen2.1 Tablas dinámicas

2. Saldrá una ventana como en la Imagen2.2 Tablas dinámicas y le daremos clic en aceptar.

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Imagen2.2 Tablas dinámicas

3. Automáticamente aparecerá una nueva hoja como la de la Imagen2.3 Tablas dinámicas.

Imagen2.3 Tablas dinámicas

4. En el lado derecho hay una ventana que dice Lista de campos de tabla dinámica, en ella aparecen las opciones de código, descripción, precio, inventario y departamento. Seleccionaremos solo las queramos que aparezcan, código, departamento y precio por ejemplo y la tabla se verá como en la Imagen2.4 Tablas dinámicas.

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Imagen2.4 Tablas dinámicas

Conclusión: Las tablas dinámicas además de muy sencillas y rápidas de aplicar son muy buenas para ayudarnos a organizar una base de datos de manera muy eficiente.

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CUARTO PARCIAL

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Macros Objetivo: Saber qué es un macros, saber cómo se crean y cómo aplicarlos.

Descripción: Las macros son un conjunto de comandos que se almacenan en un lugar especial de Excel, siempre están disponibles.

Un ejemplo de Macros pueden ser las funciones que hacen que las tareas en Excel sean más sencillas.

El macros que se agregó en esta base de datos fue el hipervínculo que tenemos en la portada, el cual nos lleva a la tabla de productos. (Imagen 3 Macros).

Imagen 3 Macros

Para agregar el hipervínculo se puede hacer de varías formas: 1. En la tabla PRODUCTOS seleccionamos la celda del título de la tabla y la copiamos. (Imagen 3.1 Macros)

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Imagen 3.1 Macros

2. Después de copiar no vamos a la hoja de portada y en la parte de menú esta la opción pegar tiene varias opciones y escogeremos la opción Pegar como hipervínculo. (Imagen 3.2 Macros)

Imagen 3.2 Macros

3. Y aparecerá entonces el hipervínculo. (Imagen3.3 Macros)

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Imagen3.3 Macros

Otra forma de realizar el hipervínculo es la siguiente: 1. En la celda seleccionada daremos clic derecho y escogeremos la opción hipervínculo. (Imagen3.4 Macros)

Imagen3.4 Macros

2. Aparecerá una ventana (Imagen3.5 Macros) escogeremos Lugar de este documento y seleccionaremos la hoja a la que queremos que sea el hipervínculo y daremos clic en aceptar. (Imagen 3.6 Macros) Carolina Aguilar Rivera

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Imagen3.5 Macros

Imagen 3.6 Macros 3. El hipervínculo aparece como PRODUCTOS! A1 si queremos que aparezca solo PRODUCTOS damos doble clic en la celda y editamos el texto.(Imagen3.7 Macros, Imagen3.8 Macros)

Imagen3.7 Macros

Imagen3.8 Macros

Conclusión: Aunque crear un macros sea algo quizá un poco complicado son de gran ayuda para realizar tareas repetidas.

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Conclusión: Existen muchas funciones que sirven para hacer una base de datos, para mejorarle y hacer que utilizarla sea más sencillo y que también llevar un registro de datos sea más fácil. Aunque puede ser muy complejo su elaboración por lo que se requiere de ayuda de un experto o fijarse bien en cómo y qué hacer. Para eso, para entender mejor el funcionamiento de las funciones fueron las prácticas.

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Base de Datos Una Base de Datos nos sirve para llevar un registro de datos (productos, precios, personas, etc.), es también de muy gran ayuda para siempre tener todos los datos necesarios y llevar el orden de los productos, precios, personas de una empresa, un negocio o cualquier otro trabajo que lo pueda necesitar.

Su elaboración puede llegar a ser algo complicado, sobre todo su tenemos muchos datos diferentes, es por eso que se divide en partes, primero se localizan las tablas, los campos, se ordenan los datos, y al final checamos que los datos no se repitan, ya que tenemos nuestras tablas las ordenaremos como nos sea más conveniente, se puede ordenar de varias formas d A- Z, de Z –A, por clores, por fecha, etc.

Las funciones son de muy gran ayuda cuando se debe hacer una tarea o algún cálculo difícil en la base de datos, también tareas que se repitan mucho y para hacerlo más rápido y que no te quite tiempo hacer manualmente todo.

Hay tablas que según la información y datos que contengan se pueden crear gráficas para explicar cuáles son los niveles más altos o más bajos.

Lo que siempre se debe de hacer, es fijarse muy bien en cómo aplicas las funciones y fórmulas porque si un dato está mal o no se pone como debe ser te saldrá y error y por lo tanto algún resultado que quieras no lo podrás obtener por esa distracción.

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