WYDANIE 1 (14) styczeń 2021
pracy zapisane są na wykresówkach, kartach cyfrowych oraz danych z tachografu, które przedsiębiorstwo transportowe zobowiązane jest przechowywać przez minimum 1 rok. Jak zatem powinna wyglądać weryfikacja wysokości należnego ryczałtu z kwotami wypłaconymi?
Weryfikacja wysokości należnego ryczałtu Analiza odbywa się na podstawie comiesięcznie tworzonej ewidencji, która wykazuje ilości przepracowanych godzin nadliczbowych i innych składników wynagrodzenia. Wyniki te, a w szczególności wartości kwotowe zestawia się z wypłaconym już ryczałtem. Rozliczeń ryczałtów dokonuje się zgodnie z przyjętym u danego pracodawcy okresem rozliczeniowym, najczęściej są to trzy kolejne miesiące kalendarzowe. W przypadku, gdy wartości wypłaconego ryczałtu nie przekraczają kwot wypłaconych, nie ma konieczności dokonywania wyrównań, ale nie ma też możliwości dokonywania potrąceń. Jeżeli w którymś z ryczałtowanych składników wartości rzeczywiste przekroczą kwoty wypłacone, następuje konieczność ich wypłaty. Wyrównania wynikające z rozliczenia ryczałtów należy wypłacić pracownikom z wyraźnym wyszczególnieniem tytułu ich wypłaty, wskazując go w liście płac.
Dobrą praktyką jest comiesięczne monitorowanie wartości wypracowanych godzin, ponieważ w trakcie trwania okresu rozliczeniowego, można podjąć odpowiednie kroki, które mogą ustrzec przedsiębiorstwa przed dużymi kosztami wynikającymi z ich wyrównań na koniec okresu.
Mowa tutaj w szczególności o zaplanowaniu odpowiedniej ilości dni wolnych, w trakcie których będzie można oddać godziny nadliczbowe, co pozwoli unikną ich wypłaty. Ma to szczególne znaczenie dla firm, które wprowadziły 12-miesięczny okres rozliczeniowy w celu niwelowania negatywnymi skutków pandemii COVID-19. Wprowadzeniu rocznego okresu rozliczeniowego, może pozytywnie wpłynąć na uelastycznienie czasu pracy, dzięki czemu w okresie obniżonej ilości zleceń kierowcy będą mogli pracować w wymiarze niższym, niż wynikałoby to z ich miesięcznej normy, a następnie dłużej, bilansując tym samym obowiązujący ich czas pracy w ramach wydłużonego okresu rozliczeniowego. Wypłata ewentualnych nadgodzin ponad ryczałt, wykazanych w rozliczeniu, nastąpi dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego, czyli dopiero w 2021 r., dlatego, aby uniknąć niespodziewanych dopłat, należy sukcesywnie monitorować ilość wypracowanych godzin przez naszych kierowców.
Zdalne pobieranie danych Naliczenie i terminowe wypłacenie wynagrodzeń, w sytuacji, gdy posiadamy informacje dotyczące czasu pracy kierowców nie powinno być zadaniem trudnym. Pomocne okazują się rozwiązania, umożliwiające zdalne pobieranie danych, takie jak urządzenia do lokalizacji i monitoringu GPS np. marki GBox. Firmy, które nie posiadają takich systemów powinny rozważyć ich wdrożenie, oszczędzając tym samym czas oraz zyskując gwarancję poprawności otrzymywanych danych, niezbędnych do tworzenia dokumentacji pracowniczej.
11
