Efectivo, eficiente y eficaz Asegurar resultados favorables en cada proyecto emprendido por mi equipo de trabajo, bajo de mi dirección, parece una idea comprometedora y un reto difícil de alcanzar. Este cuestionamiento es común entre líderes de equipos de alto desempeño; su éxito dependerá del compromiso de cada uno de los participantes y por supuesto de un direccionamiento efectivo, eficiente y eficaz. Suena algo ambiguo, verdad? ¿Qué tal si empezamos por definir entonces Efectividad, Eficiencia y Eficacia para dar claridad a este apartado? Según Peter Drucker, en su obra “Trabajador del conocimiento”, un líder debe tener un desempeño eficiente y eficaz a la vez, pero, aunque la eficiencia es importante, la eficacia es aun más decisiva, y sigue diciendo: No basta con hacer las cosas correctamente (eficiencia), hay que hacer las cosas correctas (eficacia)… Cuando hablamos de eficiencia, se trata entonces de productividad, pero al relacionarlo con eficacia, se genera efectividad, o a lo que Drucker llama effectiveness y es justo lo que se necesita para asegurar el éxito de nuestro equipo. “La productividad del trabajador del conocimiento es el mayor desafío de la gestión en el siglo XXI. Los países y las industrias que han emergido como líderes en el mundo en los últimos cien años son aquellos que han sido líderes en incrementar la productividad del trabajador manual… En cincuenta años, si no es que mucho antes, el liderazgo de la economía mundial se habrá desplazado hacia aquellos países e industrias que hayan incrementado de la manera más sistemática y más exitosa la productividad del trabajador del conocimiento”. Peter Drucker (1999, 83)
¿Más claro ahora? Veamos en detalle… …Peter Drucker establece una serie de diferencias fundamentales entre estas tres palabras para darnos una claridad conceptual mucho mayor: Eficiencia es «hacer bien las cosas», es decir, hacerlas buscando la mejor relación posible entre los recursos empleados y los resultados obtenidos. La eficiencia tiene que ver con «cómo» se hacen las cosas. Eficacia es «hacer las cosas correctas», es decir, hacer lo que conduce a la consecución de resultados. La eficacia tiene que ver con «qué» cosas se hacen. Efectividad es «hacer bien las cosas correctas», es decir, hacer las cosas de forma eficiente y eficaz. La efectividad tiene que ver con «qué» cosas se hacen y con «cómo» se hacen esas cosas.
Entendamos un poco más con su aplicación en la realidad… En el trabajo manual, característico de la industrialización, la clave estuvo en la mejora de la productividad, es decir, de la eficiencia. Los avances que han tenido lugar en materia de productividad en las últimas décadas son los que han permitido alcanzar, en poco más de medio siglo, los niveles actuales de desarrollo económico y social. Sin embargo, en el trabajo del conocimiento, la clave es la mejora de la efectividad, porque tanto la eficiencia como la eficacia se centran únicamente en aspectos parciales de esta nueva forma de trabajo. Por ejemplo, la eficiencia se centra únicamente en hacer algo lo mejor posible en cuanto al uso de recursos. Dicho de otra forma, busca perfeccionar el «cómo» hacemos las cosas pero sin cuestionarse «qué» cosas estamos haciendo. Esto puede llevarnos a situaciones contradictorias, cuando no completamente absurdas. En palabras de Drucker, «no hay nada más inútil que hacer de forma muy eficiente aquello que no debería hacerse en absoluto».
Por el contrario, la eficacia se centra únicamente en lograr el resultado, al margen de los recursos que se consuman para ello. Dicho de otro modo, busca encontrar el mejor «qué» para lograr el resultado deseado, pero sin preocuparse por «cómo» vamos a llevar a cabo ese «qué» y su impacto en los recursos. Por eso, la efectividad que plantea Drucker persigue encontrar un punto de equilibrio ideal entre eficiencia y eficacia. La búsqueda de la efectividad impide que un exceso de atención en la eficiencia haga que no se llegue a alcanzar el resultado deseado o que no se alcance a tiempo. También impide que un exceso de atención en la eficacia pueda dar al traste con la rentabilidad del resultado, haciendo que no compense. Cuando trabajamos de forma efectiva, mantenemos el objetivo en el punto óptimo entre lo más eficiente y lo más eficaz. Drucker, Peter, 1999, “Knowledge-Worker Productivity: The Biggest Challenge”, California Management Review, Vol. 41, Nro. 2, Winter.
