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GESTﾃグ DE TURNOS Shift management Joﾃ｣o Paulo Pinto, Julho de 2014 www.cltservices.net
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QUEM SOU EU JOÃO PAULO PINTO http://pt.linkedin.com/in/jpopinto/ •Residente no Porto; •Formação académica; •Experiência profissional; •Áreas de intervenção: • Gestão de operações • Lean management; • Supply chain management; • Liderança.
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LINE UP PROPOSTO Parte Um QUAIS OS TIPOS DE TURNOS DE PRODUÇÃO Como organizar os turnos em função da política da produção; Quais os modelos de rotação de turnos; Como reorganizar os turnos em situações excecionais; Como minimizar os custos das paragens de equipamentos entre turnos; Como melhorar a passagem de informação entre turnos.
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JOB DESCRIPTION GESTOR DO TURNO Responsável pelo alcance dos padrões, sem exceder os orçamentos; Reportar informação para as chefias; Garantir a execução das ordens de trabalho (Ots) garantindo a satisfação do cliente e os resultados financeiros da empresa; Identificar formas de aumentar os padrões e identificar oportunidades de melhoria; Assumir a responsabilidade pela gestão das pessoas no shop floor (genba) respeitando os procedimentos internos da empresa; Manter os custos com MDO dentro do orçamento, garantindo que não é necessário horas-extra ou recursos extra.
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POLÍTICAS DE PRODUÇÃO
(estratégias de fabrico)
De acordo com a gestão de stocks Make-to-order;
MTO
Assembly-to-order;
ATO
Engineer-to-order.
ETO
Make-to-stock
MTS
De acordo com o fluxo de materiais Job shop and projects (project management included);
JSP
Batch production;
BAT
Mass production;
MAS
Continuous processes.
CON
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MTS
ATO
MTS
ETO
MTO
MTS MTO
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EXERCÍCIO #1. Pretende-se que caracterize as diferentes estratégias de fabrico de acordo com os seguintes critérios: Flexibilidade produtiva (do processo); Previsibilidade da procura; Capital inicial (investimento); Standardização do equipamento (e de procedimentos); Formação dos operadores; Lead time do produto; Custo unitário do produto. Use uma escala de [1..10] e elabore um radar chart para cada estratégia… Quais dos anteriores critérios mais influencia ou condiciona a “gestão do turno”?
FATORES QUE CONTRIBUEM PARA A INSTABILIDADE NOS TURNOS Planeamento das operações instável; Dados incorretos ou informações incompletas (ex. dados técnicos); Problemas de comunicação (Engª, Comercial e Logística); Problemas de qualidade; Problemas com os equipamentos (ex. avarias, perda de velocidade); Instabilidade do mercado (rush orders); Ausência de normas, regras e padrões no genba; Ingerência por parte de outras funções (ex. comercial, gestão de topo, engenharia, qualidade, e outros); Pensar local vs pensar global (o síndrome das quintinhas – short sight) Problemas com fornecedores, entre outros…
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EXERCÍCIO #2. Se lhe fosse pedido para identificar as principais causas de instabilidade no seu genba, o que apresentaria? (use um Ishikawa); Para as duas questões que se seguem pretende-se que quantifique: Quais as consequências da instabilidade no genba? Quais as três principais causas (ver o seu Ishikawa)? Sejamos proactivos, que soluções podem ser sugeridas? Consegue avaliar o seu impacto vs custo? Ver Matriz Inv-Impacto E se passássemos à ação? planeando, fazendo, ie PDCA (considere a proposta 3W que se apresenta a seguir).
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Causa 5, ___%
Causa 3, ___%
Causa 1, ___%
ade d i l i ab t s n I
Causa 6, ___%
Causa 4, ___%
Causa 2, ___%
EXEMPLO DE UM ISHIKAWA – para o exercício #2
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Impacto das medidas
EXEMPLO DE UMA MATRIZ IMPACTO vs INVESTIMENTO – para o exercício #2
0
Investimento ou custos dos recursos associados
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EXEMPLO DE UMA 3W – para o exercício #2
ra a p s xl e l i f Ver
t es a l p em t s o a r e d ace
!
