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GESTIÓN DE ARCHIVOS
Datos del autor
Patricia Blanco Rivas es Diplomada en Gestión y Administración Pública por la Universidad de Vigo. Desde el año 2005 se ha dedicado a la docencia, impartiendo acciones formativas relacionadas con la gestión, la educación y la prevención de riesgos laborales en las principales empresas de formación de la Comunidad Autónoma de Galicia. En año 2007 realiza el CAP por la Universidad de Vigo, formación que cumplimenta en el año 2010 con la acción formativa “Formador de formadores” en dónde accede a conocimientos relacionados con la elaboración de contenidos didácticos y la formación e- learning. En la actualidad, combina su profesión de docente presencial con el e-learning, tutorizando acciones formativas ligadas a la educación, en especial, con la inquietud de formar a nuevos docentes. Además, sigue con la elaboración de contenidos didácticos adaptados a diferentes niveles formativos.
Ficha Gestión de archivos 2ª Edición revisada Certia Editorial, Pontevedra, 2020 Autor: Patricia Blanco Rivas Formato: 170 x 240 mm
• 128 páginas.
Gestión de archivos No está permitida la reproducción total o parcial de este libro, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin el permiso previo y por escrito de los titulares del Copyright. Derechos reservados 2020, respecto a la primera y segunda edición en español, por Certia Editorial. ISBN: 978-84-17328-69-6 Editor: Cenepo Consult, SLU Depósito legal: PO 465-2020 Impreso en España - Printed in Spain Certia Editorial ha incorporado en la elaboración de este material didáctico citas y referencias de obras divulgadas y ha cumplido todos los requisitos establecidos por la Ley de Propiedad Intelectual. Por los posibles errores y omisiones, se excusa previamente y está dispuesta a introducir las correcciones pertinentes en próximas ediciones y reimpresiones. Fuente fotografia portada: Freepick, autoriza a copiar, distribuir, comunicar publicamente la obra y adaptar el trabajo.
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MF0977_2: Lengua extranjera profesional para la gestión administrativa en la relación con el cliente
MF0233_2: Ofimática
MP0079: Módulo de prácticas profesionales no laborales
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Duración horas totales certificado de profesionalidad
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MF0978_2: Gestión de Archivos
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MF0973_1: Grabación de datos
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MF0976_2: Operaciones administrativas comerciales
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H.CP
MF0975_2: Técnicas de recepción y comunicación
Módulos certificado
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UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial
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UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información
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UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos
Duración horas módulos formativos
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UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico
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Horas
UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial
UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial
Unidades formativas
Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGG0208) ACTIVIDADES ADMINISTRATIVAS EN LA RELACIÓN CON EL CLIENTE (RD 1210/2009, de 17 de julio, modificado por el RD 645/2011, de 9 de mayo)
Área profesional: Gestión de la información y comunicación
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
MF0973_1: Grabación de datos
MF0978_2: Gestión de archivos
MF0233_2: Ofimática
MP0111: Módulo de prácticas profesionales no laborales
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Duración horas totales certificado de profesionalidad
80
MF0981_2: Registros Contables
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MF0980_2: Gestión auxiliar de personal
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MF0979_2: Gestión operativa de tesorería
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H.CP
MF0976_2:Operaciones administrativas comerciales
Módulos certificado
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H. Q
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UF0516: Aplicaciones informáticas de contabilidad
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UF0323: Aplicaciones Informáticas para Presentaciones: Gráficas de Información
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UF0322: Aplicaciones Informáticas de Bases de Datos Relacionales
Duración horas módulos formativos
50
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UF0320: Aplicaciones Informáticas de Tratamiento de Textos UF0321: Aplicaciones Informáticas de Hojas de Cálculo
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UF0319: Sistema Operativo, Búsqueda de la Información: Internet/Intranet y Correo Electrónico
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UF0515: Plan General de Contabilidad
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UF0351: Aplicaciones Informáticas de Gestión Comercial
40
Horas
UF0350: Gestión Administrativa del Proceso Comercial
UF0349: Atención al Cliente en el Proceso Comercial
Unidades formativas
Correspondencia con el Catálogo Modular de Formación Profesional
FICHA DE CERTIFICADO DE PROFESIONALIDAD (ADGD0308) ACTIVIDADES DE GESTION ADMINISTRATIVA (RD 645/2011, de 9 de mayo)
Área profesional: Administración y Auditoría
Familia profesional: ADMINISTRACIÓN Y GESTIÓN
Índice
INTRODUCCIÓN.................................................................................. 13
UNIDAD DIDÁCTICA 1
1. Gestión de archivos públicos y privados.............................................. 15 1.1. Aplicación de técnicas de archivo documental ........................................ 17 1.1.1. Sistemas de clasificación y ordenación........................................ 17 1.1.2. Finalidad y objetivos ...................................................................... 20 1.1.3. Índices de archivo: actualización ................................................. 21 1.1.4. Aplicación de manuales de ayuda ................................................ 23 1.1.5. Mejoras ante detección de problemas de organización ........... 23 1.2. Procedimiento de registro y posterior archivo......................................... 24 1.2.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores ................................................................. 24 1.2.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital........................................................................ 27 1.3. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación,
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actualización, conservación y custodia de la información archivada.... 28 1.4. Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo..... 29 1.4.1. Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar ............................................................................................... 30 1.4.2. Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras ........................................................ 30 1.5. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos ................................................................... 31 1.5.1. Niveles de protección: determinación ........................................ 32 1.5.2. Disposición de contraseñas y atributos de acceso .................... 34 1.5.3. Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento ................................................................................35 1.6. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información .................................................................................................. 36 1.6.1. Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación................................................................................ 36 1.6.2. Copias de seguridad ....................................................................... 36 Resumen ........................................................................................................ 39 Actividades .................................................................................................... 41