Toma de decisiones efectivas No hay una fórmula que nos de a conocer el momento exacto para dar marcha a la rueda de la productividad; sin embargo, existen una serie de buenas prácticas, que aplicadas a la realidad llevan a una exitosa toma de decisiones. Recordemos que efectividad es la sumatoria entre eficiencia y eficacia, por tanto, tomar decisiones efectivas implica que estas tengan un sentido de productividad y planeación estratégica, bajo la poderosa premisa de hacer bien las cosas correctas. Cada proyecto tiene un tiempo de maduración, un buen líder es ordenado y sabe que así es, por lo que procura que los momentos de planeación, ejecución y ajustes sean exactos, jamás forzados y que una buena solución que no llega en el momento oportuno puede terminar en un problema. Es así de simple: si se saca del horno el pastel antes de tiempo, la pasta estará cruda y por tanto nadie lo comerá; si lo hacemos muy tarde, saldrá quemado y tendremos la misma respuesta. El pastel hay que sacarlo en el momento correcto para que los resultados sean satisfactorios. Lo mismo ocurre con los proyectos, al emprenderlos debemos hacerlo con precisión. Actuar precipitadamente es tan peligroso como anticiparse; por tanto, es indispensable para el líder y su equipo entender cuándo actuar, cuando tomar acciones y cuándo se debe esperar. Los franceses tienen una expresión para definir este punto: pil a l´heure, que traduce: en el momento exacto.
Parece complicado entender cuál es el momento justo para hacer que una idea se transforme en realidad. Verdad? No importa qué tan bien conozcamos el proceso, el negocio o la experiencia con que se cuenta; una de las mayores dudas que se le presenta al líder del proyecto es si debe actuar ahora mismo o esperar. La pregunta persiste: ¿Cuándo es el momento exacto para empezar? A este respecto, las dinámicas del mundo actual apuntan a dar marcha rápido a la aventura, con una planificación estructurada, pero dando oportunidad a que el propio comportamiento del mercado o la industria indique el camino, por lo que el ajuste y la retroalimentación constante se vuelven indispensables. Sin embargo, las teorías tradicionales sostienen que los proyectos deben tener sus periodos de previsión y planeación antes de entrar en la fase dinámica de los proyectos. Defienden su postura haciendo una alegoría con la agricultura: el sembrador deposita la semilla en la tierra y durante días, a veces semanas, no notará grandes avances en sus terrenos. Claro, la planta está fabricando raíces antes de crecer el tallo y de brotar las hojas. Pero cuando llega a ver la rama que emerge del suelo, la semilla ya echó cimientos adecuados para soportar el crecimiento. Sin embargo, el cuestionamiento continua subsistiendo: ¿En qué momento comienzo? No es una ciencia cierta, por tanto hay quienes se identifican con las nuevas tendencias y otros que prefieren las más conservadoras o tradicionales. Lo más importante es saber que para llegar a entender cuál es el momento preciso para dar marcha a un proyecto hay que conocer, dominar y tener claro el proceso para la toma de decisiones. Para un líder exitoso debe ser claro que el hecho artístico de tomar decisiones efectivas en el momento preciso tiene que ver con el conocimiento y la experiencia, pero más aún con la forma estructurada del pensamiento.
Los profesores Hammond, Keeney y Raifa, de la Universidad de Harvard, sostienen que las decisiones acertadas provienen de un sistema de pensamientos que ayuda a analizar y a reconocer con precisión el momento adecuado para hacer las cosas. Recomiendan tener un enfoque de 8 pasos, sumamente simples, para tomar decisiones en el momento exacto.
1. Abordar el problema correcto para encontrar la decisión correcta Muchos directores, líderes de proyectos u organizaciones son incapaces de identificar cuál es el problema que los aqueja. Para ello es preciso entender con claridad cuáles son los puntos específicos del proyecto, qué etapas lo conforman y qué objetivos se pretende alcanzar en cada una. Así será más sencillo identificar el verdadero problema.
