OEAREG12 MODULO 3 by Ceddet

OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

MÓDULO 3

PASOS DE PREPARACIÓN PARA SER OEA Y VERIFICACIÓN DE LOS REQUISITOS POR PARTE DE LA AUTORIDAD ADUANERA

AUTOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT). COORDINADOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (INTAL) (www.iadb.org/es/intal), el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org) AUTORAS DEL MÓDULO María Iris Céspedes Núñez, Coordinadora Programa OEA Aduana de Costa Rica. Sindy Álvarez Carranza, Especialista OEA Aduana de Costa Rica. COORDINACIÓN PEDAGÓGICA Y DE EDICIÓN El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www. indes.org), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org).

Copyright ©2016 Banco Interamericano de Desarrollo. Esta obra se encuentra sujeta a una licencia Creative Commons IGO 3.0 Reconocimiento-NoComercial-SinObrasDerivadas (CC-IGO 3.0 BY-NC-ND) (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/legalcode). Este documento es propiedad intelectual del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Cualquier reproducción parcial o total de este documento debe ser informada a: BIDINDES@iadb.org Cualquier disputa relacionada con el uso de las obras del BID que no pueda resolverse amistosamente se someterá a arbitraje de conformidad con las reglas de la CNUDMI (UNCITRAL). El uso del nombre del BID para cualquier fin distinto al reconocimiento respectivo y el uso del logotipo del BID, no están autorizados por esta licencia CC-IGO y requieren de un acuerdo de licencia adicional. Note que el enlace URL incluye términos y condiciones adicionales de esta licencia. Las opiniones incluidas en los contenidos corresponden a sus autores y no reflejan necesariamente la opinión del Banco Interamericano de Desarrollo. Los presentes materiales han sido revisados a la luz de las decisiones ministeriales tomadas en el marco de la Novena Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio celebrada en Bali, Indonesia, en diciembre de 2013. Los ajustes fueron realizados con la finalidad de reflejar un mayor alineamiento entre la temática del curso y las prioridades identificadas en la Declaración Ministerial y decisiones de Bali, en la que participaron todos los miembros del BID. Declaración de Bali

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Índice Índice de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Presentación del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 Objetivo general del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Preguntas orientadoras de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7

UNIDAD I. LINEAMIENTOS A SEGUIR POR LOS OPERADORES PARA SER OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 I.1. Preparación de los operadores para ser OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 UNIDAD II. INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER LA AUTOEVALUACIÓN. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 II.1. Autoevaluación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 UNIDAD III. PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL OEA. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 III.1. Aspectos generales del proceso de validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 III.2. Proceso de validación . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 III.3. Revalidación y Revisión Periódica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 UNIDAD IV. REQUISITOS Y TÉCNICAS DE COMPROBACIÓN CUMPLIMIENTO DEL OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

IV.1. Metodología de comprobación de los requisitos OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 1. Historial satisfactorio de cumplimiento de la legislación nacionaL . . . . . . . . . . 26 2. Sistema adecuado de gestión administrativa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 3. Adecuada Solvencia Financiera . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 4. Medidas de Seguridad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 30 IV.2. Documentación de validación e informe . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 35 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 UNIDAD V. OBLIGACIONES QUE DEBEN MANTENER LOS OEA . . . . . . . . . . . . . . . 37 Objetivo de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 V.1. Obligaciones OEA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 Síntesis de la unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39 Referencias bibliográficas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Índice de Figuras Figura 3.1. Proceso de validación

Glosario Autoevaluación: Actividad realizada por el operador económico, para verificar el cumplimiento de los requisitos exigido por el programa del Operador Económico Autorizado. Cadena Logística: Son todos los Operadores Económicos que intervienen en la producción y procesos logísticos de distribución internacional de las mercancías, desde el origen o lugar de procedencia hasta el consumidor final o cliente. Especialista OEA: Es el servidor público designado por el Administrador Aduanero, quien tendrá la facultad de verificar, validar y revalidar el cumplimiento de las condiciones, obligaciones y requisitos exigidos a los operadores económicos. Modelo de negocio: Naturaleza y características de tipo de actividad económica que desarrolla la empresa. Operador Económico: Exportadores, agentes de aduanas, transportistas terrestres, marítimos, aéroperador económicos, consolidadores, terminales de carga, depósitos aduaneros, puertos, aeropuertos, importadores, fabricantes, entrega rápida, etc. Suspensión: Interrupción temporal de los beneficios otorgados al Operador Económico Autorizado. Verificación: Es la acción de comprobar o examinar la verdad de algo. La verificación es el proceso que se realiza para revisar y constatar que los operadores de comercio están cumpliendo con los requisitos y obligaciones establecidas para el OEA.

Presentación del módulo El Siglo XXI, ha presentado a los Servicios Aduaneros del Mundo, desafíos y oportunidades relacionados con el comercio internacional, tales como: nuevos modelos de gestión, la crisis financiera global, la protección de la sociedad, la seguridad de las cadenas logísticas, el mejoramiento y desarrollo a través de la facilitación del comercio y la seguridad en las fronteras. Razón por la cual, la Organización Mundial de Aduanas impulsa desde el año 2005 a través de sus países miembros, el Marco Normativo para Asegurar y Facilitar el

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Comercio Global (SAFE), ampliamente estudiado en el Módulo 1, para promover la aplicación de cuatro elementos básicos: a) Información electrónica avanzada sobre los envíos destinados al interior, al exterior o que están en tránsito. b) Aplicar un enfoque de análisis de riesgo para resolver las amenazas de la seguridad. c) A pedido del país de destino, la Administración Aduanera del país de despacho realizará una inspección de los contenedores y de la carga de alto riesgo con destino al exterior, preferentemente utilizando equipos de detección no intrusiva como por ejemplo, máquinas de rayos X y detectores de radiación d) Define los beneficios que las Aduanas ofrecerán a las empresas que cumplan con las normas de seguridad de la cadena logística y que apliquen las mejores prácticas. Lo anterior, fundamentado en los tres pilares de colaboración Aduanas-Aduanas, Aduanas–Sector Privado y Aduanas-Órganos gubernamentales e intergubernamentales. Además, el Marco SAFE planteó una visión estratégica de modernización denominada “Aduanas en el Siglo XXI” basada en 10 pilares, a saber: 1. Aduanas mundialmente conectadas

2. Control coordinado de fronteras 3. Gestión de Riesgo inteligente 4. Cooperación aduanas-sector privado 5. Métodos modernos de trabajo 6. Uso de nuevas tecnologías y herramientas 7. Facultades legales adecuadas 8. Cultura organizacional con base en profesionalismo y conocimiento 9. Fortalecimiento de las capacidades institucionales 10. Integridad. Como parte de ese impulso que la OMA da al intercambio de información, diálogo y consulta entre las aduanas y el sector privado, surge la figura del Operador Económico Autorizado (OEA). El contenido del módulo pretende establecer las pautas que los operadores de comercio implicados en la cadena logística internacional deben observar para obtener la certificación OEA como labores de autoevaluación, crear e implementar medidas de seguridad y buenas prácticas para asegurar que sus procedimientos y procesos internos proporcionen controles en sus operaciones de comercio, así como la autoridad aduanera puede realizar la verificación de cumplimiento de los requisitos.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

En este sentido analizaremos los lineamientos a seguir por los operadores de comercio para ser OEA, las medidas de seguridad que deben ser ejecutadas por el OEA, información mínima que debe contener la Autoevaluación, las obligaciones que deben mantener los OEA, el proceso de verificación del cumplimiento de requisitos del OEA, tanto por parte de la empresa como por la Aduana y revisiones periódicas de los procedimientos del OEA y de las medidas de seguridad. Aunque en este módulo se abordan los requisitos ajustados a lo contemplado en el Marco SAFE, los países pueden extender dichos requisitos a otros aspectos que no son propiamente de materia aduanera, tales como: sanitarios, medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, terrorismo, salud pública… No se omite indicar que la incorporación en los programas OEA de aspectos de seguridad en temas que no son de competencia directa de las aduanas no es una labor fácil debido a que requiere la participación en el diseño del programa OEA de otras organizaciones estatales reguladoras de esas materias. Estos aspectos se analizan con mayor detalle en el módulo 5 del curso.

