EINE UNABHÄNGIGE THEMENZEITUNG VON EUROPEAN MEDIA PARTNER
NEUE GESCHÄFTSREISEN MIT FOKUS AUF EIN EFFIZIENTES REISEMANAGEMENT
NR 4 | NOVEMBER 2016 NEUERUNTERNEHMERGEIST.DE
Die Digitalisierung ist auch im Tagungsgeschäft angekommen
Für viele Berufstätige gehören Auswahl und Buchen eines Tagungshotels zur Routine. Immer mehr Hotels stellen um und erweitern ihre Systeme, um Tagungspreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit anzuzeigen. Seite 6
„Im Mobilitätsmanagement ist die digitale Transformation besonders spürbar.“ Lesen Sie das Vorwort mit Dirk Gerdom, Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR) Seite 2
AKTUELLES
Marktplatz für Ideen
Wenn sich am 24. November in München die Besucher des „mbt Meetingplace“ treffen, dann geht es um ein Thema, das für Geschäftsleute, für das Hotelgewerbe, Planer von Firmenveranstaltungen und Reiseplaner immer wichtiger wird: Geschäftsreisen. Seite 10
INSPIRATION
JOCHEN SCHWEIZER
DEUTSCHER UNTERNEHMER
MOBILE MEDIEN PUSHEN CONVENTIONS
„Erlebnisse sind der Kit jeder sozialen Beziehung“ Lesen Sie mehr auf Seite 8
Gut vernetzt zu sein ist heute im Job genauso wichtig wie fundiertes Wissen zu haben. Auf Kongressen verschmelzen beide Bereiche miteinander. Seite 12
Sonderpublikation in Die Welt am 23. November 2016
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VORWORT – NEUERUNTERNEHMERGEIST.DE
Foto: www.martinjoppen.de/Martin Joppen Photographie GmbH
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„Im Mobilitätsmanagement ist die digitale Transformation besonders spürbar.“
Dirk Gerdom
Präsident des Verbands Deutsches Reisemanagement e.V. (VDR)
GESCHÄFTLICHE MOBILITÄT 4.0 – DIE ZUKUNFT BEGINNT HEUTE
D
ie Zukunft der geschäftlichen Mobilität ist untrennbar mit den gesellschaftlichen Megatrends Globalisierung und Digitalisierung verknüpft. Unternehmenskulturen befinden sich im Wandel, die Generationen Y, Z und Alpha werden künftig völlig andere Ansprüche an ihr Arbeitsumfeld stellen, als wir es bislang kannten. Unter dem Stichwort „New Work“ entwickeln sich neue Konzepte individueller Arbeitsplatzgestaltung und flexible Arbeitszeitmodelle, zudem rücken Themen wie Work-Life-Balance und XYZ noch stärker als bisher in den Fokus. Die hohe Dynamik und wachsende Individualisierung in Wirtschaft und Privatsektor lässt auch die Innovationszyklen der Reiseindustrie immer kürzer werden – mit gravierenden Auswirkungen auf die Zukunft der geschäftlichen Mobilität, auf den einzelnen Reisenden und den, der ihn auf Reisen schickt. Im Mobilitätsmanagement ist die digitale Transformation besonders spürbar: Die globale Expansion deutscher Unternehmen erzeugt immer mehr Geschäftsreiseaktivitäten, deren Prozesse sich digital abbilden, beschleunigen und steuern lassen. Das Geschäftsreisevolumen vergrößert sich ständig – 2015 haben die deutschen Firmen 50,9 Milliarden Euro für ihre Reisenden ausgegeben – so viel wie nie zuvor. Unternehmen werden das Thema geschäftliche Mobilität noch stärker interdisziplinär denken und neue Mechanismen entwickeln müssen, die deutlich stärker als bisher den Mensch in den Fokus rücken. Ein
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Baustein ist die Zusammenarbeit unterschiedlicher Unternehmensbereiche mit dem Ziel, den idealen Geschäftsreiseprozess des Mitarbeiters zu entwickeln und dabei auch seinen individuellen Bedürfnissen als Mitarbeiter und Mensch gerecht zu werden. Travel Manager werden hier zum digitalen Prozessmanager, da sie in Unternehmen eine sensible Schnittstelle im Spannungsfeld von Nachhaltigkeit, Datenschutz, Compliance und Ertragssteuerung besetzen. Andere Herausforderungen bleiben unverändert groß: Energie- und Rohstoffpreise bleiben volatil, zudem verändern hohe ökologische Standards und staatliche Auflagen geschäftliche Mobilität nicht nur technisch, sondern auch hinsichtlich der Kostenrechnung. Zudem werden Travel Manager vermehrt auch Krisenmanager sein: In einer Welt im Umbruch, mit wachsender Gefahr terroristischer Angriffe und politischer Instabilität wird die globale Sicherheit eines der Kernthemen des betrieblichen Mobilitätsmanagements sein. Der Travel Manager muss also künftig mehr denn je den gesamten Reiseprozess betrachten. Seine Aufgabe wird sein, den Unternehmensbedarf und die dahinter liegenden Prozesse mit dem individuellen Bedarf der Reisenden abzugleichen, die entsprechenden Tools zur Verfügung zu stellen und zu gewährleisten, sodass der Prozess durchgängig und transparent ist. Und das bereits jetzt, denn die Zukunft hat begonnen.
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EWGENIA EMPFIEHLT! Ich empfehle Ihnen die Titelstory auf Seite 8 und 9 mit dem deutschen Event-Guru Jochen Schweizer. Ewgenia Reinke, Project Manager
INHALT 4
Digitalisierte Geschäftswelt
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Geschäftsreisen sorgen für Umsatz
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Digitalisierung im Tagungsbereich
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Titelstory – Jochen Schweizer
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Hotels – Praktisch und Zentral
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„mbt Meetingplace“
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Mobile Medien pushen Conventions
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Fallstricke beim Auslandseinsatz
NEUE GESCHÄFTSREISEN Project Manager: Ewgenia Reinke ewgenia.reinke@europeanmediapartner.com Geschäftsführer: Redaktionsleiter: Layout und Anzeigengestaltung: Lektorat: Titelbild: Distribution: Druck:
Kristoffer Andersson Mats Gylldorff Aileen Reese Nicole Bitkin GABO für Jochen Schweizer Die Welt Gesamt, November 2016 Axel Springer SE
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NH Hotel Group: It’s our „bleisure“!