2. Clarificar los objetivos reales Un problema común entre los líderes es querer abarcar muchos proyectos en uno mismo. Eso lleva a perder dimensión y dirección. Para no perder el rumbo es necesario delimitar con claridad los alcances y los resultados que se deben conseguir. También es necesario estar dispuestos a sacrificar algunos objetivos cuya consecución puedan poner en riesgo la totalidad del proyecto.
3. Desarrollar líneas alternas para conducir el proyecto Al liderar se necesitan dos ingredientes: creatividad y flexibilidad. Aferrarse a una primera idea, sin admitir que puede sufrir modificaciones, es emitir una condena de muerte. Si hay obstáculos que impiden el avance, hay que encontrar formas creativas para darles la vuelta.
4. Entender las consecuencias de la toma de decisiones Es necesario hacer una matriz de efectos que pueden impactar al proyecto por las elecciones que se van haciendo en el camino. En ocasiones, son nuestras propias preferencias las que anticipan o retrasan los planes.
5. Dimensionar con exactitud las decisiones que se toman o se dejan de tomar Ambas impactan el rumbo de los proyectos. Un buen líder debe tener claro que dejar de hacer es una decisión y que ésta puede jugar a favor del proyecto. Hay que entender que hay etapas en las que es preciso dar un tiempo de maduración, y no hay más que hacer. Es necesario saber qué pasa si hago algo, y qué si dejo de hacerlo.
6. Manejar con sensibilidad las etapas de incertidumbre Hay que enfrentar con serenidad las turbulencias que se presentan. Un conductor que va nervioso al volante en una carretera angosta y con desfiladeros es sumamente peligroso; aumenta los riesgos en forma innecesaria. La incertidumbre es un invitado indeseado, pero que siempre aparece. Lo mejor es saber cómo tratarlo.
7. Cuidar la aversión al riesgo Una de las características de un buen líder es el gusto por la adrenalina, es la emoción que nace de direccionar. Ésta que puede ser su mejor aliada, se puede transformar en su peor enemiga si no se tiene controlada.
8. Anticipar las decisiones que van eslabonando el proyecto Si un líder entiende bien el proceso de su idea y comprende la cadena de valor, será capaz de entender en forma precisa qué debe ir primero y qué después para propiciar el movimiento y el éxito de su plan en tiempo y forma. La anterior propuesta requiere de un mayor esfuerzo inicial, especialmente en la reflexión de los objetivos centrales del proyecto y en la configuración de alternativas que ayuden a la expansión del mismo.
Trasmitir al equipo el espíritu del líder: ¿cómo hacerlo? “El espíritu de equipo es lo que da a muchas empresas una ventaja sobre sus competidores”. George Clements Para liderar a un equipo de trabajo se necesita un conjunto de capacidades y habilidades que todo director o manager debe conocer y aplicar con el fin de lograr con actitud la cohesión y sentido de pertenencia que se requieren para transmitir el pensamiento estratégico y alcanzar objetivos en común. Es clave entender que uno de los roles más importantes del líder es motivar al equipo de trabajo a entender, aceptar, seguirle y acompañarle con pasión en el proyecto, y que un buen líder logra además que las personas también lleguen a ser líderes con integridad, respeto y comprensión, lo que no es labor sencilla cuando se trabaja en equipo, dado que las aptitudes y actitudes de todos los miembros se congregan y es normal que algunos destaquen más que otros y que se generen posiciones opuestas que puedan causar tensión; situaciones que ponen a prueba la capacidad de liderazgo de su director. Es entonces cuando parte de su esfuerzo debe concentrarse en hacer que su equipo de trabajo funcione. ¿Cómo hacerlo? La comunicación es el camino…
Transmisión de información para obtener resultados eficaces: mantener al equipo bien informado “Sin comunicación, no puede haber liderazgo”. El ser humano por naturaleza tiene necesidades sociales: ser parte de algo, relacionarse con las personas, pertenecer a grupos, son apenas algunas muestras de ello y la comunicación es el elemento clave para suplir esta necesidad. Una de las principales cualidades del buen líder es ser capaz de comunicar asertivamente su pensamiento e instrucción a su equipo, si la comunicación no es asertiva, es limitada o nula, no se puede hablar de liderazgo. Por otro lado, la motivación del grupo de trabajo está estrechamente ligada a la comunicación y retroalimentación del líder, quien debe de ser capaz de transmitir su estrategia y visión, así como los objetivos de cada proyecto que implique la participación de su equipo. Una comunicación efectiva entre el líder y los miembros del equipo permitirá que todo fluya de una manera natural, evitando o mitigando de esta forma potenciales conflictos que puedan surgir en el equipo por falta de claridad, confusión y entendimiento. Cada miembro del equipo de trabajo desempeña roles y funciones específicas que también deben ser claramente definidas y socializadas con todo el equipo. Es deber fundamental del líder encargarse de que esto ocurra, generando espacios donde se de claridad de la importancia del trabajo de cada persona.
