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OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

MÓDULO 3

PROCESO DE AUTORIZACIÓN. CAUSALES DE SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN

AUTOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT). COORDINADOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) (www.iadb.org/es/intal), el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org) AUTORES DEL MÓDULO Javier José María Ferrante, Jefe Departamento Grandes Operadores y María del Carmen Baratta, Jefe División Operadores Calificados de la Dirección General de Aduanas de la República Argentina, Administración Federal de Ingresos Públicos (www.afip.gob.ar). COORDINACIÓN PEDAGÓGICA Y DE EDICIÓN El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www. indes.org), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org).

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Índice Índice de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Presentación del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Objetivo general del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Preguntas orientadoras de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8

UNIDAD I. PROCESO DE AUTORIZACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 I.1. Introducción a la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 I.2. Procesos de validación y autorización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 I.3. Etapas del proceso de validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 I.3.1. Revisión del Cuestionario de Autoevaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 I.3.2. Revisión del Formulario de Solicitud e Inscripción como OEA . . . . . . . . . . 12 I.3.3. Análisis previo integral de información sobre el operador . . . . . . . . . . . . 13 I.3.4. Estudio de campo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 I.3.4.1. Comunicación inicial con el operador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 I.3.4.2. Reunión inicial con el operador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 I.3.4.3. Guía del verificador . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 I.3.5. Informe Final de Resultados . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 15 I.3.6. Revalidación y Revisión Periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 I.4. Futuros acontecimientos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 I.5. Etapas prácticas del programa de Operadores Económicos Autorizados . . . . 16 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

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UNIDAD II. CONOCIMIENTOS DEL EQUIPO DE CERTIFICACIÓN Y CÓMO OBTENERLOS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 II.1. Introducción a la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 II.2. Cumplimiento de requisitos aduaneros . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 II.3. Conformar un equipo de implementación del programa OEA . . . . . . . . . . . . . 22 II.4. Establecer el grupo de trabajo OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 II.5. Especialistas en Seguridad de la cadena de suministro . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 II.5.1. Caso Práctico de funciones típicas del Especialista de Seguridad en la cadena de suministro . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

UNIDAD III. CAUSALES Y PROCEDIMIENTOS DE SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 III.1. Principios generales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 III.2. Suspensión y cancelación de la autorización . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 III.2.1. Autoridad Competente . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 III.2.2. Consideraciones previas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.3. Conclusiones . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.4. Notificación de suspensión o cancelación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.5. Notificación de recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.6. Vista del recurso . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.6.1. Notificación del lugar y la hora de la vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 III.2.6.2. Desarrollo de la vista . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 III.2.6.3. Argumentos suplementarios . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 III.2.6.4. Incomparecencia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

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III.2.7. Decisión sobre el recurso planteado . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 III.2.8. Recurso administrativo suplementario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 III.2.9. Examen por parte de un tribunal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 III.3. Experiencia en Colombia . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 III.3.1. Casos en el que la suspensión se transforma en cancelación . . . . . . . . . . 33 III.3.2. Caso Práctico de aplicación del procedimiento en Colombia . . . . . . . . . 34 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36

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Índice de Figuras Figura 3.1. Procedimiento para la suspensión y revocación de un Operador Económico Autorizado Figura 3.2. Interrupción Provisional Figura 3.3. Cancelación

Glosario Acuerdo: Reconocimiento del Estatuto de OEA en un programa relativo a los OEA. Se apoya en una metodología estructurada que comprende los procedimientos consistentes, por ejemplo, en examinar los documentos aportados por el solicitante, bienes materiales que se encuentran en los locales y dispositivos de seguridad, con el propósito de asegurar el respeto por las normas internacionales de base contempladas en el Marco SAFE.

C-TPAT: Asociación Aduanas-Comercio contra el Terrorismo, programa OEA del CBP en Estados Unidos. Envío o medio de transporte: Comprende los contenedores comerciales marítimos, aéreos, camiones remolques o trenes. ICAO: Organización Internacional de Aviación Civil. OEA, Operador Económico Autorizado: Definido en el Marco SAFE como “… una parte interviniente en el movimiento internacional de las mercaderías a cualquier título y que fue reconocido por/o a nombre de una Administración Nacional de Aduanas como respetando las normas de la OMA o equivalentes en materia de seguridad de la cadena logística. Los OEA pueden ser fabricantes, importadores, exportadores, despachantes, transportistas, intermediarios, administradores de puertos, aeropuertos o terminales, operadores de transportes integrados, explotadores de depósitos o distribuidores”. OMA: Organización Mundial de Aduanas. OMI: Organización Marítima Internacional. Terceros que participan de la validación: Entidad exterior a la aduana, de toda naturaleza, a la cual se llama para asistir a una aduana en la evaluación de riesgos en materia de seguridad y otros procedimientos de validación conexos. El poder de una aduana para acordar el estatuto de OEA, así como los niveles de ventajas aplicables, no se delega a ningún tercero que participe. UNECE: Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa.

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Validación: Procedimiento en el marco del cual la cadena logística de un OEA y el conjunto de los procedimientos pertinentes que utiliza para obtener este estatuto son objeto de un examen completo y transparente por parte de una aduana y/o un tercero participando en la validación, designado por la aduana y quien haya designado para asistirla en la práctica.

Presentación del módulo El Siglo XXI ha presentado a los Servicios Aduaneros del Mundo desafíos y oportunidades relacionados con el comercio internacional, tales como: nuevos modelos de gestión, crisis financiera global, protección de la sociedad, facilitación, seguridad de las cadenas logísticas, mejoramiento y desarrollo a través de la facilitación del comercio y de la seguridad en las fronteras. Por esta razón, la Organización Mundial de Aduanas impulsa desde el año 2005, a través de sus países miembros, el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global (SAFE), que descansa en dos pilares de colaboración Aduanas-Aduanas y Aduanas–Sector Privado. Como parte del impulso que la OMA da al intercambio de información -diálogo y consulta entre las aduanas y el sector privado- surge la figura del Operador Económico Autorizado (OEA); definido éste como persona física o jurídica de confianza, que en el marco de sus operaciones aduaneras y comerciales garantiza la seguridad de la cadena logística, facilita el comercio exterior de las mercancías y acepta voluntariamente someterse al cumplimiento de los requisitos que los Servicios Aduaneros establezcan. Los contenidos de este módulo se basan en las directrices emanadas de la Organización Mundial de Aduanas dentro del Marco Normativo SAFE y en el Manual del Operador Económico Autorizado. Se hará hincapié en cómo la aduana, con su equipo de Operadores Económicos Autorizados, debe prepararse para ese proceso, tratando de formar un equipo multidisciplinario que cubra los diferentes aspectos que permiten maximizar un conocimiento integral. También se presentarán las causales y los procedimientos de suspensión y certificación.

Objetivo general del módulo Comprender las fases a ser consideradas en un proceso de certificación, ofreciendo un panorama general y universal del proceso de certificación, teniendo

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presentes las diferencias procedimentales existentes en cada país, así como las posibles implicancias legales.

Preguntas orientadoras de aprendizaje ¿Qué es un proceso de validación? ¿Quién es el encargado de elaborar el proceso de validación? ¿Quiénes deben integrar el equipo OEA? ¿Qué conocimientos son necesarios para integrar el equipo OEA? ¿Cuándo una solicitud puede ser suspendida o revocada la autorización concedida al OEA?