It’s our „bleisure“: Die NH Hotel Group bietet die perfekte Kombination aus Business und Leisure.
Bei NH wartet ein reichhaltiges und gesundes Frühstücksbuffet auf die Gäste.
Das Meeting in München war erfolgreich, die neuen Kunden in Berlin sind überzeugt und auf der Messe in Frankfurt wurden wichtige Kontakte geknüpft – besser könnte eine Geschäftsreise nicht zum Abschluss kommen. Da wäre es fast zu schade, sofort den Heimweg anzutreten. Umso schöner, wenn man seine Termine auf einen Freitag oder Montag legen kann, um ein privates Wochenende anzuhängen. So findet sich vielleicht die Zeit, eine spannende Hafenrundfahrt in Hamburg zu machen oder ohne Termindruck durch die Ausstellungen auf der Berliner Museumsinsel zu flanieren. „Bleisure“ heißt das Zauberwort – die Kombination aus Business und Leisure, die bei Geschäftsreisenden immer beliebter wird. Checkt man von vornherein im richtigen Hotel ein, lassen sich beide Vorhaben perfekt miteinander verbinden. So muss man noch nicht einmal die Unterkunft wechseln. Das will man auch gar nicht, hat man erstmal bei NH auf den extra dicken Matratzen genächtigt und sein persönliches Lieblingskissen gefunden. Gut ausgeruht und ohne leidige Nackenschmerzen kann das wohlverdiente Wochenende beginnen.
Eine Joggingrunde entlang des Rheins in Köln oder eine ausgiebige Shoppingtour auf der Frankfurter Zeil – jede Stadt bietet einzigartige Möglichkeiten, um neue Eindrücke zu sammeln. Dank der zentralen Innenstadtlagen der Hotels der NH Hotel Group liegen viele Sehenswürdigkeiten und angesagte Hotspots nur einen Katzensprung entfernt. Und das hilfsbereite Hotelpersonal gibt gerne Ratschläge für die Freizeitgestaltung. Sonntag ist Langschläfertag – auch bei NH. Der „Lazy Sunday“ beginnt mit einem späten Frühstück mit frisch gebrühten Kaffeespezialitäten, gesunden Smoothies, einer riesigen Auswahl an Backwaren und einem perfekt zubereiteten Rührei. Auch regionale Spezialitäten, wie deftige Weißwürste oder zimtige Franzbrötchen, kommen auf den Tisch. Bis 12 Uhr kann man sich am reichhaltigen Frühstücksbuffet bedienen. Auschecken muss man danach aber noch lange nicht. Dank des kostenfreien Late Check-outs bis 17 Uhr (auf Anfrage) kann man das Wochenende bis zum Schluss voll auskosten.
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EINBLICK – NEUERUNTERNEHMERGEIST.DE
SEGEN UND FLUCH DER SMARTEN BERUFSWELT Foto: Monkey Business - Fotolia
Immer auf dem neuesten Stand des aktuellen Projekts sein – aber auch ständig erreichbar: Die Digitalisierung bietet für Geschäftsreisende Vor- und Nachteile.
Dass Smartphones und Tablets aus dem Alltag vieler Menschen nicht mehr wegzudenken sind, ist eine Binsenwahrheit. Das gilt auch für die Berufswelt und für Geschäfts- oder Dienstreisen. Wenn der Chef eine Frage hat, schickt er eben schnell eine Message, SMS oder Email. Wenn ein Flug ausfällt oder man einen anderen Zug buchen muss – kein Problem in der neuen smarten Welt. So finden laut einer Erhebung des Deutschen ReiseVerbandes (DRV) 86 Prozent der befragten Geschäftsreisenden, dass sie unterwegs besser und schneller informiert sind. Denn ein Dokument, das der Kollege „draußen“ dringend für eine Verhandlung benötigt, als Mail-Anhang zu verschicken, ist eben kein Problem mehr. Und da heutzutage viele Angestellte nicht nur an einem Projekt mitarbeiten, sondern an mehreren gleichzeitig, sind sie während ihrer Büro-Abwesenheit auch
86 Prozent der befragten Geschäftsreisenden finden, dass sie unterwegs besser und schneller informiert sind.
bei diesen nicht außen vor, wenn es um Informationen oder Absprachen geht. Geschäftsreisende profitieren natürlich auch von anderen Vorteilen der digitalen Welt, genauso als seien sie beispielsweise als Touristen in einer fremden Stadt. Für den richtigen Weg zum Treffpunkt gibt es die App auf dem Smartphone und wenn nötig, hat man alle seine Reiseinformationen kompakt und unkompliziert zur Hand.