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UNIDAD DIDÁCTICA 2
2. Optimización básica de un sistema de archivo electrónico .............. 45 2.1. Equipos informáticos: puesta en marcha, mantenimiento operativo y revisión periódica que eviten anomalías de funcionamiento ................ 47 2.1.1. Elementos de hardware: unidad central de proceso y almacenamiento, equipos periféricos, componentes físicos de redes locales, supervisión de conexiones ................................... 47 2.1.2. Elementos de software: instalación y desinstalación, programas, aplicaciones actualizadas y asistentes .......................................... 52 2.1.3. Equipos de reproducción.............................................................. 53 2.2. Optimización de sistemas operativos monousuario, multiusuario y en red ................................................................................................................... 55 2.2.1. Funciones y comandos básicos..................................................... 55 2.2.2. Herramientas básicas del sistema operativo .............................. 56 2.3. Sistemas operativos en redes locales: configuraciónbásica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos ...................... 57 2.4. Aplicación de medidas de seguridad y confidencialidad del sistema operativo: programas de protección (antivirus, firewall, antispam, otros) .............................................................................................................. 59 2.5. Medidas conservación e integridad de la información contenida en los archivos y salvaguarda de los derechos de autor...................................... 61 2.6. Normas vigentes en materia de protección de datos y confidencialidad electrónica ..................................................................................................... 67 Resumen ........................................................................................................ 69 Actividades .................................................................................................... 71
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UNIDAD DIDÁCTICA 3
3. Gestión básica de información en sistemas gestores de bases de datos .................................................................................................. 75 3.1. Bases de datos ............................................................................................ 77 3.1.1. Tipos y características................................................................... 77 3.1.2. Estructura....................................................................................... 78 3.1.3. Funciones....................................................................................... 79 3.1.4. Asistentes ...................................................................................... 80 3.1.5. Organización.................................................................................. 80 3.2. Mantenimiento de información en aplicaciones de bases de datos: introducción, ordenación, asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos ............................................... 81 3.3. Búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos ........... 83 3.3.1. Filtros.............................................................................................. 83 3.3.2. Consultas........................................................................................ 83 3.3.3. Asistentes para consultas y otras prestaciones......................... 84 3.4. Presentación de información en aplicaciones de bases de datos ........ 87 3.4.1. Informes ........................................................................................ 87 3.4.2. Asistentes para informes ............................................................ 88 3.5. Interrelaciones con otras aplicaciones .................................................... 88 3.6. Aplicación de normas vigentes de seguridad y confidencialidad en el
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manejo de datos ........................................................................................ 90 Resumen....................................................................................................... 93 Actividades .................................................................................................. 95
RESUMEN FINAL .............................................................................. 99 AUTOEVALUACIÓN FINAL ............................................................. 101 SOLUCIONES...................................................................................... 111 BIBLIOGRAFÍA................................................................................... 123
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Introducción
La gestión de archivos es importante para la recuperación de la información y en ella tiene especial relevancia el estudio de los archivos de carácter publico y privado. El estudio de las distintas técnicas de archivo y catalogación es muy importante para poder establecer sistemas de recuperación de la información. Dentro del proceso documental es necesario seguir una serie de pasos para realizar el registro de esta. Los procedimientos de registro y posterior archivo de la documentación tienen que realizarse por personal cualificado que conozca las distintas formas de archivo y catalogación. La gestión de archivos se puede realizar de forma manual o automatizada. Cuando se realiza de forma automatiza, es necesario utilizar un sistema operativo que sea optimo para recabar y guardar información. Los responsables del mismo deberán configurarlo y saber operar para conseguir los fines de archivo. Los datos archivados deben poder ser recuperados en caso de que la información sufra danos; por este motivo, hay que realizar copias de seguridad que garanticen el rescate de los datos, estableciendo sistemas que garanticen la confidencialidad de los mismos. Los profesionales que sean responsables de los archivos automatizados deben conocer las principales características de los sistemas operativos en redes locales, así́ como la configuración básica de un sistema de red, actualización y acciones para compartir recursos. El estudio de las diversas formas de archivo debe establecer un mecanismo que garantice el mantenimiento de información, así como la introducción, la ordenación, los asistentes para formularios de introducción de información y actualización de datos en los sistemas de archivo. Debemos tener en cuenta que, en el proceso de archivo, uno de los principales objetivos es la recuperación
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de forma eficiente de la información. Por este motivo, en el archivo de la información se debe garantizar distintas formas de búsquedas de información en aplicaciones de bases de datos. Los asistentes para consultas son herramientas muy útiles para recuperar la información. Por ultimo, es necesario hacer hincapié en la protección de los datos de carácter personal que estén guardados en las bases de datos mediante sistemas de catalogación y archivo. La normativa actual establece una serie de medidas de seguridad que deben ser cumplidas por los responsables de los ficheros.