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UNIDAD I

PROCESO DE AUTORIZACIÓN

Objetivos de aprendizaje Entender la relación entre procesos de validación vs beneficios. Conocer las pautas mínimas que deben considerarse al diseñar un proceso de autorización. Saber las etapas prácticas del proceso de validación.

I.1. Introducción a la unidad La Administración Aduanera, junto con los representantes de la comunidad comercial, creará procesos de validación o de acreditación de calidad que ofrezcan incentivos a las empresas siempre y cuando adquieran la condición de Operadores Económicos Autorizados. Estos procesos asegurarán un beneficio al invertir en mejores sistemas y prácticas de seguridad, incluyendo evaluaciones e inspecciones reducidas para el análisis de riesgo y el rápido procesamiento de sus mercaderías. Para ello la Administración Aduanera de cada país deberá: Cooperar con los socios comerciales para determinar los beneficios que derivarán de la participación en la cadena logística. Escuchar las preocupaciones del OEA y de sus representantes autorizados y luego indicar un método de comunicación que garantice que los temas sean recibidos, tratados y resueltos adecuadamente. Documentar los beneficios que la administración espera suministrar (dentro de su jurisdicción) a los socios que participen completamente en la cadena logística. Estos beneficios serán controlados e informados y además deberán estar acordes con las obligaciones que las aduanas introducen en los programas nacionales.

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Estar de acuerdo con el reconocimiento mutuo del OEA. Presentar o modificar disposiciones y aplicar procedimientos para acelerar el procesamiento de mercaderías destinadas al consumo o la exportación de envíos de bajo riesgo. Proporcionar beneficios en la seguridad de las mercaderías en la cadena logística internacional, cuando los procesos de inteligencia, el análisis de riesgo y la selección de envíos de alto riesgo utilicen de manera eficiente los recursos.

I.2. Procesos de validación y autorización El Marco SAFE prevé la elaboración de procesos de validación y autorización. La Norma 3 del Pilar II (Asociación Aduanas-Empresas) del Marco SAFE indica lo siguiente:

La Administración Aduanera, junto con los representantes de las empresas, creará procesos de validación o de acreditación de calidad que ofrecerán incentivos a las empresas a través de la condición de Operador Económico Autorizado.

10 Como la obligación de crear estos procesos recae en los miembros de la OMA que acuerdan aplicar el Marco SAFE, el objetivo de estas disposiciones de validación y acreditación es orientar a los miembros. Las Administraciones Aduaneras crearán y aplicarán procedimientos de autorización y validación de acuerdo con las normas descritas en el Marco SAFE, teniendo en cuenta las buenas prácticas aplicadas en los programas de seguridad de la cadena logística. El proceso de autorización tendrá en cuenta los distintos niveles de cumplimiento que un Operador Económico Autorizado puede alcanzar. El proceso de aplicación debería incluir beneficios y debería tener en cuenta los diferentes niveles de riesgo relacionados con las distintas actividades que se realizan en la cadena logística internacional. Los procedimientos de validación y autorización están divididos en áreas con requisitos específicos. Las Administraciones Aduaneras considerarán la siguiente lista de criterios de calidad, al momento de revisar las solicitudes de las empresas que deseen convertirse en OEA: Cumplimiento de los requisitos impuestos por las aduanas y otras autoridades competentes.

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Cumplimiento de las leyes y normas. Prueba de haber sido creada de acuerdo con las leyes nacionales. Información que indique la permanencia de las instalaciones comerciales. Prueba de la existencia de los sistemas de calidad. Ausencia de condena penal del personal jerárquico de la empresa. Prueba de que se realizan controles en lo que respecta al personal, instalaciones, equipos y otros bienes. La aduana debe comprobar que el solicitante cumple con todas las condiciones establecidas en el Marco SAFE y en relación con la condición de OEA antes de otorgar la autorización. La aduana puede designar a un tercero para que evalúe el cumplimiento de las normas y las mejores prácticas de seguridad. Sin embargo, la aduana tomará las decisiones relacionadas con la autorización y validación. Toda información obtenida en el transcurso del proceso de validación y autorización es confidencial y solamente podrá ser utilizada para los fines para los que fue solicitada. Una vez validada la aplicación de las medidas, el solicitante será debidamente autorizado como Operador Económico Autorizado por la Administración Aduanera Nacional.

I.3. Etapas del proceso de validación Para la realización de la validación se deben establecer los plazos que el verificador tiene para llevar a cabo toda la fase de verificación y su fase de conclusión con la presentación de un informe final. Plazo que se recomienda que sea del conocimiento del solicitante, de manera que éste tenga certeza del tiempo exacto en el que será resuelta su solicitud. A continuación se detallan las etapas del proceso: 1. Revisión del cuestionario de autoevaluación. 2. Revisión del formulario de solicitud de inscripción como OEA. 3. Análisis previo integral de información sobre el operador. 4. Estudio de campo. 5. Informe final de resultados. 6. Revalidación y revisión periódica.

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I.3.1. Revisión del Cuestionario de Autoevaluación El primer paso a realizar por parte del verificador es la revisión de la solicitud y del Cuestionario de Autoevaluación. El propósito es verificar que todas las preguntas estén debidamente contestadas y que se adjunten los documentos que la Autoridad Aduanera ha requerido. Se aconseja que la Autoridad Aduanera elabore un Cuestionario de Autoevaluación que tenga por objeto guiar al operador en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para obtener la certificación como Operador Económico Autorizado (OEA) y que, al mismo tiempo, le permita determinar el grado de cumplimiento. Las preguntas deben ser específicas y de fácil entendimiento, de forma que no den lugar a respuestas ambiguas. Las preguntas de respuestas cerradas (SI/NO) permiten verificar con mayor certeza si cumple o no con los estándares mínimos. No obstante, es fundamental otorgar la posibilidad de incluir explicaciones o justificaciones a las respuestas. Las condiciones y criterios descritos en el cuestionario de autoevaluación deben aplicarse independientemente del modelo de negocio o tamaño de la empresa (modelo de negocio se refiere a la naturaleza y características del tipo de actividad económica que desarrolla la empresa).

La aplicación completa y correcta de los cuestionarios de autoevaluación por parte de los operadores de comercio exterior les permite tener una primera visión del grado de cumplimiento y de los aspectos a mejorar para alcanzar el 100% de cumplimiento de los requisitos exigidos. Para cubrir el cuestionario de autoevaluación se recomienda la creación de un manual, mediante el cual se indique al operador el objetivo de cada una de las preguntas que conforman el cuestionario de manera que haya claridad y entendimiento de lo que se desea conocer. Para esta autoevaluación por parte del operador, en cuanto al cumplimiento de los requisitos y presentación de la solicitud a la Administración Aduanera, se debe evaluar el tipo de procedimiento más adecuado, de acuerdo a las realidades de cada país (formato papel o vía Internet). En ambos casos debe considerarse el nivel de detalle que deberá contener la información a ser presentada por el operador.

I.3.2. Revisión del Formulario de Solicitud e Inscripción como OEA Se recomienda que el formulario este compuesto por los siguientes apartados: indicaciones generales que den instrucciones sobre el llenado, forma de presentación y firma, además de informaciones de carácter aduanero sobre el operador, el representante legal, el medio mediante el cual se va a mantener el contacto con la autoridad aduanera, así como la información necesaria con la que acrediten que están cumpliendo con los requisitos mínimos de seguridad.

