Concepto de equipo de trabajo Un equipo de trabajo, es un conjunto de colaboradores dirigidos por un líder; este equipo trabaja en pro de alcanzar los objetivos de la organización alineándose a la estrategia. Un equipo de trabajo genera una sinergia positiva por medio de un esfuerzo coordinado. Trabajar en equipo constituye una oportunidad de crecimiento personal y un verdadero triunfo social que facilita la superación individual ayudando a los demás mediante la capacidad de entrega, de integración y tolerancia; sólo las personas con quienes compartimos nuestra vida diaria nos ven como verdaderamente somos y nos permite moldear nuestro carácter y personalidad. Por otra parte, para trabajar en equipo, es imperativo asumir el compromiso con el resultado de las metas y objetivos propuestos, esto implica abandonar el hábito individualista de creer sólo en el resultado del esfuerzo propio; requiere tener confianza en la capacidad de los compañeros de equipo. Creer que ellos también están comprometidos con los objetivos de la organización y trabajan eficazmente por alcanzarlos. En un equipo de trabajo, la comunicación debe ser fluida, espontánea y natural, los sentimientos deben expresarse con respeto a la intimidad y prestigio de cada integrante; las diferencias de estilo, la forma de comunicar, y los enfoques personales, no deben constituir una interferencia, sino más bien una oportunidad para enriquecer la unidad del equipo.
Ventajas del trabajo en equipo Al trabajar en equipo, la organización consigue obtener las siguientes ventajas: Predomina la tolerancia y el respeto por los demás. Promueve la disminución de la rotación de personal al desempeñarse en un lugar que les genera motivación y satisfacción laboral. Al ser personas diferentes, cada uno entrega un aporte en particular al equipo; habrá quienes tengan más habilidades manuales, otros le darán un mayor uso a su intelecto, y, en definitiva, la diversidad en sus personalidades y conocimientos provocara el enriquecimiento mutuo. Al sentirse parte real e importante de un equipo, donde son tomados en cuenta, las personas se motivan a trabajar con un mayor rendimiento y productividad. Se logra la integración de metas específicas en una meta común.
Característica para un buen trabajo en equipo Liderazgo y coordinación de la actividad colectiva. La coordinación del equipo pasa por la construcción de modelos mentales compartidos y relaciones interpersonales; también es necesario un liderazgo que facilite la planificación, coordinación y dirección de las actividades de modo que los colaboradores estén motivados para esforzarse en sus tareas. Apoyo entre los miembros del equipo durante la tarea. Si entre los miembros del equipo se observa un esfuerzo, unas conductas adecuadas, existe apoyo durante la ejecución de las tareas y se fomenta la unión, entonces se desarrollará un buen espíritu de trabajo en equipo. Comunicación clara, concisa y en doble vía. Debe existir una comunicación en doble sentido entre los colaboradores y entre los directivos; esta comunicación ascendente y descendente debe ser clara y concisa para que sea útil, comprensible y no sature el tiempo del que disponen. Competencias complementarias. Los miembros del equipo deben complementarse ente sí, no solamente en términos de sus capacidades profesionales, sino también de su estilo de trabajo. Esfuerzo, conductas flexibles y adaptables. Es necesario que los colaboradores se esfuercen y tengan conductas, conocimientos y actitudes flexibles y adaptables, con una predisposición positiva a la crítica constructiva.
El trabajo en equipo, cimiento de un liderazgo eficaz Al referirnos a un grupo de personas, siempre se trata de una reunión, más o menos permanente, de personas que se interrelacionan y que tienen metas similares; existe un reconocimiento público en cuanto a quiénes forman parte del grupo y el actuar grupal, el cual se rige por normas y valores explícitos o implícitos, que se han creado conjuntamente. Para que un grupo de personas se pueda identificar como tal, deben tener los siguientes criterios: 1. Motivación compatible, esto quiere decir que el grupo responde a necesidades particulares de las personas. 2. Alguna conciencia de las personas sobre lo que les une entre sí. 3. Formas de interdependencia entre las personas que conforman el grupo. 4. Un nivel mínimo de satisfacción de las necesidades personales. 5. Formas de interacción, de actuar en conjunto entre las personas. 6. Una organización interna y externa mínima. Es importante considerar el concepto de ‘identidad grupal’ definida por tres aspectos: Su formalización organizativa. Sus relaciones con otros grupos. La conciencia de sus miembros.