Objetivo general del módulo Identificar lo que debe realizar el operador de comercio para obtener la certificación OEA y los aspectos que deben ser considerados por los especialistas OEA para realizar la verificación y determinación del cumplimiento de los requisitos.

Preguntas orientadoras de aprendizaje ¿Qué lineamientos debe tener en cuenta un operador económico para ser un Operador Económico Autorizado? ¿Cuál es el objeto de la autoevaluación? ¿Qué debe considerar la autoridad aduanera para identificar el cumplimiento de los requisitos establecidos en el programa OEA? ¿Una vez que el operador económico es OEA, la administración aduanera debe dejarlos a la libre?

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

UNIDAD I

LINEAMIENTOS A SEGUIR POR LOS OPERADORES PARA SER OEA

Objetivos de aprendizaje Establecer los aspectos que deben considerar los operadores de comercio antes de tomar la decisión de participar en el proceso de certificación del OEA.

Evaluar el nivel de cumplimiento de los requisitos que haya establecido el programa OEA de interés del operador de comercio. Incorporar o reforzar los requisitos del programa OEA del país de domicilio del operador de comercio.

I.1. Preparación de los operadores para ser OEA Los Miembros de la Organización Mundial de Aduanas y los sectores comerciales privados reconocen la importancia de asegurar la cadena logística y de facilitar, al mismo tiempo, el movimiento transfronterizo de mercancías. También se muestran de acuerdo en que al trabajar en favor de una parte, también producen beneficios a la otra parte. El crear las condiciones para asegurar el comercio internacional, facilitarlo y promoverlo, sirve de estímulo para los vendedores y compradores, ya que les hace más fácil el envío de productos de un país a otro. Los programas OEA ofrecen una serie de beneficios como el procesamiento rápido de los productos, por ejemplo, mediante la reducción de la cantidad de controles, entre otros. Gracias a esto, los OEA se ahorran tiempo, costos y verán los resultados de su inversión en los sistemas de seguridad y mejores prácticas.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

En la medida en que las administraciones aduaneras otorguen beneficios para el sector privado, garantizarán que los programas OEA sean atractivos para los operadores de comercio, quienes cada día se sumarán y participarán en el proceso de certificación para ser OEA. Pero, ¿qué aspectos debe considerar un operador económico para ser OEA?: Los programas OEA son voluntarios, el operador económico que quiera realizar el proceso de certificación y autorización como OEA, asume los compromisos y obligaciones que sobre el particular disponga la Administración Aduanera en su país.

El operador económico debe conocer el programa, los tipos de certificados, si existen, los requisitos de cada uno y el nivel de cumplimiento mínimo de tales requisitos que la aduana exige. Ello le permitirá realizar un análisis costo-beneficio que le lleve a decidir si presenta la solicitud de certificación OEA, y, en el caso de que haya varias opciones, qué tipo de certificado solicita. A su vez podrá planificar en el tiempo, la preparación, inversión y adecuaciones que debe realizar a lo interno de la empresa.

La decisión de serlo o no, también depende de la evaluación de las oportunidades comerciales que significan constituir un operador de confianza certificado por la administración aduanera y los beneficios que represente internacionalmente.

En este sentido, al ser un programa voluntario, los operadores económicos, podrían invitar a sus asociados comerciales a reforzar la seguridad de la parte de la cadena logística en la cual participen y a que ratifiquen sus compromisos a través de la celebración de acuerdos contractuales conservando la documentación que pruebe dichos esfuerzos. Cada operador económico que participa en la cadena logística internacional debe efectuar autoevaluaciones utilizando normas de seguridad y buenas prácticas para asegurarse de que las políticas y procedimientos internos proporcionan un control sobre sus operaciones comerciales.

La autoevaluación se aplica con el fin de determinar si el operador económico está en la capacidad de cumplir con los requisitos que se han establecido en el programa OEA. La forma de llevar a cabo la autoevaluación es decisión de cada programa OEA. En algunos programas se han establecido listas o cuestionarios para que los operadores de comercio realicen la autoevaluación. El Cuestionario de Autoevaluación es una herramienta útil, que contiene preguntas de cada uno de los requisitos y le permite a cada operador económico darse cuenta de su nivel de cumplimiento, si debe mejorar, agregar o modificar algún proceso, procedimiento o medidas de seguridad durante la cumplimentación de dicho instrumento. El operador económico en su proceso de preparación para obtener el certificado, debe incorporar en el proceso a los principales departamentos de su empresa relacionados con la cadena de suministro (aduanas, logística, contabilidad, informática, compras, ventas, seguridad, calidad, etc.).

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

El operador económico debe corregir y/o incorporar mejores prácticas de seguridad en sus operaciones comerciales conforme lo establecen los requisitos y condiciones del OEA. El Marco SAFE establece que los operadores de comercio deben aplicar medidas de seguridad que garanticen la seguridad de las instalaciones, así como también el control del perímetro exterior e interior y del acceso, impidiendo la entrada de personas no autorizadas a las instalaciones, transportes, muelles y áreas de carga.

Los requisitos de seguridad OEA, no sólo pueden abarcar aspectos propiamente aduaneros, sino también incluir medidas relacionadas con aspectos sanitarios, medioambientales, tráfico de armas, narcotráfico, salud pública, etc; aunque sean materias que no están directamente reguladas por la normativa aduanera.

Para el acceso a las instalaciones debe contar con medidas de control administrativo para la emisión y supervisión de identificaciones (empleados, visitantes, proveedores, etc.) y otros dispositivos de ingreso, incluyendo llaves y/o tarjetas de acceso que no permitan la entrada libre a la propiedad de la empresa. Se deberá retirar la identificación, el permiso de ingreso y de utilización de los sistemas informáticos a todos aquellos empleados que hayan sido despedidos.

Toda la información comercial deberá estar protegida a través de distintas herramientas de seguridad como por ejemplo: claves individualmente asignadas, capacitaciones sobre los sistemas de seguridad, protección contra el ingreso no autorizado y contra la utilización incorrecta de la información.

Los programas de seguridad del personal deberán incluir la evaluación de empleados actuales y posibles empleados, de acuerdo con lo permitido por las leyes nacionales, controles periódicos de los antecedentes de los empleados que trabajan en posiciones claves, que permitan detectar cambios inusuales en la situación social y económica de los mismos.

De acuerdo con el modelo comercial del OEA, deberán aplicarse programas y medidas de seguridad para promover la integridad de los procesos de los socios comerciales que estén relacionados con el transporte, manejo y almacenamiento de la carga en la cadena logística. Deberán aplicarse determinados procedimientos para asegurarse de que toda información utilizada para el procesamiento electrónico o manual de la carga sea legible, exacta y esté protegida contra alteraciones, pérdidas o introducción de datos erróneos. Un Operador Económico que envía o recibe una carga deberá asegurarse de que concuerde con la documentación del envío. El Operador Económico se asegurará de que la información que recibió por parte de los socios comerciales sea transmitida correctamente y a tiempo. Las personas que reciben o entregan la carga deberán identificarse antes de la salida o recepción de la misma. El Operador Económico deberá realizar capacitaciones para ayudar a los empleados a mantener la integridad de la carga, reconociendo las amenazas internas y protegiendo los ingresos. El Operador Económico deberá informar a los empleados sobre los procedimientos que la empresa utiliza para identificar e informar los incidentes sospechosos.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

El operador económico puede incorporar dentro de sus procesos el uso de tecnologías modernas, con el fin de asegurar los controles y medidas de seguridad que se apliquen en sus operaciones. El operador económico debe mantener una comunicación ágil y oportuna con las partes implicadas en la cadena logística, así como con la autoridad aduanera, que permitan la eficiencia y eficacia en los sistemas de gestión, logística y seguridad.

Las Aduanas deben comunicarse con todas las partes involucradas en la cadena logística internacional para tratar asuntos de mutuo interés, como por ejemplo, las normas aduaneras, los procedimientos y requisitos para lograr la seguridad de las instalaciones y de los envíos. El operador económico que se certifique como OEA deberá participar de la actividad antes mencionada para garantizar que el programa sigue siendo válido y que además está basado en normas de seguridad que benefician a ambas partes. La autoridad aduanera trabajará en colaboración con el operador de comercio, a fin de optimizar la seguridad y la facilitación de la cadena logística. La Aduana garantizará la confidencialidad de la información comercial y sensible.