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Adicionalmente, se recomienda contar con una guía para rellenar el formulario, donde se lleve de la mano al interesado, a través de Notas explicativas o instrucciones más detalladas de cómo acreditar el cumplimiento de cada uno los requisitos en materia de seguridad, e incluso recomendaciones basadas en Normas Internacionales o disposiciones en alguna otra Legislación Nacional.

I.3.3. Análisis previo integral de información sobre el operador El próximo paso a realizar es la verificación de los requisitos. La verificación consistirá en un análisis previo para recopilar y analizar información del solicitante y un estudio de campo en sus instalaciones físicas. Para este fin se deben utilizar varias herramientas de trabajo como las siguientes: Confección del Plan de Actividades que se desarrollará durante el proceso de verificación. Confección de Hojas de Trabajo, en las que se deben detallar las actividades realizadas durante cada día de verificación. El verificador debe efectuar una recopilación y análisis de información del operador, utilizando fuentes de información internas y externas como bases de datos, internet, revistas especializadas, prensa escrita y cualquier otro medio, a efectos de lograr un debido conocimiento previo que le permita tener mayor información respecto a la actividad comercial que desarrolla el operador aspirante a ser OEA. En caso de ser necesario por la particularidad de la empresa o régimen en el que se desarrolla, el verificador debe coordinar previamente con entidades que pudieran manejar información clave del solicitante. El cumplimiento de sus obligaciones aduaneras, debe ser un aspecto fundamental a considerarse. Cabe señalar que la revisión de los aspectos fiscales y aduaneros, representan un nivel de confidencialidad muy sensible, por lo que, de acuerdo a la legislación de cada Administración Aduanera, se debe considerar que este procedimiento sea independiente de las demás actividades de investigación del verificador. De todas las fuentes indicadas, el verificador debe extraer información que le permita: Conocer la actividad de la empresa. Detectar los eslabones de su cadena logística: Cuáles son sus principales orígenes y destinos de las mismas, sus principales socios comerciales, los medios de transporte que utilizan, etc. Estar al tanto de cuáles pueden ser sus puntos débiles de seguridad, etc. Y elaborar el plan de actividades y la hoja de trabajo.

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El verificador debe ser muy proactivo dentro de esta etapa de análisis previo, ya que le permitirá obtener y fortalecer conocimiento respecto a la actividad comercial y giro de negocio del operador. Se recomienda que las verificaciones en las empresas se lleven a cabo al menos por dos personas, que dispongan de conocimientos apropiados sobre los estándares de seguridad de la cadena logística y conocimientos suficientes y adaptados a las operaciones realizadas por el solicitante.

I.3.4. Estudio de campo I.3.4.1. Comunicación inicial con el operador De forma previa al inicio del estudio de campo en las instalaciones del operador, el encargado de coordinar al equipo verificador deberá remitir al Representante Legal, o bien a la máxima autoridad administrativa del operador -variará dependiendo de la legislación vigente en cada aduana- la siguiente información: Nombre completo e identificación de los verificadores designados, se recomienda que al menos sean dos personas.

Planteamiento de las fechas y horario en el que se realizará la visita a la empresa, tanto para la reunión inicial como para el desarrollo del estudio de campo. Es de fundamental importancia tener certeza de que las personas de la empresa involucradas en el proceso de certificación como OEA estén presentes y que puedan reunirse con los verificadores. Requerir del operador los siguientes datos: nombre completo, identificación y puesto de los funcionarios clave responsables de los procesos involucrados en la verificación y considerada su presencia necesaria en la reunión inicial y en el desarrollo del proceso de verificación. I.3.4.2. Reunión inicial con el operador Con el fin de lograr un completo compromiso de las autoridades de la empresa, en la reunión inicial es importante la participación de las máximas autoridades, así como la de los responsables de los procesos a verificar. Resulta fundamental que las reuniones sean cordiales, en un ambiente amigable y de confianza. Además, los verificadores deben ser personas abiertas al diálogo, con comunicación asertiva y dispuestas a escuchar atentamente. El verificador debe mostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos, manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control de la comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de la información. El equipo verificador, por su parte, presentará el Plan de Actividades a realizar durante los días en que se llevará a cabo la verificación de los requisitos.

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I.3.4.3. Guía del verificador Para el proceso de verificación se recomienda que el verificador disponga de una guía que le permita determinar el grado de cumplimiento de los requisitos. En esta guía han de incluirse los criterios mínimos que deben observar las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades y operaciones de comercio, logística, seguridad e interrelación con los socios comerciales y su cadena logística. Con el fin de complementar lo establecido en la referida Guía Práctica del Verificador se pueden realizar ejercicios periódicos.

I.3.5. Informe Final de Resultados Al finalizar el proceso de verificación se debe confeccionar un Acta Final, donde el verificador debe hacer referencia de cada Hoja de Trabajo realizada, con el fin de respaldar lo analizado y verificado de cada requisito. Además, dicha acta dará por concluido el proceso de verificación y, de ser necesario, le indicará al solicitante las inconsistencias o irregularidades encontradas, otorgándole por medio de una prevención la posibilidad de que el solicitante en un tiempo estipulado por el verificador subsane las mismas. Para la determinación de los resultados finales de la verificación, el equipo verificador debe reunirse y establecer las conclusiones definitivas de la verificación. Esta etapa del proceso a seguir para verificar el cumplimiento de los requisitos por parte del solicitante culminará con la confección de un informe final de resultados. En él se incluyen los principales hallazgos obtenidos durante el proceso de verificación y de las conclusiones y recomendaciones, producto del proceso de verificación. Además, se debe emitir opinión respecto de si se cumple o no con los requisitos mínimos en materia de seguridad. Los hallazgos obtenidos deberán clasificarse pues, reconociendo la complejidad de las cadenas logísticas y la operación de cada empresa, existirán elementos que permitan detallar cuando se incumple con uno de los requisitos y cuando existen pequeñas diferencias, que a través de un acuerdo con el interesado en obtener la certificación como OEA, se comprometa a satisfacer en un periodo determinado. El informe final de resultados debe ser revisado por la jefatura o encargado del área, departamento, dirección u otro ente dentro de la estructura administrativa, y firmado tanto por esa jefatura como por las personas responsables de la verificación. Cada solicitud de certificación por parte de un operador debe generar un expediente, en el cual se archiven la solicitud y demás documentos aportados por el operador, documentos recopilados durante el estudio de antecedentes y en el trabajo de verificación en el campo. El expediente debe estar debidamente numerado de manera que en el informe final pueda hacerse referencia a los folios que respaldan los resultados.

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El acceso al expediente debe ser restringido únicamente para los encargados del caso y para la jefatura que revisa el informe final, los documentos que lo respaldan y lo autorizan. Cualquier información que se genere como resultado de una solicitud de certificación como OEA por parte de un operador no puede ser compartida con otras áreas de gestión aduanera ni con otras instituciones, a menos que se cuente con la autorización del OEA, y que dicha información permita generar otras facilidades administrativas.

