Analyse: Personalmanagement by Contentway

EINE UNABHÄNGIGE THEMENZEITUNG VON EUROPEAN MEDIA PARTNER

ANALYSE:

PERSONALMANAGEMENT MIT FOKUS AUF EFFIZIENTE PROZESSE

NR 5 | JUNI 2017 ANALYSEBUSINESS.DE

„Der Erfolg unserer Werke hängt maßgeblich von der Qualität unserer Führungskräfte ab.“ Die Wiegel-Gruppe benötigt qualifizierte Angestellte. Gemeinsam mit einem Bildungsträger sorgt sie für Nachwuchs und eine gute Weiterbildung im Unternehmen. Seite 10

„Durch Automatisierung werden die HR-Prozesse schneller, kosteneffizienter und kundenorientierter.“ Lesen Sie das Vorwort mit Christoph Warnecke, Vorsitzender des BDU-Fachverbandes „Personalmanagement“. Seite 2

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FOKUS

Die Digitalisierung des Personalwesens

Wie die digitale Personalakte und Human Resources Komplettlösungen das Personalmanagement optimieren und was sie alles können sollten. Seite 4

MÖGLICHKEITEN

Anspruchsvolle Anreize

Incentives eignen sich ideal für Recruiting, Teambuilding und Mitarbeiterbindung – vorausgesetzt, es wird in individuell passende Lösungen investiert. Seite 5

MAXIMILIAN GROHMANN EXECUTIVE MANAGER HR STRATEGY & PROJECTS BEI SIXT

OLIVER KALTENBACH

MANAGING DIRECTOR HR BEI SIXT

„Die Kombination aus HR und IT funktioniert bei uns sehr gut“ Lesen Sie mehr auf Seite 8 Sonderpublikation in Die Welt am 09. Juni 2017

Eine unabhängige Themenzeitung von European Media Partner

VORWORT – ANALYSEBUSINESS.DE

Was moderne Unternehmen alles ihren Mitarbeitern bieten Wie sieht der Arbeitsmarkt der Zukunft aus und wie stellen sich die Unternehmen auf? Wie finden die Personalchefs die besten Kräfte für ihr Unternehmen? Auch der Markt für Arbeitskräfte wird sich stark verändern.

Foto: Evgeny Karandaev - Fotolia

UNSERE EMPFEHLUNGEN – ALLE ARTIKEL IN VOLLER LÄNGE AUF ANALYSEBUSINESS.DE Talente finden und binden Unternehmen sind auf Mitarbeiter angewiesen, die kompetent und loyal sind: Sie brauchen „Talente“, die besonderen Herausforderungen gewachsen sind.

Wozu eine firmeninterne App einrichten? Engmaschige Information, Kommunikation und Austausch – eine allen Mitarbeitern zur Verfügung stehende Unternehmens-App steigert den Zusammenhalt und fördert die Zusammenarbeit. Aber nicht nur für die interne Kommunikation bietet sich die Nutzung einer App an.

THERES EMPFIEHLT! Ich empfehle Ihnen die Titelstory auf Seite 8 und 9, in der Sixt über ihr optimiertes Personalmangement berichtet. Theres Olbrich, Project Manager

INHALT

Christoph Warnecke

Vorsitzender des BDU-Fachverbandes „Personalmanagement“

„Durch Automatisierung werden die HR-Prozesse schneller, kosteneffizienter und kundenorientierter.“

KREATIVE BESCHÄFTIGUNGSMODELLE WERDEN GEFORDERT

achdem in den letzten Jahren in den HR-Abteilungen das Outsourcing von Dienstleistungen und die strategische Ausrichtung als HR-Business-Partner im Vordergrund stand, ist jetzt das digitale, kollaborative und vernetzte Arbeiten in Teams gefordert. Im Fokus stehen dabei: HR-Performance, People Analytics, Employee Self Service (ESS) oder Robot Recruiting. Durch Automatisierung werden die HR-Prozesse schneller, kosteneffizienter und kundenorientierter. Die Hauptaufgabe aber bleibt: Top-Talente, Kompetenz- und Leistungsträger gewinnen und binden. Zunehmende Bedeutung kommt hierbei dem Einsatz von Social Media (active sourcing) zu. Traditionelle Jobkonzepte sind auf dem Rückzug, kreative Beschäftigungsmodelle dafür gefordert. Talentierte Menschen erwarten attraktive, innovative Arbeitsformen mit digitalen, mobilen Arbeitsplätzen. Die heute verfügbaren Techniken ermöglichen Unternehmen nicht nur das Arbeiten von zuhause, sondern auch die Inklusion von Mitarbeitern aus verschiedenen Kulturen über Grenzen und Zeitzonen hinweg. Der Trend geht zum agilen, eigenverantwortlichen Arbeiten in dynamischen und virtuellen Teams.

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Attraktive Unternehmen setzen für ihr Employer Branding verstärkt auf New Leadership. Partizipative Führung erreicht man jedoch nur durch eine neue, von oben aufrichtig gelebte Führungskultur, Führungskonzepte mit Feedback-Orientierung und Führungskräften, die nicht nur über Fachkompetenz verfügen, sondern vor allem Rahmenbedingungen für eigenverantwortliches Arbeiten fördern, Talente entdecken und sich nicht als Vorgesetzter sondern als Coach und Personalentwickler ihrer Mitarbeiter sehen. Durch die Möglichkeiten der Digitalisierung etabliert sich aber auch verstärkt das Cloud-/Crowd-Working als Konkurrenz zu den traditionellen Beschäftigungsverhältnissen. Freelancer werden immer mehr in den Unternehmen eingesetzt – mit allen Vorteilen einer befristeten Arbeitsbeziehung, eines schnellen Kompetenz-Zukaufs, aber auch den Nachteilen des Verlustes von Know-how und Kern-Kompetenz in den Unternehmen. Das Wichtigste wird daher: Das agile, vernetzte, kollaborative Arbeiten in die traditionellen, hierarchisch geprägten Unternehmenskulturen zu integrieren. Hierfür müssen auch die arbeitsrechtlichen Rahmenbedingungen geschaffen werden. Diesen Wertewandel sollten die Personaler als Vordenker, Treiber und Vorbild aktiv mitgestalten!

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Digitale Personalakte

Incentives

Mitarbeiterentwicklung

Titelstory – Sixt SE

Engagierte Mitarbeiterqualifizierung

Interim-Manager

Moderne Zeiterfassung

Workforce und -flow Management

ANALYSE: PERSONALMANAGEMENT Project Manager: Theres Olbrich theres.olbrich@europeanmediapartner.com Senior Project Manager: Max Bettzig max.bettzig@europeanmediapartner.com Geschäftsführer: Redaktionsleiter: Layout und Anzeigengestaltung: Lektorat: Distribution: Druck:

Kristoffer Andersson Mats Gylldorff Aileen Reese Nicole Bitkin Die Welt Gesamt, Juni 2017 Axel Springer SE

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European Media Partner sind Spezialisten im Content-Marketing. Durch ein hochwertiges redaktionelles Umfeld und eine hohe Verbreitung schaffen wir eine optimale Medienpräsenz auf dem Markt. Wir helfen Unternehmen durch passgenaue Produkte ihre Zielgruppe treffsicher zu erreichen.

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HR braucht Technik

ADVERTORIAL

Personaldienstleister müssen digitale Vorreiter sein. USG People ist führend in der Entwicklung und Nutzung von Spezialsoftware und Tools.