La información suministrada será utilizada solamente para los fines indicados. El operador económico deberá entregar toda la información que solicite o requiera la administración aduanera, además, debe tener la disposición para permitir a estas, el ingreso a sus instalaciones para realizar la verificación y validar los requisitos OEA.

Además de los puntos antes mencionados, que deben ser analizados y considerados por el operador económico para ser OEA, se debe; Presentar la solicitud que requiera la autoridad aduanera. Presentar documentos adjuntos, cuestionario de autoevaluación y cualquier otra información que se disponga.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

SÍNTESIS DE LA UNIDAD El operador económico antes de iniciar el proceso de certificación para ser OEA, debe tener conocimiento de que, aunque es un programa voluntario, debe cumplir con los requisitos y obligaciones que establezca la administración aduanera. La autoevaluación le permitirá revisar y conocer qué requisitos cumple y cuáles debe incorporar o reforzar, para ello es muy importante el establecer lazos de comunicación entre el operador económico y la Aduana con el objetivo de prepararse correctamente. Debe contemplar la aplicación de medidas de seguridad y mejores prácticas a través del uso de tecnologías, comunicar oportunamente con las partes implicadas en la cadena logística y las aduanas y procurar la facilitación entre los operadores de comercio y la aduana. Si el operador económico tiene claro estos aspectos, puede iniciar el proceso de certificación OEA, que contempla la entrega de documentos, el cumplimiento y validación de los requisitos OEA por parte de la autoridad aduanera.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

UNIDAD II

INFORMACIÓN MÍNIMA QUE DEBE CONTENER LA AUTOEVALUACIÓN

Objetivos de aprendizaje Establecer los elementos mínimos que debe contemplar la Autoevaluación. Determinar el nivel de cumplimiento de los requisitos establecidos en un programa OEA, mediante la autoevaluación

II.1. Autoevaluación Cada Autoridad Aduanera establecerá el formato de autoevaluación que aplicará para sus operadores de comercio. Es importante que la Autoridad Aduanera elabore una lista o cuestionario de autoevaluación que tenga por objeto guiar al operador económico en aquellos aspectos y requisitos necesarios que debe cumplir para obtener la certificación como operador económico Autorizado (OEA), ayudarle a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información sobre su perfil y el de su empresa, complementaria a la que ha incluido en su solicitud. En algunos países se han establecido cuestionarios de autoevaluación con un único diseño que puede ser utilizado por cualquier operador económico, contrario a esto, otros programas han establecido cuestionarios de autoevaluación para cada uno de los operadores dentro de la cadena logística (es decir: exportación, importación, transportista, entre otros). En caso de utilizarse un cuestionario de autoevaluación único, el operador económico debe responder exclusivamente a las preguntas que son aplicables según su actividad comercial.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

La aplicación completa y correcta de la autoevaluación por parte de los operadores económicos les permite tener una primera visión del grado de cumplimiento y de aquellos aspectos que debe mejorar para cumplir con los requisitos. Para la autoevaluación se recomienda la creación de un manual o instructivo mediante el cual se indique al operador económico el objetivo de cada una de las preguntas, de manera que haya claridad y entendimiento de lo que se desea conocer. Las preguntas deben ser específicas y de fácil entendimiento, de forma tal que no permitan las respuestas ambiguas, pueden contemplar respuestas cerradas (SI/NO) pero con la posibilidad de incluir explicaciones o justificaciones a esas respuestas. Las condiciones y criterios OEA descritos en la autoevaluación son los mismos para todos los operadores económicos, sin embargo, las Aduanas deben tener en cuenta el tamaño de la empresa (PYMES), su personalidad jurídica, su estructura, sus principales socios comerciales y su actividad económica específica. Por consiguiente, las medidas que deben aplicarse para atender a los criterios pueden variar en función de los operadores, sin que se afecte el cumplimiento de los requisitos. En cuanto a la presentación de la autoevaluación, cada administración aduanera evaluará el procedimiento más adecuado de acuerdo a las realidades de cada país (formato papel o vía internet). En ambos casos debe considerarse el nivel de detalle que deberá contener la información a ser presentada por el operador.

La información enviada o aportada por el operador económico debe quedar cubierta por la legislación de cada país, en cuanto a la protección de datos y confidencialidad. La autoevaluación puede contemplar datos mínimos que genere consultas sobre: 1. Aspectos generales del operador de comercio

Corresponden a información de los aspectos legales y generales, relacionados con el operador de comercio. Brinda a la Autoridad aduanera un panorama general de su empresa.

Ejemplo del cuestionario de la Unión Europea:

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

2. Estructura e información comercial del operador de comercio

Se pueden abarcar aspectos sobre la actividad económica del operador, volumen de actividades, organización administrativa, información aduanera y procesos desarrollados.

3. Información específica en relación a la actividad comercial del operador de comercio

Importante conocer si el operador económico y su cadena logística cuenta con alguna certificación relativa a estándares de calidad, cumplimiento o seguridad en relación con el ejercicio de sus actividades (tipo ISO, BASC, CTPAT, etc.).

Ejemplo del cuestionario de autoevaluación de Costa Rica:

4. Requisitos de cumplimiento para obtener la condición de OEA

Se establecen preguntas que guían al operador económico respecto a qué debe tener dentro de su empresa para cumplir con los distintos aspectos que están considerados en cada uno de los requisitos de historial de cumplimiento, solvencia financiera y materia de seguridad y protección.

Operador Econรณmico Autorizado

Ejemplo del cuestionario de autoevaluaciรณn de Guatemala:

Ejemplo de cuestionario de autoevaluaciรณn de Colombia:

Mร DULO 3

Algunos ejemplos de autoevaluaciรณn utilizados por distintos programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web:

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Cuestionario de Autoevaluación de la Unión Europea:

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/La_Agencia_Tributaria/ Aduanas_e_Impuestos_Especiales/_Presentacion/Procedimientos_y_gestiones_en_la_Aduana/_EMPRESAS_Y_PROFESIONALES/Operadores_economicos_en_la_Aduana/_OPERADORES/Operador_Economico_Autorizado__OEA_/_ DESCARGA_DE_MODELOS/Cuestionario_de_Autoevaluacion_OEA_CAU/ Cuestionario_de_Autoevaluacion_OEA_CAU.shtm

Cuestionario de Autoevaluación de Colombia: https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/inicio/Paginas/autoevaluaci%C3%B3n.aspx

Lista de Autoevaluación Exportador de Guatemala: https://portal.sat.gob.gt/portal/operador-economico-autorizado/

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de República Dominicana:

https://aduanas.gob.do/oea/index.html

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Costa Rica:

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Bolivia

http://www.aduana.gob.bo/oea/

Cuestionario de Autoevaluación Exportador de Uruguay http://www.aduanas.gub.uy/innovaportal/file/11998/1/oec.rg.03.v02_formulario_de_autoevaluacion_oec._pdf_rellenable.pdf

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

SÍNTESIS DE LA UNIDAD La autoevaluación OEA es una herramienta útil, tanto para la administración aduanera como para el operador económico a certificarse OEA. Tiene por objeto ayudar al operador económico a entender si cumple los requisitos necesarios para obtener el certificado OEA y suministrar al mismo tiempo a la autoridad aduanera información relacionada con su actividad comercial, complementaria a la que el operador incluye en la solicitud OEA. Los datos que el operador económico consigne en la autoevaluación de los OEA deben utilizarse en el proceso de verificación de requisitos, por cuanto en el documento establecido para la autoevaluación estará detallando información relevante con respecto a la actividad comercial que realiza.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

UNIDAD III

PROCESO DE VERIFICACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE REQUISITOS DEL OEA

Objetivos de aprendizaje Definir el proceso de la verificación de los requisitos, que deben contemplar los Especialistas OEA. Describir el procedimiento de verificación de los requisitos a ser ejecutados por los Especialistas OEA, tanto en la oficina como en las instalaciones de la empresa.

