Time Management Part 2

PART TWO

MANAGEMENT JOﾃグ PAULO PINTO, CLT SERVICES ﾂｩ Outubro de 2014

Eu gastei cinco horas na elaboração do relatório! Uma hora no centro comercial para comprar um tinteiro, duas horas no apoio técnico para instalar a impressora, 45 minutos à procura de uma folha de papel, 30 minutos à procura do tipo de letra perfeito…

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Análise dos TPCs

O BANCO…  Considere esta história, ajuda a perceber a importância do tempo (ie, de cada pedacinho de tempo que temos);  Suponha que há um Banco que credita a sua conta todos os dias de manha com €1,440.00;  Este valor está disponível para gastar apenas hoje;  O valor não gasto é simplesmente retirado (não acumula);  O que faria?

• Hoje tem de viver com os depósitos do presente dia; • Invista bem esse valor para que alcance sucesso no trabalho e na vida; • O relógio não para, aproveite bem o dia (seize the day).

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Exercício de aplicação nº 1 CECOA

 Para que perceba a importância de UM MÊS, pergunte a uma mãe que deu à luz um bebé prematuro;  Para que perceba a importância de UMA SEMANA, pergunte a um editor de uma revista semanal;  Para que perceba a importância de UMA HORA, pergunte a dois namorados que esperam por se voltarem a encontrar;  Para que perceba a importância de UM MINUTO, pergunte a uma pessoa que perdeu o avião;  Para que perceba a importância de UM SEGUNDO, pergunte a um condutor que acabou de evitar um acidente;  Para que perceba a importância de UM MILISEGUNDO, pergunte a um atleta que ganhou a medalha de prata nos Jogos Olímpicos.

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Valorize cada momento que tem…

 Para que perceba a importância de UM ANO, pergunte a um aluno que reprovou;

CARPEM DIEM

TIME THIEVES  Falha na definição de objectivos, prioridades ou deadlines;  Demasiada socialização (no mundo real e no virtual, ex. Facebook, SMS, etc);  Tentativa de quer fazer tudo sozinho;  Falha em dizer não;  Interrupções diversas;  Desorganização;  Procrastinação;  Falhas na comunicação;  Falhas na delegação;  Cansaço;  Perfeccionismo!

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Exercício da folha “Uso do tempo” do file “CLT Time Mgt.xlsx”

FERRAMENTAS PARA AFASTAR OS TIME THIEVES  Mantenha-se focado no que é importante!  Desligue o telemóvel (ou anule as notificações, ex. sinal de SMS ou email);

 LEECHBLOCK – aplicativo para bloquear sites…, ver em: https://addons.mozilla.org/en-US/firefox/addon/leechblock/  SELFCONTROL (para utilizadores Apple, ver em: http://selfcontrolapp.com/)

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PARADOXOS DA GESTÃO DO TEMPO Concorda?

O PARADOXO DA PORTA ABERTA If you leave your door open in the hope of improving communication, you will likely encourage the wrong kind of communication—trivial or socializing communication. Such unnecessary interruptions will distract people from far more important tasks.

PARADOXO DO PLANEAMENTO Managers often fail to plan because of the time required to do it. Effective planning saves time in the end and achieves better results.

PARADOXO DA TIRANIA DA URGÊNCIA Managers tend to respond to urgent rather than important matters, thus neglecting longrange priorities and thereby ensuring future crises.

PARADOXO DA CRISE Managers tend to over-respond to crises, thereby making them worse.

PARADOXO DAS REUNIÕES If we wait for everyone to arrive before starting a meeting, we penalize those who come on time and reward those who come late. Start meetings on time. If you don’t, those who were on time will come late the next time, and those who were late will come even later.

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Que mudaria?

PARADOXOS DA GESTÃO DO TEMPO Concorda?

PARADOXO DA DELEGAÇÃO A manager tends not to delegate to inexperienced subordinates because he/she is not confident that they are ready. Yet subordinates can win the manager’s confidence only by gaining the experience that comes only through delegated authority.

PARADOXO DA SECRETÁRIA DESARRUMADA Managers leave things on their desks so they won’t forget them. Then they either get lost, or, as intended, attract attention every time they are seen. Unfortunately, they become unintended distractions.

PARADOXO DO TELEFONE By insisting on talking to the boss instead of his or her secretary, a caller can be the cause of any delay in getting information they urgently need.

PARADOXO DO EXCESSO DE HORAS The more hours in a day a manager works, the more fatigued he or she becomes and the longer they assume they have to complete tasks. For both reasons, they slow down, necessitating still longer hours.

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Que mudaria?

PARADOXOS DA GESTÃO DO TEMPO Concorda?