Unternehmen können noch so aufregende Innovationen präsentieren – fehlen in wichtigen Schlüsselpositionen die passenden Mitarbeiter, ist monate- oder gar jahrelange Forschungs- und Entwicklungsarbeit umsonst. Das betrifft keinesfalls nur Positionen im gehobenen Management, sondern sämtliche Prozesse unternehmerischen Handelns. Ohne Frage erfordern sämtliche kundenbezogenen Aufgaben kommunikationsstarke und engagierte Mitarbeiter, aber auch Logistik und Zustellung, Verpackung, Buchhaltung und Schadensmanagement sind Punkte, an denen sich die Qualität eines Unternehmens ablesen lässt. Human Resources ist heute eine Wissenschaft für sich. Personaldienstleister nehmen im Unternehmensprozess eine immer wichtigere Rolle ein, wobei der digitale Wandel zu tiefgreifenden Veränderungen führt. In die jahrzehntelang relativ gleich arbeitenden Personalabteilungen halten nun Prozessoptimierungen und Digitalisierungsprojekte Einzug. Wer die bestehenden technischen Möglichkeiten hier nicht ausnutzt, wird in absehbarer Zukunft den kürzeren ziehen. „USG People ist mit seinen operativen Marken Unique Personalservice, Technicum und Secretary Plus mit 10.000 Mitarbeitern in Deutschland einer der größten Arbeitgeber der Branche und hat bereits in vielen Bereichen digital umgesetzt, wovon andere vielleicht noch nicht einmal gehört haben“, sagt Bénédicte Autem, Vorsitzende der Geschäftsführung USG People Germany. Digitalisierung der Stellenanzeigen durch Responsive Design, Schnittstellen und One-Click-Bewerbungen ebenso wie die Digitalisierung der Abrechnung und Vergütung in Bezug auf Meldungen, Lohnabrechnungen und Versicherungsthemen. Auch Bereiche wie Zeiterfassung, Dokumentation sowie Vertragsgestaltung behandelt USG People digital. Für Urlaubsverwaltung, Reisekostenabrechnung und Krankheitsmanagement setzt USG People praktische und logisch aufgebaute Spezialsoftware ein, die die häufigsten Fehler hierbei auf ein Minimum senkt. Des weiteren arbeitet USG People auf Basis von Reportingsystemen mit umfangreicher Personalkosten-Analyse, Matching-Tools von Bewerberprofilen sowie Big Data Analysen. In Deutschland vertrauen bereits über 5.000 Kunden dem Service und technischen Lösungen von USG People und profitieren von effizienter Personaldienstleistung. „Die Einführung der seit 1.April geltenden AÜG-Reform mit den drei Bereichen Konkretisierung, Höchstüberlassungsdauer und Equal Pay stellt HR deutschlandweit vor große Herausforderungen, denn besonders Personaldienstleister müssen für diese gesetzlichen Regelungen zusätzliche Lösungen und Regelungen finden“, sagt Philipp Geyer, Geschäftsführer USG People Germany und Leiter HR. Haftung und Verantwortung liegen jetzt rechtlich auch bei dem Kundenunternehmen; bei Verstößen drohen Kunden wie Dienstleister empfindliche Geldstrafen. USG People hat für eine rechtssichere Umsetzung der AÜG-Novelle praktikable Tools entwickelt, um so sicher zu stellen, dass Unternehmen auch unter den veränderten Bedingungen von der Flexibilität profitieren,

Bénédicte Autem – Vorsitzende der Geschäftsführung USG People Germany

Philipp Geyer – Geschäftsführer USG People Germany

die ihnen die Arbeitnehmerüberlassung bietet. Hierbei arbeitet USG People mit den führenden Anwaltskanzleien der Branche zusammen. Denn als europaweit tätiges, börsennotiertes Unternehmen profitiert USG People von seiner langjährigen, internationalen Erfahrung in den Bereichen Risikobewertung und Risikomanagement.

des Personalbereichs, auch Fachpublikationen und das weltweit größte online Jobportal Indeed.

USG People ist Teil der Recruit Gruppe, einer der weltweit größten Unternehmensgruppen unter anderem für HR-Dienstleistungen. Allein im HR-Bereich erwirtschaftet die Recruit-Gruppe ein Umsatzvolumen von mehr als 10 Milliarden Euro. Die High Player bespielen alle Themen

Unter den veränderten Bedingungen ist die Wahl eines professionellen Personaldienstleisters wichtiger denn je. Klassische Kriterien zur Auswahl des richtigen Partners sind und bleiben eine solide Bonität, Arbeitssicherheit, Tarifvertragsbindung und –einhaltung. Mit dem neuen Arbeitnehmerüberlassungsgesetz bekommen Rechtssicherheit und Fachkompetenz eine neue entscheidende Bedeutung. USG People ist in allen Fragen von HR der ideale Ansprechpartner.

Member of USG People:

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FOKUS – ANALYSEBUSINESS.DE

DIE DIGITALISIERUNG DES PERSONALWESENS Foto: vectorfusionart - stock.adobe.com

Wie die digitale Personalakte und Human Resources Komplettlösungen das Personalmanagement optimieren – und was sie alles können sollten.

Die Digitalisierung der Arbeitswelt und des Arbeitsmarktes schreitet weiter voran und bringt neue Herausforderungen und Aufgaben für Human Resources (HR) Abteilungen. Erfolgreiche Unternehmen nutzen die tiefgreifenden Umstrukturierungen der digitalen Transformation für die Neuorganisation ihrer betrieblichen Arbeitsweisen sowie den Umgang mit ihren Mitarbeitern. Um administrative HR-Prozesse ef-

fizient zu gestalten, bedarf es einer passenden Software. Umfassende Komplettlösungen helfen, Prozesse zu automatisieren und die Abläufe in der Personalabteilung zeitsparend zu optimieren. Im Zentrum steht hierbei die elektronische Personalakte. Gute Systeme sollten jedoch noch mehr als die digitale Verwaltung von Personaldaten beherrschen, denn die Anforderungen an die HR-Abteilungen sind heutzutage komplexer denn je: Deren Aufgabenspektrum reicht von der Personalplanung über HR-Marketing und Recruiting bis hin

„Die digitale Akte ist einer der wichtigsten Branchen-Trends für 2017.“ – Bitkom e.V.

zur Personal- und Organisationsentwicklung, Talent Management und Lohnbuchhaltung. So sollte die Software sämtliche HR-relevanten Dokumente in einer digitalen Arbeitgeberakte erfassen können. Individuell buchbare Module mit stetig weiterentwickelten Zusatzfunktionen ermöglichen flexibles Personalmanagement. Effiziente Suchfunktionalitäten, leistungsfähige Reporting-Funktionen sowie ein ausgeklügeltes Rollenund Rechtemanagement runden zukunftsfähige Komplettlösungen ab.

Eine digitale Personalakte für jeden Mitarbeiter rechnet sich für Firmen ab 20 Mitarbeitern – oder für Unternehmen, die schnell wachsen wollen. Ab 100 Angestellten ist sie ein Muss. Laut 7. ECM-Barometer des Digitalverbandes Bitkom halten 37% der befragten Unternehmen digitale Akten, wie die elektronische Personalakte, für den Top-Trend dieses Jahres. Insbesondere Unternehmen mit mehreren Standorten bietet die digitale Akte große Vorteile, da ortsunabhängig auf sämtliche Dokumente zu einem Mitarbeiter zugegriffen

werden kann. Gespeichert werden in der Regel Kontakt- und Vertragsdaten sowie Gehaltsinfos. Auch Schriftverkehr, E-Mails, Telefonnotizen sowie gescannte Dokumente können dort abgelegt werden. Mitarbeiter können in ihr eigenständig Urlaubszeiten und Abwesenheiten verwalten. Zeiterfassung und Schichtenplanung lässt sich somit unkompliziert erledigen. Die sensiblen Personaldokumente liegen sicher und datenschutzkonform auf verschlüsselten Servern. Nur befugte Personen dürfen auf die Informationen zugreifen.