III.1. Aspectos generales del proceso de validación La validación del cumplimiento de requisitos mínimos de seguridad por parte de la autoridad aduanera puede ser entendida como una auditoría o una verificación, ambos términos para estos efectos son lo mismo. Conforme al Doc. SP0218F1 – Operadores Económicos Autorizados de la Organización Mundial de Aduanas, se define la validación como el procedimiento marco bajo el cual la cadena logística de un operador económico y el conjunto de procedimientos pertinentes que utiliza para alcanzar este estatuto, son objeto de un examen completo y transparente por parte de una autoridad aduanera. En otras palabras, es la verificación que realiza la autoridad aduanera con el objetivo de constatar el cumplimiento de los requisitos de seguridad de acuerdo a la naturaleza del negocio que realiza el operador.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

El Marco Normativo SAFE de la OMA contempla la posibilidad de que un tercero puede realizar labores de verificación de requisitos, no obstante, indica que: “La facultad que posee una Aduana para otorgar la condición de OEA y sus beneficios, no podrá transferirse a terceros”. Hasta el momento ninguna autoridad aduanera ha cedido la verificación a un tercer validador, por el menoscabo a la objetividad e independencia que conllevaría. Por la diversidad de actividades que abarca la verificación, eventualmente podría ser necesario recurrir a la colaboración de expertos en diversos temas técnicos, tales como: informática y seguridad, entre otros.

III.2. Proceso de validación

Figura 3.1. Proceso de validación La Autoridad Aduanera debe establecer los plazos para que el especialista OEA realice el proceso de verificación. Plazo que se recomienda sea del conocimiento del operador económico de manera que tenga certeza del período en que será resuelta la solicitud. Todo procedimiento de validación de requisitos debe estar regulado por la normativa administrativa general de cada país (facultades de los verificadores, plazos de resolución del procedimiento, prórrogas, documentación de las actuaciones u otros que considere cada país al desarrollar su programa).

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Se recomienda que al menos dos especialistas OEA participen en las verificaciones a los operadores de comercio. Los especialistas OEA deben contar con conocimientos apropiados sobre los estándares de seguridad de la cadena logística y sobre las operaciones realizadas por el operador de comercio. Actuaciones del verificador: 1. Revisión de formulario de solicitud OEA

El formulario de solicitud OEA debe requerir información del operador de comercio, los datos relacionados con la actividad comercial e información general que la autoridad aduanera considere conveniente.

Se recomienda que el formulario tenga un instructivo o indicaciones generales para su cumplimentación. En algunos países los formularios de solicitud OEA son presentados en forma electrónica, en otros casos se presentan de forma manual, e inclusive a algunos formularios se les solicita la firma del representante legal.

En este formulario, cada autoridad aduanera debe definir los documentos adjuntos que requiere del operador de comercio.

El especialista OEA, debe revisar y analizar cada uno de estos documentos aportados, para constatar que la información está sin alteraciones que provoquen duda sobre su autenticidad o veracidad. En algunos países, la solicitud OEA se puede gestionar en línea, ejemplos: España: http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/La_Agencia_Tributaria/Aduanas_e_Impuestos_Especiales/_Presentacion/Procedimientos_y_gestiones_en_la_Aduana/_EMPRESAS_Y_PROFESIONALES/ Operadores_economicos_en_la_Aduana/_OPERADORES/Operador_Economico_Autorizado__OEA_/Operador_Economico_Autorizado__OEA_.shtml Colombia:

https://www.nomasfilas.gov.co/memoficha-tramite/-/tramite/T32688

Algunos ejemplos de solicitudes utilizados por distintos programas OEA, se pueden observar en las siguientes direcciones web: Formulario de Solicitud de Certificación como OEA, Costa Rica:

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Formulario de Solicitud para Certificación OEA, Bolivia: http://www.aduana.gob.bo/oea/ 2. Revisión de la autoevaluación

La Autoevaluación aportada por el operador de comercio, debe contener toda la información requerida por la autoridad aduanera.

El especialista OEA debe verificar que todas las preguntas estén debidamente contestadas y si se requieren, documentos adjuntos como procesos, procedimientos o controles, que comprueben la aplicación de las medidas de seguridad que indica el operador de comercio.

3. Análisis previo integral de información sobre el operador de comercio

Para la creación del perfil de riesgo del operador económico, el especialista OEA debe efectuar una recopilación y análisis de información del operador de comercio, utilizando fuentes de información internas y externas como bases de datos, internet, revistas especializadas, prensa escrita y cualquier otro medio, a efectos de lograr un conocimiento previo que le permita tener mayor información respecto a la actividad comercial que desarrolla el operador económico aspirante a ser OEA.

En caso de ser necesario por la particularidad del operador económico o régimen en el que se desarrolla, el especialista OEA debe coordinar previamente con entidades que pudieran manejar información clave del operador de comercio. El cumplimiento de sus obligaciones aduaneras, debe ser un aspecto fundamental a considerarse.

De todas las fuentes indicadas, el especialista OEA debe extraer información que le permita:

Conocer la actividad del operador de comercio. Conocer los eslabones de su cadena logística: cuáles son sus principales orígenes y destinos, sus principales socios comerciales, los medios de transporte que utilizan, etc. Cuáles pueden ser sus puntos débiles de seguridad, etc. Elaborar el plan de actividades u hojas de trabajo para la verificación.

El especialista OEA debe ser muy proactivo dentro de esta etapa de análisis previo, ya que le permitirá obtener y fortalecer conocimiento respecto a la actividad comercial y giro de negocio del operador de comercio.

4. Estudio de campo

Cada autoridad aduanera determinará las herramientas de trabajo a utilizar durante el desarrollo de la verificación.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Los especialistas OEA deben mostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control comunicación, comprensión y cortesía para lograr la búsqueda de la información.

Para el proceso de verificación se recomienda que el especialista OEA tenga una guía que le permita determinar el cumplimiento de los requisitos, esta guía debe considerar criterios mínimos que deben observar las personas físicas o jurídicas en el desarrollo de sus actividades y operaciones de comercio, logística, seguridad e interrelación con los socios comerciales y su cadena logística.

La guía puede elaborarse con base en la autoevaluación, dependiendo del operador económico a verificar. El objetivo es llevar un control de forma más ordenada de los requisitos evaluados.

En el proceso de validación el especialista determina si el operador económico cumple con los requisitos OEA. En algunos países se confecciona un informe que incluye los principales hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

Como parte de las recomendaciones, el especialista OEA emite opinión respecto de si cumple o no con los requisitos OEA.

Si así lo establece la autoridad aduanera, las inconsistencias o irregularidades encontradas en el proceso de verificación, se comunicarán al operador económico por medio de una prevención o por el medio que se haya establecido, y se le otorgará un plazo determinado para que subsane las mismas. En algunos países se le solicita al operador económico que presente un plan de trabajo para corregir las acciones requeridas, el mismo debe incluir las actividades a realizar, fechas y responsables.

Una vez finalizado el plazo para que subsane las inconsistencias o irregularidades encontradas en la verificación se debe realizar una re-inspección para corroborar el cumplimiento por parte del operador de comercio.

5. Informe de Resultados

Los especialistas OEA deben elaborar un informe con los resultados del proceso de validación.

El informe debe ser revisado por la jefatura o encargado del Área, Departamento, Dirección u otro ente dentro de la estructura administrativa y firmado tanto por esa jefatura como por las personas responsables de la verificación.

Cada solicitud de certificación por parte de un operador de comercio, debe generar un expediente electrónico o manual, en el cual se archiven la solicitud y demás documentos aportados por el operador de comercio, documentos recopilados durante el estudio de antecedentes y en el trabajo de verificación en el campo.

El expediente manual debe estar debidamente paginado de manera que en el informe final puede hacerse referencia a los folios que respaldan los resultados.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

El acceso al expediente debe ser restringido únicamente para los encargados del caso y para la jefatura que revisa el informe final y los documentos que lo respaldan y lo autoriza. Cualquier información que se genere como resultado de una solicitud de certificación OEA por parte de un operador económico no puede ser compartida con otras Áreas de Gestión Aduanera ni con otras instituciones, a menos que se cuente con la autorización del OEA, y que dicha información permita generar otras facilidades administrativas.

III.3. Revalidación y Revisión Periódica Una vez otorgada la certificación OEA, debe mantenerse una constante comunicación con el operador económico y la verificación periódica del cumplimiento de los requisitos, manteniendo en todo momento información actualizada de dicho operador. Cada administración aduanera determinará la validez de la certificación y su periodo de revalidación. En el ejercicio de sus potestades y cuando así lo considere pertinente, la administración aduanera podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del operador económico Autorizado.

