O Documento Inicial do Projeto (Project Charter)
Objetivo Geral
Conhecer os principais aspetos do inĂcio de um projeto
Objetivos EspecĂficos
Compreender o que ĂŠ o Documento Inicial do Projeto; Identificar os componentes do Documento Inicial do Projeto.
1. O DOCUMENTO INICIAL DO PROJETO (o project charter)
O projeto inicia-se após a obtenção formal da sua aprovação através de um documento assinado habitualmente pelo promotor /sponsor do projeto. A partir desse momento, é oficial que determinado projeto existe e tem um gestor autorizado a utilizar determinados recursos da organização.
Depois de assinado, o Documento Inicial do Projeto deve ser partilhado com todos os principais intervenientes.
O Documento Inicial do Projeto ou project charter é pois o documento que define, de forma mais clara, os objetivos do projeto e permite passar à fase seguinte de planeamento, após a recolha e síntese de muita informação relacionada com a definição dos requisitos iniciais de custo e de recursos para o projeto.
O conteúdo deste documento deverá responder às seguintes questões: O que tem de ser feito para que o objetivo do projeto seja atendido?
Como fazer?
Quando deve ser feito?
Quem vai fazer?
Quanto irá custar?
Para responder a estas questões, o project charter, aborda em regra, os seguintes aspetos:
Objetivos SMART do projeto;
Os requisitos que satisfazem as necessidades do cliente (interno ou externo);
O propósito ou justificação do projeto;
Stakeholders do projeto (expectativas, papÊis e responsabilidades); Identificação do Gestor do Projeto;
Marcos do projeto ilustrados por cronograma; Pressupostos (internos e externos);
Aspetos organizacionais que podem limitar a ação das equipas de projeto;
Orçamento preliminar;
Avaliação de riscos.
Com este documento, o Gestor do Projeto poderá avaliar as necessidades e o tipo de recursos, por muito triviais que sejam, de que necessitará para completar o projeto.
Esses recursos podem variar de projeto para projeto, mas têm sempre algumas características comuns. Qualquer projeto precisa de pessoas, materiais, equipamentos, meios para comunicar, eventualmente subcontratações, etc.
Com base no project charter, será possível verificar que tipo de competências serão necessárias e este facto determinará a escolha das pessoas de dentro e/ou fora da organização a quem serão atribuídas determinadas tarefas e responsabilidades. No caso dos recursos vindos da organização, há que ter em conta os procedimentos necessários para alocar essas pessoas ao projeto.
Um resumo que contenha a descrição das responsabilidades e recursos, deve fazer parte do project charter.
Após esta identificação de recursos necessários, é possível então, elaborar um orçamento inicial do projeto que permitirá alocar os custos aos diferentes centros de custo.
É frequente ser a Área Financeira da empresa a fazer os cálculos necessários para a determinação de um orçamento, mas quando tal não acontece, cabe ao Gestor de Projeto assumir essa tarefa.
Para tal, ele deve recorrer a várias fontes de informação (projetos anteriores, conhecimento de especialistas, etc. De modo a conseguir um orçamento ajustado e credível.
O orçamento relativo aos custos do projeto deve ser dividido em três grandes áreas: Custo com Recursos Humanos
Custo com Recursos do Projeto
• engloba os custos do trabalho de todos os que estão envolvidos no projeto.
• Diz respeito aos custos específicos necessários ao projeto, como por exemplo, despesas com viagens, comunicações, subcontratação de recursos humanos complementares, compras de material informático, etc.
Custo Administrativo • Engloba custos que não são específicos do projeto, mas têm de ser calculados como, por exemplo, o espaço físico necessário, o suporte administrativo e outras despesas gerais.
1.1. Estrutura de um Documento Inicial do Projeto (Project Charter)
Sendo o Project Charter um documento guia para o desenvolvimento futuro do projeto, que contém a razão e os objetivos do projeto e constitui a base para os processos de detalhe que se seguem no âmbito do processo de planeamento, é importante que ele seja apresentado e explicado a todos os intervenientes.
Este documento funciona como um contrato entre quem gere e quem tem a autoridade sobre o projeto (Project Sponsor), prevenindose desta forma, equívocos a posteriori.
Podendo ter algumas variaçþes, a sua estrutura deverå ser como se segue:
Introdução
Enquadra o documento, permitindo aos vários leitores, que podem não possuir conhecimentos sobre os métodos de Gestão de Projetos, perceber o contexto e o propósito do documento.
Necessidades e Ambiente de Negócio
Explica os motivos que levaram à criação do projeto, descrevendo o problema ou a oportunidade bem como a análise dos vários fatores (mercado, estratégia organizacional, etc) que foram considerados durante o processo de tomada de decisão.
Objetivo
Enumeram-se e descrevem-se os objetivos e resultados que se pretendem atingir no final do projeto.
Enquadramento da Solução Proposta
Propõe e descreve a solução a implementar, ou seja, de que forma os objetivos serão alcançados, incluindo os aspetos mais importantes do âmbito do projeto.
Pressupostos / Limitações / Constrangimentos
Lista das maiores limitações e constrangimentos que o projeto tem de respeitar.
Por ex., limites de tempo, de recursos humanos, de custos.
Riscos
Enumera os principais riscos do projeto, numa anรกlise geral que serรก posteriormente detalhada.
Estimativa de Recursos e Orçamento Apresentação do orçamento do projeto, ou caso não tenha sido possível estimar esses custos, apresentam-se os recursos necessários.
Equipa de Projeto
Em forma de tabela, apresenta-se a equipa com a seguinte informação:
Nome
Organização
Função e Responsabilid ades
Caso a equipa não tenha sido ainda nomeada, a tabela deverá ser preenchida com a lista de competências necessárias aos elementos da equipa que venham a ser nomeados.
Principais Partes Interessadas Em forma de tabela inclui-se a seguinte informação:
Nome; Organização;
Função e Responsabilidades;
Nível de Autoridade e Influência.
A apresentação de um Project Charter deve assemelhar-se a um Business Case (caso tenha sido elaborado, poderå servir de base ao Project Charter).
1.2. Diagrama de fluxo de dados para o desenvolvimento do Documento Inicial do Projeto), segundo o PMBOKÂŽ
Síntese Neste módulo abordámos o Documento Inicial do Projeto e seus componentes.