Equipo o grupo de trabajo Se puede definir un equipo o grupo de trabajo como aquel en el que todos los miembros interaccionan en forma directa en aras de cumplir conjuntamente una tarea específica, tienen conciencia de la relación común y necesidades particulares que satisfacer. Una de las alternativas para lograr mayor eficacia en el trabajo es el trabajo en equipo; este permite combinar adecuadamente las capacidades y habilidades de cada uno de los integrantes del equipo, quiénes persiguen objetivos comunes. Hay que aprovechar las potencialidades que cada persona tiene para alcanzar lo propuesto; el trabajo en equipo se aplica a todas las actividades que involucran a más de una persona, ya sea en una comunidad o dentro de una organización. Mediante el trabajo en equipo se crean las condiciones necesarias para que el grupo tenga la capacidad de reflexionar, discutir y participar para crear juntos algo en común.
Para trabajar en equipo, es necesario reconocer el pluralismo cultural, la autonomía de cada uno de los participantes, el respeto de sus ideas, opiniones y valores. La búsqueda del consenso y la permanente referencia a las vivencias, les permite transformar los errores en experiencias para actuar mejor y no incurrir en fracasos frustrantes. La diferencia entre el grupo y un equipo está en que cada equipo es un grupo, pero no cada grupo es un equipo; un equipo tiene retos más específicos, es más temporal, y por lo general más pequeño que un grupo. La identificación grupal en un equipo es más intensa y consciente que en el caso de los grupos en general. La mayor parte de nuestro quehacer cotidiano involucra relaciones de orden laboral, también es así en nuestra organización, específicamente dentro del marco del desarrollo de proyectos comunitarios: Nos coordinamos, recibimos o damos órdenes, consultamos o asesoramos a otros; las personas nos encontramos e interactuamos realizando unas tareas, es decir al desempeñar unos roles ocupacionales.
¿Cuándo no se deben usar los grupos? A pesar que los grupos tienden a ser un fenómeno humano universal, no deja de ser de suma importancia determinar cómo y cuándo se deben utilizar, particularmente en el sentido formal de determinar si se le debe dar una tarea o un problema a un grupo o mejor no. Se han estudiado tres conjuntos de fenómenos relacionados directamente con este tema:
1. La efectividad del grupo versus de la persona para resolver problemas. Siempre se ha creído que un grupo puede ser más efectivo que una persona debido al estímulo que cada miembro del grupo le da a otro; esto sólo es cierto si en el grupo existe un clima en el que se evalúa una estructura de toma de decisiones apropiada a la tarea, tiempo suficiente para explorar una idea interesante y si la tarea es tal que requiera la recolección de bastante información o la evaluación compleja de las consecuencias que pueden traer varias alternativas (Taylor, Berry & Block, 1958). Los errores de juicio tienen más posibilidad de ser detectados antes que la acción se implemente, cuando se trata de la acción de un grupo más que cuando se deja que sea una persona que piense en las alternativas de resolución de un problema.
Por lo general, el grupo puede ser más útil que la persona cuando el problema tiene muchas facetas y cuando cada uno de los miembros del grupo tiene habilidades o información diferente o complementaria que se pueda utilizar en el proceso de resolución del problema. Por ejemplo, muchos de los problemas que un director tiene que confrontar los resuelve más efectivamente un grupo, porque para hacerlo este debe considerar el aspecto humano, financiero, técnico, y las condiciones de producción y mercadeo. Uno de los criterios más importantes para decidir si se utiliza o no a un grupo para tomar una decisión, implica determinar cómo y por qué se va a implementar. Cuando las personas tienen la oportunidad de participar en la toma de decisiones, existe más probabilidad que se comprometa con su implementación que cuando alguien les impone la decisión. Por consiguiente, si lo que se necesita es implementación efectiva, es importante asegurar la participación, en la toma de decisiones, de los que la van a implementar, aunque sea sólo pidiéndoles su opinión sobre la decisión que se propone. Si se decide que se va a utilizar un grupo para realizar una tarea, el líder tiene que reconocer y entender los factores de afiliación, de ambientación y de dinámica que operan dentro de ese grupo; si se espera que el grupo funcione efectivamente se debe propiciar un clima de mutua confianza entre sus miembros para que puedan así compartir información y criticar honradamente las ideas que se propongan. El líder debe asegurar que todo el mundo tenga claridad sobre las tareas y objetivos del grupo y que se haya logrado consenso suficiente para direccionar, en lo posible, en la misma dirección. Si el líder no está dispuesto a dedicar el tiempo y la energía necesarios para ayudarle al grupo a funcionar, no debería entonces utilizarlo.