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O TRABALHO POR TURNOS Working in shifts
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TRABALHO POR TURNOS Desde a WWII o trabalho em turnos e noturno cresce quase 1% ao ano; Nos EUA, mais de 25% dos homens e 1/6 das mulheres trabalham por turnos ao longo das 24 horas; O trabalho por turnos e noturno nos países desenvolvidos representa 20% do nível de empresa e aproximadamente 50% desse é realizado de noite; Na UE estamos a falar de mais de 18M de pessoas a trabalhar em turnos; No caso Português, cerca de 8% da PA trabalha em horário noturno. Cerca de 20% PA portuguesa trabalha por turnos.
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O QUE DIZ A LEGISLAÇÃO? Trabalho por turnos: qualquer modo de organização do trabalho em equipa em que os trabalhadores ocupem sucessivamente os mesmos postos de trabalho, a um determinado ritmo, incluindo o ritmo rotativo, e que pode ser de tipo contínuo ou descontínuo, o que implica que os trabalhadores executem o trabalho a horas diferentes no decurso de um dado período de dias ou semanas. Trabalho noturno – aquele que exerce, pelo menos 3 hrs de trabalho normal noturno em cada dia ou que possa realizar durante o período noturno uma certa parte do seu tempo de trabalho anual, definida por instrumento de regulamentação coletiva de trabalho, ou, na sua falta, correspondente a 3 hrs/dia; Período noturno: qualquer período de pelo menos sete horas, tal como definido na legislação nacional e que inclua sempre o intervalo entre as 24 horas e as 5 horas. Fonte: Diretiva 2003/88/CE do Parlamento Europeu e do Conselho, de 4 de Novembro de 2003, relativa a determinados aspetos da organização do tempo de trabalho Link: http://eur-lex.europa.eu/legal-content/PT/ALL/?uri=CELEX:32003L0088
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EM RELAÇÃO À ROTAÇÃO DE TURNOS… Existem três modos de rotação de turnos: ROTAÇÃO PARA A FRENTE (no sentido horário), tb designada por rotação de atraso de fase do ritmo circadiano de sono-vigília relativamente ao tempo de relógio. Ex. M-T-N; Sendo esta é a mais frequente… ROTAÇÃO PARA TRÁS ou “avanço de fase”, por exemplo: N-T-M; MODELO COMBINADO com características dos dois anteriores.
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CIRCADIANO? Ritmo circadiano ou ciclo circadiano designa o período de aproximadamente 24 horas sobre o qual se baseia o ciclo biológico de quase todos os seres vivos; É influenciado principalmente pela variação de luz, temperatura, marés e ventos entre o dia e a noite. O ritmo circadiano regula todos os ritmos materiais bem como muitos dos ritmos psicológicos do corpo humano Tem influência sobre a digestão, ou o estado de vigília e sono, a renovação das células e o controlo da temperatura).
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Ter達o estes impacto no desempenho das pessoas? Devem ser considerados? De que forma?
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A NECESSIDADE DE SE ESTABELECER EQUILÍBRIOS Considere os seguintes interesses em jogo… Não será fácil estabelecer um sistema turnos ideal… DESAFIO Quais as suas recomendações? Que barreiras/dificuldades se podem antecipar? Diretiva 2003/88/CE
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ESCALAS DE TURNOS Aspetos a considerar: Nº de turnos consecutivos de trabalho; Duração de cada turno (ie, em tempo parcial ou integral?); Horário de início/fim dos turnos; Direção de rotação entre os turnos; Regularidade dos horários de trabalho; Flexibilidade do sistema de turnos; Distribuição do tempo livre ou folgas.
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Sabia que… Organização temporal do trabalho por turnos causa grandes impactos no bem-estar (Físico, Mental & Social) dos trabalhadores; Acidentes como os de Three Mile Island (USA, 1979) e de Chernobyl (Ucrânia, 1986), do Space Shuttle Challenger (1986) e na Índia Bophal (2001) aconteceram de madrugada… De noite a capacidade de vigília e de reação é bem menor… Muitas horas de trabalho, sono e cansaço podem estar na origem de graves acidentes, problemas de qualidade, de avarias e outros problemas.
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A INTOLERÂNCIA AO TRABALHO POR TURNOS Um extenso estudo realizado no final dos anos 1970s demonstrou que o trabalho por turnos é realizado sem resistência por 70% dos profissionais; Os restantes 30% mostram sinais de resistência diferenciados, não o toleram e abandonam-no após 2 a 3 anos… Numa amostra portuguesa obtida no início do século mostra resultados semelhantes; Nesta amostra, 20% dos indivíduos em trabalho noturno permanente afirmam não gostar do seu horário.