¿Qué ocurre cuando la comunicación no es efectiva? Los principales problemas de las relaciones en el plano empresarial e incluso personal ocurren por fallas en la comunicación. Esta problemática es tan grave que su influencia negativa se materializa notablemente en los índices de motivación y productividad del equipo; por supuesto también en la aceptación de liderazgo y el deterioro de las relaciones, creando un impacto directo en la calidad del trabajo, muy difícil de reparar. Las fallas en la comunicación permiten que los miembros del equipo lleguen a perder el enfoque y su aprecio por la organización, siendo su esfuerzo dirigido a otras actividades. El líder actual tiene una ventaja para mitigar los riesgos a causa de la comunicación: los sistemas organizados de comunicación, apoyados en la utilización de tecnologías permiten que los equipos de trabajo puedan coordinar las actividades de manera efectiva y fluida, creando compromisos entre todos los participantes, con asignación de tareas y seguimientos visibles para todo el equipo, lo que además permite definir un enfoque claro en los objetivos de cada proyecto.
Algunas recomendaciones para que a través de estas herramientas tecnológicas puedas generar un flujo de comunicación efectivo son: Intenta ser lo más transparente y claro posible en la instrucción de los objetivos y estrategias del proyecto, y asignación de responsabilidades. Permite establecer relaciones de trabajo entre los miembros del equipo, con proyectos en conjunto. Involucra clientes y aliados en el flujo de comunicación. Mantén un flujo efectivo de mensajes que fortalezcan la comunicación. Incentiva con ejemplo a la retroalimentación. Genera protocolos de comunicación que mantengan el enfoque del equipo en los proyectos y prevengan el mal uso de las herramientas de trabajo. Vale resaltar que una fortaleza indiscutible del líder en la dinámica de comunicación efectiva es saber escuchar a los demás; tanto a miembros del equipo, como a los clientes, directivos y aliados que intervienen en los proyectos, y que esta escucha activa genere realidades que permitan a los demás notar su importancia y valor. Dar y recibir retroalimentación clara y concisa es clave, tanto para felicitar y reconocer los logros, como para ajustar y criticar constructivamente los desaciertos. En conclusión “Sin comunicación, no puede haber liderazgo”, la comunicación tiene el poder de fortalecer o destruir cualquier proyecto. Dependerá del encargado del direccionamiento y liderazgo hacer uso adecuado de esta herramienta.
La motivación para incrementar la productividad La implicación del líder en la motivación de su equipo de trabajo es definitiva. Parte de su responsabilidad es estimular al equipo para que todos sus miembros alcancen las metas comunes e individuales. “No soy un gran manager; Intento ser un buen líder. Y para mi esto ha sido un proceso costoso, no de cómo ser un gran CEO, sino de cómo ser un gran Evan, ese es el verdadero reto.” Evan Spiegel, CEO de Snapchat. Definitivamente ser manager, jefe o director no es un lo mismo que ser líder, un líder va más allá del ámbito laboral, implica ser mejor persona para influir en un equipo de trabajo. A continuación obtendrás 10 consejos prácticos para liderar a tu equipo de trabajo desde el componente humano.
1. Creación colaborativa Es importante involucrar a las personas en el proceso de creación o definición del proyecto. Hacerlo te exigirá dedicar tiempo y al principio parecerá que tienes “menos control” sobre la situación, pero si trabajas duro, codo a codo con tu equipo para alcanzar un objetivo común, no sólo conseguirás que esas personas ganen conocimiento sobre el proyecto, sino que además se creará una propiedad emocional de ellos sobre el mismo, que se traduce en un incremento de su motivación por el proyecto.