PARADOXO DAS ACTIVIDADES vs RESULTADOS Managers tend to confuse activity with results and motion with accomplishment. As they gradually lose sight of their real objectives, they concentrate increasingly on staying busy and often become confirmed “workaholics.”

PRADOXO DA EFICIENCIA vs. EFICÁCIA (ie, GESTÃO vs LIDERANÇA) Managers tend to confuse efficiency with effectiveness and thus become more concerned about doing the job right than about doing the right job. No matter how efficiently a job is done, if it is the wrong job, it will not be effective.

PARADOXO DO TEMPO No one has enough, yet everyone has all there is.

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Que mudaria?

QUEBRAR OS MAUS HÁBITOS  A boa gestão do tempo não é um traço de personalidade, é sim um conjunto de bons hábitos; Exercício - Identifique seus maus hábitos e trabalhe de forma a elimina-los.  Identifique-os, selecione um e partilhe-o com um colega de formação;  Discutir possíveis formas de superar ou evitar este problema;  Partilhar este com o resto do grupo - se ouvir outras estratégias interessantes para si, anote-as.

DISTRAÇÕES - COMO LIDAR COM ELAS:  Liste, num post-it®, três coisas que o distraiam;  Discuta com o colega formas de eliminar tais distrações;  Partilhe com o grupo as suas conclusões e aprenda com os outros.

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QUESTIONĂ RIO (Resposta do tipo V ou F) 1.

2.

3.

4.

Getting things done on time is always the most important objective Time means the same to everyone Deadlines always improve performance Keeping the overall purpose of a job in mind helps manage priorities

5. Always respond to all requests for information immediately 6. Detailed planning always yields the most effective use of time 7. Priorities almost always change 8. Always complete one task before moving to another 9. Detailed activity monitoring ensures that people manage their time effectively 10. The manager whose time is fully occupied is the most effective CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

11. Planning a schedule for the week and sticking to it will improve your time management 12. Time allocation has a major effect on the results of a meeting 13. No managers enjoy panic situations 14. Management requires multitasking skills 15. If a job looks too big break it down into smaller chunks 16. One of the major causes of wasted time is a lack of understanding of what has to be done 17. More time is wasted by ‘starting now’ than by pausing for thought 18. Refusing to be diverted from a task is the key to time management 19. People differ in what time of day they are most productive 20. Intelligent, logical people have fewer problems with managing time http://sst-online.co.uk/start2.aspx?testid=5 CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

TÉCNICAS DE GESTÃO DO TEMPO

T1. A TÉCNICA DO POMODORO  Inventada no início dos 1990s por um estudante italiano; A metodologia é simples:  Quando confrontado com uma grande tarefa ou uma lista de tarefas, divida o trabalho em pequenas partes (ou em intervalos de tempo) que são separadas por pequenos intervalos/pausas;  Desta forma treina o cérebro a manter a sua atenção por curtos períodos de tempo;  Há também uma App no telemóvel Clockwork tomato.

https://www.youtube.com/watch?v=CT70iCaG0Gs CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

T2. DEZOITO MINUTOS (5*2+1*8)  Baseado num turno de 8hrs, esta técnica sugere que invista alguns minutos a escrever a lista de tarefas para o dia e continuamente reavalie a sua produtividade para o manter focado no trabalho; Isto pode ser feito em três passos:  De manha invista 5 min para compilar a lista de ToDo’s e programar o seu dia;  No final de cada hora de trabalho guarde um minuto e faça uma reflecção da sua produtividade;  No início do período da tarde invista mais 5 min para:  Rever o dia olhando para o que já realizou;  Detectar em que partes está fora do programado;  Introduzir melhorias no seu desempenho no resto do dia e no seguinte.

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T3. A REGRA 1-3-5 EXERCÍCIO DE EXPLICAÇÃO:

 Pegue na sua lista de ToDo’s para hoje (limite a lista a apenas nove itens!)  Escolha 1 tarefa importante (a mais importante);  Escolha 3 tarefas intermédias;  As restantes 5 serão as menos importantes.

 Aqui tem uma forma simples de definir prioridades e de não se perder a fazer coisas que não se enquadram nos seus objectivos!  Ver a versão electrónica aqui: http://1-3-5.com/ CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

T4. AS ÁRVORES E A FLORESTA  Muitas vezes focalizamo-nos nas árvores e deixamos de ver a floresta;  Olhe para o todo e não apenas para as partes;  Em vez de focar na priorização das crises diárias procure fazer um planeamento semanal e mensal…  Mensalmente - reveja as actividades do quadrante 2 (Q2) e Q1;  O simples facto de fazer uma revisão dos Q2 e Q1 mantem-no focalizado…  Semanalmente – na sexta-feira ou no domingo de tarde faça uma revisão das actividades da próxima semana;  Rever a lista feita no início desse mês;  Que actividades do Q2 tem agendadas para esta semana?  Comprometa-se com isso!  Reserve tempo para isso (pois são as pedras grandes no seu vaso de vidro).