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FATORES NA ORIGEM DA INTOLERÂNCIA AO TRABALHO POR TURNOS: Fatores situacionais (exógenos), ex. horários, sistema de rotação, fatores sociais, incentivos, exigências do trabalho, etc. Fatores individuais (endógenos), ex. idade, género, estado de saúde, experiência prévia em trabalho por turnos ou noturno, etc. https://www.youtube.com/watch?v=FGUc8Z4wBBY
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FATORES SITUACIONAIS (FS) O impacto da hora de início/fim, ex. começar às seis da manha… ou terminar entre as 21h e 23h – anulam a vida familiar e social… A duração do turno… de 8 a 12 horas (aka “semanas de trabalho curtas”, menos dias mas mais horas por dia); Horário noturno potencia acidentes, redução de alerta e menor produtividade. Assim temos duas estratégias: Reduzir o número de noites consecutivas em sistema de rotação rápida (ver 29); Maximizar o ajustamento circadiano através do maior número de noites consecutivas ou em sistemas noturnos permanentes (28)
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FS: TRABALHO NOTURNO PERMANENTE Os sistemas de trabalho noturno permanente tem as seguintes vantagens: 1.Menor frequência de queixas dos operários; 2.Maior duração do sono (de dia, entenda-se!); 3.Melhor desempenho; 4.Menores problemas de saúde; 5.Maior independência e 6.Maior espírito de camaradagem… Devem por isso ser preferíveis…
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FS: SISTEMAS DE ROTAÇÃO INTERMÉDIA Tendem a ser desaconselhados porque: 1.A duração dos turnos não é suficientemente longa para afetar os ciclos circadianos para além de não permitir a adaptação completa destes; 2.Ou seja, os ritmos permanecem em constante perturbação devido às orientações noturnas e diurnas a que o trabalhador se submete.
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FS: SENTIDO DA ROTAÇÃO DOS TURNOS O sistema de rotação em atraso de fase (M-T-N) é o que apresenta menores problemas físicos, de sono, sociais, psicológicos e a maior satisfação do trabalhador; Em relação à velocidade da rotação dos turnos ou o intervalo de tempo livre entre transições, os sistemas de atraso de fase implicam habitualmente 24 hrs de intervalo entre turnos noturnos; Os sistemas de rápida rotação com intervalos curtos entre mudanças de turno tendem a potenciar quatro vezes mais a “paralisia do turno da noite” – Ver artigo aqui neste link.
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RECOMENDAÇÕES RELATIVAS À SEQUÊNCIA ENTRE TURNOS 1. Máximo de 3 noites consecutivas (igualmente aplicável para os turnos da manha e da tarde); 2. As noites devem ser seguidas de pelo menos um a dois dias de folga; 3. Intervalos entre turnos superiores a 10 horas; 4. Os turnos isolados entre dias de folga bem como as folgas isoladas entre turnos devem ser evitados; 5. Sentido de rotação em atraso de fase, ou seja no sentido dos ponteiros do relógio (Manha-Tarde-Noite)
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RECOMENDAÇÕES QUANTO À DURAÇÃO DOS TURNOS 1. Máximo de 5 a 7 dias de trabalho quando os turnos são diurnos; 2. Turnos de longa duração (ie, >8hrs) são apenas aceitáveis se: a natureza do trabalho for moderada; o sistema de trabalho permitir minimizar a acumulação de fadiga; A exposição tóxica for moderada.
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RECOMENDAÇÕES QUANTO AO HORÁRIO DOS TURNOS O turno da manha deve começar muito cedo (mas note-se: 6h30 melhor que 6h00); O turno da tarde deve terminar o mais cedo possível (note-se que: 22h00 melhor que 22h30); O turno da noite deve terminar o mais cedo possível; Os turnos de fim-se-semana devem ser evitados. Quando tal não é possível deve-se permitir alguns fins-de-semana livres.
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RH
FATORES INDIVIDUAIS (FI ou ENDÓGENOS) Quais o fatores que nos tornam mais ou menos tolerantes ao trabalho por turnos? A influência da idade… A influência do género… Caraterísticas do cronótipo (ie do nosso relógio biológico)… Veremos que há muitas diferenças individuais quanto à capacidade de adaptação ao trabalho noturno.
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RH
FI: A INFLUÊNCIA DA IDADE A idade implica uma maior rigidez do ciclo circadiano e uma crescente diminuição da tolerância ao trabalho por turnos; A avançar da idade torna-nos mais “matutinos”, com maior vontade para deitar mais cedo, logo mais resistentes aos turnos da noite; O aumento do tempo de trabalho por turnos aumenta a cronicidade dos sintomas provocados pelo trabalho; O trabalho noturno promove o envelhecimento precoce.