Also alles schön und gut in der
neuen smarten Welt? Nicht ganz. Denn zugleich fühlen viele Geschäftsreisende sich immer stärker unter einen permanenten Druck und Dauerstress gesetzt. Die ständige Erreichbarkeit stört immerhin 44 Prozent der vom DRV Befragten, und fast genauso viele fühlen sich auf Reisen überwacht. Und das muss keinesfalls Ausdruck von Faulheit sein – man kann ja auch einen hyperaktiven Chef haben. Für Geschäftsrei-
sende ist es daher mindestens genauso wichtig, einfach nach Feierabend das Gerät mal abzuschalten, wie für alle Angestellten. Noch ein anderes Problem stellt sich auf Reisen: Immerhin 55 Prozent der Befragten sorgen sich darum, dass die Geschäftsdaten sicher sind und nicht gehackt werden können. Das zeigt einerseits, dass das Problembewusstsein bei vielen Angestellten vorhanden ist. Andererseits deutet die Zahl darauf hin, dass hier tatsächlich
ein Problem vorliegt. Einfallstor für Hacker sind sehr häufig Apps, die man sich für private Zwecke auf das Smartphone oder Tablet geladen hat. Darüber erlangen Unbefugte dann Zugriff auf die geheimen Firmendaten. Experten haben besonders einen Rat, um das Problem einzugrenzen. Angestellte – und besonders Geschäftsreisende, die häufig ungeschützte öffentliche W-Lan-Netze nutzen – sollten unbedingt vom Arbeitgeber ein Gerät bekommen, dass sie nur für ihre beruflichen Zwecke nutzen dürfen. Darauf können auch Zulassungsbeschränkungen für das Laden von Apps, die ein Risiko darstellen können, installiert sein. Solche Regeln werden in Zukunft in einer Berufswelt, in der die Präsenzpflicht im Büro immer weniger gefordert wird und der komplette Arbeitsplatz quasi mitreist, ohnehin noch wichtiger. Text: Armin Fuhrer
FAKTEN Smartphones und Tablets machen das Arbeiten komfortabler und schneller. Das gilt auch für Angestellte von Unternehmen, die auf Geschäftsreisen unterwegs sind. Sie sorgen aber für eine ständige Erreichbarkeit und können ein Sicherheitsrisiko bergen, wenn bestimmte Regeln nicht beachtet werden. ANZEIGE
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GESCHÄFTSREISEN SORGEN FÜR UMSÄTZE Foto: Photomorphic PTE. Ltd. – Fotolia
Präsenz zu zeigen ist wichtiger denn je. Ob zu Entwicklung, Problemlösung, Strategieausrichtung oder zu Verhandlungen – in vielen Bereichen des Berufslebens muss man zusammen an einem Tisch sitzen. „It’s a people’s business“ – wer
mehr als nur Onlinehandel sein will, muss reisen, seine Kunden treffen, mit ihnen sprechen und verhandeln. Denn trotz aller Technik ersetzt nichts die direkte face-to-face-Kommunikation, das gemeinsame Lachen und den Handschlag. Die MICE-Branche (Meeting, Incentive, Convention und Event) bewertet zwar virtuelle Tagungen und Seminare, die durch Meeting- und Webinar-Software ermöglicht werden, als wichtige Ergänzung zu Präsenzveranstaltungen, doch der direkte Kontakt zum Kunden, der persönliche Austausch und vor allem das gemeinsame Lösen von Fragestellungen können nach wie vor am besten gemeinsam vor Ort zum Erfolg führen. Um ihre Ziele zu erreichen sind
deutsche Unternehmen ganz schön auf Achse: Im Jahr 2015 haben sie so viel für Geschäftsreisen ausgegeben wie nie zuvor. Laut der aktuellen VDR-Geschäftsreiseanalyse erreichten die Ausgaben insgesamt 50,9
Milliarden Euro – 3,4 Prozent mehr als 2014. Insgesamt waren elf Millionen Geschäftsreisende 182,7 Millionen Mal geschäftlich unterwegs. Damit spiegelt die Studie die gesamtwirtschaftliche Entwicklung der Bundesrepublik wieder, denn Geschäftsreisen gelten als sensibles Pendel für die wirtschaftliche Entwicklung. Im Jahr 2015 zeigte sich stetiges Wirtschaftswachstum; das preisbereinigte BIP stieg gegenüber dem Vorjahr um 1,7 Prozent. Freuen dürfen sich vor allem inländische Hotels, denn die 67,7 Millionen Übernachtungen
fanden zum Großteil innerhalb der deutschen Landesgrenzen statt. Zwar gab es in allen Unternehmensgrößen Zuwächse, aber nur die Angestellten großer Firmen über 500 Mitarbeiter reisten auch öfter ins Ausland. Smart zu reisen und dazu spe-
zielle Geschäftsreise-Apps zu nutzen, scheint bisher in erster Linie größere Unternehmen zu interessieren: 53 Prozent nutzen oder planen die Einführung einer „Corporate App“, weitere 36 Prozent würden sie für die Zukunft nicht ausschließen.
FRAGEN AN ERIC-JAN KRAUSCH
Als wichtigster Punkt wird
der hohe praktische Nutzen genannt, denn mobiles einchecken, Reiseplandarstellungen, suchen und buchen sparen mit solchen Apps Zeit und sorgen für gute Übersichtlichkeit. Auffällig ist die Ablehnung kleinerer Unternehmen gegenüber dieser Entwicklung, denn 41 Prozent können sich damit noch gar nicht anfreunden. Wenn Verhandlung, Meeting,
Trotz aller Technik ersetzt nichts die direkte face-to-face-Kommunikation, das gemeinsame Lachen und den Handschlag.
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Veranstaltung, Tagung, Messe oder Kongress auf dem Luftweg erreicht werden müssen, drängeln sich die meisten beruflich Reisenden in der Economy Class, nur große Unternehmen buchen auf Interkontinentalflügen noch Business Class. Doch auch hier müssen sich die Kollegen zunehmend auf die „Holzklasse“ einstellen, da Ausgaben in solcher Höhe intern nicht mehr grundsätzlich akzeptiert werden. Um trotzdem frisch auszusehen lohnt sich die Anschaffung bügelfreier weißer Hemden oder Blusen, von denen ein Duplikat immer im Handgepäck sein sollte. So ist man auf Veranstaltungen und bei Verhandlungen aller Art immer passend gekleidet und fühlt sich wohl – ein wesentlicher Punkt für gutes Gelingen. Text: Katja Deutsch
Eric-Jan Krausch, CEO und Founder Acomodeo UG
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FOKUS – NEUERUNTERNEHMERGEIST.DE
DIGITALISIERUNG IM TAGUNGSBEREICH Foto: contrastwerkstatt - Fotolia
Für viele Berufstätige gehören Auswahl und Buchen eines Tagungshotels zur Routine – für ein Seminar, das nächste Führungskräftetreffen oder das Vertriebsmeeting.
Doch wie findet man eigentlich ein
geeignetes Tagungshotel? Anzahl der Teilnehmer, Größe des oder der Veranstaltungsräume, Ausstattung und Erreichbarkeit sind neben dem finanziellen Aspekt wesentliche Punkte, die bei der Auswahl beachtet werden müssen.
Gibt man bei Google den Begriff „Tagungshotel“ in einer bestimmten Stadt ein, erhält man mehrere Tausend Vorschläge. Diese konsequent durchzuarbeiten würde Wochen dauern und steht in keinem Unternehmen der Welt ernsthaft zur Debatte. Bestimmte Buchungsportale helfen zwar bei der Übersicht, indem sie vergleichbare Angebote herausfiltern, sie überschütten jedoch die Hotellerie mit Anfragen – denn pro gesuchtem Tagungshotel werden mindestens zehn Anfragen an mögliche Anbieter versendet, von denen letztendlich nur ein einziger den
Immer mehr Tagungshotels stellen um und erweitern ihre Systeme, um Tagungspreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit anzuzeigen.
