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LAS VENTANILLAS ÚNICAS ELECTRÓNICAS COMO HERRAMIENTAS DE FACILITACIÓN DEL COMERCIO 11º EDICIÓN

MÓDULO 3

REVISIÓN Y COMPATIBILIZACIÓN DE PROCESOS

AUTOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio (INT). COORDINADOR DEL CURSO Banco Interamericano de Desarrollo (BID) (www.iadb.org), a través de su Sector de Integración y Comercio, el Instituto para la Integración de América Latina y el Caribe (www.iadb.org/es/intal), el Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www.indes.org), la Organización Mundial de Aduanas (OMA) (www.wcoomd.org) y la Secretaría General del Sistema de la Integración Centroamericana (SG-SICA) (http://www.sica.int/) AUTORES DEL MÓDULO Miguel Llop Chabrera, Director del área de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones y Salvador Furió Pruñonosa, Director de Logística e Intermodalidad. Fundación Valenciaport. COORDINACIÓN PEDAGÓGICA Y DE EDICIÓN El Instituto Interamericano para el Desarrollo Económico y Social (INDES) (www. indes.org), en colaboración con la Fundación Centro de Educación a Distancia para el Desarrollo Económico y Tecnológico (CEDDET) (www.ceddet.org).

11ª EDICIÓN Copyright ©2016 Banco Interamericano de Desarrollo. Esta obra se encuentra sujeta a una licencia Creative Commons IGO 3.0 Reconocimiento-NoComercial-SinObrasDerivadas (CC-IGO 3.0 BY-NC-ND) (http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/igo/legalcode). Este documento es propiedad intelectual del Banco Interamericano de Desarrollo (BID). Cualquier reproducción parcial o total de este documento debe ser informada a: BIDINDES@iadb.org Cualquier disputa relacionada con el uso de las obras del BID que no pueda resolverse amistosamente se someterá a arbitraje de conformidad con las reglas de la CNUDMI (UNCITRAL). El uso del nombre del BID para cualquier fin distinto al reconocimiento respectivo y el uso del logotipo del BID, no están autorizados por esta licencia CC-IGO y requieren de un acuerdo de licencia adicional. Note que el enlace URL incluye términos y condiciones adicionales de esta licencia. Las opiniones incluidas en los contenidos corresponden a sus autores y no reflejan necesariamente la opinión del Banco Interamericano de Desarrollo. Los presentes materiales han sido revisados a la luz de las decisiones ministeriales tomadas en el marco de la Novena Conferencia Ministerial de la Organización Mundial del Comercio celebrada en Bali, Indonesia, en diciembre de 2013. Los ajustes fueron realizados con la finalidad de reflejar un mayor alineamiento entre la temática del curso y las prioridades identificadas en la Declaración Ministerial y decisiones de Bali, en la que participaron todos los miembros del BID. Declaración de Bali

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Índice Índice de Tablas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Índice de Figuras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 Glosario . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Presentación del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Objetivo general del módulo . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 Preguntas orientadoras de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8 UNIDAD I. ENTORNO DE VENTANILLA ÚNICA Y LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 I.1. Iniciativas y Objetivo del entorno de Ventanilla Única . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Síntesis de la Unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

3 UNIDAD II. ¿QUÉ FUNCIONES DE LAS AGENCIAS REGULADORAS PUEDEN BENEFICIARSE DE LOS SERVICIOS DE UN ENTORNO DE VENTANILLA ÚNICA? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Objetivos de Aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 II.1. Funciones de gestión fronteriza (Ventanilla Única de Comercio Exterior) . . . 18 II.1.1. Gestión Recaudatoria . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 II.1.2. Facilitación del Transporte y la Logística . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21 II.1.3. Implementación de las Políticas Comerciales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 II.1.4. Sanidad y Seguridad Pública . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22 II.1.5. Protección Económica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 II.1.6. Canadá: ACROSS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 II.1.7. Chile: SICEX . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24 II.1.8. Colombia: VUCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24

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II.1.9. España: Entorno de Ventanilla Única . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 II.1.10. Jamaica: Tradepoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 II.1.11. México: VUCEM . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 II.1.12. Perú: VUCE . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 II.1.13. Trinidad y Tobago: Ventanilla Única electrónica . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27 II.2. Funciones de escala de buques (Ventanilla Única Portuaria) . . . . . . . . . . . . . . 27 II.2.1. Formalidades derivadas de la normativa europea: . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 II.2.2. Formularios FAL y formalidades derivadas de instrumentos legales internacionales: . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28 Síntesis de la Unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 33 UNIDAD III. PROCESOS DE NEGOCIO PARA EL DISEÑO DE VENTANILLAS ÚNICAS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34

III.1. Introducción a la Reingeniería de Servicios y Mejora Continua . . . . . . . . . . . . 35 III.2. Introducción a la Modelización de Procesos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 37 III.2.1. Diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 42 III.3. Fuentes de información relevantes para la modelización y análisis de procesos de Ventanilla Única . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 III.4. Los Principales Procesos de Negocio de un Entorno de Ventanilla Única . . 50 Síntesis de la Unidad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 51 UNIDAD IV. DISEÑO DE LOS SERVICIOS DE VENTANILLAS ÚNICAS . . . . . . . . . . . 52 Objetivos de aprendizaje . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 IV.1. Alcances de la Ventanilla Única . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52 IV.2. Clasificación de los Servicios ofrecidos por las Ventanillas Únicas. . . . . . . . . . 53 IV.3. El alcance de los Servicios de Ventanillas Únicas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54

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IV.4. Aspectos a tener en cuenta en el diseño de Servicios de Ventanillas Únicas . . . . 57 IV.4.1. Diseño de las Interacciones entre los Operadores y las Agencias Reguladoras . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 57 IV.4.2. Colaboración y producción conjunta mediante procesos de información incremental . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58 IV.4.3. La importancia de la visibilidad y la transparencia en el diseño de servicios de Ventanilla Única . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 IV.4.4. Capacidad de auditoría y análisis de las diferentes interacciones y eventos del servicio . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 IV.4.5. La interoperabilidad en el Diseño de Servicios de Ventanilla Única . . . . 61 IV.4.6. Asegurar que se cumplen las expectativas de los usuarios . . . . . . . . . . 63

Bibliografía . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65

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Índice de Tablas Tabla 3.1. Ejemplo de descripción de un Caso de Uso dentro del proceso de Declaración de Llegada de Mercancías a Territorio Aduanero Tabla 3.2. Procesos incluidos en el Modelo de Datos de la OMA Tabla 3.3. Procesos y Factores a considerar en una Ventanilla Única

Índice de Figuras Figura 1.1. Declaraciones aduaneras de mercancías y declaraciones sumarias de carga a lo largo del flujo comercial Figura 1.2. Marco aduanero de estándares SAFE. Adaptación de diseño INDES2013 Figura 1.3. Aspectos de las aduanas para operar en entornos internacionales

Figura 1.4. Pirámide de sistemas para una cadena de transporte segura Figura 2.1. Adaptación de diseño INDES- 2013 Figura 2.2. Clasificación de las funciones aduaneras Figura 2.3. Conectividad VUCEM con las Ventanillas Únicas Figura 2.4. Adaptación de diseño INDES- 2013 Figura 3.1. Ejemplo de Diagrama de Caso de Uso para el proceso de Declaración de Llegada de Mercancías Figura 3.2. Categoría de actores Figura 3.3. Presentación de las cinco dimensiones necesarias para el análisis de los procesos de negocio (ejemplo) Figura 3.4. Presentación de los diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas logísticas internacionales Figura 3.5. Esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales o de relación con las agencias reguladoras Figura 3.6. Diagrama Simplificado de Procesos de Negocio Figura 3.7. Componentes del Modelo de Datos de la OMA

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Figura 4.1. Servicios ofrecidos por la VU Figura 4.2. Taxonomía de servicios en el comercio exterior y el transporte internacional Figura 4.3. Orden lógico de generación de información en la cadena de suministro Figura 4.4. Diseño de los servicios de Ventanilla Única Figura 4.5. Ejemplo de anteproyecto de servicios

Glosario B2B: Business-to-Business B2G: Business-to-Government CS: Community System CCS: Cargo Community System EPCSA: Asociación Europea de Port Community Systems G2G: Government-to-Government OEA: Operador Económico Autorizado OMA: Organización Mundial de Aduanas PCS: Port Community System (PCS) o Cargo Community System (CCS) UN/CEFACT: .Centro de Facilitación de Comercio y Comercio Electrónico de las Naciones Unidas VU: Ventanilla Única VUCE: Ventanillas Únicas de Comercio Exterior

Presentación del módulo Una vez revisados los principales conceptos y modelos entorno a las Ventanillas Únicas, y el conjunto de instituciones y agentes involucrados en los procesos de construcción de las mismas, el tercer módulo del curso permitirá al participante conocer el conjunto de procesos de negocio que pueden estar vinculados al desarrollo de Ventanillas Únicas de Comercio Exterior y Portuarias, así como entender la necesidad de

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compatibilización y armonización de los mismos. Además el desarrollo del módulo introducirá al alumno en la modelización de procesos como herramienta necesaria para la revisión y adecuación de los procesos a los nuevos esquemas de Ventanilla Única. Tras una revisión de las operaciones de comercio exterior y los entornos de Ventanilla Única, se revisarán las principales funciones de las agencias reguladores que pueden beneficiarse de los servicios de un entorno de Ventanilla Única y se realizará una introducción a la modelización y análisis de procesos de negocio, aspecto que resulta clave para un buen diseño de soluciones de Ventanilla Única. Finalmente, se presentan los distintos tipos de servicios de un entorno de Ventanilla Única y los aspectos básicos a considerar en su diseño.

Objetivo general del módulo Conocer y reflexionar sobre el conjunto de funciones y procesos de negocio que pueden mejorarse mediante la incorporación de servicios de Ventanillas Únicas de Comercio Exterior y Portuarias e introducirse en la modelización de procesos y diseño de servicios de Ventanilla Única.

Preguntas orientadoras de aprendizaje ¿Qué Funciones de las agencias reguladoras pueden beneficiarse de los servicios de un entorno de Ventanilla Única ¿En qué consisten los Procesos de Negocio para el Diseño de Ventanillas Únicas y ¿por qué es necesaria su compatibilidad y armonización? ¿Cómo avanzar en el diseño de los servicios de Ventanillas Únicas?

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UNIDAD I

ENTORNO DE VENTANILLA ÚNICA Y LAS OPERACIONES DE COMERCIO EXTERIOR

Objetivos de aprendizaje Conocer las iniciativas de Ventanillas Únicas de Comercio Exterior y Ventanillas Únicas Portuarias para comprender mejor el concepto de Entorno de Ventanilla Única y la posible interacción y complementariedad entre sistemas, a partir de definiciones, análisis y experiencias. Comprender la importancia de compatibilización y armonización de los procesos de negocio en los Entornos de Ventanilla Única a partir de la revisión de estándares y guías internacionales. Conocer los diferentes sistemas que intervienen en una operación comercial internacional para la consecución de cadenas de suministro más seguras y eficientes, a partir de la revisión de los mismos.

I.1. Iniciativas y Objetivo del entorno de Ventanilla Única Dentro de las operaciones de comercio exterior, es habitual encontrarnos con dos iniciativas de Ventanillas Únicas complementarias entre sí: Ventanillas Únicas de Comercio Exterior (VUCE): Este es el nombre con el que se identifican en muchos países de Latinoamérica y Caribe. Son aquellas Ventanillas Únicas que tienen como principal actor a las instituciones ligadas al comercio internacional y la Aduana, como principales funciones la admisión, control, despacho y liberación de las mercancías procedentes o destinadas al Exterior.

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Su objeto es presentar información y documentos estandarizados de forma electrónica, a través de un canal único de entrada para cumplir con todos los requerimientos relacionados con las operaciones de importación, exportación y tránsito de mercancías y, en la cual, la información debería presentarse una sola vez y ser válida para todos los organismos públicos competentes en operaciones de comercio exterior. Ventanillas Únicas Portuarias (VUP): Este es el nombre que encontramos habitualmente para identificar aquellas ventanillas únicas, que tienen como principales actores a las autoridades portuarias y marítimas, cuyo objeto es presentar información y documentos estandarizados de forma electrónica y a través de un único canal de entrada con el objetivo de cumplir con todos los trámites y formalidades relacionados con la estancia del buque en un puerto y, en el cual al igual que ocurre con las VUCE, la información debería presentarse una sola vez y ser válida para todas las entidades públicas competentes en la admisión, control y liberación de buques en los puertos.

En ambos casos, la introducción de procesos administrativos más eficientes reducirán de forma significativa el coste y tiempo requerido en las transacciones necesarias para cumplir con las formalidades administrativas, tanto aduaneras como de cada una de las agencias y organismos regulatorios y de inspección de mercancías, medios de transporte y personas en frontera.