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LEGENDA

18h00

24H00

6h00

17h30

18h00

8h00

6h00 17h00

9h00

Exercício Nº 3 CEGOA

QUATRO FORMAS ORIGINAIS PARA DEFINIR PRIORIDADES NO SEU DIA-A-DIA  As pessoas bem sucedidas sabem que planear, organizar e gerir o seu tempo não é uma tarefa fácil;  Mas se não formos nós a definir as nossas prioridades quem o fará?  Seguem-se quatro métodos não convencionais que o podem ajudar: 1. Pense na morte – os ensinamentos Budistas encorajam o pensamento na morte como melhor entendimento do propósito da vida; Steve Jobs acreditava que pensar na morte o ajudava a tomar melhores decisões: Se hoje fosse o último dia da minha vida, gostaria de fazer o que estou hoje prestes a fazer?

Para SJ ee a resposta fosse não ao longo de vários dias seguidos, era tempo de mudar… http://www.ted.com/talks/candy_chang_before_i_die_i_want_to?language=pt CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

2. Use o mesmo tipo de roupa todos os dias – quando diminui as escolhas no roupeiro perde menos tempo e toma decisões mais depressa; São vários os CEO’s internacionais que optam por essa estratégia (ex. Steve Jobs); 3. Perceba a diferença entre URGENTE e IMPORTANTE;

Dwight D Eisenhower [1890 – 1969] CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

4. Faça a sua lista “a evitar a todo custo” (ie, Not-To-Dos for now)  Não conseguirá ser bem sucedido se focalizar a sua atenção em tudo o que está interessado!  Não tente fazer tudo de uma vez! (stop starting and start finishing)

Exercício:  Faça uma lista de 15 coisas que quer alcançar nos próximos 5 anos;  Dessa lista escolha o Top 5 em que está mais interessado apostar;  A lista dos restantes 10 objectivos (o grupo dos menos importantes) é a lista das “coisas a evitar a todo custo”!  Dispersar a sua atenção com a Lista “a evitar a todo custo” é comprometer o sucesso das 5 coisas mais importantes!  Quando concluir os 5 mais importantes, pegue os seguintes 5 + importantes…

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ENERGIA P

TEMPO

ATENÇÃO

VEJAMOS ESTE FILME: http://ayearofproductivity.com/top-lessons-learned-a-year-of-productivity/ Dicas importantes: http://ayearofproductivity.com/100-time-energy-attention-hacks-will-make-productive/ CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

21 FORMAS DE MELHORAR A PRODUTIVIDADE EM CASA E NO TRABALHO Na noite anterior

1. Ponha as chaves sempre no mesmo local; 2. Organize o seu armário (roupas) – com base na cor, função e tamanho da manga; 3. Roupas – decida no dia anterior o que vestir (consulte o www.ipma.pt); De manha 4. Beba mais água (pelo menos 8 copos de água ao longo do dia…);

5. Caminhe (organize a sua agenda de modo que possa reservar 10 min para caminhar antes de iniciar o dia) – é uma boa forma de organizar a mente; 6. Antes de sair faça uma rápida revisão da agenda e da lista de ToDo’s – Quantas vezes a caminho do trabalho se deu conta que esqueceu de algo em casa?

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Durante o dia de trabalho

7. Procurar chegar alguns minutos antes do horário (10 a 5 min antes); 8. Arrumação dos locais e postos de trabalho – oportunidade para aplicar os 5S nos escritórios e gabinetes de forma a melhorar a gestão visual, comunicação e a uniformização de práticas; 9. Priorizar as tarefas a realizar; 10. Reúna todas as notas e listas ToDo’s num só ponto (ex. Evernote); 11. Comece e acabe uma tarefa de cada vez…

12. Procure criar rotinas ao longo do seu dia de trabalho (não apenas para si como para a sua equipa) – reserve algum tempo para rever/melhorar as rotinas; 13. Procure reunir com os seus colaboradores (pelo menos uma vez por semana) para acompanhamento de trabalho, delegação, oportunidades de melhoria, etc…

14. Saiba dizer não e liberte-se de distrações; CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

15. Exercite-se ao longo do dia – não permaneça mais de 2 hrs sentado, estique-se! https://www.youtube.com/watch?v=Fz786_tMlVY (2 min) https://www.youtube.com/watch?v=9U0dLLf1HQE (6 min)

16. Use um temporizador – marque 25 ou 30 min e focaliza-se em completar a tarefa após iniciada (uma de cada vez) – rever a técnica do Pomodoro;

17. Trabalhe com deadlines concretas e procure respeita-las (planeie e defina prioridades nesse sentido), Final do dia

18. Faça um briefing do dia (ou mantenha um diário) – que permita uma reflexão do dia (o que correu bem/mal, o que ficou por fazer, novas oportunidades, etc.); 19. Relax (nem que sejam só 10 min, mas livre de ruídos ou interrupções); 20. Partilhe o dia com alguém (ex. esposa(o), familiar ou amigo); 21. Planei o dia seguinte.