UNIDAD
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Gestión de archivos públicos y privados
Contenido 1.1. Aplicación de técnicas de archivo documental 1.2. Procedimiento de registro y posterior archivo 1.3. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada 1.4. Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo 1.5. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos 1.6. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información Resumen Actividades
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L
a gestión de archivos es esencial para poder recuperar la información fácilmente y tener ordenada la documentación. A lo largo de esta unidad didáctica vamos a estudiar las principales técnicas de gestión de archivos, tanto dentro del ámbito publico o privado.
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.1. Aplicación documental
de
técnicas
de
archivo
Las distintas técnicas de archivo documental son claves para desarrollar de forma optima un archivo ordenado en el que se pueda recuperar fácilmente la información. Por este motivo, es necesario estudiar los sistemas de clasificación y ordenación, así́ como los índices de archivo y las formas de mejora de los mismos.
1.1.1. Sistemas de clasificación y ordenación La clasificación y ordenación es fundamental para llevar a cabo el trabajo de rescate de información. Para que la búsqueda, la localización, el rescate y la identificación de un documento sean óptimos, es necesario confeccionar un asiento bibliográfico para la identificación del documento y un asiento catalográfico para su localización. Cuando el conjunto ordenado de estos asientos contenga solo descripciones se denominará bibliografía; cuando además de contener descripciones contiene datos de localización se denomina catalogo. Las principales técnicas de clasificación son: • Catalogación analítica. La principal función es describir una unidad bibliográfica que forma parte de otra unidad bibliográfica también descrita en el mismo o en otro asiento. La descripción del todo complementa a la descripción de la parte. Por ejemplo, un asiento secundario de un autor o titulo. • Catalogación de obras antiguas. La catalogación de obras antiguas sigue siendo una tarea harto difícil. La norma ISBD es la que más respeta la fuente original de la transcripción; en ocasiones se admite la puntuación original como una opción y se tiene que tener especial cuidado de no
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abreviar ningún dato. Existen unas pautas que se deben seguir a la hora de catalogar este tipo de obras: o Se tiende a que la transcripción del titulo sea la original con este método. o Como ocurre con el titulo, con el área de edición se debe guardar una mayor fidelidad a los términos utilizados en el original cuando están en la fuente principal. o En el área de publicación también se respetan las formulas consagradas o usadas antaño en esta categoría. o Cuando haya que realizar una descripción física, cuando no existan foliaciones ni paginación, se tendrá que expresar mediante signaturas topográficas. • Catalogación alfabética de autores. Esta es una de las formas de catalogación más empleada en general. Hay que tener en cuenta quienes son los autores de las obras y, una vez que se tiene claro, se debe empezar a catalogar siguiendo una serie de pautas o principios: o Buscar el nombre del autor personal de las obras, la denominación o el seudónimo por el que es conocido y averiguar cual es la manera optima para el encabezado. o El encabezado debe llevar el nombre del autor, pero debe ser de la forma identificadora ya que se tienen que evitar ambigüedades. o Si surgen problemas de homonimia, que haya dos autores que se denominen de la misma manera, se podrá poner el seudónimo o, siguiendo una de las formas más utilizadas, poner entre paréntesis el año del nacimiento del autor o el ano de defunción del mismo. o Cuando no se conoce o se duda o se vacila sobre el nombre del autor de la obra se puede catalogar mediante el titulo de la misma. o Las reglas generales de catalogación son las alfabéticas.
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• Catalogación por materias. Es una de las formas de catalogación más utilizadas, pero para que cumpla las funciones precisas habrá́ que seguir una serie de pasos: o Analizar el contenido del documento para poder identificar la materia de la que trata. o Sintetizar el contenido del documento en un signo. o Ordenar los signos con los que dotamos al documento y dotarlos de puntos de referencia con el documento analizado para que constituyan un índice. o Organizar los signos entre sí para que constituyan un lenguaje de almacenamiento y recuperación de la información. • La Clasificación Decimal Universal. La Clasificación Decimal Universal es el sistema oficial de clasificación de las bibliotecas publicas de España y es, a la vez, utilizado por otras instituciones para clasificar
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los documentos. La estructura de la Clasificación Decimal Universal es la siguiente: o Las materias se pueden clasificar o dividir por varias características al mismo tiempo. o Las tablas o números auxiliares pueden ser comunes y especiales. Las comunes pueden ser independientes o dependientes. Las independientes contienen números que pueden usarse unidos a cualquier otro numero de las tablas y las divisiones comunes dependientes deben usarse siempre unidas a otro numero de la Clasificación Decimal Universal. o Las tablas principales son nueve. o Las tablas principales están ordenadas mediante un índice alfabético. Esto contribuye a unir los temas en una sola entrada para que los índices puedan orientar en la búsqueda de un numero determinado. o La ordenación interna de las fichas o asientos, cuando hay coincidencia en el primer numero principal que sirva de punto de acceso, tiene establecida una serie de secuencias.