In ausgereifteren Systemen lassen sich zudem Aus- und Fortbildungsinformationen, die Entwicklung des Mitarbeiters und seine fachlichen und menschlichen Fähigkeiten ablegen und auswerten. Auch Daten zu Krankenversicherung und Altersvorsorge oder eine komplette Inventarverwaltung können in der digitalen Personalakte hinterlegt werden. Zudem lässt sich die elektronische Akte mit Prozessen wie Gehaltszahlungen oder dem digitalen Bewerbermanagement verknüpfen. So können nicht nur Stellenanzeigen mit der Software erstellt und veröffentlicht werden, sondern sämtliche Bewerber in allen Recruiting-Phasen verwaltet werden. Selbst der Arbeitsvertrag kann im Anschluss digital unterzeichnet werden. Text: Kirsten Schwieger

FAKTEN Die Anforderungen für eine ordnungsgemäße Archivierung elektronischer Dokumente sind im Bundesdatenschutzgesetz vom 1. Januar 2015 festgeschrieben. Dazu zählen Datensicherheit, Verschlüsselung, Datenzugriff genauso sowie Nachprüfbarkeit, Richtigkeit und Vollständigkeit der Daten. ANZEIGE

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ANALYSEBUSINESS.DE ANALYSEBUSINESS.DE – MÖGLICHKEITEN

ANSPRUCHSVOLLE ANREIZE Foto: VadimGuzhva - stock.adobe.com

Incentives eignen sich ideal für Recruiting, Teambuilding und Mitarbeiterbindung – vorausgesetzt, es wird in individuell passende Lösungen investiert. Das zufriedene, ausgeglichene

Mitarbeiter bessere Leistungen erbringen und ihrem Arbeitgeber gegenüber loyaler sind als unzufriedene, ist schon lange bekannt. So belohnen Firmen ihr Personal für besondere Leistungen und versuchen, mit speziellen Anreizen deren Arbeitsleistung zu steigern. Früher funktionierte das, je nach Position, noch gut mit Fresskorb oder Firmenwagen. Heutzutage haben sich sowohl die Ansprüche als auch die Werte der Mitarbeiter gewandelt. Statussymbole sind out, Nachhaltigkeit und Individualität ist gefragt. Belohnungen und Motivationsanreize heißen nun Incentives und sollen Fehlzeiten verringern und den Teamgeist steigern.

Incentives sollen Fehlzeiten verringern und den Teamgeist steigern.

In Zeiten von Fachkräftemangel

So ist um die Unternehmens-

und hoher Fluktuation steht Mitarbeiterbindung im Fokus: Die Identifikation der Mitarbeiter mit dem Unternehmen hat oberste Priorität. Das fängt schon beim Recruiting an – wobei sich junge Talente heute eher mit der Vereinbarkeit von Job und Familie und guter Work Life Balance als mit Gratis-Pizza und Tischkicker ködern lassen. Sind sie dann an Bord, hält man sie mit maßgeschneiderten und qualitativ hochwertigen Incentive-Lösungen.

oder auf Kreuzfahrtschiffen, in Gruppen jeder Größenordnung: Kollegen teilen, mitunter mehrere Tage lang, gemeinsame, außergewöhnliche Erfahrungen und lernen sich von ganz anderer Seite kennen. Auch die emotionale Bindung ans Unternehmen wird durch solche Trips gestärkt. Manche Firmenchefs kombinieren deren Urlaubscharakter noch mit Workshops oder Schulungen. Und fühlen sich dank professioneller Durchführung, Planungssicherheit und totaler Kostenkontrolle bei Komplettangeboten selbst herrlich erholt.

Text: Kirsten Schwieger

FAKTEN

kultur der Incentivierung eine ganze Branche gewachsen. Anbieter von Erlebnis-Events, Freizeitparks und Reiseveranstalter bieten komplette Businesspakete an. Externe Beratungsagenturen vermitteln, konzipieren und begleiten kreative Maßnahmen. Für kleinere, regelmäßige Incentivierungen erfreuen sich elektronische Gutscheinkarten wachsender Beliebtheit. Ansonsten geht der Trend zu kreativen, individuellen Belohnungen und

Motivationsanreizen. Einfallslose Incentives unterhalb der Wahrnehmungsgrenze sind heutzutage absolutes „no go“. So lassen sich bei einem großen Anbieter Events nach ihrem Erlebnislevel auf einer Skala von 1 bis 10 filtern. Der Segeltörn auf der Elbe lässt sich, sofern man nicht selber anluvt, eher entspannt und genießerisch gestalten – während das Rennstreckentraining am Spreewaldring Adrenalin pur verspricht. Doch egal ob Paint-

ballschlacht, Hochseilgarten, Drachenbootwettkampf oder Schneemobilsafari – eines haben all diese Events gemeinsam: Sie belohnen ein Team und schweißen es enger zusammen. So hat sich Teambuilding zum großen Schwerpunkt dieser Branche entwickelt, vereint es die Ziele Belohnung, Motivation und Gewinnmaximierung doch auf wunderbare Weise. Insbesondere Reisen sind ideale Teambuilding-Maßnahmen. Ob in Hausbooten, schicken Hotels

Der Wirtschaftsanglizismus „Incentive“ umfasst diverse Maßnahmen: BonusProgramme, Geld- und Sachprämien, Gutscheine, Personalrabatte, Events und Reisen. Geldzuwendungen über 44 Euro im Monat sind steuerund sozialversicherungspflichtig. Sachzuwendungen werden als geldwerter Vorteil behandelt.

MEHR ZUM THEMA INCENTIVES AUF: ANALYSEBUSINESS.DE Incentives als Motivationsinstrument für Unternehmen Nicht wenige Unternehmen in Deutschland erleben eine Fluktuation innerhalb ihres Mitarbeiterpools, speziell bei jungen akademischen Führungskräften. ANZEIGE

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MITARBEITERENTWICKLUNG – ANALYSEBUSINESS.DE

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EIN COACH FÜR ALLE FÄLLE

WACHSTUMSPOTENTIAL E-LEARNING

SCHULUNGEN „ON AND OFF THE JOB“

DIE SPRACHE DES ERFOLGS

Coaching-Maßnahmen sind eine prozessorientierte Begleitung auf Zeit zur Umsetzung konkreter Ziele und dem Erwerb der dafür nötigen Kompetenzen. Insbesondere Berufseinsteiger und Führungskräfte profitieren von dieser Personalentwicklungsmaßnahme. Doch auch bei Veränderungsprozessen oder Konflikten erfreuen sich interne oder externe Coaches wachsender Beliebtheit. Coaches sind in der Regel speziell ausgebildet und verfügen über vielfältige Methoden der Problemlösung und Persönlichkeitsentwicklung. Im persönlichen Kontakt geben sie ihr Wissen und ihre Fähigkeiten weiter. Coaching hilft innere Zusammenhänge sichtbar zu machen und Gedanken zu sortieren. Wenig hilfreiche Denkmuster werden durch neue ersetzt. Das Coaching-Ziel muss immer sein, die Selbstmanagementfähigkeiten des Mitarbeiters zu verbessern, so dass der Coach am Ende des Prozesses nicht mehr benötigt wird. Als individuell zugeschnittenes und persönlichkeitsorientiertes Weiterbildungsinstrument ist Coaching eine wirkungsvolle Förderung – vorausgesetzt der Coachee ist bereit, an sich zu arbeiten.