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PROCRASTINAÇÃO If you think you can do it, begin it!

Begin and the mind grows heated.

Begin, and the task is completed.” https://www.youtube.com/watch?v=Qvcx7Y4caQE

http://observador.pt/especiais/procrastinar/ CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

CAUSAS DA PROCRASTINAÇÃO MEDO DE FALHAR

AVERSÃO À TAREFA

O medo é o condimento que dá ao sucesso o seu sabor (T Capote)

(evitar a todo custo fazer algo)

REBELDIA (atrasar o início por ressentimento em relação à tarefa ou a quem a impõe)

Questões associadas à gestão do tempo

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PROCRASTINAÇÃO

FACTORES AMBIENTAIS (ex. local, hora, etc.)

DEPRESSÃO OU ALGO RELACIONADO

IMPULSIVIDADE (saltitar de uma tarefa para outra, querer imediata satisfação)

GOSTO PELO TRABALHO SOB PRESSÃO

PROCRASTINAÇÃO AVERSÃO À TAREFA É das causas mais frequentes de procrastinação…

 Comece o dia com essas tarefas… (eat the frog…)  Na noite anterior coloque a tarefa (ou o que lhe está associado) num local onde não lhe possa escapar… (ex. coloque a factura/reclamação junto das chaves do carro);

 Delegue, ie, encontre alguém que faça por si essa(s) tarefa(s);  Para cada tarefa que pretende retardar faça uma lista das coisas positivas e negativas que podem resultar da sua execução… esta análise poderá reduzir a sua ansiedade;  Divida o trabalho em pequenas partes. Henry Ford disse: Nada é difícil se o trabalho for divido em pequenas partes (fez isso para a montagem do T Model…)

– outro exemplo: faça um fluxograma de todas as etapas do trabalho.

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COMO COMER UM ELEFANTE?

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DEIXAR TUDO PARA O ÚLTIMO MOMENTO… Muitos de nós afirma gostar de trabalhar sob pressão… contudo deixar tudo para o fim pode ser um hábito perigoso:  Trabalho no último minuto aumenta as probabilidades de erros;  A acontecerem, não terá tempo de os resolver (e muitas vezes nem sequer os descobre… certo?)  Um novo pedido, algo inesperado, pode acontecer e certamente que lhe ocupará os “últimos minutos” que tinha reservado para as “tais tarefas” que foi empurrando para o fim…  Ao realizar ambas as tarefas irá comprometer a sua qualidade…

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UM PRÉMIO POR VENCER A PROCRASTINAÇÃO  Uma forma de criar motivação para fazer aquela tarefa que há muito anda a evitar é prometer a si mesmo um prémio após a sua conclusão;  Uma outra forma é reconhecer as consequências negativas da procrastinação.  Sempre que sentir que está a fugir à realização pergunte-se se está disposto a sofrer as consequências de:  Falhar a data de entrega (deadline);  Não ter tempo de verificar a existências de erros ou esquecimentos…  Produzir trabalho de menor qualidade;  Stress associado à realização das tarefas.  Valerá a pena correr os riscos?

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COMBATE AO PERFECCIONISMO Considere estas três questões para uma dada tarefa:

1. O ganho resultante vale o esforço que coloca na realização desta tarefa?

2. Existe algum modo mais simples, menos consumidor de tempo e recursos, de realizar esta tarefa?

3. Estarei a negligenciar alguma outra tarefa ou projecto para fazer esta tarefa tão perfeita?  Se a todas as questões respondeu sim então estará a dedicar mais tempo/esforço do que devia a essa tarefa;  Quais as consequências disto?  Consegue relacionar a procrastinação com o perfeccionismo?

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Não esquecer! O perfeito é inimigo do bom

CIRCADIANO? Cronobiologia estuda este tema…

Ritmo circadiano ou ciclo circadiano designa o período de aproximadamente 24 horas sobre o qual se baseia o ciclo biológico de quase todos os seres vivos; É influenciado principalmente pela variação de luz, temperatura, marés e ventos entre o dia e a noite;

O ritmo circadiano regula todos os ritmos materiais bem como muitos dos ritmos psicológicos do corpo humano; Tem influência sobre a digestão, ou o estado de vigília e sono, a renovação das células e o controlo da temperatura).

