Ley de Archivos

tad de prensa. La información del gobierno, que ordena volver de libre acceso, es tanto la que reside en archivos como la que llega a conocimiento del gobierno y éste debe publicar. De acuerdo con los historiadores, esta ley se inspiró en China, donde el sacerdote y filósofo Anders Chydenius habría observado que el gobierno publicaba por ley todo dato útil que llegara a su conocimiento; la compartía con la población para que todos, pueblo y gobierno, contaran con la misma base de información. También quiso instaurar un paralelo en Suecia al “Censorado Imperial”, la oficina del Censor –como se la conocía en China– integrada por un grupo de funcionarios cercanos al Emperador que podía informarle de actos de mal gobierno, violaciones a la ley, corrupción, y malas conductas de otros funcionarios. El Censorado imprimía libros tan temprano como en el Siglo 16 (Needham & Tsuen-Hsuin, 1985).

4.2. Mandatos de conservación de documentos y archivos, Ley de Archivos

El acceso a la información pública presupone algo que parece trivial: la existencia de la información pública; y no sólo eso, sino que sea válida, íntegra, auténtica, legible, y que esté conservada y ordenada de tal manera que sea posible encontrarla para hacerla disponible. Esto sólo se puede lograr – sean los medios digitales o no – mediante procesos rigurosos de conservación de los documentos y de administración de archivos. La gestión documental y la administración de archivos son disciplinas maduras que requieren la participación de personas expertas y procesos complejos. Excede los alcances de este texto tratarlas a profundidad. Procede, sin embargo, mencionar algunos aspectos básicos. Los documentos más antiguos que conocemos son registros. Quizá podamos considerar como tales a las pinturas rupestres, que posiblemente son registros de los recursos como la caza disponible en la zona circundante e incluso instrucciones para acceder a ellos, 32Tpero sin duda las tablillas y cuentas con caracteres cuneiformes originadas en Mesopotamia, hace milenios (3,500 A.C.), constituyen

registros de actividades económicas: agricultura, ganadería, artesanado, comercio. Los papiros egipcios, la epigrafía (escritura en paredes de templos y tumbas egipcios, anuncios del gobierno romano, escritura y simbología en pirámides de México), y posteriormente el pergamino y la tinta constituyeron soportes progresivamente más flexibles, fáciles de usar, disponibles, y portátiles. El Censorado y otras funciones del Imperio en China utilizaron pequeñas piezas de bambú y trozos de tela de seda para registrar sus documentos. Los documentos de bambú eran muy pesados y los de seda demasiado costosos, por lo que fueron sustituidos por papel cuando éste fue inventado. El papel se fabricaba originalmente con telas usadas y posteriormente a partir de la pulpa producida macerando madera de árboles finamente molida. La invención de la imprenta se acompañó de la producción industrial de papel, principalmente en Occidente, producción descentralizada en pequeñas fábricas que solamente cubrían las necesidades de la región a su alrededor, hasta que las grandes fábricas transformaron ese mercado con una distribución de alcance nacional e incluso global. Cada uno de estos materiales produjo una metodología y algunas tecnologías para la creación de los documentos (escritura manual, después mecanografía, posteriormente impresión a partir de computadoras); su autenticación (firmas y sellos con tinta, sellos de lacre, timbres, relojes checadores); almacenamiento (bibliotecas para tablillas de arcilla, para papiros, para rollos de pergamino, archiveros); copiado (a mano hasta la llegada de las fotocopiadoras); distribución (correos); y consulta (bibliotecas y registros públicos). Estos archivos y bibliotecas deben conservar los documentos físicamente; asegurarse de que estén en óptimo estado de legibilidad; y, sobre todo, hacerlos disponibles para quienes deben consultarlos, requerimiento que se acompaña del de directorios, inventarios e índices fáciles de consultar que permitan ubicar cada documento a 33 I partir de criterios de búsqueda simples y obtenerlo para consulta o copiado rápidamente y con poco esfuerzo.