Al mismo tiempo se simplificarán, estandarizarán y armonizarán los procedimientos comerciales, favoreciendo el libre movimiento de mercancías, mejorando la transparencia y trazabilidad tanto en el cumplimiento y en la aplicación de leyes, reglamentos, procedimientos y potenciando la comunicación de información entre los negocios y el gobierno (B2G), entre los distintos organismos de gobierno (G2G) y entre el gobierno y los negocios (G2B). En este proceso se recomienda aplicar estándares internacionales en la racionalización de procesos, armonización y estandarización de datos para conseguir una mayor interoperabilidad tal y como se detallará en el Módulo siguiente. El objetivo es crear un entorno de Ventanilla Única, que trate todas las operaciones de comercio exterior de una forma integrada con una orientación a servicios perfectamente orquestados entre los sistemas existentes y acompañados con un marco de modernización en las aduanas y resto de instituciones públicas. Esto, tal y como ha sido descrito en el primer Módulo sobre el concepto de Ventanilla Única. En este tratamiento cobran especial importancia1 dos tipos de declaraciones: las declaraciones aduaneras de las mercancías (en inglés, goods declaration), mediante las cuales un declarante presenta todos los detalles necesarios, siguiendo las prescripciones de la Aduana, de las mercancías ligadas a una operación de comercio exterior indicando el procedimiento aduanero que debe aplicarse a estas mercancías, y las declaraciones de entrada, depósito temporal y salida de mercancías (conocidas también como declaraciones sumarias de la carga, manifiestos o, en inglés, cargo declaration), mediante las cuales el operador de transporte proporciona los detalles requeridos por la Aduana a la llegada o salida de estas mercancías del territorio aduanero. Revisión y compatibilización de procesos. Autoridad Portuaria de Valencia. Seminario y experiencias de ventanilla única electrónica. Antigua, Guatemala. CAPTAC-DR. 2011. 1

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Este caso, se muestra en la siguiente figura dónde aparecen las distintas declaraciones que son requeridas en el flujo comercial en su transcurso por distintos países.

Flujo comercial Exportación

Salida

Entrada

Tránsito

Salida

Entrada

Tránsito

Depósito Temporal

Importación

Fuente: Estudio de Facilitación del Comercio en el proyecto Corredor del Pacífico y Países Mesoamericanos. BID

Figura 1.1. Declaraciones aduaneras de mercancías y declaraciones sumarias de carga a lo largo del flujo comercial En lo que respecta al ámbito de revisión y compatibilización de procesos es especialmente significativo el marco aduanero de estándares SAFE y las guías aduaneras para la gestión integrada de la cadena de suministro de la Organización Mundial de Aduanas, que fueron descritas en el módulo anterior. Estos instrumentos internacionales tienen como objeto establecer un régimen de comercio más seguro y un marco de colaboración entre las Aduanas y entre la Aduana y los operadores económicos, introduciendo la figura del Operador Económico Autorizado. Estas guías proporcionan a las autoridades aduaneras de un conjunto de criterios y opciones de implementación muy útil a la hora de revisar y armonizar los procesos a considerar en las Ventanillas Únicas de comercio exterior. Dentro de estos procesos es más crítico disponer de información de calidad en el momento adecuado sobre la cual aplicar una correcta inteligencia, a través de mecanismos de control aduanero y gestión de riesgos, que disponer de una gran cantidad de información innecesaria para la compleción de los procesos asociados a las funciones requeridas.

De esta forma, lo que se debe primar en los procesos inherentes a las ventanillas únicas, es disponer de la información mínima y estrictamente necesaria en el momento preciso para poder efectuar un correcto análisis de riesgos, así como para desarrollar las funciones inherentes de los organismos públicos involucrados en los instantes en la que se requiere esta información.

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Otra acción muy importante consiste en velar para que esa información sea fiable, coherente y pueda ser reutilizada en procesos subsiguientes, sin necesidad que deba volver a ser solicitada.

La mejor solución para alimentar los procesos de control y fiscalización asociados a una ventanilla única, no es solicitar toda la información de forma electrónica en un momento determinado, dado que esta situación puede dificultar o retrasar la ejecución de la operación logística asociada debido a la imposibilidad de conocer o disponer en el medio adecuado toda esa información. Al contrario, la mejor solución para alimentar los procesos de control y fiscalización asociados a una Ventanilla Única y el paso de las mercancías por frontera pasa por tratar de integrar estos procesos con los flujos de información y procesos comerciales existentes, automatizando al máximo la adquisición de los datos requeridos en los momentos precisos (por ejemplo, utilizando información proveniente de documentación comercial, tal como facturas, órdenes de compra-venta, etc.), cruzar esos datos con otras fuentes de información disponibles para incrementar la fiabilidad y coherencia de los datos, detectar riesgos adicionales debidos a discrepancias debidas a errores o posibles fraudes y, finalmente, compartir esa información de calidad proveniente de la cadena de suministro ,no únicamente con otros organismos públicos, sino también con otros operadores relacionados con esa cadena de suministro. Por supuesto, deben tomarse en consideración las reglas que puedan ser aplicables en cuanto a privacidad y protección de datos, de naturaleza sensible, con el objetivo de que este movimiento de mercancías, se efectúe no solo de la forma más fiable y segura posible a lo largo de la cadena logística, sino también de la forma más sencilla y ágil, haciendo más eficientes todas las operaciones ligadas al transporte internacional. Recordando el marco aduanero de estándares SAFE descrito en el Módulo anterior, este marco se basa en cuatro elementos:

Fuente: Marco aduanero de estándares SAFE. Adaptación de diseño INDES- 2013

Figura 1.2. Marco aduanero de estándares SAFE. Adaptación de diseño INDES- 2013

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El marco aduanero SAFE está basado en dos pilares, las relaciones Aduana-Aduana, en las que se potencia un intercambio preciso e inmediato de información entre distintas administraciones de aduanas, con el objeto de gestionar riesgos de una forma más efectiva, y las relaciones Aduana-Comercio con el objeto de no sólo crear las condiciones para un comercio internacional más seguro, sino también más simple. Para ello, el reconocimiento del Operador Económico Autorizado conlleva beneficios importantes derivados de un despacho más rápido de las mercancías con menores tasas de inspecciones. Esto redunda en ahorros importantes de costes y tiempo y motiva a los operadores seguros en mejorar sus procesos y sistemas de seguridad dentro de la cadena de suministro global. El papel de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TIC) es especialmente significativo, para conseguir un control aduanero efectivo y eficiente. Las aduanas tienen que operar en entornos internacionales mediante redes abiertas, por lo que cobran particular importancia los siguientes aspectos:

Fuente: Elaboración propia. Adaptación de diseño INDES- 2013

Figura 1.3. Aspectos de las aduanas para operar en entornos internacionales

La alineación estratégica de las necesidades regulatorias con los objetivos comerciales puede suponer también una ventaja dado que permitirá a los operadores económicos controlar mucho mejor su logística y el cumplimiento con los procesos regulatorios…

El Modelo de datos define también los formatos de mensajes para declaraciones de mercancías y de carga, y en el que, de acuerdo con la guía TIC de la convención de Kyoto se recomienda a las aduanas ofrecer más de una solución para el intercambio electrónico de datos, apuntando a estándares y tecnologías tales como UN/EDIFACT y XML. Debe tenerse en cuenta que las Ventanillas Únicas de comercio exterior, no se encuentran aisladas, sino que pueden interactuar con otras Ventanillas Únicas y com-

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partir procesos e información común que debe ser tratada de una forma integrada y adecuada para conseguir los máximos beneficios, tanto a nivel nacional de cada país como a nivel integrado en la región. La alineación estratégica de las necesidades regulatorias con los objetivos comerciales puede suponer también una ventaja dado que permitirá a los operadores económicos controlar mucho mejor su logística y el cumplimiento con los procesos regulatorios mediante una interoperabilidad de los procesos de control interno de las empresas con los procesos de control de las administraciones. El siguiente diagrama esquematiza cómo se puede materializar la combinación de todos los sistemas que intervienen en una operación comercial internacional para la consecución de cadenas de suministro más seguras y eficientes:

Fuente: Fundación Valenciaport

Figura 1.4. Pirámide de sistemas para una cadena de transporte segura Los sistemas de colaboración logística (SCL), sistemas comunitarios de carga (CCS) y sistemas comunitarios portuarios (PCS) son herramientas orientadas al intercambio de información ligada a la logística, el transporte, los centros de carga y los puertos, cuyo principal objetivo es servir a los intereses de las distintas empresas y entidades implicadas en estas operaciones. En concreto, la participación de la aduana en estas plataformas se encuentra recomendada en las guías de aduanas para la gestión integrada de la cadena de suministro publicadas por la OMA.

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La aparición de mayores requerimientos de seguridad y protección a nivel internacional, se traduce en la necesidad de mayores controles por parte de los organismos públicos (aduanas, agencias y organismos reguladores y de inspección fronteriza, autoridades portuarias, autoridades marítimas, etc.). En este sentido, el interés de las Ventanillas Únicas para las agencias y los organismos públicos, así como para los operadores económicos ha tomado una importancia creciente dentro del nuevo contexto de seguridad que privilegia el análisis anticipado de la información y la gestión de riesgos. Para la creación de un entorno de Ventanillas Únicas interoperable se deben considerar los siguientes factores habilitadores: 1. Debe existir un fuerte compromiso y deseo conjunto por parte de todas las Administraciones afectadas en el proceso de creación de un entorno interoperable de Ventanillas Únicas a lo largo de todo el corredor.

La creación de este tipo de mecanismos como instrumento que simplifica los procedimientos, requiere el establecimiento de canales de colaboración adecuados entre las agencias y organismos implicados.

La recepción de documentación por los mecanismos establecidos por las Ventanillas Únicas debe tener efecto y ser reconocidos por cada una de las agencias y organismos. Esta colaboración debe también perdurar en el tiempo para coordinar los cambios que resulten necesarios debidos a modificaciones en la legislación y normativa o los que la evolución tecnológica pueda imponer. Este compromiso en la creación de un entorno interoperable de Ventanillas Únicas, debe venir motivado por un interés mutuo para conseguir este tipo de simplificaciones o venir determinado por la propia legislación que establece este requerimiento. En muchas ocasiones este compromiso se materializa en una base legislativa que formaliza el marco de relaciones institucionales requerido, para la creación de la Ventanilla Única.

2. Es altamente conveniente desarrollar una experiencia piloto que demuestre la viabilidad y conveniencia de un entorno interoperable de Ventanillas Únicas, en aquellos casos en los que la creación de este tipo de servicios no venga determinado por la legislación. En la mayor parte de los casos, se deberán de identificar y acordar durante esta experiencia procedimientos operativos entre las administraciones involucradas, que incluso podrían dar lugar a cambios en la normativa existente. De todas formas y durante estos periodos de experimentación, los procedimientos de intercambio electrónico de datos, pueden seguir ofreciendo ventajas en la aplicación de entornos interoperables de Ventanillas Únicas. 3. A menudo se requiere una modificación de la legislación y normativa existente para dar una cobertura legal a las transacciones electrónicas implicadas en la Ventanilla Única.

Una vez se han demostrado las ventajas de la aplicación del entorno interoperable de Ventanillas Únicas y con el objeto de obtener una base legal que ofrezca soporte a estos intercambios electrónicos, podría requerirse una modificación

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de la legislación existente. Sin embargo, es cada vez más común, que la legislación y normativa aplicable ya se encuentre completamente adaptada a este tipo de soluciones (por ejemplo, leyes sobre firma electrónica, trámites electrónicos, etc.), y que este proceso, no suponga un retardo en la aplicación efectiva del entorno interoperable de Ventanillas Únicas. En el caso que se deba realizar una adaptación legislativa, este cambio podría suponer un retardo considerable en la adopción efectiva del entorno interoperable de Ventanillas Únicas. 4. La interoperabilidad resulta un aspecto crítico debiéndose tener en cuenta el intercambio de información entre distintas Ventanillas Únicas, la aparición de un sistema integrador u orquestador de las distintas Ventanillas Únicas, así como a organizaciones que efectúan un alto volumen de transacciones diarias y que, por lo tanto, necesitan de una solución de intercambio de datos electrónico y automático, como a pequeñas organizaciones que efectúan un menor volumen de transacciones pero que en su conjunto suponen un elevado porcentaje de declaraciones que se presentan ante las administraciones. También se debe considerar la posibilidad de presentar las declaraciones tanto de forma electrónica como en formato papel para hacer frente a situaciones en las que no se puedan tramitar temporalmente de forma electrónica las declaraciones por razones técnicas. La armonización de las diferentes interfaces utilizadas en las Ventanillas Únicas debe tener en consideración todas aquellas recomendaciones y estándares a nivel internacional por parte de organizaciones tales como ONU, OMA, OMC, UN/ CEFACT, etc.

5. La adopción del sistema por parte de los usuarios, tanto públicos como privados, resulta un aspecto crítico en la consolidación de procedimientos telemáticos. La transmisión electrónica de documentos, ofrece ventajas significativas para la Administración y los agentes declarantes. Sin embargo, su uso implica a menudo el cambio de los procesos internos de las organizaciones e inversiones en tecnología que pueden retrasar la adopción de estos sistemas. La gestión del cambio y la definición de un modelo adecuado y adaptado a la situación existente en cada país resultarán fundamentales para una implantación efectiva de un entorno interoperable de Ventanillas Únicas. Este entorno, debe siempre enmarcarse dentro de un proceso de mejora continua, con el apoyo de los distintos organismos públicos y actores privados, instituciones multilaterales participantes, y agencias internacionales clave.

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SÍNTESIS DE LA UNIDAD A lo largo de esta unidad se ha profundizado en el concepto de entorno de Ventanilla Única, en cómo éste contribuye a la simplificación de procesos y comunicaciones B2B, B2G, G2G y G2B, y en la complementariedad de las ventanillas únicas de comercio exterior y las ventanillas únicas portuarias. Además, se ha hecho hincapié en la importancia, para la revisión y compatibilización de procesos, del marco aduanero de estándares SAFE y las guías aduaneras para la gestión integrada de la cadena de suministro de la Organización Mundial de Aduanas. Finalmente se ha hecho una revisión de los diferentes sistemas que intervienen en una operación comercial internacional para la consecución de cadenas de suministro más seguras y eficientes, prestando atención a los sistemas de colaboración logística (SCL), sistemas comunitarios de carga (CCS) y sistemas comunitarios portuarios (PCS).

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UNIDAD II

¿QUÉ FUNCIONES DE LAS AGENCIAS REGULADORAS PUEDEN BENEFICIARSE DE LOS SERVICIOS DE UN ENTORNO DE VENTANILLA ÚNICA?