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O RELÓGIO EM CADA UM  A cronobiologia estuda o modo como o nosso organismo se relaciona com o tempo;  Estuda o efeito do tempo nos seguintes aspectos:  Química cerebral;  Produção de enzimas (ex. a melatonina);  Níveis de açúcar no sangue;  Pressão arterial;  Fome;  Padrões de sono;  Reações do corpo ao Jet lag…

 Como se caracteriza?

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ADAPTE-SE AO SEU RELÓGIO INTERNO Quando em total alerta, programe:  Actividades críticas e extensas;  Leituras importantes;  Actividades cansativas ou aborrecidas;  Reuniões com o chefe;  Reuniões e telefonemas onde está na posição de “ouvinte”;  Tudo o que requer mais “passividade” que “actividade”;  Tudo o que não possa ser interrompido.

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Quando em alerta, programe:  Actividades que envolvam cálculos;  Reuniões com colegas ou pessoas que supervisiona;  Leituras moderadamente importantes;  Trabalho criativo;  Actividade física que requeira concentração (ex. conduzir);  Tudo o que não sofra de interrupções;  Escrita, trabalho no computador…

Quando estiver no “modo lento”, programe:  Actividades de curta duração;  Actividades físicas que não requeiram concentração (caminhadas, visitas às áreas de trabalho, armazéns);  Chamadas telefónicas ou reuniões com pessoas do seu circulo de amizade;  Actividades interactivas no computador (ex. formação on-line);  Coisas que ache verdadeiramente interessantes fazer.

Evite as situações/actividades onde a sua presença é passiva; Se não tiver alternativa, se não puder fugir, procure intervir;

Evite fazer coisas que demorem mais que 90 minutos (duração típica dos ciclos de alerta) Evite locais sem luz natural…

No “modo lento”, as hipóteses de cometer erros e de se aborrecer depressa aumentam; A solução é criar variedade! Fazer coisas diferentes, alternar.

Fazer coisas que envolvem movimentos.

Alguns alimentos/bebidas podem ajudar a atenuar este modo (ex. café e açucares) Faça uma pausa ou uma sesta (30 a 40 minutos fazem maravilhas) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

DELEGAÇÃO

O QUÊ E A QUEM DELEGAR? Já alguma vez ouviu esta frase? “isso não é trabalho meu!” (há dois significados aqui)

Pense nisto e responda:  Que actividades faz hoje que podem ser delegadas a outros?  Que benefícios pode esperar dessa delegação de actividades/responsabilidades?  Que factores (obstáculos) impedem a delegação dessas actividades?  Que pode fazer para eliminar esses obstáculos?

Nota:  A delegação não tem de ser sempre de cima para baixo, pode ser lateral…  Pode dar exemplos onde a delegação lateral pode ser usada? (pense nas sinergias que pode criar com os seus pares)

Outsourcing é também uma forma de delegação…

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Começo o meu dia a fazer uma lista de ToDo’s… e depois a identificar quem faça as coisas por mim CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

A DIFICULDADE NA DELEGAÇÃO Alguns argumentos frequentemente ouvidos para que não delegar…

 Perco o controlo do trabalho…  Não posso confiar este trabalho a ninguém…  Sou a única pessoa que sabe fazer o trabalho!  Parece mal estar a passar este trabalho para outro…  Acho que não tenho autoridade para delegar o trabalho

 Este não se ouve, mas sabemos que existe: Se a pessoa a quem eu delegar esta tarefa a fizer com sucesso corro o risco de me tornar dispensável…  Nunca tinha pensar em delegar esta tarefa…

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Pode ser arriscado, requer diplomacia…

CHEFIAS

COLEGAS (PARES)

VOCÊ

CONSULTORES

SUBORDINADOS OU OUTSOURCING ADMITINDO QUE A TAREFA É NECESSÁRIA: ANTES DE TENTAR FAZE-LA MAIS DEPRESSA PERGUNTE-SE SE DEVERÁ SER VOCÊ A FAZE-LA. CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

QUE TIPO DE TAREFAS DELEGAR?  Gestão de dados e contactos;  Trabalho administrativo;  Pesquizas de mercado;  Verificação de erros/falhas (ex. ler documentos por si elaborados);

 Chamadas telefónicas para simples informações/contactos;  Gerir a agenda de trabalho (ex. fazer marcações);  Processamento de documentos;  Algumas actividades de vendas e marketing menos críticas;  Programação de equipamentos;  You name it…

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A ECONOMIA DA DELEGAÇÃO Uma regra crítica da delegação é: Sempre que possível procure atribuir a tarefa a alguém que ganhe menos mas tenha as competências e a maturidade para realizar a tarefa; Muitas vezes fazemos coisas que outros com menores salários poderiam fazer tão bem ou melhor que nós (isto é uma manifestação de desperdício); Em termos económicos procure usar o tempo de um colaborador na realização de tarefas para as quais ele(a) está melhor qualificado/treinado; Isto incluí-o a si!