I.3.6. Revalidación y Revisión Periódica Una vez otorgada la certificación como OEA debe mantenerse una constante comunicación con la empresa y verificación periódica del cumplimiento de los requisitos, manteniendo en todo momento información actualizada de la empresa. Asimismo, se deberán implementar mecanismos de supervisión a los verificadores que permitan valorar la aplicación de criterios homólogos en cada una de las visitas de validación. Se recomienda que los países, como parte de la normativa que desarrollen para la implementación del operador económico autorizado, contemplen el detalle de las posibles causales por las cuales pueda ser inhabilitado o revocado el estatus de OEA.

I.4. Futuros acontecimientos El enfoque estandarizado de la autorización del OEA es una base sólida para crear sistemas de reconocimiento mutuo del OEA a nivel bilateral, subregional, regional y mundial. Estos sistemas estarán integrados por una Administración Miembro de la OMA que reconoce el sistema de autorización del OEA de otro Miembro de la OMA, ya que el programa es similar al suyo. De esta manera, el OEA tendrá los mismos beneficios y, por lo tanto, mejorará el rendimiento operacional en todos los países que apliquen las normas del OEA.

I.5. Etapas prácticas del programa de Operadores Económicos Autorizados Hasta ahora hemos visto cuales son las etapas en sentido teórico que debe contemplar un programa de Operador Económico Autorizado para que un operador pueda

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calificar como tal. En el presente apartado, lo que se pretende es brindar una visión práctica que sirva de ayuda al funcionario aduanero que lleve adelante un proceso de validación y control. Etapa 1: ¿Qué sabemos de la empresa?

Lo que ya sabemos de las empresas está indicado dentro de esta etapa. La información referente a las empresas se debe reagrupar.

Se trata principalmente de información relativa a las mercancías, la legislación y los reglamentes aplicables a las mercancías y a los procedimientos establecidos por la empresa, el interés de la misma en cuanto a los ingresos fiscales, la transacción, los resultados de los controles y la reputación de la empresa dentro de la Administración Fiscal. No obstante, la forma más rápida y sencilla de obtener información consiste en realizar controles en la empresa.

Se recomienda pues pasar rápidamente por las etapas nº 4 (Modificar el método de control) y nº 7 (Realizar una auditoría).

Con miras a recabar información, además de contactar con la Administración Fiscal antes mencionada, hay que ponerse en contacto con el Centro Aduanero de Información y de Lucha Contra el Fraude, el Ministerio de Agricultura, el Ministerio responsable del procedimiento de cuarentena y las demás administraciones importantes. De este modo, será posible establecer una descripción actualizada de la empresa. Etapa 2: Analizar la información

Desde el momento en que se disponga de una descripción actualizada de la empresa se debe guardar registro de los controles que se han realizado hasta el momento a dicha empresa y de los resultados de los mismos. Se puede así saber con precisión si mercancías, envíos, operaciones u otros no han sido todavía objeto de inspección.

También se puede poner de manifiesto que los controles se realizan generalmente de una única forma. Se trata de un primer análisis de riesgos, no demasiado preciso. Etapa 3: Procesar la información sistemáticamente e incorporarla al expediente de la empresas

El análisis de riesgos debe realizarse siguiendo un modelo determinado. Se puede incorporar al mismo cierta información que tiene que añadirse al expediente de la empresa. Por lo tanto, el expediente es la descripción actualizada de la empresa. Etapa 4: Modificar el método de control durante un periodo de tiempo

La etapa nº 2 permitirá determinar claramente el modo en que se ha realizado la inspección de la empresa hasta el momento. Por ejemplo, es posible que la naturaleza y composición de un producto importado por una empresa se examinen periódicamente, sin que se haya comprobado nunca el número de piezas que contiene un envío. En tal caso, sería conveniente dedicar un tiempo a controlarlas.

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Puede ocurrir también, por ejemplo, que no se haya realizado ningún control sobre las notificaciones desde hace mucho tiempo. Se requeriría entonces realizar comprobaciones materiales en unos cuantos envíos notificados. Se podrían facilitar numerosos ejemplos. Es importante pues llevar a cabo distintos controles en un periodo determinado.

En otras palabras: esta etapa consiste en realizar un cierto número de controles. Etapa 5: Volver a analizar la información e incorporarla al expediente de la empresas

Los resultados de los controles revelan los riesgos a los que se expone la empresa y las mercancías implicadas. Revelan, asimismo, su comportamiento cuando se adopta un planteamiento distinto respecto a ellas.

Esta información es de suma importancia cuando se trata de definir una serie de controles adecuados. De este modo, es posible perfeccionar el análisis de riesgos. Etapa 6: Preparar una auditoría

Para cada empresa se deben establecer y realizar toda una serie de controles. Éstos incluyen especialmente las comprobaciones materiales de la declaración y de las auditorías (controles a posteriori). Éstas últimas aportan información suplementaria especialmente importante para el conjunto de la cadena logística.

Así pues, se establecen periódicamente auditorías, tanto para la empresa con la que se han determinado los procedimientos, como para los importadores, exportadores y transitarios que intervienen en la misma cadena logística. Una auditoría sólo es útil cuando se ha preparado correctamente, y así se constituye la siguiente etapa. Etapa 7: Realizar una auditoría

Las auditorías de una gran empresa, por ejemplo, de una multinacional, las deben realizar funcionarios aduaneros especializados.

Estos funcionarios trabajan generalmente en la sede de la aduana y a veces resulta difícil planificar auditorias para ellos en la región. Pero es importante hacerlos partícipes desde el principio en la preparación de dichas auditorías.

Las auditorías de las demás empresas las realizan los funcionarios aduaneros de la región. Etapa 8: Analizar toda la información e incorporarla al expediente de la empresa

Una vez realizada la auditoría, se conoce toda la información relativa a la empresa. Se trata entonces de examinar los riesgos y de incorporarlos al modelo previsto para tal efecto. Se obtiene de este modo una descripción completa de la empresa y de los riesgos relacionados con sus actividades.

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La descripción actualizada de la empresa se acompaña así de un análisis de riesgos que se funda en esta descripción. Etapa 9: Crear el programa de control

Es importante conocer los riesgos, pero es aún más importante saber los controles que se deben realizar para afrontar dichos riesgos.

El programa de control permite establecer la lista de dichos controles, así como su frecuencia y la identidad de la persona encargada de realizarlos. En otras palabras, el programa de control indica cuáles son los que se deben realizar con miras a hacer frente al conjunto de riesgos identificados. Etapa 10: Establecer el plan del trato aplicable a los programas OEA (ocuparse del mantenimiento)

Es evidente que no es necesario cubrir la totalidad de los riesgos detectados en los controles. No todos son tan altos. Gracias al análisis de riesgos es posible determinar si un riesgo es alto, medio o bajo.

Además, no siempre se dispone del suficiente personal para realizar las comprobaciones necesarias. Hay que optar por una solución, planteándose las siguientes cuestiones: ¿Qué riesgos se deben cubrir o no?, ¿Se deben realizar los controles según la frecuencia especificada o no? Esta elección le corresponde al responsable del equipo. El funcionario aduanero responsable de la empresa referida (el coordinador ante el usuario) debe describir en dicho plan cuál es el trato aplicable a la empresa referida.