Zuschlag erhält. Der Prozess bleibt unbefriedigend und wenig effizient und wird vor allem von der Generation der „Digital Natives“ immer weniger akzeptiert. Denn unsere Welt ist „On De-
mand“, unser Leben wird immer mehr vernetzt und automatisiert und somit Tag für Tag etwas schneller. Dieser beschleunigte Alltag verändert unsere Gewohnheiten auf grundsätzliche Art und Weise. Wir wollen nicht mehr drei Wochen auf die Liefe-
rung einer Bestellung warten, wir wollen sie möglichst sofort. Auch Nachrichten oder Filme wollen wir sofort sehen – wenn wir auf dem Heimweg sind, am Flughafen warten müssen oder im Bett liegen. Warum also sollte man nicht auch Tagungshotels sofort buchen können? Denn obwohl viele Tagungsanfragen inzwischen über digitale Kommunikationswege ablaufen, ist der Angebotsprozess dahinter nach wie vor manuell, umständlich und langwierig.
Doch langsam scheint die Branche
aufzuwachen, denn immer mehr Tagungshotels stellen um und erweitern ihre Systeme, um Tagungspreise und Verfügbarkeiten in Echtzeit anzuzeigen – und zwar auf ihrer hoteleigenen Webseite. „Tagungen in Echtzeit online zu buchen, ist die Zukunft“, sagt Gabriele Schulze von marketing4results. Hotels offerieren digital sich selbst anpassende Tagungsangebote mit optimierten Raten und systematisiertem RevenueManagement, Kunden können
Tagungen selbstständig anhand ihrer Bedürfnisse konfigurieren und direkt buchen. Ein erster Schritt in Richtung Effizienz und „Sofortness“, den auch Tagungseinkäufer sehr positiv bewerten, indem sie ihre Buchungsprozesse an die Vorteile von Verfügbarkeiten und Echtzeitpreisen anpassen. Bisher funktioniert diese Echtzeitbuchung nur für einen kleinen Bereich, doch in zwei bis drei Jahren wird das ganz anders aussehen, ist sich Haakon Herbst, Präsident und Geschäftsführender Vorstand der HSMA Deutschland e.V. und Inhaber und Geschäftsführer von Hotelfriends.de, sicher: „Als Vertragskunde der gängigen, großen Portale habe ich jetzt schon die Möglichkeit, online alle relevanten Produktangebote zu bekommen – mit relativ guter Marktabdeckung und entsprechendem Content.“ Die Digitalisierung im Individualbereich liefert mit einem Nachlauf von etwa zehn Jahren die Blaupause für die Digitalisierung im Tagungsbereich. Doch die Marktdurchdringung wird viel schneller statt finden, weil der grundsätzliche Ablauf bekannt ist. Text: Katja Deutsch ANZEIGE
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Echtzeit-Buchung revolutioniert die Tagungswelt
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Die Digitalisierung dringt in sämtliche Bereiche unseres Lebens vor. Kommunikation, Einkaufsverhalten und Informationsbedürfnis werden ebenso per Klick und Wisch erledigt wie Freundschaften gepflegt, Abfahrtszeiten gecheckt und Heizungsanlagen hochgefahren. „Auch die Tagungswelt wird von der Digitalisierungswelle eingeholt“, sagt Felix Undeutsch, Head of MICE and Groups bei Expedia. „Die „On-Demand-Kultur“, die warten auf Bestellvorgänge und Buchungsbestätigungen nicht mehr kennt und akzeptiert, hat von Amazon & Co aus ihren Siegeszug begonnen und lässt sich nicht mehr aufhalten.“ Der riesige Tagungsmarkt sorgt für ein Drittel aller Hotelübernachtungen in Deutschland. Zwei Millionen Business Events mit über 100 Millionen Teilnehmern pro Jahr verursachen ein Höchstmaß an Bewegung – doch von Beweglichkeit ist beim Buchen noch nicht viel zu sehen. Das weltweit tätige Online-Reisebüro Expedia beschäftigt sich auf allen Feldern mit der Zukunft des Reisens, zu der auch Geschäftsreisen und die Tagungsbranche zählen. Das bereits 1996 gegründete Unternehmen ist führend in der Umsetzung kundenfreundlicher Buchungsmöglichkeiten und forscht zu den Punkten, die existenziell wichtig werden: Übersichtlichkeit, Einfachheit, Funktion, Geschwindigkeit. Die Hotellerie ist von diesem Wandel genauso betroffen wie alle anderen Branchen. Schon lange werden Zimmer über unterschiedliche Onlineportale genauso gebucht wie über die hoteleigene Homepage, doch auch traditionell von freundlichen Mitarbeitern vorgenommene Abläufe werden zunehmend automatisiert. Beim Check-in endlos warten, weil kurz vorher ein doppelstöckiger Reisebus seine Gäste ausgeladen hat? Das akzeptiert heutzutage kaum noch jemand. Das Smartphone ermöglicht den raschen Self-Checkin und den raschen Check-out, für Digital Natives der erwartete Standard. Transaktionsbasierte, automatisierte Prozesse lösen dabei zunehmend die persönliche Interaktion ab, da diese in einigen Bereichen deutlich schneller und effizienter sind.
Felix Undeutsch, Head of MICE & Groups, Expedia.com
Beobachten lässt sich das bereits beim Taxi fahren: Früher musste man entweder einen Taxistand suchen, stundenlang am Straßenrand winken oder bei einer Taxizentrale anrufen – in einer fremden Stadt und vielleicht noch im Ausland umständlich und oftmals extrem schwierig. Die Zentrale schickte dann ein Taxi per Funk, Pager oder Telefon – vorausgesetzt, der hatte seinen Standort richtig angegeben. Heute benutzen wir Taxi-Apps, mit denen sich ein Taxi per Knopfdruck bestellen lässt. Der Standort wird auch bei unzureichenden Orts- und Sprachkenntnissen exakt übermittelt, ohne jegliche manuelle Intervention. Dabei ändert sich an der eigentlichen Dienstleistung - der Personenbeförderung – nichts, allein der mühsame „Beschaffungsprozess“ verschwindet.