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RH
FI: A INFLUÊNCIA DO GÉNERO Não há estudos científicos que confirmem a relação entre H-M no que diz respeito à intolerância do trabalho por turnos; As mulheres tendem a revelar pior tolerância para o trabalho por turnos devido à sua peculiar atividade hormonal e a condições sociais específicas (ex. ter de cuidar da casa e dos filhos); A presença do conjugue (ie, o estado civil de “casado”) e os filhos faz com que elas sejam mais relutantes ao trabalho noturno; A Diretiva 2003/88/CE, considerada anteriormente, não é insensível ao aspeto homem vs mulher no trabalho por turnos;
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RH
FI: A INFLUÊNCIA DA CRONÓTIPO (ie, do relógio biológico de cada um) Sou matutino ou vespertino? (esta é um traço ou característica de personalidade, ie, algo relativamente estável e que define o ciclo circadiano de cada um); Cotovia (matutino) ou mocho (vespertino)? Estima-se que existam 5 a 10% de matutinos extremos e a mesma percentagem de vespertinos extremos; Os restantes são intermédios e encaixam no ciclo “circadiano padrão”, são pois a maioria da população;
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RH
FI: O PADRÃO DE SONO As pessoas que necessitam de dormir 9 ou mais horas por noite (ie, longsleepers) terão maiores dificuldades ao trabalho por turnos e em especial ao trabalho noturno; Os shortsleepers estarão mais adaptados ao trabalho por turnos; Seja qual for o caso, é importante garantir o respeito pelo período de sono que cada um de nós necessita para recuperar energias; Os distúrbios de sono são fonte de muitos problemas de saúde, ver as imagem que se segue…
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RH prejuĂzo
bocejar
supressĂŁo
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RH
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Observe com atenção a figura que se segue. Nela estão identificadas as principais fases do sono para adultos e crianças
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EXERCÍCIO #3.
COMO REORGANIZAR OS TURNOS EM SITUAÇÕES EXCECIONAIS? O que podem ser “essas situações excecionais”? A resposta ao desafio passa por reforçar: Agilidade do sistema de produção (quick response); Flexibilidade do sistema:
Das pessoas;
Dos equipamentos e dos layouts;
Dos sistemas de suporte (ex. qualidade e engenharia); Dos fornecedores (ie da respetiva supply chain).
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AGILIDADE DO SISTEMA DE OPERAÇÕES Pretende melhorar a agilidade do sistema de operações? Então considere alterações profundas no seu: Sistema de conceção (design) de produtos/serviços; Ponha a VOC (voice of customer) em ação; Sistema de planeamento da empresa (ex. ERP); Comunicação interna e externa – identifique obstáculos à comunicação (reveja o workflow…); Sistema de avaliação de desempenho! Os Kpi’s potenciam a ação,
verifique se estamos todos a puxar para o sítio certo…
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RH
FLEXIBILIDADE DAS PESSOAS Pensem nisto: Como se mede a flexibilidade de uma pessoa? Como se promove? Formação Treino Rotatividade Que mais pode ser feito? Quanto “poder” têm a sua mão-de-obra (MDO)? Quanto flexível é a sua MDO? Considere a matriz que se segue…
RH FLEXIBILIDADE DOS RH’s MATRIZ DE FUNÇÕES E COMPETÊNCIAS
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ra a p s xl e l i f Ver t es a l p em t s o a r e d ace !
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FLEXIBILIDADE DOS EQUIPAMENTOS E LAYOUTS Que tipo de equipamento temos? Como avaliar a sua flexibilidade? Que tipo de layout temos? Layout por produto ou por processo (funcional)? Há possibilidade de aplicar um layout celular? Quanto flexível é o seu layout? Refira-se em termos de tempo, em variedade e em volume… Podemos arranjar uma ferramenta para medir?
Que podemos fazer para melhorar a sua flexibilidade? Quais as limitações ou barreiras?
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EXEMPLO DE UM LAYOUT CELULAR
Quais as implicações para as pessoas que trabalham neste tipo de organização?
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FLEXIBILIDADE Departamentos de Qualidade e de Engenharia: Entregam
a informação certa no momento certo (ex. Requisitos de qualidade, Bill of materials, etc.);
Estão São
disponíveis quando necessários?
efetivo suporte às operações?