Objetivos de aprendizaje 18

Analizar las funciones que suelen ser desempeñadas por las aduanas, las agencias y organismos reguladores del comercio y las autoridades gestoras de las infraestructuras públicas, para entender sus relaciones y la potencialidad de servicios de Ventanilla Única, a partir de la definición de funciones y revisión de experiencias. Comprender cómo las Ventanillas Únicas pueden ofrecer soporte a las distintas instancias que participan en la regulación del comercio, para entender mejor su objetivo a partir de la identificación de servicios y revisión de experiencias.

II.1. Funciones de gestión fronteriza (Ventanilla Única de Comercio Exterior) Tal y como se ha visto en el Módulo anterior, aunque el concepto de Ventanilla Única, podría ser aplicado en ámbitos muy diversos, por lo general se vincula con la labor y servicios de las entidades públicas involucradas en las operaciones de comercio exterior. Entidades, tales como Aduanas, organismos reguladores del comercio, de control y de seguridad transfronteriza y autoridades gestoras de infraestructuras públicas. Las funciones aduaneras de admisión, control, despacho y liberación de las mercancías procedentes o destinadas al exterior, serán por tanto, algunas de las funciones

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básicas susceptibles de ser gestionadas mediante servicios de Ventanilla Única Electrónica. Sin embargo, las competencias y responsabilidades de las Aduanas y los diferentes organismos involucrados, no son homogéneas y varían de un país a otro. Con el objetivo de facilitar el análisis en proyectos de Ventanilla Única, la Organización Mundial de Aduanas (OMA) ha realizado una revisión detallada de los diferentes roles de la Aduana elaborando una lista de funciones aduaneras agrupada en los siguientes bloques. Veamos:

Fuente: Elaboración propia. Adaptación de diseño INDES- 2013

Figura 2.1. Adaptación de diseño INDES- 2013 Para las diferentes funciones de la Aduana la OMA identifica, a su vez, posibles servicios de Ventanilla Única relacionados con las mismas así como las tareas de coordinación requeridas con otras agencias.

Fuente: Elaboración propia basada en información de la OMA

Figura 2.2. Clasificación de las funciones aduaneras

II.1.1. Gestión Recaudatoria Las principales funciones específicas vinculadas a la función recaudatoria general de las aduanas son:

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Valorar y recaudar impuestos, obligaciones y tasas imponibles a las mercancías que entran o salen del país. Asegurar la recaudación del Impuesto sobre el Valor Añadido, Impuestos Especiales u otros impuestos locales sobre las mercancías que entran o salen del país. Facilitar el correcto tratamiento de los impuestos en los pagos de transferencias transnacionales. Resolver los conflictos en la aplicación de los correspondientes impuestos, obligaciones y tasas, de forma expeditiva y equitativa. Realizar perfiles de los contribuyentes basados en información legal para identificar oportunidades de ingresos. Vinculadas a estas funciones, desde una Ventanilla Única electrónica, se podrían ofrecer tanto servicios de información, como los de transacción. Principales servicios de información relacionados: Información de los diferentes impuestos, obligaciones y tasas a pagar en la importación y/o exportación para cada tipo de producto según el código tarifario o posición arancelaria. Información del método de aplicación de cada impuesto, obligación o tasa.

Información de las autoridades competentes para el cobro. Información sobre las medidas regulatorias que son requeridas para la importación y/o exportación de cada tipo de producto y los organismos competentes para su control, verificación y control. Guía para la clasificación tarifaria de las mercancías. Principales servicios transaccionales: Presentación electrónica de la documentación y formularios asociados a los trámites previos a las operaciones de importación y exportación de productos para cumplir con las regulaciones aplicables a los distintos productos. Acceso a información y bases de datos gubernamentales por parte de distintas administraciones de forma electrónica y automatizada con el objeto de aumentar el control, la trazabilidad, la transparencia y la seguridad de las operaciones de comercio exterior. Flujo de trabajo electrónico para los procedimientos de despacho y levante. Pago y gestión electrónica de todos los impuestos y tasas (así como de las devoluciones). Gestión de los movimientos en depósito.

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Compartición de información en tiempo real con otras autoridades involucradas. Portal para la gestión y resolución de conflictos.

II.1.2. Facilitación del Transporte y la Logística Las principales funciones específicas vinculadas a la función general de facilitación del transporte y la logística, tienen que ver con la gestión eficiente de estas operaciones de transporte y logística: Asegurar que todos los movimientos transfronterizos de mercancías se encuentran autorizados y han cumplido con todos los requisitos necesarios para abandonar o entrar en el territorio nacional, mediante controles más seguros, ágiles, eficientes y transparentes. Asegurar el movimiento seguro, rápido y ordenado de los medios de transporte internacionales. Asegurar que las operaciones de carga y descarga de contenedores y mercancías en puertos y aeropuertos se puede realizar de forma controlada, ordenada y eficiente. Asegurar que las operaciones de almacenaje, inspección, rastreo, revisión, etc., tienen lugar de forma segura y con el mínimo impacto en coste y tiempo sobre el flujo de las mercancías. Asegurar que la mercancía en depósito y tránsito es almacenada y/o transportada de forma segura. Asegurar que los medios de transporte utilizados y las personas (transportistas, tripulación, etc.) implicadas en las operaciones transfronterizas cumplen con todos los requerimientos legales. Vinculados a estas funciones existen diferentes servicios que podrían ofrecerse desde una Ventanilla Única electrónica como por ejemplo: Facilitar información online sobre puertos, aeropuertos y pasos fronterizos. Incluyendo información sobre la localización de almacenes, terminales, instalaciones de las agencias reguladoras (aduanas, puntos de inspección y cuarentena, etc.). Así como de las características de las mismas tales como: servicios ofrecidos, horarios, niveles de servicio, tarifas, etc. Proporcionar información en tiempo real sobre colas y tiempo de espera en instalaciones transfronterizas. Permitir la presentación electrónica de información para las formalidades de despacho (de entrada y salida) con las aduanas y otras agencias reguladoras. Permitir el acceso a información online relativa a los despachos aduaneros (y otra información relevante) a las autoridades de control en pasos transfronterizos.

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Servicios para la asignación de horarios e instalaciones (muelles, almacenes, zona de estacionamiento, etc.) para las operaciones sobre la carga, inspecciones requeridas, etc. Servicios para la coordinación de inspecciones sobre las mercancías entre agencias regulatorias y organismos de control física y seguridad. Servicios para la gestión de licencias de instalaciones de almacenamiento y manipulación de mercancías en depósito aduanero.

II.1.3. Implementación de las Políticas Comerciales Las principales funciones vinculadas a la implementación de las Políticas comerciales son: Implementar las medidas derivadas de las políticas comerciales (arancelarias y no arancelarias) y facilitación del comercio. Proporcionar información detallada del comercio para dar soporte al desarrollo de políticas comerciales.

Implementar las medidas aduaneras correspondientes a los diferentes acuerdos comerciales bilaterales, regionales y multilaterales, y a los acuerdos de cooperación económica. Algunos de los servicios de Ventanilla Única que podrían ofrecerse vinculados a estas funciones son: Proporcionar información de comercio y estadísticas a todas las agencias reguladoras involucradas. Proporcionar información sobre las medidas comerciales (arancelarias y no arancelarias) aplicables a todos los productos. Proporcionar servicios transaccionales para la solicitud de las licencias y permisos de importación y exportación, confirmación y posterior verificación de aquéllos.

II.1.4. Sanidad y Seguridad Pública Las principales funciones vinculadas a la sanidad y seguridad pública son: Implantación de medidas de admisión de productos para garantizar la seguridad de los consumidores, la seguridad industrial, medioambiental y la salud pública. Prevenir y evitar el tráfico de drogas y de personas. Implantación de regulación en el movimiento transfronterizo de los desechos peligrosos.

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Algunos de los servicios de Ventanilla Única posibles vinculados a estas funciones son: Información sobre los productos que plantean riesgos desde el punto de vista de la seguridad, el medio ambiente y la salud pública. Proporcionar información sobre los peligros de sustancias narcóticas y psicotrópicas. Proporcionar información sobre la regulación aplicable a la manipulación y movimientos de los desechos peligrosos (Convenio de Basilea). Acceso a información y bases de datos gubernamentales por parte de distintas administraciones de forma electrónica y automatizada con el objeto de aumentar el control, la trazabilidad, la transparencia y la seguridad de las operaciones de comercio exterior.

II.1.5. Protección Económica Las Aduanas y los organismos y agencias reguladoras y de control del comercio exterior permiten ejercer una protección económica sobre la nación y sus productos con la finalidad de protegerlos frente a actuaciones ilícitas. Las principales funciones en el marco de la protección económica son: Prevenir el uso del comercio y el transporte internacional para el movimiento ilegal de dinero entre fronteras. Implantar las correspondientes medidas de protección contra el dumping y otras medidas compensatorias. Asegurar que las falsificaciones de artículos (incluida la moneda) no llegan al mercado. Algunos de los servicios de Ventanilla Única que podrían ofrecerse vinculados a estas funciones son: Servicio online para la declaración de moneda por los viajeros. Control electrónico y automatizado de movimientos de divisas conjunto entre las entidades financieras, el banco central, la aduana y otras agencias reguladoras que puedan encontrarse implicadas. Servicios de información online sobre cuotas protectoras y compensatorias. Servicios para el registro online de los Derechos de Propiedad Intelectual. Proporcionar enlaces entre servicios de Ventanilla Única para comercio internacional y otros servicios electrónicos de la Administración (e-government) con la empresa.

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Aunque las experiencias y entornos de Ventanillas Únicas de la región serán analizadas con un mayor nivel de detalle en el último Módulo del curso, en esta sección y a modo de ejemplo se describirán otras experiencias de Ventanillas Únicas de comercio exterior, algunas recogidas en el estudio sobre Ventanilla Única Electrónica publicado por el BID en 2010, otras en el estudio sobre Ventanillas Únicas dentro del Corredor Mesoamericano de Integración realizado por el BID en 2011 y con el caso de España.

II.1.6. Canadá: ACROSS El Sistema de Apoyo a las Operaciones de Liberación Comercial Acelerada (ACROSS) proporciona una avanzada tecnología electrónica para facilitar la forma en la que las mercancías son importadas en Canadá. Con este sistema, los importadores y agentes de aduana intercambian información electrónicamente con los servicios de aduanas (CBSA), eliminando todo requerimiento de presentar papel. Mediante la reducción de la carga de trabajo requerida para el despacho de embarques de bajo riesgo, se consigue que las mercancías puedan ser liberadas de forma más eficiente y rápida.

II.1.7. Chile: SICEX Su objetivo es integrar los ocho servicios públicos que intervienen sobre el mayor volumen de operaciones de comercio exterior. Estas entidades públicas, intervienen en el 96 por cien de las operaciones. Los participantes son el Servicio Nacional de Aduanas, el Servicio de Salud, la Oficina del Tesoro de la República, el Servicios Fitosanitario y Veterinario, la Oficina del Servicio de Registro e Identificación, el Instituto de Salud Pública, el Servicio Nacional de Pesca y la Subsecretaría de Transportes.

II.1.8. Colombia: VUCE Colombia dispone de una VUCE que fue creada mediante un Decreto que involucró a los Ministros de las entidades relacionadas, las cuales incluyen a 18 instituciones a nivel nacional. La Ventanilla de Comercio Exterior –VUCE-, cuenta con tres módulos que son Importaciones, Exportaciones y Formulario Único de Comercio Exterior –FUCE. El usuario puede efectuar las operaciones de comercio exterior vía Internet, ante las entidades competentes para la realización de sus operaciones de comercio exterior. El sistema, garantiza la seguridad tecnológica y jurídica de los diferentes trámites al integrar la firma digital. Adicionalmente, permite el pago electrónico en línea, buscando de esta manera agilizar este trámite.

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Las entidades que participan en el proceso son los Ministerios de Comercio, Industria y Turismo, Minas y Energía, Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial, Transporte, Protección Social, Relaciones Exteriores, Agricultura, Defensa y Cultura; las Superintendencias de Industria y Comercio y de Vigilancia y Seguridad Privada; Incoder, ICA (Instituto Colombiano Agropecuario), Ingeominas, Invima (Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos), Indumil, Dirección Nacional de Estupefacientes y el Fondo Nacional de Estupefacientes.

II.1.9. España: Entorno de Ventanilla Única España cuenta con un entorno de Ventanilla Única apoyado por una ley de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, una ley de firma electrónica y una ley sobre medidas de impulso a la Sociedad de la Información. El entorno de Ventanilla Única, se encuentra constituido con las sedes electrónicas de los distintos organismos públicos y unas fluidas comunicaciones electrónicas entre estos organismos. Existen reglamentos que establecen el funcionamiento de las Ventanillas Únicas para distintos trámites de comercio exterior, estableciéndose canales únicos de entrada para cada trámite a través de las aduanas, las autoridades gestoras de las infraestructuras públicas y los organismos reguladores del comercio exterior. En los grandes puertos este entorno de Ventanilla Única, se encuentra reforzado por los sistemas de comunidad portuaria estableciendo una colaboración logístico-portuaria y actuando como punto de entrada a las Ventanillas Únicas. Adicionalmente, España forma parte de la Unión Europea y al igual que el resto de países del mercado común europeo participa en Ventanillas Únicas a nivel europeo tales como los sistemas de control de las importaciones (ICS) y exportaciones (ECS), el sistema para el control de tránsitos (NTCS) o el sistema para la sanidad animal (TRACES).

II.1.10. Jamaica: Tradepoint Se trata de un portal coordinado por Jamaica Promociones (JAMPRO) y permite a importadores y exportadores llevar a cabo distintas transacciones en línea. Estas operaciones incluyen el registro de exportadores, el procesamiento de manifiestos electrónicos, la creación de facturas comerciales, el envío del formulario único de importación y exportación a través de aduanas, y solicitudes para licencias de importación y exportación.