Exercício de aplicação nº 5 CECOA CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

PASSOS-CHAVE NA DELEGAÇÃO  A decisão de delegar é a parte mais fácil… complicado é por em prática…

 Falhar neste domínio leva ao desapontamento por parte das pessoas à sua volta;  O gestor (você) pode até culpar a pessoa pelo falhanço da delegação e isso cria mau estar entre as partes…

 O falhanço poderá até reforçar todos os motivos que se opõem à delegação.

Considere então estes 12 passos: 1. IDENTIFICAR A TAREFA A DELEGAR; 2. DESCREVER (em papel) a sequência do trabalho a realizar (ver imagem seguinte);

3. ESCOLHA A PESSOA CERTA (tenha a mente aberta!)

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FLUXOGRAMA DE DELEGAÇÃO Escolher a pessoa certa

Explicar o “desafio”

sim

Chart flow

Necessário mudar o colaborador ?

INÍCIO

Explicar os benefícios

não

Identificar a tarefa

Definir os padrões

FIM não Congratular o colaborador

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sim

Avaliação do desempenho Ok?

Estabelecer um método de reporting

https://www.youtube.com/watch?v=6wSNacZljQ8

4. EXPLICAR O DESAFIO (a tarefa a realizar) – imagine ter de fazer um bolo conhecendo apenas metade da receita...  Encoraje as questões por parte da pessoa que irá fazer o trabalho  Ponha em acção as suas capacidades de comunicação 5. EXPLICAR OS BENEFÍCIOS – explique o que se pretende alcançar com a realização da tarefa que está a delegar; 6. DEFINIR OS PADRÕES – quais os padrões de trabalho, de qualidade e que métricas se aplicam à tarefa que está a ser delegada…

7. DISCUTA/DEFINA AS DEADLINES – 8. ESTABELEÇA UM MÉTODO DE REPORT – para dar feedback de resultados e dificuldades. Defina de que modo o “relatório” é apresentado (formal ou informal?) e qual a periodicidade do mesmo?

9. ENCORAJE AS QUESTÕES – garanta que não ficam dúvidas do lado de quem vai realizar a tarefa a delegar. Sumarize os passos 4 a 8; 10. CONDUZIR VERIFICAÇÕES NÃO PLANEADAS (apareça sem avisar para acompanhar) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

A COMUNICAÇÃO FACILITA A DELEGAÇÃO Saber comunicar facilita a delegação!

Heis algumas características de bons comunicadores:  Estabelecem contacto visual;  Tratam as pessoas com respeito;  Ouvem cuidadosamente quem fala (recorde o Hábito 5);  Organizam os pensamentos antes de falar;  Evitam usar termos técnicos ou jargão desnecessário;  Não assumem (não julgam);  Pedem feedback;  Evitam falar quando estão zangados.

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11. AVALIE OS RESULTADOS – faça a si mesmo as seguintes questões:  O colaborador cumpriu com os objectivos (incluindo a data de entrega)?  Houve algum imprevisto no decorrer da realização do trabalho delegado?  É este o colaborar certo para este tipo de tarefa?  O relatório final entregue foi suficiente?  A sua relutância para delegar foi extinta?  Se não, porquê?

12. RECONHEÇA O DESEMPENHO e aponte as sugestões de melhoria:  Reconheça os resultados e o esforço da pessoa envolvida;  O sucesso dos outros não diminui o seu;  Esteja aberto a sugestões;  Registe as oportunidades de melhoria.

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GARANTA OS RECURSOS  Agora que delegou a tarefa/projecto garanta que a pessoa tem todos os recursos que necessita para ser bem sucedido;  Autoridade para tomar decisões – se não der autoridade e autonomia à pessoa que irá fazer o trabalho que tempo acha que irá poupar com a delegação?  Acesso a todos os recursos para a realização da tarefa – a pessoa não deve ter acesso a todos os recursos então a delegação não será bem sucedida e resultará em desilusão e perda de tempo para todos;

IMPORTANTE CONSIDERAR:  Reuniões de acompanhamento/follow up  Atenção - Evite fazer micro-gestão do trabalho delegado… dê espaço!

