Del “Just in Time” al “Just in Case” ¿Nuevo paradigma en la gestión de inventarios?

A lo largo del tiempo y de mi carrera profesional he podido convivir con diferentes teorías para la gestión de los inventarios. A mi modo de ver todas ellas cuentan con aspectos muy positivos pero es necesario analizar cuál es la más adecuada para mí y qué nivel de inversión me puedo permitir para adquirir un sistema que responda a una de estas teorías. Procedo a describirlas de modo muy resumido y por tanto, poco correcto, por lo que pido perdón de antemano por la simplificación.

En un primer momento, se empezó con la gestión del Punto de Pedido o teoría del máximo – mínimo, esto es: cuando tu stock se encuentre por debajo de una cantidad dada, lanza un pedido de aprovisionamiento.

La verdad es que, para empezar a hablar, este procedimiento no está mal y puede cumplir con la necesidad de aprovisionar y no romper stock. Sin embargo, lo que estás haciendo es comprar teniendo en cuenta la historia y no el futuro del comportamiento de tus referencias y por otro lado, a nivel práctico, rara vez se revisan estos paráme- tros de mínimo y máximo, lo que desemboca en algunas roturas y sobre-stocks.

La siguiente teoría de aprovisionamiento sería la que se basa en el S&OP (Sales and Operations Planning) que incorpora previsiones de la demanda y la capacidad de revisar los stocks de seguridad de manera diaria. Esta forma es correcta, solventa muchos de los problemas del anterior modelo y nos permite mejorar los niveles de servicio

Otra teoría más reciente sería la que se basa en el Demand Driven MRP. Esta teoría se basa entre otros principios en la canti- dad de errores previsionales que suceden. Ante esta dificultad, nos invita a gestionar nuestra cadena de suministro con una serie de “colchones” de stock y de capacidad productiva, de manera que, con una gran flexibilidad, nos permita “echar a correr” cuando recibimos el pedido real de nuestro cliente (en vez de fabricar contra previsiones inciertas).

Esta teoría ciertamente nos permite reducir inventarios, pero nos obliga a una flexibilidad que muchas veces nuestra cadena de suministro no puede tener.

Otra forma de procesar los aprovisionamientos es el Just In Time. Esto es, se coordina con el proveedor un plan de producción y el proveedor se responsabiliza de entregar en la planta justo en el momento en que se va a necesitar ese componente en concreto.

En otras ocasiones, no es el proveedor el que hace el aprovisionamiento sino que soy yo mismo el que aprovisiono según voy teniendo necesidades. La teoría es muy bonita y ha ayudado a reducir de manera significativa los inventarios de los grandes fabricantes, pero en la práctica pueden suceder dos cosas:

◗ Que el proveedor acumula todo el inventario que no quiere el fabricante

◗ Que el fabricante se ve obligado con cierta regularidad a cambiar el plan de producción por ausencia de componentes

La teoría del Just in Case

Para introducir el siguiente “modelo” de aprovisionamiento, empezaré por describir los factores que condicionan este modelo. A partir de la realidad que nos está tocando vivir hoy día en la que:

◗ Los proveedores están cada vez más alejados.

◗ Las cadenas de suministro tienen cada vez más amenazas como huelgas, guerras desastres naturales, cierre de puertos, pandemias, etc.

◗ Los transportes, especialmente los marítimos, son cada vez más caros.

◗ Los precios de los productos están sujetos a una alta inflación (entre otros factores por la invasión de Ucrania).

Lo que nos está ocurriendo es que se está poniendo de moda una nueva teoría del aprovisionamiento que está haciendo crecer los niveles de stock de las compañías. Esta teoría es el Just in Case. El “por si acaso” de toda la vida.

Por si acaso me cierran el puerto o me suben la tarifa del contenedor… compro de más...

Por si acaso me sube el precio… compro de más…

Y todo esto en un entorno en el que están subiendo los tipos de interés y los inventarios nos penalizan más en el balance.

Sin embargo, hay compañías que en el último año han tenido grandes beneficios operativos con este stock en exceso Just in Case:

◗ Han podido mantener precios y vencer a la competencia porque tenían stock antiguo a buen precio.

◗ Han podido mantener el flujo de materiales o de producción gracias a su sobre-estocamiento.

◗ Han podido ahorrar costes gracias a que tenían stock comprado antes de las subidas.

También hay numerosas compañías a las que esta política del Just in Case le ha ocasionado problemas de obsoletos porque han cambiado las necesidades o le han ocasionado problemas de sobrecostes por saturación de almacenes.

De esta manera, nuestra conclusión como “optimizadores de inventario” son las siguientes:

◗ Aproveche las oportunidades que le puedan aparecer para aprovisionarse a buen precio.

◗ Coordine internamente para que estos riesgos adicionales no sean sólo fruto del criterio de una persona, sino que sean decisiones de compañía, que tengan en cuenta la visión de diferentes departamentos.

◗ Pero no se deje llevar por el optimismo porque el entorno es de subida de tipos y de mucho cambio en la demanda.