II.1.11. México: VUCEM En el momento de edición del presente Módulo (noviembre de 2011), México se encontraba desarrollando su Ventanilla Única de comercio exterior (VUCEM) que centralizará todas las transacciones de importación, exportación y tránsito.

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Para ello, se ha emitido un Decreto presidencial que establece un esquema de gobierno e implementación del proyecto y obliga a todas las dependencias y entidades a incorporar sus trámites de comercio exterior en la VU en un plazo estipulado creando un grupo intersecretarial para supervisar el desarrollo del proyecto de VU. Las entidades involucradas en la VUCEM son AGA, Secretaría de Economía, SAGARPA (Secretaría de Agricultura, Ganadería, Desarrollo Rural, Pesca y Alimentación), SALUD (Secretaría de Salud), SEMARNAT (Secretaría de medioambiente y recursos naturales), SEDENA (Secretaría de la Defensa Nacional), SENER, INAH, INBAL y AMECAFÉ, CRT, SFP, COFEMER. México contempla el concepto de ventanillas privadas, que no es más que sistemas colaborativos en el ámbito comercial, logístico y de transporte. La VUCEM contempla en su diseño intercambios con el sector privado a través de este tipo de sistemas con la recepción y envío de mensajes a los diversos actores.

Fuente: Secretaría de Economía de México

Figura 2. 3. Conectividad VUCEM con las Ventanillas Únicas

II.1.12. Perú: VUCE La Ventanilla Única peruana, se define como el sistema integrado que permite a los intervinientes del comercio internacional presentar documentos e información para cubrir los requerimientos regulatorios de importación, tránsito y exportación por medios electrónicos. La legislación asociada a la VUCE incluye el pago electrónico de aranceles y tasas, así como la posibilidad de establecer una gestión coordinada de fronteras con otros países.

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II.1.13. Trinidad y Tobago: Ventanilla Única electrónica Se trata de una herramienta de facilitación del comercio, basada en tecnologías de la información que complementa al sistema de gestión aduanera. El sistema consiste en presentar en un único punto de entrada información y documentos estandarizados con el objeto de cumplir con los requerimientos regulatorios de importación, exportación y tránsito. La solución se ha diseñado con el objetivo de proporcionar un único punto de interacción para que los intervinientes privados y las agencias de gobierno puedan colaborar para procesar los permisos y aprobaciones requeridas en línea de una forma sencilla y eficiente.

Tras la revisión de las distintas funciones de gestión fronteriza presentada en este capítulo e ideas de servicios de Ventanilla Única, se puede reflexionar sobre los mismos la situación en diferentes países y sobre otras ideas de servicios de Ventanilla Única.

II.2. Funciones de escala de buques (Ventanilla Única Portuaria) Las Ventanillas Únicas portuarias tienen como principal objetivo facilitar todos los trámites necesarios para la escala de buques en puertos. Estas Ventanillas Únicas portuarias deben alinear toda la normativa internacional auspiciada por la Organización Marítima Internacional (OMI), como es el caso, de la convención sobre facilitación en el tráfico marítimo internacional (convención FAL), el código PBIP (o ISPS) (Protección de Buques e Instalaciones Portuarias), el código IMDG (código marítimo internacional de mercancías peligrosas) y otros acuerdos internacionales, como puede ser el PSC (Port State Control), así como otras normativas relevantes existentes a nivel nacional. Asimismo, y en vistas a eliminar barreras al transporte marítimo existentes, estas Ventanillas Únicas deben buscar una cooperación efectiva de todas las autoridades competentes, tales como aduanas, policía de fronteras, sanidad exterior, autoridades portuarias y autoridades marítimas, para que todas las formalidades requeridas a los navíos se efectúen de la forma más eficiente posible, utilizando sistemas y medios de transmisión electrónicos. Dos ejemplos relevantes de estas Ventanillas Únicas portuarias los encontramos en el sistema de concentración de datos portuarios del ambicioso programa Puerto. Sin Papel desarrollado por la Secretaría de Puertos de Brasil y en la reciente aprobada Directiva Europea sobre Formalidades de Buques en Puertos. En el caso concreto de la Unión Europea, y a raíz de la anteriormente mencionada directiva de la Unión Europea, las formalidades aplicables a buques en puertos de-

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berán ser tratadas por medios electrónicos a través de Ventanillas Únicas de ámbito nacional en todos los Estados Miembros a partir de junio de 2015. Estas formalidades aplicables a los buques que se enumeran a continuación, pueden servir de ejemplo de las diferentes funcionalidades a las que se podría dar servicio desde ventanillas únicas portuarias.

II.2.1. Formalidades derivadas de la normativa europea: Notificación de buques a la llegada y salida de puertos europeos. Control de personas en fronteras. Notificación de mercancías peligrosas y contaminantes transportadas a bordo de buques. Notificación de residuos. Notificación de información de seguridad. Declaraciones Sumarias de Entrada y Salida. Declaración Sumaria de Depósito temporal.

II.2.2. Formularios FAL y formalidades derivadas de instrumentos legales internacionales Formulario FAL 1: Declaración General. Formulario FAL 2: Declaración de Carga. Formulario FAL 3: Declaración de bienes del buque. Formulario FAL 4: Declaración de efectos de la tripulación. Formulario FAL 5: Lista de tripulantes. Formulario FAL 6: Lista de pasajeros. Formulario FAL 7: Mercancías Peligrosas. Declaración Marítima de Sanidad. Dentro del ámbito de la racionalización de procesos y aplicación de estándares internacionales en las Ventanillas Únicas portuarias, destacan los formularios FAL de la OMI y los trabajos realizados por el grupo internacional de Autoridades Portuarias PROTECT, que define un escenario de mensajes electrónicos para cubrir estas formalidades.

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En ayuda a los requerimientos de información por las Autoridades para los buques que entran o salen de un puerto, el grupo PROTECT ha establecido una serie de estándares EDI reconocidos mundialmente y recopilados en una guía que describe con detalle los mensajes intercambiados entre las líneas marítimas o sus agentes y las Autoridades Portuarias y/u otras autoridades competentes. Estos mensajes recogen los requerimientos de notificaciones de los buques para la solicitud de autorizaciones y servicios, cuando los puertos atracan y/o utilizan las aguas bajo jurisdicción de dichas autoridades. En la actualidad el grupo PROTECT ha establecido estándares para los siguientes trámites u operaciones:

29 Fuente: Elaboración propia. Adaptación de diseño INDES- 2013

Figura 2. 4. Adaptación de diseño INDES- 2013 En muchas ocasiones, la implantación de Ventanillas Únicas portuarias se apoya en el desarrollo de un Port Community System (PCS). Un PCS es una plataforma tecnológica que facilita el intercambio electrónico de información entre los diferentes agentes que participan en la actividad portuaria y es reconocido como el más avanzado método para el intercambio de información entre la Comunidad Portuaria (a nivel nacional o de un determinado puerto) actuando como punto o canal de entrada al entorno de Ventanilla Única. En los casos en los que todavía no se dispone de un sistema Nacional de Ventanilla Única para la implementación de procesos automáticos en fronteras y puertos, la existencia de un PCS puede servir de base o apoyo para su desarrollo.

En aquellos casos en los que ya se cuenta con un entorno de Ventanilla Única, los PCS pueden servir como un punto de acceso al sistema nacional de Ventanilla Única o bien como uno de sus componentes dentro de una visión más amplia de Entorno de Ventanilla Única.

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Los PCS son, por tanto, plataformas de colaboración logística y de transporte complementarias, que permiten extender el concepto de Ventanilla Única incorporando las relaciones del sector privado (business-to-business) y facilitando acceso a los procesos o relaciones entre el sector privado y las administraciones (business-to-government) gestionados generalmente por otros sistemas de Ventanilla Única nacionales o internacionales.

La Secretaría de Puertos de Brasil (SEP) ha implantado recientemente una Ventanilla Única portuaria, denominada Concentrador de Datos Portuarios, dentro del programa “Puerto Sin Papel”

Como casos de referencia en Ventanillas Únicas Portuarias podríamos mencionar la experiencia de la Secretaría de Puertos de Brasil y del Sistema Portuario Español. En el caso de los puertos brasileños, la Secretaría de Puertos de Brasil (SEP) ha implantado recientemente una Ventanilla Única portuaria, denominada Concentrador de Datos Portuarios, dentro del programa “Puerto Sin Papel” dirigido a integrar y automatizar las operaciones logístico-portuarias de forma eficiente, ágil, segura, confiable, competitiva y transparente.

En este sentido, el sistema entró en operación en Agosto de 2011 en los puertos de Santos, Río de Janeiro y Vitoria. El objetivo es que todos los puertos brasileños, utilicen en el medio plazo este sistema para tramitar de forma electrónica todas las formalidades informativas exigibles a los buques para su atraque y desatraque en dichos puertos. De esta forma, Brasil está liderando un proceso de facilitación del tráfico marítimo mediante la armonización y unificación de procedimientos, así como la reducción de la carga administrativa y del tiempo, que supone a las navieras realizar todos los trámites ante las distintas autoridades competentes para obtener la autorización para la entrada o salida de los buques de los puertos. Esta medida se complementa por la progresiva implantación de sistemas VTMS (Vessel Traffic Management System). Estos importantes avances, se encuentran alineados con otras actuaciones similares que están siendo desarrolladas en otros países y regiones. La Unión Europea cuenta ya con una agencia orientada a la seguridad de la navegación marítima (EMSA) con un sofisticado sistema de seguimiento de tráfico marítimo y recientemente adoptó una directiva (2010/65/UE) dirigida a establecer una comunicación fluida y eficaz entre el sistema de intercambio de datos SafeSeaNet, los servicios de la aduana electrónica e-Customs y los sistemas electrónicos de introducción y descarga de datos.

La Unión Europea cuenta ya con una agencia orientada a la seguridad de la navegación marítima (EMSA) con un sofisticado sistema de seguimiento de tráfico marítimo.

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El objetivo de esta directiva es ahondar en la cooperación entre todas las autoridades competentes y requerir el uso de sistemas electrónicos y el intercambio de información por medios electrónicos para cumplir con las formalidades informativas entre las autoridades competentes de los estados miembros de la UE. Tanto Brasil como Europa, están trabajando para racionalizar las formalidades informativas y conseguir que los sistemas electrónicos implicados en el transporte marítimo y los puertos sean interoperables, creando así un entorno efectivo de Ventanilla Única que consiga la simplificación, unificación y armonización de todas las formalidades requeridas por las autoridades competentes tales como las autoridades de control de aduanas, de fronteras, de salud pública, de seguridad y de transporte. En este ámbito puede concluirse que España es uno de los países europeos que se encuentra en un proceso avanzado de creación de Ventanillas Únicas portuarias, contando con experiencias tangibles desde 1995. La Autoridad Portuaria de Valencia ha sido pionera e impulsora en este proceso. En la actualidad Valenciaport utiliza tres Ventanillas Únicas administrativas (VU) para los siguientes trámites, que son también de aplicación en todos los puertos españoles: 1. Declaraciones sumarias de depósito temporal y manifiestos de carga (en operación desde 1995): Presentación de declaraciones sumarias de descarga a la llegada del buque al puerto y manifiestos de carga a su salida frente a la Aduana y la Autoridad Portuaria. 2. Solicitudes de escala y formalidades del buque en puerto (en operación desde 1996): Presentación de la solicitud de escala del buque en puerto así como todas las formalidades requeridas de forma electrónica frente a la Autoridad Portuaria, la Autoridad Marítima (Capitanía Marítima) y otros organismos que requieren información sobre la llegada del buque a puerto (policía, aduana, servicios portuarios, …). 3. Notificación de mercancías peligrosas (en operación desde 1996): Presentación de la declaración de mercancías peligrosas a bordo del buque y notificación de entradas y salidas de mercancías peligrosas frente a la Autoridad Portuaria y la Autoridad Marítima (Capitanía Marítima). El objeto de estas tres Ventanillas Únicas, desarrolladas en Valenciaport ha sido la simplificación de los trámites administrativos necesarios para la presentación de la documentación necesaria a varias administraciones y obtener las pertinentes autorizaciones de estas administraciones. Con este tipo de solución, se mejora significativamente el control y la calidad de los datos presentados por los declarantes involucrados. La Autoridad Portuaria de Valencia, a través de su Sistema de Comunidad Portuaria (port community system) valenciaportpcs.net, ha extendido el concepto de Ventanilla Única para su uso por el sector privado de toda la comunidad portuaria…

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Adicionalmente, la Autoridad Portuaria de Valencia, a través de su Sistema de Comunidad Portuaria (port community system) valenciaportpcs.net, ha extendido el concepto de Ventanilla Única, para su uso por el sector privado de toda la comunidad portuaria con el objeto de simplificar las transacciones comerciales y coordinar las operaciones en el transporte que se requiere en un puerto, en particular, cuando la mercancía se encuentra unificada como es el caso de los contenedores. Se crean de esta forma también puntos de entrada de información únicos para el sector privado que integran los servicios logístico-portuarios de varias organizaciones, estableciéndose una única “empresa virtual” en el puerto que ofrece sus servicios de forma integrada y coordinada. Algunos de los servicios que se pueden ofrecer desde un punto único son los siguientes: Servicios para la gestión del transporte terrestre del contenedor. Los agentes implicados (transitarios, operadores marítimos de contenedores, terminales portuarias, terminales interiores o puertos secos, depósitos de contenedores vacíos y transportistas terrestres) presentan la documentación requerida de forma electrónica, la cual es distribuida al resto de agentes según reglas de negocio preestablecidas. Estos servicios son de aplicación para todos los tipos de movimientos de contenedores con mercancías (importación, exportación y tránsito) y se relaciona con el entorno de Ventanilla Única establecido por los organismos regulatorios de Comercio Exterior, las Aduanas y las Autoridades Portuarias y Marítimas.

