A MELHORIA CONTÍNUA NA PRÁTICA Resolver problemas de forma estruturada
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Evento FORAVE, 2015 III 05
Filosofia Lean e Melhoria Contínua
A melhoria contínua implica a permanente resolução de problemas/desafios.
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Filosofia Lean e Melhoria Contínua Mas, às vezes, ao tentar resolver problemas, geramos ainda mais desperdício…
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Não estamos a ser Lean!
Filosofia Lean e Melhoria Contínua Utilização limitada de recursos: pessoas, ideias, pensamento, informação, ferramentas Lean,… Comunicação: todos falam e ninguém se ouve/entende.
Trabalhamos no abstracto e não no concreto (ideias e conceitos em vez de factos).
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Filosofia Lean e Melhoria ContĂnua EntĂŁo, e agora, como fazer?
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Filosofia Lean e Melhoria ContĂnua Desistimos de resolver problemas, para evitar ainda mais desperdĂcio‌
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Ou estruturamos a forma como resolvemos os problemas!
4. Integração de várias ferramentas Lean
3. Trabalhar no concreto Passar de conceitos a comportamentos observáveis, decidir com base em factos.
2. Melhorar a comunicação Organizar ideias, escrever, ordenar prioridades.
1. Organização do pensamento Fazer uso do mais importante dos recursos: o cérebro.
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RESOLVER PROBLEMAS DE FORMA ESTRUTURADA
A melhoria contínua na prática.
FORMULÁRIO 3C Para colocar em prática a resolução de problemas de forma estruturada, pode recorrer-se a uma ferramenta Lean: o Formulário 3C
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FormulĂĄrio 3C Tudo o que precisa ĂŠ uma folha de papel A3 e uma caneta!
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E precisa, tambĂŠm, das pessoas envolvidas e de rigor no uso da ferramenta!
Vamos conhecer o Formulรกrio 3C!
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FORMULÁRIO 3C (Case, Causes and Countermeasures) Responda proactivamente aos problemas, aproveite as oportunidades que a crise esconde
Tema
Equipa
Data
Explicação do Caso (problema ou oportunidade)
1
Causas
2
Contra-medidas
3
Planeamento e comprometimento
4
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Explicação do Caso (problema ou oportunidade) Um problema é um desvio entre a situação actual e a pretendida Este formulário destina-se à resolução de problemas. Caracterize o problema (esqueça, por agora, as soluções) Vá ao Genba e veja por si, fale com as pessoas, recolha dados. Como recolher dados? Registo fotográfico e/ou áudio Entrevistas com as pessoas envolvidas Quantificação de defeitos, falhas e avarias Medição (meça tudo.) Exemplo de ferramenta Lean a aplicar nesta fase: Formulário 5W2H (tratar o Why na fase 2 - Causas)
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1
Formulário 5W2H W – What – O quê – O que acontece? W – When – Quando – Quando acontece? W – Where – Onde – Onde acontece? W – Who – Quem – Com quem acontece? W – Why – Porquê – Por que motivos acontece? (Tratar no ponto 2 – Causas)
How – Como – Como acontece? How much – Quanto custa – Dinheiro, tempo, recursos, desperdícios, ideias, …? www.cltservices.net
Causas Oriente a sua atenção para as causas dos problemas e não para os seus efeitos. Conhecendo as causas-raiz pode eliminar de vez os problemas. Exemplo de Ferramenta Lean a aplicar nesta fase: 5 Porquês (pergunte cinco vezes “porquê?”)
Envolva todas as pessoas-chave nesta fase. Quantifique, analise os dados com atenção pois eles expõem muita informação do problema e mostram-lhe as soluções.
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2
Contra-medidas
3
Em função das causas-raíz, identificar possíveis contra-medidas. Considerar: Limitações tecnológicas Limitações financeiras Limitações humanas (tempo e know-how)
Envolva todas as pessoas, ouça e dê oportunidade de participar. Deixe que assumam a “propriedade” dos seus locais de trabalho. Pense nas várias ferramentas Lean .
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4
Planeamento e comprometimento Quem faz? O que faz? Até quando faz?
Formulário 3W (who, what and when )
Quanto custa? Não esqueça: Quem aprova? Não planear é planear para falhar! Quem verifica? Que benefícios e que retorno? Quais as datas importantes (milestones )?
No final, fazer o registo das lições aprendidas.
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FORMULÁRIO 3C (Case, Causes and Countermeasures) Responda proactivamente aos problemas, aproveite as oportunidades que a crise esconde
Tema
Problema ou oportunidade de melhoria
Equipa
Explicação do Caso (problema ou oportunidade)
1
Um problema é um desvio entre a situação actual e a pretendida
dd.mm.a a
2
Causas
Exemplo de Ferramenta Lean a aplicar nesta fase: 5 Porquês (pergunte cinco vezes “porquê?”)
Envolva todas as pessoas-chave nesta fase. Quantifique, analise os dados com atenção pois eles expõem muita informação do problema e mostram-lhe as soluções. 3
Em função das causas-raíz, identificar possíveis contra-medidas. Considerar: Limitações tecnológicas Limitações financeiras Limitações humanas (tempo e know-how)
Envolva todas as pessoas, ouça e dê oportunidade de participar. Deixe que assumam a “propriedade” dos seus locais de trabalho. Pense nas várias ferramentas Lean .
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Data
Oriente a sua atenção para as causas dos problemas e não para os seus efeitos. Conhecendo as causas-raiz pode eliminar de vez os problemas.
Este formulário destina-se à resolução de problemas. Caracterize o problema (esqueça, por agora, as soluções) Vá ao Genba e veja por si, fale com as pessoas, recolha dados. Como recolher dados? Registo fotográfico e/ou áudio Entrevistas com as pessoas envolvidas Quantificação de defeitos, falhas e avarias Medição (meça tudo.) Exemplo de ferramenta Lean a aplicar nesta fase: Formulário 5W2H (tratar o Why na fase 2 - Causas)
Contra-medidas
Elementos de uma determinada área funcional
4
Planeamento e comprometimento Quem faz? O que faz? Até quando faz?
Formulário 3W (who, what and when )
Quanto custa? Não esqueça: Quem aprova? Não planear é planear para falhar! Quem verifica? Que benefícios e que retorno? Quais as datas importantes (milestones )?
No final, fazer o registo das lições aprendidas.
FormulĂĄrio 3C E que tipo de problemas podemos resolver com esta ferramenta?
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TODOS! De âmbito profissional ou pessoal, de forma individual ou em equipa!
5. CUMPRIR LIMITES DE TEMPO Usar o tempo de forma Lean!
3. TRABALHAR COM DADOS Análises e decisões baseadas em factos. 2. SER RIGOROSO Respeitar a sequência de fases. 1. TRABALHAR EM PAPEL E A LÁPIS Utilização mais dinâmica da ferramenta. www.cltservices.net
RECOMENDAÇÕES
4. DEFINIR DATAS E RESPONSÁVEIS Nome e data (dd.mm.aaaa)
Muito importante: p么r em pr谩tica!
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OBRIGADA PELA VOSSA ATENÇÃO! Contactos: CLT Services – Departamento de ID&I Email: research@cltservices.net Telefone: 936 000 075
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