Das elektronische Lernen via digitaler Medien oder dem Internet hat sich technisch rasant weiterentwickelt: von nüchterner Lernsoftware hin zu einer Vielzahl neuer, individueller und interaktiver Lernformate und Methoden. Spielerische Lernplattformen, virtuelle Klassenzimmer und der Einsatz von Tablet oder Smartphone machen E-Learning heute mobiler und vernetzter. Die Formen und Angebote sind vielfältig – für jedes Unternehmen gibt es individuelle Lösungen. Die Vorteile liegen klar auf der Hand: E-Learning ist kostengünstig, zeit- und ortsunabhängig. Egal ob in House oder beim Mitarbeiter zu Hause: Jeder kann zeitlich flexibel im eigenen Tempo lernen. Inhalte lassen sich komprimieren oder in Häppchen aufgeteilt in den Arbeitsalltag integrieren. Eine Programmlizenz kann für alle Mitarbeiter einer Firma verwendet werden. Kosten für Schulungsdurchführungen oder An- und Abreise fallen nicht an. Auf Feedback und Interaktion muss dennoch nicht verzichtet werden: Über Chats erfolgt der Austausch mit Dozenten und anderen Lernenden. Die Kombination von E-Learning mit Webinaren oder realen Seminaren wird als „Blended Learning“ bezeichnet.

In den Genuss von fachlichen oder Anpassungsfortbildungen kommen in der Regel Fach- und Führungskräfte. Hier wird in Form von Seminaren und Workshops Fachwissen und Softskills für die berufliche Qualifikation und Karriere vermittelt. Anpassungsfortbildungen hingegen bewirken, dass Mitarbeiter in ihrem bisherigen Job weiter mithalten können. Diese Fortbildungsmaßnahmen können Computerschulungen genauso wie Stressmanagement aber auch Teambuilding umfassen. Innerbetriebliche Weiterbildung mit in- oder externen Seminarleitern findet meistens während der Arbeitszeit statt. Die externe Variante kann durchaus mal ein Wochenende in Anspruch nehmen. Die Bandbreite an Seminaranbietern, Experten und Themen ist riesig, ebenso wie Formen und Umfang der Trainings. Praxisbezogenes Expertenwissen, Rollenspiele und Best-PracticeBeispiele liefern Profiwissen für Verkauf und Vertrieb, Impulse zur Strategieentwicklung ebenso wie nötiges Know-how in professionellem Schreiben oder Rhetorik. Offene Seminare ermöglichen einen direkten Austausch über Branchengrenzen hinweg und schaffen neben neuem Wissen auch neue Netzwerke.

In Zeiten der Globalisierung ist die Fortbildung in Fremdsprachen wichtiger als sie es vor Jahren noch war. Englisch als Fremdsprache ist natürlich selbstverständlich aber auch Wirtschaftsenglisch oft ein Muss. Auf diese beiden konzentriert sich die Fremdsprachenfortbildung von Unternehmen. Eine weitere Fremdsprache kann natürlich der Karriere dienen, doch ist deren Erwerb in der Regel eher Privatvergnügen. Diverse kommerzielle wie auch staatliche Anbieter bieten Sprachkurse im In- und Ausland an. Wenn die Fremdsprachenweiterbildung für den Arbeitgeber profitabel ist, kann es aber durchaus sein, dass sich dieser an deren Finanzierung beteiligt. In international agierenden Firmen ist die Chance darauf für Mitarbeiter mit speziellem Fachwissen gar nicht mal gering. So richten sich die Fördermöglichkeiten des EUProgramm Erasmus+ speziell an Unternehmen, die ihre Mitarbeiter ins Ausland schicken. Diese werden bei Fortbildungen in einem anderen europäischen Land mit Zuschüssen für Reise, Sprachkursgebühren und sogar Unterkunft unterstützt.

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TITELSTORY – ANALYSEBUSINESS.DE

HR UND IT ARBEITEN BEI SIXT STARK ZUSAMMEN

Keyno

29./30. Juni 2 Berlin

Fokusthema 2017

Tage

100

Referenten

1500 Teilnehmer

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ANALYSEBUSINESS.DE

KEINE ANGST VOR INTELLIGENTEN ALGORITHMEN

„Mitarbeiter aus der IT werden aufgabenbezogen zu Personalern, die HR-Mitarbeiter müssen IT-näher agieren.“ Sixt SE geht nicht nur in der Werbung innovative Wege, auch im HR ist das Unternehmen ganz vorn dabei. Ob Angela Merkel mit Sturmfrisur oder Claus

Weselky, der im Zuge des Bahnstreiks zum Mitarbeiter des Monats erklärt wurde – Sixt trifft mit seinen hervorragenden und oftmals provokanten Werbeaktionen immer genau ins Schwarze. Das 1912 mit drei Automobilen gegründete Unternehmen aus Pullach verfügt nicht nur weitreichenden Bekanntheitsgrad sondern verzeichnet auch konstantes Wachstum: Sixt wird heute als börsennotiertes Unternehmen in dritter und vierter Generation geführt, beschäftigt weltweit etwa 6.200 Mitarbeiter und hatte im Jahr 2016 mit rund 215.000 Fahrzeugen einen Umsatz von 2,4 Milliarden Euro. „Für uns als Dienstleister sind die richtigen Mitarbeiter das wichtigste Kapital“, sagt Oliver Kaltenbach, Managing Director HR bei Sixt. „Um diese anzusprechen, bedienen wir alle Kanäle: Unter anderem im Internet über Facebook, Linkedin und Xing, aber auch auf youtube, snapchat und Instagram“, erläutert Maximilian Grohmann, Executive Manager HR Strategy & Projects. „In diesem Bereich gehen wir einen innovativeren Weg als viele andere Personalabteilungen, indem wir ihn wie E-Commerce begreifen.“ Bereits vor sechs Jahren begann man bei dem Autovermieter aus Bayern mit Active Sourcing, zu einem Zeitpunkt, als der Begriff in Deutschland noch weitgehend unbekannt war. „Wir haben damals zwei Mitarbeiter eingestellt, die im Internet nach passenden Kandidaten für einen speziellen Bereich suchten“, sagt Oliver Kaltenbach. „Das haben wir ausgebaut und rekrutieren jetzt sehr erfolgreich Positionen in der Führungsebene wie auch Bedarfsspitzen im Callcenter.“

Dabei nutzt das Active Sourcing Team eine

zielgruppenspezifische Ansprache, die stetig optimiert wird. „Welche Tonlage und welche Textlänge kommen bei wem am besten an und worauf erhalten wir das größte Feedback? Dasselbe machen wir bei den klassischen Karriereseiten im Internet“, sagt Maximilian Grohmann, der zu diesem Zweck Positionen in der HR-Abteilung mit E-Commerce Experten statt mit klassischen Personalern besetzt hat. Eine zweite Säule des Recruitings sind Alumni-Netzwerke, Praktikantenprogramme und natürlich die eigenen Mitarbeiter für „Refer Friends“. Was müssen Bewerber unbedingt mitbringen?