Los controles a los OEA proseguirán teniendo en cuenta la información que se actualizará siempre que sea posible. La descripción actualizada de una empresa, el análisis de riesgos, el programa de control y el plan del trato aplicable se deberán ajustar con cierta frecuencia. Es posible que la empresa inicie nuevas actividades, que la legislación cambie y, por consiguiente, que los riesgos y los resultados de los controles obliguen a adoptar la decisión de inspeccionar más detenidamente algunas mercancías. El conjunto de estos factores influirá en las opciones que se adopten. Resulta importantísimo recorrer periódicamente estas 10 etapas.

La actualización de dicho plan resulta primordial, y ello explica porque el coordinador debe evaluar periódicamente los elementos inspeccionados, lo que se ha descubierto y la nueva información disponible. A partir de estos factores, el coordinador podrá actualizar la descripción global de la empresa, el análisis de riesgos y el programa de control.

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD En esta unidad hemos visto las etapas que deben llevarse a cabo para evaluar las solicitudes de los operadores para obtener su calificación como Operadores Económicos Autorizados, que se basan en las directrices emanadas de la Organización Mundial de Aduanas dentro del Marco SAFE.

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UNIDAD II

CONOCIMIENTOS DEL EQUIPO DE CERTIFICACIÓN Y CÓMO OBTENERLOS

Objetivos de aprendizaje Conocer cómo debe conformarse un equipo de certificación OEA.

II.1. Introducción a la unidad El Marco SAFE reconoce la complejidad de las cadenas logísticas internacionales y aprueba la aplicación de medidas de seguridad basadas en un análisis de riesgo. Por lo tanto, el Marco SAFE permite que los planes de seguridad sean flexibles y personalizados, siempre y cuando se basen en un modelo de OEA. A continuación se mencionan ciertas normas de seguridad y mejores prácticas. Son normas, prácticas y procedimientos que tienen que aplicar los miembros de la comunidad comercial que quieran obtener la condición de OEA. Las Administraciones Aduaneras no deberían imponer a las empresas internacionales distintos requisitos para asegurar y facilitar el comercio. Tendría que existir solamente un grupo de normas aduaneras internacionales creado por la OMA, que no duplique o contradiga otros requisitos de seguridad. Si se cumple con las normas y los requisitos de seguridad que establecen otras organizaciones intergubernamentales, como por ejemplo la Organización Marítima Internacional (OMI), la Comisión Económica de las Naciones Unidas para Europa (UNECE) y la Organización Internacional de Aviación Civil (ICAO), pueden considerarse como cumplidas -parcial o completamente- las normas y las mejores prácticas, siempre y cuando sus requisitos sean idénticos o comparables.

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II.2. Cumplimiento de requisitos aduaneros Los requisitos se refieren a aspectos que deben tenerse en cuenta al momento de evaluar la incorporación de un operador dentro del programa OEA. Éstos deben ser representativos de la realidad de la empresa en cuestión de seguridad, y como se transmite a lo largo de toda la cadena logística. Los requisitos que se definan dependen de la estrategia que el país haya decidido implementar en el programa OEA. Cabe mencionar que ésta no solo está determinada por el régimen aduanero, sino también por los actores de la cadena logística que se pudieran ir incorporando y de sus riesgos asociados, de acuerdo a lo que la Administración Aduanera decida y su legislación le permita. Sin embargo, estos requisitos deben tener por objeto lo sugerido en el Marco SAFE, y se refieren a: El cumplimiento de sus obligaciones aduaneras durante un periodo determinado. Un sistema de gestión de sus registros comerciales. Una buena situación financiera. Los requisitos mínimos en seguridad que se indican en este documento.

Por la diversidad de actividades que abarca la verificación, eventualmente podría ser necesario recurrir a la colaboración de expertos en diversos temas técnicos, tales como: informática, clasificación arancelaria, valoración aduanera, seguridad, origen, contabilidad, entre otros. La Administración Aduanera debe realizar la investigación de estos temas técnicos previos a la verificación de las instalaciones, tomando la información de su historial aduanero y tributario. Incluso, y en aquellos países donde otras entidades gubernamentales sean partícipes del proceso de certificación del operador, y por ende del proceso de validación de los requisitos, el conocimiento y experiencia de dichas entidades puede ser beneficioso y aprovechado para el proceso en su conjunto.

II.3. Conformar un equipo de implementación del programa OEA El primer paso en el desarrollo de un programa OEA es conformar un equipo de implementación de proyecto. El equipo de implementación de proyecto se compone de administradores aduaneros y funcionarios responsables de trabajar con el sector privado para diseñar el programa OEA, administrar la implementación del mismo y definir la formación necesaria para futuros auditores.

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Si bien el director general de aduanas sirve como patrocinador del proyecto, son pocos los administradores que ocupan este alto cargo que podrán dedicar el tiempo y la atención necesarios para administrar el proceso de diseño e implementación. Por lo tanto, el director general debe designar a un subordinado de confianza como responsable del desarrollo del mismo. Este administrador de proyecto debe contar con una fuerte motivación y excelentes aptitudes de gestión de proyectos, además de capacidad demostrada para reunir a personas con distintas perspectivas de manera productiva. El administrador de proyecto lidera el equipo de implementación y también trabaja en estrecha colaboración con el grupo de trabajo OEA. El administrador de proyecto designa al resto del equipo de implementación, incluyendo los especialistas en gestión de riesgos, gestión de recursos humanos, desarrollo de políticas y procedimientos, controles basados en auditoría posterior al despacho aduanero, tecnología de información, asesoría legal y de políticas e información pública. También deben participar los funcionarios de campo. Contar con paladines locales con un buen nivel de conocimiento del programa servirá, sin duda, de ayuda importante en una etapa posterior. Los designados deben demostrar motivación para perseguir la modernización progresiva de la aduana y la capacidad de trabajar bien con otros individuos. El equipo de implementación de proyecto puede incluir miembros a tiempo parcial y completo. En cualquier caso, los miembros del equipo deben tener la libertad de hacer aportes importantes al proyecto. Los supervisores de los integrantes del equipo deben reconocer que el proyecto OEA es de alta prioridad y comprender que se espera que lo apoyen y asegurar que sus subordinados tengan el tiempo adecuado para cumplir con sus funciones y responsabilidades en la implementación del proyecto. El director general facilita este objetivo asegurando que los administradores sean conscientes de la importancia del programa OEA por medio de correspondencias, reuniones de personal y transmisión de la expectativa de pleno apoyo al proceso de diseño e implementación. Al formarse un equipo de implementación de proyecto debe tomarse en consideración la capacidad de los miembros del equipo de permanecer a largo plazo en el equipo. Los funcionarios aduaneros que participan en este proceso aprenderán cómo operan las empresas y verán de primera mano los éxitos y retos que se presentan durante el diseño e implementación del programa. Perder esta experiencia a medida que avanza el programa es perjudicial a la misma. Se deben mantener estos funcionarios informados para liderar el programa OEA.

II.4. Establecer el grupo de trabajo OEA Es de suma importancia al momento de desarrollar un proyecto de programa OEA integrar al sector privado y otras agencias gubernamentales en la planificación e implementación mediante la creación de un grupo de trabajo OEA.