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“The best thing about the future is that it only comes one day at a time.”  Abraham Lincoln

20 LIÇÕES DE GESTÃO DO TEMPO 1. Focalize-se nas partes importantes do seu trabalho Ok, não se perca com os detalhes;

2. Diga NÃO! Muitas das coisas que vão ter consigo fazem parte da agenda de outros…

3. Mantenha-se fiel à sua Visão Recorde os seus roles and goals, não se desvie do seu “porquê”.

4. Peça às pessoas que o contabilizem Peça que controlem os seus ToDo’s, que exijam cumprimento de prazos e de resultados…

5. Verifique se está apenas a manter-se ocupado ou a avançar com os seus projectos Analise as suas tarefas diárias, estão em sintonia com os seus objectivos?

6. Levante-se cedo (? I have to admit, it is quite difficult some times…)

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7. Escreva as sua prioridades para o dia seguinte Mantenha uma lista consistente (3 a 5 prioridades)

8. Aborde as pequenas partes e as grandes num dia Lembra-se como se come um elefante? Ao fazer pequenas coisas “alcança algo” e isso gera em si o momentum para abraçar as maiores…

9. Trabalhe numa coisa de cada vez Stop starting and start finishing (acabe com o multitasking, os homens principalmente)

10. Faça o trabalho mais difícil o mais cedo possível Depois já pode passar ao fool arround e procrastinar o que lhe apetecer…

11. Faça uma limpeza à mente antes de iniciar o trabalho.

A caminho da empresa faça a limpeza, faça o seu setup mental…

12. Dorma uma sesta…

30 min bastariam para refrescar evitando cair em sleep mode…

13. Planeie pausas (mesmo pausas, não momentos para fazer telefonemas) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

14. Mantenha as distrações que gosta longe do seu alcance Isto inclui o telefone, as redes sociais ou outras fontes de distração

15. Trabalhe em equipa Deste modo pode delegar e manter-se focado nas coisas importantes que tem a fazer

16. Reduza as deslocações/viagens ao limite Todas as actividades relacionadas não acrescentam valor (ex. estacionar, filas de transito, interrupções de outros colegas, fazer/desfazer malas, etc.)

17. Reduza ao mínimo o número de escolhas que tem de fazer por dia Barack Obama diz: eu não quero ter de tomar decisões sobre o que vou vestir ou comer porque tenho muitas outras decisões para tomar

18. Mantenha sempre a mesma rotina, mesmo aos fins de semana (ex. acordar à mesma hora) 19. Pense no tempo como se fosse dinheiro

20. Pratique a pontualidade É uma demonstração de respeito pelos seus compromissos e pelos outros…

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Exercício de aplicação nº 6 CECOA

14 LIÇÕES DE VIDA 1. Lembre-se que no fim estaremos todos mortos… não se esqueça de se sentir grato pela sua saúde, pela família, pelo trabalho e oportunidades que teve e tudo que tem. É importante não esquecer que tudo isto pode ser perdido num instante, por isso sintase grato;

2. Faça exercício físico (quase) todos os dias – mantenha-se activo; 3. Para saber o que pensa, escreva-o – force-se a escrever o que pensa, a estruturar as ideias e a clarifica-las…

4. Acabamos por ser um reflexo das pessoas com quem vivemos (somos um reflexo do ambiente que nos rodeia) – seja sensato na escolha das pessoas que tem à sua volta e se necessário mudar, mude; 5. A maior parte das pessoas não pede o que quer – não caia nesse erro, expresse-se! (primeiro que tudo isso obriga a definir o que quer…depois a pensar como alcançar) CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

6. Opte por ir sempre pelas escadas – faz exercício e um dia poderá quer ir e não poder…

7. Fale, ponha cá fora – pode demorar anos, mas fale – the unsaid will go unsolved…

8. A melhor forma de demonstrar a importância que dá às coisas é pelo tempo que lhes reserva (não há como disfarçar, apenas nos enganamos a nós mesmos) – walk the talk…

9. Controle os seus inputs – o que come, o que bebe, o que lê, o que vê e o que ouve. Controle os acessos com precaução; 10. Oiça mais do que fala, respeite a proporção ouvidos vs boca;

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11. Mantenha-se genuinamente curioso – é esta uma das mais representativas forças das pessoas interessantes;

12. Preste atenção que faz quando está sozinho (na intimidade) – o que escolhe fazer nesta situação diz muito de si (pense sobre isto). Preste atenção para onde a sua mente o leva quando está no chuveiro (obterá pistas do que verdadeiramente lhe interessa).

13. Em relação a si, as pessoas preocupam-se 1/10 do que pensa – não se iluda, temos todos muito que fazer, andamos todos muito preocupados e o seu caso pouco interessa…

14. Nunca sabemos em que fase da história nos encontramos! Não sabemos o que nos reserva a vida. Esta tem mais imaginação que os nossos sonhos.