„Den Anspruch und die Motivation, Sixt voranzubringen“, sagt Oliver Kaltenbach. „Noten sind da nicht das Ausschlusskriterium, bei uns können sich Mitarbeiter vom Autowäscher zur Führungskraft hocharbeiten – wenn die Leistung passt.“ Der BMW, den ein Kunde leihen möchte, verfügt über die gleiche Optik und Eigenschaften wie bei der Konkurrenz. Den Unterschied bemerkt man bei Sixt vor allem am Service – sprich beim Personal. Daher hat HR hier die gleiche große strategische Bedeutung wie IT, denn mehr als die Hälfte aller Buchungen erfolgt mittlerweile online. Wird HR durch die Digitalisierung langsam überflüssig? Das Gegenteil ist der Fall. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung hat sich die Personalabteilung in den vergangenen sieben Jahren verdreifacht. Sämtliche Prozesse des HR-Bereiches wurden in dieser Zeit analysiert und angepasst. Dazu lernen die Abteilungen IT und HR voneinander und arbeiten eng zusammen. „Mitarbeiter aus der IT werden aufgabenbezogen zu Personalern, die HR-Mitarbeiter müssen IT-näher agieren. Das ist die Kombination, die es heute braucht und die wir gut hinbekommen“, sagt Kaltenbach. Im vergangenen Jahr begann man mit dem Auf-

bau einer eigenen Entwicklungsmannschaft, die exklusiv für das HR-Tool arbeitet. Das Team entwickelte eine Software, die sämtliche Aspekte des Employee Life Cycle bündelt und digitalisiert. Heißt unter anderem: Personaldaten werden nicht wie bisher an verschiedenen Stellen immer neu erfasst, sondern mithilfe eines unkomplizierten Zugriffs lediglich angereichert. Personalern bleibt so deutlich mehr Zeit, sich auf Talent Management und Mitarbeiterbindung zu konzentrieren. Eine besondere Bedeutung erlangen aber auch jene, die nicht eingestellt werden: Das Management dieser Candidate Experience trägt dafür Sorge, dass Bewerber, bei denen es nicht geklappt hat, das Unternehmen positiv bewerten. „Kein Arbeitgeber kann sich heute mehr erlauben, Kandidaten aufgrund schlechter Candidate Experience zu verlieren“, so Kaltenbach. „Denn auch wenn der Bewerber für diesen speziellen Job nicht hundertprozentig passt, heißt es nicht, dass er für den nächsten nicht genau der Richtige wäre.“ Neue Produkte wie MaaS (Mobility as a Service), ein individuelles Mobilitätsbudget gedacht als Dienstwagenalternative für die Mitarbeiterbindung beschäftigen das Unternehmen permanent. Innovative Angebote schaffen, Services erweitern, ein attraktiver Arbeitgeber sein – so findet man heute Mitarbeiter. Und hält sie auch. Text: Katja Deutsch

FAKTEN Maximilian Grohmann, Executive Manager HR Strategy & Projects bei Sixt, ist begeisterter Koch und kennt sich gut mit Weinen aus. Wenn er nicht arbeitet, fährt er gerne Rennrad oder geht bergsteigen und besucht regelmäßig Spiele von Borussia Dortmund. Oliver Kaltenbach, Managing Director HR bei Sixt, verbringt am liebsten seine Zeit mit seiner Familie und erkundet neue Städte und Kulturen oder genießt Fußballspiele seines Lieblingsvereins VfB Stuttgart. Er fährt am liebsten Cabrio.

Mittels Big Data kann „People Analytics“ das Personalmanagement optimieren – sofern Persönlichkeitsrechte gewahrt und Mitarbeiter einbezogen werden. Das „goldene Zeitalter“ der People Analytics (PA) hat begonnen – besagt eine international angelegte Studie der Beratungsgesellschaft Deloitte. Auf der Basis von Daten die Fähigkeiten und das Verhalten von Mitarbeitern zu erfassen und zu analysieren, ist zwar schon seit einigen Jahren Thema im Bereich Human Resources (HR), doch insbesondere deutsche Unternehmen sind diesbezüglich noch zögerlich. Datenschutz-Bedenken sind der Hauptgrund für ihre Skepsis. Dabei können Unternehmen eigentlich nur erfolgreich sein, wenn sie das Potential ihrer Mitarbeiter voll ausschöpfen, High-Potentials im Unternehmen halten und Prozesse effizient gestalten. So fand die Bank of America mittels PA heraus, dass die Kündigungsrate in Call-Center Niederlassungen, in denen die Mitarbeiter gemeinsam Mittag machen durften, deutlich niedriger war. Daraufhin führte die Bank in all ihren Call-Centern gemeinsame Mittagspausen ein. Auch im Recruiting können quantitative Datenanalysen sinnvoll eingesetzt werden: Wer weiß, welche Eigenschaften und Qualitäten die High Performer einer Abteilung gemeinsam haben, kann nach Kandidaten mit genau diesem Profil suchen. Doch nicht nur im Recruiting oder der Personalentwicklung sind PA-Maßnahmen verbreitet. Auch für die Personalplanung, die Organisationsentwicklung des HR-Fachbereichs sowie für das gesamte HR-Marketing macht People Analytics Sinn.

nagementkongress.de

Alisée de Tonnac CEO, Seedstars World

Fortschritt durch Collaboration Prof. Dr. Dirk Helbing Professor of Computational Social Science, ETH Zürich

Anmeldung unter: www.personalmanagementkongress.de/ anmeldung

Prof. Dr. Gunter Dueck Sigmar Gabriel ehem. IBM Master Bundesaußenminister Inventor, Querdenker & Philosoph

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EINBLICK – ANALYSEBUSINESS.DE

ENGAGIERTE MITARBEITERQUALIFIZIERUNG Foto: yurolaitsalbert - Fotolia

Die Wiegel-Gruppe benötigt qualifizierte Angestellte. Gemeinsam mit einem Bildungsträger sorgt sie für Nachwuchs und eine gute Weiterbildung im Unternehmen. Als die Wiegel-Gruppe Mitte des

vergangenen Jahrhunderts als Handwerksbetrieb ihren Anfang nahm, hätte wohl kaum jemand daran gedacht, dass sich das Nürnberger Unternehmen zu einem führenden Anbieter von Korrosionsschutzleistungen, Telekommunikations- und Gittermastbau entwickelt. Und das nicht nur in Deutschland, sondern in Mitteleuropa mit 35 Standorten, die sich neben Deutschland auch auf Tschechien, die Slowakei und Österreich verteilen. Der Schwerpunkt der Tätigkeit des noch immer familiengeführten Unternehmens liegt beim Feuerverzinken von Stahlteilen.

Die Personalentwicklung wird bei

Der Prozess des Feuerverzinkens

ist eigentlich einfach zu beschreiben: aus braunen, verrosteten Stahlteilen wird durch das Feuerverzinken hellglänzende, für sehr lange Zeit korrosionsgeschützte Ware. Klingt einfach, ist es aber gar nicht. „Es bedarf eines umfangreichen Spezialwissens und vor allem gut qualifizierter und sorgfältig arbeitender Mitarbeiter, um dem hohen Qualitätsanspruch unserer Kunden gerecht zu werden“, betont Daniela

„Der Erfolg unserer Werke hängt maßgeblich von der Qualität unserer Führungskräfte ab.“ Hardt, die Personalentwicklerin bei Wiegel. Schließlich lautet das Qualitätsversprechen „Ihr Stahl in guten Händen“. Allerdings gibt es ein Problem, das es schwierig macht, gut ausgebildete Mitarbeiter zu finden: „Es gibt keinen speziellen Ausbildungsberuf für das Feuerverzinken, weil die Branche einfach zu klein ist“, erklärt Hardt. Deshalb tat man sich 2014 mit einem Weiterbildungsanbieter der Industrie-

auch von der Qualität unserer Führungskräfte abhängt“, sagt Daniela Hardt. So wird für Führungskräfte eine Vielzahl zielgerichteter Weiterbildungsmaßnahmen zu Soft Skills der Personalführung und Themen wie Technik, Vertrieb und Betriebswirtschaft angeboten. Systematisch werden gemäß den Schulungsbedarfen der Führungskräfte mit unterschiedlichen Weiterbildungsanbietern Fortbildungen mit einer Dauer von bis zu drei Wochen maßgeschneidert. Auch hier erweist sich der Bildungsträger aus dem nördlichen Rheinland-Pfalz als geeigneter Partner, vor allem auch deshalb, weil er durch die Ausbildung zur Fachkraft Feuerverzinken bereits tiefe Einblicke in die Feuerverzinkungsbetriebe der Wiegel-Gruppe erlangt hat.