2.La disposición del grupo versus de la persona para correr un riesgo. En la concepción tradicional se incluyen dos proposiciones generales: 1. Las decisiones importantes debe siempre tomarlas la persona y no el grupo, porque estos últimos tienden a ser muy conservadores e indecisos para actuar sin algún riesgo. 2. Al grupo nunca se le debe permitir que tome una decisión, porque entonces a nadie se le puede responsabilizar por nada. Sin embargo, la esencia del fenómeno radica en que los grupos que funcionan en forma colectiva tienen la tendencia a tomar alternativas de decisión que pueden representar un riesgo más serio que el que se pudiera prever si se calculara el riesgo promedio con que correría cada uno de los miembros. Posiblemente este fenómeno se relaciona con el hecho de sentirnos más poderosos en grupo, más fortalecidos con el apoyo de los demás; otra posibilidad es la hipótesis de la difusión de responsabilidad que dice que si no hay quién individualmente asuma la responsabilidad, las personas no tienen inconveniente en correr los riesgos.
Hasta ahora, la explicación más satisfactoria parece ser la que se podría llamar la hipótesis del amplificador cultural, puesto que, si correr con un riesgo es un valor cultural, los argumentos a favor de este valor tienen más posibilidad de prevalecer en una discusión que otros argumentos de carácter más conservador. En conclusión, el líder que conforma un grupo para que llegue a un consenso debe ser consciente de la tendencia que tienen los grupos a ser amplificadores culturales, y entre más nebulosos sean los criterios y la información que se requiere para llegar a una decisión bien definida, mayor será el riesgo que el grupo pueda actuar en la dirección de los valores culturales y superar la que pueda ser una decisión racional, desde el punto de vista de una organización.
3. Opinión de grupo.
Se ha observado la tendencia de los grupos a buscar unanimidad; a los miembros que tienen puntos de vista diferentes se les presiona para que compartan la opinión de la mayoría, creando así la posibilidad que la decisión del grupo no refleje un análisis adecuado sino más bien la opinión dominante, cualquiera que sea. Este riesgo es más grande en la medida que no toda la información esté disponible para todos; este tipo de condiciones no son desde luego universales para todos los grupos, pero pueden surgir si se dan ciertas condiciones. Específicamente, un grupo puede ser muy vulnerable a la opinión si es bastante unido, si no se deja influir por las opiniones de otros grupos, si no cuenta con procedimientos metódicos para buscar información y alternativas de solución pertinentes, si no cuenta con procedimientos sistemáticos para evaluar las alternativas, si tiene líderes fuertes que se las arreglan para no tener personas que choquen y si tiene urgente necesidad y se desespera por encontrar una solución mejor que las propuestas
El mayor peligro de esta situación, es que el grupo esté convencido que conoce todas las alternativas, sin darse cuenta que los vigilantes sencillamente se dedican a evitar que se den opiniones contrarias; si un líder o un director quieren evitar que estas cosas sucedan, es absolutamente necesario crear las condiciones que permitan la expresión de opiniones distintas, y que permitan también que se busquen y se critiquen otras alternativas y se comprueben todos los supuestos. Esta última es una de las funciones más importantes del grupo, especialmente cuando las personas empiezan a callar y aparentemente el grupo ha llegado a un acuerdo. El líder debe en este momento, preguntarle al grupo si el silencio se puede interpretar como consenso y debe explorar activamente alternativas y objeciones antes de asumir que se ha llegado a un acuerdo; este procedimiento toma desde luego mucho tiempo, pero es indispensable cuando la decisión que se va a tomar es muy importante. Si el líder no está preparado para escuchar opiniones contrarias, no debería entonces permitir que el grupo participe en la toma de decisiones; es muy fácil que el grupo se convierta en un instrumento por medio del cual sus miembros sólo confirman lo que creen que el líder quiere, creando así la ilusión de una decisión bien pensada cuando en realidad no es así. Esto implica también que es esencial que al líder se le dé entrenamiento en cómo conducir una reunión, de tal manera que se puedan detectar los síntomas de la opinión de grupo y pueda también contrarrestarlos si se presentan.
¿Cómo integrar equipos de trabajo? Para trabajar efectivamente con un equipo de trabajo, el líder debe considerar el desarrollo de los siguientes aspectos: Cultura • Misión • Visión • Valores/Filosofía Planeación y estrategia • Definir metas e indicadores de desempeño • Definir estructura (< de 10 miembros) • Planes de acción Organización y seguimiento • • • •
Capacitación/Aprendizaje Controles y Monitoreo Evaluación de resultados Retroalimentación
Por último, no olvides que un equipo de trabajo debe contar con miembros que reúnan las siguientes características: Vigilancia en los procesos, planificación, organización y metodologías. Orientación a la tarea y cumplimiento de fechas señaladas. Que exista quien sea capaz de identificar los talentos anteriores y pueda cumplir con alguno de ellos cuando note su ausencia. Creación e innovación. Mantenimiento, grandeza y proporción de redes de comunicación.