Proyecto Integrado - Ángeles Ragel - Secretariado

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

PROYECTO INTEGRADO 2014-2015 BLOQUE I

ORGANIZACIÓN DE CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN

Nombre: Mª de los Angeles Ragel Bonilla Técnico Superior Secretariado Escuela Mercantil de Sevilla VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 1 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

INDICE 1.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO INTEGRADO...........................................................................................2 1.1.- Contenido del Trabajo...............................................................................................................2 1.2.- Motivos para elegir la Organización del Congreso...................................................................4 2.- INTRODUCCIÓN......................................................................................................................................8 2.1.- Preparativos para la Organización del Congreso.....................................................................8 2.1.1.- FIBES...........................................................................................................................9 2.1.2.- Programa del Congreso.............................................................................................15 2.1.3.- Inscripciones y Reservas............................................................................................16 2.2-- Etapas del Evento..................................................................................................................18 3.- CUERPO Y DESARROLLO........................................................................................................20 3.1.- Actividades a completar antes del evento..............................................................................20 3.1.1.- ¿Cómo le doy identidad a mi evento?........................................................................20 3.1.2.- ¿Quiénes participan en un evento?............................................................................22 3.1.3.- ¿Cúando y Dónde hago mi evento?...........................................................................24 3.1.4.- ¿Por qué y Para qué?. ¿Qué es lo que no puedo dejar de hacer?............................30 3.1.5.- How?...........................................................................................................................33 3.1.6.- ¿Para qué nos sirve y qué podemos incluir?..............................................................34 3.1.7.- Cronogramas del evento. Para uso interno y externo................................................37 3.1.8.- ¿Cómo construir la Base de Datos para tu evento?...................................................40 3.1.9.- Carpeta de presentación para patrocinadores...........................................................43 3.1.10.-¿Cómo buscar sponsors para tus eventos?..............................................................47 3.1.11- Invitación para invitados especiales...........................................................................48 3.1.12.- Credenciales para tu evento.....................................................................................51 3.2.- Actividades de control antes del evento.................................................................................53 3.2.1.- Check list Núm. 1: ¿Quién organiza?.........................................................................53 3.2.2.- Check list Núm. 2: La semana previa al evento.........................................................54 3.2.3.- Check list Núm. 3. Invitados Especiales.................................................................... 55 3.2.4.- Check list Núm. 4. Planificación de la correspondencia.............................................58 3.2.5.- Check list Núm. 5. Promoción y difusión del evento................................................. 60 3.2.5.1.- Difusión tradicional de tu evento.................................................................62 3.2.5.2.-¿Cuál es la mejor estrategia de difusión para mi evento? ..........................63 3.2.5.3.- ¿Cómo aprovechar las redes sociales para que hablen de tu evento?..... 65 3.2.6.- Check list Núm. 6. Elaboración del Presupuesto.......................................................69 3.3.- Actividades durante el evento.................................................................................................71 3.4.- Actividades después del evento.............................................................................................72 4.- CONCLUSIÓN.....................................................................................................................................75 5.- BIBLIOGRAFÍA.................................................................................................................... 78 VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 1 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 1.- DESCRIPCIÓN DEL PROYECTO INTEGRADO. 1.1.CONTENIDO DEL TRABAJO.

Al vivir en sociedad, constantemente nos relacionamos con diversos grupos de afinidad.

De estas interacciones, surge muchas veces la realización de un evento que puede estar enmarcado en nuestro mundo social, empresarial o institucional. Participamos como asistentes de diversas actividades o propuestas, pero, ¿qué sucede cuando nos vemos involucrados en la preparación activa de un evento?.

En el marco de la organización de un evento, el rol de cada uno de los integrantes del equipo organizador, puede o no participar activamente en las distintas etapas – Pre-evento y Post-evento.

Además, puede suceder que nos encarguemos de una, varias o muchas de las tareas que van a realizarse para alcanzar el “éxito” del evento.

Un “evento exitoso”, sea el tipo de evento que sea, es el que cumple con los objetivos que los organizadores se propusieron. Por eso es muy importante que nos tomemos el tiempo para analizar y fijar cuáles son esos objetivos, y no dar por sentado absolutamente nada.

Dependiendo del tipo de evento, del alcance del mismo (municipal, zonal, nacional, regional o internacional) y de la cantidad prevista de asistentes, las acciones para lograr los objetivos serán más complejas, y el tiempo, dinero y personal que necesitaremos invertir para alcanzarlos será mayor. ¿Cómo hacemos para fijar correctamente los objetivos del evento?.

Una buena opción como ejercicio individual y/o grupal es pensar en la meta, intentando visualizar que sucederá en cada espacio que estará involucrado el o los días del evento. Imaginarnos ese momento intentando focalizar en los resultados esperados.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 2 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Esta meta, o visión del evento debería tener algunas características que serán de gran utilidad para comenzar y continuar con la planificación del evento: • Ser específica: Tratando de dejar en claro y que se entienda hacia dónde apuntamos.

• Ser medible: En cantidad, calidad, tiempos y costos, porque los recursos (tiempo, dinero y personal) con los que contamos para la realización del evento generalmente no son infinitos.

• Ser consensual: Todos los involucrados en el comité organizador deben estar de acuerdo al momento de fijarla.

• Ser realista: Ajustando los recursos con los que se cuenten, que son el personal y el tiempo asignado al tiempo con el que contamos hasta la fecha del evento.

La meta va a estar bien fijada cuando podamos prepararnos para planificar el evento para responder seis preguntas: ¿qué?, ¿quiénes?, ¿cuándo?, ¿dónde?, ¿por qué o para qué? y ¿cómo?.

A partir de ésto, nos ponemos a trabajar en los objetivos, que son los principios que estableceremos para alcanzar esa meta única.

Los objetivos nos permitirán ir distribuyendo en subgrupos las acciones a seguir, asignando responsabilidades y saber quién deberá actuar ante alguna contingencia.

La meta y los objetivos van a variar de acuerdo a: •

El alcance del evento.

•

La cantidad de asistentes posible.

•

Las fuentes posibles de ingresos.

•

Los recursos que necesitemos.

Cuando nos tomamos el tiempo para reflexionar y establecer estos objetivos podemos avanzar en la

planificación y en la organización del evento.

Creo que Sevilla representa una buena alternativa en eventos cualificados a ciudades como Madrid, Barcelona, Zaragoza o Bilbao para organizar un Congreso de profesionales de este sector del país por su situación estratégica, sus comunicaciones y su atractivo turístico, y para profesionales de otros países favoreciendo el intercambio intercultural. Lógicamente la mayoría de los congresistas asistentes procederán del Levante español, de Andalucía y del norte de Marruecos.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 3 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 1.2.- MOTIVOS PARA ELEGIR LA ORGANIZACIÓN DEL CONGRESO. Sevilla, ciudad de eventos.

Sevilla, una de las ciudades con mayor casco histórico de Europa, es un atractivo turístico que ha permitido desarrollar la industria de organización de eventos, valorando la oferta cultural, gastronómica y su buen clima casi todo el año.

Gracias a la Exposición Universal, las plazas hoteleras de la ciudad crecieron de manera rápida y exponencial, pasando de 7.081 a 26.236 actualmente, es decir, superando las de otras importantes ciudades de España, como Valencia. Sevilla descubrió con la Expo que podía rentabilizar mucho más el turismo tradicional y de congresos, y desde entonces se ha convertido en uno de los destinos preferidos por las empresas para organizar sus eventos.

Sevilla dispone de un aeropuerto internacional, el San Pablo, situado a sólo diez kilómetros al noreste de la ciudad. La situación geoestratégica, a medio camino de África y del Mediterráneo, y su conexión por aire, mar y tierra con Europa, la hace un núcleo urbano de referencia mundial. Y gracias a sus conexiones aéreas y las autopistas de alta capacidad que la conectan con Madrid, permiten apuntar a Sevilla como ciudad para el desarrollo de los congresos mundiales.

Sobre Sevilla.

Hablar de Sevilla es hablar de sorpresas. Su belleza, magia y duende, ya es conocido por todos, sin embargo, adentrarse en la ciudad, visitar sus barrios peatonales y conocer algunos pueblos monumentales es algo que sorprende a cada visitante. La tradición andaluza se ha ido uniendo con la modernidad absoluta en los últimos años, como la puesta en marcha de carriles bici y la creación del metro. Todos estos avances han sido sustentados gracias a una avanzada y competitiva planta hotelera y profesionales especializados en el hospedaje de grandes eventos internacionales, como la final de la Copa Davis 2011.

Entre sus muchos recursos, destacamos el Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla, FIBES, con la puesta en marcha del mayor auditorio de España, con un aforo de 3.590 personas, y por tanto se convierte en uno de los centros de reuniones y exposiciones más amplios y modernos de Europa.

Sevilla destila alegría y bullicio en cada plaza y calle que configuran su casco histórico, albergando un conjunto de construcciones declaradas Patrimonio de la Humanidad y barrios de hondo sabor popular, como el de Triana o La Macarena. Tiene innumerables posibilidades de ocio, como museos, centros de arte, parques temáticos, salas de fiesta, etc… y sobre todo, infinitas terrazas, bares y tascas donde se practica una de las costumbres más arraigadas de Andalucía, el “tapeo”.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 4 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. El folclore del pueblo sevillano, siempre abierto y cordial con el visitante, se observa claramente en las dos fiestas declaradas de Interés Turístico Internacional, la Semana Santa y la Feria de Abril.

Sevilla es uno de los centros mundiales del flamenco. Este género español de música y danza se originó en Andalucía en el siglo XVIII, y tiene como base la música y la danza andaluza y en cuya creación y desarrollo tuvieron un papel fundamental los andaluces de etnia gitana. Goza de una gran popularidad en España. En noviembre de 2010 la UNESCO declaró al flamenco Patrimonio Cultural Inmaterial de la Humanidad.

Saliendo un poco de la ciudad, se podrá descubrir la enorme riqueza natural de la región, con tesoros como el Parque Natural de Doñana, Patrimonio de la Humanidad y Reserva de la Biosfera por la UNESCO, o el Parque Natural de la Sierra Norte. Son sin duda, marcos ideales para la práctica de todo tipo de deportes al aire libre, incluidos el senderismo, los paseos a caballos o en bicicleta. Además, la ciudad cuenta con cuatro excelentes campos de golf justo a las inmediaciones.

Sevilla, ciudad monumental, es una de las más cuidadas joyas de la civilización occidental. Poblada desde hace casi 3.000 años, Sevilla es considerada una de las ciudades joya de la civilización occidental, con una historia que se remonta al siglo VIII A.C y por tanto posee innumerables monumentos y lugares de diferentes estilos, desde Romanos hasta la época Romántica y Regionalista. Existen muchos lugares que visitar, sin embargo, la propia ciudad de por sí ya merece la pena recorrerla, si se puede, a pie, para ver los fantásticos monumentos e iglesias que abundan en la ciudad.

Gastronomía.

La mejor forma de conocer la cocina sevillana es recorrer sus bares del casco histórico y de los barrios de Santa Cruz y Triana deleitando las sabrosas y variadas tapas acompañándose de una cerveza bien fría o un vino fino o manzanilla de Jerez. Las más típicas son las “chacinas” (jamón ibérico, caña de lomo...), “los aliños” (olivas, “papas aliñás”, gambas al ajillo…), “las frituras de pescado” (boquerones, cazón en adobo, puntillitas…), “los montaditos” (mini bocadillos tostados), “la tortilla de patatas” y “los pinchos morunos”.

No solamente se conoce la gastronomía sevillana por sus excelentes tapas sino que existen otros platos que completan la oferta culinaria de la ciudad. Un ejemplo y seguramente uno de los más identificativos es el gazpacho (sopa fría cuyo producto principal es el tomate). Este plato sabroso y refrescante se toma concretamente en los meses de verano. El “pescaito frito”, los huevos a la flamenca y los huevos a la Macarena (huevos escalfados) también son algunos de los platos más característicos de la zona.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 5 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Por otro lado se debe destacar la importancia de la producción del aceite de oliva, de aquí que una de las tapas típicas sean las olivas. Si se hace referencia a los postres, algunos ejemplos son las tortas de aceite, el rosco de vino o los polvorones, especialmente los de Estepa. Por último destacar uno de los más típicos como son las yemas de San Leandro.

Compras.

Lo más típico son los productos artesanales como la cerámica, los encajes, las mantillas y los abanicos, también puedes encontrar artículos de alimentación, ropa de moda, joyas, regalos y antigüedades decorando los escaparates de las tiendas de Sevilla conviviendo lo tradicional, talleres, mercadillos con las franquicias, centros comerciales y tiendas de diseño, ofreciendo un gran abanico para comprar.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 6 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. En la capital resaltan tres zonas de compras: el Casco Antiguo, Triana y Nervión ofreciendo un amplio horario comercial para todos los públicos. Algunas tiendas, especialmente las grandes franquicias y los centros comerciales suelen abrir ininterrumpidamente en horario de 10.00 a 21.00 horas. Los comercios tradicionales tienen un horario distinto aproximadamente de 10.00 a 13.00 h. y de 17.00 a 20.30 h.

Resulta atrayente saber que para los residentes de fuera de la Unión Europea, por compras superiores a 90,15€ tienen derecho al reembolso del Impuesto sobre el Valor Añadido (IVA), Tax Free.