Die Tagungshotellerie jedoch hinkt diesem Prozess bisher gewaltig hinterher, denn bei Buchungsprozessen hat die Digitalisierung bisher kaum Einzug gehalten. Anfragen zu Tagungen werden zu 95 Prozent immer noch ganz klassisch gesendet – und dann per manuell versendeten Angeboten beantwortet. Live-Preise und Live-Verfügbarkeiten werden zukünftig auch hier den zeitaufwändigen Anfrage-Prozess für kleine, standardisierbare Tagungen und Meetings ersetzen, denn sie sollen auf einen Klick in Echtzeit vergleichbar sein. Damit das funktioniert, berechnen komplexe Algorithmen anhand von Saison, Vorlaufzeit, Bestuhlung, Auslastung und Kunden-Scoring ein optimales Angebot in wenigen Millisekunden. Ändern sich die Anforderungen, kann der Kunde im Anschluss das Angebot anpassen. Schon heute können kleine, standardisierbare Tagungen und Meetings, die einen Großteil aller Veranstaltungen ausmachen, online direkt gebucht werden. „Wir bei Expedia MeetingMarket sehen an stark wachsenden Nutzer- und Buchungszahlen eine rasant wachsende Akzeptanz dieser Technologie“, fasst Felix Undeutsch zusammen. „Und auch die ersten großen strategischen Einkäufer stellen aktuell ihre Buchungsprozesse um. Für Hotels bedeutet das, heute die Weichen für die digitale Zukunft des Tagungsmarktes zu stellen, um zukünftig kein Geschäft zu verlieren.“ Weitere Infos & Online-Demo unter: meetingmarket.de
Tagungsräume & Gruppenübernachtung direkt online buchen: meeting.expedia.de Tagungen in Echtzeit buchen auf meeting.expedia.de
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FRAGEN AN FELIX UNDEUTSCH
„Die entscheidende Frage ist: Wie sieht die Zielsetzung des Kunden aus?“ Ist die Stimmung im Unternehmen mies oder der Chef möchte seine Mitarbeiter mal wieder belohnen – dann sind gute Ideen gefragt. Dafür gibt es Experten wie Jochen Schweizer. Firmenchefs kennen das: Man will seinen
Angestellten etwas Gutes tun, sie motivieren, belohnen oder den Zusammenhalt fördern – doch die richtige Idee fehlt noch. Geschenke verteilen, ein Gutschein oder eine finanzielle Zusatzleistung? Falsch, findet Jochen Schweizer, Active Chairman der gleichnamigen Unternehmensgruppe für Erlebnisse und Erlebnisgeschenke. Deutschlands Event-Guru rät dazu, den Angestellten ein gemeinsames Erlebnis zu verschaffen, an das sie sich später noch erinnern – und zwar auch zusammen im Team oder in der Abteilung. „Gemeinsam Erlebtes in einem Team wirkt
viel besser als ein wenig mehr Geld“, sagt Schweizer. Der 59Jährige spricht nicht nur aus eigener Erfahrung, sondern hat auch die Wissenschaft auf seiner Seite. So fand der US-amerikanische Ökonom Richard Easterlin heraus, dass ein gutes Einkommen nicht zwingend glücklich machen muss und sein Landsmann, der Psychologe Thomas Gilovich bestätigte in Studien eine These, die Schweizers Grundmaxime ist: „Erlebnisse sind der Kit jeder sozialen Beziehung“. Und das gelte nicht nur für das Privatleben, sondern auch für das Verhältnis von Mitarbeitern eines Unternehmens untereinander. Schweizer arbeitet schon seit 25 Jahren nach
dieser Maxime. 1991 fing er an, Events anzubieten. Alles begann mit einem Bungee-Sprung von einer Staumauer. Er hatte keinen großen, vorgefertigten Plan. „Als ich meine Firma gründete, war nicht klar, was daraus einmal werden würde. Es gab nicht die eine große Idee. Ich machte den ersten Schritt und viele andere folgten.“ Inzwischen laufen unter der Marke Jochen Schweizer
über 20 Firmen. Hunderttausende Menschen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz haben an Events teilgenommen, die Schweizer angeboten hat und genießen auch heute noch zahlreiche Erlebnisse jedes Jahr. Dazu zählen Helikopter-Flüge, Städte-Trips oder Abenteuer im Flugsimulator. Schweizer selbst ist inzwischen längst ein gefragter Mann – gerade erst hat er wieder in der Vox-Show „Die Höhle der Löwen“ mitgewirkt, in der Startups ihre Ideen präsentieren können. Von neuen Ideen bekommt Schweizer nie ge-
nug. Gerade setzt er wieder eine mit großem Aufwand um. Oft ist es nicht ganz unkompliziert, die Mitarbeiter in ein Tagungshotel zu bringen, dort ein Seminar abzuhalten und anschließend zum Teambuilding alle zu einer Kletterpartie auf den nächstgelegenen Berg zu verfrachten. Und so hatte Schweizer eine neue Idee – und setzt sie in die Tat um. Im Süden Münchens entsteht ein Zentrum, in dem alles unter einem Dach vereint ist: Tagungsräume, hochmoderne Erlebnisangebote, Gastronomie. Die „Jochen-Schweizer-Arena“, die Anfang kommenden Jahres eröffnet, erinnert von außen an einen Propeller. Innen ist alles bis ins Detail durchdacht. Die Tagungsräume können je nach Bedarf
erweitert oder verkleinert werden, so dass die Arena von kleineren mittelständischen Unternehmen genauso genutzt werden kann wie vom Großkonzern. Wenn die Arbeit getan ist und die Köpfe rauchen, geht’s zum spaßigen Teil über. Einmal im Windkanal fliegen wie ein echter Fallschirmspringer, auf einer stehenden Welle surfen wie ein Profi oder im Klettergarten klettern wie in der Natur – das ist alles möglich, ohne das Gebäude zu verlassen. Und das Ganze an 365 Tagen im Jahr. Die Arena ist ab Anfang März nutzbar. Schwei-
zer rät, möglichst zeitig zu buchen, denn das Interesse sei rege und die Wartezeiten dem-
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entsprechend lang. Ein Firmenchef, der in der Arena die Adventsfeier plant, sollte sie sehr bald anmelden – wenn er seine Mitarbeiter in der Adventszeit 2017 einladen möchte. Natürlich bleiben auch die anderen zahlreichen Angebote der Schweizer Corporate Solution GmbH bestehen. Die Auswahl ist mit über 2200 verschiedenen Angeboten riesig. Die Angebote können individuell auf die Bedürfnisse der Firmenkunden zugeschnitten werden. „Da ist für jeden etwas dabei“, ist sich Jochen Schweizer sicher. Die Frage ist eher, was das Richtige für ein Unternehmen ist. Natürlich kann man sich beraten lassen. „Die entscheidende Frage ist: Wie sieht die Zielsetzung des Kunden aus? Wo liegen seine Bedürfnisse, wo ist sein Problem und wie können wir innovative Lösungen anbieten“, so Schweizer. Und was macht einer wie Jochen Schweizer,
wenn er selbst mal Motivation oder Abwechslung braucht? „Wenn ich eine anstrengende Phase hatte, verordne ich mir ein Wellness-Wochenende oder ein Zen-Seminar.“ Und wenn es eine Phase war, in der er viel am Schreibtisch sitzen musste, dann gibt es eben mehr Action. Es muss also nicht unbedingt die
Jochen-Schweizer-Arena sein, wichtig ist, das richtige Angebot und die passende Idee zu finden, damit die Mitarbeiter sich noch lange positiv an das gemeinsam Erlebte erinnern.