Daniela Hardt, Personalentwicklerin bei Wiegel

und Handelskammer aus dem nördlichen Rheinland-Pfalz zusammen, der nicht nur über pädagogisch geschultes Personal, sondern zusätzlich auch über einen Ausbilder mit Vorkenntnissen aus dem Feuerverzinken verfügt. Gemeinsam wurde eine duale Weiterbildungsmaßnahme aufgebaut. Hardt: „Mit dieser Maßnahme sollten ursprünglich insbesondere neue Mitarbeiter für unsere Betriebe gewonnen werden, wobei bei uns auch Personen ohne Schul- und Bildungsabschluss eine Chance erhalten, in das Berufsleben zu finden.“ Der Lehrgang umfasst – bei einer gesamten Dauer von einem halben Jahr – zwei Monate Theorieunterricht und vier Monate praktische Tätigkeit an einem der Wiegel-Standorte und bildet die Produktionsmitarbeiter so zu richtigen Profis aus. Beendet wird die Ausbildung mit einer Prüfung in Theorie und Praxis sowie einem Zertifikat zur „Fachkraft Feuerverzinken“. Der Erfolg spreche für sich, so die Personalentwicklerin: „Inzwischen ist die Nachfrage nach dieser Weiterbildungsmaßnahme so groß,

dass wir sie auch unseren bereits etablierten Mitarbeitern und in modifizierter Form unseren Führungskräften im Produktionsbereich anbieten.“ Die Bevölkerungsentwicklung

bringt es mit sich, dass die deutsche Wirtschaft zunehmend unter einem Nachwuchsproblem leidet. Daher hat die Wiegel-Gruppe im vergangenen Jahr begonnen, auch Flüchtlinge für ihre Werke anzuwerben. Erst einmal absolvieren die Flüchtlinge, die ja zumeist keine oder nur geringe Deutschkenntnisse aufweisen, ein zweimonatiges Praktikum, in dem sie neben einer praktischen Orientierung auch Deutschkurse mit berufsspezifischen Inhalten durchlaufen. Danach können sie im Rahmen einer Festanstellung loslegen mit der Weiterbildung. So fördert das Unternehmen die Integration von Flüchtlingen und profitiert selbst davon. „Uns ist klar, dass der Erfolg un-

serer Werke neben der ständigen Verbesserung der technischen Voraussetzungen maßgeblich

Wiegel als strategischer und ganzheitlicher Prozess betrachtet. „Von der individuellen Bildungsbedarfsermittlung, über die sorgfältige Trainerauswahl, die bedarfsgerechte Maßnahmenkonzeption sowie die Transfersicherung, bis hin zu Bildungsevaluation und -controlling ist die Weiterbildung bei Wiegel systematisch und zukunftsorientiert gestaltet. Unser inzwischen umfassendes Schulungsangebot wird mit Begeisterung genutzt“ freut sich die Personalentwicklerin. Alle ihre Personalentwicklungsmaßnahmen versteht die Firmengruppe als eine Investition in die Zukunft. Daniela Hardt betont: „Das passt zur generellen Philosophie der Eigentümerfamilie, die auch bei ihren anderen strategischen Entscheidungen nicht kurzfristige Erfolge, sondern den Erhalt und die Weiterentwicklung des Unternehmens für die nächste Generation im Auge hat“. Text: Armin Fuhrer

FAKTEN Die Wiegel-Gruppe wurde 1948 in Franken gegründet, noch heute hat sie ihren Stammsitz in Nürnberg. Das familiengeführte Unternehmen hat 35 Standorte in Deutschland, Tschechien, der Slowakei und Österreich. Das Unternehmen hat sich zu einem führenden Anbieter von Korrosionsschutzleistungen, Telekommunikations- und Gittermastbau entwickelt.

„WORK:OLUTION – MOVING MINDS“: VON EVOLUTION BIS REVOLUTION DER ARBEIT Foto: Andrea Enderlein

Die Zukunft Personal in Köln ist Europas größte Messe für Personalmanagement. Vom 19. bis 21. September 2017 macht die Messe in Köln Mut zur Veränderung und zu einem neuen Denken von Arbeit. Konkrete Unterstützung dazu kommt von den mehr als 700 Ausstellern und zahlreichen Kooperationspartnern. Das Themenspektrum reicht von Recruiting und Personaldienstleistungen über betriebliche Weiterbildung, Leadership und Arbeitsrecht bis hin zu Personal-Software und der Zukunft der Arbeitswelt. Die Leitmesse für das Human Ressource Management bietet ein einzigartiges Begleitprogramm auf Kongressniveau – mit Vorträgen, Diskussionen und verschiedenen interaktiven Formaten. Geschäftsführer, Personalverantwortliche, Mitarbeiter von Personalabteilungen und Organisationsentwickler verschaffen sich einen Überblick über den Markt an Produkten und Dienstleistungen und tauschen sich mit Gleichgesinnten über die Trends in der Personalarbeit aus. „Wir haben derzeit die historische Chance, die Arbeitswelt wirklich zu verändern. Dafür müssen wir aber die Menschen erreichen und uns selbst die richtigen Fragen stellen: Was heißt für mich New Work? Was tue ich in meinem Unternehmen dafür? Welche Grenzen gilt es zu überwinden?“, so Ralf Hocke, Geschäftsführer von spring Messe Management, dem Veranstalter der Zukunft Personal. Einen Überblick über die Trends in der Arbeitswelt schafft die Messe Zukunft Personal durch die einmalige Kombination aus innovativer Leistungsschau mit konkreten Lösungen der Aussteller und erstklassigem Begleitprogramm.

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MÖGLICHKEITEN – ANALYSEBUSINESS.DE

INTERIM MANAGER – VIEL MEHR ALS NUR EIN LÜCKENBÜSSER Claudia Wagner ist seit fast zwei Jahren selbstständig. Die gelernte Journalistin und Bankkauffrau arbeitet als Interim Manager. Viele Jahre war sie bei Reemtsma und dem Chemieriesen Sasol fest angestellt. Jetzt arbeitet sie als „Feuerwehr“ für die unterschiedlichsten Firmen. „Ein Interim Manager muss das kalte Wasser mögen, innerhalb kürzester Zeit müssen sie sich in einem neuen Job oder sogar in einer ganz anderen Branche zurechtfinden“, sagt Claudia Wagner (45). „Das ist sehr spannend und herausfordernd. Ich muss den Job sofort machen können“, erklärt die ehemalige Journalistin. Mehr als 15.000 Topmanager in

ganz Deutschland arbeiten als Interim Manager (Quelle: Dachgesellschaft Deutsches Interim Management, DDIM). Manchmal dauert ihr Gastspiel in einer Firma nur wenige Wochen, doch oft werden sie für sechs bis zehn Monate oder sogar noch länger verpflichtet. Eine nicht ganz billige Angelegenheit für die Fir-

Foto: Lili Nahapetian

Rund 15.000 Top Manager gehen in Deutschland keiner geregelten Beschäftigung nach. Sie arbeiten als Interim Manager und sind die Einsatzreserve, wenn Unternehmen sie für Projekte oder Übergangsphasen benötigen.