Se recomienda que los países como parte de la normativa que desarrollen para la implementación del operador económico autorizado contemplen el detalle de las posibles causales por las cuales pueda ser suspendido o revocado el estatus de OEA.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD El propósito fundamental de las verificaciones es comprobar y dejar evidencia de que el operador económico cumple con los requisitos establecidos para alcanzar la certificación como OEA. Para realizar el proceso de verificación de requisitos, el especialista OEA debe tener presente la naturaleza y características del tipo de actividad económica o modelo de negocio que desarrolle el operador de comercio. La autoridad aduanera debe establecer un plazo mediante el cual atenderá y resolverá la solicitud de certificación, también debe definir la validez de la certificación y su periodo de revalidación. Además, cuando lo estime conveniente, podrá realizar revisiones periódicas en las instalaciones del operador económico Autorizado.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

UNIDAD IV

REQUISITOS Y TÉCNICAS DE COMPROBACIÓN CUMPLIMIENTO DEL OPERADOR ECONÓMICO AUTORIZADO

Objetivos de aprendizaje Dotar a los alumnos de técnicas que le permitan comprobar los requisitos del programa OEA. Dar ejemplos utilizables para el establecimiento de un programa OEA funcional y operativo.

IV.1. Metodología de comprobación de los requisitos OEA Después de que en el módulo 2 se analizaron los cuatro requisitos que debe tener todo programa OEA (historial, solvencia, gestión y seguridad), se hace necesario comprender y hacer la comprobación de los requisitos que comúnmente contemplan los programas OEA. En adelante y complementariamente con la unidad anterior estaremos detallando cómo se pueden validar estos requisitos con arreglo a lo previsto en la guía de validación de la OMA.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

1. Historial satisfactorio de cumplimiento de la legislación nacional El historial satisfactorio de cumplimiento se puede entender como que la empresa OEA, sus accionistas y directivos, no hayan cometido infracciones administrativas ni penales que puedan afectar la cadena logística o constituyan un riesgo para esta. Esto requiere la ausencia de infracciones graves o, en su caso, infracciones reiteradas, durante un período determinado por el programa nacional de OEA. Si el solicitante se ha establecido por un tiempo inferior al determinado por la normativa nacional del operador económico, las autoridades aduaneras evaluarán el cumplimiento de ese criterio sobre la base de los registros y la información que están disponibles para él. El cumplimiento de la legislación aduanera puede considerarse como apropiado, si la autoridad aduanera competente considera que una infracción es de menor importancia, en relación con el número o volumen de las operaciones relacionadas y la autoridad aduanera no tiene dudas en cuanto a la buena fe del solicitante. Las infracciones de menor importancia son aquellos actos que, incluso si hubiera realmente una infracción de cualquier aspecto de la legislación aduanera, no son suficientemente importantes como para ser considerados como un indicador de riesgo con respecto al movimiento de bienes, a la seguridad o a la deuda aduanera exigible.

En el caso de infracciones que inicialmente podrían considerarse menores, las autoridades aduaneras deberían establecer si ha existido una repetición de infracciones de naturaleza idéntica. Si es así, las autoridades aduaneras deberían analizar si esa repetición es el resultado de la acción de uno o varias personas particulares dentro de la compañía del solicitante, o si es el resultado de deficiencias estructurales dentro de sus sistemas. Las autoridades aduaneras también deben detectar si el tipo de infracción continúa ocurriendo o si la causa de la infracción ha sido identificada por el solicitante y resuelta, lo que significa que no volverá a suceder en el futuro. Si, por otro lado, la infracción ocurre nuevamente en diferentes períodos de tiempo, esto podría ser una indicación de la inadecuada gestión interna de la empresa, en cuanto a la adopción de medidas para prevenir la repetición de tales infracciones. Al evaluar las infracciones graves, la Aduana debe tener en cuenta los siguientes puntos: si el solicitante ha tenido una intención deliberada o fraude; la naturaleza de la infracción; si ha existido negligencia evidente, Además, debe tenerse en cuenta la complejidad de la legislación aduanera, el cuidado que toma el negocio y su experiencia y cualquier otro indicador de riesgo con respecto a la seguridad o la Aduana.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Las infracciones graves también pueden ser aquellas que, incluso cuando el solicitante no pretendiera hacer fraude, sean tan importantes que constituyan un riesgo grave para la seguridad o una vulneración seria de la legislación tributaria o/ y aduanera. Ejemplos de infracciones graves son: contrabando; fraude, por ejemplo, mala clasificación deliberada, infravaloración y sobrevaloración o declaración de origen falsa para evitar el pago de aranceles aduaneros; infracciones relacionadas con los Derechos de propiedad intelectual; infracciones relacionadas con prohibiciones y restricciones; falsificación; cualquier otra ofensa relacionada con los requisitos de Aduanas. Ejemplos de infracciones relativa a los impuestos: fraude fiscal evasión de impuestos Ejemplos de delitos graves relacionados con la actividad económica del solicitante: fraude de quiebra (insolvencia) cualquier infracción de la legislación sanitaria o ambiental; participación en una organización criminal; soborno y corrupción; cibercrimen; lavado de dinero; participación directa o indirecta en actividades terroristas. Algunas técnicas que pueden utilizarse en la validación de este requisito son: Identificar si el solicitante ha cometido alguna infracción o infracciones, durante el período determinado por el programa nacional de OEA. Considerar y evaluar la diferencia entre cualquier problema serio, repetido o infracciones menores. Determinar si el solicitante ha cometido algún delito grave relacionado con su actividad económica.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Ejemplo: ¿Qué hacer cuando la empresa contenga un número muy elevado de accionistas? ¿Deberíamos comprobar los antecedentes judiciales de todos? Sobre este particular, se puede tomar como medida el limitar la cantidad de accionistas a depurar conforme a la influencia e importancia que tenga para la empresa, por ejemplo, los accionistas que posean más del 10% de las acciones, sus cargos dentro del consejo de administración, y sus funciones dentro de la empresa.

2. Sistema adecuado de gestión administrativa Para que las autoridades aduaneras puedan establecer que el solicitante dispone de un sistema satisfactorio de gestión de los registros comerciales y en su caso, de transporte, que cumple con ese criterio en particular, el solicitante deberá satisfacer todos los requisitos establecidos al respecto. Las condiciones generales que siguen deben tenerse en cuenta en lo que respecta a la verificación de este criterio en particular:

Debe comprobarse respecto a la totalidad de las actividades aduaneras del solicitante; Las autoridades aduaneras deberán utilizar toda la información y los conocimientos disponibles relativos a las autorizaciones que se hayan otorgado con anterioridad al solicitante. Se recomienda que parte de la verificación se efectúe en el campo, durante las visitas a la empresa de que se trate; Al llevar a cabo la verificación en las instalaciones del solicitante, deberán considerarse varios elementos fundamentales: -

la revisión de que la información que se ha consignado en la solicitud y en el resto de los documentos es correcta,

y de que las rutinas y los procedimientos descritos por el solicitante se documentan y aplican en la práctica;

la realización de pruebas de las operaciones para garantizar que existe evidencia en los registros;

la comprobación de que el sistema de Tecnología de la Información (TI) utilizado se encuentra razonablemente protegido contra la intrusión y la manipulación, y que los eventos históricos se registran en el sistema, de manera que pueda efectuarse un seguimiento de los cambios en caso necesario.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

En lo que atañe a la comprobación de los requisitos específicos, las autoridades aduaneras han de tener en cuenta en todo caso la naturaleza y la actividad comercial específica del operador. Además de todo lo anterior, hay varias consideraciones comunes, que deben tenerse en cuenta en la validación de este requisito y que son las que siguen:

El solicitante debe mantener un sistema de contabilidad que sea consistente con los principios contables generalmente aceptados, aplicados en el país donde se mantienen las cuentas, que además permita un control aduanero basado en la validación y que mantenga un registro histórico de datos que permite al usuario rastrear un dato (desde el momento en que ingresa un dato al sistema hasta el momento en que se va).

Los registros mantenidos por el solicitante a efectos aduaneros se integran en el sistema contable del solicitante o permiten realizar controles cruzados (de la información aduanera con el sistema contable).

El solicitante permite a la autoridad aduanera el acceso físico y el acceso electrónico (para aquellos que se mantienen electrónicamente) a sus sistemas contables y, cuando corresponda, a sus registros comerciales y de transporte.