Text: Armin Fuhrer
FAKTEN Jochen Schweizer begann seine Laufbahn als Extremsportler und wirkte in Kinofilmen sowie in der Werbung als Stuntman mit. Er hält verschiedene Weltrekorde und ist im Guinness-Buch der Rekorde notiert. Seit 1991 bietet er Events an und hat sein Unternehmen seitdem erfolgreich immer weiter ausgebaut.
Felix Undeutsch, Head of MICE & Groups bei Expedia.com
Wie wird sich die Tagungsbranche durch die Digitalisierung verändern? Unsere digitalisierte Welt läuft in Echtzeit ab. In der Tagungswelt sind Prozesse noch sehr manuell und langwierig. Tagungspreise und -Verfügbarkeit werden in Zukunft auf Knopfdruck einsehbar sein. Ob für ein einzelnes Hotel, für eine Stadt oder mehrere Destinationen im Vergleich. Echtzeitdaten werden manuelle Tagungsanfragen für kleine bis mittlere Meetings ablösen.
Was bedeutet das für Tagungshotels? Hotels müssen Tagungen auf Ihrer Website direkt buchbar machen und Anfragen im Handumdrehen beantworten. Denn das ist die Erwartungshaltung einer jungen, online-affinen Generation. Damit machen sie ihre Prozesse zehnmal effizienter.
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PRAKTISCH UND ZENTRAL „Da muss dann am besten alles funkti-
MARKTPLATZ FÜR IDEEN Wenn sich am 24. November in München die Besucher des „mbt Meetingplace“ treffen, dann geht es um ein Thema, das für Geschäftsleute einerseits, für das Hotelgewerbe, Planer von Firmenveranstaltungen und Reiseplaner andererseits immer wichtiger wird: Geschäftsreisen. „Die eintägige Messe bietet die Möglich-
keit, Kontakte zu knüpfen, Geschäftspartner, die man bislang nicht persönlich kannte, kennenzulernen oder auf neue Ideen zu kommen“, sagt Felix Scherer vom Veranstalter boerding Messe. In Vorträgen und Seminaren können sich die Teilnehmer auf den neuesten Stand bringen. Dabei geht es um neue Hotelangebote, ebenso können sich die Besucher beispielsweise über neue Ideen für die Planungen von Firmenveranstaltungen informieren. Und nicht zuletzt geht es auch um die Planung der Geschäftsreise. Beide Branchen – Veranstaltungsplanung
und Geschäftsreiseplanung – hängen eng zusammen. „Derzeit beobachten wir
einen gewissen Trend zur Zusammenlegung beider Bereiche“, so Felix Scherer. Ein interessantes Thema für die Messebesucher, denn diese Entwicklung ist nicht unumstritten. Die Frage ist einmal, ob diese Zentralisierung überhaupt Sinn macht. Zum anderen geht es nicht zuletzt auch um den Wegfall von Arbeitsplätzen und dem Entstehen neuer Berufsbilder. „Das ist ein spannender Stoff für eine Podiumsdiskussion“, so Scherer.
onal und praktisch sein. Überflüssiger Schnickschnack stört nur“. So wie Beutner denken viele Geschäftsreisende. Umfragen ergaben, dass sie keine „Rundum-Betreuung“ ihres Hotels brauchen, wie Beutner es formuliert, sondern sich ganz banale Dinge wünschen: Neben dem W-Lan einen ausreichend großen Schreibtisch, einen bequemen Schreibtisch-Stuhl – und Steckdosen in ausreichend großer Zahl. Unzureichender technischer Standard und schlechte Arbeitsmöglichkeiten im Zimmer stören fast die Hälfte aller Geschäftsreisenden, ergab eine Umfrage im Auftrag von focus.de und Pullmann. Dabei erwarten die Reisenden nicht, dass das Hotelzimmer ausgestattet ist wie ein komplettes Büro. Aber Zugang zu einem Drucker, Scanner oder Papier- und Office-Materialien werden immer wichtiger. Das gilt vor allem an den typischen Business-Destinationen. Gerne genommen werden auch hotel-
eigene frei zugängliche Business-Center oder bei Bedarf auch ein Sekretariatsservice, brachte eine andere Umfrage für das Hotelbuchungsportal HRS zutage. Teure Extraleistungen sind dagegen in den Augen einer großen Zahl Geschäftsreisender überflüssig, wenn nicht ärgerlich. Große Unterschiede zwischen männlichen und weiblichen Reisenden scheint es bei den Bedürfnissen und den Ansprüchen an das Hotel nicht zu geben.
Auch ein unkomplizierter und schneller Check-In ist wichtig. Viele Reisende nervt es, wenn sie nach einem langen Tag beim Einchecken oder morgens beim Auschecken unnötige Zeit verlieren. Nähe zum Standort des Geschäftstermins bevorzugen mehr als die Hälfte, viele wohnen auch gerne in einem Hotel im Innenstadtbereich. Unterkünfte am Stadtrand sind dagegen weniger gefragt. Die Nähe zum Flughafen oder zum Bahnhof ist vielen ebenfalls nicht so wichtig. Zunehmend bedeutender wird eine gesunde,
eher leichte Hotelküche. Ernährten sich Geschäftsreisende früher eher ungesund, so schlägt sich der moderne Trend zu einer gesünderen Ernährung inzwischen auch hier nieder. Insgesamt verfügt das perfekte Hotel für Geschäftsreisende also über diese Eigenschaften: eine praktische und moderne Ausstattung, eine zentrale Lage und die Möglichkeit, sich gesund und fit zu halten.