Los servicios para la gestión del transporte terrestre permiten alcanzar una óptima coordinación logística entre todos los intervinientes lo que supone importantes ahorros en la gestión de la documentación asociada, encontrándose complementado con un levante sin papeles y liberación automática de los contenedores importados por parte del resguardo fiscal (cuerpo de la Guardia Civil que actúa como la policía aduanera en fronteras). Servicios para la presentación de las órdenes de carga y descarga de contenedores del buque. Los operadores marítimos de contenedores y las terminales disponen de un único punto de entrada para la emisión y recepción de este tipo de información de forma electrónica. La información transmitida puede ser consultada por la aduana, el resguardo fiscal o policía de fronteras y la Autoridad Portuaria de Valencia para efectuar los controles que se consideren pertinentes y se cruza con la información disponible sobre los despachos de aduanas recibidos por las Autoridades Portuarias a través del entorno de Ventanilla Única para un mayor control y seguridad de las operaciones así como una mejora en la gestión y en los tiempos de las operaciones. Servicios para la contratación de transportes marítimos. Los transitarios disponen de un único punto de entrada en el que pueden transmitir de forma electrónica las reservas de carga y las instrucciones de embarque a los operadores marítimos de contenedor habiéndose conseguido acuerdos con las plataformas globales de las navieras. Por otra parte, el Sistema de Comunidad Portuaria valenciaportpcs.net se configura como el instrumento tecnológico utilizado por la Marca de Garantía del

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Puerto de Valencia para efectuar una monitorización de la calidad de los servicios portuarios y conexos a la carga a través de un conjunto de herramientas (como, por ejemplo, el procedimiento de closing time del transporte terrestre) e informes que permiten monitorizar y realizar un seguimiento del desempeño de las operaciones a través de este sistema por parte de la propia Marca de Garantía y por los propios agentes responsables de dichas operaciones. De hecho, todas las empresas adscritas a la Marca de Garantía del Puerto de Valencia se encuentran obligadas a utilizar el sistema de comunidad portuaria valenciaportpcs.net.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD Las funciones de las agencias reguladoras que pueden beneficiarse de un entorno de Ventanilla Única son muy numerosas e incluyen las funciones aduaneras básicas. Las Ventanillas Únicas de Comercio Exterior tienen como actores principales las instituciones ligadas al comercio internacional y la Aduana, y prestan principalmente servicio a las funciones de admisión, control, despacho y liberación de las mercancías procedentes o destinadas al Exterior. Las Ventanillas Únicas Portuarias tienen como actores principales las autoridades portuarias y marítimas, y presenta principalmente servicios al conjunto de trámites y formalidades relacionados con la estancia del buque en un puerto. El concepto de Ventanilla Única incluye la idea de presentar la información sólo una vez, evitando la presentación repetida en diferentes instituciones de la misma información por parte del mismo declarante. Esto no implica la presentación de la información en una única transmisión sino que la información debe ir completándose en sucesivas transmisiones de acuerdo con la lógica de los procesos de negocio que cubren los requisitos establecidos en el comercio, transporte internacional y control transfronterizo. Para ello el desarrollo de proyectos de Ventanilla Única requiere generalmente de un proceso de análisis y rediseño o reingeniería de los procesos que permita adaptarlos a esta la nueva filosofía. La modelización de procesos nos permite comprender mejor los procesos y descubrir oportunidades de simplificación.

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UNIDAD III

PROCESOS DE NEGOCIO PARA EL DISEÑO DE VENTANILLAS ÚNICAS

Objetivos de aprendizaje Conocer qué es la modelización de procesos como herramienta para la revisión y adecuación de los procedimientos de los nuevos esquemas de Ventanilla Única, a partir de la revisión de diferentes metodologías.

Conocer en qué consiste la reingeniería de servicios y el proceso de mejora continua como enfoques útiles en los procesos de desarrollo de Ventanillas Únicas, a partir de la presentación y revisión de diferentes metodologías. El concepto de Ventanilla Única incluye la idea de presentar la información sólo una vez (en inglés, one time submission) a las agencias gubernamentales, evitando la presentación repetida en diferentes instituciones de la misma información por parte del mismo declarante. No obstante, esto no implica que toda la información tenga que ser transmitida por el mismo actor y en un único instante. Por el contrario, se sigue requiriendo que se presente información por parte de diferentes actores que participan en el comercio y en el transporte para una mejor gestión de riesgos, y la información debe ir completándose en sucesivas transmisiones de acuerdo con la lógica de los procesos de negocio que cubren los requisitos establecidos en el comercio, transporte internacional y control transfronterizo. Este planteamiento no es posible sin realizar previamente un trabajo de estandarización, tanto de los procesos o procedimientos como de la información y documentación asociada a los mismos. Por tanto, el desarrollo de proyectos de Ventanilla Única, requiere generalmente de un proceso de análisis y rediseño o reingeniería de los procesos, que permita adaptarlos a esta filosofía de eliminar la duplicación y duplicidad de la información. La modelización de procesos (en inglés Business Process Modelling o BPM) resulta útil para abordar dicho trabajo.

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III.1. Introducción a la Reingeniería de Servicios y Mejora Continua Para los autores de la publicación “Reingeniería”, Michael Hammer y James Champy, la reingeniería es “la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos para alcanzar mejoras espectaculares en medidas críticas y contemporáneas de rendimiento, tales como costos, calidad, servicio y rapidez”.

… podríamos asociar el término proceso de negocio con el de servicio, y definir este término servicio como el conjunto de actividades que recibe una o más peticiones o solicitudes…

Tal y como estos autores enfatizan, existen cuatro palabras clave en esta definición que se han resaltado en negrita. Se entiende por procesos de negocio al conjunto de actividades que recibe uno o más insumos y crea un producto de valor para el cliente. Llevando está definición al ámbito del entorno de Ventanilla Única, podríamos asociar el término proceso de negocio con el de servicio, y definir este término servicio como el conjunto de actividades que recibe una o más peticiones o solicitudes y proporciona una prestación que aporta valor para el usuario o usuarios de ese servicio. En esta analogía estaríamos hablando de una Reingeniería de Servicios. El término de revisión fundamental se refiere a analizar las bases y responder a las preguntas más básicas de la actividad que se está analizando y, que en muchas ocasiones, se dan por sentadas las respuestas. En una revisión fundamental se debe procurar siempre dar respuesta a la cuestión de ¿por qué se está haciendo lo que se está haciendo?

Cuando se hace mención a un rediseño radical, se está enfatizando que el cambio que se pretende aplicar no debe ser un cambio superficial…

Cuando se hace mención a un rediseño radical, se está enfatizando que el cambio que se pretende aplicar no debe ser un cambio superficial sino que el objetivo es llegar a la raíz o motivo de la actividad para buscar una mejor solución basada en nuevas estructuras y conceptos que pueden llegar a romper con la concepción tradicional de las tareas ligadas a la actividad, en la medida que esas tareas no sean las más adecuadas. Alcanzar mejoras espectaculares significa que la reingeniería de servicios no debe tratar de obtener mejoras marginales en servicios que sean ofrecidos de forma inefi-

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ciente e inadecuada. Por el contrario se deben buscar nuevos enfoques válidos que puedan ofrecer grandes saltos en el rendimiento, la productividad y la competitividad. Así, la reingeniería debe empezar sin ningún preconcepto, sin dar nada por sentado, olvidándose de lo que se es y concentrándose en lo que se debe ser, descartando estructuras y procedimientos ineficientes y mejorando los cimientos y bases de la actividad. No obstante, es importante tomar en consideración que la reingeniería de servicios, debe aplicarse cuando se busca o se necesita incrementar la competitividad de los mismos bien porque los resultados sean claramente insatisfactorios o bien porque se identifica una oportunidad importante de mejora y de ofrecer ventajas competitivas. La reingeniería de servicios tiene un importante coste y requiere de un esfuerzo significativo en la gestión del cambio. Por ejemplo, aplicar una reingeniería de servicios sobre un servicio que ya se ha visto recientemente afectado por un proceso de reingeniería podría ser contraproducente. Sin embargo revisar y aplicar una reingeniería de servicios a otros servicios que usan servicios que han sido optimizados podría dar lugar a mejoras crecientes y en cadena.

Es importante distinguir entre la reingeniería y la automatización. Así, la automatización de los procesos y servicios existentes mediante la informatización simplemente permite efectuar las actividades de una forma más rápida y eficiente de lo que se hacían antes pero no llega a la raíz del problema y a cuestionar si lo que se hacía antes es la mejor forma de hacer las cosas. La reingeniería trata de abordar y dar respuesta a esta cuestión de búsqueda de la mejor forma de desempeñar una actividad. Por lo tanto, en primer lugar cabe plantearse si en el suministro de un servicio se requiere aplicar una reingeniería y posteriormente automatizar la nueva estructura de servicio rediseñada y optimizada.

…cabe plantearse si en el suministro de un servicio se requiere aplicar una reingeniería y posteriormente automatizar la nueva estructura de servicio rediseñada y optimizada…

Por ejemplo, la automatización de un documento en papel facilitando su transmisión electrónica no cuestiona la necesidad de presentar ese documento, cuando puede que haya sido ya presentado previamente y se encuentre ya registrado en una base de datos gubernamental. Tampoco hay que confundir la reingeniería de servicios (derivada de la reingeniería de procesos) que se ha presentado en esta sección con una reingeniería informática o de software, donde lo que se busca es reconstruir sistemas informáticos obsoletos con tecnología más moderna. Así la reingeniería informática puede permitir alcanzar una mayor automatización, pero de nuevo, debemos evaluar si lo que estamos haciendo es automatizar la burocracia o automatizar las malas prácticas. No obstante

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la introducción de tecnologías modernas ha revolucionado los fundamentos de los servicios ofrecidos por las empresas y los gobiernos, suscitando un proceso de reingeniería en todos los niveles. La posibilidad de transmitir elevadas cantidades datos a alta velocidad desde cualquier a cualquier punto del planeta a cualquier otro a través de Internet, las inmensas capacidades de almacenado y procesado de esta información y la aparición de nuevos dispositivos y tecnologías de detección, identificación y recopilación de información están cambiando las relaciones de los ciudadanos, de la empresa y de la administración.

… la reingeniería de servicios debe aplicarse cuando se busca o se necesita incrementar la competitividad… La reingeniería de servicios tiene un importante coste y requiere de un esfuerzo significativo en la gestión del cambio…

Por último, no deben confundirse la reingeniería con la mejora continua. Estos dos conceptos son más bien complementarios y deben aplicarse en orden. En primer lugar debe tener lugar la reingeniería y en segundo lugar la mejora continua. Este proceso también puede estar sujeto a ciclos en los cuales una vez se ha seguido un proceso de reingeniería se aplica un proceso de mejora continua. Esta mejora continua puede ofrecer resultados satisfactorios hasta que los fundamentos del servicio ofrecido se ven modificados hasta el punto de volver a requerirse una nueva reingeniería de los servicios ofrecidos.

III.2. Introducción a la Modelización de Procesos Los modelos son simplificaciones o abstracciones de la realidad que nos ayudan a visualizar y analizar la misma. La complejidad de analizar y documentar procesos de negocio, hace conveniente apoyarse en herramientas y lenguajes gráficos de modelado que facilitan la representación y el análisis, aunque sigue siendo importante una descripción de los mismos, para su completa caracterización. Este tipo de modelos, nos permite comprender mejor los procesos y descubrir oportunidades de simplificación. El Lenguaje Unificado de Modelado (en inglés, UML – Unified Modelling Language) es un lenguaje gráfico para visualizar, especificar, construir y documentar un sistema. UML ofrece un estándar para describir un “plano” del sistema (modelo), incluyendo aspectos conceptuales tales como procesos de negocio, funciones del sistema, y aspectos concretos, dentro de las tecnologías de la información y las comunicaciones, como expresiones de lenguajes de programación, esquemas de bases de datos y componentes reutilizables. Aunque UML se encuentra muy extendido para el modelado de sistemas de software entre analistas e informáticos, también se utiliza habitualmente para la descripción

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lógica procesos de negocio ayudando a visualizar los mismos y especificar los requerimientos de información. De esta forma, se trata de una herramienta muy útil para la descripción de procesos de negocio de Ventanilla Única. UML utiliza distintos tipos de diagramas. Un diagrama da al usuario un medio de visualizar y manipular elementos de modelado. Los tipos de diagramas considerados en el lenguaje UML son: Diagrama de Casos de Uso: Representan las funciones ofrecidas por un servicio desde el punto de vista del usuario. Diagramas de Secuencia: Son una representación temporal de actores y objetos con sus interacciones entre ellos. Diagrama de Colaboración: Son una representación espacial de actores y objetos, sus enlaces y sus interacciones entre ellos. Diagrama de estados-transiciones: Representan el comportamiento de un objeto o de una entidad en términos de estados. Diagrama de Actividades: Representan el comportamiento de una operación en términos de acciones.

Diagrama de Clases: Representan la estructura estática en términos de clases y relaciones. En el lenguaje informático, se entiende por clase a un tipo de objeto o entidad. Diagrama de Componentes: Representan a los componentes que constituyen una aplicación informática. Diagrama de Despliegue: Representan el despliegue de los componentes sobre los dispositivos materiales (ordenadores, servidores, etc.) El modelado UML puede llegar a ser excesivamente complejo y es conveniente utilizarlo y aplicarlo buscando un equilibrio entre el valor aportado y el esfuerzo dedicado al modelado. Se puede decir que el 80% de las necesidades de modelado de procesos se puede conseguir con un 20% de UML. Un excesivo modelado puede llegar a ser incluso contraproducente al dificultar la comprensión del proceso o servicio que se modela.