„Man muss das kalte Wasser mögen und den Job sofort machen können.“ „Ich habe die Entscheidung aus

Claudia Wagner arbeitet als Interim Manager – die „Feuerwehr“ für unterschiedlichste Firmen.

men, die schnelle Hilfe bei den unterschiedlichsten Projekten benötigen. Die Tageshonorare liegen zwischen 1.000 und 1.300 Euro. Viele Interim Manager werden über so genannte Interim-Provider vermittelt. Das ist für alle Seiten von Vorteil. Die Agentur hat das Netzwerk und die Manager ihre Erfahrungen und Fähigkeiten. „Ich sehe diese Provider als wichtigen Partner zur Generierung von Aufträgen. Ein ständiger und guter Austausch sind die Voraussetzungen für eine gute Partnerschaft. Je besser wir uns kennen und je mehr der Provider um meine Fähigkeiten weiß, umso erfolg-

reicher ist die Zusammenarbeit für beide Seiten“, erklärt Claudia Wagner. Doch ganz auf die Vermittlung durch die Provider sollten sich Neulinge in diesem Geschäft nicht verlassen. Ganz wichtig für viele Interim Manager ist das eigene Netzwerk an Kontakten, das im Laufe der Berufsjahre aufgebaut wurde. Da kann es schon mal bis zu ein Jahr dauern bis ein Auftrag erteilt wird und der Provider fündig geworden ist. Wer da auf seine eigenen Kontakte zurückgreifen kann, ist klar im Vorteil. Claudia Wagner hat sich zusätzlich noch mit einigen Kollegen zu einer

Sozietät mit dem Schwerpunkt Kommunikation und Marketing zusammengeschlossen. „Das ist ein Zusammenschluss von Interim Managern mit dem Ziel, gemeinsam stark am Markt präsent zu sein. Man muss in diesem Beruf immer auf sich aufmerksam machen“, so die ehemalige Leiterin einer Public Affairs Abteilung. Der Markt für Interim Manager

ist in Deutschland gut. Immer öfter benötigen die Firmen und Unternehmen kurzfristig Hilfe bei Projekten. Die Experten schätzen, dass der Markt und der Bedarf an guten Interim Managern in den nächsten Jahren stark steigen wird.

vollem Herzen getroffen. Ich bin das mit Leib und Seele, nicht weil ich zum alten Eisen gehöre, sondern weil ich gerne neue Herausforderungen bewältigen möchte“, betont Claudia Wagner. Noch ist dieser Beruf sehr männlich dominiert. Doch immer mehr Frauen in Führungspositionen drängen auch in das Interim Management und machen hier ihren Weg, so wie die 45-jährige Claudia Wagner. Text: Jörg Wernien

FAKTEN Die Interim-Provider in Deutschland erwarten für das Geschäftsjahr 2017 ein großes Wachstumspotenzial. Der Umsatz soll am Ende bei 2,2 Mrd. Euro liegen. Besonders der Bereich Führungskräfte für den Mittelstand wachse stark an, laut einer Studie AIMP der Interessenvertretung professioneller Dienstleiter im Interim-Management. ANZEIGE

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ANALYSEBUSINESS.DE ANALYSEBUSINESS.DE – FOKUS 13

WARUM EIN MODERNES ZEITERFASSUNGSSYSTEM FÜR GERECHTIGKEIT SORGEN KANN Fotoi: Rawpixel Ltd. – Fotolia

Nennen wir ihn Michael M. M ist seit acht Jahren bei einem größeren Mittelständler im Dienstleistungsbereich beschäftigt und war mit seiner Arbeit dort sehr zufrieden. Sein zugewiesener Arbeitsbereich machte ihm Freude und er arbeitete gern im Unternehmen brachte sich ein… bis, ja bis vor etwa einem Jahr sein Chef wechselte. Nun ist Frau D. sein neuer Boss.

Bei modernen Systemen sind die

Irgendwie war vom ersten Tag an

der Wurm drin, davon waren beide Seiten überzeugt, „D will mich weghaben“, erzählt Michael von dem Versuch, über das Vehikel des Arbeitszeitbetruges, ihn aus dem Unternehmen hinauszukicken, obwohl in einer Betriebsvereinbarung Vertrauensarbeitszeit geregelt war. Solche Fälle sind keine Einzelfälle, denn Arbeitszeitbetrug ist der einzige Hebel einen Mitarbeiter sofort zu kündigen, wissen Arbeitsrechtler zu berichten. Ohne ein IT-basiertes Zeiterfassungssystem sei ein Beweis schwierig zu führen, übrigens sowohl von Arbeitnehmer-, als auch von Arbeitgeberseite.

Berechnung der Arbeitszeit entfallen und Überstundenkonten automatisch geführt und kontrolliert werden. Für die Steuerung des Personals ist ein zusätzliches Tool zur projektbezogenen Zuordnung der Mitarbeiterzeiten sinnvoll. Zudem ist die Personalabteilung von nervenaufreibenden Routinetätigkeiten entlastet.

Ein Zeiterfassungssystem für beide Seiten ein faires System zur Abrechnung und Erfassung von Pausen- und Arbeitszeiten.

Nur auf den ersten Blick scheint

durch die Einführung von elektronischen Zeiterfassungssystemen ein Vertrauensverlust gegenüber den Mitarbeitern zu entstehen, vor allem dann wenn viele Angestellte im Rahmen der Vertrauensarbeitszeit ohne Zeiterfassungssystem die Mehrarbeit erst dann notieren, wenn sie meinen, das Maß der Erträglichkeit sei überschritten. Am Ende ist ein Zeiterfassungs-

system für beide Seiten ein faires System zur Abrechnung und Erfassung von Pausen- und Arbeitszeiten.

Nach der Einführung des Mindest-

lohngesetzes sind inzwischen einige Branchen dazu angehalten, Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu dokumentieren. Zudem regelt § 16 Abs. 2 ArbZG die Erfassung von Mehrarbeit, also von Überstunden. Die zunehmende Digitalisierung mit neuen Arbeitszeitmodellen, Home-Office-Lösungen, Reiszeiten und vielem anderen mehr hat viele Unternehmen darüber nachdenken lassen, elektronische Zeiterfassungssysteme zu etablieren. Zumal diese modernen, IT-gestützten Lösungen auch die vielen händisch geführten

Excel-Listen, die nach wie vor in vielen Abteilungen von mittelständischen Unternehmen geführt werden, überflüssig machen. Da ein Arbeitszeitnachweis – vor allem bei tarifvertraglich geregelten Arbeitszeiten – auch in die Gehaltsabrechnung einfliesst, sollte man bei der Anschaffung einer neuen Software darauf achten, dass ein IT-basiertes Zeiterfassungssystem gleich die erforderlichen Daten, die für die Lohn- und Personalbuchhaltung erforderlich sind, mitliefert. Denn dann kann die manuelle

Mitarbeiter mit einem nutzerfreundlichen RFID Chip ausgestattet, den sie entweder im Eingangsbereich des Unternehmens oder in ihrer Fachabteilung an das Lesegerät des Zeiterfassungsterminals halten, zudem können die Mitarbeiter selbst Einblick in ihre geleisteten Arbeitszeiten, nebst Fehl- und Urlaubstage haben. Häufig sind übrigens die Chips auch mit einem Zugangskontrollsystem ausgestattet, so dass sensible Firmenbereiche, sei es beispielsweise in der Lebensmittelindustrie oder in der IT Industrie, nur kontrolliert zugänglich sind. Die Zutrittsrechte sollten sich einfach zentral zuweisen und schnell sperren lassen können. Text: Frank Tetzel ANZEIGE

Zeiterfassung

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RATGEBER – ANALYSEBUSINESS.DE

BESSER PLANEN Mit an die Unternehmensbedürfnisse angepasster Software lassen sich bei Arbeitsabläufen und der Planung und mobilen Anbindung der Mitarbeitereinsätze Zeit und Kosten sparen.

tet werden kann. Beim Workflow Management werden demnach neben der Tätigkeit an sich auch Mitarbeiter, Maschinen, Werkzeuge und Betriebsmittel unter die Lupe genommen; ebenso zeitliche Abhängigkeiten wie Reihenfolge, Dauer, und gegebenenfalls Gleichzeitigkeiten.

