GESTÃO DE TURNOS

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GESTﾃグ DE TURNOS Shift management Joﾃ｣o Paulo Pinto, Julho de 2014 www.cltservices.net

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QUEM SOU EU JOÃO PAULO PINTO http://pt.linkedin.com/in/jpopinto/ •Residente no Porto; •Formação académica; •Experiência profissional; •Áreas de intervenção: • Gestão de operações • Lean management; • Supply chain management; • Liderança.

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LINE UP PROPOSTO Parte Um QUAIS OS TIPOS DE TURNOS DE PRODUÇÃO  Como organizar os turnos em função da política da produção;  Quais os modelos de rotação de turnos;  Como reorganizar os turnos em situações excecionais;  Como minimizar os custos das paragens de equipamentos entre turnos;  Como melhorar a passagem de informação entre turnos.

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JOB DESCRIPTION GESTOR DO TURNO Responsável pelo alcance dos padrões, sem exceder os orçamentos; Reportar informação para as chefias; Garantir a execução das ordens de trabalho (Ots) garantindo a satisfação do cliente e os resultados financeiros da empresa; Identificar formas de aumentar os padrões e identificar oportunidades de melhoria; Assumir a responsabilidade pela gestão das pessoas no shop floor (genba) respeitando os procedimentos internos da empresa; Manter os custos com MDO dentro do orçamento, garantindo que não é necessário horas-extra ou recursos extra.

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POLÍTICAS DE PRODUÇÃO

(estratégias de fabrico)

De acordo com a gestão de stocks Make-to-order;

MTO

Assembly-to-order;

ATO

Engineer-to-order.

ETO

Make-to-stock

MTS

De acordo com o fluxo de materiais Job shop and projects (project management included);

JSP

Batch production;

BAT

Mass production;

MAS

Continuous processes.

CON

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MTS

ATO

MTS

ETO

MTO

MTS MTO

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EXERCÍCIO #1.  Pretende-se que caracterize as diferentes estratégias de fabrico de acordo com os seguintes critérios:  Flexibilidade produtiva (do processo);  Previsibilidade da procura;  Capital inicial (investimento);  Standardização do equipamento (e de procedimentos);  Formação dos operadores;  Lead time do produto;  Custo unitário do produto.  Use uma escala de [1..10] e elabore um radar chart para cada estratégia…  Quais dos anteriores critérios mais influencia ou condiciona a “gestão do turno”?

FATORES QUE CONTRIBUEM PARA A INSTABILIDADE NOS TURNOS  Planeamento das operações instável;  Dados incorretos ou informações incompletas (ex. dados técnicos);  Problemas de comunicação (Engª, Comercial e Logística);  Problemas de qualidade;  Problemas com os equipamentos (ex. avarias, perda de velocidade);  Instabilidade do mercado (rush orders);  Ausência de normas, regras e padrões no genba;  Ingerência por parte de outras funções (ex. comercial, gestão de topo, engenharia, qualidade, e outros);  Pensar local vs pensar global (o síndrome das quintinhas – short sight)  Problemas com fornecedores, entre outros…

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EXERCÍCIO #2.  Se lhe fosse pedido para identificar as principais causas de instabilidade no seu genba, o que apresentaria? (use um Ishikawa);  Para as duas questões que se seguem pretende-se que quantifique:  Quais as consequências da instabilidade no genba?  Quais as três principais causas (ver o seu Ishikawa)?  Sejamos proactivos, que soluções podem ser sugeridas?  Consegue avaliar o seu impacto vs custo? Ver Matriz Inv-Impacto  E se passássemos à ação? planeando, fazendo, ie PDCA (considere a proposta 3W que se apresenta a seguir).

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Causa 5, ___%

Causa 3, ___%

Causa 1, ___%

ade d i l i ab t s n I

Causa 6, ___%

Causa 4, ___%

Causa 2, ___%

EXEMPLO DE UM ISHIKAWA – para o exercício #2

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Impacto das medidas

EXEMPLO DE UMA MATRIZ IMPACTO vs INVESTIMENTO – para o exercício #2

0

Investimento ou custos dos recursos associados

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EXEMPLO DE UMA 3W – para o exercício #2

ra a p s xl e l i f Ver

t es a l p em t s o a r e d ace

!