También es interesante la tarjeta Sevilla Card que puedes adquirir en las Oficinas de Turismo, además de ofrecerte descuentos en tiendas, restaurantes, espectáculos y centros de ocio, tienes acceso gratuito a la mayoría de los museos, al uso de transporte público ilimitado,... o guía en barrio de Santa Cruz.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 7 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

2.- INTRODUCCIÓN.

2.1.- ORGANIZACIÓN DE UN CONGRESO. Antes de plantear la preparación del congreso me ha sido muy útil echar un vistazo a archivos de otros congresos ya celebrados y determinar: a) La clase de congreso que se va a realizar. b) Los temas más importantes a cubrir con el programa detallado. c) Los conferenciantes que hay que contactar, d) El tipo de actividades que se van a realizar en el acto. e) Las fechas (10-12-2014) y la localización geográfica elegida (Sevilla). g) La preferencia relativa a la celebración del Congreso en FIBES y los servicios necesarios. i) El número de asistentes. j) Los responsables de cada área de nuestra Organización. k) El presupuesto disponible para el Congreso y las necesidades de financiación, que en nuestro caso es ilimitado por ser ficticio.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 8 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Aunque desarrollemos más adelante con profundidad el punto 3 que se refiere al Cuerpo y Desarrollo, hay que distinguir principalmente tres áreas que requieren preparativos anticipados en un acto de esta envergadura: 1.- Lugar geográfico y la localización en el mismo del congreso.

2.- El programa del evento, el cual he confeccionado en documento aparte.

3.- Reservas de plazas para los asistentes y preparativos para los conferenciantes.

.2.1.1.

- FIBES.

Historia.

El Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla, también conocido por FIBES, es un espacio arquitectónico situado en el barrio de Sevilla Este en la comunidad autónoma de Andalucía, España. Se encuentra a 5 km del casco histórico de la ciudad, a 3 km del Aeropuerto de San Pablo y a 3 km de la Estación de Santa Justa. Fue diseñado por el arquitecto Álvaro Navarro Jiménez. Quedó inaugurado en 1989.

Las siglas FIBES quieren decir Feria Iberoamericana de Sevilla. En el año 1929 tiene lugar en Sevilla la Exposición Iberoamericana, como una exposición de productos, arte, cultura e historia iberoamericana. En 1961 se celebra la I Feria Oficial de Muestras Iberoamericana de Sevilla, que se irá celebrando anualmente. Estos encuentros de muestras se venían celebrando en los jardines del entorno del Teatro Lope de Vega, hasta que en los años 80 se decide ubicar las ferias de muestras en un lugar con unas instalaciones adecuadas. La sociedad FIBES se traslada a sus nuevas instalaciones, inauguradas en 1989, en el Distrito Este-Alcosa-Torreblanca. El Palacio de Congresos se hizo como un edificio de ladrillo con una gran cúpula del que manan tres grandes naves. La sociedad Feria Iberoamerica de Sevilla se disolvió en 2013 pero FIBES sigue siendo el nombre comercial del Palacio de Exposiciones y Congresos.

En 2008 comenzó una obra de ampliación, consistente en un auditorio con capacidad para 3.500 personas, un aparcamiento de 900 plazas y almacenes para albergar congresos multitudinarios. El proyecto de ampliación fue encargado al arquitecto sevillano Guillermo Vázquez Consuegra. La obra costó 120 millones de €. Se preveía su inaugración en mayo de 2011, aunque en el resto del espacio se continuó igualmente con exposiciones.Finalmente, fue inaugurado en septiembre de 2012.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 9 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

En sus instalaciones se celebró la cumbre de los mandatarios de la Unión Europea en junio de 2002 y la cumbre de la OTAN de 2007. También se celebran mítines políticos en las campañas electorales por parte del Partido Socialista PSOE o del Partido Popular PP indistintamente.

Descripción y Capacidades.

Su extensión total es de 50.000 m². Esta superficie se reparte en tres pabellones de 7.200 m² cada uno, dos zonas exteriores de 13.000 m² cada una y una plaza exterior de 2.000 m² frente al Palacio de Congresos. En el mismo se encuentran dos auditorios, diversas salas de reuniones, varios restaurantes y una cafetería, totalizando 1.500 m². El recinto ferial se construyó en 1989, y se diseñó para albergar y promover eventos culturales y empresariales, tanto de convenciones, congresos y ferias de muestras aunque también ha sido utilizado para conferencias, lanzamientos de producto, reportajes fotográficos y rodajes de spots publicitarios.También cuenta con un área de aproximadamente 20 salas polivalentes y varias salas de exposición. El auditorio de la ampliación de Vázquez Consuegra tiene 3.500 butacas, lo que lo convierte en el auditorio más grande de España. El aparcamiento, de 900 plazas, posee un túnel que permite que todas las plazas de aparcamiento tengan luz natural.

Se puede acceder al Palacio de Congresos con las líneas B4 y 27 de TUSSAM y con la estación de RENFE de Cercanías Palacio de Congresos.

Servicios.

Todos los servicios que se requieran pueden ser contratados a través del departamento de servicios de FIBES, contratando empresas que ofrecen gran calidad y que conocen los espacios perfectamente: Audiovisuales; Secretaría / Azafatas; Traducción simultánea; Vigilancia; Seguridad; Limpieza; Restauración, Seguros, Prevención de Riesgos Laborales.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 10 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Presente de FIBES. FIBES ya ha cerrado 12 congresos hasta final de año y en 2015.

Son en su mayoría convenciones científico-médicas que traerán más de 16.000 visitantes a la ciudad. El Consistorio recalca que los datos aún no son definitivos.

Más de 1.500 especialistas europeos en anestesia regional y terapia del dolor se dieron cita en Sevilla para celebrar en el nuevo edificio del Palacio de Congresos de Sevilla Este su trigésimotercera convención anual (ESRA 2014). La cita científica, que se prolongó hasta el 6 de septiembre, forma parte de los seis congresos que la dirección de FIBES ha logrado cerrar hasta finales de año, a los que se suman otros seis más para el año 2015. Los datos están colgados en la web de FIBES. Las previsiones municipales anunciadas a principios de año en la Feria Internacional del Turismo (Fitur) apuntaban a nueve grandes congresos para 2015, en lugar de seis. Desde la dirección de FIBES, que ha recaído por completo en la sociedad Contursa del Ayuntamiento, se explica esta diferencia de cifras en que "hay más congresos y eventos congresuales que están cerrados o en vías de cerrarse, pero que por confidencialidad del cliente no estamos autorizados a publicar".

Los 12 congresos previstos enlo que queda de año y en 2015 congregarán en conjunto a más de 16.000 visitantes, según los datos ofrecidos a este periódico por las respectivas organizaciones de cada congreso. Se trata en su mayor parte de reuniones médico-científicas nacionales e internacionales de anestesia, podología, laboratorio clínico, endoscopia digestiva, cardiología, enfermedades infecciosas, virus del papiloma humano, y prótesis estomatológica y estética.

La dirección de FIBES prefiere no detallar de momento ni la cifra global de participantes ni la del negocio que moverán estos congresos en la ciudad hasta que se haya cerrado definitivamente el listado. El pasado enero, sin embargo, en el marco de Fitur, el delegado municipal de Turismo del Ayuntamiento de Sevilla sí habló de los 33.000 participantes y de los 40 millones de euros de negocio que se preveía moverían en la ciudad los 17 congresos de 2014 y 2015. Incluso se añadía que tendría un beneficio directo para los hoteles sevillanos de 120.000 pernoctaciones.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 11 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Según los datos cerrados hasta ahora, este mes se celebran los congresos de la Sociedad Europea de Anestesia Regional y Terapia del Dolor, así como un encuentro de trabajo de la Asociación Internacional de

Congresos

y

Convenciones

(ICCA)

que

congregó

desde

500

a

2.500

delegados.

El sector de los organizadores de congresos prevé abordar en Sevilla las tecnologías turísticas y el marketing turístico on line el papel decisivo que juegan a la hora de posicionar ciudades, centros de congresos, agencias de viajes online, tour operadores, hoteles, cadenas de hoteles y proveedores del turismo de negocios ,turismo de congresos y turismo de incentivos en el mercado, con vistas a la supervivencia y la desestacionalización de la actividad turística en un buen puñado de destinos de nuestro país.

En octubre pasado, los 1.500 partipantes del octavo Congreso Nacional de Laboratorio Clínico constituyeron la cita con más asistentes. Le siguen los congresos nacionales de Podología, con 1.000 participantes, y de Servicios Energéticos, con unas 500 personas. Estos dos últimos se celebraron en el antiguo edificio de Congresos, al igual que la jornada nacional de la sociedad española de Endoscopia Digestiva, que congregó en noviembre a 600 especialistas.

En 2015, el congreso más numeroso que ha cerrado FIBES es el Euroecho-Imaging (imágenes en tres dimensiones) de la Sociedad Europea de Cardiología, del 3 al 6 de diciembre, que congregará a 3.500 expertos. Le sigue el encuentro internacional de la Sociedad Europea de Investigación en Infección genital y Neoplasia (Eurogin) sobre el virus del papiloma humano, que causa lesiones que pueden derivar en cáncer. A este encuentro de Eurogin está previsto que asistan 2.000 participantes en febrero.

Otras dos citas científicas congregarán a 1.500 asistentes en cada caso. Se trata del congreso nacional de la Sociedad Española de Enfermedades Infecciosas y Microbiología Clínica, en el mes de mayo, y de la reunión anual de la Sociedad Española de Prótesis Estomatológica y Estética de octubre. El año que viene se completará con la feria del sector de ferretería y bricolaje (Expocadena 88) en marzo y con otro congreso de la Sociedad Europea de Cardiología sobre los fallos cardíacos, en mayo.

FIBES recalca que el impacto económico de todos los congresos que se van a celebrar en Fibbes en 2014 y 2015 no se puede calcular aún, ya que la cifra no sería representativa al 100% al no estar todos incluidos.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 12 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Futuro.

EUROPA PRESS. 28.08.2014 La Diputación de Sevilla, presidida por Fernando Rodríguez Villalobos (PSOE), afronta ya "los términos finales" de la operación promovida para desligarse del palacio de exposiciones y congresos de la capital andaluza, en cuyos órganos ha participado históricamente esta la institución provincial. Villalobos, de hecho, espera que a lo largo de los próximos días, el consorcio del recinto original apruebe su liquidación para que después, la Diputación y la nueva sociedad gestora del complejo inicial y de su ampliación firmen el convenio gracias al cual la institución provincial arrienda a la segunda su 50 por ciento de titularidad del antiguo edificio. Ampliar foto En una entrevista con Europa Press, Rodríguez Villalobos ha recordado la iniciativa del Gobierno socialista de la Diputación provincial de desprenderse de su participación en determinadas empresas y organismos relacionados con el sector público, pero ajenos a la esfera de los municipios de la provincia, como es el caso del palacio de exposiciones y congresos de la ciudad hispalense, el consorcio del teatro de la Maestranza o la sociedad Estadio Olímpico de Sevilla (Eossa), que explota el estadio de la isla de la Cartuja. En el caso del palacio de exposiciones y congresos, recordemos que el Ayuntamiento de Sevilla y la Diputación ostentan, a partes iguales y mediante un consorcio, la propiedad del complejo arquitectónico original, ampliado años más tarde a través de un proyecto promovido y financiado en solitario por el Consistorio hispalense a través de su Empresa Municipal de Vivienda, Suelo y Equipamiento de Sevilla (Emvisesa). En cuanto a la sociedad Feria Iberoamericana de Sevilla (FIBES), gestora del palacio de congresos, participan de ella, con un 33 por ciento en cada uno de los casos, el Ayuntamiento, la Diputación y la Cámara de Comercio, Industria y Navegación. El ayuntamiento se queda solo No obstante, el papel del Ayuntamiento al haber asumido en solitario la ampliación del palacio de congresos ha derivado en la extinción de FIBES, de triple participación, y su sustitución por la nueva sociedad Congresos y Turismo de Sevilla S.A. (Contursa), de capital íntegramente municipal. Y es en estos engranajes de participación en los que debe encajar la mencionada iniciativa de la Diputación provincial de desligarse del palacio de congresos, una operación objeto de no pocas gestiones y negociaciones entre las partes. A lo largo de los últimos meses, así, la comisión liquidadora de la sociedad Feria Iberoamericana de Sevilla aprobó las cuentas relativas a su propia liquidación atribuyendo a la Diputación y la Cámara de Comercio deudas por valor de 1,6 millones de euros, así como una deuda de 1,2 millones de euros al Ayuntamiento. En vez de asumir directamente el pago de sus 800.000 euros, la Diputación anunció después un convenio con el Ayuntamiento, para contrarrestar esta cuantía arrendando a Contursa el 50 por ciento de la propiedad del complejo original que conserva la institución provincial. Para Rodríguez Villalobos, de cualquier manera, la operación de salida del palacio de exposiciones y congresos es "quizá la más avanzada" de las promovidas por la Diputación, si bien ha

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 13 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. insistido en la "escrupulosa lealtad" seguida por la institución provincial a la hora de abandonar su papel en la entidad. "La Diputación ha respondido a su cuota de responsabilidad, en tiempo y forma y, en muchas ocasiones, por delante del resto de instituciones implicadas en el proyecto. Tan es así que, desde que soy presidente, la institución provincial ha destinado 4,83 millones de euros a atender su presencia en FIBES. Esta institución cumple y no deja en la estacada a nadie", ha defendido Fernando Rodríguez Villalobos.