1.1.2. Finalidad y objetivos Esta clasificación tiene como finalidad ayudar en la recuperación y archivo de la documentación, además de que la búsqueda, localización e identificación de un documento sean llevadas con éxito. Los principales objetivos de la clasificación son: • Ahorrar costes en la recuperación de la documentación. • Facilitar el orden de los documentos por su utilización. • Confeccionar los catálogos de documentación en donde pueda constar todos los datos relevantes de la misma.
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1.1.3. Índices de archivo: actualización Podemos definir los índices de archivo como una lista de nombres de toda la documentación contenida en un fichero. Gracias a los índices, los usuarios de un fichero pueden encontrar fácilmente los documentos. Por lo tanto, un índice: • Permite conocer donde está la documentación. Presenta la estructura de un archivo que permite constatar si está de acuerdo con las necesidades de la búsqueda. • Evita la creación de duplicados. Si no existe un índice, cabe la posibilidad que se esté guardando la información bajo nombres diferentes. • Facilita el análisis del propio archivo. El índice muestra si la estructura es coherente con nuestras necesidades actuales. Por lo tanto, será mucho más sencillo comprobarlo que mirando uno por uno los ficheros. • Permite efectuar fácilmente las transferencias y eliminación de archivos. A continuación,veremos un ejemplo de índice:
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1.2. Procedimiento de registro y posterior archivo 1.2.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores 1.2.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital 1.3. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada 1.4. Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo 1.4.1. Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar 1.4.2. Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otros 1.5. Técnicas de protección de accesos públicos y privados en archivos convencionales e informáticos 1.5.1. Niveles de protección: determinación 1.5.2. Disposición de contraseñas y atributos de acceso 1.5.3. Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimientos 1.6. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información 1.6.1. Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación 1.6.2. Copias de seguridad
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1.1.4. Aplicación de manuales de ayuda Normalmente, existen aplicaciones para ayudar a recuperar la información contenida en los ficheros. Dada la complejidad de las clasificaciones de información es necesario que se cree un manual de usuario. Los manuales cuentan con instrucciones para la realización de las operaciones más habituales dentro del archivo. Como norma general, los manuales incluyen lo más importante para realizar la búsqueda con las instrucciones necesarias para agilizar el tiempo de búsqueda y encontrar la información de forma rápida. Los manuales suelen estar escritos para que los demandantes de la información entiendan las instrucciones de uso y contar con textos e imágenes que faciliten el aprendizaje. La estructura normal incluirá́ una introducción, un índice de contenidos, una guía con todos los procedimientos de búsqueda, una selección de problemas frecuentes y la forma de solucionarlos, los datos de contacto con los responsables del mismo y un glosario.
1.1.5. Mejoras ante detección de problemas de organización En la estructura de los ficheros es necesario conocer cuales son los principales problemas de organización para, una vez que se detectan, implantar mejoras. Es necesario que, durante la etapa de implantación de una técnica de clasificación, se produzca un proceso de supervisión y ajuste para lograr la mayor eficacia y eficiencia en la búsqueda de la información. La mejora continua del proceso incluye actualización del diagnostico inicial mediante la elaboración de otro más reciente que permita detectar los nuevos problemas y dificultades. Podemos enumerar, a grandes rasgos, las siguientes mejoras para la organización documental: • Poner a disposición de los que buscan la información una hoja de incidencias cada vez que surge un problema. • Gestionar de forma personalizada las búsquedas de información utilizando criterios predeterminados. • Funcionalidad de importar códigos que registren cada entrada o salida de información, así́ como las consultas.
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• Integración de sistemas rápidos de búsqueda de la información, como las clasificaciones, que cuenten con manuales que ayuden a los usuarios. • Mejorar el buscador, permitir buscar por palabras claves y tipos documentales. • Establecer sistemas de seguridad para saber qué tipo de información se puede consultar y qué tipo de información puede salir del fichero. • Realizar comprobaciones para no duplicar contenidos.
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.2. Procedimiento de registro y posterior archivo Para garantizar una óptima utilización de los datos contenidos en archivos, es necesario establecer procedimientos de registro para el posterior archivo. A continuación vamos a estudiar los principales fundamentos de dicho procedimiento.
1.2.1. Identificación de soportes, mobiliario, útiles, elementos de archivo y contenedores La información puede estar en diversos soportes y, como norma general, tenemos que diferenciar los soportes manuales y los automatizados. El principal soporte manual es el papel y los soportes automatizados son aquellos que están digitalizados. El mobiliario utilizado para guardar los archivos debe cumplir con las siguientes características: • Debe ser accesible para los usuarios. • Si contiene datos de carácter personal, debe estar bajo llave. • Debe facilitar la rápidaidentificación de los documentos archivados.