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O TRABALHO POR TURNOS Working in shifts

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TRABALHO POR TURNOS  Desde a WWII o trabalho em turnos e noturno cresce quase 1% ao ano;  Nos EUA, mais de 25% dos homens e 1/6 das mulheres trabalham por turnos ao longo das 24 horas;  O trabalho por turnos e noturno nos países desenvolvidos representa 20% do nível de empresa e aproximadamente 50% desse é realizado de noite;  Na UE estamos a falar de mais de 18M de pessoas a trabalhar em turnos;  No caso Português, cerca de 8% da PA trabalha em horário noturno. Cerca de 20% PA portuguesa trabalha por turnos.

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O QUE DIZ A LEGISLAÇÃO?  Trabalho por turnos: qualquer modo de organização do trabalho em equipa em que os trabalhadores ocupem sucessivamente os mesmos postos de trabalho, a um determinado ritmo, incluindo o ritmo rotativo, e que pode ser de tipo contínuo ou descontínuo, o que implica que os trabalhadores executem o trabalho a horas diferentes no decurso de um dado período de dias ou semanas.  Trabalho noturno – aquele que exerce, pelo menos 3 hrs de trabalho normal noturno em cada dia ou que possa realizar durante o período noturno uma certa parte do seu tempo de trabalho anual, definida por instrumento de regulamentação coletiva de trabalho, ou, na sua falta, correspondente a 3 hrs/dia;  Período noturno: qualquer período de pelo menos sete horas, tal como definido na legislação nacional e que inclua sempre o intervalo entre as 24 horas e as 5 horas.

Fonte: Diretiva 2003/88/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 4 de Novembro de 2003, relativa a determinados aspetos da organização do tempo de trabalho Link: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PT/ALL/?uri=CELEX:32003L0088

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EM RELAÇÃO À ROTAÇÃO DE TURNOS… Existem três modos de rotação de turnos: ROTAÇÃO PARA A FRENTE (no sentido horário), tb designada por rotação de atraso de fase do ritmo circadiano de sono-vigília relativamente ao tempo de relógio. Ex. M-T-N; Sendo esta é a mais frequente… ROTAÇÃO PARA TRÁS ou “avanço de fase”, por exemplo: N-T-M; MODELO COMBINADO com características dos dois anteriores.

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CIRCADIANO? Ritmo circadiano ou ciclo circadiano designa o período de aproximadamente 24 horas sobre o qual se baseia o ciclo biológico de quase todos os seres vivos; É influenciado principalmente pela variação de luz, temperatura, marés e ventos entre o dia e a noite.

O ritmo circadiano regula todos os ritmos materiais bem como muitos dos ritmos psicológicos do corpo humano Tem influência sobre a digestão, ou o estado de vigília e sono, a renovação das células e o controlo da temperatura).

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Ter達o estes impacto no desempenho das pessoas?

Devem ser considerados?

De que forma?

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A NECESSIDADE DE SE ESTABELECER EQUILÍBRIOS  Considere os seguintes interesses em jogo…  Não será fácil estabelecer um sistema turnos ideal…

DESAFIO Quais as suas recomendações? Que barreiras/dificuldades se podem antecipar?

Diretiva 2003/88/CE

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ESCALAS DE TURNOS Aspetos a considerar: Nº de turnos consecutivos de trabalho; Duração de cada turno (ie, em tempo parcial ou integral?); Horário de início/fim dos turnos; Direção de rotação entre os turnos; Regularidade dos horários de trabalho; Flexibilidade do sistema de turnos; Distribuição do tempo livre ou folgas.

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Sabia que…  Organização temporal do trabalho por turnos causa grandes impactos no bem-estar (Físico, Mental & Social) dos trabalhadores;  Acidentes como os de Three Mile Island (USA, 1979) e de Chernobyl (Ucrânia, 1986), do Space Shuttle Challenger (1986) e na Índia Bophal (2001) aconteceram de madrugada…  De noite a capacidade de vigília e de reação é bem menor…  Muitas horas de trabalho, sono e cansaço podem estar na origem de graves acidentes, problemas de qualidade, de avarias e outros problemas.

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A INTOLERÂNCIA AO TRABALHO POR TURNOS  Um extenso estudo realizado no final dos anos 1970s demonstrou que o trabalho por turnos é realizado sem resistência por 70% dos profissionais;  Os restantes 30% mostram sinais de resistência diferenciados, não o toleram e abandonam-no após 2 a 3 anos…  Numa amostra portuguesa obtida no início do século mostra resultados semelhantes;  Nesta amostra, 20% dos indivíduos em trabalho noturno permanente afirmam não gostar do seu horário.