Recta "final" de la negociación En ese sentido, ha señalado la "negociación" realizada con el Ayuntamiento para orquestar la salida de la Diputación de la citada entidad, una maniobra que afronta ya "los términos finales". "Actualmente, estamos sólo a la espera de que el Consistorio convoque a partir de los primeros días de septiembre la junta general del consorcio para que termine aprobando la liquidación y disolución de la hasta ahora sociedad que gestionaba el palacio", ha dicho. Tras ese "paso", según Villalobos, la Diputación y Contursa firmarán "el pertinente contrato de arrendamiento del porcentaje del inmueble que nos corresponde en propiedad", extremo que abrirá finalmente una nueva etapa para el palacio de congresos de Sevilla en la que la "presencia" de la Diputación será meramente "testimonial", como arrendadora de su parte de propiedad del recinto original, "para destinar esos recursos y aportaciones a los municipios sevillanos".

PRÓXIMAS FERIAS

• SICAB, Salón Internacional del Caballo de P. R. E. • 02/12/2014 - 07/12/2014 • EXPOJOVEN • 19/12/2014 - 04/01/2015 • SIMOF 2015, XXI SALÓN INTERNACIONAL DE MODA FLAMENCA •

05/02/2015 - 08/02/2015

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 14 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 2.1.2. - PROGRAMA DEL EVENTO. Detalle en documento adjunto al Proyecto_BloqueI_Secretariado.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Sevilla, 10 de diciembre de 2014

Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla Av. Alcalde Luis Uruñuela, 1 41020 - Sevilla

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 15 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 2.1.3. INSCRIPCIONES Y RESERVAS DE CONFERENCIANTES. Boletín de Inscripción Datos personales •

Nombre

•

1º Apellido

•

2º Apellido

•

NIF

• Tu email Datos de facturación • •

•

Facturar a particular Facturar a empresa

•

Nombre / Empresa

•

NIF / CIF

•

Dirección

•

CP

•

Población

•

Provincia

•

Teléfono

•

Móvil

Tipo

Datos de envío de la factura •

Nombre

•

Dirección

•

CP

•

Población

•

Provincia

• •

Teléfono Acepto la Política de privacidad

Tipo

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 16 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Muchos de los preparativos dependen del programa de actos, que en este caso se ha determinado de forma definitiva. Se da por hecho que se ha contactado con los conferenciantes y han manifestado su disponibilidad para asistir.

Una hoja de reservas puede facilitar mucho el control de reservas, además de estandarizar el formato. En esta hoja, se pueden incluir los siguientes detalles: •

Nombre del invitado:

•

Teléfonos de contacto:

•

E-mail:

•

Días y actos a los que va a acudir:

•

Método de Transporte:

•

Tipo de Alojamiento requerido:

•

Cualquier notificación especial:

•

Datos bancarios para pago de colaboración.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 17 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

2.2.-

ETAPAS DEL EVENTO. Sea cual fuere el tipo de evento que organicemos, existen, tres grandes etapas que están muy bien

diferenciadas en cuanto al manejo de los tiempos, la cantidad de recursos que necesitaremos y las acciones que realicemos.

Pre – evento: Comienza desde que empezamos a llevar a cabo esa primera idea que teníamos, arrancando con la planificación, que es esencial para cualquier tipo de evento. Finaliza cuando nos trasladamos al sitio elegido para el evento y comenzamos a prepararlo.

Las actividades fundamentales durante esta etapa están ligadas al establecimiento de objetivos y posterior realización de cada uno de ellos, teniendo en cuenta que para llevar adelante algunas de las actividades va a ser necesaria la finalización de otras.

Una actividad fundamental para nuestro evento es la promoción y difusión ya que nos va a permitir conseguir participantes e ir midiendo el interés de los potenciales asistentes.

Además, nos ocuparemos del temario y el programa con la agenda de actividades que brindaremos él o los días del evento.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 18 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. La revisión de las posibles sedes para elegir la que se adapte a nuestras necesidades también es una actividad fundamental para trabajar en esta etapa.

Es el momento de dar conocer nuestro futuro evento a los sponsors, que nos ayudarán a financiar, junto a otras acciones, nuestro evento.

La búsqueda y selección de proveedores también se realiza en esta etapa.

A medida que nos vamos acercando a fechas críticas (que establecimos en la planificación, o la fecha del evento, se requiere mayor cantidad de recursos, ya que las actividades para realizar y controlar se van incrementando.

Durante el evento: Comienza cuando la organización se traslada a la sede del evento y finaliza luego del desarme de las instalaciones temporarias en la sede.

Esta etapa es la más intensa, la que requiere de mayor coordinación y supervisión, ya que para este momento todo tiene que estar en marcha, con las funciones delegadas a cada responsable, con la logística bien planificada y con una agenda a seguir.

1.-Montaje.

2.-Acreditación de los asistentes.

3.-Agenda de actividades del evento.

4.-Desarme.

Post – evento: Esta etapa es tan importante como el resto ya que una vez concluido el evento es importante evaluar y analizar los logros resultados obtenidos.

El tiempo ideal para realizar la evaluación es durante la primera semana post congreso o jornada.

Además de la evaluación interna es importante agradecer por escrito a los participantes y colaboradores de las diferentes actividades.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 19 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.- CUERPO Y DESARROLLO.

3.1.- ACTIVIDADES A COMPLETAR ANTES DEL EVENTO. Antes del Evento.

3.1.1.- ¿CÓMO LE DOY IDENTIDAD A MI EVENTO?.

En el mundo, se organizan todo tipo de eventos por diferentes razones y motivaciones. En general, éstos son una herramienta de comunicación sobre alguna temática en la que se busca el intercambio y actualización de la información, el debate y la posibilidad de generar negocios. Estos intercambios se dan entre los diferentes participantes y no sólo son un mensaje unilateral de la organización.

Pero desde que comenzamos a plantearnos la realización de un evento, es necesario que dejemos bien en claro qué es lo que queremos comunicar a los potenciales asistentes y cuál es el mensaje que esperamos que reciban. A través de esta pregunta, vamos a ponernos a trabajar para que nuestro mensaje sea entendido por nuestra audiencia.

Una forma que puede ser útil y nos va a acercar a plantearnos el mensaje, para luego poder promover y comunicar el evento, es transformarlo en un “producto” que pueda satisfacer las necesidades de quienes vayan a asistir.

Para esto, el primer paso es el de darle una identidad, desarrollando una serie de elementos que van a complementar con la meta y los objetivos del evento: Nombre: En el nombre de un evento, generalmente incluimos también el número de edición a la cual pertenece. El nombre es fundamental, generalmente es descriptivo, y contiene la temática principal sobre la cual se van a abordar distintos temas. Utilizar una sigla con una corta cantidad de letras y fácil de pronunciar también puede ayudar, pero sobretodo se usa para los eventos de mayor magnitud, como los Congresos o las Jornadas. Si nuestro evento gira en torno a una conferencia, muchas veces con una pregunta o el nombre de la charla del orador es suficiente. Siempre es importante incluir el tipo de evento dentro del nombre (si es curso, taller, simposio, mesa redonda, etc).

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 20 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Subtítulo o Slogan: El slogan es una frase corta y sintética que hace referencia al nombre o a la temática del evento. No es obligatorio que esté en un evento, pero es muy eficaz utilizarlo, ya que se utiliza para resaltar sobre el abordaje que tendrá el curso, la conferencia o la reunión. Muchas veces es una pregunta que funciona como disparador de diversos temas para debatir.

Logo: Representa a través de la imagen a la institución y al comité organizador. Este logo será aplicado por ejemplo en toda la folletería y merchandising para difundir el evento, en la correspondencia que enviemos tanto por e-mail como por correo postal, y así, ayudar a construir la identidad del evento.

Colores institucionales: Los colores institucionales son aquellos colores que representan a una determinada institución. En nuestro caso, va a representar a los organizadores y al evento en sí.

Generalmente son los colores de la marca, de fondos de avisos. Respetar los colores originales si fuese una institución la que organiza, es una tarea del diseñaldor y del publicista, pero quien se encuentra liderando la organización del evento. Cuando se hace algún tipo de publicidad y se encarga un trabajo a un estudio de diseño, a una agencia de publicidad o a una imprenta, se debe poner énfasis en los colores institucionales.

¿Alguna temática extra?: Este ítem se utiliza mucho en el caso de eventos nacionales, regionales o internacionales, en los que participan personas de diversas ciudades o países. Como complemento, se trata de fomentar al lugar sede como un destino turístico. Pero queda en el comité organizador si quieren complementar con la identidad del congreso alguna característica especial del país sede para mostrarla ante el resto.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 21 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del evento.

3.1.2.-¿QUIÉNES PARTICIPAN EN UN EVENTO?.

Dependiendo de la temática, a un evento siempre asisten grupos de personas afines a una actividad en particular. Desde profesionales de un sector, especialistas o interesados en un determinado tema o un público segmentado previamente por edad, género, clase económica, zona geográfica, estilo de vida, entre otros.

En este artículo nos proponemos ir más allá de la segmentación clásica propia del análisis de mercado y vamos referirnos a los roles de los asistentes y otros tipos de participaciones que vamos a poder incorporar dentro del evento que estamos organizando.

- Roles vinculados al programa de actividades:

• Invitados especiales: Eminencias o especialistas de un determinado tema invitados para dar conferencias especiales dentro del evento. Generalmente, son invitados extranjeros que vienen ocasionalmente a algunas actividades y que cuentan con una trayectoria importante, por lo que suelen ser uno de los mayores atractivos o motivo principal de convocatoria.

• Oradores, disertantes o speakers: También son especialistas en algún tema y son invitados a presentarlo en el marco de alguna actividad dentro del evento.

• Panelistas: Especialistas invitados para desarrollar un tema y debatir diferentes cuestiones, en el VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 22 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. marco de un Foro, un Panel o una Mesa Redonda.

• Coordinadores y Moderadores: Pueden también llamarse presidentes de mesa haber cocoordinadores y secretarios. Son quienes se encargan de presentar una sesión (simposio, curso, taller, mesa redonda, etc), presentar a los oradores, moderar los tiempos de las conferencias, abrir el debate, regular las preguntas y respuestas y a veces dar una conclusión de las presentaciones al finalizar.

- Roles vinculados a una exposición paralela:

• Stands de patrocinadores o sponsors que son las empresas relacionadas con la temática del evento que lo apoyan económicamente a cambio de publicidad.

• Stands de otras instituciones que pueden ser ONG, fundaciones o futuros eventos de la misma espacialidad o subespecialidad que necesiten difusión.

- Asistentes: Son los participantes o visitantes del evento, quienes asisten a las diferentes actividades.

Este es el grupo al que vamos a tratar de segmentar y en consecuencia interesar a través de diferentes acciones de difusión y promoción para que se inscriban y participen del evento.

Esta clasificación es importante para poder reconocer cada una de las participaciones dentro del evento y al finalizar el mismo, poder otorgar diplomas o certificados por cada tipo. Esta práctica si bien no se suele realizar en todos los eventos, sería importante implementarla, desde un curso hasta un congreso, ya que también es uno de los motivos de participación de las personas que cumplen los distintos roles. ¿Qué información debe incluir un diploma o un certificado?.

•

Logo del evento y Logo de la entidad que organiza.

•

Nombre, fecha y lugar del evento.

•

Nombre del participante.

•

Rol o cargo que ocupó (asistente, moderador, invitado especial, patrocinador, etc.). En caso de ser orador incluir el tema que desarrolló.

•

Firma de él o los miembros del comité organizador.

Generalmente se tienen prediseñados y se completan con el nombre y el rol que ocuparon en el marco del evento (a mano, o por ordenador).

Antes del evento.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 23 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.1.3.- ¿CUÁNDO Y DÓNDE HAGO MI EVENTO?.

A la hora de organizar un evento, es fundamental, responder estas dos “simples” preguntas cuanto antes ya que conllevan un encadenamiento de acciones posteriores que dependerán de ellas.

La elección de la fecha y la sede van de la mano, ya que una decisión condiciona a la otra.

Nos podemos encontrar con distintas situaciones: Que ya se hayan realizado otras ediciones previamente. Esto nos permitirá conocer la frecuencia con la que se realiza el evento y las fechas elegidas con anterioridad. Si el evento es anual, muchas veces conviene establecer una fecha similar (por lo menos en el mismo mes) ya que en la mente de los posibles interesados en asistir se va fijando ese o esos días.

Que sea la primera edición del evento, sin tener ningún tipo de antecedentes. Cuando ésto sucede, no vamos a poder basarnos en informes y estadísticas anteriores.

En cualquier caso, para fijar la fecha, tenemos que tener en cuenta que no se superponga con otras VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 24 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. actividades que pudieran quitarle público al evento.

Además, tenemos que definir si queremos que coincida o no con fiestas nacionales o religiosas, ya que esto puede afectar a la participación del público al evento.

Para elegir la sede, se debe tener en cuenta el alcance y la magnitud del evento.

En el caso de eventos regionales o internacionales, primero se tiene que designar cuál será el país y la ciudad sede. El lugar elegido debería cumplir con determinadas características básicas, que son: Tener un amplio acceso a la ciudad, tanto en rutas aéreas como terrestres.

Que cuente con una cantidad de plazas disponibles para recibir a la cantidad de público esperada.

Que cuente con un predio, hotel o centro de convenciones para desarrollar el evento con la capacidad necesaria.

Que cuente con una infraestructura adicional (restaurantes, transportes y servicios) que sea capaz de recibir la cantidad de asistentes prevista.