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Exercício de aplicação nº 8 CECOA

IDEIAS & SUGESTÕES

CONSULTAR O EMAIL  Para muitos pode parecer uma heresia, mas deixe de consultar o email nos primeiros 90 min do dia;  Ao consultar o email logo no início está a entrar no modo reactivo (e não proactivo – um email pode ser o suficiente para o fazer abandonar a sua lista de ToDo’s);

 Estará a ser conduzido pela agenda de outros, não pela sua!  O email pode ser mais aditivo (viciante) que o tabaco ou o álcool;  A investigação diz que verificar constantemente o email pode baixar o seu IQ 10 pontos – está disposto a isto?  Procure fazer o mesmo com os telefonemas… delegue essa tarefa a alguém que possa fazer a triagem e responder a alguns pedidos urgentes…

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O PODER DAS MICRO ACÇÕES  Uma micro acção é um pequeno passo a caminho de algo;  São uma poderosa sugestão de produtividade (e de auto satisfação);  Algo que se inicia e conclui em menos de 7 minutos. Por exemplo:

1. Fazer um telefonema a um amigo/familiar e convida-lo para almoço ou jantar; 2. Colocar um lembrete na sua agenda para que não chegue tarde a uma reunião; 3. Escrever uma nota/memorando ou agradecimento; 4. Limpar uma gaveta/armário do seu escritório (ou uma triagem de coisas velhas); 5. Fazer uma chamada a um (potencial) cliente,

6. Entre muitas outras coisas…

AS POSSIBILIDADES SÃO IMENSAS A PARTIR DO MOMENTO QUE DECIDIMOS ACTUAR EM VEZ DE REAGIR CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

ATENÇÃO ÀS REUNIÕES  Um amigo meu diz que nas reuniões tudo se trata mas nada se resolve…  Um método de tornar as reuniões mais efectivas é conhecido como os 3P: PROPÓSITO bem definido, claro e atentadamente do conhecimento de todos.  Manifesta-se na Ordem de trabalhos (OT)…  Realista e com tempos de início e fim definidos; PESSOAS – questione-se se são relevantes? Podem dar contributo ou acrescentar valor à discussão? Têm poder de decisão e/ou autonomia?

PROCESSOS – como espera conduzir a reunião?  Como controlar tempos e intervenções?

Quando é necessário criar  Como manter as pessoas focalizadas na OT? consenso entre partes é importante  Como resumir e reportar? por em prática o processo de CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

NEMAWASHI antes da reunião para que a mesma seja bem sucedida.

Perda de tempo

PURPOSE

REUNIÕES EFECTIVAS

PEOPLE

PROCESS

Perda de tempo CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

Perda de tempo

A REGRA DE PARETO (aka “Regra 20/80” ou “Análise ABC”)

80% of the outputs come from 20% of the inputs  Ajuda-o a separar o importante do não-importante; (“trigo vs joio”);  Ajuda a identificar as actividades que mais contribuem com valor.  aka “Management by exception” (MBE).

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MINDMAP – MAPA MENTAL  É uma ferramenta visual muito poderosa;  Mostra-lhe o todo sem perder detalhe das partes;  Organiza ideias e pensamentos;

 É um meio de comunicação visual simples e intuitivo.  Vejamos o que tem o autor (Tony Buzan) a dizer sobre os Mindmaps: https://www.youtube.com/watch?v=MlabrWv25qQ  Aqui tem uma aplicação gratuita: https://coggle.it/

EXERCÍCIO: pegue na folha A3 cedida e faça o seu mapa mental para um dado projecto profissional que tenha em mente para 2015.

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ACTION PRIORITY MATRIZ  Considere o projecto que esboçou no seu mindmap anterior.  Pegue nas tarefas de primeiro nível e distribua-as na “Matriz de prioridades” que se segue;  Esta matriz pode ser usada para analisar o impacto e o esforço das tarefas de um projecto (e, no caso do esforço, antecipar dificuldades e definir prioridades no caso do impacto da tarefa no projecto);  Pode também ser aplicada para confrontar vários projectos em “cima da mesa” e assim decidir por qual optar.

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high

FILL INS

THANKLESS TASKS

IMPACTO

QUICK WINS

MAJOR PROJECTS

low low

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ESFORÇO

high

MÉTRICAS PARA AVALIAR O DESEMPENHO  Produtividade  Eficiência  Tempo na criação de Valor/ tempo total  Aderência aos padrões  Robustez dos planos  Tempo livre/tempo total

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LA SIESTA D E B AT E D E I D E I A S

A FAVOR

CONTRA

Exercício de aplicação nº 12 CECOA

http://www.ted.com/talks/arianna_huffington_how_to_succeed_get_more_sleep CLT CONSULTING AND TRAINING SERVICES

OBRIGADO PELA ATENÇÃO www.cltservices.net ©