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FATORES NA ORIGEM DA INTOLERÂNCIA AO TRABALHO POR TURNOS: Fatores situacionais (exógenos), ex. horários, sistema de rotação, fatores sociais, incentivos, exigências do trabalho, etc. Fatores individuais (endógenos), ex. idade, género, estado de saúde, experiência prévia em trabalho por turnos ou noturno, etc. https://www.youtube.com/watch?v=FGUc8Z4wBBY

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FATORES SITUACIONAIS (FS)  O impacto da hora de início/fim, ex. começar às seis da manha… ou terminar entre as 21h e 23h – anulam a vida familiar e social…  A duração do turno… de 8 a 12 horas (aka “semanas de trabalho curtas”, menos dias mas mais horas por dia);  Horário noturno potencia acidentes, redução de alerta e menor produtividade. Assim temos duas estratégias: Reduzir o número de noites consecutivas em sistema de rotação rápida (ver 29); Maximizar o ajustamento circadiano através do maior número de noites consecutivas ou em sistemas noturnos permanentes (28)

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FS: TRABALHO NOTURNO PERMANENTE Os sistemas de trabalho noturno permanente tem as seguintes vantagens: 1.Menor frequência de queixas dos operários; 2.Maior duração do sono (de dia, entenda-se!); 3.Melhor desempenho; 4.Menores problemas de saúde; 5.Maior independência e 6.Maior espírito de camaradagem…

Devem por isso ser preferíveis…

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FS: SISTEMAS DE ROTAÇÃO INTERMÉDIA Tendem a ser desaconselhados porque: 1.A duração dos turnos não é suficientemente longa para afetar os ciclos circadianos para além de não permitir a adaptação completa destes; 2.Ou seja, os ritmos permanecem em constante perturbação devido às orientações noturnas e diurnas a que o trabalhador se submete.

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FS: SENTIDO DA ROTAÇÃO DOS TURNOS  O sistema de rotação em atraso de fase (M-T-N) é o que apresenta menores problemas físicos, de sono, sociais, psicológicos e a maior satisfação do trabalhador;  Em relação à velocidade da rotação dos turnos ou o intervalo de tempo livre entre transições, os sistemas de atraso de fase implicam habitualmente 24 hrs de intervalo entre turnos noturnos;  Os sistemas de rápida rotação com intervalos curtos entre mudanças de turno tendem a potenciar quatro vezes mais a “paralisia do turno da noite” – Ver artigo aqui neste link.

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RECOMENDAÇÕES RELATIVAS À SEQUÊNCIA ENTRE TURNOS 1. Máximo de 3 noites consecutivas (igualmente aplicável para os turnos da manha e da tarde); 2. As noites devem ser seguidas de pelo menos um a dois dias de folga; 3. Intervalos entre turnos superiores a 10 horas; 4. Os turnos isolados entre dias de folga bem como as folgas isoladas entre turnos devem ser evitados; 5. Sentido de rotação em atraso de fase, ou seja no sentido dos ponteiros do relógio (Manha-Tarde-Noite)

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RECOMENDAÇÕES QUANTO À DURAÇÃO DOS TURNOS 1. Máximo de 5 a 7 dias de trabalho quando os turnos são diurnos; 2. Turnos de longa duração (ie, >8hrs) são apenas aceitáveis se:  a natureza do trabalho for moderada;  o sistema de trabalho permitir minimizar a acumulação de fadiga; A exposição tóxica for moderada.

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RECOMENDAÇÕES QUANTO AO HORÁRIO DOS TURNOS  O turno da manha deve começar muito cedo (mas note-se: 6h30 melhor que 6h00);  O turno da tarde deve terminar o mais cedo possível (note-se que: 22h00 melhor que 22h30);  O turno da noite deve terminar o mais cedo possível;  Os turnos de fim-se-semana devem ser evitados. Quando tal não é possível deve-se permitir alguns fins-de-semana livres.

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RH

FATORES INDIVIDUAIS (FI ou ENDÓGENOS)  Quais o fatores que nos tornam mais ou menos tolerantes ao trabalho por turnos? A influência da idade… A influência do género… Caraterísticas do cronótipo (ie do nosso relógio biológico)…  Veremos que há muitas diferenças individuais quanto à capacidade de adaptação ao trabalho noturno.

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RH

FI: A INFLUÊNCIA DA IDADE  A idade implica uma maior rigidez do ciclo circadiano e uma crescente diminuição da tolerância ao trabalho por turnos;  A avançar da idade torna-nos mais “matutinos”, com maior vontade para deitar mais cedo, logo mais resistentes aos turnos da noite;  O aumento do tempo de trabalho por turnos aumenta a cronicidade dos sintomas provocados pelo trabalho;  O trabalho noturno promove o envelhecimento precoce.