La OMA propone para la modelización de procesos de Ventanilla Única el uso de Diagramas de Casos de Uso, Descripciones de Casos de Uso y Diagramas de Actividades. El objetivo de los Diagramas de Casos de Uso es representar de forma gráfica la funcionalidad de un sistema identificando los actores involucrados, sus funciones/objetivos o casos de usos y las relaciones e interdependencias entre los mismos. Las figuritas o “monigotes” representan a los actores y los óvalos los casos de uso dentro de un proceso. Las líneas representan la relación entre el actor y los casos de uso del proceso.

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Existen otras metodologías y estándares para la modelización de procesos, muchos de ellos basados en el propio UML. Este es el caso de UMM (UN/CEFACT Modelling Methodology) cuyo principal objetivo es el análisis de requerimientos y de procesos de negocio entre organizaciones. Véase: http://www.uml.org http://www.unece.org/cefact/umm/ucmm_index.html

Fuente: Elaboración propia basada en el Modelo de Datos de la OMA (WCO Data Model)

Figura 3.1. Ejemplo de Diagrama de Caso de Uso para el proceso de Declaración de Llegada de Mercancías Los Diagramas de Casos de Uso, se suelen acompañar de la descripción en una tabla que contiene la presentación de los actores involucrados, los casos de uso del proceso y las condiciones de inicio y de fin. Una característica particularmente interesante de los casos de uso es que pueden considerarse a distintos niveles de detalle o abstracción. Así podemos modelar un caso de uso desde un alto nivel para irlo desglosando en mayor detalle, donde pueden aparecer nuevos actores y casos de usos de menor nivel hasta llegar al caso de uso de una acción individual.

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De esta forma pueden modelarse los procesos hasta el nivel de detalle que se considere apropiado para el análisis que esté siendo realizado en cada momento. En los casos de uso se pueden identificar cuatro grandes categorías de actores. Veamos:

40 Fuente: Elaboración propia. Adaptación de diseño INDES- 2013”

Figura 3.2. Categoría de actores Una vez identificados los actores, estos deben ser descritos de una manera clara y concisa. Cuando hay muchos actores que interactúan en un servicio, es mejor agruparlos por categorías a fin de facilitar la navegación en el modelo de casos de uso. Los diagramas de casos de uso representan los casos de uno (a través de figuras elípticas), actores y relaciones. A las relaciones entre actores y casos de uso se las denomina relaciones de comunicación o interacción mientras que las relaciones entre casos de uso pueden ser relaciones de utilización o relaciones de extensión de casos de uso. Así, un caso de uso puede utilizar otro caso de uso para cumplir con su objetivo o extender el comportamiento de un caso de uso existente.

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Tabla 3.1. Ejemplo de descripción de un Caso de Uso dentro del proceso de Declaración de Llegada de Mercancías a Territorio Aduanero Caso de Uso

Declaración previa al despacho

Actores

Declarante: Transportista, Representante, Receptor o Consignatario. Autoridad: Aduanas, Autoridad Portuaria y otras agencias gubernamentales (Sanidad, Inmigración, Veterinaria, Agricultura,…).

Descripción

Se realizan las disposiciones necesarias para satisfacer los requerimientos de las Aduanas y otras Agencias Reguladoras para la entrada y descarga de los productos y los medios de transporte, para uso comercial en territorio aduanero.

Pre-condiciones

Las mercancías fueron exportadas en origen y van a llegar a destino para poder ser importadas en territorio aduanero.

Post-condiciones

Tras la llegada y descarga de las mercancías se podrán iniciar los trámites previos al despacho y declaraciones posteriores para presentar las mercancías en depósito temporal a otro destino aduanero (importación, tránsito o depósito aduanero).

Fuente: Elaboración propia basada en el Modelo de Datos de la OMA (WCO Data Model)

En el análisis de los procesos deben tenerse en cuenta cinco, dimensiones: La cronología, que hace referencia al momento en la que diferentes eventos tienen lugar. (Los eventos hacen referencia a puntos concretos en el desarrollo de una actividad). La geografía, que hace referencia al lugar donde se producen los diferentes eventos. Los actores que participan en los diferentes eventos y actividades. (En ocasiones pueden ser generalizados en actores abstractos, por ejemplo el actor Autoridad puede hacer referencia a la Autoridad Aduanera la Autoridad Portuaria y otras agencias reguladoras del Comercio, como por ejemplo la Autoridad Sanitaria). Las formalidades o procedimientos legales, que pueden obligar a los actores a un determinado patrón de comportamiento. Los intercambios de información, datos y documentación entre los diferentes actores involucrados.

EXP1 En itinerancia

Consolidado

Tranpsorte

Control regulatorio

En el lugar de consolidado

Agente

Transportista En el lugar de envío / expd.

Fabricante

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Declaración de las mercancías

Presentación de info. Previa a la salida

Licencia de Importación

Envío

Cronología

Confirmación orden compra

Orden de compra

Geografía

Conocimiento del producto

Actores

En cualquier lugar

Comprador Vendedor

Formalidades

Registro de Operador Económico

Intercambios de Información

SAFE goods decl.

Licencias de las agencias reguladoras

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Fuente: Elaboración propia basada en información de la OMA

Figura 3.2. Presentación de las cinco dimensiones necesarias para el análisis de los procesos de negocio (ejemplo)

III.2.1. Diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales El enfoque de los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales puede variar en función del punto de vista y de los intereses de los diferentes actores o agentes. Para poder gestionar todos estos diferentes enfoques o puntos de vista los procesos de negocio y sus modelos se pueden dividir en procesos de comercio, procesos de transporte y procesos legales. Para las agencias reguladoras el proceso puede finalizar con el despacho y levante de las mercancías, mientras que para los compradores y vendedores el proceso no

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termina hasta que las mercancías han sido entregadas y las cuentas pendientes han sido saldadas. Para los transportistas el proceso termina cuando todos los pagos y reclamaciones respecto al contrato de transporte han sido saldados. Para poder gestionar todos estos diferentes enfoques o puntos de vista los procesos de negocio y sus modelos se pueden dividir en procesos de comercio, procesos de transporte y procesos legales. Los procesos de comercio incluyen el descubrimiento de los productos por compradores potenciales, la identificación de socios de negocio, el establecimiento de un acuerdo de compra de los productos y el conjunto de actividades que tienen que ver con el cumplimiento de la orden de compra. Eventos de la cadena de suministro como la confirmación de la orden de compra, el envío y la entrega de la mercancía son relevantes en este enfoque, y los principales actores involucrados son el comprador, el vendedor y el productor. Los procesos de transporte incluyen todos aquellos vinculados al transporte físico de las mercancías en medios de transporte. Eventos como la reserva de espacio en el medio de transporte, la carga y descarga de mercancías o la entrega de mercancías son relevantes en este enfoque. A su vez, aparecen nuevos actores involucrados como transportistas y operadores de transporte. Los procesos legales incluyen aquellos que tienen que ver con el cumplimiento de todas las formalidades con las agencias reguladoras a lo largo de la cadena de suministro. Los principales eventos en este caso, son aquellos que implican los controles reglamentados por las agencias reguladoras.

Fuente: Organización Mundial de Aduanas (OMA)

Figura 3. 4. Presentación de los diferentes enfoques para el análisis de los procesos de negocio en las cadenas logísticas internacionales

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En el momento de plantear este tipo de análisis de los procesos de negocio diferenciando los diferentes enfoques, es necesario tener en cuenta que hay determinados eventos como la carga y descarga de mercancías o la entrega de las mismas que aparecen y tienen el mismo significado en los tres enfoques. El siguiente esquema resume los diferentes enfoques o puntos de vista que pueden adoptarse a la hora de analizar los procesos de negocio en las cadenas de suministro internacionales. Una vez comentadas las metodologías utilizadas más frecuentemente para la modelización y el análisis de los procesos de negocio, las diferentes dimensiones a las que debemos presentar atención en el análisis y los diferentes enfoques o puntos de vista, desde los que se pueden analizar los procesos de las cadenas logísticas internacionales, el siguiente diagrama de la Organización Mundial de Aduanas presenta el esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales atendiendo a las cinco dimensiones señaladas (cronología, geografía, actores, formalidades e intercambios de información). El diagrama recoge las principales fases que tienen lugar en el flujo de mercancías a lo largo de la cadena: Pre-exportación, Exportación, Transporte Internacional, Transito Internacional, (Pre-Importación), Importación, Auditorias Posteriores. Este esquema puede ser utilizado de guía para la representación de los procesos de negocio específicos que se desarrollan en cada una de estas fases.

Fuente: Organización Mundial de Aduanas (OMA)

Figura 3. 5. Esquema general de una cadena de suministro internacional desde la óptica de los procesos legales o de relación con las agencias reguladoras

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III.3. Fuentes de información relevantes para la modelización y análisis de procesos de Ventanilla Única Para la identificación y análisis de procesos de negocio vinculados a proyectos de Ventanilla Única, es conveniente prestar atención a un conjunto de trabajos e informes desarrollados desde diferentes instituciones con el ánimo de facilitar y simplificar el proceso. El Modelo de Datos de la OMA (WCO Data Model) incluye el análisis y modelo de los procedimientos aduaneros y los procesos incluidos en el Convenio Revisado de Kyoto para la Simplificación y Armonización de procedimientos Aduaneros, utilizando diagramas de casos de uso, diagramas de actividad y descripciones. Los flujos de información de las aduanas y de otros organismos de control o agencias reguladores han sido categorizadas, unificadas y modeladas utilizando UML. Estos modelos pueden ser utilizados a nivel nacional como modelos de referencia durante el desarrollo de sistemas automatizados. El conjunto de procesos analizados en el Modelo de Datos de la OMA parten del siguiente diagrama simplificado de procesos de negocio:

Fuente: Organización Mundial de Aduanas (OMA)

Figura 3.6. Diagrama Simplificado de Procesos de Negocio Los modelos de la OMA, facilitan a los analistas y desarrolladores el análisis de las relaciones entre la información proveniente de diferentes procesos a lo largo de la cadena logística internacional. La siguiente tabla muestra los posibles procesos de negocio a los que el Modelo de Datos de la OMA puede servir:

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Tabla 3.2. Procesos incluidos en el Modelo de Datos de la OMA Diseñados como parte del Modelo de Datos de la OMA Declaración de mercancías para importación y exportación Declaraciones de tránsito Declaraciones simplificadas para importación y exportación Declaraciones de carga para importación y exportación Informes de operaciones de transporte Respuesta de las agencias reguladoras a las declaraciones anteriores Considerados en el Modelo de Datos de la OMA Declaración anticipada de mercancías en la exportación (SAFE) Declaraciones anticipadas de la carga (SAFE) Otros procesos/mensajes con información logística y de seguridad Seguimiento del estado del contenedor Control y seguimiento del movimiento de los buques Informes de seguridad de los medios de transporte Fuera del alcance del Modelo de Datos de la OMA Versión 3

Solicitud de detalles de los requerimientos regulatorios Registro de cuota y uso Solicitud de licencias, certificados y autorizaciones Informes de uso de licencias Otros procesos/mensajes basados en el Modelo de Datos de la OMA fuera de las agencias reguladoras Mensajes para mantener las listas de códigos y los maestros de datos Solicitud de la computación de impuestos y de los detalles de los regímenes impositivos Registro de los acuerdos de comercio a largo plazo Aplicación avanzada de reglas para la clasificación de los productos, valoración y origen Fuente: Elaboración propia a partir de información de la Organización Mundial de Aduanas (OMA)

Pero el Modelo de Datos de la OMA, es más que el modelo de procesos de negocio vinculados al comercio internacional y la regulación de las agencias transfronterizas. El Modelo de Datos de la OMA, es un conjunto de componentes interrelacionados incluyendo modelos de los procesos de negocio, conjuntos de datos armonizados, modelos de información, estándares internacionales y la definición de mensajes electrónicos estándares con detalladas guías de implementación y otra documentación de soporte.

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47 Fuente: Organización Mundial de Aduanas (OMA)

Figura 3.7. Componentes del Modelo de Datos de la OMA El Foro de Cooperación Económica Asia-Pacífico identifica un conjunto de categorías de procesos de negocio a tener en cuenta en el desarrollo de un Sistema de Ventanilla Única según APEC SSCP “Single Window Implementation Guide”, y los principales factores a considerar:

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Tabla 3.3. Procesos y Factores a considerar en una Ventanilla Única Categoría

Factores a considerar

Notificaciones (Import, Export, Tránsito, Transbordos)

Notificación de la tripulación Notificación de la carga Notificación del transporte Notificaciones electrónicas frente al uso del papel Información económica específica Periodo de notificación Comunicación entre agencias Actividades de conformidad Notificaciones en cascada Metodología de evaluación de notificaciones Notificaciones portuarias Alineación con los requerimientos legislativos Capacidad de notificación multi-modal Capacidad de corrección, consulta y modificación Importaciones temporales

Discrepancias en la información Fecha y hora de recepción de mensaje Mensaje de despacho y liberación Conectividad Portuaria

Notificación de llegada y salida (electrónica frente al uso de papel) Notificación de liberación y despacho (electrónica frente al uso de papel) Memorándums de Entendimiento entre las agencias gubernamentales y las Autoridades Portuarias Compatibilidad de Sistemas

Gestión integrada del Riesgo

Identificación de las necesidades de datos de inteligencia Metodologías de evaluación de riesgos Metodología para recopilación de datos de inteligencia Metodología para el análisis de datos de inteligencia Compartimiento de información de inteligencia entre agencias y a nivel internacional Sistemas automáticos frente a procesos manuales Gestión de riesgos

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Categoría

Factores a considerar

Pago electrónico – Impuestos, tasas y obligaciones

Método de pago de impuestos, obligaciones y tasas

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Cálculo de impuestos, obligaciones y tasas Periodos de pago Pago electrónico frente a manual Penalizaciones

Permisos, Certificaciones y Licencias

Comunicación entre agencias Validación de permisos Gestión y tramitación electrónica frente a manual Exenciones

Mensajería – Seguridad

Número de identificación personal Certificados digitales Firma electrónica Tokens de autenticación Tarjetas inteligentes Certificados electrónicos Encriptación

Mensajería – Formatos, Estándares

UN/EDIFAC (United Nations/Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) XML (Extensible Markup language) FTP (File Transfer Protocol) HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure) SMS (Short Message Service) SMTP (Simple Mail Transfer Protocol)

Acceso a sistemas – Interno y Externo

Autenticación Registro de clientes Roles de clientes Certificados digitales Acceso de seguimiento y auditoría Prevención y detección de accesos no autorizados Política de seguridad de sistemas

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Categoría

Factores a considerar

Intercambio Internacional de Datos

Alineación con estándares internacionales como el modelo de datos de la OMA Mensajería electrónica Modelización de procesos de negocio Interoperabilidad internacional Track and trace

Planes de Contingencia

Fallos de sistemas Plan de recuperación en casos de desastre

Fuente: APEC, 2009

Por otra parte, es importante tener siempre en cuenta que los procesos de regulación transfronteriza están sujetos por la legislación nacional, generalmente basada en convenciones internacionales, estándares y prácticas que se establecen para armonizar y simplificar el comercio. Este marco legal y normativo debe ser siempre considerado en la modelización de procesos de Ventanilla Única y lo conforman entre otros: Las respectivas legislaciones nacionales

SAFE Framework of Standards y el concepto de Operador Económico Autorizado. Convención IMO FAL Convención TIR WCO Post Clearance Audit Guidelines Convención Revisada de Kyoto Otros

III.4. Los Principales Procesos de Negocio de un Entorno de Ventanilla Única La OMA agrupa los principales procesos de negocio de un Entorno de Ventanilla Única para la regulación y gestión transfronteriza en cinco bloques: Procesos de Registro y Autorización: Tienen que ver con el registro y autorización por parte del operador o coordinador de la Ventanilla Única de las diferentes agencias reguladoras y operadores, instalaciones y sistemas, que estarán en contacto con los servicios de Ventanilla Única.