El solicitante tiene un sistema logístico que identifica la ubicación de los bienes.

El solicitante tiene una organización administrativa que corresponde al tipo y tamaño del negocio y que es adecuada para la gestión del flujo de mercancías. Además, el operador debe contar con controles internos capaces de prevenir, detectar y corregir errores y de prevenir y detectar transacciones ilegales o irregulares.

Ejemplos de técnicas de prueba de validación para evaluar el criterio de registros comerciales: Comprobar que se dispone de procedimientos satisfactorios para el archivo de sus registros e información y para la protección contra la pérdida de información Tener acceso físico a los sistemas contables y, cuando corresponda, a sus registros comerciales y de transporte del solicitante. Realizar una verificación cruzada entre las operaciones reales, los registros mantenidos para la aduana y el sistema contable (ya sea integrado o no) Realizar pruebas de transacciones y asegurarse de que haya un registro de auditoría (entrecruzando las entradas de contabilidad seleccionadas con su fuente para confirmar su exactitud) en los registros.

3. Adecuada Solvencia Financiera La viabilidad financiera supone disponer de una buena situación financiera que sea suficiente para cumplir los compromisos del solicitante, teniendo debidamente en

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

cuenta las características del tipo de actividad comercial de que se trate. Cualquier indicio de que el solicitante no puede actualmente, o pueda en el futuro inmediato ser incapaz de cumplir con sus obligaciones financieras debe ser cuidadosamente considerado y evaluado. Ejemplo de las técnicas de prueba de validación para la viabilidad financiera: Determinar si el solicitante está sujeto a procedimientos de bancarrota. Determinar si el solicitante ha cumplido (durante un cierto período) sus obligaciones financieras con respecto al pago de los derechos de aduana y todos los demás derechos, impuestos o cargas que se recauden en la importación o exportación de bienes o en relación con la misma. Determinar si el solicitante demuestra, sobre la base de los registros y la información disponible, para el período específico anterior a la presentación de la solicitud, que tiene la capacidad financiera suficiente para cumplir con sus obligaciones y cumplir sus compromisos, teniendo en cuenta el tipo y el volumen de la actividad comercial, incluido el hecho de no tener activos netos negativos, a menos que estén cubiertos. Ejemplo:

Una empresa que tiene pagos pendientes con la administración de aduanas por haber vencido el plazo dado sin satisfacerlos y que además, presenta unos ratios de liquidez y de solvencia muy bajos, no cumple el requisitos de solvencia financiera.

4. Medidas de Seguridad En medidas de Seguridad, el especialista OEA debe verificar e inspeccionar la seguridad en las instalaciones: límites exteriores e interiores, controles en puertas, ventanas y casetas ubicadas en las instalaciones, señalización, supervisión y delimitación de las áreas para estacionamiento de vehículos, así como el que las estructuras de las instalaciones de la empresa estén construidas con materiales que no sean fácilmente vulnerables, se cuente con personal responsable para el control de las llaves e inspección del estado de las cerraduras, se posea una adecuada iluminación dentro y fuera de las instalaciones, se utilice alarmas y/o cámaras de vigilancia en las aéreas críticas de las instalaciones, por ejemplo las aéreas de carga, descarga, almacenamiento e ingreso a las instalaciones, entre otros y se disponga de Sistemas y/o Aparatos de Comunicación Interna. Ejemplos de técnicas de prueba de validación para el acceso físico / seguridad de las instalaciones: Solicitar y verificar procedimientos escritos / evidencias de implementación que confirmen que el operador económico tiene controles de acceso establecidos, incluida la identificación y registro de todos los empleados y terceros en todos los puntos de entrada,

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Verificar si las áreas restringidas están protegidas contra el acceso no autorizado al personal y / o terceros, Verificar cómo el operador económico administra la emisión y recuperación de credenciales de identificación para evitar el mal uso, Verificar si la instalación tiene barreras perimetrales que son suficientes e impiden / previenen el acceso no autorizado, Verificar si los edificios están construidos con materiales que resisten una entrada no autorizada y se mantienen mediante inspecciones y reparaciones periódicas, Verificar si se cuenta con las medidas apropiadas para asegurar el control de vehículos y / o personas en los puntos de entrada / salida, Verificar, cuando corresponda, la efectividad de la cámara de video-vigilancia, los sistemas de alarma y cualquier otro sistema de control de acceso, Verificar quién está a cargo de supervisar las medidas de seguridad y garantizar que los procedimientos escritos se ejecuten correctamente. Debe verificar el control del acceso de los empleados, visitantes, proveedores, contratistas o personal de mensajería, considerando el sistema de Identificación para controlar el acceso a las instalaciones de la empresa. Medidas de seguridad para la identificación, abordaje y retiro de personas no autorizadas. El especialista OEA, debe verificar la seguridad en las mercancías, áreas específicas, supervisión y controles para el ingreso, almacenamiento y salida de las mercancías. En el transporte de mercancías se deben observar las medidas de seguridad para el proceso de carga, la documentación utilizada en el traslado de las mercancías, los controles para la identificación del conductor y medio de transporte, observar la utilización de sellos de seguridad y la inspección de la unidad de transporte. Medidas de seguridad que se utilizan para resolver discrepancias, anomalías o eventos inesperados, durante el traslado y entrega de mercancías y los controles en la trazabilidad del medio de transporte y actividades del conductor efectuadas durante el trayecto. Para la seguridad en las unidades de transporte de carga, el especialista OEA debe enfatizar en las medidas que aplica el operador económico para garantizar y verificar la integridad física de las unidades contenedoras y remolques, que incluya protección contra la introducción de personal y material no autorizados, inspección periódica de las unidades de transporte (considerando los 17 puntos de inspección del tractor y del remolque, 7 puntos de inspección del contenedor, 9 puntos de inspección de camiones con cajas, vagoneta tipo van o vagoneta de Carga, 6 puntos de inspección de la cisterna de propano, mencionados en la Unidad II Medidas de seguridad mínimas que debe cumplir el OEA). Verificar las medidas de seguridad para la custodia, colocación y supervisión de sellos de seguridad de alta calidad.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Ejemplos de técnicas de validación para la seguridad de carga y transporte: Solicitar procedimientos escritos / evidencias de implementación que confirmen que el operador económico cuenta con medidas para garantizar la integridad y seguridad de los procesos relevantes para el transporte, manejo y almacenamiento de la carga, en la cadena de suministro, Verificar la información necesaria relacionada con la mercancía / carga, y asegurar que sea legible, completa, precisa y esté protegida contra el intercambio no autorizado, la pérdida o la introducción de información errónea, Verificar los procedimientos establecidos para garantizar que los datos en los documentos de transporte coincidan con la carga real, Confirmar que el operador económico verifica la integridad física de la estructura del contenedor, para incluir la confiabilidad de los mecanismos de bloqueo de las puertas (por ejemplo, inspección de contenedores de 7 puntos), Garantizar que las inspecciones de los contenedores estén documentadas y pueda solicitarse una lista de verificación de inspección de contenedores para comprobar la información que se está capturando, Solicitar ser testigo de un proceso de inspección de contenedores en vivo, si es posible,

Verificar visualmente el almacenamiento seguro de los sellos de alta seguridad que están siendo utilizados por el operador económico y confirmar cómo se registran, compran e inventarian los sellos de alta seguridad, Verificar que operador económico está utilizando los sellos adecuados de alta seguridad como ISO 17712 y / o cualquier otro mecanismo o procedimiento de garantía aprobado por la aduana, Verificar que sólo los empleados autorizados tengan acceso a sellos de alta seguridad y que están capacitados, Solicitar, si es posible, que el equipo de validación atestigüe cómo un empleado coloca un sello de alta seguridad, Comprobar cómo los empleados que reciben la carga verifican la información del sello con los respectivos documentos de transporte, incluida la integridad del sello, y Verificar cómo los bienes están protegidos contra el acceso no autorizado a las instalaciones de almacenamiento. Para la seguridad en relación a los socios comerciales, el especialista OEA, verificará el proceso de selección y verificación de los socios comerciales que utiliza el operador de comercio, la utilización de acuerdos contractuales, si aplica revisiones o evaluaciones periódicas de las instalaciones y procesos de los socios comerciales a fin de corroborar los requisitos o medidas de seguridad requeridas por la empresa, posibles acciones de control y corrección en caso de identificar irregularidades o discrepancias