Una vez acordada la ciudad sede, tenemos que encargarnos de determinar el lugar donde se realizará el evento.

Lo primero que deberíamos tener en cuenta, es, si el predio en donde realizaremos el evento será cedido o deberá ser contratado. En caso que sea cedido, deberemos adaptar nuestros objetivos al lugar, pero si el lugar es seleccionado por nosotros, tenemos que tener en cuenta una serie de factores para que el lugar sea el más óptimo, funcional y acorde posible.

Las opciones varían según la ciudad que se elija, pero existen distintos tipos de sedes para la organización de un evento: Centro de convenciones.

Hoteles.

Salones.

Sedes Especiales (Universidades, Hospitales, Centros Culturales, Teatros, etc).

El tipo de sede y la fecha deberán seleccionarse de acuerdo a:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 25 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Cantidad de asistentes prevista.

Cantidad de actividades paralelas a realizarse.

Cantidad aproximada de asistentes en cada sala (no es bueno que haya gente parada o que no haya gente para escuchar a los oradores.

Accesibilidad.

Disponibilidad.

Presupuesto.

NUESTRA EXPERIENCIA: ¿Qué tipo de de sede se eligió para el evento?. PALACIO DE CONGRESOS Y EXPOSICIONES DE SEVILLA. Tuvimos en cuenta que la fecha no se superpusiese con otros eventos similares que pudieran quitar plazas.

Vamos a enumerar los puntos a aclarar e incluir y al momento de firmar un contrato con un hotel como sede de evento. En caso que sea un salón, todos los puntos vinculados a la contratación de habitaciones no existirán.

Cada hotel tiene su contrato standard que aplicará de acuerdo a si contratas salones o también habitaciones para los invitados, pero si estás organizando el evento tienes que prestar atención a distintos puntos para no dejar pasar por alto, y así poder anticiparte a cualquier contingencia que pudiera suceder.

Los siguientes puntos pueden o no figurar, pero nosotros te recomendados que los aclares para no encontrarte con ninguna sorpresa o costo extra:

1. A Nombre de quién se realiza la reserva: (si es una empresa, una institución o una persona).

2. Fecha de ingreso: aclarar también a partir de qué hora.

3. Fecha de salida: igual que en el ingreso.

4. Acomodaciones requeridas: Cantidad de habitaciones bloqueadas durante los días del evento. Si quieren que el ingreso sea por la mañana, reservar desde un día antes, ya que el check in se puede realizar entre las 12.00 y 15.00 hs. dependiendo del hotel.

5. Tarifas: Qué tipo de tarifa y el precio final de cada habitación. Tener en cuenta si el IVA está incluido o no, si incluyen desayuno u otras comidas, alguna variable del monto en caso que reserves con VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 26 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. mucha anticipación.

6. Salones y Gastronomía: En este punto se debe incluir la fecha y hora de ingreso a los salones, el tipo de montaje en caso que esté a cargo del hotel, nombre de cada salón, capacidad y precio.

Aclarar también si incluye impuestos.

7. Procedimientos de reserva: Aclarar porcentajes y condiciones para que se cumpla el contrato. Por ej.: “Para que la reserva se considere efectiva el hotel deberá contar con el presente contrato debidamente firmado.

8. Términos de pagos de salones, habitaciones y gastronomía: Dejar bien en claro fechas, montos y porcentajes del total a ir abonando hasta el día del evento. Generalmente hay que pagar el total de la tarifa con anticipación al evento (puede ser entre un mes y un día).

9. Política de cancelación: Este punto es muy importante. Se debe dejar claro los porcentajes de devolución en caso de cancelación total o parcial de acuerdo al tiempo previo con el que se realiza.

Esto sucede con las habitaciones, con los salones y con la gastronomía en caso que se contrate en el lugar (en muchos hoteles únicamente permiten que se contrate el catering con ellos).

10. Reglamento de salones y planos: En este punto se aclaran responsabilidades en caso de accidentes, por lo que sería importante que si corre por cuenta del cliente se contraten seguros.

También los horarios y lugares por dónde podrán ingresar el personal para el montaje y todos los materiales, si se pueden realizar decoraciones especiales a cada salón, el horario máximo de desarme, instalaciones eléctricas, telefónicas, wi fi, limpieza, maltrato de las instalaciones, responsabilidad por daños, seguridad, servicio médico y uso de áreas públicas.

11. SADAIC – AADI-CAPIF: Impuestos por derechos de autor e intérpretes. A quién se paga en caso de utilizar música y contratar un Disc Jockey.

Este contrato debería ser firmado por duplicado, para que cada una de las partes se quede con una copia. Generalmente se incluye la firma, aclaración, cargo y fecha.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 27 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Una de las decisiones fundamentales a la hora de organizar tu evento es elegir dónde vas a realizarlo.

Puedes encontrarte con dos posibilidades, que te cedan el lugar o que lo alquiles.

Si te prestan el lugar, vas a tener que adecuarlo a las necesidades de tu evento, armando los diversos espacios donde van a desplazarse los distintos participantes. Es necesario que vayas unas cuantas veces a lo largo de la etapa del pre-evento y trates de imaginarte cómo distribuirás los espacios del encuentro para luego contratar los proveedores necesarios para acondicionar el lugar según tus objetivos.

Siempre es mejor ir con algún especialista como un arquitecto, pero si tu presupuesto no te alcanza para tener uno, no te olvides de llevar cinta métrica y un papel para tomar las medidas de los espacios que te prestan, y así, armar un plano estimativo para ubicar cada uno de los posibles espacios.

En cambio, si vas a contratar el lugar, antes de señalarlo, vas a visitar distintos predios, haciendo una preselección entre los que se adecuen más a tus objetivos (cantidad de asistentes, alcance del congreso, disponibilidad, etc.) y necesidades del evento.

En cada lugar, te va a recibir un representante de ventas, en caso de ser un centro de convenciones o salón, o un representante del sector de banquetes o eventos, en caso de ser un hotel. Ellos van a transformarse en tu contacto directo y van a ofrecerte las diferentes variables de salones y servicios adicionales que incluyen con la contratación de esa sede.

En este primer encuentro, es importante observar el lugar y hacer un revisión. Te sugerimos que observes y/o realices las siguientes preguntas en la primera reunión, para que, luego sea más acertada la decisión que tomes:

Cantidad total de salones y la capacidad total de cada uno.

Preguntar si los salones son divisibles y si se pueden utilizar los diferentes ángulos como cabecera.

Qué espacios comunes incluye la contratación por salón (foyers, pasillos).

Si cuentan con estacionamiento y cuál es la capacidad.

Qué servicios incluye (mesas, vestido de la mesas, sillas, iluminación, seguridad, limpieza de baños, VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 28 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. guardarropas, etc). ¿El servicio de catering debe ser contratado a la sede o se puede traer otro?.

Plazos de pago, cuáles son y cuál es el mínimo para bloquear la fecha que te interesa.

Reglamento general del lugar y política del montaje.

A qué hora nos va a ser entregado el salón (esto es muy importante, ya que si lo contratas justo por los días de duración del evento, vas a necesitar un tiempo adicional del montaje).

Es importante que todo lo que se converse en esa reunión sea enviado por escrito junto al presupuesto, a fin de poder comparar entre los diversos espacios de acuerdo al precio, calidad y comodidad, para finalmente seleccionar el sitio más acorde para tu evento.

Una vez que visitaste los lugares, y te enviaron sus diferentes propuestas, tenés que elegir la más adecuada para tu evento. Un cuadro comparativo, a veces ayuda a tener una visión más completa a la hora de tomar la decisión. Podés escribir ventajas y desventajas de cada sede de acuerdo a lo que observaste y preguntaste, y luego evaluar cuál será la más conveniente: La decisión final hay que tomarla lo más pronto posible ya que generalmente los presupuestos que nos envían tienen un vencimiento (en algunos casos caducan a los 10 días), pero de todas formas, es mejor tomarte tu tiempo para decidir correctamente.

La reserva se va a hacer efectiva con una señal, que va a variar de acuerdo a la sede que elijas, a la magnitud de tu evento y al tiempo previo con el que realices esa reserva.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 29 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.1.4.- ¿POR QUÉ Y PARA QUÉ?. ¿QUÉ ES LO QUE NO PUEDO DEJAR DE HACER?.

PLANIFICACIÓN. A pesar que la palabra evento proviene del término “eventual”, muy lejos de eso nos encontramos cuando comenzamos a organizar un evento. Justamente sucede lo contrario, ya que necesitamos planificar rigurosamente cada paso para tratar de coordinar de la manera más óptima posible cada una de las tareas que nos llevarán a que el evento sea exitoso.

A continuación, comentamos sobre algunas acciones que deberíamos tener presentes desde el comienzo de la planificación para todas las tareas que nos planteemos: Encontrar la justificación o motivo por el cual realizamos el evento es una de las claves para poder encaminar el desarrollo hacia la organización de la reunión. Algunas preguntas que podemos hacernos son ¿por qué necesitamos organizar ese evento?, ¿cuáles son mis expectativas y las de mi equipo (si lo hubiera) que nos llevan a realizar este evento? ¿Cuáles son las necesidades que tenemos para cubrir en cada una de las etapas del evento? ¿Existe la posibilidad de recaudar fondos o financiar el costo del evento? ¿Cuáles serían las expectativas de los potenciales asistentes y de los posibles sponsors?.

La previsión de posibles acontecimientos o contingencias a los que podríamos llegar a enfrentarnos a la hora de organizar un evento. Pensar en prevenir determinadas cuestiones, nos va a permitirnos adelantarnos y a no tener que solucionar problemas, quejas o reclamaciones (aunque muchas veces nos vamos a encontrar con ellos). Más allá que en la organización siempre existen riesgos y que tenemos que tratar de ser lo más flexibles posible para adaptarnos a diferentes situaciones, la previsión nos va a ayudar a disminuirlos. Algunos tips para anticiparnos son: planificar la meta y los objetivos, analizar los resultados de eventos anteriores vinculados al encuentro tratando de continuar con los aciertos y evitando los errores. Por ejemplo, algunos temas generales que tenemos que hacer hincapié podrían ser al clima, en caso de que pudiera influir en la actividad de la reunión, al momento de establecer fecha del evento, tener en cuenta ferias y otras fechas especiales, para evitar superposiciones o que puedan afectar a la concurrencia de mi evento.

La coordinación y organización también es necesaria implementarla al momento de la planificación.

Generar procesos con las acciones y tareas a cumplir estableciendo las fechas críticas (linkear art.

5). Un calendario marcando las tareas por realizar y los responsables de cada una (linkear art. 6) es imprescindible para no olvidarnos de nada.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 30 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. La integración y actualización a través de reuniones periódicas es muy importante para el intercambio entre los diferentes responsables o comités ya que sirve para cruzar la información a medida que vamos realizando las tareas que nos planteamos. Si es sólo una persona quien se encarga de la organización es importante darse el tiempo para volcar los avances de cada objetivo.

También nos sirve para mantener actualizada la información que vamos utilizar para difundir entre los potenciales asistentes.

La dirección y el control: Es muy necesario el rol de un líder que se encargue de delegar y coordinar todos los sectores que se van incorporando y el posterior control, realizando seguimiento de cada tarea. Por la intensidad del trabajo, sobre todo cuando nos acercamos a la fecha del evento, es mejor no dar por sentado que las cosas están hechas.

Otra herramienta que no podemos dejar de utilizar al momento de planificar es el montaje de un brief o una breve reseñal con los datos más relevantes del evento. Su incorporación es una práctica que va a ayudarnos tanto para nuestra organización como para poder delegar a la gente que colabora con el evento (ya sea personal interno o proveedores externos). ¿Qué datos tenemos que incluir?.

Nombre del evento: ________________________ Temática: ________________________ Tipo de Evento: ________________________ Cantidad de asistentes: ________________________ Cantidad de actividades paralelas: ________________________ Fecha y lugar: ________________________ Responsables de cada área: nombre y teléfono: ________________________ Observaciones: ________________________ Brief trabajo.

Nombre del evento:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA

ASSISTANTS Y

AYUDANTES DE DIRECCIÓN Temática:

NUEVAS TÉCNICAS Y HABILIDADES

Tipo de Evento:

FORMACIÓN CONTÍNUA

Cantidad de asistentes: 400 Cantidad de actividades paralelas: Fecha y lugar: Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla, 10-12-14.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 31 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Responsables de cada área: nombre y teléfono: Javier Jaramillo (000-000000).

Comunicación y Relaciones Institucionales.

Angeles Ragel (111-111111) .

Logística y Marketing.

Francisco J. Alvarado (222-222222).

Administración.

Encarnación Panadero (333-333333) Secretaría Observaciones:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 32 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.1.5.- HOW?.

El hecho de planificar un evento te servirá para organizar mejor tu trabajo como organizador de eventos y evitar inconvenientes. Cabe aclarar que no importa la cantidad de público que asistirá al evento que deseas organizar, ya sea un evento multitudinario o para unas pocas personas, el plan debe estar.

¿Qué debe incluir la planificación de un evento?.

• Los objetivos del evento.

• Las normas y políticas a seguir.

• El tema del evento.

• La descripción del tipo de participantes, oradores, organizadores y sponsors.

• Las funciones específicas y responsabilidades de las personas que participarán del evento.

• Cómo proceder durante el evento.

• El presupuesto del evento.

• Las actividades que se desarrollarán en el evento.

• Las acciones que llevaremos a cabo para difundir el evento.

