DIAGRAMAS DE FLUJO Un diagrama de flujo (o flujograma) es la representación gráfica de un procedimiento, realizada mediante una simbología convencional que permite la visualización del mismo para su mejor comprensión. VENTAJAS Facilita la comprensión del procedimiento diagramado. Permite un rápido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagrama. Facilita la coordinación entre los diversos miembros que intervienen en el procedimiento, ya que muestra gráficamente los puntos de intersección: intercambio de información, de materiales o de documentos. Permite un mejor análisis del procedimiento para su mejoramiento continuo, toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir, las omisiones, repeticiones y “cuellos de botella”,9 entre otras cosas. TIPOS DE DIAGRAMA Los diagramas de flujo se clasifican de acuerdo con diversos criterios: por su desglose, por su formato o por su propósito.
Por su desglose: Pueden ser de bloque o de detalle. Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy útiles para situar al usuario en el contexto de toda la operación. Los diagramas de detalle, en cambio, muestran de manera pormenorizada las acciones. Por regla general, a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle.
Por su formato: Pueden ser verticales, horizontales o de columnas (estos últimos también llamados tabulares).
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En los diagramas verticales el flujo del procedimiento se inicia en la parte superior izquierda de la hoja y sigue una orientaciรณn hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha, mismas que son retomadas nuevamente como acciones en la parte superior del flujo). En el
diagrama horizontal el flujo es de izquierda a derecha (con posibles derivaciones representadas abajo, mismas que son retomadas nuevamente como acciones hacia la derecha del flujo).
En el diagrama tabular o diagrama de columnas el flujo se desarrolla de arriba hacia abajo, iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que interviene tiene asignada una columna.
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Por su propósito: Los propósitos de un diagrama pueden ser diversos. Así, atendiendo a su objetivo o propósito, podemos distinguir los diagramas de flujo de formatos, los diagramas de flujo de operaciones y los diagramas combinados.
Diagramas de flujo de formatos: Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papelería que intervienen en el procedimiento.
En este diagrama se especifica el proceso que se aplica a cada documento generado o utilizado al interior del proceso, y hacia dónde se dirige o archiva. En el diagrama de flujo de operaciones, en cambio, se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento.
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Los diagramas mixtos son algo más complejos pues combinan la preocupación por los dos aspectos: documentos –o formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento.
SIMBOLOGIA Y REGLAS CONVENCIONALES El diseño del diagrama de flujo contempla una serie de características convencionales, entre ellas las más representativas son: 1. Es necesario incluir al principio del manual la simbología utilizada y su significado.
2. La redacción del contenido de cada símbolo debe ser breve, utilizando para ello no más de una línea Esta regla es general exceptuando aquel símbolo que hace referencia a una decisión, ya que éste puede explicarse hasta en tres líneas. 3. Si es necesario dar explicaciones más amplias, éstas deben incluirse en un texto independiente o en notas anexas. 4
4. Las líneas de unión deben ser rectas –verticales u horizontales–, y, en caso necesario, se utilizarán ángulos rectos.
5. Los símbolos deben tener tamaño uniforme, salvo que se desee resaltar alguno por una situación especial. 6. Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los símbolos, es preciso aclarar sus significados a pie de página. 7. Cuando se grafique un documento se deberá poner su nombre y clave.
8. Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo símbolo (alfabético – numérico) para identificarlos.
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