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

en la seguridad de la cadena logística. Conocer si los socios comerciales poseen certificaciones en materia de seguridad. Ejemplos de técnicas de prueba de validación para seguridad de socios comerciales: Solicitar procedimientos escritos / pruebas de implementación que confirmen que el operador económico tiene procesos escritos y verificables para la selección de socios comerciales y proveedores de servicios externos, Verificar si el operador económico ha tomado medidas apropiadas para proporcionar evidencias adecuadas de que el socio comercial puede alcanzar un nivel aceptable de estándares de seguridad y protección (por ejemplo, a través de un cuestionario, certificado de programa de seguridad, acuerdos contractuales, declaración de seguridad) Solicitar procedimientos escritos / evidencias de implementación que confirmen que el operador económico ha asegurado que los socios comerciales desarrollen procesos y procedimientos de seguridad consistentes con los criterios de seguridad del OEA para mejorar la integridad del envío en el punto de origen, Verificar si el operador económico pregunta a un socio comercial actual o potencial, sobre si ha obtenido un estatus de OEA y / o cualquier otro tipo de programa basado en la seguridad. Determinar si los subcontratistas (por ejemplo, transportistas, etc.) se eligen sobre la base de su adhesión a ciertas normas de seguridad y, cuando corresponda, a los requisitos internacionales obligatorios, incluyendo una cláusula que impida una mayor subcontratación, Solicitar que los contenedores cargados sean inspeccionados en las instalaciones del subcontratista, en las instalaciones de la terminal y del destinatario para verificar que hayan sido sellados adecuadamente; El especialista OEA para la seguridad en la contratación del personal, debe verificar el procedimiento utilizado por el operador económico para la contratación del personal, el seguimiento y finalización de la relación laboral de los empleados, Seguridad de la Información y del Sistema Informático. En cuanto a la seguridad de la información y del sistema informático, el especialista debe investigar si se realizan respaldos, copias a la información relevante de la empresa, lugar y personal responsable para el almacenamiento de las copias de seguridad y archivos de documentos, las medidas de seguridad para el acceso a la información y sistema informático (contraseñas, perfil del usuario y equipo informático), si se contemplan un plan de acción en caso de incidentes con el sistema informático o contra la destrucción deliberada o la pérdida de los documentos. Ejemplos de validación para seguridad de TI: Solicitar políticas, procedimientos escritos / evidencias de implementación que confirmen que el operador económico tiene sistemas de seguridad de TI implementados,

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Establecer quién es responsable de administrar la seguridad de TI Verificar si los sistemas de TI son accedidos por cuentas asignadas individualmente (por ejemplo, nombre de usuario), Verificar la segregación de tareas: debe haber diferentes perfiles de usuario conectados a las diferentes tareas del sistema. El acceso a los datos maestros debe ser limitado, Verificar qué características de seguridad están incorporadas en los sistemas de TI (firewall, spyware, cifrado, software de monitoreo, etc.), Preguntar si los sistemas de TI requieren un cambio periódico de contraseña, Solicitar procedimientos escritos / evidencias de implementación que confirmen que el operador económico tiene capacitación de empleados que cubre políticas, procedimientos y estándares de seguridad de TI, Preguntar si el operador económico cuenta con sistemas de monitoreo para identificar el abuso de TI, incluido el acceso inadecuado, la alteración o violación de los datos comerciales. Preguntar si el operador económico toma las medidas apropiadas contra los empleados que abusan / violan los sistemas de TI,

Establecer que la sala de servidores de TI del operador económico está asegurada y verificar que sólo los empleados autorizados / el personal de TI tenga acceso a ella. Algunos programas OEA contemplan medidas de seguridad por el operador de comercio, relacionadas con la utilización de equipo especial para el ejercicio de sus funciones (gafetes, chalecos, cascos, guantes, máscaras, etc.), reporte al personal encargado de la seguridad, sobre incidencias que surjan durante la operativa de la empresa, utilización de planes de contingencia y rutas de evacuación en caso de siniestros o emergencia. Constatar mediante los registros de control y asistencia los programas de capacitación al personal en materia de Seguridad y Amenazas Internas o Externas realizadas por el operador de comercio. Además de lo mencionado, el especialista OEA puede verificar cualquier otro requisito que considere conveniente incluir la administración aduanera.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

IV.2. Documentación de validación e informe Pruebas de la validación Esta es la información que permite a los validadores llegar a las conclusiones sobre las cuales se basará su opinión respecto a la aprobación o el rechazo de la solicitud. Puede tomar varias formas: procedimientos e instrucciones documentados, verbal (por ejemplo, entrevista), observación física y analítica. En todos los casos, las pruebas del proceso de validación deben ser relevante para el objetivo de validación, creíbles, confiable y suficientes. Para ser relevante, las pruebas deben respaldar los hallazgos del proceso de validación y las conclusiones adoptadas y deben, asimismo, ser coherentes con los objetivos de la misma. Para ser creíble, las pruebas deben ser objetivas, adecuadas y completas para que una persona prudente e informada pueda entender cómo se ha llegado a las conclusiones Se puede lograr evidencia confiable mediante el uso de técnicas de validación apropiadas que normalmente deberían seleccionarse con anticipación, pero que pueden ampliarse durante el trabajo de validación. La evidencia debe ser plenamente capturada o reflejada en el informe de validación por los validadores para corroborar la opinión alcanzada y permitir la evaluación independiente de la propia validación llevada a cabo.

Informes Los validadores deben asegurarse de que el análisis de los hallazgos incluya: una descripción clara del OPERADOR ECONÓMICO (su negocio, su papel en la cadena de suministro, su modelo de negocio, sus actividades relacionadas con Aduanas, etc.); una descripción clara y precisa de lo que se ha hecho para verificar el cumplimiento de los criterios OEA; una descripción clara de todas las áreas de riesgo consideradas y controladas y cualquier acción de seguimiento sugerida al solicitante; un informe claro de cualquier acción o reacción que el solicitante haya realizado o expresado al validador; la recomendación clara sobre si otorgar el estatuto de OEA o no, según el resultado del proceso de validación;

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

una recomendación clara para el aplazamiento de la decisión sobre el estatuto de OEA, en los casos que así se requiera, hasta que el operador económico haya demostrado que ha abordado las deficiencias identificadas dentro del tiempo estipulado; en el caso en que no se conceda el estatuto OEA, justificaciones completas y detalladas por las que no se otorga el estado donde se concede el estatuto de OEA, una descripción general del perfil de riesgo de OEA y cualquier recomendación de seguimiento Los validadores también informarán de los hallazgos a la administración aduanera una vez que el trabajo general ya ha sido realizado (al área de análisis de riesgos, planificación de validación, controles y visitas a las instalaciones del solicitante, perfil de riesgo del operador económico específico, etc.). Esta información será resumida y sistematizada y proporcionando indicaciones clara sobre acciones futuras. El informe final debe incluir la documentación de las vulnerabilidades de la cadena de suministro y las mejores prácticas que se encontraron a lo largo del proceso de validación;

SÍNTESIS DE LA UNIDAD

El programa OEA requiere de requisitos flexibles y adaptables, sin perder el enfoque de la rigurosidad, la facilitación y la seguridad, por tanto es imprescindible utilizar la base de las normas internacionales aceptadas como es el caso del Marco SAFE de la OMA y las legislaciones internas de los países. El propósito fundamental de las verificaciones es comprobar y dejar evidencia de que el operador económico cumple con los requisitos establecidos para alcanzar la certificación como OEA. Para realizar el proceso de verificación de requisitos, el especialista OEA debe tener presente la naturaleza y características del tipo de actividad económica o modelo de negocio que desarrolle el operador de comercio, para poder determinar si se cumple o no con los requisitos establecidos en el programa.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

UNIDAD V

OBLIGACIONES QUE DEBEN MANTENER LOS OEA

Objetivos de aprendizaje Determinar las obligaciones que deben mantener los OEA. Identificar las situaciones que pueden incidir para el no cumplimiento de las obligaciones.