• Posibles problemas que pueden presentarse y soluciones para cada uno de ellos.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 33 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del evento.

3.1.6.- ¿PARA QUÉ NOS SIRVE Y QUÉ PODEMOS INCLUIR?.

MONTAJE DE LISTADO DE NECESIDADES. Desde el comienzo de la organización de un evento, el montaje de un listado de necesidades de productos y servicios que tendremos que contratar para los días que dure nuestro encuentro, es una de las acciones a tener en cuenta y armar en primer lugar, junto al brief (material con información sobre el evento que se distribuye entre participantes y medios de comunicación) y el cronograma de planificación.

Es muy importante que reflexionemos sobre todas las posibles necesidades concretas para él o los días del evento, nos va a permitir tener un conocimiento de un panorama general y nos orientará para saber hacia dónde vamos a dirigir nuestras energías en cuanto a: Qué proveedores debemos contactar.

Qué tipo y cantidad de personal al contratar.

Este listado también nos va a permitir a futuro conocer qué presupuestos vamos a tener que solicitar y nos va a servir para negociar con posibles empresas patrocinadoras, ya que a veces no sólo colaboran económicamente, sino que se hacen cargo de por ejemplo los programas, de la secretaría, de la cartelería, de los libros de resúmenes, etc.

A continuación, enumeramos un listado genérico con necesidades: Planificación: espacio, comunicaciones telefónicas, conexión a internet, viáticos, material de librería, fotocopias, etc.

Difusión y promoción: diseño, edición e impresión del material, anuncios, pre programas, pines, calendarios, folletería en general, viajes, participaciones en otros eventos, stands, lapiceros, etc.

Logística: viáticos, propinas, fletes, servicios de mensajería, etc.

Asesorías: abogados, contadores, arquitectos, etc.

Inscripción: sistema para el registro de los participantes, logística.

Acreditación: bolsos, lapiceros, hojas, credenciales, diplomas, ordenadores, etc.

Servicio de Catering: almuerzos, cenas, cocktails, actividades sociales, coffee break, etc.

Servicio de sonido y proyección: ordenadores, cañón o proyector, iluminación, micrófonos, etc.

Señaléctica: cartelería para salón, para el estrado, podio, de orientación, etc.

Programa: diseño, edición e impresión del programa final, programa de bolsillo, cronogramas generales, etc.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 34 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Regalos: a invitados especiales, souvenirs a los asistentes, premios, etc.

Ambientación: arreglos florales, telones, panelería para exposiciones, etc.

Personal: pre y durante el evento, secretarias, orientadores, asistentes de sala, etc.

Otros servicios: centro de mensajes, periódicos, livings, bares o salones especiales, billetes y alojamiento, etc.

¿Cuál es la ventaja de preparar este listado mientras nos encontramos planificando el evento?.

Nos va a ayudar a tomarnos el tiempo para pensar en cada espacio que vamos a incorporar durante el evento, a poder prever servicios a contratar y así comparar precios y conseguir descuentos. Es muy importante hacer un seguimiento de este listado durante toda la planificación, y así poder ir agregando nuevas necesidades o seleccionar las que ya se encuentran solucionadas.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 35 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. A continuación, enumeramos nuestro listado genérico con necesidades: Espacio, Sala del Palacio de Congresos con capacidad suficiente y dotada de mobiliario propio con división de mamparas y mesas para el servicio de catering del coffee break.

Servicio de sonido y proyección: ordenadores, cañón o proyector, iluminación, micrófonos, etc.

Cartelería para salón, Material de librería, fotocopias (para el material didáctico a repartir entre los asistentes, carpeta de anillas con temario, cuaderno, bolígrafo, tipex, marcador y maletín).

Difusión y promoción: edición e impresión del material, anuncios, pre programas.

Logística: servicios de mensajería, etc.

Inscripción: sistema para el registro de los participantes, logística.

Acreditación: credenciales, diplomas, etc.

Programa: diseño, edición e impresión del programa final, cronogramas generales, carpetas de presentación para colaboradores, etc.

Regalos: a invitados especiales.

Ambientación: arreglos florales y música ambiente durante el coffee break.

Personal: pre y durante el evento, secretarias (dos, una para los invitados ponentes), asistentes de sala (diez, dos para las inscripciones).

Otros servicios: billetes, alojamiento y comidas para los invitados, etc.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 36 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del evento.

3.1.7.- CRONOGRAMAS DEL EVENTO: PARA USO INTERNO Y EXTERNO. La confección de un cronograma es una herramienta eficiente y muy útil, tanto para la organización de las actividades como para la lectura de los interesados en participar. Es importante que lo maneje todo el personal abocado a la organización del evento y que sea actualizado en los distintos medios de difusión.

Un cronograma se arma como una tabla de doble entrada en la que se vuelca la información: ¿Cuándo? relacionada con la hora de inicio y fin de la actividad y ¿Dónde? la ubicación o nombre del salón en dónde será.

Algunos tips: •Utilizá colores que distingan los tipos de actividades y los recesos.

•Si la actividad cuenta con un invitado especial, publicá el nombre del orador en el cronograma.

•Si por ejemplo dentro del mismo evento se realizan muchos cursos, talleres, etc. Te conviene numerarlos además de poner un nombre a cada uno. Logísticamente va a ser muy útil.

•Mantenlo actualizado a medida que confirmas las actividades y los oradores.

•Si tu evento cuenta con muchas actividades paralelas, conviene generar un cronograma por día del evento.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 37 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

NUESTRO CRONOGRAMA Hora

Nombre de la Sala Fecha 10-12-14

8:30 – 9:00

Acreditaciones

9:00 – 9:15

Inauguración

9:15 – 10:30

Entender las nuevas necesidades del directivo y la empresa como vía para afrontar el cambio que como Secretarias de Dirección nos exigen.

10:30 – 11:00

COFFEE BREAK

11:00 – 12:30

Cómo afrontar las nuevas realidades de nuestro entorno: el liderazgo personal y profesional como claves para conseguirlo.

12:30 – 14:00

El valor en alza de la comunicación como habilidad imprescindible para sacar el máximo partido a un entorno cambiante.

14:00 – 15:30

ALMUERZO

15:30 – 17:00

Potencia tu mente ante los cambios: una mente sana se adapta mejor.

17:15 – 19:00

Atrévete a conocerte: cómo desarrollar tus competencias para una mejor alineación con tus objetivos vitales y profesionales.

19:00 – 19:30

Entrega de Diplomas

19:30

Clausura

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 38 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Para la función de acreditación podría ser uno similar a éste:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 39 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Antes del Evento.

3.1.8.- ¿CÓMO CONSTRUIR LA BASE DE DATOS PARA TU EVENTO?.

LA BASE DE DATOS, UN EJE IMPORTANTE A LA HORA DE ORGANIZAR UN EVENTO. En eventos institucionales como congresos, conferencias, talleres o un cursos, uno de los objetivos por los cuales se realizan eventos, es el montaje y la actualización de una base de datos, que es la recopilación de información personal, relacionada con quien organiza y con el evento.

La base de datos comienza a gestionarse durante la etapa del Pre – Evento. Se utiliza durante el evento hasta su finalización, para realizar la evaluación.

Una base de datos es fundamental para: •

Contactarnos con los potenciales asistentes.

•

Comunicar novedades, fechas límite, etc.

•

Enviar invitaciones.

•

Realizar informes periódicos con respecto a los inscriptos (cantidad y distintas segmentaciones) y así poder medir cuánta gente se inscribió hasta “x” momento.

•

Realizar el informe final y el balance contable.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 40 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Cuando comienza la planificación del evento, se empieza a confeccionar esta base de datos. El punto de partida puede ser desde datos de eventos anteriores o de los miembros de la entidad que organiza, si el evento es organizado por una asociación o fundación, por ejemplo.

Esta base la iremos complementando a través de distintas acciones promocionales:

•

Participando en eventos previos al nuestro.

•

Haciendo convenios con otras entidades.

•

Incorporando los datos de quienes nos consultan en la web, por teléfono o por mail.

•

A través de contactos de los miembros del comité organizador.

•

Incorporando también a los distintos invitados que van a participar de forma activa en el evento.

Existen distintas herramientas on-line y off-line para la recopilación de estos datos, lo importante es encontrar la más cómoda, útil y que se adapte a las necesidades del organizador.

Los datos básicos que te recomendamos solicitar para completar esta base pueden ser: Nombre y Apellido: ______________________________________________ Título / Profesión / Especialidad: ___________________________________ Domicilio: _____________________________________________________ Ciudad / País / CP: ______________________________________________ Teléfonos / Fax / Celular: _________________________________________ E-mail: ________________________________________________________

A esta información se le puede agregar datos tanto de la entidad organizadora (número de socio, categorías si las hubiera, etc), como características respecto a la participación de la persona en el evento (asistente, disertante, coordinador, invitado especial, de curso, taller, simposio etc).

Todas estas segmentaciones que utilicemos, nos van a permitir realizar consultas por categoría y VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 41 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. poder tener un manejo de las estadísticas: •

Académicas: el tipo de participación de los asistentes durante el evento (oradores, coordinadores, etc.).

•

Contables: pagos de inscripciones, balances, etc.

•

Administrativas: cantidad de asistentes, acreditaciones, diplomas, etc.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 42 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.1.9.-CARPETA DE PRESENTACIÓN PARA PATROCINADORES.

Uno de los temas que más nos preocupan al momento de la planificación del evento es si podremos cubrir los costos. Para esto, los ingresos deberían equiparar a los gastos.

La búsqueda de patrocinadores es una de las maneras de obtener ingresos extra para tu evento.

Esto requiere de un tiempo y dedicación para el análisis, la presentación y la coordinación de reuniones para luego poder cerrar su participación. Por este motivo es interesante poder tener preparada en una carpeta tipo que contenga información de interés para potenciales sponsors.

¿Qué incluir?.

• Carta de presentación: Una carta dirigida al responsable comercial o de marketing de la empresa, o quien sea el encargado de tomar la decisión si participarán en el evento.

• Información general del evento: Fecha, lugar, temas principales, oradores, organizadores o comité, cantidad de asistentes prevista, profesiones y especialidades.

• Encargado de la gestión comercial: nombre, cargo y datos de contacto • Listado de posibles formas de participación: Con dinero o en especie.

• Reglamento de participación: Incluir formalidades sobre qué se puede hacer o no en el espacio VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 43 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. contratado (por ejemplo: no subalquilar o transferir el espacio contratado a terceros, fecha límite para el montaje del espacio, responsabilidades en lo que respecta a la seguridad y vigilancia, si corren por parte de los organizadores o por cada uno de los participantes, quién se encargará del mantenimiento y la limpieza del espacio (sobre todo si el evento dura más de un día), datos (nombre y documento) de quiénes asistirán a los stands.

• Reglamento de montaje (en caso de participar con un stand): En este punto tendrás que incluir horarios de ingreso y lugar. Para el montaje de este reglamento, deberás tener en cuenta las especificaciones de la sede.

• Planos: Si tu evento va a incluir una exposición comercial puedes tener montaje un plano a escala con las posibles ubicaciones de los stands e ir asignándolos a medida que se cierran los acuerdos de participación.

• Convenio de participación modelo: Es importante dejar asentado por escrito los compromisos de los sponsors y de los organizadores para evitar cualquier inconveniente.

Cuanto más completa se encuentre esta carpeta, los posibles interesados contarán con más información pudiendo influir al momento de tomar la decisión de si desean participar en tu evento. A veces al momento de la planificación algunas de estas cuestiones todavía no se encuentran resueltas, pero es necesario tenerlas en cuenta para ser presentadas previa a la fecha del evento.

Una vez acordada la participación, el convenio de participación modelo deberá ser firmado por los representantes de ambas partes.

Te dejamos algunos modelos para que puedas adaptar a las necesidades de tu evento: - Acuerdo de participación.

- Carta de presentación para Sponsors.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 44 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Acuerdo de Participación.

El …........nombre del patrocinador..................... ofrece su participación en exposición comercial, de acuerdo al siguiente detalle: • Stands de Exposición Comercial: 1 stand (Número y ubicación si ya está resuelto).

• Becas.

• Etc. Por dicho evento y a fin de cubrir los costos de su realización ….......nombre del patrocinador.................se compromete con …....nombre del organizador.......... en la suma de ….....€ El pago podrá efectuarse ….....incluir formas de pago a nombre....

El …...............nombre el patrocinador....................declara conocer y aceptar todos los términos y condiciones de Reglamento General*.

En prueba de conformidad las partes suscriben dos ejemplares del mismo tenor y a un solo efecto …........... lugar y fecha...................

(Datos de las partes): Nombre:

Nombre:

Cargo:

Cargo:

Empresa:

Institución:

C.I.F.

C.I.F.

Domicilio:

Domicilio:

Teléfono:

Teléfono:

Firma

Firma

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 45 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Carta de presentación para Sponsors.

Logo del evento Fecha (si es e-mail no hace falta) Señor Gerente Nombre de la Empresa Nombre del responsable Presente De nuestra mayor consideración: Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, para invitarlo a participar en ........nombre del evento........, que se llevarán a cabo entre los dias .........fecha del evento.........., con sede en .........nombre y dirección de la sede......

Hacer una breve presentación del evento incluyendo temáticas principales y público al que apuntan (cantidad de asistentes, de dónde provienen, a qué se dedican).

En este marco y por lo anteriormente expuesto, esperamos participen en nuestro proyecto, ya que su colaboración, junto a otras, hará posible la concreción de este evento, brindándole a ustedes una excelente oportunidad de vincularse con los profesionales invitados y presentes.