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Procesos de Solicitud de Licencias, Certificados, Permisos y otros: El movimiento de mercancías y medios de transporte entre países está sujeto a regímenes reguladores tarifarios y no tarifarios. Así, a menudo es necesario cumplir determinadas condiciones (en términos de licencias, certificados, permisos y otros documentos) antes de que las autoridades reguladoras permitan la importación, exportación o tránsito de las mercancías. Los procesos incluyen la solicitud de las licencias, permisos, etc., las verificaciones correspondientes, el cumplimiento de las inspecciones y validaciones correspondientes, el cumplimiento de las validaciones o auditorias posteriores. Procesos de Información Anticipada: El ‘SAFE Framework of Standards’ requiere de la recopilación de información avanzada que debe ser presentada a las agencias reguladoras en los procesos de importación y exportación. Este grupo de procesos incluye las declaraciones de mercancías previas a la salida y llegada, y otro tipo de información como el plan de estiba del buque o el estado de los contenedores. Procesos de Declaración de Mercancías, Declaraciones de Carga y Descarga, Informes de las Operaciones de Transporte: Están basados principalmente en los resultados del Convenio Revisado de Kyoto para la Simplificación y Armonización de procedimientos Aduaneros, pero extendido a los requerimientos del conjunto de agencias reguladoras.

SÍNTESIS DE LA UNIDAD Existen diferentes metodologías para la modelización de procesos siendo el estándar UML uno de los más utilizados. En el análisis de los procesos deben tenerse en cuenta cinco dimensiones: la cronología, la geografía, los actores, las formalidades o requisitos legales y los intercambios de información El Modelo de Datos de la OMA incluye el análisis y modelo de los procedimientos aduaneros y los procesos incluidos en el Convenio Revisado de Kyoto para la Simplificación y Armonización de procedimientos Aduaneros, utilizando diagramas de casos de uso, diagramas de actividad y descripciones. Los procesos de negocio de un entorno de Ventanilla Única se pueden clasificar en: Procesos de registro y autorización; Procesos de solicitud de licencias, certificados, permisos y otros; Procesos de información anticipada; Procesos de declaración de mercancías, declaraciones de carga y descarga, informes de las operaciones de transporte.

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UNIDAD IV

DISEÑO DE LOS SERVICIOS DE VENTANILLAS ÚNICAS

Objetivos de aprendizaje

Revisar y analizar las diferentes tipologías de servicios de Ventanilla Única y alcance de los mismos para contar con una base sólida de cara a la definición y diseño en nuevos proyectos, esto a partir de la presentación y clasificación de servicios potenciales incluidos en documentos como la taxonomía de servicios del Compendio de Ventanillas Únicas publicado por la OMA. Revisar algunos aspectos básicos a considerar en el diseño de servicios de Ventanilla Única, para que sirvan de referencia en futuros proyectos, a partir de la presentación y explicación de los mismos.

IV.1. Alcances de la Ventanilla Única La VU no es un simple portal o una red de transmisión de datos que conecta a los operadores con las agencias de gobierLa VU debe ofrecer también servicios de valor añadido que faciliten el despacho y levante de mercancías, medios de transporte y personas. Para completar una transacción comercial internacional, tanto los operadores económicos como el gobierno, necesitan acceder a un conjunto de servicios regulatorios, de comercio y de transporte. El diseño de VU bajo una arquitectura orientada a servicios, permite concentrarse más en los servicios a proporcionar, que en la infraestructura técnica. Bajo este contexto, un servicio describe el trabajo requerido para cubrir una necesidad, mientras que los procesos de negocio proporcionan los pasos necesarios para proporcionar ese servicio. Ejemplos de servicios regulatorios pueden ser tratamiento de declaraciones de transporte, declaraciones anticipadas para la entrada o salida de mercancías, de-

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claraciones de depósito temporal, declaraciones de exportación, importación y tránsito, certificación de origen de productos, inspección de productos, emisión de licencias y vistos buenos, cálculos de tasas, gestión coordinada del riesgo, controles operativos e inspecciones compartidas, orquestación de procesos entre agencias, flujos de trabajo compartidos, etc. La introducción de estos servicios permite proporcionar al operador económico una visión integrada de su transacción comercial.

IV.2. Clasificación de los Servicios ofrecidos por las Ventanillas Únicas Los servicios ofrecidos por la VU pueden clasificarse en:

Fuente. Elaboración propia. Adaptación de diseño INDES- 2013

Figura 4.1. Servicios ofrecidos por la VU Los servicios de integración aplican tanto a los datos estructurados, que puedan ser procesados y almacenados automáticamente en bases de datos, como a los no estructurados que puedan consultarse en línea (por ejemplo imágenes, vídeo, copias escaneadas de documentos en papel o documentos en pdf). En los servicios de integración, es cada vez más habitual el uso de los estándares de servicios web (en inglés Web Services) que permiten la ejecución de consultas e interacciones desatendidas y automáticas entre diferentes sistemas de información, dando lugar a una verdadera orquestación de servicios. Servicios de transformación, ofreciendo nuevas formas de operar por parte de las administraciones aduaneras y agencias reguladoras y controladoras de las fronteras, introduciéndose mecanismos de análisis y gestión de riesgos, post-auditorías al levante de mercancías, controles sin papeles, programas de operador seguro y soporte a cliente.

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IV.3. El alcance de los Servicios de Ventanillas Únicas El siguiente cuadro representa una taxonomía de servicios extraída de Compendio de Ventanillas Únicas publicado por la OMA y el papel de distintos sistemas en cada uno de esos servicios (suministrador, interviniente, consultado e informado). Tal y como se apunta en esta publicación, una tipología o jerarquía de servicios como la mostrada es una herramienta muy útil para identificar los servicios que ya se suministran en la región mediante sistema existentes, las dependencias e interrelaciones entre ellos así como la elaboración de un camino crítico en la creación de un entorno regional de VU. La distinción de sistemas que proveen el servicio, sistemas que intervienen en el servicio, sistemas que son consultados y sistemas que son informados permiten crear una red de sistemas que colaboran entre sí para conseguir sus objetivos de una forma más eficiente.

Una clasificación de servicios como la presentada anteriormente, permite organizar los servicios en categorías y jerarquías que no se solapan entre sí, así como identificar las carencias de servicios que deben ser abordadas. Esta organización, es mucho más valiosa y reveladora cuando los distintos servicios se descomponen en servicios más elementales y se establecen las relaciones entre ellos. Por ejemplo, el servicio para procesar las declaraciones de exportación e importación depende de un servicio que efectúa inspecciones de la mercancía. Para las inspecciones de mercancías, se necesitan los servicios de cita previa para la planificación por parte de los inspectores. Tradicionalmente los distintos servicios públicos requeridos para el control y el soporte al comercio internacional, han sido ofrecidos de forma desagregada por distintos departamentos, agencias y ministerios con escasa relación entre ellos. El núcleo de la Ventanilla Única, se encuentra en orquestar todos estos servicios para dar un resultado integrado al usuario. La taxonomía de servicios ayuda a delimitar el alcance de la Ventanilla Única, estudiar las relaciones y crear las orquestaciones de servicios que pueden ser requeridas.

Sistemas B2B

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SCL

CCS / PCS

VUP

TIM

SGRCF

SGA

Sistemas colaborativos en operación >>

VUCE

<< Servicios

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Búsqueda de socios comerciales Búsqueda de productos Servicios Comerciales

Servicios comerciales y de transporte competitivos

Catálogo de productos y servicios Cotización Programación y planificación Orden y compra Facturación Expedición Envío Pagos y cobros Reserva o booking Contratación del transporte Recogida de carga Facturación del transporte Seguimiento de la carga Transporte previo y posterior Seguimiento de buques

Servicio de Transporte

Control parcial de puertos/aeropuertos

Escala en puerto Servicios náuticos Tasas Portuarias Remolque y practicaje Inspección de buques Operaciones portuarias (atraque/desatraque) Servicios de estiba Operaciones de carga / descarga Operaciones de transbordo Fumigación Cuenteo e inventario Entrega de carga Manipulación y almacenaje Facturación servicios portuarios Declaraciones sobre el transporte Declaraciones anticipadas de la mercancía Declaraciones de mercancía para exportación

Fumigación Cuenteo e inventario

Entrega cargaherramientas de facilitación del comercio. 11ª Ed. Las ventanillas únicas elect.decomo

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Manipulación y almacenaje Facturación servicios portuarios Declaraciones sobre el transporte Declaraciones anticipadas de la mercancía

Servicios Regulatorios

Control del Gobierno

Declaraciones de mercancía para exportación Declaraciones de mercancía para importación Declaraciones de tránsito de mercancías Autorización de levante de mercancías Declaraciones de carga/salida Declaraciones de entrada/descarga/depósito Certificación regulatoria Inspección regulatoria fitosanitaria/veterinaria/sanitaria Licencias regulatorias Inspecciones de seguridad Mensajería electrónica Servicios Técnicos

Competitivo

Comunicación entre aplicaciones Procesos de negocio Alojamiento Web Gestión de identidad e identificación Servicios de autoridad de certificación Servicios de seguridad de información

Fuente: Elaboración propia, basado en información de la OMA

Figura 4.2. Taxonomía de servicios en el comercio exterior y el transporte internacional

VUCE Ventanilla única de comercio exterior SGA Sistema de Gestión de Aduana SGRCF Sistemas de Gestión de regulaciones y control en frontera TIM Tránsito Internacional de Mercancías VUP Ventanilla Única Portuaria CCS Sistema comunitario de carga PCS Sistema comunitario portuario SCL Sistema de colaboración logística B2B Sistema de transacciones comerciales entre empresas Sistema proveedor del servicio Sistema interviniente en el servicio Sistema consultado en el servicio Sistema informado en el servicio

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IV.4. Aspectos a tener en cuenta en el diseño de Servicios de Ventanillas Únicas Un aspecto fundamental del diseño de la solución de Ventanilla Única más adecuada es definir la situación deseada (en inglés, to be statement) o visión según la perspectiva de la experiencia percibida por parte del operador económico o del transportista. Esta visión, servirá de hilo conductor para todos los participantes en las actividades de diseño de la VU. Para el diseño de Servicios de Ventanilla Única es necesario entender cuáles son las interacciones de los diferentes usuarios y agentes involucrados con las agencias reguladoras implicadas Para el diseño de servicios de VU, es importante que el conjunto de agentes involucrados (públicos y privados) sean conscientes del ‘valor’ que tiene para los diferentes operadores económicos, la gestión, tramitación y desarrollo eficiente del conjunto de servicios regulatorios, de comercio y transporte vinculados a las transacciones internacionales. Cuando el conjunto de estos servicios se desarrolla de forma eficiente, se mejora la predictibilidad y fiabilidad de los tiempos de entrega y se reducen los costes logísticos. Para conseguir este objetivo el diseño de los servicios de Ventanillas Únicas debe realizarse de forma conjunta (con la participación de los actores involucrados) y teniendo en cuenta toda una serie de consideraciones que se señalan a continuación.

IV.4.1. Diseño de las Interacciones entre los Operadores y las Agencias Reguladoras Para el diseño de Servicios de Ventanilla Única es necesario entender cuáles son las interacciones de los diferentes usuarios y agentes involucrados con las agencias reguladoras implicadas, y cómo y cuándo tienen lugar dichas interacciones. Para ello se deben definir todos los procesos de negocio del servicio e identificar cuáles deben ser realizados de forma electrónica y cuáles no y en que secuencia deben realizarse. Deben estudiarse también planes de contingencia para los casos en los que las comunicaciones o los sistemas informáticos no se encuentren disponibles. Este último aspecto es particularmente más relevante cuanto más crítico sea el servicio que se está ofreciendo. En general se pueden distinguir dos tipos de interacciones: las físicas y las virtuales. La presentación de información y documentación online, de forma electrónica, es parte de las interacciones virtuales, mientras que las interacciones cara-a-cara del operador con las agencias son parte de la interacción física.