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RH

FI: A INFLUÊNCIA DO GÉNERO  Não há estudos científicos que confirmem a relação entre H-M no que diz respeito à intolerância do trabalho por turnos;  As mulheres tendem a revelar pior tolerância para o trabalho por turnos devido à sua peculiar atividade hormonal e a condições sociais específicas (ex. ter de cuidar da casa e dos filhos);  A presença do conjugue (ie, o estado civil de “casado”) e os filhos faz com que elas sejam mais relutantes ao trabalho noturno;  A Diretiva 2003/88/CE, considerada anteriormente, não é insensível ao aspeto homem vs mulher no trabalho por turnos;

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RH

FI: A INFLUÊNCIA DA CRONÓTIPO (ie, do relógio biológico de cada um)  Sou matutino ou vespertino? (esta é um traço ou característica de personalidade, ie, algo relativamente estável e que define o ciclo circadiano de cada um);  Cotovia (matutino) ou mocho (vespertino)?  Estima-se que existam 5 a 10% de matutinos extremos e a mesma percentagem de vespertinos extremos;  Os restantes são intermédios e encaixam no ciclo “circadiano padrão”, são pois a maioria da população;

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RH

FI: O PADRÃO DE SONO  As pessoas que necessitam de dormir 9 ou mais horas por noite (ie, longsleepers) terão maiores dificuldades ao trabalho por turnos e em especial ao trabalho noturno;  Os shortsleepers estarão mais adaptados ao trabalho por turnos;  Seja qual for o caso, é importante garantir o respeito pelo período de sono que cada um de nós necessita para recuperar energias;  Os distúrbios de sono são fonte de muitos problemas de saúde, ver as imagem que se segue…

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RH prejuĂ­zo

bocejar

supressĂŁo

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RH

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Observe com atenção a figura que se segue.

Nela estão identificadas as principais fases do sono para adultos e crianças

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EXERCÍCIO #3.

COMO REORGANIZAR OS TURNOS EM SITUAÇÕES EXCECIONAIS?  O que podem ser “essas situações excecionais”?  A resposta ao desafio passa por reforçar:  Agilidade do sistema de produção (quick response);  Flexibilidade do sistema: 

Das pessoas;



Dos equipamentos e dos layouts;





Dos sistemas de suporte (ex. qualidade e engenharia); Dos fornecedores (ie da respetiva supply chain).

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AGILIDADE DO SISTEMA DE OPERAÇÕES Pretende melhorar a agilidade do sistema de operações?

Então considere alterações profundas no seu:  Sistema de conceção (design) de produtos/serviços;  Ponha a VOC (voice of customer) em ação;  Sistema de planeamento da empresa (ex. ERP);  Comunicação interna e externa – identifique obstáculos à comunicação (reveja o workflow…);  Sistema de avaliação de desempenho!  Os Kpi’s potenciam a ação,

verifique se estamos todos a puxar para o sítio certo…

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RH

FLEXIBILIDADE DAS PESSOAS Pensem nisto: Como se mede a flexibilidade de uma pessoa? Como se promove? Formação Treino Rotatividade Que mais pode ser feito? Quanto “poder” têm a sua mão-de-obra (MDO)? Quanto flexível é a sua MDO? Considere a matriz que se segue…

RH FLEXIBILIDADE DOS RH’s MATRIZ DE FUNÇÕES E COMPETÊNCIAS

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ra a p s xl e l i f Ver t es a l p em t s o a r e d ace !

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FLEXIBILIDADE DOS EQUIPAMENTOS E LAYOUTS  Que tipo de equipamento temos?  Como avaliar a sua flexibilidade?  Que tipo de layout temos? Layout por produto ou por processo (funcional)? Há possibilidade de aplicar um layout celular? Quanto flexível é o seu layout? Refira-se em termos de tempo, em variedade e em volume… Podemos arranjar uma ferramenta para medir?

Que podemos fazer para melhorar a sua flexibilidade? Quais as limitações ou barreiras?

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EXEMPLO DE UM LAYOUT CELULAR

Quais as implicações para as pessoas que trabalham neste tipo de organização?

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FLEXIBILIDADE Departamentos de Qualidade e de Engenharia:  Entregam

a informação certa no momento certo (ex. Requisitos de qualidade, Bill of materials, etc.);

 Estão  São

disponíveis quando necessários?

efetivo suporte às operações?

 Fazem

parte da solução ou do problema?