Adjuntamos a esta nota, el detalle de posibles participaciones y quedamos a la expectativa de poder coordinar próximamente una reunión con usted.

Saludos cordiales, Firmas, nombres y cargos de los organizadores del evento Datos de contacto e-mail : Teléfono/ Móvil: Nombre del contacto y horarios:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 46 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.1.10.- ¿CÓMO BUSCAR SPONSORS PARA TUS EVENTOS?.

Aquellas personas o empresas que muchas veces permiten que los eventos se lleven a cabo se denominan sponsors o auspiciantes. La participación de estos en un evento dependerá de su interés por aumentar sus ventas, figurar para lograr captar nuevos clientes o simplemente apoyar el evento.

Los patrocinadores pueden cooperar en un evento con dinero o haciéndose cargo directamente de algo (por ej: en una competencia deportiva, una marca de agua mineral puede regalar botellas de su producto a los participantes).

Ten en cuenta que siempre la participación del sponsor dependerá de lo que tú, como organizador, le propongas. Siempre se debe tener en claro lo que aportará cada uno. ¿Qué datos tener en cuenta para hacerle una propuesta a un sponsor?: • La temática del evento.

• El tipo de público que asistirá.

• Saber claramente la propuesta que le harás.

• Mostrarte seguro y fiable.

• Contar con material sobre la propuesta, • Llevar planos del sitio que será sede de tu evento, fotos, etc.

¿De qué forma pueden participar los sponsors en un evento?: •

Con un stand en el salón del evento.

•

Organizando una actividad especial en el evento.

•

Colocando su logo y un enlace a su sitio web en la página del evento. Colaborando con la impresión de folletería, cartelería, acreditaciones, etc. Volviendo temático un espacio del evento.

•

Colocando una barra, sillones, etc. No solo un stand como en el primer punto sino algo de mayor dimensión. Haciendo intervenciones en el evento con promotores, actores, vehículos ploteados, etc.

•

Obsequiando presentes (tazas, gorros, etc.) a los participantes del evento.

Para terminar, te recordamos que los sponsors se dividen en categorías. Hay sponsors platinum, gold, silver, bronze, etc. Trata de que las empresas que te interesan estén en alguna de esas categorías.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 47 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.1.11.- INVITACIÓN PARA INVITADOS ESPECIALES. (logo del evento) – + Fecha y Sede del evento Fecha Tratamiento (Señor / Profesor / Doctor / Lic.) Nombre del invitado Presente De nuestra mayor consideración, Tenemos el honor de invitarlo a participar en el “_____nombre del evento ___________”, que tendrá lugar entre los días “_____fecha_____”, con sede en ________ lugar del evento __________, en carácter de INVITADO ESPECIAL. Su reconocida trayectoria y gran experiencia, jerarquizarán, sin duda alguna, este evento y será de gran aprendizaje para todos los colegas asistentes.

Será de gran interés pueda otorgarnos una conferencia sobre “_____nombre del tema_____”, con una duración de 30 minutos.

Agradeciendo desde ya su invalorable colaboración y a la espera de su pronta respuesta, reciba nuestros más cordiales saludos, Firmas del comité organizador

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 48 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. INVITACIÓN MODELO PARA: COORDINADORES, CO-COORDINADORES, PRESIDENTES O SECRETARIOS DE MESA, MODERADORES.

(logo del evento) – + Fecha y Sede del evento Fecha Tratamiento (Señor / Profesor / Doctor / Lic.) Nombre del invitado Presente Estimado colega, Tenemos el agrado de invitarlo, muy especialmente, a participar en el “_______nombre del evento_______”, que tendrá lugar entre los días “_____fecha_____”, en carácter de COORDINADOR / CO-COORDINADOR / SECRETARIO (Poner el cargo que corresponda), en forma conjunta con “_______nombre del colega con quien compartirá el cargo_________”.

Sesión: Tipo y nombre de la sesión Día: día, mes Hora: de _____ a _______ hs.

Sala: nombre del salón Agradeciendo su respuesta antes del próximo “_____fecha_____”, y desde ya su invalorable colaboración.

Reciba nuestros más cordiales saludos, Firmas del comité organizador

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 49 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. INVITACIÓN MODELO PARA ORADORES. (logo del evento) – + Fecha y Sede del evento Fecha Tratamiento (Señor / Profesor / Doctor / Lic.) Nombre del invitado Presente Estimado colega, Tenemos el agrado de dirigirnos a usted, a fin de invitarlo a participar en el“_______nombre del evento_______”, que tendrá lugar entre los días “_____fecha_____”, con sede en el “_________nombre de la sede______”, en carácter de: DISERTANTE Sesión: tipo y nombre de la sesión Tema: “nombre de la disertación” Día: fecha Salón: nombre del salón Tiempo de exposición: cantidad de minutos Coordinadores/ Presidente de Mesa: nombres de los coordinadores o presidentes de mesa Co-coordinadores / Secretarios: nombres de los co-coordinadores o secretarios Le agradeceremos nos envíe la confirmación de la presente invitación antes del “_____fecha_____” Informarle si se le cubrirán los gastos de traslado y alojamiento o de qué se hará cargo la organización Agradeciendo desde ya su invalorable participación, la que sin duda alguna colaborará con el éxito de este evento, reciba nuestros más cordiales saludos, Firmas del comité organizador

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 50 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Antes del Evento.

3.1.12.- CREDENCIALES PARA TU EVENTO. Organizar un evento lleva tiempo y debes tener en cuenta hasta los detalles más pequeños, es por esto que desde la Web de empresas dedicadas a la organización de eventos ofrecen un servicio integral y facilitar el trabajo. Hace un tiempo se ha incorporado una nueva funcionalidad que permitirá en pocos minutos diseñar las etiquetas de las credenciales que le entregarás a participantes, oradores y medios de prensa el día del evento.

Siguiendo estos pasos: 1. Ingresa a tu panel de organizador. Luego a Día del Evento y por último a Credenciales.

2. Haz clic en Nueva Credencial.

3. Coloca un nombre para cada credencial. Diferencia las que serán para oradores, participantes, prensa, etc.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 51 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Descarga tus credenciales e imprímelas Podrás descargar tus credenciales en un archivo PDF, imprimirlas y ¡entregarlas perfectas el día del evento!.

En caso de no plantearlas imprimir por secretaria mandar a una imprenta para que las tengamos listas incluyendo la cinta y su plastificado para ser entregadas en el momento de la acreditación, a la entrada del acto.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 52 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.2.- ACTIVIDADES DE CONTROL ANTES DEL EVENTO. Antes del evento.

3.2.1.- Check list Núm. 1: ¿QUIÉN ORGANIZA?.

Nombre del evento: ✔ Establecerlo. ✔ Registrarlo (si es necesario). ✔ Crear Asociación o Fundación (si no existe y en algunos tipos de evento).

Armar el Comité Organizador de acuerdo al alcance: ✔ Internacional. ✔ Regional. ✔ Nacional. ✔ Local.

Distribuir las tareas del Comité Organizador: ✔ Ejecutivo: Se encargará de supervisar la logística general, el área de inscripción/acreditación de los asistentes y al resto de los comités. ✔ Científico o Académico: Se encargará de todo lo vinculado al programa, los horarios y los invitados. ✔ Prensa y Difusión: Se encargará de la agenda de prensa, medios, entrevistas, notas y los espacios relacionados a esto durante el evento. ✔ Ambientación: Todo lo relacionado a las salas de actividades y exposición si la hubiera. ✔ Comercialización: Los encargados de la relación con los sponsors y partners (si los hubiera) del evento. ✔ Actividades sociales: Si las hubiera desde la selección y reserva hasta la coordinación de los detalles del lugar (show, regalos, discursos, etc.). ✔ Tesorería: Pagos a todos los proveedores y seguimiento, bancos, caja chica, etc.

Definir las responsabilidades de todos: ✔ Personal necesario. ✔ Materiales necesarios.

Establecer la planificación preliminar del encuentro: ✔ Agendar los tiempos límite (invitaciones, ediciones, gastos, reservas, confirmaciones). ✔ Seguimiento de los presupuestos de cada operación.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 53 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.2.2.- Check list Núm. 2: LA SEMANA PREVIA AL EVENTO. A medida que te acerques al día del evento que te encuentres organizando, mayor será la cantidad de tareas a realizar. Es importante que planifiques el control de todas esas actividades, y que verifiques la semana previa al evento en qué estado se encuentran cada una, a fin de poder corregir posibles errores y/o modificar objetivos. Para esto, te proponemos una check list modelo que involucra diferentes aspectos a tener en cuenta acerca de qué hacer esos días, y que podrás adaptar de acuerdo las acciones planificadas para tu evento.

Invitados: •Reconfirmar participación, pasajes y estancia si es necesario.

•Si no se envió previamente, mandar a cada orador, la agenda con todas sus participaciones.

•Publicar en el sitio el programa definitivo con los cambios de último momento.

•Enviar una última comunicación por e-mail con el recordatorio del evento, con fecha y lugar incluyendo un enlace al programa final.

•Enviar mensajes a través de los grupos, páginas y usuarios creados en las distintas redes sociales, recordando el evento y motivando a participar.

Sede: •Pagar el importe pendiente para cancelar el 100% del costo.

•Entregar cronogramas con los tipos de montaje necesarios en cada salón.

•Si es un hotel y van a haber invitados alojados, entregar la “Rooming list”.

Proveedores: •Reunirse con cada uno directamente en la sede para ultimar detalles y dejar bien en claro el servicio de cada uno.

•Pagar lo que esté pendiente (puede variar entre el 50% y 100% dependiendo de lo acordado con cada proveedor).

Patrocinadores: •Enviar recordatorio del evento.

•Si participará con un stand, reenviar el plano con su ubicación y el reglamento de montaje.

•Solicitar los nombres de quiénes asistirán al evento a fin de poder tener listas las identificaciones correspondientes.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 54 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Personal: •Reuniones de capacitación.

•Entrega de instrucciones con horarios de ingreso y egreso.

•Entrega de uniformes (si es necesario).

Inscripciones: •Cerrar las inscripciones de acuerdo a la fecha límite prestablecida.

•Verificar que toda la información se encuentre en el sistema que utilizarás para las acreditaciones*.

•Preparar todo el material que se entregará a los asistentes.

Recordar revisar cada punto e ir tildando las tareas a medida que vas controlando. Antes de llegar a esta fecha, chequear que no quede ninguna tarea fuera de esta check list, ya que te será muy útil.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 55 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.2.3.- Check list Núm. 3. INVITADOS ESPECIALES. Los eventos empresariales y los institucionales habitualmente cuentan con la participación de invitados especiales que suelen participar como oradores de alguna conferencia o coordinadores de alguna actividad.

En general, son eminencias en su especialidad y en algunos casos viajan especialmente desde su país de origen. En esta check list vamos a presentar todas las acciones que el organizador del evento deberá tener en cuenta.

Antes del evento.

•Hacer una lista con posibles invitados especiales y posibles temáticas.

•Analizar costos.

•Establecer hasta cuántos invitados especiales podrán ser costeados desde la organización del evento.

•Seleccionarlos.

•Contactarlos telefónicamente o en eventos previos.

•Enviar la primer invitación (con los datos generales del evento, como la fecha y el lugar, los organizadores, temáticas y tipos de participación (orador, coordinador, moderador, etc.).

•Hacer el seguimiento de la respuesta (en caso que no responda comunicarse por otro medio).

•Volcar en el programa del evento los invitados especiales.

•Solicitar un resumen de su presentación, indicando cuál es la fecha límite para enviarlo.

•Si los invitados deben trasladarse desde otra ciudad o país, coordinar si enviarles el ticket aéreo electrónico o reintegrarles el dinero correspondiente a dicho ticket.

•Hacer la reserva en el hotel que se alojarán (generalmente en el hotel sede del evento).

•Enviar la agenda confirmando las actividades donde participarán, incluyendo conferencias y sociales.

•Preparar los requerimientos técnicos para cada una de las presentaciones.

•Coordinar la recepción del material para las presentaciones.

•Coordinar el traslado desde aeropuerto al destino pactado.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 56 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. •Enviar a cada una de las habitaciones, el material de acreditación personalizado al evento, o implementar un espacio especial en la recepción del evento para que no realicen fila.

•Preparar un presente o souvenirs de parte de la organización del evento.

•Poner a disposición datos de contacto directo, para que pueda contactarse con los organizadores en caso de necesidad.

•Contar con traductores, en caso que sea necesario.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 57 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.2.4.- Check list Núm. 4. PLANIFICACIÓN DE LA CORRESPONDENCIA (POSTAL, E-MAILS Y MENSAJES).

Las check list nos permiten planificar los tiempos de producción de las diferentes actividades, para llegar al día del evento con todo bajo control. Hoy te proponemos, un listado con las actividades que deberías tener en cuenta para el envío de la información de tu evento a los diferentes destinatarios: Antes del evento. ¿Con quiénes intercambiar correspondencia?

•Patrocinadores.

•Proveedores.

•Asistentes/ Invitados.

•Oradores.

•Instituciones.

Recopilación de datos de contacto: •E-mail.

•Teléfono.

•Móvil.

•Skype/MSN/Google.

•Twitter/Facebook/Linkedin.

•Dirección postal.

Redacción de la comunicación: •Incluir datos del evento: Logo, Nombre del evento, cuándo, dónde y motivo de la comunicación, dónde sea posible ampliar la información del evento: web, blog, redes sociales, etc.