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• Tendrá que ser extensible para soportar, si cabe, posibles ampliaciones. • Habrá de tener buenas condiciones de aislamiento para proteger a los documentos de posibles desperfectos. Como útiles de archivo podemos destacar: • Miniarchivadores de sobremesa. Son utilizados para archivar documentos encima de una superficie, tiene un fácil traslado y, normalmente, sirven para realizar archivos provisionales. • Portacarpeta extraíble. Es un soporte reducido para soportar de entre 15 a 20 carpetas, funciona como un cajón y garantiza la confidencialidad de los documentos. • Bloque personal. Es utilizado para archivar documentos que se deben trasladar. Tiene una altura que ronda los 90 centímetros, ruedas y llave. • Módulos auxiliares. Cumplen la misma función que los archivadores bajos, con la característica de que poseen ruedas para facilitar el traslado. Pueden ser abiertos o cerrados y los segundos tienen un cierre dotado de persianas.
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Los elementos de archivo más utilizados para facilitar el registro de documentos son, entre otros: • Etiquetas adhesivas móviles. Son los llamados post-it y sirven, principalmente, para realizar una primera clasificación de la documentación. • Etiquetas adhesivas fijas. Están indicadas para colocarse en carpetas o archivadores para identificar la información que contienen. • Índices. Son plantillas que contienen las letras del alfabeto en sus pestañas indicadas para rencontrar fácilmente la información contenida en una carpeta. • Separadores. Son utilizados para clasificar la información y, como norma general, tienen espacios en blanco para insertar texto. • Bandejas clasificadoras. Sirven para depositar documentos que están en trámite y que no deben estar en los archivadores generales. Por último, debemos tener en cuenta los contenedores de los documentos, entre los que podemos destacar los siguientes: • Carpetillas. Son cubiertas que se utilizan para la protección individual de los documentos. • Clasificadores. Son carpetas de archivadores o «A-Z». • Cajas dearchivo. Son cajas convencionales de cartón, indicadas para archivar documentación que ya no está en vigor. • Carpetas colgantes. Son carpetas de cartulina que llevan ganchos para su suspensión y se deslizan por unas guías incorporadas al mobiliario. • Casetes para carpetillas. Son recipientes de plástico en los que se depositan los documentos de forma vertical.
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Disponible en: https://pixabay.com/illustrations/ring-binders-aligned-organization-2654130/
1.2.2. Reproducción y cotejo de la información de archivo documental a digital Para realizar una reproducción o cotejo de la información de archivo documental es necesario digitalizar un documento. El proceso de digitalización de documentos se logra al capturar toda la información contenida en un documento que esté en formato manual, generalmente papel. Posteriormente, se almacena en una base de datos el archivo que contienen los datos capturados en la digitalización. Normalmente, el proceso se realiza desde un soporte papel a un soporte automatizado, aunque puede que se realice desde otros soportes como, por ejemplo, fotografías, música, mapas, videos, radio, etc. El proceso siempre es el mismo y se basa en convertir un origen no digital (analógico) a una representación binaria. Como norma general, el proceso se realiza mediante el escaneo a través de tecnologías de reconocimiento de caracteres ópticos. Los pasos que se realizan son los siguientes: 1. Captura con un escáner de un documento físico. 2. Indexado de la información que se extraiga del documento.
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3. Almacenamiento de la información.
Disponible en: https://pixabay.com/photos/files-paper-office-paperwork-stack-1614223/
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.3. Procedimientos de acceso, búsqueda, consulta, recuperación, actualización, conservación y custodia de la información archivada Para acceder a la información archivada es necesario que los usuarios tengan
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en cuenta las técnicas de clasificación para poder recabar la información con la mayor rapidez. Para el acceso en bases de datos automatizadas, los usuarios deben tener claves de acceso y tener presente qué campos deben cubrir para filtrar la información y recabar la documentación precisa. Las personas que buscan información deben utilizar unos criterios que logren el acceso directo a la misma. Como norma general, existen formularios en los que se pueden añadir los campos o palabras clave. Todos los datos registrados en el sistema de información deben ser consultados con frecuencia para obtener resultados relativos al consumo. Por este motivo, es necesario que los usuarios del sistema puedan realizar consultas sobre él. Las consultas deben realizarse bajo unos criterios determinados que deberán ser cubiertos por los usuarios. La recuperación de la información puede ser más sencilla si se hacen los respaldos oportunos cada vez que se modifica la información. Todo el sistema de información deberá actualizarse constantemente, haciendo hincapié en la información más relevante y teniendo en cuenta campos como, por ejemplo, la información, la materia, la fecha de alta en el sistema, etc. No deberá transcurrir demasiado tiempo entre la captación y la creación de ejemplar del registro captado. La conservación consiste en velar porque los datos que están en el archivo no sufran modificaciones o desperfectos, para que puedan almacenarse para el futuro. Para garantizar la custodia de los datos se debe prohibir el acceso a usuarios distintos a los autorizados. Es importante contar con contraseñas que se deben modificar cada cierto tiempo, normalmente cada seis meses, garantizando procedimientos de recuperación en caso de perdida u olvido de las mismas.