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El director general de aduanas debe tomar la iniciativa para identificar e invitar a los representantes del sector privado y otras agencias gubernamentales a trabajar con el equipo de implementación del proyecto. El equipo de implementación de proyecto, las contrapartes del sector privado y los representantes de otras agencias gubernamentales pertinentes forman el grupo de trabajo OEA. Este grupo de trabajo cimentará las bases para el programa OEA y asegurará la representación por parte del sector privado y otras agencias gubernamentales. En algunos países, ya existe un comité consultivo de aduanas conformado por representantes de agencias fronterizas y segmentos del sector privado como asociaciones de importadores y exportadores, asociaciones de agentes y corredores de aduanas, asociaciones de agencias de carga, asociaciones de transportistas y empresas de gestión de aeropuertos y puertos marítimos. En caso de existir dicho comité, la Administración de Aduanas debe utilizarlo para desarrollar un ambiente propicio para las asociaciones para el programa OEA mediante una invitación al comité consultivo para que designe a representantes para participar en el grupo de trabajo OEA. Dado que otras agencias gubernamentales ejercen controles adicionales sobre las importaciones y exportaciones, se puede recurrir a su aporte y colaboración que contribuyan a avanzar en procesos de simplificación y armonización de los procedimientos.

II.5. Especialistas en Seguridad de la cadena de suministro Los programas OEA están basados en los principios de gestión de riesgos promovidos por la OMA y las prácticas utilizadas por administraciones de aduanas en todo el mundo; por lo tanto, es lógico que la entidad adecuada de asumir la responsabilidad por la gestión de un programa OEA sea el área de gestión de riesgos de la Administración de Aduanas. Dicha área, que normalmente es la responsable de emplear aptitudes analíticas para identificar y enfocar embarques de alto riesgo, debe ampliar su enfoque y emplear sus aptitudes para identificar a empresas cumplidoras de bajo riesgo que califican para procedimientos simplificados y expeditos. El área de gestión de riesgos debe desarrollar su propia competencia en seguridad de la cadena de suministro. A medida que los funcionarios aduaneros revisan solicitudes para el programa OEA, validan perfiles de seguridad, visitan instalaciones, se reúnen con gerentes de empresas y revisan procesos y controles de seguridad, se van familiarizando con las prácticas comerciales. Si bien las administraciones de aduanas a menudo ya establecen y hacen cumplir normas básicas de seguridad física en recintos aduaneros, zonas francas, almacenes libres de impuestos y transportistas aduaneros, pocas han tenido la necesidad u oportunidad de adquirir competencia en

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procedimientos operativos comerciales, controles internos, seguridad de personal y seguridad de información que requerirá la implementación de un programa OEA. Para hacer frente a los retos de gestionar un programa OEA, una administración de aduanas puede verse en la necesidad de aumentar el personal o redistribuir el personal existente para crear un nuevo grupo de especialistas en cadena de suministro. Los especialistas en cadena de suministro desarrollan competencia y conocimientos centrados en la cadena de suministro internacional y los medios para asegurarla. Idealmente, los especialistas en cadena de suministro tienen licenciaturas y dos o más años de experiencia en actividades aduaneras. Pueden tener trayectorias en cumplimiento, asuntos comerciales, transporte o logística comercial y deben tener aptitudes organizacionales, interpersonales y de comunicación oral y escrita, informáticas, así como capacidad de realizar trabajos detallados. La capacitación o experiencia práctica en principios, conceptos y metodologías de seguridad de común aplicación es conveniente, así como aptitudes de idioma que le permite a los especialistas en seguridad de la cadena de suministro revisar correspondencias, órdenes de compra y otros documentos en un idioma extranjero. Las experiencias y conocimientos que los miembros del equipo de implementación de proyecto pueden ganar en el diseño e implementación de un programa OEA son invaluables para la gestión continua del programa OEA y la administración de aduanas debe tener cuidado de retener a estos funcionarios de manera de no perderse la memoria institucional del programa. El área de Recursos Humanos de la Administración de Aduanas debe establecer el cargo de Especialista en Seguridad de la cadena de suministro, detallar las funciones y calificaciones y realizar la contratación de acuerdo a prácticas locales. Cada Administración de Aduanas tiene sus propios formatos y sistemas para documentar las responsabilidades de los cargos especializados. El próximo punto enumera las funciones que típicamente realiza un Especialista en Seguridad de la cadena de suministro. El área de capacitación y formación de personal de la Administración de Aduanas debe asegurar que la formación para los nuevos especialistas esté organizada oportunamente. El tamaño del país que realiza la implementación, el número de oficinas aduaneras y la distribución geográfica de los OEA deben ser tomados en consideración al determinar si todos los especialistas en seguridad de la cadena de suministro deben estar ubicados en la sede principal o en las oficinas regionales. Si se toma la decisión de ubicar a unos especialistas en seguridad de la cadena de suministro en ciertas regiones, los especialistas todavía deben mantenerse bajo la supervisión funcional del área designada a gestionar el programa OEA. Adicional a una oficina y mobiliario, cada especialista en seguridad de la cadena de suministro necesitará una computadora con acceso a las bases de datos de gestión de riesgos y el sistema de procesamiento automatizado de declaraciones de la aduana. Debe haber computadoras portátiles y cámaras digitales para documentar los resultados de las visitas de validación. Debido a que el trabajo con los OEA requiere que los Especialistas en Seguridad de la cadena de suministro realicen visitas

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regulares a las instalaciones de las empresas, también hará falta medios de transporte dedicados. Asimismo, se requieren gabinetes de archivos de seguridad (es decir, con cerradura) dado que las solicitudes, perfiles de seguridad y archivos relacionados de OEA contienen información sensible que debe ser protegida. Las capacidades de comunicaciones, incluyendo teléfonos móviles y acceso a internet, también son requeridas. El departamento administrativo de la Administración de Aduanas debe tomar las acciones necesarias para asegurar que se proporcionen estos recursos lógicos.

II.5.1. Caso Práctico de funciones típicas del Especialista de Seguridad en la cadena de suministro

En los Estados Unidos, el programa OEA del CBP se denomina Asociación Aduanas-Comercio contra el Terrorismo (C-TPAT, por su sigla en inglés). Un nuevo tipo de especialista — el Especialista en Seguridad de la cadena de suministro — es crítico para implementar el programa. El especialista físicamente inspecciona y valida las operaciones nacionales de las empresas miembros y los socios comerciales extranjeros. En el año 2007, los especialistas de seguridad de C-TPAT validaron 3.011 cadenas de suministro y visitaron instalaciones de fabricación y logística en 79 países. (CBP 2008a). Los especialistas en cadena de suministro realizan las siguientes funciones: Servir como expertos en la materia en el Marco de Normas SAFE de la OMA, el Convenio de Kyoto Revisado, el Código de Protección de Buques e Instalaciones Portuarias y la normalización internacional relacionada con la seguridad de la cadena de suministro (ISO/PAS 28000 y relacionado). Proporcionar orientación a los OEA prospectivos sobre cómo preparar un perfil de seguridad y llenar su solicitud. Escudriñar solicitudes y perfiles de seguridad respecto a contenido e integridad. Calificar preliminarmente cada solicitud (cumplido/satisfactorio, parcialmente cumplido/se requiere información adicional, insatisfactorio). Solicitar información adicional para resolver las deficiencias y contestar preguntas sobre la información de la solicitud y perfil. Dirigir o participar en reuniones de revisión de solicitudes y cualquier visita posterior de validación a las instalaciones de los solicitantes OEA para reunirse con los directivos de la empresa e inspeccionar las instalaciones y procedimientos para verificar que la información de la solicitud y el perfil es exacta y que se han establecido los procedimientos y salvaguardas. Resolver las deficiencias observadas durante las reuniones de revisión de solicitudes, incluyendo reunirse con los solicitantes rechazados para ofrecer orientación sobre cómo realizar los correctivos.