Text: Armin Fuhrer
Foto: Klaus Wolf
Wenn René Beutner auf Dienstreise geht, weiß er ziemlich genau, was er von seinem Hotel erwartet: ein modern eingerichtetes Zimmer, eine schnelle Internetverbindung und möglichst ein Sportstudio, um sich nach einem anstrengenden Tag noch auf dem Laufband etwas abzureagieren. Der 46Jährige ist als „Director Communications central and eastern Europe“ bei Groupon in Berlin häufiger unterwegs, zum Beispiel nach London, New York oder Düsseldorf.
Bislang findet die Messe einmal pro Jahr in München statt. Damit erreichen die Veranstalter in erster Linie Interessenten aus dem süddeutschen oder österreichischen Raum. Doch viele Interessenten scheuen den weiten Weg nach München. So findet ab dem kommenden Jahr – ebenfalls im November – ein mbt Meetingplace auch in Frankfurt statt. Wer dieses Jahr noch kurzfristig dabei sein möchte, kann noch an der Tageskarte ein Ticket erwerben. Infos gibt’s auf www.meetingplace.de. Text: Armin Fuhrer ANZEIGE
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28.09.16 18:10
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Gut vernetzt zu sein ist heute im Job genauso wichtig wie fundiertes Wissen zu haben. Auf Kongressen verschmelzen beide Bereiche miteinander.
Veranstaltungen und Kongresse sind
beliebte Termine für jedes Unternehmen. Doch große Verbandskongresse oder alteingesessene Messen sind keine Selbstläufer mehr: Steigende Arbeitsbelastung und hoher Kostendruck führen zu kritischer Prüfung einer jeden Reise dorthin. Was bietet sie an verwertbarem Zusatzwissen und an Austauschmöglichkeit, damit die Teilnehmer am Ende sagen werden, sie war ihr Geld wert? Das Smartphone dringt nicht nur
immer tiefer in unser Privatleben vor, auch im beruflichen Leben spielt es eine immer wichtigere Rolle. Informationen und „Appetizer“, die bereits vor Beginn der Veranstaltung an die Teilnehmer gesendet werden, interaktive Beteiligungen, sofortiges Feedback und intensive Nachbereitung samt neuen Ergebnissen vermischen sich auf eigens gebildeten Plattformen und sorgen für kompakt aufbereitetes Wissen. Die moderne Technik kann zwar Meetings ersetzen, in denen es um reine Wissensvermittlung
der sich auch große Kapazitäten schicken lassen? Und ein dauerhaft WLAN-fähiges Netz? Wie gut funktionieren Life-Zuschaltungen, beispielsweise, wenn vor einer Gruppe von Fachärzten eine Operation in Echtzeit übertragen wird? Ärzte machen nach wie vor eine große Zielgruppe aus, weil hier die Kommunikationsintensität traditionell sehr hoch ist und Forschung und Entwicklung immer mehr Kommunikation und Austausch erfordern. Laut Sonderauswertung des Mee-
Immer wichtiger wird die Frage nach den technischen Möglichkeiten. Gibt es Glasfaserkabel mit hoher Leistungsfähigkeit in sämtlichen Räumen für eventuelle Live-Schaltungen?
geht, denn das könnte zukünftig verstärkt auf elektronischem Wege vermittelt werden. Letztlich kann moderne Technik aber auch dafür sorgen, dass Teilnehmer verstärkt kommen, denn laut einer Studie der International Association of Exhibitions and Events (IAEE) liegt die Zukunft von Meetings im Einsatz mobiler Computernutzung, Drahtlostechnologien und sozialer Medien. Und mit diesen lässt sich so einiges auffahren, was alle Teilnehmer einbindet und für Emotionen sorgt. Zudem gehen Experten davon aus, dass Storytelling immer wichtiger wird. Rein funktionelle Events funktionieren
heute nicht mehr, selbst kleine Veranstaltungen brauchen ein Storytelling-Konzept. Die Location sollte an sich schon besonders sein und möglichst über mehrere Räume verfügen: zum Empfang, zum Essen, zur Präsentation. Schnelle Erreichbarkeit sowohl des Veranstaltungsortes wie auch des Hotels sind nach wie vor die wichtigsten Kriterien, gefolgt von politischer Sicherheit und Bettenkapazität. Immer wichtiger wird die Frage nach den technischen Möglichkeiten. Gibt es Glasfaserkabel mit hoher Leistungsfähigkeit in sämtlichen Räumen, mit
ting-& Event Barometers 2015/16 beschäftigten sich Travel Manager der befragten VDR-Unternehmen verstärkt mit der Buchung von Meetings und Events. Und da lässt sich die Branche nicht bitten: Mehr als die Hälfte verfügt über mehr als eine Million Euro Handlungsspielraum, jeder fünfte kann sogar mehr als fünf Millionen Euro ausgeben. „Die Schnittstellen zwischen dem
Travel- und dem Veranstaltungsmanagement der Unternehmen nehmen immer mehr zu“, sagt VDR-Präsident Dirk Gerdom. „Für viele Travel Manager gehört die Abwicklung von Veranstaltungen bereits zum Alltag.“ Text: Katja Deutsch
FRAGEN AN OTTO LINDNER
Otto Lindner, Vorsitzender des Hotelverbandes Deutschland (IHA)
Wie gut geht es Hotels in Deutschland? Die Hotellerie in Deutschland profitiert von der robusten Konjunktur und Konsumfreude im Land sowie vom anhaltenden Boom des Deutschlandtourismus. Andererseits gibt es Überkapazitäten und wir erleben gerade eine beispiellose Konsolidierungswelle. Mehr denn je zählen ein klares Profil und eine konsequente Positionierung.
Was sind die größten Herausforderungen? Die Arbeits- und Fachkräftesicherung, eine zukunftsfähige Ausbildung, faire Wettbewerbsbedingungen und der Abbau bürokratischer Hürden sind existentielle Themen, die wir als Verband gezielt in Angriff nehmen. Digitalisierung samt Online-Vertrieb fordern uns ebenfalls.