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.4. Funciones y características de los sistemas operativos y de archivo Cuando hablamos de que los ficheros están en bases de datos automatizadas,
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es decir, en soporte informático, tenemos que tener en cuenta el sistema operativo que los soporta. Por este motivo, es importante estudiar las características más relevantes, así como las funciones de los sistemas operativos.
1.4.1. Configuración de objetos en sistemas operativos. Forma de operar El sistema de gestión de archivos es uno de los módulosmás grandes de un sistema operativo y, con el fin de evitar problemas de espacio, los diseñadores de los sistemas operativos deben seguir un modelo estructural. En particular, se ha de implementaren forma de varias capas, cada una de las cuales proporciona su propia abstracción de los dispositivos de almacenamiento secundarios. A través de las capas inferiores de la estructura se conocen explícitamente las características físicas de los dispositivos. Sin embargo, las capas superiores operan con dispositivos virtuales abstractos que unen las características comunes de los dispositivos de almacenamiento real, como direccionabilidad y transferencia de datos orientadas a bloque. En el diseño de los sistemas operativos, podemos diferenciar los siguientes sistemas de archivos: • Direccionamiento lógico relativo a archivo. El sistema de almacenamiento se completa con colección de archivos con nombres. • Direccionamiento lógico relativo a volumen. Se utiliza un sistema de archivos de direccionamiento a sector y desplazamiento. • Direccionamiento físico relativo a unidad. Utiliza tres componentes de forma, tales como el cilindro, la cabeza y el sector.
1.4.2. Creación/nombramiento, copia y eliminación de archivos, carpetas, subcarpetas y otras Un archivo es un elemento que contiene una colección de información, normalmente relacionada entre sí. Cuando hablamos de archivos informatizados, el equipo representa los archivos mediante iconos que pueden variar de formato dependiendo del sistema operativo. Una carpeta es un contenedor en el que se pueden almacenar archivos, es
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decir, una manera muy útil de organizar la información que aparece en el equipo informático. Las carpetas también pueden contener otras carpetas, las cuales se denominan subcarpetas. Por ejemplo, en una carpeta denominada «imágenes» puede haber subcarpetas para organizar las imágenes por fechas, contenidos, sucesos, etc. Cuando se abre una carpeta en el escritorio, aparece una ventana que cuenta con diversas partes que estándiseñadas para ayudar a desplazarse por el sistema operativo o trabajar con archivos y carpetas con mayor facilidad. Cuando se quiere cambiar el lugar donde se almacenan los archivos en el equipo hay que realizar copia de ellos. Se puede copiar y mover los archivos con un método denominado «arrastrar y colocar». Dicho método funciona abriendo la carpeta que contiene el archivo y se abre la carpeta a la que desea moverse; a continuación se colocan las ventanas de las carpetas en el escritorio de manera que pueda ver el contenido de ambas. Finalmente, se arrastra el archivo o la carpeta desde la primera carpeta hasta la segunda. Como norma general, se puede crear una carpeta pulsando el botón derecho en el escritorio; nos aparecerán una serie de opciones, pulsamos en«nueva carpeta»y se creará una. Podemos poner el nombre haciendo doble clic al nombre que aparece por defecto y renombrando. Para eliminar las carpetas se debe seleccionar la que se quiere eliminar y dar al botón «suprimir». La carpeta que ha sido eliminada irá a la papelera de reciclaje.
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.5. Técnicas de protección de accesos públicos y privados, en archivos convencionales e informáticos La legislación actual establece una serie de técnicas de protección de archivos dependiendo del nivel de protección dependiendo del tipo de datos de carácter personal que contengan. A continuación vamos a estudiar lo más relevante de este aspecto.