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Documentar los resultados y preparar una recomendación escrita de aprobación o desaprobación a la autoridad decisiva y redactar la correspondencia al solicitante. Servir de asesor principal y principal punto de contacto de la aduana en temas de seguridad para los OEA asignados y como principal enlace para resolver oportunamente cuestiones no relacionadas con seguridad. Mantener archivos exactos de todas las acciones tomadas con respecto a solicitudes y participantes de manera de mantener una pista de auditoría. Preparar informes de evaluación, con especial cuidado a la identificación de tendencias poco usuales con potencial para convertirse en problemas de seguridad. Recomendar respuestas adecuadas a incidentes de incumplimiento por parte de socios OEA, incluso trabajar con el socio OEA para identificar procedimientos ineficaces y hacer recomendaciones para mejoras. Servir de capacitador y portavoz de la aduana y socios del sector privado en materia de seguridad de la cadena de suministro.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD En esta unidad hemos visto cómo debe conformarse un equipo OEA y qué conocimientos son esenciales para poder implementar un programa de Operador Económico Autorizado basándonos en las directrices emanadas de la Organización Mundial de Aduanas dentro del Marco SAFE.

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UNIDAD III

CAUSALES Y PROCEDIMIENTOS DE SUSPENSIÓN Y CANCELACIÓN

Objetivos de aprendizaje Obtener los conocimientos correspondientes a causales y procedimientos de suspensión y cancelación que sirvan de base a las administraciones aduaneras al momento de diseñar su programa de Operador Económico Autorizado.

III.1. Principios generales En las Directrices de la OMA sobre Operadores Económicos Autorizados se indica específicamente:

“La autorización de un Operador Económico Autorizado será válida hasta que ésta le sea suspendida, revocada o retirada por no cumplir materialmente con los términos y condiciones de dicha autorización. Los programas nacionales de Operadores Económicos Autorizados necesitan incluir medios o métodos de apelación contra decisiones de las administraciones de aduanas con respecto a las autorizaciones de los Operadores Económicos Autorizados, incluyendo la negación, la suspensión, la revocación o el retiro”.

El proyecto de programa de modelo de recurso que se expone a continuación se encuentra adjunto como Anexo al Marco Normativo SAFE, el cual fue presentado a consideración de los Miembros y es solo un panorama de cómo debería llevarse a cabo.

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Cada Administración Aduanera adaptará el mismo según su legislatura interna por lo cual su aplicación no es taxativa.

III.2. Suspensión y cancelación de la autorización La autorización de los OEA será válida a menos que se suspenda o cancele por incumplimiento de los términos y condiciones de la autorización. La autorización puede ser suspendida o cancelada en los siguientes casos: Si el solicitante o el OEA no cumplen con los términos y condiciones de la autorización. Si la empresa y/o sus empleados no cumplen con las leyes penales o civiles que rigen la conducta de las empresas y/o si los procesos judiciales en curso o pendientes que involucran a esas partes, impiden toda participación directa de las administraciones Aduaneras. Si la empresa no proporciona la documentación y/o el acceso a la información del personal, de las instalaciones comerciales, de los equipos y de los bienes de acuerdo a lo enunciado en la Unidad I. A los fines prácticos se entenderá por: Suspensión: a la quita de los beneficios otorgados por el programa Operador Económico Autorizado por un período de tiempo teniendo en cuenta las inconsistencias o situaciones detectadas. Cancelación: a la quita definitiva de los beneficios otorgados por el programa Operador Económico Autorizado por el incumplimiento de las condiciones por la cual el mismo ha sido otorgado. La adopción de una u otra medida dependerá de la gravedad de la situación detectada. Los procesos de autorización, validación y control pueden ajustarse si hay cambios en el nivel de riesgo de la actividad del solicitante o en el cumplimiento de los mismos. Sin embargo, todo ajuste o modificación será realizado después de que el OEA realice sus comentarios y tenga la oportunidad de revisar los motivos presentados por la Administración Aduanera.

III.2.1. Autoridad Competente La Administración de Aduanas o su autoridad de control (en adelante denominada conjuntamente Autoridad decisoria) puede suspender o cancelar la autorización concedida a un Operador económico autorizado. Esta decisión obedece a motivos que son de la total incumbencia de dicha Autoridad decisoria y que se dejan a su entera discreción.

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III.2.2. Consideraciones previas Antes de suspender o cancelar una autorización de OEA en curso de obtención o existente, la Autoridad decisoria puede entablar consultas con el solicitante o con el OEA con el fin de determinar si no cabría otra solución que la suspensión o cancelación.

III.2.3. Conclusiones Si la Autoridad decisoria establece, de acuerdo con la sección precedente, que no cabe ninguna otra solución, puede, en caso de incumplimiento sustancial de las condiciones y modalidades de la autorización, resolver la suspensión o cancelación de la autorización de OEA existente o en curso de obtención.

III.2.4. Notificación de suspensión o cancelación

La Autoridad decisoria puede suspender o cancelar la autorización de OEA existente o en curso de obtención, remitiendo por escrito la medida propuesta relativa al OEA o al solicitante. Esta notificación debe exponer concretamente los motivos de la medida propuesta y tendrá un valor definitivo y concluyente para la parte notificada, pudiendo el OEA presentar ante la Autoridad decisoria una notificación por escrito de recurso, de conformidad con el punto III.1.2.5 del presente documento.

III.2.5. Notificación de recurso La parte a quien se ha comunicado la decisión, puede presentar una notificación por escrito sobre la medida propuesta por la Autoridad decisoria en los X días siguientes a la recepción de la notificación por escrito de la medida propuesta. La notificación de recurso debe exponer la respuesta del OEA/solicitante a la declaración de la Autoridad decisoria. El OEA/solicitante puede solicitar una vista como parte del procedimiento de notificación de recurso.

III.2.6. Vista del recurso III.2.6.1. Notificación del lugar y la hora de la vista Si se solicita una audiencia, ésta se debe realizar en presencia de un funcionario que el responsable de la Autoridad decisoria o su representante haya designado a tal efecto, en los XX días siguientes a la fecha de solicitud de la vista.

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Se informará por escrito al OEA/solicitante de la hora y el lugar de la vista al menos XX días antes de dicha vista. III.2.6.2. Desarrollo de la vista El OEA/solicitante puede estar representado por una persona de su elección en la audiencia de recurso relativa a la suspensión, revocación o retirada. Durante este procedimiento, las dos partes presentarán las pruebas y los testimonios, incluida la justificación de las pretensiones y las respuestas aportadas, y tendrán derecho a contrastar estos datos. Se levantarán actas del proceso y una copia de las mismas se entregará al OEA/ solicitante. Al término de dicho proceso o del examen del recurso notificado por escrito, el funcionario encargado de la vista transmitirá todos los documentos y las actas de la vista, si procede, al responsable de la Autoridad decisoria o a su representante, acompañados por una recomendación de medida definitiva. III.2.6.3. Argumentos suplementarios Tras la audiencia y en los XX días de calendario después de la entrega de una copia de las actas, el OEA/solicitante puede presentar al responsable de la Autoridad decisoria o a su representante, puntos de vista y argumentos suplementarios basados en dichas actas. III.2.6.4. Incomparecencia En caso de que ni el OEA/ solicitante, ni ningún representante designado se presente a una vista prevista, el funcionario encargado de la misma cerrará la sesión y transmitirá al responsable de la Autoridad decisoria o a su representante el conjunto de documentos, acompañados de una recomendación.