Sehen Sie die zunehmende Digitalisierung als Chance oder als Risiko? Die Hotellerie ist und bleibt eine Branche von und für Menschen. Herzliche Gastfreundschaft und persönlicher Service sind durch nichts zu ersetzen. Gleichwohl gilt es, neue Technologien durch Ausbau der digitalen Infrastruktur und Sicherstellung fairer Marktpraktiken sinnvoll zu nutzen. Zudem fordern wir gleiche Rechte und Pflichten insbesondere mit Blick auf das wachsende Angebot der so genannten Sharing Economy. ANZEIGE
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EINBLICK – NEUERUNTERNEHMERGEIST.DE
FALLSTRICKE BEIM AUSLANDSEINSATZ Foto: jehafo - Fotolia
Dienstreise und Entsendung müssen rechtlich anders behandelt werden.
Um die 800.000 deutsche Unter-
nehmen sind im Außenhandel tätig, davon haben über 10.000 Unternehmen ihren Sitz im Ausland. Da Mitarbeiter vor Ort oftmals nicht über die erforderliche fachliche Expertise verfügen, werden fast immer Spezialisten aus Deutschland geschickt. 2015 wurden Waren im Wert von 1,196 Billionen Euro exportiert, der Wert der importierten Waren lag bei 948 Milliarden Euro. Einfach mal eben jemanden in ein Werk zu schicken, kann jedoch für ein Unternehmen zur tickenden Zeitbombe werden. Denn ein unzureichendes Verständnis der Begriffe Auslandsentsendung und Dienstreise samt zugehöriger steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Einordnung kann kosten – nicht nur enorm hohe Nachzahlungen, sondern auch den Mitarbeiter. Wird ein Mitarbeiter ins Ausland
geschickt, greifen Steuerrecht wie auch Sozialversicherungsrecht. Normalerweise gelten Dienstreisen, die maximal drei Monate dauern, als unproblematisch, da
Ein unzureichendes Verständnis der Begriffe Auslandsentsendung und Dienstreise samt zugehöriger steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Einordnung kann kosten.
die Zahlung der mit der Reise verbundenen Zulagen nicht versteuert werden muss. Im sozialversicherungsrechtlichen Sinne sind jedoch alle Personaleinsätze im Ausland Entsendungen (jur. „Ausstrahlungen“). § 4 SGB IV 4 des Sozialversicherungsrechts besagt, dass 1. die weisungsgemäße Aufnahme einer Tätigkeit, 2. in einem anderen Land als der BRD, 3. für einen in Deutschland ansässigen Arbeitgeber und 4. im Rahmen eines inländischen Beschäftigungsverhältnisses als Entsendung beurteilt wird. Erst wenn es um die Zuordnung von Sozialversicherungsbeiträgen geht, müssen bestimmte Fristen
beachtet werden. So werden Mitarbeiter, die länger als 24 Monate in EU- oder EWR-Staaten für ihren Arbeitgeber eine Tätigkeit außerhalb ihres Heimatlandes ausüben, im Einsatzland sozialversicherungspflichtig, verlassen also das deutsche Sozialversicherungssystem. Nach einer dreimonatigen Dienst-
reise müssen mindestens zwei Monate Pause liegen, in der der Arbeitnehmer in Deutschland beschäftigt wird. Ist dem nicht so, muss der Arbeitgeber von der zuständigen Krankenkasse eine Bescheinigung über die anzuwendenden Vorschriften über die soziale Sicherheit (Vordruck A 1)
anfordern. Mit dieser Bescheinigung führt das Unternehmen ordnungsgemäß die Pflichtbeiträge des Mitarbeiters in das deutsche Sozialversicherungssystem ab, sodass der Mitarbeiter weiterhin im deutschen System versichert bleibt – allerdings nur für maximal 24 Monate.
Wer als deutscher Mitarbeiter im Ausland bei seiner beruflichen Tätigkeit ins Visier der Behörden gerät und die A1-Bescheinigung nicht vorweisen kann, gilt als illegal beschäftigt. Für den deutschen Arbeitgeber kann das als Sozialversicherungsbetrug ausgelegt werden. Versicherungsrechtliche Auswir-
kungen einer Entsendung hängen davon ab, in welchen Staat der Arbeitnehmer entsendet wird. Der Gesetzgeber unterscheidet hier zwischen Staaten mit EURecht, Staaten mit Abkommen und dem vertragslosen Ausland. Die Bundesrepublik Deutschland hat mit einer Vielzahl von Staaten Vereinbarungen über Soziale Sicherheit geschlossen, von den USA bis Mazedonien, von Tunesien bis Chile. Genaue Informationen findet man bei der IHK und den Krankenkassen. Text: Katja Deutsch
FRAGEN AN JOACHIM KÖNIG
Joachim König, Präsident des Europäischen Verbandes der VeranstaltungsCentren e.V
Herr König, warum hat Corporate Social Responsibility in der Veranstaltungsbranche so an Bedeutung gewonnen? Im Gesamtkontext wirtschaftlicher Zusammenhänge hat CSR überall entsprechende Bedeutungszuwächse erfahren. Betroffen sind alle Themen, die etwas mit transparenter Angebots- und Preisgestaltung zu tun haben. Das Stichwort „Open Books“ spielt in der CSR eine große Rolle, ebenso die Programmgestaltung, die compliance-fähige Angebote enthalten soll.
Welche Rolle spielt Social Media? Eine größere als je zuvor. Die Branche wird in Zukunft weiter versuchen, Social-Media-Aktivitäten für eigene Professionalisierungskonzepte umzusetzen. Eigene WhatsApp-Gruppen sind gut denkbar als geschlossene Gruppen für Veranstaltungen, für vorbereitende und begleitende Aktivitäten während eines Kongresses.
Gibt es bereits passende Apps? Es gibt Apps, mit denen man bereits während eines Kongresses spontan in Gruppen zusammenfinden kann. Solche Open Space Veranstaltungsformate werden künftig zunehmen. Das ist ein Resultat aus der Erwartungshaltung der Tagungsteilnehmer und des demografischen Wandels – denn die „Digital Immigrants“ scheiden nach und nach aus der Arbeitswelt aus. ANZEIGE
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