Ob im Callcenter oder in der Pro-

duktionshalle – eine möglichst genaue Planung über das zu erwartende Arbeitsaufkommen samt daraus resultierendem Personalbedarf ist eine existentielle Bedingung für erfolgreiches Agieren am Markt.

Auch dieser Teil des Geschäfts-

prozesses kann durch passende Software erleichtert werden.

„Bereits ab ungefähr 40 Mitarbeitern kann sich die Einsatzplanung mit einer solchen Software rechnen.“

Viele Unternehmen arbeiten

mittlerweile mit Workforce Management-Software (WFM), die mittlerweile auch als App zur Verfügung steht. Die Umstellung ist sinnvoll, weil im Zuge der digitalen Transformation zunehmend Funktionen verschmelzen: Qualitäts- und Auftragsmanagement, Materiallogistik und Personalwirtschaft sowie klassische CRM-Funktionen greifen immer mehr ineinander.

„Alle wichtigen Personaldokumente werden in einem System zusammengeführt und dabei rechtssicher gespeichert.“ Bereits ab ungefähr 40 Mitarbei-

tern kann sich die Einsatzplanung mit einer solchen Software rechnen, die Umsetzung dauert durchschnittlich drei bis sechs Monate und hat sich im Schnitt bereits nach einem bis anderthalb Jahren amortisiert. Als Cloud-Lösung im Mietmodell sind solche Lösungen schon innerhalb von wenigen Tagen einsatzbereit. Die Mehrheit der WFM-An-

gebote zur Einsatzplanung und Anbindung mobiler Mitarbeiter basieren auf einer Standard-Software, die auf individuelle Wünsche im Unternehmen zugeschnitten und erweitert wird, deshalb können

MIT WORKFLOW MANAGEMENT ZEIT SPAREN

Die Mehrheit der WFM-Angebote zur Einsatzplanung und Anbindung mobiler Mitarbeiter basieren auf einer Standard-Software, die auf individuelle Wünsche im Unternehmen zugeschnitten und erweitert wird.

Unternehmen mit der richtigen Planung und Umsetzung einer Workforce Management-Strategie viel Zeit, Geld und Nerven sparen. Zudem optimieren sie damit die Transparenz und Auslastung ihrer Ressourcen und verbessern die Kundenzufriedenheit.

Beim Workflow Management da-

gegen werden die arbeitsteiligen, wiederkehrenden Aufgaben, Verarbeitungseinheiten und deren Arbeitsabläufe und Datenflüsse festgelegt. Dazu werden zu Beginn einer jeden Aktion als erstes die Bedingungen erkannt und erfüllt, bevor die Aktion verrich-

Mit einem Workflow-Management-System (WfMS) lassen sich arbeitsteilige Prozesse einfacher und übersichtlicher steuern. Dabei werden die Qualität der Prozesse verbessert, Arbeitszeit und somit Kosten reduziert, Informationsverfügbarkeit und Transparenz dagegen erhöht. Auch die Dokumentation von Entscheidungen wird dabei analysiert. Wo hakt es warum – und wie lässt sich das verhindern? Mit implementierter Workflow Management Software lassen sich Schwachstellen schnell erkennen und daraufhin rasch beheben. Gerade im digitalen Personalmanagement lohnt sich der Einsatz, denn hier werden alle wichtigen Personaldokumente in einem System zusammengeführt und dabei rechtssicher gespeichert. Autorisierte Mitarbeiter können schnell und unkompliziert darauf zugreifen und müssen nicht mehr in fünf verschiedenen Ordnern suchen. Bei der Einführung eines Workflow-Systems sollte darauf geachtet werden, dass das Unternehmen in verschiedenen Bereichen wachsen könnte, was die problemlose Integration neuer Technologien erfordert. Text: Katja Deutsch

MEHR ZUM THEMA EFFIZIENTES PERSONALMANAGEMENT AUF: ANALYSEBUSINESS.DE

Ein Interview mit Malte Weiß, Mitglied in der Geschäftsleitung bei guenstiger.de GmbH

Was kann der Kyocera Workflow Manager HR? Der Workflow-Manager ist eine einfach bedienbare und skalierbare Software-Lösung, die sich in unserem HR Prozess nahtlos einbinden lässt. Die gesamte Installation nimmt nur wenige Minuten in Anspruch und die Initialisierung ist binnen kürzester Zeit erledigt. Dies ist bei uns enorm wichtig, da wir als kleines Unternehmen schnell Effekte sehen wollen und keine Zeit haben, um uns mit großen administrativen Projekten zu beschäftigen.

In welchen Bereichen setzen Sie ihn ein? Wir nutzen insbesondere die digitale Personalakte. Gerade bei uns bei guenstiger.de GmbH mit bis zu 38 Mitarbeitern, bei denen wenige Mitarbeiter die ganze Bandbreite an Personalmanagement-Aufgaben abdecken müssen, profitieren wir seit der Einführung von erleichterten administrativen Abläufen durch die digitale Personalakte. Gleichzeitig sind wir von der überschaubaren Investition in dieses Projekt begeistert.

Wo sehen Sie für die HR-Abteilung den größten Vorteil? In Transparenz und Datenschutz: Unsere Mitarbeiter und Führungskräfte erhalten Zugriff auf die für sie relevanten Personaldaten. Per Mausklick können sie gespeicherte Daten, Listen oder die eigene digitale Personalakte jederzeit einsehen. Eine individuelle Rechteverteilung gewährleistet ihnen einen sicheren Zugang zur digitalen Personalakte und schützt vor unberechtigten Zugriffen. Die neuen Anforderungen des Datenschutzes sind auch gewährleistet.

Integrierte Lösungen für Raum und Zeit. Technology meets Design.

ZUTRITTSKONTROLLE

Wo immer der Zugang mehrerer Personen zu verschiedenen Zeiten und/oder Bereichen geregelt werden muss, führt an einem elektronischen Zutrittsmanage-

ZEITERFASSUNG

ment-System kein Weg vorbei. Wer dabei das Maximum an Sicherheit, Komfort und Effizienz will, entscheidet sich für MIDITEC.

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Parkplatzmanagement

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Bereichswechselkontrolle

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Protokollierung

Mit unserem Zeiterfassungssystem können flexibel Arbeitszeiten erfasst und geplant werden. Dabei lassen sich Schichtdienste und Mehrarbeit genauso berücksichtigen wie Gleit-, Fehl- oder Tarifsollzeiten. Die Arbeitszeitmodelle unserer Software sind frei parametrierbar und können individuell den Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden.

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