2. Libertad y responsabilidad Se trata de dar total libertad a los colaboradores tanto para definir su rol, como para escoger su lugar de trabajo en el proyecto. Si cada persona se siente totalmente responsable de sus funciones y tiene conciencia de que sus compañeros dependen de ellas, lo tendrá en cuenta a la hora tomar cualquier decisión. Es una opción de total confianza entre el líder y las personas, y además garantiza que se afronte el día a día con la máxima energía, incrementando por tanto los resultados.
3. Total transparencia financiera Qué mejor forma de involucrar a las personas con los objetivos de la empresa que siendo totalmente transparente con sus resultados financieros. Normalmente parece un tema tabú que cuesta implementar, pero realmente es algo que ayuda a incrementar la conexión del equipo con la compañía y a entender los diferentes retos a los que nos enfrentamos como conjunto. Gracias a este tipo de acciones, no sólo se incrementa la motivación, sino que se facilita la toma de decisiones sobre el negocio de una manera más eficiente. Piensa en el beneficio de que tu equipo sea consciente de este tipo de información, y no sólo seas tú la persona motivada para mejorar esos resultados.
4. Entrena la toma de decisiones Permite a las personas que practiquen la toma de decisiones de forma independiente, aunque al principio se puedan equivocar. Recuerda: un fallo siempre es una nueva oportunidad para aprender, lo que se traduce en algo muy positivo a largo plazo. Cuanto más permitas que tomen sus propias decisiones y se responsabilicen sobre las mismas, más fácil será que funcionen de forma independiente y se sientan más partícipes en el día a día de la empresa.
5. Confía Las personas no van a confiar más en la empresa de lo que la empresa confía en ellas mismas. Si quieres que confíen en ti, tienes que liderar con el ejemplo, incluso en los pequeños detalles. Cuesta mucho ganar confianza y un sólo instante perderla; es algo que se debe cultivar día a día y debe ser de forma sincera y transparente.
6. Sé siempre positivo Como líder, tienes que mostrar siempre una actitud positiva, ya no sólo para tu éxito personal, sino también para el beneficio del resto. La actitud del líder se percibe antes que sus acciones por las personas del equipo. Una actitud se puede expresar sin decir ni una sola palabra; así que ten cuidado, tu lenguaje no verbal siempre debe transmitir sensaciones positivas. “Los líderes destacados hacen hasta lo imposible por elevar la autoestima de su personal. Si la gente cree en sí misma, es increíble lo que pueden lograr.” Sam Walton
7. Contribución proactiva Las personas buscan por naturaleza unirse a un grupo o seguir una causa que tenga un impacto perdurable en el tiempo. Necesitan sentir que lo que están haciendo no es una pérdida de esfuerzo ni de tiempo, sino que están contribuyendo a conseguir algo grande. Tu equipo tiene que percibir valor por lo que hace. De esta forma, la motivación vendrá dada no por tareas puntuales, sino por el deseo de alcanzar un resultado final.
8. Reconocimiento Cualquier persona merece crédito por los logros personales y apreciación por sus contribuciones, otras lo necesitan. Reconocer un trabajo bien hecho es otra manera de dar las gracias. Los logros personales motivan, pero lo hacen mucho más si alguien se da cuenta y lo sabe valorar y reconocer. Ten en cuenta además, que el reconocimiento es uno de los caminos para dar significado a la existencia de las personas.
9. Expectativas claras y alcanzables Una persona está realmente motivada cuando sabe exactamente qué tiene que hacer y confía en que lo puede realizar satisfactoriamente. Nadie se siente a gusto ante una tarea que no está clara o sin un objetivo bien definido. Cuando delegues responsabilidades debes estar seguro de que das la suficiente autoridad y libertad para llevar a cabo con éxito esa tarea. Las personas actúan mejor y más motivadas cuando tienen control sobre su trabajo y tiempo.
10. Buena comunicación Un líder efectivo se comunica de manera clara con las personas de su equipo y sabe escuchar. Presta atención a la comunicación no verbal de tus trabajadores y trata de anticiparte a sus problemas y necesidades. Si logras conectar emocionalmente con ellos, reforzarás la confianza mutua, su compromiso con el proyecto y su motivación para alcanzar los objetivos de la empresa.