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Los beneficios de un Entorno de Ventanilla Única no pueden ser alcanzados completamente hasta que los controles de las diferentes agencias involucradas no se realizan de una forma coordinada…

Cuando hay diferentes agencias involucradas debe realizarse un esfuerzo importante de colaboración para el desarrollo de servicios y procedimientos estándares y comunes. Las diferentes agencias reguladores tienen objetivos y prioridades distintas, percepciones distintas del riesgo y definen los controles de forma diferente. Los beneficios de un Entorno de Ventanilla Única no pueden ser alcanzados completamente hasta que los controles de las diferentes agencias involucradas no se realizan de una forma coordinada, lo que requiere de una co-determinación de las prioridades. Para esta determinación conjunta de las prioridades hay dos alternativas: El establecimiento de un sistema de análisis y evaluación de riesgos integrados con reglas armonizadas elaboradas por las diferentes agencias, o la evaluación separada de riesgos para cada una de las agencias y la posterior coordinación en la elección e implementación de los métodos de control. La guía de la Convención Revisada de Kyoto proporciona información detallada de los diferentes tipos de controles aduaneros. Lo controles documentales y físicos, métodos no-intrusivos y métodos de toma de muestras, son actividades que pueden ser estandarizadas facilitando su coordinación entre las diferentes agencias.

El tiempo será siempre una de las variables más importantes y debe ser considerado como ‘dinero’. Cualquier tipo de ineficiencia que se traduzca en retrasos en el flujo de las mercancías, tiene un impacto directo en los costes logísticos y de transporte. El punto de partida para el diseño de las diferentes interacciones asociadas a un servicio de Ventanilla Única, es la modelización de los procesos de negocios. Estos modelos establecen las bases para el diseño de las especificaciones funcionales. El análisis de la complejidad de las tareas y las capacidades de los usuarios también pueden ayudar a la determinación de otras especificaciones no funcionales. Un aspecto fundamental en el diseño de las diferentes interacciones que tienen lugar durante el servicio, es reducir al mínimo su complejidad mediante la definición de escenarios y el establecimiento de rutinas. La formación será también un aspecto clave para mejorar la capacidad de los usuarios, tanto en sus interacciones virtuales como físicas.

IV.4.2. Colaboración y producción conjunta mediante procesos de información incremental Otro de los aspectos que debe tenerse en cuenta en el diseño de los servicios de Ventanilla Única, es entender como los diferentes agentes involucrados en la cadena de suministro, pueden aportar ‘valor’ al resto aportando la información de su responsabilidad en el momento adecuado de acuerdo a la lógica del proceso de negocio y mejorando así, la eficiencia global de la cadena.

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Los procesos de la cadena de suministro requieren el intercambio de información entre los actores involucrados, mediante el uso de plataformas de colaboración business-to-business las cuales, ayudan la generación y gestión de la información requerida por cada uno de los agentes, de forma colaborativa. En el transcurso de las cadenas de suministro internacionales, esto es especialmente relevante en el proceso de los despachos y controles de las agencias reguladoras. La filosofía de Ventanilla Única, de evitar la duplicidad de la información y la presentación repetida en diferentes instancias, debe tomar forma con la definición de procesos y servicios claros en los que cada una de las partes involucradas, aporta al sistema la información de la que es responsable, en múltiples transmisiones de forma incremental, siguiendo la lógica y los tiempos del proceso de negocio. El siguiente diagrama, representa el orden lógico de generación de información en la cadena de suministro:

Fuente: Organización Mundial de Aduanas

Figura 4.3. Orden lógico de generación de información en la cadena de suministro Debe tomarse en cuenta que la preparación de las declaraciones de despacho de las mercancías, supone una de las mayores dedicaciones de tiempo, esfuerzo y coste a los operadores, por lo que la colaboración entre agentes en la generación y gestión de esta información, puede reportar importantes beneficios. En la definición de los servicios de Ventanilla Única, las agencias reguladoras, pueden proporcionar herramientas interactivas a los usuarios que les ayuden en este proceso. Cada participante de la cadena de suministro, debe asegurar (en la parte que le corresponda) que la información intercambiada es correcta, precisa y se realiza en tiempo. Cualquier intercambio de información con estos atributos, permite asegurar la calidad y la fiabilidad de la información y se convierte en ahorros de tiempo y dinero para todas las partes involucradas en la continuación de la cadena de suministro, hasta el destino final.

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En ocasiones estos intercambios de información, pueden formalizarse bajo el establecimiento de Acuerdos de Servicio entre las partes involucradas que recojan los mismos y establezcan responsabilidades en caso de incumplimiento. Incluso las propias agencias reguladoras, han establecido programas formales que certifican a los operadores que cumplen con las condiciones establecidas como ‘operadores económicos autorizados’.

IV.4.3. La importancia de la visibilidad y la transparencia en el diseño de servicios de Ventanilla Única En el diseño de los servicios de Ventanilla Única, es importante la transparencia de la información (respetando siempre la confidencialidad y seguridad de la misma, aspecto que se tratará en el Módulo 4 del curso) proporcionando en el momento adecuado la información requerida por las diferentes partes involucradas. Esta transparencia se puede conseguir mediante la aplicación de diferentes conceptos de diseño como:

La publicación y el acceso de forma clara y sencilla a la información regulatoria (requerimientos tarifarios y no tarifarios). La presentación y publicación de la información debe realizarse de forma que pueda ser utilizada de forma sencilla por sistemas automáticos, y sin ambigüedades. La facilitación de la interacción al usuario (por ejemplo como herramientas interactivas tipo ’wizard’ que guían al usuario) Un software ‘wizard’ es una interfaz de usuario que se presenta con una secuencia de cuadros de diálogo que guía al usuario a través de una serie de pasos bien definidos. Las tareas que son complejas y que no se realizan de forma frecuente o no son familiares para el usuario pueden ser realizadas de forma más sencilla utilizando este tipo de interfaz de usuario. El acceso al usuario de las decisiones de las agencias reguladoras y registro de las mismas.

IV.4.4. Capacidad de auditoría y análisis de las diferentes interacciones y eventos del servicio La capacidad de auditoría y análisis, es otro aspecto que debe tenerse en cuenta en el diseño de los servicios de Ventanilla Única y puede venir marcado por aspectos legales y por los protocolos de auditoría establecidos y acordados entre las agencias y otros agentes involucrados. En el diseño de los servicios de Ventanilla Única, es necesario conocer de antemano, cuáles son estos requerimientos de auditoría y control para poder diseñar los servicios y los sistemas de apoyo de manera que faciliten estos procesos de auditoría,

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posterior de las transacciones, eventos, documentos, etc. En un Entorno de Ventanilla Única, en el que se automatizan los procesos y se evita el uso de documentos en papel, la capacidad de auditoría y control, no tiene por qué reducirse por esta falta de papel sino, bien al contrario, se puede mejorar la facilidad y agilidad para los procesos de auditoría y control.

La interoperabilidad permite la comunicación entre diferentes aplicaciones informáticas que se ejecutan, corriendo en diferentes plataformas tecnológicas mediante el uso de diferentes protocolos de comunicación…

IV.4.5. La interoperabilidad en el Diseño de Servicios de Ventanilla Única El concepto de Ventanilla Única, se basa en el intercambio eficiente de datos e información por un lado entre los operadores y las agencias gubernamentales (business-to-government), y por otro lado, entre las propias agencias reguladoras (government-to-government). Para esto, es necesario que los diferentes sistemas de las agencias reguladoras y los sistemas de los operadores y el resto de agentes involucrados, sean interoperables entre sí. La interoperabilidad permite la comunicación entre diferentes aplicaciones informáticas que se ejecutan, corriendo en diferentes plataformas tecnológicas, mediante el uso de diferentes protocolos de comunicación. Cuando más interoperables son los sistemas entre sí, su integración para intercambiar información, requiere de menores esfuerzos y menores costes. Dado que los sistemas de información de las diferentes agencias reguladoras se han desarrollado de forma separada y en momentos distintos, en ocasiones la interoperabilidad entre estos sistemas puede ser más compleja. Por lo general, cuanto más antiguo es un sistema más problemas presenta para su interoperabilidad. En la actualidad la mayoría de sistemas se desarrollan con visión y arquitecturas abiertas, que facilitan la interoperabilidad, reusabilidad y escalabilidad de los mismos. Con el objeto de alcanzar esta interoperabilidad, el diseño de los sistemas de información siguiendo el paradigma de la arquitectura orientada a servicios (en inglés, Service Oriented Architecture o SOA) parece ser la más apropiada para poderse focalizar más en los servicios y el nivel de servicio ofrecido que en la infraestructura técnica (servidores, almacenamiento, sistemas operativos, lenguajes de programación, servicios técnicos, etc.).

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Taxonomía de Servicios

Diseño interactivo y colaborativo de servicios

Arquitectura Orientada a Servicios

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Gestión del Nivel de Servicio

Fuente: Organización Mundial de Aduanas

Figura 4.4. Diseño de los servicios de Ventanilla Única Esta visión orientada a servicios de la Ventanilla Única, permite obtener una enfoque colaborativo entre organismos públicos que puede ayudar a neutralizar el efecto negativo que se percibe en numerosas ocasiones de pérdida de entidad por parte los organismos intervinientes en la Ventanilla Única a favor del operador de la misma.

Asimismo, el paradigma de servicios permite pasar más fácilmente de la etapa de concepción de la Ventanilla Única, hacia la etapa de implementación, utilizando las disciplinas de establecimiento de una taxonomía de servicios, el diseño interactivo y colaborativo de servicios, la arquitectura orientada a servicios (SOA) y la gestión del nivel de servicio ofrecido. En la mayoría de ocasiones el mayor esfuerzo desde el punto de vista de la interoperabilidad es la interoperabilidad semántica. Aunque las diferentes agencias reguladoras manejan el mismo tipo de información sobre productos, localizaciones, medios de transporte etc., diferencias semánticas hacen que la información de una agencia no pueda ser utilizada de forma directa por otra agencia. La eliminación o reducción de estas diferencias semánticas es un aspecto clave en el diseño de servicios de Ventanilla Única. La guía de la OMA para la armonización de datos en Entornos de Ventanilla Únicas, puede servir de ayuda para conseguir el desarrollo de juegos de datos interoperables utilizados por las partes involucradas.

En la mayoría de ocasiones el mayor esfuerzo desde el punto de vista de la interoperabilidad es la interoperabilidad semántica….

(El Módulo 4 del curso está centrado en el concepto de interoperabilidad, y en él se profundiza en todos estos conceptos).

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IV.4.6. Asegurar que se cumplen las expectativas de los usuarios En el proceso de diseño de servicios de Ventanilla Única, deben buscarse fórmulas para garantizar que los servicios diseñados se ajustan a las necesidades y expectativas de los usuarios. Algunas de las metodologías utilizadas para conseguir este objetivo son: La documentación de casos de uso. Cada vez son más utilizados para recoger y comunicar de forma detallada los requerimientos funcionales y no-funcionales. La documentación de casos de uso suele acompañarse de diagramas sencillos explicando los flujos de información y de decisión. La documentación de casos concretos de usuarios o historias de usuarios. Se trata de la descripción de forma breve en unos párrafos de los objetivos concretos de un usuario en un caso concreto. El desarrollo de anteproyectos blueprint del servicio. Un anteproyecto es la representación o modelo del servicio como un proceso de negocio en el que se define una serie o secuencia de interacciones virtuales y físicas. Para cada una de las interacciones se puede incluir información del tiempo de ejecución, tiempos de espera, riesgos o puntos de fallo, etc. Pueden utilizarse diagramas de flujos de procesos para su representación.

Fuente: Organización Mundial de Aduanas

Figura 4.5. Ejemplo de anteproyecto de servicios

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Los servicios ofrecidos por las Ventanillas Únicas se pueden clasificar en servicios de información, servicios transaccionales y servicios de integración. La taxonomía de servicios del Compendio de Ventanillas Únicas publicado por la OMA es una herramienta muy útil para identificar los servicios que ya se suministran en la región mediante sistemas existentes, y las dependencias e interrelaciones entre ellos. En el diseño de los servicios de los servicios de Ventanilla Única se deben tener en cuenta aspectos como: El diseño de las interacciones entre los operadores y las agencias reguladoras; la colaboración y producción conjunta mediante procesos de información incremental; la visibilidad y transparencia; la capacidad de auditoría y análisis; la interoperabilidad; el cumplimiento de las expectativas de los usuarios.

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Bibliografía La bibliografía y documentación de apoyo consultada para la elaboración de este Módulo es la siguiente: APEC (2009) Single Window Implementation Guide. Recuperado de: http://www. unece.org/ Banco Interamericano de Desarrollo (2010) Electronic Single Window. Coordinated Border Management – Best Practices Studies. Recuperado de: http://www.iadb.org Banco Interamericano de Desarrollo (BID). (2011). Estudio de Facilitación del Comercio en el proyecto Corredor del Pacífico y Países Mesoamericanos. Informe Técnico Componente III Ventanillas Únicas. CAPTAC-DR. (2011). Revisión y compatibilización de procesos. Autoridad Portuaria de Valencia. Seminario y experiencias de ventanilla única electrónica. Antigua, Guatemala. Hammer, M. y Champy, J. (1994). Reingeniería. Grupo Editorial Norma. Muller P.A. (1997). Modelado de objetos con UML. Ediciones Gestión 2000. World Customs Organization (2011). WCO Compendium. How to Build a Single Window Environment, Capítulo 1. Recuperado de: http://www.wcoomd.org World Customs Organization. (2011) WCO Compedium. The Professional Practice Guide, Capítulo 2. Recuperado de: htp://www.wcoomd.org World Customs Organization. (2007) SAFE Framework of Standards. Recuperado de: http://www.wcoomd.org