•Si se requiere una respuesta específica, como por ejemplo, la confirmación de participación, incluir una fecha límite de respuesta.

Selección del método de envío de acuerdo a:

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 58 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. •Tipo de material a enviar.

•Medio de contacto.

Confirmación de la recepción: •Seguimiento de la respuesta a través del mismo canal del envío u otro (por ejemplo, llamar por teléfono para confirmar si el destinatario recibió la información).

•Actualización de los distintos archivos (base de datos, lista de oradores, lista de invitados, etc.) con las respuestas recibidas.

Responder solicitudes de información y otras consultas: Más allá de que tu evento contará con un espacio en la web con toda la información detallada, seguramente vas a recibir consultas a través de los distintos canales que dispongas: Un tiempo óptimo de respuesta es, dentro de las 72 hs. de haber recibido la consulta.

Durante el evento.

En esta etapa, tu mejor aliado es el teléfono móvil ya que te permite obtener respuestas instantáneas. En esta instancia, al contar con tan poco tiempo, el uso de la correspondencia, generalmente, no es una buena opción.

Post evento: •Envío de agradecimientos.

•Envío del informe final.

•Información periódica con material novedades y logros del evento e invitación a futuras reuniones.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 59 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.2.5.- Check list Núm. 5. PROMOCIÓN Y DIFUSIÓN DEL EVENTO. Una vez respondida la pregunta ¿A quién vas a comunicar el evento?, podrás ir seleccionando cada uno de los canales por los cuales te acercarás a tu audiencia. A continuación proponemos una lista de chequeo que incluye todas las formas de difusión posibles para que la adaptes al tipo y alcance de tu evento.

Promoción: Antes del evento.

•

Folletos, postales, tarjetas de los organizadores especiales.

•

Envío de información: mailing (a través del correo electrónico y/o postal).

•

Planificación y calendarización de las acciones promocionales (a medida que te acercas a la fecha del evento será más frecuente).

•

Participación en eventos previos.

•

Publicidad: gráfica, radial y/o televisiva. En medios masivos y/o especializados.

•

Actualización del sitio web y/o blog.

•

Acciones en las redes sociales (gratuitas y/o pagas).

Prensa y difusión: Antes, durante y después del evento.

•

Redacción y envío de gacetillas y material a la prensa (digital, gráfica, audiovisual) para que publiquen el evento.

•

Envío de nuevas gacetillas con actualización de las novedades del evento (mensual o semanal si falta poco para la reunión).

•

Seguimiento de las publicaciones en los diferentes medios.

•

Invitaciones personales a la prensa especializada (al evento y, si los hubiera, a eventos particulares para la prensa).

•

Entrevistas a los organizadores, oradores e invitados especiales.

•

Montaje de un diario interno del evento, con notas y entrevistas especialmente realizadas, y difusión gratuita del mismo, entre los asistentes.

•

Organización de una conferencia de prensa (durante o después del evento).

•

Publicación de las conferencias post evento.

•

Realización del clipping (un resumen de las publicaciones en los distintos medios).

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 60 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Creemos que es importante controlar las publicaciones y medir sus repercusiones, para poder ir mejorando la estrategia de difusión evento tras evento.

Puedes recorrer nuestro blog que contiene muchos tips para promocionar y difundir tu evento en los distintos medios y así alcanzar la convocatoria deseada.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 61 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.2.5.1.- DIFUSIÓN TRADICIONAL DE TU EVENTO. La difusión de un evento es esencial para alcanzar la convocatoria deseada.

Las redes sociales y las nuevas herramientas en la web permiten reducir muchos costos y tiempos, pudiendo lograr la cantidad de asistentes esperada para tu evento. Pero esto sucede si tu público las maneja y recibe los mensajes que les envías, y no siempre sucede, ya que no todos aún las conocen.

Por este motivo, para complementar al uso de estas herramientas, en este artículo comentaremos dos opciones de difusión más tradicionales, que, dependiendo de tu base de datos y los contactos que puedas generar, vas a poder implementarlas de una forma eficiente:

•

Participación en eventos previos.

•

Correo directo.

Si ya contamos con una base de datos completa y el tiempo y tu presupuesto lo permiten, el envío de información a los domicilios de los potenciales asistentes, puede ser el método de difusión que genere mayor respuesta y posteriormente, mayor cantidad de inscriptos.

Algunos tips para tener en cuenta a la hora de enviar un anuncio de tu evento: •

Solicita respuesta a tu envío y adjunta un formulario para actualizar los datos.

•

Envía información de tu evento con los temas que se van a desarrollan y los oradores confirmados, ofreciendo descuentos por inscripción temprana por ejemplo.

•

Envia el anuncio con el tiempo suficiente para que los destinatarios lo puedan recibir, leer, responder y posteriormente realizar consultas para participar en el evento. (los tiempos varían desde 1 o 2 años de anticipación para eventos internacionales, hasta 2 meses de anticipación para eventos nacionales).

Otra manera para que tu evento tenga presencia desde la etapa de planificación, es la participación en eventos previos vinculados a la temática de tu evento. En muchas reuniones, existe un sector institucional, en el que se les brinda espacio a asociaciones, fundaciones y organizaciones de próximos eventos.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 62 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. ¿Qué información se puede ofrecer y solicitar en este espacio? Es importante que el espacio tenga un cartel que indique el nombre del evento. Las gráficas arman unos portabanner que son bastante prácticos para trasladar. También se le llaman enaras.

Además, en el espacio se puede ofrecer folletería y merchandising (lapiceras, anotadores, pines, stickers, etc.) y además, contar con formularios para que la gente complete con sus datos y pueda recibir actualizaciones con la información del evento.

Antes del Evento.

3.2.5.2.- ¿CUÁL ES LA MEJOR ESTRATEGIA DE DIFUSIÓN PARA MI EVENTO?.

El éxito de un evento depende del cumplimiento de los objetivos de los organizadores. Entre esos objetivos sin lugar a dudas se encuentra el conseguir la mayor asistencia posible de nuestro público potencial. Para lograr esto, es necesario trabajar mucho durante la etapa de planificación encontrando una estrategia de difusión que llegue a nuestra audiencia, y les interese asistir al curso, taller, congreso o conferencia que se les proponga.

Para lograr ésto, es necesario definir dos cuestiones: •

Cuál es el mensaje a comunicar.

•

Cómo es el público al que se apunta.

En lo que respecta al mensaje, es necesario que sea claro y que responda una serie de interrogantes que van a definir el interés o no del posible asistente a nuestro evento: Las 5 W •

What / Qué: En este punto hablamos de la denominación del evento, el nombre y sus contenidos.

•

Who / Quién: quién organiza, quiénes son los invitados especiales, oradores, moderadores, coordinadores, etc.

•

Where / Dónde: La sede de la reunión, capacidad, servicios e infraestructura.

•

When / Cuándo: la fecha y duración del evento.

•

Why / Por qué: la temática y los objetivos que motivan la reunión.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 63 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. A ésto podemos sumarle una sexta pregunta:

• How / Cómo será el desarrollo, el programa, los recursos, patrocinios y auspicios.

La identidad que estés buscando darle a tu evento te va a ayudar a establecer el mensaje que querés comunicar.

Por otro lado, tenemos que analizar, nuestro público objetivo, nuestro TARGET, poder identificar a nuestra audiencia, formulando cuál es el perfil de los potenciales asistentes. ¿Son formales o informales? ¿Son extremadamente serios o esperan un contacto más suelto y personal?. No es lo mismo un Congreso de Medicina que un evento de Networking para emprendedores.

Una vez que tenés bien en claro estos puntos, va a ser más fácil determinar los canales más óptimos de difusión. A continuación compartimos los principales, para que vos elijas él o los más óptimos para la difusión de tu evento:

• Sitios Web o Blog: Va a ser el lugar al cual acudan los potenciales asistentes para ampliar la información que reciben sobre el evento

• Correo Electrónico: Si contás con una buena base de datos, puede ser muy eficiente, ya que podemos tener un alto alcance a muy bajo costo.

• Redes Sociales: No alcanza únicamente con una web o blog, sino que es importante posicionar tu evento en las redes sociales como facebook, twitter, linkedin y hasta youtube.

• Correo Directo: Confección de Folleto informativo o “Anuncios” previos al evento y envío por correo postal. Este medio es más costoso y tomará más tiempo, ya que tenés que diseñalr e imprimir y luego hacer envío por correo postal para que llegue a los domicilios de tu base de datos.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 64 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del evento.

HERRAMIENTAS 3.2.5.3.- ¿CÓMO APROVECHAR LAS REDES SOCIALES PARA QUE HABLEN DE TU EVENTO? .

Las

redes

sociales

son

un

fenómeno que cada vez se instala más en nuestras vidas. Esto afecta también

a

la

organización

de

eventos y puede transformarse en un canal muy interesante para que, no solamente te conozcan, sino que compartan y repliquen datos interesantes

de

tu

evento,

pudiendo incrementar tu público.

¿Qué datos pueden ser interesantes compartir en las redes?.

•

Quiénes serán los oradores y datos de referencia.

•

Planos del lugar del evento, cómo llegar, informar si hay un servicio gratuito.

•

Información del programa, con horarios y salones.

•

Cantidad de inscritos.

•

Transmitir en vivo algunas o todas las charlas.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 65 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. DIFUSIÓN TELEMÁTICA DEL EVENTO MEDIANTES E-MAILS Y REDES SOCIALES

Promociona tu evento

Los eventos y las redes sociales ¿una pareja muy bien avenida?.

Un estudio de Co-Tweet y Exact Target ha detectado las 10 principales motivaciones y su porcentaje correspondiente por las que un usuario hace clic en “Me gusta” en una página de facebook.

Una de ellas, es el interés por permanecer informado sobre las actividades de una marca, concretamente les interesa a un 34% de los usuarios.

Todos sabemos que uno de los pilares fundamentales de un perfil de facebook es el contenido. Son los Community Managers quienes en relación directa con el cliente, deben generar un contenido atractivo, que aporte valor añadido y que favorezca el engagement de los fans con la marca.

Una de las conclusiones que se obtienen del reciente estudio “Social Media & Events Report 2013″es que el 75% de los usuarios a los que se les realizó una encuesta sobre la relación entre Redes

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 66 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Sociales y eventos, definen el Social Media como una importante herramienta de marketing para comunicar y promocionar estos eventos.

A estas alturas, las marcas tienen perfectamente claro el potencial que tienen los canales sociales para transmitir a los fans su esencia y filosofía de marca y, la realización de un evento supone un factor clave en cuanto a la generación de contenido que sea atractivo para ellos.

Pero…¿Cuál es la mejor forma de promocionar un evento en las Redes Sociales?.

Desarrolla un análisis previo para definir los perfiles sociales y la estrategia a seguir.

Comunica el evento en los perfiles sociales con antelación. De este modo, crearás expectación entre los seguidores.

El día del evento, informa de lo que está aconteciendo en él, pero cuidado, no te excedas con el número de publicaciones, puedes llegar a cansar al seguidor.

Si contemplas twitter como canal para informar y retransmitir el evento, crea un #hashtag relacionado e invita a los asistentes a que formen parte de la viralización del contenido compartiendo la clave de Wifi.

Si cuentas con una pantalla gigante, muestra las redes sociales en vivo y los comentarios que se van generando en el evento.

Una vez finalizado el evento, crea un álbum de fotos y compártelo en los perfiles sociales.

Envía mails de agradecimiento a medios de prensa, participantes, oradores, sponsors y demás; y adjunta imágenes o videos.

Elabora un informe final con las mediciones de las acciones y la viralización de las mismas.

No elimines la página del evento, es bueno mantener a las personas que te han dado su “me gusta” por si haces una segunda edición.

No olvidemos que la figura de un Community Manager es imprescindible para el antes, el durante y el después. Debe existir una monitorización de todo lo que se produce alrededor del evento.

Si la organización del evento ha sido perfectamente planificada y tenemos en cuenta estas recomendaciones todo parece indicar que estamos ante una pareja muy bien avenida que consolidará su estabilidad a lo largo de los años.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 67 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

INSCRIPCIONES: (DE FORMA TELEMÁTICA).

POR CONVOCATORIA ABIERTA: Los organizadores proponen una temática a desarrollar, para que voluntariamente, los posibles interesados conozcan el evento, a través de los distintos medios de difusíón utilizados, y decidan asistir. Se necesita de un proceso de organización para gestionar las inscripciones.

En el caso de los eventos con inscripción la primera decisión que se debe tomar es si se va a cobrar la inscripción. Si es así se establecerá un precio y si existirán diferentes categorías de inscripción.

Tipos de inscripciones: ✔ Con todo incluído: El ingreso a todas las actividades + traslados + alojamientos + comidas. ✔ Limitadas: Ingreso a todas las actividades del evento. ✔ Extra limitadas: Ingreso a algunas actividades del evento. ✔ Especiales: Precios diferenciados para acompañantes, menores de determinada edad, jubilados, estudiantes, etc.

Fechas límites de incripción: Es importante establecer dos o tres instancias de inscripción previas a la fecha del evento, para poder motivar a los potenciales asistentes y, como organizador poder ir midiendo la cantidad de interesados.

Una manera es ofrecer descuentos especiales por inscripción temprana.

Facilidades de pago: Cuanto más facilidades de pago ofrezcas, mayores serán las posibilidades de obtener inscritos con antelación al evento. ✔

Efectivo o cheque.