Fazem
parte da solução ou do problema?
Dos fornecedores (ie da respetiva supply chain). Principais Há
oportunidades de melhoria?
envolvimento entre as partes?
Colaboram?
Promovem relações win-win?
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MINIMIZAR OS CUSTOS DAS PARAGENS DE EQUIPAMENTOS ENTRE TURNOS how to reduce costs of equipment failures
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REDUÇÃO DO IMPACTO DAS PARAGENS Aposta na manutenção dos equipamentos: Manutenção preventiva sistemática (ie, definir rotinas de manutenção e respeita-las); TPM – total productive maintenance, em especial na Manutenção Autónoma (MA) Aposta no SMED – single minute exchange of die (aka: quick changeover); https://www.youtube.com/watch?v=UlIGI3laGAo https://www.youtube.com/watch?v=KySTwvVnZ0Q
Aposta no envolvimento e comprometimento das pessoas Desenvolver o sentido de propriedade das pessoas! Praticar o genchi genbutsu por parte das chefias;
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TPM e MA
https://www.youtube.com/watch?v=ZVlKtcJbpvM
RESULTADOS DE CLASSE MUNDIAL
Que Quecada cadaoperador operador de demáquina máquinaseja seja responsável responsávelpelo peloseu seu equipamento. equipamento.Isto Isto inclui: inclui:limpeza, limpeza, lubrificação, lubrificação, inspeção, inspeção,pequenas pequenas intervenções, intervenções, qualidade, qualidade,segurança segurança eeambiente… ambiente… Baseado no envolvimento de todos e no good housekeeping
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TPM
Identifique cada problema com uma etiqueta (aka red tag)
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NCH E G A DO C I T Á A PR
RH ma e l b Pro rtad o p e r o
RESULTADOS
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IMPACTO
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• •
•
•
Elevado risco de decisões erradas; Baixa confiança e falhas na execução.
•
• •
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Contacto com a realidade; Interesses visíveis; Ouvir as pessoas no genba. Motivação das pessoas nos locais de trabalho Reforço da liderança moral.
• • • • •
•
Envolvimento com as pessoas; Trabalho em equipa; Dialogo facilitado; Coaching; Liderar pelo exemplo. Melhoria da capacidade através dos 5W e 5W2H Maior confiança na liderança
aprendizagem
Eu vou e resolvo
e estudo
•
Organização em contínua
Eu vou
Eu vou e vejo por mim
Apenas dados Visão parcial da realidade Análise deturpada Interesses distantes.
TSU U B N I GE
• • • • • •
Eu aprendo; Eles aprendem; Nós melhoramos; Nós celebramos. Maior confiança; Maior envolvimento e comprometime nto de todos.
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• •
Tudo é reportado e verificado pessoalmente; Ações totalmente validadas com os operadores. Aprendizagem contínua; Registo e partilha do conhecimento em todos os níveis hierárquicos .
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AS MUDANÇAS DE TURNO Shift turnover
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COMO IMPLEMENTAR A MUDANÇA DE TURNOS? Criar e implementar procedimentos e protocolos padrão: Formalizar os procedimentos que tornem a “mudança” tão importante como o turno (trabalho); Comunicar os procedimentos e protocolos a todos os colaboradores; Considerar a aplicação de sistemas visuais (ex. Quadros andon, gráficos, imagens, etc.). Definir um local formal para a mudança de turno. Local onde a informação necessária para a passagem de testemunho esteja presente; Considerar um período de tempo (ex. 15 a 20 mins) para a transmissão de informações entre turnos;
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Garantir a qualidade da informação na mudança de turno. Comunicação escrita e standard (ex. Formulários, tabelas, gráficos e memorandos); Garantir um nível consistente de detalhe na documentação. Formar os intervenientes-chave na condução das sessões de passagem de testemunho. Garantir exatidão na transmissão de informação entre colegas; Objetividade e precisão, capacidade de focalizar nos pontos principais sem perder tempo com coisas assessórias; Uso de checklists, shift status reports, e os eventuais documentos de mudança de turno.
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Os problemas de passar o dia todo sentado!
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EXERCÍCIO #4. Que tal desenharmos uma check-list para a mudança de turno na sua empresa? Não esqueça de considerar aspetos como: Status das ordens de fabrico; Qualidade; Segurança; Manutenção… Em que formato irá apresentar esta lista? Como será posta em ação esta lista?
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MUITO OBRIGADO PELA ATENÇÃO www.cltservices.net