V.1. Obligaciones OEA El objetivo de los programas OEA es alcanzar una relación de confianza y seguridad entre la administración aduanera y el sector privado para responder a las necesidades y tendencias del comercio internacional. Sin embargo, esto no exime a los operadores de comercio certificados de obligaciones que deben cumplir durante la vigencia del certificado. Cuando culmina el proceso de certificación y la administración aduanera concede el certificado, es porque la aduana ha determinado y verificado el cumplimiento de los requisitos OEA, por tanto, el operador económico aplica correctamente procedimientos y medidas de seguridad que le permitan cumplir con las obligaciones que adquiere como compromiso al ser OEA. El OEA debe cumplir con las siguientes obligaciones: Mantener durante el plazo de la autorización, los requisitos y condiciones establecidas por la administración aduanera. Aplicar eficazmente los procedimientos, herramientas o instrumentos de control que tenga implantados para detectar incumplimientos e irregularidades en su

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

operativa y, en su caso, tomar las medidas correctivas necesarias para solucionar dichas situaciones. Informar a la aduana de cualquier elemento o cambio surgido tras la certificación que pueda influir en el mantenimiento o contenido del certificado. En relación con esta obligación, se consideran elementos que pueden afectar la certificación: Cambios relacionados con los datos consignados en el formulario de solicitud o en los anexos obligatorios (es decir, personalidad jurídica, denominación comercial, etc.). Cambios relacionados con la naturaleza y la estructura del OEA. Cambios relacionados con los sistemas contables o informáticos. Apertura o cierre de delegaciones o sucursales que intervienen en la cadena de suministro internacional. Inicio o cese de actividades o funciones empresariales en la cadena de suministro internacional. Cambios relacionados con los principales socios comerciales.

Cambios significativos de la situación financiera. Comunicación de los errores en las actividades aduaneras y de los incidentes de seguridad significativos. Comunicación de los indicios de incumplimiento de los criterios Cualquier otro que el OEA estime oportuno comunicar o que la administración aduanera establezca. El OEA debe realizar esta comunicación a la mayor brevedad, por escrito, o como estime conveniente la autoridad aduanera. En algunos casos, la aduana le solicitará incluir una nueva Solicitud o un nuevo Cuestionario de Autoevaluación en relación a las partes afectadas por el cambio comunicado. Las obligaciones que deben mantener los OEA son: Presentar y suministrar a la autoridad aduanera, en los plazos que ésta indique, toda aquella información documental y/o electrónica que requiera para corroborar el cumplimiento de su condición como OEA. Brindar a la autoridad aduanera, la colaboración necesaria para efectuar los procesos de verificación, inspección de instalaciones, bodegas, cargas y medios de transporte, entre otros. Acatar las recomendaciones emitidas y notificadas por la administración aduanera, relacionadas con el cumplimiento de sus obligaciones y requisitos como OEA.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

En algunas administraciones, se ha establecido como obligación que operadores, una vez al año como mínimo o según lo dicten las circunstancias, como por ejemplo períodos de alto estado de alerta, infracciones o incidentes de seguridad, deben realizar una evaluación completa de sus cadenas de suministro internacionales basándose en los criterios de seguridad. Todas aquellas otras obligaciones que disponga la administración aduanera. En caso de que, con posterioridad, el OEA dejara de cumplir con dichas obligaciones, el certificado OEA podrá ser suspendido y, en su caso, la certificación revocada. En caso de que la aduana detecte que se ha producido alguna circunstancia que pueda suponer la revocación del certificado y la misma no haya sido comunicada por el OEA, la revocación tendrá como consecuencia la exclusión de la posibilidad de solicitar un nuevo certificado durante un cierto período de años, según lo establezca la administración aduanera, (cabe aclarar que en varios programas OEA se ha establecido un periodo de 3 años). Por el contrario, en algunos programas OEA, si un elemento comunicado por el OEA diera lugar a la revocación del certificado, se tomará en consideración y en consecuencia, se podrá solicitar un nuevo certificado en cualquier momento.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD Mediante el programa de operador económico Autorizado, se establece una relación de confianza y transparencia entre la Aduana y el Sector Privado, que les lleva a la creación de esta figura para beneficiar las balanzas comerciales de los países, agilizar el comercio, fortalecer las medidas de seguridad de la cadena logística de los operadores de comercio y a las Autoridades Aduaneras fortalecer la gestión de riesgo. Por tanto, la certificación OEA se obtiene mediante el cumplimiento de los requisitos que la Autoridad Aduanera ha establecido y verificado, razón por la cual, el OEA debe mantener durante el periodo de validez de la certificación al menos el cumplimiento de los requisitos al momento de la verificación; aunque se espera que el OEA cada día aplique mejores prácticas en su operativa comercial, de manera que fortalezca su estatus OEA. Cuando un operador económico es certificado OEA, asume el compromiso de cumplir con obligaciones que establece la autoridad aduanera durante la vigencia de la certificación y así, podrá seguir gozando de los beneficios que ofrecen el programa OEA. No se omite indicar, que la Autoridad Aduanera mantiene en todo momento sus facultades de Autoridad Fiscalizadora, por ello, es que se ha mencionado en la unidad anterior el proceso de revalidación y revisión periódica.

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

Referencias bibliográficas Libro impreso:

C-TPAT Alianza Aduanas Comercio Contra el Terrorismo. La seguridad en la cadena de suministro. Guía de Capacitación. Editor: Aduana de los Estados Unidos.

Organización Mundial de Aduanas (Junio de 2005). Marco Normativo SAFE. Bruselas, Bélgica Editor: Organización Mundial de Aduanas.

Libro Electrónico:

Guía de validación de OEA de la Organización Mundial de Aduanas (2016).

http://www.wcoomd.org/-/media/wco/public/global/pdf/topics/facilitation/instruments-and-tools/tools/safe-package/aoperadoreconómico-validator-guide_final-en.pdf?la=en

Banco Interamericano de Desarrollo (BID); World Customs Organization (WCO). (Abr. 2010). Operador económico Autorizado (OEA).

http://www.iadb.org/es/publicaciones/detalle,7101.html?id=8571.

Organización Mundial de Aduanas (2012). Marco Normativo SAFE.

http://www.afip.gob.ar/Aduana/documentos/MARCO_NORMATIVO_SAFE.pdf

http://www.wcoomd.org/~/media/wco/public/global/pdf/topics/facilitation/instruments-and-tools/tools/safe-package/safe2015_e_final.pdf?la=en

Manual de orientaciones (OEA 2016), Comisión Europea.

http://www.agenciatributaria.es/static_files/AEAT/Aduanas/Contenidos_Privados/ Procedimientos_aduaneros/OEA_operador_economico_autorizado/Info_de_utilidad_titulares_certificados_OEA/Orientaciones2016.pdf

Referencias en Línea:

Agencia Tributaria, Gobierno de España.

http://www.agenciatributaria.es/AEAT.internet/Inicio/La_Agencia_Tributaria/ Aduanas_e_Impuestos_Especiales/_Presentacion/Procedimientos_y_gestiones_ en_la_Aduana/_EMPRESAS_Y_PROFESIONALES/Operadores_economicos_en_la_ Aduana/_OPERADORES/Operador_Economico_Autorizado__OEA_/Operador_Economico_Autorizado__OEA_.shtml

Cuestionario de Autoevaluación, Unión Europea.

http://ec.europa.eu/ecip/documents/who_is/aoperadoreconómico_self_assessment_en.pdf

C-TPAT, US Customs

http://www.c-tpatconnection.com/ESP

Operador Económico Autorizado

MÓDULO 3

OEA, Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia.

https://www.dian.gov.co/aduanas/oea/Paginas/default.aspx

Operador económico Autorizado, Dirección General de Aduanas de República Dominicana

https://siga.aduanas.gob.do/oea/index.html

PROFAC, Dirección General de Aduanas, Costa Rica.

http://www.hacienda.go.cr/contenido/408-profac

Superintendencia de Administración Tributaria, OEA, Guatemala.

https://portal.sat.gob.gt/portal/procedimientos-aduanas/

Operador económico Autorizado, Bolivia.

http://www.aduana.gob.bo/aduana7/

Superintendencia Nacional de Aduanas y de Administración Tributaria, Perú.

http://www.sunat.gob.pe/

Dirección Nacional de Aduanas, OEA, Uruguay.

https://www.aduanas.gub.uy/innovaportal/v/10571/1/innova.front/oea.html