✔

Tarjetas de crédito (en un pago o en cuotas).

✔

Transferencia.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 68 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Antes del Evento.

3.2.6.- Check list Núm. 6: ELABORACIÓN DEL PRESUPUESTO. La elaboración del presupuesto requiere de un minucioso revisión de los proveedores a los que contratarás. Si bien, las decisiones no se basan únicamente en los precios, ya que también es importante la calidad de los servicios que brindan, compartimos a continuación una

lista de chequeo para que no olvides

ningún paso al armar el presupuesto de tu evento.

Previo al evento.

•Arma una lista de necesidades.

•Averigua costos de las posibles sedes: Consulta los precios de alquiler por día o por hora (dependiendo de la duración total del evento) y si incluyen otros servicios como el alquiler de equipamiento, wi-fi, servicio de catering, etc. En muchos lugares, estos servicios sólo se pueden utilizar si se contratan junto al precio. Por este motivo, es importante consultarlo al momento de solicitar la cotización.

•Busca y elige cómo podrás financiar los gastos que la organización del evento requerirá.

•En caso que tu evento lo requiera, establece cuáles pueden ser los posibles ingresos, (por inscripciones, patrocinadores, u otras contribuciones) para poder recuperar los costos totales.

•Gestiona la apertura de cuentas bancarias si aún no la tienes.

•Cotiza los servicios y productos de la lista de necesidades.

•Selecciona los proveedores que utilizarás.

•Vuelca los costos en una hoja de cálculo. Puedes hacer una tabla de doble entrada. Una columna puede ser el concepto (el producto o servicio que brinda el proveedor), otra el precio unitario (si lo hubiera) y otra el precio final (sin impuestos y con impuestos).

•Ajusta las cotizaciones a la cantidad definitiva de asistentes.

•Elabora los presupuestos de traslado, alojamiento, honorarios (si los hubiera) y viáticos (gastos de viajes) de los invitados.

•Organiza los costos de actividades extras al evento (por ejemplo las actividades sociales de un Congreso).

•Arma un presupuesto del personal involucrado en la organización del evento.

•Firma contratos con proveedores y establece métodos de pago con cada uno. Posteriormente, solicita la información necesaria para poder realizar los pagos (número de cuenta, razón social y datos específicos de acuerdo a la forma del pago).

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 69 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Durante el evento.

•Abona las tarifas acordadas a los proveedores de acuerdo a los contratos firmados (generalmente 50% antes de brindar el servicio o producto y 50% al finalizar el evento).

•Asegura una caja para contingencias durante el evento (un 10% del total del presupuesto).

ELABORA EL BALANCE FINAL POST EVENTO. A continuación, compartimos un modelo de tabla que puede servirte para la confección de tu presupuesto: Concepto Sede Catering

Ingresos -

Gastos 5000€ 6080€ Detalle: 15+40+21 = 76 x 400

Merchandising

-

Material de libreria Patrocinadores

1000€

*Cartelería, *Diseño

e

impresión

de

programas *Impresión de diplomas Sonido e iluminación Alquiler de equipos técnicos Inscripciones ( Media de 300 €) Material de acreditación Otros Servicios (Música, flores)

3000€ -

400€ 600€ 120.000€-

-

800€ 600€

Gastos de viaje de invitados 1000€ Logística 1200€ Pago a ponentes 2960€ Personal (E.T.T) 1000€ Seguros (Prevención,...)

Totales 125.960€ 17.680€ Balance ingresos – gastos = si el resultado es 0, se alcanzó el punto de equilibrio. Si es negativo, el evento produjo pérdidas; si es positivo, el evento produjo ganancias (Diferencia= 108.280€).

Durante el evento.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 70 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 3.3.- ACTIVIDADES DURANTE DEL EVENTO. -Atender las necesidades que se presenten.

-Si son varios invitados, se puede disponer de una sala con sillones, mesas, sillas, café y bebidas para que puedan distenderse.

-Controlar que lleguen a horario a las charlas y que se cumpla todo lo previsto: -Que el material se encuentre cargado en el ordenador.

-Si lleva su propio netbook que cuente con el cable necesario para enchufarlo al proyector.

-Si hay traducción, que los asistentes puedan acceder fácilmente a los receptores para poder comenzar la charla en horario.

-Chequear los horarios de las charlas y detalles: -Que el material se encuentre cargado en la ordenador.

-Disponer de cables para conexiones.

-Si hay traducción, que los asistentes puedan acceder fácilmente a los receptores para poder comenzar la charla en horario.

HERRAMIENTAS: ✔

PROGRAMAS DEFINITIVO (confeccionado en imprenta a partir del pre-programa difundido telemáticamente y el cronograma del curso)

✔

ACREDITACIONES (bien encargadas a imprenta o confeccionadas por nosotros).

Será muy útil llevar una carpeta con la siguiente información: ✔

Una lista de conferenciantes, asistentes, invitados, lugar de orígen, el número de habitación de invitados,

✔

Copias del programa de la conferencia con los arreglos de última hora.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 71 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. Después del Evento.

3.4.- DESPUÉS DEL EVENTO. HERRAMIENTAS: Enviar una carta de agradecimiento por la participación con las conclusiones del evento.

Modelo de Certificado Logo – Nombre del evento – Fecha – Sede Lugar y Fecha Por cuanto: Nombre y Apellido Ha participado en carácter de: Asistente – Orador/a – Coordinador/a -

Se le extiende el presente certificado Total: horas (si es un curso incluir el tiempo total de duración) Firma de los organizadores

Modelo de Diploma Logo del evento Nombre, Fecha y Sede Por cuanto: ___________________________________________________ Ha participado en carácter de: _____________________________________

Firmas de los organizadores

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 72 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Modelo de acta de reunión comité organizador: En la Ciudad de Sevilla, a los ____ días del mes de _____ de 2014, siendo las ______ horas se reúne el Comité Organizador del “ _____(nombre del evento)___________” en la Sede de ________.

•Presentes: Nombre y apellido de los asistentes y cargo dentro del comité organizador •Ausentes: Nombre y apellido de los miembros que no pudieron estar presentes.

A fin de tratar el siguiente Orden del Día:

Orden del día Por ejemplo: 1- Informe Comité Logística.

2- Informe Comité de Difusión.

3- Informe de Comité Científico.

4- Informe de Tesorería.

5- Análisis y elección de la sede.

1- Toma la palabra “______nombre______” y comenta al comité sobre los avances del evento.

Hace referencia sobre la importancia de la opinión del especialista en informática sobre la página web del congreso y las posibles mejoras a tener en cuenta para la misma a pesar de su última actualización.

También comenta la incorporación del invitado especial “____________” del evento con el tema “______________”.

Además, describe el presupuesto estimativo enviado por “___________”sobre la sede a elegir para la realización del cocktail de Apertura. Su aceptación queda pendiente.

2- El representante del Comité de Difusión “____nombre ________” hace referencia sobre la importancia de la distribución del material de difusión. Explica la distribución realizada hasta el momento (por la secretaria y por el patrocinador X) y comenta sobre la necesidad de contactar a otros delegados para solicitarles su ayuda y comprometerlos con la difusión del congreso y la distribución del segundo anuncio. “____________” toma la palabra contándole a los presentes sobre la reunión con la empresa contratada de Prensa y difusión.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 73 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

3- El representante del Comité Científico “___nombre _____” hace referencia a la nueva distribución de los Cursos en el cronograma del evento, a fin de que no se superpongan actividades de interés para los distintos especialistas.

4- El tesorero “____nombre _____” y el Contador enumeran el listado de patrocinadores comprometidos al día de hoy y los plazos de pago, también hace referencia a las futuras reuniones confirmadas con otros potenciales patrocinadores que desean participar del evento y aquellos que aún no han negado su participación definitiva.

5- El responsable de la sede del evento “_____nombre________” comenta sobre la última visita al previo junto al arquitecto y muestra la propuesta de la nueva distribución de los stands en l exposición paralela.

Siendo las 14.00 horas se da por finalizada la Reunión.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 74 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 4.- CONCLUSIÓN. Importancia económica del sector servicios: Este proyecto se encuadraría dentro del sector productivo más importante de la región de Andalucía, directamente relacionado con el Turismo y más concretamente con el Turismo de Congresos.

Tras hacer balance del impacto turístico que tiene en la ciudad la Organización de Congresos resulta muy beneficioso para Sevilla por desestacionalizar la temporada alta del Turismo de Ocio y reivindicar el valor de su patrimonio natural, arquitectónico y cultural ya que los participantes pernoctan en hoteles, normalmente de 4 o cinco estrellas y, además de acudir a sus encuentros de trabajo disfrutan de actividades de ocio tanto en la capital como en otros puntos de la provincia, con el consiguiente gasto y repercusión económica y de empleo en las empresas locales.

La mayoría de estos congresos fueron de carácter médico, farmacéutico o científico. Además, el turista de congresos es uno de los más rentables para un destino, ya que casi triplica el gasto diario de un visitante normal.

En nuestro caso, el evento estaría especializado en Congreso nacional para Assistants y Ayudantes de Dirección o Secretarios en el ámbito privado y público, en Cursos de formación-coaching con expertos cualificados y cursos in company que provoquen además de conocimiento, sensaciones únicas en este segmento para que repitan en la participación de actos a lo largo de su vida laboral, teniendo consideración hacia las personas desempleadas o que tengan una antigüedad profesional acreditada.

Hay que destacar que hasta la presente no se ha celebrado este tipo de Congreso en Sevilla.

Según he contrastado, las ciudades elegidas fueron Madrid, Barcelona, Bilbao y en el presente año ha tenido lugar recientemente en Zaragoza.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 75 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L.

Las palabras más utilizadas por organizadores de eventos.

No hace falta ser organizador de eventos profesional para realizar un evento,

Nosotros te

ayudaremos a gestionar el evento que desees llevar a cabo, eso sí deberías tener en cuenta este diccionario del organizador de eventos para que sepas de que te hablan los demás.

•Asambleas: son reuniones de miembros de determinado club, organización o empresa.

•Auxiliar de sala: persona que asiste a los participantes y a los oradores durante el evento.

•Brief: material con información sobre el evento. Se distribuye entre participantes y medios de comunicación.

•Coffee-break: descanso de unos minutos que sirve para distenderse luego de varias charlas. Generalmente se les sirve a los participantes un café con algún alimento.

•Conferencia de prensa: es una convocatoria para difundir una noticia.

•Congreso: reunión en donde se debate un tema.

•Cronograma: contiene las actividades que se desarrollarán en el evento.

•Disertante: persona que expone un tema en el evento.

•Gacetilla de prensa: información sobre el evento que se envía a los medios de comunicación.

•Jornada: talleres y conferencias destinadas a tratar un tema específico.

•Megaevento: encuentro con gran convocatoria y trascendencia.

•Merchandising: productos referidos al evento que pueden ser gratis o pagos.

•Participantes: personas presentes en un evento.

•Patrocinador o sponsor: empresa o persona que apoya o financia el evento.

•Podio: tarima en donde hablan los oradores.

•Preinscripción: inscripción que se realiza días previos al evento. Si utilizas Eventioz puedes crear promociones y precios especiales en las entradas.

•Rueda de negocios: dos partes se juntan con un interés común. Suele darse en congresos o ferias con exposición paralela.

•Sede: lugar donde se realiza el evento. Debe contar con comodidades para los asistentes: estacionamiento, buena ubicación, buena acústica, etc.

•Seminario: encuentro en donde varios oradores exponen un tema desde su punto de vista.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 76 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. •Simposio: reunión de expertos para dialogar sobre un tema particular.

•Videoconferencia: conferencia mantenida por medio de una red, en tiempo real.

•Vino de honor: acto final de conferencias o presentaciones. Se ofrece a los participantes un vino para dar por concluido el evento.

•Workshop: taller para dialogar, debatir e intercambiar información entre colegas.

Estas son sólo algunas de las palabras más utilizadas en los eventos. Seguramente se agregarán más, pero con éstas ya se tiene una base para comenzar a concretar tu propio evento.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 77 /80 /80

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN GLOBAL BUSINESS SOLUTIONS, S.L. 5.-BIBLIOGRAFÍA. http://www.blog.eventioz.com http://www.FIBES. http://www.eventoprix.es/es/p/FIBES-palacio-de-congresos-y-exposiciones-de-sevilla.html http://es.wikipedia.org/wiki/Palacio_de_Congresos_y_Exposiciones_de_Sevilla http://www.20minutos.es/noticia/2224305/0/diputacion-afronta-terminos-finales-su-salida-palacioexposiciones-congresos http://www.diariodesevilla.es/article/sevilla/1848531/FIBES/ya/ha/cerrado/congresos/hasta/final/ano/y.html http://ficod.es/el-77-de-los-espanoles-visitan-a-diario-las-redes-sociales

Sobre Eventioz Eventioz es una empresa argentina, fundada en el año 2008. Ofrece una plataforma online para gestionar eventos y vender entradas, entre otras funcionalidades para promocionar eventos y acreditar participantes.

En el año 2013 fue adquirida por Eventbrite, la compañía número uno en venta de tickets y gestión de eventos a nivel mundial. Está ubicada en Silicon Valley y posee oficinas en los principales países del mundo.

VI CONGRESO NACIONAL DE FORMACIÓN PARA ASSISTANTS Y AYUDANTES DE DIRECCIÓN Palacio de Congresos y Exposiciones de Sevilla 10 de diciembre de 2014 Pág. núm. 78 /80 /80