Las mismas exigencias se aplicarán a los documentos electrónicos, con una expectativa ciudadana de acceso instantáneo derivada de la ya habitual experiencia de usuario adquirida en sitios en línea de comercio electrónico, publicaciones en línea, e instituciones educativas. Hasta la más somera de las consultas a los sitios Web del INAI y a las autoridades de protección de datos de otros países nos lleva de inmediato a la temática de archivos. La Ley de Archivos ha evolucionado para responder a los requerimientos de acceso público de información y no solamente a las demandas del uso de los documentos al interior de la función gubernamental. Los archivos no son siempre entes estáticos, no son simples almacenes. Pueden formar parte dinámica de los procesos de las organizaciones y en especial del gobierno. Si tenemos presente al Poder Judicial y no solamente al Ejecutivo, como suele pasar al usar la palabra “gobierno”, salta a la vista de inmediato el uso y procesamiento de expedientes. Los procedimientos judiciales pueden ser descritos como algoritmos para el flujo de trabajo en un sistema de documentos, frases que sólo se nos ocurren en la actualidad después de décadas de sistemas computacionales. Muchos sistemas automatizados, o al menos soportes electrónicos de las funciones burocráticas, se pueden ver en la óptica de sistemas de gestión de documentos a los que se añade un flujo de trabajo, o a la inversa, como sistemas de flujo de trabajo a los que se integra un sistema de administración de documentos. Las disciplinas básicas de la organización de archivos en soportes físicos (papel, generalmente) se preservan rigurosamente en la gestión de documentos electrónicos. Por otra parte, los documentos electrónicos añaden tanto facilidad, rapidez y agilidad, como nuevos retos – por ejemplo la autenticación o la diversidad de formatos – a la gestión documental que, con una robusta archivología y archivonomía, es la columna vertebral de un buen gobierno y de un buen sistema de acceso a la información.

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Es importante recordar también que el registro de la información puede hacerse en formas muy variadas. Algunas de ellas requieren texto extenso y libre, como los documentos de políticas públicas, informes y estudios, así como diversos tipos de análisis. Otros tipos de documentos se elaboran con texto libre dentro de ciertos formatos y parámetros fijos, como las denuncias, testimonios, autos, actas y otros que se generan en los litigios ante tribunales y juzgados. Un tercer tipo de documento para registros de información tiene un formato fijo y una codificación de los datos registrados. Conocemos este tipo de documentos desde la infancia, en la forma de credenciales y boletas de calificaciones. Los cuestionarios de examen de opción múltiple, especialmente si se preparan para lectura óptica, están normalizados o estandarizados con una alta precisión para facilitar su lectura automatizada. Antes de que existieran estos formatos y la lectura óptica, se utilizaron tarjetas y cintas de papel perforadas (como se describe también en otros párrafos de este texto), que eran insumos para equipos de registro y clasificación electromecánicos. La normalización o estandarización de la información para agilizar el funcionamiento de los sistemas, desde la captura de la información hasta el análisis, conlleva una selección rigurosa, no sólo de los datos que se incluyen y los valores que pueden tomar, sino también de los datos que excluyen y las escalas que no se adoptan. Por ejemplo, un censo de población cuenta el número total de las personas, pero además las registra por sexo (o género), lugar de residencia, edad, y otras características como las del hogar en que vive. Al diseñar el censo se toman decisiones como cuáles sexos o géneros se registran (dos en general, con una tendencia reciente a no registrar sexo sino género y abrir opciones no binarias); intervalos de edades (años enteros); lugares de residencia (unidades geográficas predeterminadas); características del hogar (piso de cemento, luz eléctrica), etc., y en cada una de estas variables se ha tomado la decisión de excluir otras. Por ejemplo, en México y muchos otros 35 Ipaíses no se registran conceptos de etnicidad, para evitar la discri-

minación, y a la vuelta de los años esto tiene un resultado paradójico: la discriminación de la población de origen afroamericano, que ha debido iniciar un proceso reivindicatorio. Puede parecer excesivo el detalle con el que hemos tratado este punto, hasta que hacemos la observación de que “nos convertimos en nuestros datos”, como lo analiza el filósofo Colin Koopman (Koopman, 2019). Cada decisión es tanto una inclusión como una exclusión. Lo que se excluye no se registra. Puede ser la etnicidad o la religión, la preferencia sexual o el color del cabello o la elección de vestuario. Quien hace el registro, generalmente el Estado para los fines de este texto, deja de vernos como lo que nosotros percibimos que somos. Algo tan aparentemente simple como el nombre de las personas permite profundizar en esta reflexión. No fue sino hasta el establecimiento de los registros civiles de nacimientos, matrimonios y defunciones que la escritura de nombres y apellidos encontró una ortografía constante y hereditaria y fue entonces cuando cada país adoptó de manera firme un esquema de nombres como, en México, el de nombre, apellido paterno, apellido materno, y en Estados Unidos el de nombre, nombre intermedio, apellido paterno. Aun esta variable básica, este registro fundamental para las sociedades que es el de la identidad de las personas, tiene elementos de inestabilidad. Los actos registrales han crecido en número (además de nacimiento, matrimonio y defunción existen otros, que varían en los estados de la República), y en fechas recientes se han iniciado nuevas adaptaciones para registrar los cambios de género y correspondientes cambios de nombre. Somos “el flaco” para nuestros compañeros de escuela, “el de la ventanilla” en nuestro trabajo, pero ante el Estado somos lo que –no sólo quien, sino lo que– consta en el Registro Civil. Esta “informacionalización” así como la ratificación correspondiente y sucesiva, tiene implicaciones filosóficas profundas, que Koopman estudia a fondo, ya que representan relaciones de poder. También

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