III.2.7. Decisión sobre el recurso planteado El responsable de la Autoridad decisoria o su representante entrega por escrito su decisión en los XX días de calendario siguientes a la fecha de la audiencia, teniendo en cuenta las medidas propuestas por el funcionario encargado de la audiencia. Dicha resolución se comunicará a la parte competente de la Autoridad decisoria quien la notificará al OEA/solicitante.

III.2.8. Recurso administrativo suplementario La legislación nacional puede ofrecer a un OEA/solicitante cuyo procedimiento de recurso inicial haya concluido de forma negativa, la posibilidad de presentar un recurso administrativo definitivo ante una autoridad independiente de la Autoridad decisoria.

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III.2.9. Examen por parte de un tribunal A reserva de las disposiciones de la legislación nacional, el OEA/el solicitante afectado por una decisión negativa de la Autoridad decisoria, podrá recurrir dicha decisión ante el tribunal adecuado de la jurisdicción competente.

III.3. Experiencia en Colombia Es importante en primer lugar mencionar que para el caso colombiano existe todo un procedimiento para la suspensión y revocación de un Operador Económico Autorizado. Dentro del marco normativo vigente -Decreto 3568 de 2011- está previsto el paso a paso que se debe cumplir para esta medida cautelar. Para la suspensión o cancelación se definieron claramente las situaciones que pueden llevar a la interrupción de una empresa; dentro de las cuales están un incidente de contaminación, incumplimiento de obligaciones, o por solicitud de parte, entre otras; y se definió el siguiente procedimiento:

Figura 3.1. Procedimiento para la suspensión y revocación de un Operador Económico Autorizado

Lo anterior es obligatorio en todos los casos, en primer lugar siempre existirá una interrupción temporal que podrá resultar o no en una revocación de la autorización OEA. Estas medidas deben ser expedidas mediante acto administrativo, previo análisis y decisión de un Comité Técnico conformado por representantes de las diferentes autoridades de control, y en todos los casos será firmado por el Director General.

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Cabe señalar, que contra el acto administrativo que cancela la autorización procede en todos los casos recurso, dentro de los cinco días siguientes a la notificación del mismo.

III.3.1. Casos en el que la suspensión se transforma en cancelación En Colombia en seis casos se puede pasar de una suspensión provisional a la cancelación definitiva de la solicitud: 1. En el caso de no dar cumplimiento dentro del término, a las acciones requeridas para subsanar las situaciones que hayan dado lugar a la interrupción. Ejemplo: se encontró que la empresa está incumpliendo una obligación de estar al día en el pago de obligaciones y tributos con la aduana; se le otorgo un plazo para hacerlo y no lo cumple; esto resulta en cancelación. 2. Cuando el resultado de la investigación de un incidente determine la responsabilidad. Ejemplo: hubo una contaminación en puerto y se determinó que la empresa estaba involucrada, esto da como resultado cancelación. 3. Haber obtenido la autorización a través de la utilización de medios irregulares o fraudulentos. Ejemplo: falsificación de documentación exigida al momento de presentar la solicitud. 4. La pérdida de la calidad que le fue concedidas por parte de la Autoridad de Control. Ejemplo: una agencia de aduanas en nuestro caso particular requiere una autorización para poder ejercer su actividad de agenciamiento, si esa autorización se pierde, también se pierde la calidad OEA. 5. Por orden judicial. Ejemplo: un juez ordena a la Aduana por alguna investigación penal o delito que se cancele la autorización OEA. 6. A solicitud de parte.

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Figura 3.2. Interrupción Provisional

Figura 3.3. Cancelación

III.3.2. Caso Práctico de aplicación del procedimiento en Colombia “La autorización puede ser anulada, retirada o suspendida en los siguientes casos (…) si el solicitante o el OEA no cumplen con los términos y condiciones de la autorización” un ejemplo práctico para este numeral y en el que aplicaría la cancelación de la autorización OEA: La empresa XWY con domicilio en la ciudad de Bogotá, Colombia cuya actividad principales es la producción, comercialización y exportación de flores, y autorizada como

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OEA desde el año 2011, cumplió con la totalidad de requisitos y condiciones exigidos por la norma para obtener la autorización. En el año 2012 la Dirección de Aduanas decide realizar una revalidación a esta empresa XWY, basados en las facultades legales que le otorga la norma, bajo las cuales se pueden realizar revalidaciones periódicas para verificar el cumplimiento de las obligaciones. Dos especialistas de seguridad programan y ejecutan una visita de revalidación al cultivo de esta empresa. En el informe de validación, resultado de la visita realizada por los especialistas, estos señalan una acción requerida, por el incumplimiento del siguiente requisito “Debe tener cercas o barreras perimetrales alrededor de sus instalaciones y de las áreas de manejo y almacenamiento de carga” los especialistas registran que en los alrededores del cultivo no existen barreras perimetrales y se evidencia que cualquier persona puede ingresar fácilmente al cultivo, y en las áreas de carga de los contenedores tampoco existe una barrera para controlar el acceso, por lo que es susceptible fácilmente de contaminación. Atendiendo lo establecido en la norma los especialistas le otorgan un plazo de 30 días para subsanar este incumplimiento. Finalizado este plazo, la empresa oficia a la Dirección de Aduanas sobre la imposibilidad de cumplir el requisito por lo que solicita una prórroga de 30 días más, la cual es aceptada. Una vez transcurren los 60 días la empresa no realiza la notificación de cumplimiento del requisito, por lo que los especialistas intentan comunicarse para informar que el plazo esta vencido. Sin embargo la empresa XWY no cumple con el termino, tampoco instala las barreras por lo que el riesgo de contaminación continua latente. En este caso XWY deberá ser suspendida, y se inicia todo el procedimiento específico para la interrupción en el caso colombiano descrito en el primer gráfico, si la empresa definitivamente después de surtido todo este proceso no protege su cultivo y área de carga, lo cual altera la seguridad de su cadena de suministro, procede la cancelación de la autorización, perdiendo de esta manera los beneficios que percibía y su estatus de OEA.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD La autorización de un Operador Económico Autorizado será válida hasta que ésta le sea suspendida o cancelada por no cumplir materialmente con los términos y condiciones de dicha autorización. Los programas nacionales de Operadores Económicos Autorizados necesitan incluir medios o métodos de apelación contra decisiones de las Administraciones de Aduanas con respecto a las autorizaciones de los Operadores Económicos Autorizados, incluyendo la suspensión o cancelación.

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Referencias bibliográficas Organización Mundial de Aduanas (2006). Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el Comercio Global. Organización Mundial de Aduanas y Banco Interamericano de Desarrollo (2011). Guías prácticas para el diseño e implementación de un Programa de Operador Económico Autorizado (OEA) en América Latina.