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1.5.1. Niveles de protección: determinación Debemos de tener presente que con la entrada en vigor del REGLAMENTO (UE) 2016/679 DEL PARLAMENTO EUROPEO Y DEL CONSEJO de 27 de abril de 2016, la Ley Orgánica Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal queda derogada, aprobándose en el año 2018 la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de DatosPersonales y garantía de los derechos digitales. En todo caso, hay una norma que sigue vigente y que desarrollaba la normativa anterior, pero que no contradice la presente, estamos hablando del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la normativa sobre protección de datos, esta norma establece cuáles son los niveles de protección que deben existir y adoptando medidas precisas para cada uno de los niveles. Según el artículo 80 del Real Decreto 1720/2007, las medidas de seguridad exigibles a los ficheros y tratamientos se clasifican en tres niveles: básico, medio y alto. Debemos de tener en cuenta que esta norma sigue en vigor y, aunque tengamos el nuevo reglamento de la Unión Europea, siguen existiendo estos tres niveles y los responsables de los ficheros deben tenerlos en cuenta. Pero debemos tener presente que las medidas que se deben de adoptar ya no tienen que ser, obligatoriamente, las que marca la citada norma, ahora los responsables de los ficheros tienen que realizar «un traje a medida» para conocer cuáles serán las medidas que tiene que llevar a cabo para proteger los datos, no solo atendiendo al nivel de protección, sino también a las circunstancias y el contexto concreto. El artículo 81 del citado Real Decreto determina qué tipo de datos deberá contener cada nivel de seguridad, estableciendo que todos los ficheros o tratamientos de datos de carácter personal deberán adoptar las medidas de seguridad calificadas de nivel básico. En este sentido, los datos identificativos pertenecen a un nivel básico de protección y deben tener una protección mínima, pudiendo siempre ser superior a lo mínimo requerido. También es cierto que, en la práctica, normalmente, los datos identificativos suelen aparecen con otro tipo de datos, por lo tanto, tendrán un nivel de protección superior. Deberán implantarse, además de las medidas de seguridad de nivel básico,
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las medidas de nivel medio en los siguientes ficheros o tratamientos de datos de carácter personal, tal como establece el artículo 81: •
Los relativos a la comisión de infracciones administrativas o penales.
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Aquellos cuyo funcionamiento se relacione con la prestación de servicios de información sobre solvencia patrimonial y crédito.
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Aquellos de los que sean responsables Administraciones tributarias y se relacionen con el ejercicio de sus potestades tributarias.
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Aquellos de los que sean responsables las entidades financieras para finalidades relacionadas con la prestación de servicios financieros.
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Aquellos de los que sean responsables las entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social y se relacionen con el ejercicio de sus competencias. De igual modo, aquellos de los que sean responsables las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.
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Aquellos que contengan un conjunto de datos de carácter personal que ofrezcan una definición de las características o de la personalidad de los ciudadanos y que permitan evaluar determinados aspectos de la personalidad o del comportamiento de los mismos.
Debemos de tener en cuenta que también existen una serie de datos especialmente protegidos, a los que el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre les da la categoría de nivel alto, los cuáles son: datos ligados a la ideología de las personas; la afiliación sindical; la religión o las creencias; los datos sanitarios; la vida sexual; los policiales y aquellos ligados a la violencia de géneros. Para estos datos las medidas deben de ser más rígidas, tanto si los datos están en un soporte físico como automatizado. Se aplicarán las medidas de seguridad del nivel alto a los ficheros de los que sean responsables los operadores que presten servicios de comunicaciones electrónicas disponibles al público o exploten redes públicas de comunicaciones electrónicas respecto a los datos de tráficoy a los datos de localización. No obstante, cuando se trate de ficheros o tratamientos de datos de ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual bastará la implantación de las medidas de seguridad de nivel básico cuando:
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Los datos se utilicen con la única finalidad de realizar una transferencia dineraria a las entidades de las que los afectados sean asociados o miembros.
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Se trate de ficheros o tratamientos en los que de forma incidental o accesoria se contengan aquellos datos sin guardar relación con su finalidad.
Cuando los datos sean referentes a la discapacidad, pero el dato sea administrativo y no de salud, se le aplicará el nivel de protección bajo. Por ejemplo: un documento en el que ponga el grado de discapacidad, pero nunca la enfermedad ligada al mismo. Debemos de tener en cuenta que las medidas que hemos visto son el mínimo exigible, ¿qué quiere decir esto? Pues que los responsables de los ficheros pueden adoptar medidas superiores si lo ven oportuna, no caerán en responsabilidad administrativa, por el contrario, cuando aplican medidas inferiores, no pudiendo garantizar de forma cierta y efectiva la seguridad, podrán ser sancionados. Además, no podemos olvidar que lo responsables de los ficheros deben de realizar un «traje a medida» adaptado a los datos que poseen y a las circunstancias concretas de cada caso.
1.5.2. Disposición de contraseñas y atributos de acceso El artículo 93 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre establece que el responsable del fichero o tratamiento deberá adoptar las medidas que garanticen la correcta identificación y autenticación de los usuarios. El responsable del fichero o tratamiento establecerá un mecanismo que permita la identificación de forma inequívoca y personalizada de todo aquel usuario que intente acceder al sistema de información y la verificación de que está autorizado. Cuando el mecanismo de autenticación se base en la existencia de contraseñas existirá un procedimiento de asignación, distribución y almacenamiento que garantice su confidencialidad e integridad. El documento de seguridad establecerá la periodicidad, que en ningún caso será superior a un año, con la que tienen que ser cambiadas las contraseñas que, mientras estén vigentes, se almacenarán de forma ininteligible.