Dos fornecedores (ie da respetiva supply chain).  Principais  Há

oportunidades de melhoria?

envolvimento entre as partes?

 Colaboram?

Promovem relações win-win?

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MINIMIZAR OS CUSTOS DAS PARAGENS DE EQUIPAMENTOS ENTRE TURNOS how to reduce costs of equipment failures

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REDUÇÃO DO IMPACTO DAS PARAGENS  Aposta na manutenção dos equipamentos: Manutenção preventiva sistemática (ie, definir rotinas de manutenção e respeita-las); TPM – total productive maintenance, em especial na Manutenção Autónoma (MA)  Aposta no SMED – single minute exchange of die (aka: quick changeover); https://www.youtube.com/watch?v=UlIGI3laGAo https://www.youtube.com/watch?v=KySTwvVnZ0Q

 Aposta no envolvimento e comprometimento das pessoas Desenvolver o sentido de propriedade das pessoas! Praticar o genchi genbutsu por parte das chefias;

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TPM e MA

https://www.youtube.com/watch?v=ZVlKtcJbpvM

RESULTADOS DE CLASSE MUNDIAL

Que Quecada cadaoperador operador de demáquina máquinaseja seja responsável responsávelpelo peloseu seu equipamento. equipamento.Isto Isto inclui: inclui:limpeza, limpeza, lubrificação, lubrificação, inspeção, inspeção,pequenas pequenas intervenções, intervenções, qualidade, qualidade,segurança segurança eeambiente… ambiente…

Baseado no envolvimento de todos e no good housekeeping

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TPM

Identifique cada problema com uma etiqueta (aka red tag)

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NCH E G A DO C I T Á A PR

RH ma e l b Pro rtad o p e r o

RESULTADOS

• •

IMPACTO



•

• •

•

 •

Elevado risco de decisões erradas; Baixa confiança e falhas na execução.

•

• •

•

Contacto com a realidade; Interesses visíveis; Ouvir as pessoas no genba.

Motivação das pessoas nos locais de trabalho Reforço da liderança moral.

• • • • •

•

Envolvimento com as pessoas; Trabalho em equipa; Dialogo facilitado; Coaching; Liderar pelo exemplo.

Melhoria da capacidade através dos 5W e 5W2H Maior confiança na liderança

aprendizagem

Eu vou e resolvo

e estudo

•

Organização em contínua



 Eu vou

Eu vou e vejo por mim

Apenas dados Visão parcial da realidade Análise deturpada Interesses distantes.

TSU U B N I GE

• • • • • •

Eu aprendo; Eles aprendem; Nós melhoramos; Nós celebramos.

Maior confiança; Maior envolvimento e comprometime nto de todos.

 • •

• •

Tudo é reportado e verificado pessoalmente; Ações totalmente validadas com os operadores.

Aprendizagem contínua; Registo e partilha do conhecimento em todos os níveis hierárquicos .

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AS MUDANÇAS DE TURNO Shift turnover

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COMO IMPLEMENTAR A MUDANÇA DE TURNOS?  Criar e implementar procedimentos e protocolos padrão: Formalizar os procedimentos que tornem a “mudança” tão importante como o turno (trabalho); Comunicar os procedimentos e protocolos a todos os colaboradores; Considerar a aplicação de sistemas visuais (ex. Quadros andon, gráficos, imagens, etc.).  Definir um local formal para a mudança de turno. Local onde a informação necessária para a passagem de testemunho esteja presente; Considerar um período de tempo (ex. 15 a 20 mins) para a transmissão de informações entre turnos;

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 Garantir a qualidade da informação na mudança de turno. Comunicação escrita e standard (ex. Formulários, tabelas, gráficos e memorandos); Garantir um nível consistente de detalhe na documentação.  Formar os intervenientes-chave na condução das sessões de passagem de testemunho. Garantir exatidão na transmissão de informação entre colegas; Objetividade e precisão, capacidade de focalizar nos pontos principais sem perder tempo com coisas assessórias; Uso de checklists, shift status reports, e os eventuais documentos de mudança de turno.

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Os problemas de passar o dia todo sentado!

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EXERCÍCIO #4.  Que tal desenharmos uma check-list para a mudança de turno na sua empresa?  Não esqueça de considerar aspetos como:  Status das ordens de fabrico;  Qualidade;  Segurança;  Manutenção…  Em que formato irá apresentar esta lista?  Como será posta em ação esta lista?

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MUITO OBRIGADO PELA ATENÇÃO www.cltservices.net