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1.5.3. Autorizaciones de acceso o consulta, detección de errores en el procedimiento El artículo 83 del Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembreestablece que el responsable del fichero o tratamiento adoptará las medidas adecuadas para limitar el acceso del personal a datos personales, a los soportes que los contengan o a los recursos del sistema de información, para la realización de trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales. Cuando se trate de personal ajeno, el contrato de prestación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales y la obligación de secreto respecto a los datos que el personal hubiera podido conocer con motivo de la prestación del servicio. Las autorizaciones que deberá hacer el responsable del fichero o tratamiento a las personas autorizadas podrán ser delegadas en las personas designadas al efecto. En el documento de seguridad deberán constar las personas habilitadas para otorgar estas autorizaciones así como aquellas en las que recae dicha delegación. En ningún caso esta designación supone una delegación de la responsabilidad que corresponde al responsable del fichero. Las medidas de seguridad exigibles a los accesos a datos de carácter personal a través de redes de comunicaciones, sean o no públicas, deberán garantizar un nivel de seguridad equivalente al correspondiente a los accesos en modo local. Cuando los datos personales se almacenen en dispositivos portátiles o se traten fuera de los locales del responsable de fichero o tratamiento, o del encargado del tratamiento, será preciso que exista una autorización previa del responsable del fichero o tratamiento y, en todo caso, deberá garantizarse el nivel de seguridad correspondiente al tipo de fichero tratado. La autorización a la que se refiere el párrafo anterior tendrá que constar en el documento de seguridad y podrá establecerse para un usuario o para un perfil de usuarios y determinando un periodo de validez para las mismas.
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.6. Aplicación de procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información Es necesario aplicar unos procedimientos de seguridad y confidencialidad de la información contenida en los ficheros. A continuación estudiaremos la normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación.
1.6.1. Normativa vigente de protección de datos y conservación de documentación La normativa vigente relacionada con la protección de datos es la siguiente: • El artículo 16 de la Constitución Española de 1978. • La Ley Orgánica3/2018, de 5de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales. • El Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal. • El Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de Seguridad en el ámbito de la AdministraciónElectrónica. Existen documentos que la normativa específica exige conservar durante unos plazos establecidos; este es el caso de, por ejemplo, facturas, escrituras, libros contables, etc.
1.6.2. Copias de seguridad Una copia de seguridad es una de las maneras más utilizadas para poder recuperar la información perdida. La utilización de las copias se seguridad se basa en: • Recuperar la información tras una catástrofe.
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• Rescatar una pequeña cantidad de archivos que pueden haberse eliminado accidentalmente o corrompido. Las copias de seguridad hechas en soporte papel deben situarse en lugares diferentes a las copias originales. Las copias que tengan formato digital deben realizarse cuando haya suficiente espacio para almacenarlas. La información susceptible de respaldo debe ser seleccionada, extraída y manipulada. La decisión que deben tomar los titulares de la información es saber qué información se debe incluir en la copia de seguridad. Si se copian muchos datos repetitivos se puede agotar con rapidez la capacidad de almacenamiento. Es necesario hacer copias de seguridad de aquellos que se han modificado o que se han introducido por primera vez en un sistema. Como norma general, las copias de seguridad deben realizarse cuando los equipos estén apagados, ya que existe la posibilidad de que haya ficheros abiertos si el ordenador está encendido y que el software que realiza el respaldo no efectuar la copia.
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Resumen En esta unidad se ha explicado que la gestión de archivos es esencial para poder recuperar la información fácilmente y tener ordenada la documentación, siendo la finalidad de la clasificación es ayudar en la recuperación y archivo de la documentación. Además, se ha visto que la información puede estar en diversos soportes, como norma general, tenemos que diferenciar los soportes manuales y los automatizadosy que para la gestión de la información se pueden utilizar las siguientes herramientas: mobiliario, útiles y elementos de archivo y contenedores. En este sentido, se ha mencionado que el sistema de gestión de archivos es uno de los módulosmás grandes de un sistema operativo, con el fin de evitar problemas de espacio, los diseñadores de los sistemas operativos deben seguir un modelo estructural. Por último, se ha hecho hincapié en que la clasificación de los distintos niveles de protección de información viene contenida en el Real Decreto 1720/2007, de 21 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de protección de datos de carácter personal.
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Actividades
1. ¿Cuáles son las principales técnicas de clasificación? Enuméralas.
2. ¿Cuáles son los objetivos principales de efectuar una clasificación?
3. Cita al menos tres mejoras para la organización documental.
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4. Relaciona cada concepto con su significado.
Miniarchivadores sobremesa
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Es un soporte reducido para soportar de entre 15 a 20 carpetas, funciona como un cajón y garantiza la confidencialidad de los documentos.
Portacarpeta extraíble
Es utilizado para archivar documentos que se deben trasladar.
Bloque personal
Pueden ser abiertos o cerrados y los segundos tienen un cierre dotado de persianas.
Módulos auxiliares
Son utilizados para archivar documentos encima de una superficie, tiene un fácil traslado y, normalmente, sirven para realizar archivos provisionales.
5. A la hora de escanear documentación, ¿qué pasos han de seguirse?
6. ¿Cómo se implementa el modelo estructural de un sistema operativo?
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7. ¿Con qué periodicidad se cambiarán las contraseñas de los ficheros?
8. ¿Cuáles es la normativa vigente relacionada con la protección de datos?
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